Rapport efter inspektion av arkivtjänsten hos Statens räddningsverk (SRV) i Karlstad den januari 2006.

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Rapport efter inspektion av arkivtjänsten hos Statens räddningsverk (SRV) i Karlstad den 17-18 januari 2006."

Transkript

1 Rapport efter inspektion av arkivtjänsten hos Statens räddningsverk (SRV) i Karlstad den januari Förelägganden Krigsarkivet har vid sin inspektion påträffat nedan uppräknade brister i Räddningsverkets arkivtjänst. Med hänvisning till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA- FS 1997:4), 4, 6 och 7 kap., Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om upptagningar för automatisk databehandling (RA-FS 2003:2), 5 kap., samt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler (RA-FS 1997:3) skall SRV före den 1 augusti 2006 för Krigsarkivet skriftligen redovisa vilka åtgärder som vidtagits. 1. SRV skall upprätta en plan för långtidslagring för sina ADB-system (avsnitten 5 samt även 10 och 11). 2. SRV skall utreda om närarkivet M 335 är en lämplig arkivlokal och samtidigt inventera och förteckna i avsnitt 10 nämnda oförtecknade arkivhandlingar och arbetsmaterial. 3. SRV skall förteckna i avsnitt 11 nämnda bildsamlingar och -databaser, kommunmapparna hos tillsynsavdelningen (avsnitt 6) samt personalhandlingar rörande befälsanställda (avsnitt 7.1). 4. SRV skall ta ställning till vilka handlingar rörande övningsobjekt och lokalförsörjning som skall bevaras för framtiden (avsnitt 12.4). Anmärkningar. - SRV bör ta ställning till vilken information på dess hemsida som skall bevaras för framtiden (avsnitt 11). - Krigsarkivet utgår ifrån att SRV fortsätter att framgångsrikt utarbeta förslag till gallrings-föreskrifter för de delar av verksamheten som saknar sådana. Det gäller exempelvis Sevesodatabasen och ADB-systemen Dart, Balder, Ruben och Rebus samt handlingar rörande ledningsplatser. - SRV har påbörjat en digitalisering av VHS-band, och Krigsarkivet hoppas att detta arbete kommer att fortskrida (avsnitt 5). - SRV bör ta ställning till vilka icke digitaliserade foton som bör föreslås till gallring (avsnitt 11). Sammanfattande omdöme. Vid den väl förberedda inspektionen fick Krigsarkivet träffa företrädare för de olika avdelningarna och enheterna och bese myndighetens arkivlokaler samt fick en redogörelse för Räddningsverkets dokumenthanteringsprojekt. På samma sätt som vid tidigare inspektioner finner Krigsarkivet att arkivtjänsten hos SRV bedrivs på ett i allt väsentligt förtjänstfullt sätt och att det sammanfattande omdömet blir I HUVUD- SAK GOD. Samarbetet mellan arkivarierna och de arkivansvariga å ena sidan och avdelningarna, IT-enheten m.fl. å den andra förefaller fungera på ett mycket tillfredsställande sätt. Flera av de punkter som noterades vid inspektionen år 2001 har nu åtgärdats. Åtskilliga förslag till gallringsföreskrifter har inlämnats till Krigsarkivet, ett par leveranser har också inkommit till arkivmyndigheten. Fortfarande är det dock så att kompletteringar till arkivförteckningen återstår att göra. Det finns emellertid ingen anledning att förmoda, att SRV inte kommer att kunna avsluta den pågående arkivförteckningen vid årskiftet 2007/8 och påbörja en ny förteckning enligt det nya processorienterade synsättet. Inspektion. 1. Övergripande om SRV:s verksamhet och ärendehantering. NN redogjorde för SRV:s nya instruktion, som gäller från den 1/1 2006, och för vad som hänt sedan föregående inspektion år Så har Centrum för risk- och säkerhetsutbildning inrättats, medan civilpliktsutbildningen och uppgifter föranledda av Lag om skydd mot olyckor bortfallit. Den internationella verksamheten har ökat i omfattning och kommer att öka ännu mer framdeles. Den 1 april 2006 flyttar Internationella avdelningen till Kristinehamn. En annan förestående flytt är enheten för brandfarliga

2 och explosiva varor (BEX) från Solna till Karlstad, något som föranleder en leverans av större delen av Sprängämnesinspektionens arkiv till Krigsarkivet. Totalt finns fem avdelningar samt en stab för verksamhetsstöd med NN som chef och NN som ansvarig för dokumenthanteringsfrågor och processkartläggning. Bl.a. så kommer den nya diarieplanen att projektanpassas. 2. Projektet Förbättrad dokumenthantering. NN och NN berättade om det nya dokumenthanteringsprojektet. Ett tidigare projekt under åren , RIL, (se inspektionsrapport , dnr /1957, punkt 9) ledde till att ett ADBsystem testades men bedömdes vara otillräckligt. Dokument har i stället sparats i en filstruktur på SRV: s server. Kraven som ställts på ett nytt dokumenthanteringssystem har varit både interna och externa, såväl önskemål och attityder från de anställda som möjligheter att tillgängliggöra dokument för den breda allmänheten. Idag tänker man sig främst dokumenthanteringssystemet som ett medel för att effektivisera och underlätta handläggningen av ärenden, då man fortfarande avser att arkivera pappers-original. I ett senare skede är det dock troligt att frågan om digital arkivering väcks. Under året kommer verket att arbeta med processkartläggning, en informationssäkerhetspolicy samt information och utbildning, och i slutet av 2006 skall tiden vara mogen för en utvärdering. Omkring ett fyrtiotal av SRV:s ADB-system hanterar dokument av något slag, och för dessa system kommer man att ta ställning till vilken anpassning eller konvertering som är nödvändig. En annan viktig uppgift är att definiera och avgränsa den information i dokumenthanteringssystemet som inte utgör allmän handling. 3. Verksregistraturen och diariesystemet. SRV har två registratorer samt registratorer ute på de större avdelningarna. I runda tal diarieförs ärenden årligen; dessutom finns en postlista där ingen gallring skett och som idag innehåller kanske handlingar. SRV har ännu inte bestämt sig för hur länge man vill behålla uppgifterna i postlistan, och eventuell gallring kan i så fall ske med hänvisning till myndighetens beslut om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Hemliga handlingar ingår numera i diarieföringssystemet. Relativt få handlingar med försvarssekretess förekommer idag. Betydligt vanligare är annan sekretess, bl.a. förekommande i brandärenden. Det finns inget förbud mot att förvara handlingar med olika sekretess i samma arkivlokal, men handlingarna bör då hållas åtskilda från varandra. Andra regler kan gälla för NATO-handlingar (se inspektionsrapport 2001 p.15). 4. Internationella avdelningen. Avdelningen har genomgått stora förändringar, mycket till följd av den nya totalförsvarsinriktningen och ökade internationella satsningar. En omfattande omorganisation av verksamheten avslutades i februari Processen finns enligt utsago väl dokumenterad bland de diarieförda handlingarna. Från och med den 1 april i år flyttar hela avdelningen till Kristinehamn till en av A9:s gamla lokaler. För närvarande är 44 personer anställda på avdelningen men man räknar med att det kan bli uppemot 130 stycken år Redan i samband med flytten får man en egen registrator som också skall ansvara för arkivbildningen på plats. Så småningom kommer avdelningen också att få en egen informatör. Man har ännu inte bestämt vilka handlingar som behöver överföras till Kristinehamn. Under föregående inspektion nämndes att rutiner för arkivering av handlingar inom utlandsprojekten skulle upprättas. Detta har genomförts och fungerar som man tänkt sig. Handläggarna samlar själva väsentlig dokumentation i speciella projektpärmar. Dessa pärmar arkivläggs efter avslut i en egen serie tillsammans med alla diarieförda handlingar inom samma projekt, vilket underlättat återsökningen betydligt. Till avdelningens arkiv hör också en server (eventuellt två) innehållande handlingar från verkets insatser i Phuket, Thailand, och som snart kommer att levereras därifrån. Enligt uppgift kommer det endast att vara

