SAMMANFATTNING AV DELÅRSRAPPORT...

Transkript

1 DELÅRSRAPPORT 2012 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 SAMMANFATTNING AV DELÅRSRAPPORT UPPFÖLJNING AV LANDSTINGSFULLMÄKTIGES MÅL LANDSTINGSFULLMÄKTIGES DIREKTIV TILL KULTURNÄMNDEN Främja entreprenörskap och möjligheterna för kulturlivet att söka EU-stöd Landstinget ska inte producera verksamhet i egen regi, utan all kulturproducerande verksamhet ska vara driven i extern regi Barnen först Filmverksamhet Kultur i vården är en prioriterad verksamhet Länsfunktionerna en prioriterad verksamhet VERKSAMHETENS OMFATTNING OCH INNEHÅLL VERKSAMHETSFÖRÄNDRINGAR REGIONAL KULTURVERKSAMHET Verksamhetsstöd Konserthuset Kulturstöd Ung aktiv kultur Stöd till scenkonst för barn, unga och familjer KULTUR I SKÄRGÅRDEN Hälsopedagogisk kulturverksamhet Film Stockholm Länshemslöjdskonsulenterna Samverkan i länet kring kulturella och kreativa näringar Stödja kulturorganisationer att söka EU-stöd Utvecklingsanslag inom kulturområdet De medicinhistoriska samlingarna STÖD TILL FÖRENINGSLIVETS REGIONALA DISTRIKTSORGANISATIONER Idrotts och friluftsorganisationer Ungdomsorganisationer Pensionärsorganisationer STÖD TILL FOLKBILDNING Stöd till folkhögskoleutbildning STÖD TILL STUDIEFÖRBUNDEN KONSTVERKSAMHETEN KULTUR I VÅRDEN Programkatalogerna Projektstöd Kultur i Vården Seniorkultur Film i vården i Vården Ersättning till STIM STOCKHOLMS LANDSTINGS IDROTTSFÖRBUND SLIF FÖRVALTNINGSKONTOR OCH GEMENSAMMA KOSTNADER DISPONIBELT UTRYMME VERKSAMHETENS EKONOMISKA RESULTAT DELÅRETS RESULTAT OCH PROGNOS Avvikelse mot periodiserad budget... 11

2 5 VÄSENTLIG AVVIKELSE MOT ÅRSBUDGET PROGNOSAVVIKELSE MOT ÅRSBUDGET Personal INVESTERINGAR BALANSRÄKNING ANALYS OCH EVENTUELLA RISKFAKTORER Fördjupad analys för delårsrapport LEDNINGENS ÅTGÄRDER LANDSTINGETS FINANSPOLICY FÖLJSAMHET POLICY FÖR INTERN KONTROLL PERSONAL MILJÖ ÖVRIGT NÄMNDBEHANDLING Bilagor A. Investeringar. Maskiner, inventarier och IT D. Internkontrollplan 1

3 Nämnd: Kulturnämnden 1 Sammanfattning av delårsrapport Resultat förvaltning/bolag (Mkr) 4 3,5 3,8 3,8 3,4 3,6 3,2 3 2,8 2,7 2,5 2,4 2 1,5 1,4 1,1 1,1 1,3 1,7 2 1,6 1,4 1, ,8 0,5 0-0,5 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec -0,1 Ack utfall 2012 Ack utfall 2011 Periodiserad budget Månadens prognos Föregående månads prognos I augusti månads bokslut redovisar kulturnämnden ett resultat om 2,7 mnkr. För helåret 2012 prognostiseras ett nollresultat. 2 Uppföljning av landstingsfullmäktiges mål För kulturnämnden är Stockholms läns landstings huvudmål ekonomi i balans relevant. I enlighet med budget prognostiserar förvaltningen ett nollresultat för helåret SLL huvudmål Ekonomi i balans Dimension/parameter Utfall Prognos Mål 2012 Bokslut 2011 Förvaltningen prognostiserar ett resultat som 2,7 0,0 0,0-0,1 överensstämmer med budget. 2.1 Landstingsfullmäktiges direktiv till kulturnämnden Ur landstingsfullmäktiges slutliga budget för 2012 kan i huvudsak sex direktiv avseende kulturnämnden utläsas Främja entreprenörskap och möjligheterna för kulturlivet att söka EU-stöd Satsningarna på Transit kulturinkubator har fortsatt under Den konsultinsats med stöd till vissa större mottagare av ekonomiskt stöd som genomförts 2010 och 2011 följs upp med en utbildningsinsats för fristående kulturorganisationer under 2011/2012. Kulturnämnden är också delaktig i ett EU-projekt och ett projekt som uppbär stöd av Tillväxtverket inom ramen 2

4 för tillväxt i kulturella och kreativa näringar. Nämnden ser positivt på att i ökad omfattning medge stöd till projekt som är direkt inriktade på inte enbart rent konstnärlig verksamhet utan även utvecklingen av kulturföretagande och kultur som näring i vid bemärkelse. Under hösten 2012 inrättar kulturförvaltningen resurser för att stödja kulturlivet i strävan att söka EUbidrag Landstinget ska inte producera verksamhet i egen regi, utan all kulturproducerande verksamhet ska vara driven i extern regi För närvarande bedrivs två verksamheter i förvaltningens regi; Film Stockholm och Länshemslöjdskonsulenterna i Stockholms län. I enlighet med beslut i kulturnämnden i december 2011 planeras Länshemslöjdskonsulenterna kunna överföras till Stockholms läns museum fr o m den 1 januari Förvaltningen har i uppdrag att förbereda överföringen av det organisatoriska ansvaret för länshemslöjdskonsulenterna från kulturförvaltningen till Stockholms läns museum genom ett utökat verksamhetsstöd från år Barnen först Kulturnämnden har som mål att 70 procent av stöden ska gå till verksamhet för barn och unga. Nämnden räknar med att uppfylla målet Filmverksamhet Kulturnämnden prioriterar insatser inom filmområdet. För att stödja utvecklingen av Stockholm som filmregion har nämnden avsatt 1 mnkr Kultur i vården är en prioriterad verksamhet Under 2012 har den ordinarie verksamheten utökas med 400 tkr inom programverksamheten och projektstödet Kultur i vården Länsfunktionerna en prioriterad verksamhet Enligt fullmäktiges direktiv skall kulturnämnden ha dialog och samverka med kommunerna om länsfunktionernas verksamheter. Nämnden har därför satt av resurser för att samordna en sådan dialog. 3 Verksamhetens omfattning och innehåll Kulturnämndens landstingsbidrag för 2012 uppgår till 388,1 mnkr, vilket innebär en ökning på 11,8 mnkr jämfört med 2011 års budget. Den totala omsättningen beräknas bli ca 407,2 mnkr. 3.1 Verksamhetsförändringar Stödet till den regionala kulturverksamheten har 2012 utökats med 12,7 mnkr. Under den regionala kulturverksamheten sorterar Verksamhetsstöd till regional kulturverksamhet, Kulturstöd, Stöd till scenkonst med inriktning mot barn unga och familjer, Projektstöd för ungas 3

