Rapport efter inspektion av arkivtjänsten hos Statens räddningsverk (SRV) i Karlstad den januari 2006.

Transkript

1 Rapport efter inspektion av arkivtjänsten hos Statens räddningsverk (SRV) i Karlstad den januari Förelägganden Krigsarkivet har vid sin inspektion påträffat nedan uppräknade brister i Räddningsverkets arkivtjänst. Med hänvisning till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkiv hos statliga myndigheter (RA- FS 1997:4), 4, 6 och 7 kap., Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om upptagningar för automatisk databehandling (RA-FS 2003:2), 5 kap., samt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om planering, utförande och drift av arkivlokaler (RA-FS 1997:3) skall SRV före den 1 augusti 2006 för Krigsarkivet skriftligen redovisa vilka åtgärder som vidtagits. 1. SRV skall upprätta en plan för långtidslagring för sina ADB-system (avsnitten 5 samt även 10 och 11). 2. SRV skall utreda om närarkivet M 335 är en lämplig arkivlokal och samtidigt inventera och förteckna i avsnitt 10 nämnda oförtecknade arkivhandlingar och arbetsmaterial. 3. SRV skall förteckna i avsnitt 11 nämnda bildsamlingar och -databaser, kommunmapparna hos tillsynsavdelningen (avsnitt 6) samt personalhandlingar rörande befälsanställda (avsnitt 7.1). 4. SRV skall ta ställning till vilka handlingar rörande övningsobjekt och lokalförsörjning som skall bevaras för framtiden (avsnitt 12.4). Anmärkningar. - SRV bör ta ställning till vilken information på dess hemsida som skall bevaras för framtiden (avsnitt 11). - Krigsarkivet utgår ifrån att SRV fortsätter att framgångsrikt utarbeta förslag till gallrings-föreskrifter för de delar av verksamheten som saknar sådana. Det gäller exempelvis Sevesodatabasen och ADB-systemen Dart, Balder, Ruben och Rebus samt handlingar rörande ledningsplatser. - SRV har påbörjat en digitalisering av VHS-band, och Krigsarkivet hoppas att detta arbete kommer att fortskrida (avsnitt 5). - SRV bör ta ställning till vilka icke digitaliserade foton som bör föreslås till gallring (avsnitt 11). Sammanfattande omdöme. Vid den väl förberedda inspektionen fick Krigsarkivet träffa företrädare för de olika avdelningarna och enheterna och bese myndighetens arkivlokaler samt fick en redogörelse för Räddningsverkets dokumenthanteringsprojekt. På samma sätt som vid tidigare inspektioner finner Krigsarkivet att arkivtjänsten hos SRV bedrivs på ett i allt väsentligt förtjänstfullt sätt och att det sammanfattande omdömet blir I HUVUD- SAK GOD. Samarbetet mellan arkivarierna och de arkivansvariga å ena sidan och avdelningarna, IT-enheten m.fl. å den andra förefaller fungera på ett mycket tillfredsställande sätt. Flera av de punkter som noterades vid inspektionen år 2001 har nu åtgärdats. Åtskilliga förslag till gallringsföreskrifter har inlämnats till Krigsarkivet, ett par leveranser har också inkommit till arkivmyndigheten. Fortfarande är det dock så att kompletteringar till arkivförteckningen återstår att göra. Det finns emellertid ingen anledning att förmoda, att SRV inte kommer att kunna avsluta den pågående arkivförteckningen vid årskiftet 2007/8 och påbörja en ny förteckning enligt det nya processorienterade synsättet. Inspektion. 1. Övergripande om SRV:s verksamhet och ärendehantering. NN redogjorde för SRV:s nya instruktion, som gäller från den 1/1 2006, och för vad som hänt sedan föregående inspektion år Så har Centrum för risk- och säkerhetsutbildning inrättats, medan civilpliktsutbildningen och uppgifter föranledda av Lag om skydd mot olyckor bortfallit. Den internationella verksamheten har ökat i omfattning och kommer att öka ännu mer framdeles. Den 1 april 2006 flyttar Internationella avdelningen till Kristinehamn. En annan förestående flytt är enheten för brandfarliga