3 fråga om offentliga handlingar då alla känsliga delar rörande identifiering av omkomna enligt beslut i stället levereras till generalkonsulatet i Thailand. 5. IT-enheten. Verket har ett register över samtliga ADB-system, Regina. Vi diskuterade behovet av att även upprätta en plan för långtidslagring och huruvida denna information kan läggas in i registret. Det visar sig att vissa delar av vad som krävs i en sådan plan redan finns formulerat i IT-enhetens driftinstruktioner. Vi nämnde möjligheten att ha till exempel tre generella planer som kan användas för olika system beroende på om informationen i dem skall bevaras, gallras efter 10 år eller gallras efter en kort tid. För system som skall bevaras krävs en plan ända fram till tidpunkten för leverans till arkivmyndigheten. Av verkets ADB-system återstår minst hälften att göra gallringsutredning på. Detta gäller exempelvis den officiella hemsidan (se vidare avsnitt 11). Vid en tidigare inspektion (rapport efter inspektion av arkivtjänsten vid CRS Rosersberg den 9 mars 2004, dnr /224) nämndes att två egenutvecklade system som används av skolorna skulle ersättas. Rebus, ett system för den interna logibokningen är i detta nu på väg att bytas ut mot ett inköpt standard-system. KrA väntar här på en gallringsframställan. Det andra, Cesar, som används för gemensam resurs-/lokalplanering, fortsätter däremot i drift. Videofilmer finns både som publikationer och som handlingar i ärenden. På avdelningen för brandfarliga och explosiva varor i Solna har man börjat digitalisera VHS-band (se även KrA:s rapport från inspektionen , dnr /233). Beträffande videobanden i Karlstad har man ännu inte beslutat vad som bör göras. 6. Tillsynsavdelningen. Verkets tillsyn har sedan år 2004 definierats som en huvudprocess och samlats under en avdelning med 12 personer anställda. Verksamheten är av vägledande slag och utgör stöd för t.ex. länsstyrelsernas, polisens och den kommunala räddningstjänstens operativa tillsyns-verksamhet. Endast inom området transport av farligt gods utövar man själv den operativa tillsynen direkt gentemot berörda företag. Mycket av dokumentationen från avdelningens verksamhet anser man återfinns bland de diarieförda handlingarna, som en följd av att det handlar om hårt regelstyrda aktiviteter. För ADB-systemet Dart (administration av räddningstjänstplaner) saknas fortfarande gallringsbeslut. För den så kallade Seveso-databasen finns ett internt beslut att alla indatablanketter kan gallras. KrA påpekar dock att varken indata eller inskannade handlingar omfattas av RA-FS 1991:6 utan kräver specifika gallringsbeslut. Vad gäller systemet för transport av farligt gods bevaras all indata på papper än så länge. Systemet är dock på väg att ändras så att användarna kan anmäla t.ex. olyckor på blanketter direkt via hemsidan. Mycket material finns också samlat i de s.k. kommunmapparna, som förvaras arkivskåp i ett utrymme som sannolikt uppfyller närarkivskraven. Det mesta är inte handlingar sprungna ur Räddningsverkets egen verksamhet utan är insamlat i syfte att få kännedom om kommunernas arbete i räddningstjänstfrågor. Nya handlingsplaner tillkommer alltjämt medan andra delar av materialet är bevarat från tiden för Statens brandnämnd ( ). Handlingarna bör som samling vara unik i sitt slag och skall därför bevaras i förtecknat skick för framtida forskning. 7. Arkivlokaler. 7.1 M 204. Här förvaras gallringsbara handlingar som personal på avdelningarna själva sköter. KrA noterar att volymerna inte är märkta med årtal för tillåten gallring, något som rekommenderas som en extra säkerhet. De omfångsrika akterna i så kallade miljöärenden förvaras här och kommer att gallras enligt föreskriften RA-MS 2004:36. Här finns även en del handlingar som skall levereras till KrA. (1 hm tillhörande Statens brandnämnds