5 aktiva deltagande i kulturlivet (Ung aktiv kultur), Stöd till kultur i skärgården, Stöd till hälsopedagogisk kulturverksamhet, Länshemslöjdskonsulenterna, Film Stockholm samt kostnader för f d Medicinhistoriska museets samlingar har verksamhetsområdet även tillförts medel för utveckling av Stockholm som filmregion samt för utveckling av den regionala kulturverksamheten i vid mening. För att stödja utvecklingen av Stockholm som filmregion har nämnden satt av 1 mnkr Kulturnämnden har medvetet satsat på film under hela 2000-talet. Film är ett exempel på en konstform som på ett tydligt sätt även utgör en kreativ näring som sysselsätter många människor även utanför den rent konstnärliga sfären. Jämfört med 2011 har stödet till Stockholms konserthusstiftelse utökats med 7 mnkr Anslaget för verksamhetsstöd inom kulturområdet har utökats med 1,1 mnkr. Anslaget för kulturstöd, främst projekt, har utökats med 1,5 mnkr. Nämnden har under 2012 även satt av medel för att stödja utvecklingen av kreativa näringar för att underlätta etableringen av företag inom området. Satsningen på inkubatorsverksamhet har fortsatt under Nämnden har också utökat stödet till scenkonst för barn, unga och familjer. Totalt har kulturnämnden budgeterat nära 90 mnkr i stöd till i huvudsak fristående kulturorganisationer i Stockholms län. Under 2012 och 2013 genomför kulturförvaltningen och länsfunktionerna projektet Seniorkultur för utveckling av nya programformer för Kultur i vården för äldre med hjälp av särskilt statsbidrag. Under 2012 har kulturnämnden avsatt 300 tkr av utvecklingsanslaget till projektet. 3.2 Regional kulturverksamhet Totalt uppgår landstingsbidraget för stöd till regional kulturverksamhet till nära 210 mnkr Därutöver beräknas statsbidragsintäkter om 8,7 mnkr, EU-bidrag om 2,5 mnkr samt övriga intäkter om 2 mnkr. Per den 31 augusti redovisas ett underskott om 0,3 mnkr. Bland annat beror underskottet på att EU-bidragen (1 mnkr) för projektet Young Baltic Narratives ännu inte har utbetalats för Verksamhetsstöd Budgeten för verksamhetsstöd 2012 har förstärkts med 1,1 mnkr jämfört med Verksamhetsstödsbudgeten uppgår därmed till 53,3 mnkr. Kulturnämnden har beviljat stöd till 29 organisationer och hela anslaget är fördelat. Verksamheten redovisar per den 31 augusti ett underskott om ca 2 mnkr vilket beror på att fler stöd har betalats ut än vad som har budgeterats för perioden. Stockholms Konserthus redovisas separat eftersom särskilt avtal upprättats med konserthusstiftelsen. För helåret 2012 prognostiseras ett nollresultat Konserthuset Stockholms konserthusstiftelse har beviljats stöd på 120 mnkr vilket är en ökning med 7 mnkr jämfört med föregående år. 4

6 3.2.3 Kulturstöd Budgeten för kulturstöd uppgår till 10,2 mnkr vilket är en ökning med 1,5 mnkr jämfört med Kulturnämnden har hittills i år beviljat 53 ansökningar med 7,7 mnkr varav 14 avser kontinuerligt kulturstöd på sammanlagt 4,3 mnkr. Ett beslutstillfälle återstår i år. Per den 31 augusti redovisas ett överskott om 1,5 mnkr. För helåret 2012 prognostiseras ett nollresultat. Tillgänglighetsstöd Kulturnämnden har hittills i år fördelat 75 tkr till 4 organisationer. Tillgänglighetsstödet som skall ge personer med funktionsnedsättning möjlighet att ta del av kultur kan sökas i samband med ansökan om kulturstöd till kontinuerlig eller tillfällig verksamhet. För att beviljas detta stöd måste ett kulturstöd också beviljas. Tillgänglighetsstödet kan uppgå till hela kostnaden för tillgänglighetsåtgärder, dock maximalt kr. Stödet kan inte ges till ombyggnader av lokaler och eller annan investering i fastighet men stöd kan ges till teknisk utrustning inom ovan angivna ramar Ung aktiv kultur Projektstödet Ung Aktiv Kultur om 1,7 mnkr är ett engångsstöd med syfte att främja ungas aktiva deltagande i kulturlivet inkom 61 ansökningar varav 22 beviljades. Den viktigaste utgångspunkten för att stödja ett projekt har varit ungdomarnas aktiva deltagande, därutöver spridning i länet och fördelning mellan olika konstformer samt projekt speciellt för funktionsnedsatta. Dessutom har projekt som initierats och drivs av unga på deras fritid prioriterats. Hela anslaget är förbrukat Stöd till scenkonst för barn, unga och familjer Under 2012 har 9,2 mnkr utbetalats som stöd till scenkonst varav 30 tkr är återbetalat scenkonststöd från Kulturnämnden har 2012 fördelat stöd till 30 teatergrupper, 2 berättargrupper, 1 musikteatergrupp samt 4 dans- och mimgrupper. Nämnden har även avsatt 0,9 mnkr ur anslaget till projektet In med dansen som genomförs av länsdanskonsulenten och där ett 10-tal dansgrupper deltar. Verksamhet bedrivs under hösten 2012 och våren Hela anslaget kommer att förbrukas under året. 3.3 Kultur i skärgården Sedan mitten av 1970-talet främjar kulturnämnden kulturprogram och kulturverksamheter för främst bofasta på 15 öar i skärgården. Budgeten uppgår i år till 0,3 mnkr. Hela anslaget kommer att förbrukas under året Hälsopedagogisk kulturverksamhet Kulturnämnden har för 2012 budgeterat 5,8 mnkr för Stöd till Hälsopedagogisk kulturverksamhet. Nämnden har fördelat 2,9 mnkr till Studiefrämjandet i Stockholms län för driften av Circonova samt 2,9 mnkr till Unga Klaras vänner för projektet Uppfostran ur ett hälsopedagogiskt perspektiv under hösten 2012 och våren Per den 31 augusti redovisas ett underskott om 0,6 mnkr vilket beror på att det har betalats ut mer stöd än vad som budgeterats för perioden. 5

7 3.3.2 Film Stockholm Film Stockholms mål är att länets alla barn och unga ges tillgång till att lära, leka, skapa och utvecklas med film och rörliga bilder oavsett bostadsort, kön, klass eller kulturell bakgrund. I 2012 års budget finns 3,7 mnkr i landstingsbidrag avsatt för denna verksamhet. Andra intäkter, bestående av EU-bidrag, statsbidrag och övriga intäkter uppgår till ca 6,5 mnkr. Verksamheten redovisar ett överskott om 0,5 mnkr för perioden, vilket beror på att flera av Film Stockholms satsningar genomförs under hösten För helåret prognostiseras ett nollresultat. Under våren 2012 har Film Stockholm samverkat med kommuner och fritidsverksamheter, museer och frilansande filmpedagoger. Riktad information har skett till alla länets kommuner vilket har resulterat i en utveckling av samverkansformerna. Ett modellprojekt har inletts med ett boende för ensamkommande asylsökande ungdomar i Skarpnäck och i Sundbyberg genomförs ett projekt där ungdomar gör dokumentärfilm som sommarjobb i kommunens regi. Det nordisk-baltiska EU-projektet Young Baltic Narratives med Film Stockholm som Leadpartner har haft ett internationellt läger under våren med deltagande barn, ungdomar och pedagoger som ingår i de fem regionerna. Projektet går nu in i sin avslutande fas för att avrapporteras första kvartalet Film Stockholm verkar även för att den äldre gruppen unga i länet ska ges goda möjligheter att både konstnärligt och entreprenöriellt förkovra och professionalisera sig inom filmen och det bredare audiovisuella fältet. Detta sker inom ramen för Filmbasen och i samverkan med Filmregion Stockholm Mälardalen och inkubatorprojektet Transit. Verksamheten vid Filmbasen utvecklas löpande och efterfrågan från de unga filmarna har sedan starten ökat kontinuerligt. Idag är ca 3000 unga filmare knutna till verksamheten och ett flertal filmer har fått utmärkelser vid nationella och internationella festivaler. Avtal med tre teknikbolag som tillsammans sponsrar Filmbasens filmare med teknik till ett värde av 2,3 miljoner per år finns även detta år. Diskussioner med potentiella externa intressenter har lett till en avsiktsförklaring från Telia att gå in med utvecklingsmedel för Filmbasens verksamhet. I samverkan med de regionala resurscentra i Sörmland, Västmanland och Örebro har biografoch visningsfrågor liksom mediepedagogiska frågor utvecklats och de fyra länen har från år 2011 en gemensam bas i Filmbasen.se. Särskild samverkan sker också fortsatt med kommunerna Stockholm, Järfälla och Botkyrka Länshemslöjdskonsulenterna Länshemslöjdskonsulenterna (LHK) bedriver verksamhet inom textil- och hårdslöjd, hemslöjd för barn och ungdomar samt internationell slöjd. I 2012 års budget uppgår landstingsbidraget till 2,5 mnkr. Till detta kommer statsbidrag på drygt 600 tkr och övriga intäkter på ca 600 tkr. Per den 31 aug redovisar verksamheten ett överskott på 0,4 mnkr på grund av att flera av årets stora satsningar genomförs under hösten. För hela 2012 prognostiseras ett nollresultat. Slöjdhuset Stockholm är ett kunskapscentrum och en plats att träffas och utveckla tankar och idéer omkring slöjden. All verksamhet i länet utgår från Slöjdhuset och fortbildningar för- 6