2 och explosiva varor (BEX) från Solna till Karlstad, något som föranleder en leverans av större delen av Sprängämnesinspektionens arkiv till Krigsarkivet. Totalt finns fem avdelningar samt en stab för verksamhetsstöd med NN som chef och NN som ansvarig för dokumenthanteringsfrågor och processkartläggning. Bl.a. så kommer den nya diarieplanen att projektanpassas. 2. Projektet Förbättrad dokumenthantering. NN och NN berättade om det nya dokumenthanteringsprojektet. Ett tidigare projekt under åren , RIL, (se inspektionsrapport , dnr /1957, punkt 9) ledde till att ett ADBsystem testades men bedömdes vara otillräckligt. Dokument har i stället sparats i en filstruktur på SRV: s server. Kraven som ställts på ett nytt dokumenthanteringssystem har varit både interna och externa, såväl önskemål och attityder från de anställda som möjligheter att tillgängliggöra dokument för den breda allmänheten. Idag tänker man sig främst dokumenthanteringssystemet som ett medel för att effektivisera och underlätta handläggningen av ärenden, då man fortfarande avser att arkivera pappers-original. I ett senare skede är det dock troligt att frågan om digital arkivering väcks. Under året kommer verket att arbeta med processkartläggning, en informationssäkerhetspolicy samt information och utbildning, och i slutet av 2006 skall tiden vara mogen för en utvärdering. Omkring ett fyrtiotal av SRV:s ADB-system hanterar dokument av något slag, och för dessa system kommer man att ta ställning till vilken anpassning eller konvertering som är nödvändig. En annan viktig uppgift är att definiera och avgränsa den information i dokumenthanteringssystemet som inte utgör allmän handling. 3. Verksregistraturen och diariesystemet. SRV har två registratorer samt registratorer ute på de större avdelningarna. I runda tal diarieförs ärenden årligen; dessutom finns en postlista där ingen gallring skett och som idag innehåller kanske handlingar. SRV har ännu inte bestämt sig för hur länge man vill behålla uppgifterna i postlistan, och eventuell gallring kan i så fall ske med hänvisning till myndighetens beslut om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Hemliga handlingar ingår numera i diarieföringssystemet. Relativt få handlingar med försvarssekretess förekommer idag. Betydligt vanligare är annan sekretess, bl.a. förekommande i brandärenden. Det finns inget förbud mot att förvara handlingar med olika sekretess i samma arkivlokal, men handlingarna bör då hållas åtskilda från varandra. Andra regler kan gälla för NATO-handlingar (se inspektionsrapport 2001 p.15). 4. Internationella avdelningen. Avdelningen har genomgått stora förändringar, mycket till följd av den nya totalförsvarsinriktningen och ökade internationella satsningar. En omfattande omorganisation av verksamheten avslutades i februari Processen finns enligt utsago väl dokumenterad bland de diarieförda handlingarna. Från och med den 1 april i år flyttar hela avdelningen till Kristinehamn till en av A9:s gamla lokaler. För närvarande är 44 personer anställda på avdelningen men man räknar med att det kan bli uppemot 130 stycken år Redan i samband med flytten får man en egen registrator som också skall ansvara för arkivbildningen på plats. Så småningom kommer avdelningen också att få en egen informatör. Man har ännu inte bestämt vilka handlingar som behöver överföras till Kristinehamn. Under föregående inspektion nämndes att rutiner för arkivering av handlingar inom utlandsprojekten skulle upprättas. Detta har genomförts och fungerar som man tänkt sig. Handläggarna samlar själva väsentlig dokumentation i speciella projektpärmar. Dessa pärmar arkivläggs efter avslut i en egen serie tillsammans med alla diarieförda handlingar inom samma projekt, vilket underlättat återsökningen betydligt. Till avdelningens arkiv hör också en server (eventuellt två) innehållande handlingar från verkets insatser i Phuket, Thailand, och som snart kommer att levereras därifrån. Enligt uppgift kommer det endast att vara

