Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Skaraborgs regemente (P 4) i Skövde den 7 december 2010.

Transkript

1 1 (8) Krigsarkivet Datum Dnr KrA / Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Skaraborgs regemente (P 4) i Skövde den 7 december Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. P 4 ska, i enlighet med RA-FS 1994:6, med ändring RA-FS 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler, se till att dess arkivhandlingar (i expeditionen, hos personalenheten G 1 och Hälso- och sjukvårdsdetaljen) förvaras i brandgodkända lokaler (avsnitten 5, 6, 9). 2. P 4 ska, i enlighet med 3 och 6 kap. RA-FS 1991:1, ändrade RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, ta om hand, arkivera i utskriven form och förteckna den hårddisk innehållande journalanteckningar i okänt format, vilken inlämnats till Hälso- och sjukvårdsdetaljen från Nordic Battlegroup. 3. P 4 ska, i enlighet med 6 kap. i RA-FS 1991:1, ändrade RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, komplettera och uppdatera sina arkivförteckningar, sin arkivbeskrivning och sin adbförteckning (avsnitt 4). 4. P 4 ska, i enlighet med 3 kap. i RA-FS 1991:1, ändrade RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter, fortlöpande planera och styra arkivets avgränsning och organisation genom att gå igenom de elektroniska handlingarna och bestämma deras status - allmänna handlingar eller arbetshandlingar - och om de ska tas till vara för arkivering eller gallras (avsnitten 6, 7). Anmärkningar. 1. Krigsarkivet uppmanar P 4 att uppdatera och komplettera sina dokumenthanteringsoch arkivbildningsplaner (D/A-planer). 2. Krigsarkivet erinrar också om att organisationsenhet i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4 kap. 2 ska upprätta en beskrivning över dess allmänna handlingar (avsnitt 4). Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna eller planerade åtgärder avseende ovan uppräknade förelägganden och anmärkningar senast den 1 juli 2011.

2 2 (8) Krigsarkivets sammanfattande synpunkter. Krigsarkivet inspekterade den 7 december 2010 arkivvården vid P 4, en inspektion som var väl förberedd av förbandet och Försvarsmaktens logistik, Arkivavdelningen (FMLOG ArkivA). Krigsarkivets inspektör blev väl mottagen vid de besökta enheterna. Föregående inspektion ägde rum den 15 april 2005 (dnr KrA /245). Krigsarkivet anser att P 4:s arkivvård i huvudsak är god, men som alltid med utrymme för förbättringar. Exempelvis är förvaringen av arkivhandlingar i ett par fall otillfredsställande. Så som brukar noteras hos alla, eller de flesta, av Försvarsmaktens organisationsenheter, finns vid P 4 behov av att avgränsa och dokumentera särskilt det elektroniska handlingsflödet. Vad gäller Försvarsmakten i stort ser Krigsarkivet fram emot den utredning om digitalt bevarande som ArkivA arbetar med. Det är positivt att P 4 lagt ned ganska mycket arbete på att upprätta D/A-planer. Förteckningsläget är också genom ArkivA:s insatser relativt gott, men det framskymtade under inspektionen att ArkivA inte har tillräckliga resurser för att möta alla krav från förbanden inom Skövde garnison. En intressant fråga som väcktes under inspektionen och som Försvarsmakten bör ta i beaktande är huruvida anställda soldater är att se som handläggare (se avsnitt 8). Nästan alla myndigheter under Försvarsdepartementet, Försvarsmakten undantagen, har lämnat system DIANA eller har åtminstone övergått till att ärenderegistrera i DIANA. Moderna ärendehanteringssystem har köpts in, vilka även innehåller moduler för digital långtidsarkivering. Sådana åtgärder har ansetts vara nödvändiga för att möta de krav som ställs i ett modernt informationssamhälle. Inom Försvarsmakten har sedan lång tid tillbaka pågått ett arbete för att introducera ett sådant ärendehanteringssystem (projekt VIDAR). Det vore utomordentligt beklagligt om denna utveckling skulle avbrytas eller allvarligt försenas. Enligt Krigsarkivets åsikt kräver det moderna informationsflödet systemlösningar som utnyttjar den tekniska utvecklingen och som har förmåga att implementera Riksarkivets föreskrifter om bland annat digital arkivering. Inspektion. 1. Organisation och verksamhet. Förbandschefen redogjorde inledningsvis för P 4:s organisation och nuvarande och framtida verksamhet. P 4 är en av fyra enheter inom vad som kallas Försvarsmakten Skövde. De övriga är Trängregementet, Markstridsskolan och FMLOG. P 4 är Försvarsmaktens största skolförband och har gjort stora investeringar i Skövdeområdet. Garnisonen är en dominerande arbetsgivare i Skövde och medverkar i Försvarsmaktsråd Skaraborg som samarbetar i frågor rörande utbildning, kommunikationer, boende, kompetensutbyte m.m. i hela upptagningsområdet. För närvarande tjänstgör 510 officerare, 120 civila, 450 soldater och 200 grundutbildningsrekryter, men anställda kommer i framtiden delvis att ersättas med kontinuerligt tjänstgörande soldater. P 4:s insatsorganisation består av brigadstab, två mekaniserade bataljoner, två stridsvagnskompanier och tre hemvärnsbataljoner. Förbandet ansvarar för insatser inom Nordic Battlegroup (NBG) under år 2011.