4 arkiv har i skrivande stund redan levererats.) Man önskar också leverera 7 hm i form av en Ö-serie med projekthandlingar från Civilförsvarsstyrelsen, Sandö. KrA önskar ett förtydligande av innehållet innan så sker. Några frågor dyker upp i anslutning till detta arkiv. Det har påträffats ett antal pärmar med personalhandlingar rörande befälsanställda i civilförsvarets krigsorganisation. Här finns bland annat matriklar och personakter, och det rör personal anställda antingen i Civilförsvarsstyrelsen eller i Räddningsverket. KrA anser att de skall förtecknas som en del av Räddningsverkets arkiv med en hänvisning i förteckningen för Civilförsvarsstyrelsen. En arkivförteckning rörande Riksnämnden för kommunal beredskap (c:a ) har påträffats men inga tillhörande handlingar. Krigsarkivet kontrollerar om förteckningen motsvarar de nio hm handlingar som levererats eller om de möjligen införlivats i Civilförsvarsstyrelsens arkiv. Handlingarna från CTIF, som härrör från en europeisk samarbetsgrupp och har samlats av NN, bör bli en Ö-serie i SRV:s arkiv. Detsamma gäller handlingarna från Brandforsk. 7.2 M 205. I detta arkiv förvaras öppet bevarandematerial, och endast registratorer och arkivarier har tillträde. Diarieförda handlingar förvaras under fem år i hängmappar, och kontinuerlig kontroll av akternas placering sker. Goda rutiner för utlåningen av handlingar har upprättats. Här samlas vidare ett exemplar av samtliga publikationer. Avslutade brandutredningar kommer att flyttas över till säkerhetsarkivet. Handlingar från internationella insatser upptar för närvarande fyra hyllsektioner. 7.3 M 336. Säkerhetsarkiv för hemliga handlingar. Här finns även brännlådan för gallringsbara och känsliga uppgifter samt ett låst ritningsskåp som förmodligen kan flyttas till det öppna ritningsarkivet. Ca. 16 hm med Civilförsvarsstyrelsens handlingar rörande ledningsplatser (serie F XI) kommer troligen avhemligas och skall sedan gallringsutredas tillsammans med de öppna handlingarna i samma serie. När dessa flyttas till det öppna arkivet lämnas plats för tidigare nämnda brandutredningar. Diarieförda hemliga handlingar består av knappt 2 hm och det tillkommer inte mer än två volymer per år. 8. Staben för strategiskt ledningsstöd inom centrum för risk och säkerhetsutbildning (CRS) Antalet anställda har dragits ned och man är nu 14 personer med ansvar för det strategiska stödet för skolorna. Ansökningshandlingarna till kurserna diarieförs som regel inte utan registreras i ADB-registret Asur. Beslut om att sökande inte är behöriga samt eventuella överklaganden får dock ett gemensamt diarienummer per kurs. I Asur samlas information om samtliga kurser, kunder och elever, deras ansökningar, betyg och examina. Gallringsframställan rörande utbildningshandlingar är i det närmaste färdigställd. Förslaget ersätter RA-MS 1999:3. Närarkivet är flyttat till en bättre lokal som sannolikt uppfyller gällande tekniska krav. 9. Avdelningen för olycksförebyggande verksamhet. Detta är verkets största avdelning, och av de fyra enheterna svarar enbart BEX, som för närvarande ligger i Solna, för bortåt 20 % av verkets alla diarieförda ärenden. Övriga enheter är: - Enheten för samhällsinriktat säkerhetsarbete, som har mycket få registrerade ärenden. - En enhet för frågor om transport av farligt gods och den så kallade Sevesolagstiftningen. Ett gallringsförslag rörande handlingar i samband med verkets utfärdande av intyg till transportörer är på gång. - En enhet för bebyggelse- och miljöfrågor. Gallringsbeslut för miljöhandlingar finns (RA-MS 2004:49). Efter den 1 juli när BEX flyttar till Karlstad tänker man sig att arbeta med inskannade handlingar, eftersom en del handläggare kommer att sitta kvar i Solna trots att officiell adress blir Karlstad. Avdelningen har ett bra närarkiv men det kommer vara för litet när BEX handlingar också skall förvaras där.

5 10. Avdelningen för stöd till effektiva räddningsinsatser. Avdelningen ska utgöra stöd för den kommunala räddningstjänsten och bidra till utvecklingen inom områden som hantering av farliga eller kemiska ämnen, oljeskydd, det tekniska ledningsstödet m.m. Avdelningen ansvarar för Räddningsverkets beslutsstöd, kallat RIB som från början utgjorde en informationsbank för olika samhällsinstanser och som alltmer har utvecklats till ett tekniskt ledningsstöd. En reviderad skyddsrumslag kommer att innebära att inspektionsansvaret övergår från kommuner och länsstyrelser till Räddningsverket. Gallringsbeslut för flera viktiga områden finns, t.ex. för handlingar rörande ersättning för räddningsinsatser och sanering, vakthavande tjänsteman, handlingar rörande ledningsplatser och skyddsrum samt för materialhanteringssystemet SMASH. Det saknas ännu för Balder (register över landets skyddsrum), vilket dock skulle behövas. En plan för långtidslagringen av RIB-skivorna behövs också, tillika ett beslut om vad som bör göras med online-versionen. Närarkiv M 335: Bakom ett stålstängsel i ena delen av lokalen inryms verkets signalskyddsmateriel som dock inte längre är ansluten. KrA vill understryka att det aldrig är lämpligt att ha annan verksamhet i arkivlokalerna. Rummet används i stor utsträckning för enskilda personers samlingar av arbetsmaterial. Det är naturligtvis önskvärt att SRV:s rutiner och bestämmelser förhindrar att arkivlokaler utnyttjas för ett sådant ändamål. Här måste göras en inventering där man tar ställning till vad som skall bevaras och vad som kan gallras. Den stora serien av arkivhandlingar rörande anläggningar förvarade i pärmar skall rensas från plastfickor o.dyl. och dessutom redovisas i arkivför-teckningen. Detsamma gäller den stora samling av originalritningar förvarade i ritningsskåp som både skall inventeras och förtecknas. 11. Informationssekretariatet. Vid informationssekretariatet hanteras relativt få vanliga dokument, desto fler bilder och videoproduktioner. I videoregistreringsstudion finns masterkopior av produktionen 90 sekunder, vilka enligt planerna snart kommer att läggas över på en server, men också här behöver SRV en plan för långtidslagring (se avsnitt 5). 90 sekunder är en regelbundet återkommande informationsvideo som getts ut fyra-fem gånger per år sedan Ett Access-register ger upplysning om innehåll och utgivningsår. Förutom masterexemplaren i Beta SP-format finns ett antal kopior i det vanligare VHS-formatet. Ett digitalt bildarkiv finns på intranätet i en databas som innehåller bilder från de fem senaste åren. Av förekommande äldre bilder har utvalts som kommer att digitaliseras. SRV får överväga om övriga bilder skall föreslås till gallring. Bilderna i databasen har motiv från verksamheten, exempelvis olika räddningsinsatser, eller föreställer tjänstemän inom verket. Enligt uppgift skall de inte vara knutna till specifika ärenden. Bilderna i det s.k. Bosnien-arkivet kan glädjande nog också bli föremål för digitalisering. Hemsidan innehåller till stor del dokument och bilder som återfinns på andra håll i SRV:s arkiv; vissa texter är dock unika. En del rapporter som tidigare har publicerats även i pappersformat ligger nu bara på hemsidan. De årsbackuper som tas utgör inte arkivexemplar och spelas över kontinuerligt. Verket har nyligen bytt webbsystem. Information från det äldre systemet finns kvar i en SQL-databas, dock saknas troligen tidigare versioner av de olika dokumenten. I det nya webbsystemet finns emellertid versionshantering. Dessutom återfinns alla digitala publikationer i RIB som bevaras för framtiden. Krigsarkivet förordar att SRV gör en gallringsutredning och tar ställning till vilken information från hemsidan som skall bevaras och hur detta görs på bästa sätt. Av de databaser som kopplas till hemsidan märks inte minst diariet. Till att börja med kommer ärendelistan att publiceras; för att offentliggöra hela diariet eller t.o.m. diarieförda handlingar krävs att SRV tar hänsyn till Personuppgiftslagens regler om publicering av personuppgifter. För flera av ovan nämnda bilddatabaser saknas fortfarande hänvisning i arkivförteckningen.

