Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Helikopterflottiljen i Linköping den 7 november 2007.

Transkript

1 Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Helikopterflottiljen i Linköping den 7 november Förelägganden. Helikopterflottiljen ska tillse att alla handlingar som hör till dess arkiv förvaras i arkivlokaler som uppfyller de tekniska krav som ställs i RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3; Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Om godkända arkivlokaler inte kan iordningställas eller uppbringas kan handlingar förvaras i förvaringsskåp som ger motsvarande skydd (se avsnitten 4, 6 och 7) Helikopterflottiljen ska till Krigsarkivet överlämna de äldre arkivbestånd som förvaras i centralarkivet (Avsnitt 3) Helikopterflottiljen ska tillse att de handlingar som upprättas, framställs med materiel och metoder som är lämpliga med avseende på behovet av arkivbeständighet. Om handlingar ska bevaras digitalt ska hänsyn tas till att informationen måste kunna överföras till nya tekniska miljöer med bibehållen läsbarhet och tillgänglighet.(avsnitten 7, 10 och 11) Helikopterflottiljen ska, i samarbete med AdmE, utreda om vissa handlingar ska bevaras eller gallras. Krigsarkivet kan här lämna råd och stöd samt vid behov, efter genomförd gallringsutredning, utfärda gallringsföreskrift. (Avsnitt 10) Anmärkningar. Helikopterflottiljen bör kartlägga det totala handlingsflödet och i samband med detta utarbeta dokumentoch arkivbildningsplaner för de olika enheternas handlingar. Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna åtgärder avseende ovan uppräknade förelägganden och anmärkningar senast den 23 maj Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. Krigsarkivet har den 6 november 2007 inspekterat arkivvården vid Hkpflj i Linköping och blev där väl mottaget av flottiljens och FMLOG:s personal. Inspektionen var väl förberedd och omfattade stabens sektioner, Försvarshälsan Malmen, flygunderhållsenheten, Livgrenadjärgruppen samt tillhörande frågor rörande flottiljens förvaring av handlingar, arkivredovisning och dokumenthantering. Krigsarkivet kunde med tillfredsställelse konstatera att en ny, utmärkt, arkivlokal har iordningställts. Emellertid noterades att förvaring av handlingarna ute på enheterna i en del fall inte uppfyllde gällande krav. Krigsarkivet ser positivt på att kontaktpersoner utsetts på de olika avdelningarna vid flottiljen Vid flera av de avdelningar som besöktes förvarades också handlingarna i god ordning och personalen var väl insatt i gällande gallringsföreskrifter och hanteringsregler. Vid en del enheter kunde dock konstateras ett inte ringa behov av fastställda rutiner för handhavande och arkivering av de handlingar som förekommer i verksamheten. Överhuvudtaget föreligger ett behov av en kartläggning av flottiljens totala flöde av handlingar. Kartläggningen bör resultera i fastställda planer för arkivbildning och dokumenthantering, ett arbete som, positivt nog, redan påbörjats. Sammanfattningsvis anser Krigsarkivet att arkivvården vid Hkpflj i huvudsak får anses vara tillfredsställande.