3 3 (8) 2. Arkivbestämmelser. Föregående arkivinspektion. Grundläggande bestämmelser om myndigheters arkiv finns i arkivlagen (1990:782) och i arkivförordningen (1991:446) samt i Riksarkivets författningssamling (RA-FS). I 3 arkivlagen fastställs att en myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. I 3 kap. i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1, ändrade 1997:4 och 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter, föreskrivs att varje myndighet fortlöpande ska planera och styra arkivets avgränsning och organisation. Bestämmelserna grundar sig i arkivlagens krav på att myndigheterna ska organisera arkiven så att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Det övergripande syftet är att uppnå en god offentlighetsstruktur. Vid föregående inspektion år 2005 framställde Krigsarkivet följande förelägganden och anmärkningar: - P 4 skall utse en arkivvårdare. Stabschefen har utsetts, liksom kontaktpersoner på avdelningarna. - Rutiner för överföring av vissa handlingar till centralarkiv och/eller centralexpedition skall införas. Rutinerna uppges vid inspektionen fungera bra. - De handlingar som förvaras i Vpl-avdelningens närarkiv skall överföras till en arkivlokal som uppfyller gällande funktionskrav. Ett sådant närarkiv besöktes inte vid 2010 års inspektion. - P 4 skall upprätta en arkivbeskrivning. En sådan finns men bör kompletteras med vissa uppgifter. - P 4 skall komplettera förteckningen över adb-system i drift. En sådan finns men bör fortfarande kompletteras med vissa uppgifter. 3. Arkivrutiner, dokumenthanterings- och arkivbildningsplaner och strategi för bevarande av elektroniska handlingar. Styrdokument som utvisar P 4:s arkivrutiner inskickades inte till Krigsarkivet inför arkivinspektionen utan delades ut under förrättningen. Rutiner för fördelning av inkommande uppdrag, upprättande av skrivelser m.m. finns, och arbete pågår just nu med att skapa en arbetsorder för regementet. Verksamhetsöverenskommelsen med FMLOG avseende arkivtjänstens bedrivande uppges fungera och innehåller både leverantörsåtaganden och kundens åtaganden. Den håller sig dock på en ganska övergripande nivå, och det framfördes att ArkivA inte har tillräckliga resurser för att möta alla krav från förbanden inom Skövde garnison. På flera områden pågår inom ArkivA utredningar omfattande hela Försvarsmakten. Bland annat så inventeras föreskrifter som kan ha återverkningar på arkivområdet och ska upprättas riktlinjer för arkivering av handlingar i den digitala mappstrukturen. Inte minst är upprättandet av en strategi för bevarande av elektroniska handlingar på väg att bli ett uppdrag för ArkivA. Enligt RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling) 3 kap. 2 ska en sådan strategi bestå av följande punkter: - val av format för system i drift,