6 12. Administrativa avdelningen Ekonomi. Bevarandematerial har skiljts från gallringsbara handlingar. I februari 2006 påbörjas en försöksverksamhet med att skanna fakturor. SRV skulle helst vilja gallra de inskannade pappersoriginalen, men detta är inte möjligt idag p.g.a. de tillämpningsanvisningar Ekonomistyrningsverket har utfärdat med hänvisning till begreppet God redovisningssed. Krigsarkivet kommer att bevaka denna fråga. Skolornas fakturor skickas fortsättningsvis till Karlstad för inskanning Personal. Krigsarkivet kommer inom kort att utfärda gallringsföreskrifter för systemet Valuator, som används som ett stöd för lönesättningsarbetet. Personalhanteringssystemet Palasso används fortfarande varför SRV sannolikt inte kommer att beröras av den nya föreskrift för löne- och personalhandlingar som just nu utarbetas av Riksarkivet. Avställning av personalakter skedde senast år 2001 och kommer nästa gång att ske om fem eller tio år. Aktuella personalakter förvaras i närarkiv, men Internationella avdelningen kommer att ta med sina akter till Kristinehamn. Lönehanteringen ute på skolorna kan möjligtvis komma att centraliseras till Karlstad. Akter över en del skolpersonal kan f.ö. finnas här i Karlstad. Testprotokoll, de s.k. thomastesterna som diskuterades även vid 2001 års inspektion (punkt 3), gallras numera direkt men gallringsbeslut saknas fortfarande. Beträffande andra handlingar som nämndes i 2001 års rapport, är personalansvarsnämndens handlingar numera diarieförda, medan Luftskyddsinspektionens handlingar har översänts till Krigsarkivet Affärsenheten. De fem senaste årens upphandlingshandlingar förvaras i ett nytt godkänt närarkiv, som vi emellertid inte hade tid att besöka. Icke antagna anbud förvaras särskilt och gallras efter fem år enligt SRV:s tillämpningsbeslut angående handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Systemet Ruben, där inköpshandlingar registreras, saknar fortfarande gallringsföreskrift. Krigsarkivet har påbörjat ett projekt som syftar till att myndigheterna under Försvarsdepartementet i samarbete med Krigsarkivet skall utarbeta ett förslag till gallringsföreskrift för handlingar som härrör från upphandlingsverksamhet. RA-FS 2004:2 om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling är inte tillämplig på myndigheter under Försvarsdepartementet Lokalförsörjning. NN meddelade att lokaler i regel hyrs och att dokumentation då finns hos uthyraren, förutom vissa kopior hos SRV samt avtal som diarieförs. Däremot finns det goda skäl att bevara handlingar rörande övningsobjekt. Undervisningsplaner och liknande kan finnas på skolorna, särskilt en cd-skiva som sammanställts på Revinge. På detta område finns således behov av en inventering av vilka handlingar som finns och vilka som skall bevaras för framtiden.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella.

Riksarkivet konstaterar att arkivvården vid HSAN är god och att inga förelägganden är aktuella. Tillsynsavdelningen Inspektionsrapport 1 (5) 2009-04-29 Dnr RA 231-2009/1133 Inspektion av arkivvården vid Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 april 2009 arkivvården

Läs mer

Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarets materielverk, Test & Evaluering (FMV T&E) i Linköping den 17 december 2007.

Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarets materielverk, Test & Evaluering (FMV T&E) i Linköping den 17 december 2007. 2008-02-06 232-2007/2437 Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarets materielverk, Test & Evaluering (FMV T&E) i Linköping den 17 december 2007. Förelägganden. 1. T&E Linköpings arkivförteckning

Läs mer

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Inspektionsenheten Nora Liljeholm Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Vetenskapsrådet Datum: 2008-05-20 Närvarande: från Vetenskapsrådet administrativ

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 1 (5) Bilaga 6 Inspektionsrapport Dnr RA 231-2013/4559 2014-02-10 Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Halmstad den 20 november 2013 Närvarande Från Lantmäteriet: Från Riksarkivet:

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRTÄLJE- MALSTA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2008-12-11 DNR 9.3-15052/08 SSA 2008:9 Norrtälje-Malsta församling Att: Anne Menander INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS TINGSRÄTT STOCKHOLMS STADSARKIV L ANDSA RKI V FÖR S TOCKHOLMS L ÄN INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-16303/11 SID 1 (6) 2011-12-13 SSA 2011:16 Stockholms tingsrätt Att: Anders Eka HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS STOCKHOLMS

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet

Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet 1(5) Inspektion av arkivvården vid Riksantikvarieämbetet 1. Sammanfattning Arbetet med att redovisa oförtecknade arkivbestånd hos Riksantikvarieämbetet (RAÄ) måste prioriteras upp om det ska bli klart

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 5.1.1-1694/15 Sida 1 (8) 2015-06-29 SSA 2015:08 Hantering av allmänna handlingar hos Utbildningsförvaltningen Närvarande från Utbildningsförvaltningen:

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-9873/14 Sida 1 (7) 2014-11-07 SSA 2014:12 Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab Närvarande från bolaget: Marie Bornehed Åsa

Läs mer

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef

Inspektionsrapport 1(5) Närvarande: Från SIKA: administratör/sekreterare/registrator ekonomihandläggare adm.chef Inspektionsrapport 1(5) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Statens institut för kommunikationsanalys (SIKA) Riksarkivet (RA) inspekterade den 3 september 2008 arkivvården

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Riksutställningar

Inspektion av arkivvården vid Riksutställningar 1(5) Inspektion av arkivvården vid Riksutställningar 1. Sammanfattning Riksarkivet (RA) får konstatera att Riksutställningar (RU) arbetar seriöst och målinriktat med arkivvården, men att det nu, antagligen

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB Riksarkivet (RA) inspekterade den 4 december 2014 arkivbildningen och arkivvården vid besiktningsorganet Fordonsprovarna i Väst AB, Importgatan

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN SID 1 (9) 2007-12-21 DNR 9.3-16337/07 SSA 2007:14 Idrottsnämnden HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS IDROTTSFÖRVALTNINGEN Närvarande från Idrottsförvaltningen:

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen

Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1(5) Inspektion av arkivvården vid Högsta domstolen 1. Sammanfattning Arkivvården vid Högsta domstolen är väsentligen godtagbar; dock saknas tillgång till arkivlokal som uppnår föreskriven brandklass (EI

Läs mer

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ. 1 (2) Beslut Notarius publicus/ Nybrogatan 6 871 30 Härnösand Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid notarius publicus i Härnösand Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet

Läs mer

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan.

Statistiksystemet SOR ska även redovisas i arkivförteckningen med en beskrivning, eller en länk till en sådan. 1(5) Inspektion av arkivvården vid Brottsförebyggande rådet 1. Sammanfattning Brottsförebyggande rådet (Brå) bör anpassa sina regler och metoder för systemförvaltning och informationskvalitet i riktning

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad: registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna

Läs mer

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Försvarsmedicincentrum (FömedC) i Göteborg den 16 december 2009.

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Försvarsmedicincentrum (FömedC) i Göteborg den 16 december 2009. Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmakten, Försvarsmedicincentrum (FömedC) i Göteborg den 16 december 2009. Närvaro: se bilaga Förelägganden. 1. FömedC ska, i enlighet med

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013 Närvarande Från Notarius publicus i Sundsvall: Ordinarie notarius publicus, advokat Biträdande notarius

Läs mer

Inspektionsrapport 1(7) 2011-09-15 Dnr RA 231-2011/3154

Inspektionsrapport 1(7) 2011-09-15 Dnr RA 231-2011/3154 Inspektionsrapport 1(7) Avdelningen för tillsyn Maria Nordström Inspektion av arkivvården vid Patent- och registreringsverket (PRV) Riksarkivet (RA) inspekterade den 24 augusti 2011 arkivvården vid PRV.

Läs mer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Arkivföreskrifter för Kils kommun KOMMUNFULLMÄKTIGE BESLUT 2015-03-26, 56 Arkivföreskrifter för Kils kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den

Läs mer

Riktlinjer för informationshantering

Riktlinjer för informationshantering Styrdokument, riktlinjer Stöd & Process 2013-11-04 Ronja Krische 08-590 977 04 Dnr Fax 08-590 733 40 KS/2013:443 ronja.krische@upplandsvasby.se Riktlinjer för informationshantering Nivå: Kommungemensamt

Läs mer

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SOLNA FÖRSAMLING STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (8) 2009-02-25 DNR 9.3-15934/08 SSA 2009:3 Solna församling Att: Tommy Östher INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR

Läs mer

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2013-02-26 INNEHÅLL INLEDNING... 3 1 MYNDIGHETENS ARKIVORGANISATION...

Läs mer

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524

2013-06-10 Dnr RA 231-2013/1524 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverket Medverkande Från Arbetsmiljöverket enhetschef verksarkivarie IT-arkivarie Från Riksarkivet Elisabeth Celander, inspektör Linda Segermalm, inspektör

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen

Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Handläggare: Matilda Ekström Inspektionsrapport DNR 9.3-9455/2014 Sida 1 (8) 2014-10-08 SSA 2014:10 Hantering av allmänna handlingar hos serviceförvaltningen Närvarande från serviceförvaltningen: Christer

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun

Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 1 (8) E-Lin projektet 2014-06-05 Riktlinjer Riktlinjer för digital arkivering i Linköpings kommun 2 Innehåll Inledning och bakgrund... 3 Ansvar... 4 Systemupphandling... 4 Gallring... 5 Informationssäkerhet...

Läs mer

Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården vid Kustbevakningen, Centrala ledningen i Karlskrona den 4 mars 2008.

Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården vid Kustbevakningen, Centrala ledningen i Karlskrona den 4 mars 2008. Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården vid Kustbevakningen, Centrala ledningen i Karlskrona den 4 mars 2008. Närvarande: (se även bilaga) Från KBV under hela inspektionen: Arkivansvarig

Läs mer

Rikspolisstyrelsens författningssamling

Rikspolisstyrelsens författningssamling Rikspolisstyrelsens författningssamling ISSN 0347-545X Utgivare: chefsjuristen Eva-Lotta Hedin Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om videoupptagning i polisfordon vid trafikövervakning m.m.;

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid Fastighets arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från Fastighets arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand,

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola

Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-1341/2014 Sida 1 (6) 2014-04-22 SSA 2014:01 Hantering av allmänna handlingar hos Herrängens skola Närvarande från herrängens skola: Philip Olsson

Läs mer

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MÄSSFASTIGHETER I STOCKHOLM AB S STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE : MATILDA EKSTRÖM INSPEKTIONSRAPPORT SID 1 (6) 2011-08-08 DNR 9.3-2554/11 SSA 2011:5 Mässfastigheter i Stockholm AB Att: Sven Lundgren

Läs mer

Riksarkivet. 3.1 Ansvar, avgränsning och organisation. 3.2 Styrdokument. 3.3 Arkivbildning 2(5)

Riksarkivet. 3.1 Ansvar, avgränsning och organisation. 3.2 Styrdokument. 3.3 Arkivbildning 2(5) 1(5) Inspektion av arkivverksamheten vid Svenska Filminstitutet 1. Sammanfattning Stiftelsen Svenska Filminstitutet (SFI) har de senaste åren bedrivit ett målinriktat arbetet för att uppfylla de krav som

Läs mer

Vid inaktualitet tillfällig betydelse E-post - som blir eller tillförs ett ärende (diarieförd akt)

Vid inaktualitet tillfällig betydelse E-post - som blir eller tillförs ett ärende (diarieförd akt) E-post - som vidarebefordras till annan förvaltning Server Vid inaktualitet Gallras efter vidarebefordran E-post - övrigt Kanslisekr. Se anmärkning Gallras efter 5 år, plac. Med icke diarieförda handlingar

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret

Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-18768/14 Sida 1 (8) 2015-05-20 SSA 2015:05 Hantering av allmänna handlingar hos stadsledningskontoret Närvarande från stadsledningskontoret: Catharina

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 1, 2010-06-17 ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 1, 2010-06-17 INNEHÅLL 1 Regelverket... 3 2 Inventera arkivhandlingar... 4 2.1 Avgränsa...

Läs mer

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26

Förutsättningar för gallring efter skanning 1 (5) Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 Tillsynsavdelningen Datum Dnr RA 01-2011/1121 Håkan Lövblad 2011-10-26 1 (5) Förutsättningar för gallring efter skanning För att myndighet ska få gallra pappershandlingar efter skanning fordras det myndighetsspecifika

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet

Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet Regler och riktlinjer för överlämnande av statliga arkiv till Riksarkivet 1 Lag, förordning och Riksarkivets föreskrifter Rätten att överta arkiv Enligt 9 arkivlagen (1990:782) har en arkivmyndighet rätt

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan

Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Handläggare: Christina Moberg Inspektionsrapport DNR 9.3-001342/2014 Sida 1 (7) 2014-03-25 SSA 2014:02 Hantering av allmänna handlingar hos Knutbyskolan Närvarande från herrängens skola: Lena Hellström

Läs mer

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet

Läs mer

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok

Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0. TAM-Arkiv Arkivhandbok Titel: TAM-Arkiv Arkivhandbok Datum: 2014-09-26 Version: 1.0 TAM-Arkiv Arkivhandbok TAM-Arkiv Arkivhandbok. Allmänna råd om arkivering INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänna råd om arkivering... 2 Hos medlemmen...2

Läs mer

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter

Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelserna Generellt Handläggningsstöd Riksarkivet 5 maj 2015 Forum om verksamhetsbaserad arkivredovisning med fokus på förvaringsenheter Länsstyrelsernas verksamhet 21 länsstyrelser Gemensam IT-verksamhet,

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT INVENTERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄSSLEHOLMS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 1996-12-16, 145 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013

Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013 1 (6) 2013-05-06 Dnr RA 231-2013/1574 Inspektion av arkivvården vid Karlstads universitet den 19 april 2013 Närvarande Från Karlstads universitet: arkivarie, ledningskansliet huvudregistrator, ledningskansliet

Läs mer

Rapport från inspektion av arkivvården vid Krisberedskapsmyndigheten, KBM, Sollefteå den 15 april 2008

Rapport från inspektion av arkivvården vid Krisberedskapsmyndigheten, KBM, Sollefteå den 15 april 2008 Rapport från inspektion av arkivvården vid Krisberedskapsmyndigheten, KBM, Sollefteå den 15 april 2008 Närvarande: (Se även bilaga 2) Från KBM under hela inspektionen: Registrator Sollefteå Registrator

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie

Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014. Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie 1 (6) Inspektion av arkivvården vid Industriförbundet (IF) Metalls arbetslöshetskassa den 12 mars 2014 Närvarande Från IF Metalls arbetslöshetskassa: kassaföreståndare omprövningshandläggare föräkringsansvarig

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014

Bilaga. Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 1 (5) Inspektion av arkivvården vid GS arbetslöshetskassa den 11 mars 2014 Närvarande Från GS arbetslöshetskassa: kassaföreståndare it-ansvarig Från Riksarkivet: Angelica Björlestrand, arkivarie Sammanfattning

Läs mer

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/...

http://www4.goteborg.se/prod/g-info/ffs.nsf/375623d6d925132cc1256d9600237493/... Page 1 of 6 Tillbaka 9.3 Regler och riktlinjer Diverse administrativa verksamhetsriktlinjer: Arkivreglemente för Göteborgs stad Arkivreglemente för Göteborgs stad (H 1999:3, P 1999-01-28, 4, H 2000:123,

Läs mer

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen 2009-12-07 Dnr RA 231-2009/4262 N Liljeholm Inspektionsrapport 1 (8) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Kalmar Högskolan i Kalmar inspekterades av Riksarkivet den 26 november 2009. Inspektionen aviserades i förväg och avsåg hela arkivverksamheten

Läs mer

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad: Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen dubbletter och

Läs mer

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering

Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering 1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2012:42 Riksarkivets föreskrifter om bevarande, undantag från gallring, återlämnande eller gallring hos Pensionsmyndigheten;

Läs mer

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad?

Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Moment 2: Ansvarsfördelning vem ska göra vad? Välkommen till en fördjupningskurs om arkiv- och ärendehantering. Program: 13:00-14:00 Ansvarsfördelning, utlämnande och PUL 14:00-14:30 Paus 14:30-15:30 Informationssäkerhet

Läs mer

Kommunal Författningssamling Taxa

Kommunal Författningssamling Taxa Kommunal Författningssamling Taxa 2012 Nr 2 Arkivreglemente för Kungälvs kommun Gäller fr.o.m. den 1 maj 2012 Ersätter KFS 2003 Nr 19.1 ADRESS Nämndhuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132

Läs mer

INSPEKTIONSRAPPORT Tillsynsavdelningen I Fallenius 2012-06-20 Dnr RA 233-2012/1261 Dnr RA 233-2012/1262

INSPEKTIONSRAPPORT Tillsynsavdelningen I Fallenius 2012-06-20 Dnr RA 233-2012/1261 Dnr RA 233-2012/1262 1(10) Inspektion av arkivvården hos Stiftelsen Chalmers tekniska högskola och Chalmers tekniska högskola aktiebolag 1. Sammanfattning Den strategi för bevarande av elektroniska handlingar som Chalmers

Läs mer

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.

Läs mer

Dokumenthanteringsplanen ska alltid överensstämma med verkligheten och ses över årligen på respektive avdelning/funktion tillsammans med arkivarien.

Dokumenthanteringsplanen ska alltid överensstämma med verkligheten och ses över årligen på respektive avdelning/funktion tillsammans med arkivarien. 1(15) DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2006-2007 Dokumenthanteringsplanen är en organisations sätt att beskriva en god ordning i syfte att skapa överblick över organisationens allmänna handlingar. Planen talar om

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Myndighetsnämnden Antagen av myndighetnämnden den 2015-02-09 19 Ersätter Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen. Version 2, 2012-11-22 ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Göteborgs Stad & Västra Götalandsregionen Version 2, 2012-11-22 INNEHÅLL 1 LEVERERA ARKIV TILL REGIONARKIVET... 3 1.1 FINNS DET NÅGON LEVERANSPLIKT?...

Läs mer

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB Bo Rehnberg Cert. kommunal revisor Robert Bergman Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning...2 2.1. Bakgrund...2 2.2. Revisionsfråga...2

Läs mer

REGIONARKIVETS KURSER 2013

REGIONARKIVETS KURSER 2013 REGIONARKIVETS KURSER 2013 ARKIV- OCH INFORMATIONSHANTERING FÖR ANSTÄLLDA INOM GÖTEBORGS STAD Regionarkivet har under hösten 2013 möjlighet, efter bidrag från stadsledningskontoret för kompetenshöjande

Läs mer

Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarshögskolan (FHS) i Stockholm den 3-4 maj 2007.

Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarshögskolan (FHS) i Stockholm den 3-4 maj 2007. Rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarshögskolan (FHS) i Stockholm den 3-4 maj 2007. Förelägganden. 1. Bevarandehandlingar skall i enlighet med RA-FS 1994:6 med ändring 1997:3, Riksarkivets

Läs mer

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun

Revisionsrapport Rutiner för arkivering. Östersunds Kommun Revisionsrapport Rutiner för arkivering Östersunds Kommun 18 Januari 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Resultat... 3 3. Revisionell bedömning... 5 Sammanfattning Uppdrag och Bakgrund

Läs mer

Polismyndigheten i Norrbotten Box 50135 973 24 Luleå

Polismyndigheten i Norrbotten Box 50135 973 24 Luleå 1 (2) Beslut Polismyndigheten i Norrbotten Box 50135 973 24 Luleå Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Norrbotten, polisområde Norra Lappland, på orterna Gällivare

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Datum 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524

Datum 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524 1 (8) 2013-07-08 Dnr RA 231-2013/1524 Inspektion av arkivvården vid Arbetsmiljöverket, distriktet i Umeå den 30 maj 2013 Närvarande: Från Arbetsmiljöverket: tillsynsdirektör administratör administratör

Läs mer

ARKIVBESKRIVNING STOCKHOLMS TINGSRÄTT

ARKIVBESKRIVNING STOCKHOLMS TINGSRÄTT Med stöd av 6 arkivlagen (1990:782) och 6 kap 2 2p Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1) fastställer Stockholms tingsrätt följande ARKIVBESKRIVNING

Läs mer

Strategi för bevarande, Linköpings kommun

Strategi för bevarande, Linköpings kommun 1 (11) E-Lin projektet 2013-10-28 Strategi för bevarande, Linköpings kommun Delrapport 2 Innehåll Dokumenthistorik... 3 1. Syfte... 3 2. Bakgrund... 3 2.1 Målgrupp... 3 3. Frågeställningar... 3 4. Undersökning...

Läs mer

Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Jönköping

Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Jönköping 1(10) Inspektion av arkivvården vid Högskolan i Jönköping 1. Inledning Av offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) 2 kap. 4 framgår att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1

Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1 Dokumenthanteringsplan för Löneadministrationen vid Umeå universitet 1 Riksarkivet författningssamling: Föreskriften skall tillämpas på lönehandlingar som kommer in till eller upprättas hos myndigheten

Läs mer

Riksarkivets författningssamling

Riksarkivets författningssamling Riksarkivets författningssamling ISSN 0283-2941 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling); RA-FS 2009:1 Utkom från trycket den 1

Läs mer

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Göta ingenjörregemente (Ing 2) i Eksjö den 22 november 2011

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Göta ingenjörregemente (Ing 2) i Eksjö den 22 november 2011 1(9) Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården vid Försvarsmakten, Göta ingenjörregemente (Ing 2) i Eksjö den 22 november 2011 Förelägganden 1. Ing 2 ska, i enlighet med 3 kap. 1 Riksarkivets

Läs mer

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad ATT LEVERERA ARKIVHANDLINGAR en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad I denna serie har även utkommit Att planera, utföra och drifta arkivlokaler Att fastställa arkivansvar

Läs mer

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen Nämndsekreterare 1 (5) Information till nyanställda inom barn- och Myndighet Myndigheter är de organ som ingår i den statliga och kommunala förvaltningen. Barn- och utbildningsnämnden är en myndighet som