3 fråga om offentliga handlingar då alla känsliga delar rörande identifiering av omkomna enligt beslut i stället levereras till generalkonsulatet i Thailand. 5. IT-enheten. Verket har ett register över samtliga ADB-system, Regina. Vi diskuterade behovet av att även upprätta en plan för långtidslagring och huruvida denna information kan läggas in i registret. Det visar sig att vissa delar av vad som krävs i en sådan plan redan finns formulerat i IT-enhetens driftinstruktioner. Vi nämnde möjligheten att ha till exempel tre generella planer som kan användas för olika system beroende på om informationen i dem skall bevaras, gallras efter 10 år eller gallras efter en kort tid. För system som skall bevaras krävs en plan ända fram till tidpunkten för leverans till arkivmyndigheten. Av verkets ADB-system återstår minst hälften att göra gallringsutredning på. Detta gäller exempelvis den officiella hemsidan (se vidare avsnitt 11). Vid en tidigare inspektion (rapport efter inspektion av arkivtjänsten vid CRS Rosersberg den 9 mars 2004, dnr /224) nämndes att två egenutvecklade system som används av skolorna skulle ersättas. Rebus, ett system för den interna logibokningen är i detta nu på väg att bytas ut mot ett inköpt standard-system. KrA väntar här på en gallringsframställan. Det andra, Cesar, som används för gemensam resurs-/lokalplanering, fortsätter däremot i drift. Videofilmer finns både som publikationer och som handlingar i ärenden. På avdelningen för brandfarliga och explosiva varor i Solna har man börjat digitalisera VHS-band (se även KrA:s rapport från inspektionen , dnr /233). Beträffande videobanden i Karlstad har man ännu inte beslutat vad som bör göras. 6. Tillsynsavdelningen. Verkets tillsyn har sedan år 2004 definierats som en huvudprocess och samlats under en avdelning med 12 personer anställda. Verksamheten är av vägledande slag och utgör stöd för t.ex. länsstyrelsernas, polisens och den kommunala räddningstjänstens operativa tillsyns-verksamhet. Endast inom området transport av farligt gods utövar man själv den operativa tillsynen direkt gentemot berörda företag. Mycket av dokumentationen från avdelningens verksamhet anser man återfinns bland de diarieförda handlingarna, som en följd av att det handlar om hårt regelstyrda aktiviteter. För ADB-systemet Dart (administration av räddningstjänstplaner) saknas fortfarande gallringsbeslut. För den så kallade Seveso-databasen finns ett internt beslut att alla indatablanketter kan gallras. KrA påpekar dock att varken indata eller inskannade handlingar omfattas av RA-FS 1991:6 utan kräver specifika gallringsbeslut. Vad gäller systemet för transport av farligt gods bevaras all indata på papper än så länge. Systemet är dock på väg att ändras så att användarna kan anmäla t.ex. olyckor på blanketter direkt via hemsidan. Mycket material finns också samlat i de s.k. kommunmapparna, som förvaras arkivskåp i ett utrymme som sannolikt uppfyller närarkivskraven. Det mesta är inte handlingar sprungna ur Räddningsverkets egen verksamhet utan är insamlat i syfte att få kännedom om kommunernas arbete i räddningstjänstfrågor. Nya handlingsplaner tillkommer alltjämt medan andra delar av materialet är bevarat från tiden för Statens brandnämnd ( ). Handlingarna bör som samling vara unik i sitt slag och skall därför bevaras i förtecknat skick för framtida forskning. 7. Arkivlokaler. 7.1 M 204. Här förvaras gallringsbara handlingar som personal på avdelningarna själva sköter. KrA noterar att volymerna inte är märkta med årtal för tillåten gallring, något som rekommenderas som en extra säkerhet. De omfångsrika akterna i så kallade miljöärenden förvaras här och kommer att gallras enligt föreskriften RA-MS 2004:36. Här finns även en del handlingar som skall levereras till KrA. (1 hm tillhörande Statens brandnämnds