2 Inspektion. 1. Hkpflj:s organisation och verksamhet. Flottiljen ansvarar för och bedriver helikopterverksamheten inom FM. I enlighet med sina uppdrag ska flottiljen ge stöd till samhället i form av flygräddning både på land och till sjöss. Huvuddelen av verksamheten är förlagd till Linköping, Malmen men i flottiljen ingår även tre helikopterskvadroner med placering i Luleå, Såtenäs respektive Ronneby. I Linköping finns,förutom ledning och stab, flygenhet med fyra divisioner, flygunderhållsenhet, flygplatsenhet, garnisonsenhet samt Livgrenadjärgruppen/Utbildningsenheten. 2. Vidtagna åtgärder efter föregående inspektion Hkpflj inspekterades senast 8-9 juni Krigsarkivet gick igenom vad flottiljen förelagts att åtgärda enligt föregående inspektionsrapport. Verksamhetsöverenskommelsen emellan Hkpflj och ServE Ost skall preciseras ytterligare. Åtgärdat. Verks amhetsöverenskommelsen upprättas i enlighet med FMLOG:s tjänstekatalog. De arkivrutiner som finns bör kompletteras med arkiv- och dokumenthanteringsplaner. Rutiner för överföring av handlingar från flottiljens övriga verksamhetsställen skall fastställas. Arbetet har påbörjats men ej slutförts. För handlingar som endast bevaras i digital form skall det upprättas en plan för långtidsbevarande. Krigsarkivet rekommenderar dock att protokoll och liknande handlingar bevaras i pappersform. Kvarstår att åtgärda. Vissa enheter har ett flertal handlingstyper endast i digital form. De arkiv som tillhör nedlagda förband skall efter överenskommelse levereras till Krigsarkivet. Om Svea helikopterbataljon inte är ordnat och förtecknat skall detta åtgärdas. Delvis åtgärdat. Svea Helikopterbataljon samt övriga tillkomna arkivbestånd återstår att leverera (se avsnitt 3) Hkpflj skall tillse att arkivet förvaras i en godkänd arkivlokal. Åtgärdat. 3. Hkpflj:s centralarkiv. Vid föregående inspektion förelades Hkpflj att tillse att arkivet ska förvaras i en arkivlokal som uppfyller bestämmelserna i RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3; Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Enligt dessa bestämmelser ska arkivet kunna skyddas mot brand och skadlig upphettning, vatten och skadlig fukt, skadlig klimat- och miljöpåverkan samt skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. Krigsarkivet gjorde , tillsammans med NN vid Riksarkivets bevarandeavdelning, en syn av tilltänkt ombyggnad av en lokal i byggnad 08 för att kraven i föreskriften ska kunna uppfyllas. Efter besöket tillsändes flottiljen ett pm med förlag på åtgärder. I enlighet med denna har nu lokalen glädjande nog iordningställts till en utmärkt arkivlokal. Krigsarkivet har förvisso inte givit sitt godkännande för att arkivlokalen ska få tas i bruk (se RA-FS 1994:6 (1997:3), kap 5 2 ) men detta torde i sammanhanget vara en formalitet. I lokalen finns i god ordning bl.a. öppna och hemliga upprättade och inkommande skrivelser, tjänstgöringsjournaler och andra handlingsserier från olika enheter. Dessa är redovisade i arkivförteckning.

3 Vidare finns här arkivbestånd från numera nedlagda arkivbildare för vilkas arkiv Hkpflj har övertagit ansvaret för vården. Det rör sig om följande bestånd: Marinflygledningen , FM Marinflygledningen , 11. Helikopterdivisionen , Ostkustens marinkommando/11. Helikopterdivisionen , FM 11. helikopterdivisionen , FM Svea helikopterbataljon (2. Hkpbat) , 1. Helikopterdivisionen Bestånden är ordnade och förtecknade och ska efter överenskommelse levereras till Krigsarkivet. I ett säkerhetsskåp finns också ett antal volymer med patientjournaler från Östgöta flygflottilj. Även detta bestånd är ordnat och förtecknat och ska levereras till Krigsarkivet. 