8 läggs till den inspirerande miljön. De studieförbund som LHK samarbetar med är Medborgarskolan, Studieförbundet Vuxenskolan, Studiefrämjandet och Folkuniversitetet. Tillsammans med kulturförvaltningens konstenhet, Nämnden för Hemslöjdsfrågor, Stockholms sjukhem och Arkitekturmuseet invigdes utställningen Rum för död den 15 juni. Den planerade publikationen för projektet kommer att tryckas under hösten Under våren har LHK arbetat med förberedelse inför jubileumsutställningen Hemslöjden 100 år på Liljevalchs konsthall. LHK har även arbetat med planering och administrering av det internationella symposiet under utställningen Väv på Nordiska museet samt med broderisymposiet på Broby Gård, Väddö. Projektet Slow Craft, som är ett samarbete mellan hemslöjdskonsulenterna i Stockholms-, Sörmlands-, Östergötlands- och Gotlands län har legat vilande under första delen av året till förmån för jubileumsutställningarna men aktualiseras igen under hösten. För att öka barns och ungdomars intresse för utövande av olika slöjdtekniker bedriver LHK en omfattande barn och ungdomsverksamhet samt fortbildningar för lärare och pedagoger. Bland annat så påbörjade 12 deltagare en 64 lektionstimmars Slöjdklubbshandledarutbildning under våren. LHK bedriver även slöjdklubbar, skollovsverksamhet och aktiviteter för inbjudna skolklasser. På onsdagskvällar erbjuds ungdomar att komma och slöjda i Verkstan. Under Kulturnatt Stockholm bjöd LHK in till öppet hus i Slöjdhuset med ca 500 besökare. I Slöjdhuset Stockholm genomfördes under våren 26 kurser i egen regi. Slöjdhuset Stockholm hyrs också ut till studieförbund och andra intressenter. 400 personer har deltagit i kurserna under våren Samverkan i länet kring kulturella och kreativa näringar För 2012 har kulturnämnden satt av 300 tkr för ökad dialog och samverkan med kommunerna om länsfunktionernas verksamheter, samt för att söka olika statliga stöd till utvecklingen av kreativa näringar i Stockholms län. Kulturförvaltningen har under vintern vid två tillfällen genomfört s k speed dating mellan de sju länsfunktionerna och kommunerna med positivt resultat. Kulturnämndens ordförande har i september 2012 genomfört ett seminarium med kommunernas ordföranden och kulturchef/ motsvarande på temat Dialog om regional kultur. Förvaltningen tittar på möjligheterna till samordning av länsfunktionernas marknadsföring Stödja kulturorganisationer att söka EU-stöd Kulturnämnden har 2012 avsatt 150 tkr för att vägleda länets kulturorganisationer i frågor om vilka olika EU-stöd som kan sökas. Funktionen skall även bistå med visst stöd i samband med att ansökningar upprättas Utvecklingsanslag inom kulturområdet Anslaget för Aktiva åtgärder (AktÅ) på 1 mnkr som tidigare disponerats av landstingets konstnämnd för utvecklingsinsatser inom konstområdet har förts över till verksamhetsområdet Regional kulturverksamhet för insatser inom hela kulturområdet. Ur anslaget kan således me- 7

9 del fortfarande tas i anspråk även för konstverksamhet. Under 2012 har kulturnämnden hittills tagit i anspråk 300 tkr ur utvecklingsanslaget till projektet Seniorkultur De medicinhistoriska samlingarna För att magasinera samlingarna från det före detta Medicinhistoriska museet har kulturnämnden budgeterat 370 tkr under För helåret beräknas ett nollresultat. 3.4 Stöd till föreningslivets regionala distriktsorganisationer Verksamhetsstöden till regionala distriktsorganisationer omfattar stöd till idrotts- och friluftsorganisationer, ungdomsorganisationer, handikapprörelsens ungdomsorganisationer samt stöd till pensionärsorganisationer. För dessa stöd uppgår 2012 års budget till 47,4 mnkr. Verksamhetsområdet redovisar ett nollresultat per den 31 aug, detsamma som prognostiserats för helåret Idrotts och friluftsorganisationer Anslaget till idrotts- och friluftsorganisationer uppgår 2012 till 25 mnkr och är oförändrat jämfört med Kulturnämnden har beviljat stöd till fyra organisationer med totalt 25 mnkr och hela årets budget är fördelad Ungdomsorganisationer Stöd har i år beviljats 36 ungdomsorganisationer och fem av handikapprörelsens ungdomsorganisationer. Anslaget till ungdomsorganisationerna uppgår 2012 till 21 mnkr och är oförändrat jämfört med Per den 31 augusti är hela anslaget fördelat Pensionärsorganisationer Anslaget till pensionärsförbundens distriktsorganisationer uppgår 2012 till drygt 1,7 mnkr och är oförändrat jämfört med Kulturnämnden har beviljat stöd till fem organisationer med totalt 1,7 mnkr och årets budget är därmed fördelad och hela anslaget är utbetalat. 3.5 Stöd till folkbildning För stöd till folkbildning är 90,4 mnkr budgeterat, varav ca 88 mnkr utgörs av landstingsbidrag. Drygt 56 mnkr går till folkhögskolorna och ca 34 mnkr till studieförbunden. Per den 31 aug redovisas ett underskott om 0,5 mnkr. För helåret 2012 prognostiseras ett underskott om 0,8 mnkr Stöd till folkhögskoleutbildning Landstinget och staten svarar gemensamt för finansieringen av folkhögskoleverksamheten i landet. Budgeten för rörelsefolkhögskolor inom Stockholms län uppgår till 42 mnkr och hela anslaget kommer att fördelas på 26 folkhögskolor under året. Den interkommunala ersättningen för studerande från Stockholms län till rörelsefolkhögskolor utanför Stockholms län uppgår till 332 kr per deltagarvecka. För 2012 har ca 14,1 mnkr avsatts i budgeten. Kostnaden för interkommunal ersättning till folkhögskoleutbildning är 8