Läs mer

Polismyndigheten i Västra Götaland Box 409 401 26 Göteborg

Polismyndigheten i Västra Götaland Box 409 401 26 Göteborg 1 (2) Beslut Datum 2013-08-16 Dnr VALA 231-2013/4044 Polismyndigheten i Västra Götaland Box 409 401 26 Göteborg Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Polismyndigheten i Västra Götalands

Läs mer

förändrad driftsform

förändrad driftsform STOCKHOLMS STADSARKIV Att hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Att Hantera allmänna handlingar vid förändrad driftsform i stockholms stad Version 2, 2009 Författare: Sara

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se

Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH. Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Arkivredovisning enligt RA-FS 2008:4 på KTH Märta Nyman Arkivarie Ulf Nilsson Arkivchef Kontakt ulfnil@kth.se Bakgrund och förutsättningar Ingen befintlig eller planerad övergripande kartläggning av KTHs

Läs mer

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv

ESLÖVS KOMMUN 200011 7-1 2011-12-19 KS.2011.0246. Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv ESLÖVS KOMMUN Kommunledningskontoret Maria Beckman 0413-62348 2011-12-19 KS.2011.0246 Vård och omsorgsnämnden: Förvaltningschef Eva AströM Gröna Torg 2 241 80 Eslöv 200011 7-1 Tillsyn av Vård och Omsorgs

Läs mer

Rapport fördjupad nulägesanalys

Rapport fördjupad nulägesanalys RAPPORT Handläggare Telefon Datum Dnr Elin Jonsson och 0470 349 633 2015 06 01 SARK.2015.7 Magdalena Nordin Rapport fördjupad nulägesanalys Sammanfattning Den här rapporten innehåller en fördjupad nulägesanalys

Läs mer

2010-01-21 Adm. 1.6 Dnr. 2008/0324. Serviceenheten Jenny Bäckström

2010-01-21 Adm. 1.6 Dnr. 2008/0324. Serviceenheten Jenny Bäckström Serviceenheten Jenny Bäckström Stockholms tingsrätt fastställer, med stöd av 6 arkivlagen (1990:782) och 6 kap 2 2p Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA-FS 1991:1),

Läs mer

Betänkandet Arkiv för alla - nu och i framtiden (SOU 2002:78)

Betänkandet Arkiv för alla - nu och i framtiden (SOU 2002:78) Generaldirektören Datum: 28 februari 2003 Diarienr: 1836-2002 Kulturdepartementet 103 33 Stockholm Betänkandet Arkiv för alla - nu och i framtiden (SOU 2002:78) Sammanfattning Domstolsverket tillstyrker

Läs mer

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres) Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation

Läs mer

VAD BÖR SPARAS? Protokoll

VAD BÖR SPARAS? Protokoll INNEHÅLL VAD BÖR SPARAS? s.1 Protokoll s.1 Verksamhets- och revisionsberättelser s.1 Utgående handlingar s.1 Matriklar, medlemsförteckningar s.2 Liggare s.2 Inkomna handlingar s.2 Statistik s.2 Ämnesordnade

Läs mer

Förslag. Lagar och förordningar

Förslag. Lagar och förordningar Förslag Introduktion till Dokumenthanteringsplan 2015 En väl planerad dokumenthantering är förutsättningen för att förmedla information inom organisationen effektivt, underlätta allmänhetens insyn och

Läs mer

Informationshanteringsplan

Informationshanteringsplan Informationshanteringsplan Antagen av samhällsbyggnadsnämnden 2015-02-10, 14 Ersätter informationshanteringsplan SBN 2014-03-11 32 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens

Läs mer

Beskrivning av Elsäkerhetsverkets register och databaser m.m. enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen och 11 PSI-lagen

Beskrivning av Elsäkerhetsverkets register och databaser m.m. enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen och 11 PSI-lagen ELSÄK2000, v1.2, 2013-02-01 FÖRTECKNING 1 (10) Kim Reenaas Verksjurist Generaldirektörens stab 010-168 05 03 kim.reenaas@elsakerhetsverket.se 2015-08-10 Dnr 15EV2503 Ersätter dnr 14EV2741 Beskrivning av

Läs mer

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering

Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering 1 (7) Tillämpningsanvisningar E-Lin projektet 2015-06-18 Tillämpningsanvisningar för överlämnande till digital långtidsarkivering Upprättad: 2015-06-12 Reviderad: Fastställt av Styrgrupp för E-Linprojektet

Läs mer

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering

Svedala kommun. Granskning av ärendehantering Svedala kommun Granskning av ärendehantering Innehåll 1. Sammanfattning... 2 2. Inledning... 4 2.1 Uppdrag och revisionsfrågor... 4 2.2 Metod och avgränsning... 4 3. Bakgrund... 5 3.1 Risker och brister...

Läs mer

Datainspektionens tillsyn av länsstyrelsernas elektroniska förvaltning

Datainspektionens tillsyn av länsstyrelsernas elektroniska förvaltning Bilaga 1 Datainspektionens tillsyn av länsstyrelsernas elektroniska förvaltning Datainspektionen granskade under år 2010 Länsstyrelsen i Västra Götalands hantering av personuppgifter i den elektroniska

Läs mer

MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET.

MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET. Handläggare Er beteckning Datum Telefon Vår beteckning 2012-07-05 MALL AVSEENDE PROCESSKARTLÄGGNING AV KARLSKRONA KOMMUNS SAMLADE VERKSAMHET. Bakgrund Riksarkivets (RA) fattade 2009 beslut om en övergång

Läs mer

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö

Nässjö kommunarkiv. Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Nässjö kommunarkiv Verkan Verksamhetsbaserad arkivredovisning i Nässjö Bakgrund Nässjö kommun saknar komplett arkivredovisning Flera förvaltningar förvarar handlingar från 1800- talet Arkivförteckningen

Läs mer

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman

Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman BESLUTSUNDERLAG 1/3 Regionarkivet i Östergötland Katarina Hammarström 2015-06-17 Dnr: RS - 2015-618 RArk 2015-1728-071 Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för

Läs mer