4. Personalsektionen Flottiljens bestånd av journalakter inspekterades. Det välordnade beståndet omfattar även personal vid flottiljens övriga verksamhetsställen och är sorterat efter efternamn. Personalen vid sektionen kände väl till RA-MS 2004:46, rörande överlämnande och införlivande av personalakter mellan FM:s organisationsenheter. Således överlämnas, då en person får anställning vid en annan organisationsenhet, inte några originalhandlingar till det nya anställningsstället. Vitsord och tjänstgöringsomdömen ingår i personalakterna varför Krigsarkivet vill påminna om att dessa ska arkiveras i särskild ordning enligt RA-MS 2004:46. Fastställda rutiner för avställning av personalakter finns inte utan sker kontinuerligt när en person slutar sin anställning. De skåp i vilka akterna förvaras ger enligt vad Krigsarkivet erfar, inte ett fullgott skydd mot brand, brandgas och skadlig upphettning samt vatten och skadlig fukt. Enligt ovan nämnda föreskrift, RA-FS 1994:6 (1997:3) om arkivlokaler får handlingar förvaras i förvaringsskåp (t ex dokumentskåp, värdeskåp, kassaskåp, dataskåp) som ger motsvarande skydd som en arkivlokal utförd i enlighet med föreskriften (3 kap, 1 ). Med motsvarande skydd menas att skåpet tillsammans med byggnadens och lokalens förutsättningar motsvarar de krav som ställs på arkivlokaler. En arkivlokal skall normalt vara utförd så att den skyddar mot brand i angränsande utrymme under 120 minuter. Med detta avses också att arkivlokalen skall skydda mot skadlig upphettning, som för pappershandlingar är 70 grader C, och för magnetiska och optiska databärare 55 grader C. Skyddet kan ordnas genom att arkivlokalen utförs i den brandtekniska klassen EI120 samt vid behov kompletteras med åtgärder för att klara skyddet mot skadlig upphettning. Således bör dokumentskåp i brandklass minst 120 P väljas under förutsättning att det är pappershandlingar (ej magnetiska eller optiska databärare) som avses att förvaras i skåpen. Miljön, med avseende på brandbelastning, i vilket skåpet är placerat i måste dock alltid vägas in, samt naturligtvis det förväntade brandförloppet. I en miljö med hög brandbelastning kan skåp med högre brandklass vara motiverat att välja. Förvaringsskåp i brandklassen 60 P kan vara ett alternativ till förvaringsskåp i brandklassen 120 P under förutsättning att dessa placeras i en egen brandcell (utförd i lämplig brandteknisk klass (EI60)), utan brandstiftare, och med mycket låg brandbelastning. 5. Underrättelse- och säkerhetssektionen NN har i samarbete med sektionen upprättat ett utkast till dokumenthanteringsplan. Planen redovisar de handlingar som hanteras men saknar en del uppgifter, t.ex. uppgifter om när handlingar ska överlämnas för arkivering vid centralarkivet. Inte desto mindre är det glädjande att arbetet med planen har påbörjats.

4 6. Försvarshälsan Sedan i maj använder Försvarshälsan Malmen patientjournalsystemet Profdoc. Framgent kommer därför journalföring huvudsakligen att ske digitalt men vissa medicinska handlingar på papper kommer dock att finnas under överskådlig tid. För många anställda innebär det att det kommer att finnas två journaler, en digital och en på papper. Pappersjournalerna förvaras i god ordning och är sorterade enligt ordningsprincipen dag, månad och år. Journaler för personal som är i aktiv flygtjänst hålls ordnade för sig. Enhetens lokaler har nyligen renoverats. Nya skåp för förvaring av patientjournaler köptes då in men dessvärre föll valet på skåp i trä. Dessa ger naturligtvis inte tillräckligt skydd mot brand och skadlig upphettning och det är även tveksamt om de ger tillräckligt skydd mot skadegörelse, tillgrepp eller obehörig åtkomst. Den lokal i vilken skåpen förvaras uppfyller inte heller kraven i RA-FS 1994:6 (1997:3) och om journalerna fortsatt ska förvaras här måste nya skåp som ger motsvarande skydd införskaffas (se avsnitt 4) 7. Livgrenadjärgruppen Livgrenadjärgruppen organiserar hemvärnverksamheten i Östergötland som består av fyra hemvärnsbataljoner och 17 hemvärnskompanier. Fram till tillhörde Livgrenadjärgruppen Mellersta militärdistriktet (MD M) i Strängnäs men överfördes vid MD M:s nedläggning till Hkpflj. Enheten visade sig hantera en