10 osäker och var under 2011 ca 0,8 mnkr högre än budgeterat. Det eventuella över- eller underskottet för helåret 2012 är klart först i januari Stöd till studieförbunden Anslaget till studieförbunden uppgår till 34 mnkr, varav 0,9 mnkr går till studieförbundens kulturprogram. Stöd från landstinget utgår till 10 studieförbund i länet. Landstingets stöd beräknas utifrån ett grundstöd och antalet genomförda statsbidragsberättigade studiecirkeltimmar. Hela anslaget till studieförbunden kommer att fördelas under året. 3.7 Konstverksamheten Konstverksamhetens landstinsbidrag för 2012 uppgår till 2,7 mnkr. Verksamheten omfattar bland annat konstreparationer, följdkostnader för lös konst samt fotografering. Per den 31 augusti redovisar konstverksamheten ett överskott på ca 0,6 mnkr. För helåret 2012 prognostiseras ett nollresultat. Överskottet beror delvis på att det under hösten kommer att genomföras ett antal större beställningar av reparation och renovering av konst, samt på ojämn kostnadsbelastning under året av följdkostnader för lös konst. På grund av det stora antalet pågående byggprojekt beräknas hela anslaget förbrukas under året. Inför 2012 beslutade kulturnämnden om uppdaterade rutiner för inköp av konst och nya arbetsformer för konstenheten. Som en konsekvens av detta beslut antog nämnden en ny beslutsordning som fastställde ansvarsfördelningen mellan nämnden och förvaltningen avseende konstfrågorna. 3.8 Kultur i vården Kultur i Vården omfattar programkatalogerna, projektstöd Kultur i Vården, projektet Seniorkultur, Film i vården, ersättning till STIM samt forskningsprogrammet Kultur i vården och vården som kultur. Den totala budgeten för Kultur i vårdens verksamhet 2012 uppgår till 13,2 mnkr, varav 11,8 mnkr är landstingsbidrag. Hela verksamhetsområdets resultat per den 31 augusti är ett överskott på drygt 0,2 mnkr. För helåret 2012 beräknas ett nollresultat Programkatalogerna Programkatalogerna erbjuder ca 100 olika program, huvudsakligen med musik, sång, dans, teater och högläsning. Per den 31 augusti 2012 har drygt program bokats var närmare 3000 program bokade vid samma tidpunkt. Överskottet om ca 0,2 mnkr beror på att något färre program beställts ur programkatalogen än vad som beräknats för perioden. För helåret beräknas ett nollresultat Projektstöd Kultur i Vården Anslaget till Projektstöd Kultur i Vården 2012 uppgår till 1,3 mnkr vilket är en ökning med 100 tkr jämfört med Totalt har 11 organisationer beviljats stöd i år och ca 1 mnkr (87 9

11 %) har fördelats till verksamhet på barnsjukhusen. För helåret prognostiseras ett nollresultat Seniorkultur Under 2012 fram till sommaren 2013 genomför kulturförvaltningen i samverkan med länsfunktionerna projektet Seniorkultur. Syftet är att skapa nya typer av program inom flera konstformer för att på sikt kunna bredda programutbudet inom Kultur i vården. Inriktningen är kultur för äldre. Ambitionen är också att vårdtagarna så långt möjligt själva skall kunna vara aktiva i programmen. Budgeten för projektet uppgår till 2,1 mnkr varav 1,8 mnkr bekostas genom särskilt statsbidrag från Statens Kulturråd. De sju olika länsfunktionerna skall gemensamt hitta nya samarbetsformer och tillsammans med andra organisationer utanför Kulturförvaltningen hitta lämpliga aktiviteter för äldre inom vård och omsorgsboenden i Stockholms läns landsting. Kostnaderna beräknas uppgå till 1,1 mnkr under Film i vården i Vården Anslaget till Film i vården uppgår 2012 till 0,3 mnkr. Film i vården syftar till att komplettera Kultur i vårdens programutbud. Patienternas delaktighet och eget skapande står i fokus. Under 2012 deltar Film Stockholm i utveckling och genomförande av det gemensamma länsprojektet Seniorkultur. Ett fördjupat samarbete har genomförts på en enhet för patienter med psykosproblematik. Stödet till Filmverkstan på Astrid Lindgrens barnsjukhus fortsätter under hela året. Anslaget redovisar per den 31 augusti ett överskott om 0,1 mnkr. För helåret 2012 prognostiseras ett nollresultat Ersättning till STIM Kulturnämnden betalar ersättning till STIM för all musik som spelas inom landstingsfinansierad verksamhets lokaler, främst på sjukhusen års ersättning om drygt 1 mnkr är resultatförd första halvåret. 3.9 Stockholms landstings idrottsförbund SLIF Stockholms landstings idrottsförbund (SLIF) och SLIF-kansliet har till uppgift att stödja och stimulera motions- idrotts- och hälsofrämjande verksamhet som bedrivs av SLIF och ideella idrotts- och friskvårdsföreningar inom landstinget. Målgrupp är alla anställda inom SLL. Budgeten för 2012 uppgår till ca 3,8 mnkr. Per den 31 augusti redovisas ett överskott om 0,2 mnkr och för helåret prognostiseras ett nollresultat. SLIF genomför över 10 aktiviteter med deltagare under året, däribland motions- och friluftsaktiviteter och landstingsmästerskap i olika idrotter. SLIF medverkar även i större arrangemang som Stegtävlingar, Vasaloppsveckan, Cykellopp, Tjejgåing, Vårruset, Blodomloppet, Tjejmilen m fl. SLIF arrangerar föreningskurser och satsar i år på fler inspirerande hälsoinriktade föreläsningar eftersom efterfrågan är mycket stor. 10

12 3.10 Förvaltningskontor och gemensamma kostnader Verksamhetsområdet avser förvaltningskontoret som bereder ärenden till kulturnämnden samt verksamhetsgemensamma kostnader, bland annat kostnader för förtroendevalda. Landstingsbidraget uppgår 2012 till 24,4 mnkr varav 0,7 mnkr avser kostnader för nämnden. Överskottet för perioden om närmre 2,1 mnkr beror främst på partiella vakanser samt partiella tjänstledigheter och sjukskrivningar. För helåret prognostiseras ett översskott om 0,8 mnkr Disponibelt utrymme För 2012 budgeterade kulturnämnden ett disponibelt utrymme om 630 tkr för senare fördelning. Per den 31 augusti har 70 tkr tagits i anspråk av Film Stockholm för deltagande i Inkubatorsnätverket. För helåret beräknas det disponibla utrymmet bli fördelat i sin helhet. 4 Verksamhetens ekonomiska resultat Resultaträkning (Mkr) Ack utfall 1208 Ack utfall 1108 Förändr % Periodens budget Avvik % Prognos 2012 Budget 2012 Avvik % Bokslut 2011 Landstingsbidrag % 336 0% % 376 Stadsbidrag % 6-1% % 12 Övriga intäkter % 6-20% 7 7 0% 9 Verksamhetens intäkter % 349 0% % 398 Personalkostnader % -22-7% % -33 Övriga kostnader % % % -365 Verksamhetens kostnader % % % -397 Avskrivningar % -1 0% % -1 Finansnetto % 0 197% 0 0 0% 0 Resultat Delårets resultat och prognos Resultatutfallet per den 31 augusti 2012 är ett överskott på 2,7 mnkr att jämföra med samma period föregående år då utfallet var 3,8 mnkr. Utfallet för perioden jämfört med periodiserad budget är 2,5 mnkr högre, avvikelsen beror huvudsakligen på att kostnaderna är lägre inom konstverksamhet och förvaltningskontor, än vad som budgeterats för perioden. För helåret 2012 prognostiseras ett nollresultat Avvikelse mot periodiserad budget Intäkt Avvikelse Ack utfallperiodbudget Kostnad Avvikelse Ack utfallperiodbudget Resultat Avvikelse Ack utfallperiodbudget Beslut av LF/LS/ HSN (Belopp) Textkommentar Förvaltningskontoret, personalkostnader mm 2,2 2,2 0,0 Konstverksamhet, SLIF, KIV, disponibla medel 1,8 1,8 Ej erhållana EU-bidrag -1,2-1,2 Interkommunal ersättning -0,5-0,5 0,0 0,0 0,0 Ev ej analyserad restpost 0,2 0,2 S:a avvikelse -1,2 3,7 2,5 0,0 11

