Välkommen till IFS Skandinaviska Användarförening ANVÄNDARKONFERENS.

Transkript

1 Välkommen till IFS Skandinaviska Användarförening ANVÄNDARKONFERENS

2 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN Möjligheter och praktiska exempel JOAKIM FRANSSON & PETER REMNEMARK IFS CATARINA SÖDERLUND UMEÅ ENERGI PETER ÅBERG SYSTEMBOLAGET AB 4 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN

3 AGENDA KONFIGURATION OCH PROFILER NÅGRA TIPS Joakim Fransson ACTIVE DIRECTORY SYNKRONISERING ADMINISTRERA BEHÖRIGHETER VIA MICROSOFT ACTIVE DIRECTORY Peter Remnemark ERFARENHETER FRÅN VÅR UPPGRADERING Catarina Söderlund PRAKTISKA RÅD FÖR BEHÖRIGHETER Peter Åberg BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN

4 KONFIGURATION OCH PROFILER NÅGRA TIPS 6

5 (CUSTOMIZATION) CONFIGURATION CUSTOMIZATION CONFIGURATION STANDARD STANDARD

6 Custom Objects Custom Integrations Look and Feel Behavior User Profiles & Settings Additional capabilities Core Extension Core Capabilities Integration to other systems

7 REKOMMENDATIONER PROFILUPPBYGGNAD User profile User profile Byggblock Work order form/lu Base profile Purchase Req. form/lu Base profile Work order form/lu visible fields IFS Standard profile 12 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN KONFIGURATION OCH PROFILER NÅGRA TIPS 2013 IFS

8 REKOMMENDATIONER PROFILER Använd byggblock för att underlätta admnistration Skapa gärna custom fields med en initital siffra tex 01_MITT_FALT Uppgradera Binary patches kontinuerligt Exportera alltid basprofiler/profilelement innan ni startar att editera dem BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN KONFIGURATION OCH PROFILER NÅGRA TIPS

9 ACTIVE DIRECTORY SYNKRONISERING ADMINISTRERA BEHÖRIGHETER VIA MICROSOFT ACTIVE DIRECTORY 14

10 ANVÄNDARADMINISTRATION KOMBINERA TVÅ VÄRLDAR Active Directory 15 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN ACTIVE DIRECTORY SYNKRONISERING

11 ACTIVE DIRECTORY SYNKRONISERING Active Directory Skapa anv Betty Tilldela InköpsChef Uppdatera Adam Ta bort Orderläggare Avaktivera David 16 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN ACTIVE DIRECTORY SYNKRONISERING

12 ACTIVE DIRECTORY SYNKRONISERING Reducera administration Plugin till AD 17 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN ACTIVE DIRECTORY SYNKRONISERING

13 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN Umeå Energi CATARINA SÖDERLUND 18 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN UMEÅ ENERGI

14 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN UMEÅ ENERGI Om Umeå Energi-koncernen IFS på Umeå Energi Behörigheter - erfarenhet & lärdomar Behörighetsroller Profiler - erfarenhet & lärdomar Frågor & utmaningar 19 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN UMEÅ ENERGI

15 Umebornas eget energibolag 20 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN UMEÅ ENERGI

16 OM UMEÅ ENERGI-KONCERNEN 21 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN UMEÅ ENERGI

17 IFS PÅ UE IFS Applications 7.5 sp användare 22 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN UMEÅ ENERGI

18 BEHÖRIGHETER ERFARENHET & LÄRDOMAR Utbildning och förståelse innan behörighetsarbetet Klargör skillnad mellan behörighet och profil Rätt antal behörighetsroller ej för många rätt nivå ej för detaljerad Bygg behörighetsroller så tidigt det går Test av roller efter att man kan flödet med varje superuser för sig (en åt gången) IT bör ha högt mandat avs. behörigheter i ett införandeprojekt Standardbehörighetsroller hade varit en stor fördel Behörigheter = huvudpunkt i ett införandeprojekt = sparar pengar! 23 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN UMEÅ ENERGI