relativt stor mängd handlingar i sin verksamhet. Handlingarna rör dels enskilda frivilliga (avtal, lönehandlingar etc.) och dels utbildningsgruppens verksamhet i stort (styrdokument, kurs- och övningsdokumentation etc.). Man har, enligt egen utsago, levt ett eget liv, lite vid sidan av värdförbandens verksamheter och har därför inte i lika hög grad som övriga enheter inom förbanden omfattats av fastställda arkivrutiner. Det ska här emellertid sägas att framförallt expeditionstjänsten ändå verkar ha fungerat tämligen väl. Vad gäller handlingar som inte registreras vid FMLOG:s expedition kan dock konstateras att långt ifrån alla tas om hand för arkivering i önskvärd utsträckning. En stor mängd kursdokumentation finns t.ex. endast i digital form. Krigsarkivet anser därför att det finns behov av en inventering av de handlingar som hanteras såväl vid Livgrenadjärgruppen som vid hemvärnskompanier och -bataljoner. Inventeringen bör utmynna i en dokumenthanteringsplan. Sedan inspektionen genomfördes har Krigsarkivet informerats om att detta arbete har påbörjats. Vid enheten finns ett närarkiv som inte uppfyller kraven i RA-FS 1994:6 (1997:3). I lokalen finns vattenbärande rör samt starkströmsinstallation i form av en elcentral. De handlingar som för närvarande förvaras här är förvisso gallringsbara men gallringsfristen är tio år vilket gör att det inte är frågan om en kortare förvaringstid. Om inte lokalen kan iordningställas i överensstämmelse med föreskriften bör Hkpflj överväga att kontinuerligt överföra handlingar till centralarkivet för förvaring i väntan på gallring. 8. Flygunderhållsenheten- Dokumentation Här finns teknisk dokumentation och liknande rörande de helikoptrar som används vid flottiljen. Handlingarna förvaras i god ordning dels i säkerhetsskåp på handläggarnas arbetsrum och dels i ett utmärkt närarkiv. Det finns handlingar från 1988 och framåt. Gallring och bevarande av s.k. helikopterhandlingar regleras i TFG : (Handlingar rörande vissa delar av teknisk tjänst, flygmateriel). Enligt denna ska helikopterhandlingar gallras ett år efter att helikoptern kasserats med undantag för handlingarna angående ett luftfartyg av varje version som istället bevaras. Vid inspektionen framkom det inte huruvida ett beslut hade fattats om för vilka individer handlingar ska bevaras.

5 9. Chefssekreteraren Chefen Hkpflj:s sekreterare stödjer även staben och hanterar ett flertal handlingstyper som i huvudsak rör flottiljens verksamhet i stort; flottiljorder, flottiljrapporter, stabsrapporter, handbrev, pressklipp, flottiljens tidning m.m. Handlingarna förvaras i god ordning i pärmar på sekreterarens arbetsrum. Det finns inga rutiner för överlämnande av handlingarna till centralarkivet men tanken är att även dessa handlingar ska ingå i fastställd dokumenthanteringsplan. 10. Samordnings och genomförandesektionen (SamoGensS). Generellt om gallring. Sektionen ingår i staben och ansvarar för kortsiktig planering och genomförande av flottiljens insatser och bistår Utlandsstyrkan och ger stöd till samhället. Vid besöket på sektionen förevisades ett antal olika handlingstyper som upprättas vid och inkommer till SamoGenS. Sektionens representanter önskade få veta huruvida handlingarna skulle bevaras eller om de kan gallras. Utifrån den diskussion som fördes vid inspektionen kan följande sägas om gallring av allmänna handlingar generellt: I 3 andra stycket arkivlagen (1990:782) fastslås att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Av 3 tredje stycket arkivlagen framgår att myndigheternas arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipningen och förvaltningen samt forskningens behov. Av 10 första stycket arkivlagen framgår att allmänna handlingar får gallras endast under beaktande av att arkivet utgör en del av kulturarvet och att det arkivmaterial som återstår skall kunna tillgodose de ändamål som anges i 3 tredje stycket arkivlagen. Av 2 kap. 1 RA-FS 