Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Sjöstridsskolan i Karlskrona den 7-8 november 2006.

Transkript

1 Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Sjöstridsskolan i Karlskrona den 7-8 november Förelägganden. 1. SSS skall i enlighet med RA-FS 2003:2, 4 kap. upprätta systembeskrivningar över förekommande ADB-system (avsnitt 4). 2. SSS skall i enlighet med RA-FS 1997:4, 7 kap. och i samarbete med övriga berörda delar av Försvarsmakten utreda huruvida gallringsföreskrifterna för systemen FM PUB (RA-MS 2001:1) och Tellus (RA-MS 2004:5) behöver ändras eller förtydligas (avsnitt 5). Detta föreläggande riktar sig primärt till Försvarsmakten, Högkvarteret (HKV). 3. SSS skall i enlighet med RA-FS 1997:3 och i samråd med garnisonens övriga förband se till att mellanarkivet hos FMLOG ServE Syd (rum 153) uppfyller gällande tekniska krav avseende skydd mot brand och fukt (avsnitt 11). 4. SSS skall i enlighet med RA-FS 1997:4, 3 kap. göra en inventering av dokumenten på sitt interna nät för att bestämma handlingarnas status (avsnitt 2). Krigsarkivet emotser en redogörelse för vidtagna åtgärder senast den 1 maj Anmärkningar. SSS bör se till att alla handläggare har nödvändiga kunskaper om hantering av allmänna handlingar, inte minst e-post. SSS bör tydliggöra ansvarsförhållandet mellan förbandet och FMLOG avseende utförandet av arkivtjänst. SSS bör upprätta en dokumenthanterings- och arkivbildningsplan omfattande hantering, arkivering, gallring m.m. av alla förekommande handlingar. SSS bör införa hanterings- och arkiveringsregler för kursintyg (avsnitt 9). SSS bör gå igenom de äldre handlingar som påträffades hos intendentursektionen (avsnitt 9). Sammanfattning. Krigsarkivet genomförde den 7-8 november 2006 en inspektion av arkivvården vid SSS och blev där väl mottagen av biträdande stabschefen NN med kolleger. Vilka enheter som besöktes framgår av avsnittsrubrikerna nedan. I nära anslutning till denna inspektion besöktes även Första ubåtsflottiljen (KrA diarienummer /1990 och Tredje sjöstridsflottiljen (KrA diarienummer /1989). Avsnitt om FMLOG:s garnisonsexpedition och arkivlokaler återfinns även i de andra två rapporterna. Föregående arkivinspektion utfördes vid Örlogsskolorna i Karlskrona den 12 juni 2003 (KrA diarienummer /1035). SSS handlingar är förtecknade - utom för ADB-systemen - och förvaras i god ordning. Inte minst mot bakgrund av det nya arkivredovisningssystem som införs med början år 2008 är det glädjande att arkivförteckningarna är uppdaterade. Rutinerna för registrering och hantering av allmänna handlingar förefaller likaså fungera väl. I dessa avseenden finns ingen anledning att rikta kritik mot arkivtjänsten. Krigsarkivet har emellertid synpunkter på hanteringen av vissa icke registrerade handlingar, något som framgår av föreläggandena och anmärkningarna ovan. Under förutsättning att arkivtjänsten tillförs

