Åstorps kommun. Granskning av avtalshantering ~ ERNST &YOUNG

Transkript

1 Revisjonsrapport 3/2013 Genomford på uppdrag av revisorevna September 2013 Åstorps kommun Granskning av avtalshantering Sven Ekelund, ordf Tord Sturesson, l:e v ordf Bengt Joehns, 2:e v ordf Kristoffer filinka Nils Person 0 oanoo ~~ 7'~ /~- ~ _ ~C~?~ C~ ~ Joo~ o ~0~ ~ I /~' ~ / ~` p o0o po~op~ Imo,, y~ G~ ooaopo "~ ~~o ~ P. ~S ~~00~ O ~ r~ /~ I. a nou. 4 ~ ~j~l ~ '11`` ~ ooaoo, _L~ 00000~~ ~ ~~ a ~ io ~~. C~J _ ~ ERNST &YOUNG Quality In Everything We Do

2 J ERNST &YOUNG Quality In Everything We Do Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund och syfte Revisionsfrågor Revisionskriterier Metod och avgr~nsning Regelverk och lagstiftning Arkivlagen Lagen om offentlig upphandling Organisation, styrning och rutiner for avtalshantering Organisation Styrande dokument Kvalitetss~kring Forvaring av avtal och avtalsregister Uppfoljning och intern kontroll Bevakning och uppfoljning Intern kontroll Sammanfattande bedomning utifrån stickprovsgranskningen...9 Bilagor.~ Bilaga 1 K~Ilforteckning Bilaga 2 Resultatet av stickprovskontrollen E

3 J ERNST&YovNc Quality fn Everything We Do Sammanfattning Ernst 8~ Young har på uppdrag av de fortroendevalda revisorerna i Åstorps kommun genomfort en granskning av avtalshanteringen inom kommunen. Granskningens overgripande syfte var att belysa och bedoma kommunens avtalshantering, auseende styrning, tillg~nglighet och riktlinjer rorande avtalsvillkor samt befintlig kompetens kopplad till avtalsskrivning. Vår samlade bedomning utifrån stickprov och intervjuer ~r att forvaltningen forefaller ha god ordning over tecknade avtal och de ekonomiska aspekter som ~r kopptade till avtalen. Dock visar granskningen att det saknas dokumenterade rutiner och riktlinjer for avtalshantering och kvalitetssikring av avtal samt att firmateckningsordningen finte regelm~ssigt foljs vid tecknandet av avtal for kommunens råkning. Kommunstyrelsen har i sin finterna kontrollplan for 2012 och 2013 identifierat avtalshanteringen som ett riskområde och kontroller har genomforts. Paven området attestrutiner har kontrollerats inom ramarna for den finterna kontrollen. Eftersom avtalstecknandet finte ~r reglerat i delegationsordningen sker ingen kontinuerlig återrapportering till kommunstyrelsen vid tecknade avtal. For att s~kerst~lla en vil fungerande avtalshantering bor kommunstyrelsen tilise att rutin for kontinuerlig återrapportering rorande avtalshanteringen utvecklas. Våra identifierade forb~ttringsområden/rekommendationer ~r enligt foljande: Rutiner eller riktlinjer for avtalshantering bor tas fram. Firmatecknarens ansvar vid signering bor fortydligas Rutinen for kvalitetssikring av avtal bor dokumenteras 3