4 4 (8) - val av format för bevarande och vid överlämnande till arkivmyndighet, - plan för tidpunkter och periodicitet för överföring till bevarande, - information om lagrad data, kodning av teckenmängder m.m., - överföring till annan databärare (tidpunkt och periodicitet), - uppgifter om databärare, - hänvisning till övrig dokumentation. En förutsättning för styrning och planering är fastställda rutiner för hur arkiv- och expeditionstjänst ska bedrivas. För myndigheter med omfattande arkivbildning bör s.k. dokumenthanterings-/arkivbildningsplaner (D/A-planer) upprättas. Sådana delgavs Krigsarkivet vid inspektionen. P 4 har kommit ganska långt med upprättandet av D/Aplaner och håller därigenom på att skaffa sig en bättre översikt över dokumentflödet, och Krigsarkivet uppmanar förbandet att fortsätta med detta arbete. Krigsarkivet vill erinra om nyttan av D/A-planer inte bara för att tillmötesgå de krav som myndigheten själv, rättsväsendet, framtida forskning och den intresserade allmänheten ställer på översikt och sökbarhet, utan också som ett medel för kvalitetssäkring av myndighetens kärnverksamhet. 4. Arkivredovisning och adb-förteckning. P 4 har kvar handlingar från PB 9/MekB/P 4 fr.o.m , men P 4/Fo 35:s arkiv har inlevererats till Krigsarkivet fram till De förteckningar som upprättats är av hög klass, med bl.a. protokoll, order, skrivelser, personalhandlingar, betyg och tjänstgöringshandlingar från alla delar av verksamheten. I de flesta fall görs tydliga hänvisningar på förteckningsbladen, dock bör redovisningen av läkarhandlingarna göras fylligare. Också utbildningen till NBG redovisas i förteckningen, men beträffande den arkivbildning som sker under utlandsinsatserna har ArkivA tillsatt en utredning. Det är naturligtvis nödvändigt att även arkivtjänsten utomlands fungerar nöjaktigt. Arkivbeskrivningen ger en god bild av P 4:s historia och organisation. Krigsarkivet efterlyser dock en fylligare redovisning av samband mellan verksamheten och viktiga handlingstyper och ärendeslag och av sökingångar till arkiven samt, inte minst, en redovisning av vad som gäller för de digitala handlingarna, närmare bestämt om alla handlingar skrivs ut eller om vissa handlingar arkiveras elektroniskt, hur adb-systemen dokumenteras inom Försvarsmakten etc. Krigsarkivet har som sagt erfarit att ArkivA ska utreda frågan om digitalt bevarande för hela Försvarsmaktens räkning. Till arkivredovisningen hör även en förteckning över vid förbandet förekommande adbsystem. P 4:s förteckning innehåller uppgift om kontaktpersoner för de olika systemen, men den bör kompletteras med uppgift om systemens ändamål. Rutinerna för adbredovisning inom Försvarsmakten innebär att CIO (Chief Information Officer) har, avseende system för vilka Högkvarteret är produktägare, ansvar för att samla in de beskrivningar och den dokumentation som föreskrivs i RA-FS 2009:1, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling), medan de enskilda förbanden ska hålla motsvarande information för eventuella lokala system. Vid P 4 saknas sådana lokala system. RA-FS 2009:1, 5 kap., anger att dokumentationen av adb-system ska bestå av följande delar: - översiktlig beskrivning,

5 5 (8) - redogörelse för informationsinnehåll, - redogörelse för indata och utdata, - redogörelse för registrerings- och uttagsmöjligheter, - beskrivning av relationer mellan olika delar, - beskrivning över hur koder och förkortningar har använts, - beskrivning av rutiner och funktioner, - beskrivning av lagrade data såsom struktur, samband och definitioner, - redogörelse för ändringar, - redogörelse för informationskvalitet, - redogörelse för användning av standarder, - dokumentation av strategi för bevarande, - dokumentation av test och utvärdering vid driftsättning, - dokumentation rörande informationssäkerhet, - dokumentation rörande den gallring som sker av elektroniska handlingar. Vid sidan av arkivbeskrivningen ska varje myndighet eller organisationsenhet i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 4 kap. 2 upprätta en beskrivning över dess allmänna handlingar (omfattande både pappershandlingar och adb-system). Motsvarande bestämmelser fanns förut i sekretesslagen (1980:100) 15 kap. 11. Beskrivningen ska innehålla: 1. myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar, 2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar, 3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar, 4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter, 5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar, 6. uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra samt hur och när detta sker, och 7. myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter. Delar av denna beskrivning torde vara likalydande för Försvarsmaktens organisationsenheter. Som synes sammanfaller innehållet i beskrivningen till viss del med den arkivbeskrivning om vilken det föreskrivs i RA-FS 2008:4, Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter. Enligt RA-MS 2008:4, Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter, ska arkivhandlingar tillkomna fr.o.m. den 1 januari 2013 redovisas enligt ett nytt verksamhetsbaserat förteckningssätt. Redovisning enligt tidigare bestämmelser ska vara avslutad senast den 1 januari Försvarsmakten måste därför fastställa en ny klassificeringsstruktur för arkiverade handlingar, varför FMLOG ArkivA nu har genomfört ett inventeringsarbete, och Krigsarkivet utgår ifrån att avsikten är att Försvarsmakten före ovan angivna datum ska ha börjat tillämpa de nya arkivredovisningsprinciperna. Tanken är givetvis inte att P 4 och andra förband var och en för sig ska genomföra detta arbete.