4 arkiv har i skrivande stund redan levererats.) Man önskar också leverera 7 hm i form av en Ö-serie med projekthandlingar från Civilförsvarsstyrelsen, Sandö. KrA önskar ett förtydligande av innehållet innan så sker. Några frågor dyker upp i anslutning till detta arkiv. Det har påträffats ett antal pärmar med personalhandlingar rörande befälsanställda i civilförsvarets krigsorganisation. Här finns bland annat matriklar och personakter, och det rör personal anställda antingen i Civilförsvarsstyrelsen eller i Räddningsverket. KrA anser att de skall förtecknas som en del av Räddningsverkets arkiv med en hänvisning i förteckningen för Civilförsvarsstyrelsen. En arkivförteckning rörande Riksnämnden för kommunal beredskap (c:a ) har påträffats men inga tillhörande handlingar. Krigsarkivet kontrollerar om förteckningen motsvarar de nio hm handlingar som levererats eller om de möjligen införlivats i Civilförsvarsstyrelsens arkiv. Handlingarna från CTIF, som härrör från en europeisk samarbetsgrupp och har samlats av NN, bör bli en Ö-serie i SRV:s arkiv. Detsamma gäller handlingarna från Brandforsk. 7.2 M 205. I detta arkiv förvaras öppet bevarandematerial, och endast registratorer och arkivarier har tillträde. Diarieförda handlingar förvaras under fem år i hängmappar, och kontinuerlig kontroll av akternas placering sker. Goda rutiner för utlåningen av handlingar har upprättats. Här samlas vidare ett exemplar av samtliga publikationer. Avslutade brandutredningar kommer att flyttas över till säkerhetsarkivet. Handlingar från internationella insatser upptar för närvarande fyra hyllsektioner. 7.3 M 336. Säkerhetsarkiv för hemliga handlingar. Här finns även brännlådan för gallringsbara och känsliga uppgifter samt ett låst ritningsskåp som förmodligen kan flyttas till det öppna ritningsarkivet. Ca. 16 hm med Civilförsvarsstyrelsens handlingar rörande ledningsplatser (serie F XI) kommer troligen avhemligas och skall sedan gallringsutredas tillsammans med de öppna handlingarna i samma serie. När dessa flyttas till det öppna arkivet lämnas plats för tidigare nämnda brandutredningar. Diarieförda hemliga handlingar består av knappt 2 hm och det tillkommer inte mer än två volymer per år. 8. Staben för strategiskt ledningsstöd inom centrum för risk och säkerhetsutbildning (CRS) Antalet anställda har dragits ned och man är nu 14 personer med ansvar för det strategiska stödet för skolorna. Ansökningshandlingarna till kurserna diarieförs som regel inte utan registreras i ADB-registret Asur. Beslut om att sökande inte är behöriga samt eventuella överklaganden får dock ett gemensamt diarienummer per kurs. I Asur samlas information om samtliga kurser, kunder och elever, deras ansökningar, betyg och examina. Gallringsframställan rörande utbildningshandlingar är i det närmaste färdigställd. Förslaget ersätter RA-MS 1999:3. Närarkivet är flyttat till en bättre lokal som sannolikt uppfyller gällande tekniska krav. 9. Avdelningen för olycksförebyggande verksamhet. Detta är verkets största avdelning, och av de fyra enheterna svarar enbart BEX, som för närvarande ligger i Solna, för bortåt 20 % av verkets alla diarieförda ärenden. Övriga enheter är: - Enheten för samhällsinriktat säkerhetsarbete, som har mycket få registrerade ärenden. - En enhet för frågor om transport av farligt gods och den så kallade Sevesolagstiftningen. Ett gallringsförslag rörande handlingar i samband med verkets utfärdande av intyg till transportörer är på gång. - En enhet för bebyggelse- och miljöfrågor. Gallringsbeslut för miljöhandlingar finns (RA-MS 2004:49). Efter den 1 juli när BEX flyttar till Karlstad tänker man sig att arbeta med inskannade handlingar, eftersom en del handläggare kommer att sitta kvar i Solna trots att officiell adress blir Karlstad. Avdelningen har ett bra närarkiv men det kommer vara för litet när BEX handlingar också skall förvaras där.