4 J ERNST&YovNc Qualityln Everything We Do 1. Inledning 1.1. Bakgrund och syfte Kommunen ingår lopande avta) med olika leverantorer om kop av varor och tj~nster inom olika verksamhetsområden. Den interns kontrollen ska s~kerst~lla att avtalen ~r tecknade med utgångspunkt från genomford upphandling, av ritt personer, att forl~ngningar och prisjusteringar sker i enlighet med krav i forfrågningsunderlag/avtal, att varor och tjånster leveras i den omfattning och med den kvalitets som avtalats, att de som avropar tjånster gor det i foljsamhet till avtalen och år behoriga samt att avtalen forvaras på ett sådant sått att det finns en god ordning. Brister i hanteringen av avtal samtiden interns kontrollen kan oppna upp for oegentligheter dir kommunens fortroende och anseende skadas. Kommunen kan också åsamkas onodiga kostnader om kommunens intressen finte optimalt bevakas betr~ffande overenskommelser i avtal. Revisorerna ser det som angel get att det finns en ~ndamålsenlig hantering av de avtas som tecknats med olika leverantorer och att den finterna kontrollen fungerar. Revisorerna vill också forvissa sig om att behorig person tecknar avtal samt att behoriga gor avrop från avtal 1.2. Revisionsfrågor Granskningens overgripande syfte år att belysa och bedoma kommunens avtalshantering, auseende styrning, tillgånglighet, riktlinjer rorande avtalsvillkor samt befintlig kompetens kopplad till avtaleskrivning. granskningen besvaras foljande revisionsfrågor: Finns uppdrag och riktlinjer for hur kommunens avta) ska hanteras? Hur forvaras avtalen? o Finns avtalsdatabas Kvalitetss~kras avta) finfor avtalstecknande med t.ex. jurist? Finns rutiner som s~kerst~ller att avtalen regelbundet foljs upp och att forl~ngningar gors enligt gjorda overenskommelser? Hur bevakas foljsamheten till avtalet utifrån kommunens ekonomiska intressen? Finns en ~ndamålsenlig intern kontroll? o Vilka kontroller gors exempelvis vid attestering? o.4r avtal diarieforda i vederborlig ordning? o Rapporteres delegationsbeslut till styrelse/nåmnd? 1.3. Revisionskriterier Granskningen utgår från foljande revisionskriterier: Kommunallag Arkivlag Forvaltningslag Legen om offentlig upphandling Kommunale mål och riktlinjer 4

5 J ERNSr~ YovNc Qualityln Everything We Do 1.4. Metod och avgrånsning En dokumentstudie auseende riktlinjer och normer har utforts. Intervjuer har genomforts med kommunchef, upphandlare och controller vid kommunledningskontoret. Inom ramen for granskningen har åtta avtal slumpm~ssigt valts ut for granskning. Urvalet for stickproven har tagits från kommunstyrelsens område. en har granskats utifrån diarieforing, giltighet och avtalstecknade. Samtliga intervjuade har beretts tillf~lle att faktagranska rapporten. 2. Regelverk och lagstiftning 2.1. Arkivlagen Arkivlagen ~r den lagstiftning som anger hur olika allmånna handlingar i en kommun ska forvaras. Lagen anger i 3 att en myndighets arkiv bildas av de allminna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådans handlingar som auses i 2 kap. 9 tryckfrihetsforordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand for arkivering. Vidare anges att myndighetens arkiv skall bevaras, hållas ordnat och vårdas så att arkivet tillgodoser: 1. retten att ta del av allminna handlingar, 2. behovet av information for r~ttskipningen och forvaltningen, och 3. forskningens behov. Av 6 i arkivlegen framgår att i arkivvården ingår bland ennat att myndigheten skall 1. organisers arkivet på ett sådant sitt att retten att ta del av allmånna handlingar under- I~ttas, 2. uppr~tta dels en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnes i myndighetens arkiv och hur arkivet år organiserat, dels en systematisk arkivforteckning, 3. skydde arkivet mot forstorelse, skada, tillgrepp och obehorig åtkomst Arkivreg/emente Åstorp kommun finns en kommunarkivarie som ansvarar for att arkivet. I kommunens arkivreglemente, antaget av kommunfullmåktige , 15, anges att kommunstyrelsen år arkivmyndighet och att arkivmyndigheten utover tillsyn over att kommunens myndigheter fullgor sins skyldigheter betråffande arkivbildningen och arkivvården. Arkivmyndigheten får utferda de riktlinjer som behovs for arkivvården. Dessutom anges att av riksarkivet, till statlige myndigheter, utf~rdade foreskrifter, allminna råd och tekniske krav bor tjåna som norm given for kommunens myndigheter Legen om offentlig upphandling Upphandlande myndigheter anvender sig ofte av ramavtal. Med ramavtal auses enligt 5 kap. LOU ett avtal som ingås mellan en eller flere upphandlande myndigheter och en eller flere leverantorer i syfte att fastst~lla villkoren for senere tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Ett ramavtal kan avse varor, tj~nster eller byggentreprenader. Verdet av ett ramavtal ska bergknas till det hogsta sammenlegda verdet av samtlige de kontrakt som planeres under ramavtalets loptid (3 kap. 13 LOU). Reglerna i LOU betr~ffande ramavtal gyller for upphandlingar såvel over som under troskelvårdena.