13 Intäkterna för perioden är ca 1,2 mnkr lägre än vad som budgeterats för perioden vilket huvudsakligen beror på ännu ej erhållna EU bidrag. Kostnaderna för perioden är ca 3,7 mnkr lägre än vad som budgeteraras för perioden vilket beror på ovan nämnda överkott. 5 Väsentlig avvikelse mot årsbudget Intäkterna för helåret 2012 prognostiseras bli cirka 1,7 mnkr högre än budgeterat. Under 2012 fram till sommaren 2013 genomför kulturförvaltningen i samverkan med länsfunktionerna projektet Seniorkultur. Projektet bekostas med särskilt statsbidrag från Statens Kulturråd på 1,8 mnkr, varav 1,0 mnkr beräknas användas under Verksamhetens kostnader för helåret 2012 förväntas bli ca 1,7 mnkr högre än budgeterat främst på grund av ovan nämnda statsbidrag samt för högt upptagna skulder i tidigare bokslut. 5.1 Prognosavvikelse mot årsbudget Intäkt Avvikelse prognosbudget Kostnad Avvikelse prognos- budget Resultat Avvikelse prognosbudget Beslut av LF/LS/ HSN (Belopp) Textkommentar Ej budgeterat statsbidrag, Seniorkultur 1,0-1,0 0,0 0,0 För höt upptagen skuld, KIV, Film Stockholm 0,7-0,7 0,0 Interkommunal ersättning -0,8-0,8 Förvaltningskontor gemensamma kostnader 0,8 0,8 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Ev ej analyserad restpost 0,0 S:a avvikelse 1,7-1,7 0,0 0, Personal Personalkostnaderna per den 31 aug är 1,4 mnkr lägre (6,3 procent) än vad som budgeterats för perioden, vilket huvudsakligen beror på partiella vakanser samt partiella tjänstledigheter och sjukskrivningar. Jämfört med motsvarande period föregående år har personalkostnaderna minskat med 0,3 mnkr (drygt 1 procent) lägre, vilket till stor del beror på ovan nämnda orsaker. Personalkostnaderna för 2012 prognostiseras bli 0,5 mnkr lägre än i årsbokslutet för Förvaltningen har ej haft inhyrd personal per den 31 augusti Den procentuella sjukfrånvaron är per den 31 aug något högre än budgeterat för helåret. 12

14 Bemanningskostnader (Mkr) Ack utfall 1208 Periodens budget Avv mkr Ack utfall 1108 Förändr % Prognos 2012 Summa personalkostnader % varav förändring sem- och löneskuld varav lönekostnad % varav pensionskostnad Inhyrd personal Summa bemanningskostnad % Budget 2012 Avvik mkr Sjukfrånvaromått Ack utfall 1208 Ack utfall 1108 Förändr %-enh Prognos 2012 Budget 2012 Procentuell sjukfrånvaro Avvik %-enh Diagram helårsarbete Extratid ingår inte i ett budgeterat helårsarbete ,2 0,4 46 0, Ack utfall Ack budget Ack utfall Ack prognos 2012 Ack budget 2012 Närvaro Frånvaro Helåarsarb närvaro/frånvaro budget Extratid Antalet helårsarbetare inom kulturförvaltningen är 48 vilket är något högre (4 procent) än det för året budgeterade antalet (46). Det är också är något (2 procent) högre än motsvarande period förra året då antalet helårsarbetare var

15 Helårsarbete närvaro/frånvaro exkl extratid Ack utfall 1208 Ack utfall 1108 Förändr % Prognos 2012 Budget 2012 LF/LS/HSN beslut (Ja/Nej) Bokslut 2011 Totalt helårsarbete % Investeringar Investeringar (Mkr) Ack utfall 1208 Nuvarande status Prognos 2012 Budget LF 2012 Övriga ospecificerade ojbekt 0,1 0,1 0,5 0,5 Totalt investeringar 0,1 0,5 0,5 Investeringarna per den 31 augusti 2012 utgörs av datorer till förvaltningskontoret och filmutrustning som Film Stockholm använder i sitt arbete med unga filmare i länet. Kulturförvaltningens totala investeringar beräknas bli ca 0,5 mnkr för helåret vilket motsvarar budget. 5.3 Balansräkning Balansräkning (Mkr) Augusti December Förändring Mkr Tillgångar Anläggningstillgångar 1,2 2,2-1,0 Omsättningstillgångar 71,9 36,7 35,2 varav kassa och bank 65,8 25,2 40,6 Summa tillgångar 73,0 38,9 34,1 Eget kapital 2,8-0,2 3,0 Avsättningar (samt ev Minoritetsintresse) 0,0 0,0 0,0 Skulder Långsfristiga skulder 0,0 0,0 0,0 Kortfristiga skulder 69,1 39,1 30,0 Summa skulder och eget kapital 71,9 38,9 33,0 Att omsättningstillgångarna är höga beror bland annat på att konserthuset och distriktsorganisationernas bidrag ännu inte har betalats ut per den 31 augusti De kortfristiga skulderna kan till stor del hänföras till dessa kommande utbetalningar. 5.4 Analys och eventuella riskfaktorer Kostnaden för interkommunal ersättning till folkhögskoleutbildning var under 2011 ca 0,8 mnkr högre än budgeterat. I kulturnämndens budget för 2012 finns 14,1 mnkr avsatt för interkommunal ersättning till folkhögskolor. Den slutliga kostnaden för ersättningen 2012 är osäker och kan inte avläsas förrän efter årsbokslutet. 14

16 Riskfaktorer Förklarande kommentar Skattat belopp Mkr Ingår i prognos? Ja/Nej/Delvis Interkommunal ersättning Sökt ersättning kan bli större än budgeterat för perioden? nej Fördjupad analys för delårsrapport För perioden januari- augusti 2012 är utfallet ett överskott på 2,7 mnkr. Det är 1,1 mnkr lägre än resultatet för motsvarande period förra året. För helåret 2012 beräknas ett nollresultat. Avvikelsen mot periodiserad budget förklaras av tidigare nämnda överskott Resultat i utfall och prognos -5 Ackumulerat resultat (utfall) Resultat återstående månader Årsresultat alternativt årets prognos År ,8-3,8-1 År ,6-1,6 0 År ,8-3,9-0,1 År ,7-2,7 0 6 Ledningens åtgärder För närvarande är inga åtgärder aktuella. 7 Landstingets finanspolicy Kulturnämnden följer den fastställda finanspolicyn för Stockholms läns landsting. 8 Följsamhet policy för intern kontroll Kulturnämnden beslutar årligen om verksamhetens internkontrollplan. Kulturnämndens internkontrollplan för innehåller bland annat åtgärder inom områden som informationssäkerhet, jämställdhet, upphandling/inköp, kommunikation samt IT/IT säkerhet. De flesta kontrollmomenten återfinns inom huvudprocessen övergripande styrning och ansvar, löpande redovisning samt inom informationssäkerhet. Årets ärende om internkontrollplan innehöll även avrapportering av de mål/åtgärder som sattes upp i 2010 års internkontrollplan. 15