2 tillräckliga resurser, finns dock anledning att tro, att bristerna kan avhjälpas av ServE Syd i nära samarbete med förbandet. Inspektion. 1. Organisation och verksamhet. Biträdande stabschefen NN redogjorde först för SSS organisation och verksamhet upphörde Försvarsmakten Örlogsskolorna och Amfibiestridsskolan och ersattes av SSS. De förra utgör delprovenienser i SSS arkiv. SSS är ett av fyra utbildande förband med förläggning i Karlskrona enligt 2004 års försvarsbeslut. Utbildning sker av både officerare och värnpliktiga, delvis på uppdrag av Marinbasen. Vid skolan skall finnas 202 yrkes-officerare och 37 civilanställda, ehuru flera vakanser finns. Här finns en Utvecklingsenhet, som delvis leds från HKV, och en Utbildningsenhet, den största enheten inom SSS. All arkiv- och expeditionstjänst bemannas av FMLOG, även om de olika förbanden naturligtvis har kvar det grundläggande ansvaret för sina respektive arkiv. Registrering av in- och utgående handlingar samt arkivering ombesörjs vid FMLOG:s garnisonsexpedition. Ingen egentlig arkivering sker i stabsbyggnaden, endast mer eller mindre tillfällig förvaring av handlingar. Det finns knappast några problem kring hanteringen av registrerade handlingar; däremot blev det under inspektionen flera gånger tillfälle att diskutera hantering och arkivering av icke registrerade allmänna handlingar 2. Hantering av allmänna handlingar. Hanteringen av skolorder m.fl administrativa handlingar, ekonomihandlingar samt personalhandlingar diskuterades, och rörande digitala handlingar meddelade NN att han av FMLOG mottagit en förteckning över ADB-system - se vidare nedan. FMLOG ServE Syd har länge haft ambitionen att göra en dokumenthanteringsplan. När så har skett är det naturligtvis av vikt att de vunna kunskaperna sprids till handläggarna. Vid inventeringen av handlingar är det nödvändigt att ta hänsyn till det lokala nätet, innehållande en stor mängd dokument. Här finns för det första arbetshandlingar, exempelvis underlag i utbildningsverksamheten vilka i många fall inte har status av allmänna handlingar. För det andra återfinns här allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, vilka är gallringsbara i enlighet med tillämpningsbeslutet för Försvarsmakten (HKV diarienr :79457). Slutligen torde här finnas vissa bevarandehandlingar. Krigsarkivet anser att SSS måste göra en utredning beträffande handlingarnas status. NN menade, helt riktigt, att SSS bör bli bättre på att ställa krav gentemot FMLOG. NN framhöll att det vore till stor hjälp om kontaktpersoner utses inom SSS. Den överenskommelse om expeditions- och arkivtjänst som ingåtts mellan SSS och FMLOG är tyvärr av mycket generell art. Utlämnande av allmän handlingar förekommer enligt uppgift ett par gånger varje månad, från enskilda rörande betyg, från lokala journalister m.fl. Utlämnande av hemliga handlingar förekommer knappast, och rutiner för denna eventualitet finns. 3. Diarieförda handlingar, kursorder m.m. Hos NN förvaras enhetsorder (skol- eller SSS-order) i original. De översänds så småningom för slutlig arkivering hos FMLOG. Det visade sig att kursorderna innehåller flera viktiga utbildningshandlingar såsom kursplaner, elevförteckningar och scheman. Kursintyg skall finnas som arkivexemplar i serien diarieförda utgående skrivelser. De på tjänsterummet förvarade diarieförda handlingarna skickas till centralarkivet hos FMLOG en gång per kvartal. Slutligen finns här in- och utgående handbrev.