19 BEHÖRIGHETROLLER Grundbehörighet 1. GENERELL BASBEHÖRIGHET Basbehörighet för t ex tidrapportering. För dokument: söka och visa dokument (alla) 2. EQUIPMENT_EXPLORER - Åtkomst till anläggningsnavigatorn, se anläggningsstruktur (alla) Dokument 1. DOCMAN_ADMINISTRATOR Kan administrera samtliga dokument. Rollen kan alltså ses som en backup för att komma åt dokument som man normalt inte skulle komma åt pga att en användare tex har slutat på företaget. 2. DOKUMENT - FULL BEHÖRIGHET Söka, visa, skapa nya och redigera dokument. Se och ändra grunddata för dokument. 3. DOKUMENT BEHÖRIGHET - Lägga in dokument i IFS, skapa nya dokument och redigera dokument. Ej grunddata. Inköp/förråd 1. INKÖP/FÖRRÅD - FULL BEHÖRIGHET Fullständig behörighet till identifierade mappar inom Inköp. Appliceras på Expertanvändare för att göra det möjligt att bl a administrera grund- och basdata. 2. INKÖP/FÖRRÅD INKÖP - Avser inköpsavd. och logistikchef. Fullständig behörighet till Inköp/Förråd, utom grunddata. 3. INKÖP/FÖRRÅD FÖRRÅD - Avser förrådspersonal. Kan lägga upp materialrekvisition, nya lagerplatser, hantera privatköp, internorder samt in- och utleveranser. 4. INKÖP DELEGATION - Kan skapa materialrekvisition, anmodan, inköpsorder, attestera och göra inleverans. 24 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN UMEÅ ENERGI

20 BEHÖRIGHETROLLER Projekt 1. PROJEKT - FULL BEHÖRIGHET - Fullständig behörighet till identifierade mappar inom Projekt. Appliceras på Expertanvändare för att göra det möjligt att bl a administrera grund- och basdata. 2. PROJEKT PROJEKTLEDARE Fullständig behörighet i samtliga fönster dock ej grunddata, fakturering, redovisning och resurser. HR/Tid 1. HR - FULL BEHÖRIGHET - Fullständig behörighet till HR modulen. Lägga till, ändra och avsluta anställningar, positioner samt organisationsenheter. 2. HR - STRATEGISKT HR - Läsrättighet i HR modulen kring anställda, position och organisation. 3. HR_SCHEMAN Skrivbehörighet till Human Resources/Samlingsrapportering/Schema och regler. Undergrupper som ingår är: HR_ANSTÄLLD 25 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN UMEÅ ENERGI

21 BEHÖRIGHETROLLER Underhåll 1. UNDERHÅLL - FULL BEHÖRIGHET - Fullständig behörighet till identifierade mappar inom Underhåll. Appliceras på Expertanvändare för att göra det möjligt att bl a administrera grund- och basdata. 2. UNDERHÅLL UNDERHÅLLSLEDARE - Bereder, avrapporterar och konterar tid på AO/SO överför dem till utförda, gör även anmodan på tjänster och material. Kan skapa servicekontrakt. För moderbolaget beställs material via materialfliken. Vissa gör även Separata FU-åtgärder. Undergrupper som ingår i Underhållsledare: UE_LAGER_REKVISITION - kan skapa en fristående mtrl.rekvisition för uttag mot kst och projekt. F_PLANERINGSBILD_L Läsbehörighet till Planeringsbild för lagerartikel. UE_INKÖP_FÖRRÅD_FÖRSÄLJ Tidigare separat behörighet som lagts in i UH-ledare. UE_UNDERHÅLL_ARBETSLEDARE - Tidigare separat behörighet som lagts in i UH-ledare. 3. UNDERHÅLL FU - Bereder, avrapporterar och konterar tid på RondAO överför dem till utförda. Administrerar rondlistor, lägger upp nya, redigera befintliga vid behov. Underhåll Takmodul (endast ao Värme) 1. OEE_ADMINISTRATOR Administratör av TAK-modulen, tex lägga upp nya objekt i TAK-modulen. 2. OEE_PROCESS_ENGINEER Löpande arbete i TAK-modulen dvs rapportera loggbokshändelser i den elektroniska loggboken samt även drifthändelser. 26 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN UMEÅ ENERGI