17 9 Personal Personalkostnaderna per den 31 aug 2012 uppgår till 20,7 mnkr. Inom kulturförvaltningens samtliga verksamheter fanns den 31 augusti 2012 totalt 48 personer tillsvidareanställda (48 personer 2011 samma period). Av de 48 anställda är 72 procent kvinnor och 28 procent män. Omräknat i årsarbetare var siffran för kvinnor 34,5 och för män 13,6. Genomsnittsåldern är 52 år för kvinnor och 50 år för män. lönen var den 31 augusti kr för kvinnor och kr för män. Den procentuella sjukfrånvaron var för kvinnor 8,4 procent och för män 0 procent (motsvarande siffror föregående år var 3,7 procent respektive 0,2 procent). Att sjukfrånvaron har ökat beror i huvudsak på ett antal långtidssjukskrivningar. Personalomsättningen inom gruppen tillsvidareanställda är mycket låg. Förvaltningen har för närvarande inga rekryteringsproblem. finns avsatta i budgeten för personalens fortbildning. Förvaltningens medarbetare har även under 2012 möjlighet att utnyttja subventionerad friskvård, samt att delta i stegtävlingar. Förvaltningen har avtal om företagshälsovård där medarbetarna erbjudits kostnadsfri hälsoundersökning, samt ergonomisk rådgivning och samtalsstöd. Förvaltningens medarbetare erbjuds även att köpa rikskuponger. Kulturförvaltningen bedriver jämställdhets- och mångfaldsarbete enligt kulturnämndens plan för jämställdhet och mångfald Miljö Kulturförvaltningen har ett miljöledningssystem som omfattar hela förvaltningen. Förvaltningen är certifierad enligt ISO 14001:2004 sedan juni Senaste externa revision genomfördes i september 2011 och den interna i maj Nästa externa revision är planerad 5 september detta år. Inga avvikelser har rapporterats de senaste åren. Kulturnämnden antog ny miljöplan för perioden Miljöplanen följer landstingets miljöprogram Miljöutmaning 2016 och gällande miljölagstiftning. Miljöpolicyn slår fast att Kulturnämndens verksamheter ska bedrivas så att den negativa miljöpåverkan blir så liten som möjligt och att föroreningar förebyggs. Kulturnämndens viktigaste miljöaspekter är att ställa ökade miljökrav på mottagare av ekonomiskt stöd i de fall där det beviljade stödet uppgår till kr eller mer. Från och med 2015 ska organisationer som får ett ekonomiskt stöd med 7 miljoner eller mer vara miljöcertifierade enligt ISO eller EMAS. Miljökrav ställs även vid beställning av konstnärlig gestaltning. Nytt för 2012 är att 10 konstkonsulter har upphandlats för att på uppdrag av förvaltningen beställa konstnärlig gestaltning främst för sjukhus i länet. Samtliga konstkonsulenter kommer att få en övergripande miljöutbildning med tonvikt på Stockholms läns landstings miljöarbete. 16

18 Kulturförvaltningen har ambitionen att minska pappersförbrukningen och att hålla elförbrukningen på en rimlig nivå. Pappersförbrukningen mäts i ark per anställd. För att på ett mer rättvist sätt kunna jämföra förbrukningen mellan olika år görs sedan ett indextal som justerar förändringen av förvaltningens omsättning. Kopiatorerna är inställda på dubbelsidig kopiering. Därutöver distribueras handlingarna till nämndsammanträdena numera till stor del elektroniskt. Detta har inneburit att pappersförbrukningen stadigt har minskat de senaste åren. 11 Övrigt Samma redovisningsprinciper har använts som i senaste årsredovisning. 12 Nämndbehandling Delårsrapporten för augusti månad ska behandlas i kulturnämnden den 25 september Hans Ullström Förvaltningschef Göran Rosander Enhetschef 17

19 Stockholms läns landsting Delårsrapport Bilaga A Maskiner, inventarier och IT Kulturförvalningen 3610 Kommentar Fastställd Ackumulerad Budget Bokfört t o m Prognos Avvikelse Förklaring total utgift förbrukning BU-PR till mkr enligt LF beslut t o m enligt LF beslut avvikelse 1 Specificerade objekt Nyinvesteringar Objekt 1 Objekt 1 etc Total utgift (mkr) Investeringsutgifter (mkr) Reinvesteringar Objekt 1 Objekt 1 etc Myndighetskrav Objekt 1 Objekt 1 etc 2 Ospecificerade objekt Nyinvesteringar 0,4 0,1 0,4 0,0 Reinvesteringar Myndighetskrav S:a investeringsutgifter 0,4 0,1 0,4 0,0 Utgivn-dag 2012-XX-XX Bilaga A 3610 Kun Maskiner, inventarier och IT.xlsx 1 (1)

20 Bilaga D Kulturnämnden KuN 2011/850 Kulturnämndens internkontrollplan Fastställd av kulturnämnden den 14 december 2011

21 Kulturnämndens internkontrollplan Huvudprocess Ev delprocess/rutin Kontrollmoment/kontrollmål Bedömning Åtgärd Risk Frekvens granskning Övergripande styrning och ansvar Jämställdhet och mångfald KUN ska i enlighet med Lf:s policy för jämställdhet ha en lokal jämställdhetsoch mångfaldsplan som är kommunicerad med all personal. KUN har en fastställd jämställdhets- och mångfaldsplan som följs upp i samband med årsbokslut. KUN ställer vissa jämställdhetskrav på mottagare av ekonomiskt stöd. Kulturnämnden har könsuppdelad statistik avseende konstinköp och strävar efter lika fördelning mellan könen. KUN fastställer en ny jämställdhetsoch mångfaldsplan under Hög Årlig Övergripande styrning och ansvar Folkhälsa KUN ska i enlighet med Lf:s policy för folkhälsa ha fastställt en lokal handlingsplan för folkhälsa som är kommunicerad med berörd personal. KUN fastställde under 2007 en lokal folkhälsoplan. KUN fastställer en ny lokal folkhälsoplan under Hög Årlig Övergripande styrning och ansvar Miljö KUN ska vara miljöcertifierad enligt ISO och bedriva sin verksamhet i enlighet med Lf:s miljöpolitiska program Miljö Steg 5. Miljöledningssystemet skall vara kommunicerat med all personal. Kulturförvaltningen är miljöcertifierad. KUN arbetar utifrån landstingets miljöpolitiska program Miljö Steg 5. Hänsyn har tagits till de övergripande målen vid framtagandet av det lokala miljöledningssystemet. Miljöarbetet revideras årligen. KUN fastställer en ny miljöplan under Hög Årlig Övergripande styrning och ansvar Tillgänglighet KUN ska i enlighet med landstingets program Mer än bara trösklar beakta tillgänglighetsfrågorna i all planering. Innehållet ska vara kommunicerat med berörd personal. I kulturnämndens budget finns beskrivningar av arbetet med tillgänglighetsfrågor. Förvaltningen bedriver regelbunden samverkan med handikapporganisationerna. KUN:s regler om stöd till kultur- och föreningsliv baseras på fyra målområden varav tillgänglighet utgör ett av områdena. Årlig

22 Kulturnämndens internkontrollplan Huvudprocess Ev delprocess/rutin Kontrollmoment/kontrollmål Bedömning Åtgärd Risk Frekvens granskning Övergripande styrning och ansvar FN:s barnkonvention KUN ska följa Lf:s riktlinjer rörande FN:s barnkonvention (Barnens bästa) och beakta Barnens bästa i all planering. Riktlinjerna ska vara kommunicerad med all personal. I förvaltningens årliga förslag till budget finns beskrivningar av arbetet med Barnens bästa (FN:s barnkonvention) i enlighet med LSFs anvisningar. Årlig Övergripande styrning och ansvar Säkerhetsarbete KUN ska följa Lf:s policy och riktlinjer för säkerhet. Riktlinjerna ska vara kommunicerade med berörd personal. Lf:s policy för säkerhet är mycket omfattande. Brandskydd, skalskydd/intrång i fastigheter samt krishantering bör prioriteras. Utrymningsplanen och krisplan har under uppdaterats. Utrymningsövning har genomförts Larmsystemet inom förvaltningskontoret byttes ut under 2010 och SLLs e-tjänstekort är infört bland personalen. Årlig Övergripande styrning och ansvar Ansvar och befogenheter KUN:s beslutanderätt ska vara fastställ, dokumenterad och kommunicerad med berörd personal. KUN har en fastställd beslutsordning som gäller tillsvidare. Vid behov/ Årlig Övergripande styrning och ansvar Ekonomisk uppföljning Rutiner ska finnas för korrekt rapportering till förvaltningsledning och nämnd. Rutinerna skall vara dokumenterade och kommunicerade med berörd personal. Rutiner för rapportering finns och avvikelser kommenteras. Månadsbokslut/-rapport fastställs av KUN. Månatlig Övergripande styrning och ansvar Resor och representation KUN ska följa landstingets policy för resor och representation. Policyn skall vara kommunicerad med berörd personal. KUN fastställde senast 2008 att nämnden följer Lf:s policy för resor och representation och tilllämpar samma beloppsgränser för representation som Lf fastställt. Årlig