6 6 (8) 5. Centralexpeditionen med närarkiv. Expeditionen är gemensam för hela garnisonen. Normalt bemannas den av fyra personer. Inkommen post registreras här i DIANA, skickas ut för vidarelottning och återkommer till expeditionen för tilläggsregistrering. Till skillnad från övriga förband på orten skannar P 4 sina inkomna handlingar där detta är möjligt, men handläggarna får också pappersoriginalen. Inbundna handlingar skannas inte. Det uppgavs att FMLOG saknar resurser för att skanna in samtliga garnisonens handlingar. Enligt utsago sänds handlingarna tillbaka ordentligt efter avslutad handläggning. Hemliga handlingar avhämtas i expeditionen. Frågan om externt utlämnande av handlingar uppkommer mycket sällan. En del frågor väcks av Siren, en slags nyhetsbyrå. Vad gäller inkommande skrivelser gallras de efter fem år. Riksarkivets beslut 1985:61 (TFG 801:850044) har upphört att gälla och ersatts av Försvarsmaktens tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, ändrade RA-FS 1997:6). Det innebär att skrivelser som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, och som i övrigt inte har någon betydelse, kan gallras när de inte längre behövs för verksamheten. Man behöver alltså inte vänta i fem år med att gallra. I expeditionen förvaras P 4:s handlingar i tre år, inklusive innevarande år. Förvaringen i kontorshyllor uppfyller inte de tekniska kraven i RA-FS 1994:6, med ändring RA-FS 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Hemliga handlingar förvaras i larmade rum och larmade skåp. Gallring av handlingar tillhöriga system DIANA regleras i Riksarkivets beslut 1991:11, där det meddelas att kronologiskt diarium, saknummerlista och avsändar-/mottagarlista ska tas ut på arkivbeständigt papper, under det att uppgifterna i diariedatabasen ska utgallras när de inte erfordras för tjänsten. Denna formulering tillfredsställer inte dagens krav på ett bevarande av handlingar i ursprungligt skick och med det innehåll och den form som de hade när de inkom till eller upprättades hos myndigheten. Gallring av diariedatabasen kan innebära förlust av betydelsebärande data, förlust av möjliga sammanställningar och sökmöjligheter eller förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet. Uppenbara vinster finns därför med att bevara DIANAdatabaserna digitalt, varför Krigsarkivet kommer att överväga frågan om ett upphävande av Riksarkivets beslut 1991:11. Vid inspektionen meddelades glädjande nog att Försvarsmakten kommit ganska långt med frågan om ett digitalt bevarande av DIANA. Beträffande införandet av ett nytt ärendehanteringssystem, se avsntittet Krigsarkivets sammanfattande synpunkter ovan. 6. Personalhandlingar (G 1). Krigsarkivet träffade avdelningschefen och två handläggare vid G 1 inom Staben. Personalhandlingar finns i system PRIO, i pappershandlingar med personalakter och liknande samt i en digital mappstruktur. Den sistnämnda upplevs som absolut nödvändig för arbetets bedrivande. Exempel på information i denna är arbetsdokumentet Beslutsavsikt som efter någon tid blir ett fastställt Beslut. Riktigt känslig information