5 10. Avdelningen för stöd till effektiva räddningsinsatser. Avdelningen ska utgöra stöd för den kommunala räddningstjänsten och bidra till utvecklingen inom områden som hantering av farliga eller kemiska ämnen, oljeskydd, det tekniska ledningsstödet m.m. Avdelningen ansvarar för Räddningsverkets beslutsstöd, kallat RIB som från början utgjorde en informationsbank för olika samhällsinstanser och som alltmer har utvecklats till ett tekniskt ledningsstöd. En reviderad skyddsrumslag kommer att innebära att inspektionsansvaret övergår från kommuner och länsstyrelser till Räddningsverket. Gallringsbeslut för flera viktiga områden finns, t.ex. för handlingar rörande ersättning för räddningsinsatser och sanering, vakthavande tjänsteman, handlingar rörande ledningsplatser och skyddsrum samt för materialhanteringssystemet SMASH. Det saknas ännu för Balder (register över landets skyddsrum), vilket dock skulle behövas. En plan för långtidslagringen av RIB-skivorna behövs också, tillika ett beslut om vad som bör göras med online-versionen. Närarkiv M 335: Bakom ett stålstängsel i ena delen av lokalen inryms verkets signalskyddsmateriel som dock inte längre är ansluten. KrA vill understryka att det aldrig är lämpligt att ha annan verksamhet i arkivlokalerna. Rummet används i stor utsträckning för enskilda personers samlingar av arbetsmaterial. Det är naturligtvis önskvärt att SRV:s rutiner och bestämmelser förhindrar att arkivlokaler utnyttjas för ett sådant ändamål. Här måste göras en inventering där man tar ställning till vad som skall bevaras och vad som kan gallras. Den stora serien av arkivhandlingar rörande anläggningar förvarade i pärmar skall rensas från plastfickor o.dyl. och dessutom redovisas i arkivför-teckningen. Detsamma gäller den stora samling av originalritningar förvarade i ritningsskåp som både skall inventeras och förtecknas. 11. Informationssekretariatet. Vid informationssekretariatet hanteras relativt få vanliga dokument, desto fler bilder och videoproduktioner. I videoregistreringsstudion finns masterkopior av produktionen 90 sekunder, vilka enligt planerna snart kommer att läggas över på en server, men också här behöver SRV en plan för långtidslagring (se avsnitt 5). 90 sekunder är en regelbundet återkommande informationsvideo som getts ut fyra-fem gånger per år sedan Ett Access-register ger upplysning om innehåll och utgivningsår. Förutom masterexemplaren i Beta SP-format finns ett antal kopior i det vanligare VHS-formatet. Ett digitalt bildarkiv finns på intranätet i en databas som innehåller bilder från de fem senaste åren. Av förekommande äldre bilder har utvalts som kommer att digitaliseras. SRV får överväga om övriga bilder skall föreslås till gallring. Bilderna i databasen har motiv från verksamheten, exempelvis olika räddningsinsatser, eller föreställer tjänstemän inom verket. Enligt uppgift skall de inte vara knutna till specifika ärenden. Bilderna i det s.k. Bosnien-arkivet kan glädjande nog också bli föremål för digitalisering. Hemsidan innehåller till stor del dokument och bilder som återfinns på andra håll i SRV:s arkiv; vissa texter är dock unika. En del rapporter som tidigare har publicerats även i pappersformat ligger nu bara på hemsidan. De årsbackuper som tas utgör inte arkivexemplar och spelas över kontinuerligt. Verket har nyligen bytt webbsystem. Information från det äldre systemet finns kvar i en SQL-databas, dock saknas troligen tidigare versioner av de olika dokumenten. I det nya webbsystemet finns emellertid versionshantering. Dessutom återfinns alla digitala publikationer i RIB som bevaras för framtiden. Krigsarkivet förordar att SRV gör en gallringsutredning och tar ställning till vilken information från hemsidan som skall bevaras och hur detta görs på bästa sätt. Av de databaser som kopplas till hemsidan märks inte minst diariet. Till att börja med kommer ärendelistan att publiceras; för att offentliggöra hela diariet eller t.o.m. diarieförda handlingar krävs att SRV tar hänsyn till Personuppgiftslagens regler om publicering av personuppgifter. För flera av ovan nämnda bilddatabaser saknas fortfarande hänvisning i arkivförteckningen.