3 4. IT och systembeskrivningar. NN delade ut en förteckning över garnisonens ADB-system, vilken endast innehåller systemens namn och uppgift om systemägare (d.v.s. Marinbasen, även om det sannolikt är SSS som har denna uppgift). I förteckningen saknas således en rad uppgifter som normalt hör till en systembeskrivning (se exempel i ArkivF 2002 s 84f). Uppgifter för systembeskrivningarna skall enligt NN lätt kunna tas fram. SSS uppmärksammas på att även sekretesslagen (1980:100) 15 kap. 11 ställer krav på beskrivningar av ADB-system. NN delade likaså ut ett papper med SSS backuprutiner. 5. Ekonomi. NN visade verksamhetsöverenskommelsen mellan SSS och FMLOG. Innehållet är i princip detsamma för alla förband och är ganska allmänt hållet och ger inte klart besked om ansvarsfördelningen. Årets förordnandehandlingar förvaras här och bifogas årsbokslutet, vilket sedan skickas till FMLOG Redovisningskontor, som i sin tur uppges skicka bokslutshandlingarna till centralarkivet. Vid flera tillfällen under inspektionsdagarna uppstod frågan hur boksluts- och redovisningshandlingar egentligen arkiveras. Enligt Krigsarkivets förmenande finns därför anledning att undersöka huruvida bestämmelserna i RA-MS 2001:1 om gallring av Försvarsmaktens system för planering av uppdrag och budgetering (FM PUB) och RA-MS 2004:5 om gallring av uppgifter i Försvarsmaktens stödsystem Tellus för uppföljning och styrning av fredsverksamhet följs eller om andra arkiveringsrutiner har utvecklat sig. I det senare fallet bör föreskrifterna antingen ändras eller förses med ett förtydligande. Eftersom problemet torde vara gemensamt för hela Försvarsmakten, är det lämpligt att HKV leder denna undersökning (se även inspektionsrapport för Tredje sjöstridsflottiljen ). NN efterlyste också en utbildning för nyanställda avseende hantering av allmänna handlingar. NN berättade att man håller på att ta fram en sådan. 6. Personalhandlingar. Här förvaras i arkivskåp personalakter för aktiva yrkes- och reservofficerare, men endast för dem som är knutna till SSS (personalakter för övriga återfinns hos respektive förband). Inaktuella akter ges en slutlig förvaring i centralarkivet. Frågor på materialet inkommer via e-post, ofta från Försäkringskassan. Krigsarkivet anser att det är lämpligt, att utifrån kommande frågor registreras. 7. Utvecklingsenheten. Enheten arbetar med visions-, doktrin- och taktikutveckling samt med Marinens kommunikationstjänst, är ansvarig för Marinens reglementen (vilka publiceras av HKV) m.m. Skrivelser inkommer hit från garnisonsexpeditionen, kopieras och skickas sedan direkt tillbaka för arkivering. Ingen egentlig arkivering sker alltså på enheten. Rutinerna för handhavande av e-post diskuterades, och det anfördes att e-postmeddelanden aldrig behöver skrivas ut, då ärenden som kräver handläggning alltid anländer i pappersform. Centrala rutiner för e-post har aldrig utfärdats eller var åtminstone inte kända vid enheten. Krigsarkivet har den bestämda uppfattningen att sådana rutiner bör utarbetas av SSS. 8. Utbildningsenheten. En fruktbar diskussion fördes om hanteringen av de studieadministrativa handlingarna. För de rutinmässiga handlingarna finns oftast regler. Skrivningsresultat registreras exempelvis i diarieföringssystemet DIANA. Vissa uppgifter registreras i LADOK-systemet, och antagnings-

4 och betygshandlingar arkiveras både hos Försvarsmaktens skolor och Försvarshögskolans (FHS) studieadministrativa avdelning. Fram t.o.m. år 2005 överlämnade Försvarsmaktens skolor i många fall sina studieadministrativa handlingar till FHS, men fr.o.m. år 2006 har skolornas arkiveringsansvar inskärpts genom föreskrifter utfärdade av Riksarkivet. Föreskrifter rörande gallring och överförande av studieadministrativa handlingar återfinns i RA-MS 2005:58 och RA-MS 2005:65. Utbildningsunderlag återfinns på det interna nätet. Via e-post kommer ofta förgåvor och diskussionsunderlag, medan de riktiga handlingarna i regel anländer per post. NN förklarade att han har för avsikt att upprätta en dokumenthanteringsplan och därför behöver hjälp med att inventera handlingsflödet. De närvarande var införstådda med denna målsättning och förklarade sig vilja ge nödvändig assistans. 