7 7 (8) saknas i mappstrukturen. Som nämnts pågår inom ArkivA en översyn av Försvarsmaktens gemensamma filyta. Krigsarkivet upplever att det hos P4, liksom hos andra förband, finns ett behov av att gå igenom de elektroniska handlingarna och att fastställa vilka som är allmänna handlingar och ska tas till vara för arkivering eller gallras. Bemanningsplaner i Excel är exempel på handlingar som skulle kunna vara gallringsbara med hänvisning till Försvarsmaktens tillämpningsbeslut till RA-FS 1991:6 om handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Plan för långtidslagring av handlingar i PRIO är ännu inte färdigställd för Försvarsmakten. I ett tjänsterum förvaras personalakter för P 4:s personal, inklusive personal som deltar i NBG, i icke brandgodkända arkivskåp. Vitsord förvaras i pärmar i hyllor så långt tillbaka som 1996/97. Förbandet följer i denna uppdelning RA-MS 2004:46, Riksarkivets föreskrifter om överlämnande och införlivande av personalakter, enligt vilken vitsord, tjänstgöringsomdömen, beslut i personalärenden samt sekretessbelagda personalärenden inte ingår i personalakten utan arkivläggs hos det förband som upprättat dem. Personalakter däremot medföljer den anställde under hans eller hennes tjänstgöring inom Försvarsmakten. 7. Garnisonsavdelningen. Garnisonsavdelningen ingår i Garnisonsenheten och handlägger frågor rörande friskvård, miljö, garnisonsavtal, rättstjänst m.m. för förbandets personal på Kvarn och P 4. Disciplinärenden hanteras enligt RA-MS 2008:54 och de flesta handlingstyper, som inte utgör bilagor till protokoll, gallras efter 5 år. Handlingarna förvaras i ett arkivskåp som uppges vara brandklassat. Utöver detta finns inget lokalt närarkiv. Skrivelser i övrigt registreras i garnisonsexpeditionen. Den D/A-plan som håller på att upprättas är ännu ej färdig. 8. Bataljonsledningen (Bat 41 och 42 samt Utbildningsenheten). Utbildningsverksamheten har avsatt bland annat betyg från värnpliktsutbildningarna. Ännu finns ingen färdig D/A-plan från enheten, och Krigsarkivet rekommenderar att arbetet med planen fortsätter. Huvuddelen av de handlingar som avser kärnverksamheten förvaras i en digital filstruktur. P 4 måste avgränsa sin arkivbildning genom att gå igenom de elektroniska handlingarna och bestämma deras status - allmänna handlingar eller arbetshandlingar - och om de ska tas till vara för arkivering eller gallras. Ett exempel är den så kallade soldatboken, uppgifter som i Excelark registreras om enskilda soldater. Som nämnts pågår inom ArkivA ett arbete för att upprätta riktlinjer för arkivering av handlingar i den digitala mappstrukturen. En viktig fråga som bör utredas av Högkvarteret är huruvida anställda soldater är att se som handläggare. Det framfördes också att plutonscheferna i fortsättningen övertar en del av det arbetsgivaransvar som hittills åvilat kompanicheferna. Detta faktum innebär att informationsmängden inom förbandet ökar och också ställer större krav på utbildningsinsatser.

8 8 (8) 9. Hälso- och sjukvårdsdetaljen (HSD). Från den 1 januari 2011 indelas Försvarshälsan i fyra regioner, och P 4 får samordnande ansvar för en av dessa regioner. Hos HSD finns journaler för rekryter och anställda från garnisonens fyra förband, inklusive NBG. Äldre journaler överförs till centralarkivet i Karlsborg. Där finns nu journaler för avgångna fram till Sedan en tid används Profdoc Vision för journalföring, men under överskådlig tid kommer pappersarkiven att finnas kvar och innehålla handlingar som inte går att skanna in i systemet. För närvarande sker ingen som helst skanning på HSD eftersom fungerande rutiner saknas. Ute på övningar såsom NBG sker manuell journalföring då Profdoc inte kan fås att fungera, i motsats till vad som tidigare förespeglats. Gallring och annan hantering av journalhandlingar regleras bland annat i RA-MS 2005:34, RA-MS 2007:10 och RA-MS 2009:64. En handling som saknar gallringsfrist är kalibreringsprotokoll; en lösning är att med hänvisning till deras kortvariga betydelse inta dem i Försvarsmaktens tillämpningsbeslut till RA-FS 1991:6 för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Den lokal där pappersjournaler för anställda förvaras är förvisso larmad men uppfyller inte de tekniska kraven i RA-FS 1994:6, med ändring RA-FS 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. Arkivhandlingar ska enligt denna föreskrift förvaras skyddade mot brand och skadlig upphettning, vatten och skadlig fukt m.m. Närarkivet, innehållande journaler vilka ännu inte levererats till Karlsborg, är av betydligt bättre kvalitet men torde heller inte fullt ut uppfylla nämnda krav. Hos HSD påträffades också i ett skåp en hårddisk innehållande journalanteckningar i okänt format, vilken inlämnats från NBG. Dessa anteckningar måste tas om hand av HSD och arkiveras i utskriven form. För informationen i Profdoc är det Högkvarterets ansvar att se till att en strategi för bevarande utarbetas. Datum som ovan Peter Nordström