6 12. Administrativa avdelningen Ekonomi. Bevarandematerial har skiljts från gallringsbara handlingar. I februari 2006 påbörjas en försöksverksamhet med att skanna fakturor. SRV skulle helst vilja gallra de inskannade pappersoriginalen, men detta är inte möjligt idag p.g.a. de tillämpningsanvisningar Ekonomistyrningsverket har utfärdat med hänvisning till begreppet God redovisningssed. Krigsarkivet kommer att bevaka denna fråga. Skolornas fakturor skickas fortsättningsvis till Karlstad för inskanning Personal. Krigsarkivet kommer inom kort att utfärda gallringsföreskrifter för systemet Valuator, som används som ett stöd för lönesättningsarbetet. Personalhanteringssystemet Palasso används fortfarande varför SRV sannolikt inte kommer att beröras av den nya föreskrift för löne- och personalhandlingar som just nu utarbetas av Riksarkivet. Avställning av personalakter skedde senast år 2001 och kommer nästa gång att ske om fem eller tio år. Aktuella personalakter förvaras i närarkiv, men Internationella avdelningen kommer att ta med sina akter till Kristinehamn. Lönehanteringen ute på skolorna kan möjligtvis komma att centraliseras till Karlstad. Akter över en del skolpersonal kan f.ö. finnas här i Karlstad. Testprotokoll, de s.k. thomastesterna som diskuterades även vid 2001 års inspektion (punkt 3), gallras numera direkt men gallringsbeslut saknas fortfarande. Beträffande andra handlingar som nämndes i 2001 års rapport, är personalansvarsnämndens handlingar numera diarieförda, medan Luftskyddsinspektionens handlingar har översänts till Krigsarkivet Affärsenheten. De fem senaste årens upphandlingshandlingar förvaras i ett nytt godkänt närarkiv, som vi emellertid inte hade tid att besöka. Icke antagna anbud förvaras särskilt och gallras efter fem år enligt SRV:s tillämpningsbeslut angående handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Systemet Ruben, där inköpshandlingar registreras, saknar fortfarande gallringsföreskrift. Krigsarkivet har påbörjat ett projekt som syftar till att myndigheterna under Försvarsdepartementet i samarbete med Krigsarkivet skall utarbeta ett förslag till gallringsföreskrift för handlingar som härrör från upphandlingsverksamhet. RA-FS 2004:2 om gallring och återlämnande av handlingar vid upphandling är inte tillämplig på myndigheter under Försvarsdepartementet Lokalförsörjning. NN meddelade att lokaler i regel hyrs och att dokumentation då finns hos uthyraren, förutom vissa kopior hos SRV samt avtal som diarieförs. Däremot finns det goda skäl att bevara handlingar rörande övningsobjekt. Undervisningsplaner och liknande kan finnas på skolorna, särskilt en cd-skiva som sammanställts på Revinge. På detta område finns således behov av en inventering av vilka handlingar som finns och vilka som skall bevaras för framtiden.