23 Kulturnämndens internkontrollplan Huvudprocess Ev delprocess/rutin Kontrollmoment/kontrollmål Bedömning Åtgärd Risk Frekvens granskning Övergripande styrning och ansvar Upphandling och inköp KUN ska följa Lf:s policy för upphandling. KUN skall ha fastställt lokala föreskrifter som skall vara kommunicerade med berörd personal. Då nya LOU trädde i kraft under 2010 togs även en ny upphandlingspolicy fram inom landstinget. Kulturnämnden fastställde en ny upphandlingsföreskrift under september Vid behov/ Årlig Löpande redovisning och löner Utbetalningar Rutiner ska finnas för utbetalningar till stödmottagare och leverantörer. Rutinerna skall vara dokumenterade och kommunicerade med berörd personal. Utanordnare och attestanter finns utsedda av KUN resp Fc. KUN har fastställt attestinstruktion. Utbetalningsjournal granskas och signeras av utsedda utanordnare innan betalningsfilen skickas iväg. Rutiner för utbetalningar är dokumenterade. Halvårsvis Löpande redovisning och löner Löneutbetalning Det ska finnas dokumenterade rutiner för löneutbetalningar; attest och godkännande/utanordning av lön. Kulturförvaltningens lönerutin har reviderats och fastställts under Årlig Löpande redovisning Arkivering Arkivering av kulturnämndens bokföringsmaterial ska följa lagstiftning och god redovisningssed. Arkivering sker årligen då utrymme behöver frigöras. Dokumenthanteringsplanen fastställdes av FC under Löpande redovisning Körjournaler Körjournal ska föras vid användande av fordon som ägs, leasas eller hyrs av kulturförvaltningen. Detta gäller ej förmånsbil. Körjournaler ska börja användas from första januari 2012, om de inte redan används. Journalen ska innehålla mätarställning, datum för resor, skäl för resa mm. Halvårsvis Kommunikation Kommunikationsplaner KUN ska arbeta med kommunikationsfrågor i enlighet Lf:s kommunikationspolicy. Innehållet ska vara kommunicerat med all personal. Kommunikationsplaner för respektive verksamhet hålls uppdaterade. Kommunikationsplan för enheten för administration och kommunikation har reviderats, beslutades i november 2011 och gäller tom juli Årlig

24 Kulturnämndens internkontrollplan Huvudprocess Ev delprocess/rutin Kontrollmoment/kontrollmål Bedömning Åtgärd Risk Frekvens granskning Kommunikation Sociala medier Landstingsdirektören har under hösten 2010 fastställt SLL:s riktlinjer för sociala medier. SLL:s riktlinjer ska kommuniceras med förvaltningens personal. Utifrån SLL:s riktlinjer har förvaltningen tagit fram instruktioner för upprättande av informationskanaler via sociala medier/webbplaser. Ska fastställas under Informationssäkerhet Kontinuitetsplanering En dokumenterad kontinuitetsplanering avseende informationssäkerheten ska fastställas. Kulturförvaltningens verksamhetsprocesser inklusive tekniska stöd, bör genomlysas och en dokumenterad kontinuitetsplan bör tas fram för dessa. En dokumenterad kontinuitetsplan för de viktigaste verksamhetsprocesserna tas fram under Genomgången av verksamheterna görs enhetsvis. Vid behov Informationssäkerhet Systemförteckning Informationssäkerhet Lokala föreskrifter Kulturförvaltningen ska enligt föreskrifter för informationssäkerhet ha en systemförteckning med ansvarsorganisation. Rutiner för behörigheter ska vara dokumenterade. Kulturförvaltningen ska i enlighet med Lf:s informationssäkerhetspolicy ha fastställt lokala föreskrifter för informationssäkerhet. Föreskrifterna ska vara kommunicerade med berörd personal. Förvaltningens systemförteckning med ansvarsorganisation reviderades i början av Rutiner för behörigheter är dokumenterade. KUN fastställde föreskrifter för informationssäkerhet under Under 2012 börjar ny policy och nya riktlinjer för informationssäkerhet att gälla inom landstinget. Kulturförvaltningen ska utifrån landstingets nya riktlinjer för informationssäkerhet uppdatera sina lokala anvisningar/föreskrifter under Vid behov Vid behov IT/IT-säkerhet IT-strategi KUN ska ha fastställt mål, värderingar och riktlinjer för IT-verksamheten. Innehållet ska vara kommunicerat med berörd personal. F n gör förvaltningen en enklare IT-plan i samband med årlig budget som således ligger till grund för KUN:s beslut om budget. Förvaltningen har tagit fram en IT-strategi för som fastställdes av KUN i mars Årlig

25 Kulturnämndens internkontrollplan Huvudprocess Ev delprocess/rutin Kontrollmoment/kontrollmål Bedömning Åtgärd Risk Frekvens granskning IT/IT-säkerhet Backup-rutin Kulturförvaltningen ska ha en dokumenterad rutin för hur verksamhetens backuper ska skötas. Förvaltningen har under hösten 2010 bytt programvara för backup. Backup-rutinen har uppdaterats under IT/IT-säkerhet Loggning Kulturförvaltningen ska ha en rutinbeskrivning för hur lokala IT-stöd och informationssystem ska loggas och granskas. Förvaltningen loggar alla sina IT-system. Rutinbeskrivningar behöver tas fram för de lokala ITstöden och informationssystemen. Dessa ska ingå i systemdokumentationen. Kulturförvaltningen fastställer rutiner för loggning och granskning av de lokala IT-stöden och informationssystemen. Kultur- och föreningsstöd Handläggning av ansökningar om ekonomiskt stöd Regler ska vara fastställda av KUN. Förvaltningens rutiner för handläggning av stödansökningar ska vara enhetliga, dokumenterade och kommunicerade med berörd personal för att garantera en säker enhetig bedömning. KUN har fastställt regler som uppdateras vid behov. Förvaltningens rutiner för handläggning av stödansökningar har under 2008 dokumenterats och fastställts av fc i en instruktion. Vid behov Kultur i vården Programkatalogen Rutiner för att arbeta fram Programkatalogen ska vara dokumenterade och kommunicerade med berörd personal för att garantera en säker enhetlig bedömning. KUN har fastställt riktlinjer för programverksamheten. KUN beslutar om vilka artister som ingår i programkatalogen. Rutiner med tidplan för framtagande av programkatalog har dokumenterats under Vid behov Konstverksamheten Depositionsavtal Kulturnämnden ska se till att depositionsavtal är upprättade för samtliga privata entreprenörer där konsten är utlånad. Rutin för hur depositionsavtal ska upprättas gentemot privata entreprenörer har dokumenterats och fastställts av FC under hösten I denna ingår även ett avsnitt om hur förvaltningen ska få information då verksamheter byter huvudman. Vid behov