9. Intendentursektionen. Vid denna enhet bedrivs förplägnadsutbildning, men till skillnad från annan förplägnadsverksamhet inom Försvarsmakten har de som antas till utbildningen redan kockerfarenhet. Här utbildas värnpliktiga, befäl och frivilliga, totalt ca 300 elever. Avseende intendentur-utbildningen (livsmedel) lyder skolan under T 2 i Skövde. Skolan har endast nio anställda. In- och utgående handlingar passerar via FMLOG:s expedition. Originalen kopieras och återsänds omedelbart. En hemställan sades alltid inkomma den normala tjänstevägen. Inga rutiner finns för mottagande och registrering av e-post, och någon form av regler efterlystes av NN. Kursorder med kursplaner, scheman och elevförteckningar upprättas och skickas till de deltagande förbanden via expeditionen. Rutinerna för utfärdandet av kursintyg har vuxit fram under en följd av år och är icke enhetliga, och det finns här all anledning att införa hanteringsregler. Marinens kokbok, som är försedd med ISBN-nummer och som officiellt ges ut av HKV, diskuterades, och det beslöts att ett exemplar skall tillföras arkivet. Slutligen observerades att en större mängd äldre handlingar förvaras i en garderob. Det är troligen övervägande fråga om kopior, men detta är något som skolan tillsammans med FMLOG:s arkivarie bör gå igenom. 10. FMLOG:s garnisonsexpedition. Expeditionen är delad i en öppen och en hemlig del, även om den hemliga också hanterar en del öppna skrivelser. Årets öppna handlingar förvaras på hyllor i korridoren, vilket är mindre lämpligt; de bör ges en mera skyddad förvaring inne på expeditionen. Det hemliga närarkivet förvaras i säkerhetsskåp. Utlämnande av hemliga handlingar förekommer knappast, däremot inkommer en hel del förfrågningar från lokalpressen på det öppna materialet. 11. Mellanarkiv, rum 153. Lokalen har en plåtdörr i brandklass A 60 och innehåller i övrigt rör för vattenburen värme. Den uppfyller således inte de tekniska krav avseende skydd mot brand och skadlig fukt som uttrycks i RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler. För handlingarna i denna arkivlokal har en särskild konceptförteckning upprättats. Det är i första hand fråga om inkommande handlingar från åren som förvaras i pärmar i avvaktan på gallring. FMLOG vill satsa sina resurser på att under den närmaste tiden genomföra gallring av äldre årgångar. Därefter avser man att leverera vissa äldre arkiv till Krigsarkivet. I ett skåp återfinns mikrofilmer

5 (säkerhetsexemplar) av submarina journaler, vilka förtecknas i Marinbasens arkiv, Försvarshälsan. I lokalen finns även FMLOG:s eget arkiv. 12. Centralarkivet. Lokalen uppfyller gällande tekniska krav, vilket är mycket glädjande med tanke på den kritik som riktades mot arkivlokalen vid inspektionen år I lokalen finns både öppna och hemliga handlingar (i ett särskilt utrymme), bl.a. tillhörande Sydkustens marinkommando, Öresunds marindistrikt, 13. helikopterdivisionen, Fjärde kustartilleribrigaden, Karlskrona Örlogsskolor samt ett notarkiv från KA 2. En del av dessa arkiv kommer således att levereras till Krigsarkivet. Det rör sig om en leverans uppgående till ca 90 hyllmeter arkivhandlingar, av vilka ungefär hälften utgörs av loggböcker som ingår i arkivbildaren Fartyg och fartygsförband. För loggböcker gäller att handlingar från vissa typfartyg bevaras, och leverans från fartygen sker ofta halvårsvis. Arkiven är genomgående mycket välordnade. I den hemliga delen av arkivet återfinns också handlingar som tillfälligt inlämnats från fartyg som gått in på varv. Likaså finns hårddiskar i väntan på förstöring. En del här förvarade föremål bör egentligen kunna slängas, såsom ett större antal plåtlådor vilka förut använts för att distribuera post.