6 J ERNST& YouNc Quality In Everything We Do Ramavtalets loptid ska vara maximalt fyra år (inklusive options- och forl~ngningsklausuler) om det finte finns s~rskilda skil (5 kap. 3 LOU). Sårskilda skil kan utgoras av t.ex. ett avgrånsat projekt som bergknas pågå något långre tid ~n fyra år och som finte har någon naturlig fortsåttning ner projektet ayslutats. Ett annat skil kan vara att upphandlingen medfor stora investeringar for leverantoren som ska skrivas av under avtalstiden. 3. Organisation, styrning och rutiner for avtalshantering 3.1. Organisation Kommunstyrelseforvaltningen arbetar under kommunstyrelsen och består av de sju enheterna: central administration, r~ddningstj~nst, samh~llsbyggnadsenheten, medborgarkontoret, IT-enheten, arbetsmarknadsenheten och integrationsenheten. Respektive enhet hanterar de avta) som enheten tecknar och kommunstyrelsens beslut om firmatecknare anger vem i organisationen som har ritt at teckna avtal. Kommunens upphandlingsansvarige fungerar som juridiskt stod vid behov Styrande dokument Några finterna riktlinjer med koppling till avtalshantering eller avtalstecknande finns finte utover det arkivreglemente, den upphandlingspolicy och firmateckningsordning som finns. Avtalsmallar skall enligt uppgift finnas på vissa områden men given hår saknas en central oversyn. Forklaringen som ges ~r att avtalstecknandet på flere områden betraktes som delegerat till avtalstecknare ute på forvaltningarna, men också att det forekommer ett stort antal olika avtalstyper vilket gor det svårt att anv~nda standardiserade maliar Firmateckningsordning Det åligger respektive nemnd att i sine delegationsordningar utse firmatecknare inom sitt område. Firmatecknare ~r personer som for kommunens rykning får underteckna handlingar rorande kop, fors~ljning, gåva och byte av såvel fast som los egendom, nyttjanderåtts- och servitutsavtal, leasingavtal, hyresavtal, låne- och borgenshandlingar samt de ovriga r~ttshandlingar varom sårskilt beslut fattes. Enligt rutinen ska ovenstående handlingar undertecknas av två firmatecknare. De enda foretr~dare for kommunen som ensamma får teckna avtal ~r kommunstyrelsens ordforande samt kommunchefen. Listen over firmatecknare uppdateras årligen genom beslut av kommunstyrelsen och av protokollstudier går att utlisa att behoriga firmatecknare uppdaterats kontinuerligt i samband med eventuelle personalforåndringar Kvalitetssikring Det finns inga formaliserade rutiner eller riktlinjer for hur kvalitetssikringen går till auseende uppr~ttandet av avtal. Enligt uppgift år det den som begir firmatecknarens underskrift som går i god for att avtalstexten och ovrig relevant dokumentation år kvalitetss~krad och korrekt. Betr~ffande upphandlingsavtal så ~r det enligt uppgift upphandlaren som ansvarar for framtagandet av avtalstext. Upphandlingsansvarig fungerer given som ett juridiskt stod till ovriga forvaltningar vid tecknande av ovriga avtal. Avtal auseende forsikringar skots av fors~kringsm~klare. Enligt uppgift forsoker kommunen alltid vara den part som uppr~ttar avtal vid upphandlingar. D