26 Kulturnämndens internkontrollplan Huvudprocess Ev delprocess/rutin Kontrollmoment/kontrollmål Bedömning Åtgärd Risk Frekvens granskning Konstverksamheten Försäljning av konst Vid försäljning av konst ska kulturnämnden följa de lagar, regler och riktlinjer som gäller på området. Kulturförvaltningen har under hösten 2009 tagit fram riktlinjer för hantering av konst i samband med huvudmannaskapsförändringar. Ärendet är fastställt i landstingsfullmäktige. Låg Vid behov Konstverksamheten Projekt avseende konstnärlig utsmyckning Det ska finnas tydliga och dokumenterade riktlinjer avseende genomförande av projekt för konstnärlig utsmyckning styrning, tidsplan, besluts- och kontrollpunkter. Rutiner för genomförande av projekt avseende konstnärlig utsmyckning har dokumenterats och fastställts av Fc KUN har under 2011 beslutat om nya inköpsrutiner och arbetsformer för konstverksamheten. Låg Vid behov Länshemslöjdskonsulenterna Uppföljning och utvärdering av genomförda projekt Dokumenterade rutiner för uppföljning av genomförda projekt ska finnas. Dessa ska vara anpassade så att utvärdering kan ske huruvida projekten möter uppsatta mål och bedrivs ändamålsenligt samt är anpassade till behov och efterfrågan. En rutin för löpande utvärdering och uppföljning av genomförda projekt har dokumenterats samt fastställts av Fc Låg Vid behov Film Stockholm Uppföljning och utvärdering av genomförda projekt Dokumenterade rutiner för uppföljning av genomförda projekt ska finnas. Dessa ska vara anpassade så att utvärdering kan ske huruvida projekten möter uppsatta mål och bedrivs ändamålsenligt samt är anpassade till behov och efterfrågan. Film Stockholm har under 2010 tagit fram en rutin för utvärdering och uppföljning av projekt. Rutinen har fastställts av FC. Låg Vid behov

27 Kulturnämndens internkontrollplan Riskanalys för kulturnämndens internkontrollplan Matris för riskanalys Konsekvens 1 Mycket liten effekt 2 Liten effekt 3 effekt 4 Stor effekt 5 Mycket stor effekt Sannolikhet 1 Mycket liten, 1 ggr /10 år 2 Liten, 1 ggr/5 år Risknivåer 3 Trolig 1ggr /år Hög Stor, 2-10 ggr/år Mycket stor, >10 ggr/år Låg 1-4 Process/rutin Kontrollmål Konsekvens Sannolikhet Riskbedömning Övergripande styrning och ansvar Jämställdhet KUN ska ha en lokal jämställdhetsplan. 3 2 Hög Folkhälsa KUN ska ha en lokal folkhälsoplan. 3 2 Hög Miljöplan KUN ska vara miljöcertifierade och bedriva sin verksamhet enligt landstingets miljöpolitiska program. KUN ska ha en lokal miljöplan. 3 2 Hög Tillgänglighet KUN ska beakta tillgänglighetsfrågorna i all planering. 3 2 FN:s barnkonvention KUN ska följa Lf:s riktlinjer för rörande FN:s barnkonvention. 2 2 Säkerhetsarbete KUN ska följa SLL policy och riktlinjer för säkerhet. 4 2 Ansvar och befogenheter KUNs beslutanderätt ska vara fastställd, dokumenterad och kommunicerad med berörd personal. 4 2

28 Kulturnämndens internkontrollplan Ekonomi Ekonomisk uppföljning Rutiner ska finnas för korrekt rapportering till förvaltningsledning och nämnd. 4 1 Resor och representation KUN ska följa landstingets policy för resor och representation. 3 3 Upphandling och inköp Redovisning - utbetalningar KUN ska ha fastställt en lokal upphandlingsföreskrift som följer landstingets upphandlingspolicy. 4 2 Rutiner ska finnas för utbetalningar till stödmottagare och leverantörer. 4 2 Redovisning - löner Dokumenterade rutiner ska finnas för löneutbetalningar. 3 3 Redovisning - arkivering Arkivering av KUNs bokföringsmaterial ska följa god redovisningssed. 3 2 Redovisning - körjournal Körjournal ska föras vid användande av fordon som ägs eller hyrs av förvaltningen. 2 3 Kommunikation Kommunikationsplaner KUN ska följa Landstingets kommunikationspolicy. 3 2 Sociala medier KUN ska följa landstingets riktlinjer för sociala medier. 3 2 Informationssäkerhet Kontinuitetsplanering Lokala föreskrifter En dokumenterad kontinuitetsplanering avseende informationssäkerheten ska fastställas. 3 2 Kulturförvaltningen ska i enlighet med Lf:s informationssäkerhetspolicy ha fastställt lokala föreskrifter för informationssäkerhet. 3 3 Systemförteckning Kulturförvaltningen ska enligt föreskrifter för informationssäkerhet ha en systemförteckning med ansvarsorganisation. 3 3 IT IT-plan och strategi KUN ska ha fastställt mål och riktlinjer med förvaltningens ITverksamhet. 3 2

29 Kulturnämndens internkontrollplan Backup-rutin Loggning av IT-system Förvaltningen ska ha en dokumenterad rutin för hur backuperna ska skötas 4 2 Kulturförvaltningen ska ha en rutinbeskrivning för hur de viktigaste IT-systemen loggas. 3 2 Övriga verksamhetsprocesser Handläggning av stöd Kultur i vården - programkatalogen Konstverksamheten - deposition Konstverksamheten - försäljning Regler för handläggning av stöd ska vara fastställda av KUN för att säkerställa en enhetlig bedömning. 3 3 Rutiner för framtagande av katalogen ska vara dokumenterade och kommunicerade med berörd personal för att säkerställa en enhetlig bedömning. 2 3 Depositionsavtal ska vara upprättade för samtliga privata entreprenörer där konsten är utlånad. 3 2 Vid försäljning av konst ska KUN följa de lagar, regler och riktlinjer som gäller på området. 2 2 Låg Konstverksamheten - projekt Det ska finnas dokumenterade riktlinjer för genomförande av projekt för konstnärlig utsmyckning. 2 2 Låg Länshemslöjden - projekt Dokumenterad rutin för uppföljning av projekt. 2 2 Låg Film Stockholm - projekt Dokumenterad rutin för uppföljning av projekt. 2 2 Låg

30 Finanaspolicy Specifik rapportering Förvaltningar och bolag ska i samband med varje bokslut enligt gällande anvisningar speciellt rapportera: valutaexponering överstigande motsvarande 2 mkr förskottsbetalning överstigande 5 mkr bankgarantier avseende förskottsbetalningar Internfinans är slutmottagare av ovanstående rapportering och skall tillse att denna används i den finansiella riskhanteringe n, inkluderat att bevaka och följa upp eventuella koncernövergripande limiter behandlade i övrigt i finanspolicyn. Internfinans ska löpande rapportera efterlevanden av sin egen styrdokumentation till Internfinans styrelse. Ange gärna i början av filnamnet vilken enhet blanketten gäller, exempelvis "HSF Blankett uppföljning av finanspolicy XXXX.xl s". Bolag 3610 Period 1208 Aktualitet AC Kulturförvaltningen har ej valutaexponering >2 mkr eller förskottsbetalningar >5 mkr Valutaexponering överstigande motsvarande 2 mkr SEK Formelfält! Formelfält Formelfält! Datum för avtal (då Likviddatum Valuta exponering (=betalnings-datum) Belopp i utländsk valuta uppkommer) [om flera, dela upp på flera rader] Exponering Säkrat belopp EUR 0 8,352 JPY 0 0,085 USD 0 6,675 NOK 0 1,149 GBP 0 10,538 OVR 0 1,000 Belopp i SEK Exponering - Säkring UB Valuta-kurs Exponering Säkrat belopp Exponering - Säkring - Egna noteringar - Egna noteringar Investering/Drift Summa Kommentar Leverantör Även belopp med förfall längre fram än ett år ska rapporteras. Om flera rader behövs, markera valfri rad i formuläret och klicka på infoga - rader i menyraden. Kontaktpersoner Internfinans Tomas Sjöberg Rosel Ragnarsson