22 BEHÖRIGHETROLLER Ekonomi 1. EKONOMI-FULL BEHÖRIGHET - Fullständig behörighet till identifierade mappar inom Ekonomi. Appliceras på i huvudsak Expertanvändare för att göra det möjligt att bl a administrera grund- och basdata. Undergrupper som ingår i UE_EKONOMI_FULL: F_EKONOMI_KUNDBETALNING Skrivrättigheter i Ekonomi/Kundreskontra/Kundbetalning. F_RADMALL_KOLUMNMALL_S Skrivrättigheter i Ekonomi/Rapportgenerator/Kolumnmall och Radmall. 2. EKONOMI-REDOVISNING - Fullständig behörighet till identifierade mappar inom ekonomi, dock inte grund- och basdata. 3. EKONOMI-EFH - Användare med delegation. Kontera och attestera lev.fakt. där användaren är fakturamottagare. Tillgång till HB-saldoanalys. Undergrupper som ingår i EKONOMI-EFH: F_HISTORISKA_LEVFAKTUROR_S Åtkomst till fönstret Historiska Leverantörsfakturor. 4. EKONOMI-LEVRESK För personal på leverantörsrekontran. Skapa lev.fakturor både via fil och manuellt, utbetaln. via fil till banken samt skapa nya leverantörer och ändra uppgifter på bef. leverantörer. Administrerar grunddata i attestflödet samt lägger till och ändrar i all övrig grunddata tillhörande lev.reskontra och lev.faktura. Undergrupper som ingår i Levresk: UE_REDOVIS_KODSTRANG_L ger rätt att se hela kodsträngen under redovisningsregler. 5. EKONOMI-KUNDRESK Behörigh. att arbeta i kundreskontran samt kundkredithanteringen. Även behörigh. att arbeta i Kundfaktura och Rapportgenerator i ekonomimodulen. För Kundreskontraanställda. 6. EKONOMI-FAKTURERING Användare som ska kunna fakturera från IFS samt ta ut underlag för fakturering i CAB. För Team Fakturering. 7. UE_LEVFAKTUROR: Undergrupper som ingår i UE_LEVFAKTUROR: F_LEVFAKTUROR_ANALYS Läsbehörighet till Ekonomi/Leverantörsreskontra/Analys/Leverantörsfakturor Analys 27 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN UMEÅ ENERGI

23 PROFILER ERFARENHET & LÄRDOMAR Man ska jobba med profiler med utgångspunkt i att framhäva viktig information för att underlätta för användarna (t.ex. kolumnplacering i fönster) samt sparade frågor och obligatoriska fält. Man ska inte jobba med profiler med utgångspunkt i vilka fönster man ska få se. Profiler bör man inte lägga ner för mycket tid på vid ett införande är vår slutsats. Profiler bör man hellre arbeta med efter driftstart då man vet hur man jobbar. 28 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN UMEÅ ENERGI

24 FRÅGOR OCH UTMANINGAR Frågor Hur ska vi tänka kring funktionella roller resp slutanvändarroller? Är det nivå 2 i Navigatorn vi bör jobba mot att ha? Hur ser IFS och andra på att ha en mer detaljerad behörighetssättning än nivå 2? Utmaningar Rätta till de slutanvändarroller vi har Ej ha för mycket behörighetsstyrning där det inte är nödvändigt 29 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN UMEÅ ENERGI

25 BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN Systembolaget PETER ÅBERG IT FÖRVALTARE AFFÄRSSYSTEMET 30

26 Vårt uppdrag Bidra till att begränsa alkoholens skadeverkningar 31

27 Systembolaget i korthet 421 butiker varav 418 med självbetjäning Drygt 118 miljoner kundbesök i butik Ca 500 ombud på mindre orter och i glesbygd anställda Omsätter 25,1 miljarder SEK 530 aktiva leverantörer Drygt artiklar Sidfottext datum och sidnummer är valfritt att ha med och kan ändras 32

28 BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET Utgångspunkt Förlorad dokumentation, vildvuxet Revisionskrav Uppgradering Angreppsätt Detaljerat Bli klara till driftsättning Utgå från navigatorn 33

29 BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET UTFALL Funktionelt Organisatoriskt Special 34

30 BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET UTFALL Funktionelt Organisatoriskt Special 35

31 BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET UTFALL Funktionelt Organisatoriskt Special 36

32 BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET UTFALL Funktionelt Organisatoriskt Special 37

33 BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET DOKUMENTATION 42

34 BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET DOKUMENTATION 43

35 BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET UPPFÖLJNING Strikt beställningsprocess Event, loggning mm Vad mer skulle man önska sig? Bättre verktyg för att administrera 44

36 THIS DOCUMENT MAY CONTAIN STATEMENTS OF POSSIBLE FUTURE FUNCTIONALITY FOR IFS S SOFTWARE PRODUCTS AND TECHNOLOGY. SUCH STATEMENTS OF FUTURE FUNCTIONALITY ARE FOR INFORMATION PURPOSES ONLY AND SHOULD NOT BE INTERPRETED AS ANY COMMITMENT OR REPRESENTATION. IFS AND ALL IFS PRODUCT NAMES ARE TRADEMARKS OF IFS. THE NAMES OF ACTUAL COMPANIES AND PRODUCTS MENTIONED HEREIN MAY BE THE TRADEMARKS OF THEIR RESPECTIVE OWNERS.