1991:1 (ändrade RA-FS 1997:4) framgår att begreppet gallra innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar. Förstöring av sådana handlingar/uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför, informationsförlust, förlust av möjliga sammanställningsmöjligheter, förlust av sökmöjligheter, eller förlust av möjligheten att fastställa informationens autenticitet. Av 10 andra stycket arkivlagen framgår att om det finns avvikande bestämmelser om gallring av vissa allmänna handlingar i annan lag eller i förordning så gäller dessa bestämmelser. Enligt 11 i arkivförordningen får Riksarkivet meddela föreskrifter om gallring. Om en gallringsföreskrift saknas för en viss handlingstyp kan alltså Riksarkivet utfärda en föreskrift. Myndigheten ska då inkomma med en framställan om gallring samt gallringsutredning till Krigsarkivet som ligger till grund för beslutet. Av 7 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrade RA-FS 1997:6) om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, framgår att myndigheten ska gallra allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Gallring får dock endast ske under förutsättning att allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att de har ersatts av nya handlingar, får gallras under förutsättning att gallring kan ske utan eller med endast ringa förlust avseende betydelsebärande uppgifter/data, sammanställnings- och sökmöjligheter, samt möjligheter att fastställa autenticiteten. Ytterligare en förutsättning är att de ursprungliga handlingarna inte längre har någon funktion.

6 Av allmänna råd till bestämmelsen framgår att myndigheten själv har att ta ställning till vilka handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse med hänsyn till de bevarandemål som anges i 3 Arkivlagen. Som stöd för övervägandena upptas i bilaga till författningen handlingar som kan komma ifråga för gallring. FM har fattat ett tillämpningsbeslut till föreskriften ( , HKV beteckning :69593) som Krigsarkivet förevisade vid inspektionen. Krigsarkivet avstod dock från att med bestämdhet uttala sig i frågan om gallring men vissa av de handlingar som diskuterades torde kunna gallras utifrån FM:s tillämpningsbeslut till RA-FS 1991:6 (1997:3). Krigsarkivet menar dock att detta fortsatt bör utredas i samarbete med FMLOG AdmE. De handlingstyper som avhandlades vid SamoGensS var: - Handlingar rörande beredskap för flygräddning (FRÄD). Detta är en kontinuerligt inkommen handling som upprättas och översänds av ARCC (Aeronautical Rescue Coordination Centre) som är en flygräddningscentral lokaliserad i Göteborg. Handlingen innehåller uppgifter om när och var Helikopterflottiljens helikoptrar ska stå i beredskap och är ett planeringsverktyg för flottiljen, som inte längre behövs för verksamheten efter det aktuella datumet. Eventuellt kan handlingarna gallras i enlighet med bestämmelserna i ovan nämnda tillämpningsbeslut. - Krigsdagbok. Förs i ett Excelark. Excel lämpar sig egentligen inte för utskrift och om handlingen ska bevaras bör det ske digitalt. Strukturerade dokument, t.ex. i Excel-format, kan överföras till och bevaras i xml-format. Krigsarkivet anser att krigsdagboken bör bevaras. - Heliorder. Utgörs av beställningar av transporter. Hkpflj har inget behov av handlingarna efter genomfört uppdrag. Uppgifter om genomförda uppdrag finns enligt uppgift i andra handlingar som redovisar verksamheten. 11. Informationssektionen Sektionen har tidigare ansvarat för omhändertagande för arkivering av flottiljens personaltidning. Enligt uppgift finns arkivexemplar bevarade men har ännu inte överförts till centralarkivet. I övrigt har inga trycksaker tagits fram de senaste åren. Sektionen ansvarar även för flottiljens fotoverksamhet, Foton finns digitalt, dels på hårddisk och dels på flottiljens nätverk. Helikopterflottiljen saknar såväl fastställda rutiner för arkivering av fotografierna som en plan för digital långtidslagring.