7 J ERNST&YovNc Quality In Everything We Do 3.4. Forvaring av avta) och avtalsregister kommunens ~rendehanteringssystem W3D3 finns ett specifikt register som avser avtal. Enligt uppgift ska detta register innehålla upphandlingsrelaterade avtal samt ovriga avtal. Inom detta register finns en undergrupp for ramavtal och upphandlingsavtal. For respektive avtal registreras given vem som ska handha avtalet och det anges vem som ~r ansvarig och vem som ~r handl~ggare for avtalet. Avtalen finns forvarade i kommunstyrelseforvaltningens n~rarkiv. Då mer utrymme behovs gallras n~rarkivet och de ~Idre akterna skickas till kommunarkivet System~gare for W3D3 år kommunsekreteraren. Derutover år det respektive avtals~gare som "gyger" sitt avtal. I W3D3 kan information om vilka produkter som kan handlas på avtalet registreras. Samtliga avtal scannas in eller inkommer med e-post till databasen och enligt uppgift ska alltid ett underskrivet original finnas i databasen. Av tillhandahållet utdrag från W3D3 kan konstateres att kommunstyrelseforvaltningen vid granskningstillf~llet hede 575 pågående avtal registrerade. Enligt uppgift finns dock finte alla avtal registrerade i avtalsdatabasen. Samtlige enhetschefer uppger att de har sine egna avtalsp~rmar på sine tj~nsterum med avtal som enligt enhetschefens bedomning endast beror den egna verksamheten. Av dokumenthanteringsplanen framgår att avtalen då ska forvaras lokalt. Vår bedomning Riktlinjer i form av firmateckningsordning, dokumenthanteringsplan och avtalsmallar finns. Vi bedomer dock att rutiner och riktlinjer for avtalshanteringen bor dokumenteres och fortydligas i form av en riktlinje for avtalshantering i kommunen. Vi noterer att det av firmateckningsordningen finte framgår om samtlige avtal ska undertecknas enligt firmateckningsordningen eller om det endast år avtal av storre ekonomisk betydelse. Vår bedomning, som styrks av utfallet i stickprovsgenomgången ~r att firmateckningsordningen finte regelmåssigt foljs vid tecknandet av avtal for kommunens råkning. Av granskningen framgår att avtalen i stor utstr~ckning utformas av ansvarig for den verksamhet som avtalen beror samt att kommunens upphandlingsansvarige finns fillg~nglig vid behov av juridiskt stod. Enligt uppgift forlitar sig firmatecknarna på att det avta/ som tillhandahålls for underskrift år kvalitetss~krat. Vi mener dock att ansvaret for innehå// och utformning foljer med undertecknandet, verfor firmatecknare alltid måste kontrollere och kvalitetssåkra avtalstexten. Rutinen for kvalitetssikringen bor dårfor fortydligas. Vår samlede bedomning utifrån stickprov och intervjuer ~r dock att forvaltningen forefaller ha god ordning over tecknade avta/ och de ekonomiska aspekter som ~r kopplade till avtalen. Rekommendationer Rutiner eller riktlinjer for avtalshantering bor tas fram. Firmatecknarens ansvar vid signering bor fortydligas Rutinen for kvalitetssikring av avta/ bor dokumenteres 4. Uppfoljning och intern kontroll 4.1. Bevakning och uppfoljning W3D3 registreres avtalsstart och avtalsslut, forlengning och datum for eventuell aktivitet. Aktiviteten inneber ofte att e-post går till ansvarig med uppmaning om att avtalet måste hanteras. Vid årsskiftet genomfordes en utbildning i programmet for samtlige registratorer. 7

8 J ERNST &YOUNG Quality In Everything We Do Tanken år given att samtliga nåmndsekreterare ska utbildas i programmet och d~refter få ett kontrollansvar på avtalshanteringen inom respektive nåmnd. Eftersom avtalstecknande finte ~r reglerat i delegationsordningen som ett delegationsbeslut så sker ingen kontinuerlig återrapportering till KS auseende avtalstecknande inom ramarna for återrapportering av delegationsbeslut. Enligt uppgift genomfors finte heller någon annan form av kontinuerlig återrapportering auseende avtal till kommunstyrelsen Intern kontroll Inom ramarna for det finterna kontrollarbetet sker viss uppfoljning auseende avtalshanteringen ikommunen. I kommunstyrelsens finterna kontrollplan 2012 ingick ett antal kontrollmoment som år aktuella for denna granskning. Nedan finns angivet vilka dessa var samt resultatet av kontrollen. Att kommunens attestrutiner foljs Resultat och sammanfattning.~ 1 samband med detta har det uppmårksammats att enstaka tillf~lliga mottagningsattesteringarhar gjorts av personer som saknar attestrått. Att girenden och handlingar diariefors och kan återfinnas Resultat och sammanfattning: Samtliga årenden ~r m~rkta med ankomstdatum och ~r registrerade i W3D3, eftersom urvalsmetoden utgick från registrerade girenden i W3D3. I två girenden finns inga handlingar, endast protokoll. 1 ett årende låg handlingen i tel tack. Internkontrollen visar att det finns behov av att ytferligare såkra hanteringen av inkommande handlingar, diariehanteringen och arkiveringen i kommunstyrelseforvaltningen. Att opphandling sker enligt fastst~llt reglemente. Att kommunens avta) ~r aktuella och till~mpas. Resultat och sammanfattning: Av de 55 verifikat som granskades fanns skål att ytterligare granska 11 av dessa. 2 foretag har under långre tid sålt varor/tjånster till kommunen utan att opphandling har skett. Ett av dessa 2 foretags produkter ingår i upphandlingar mot andra leverantorer och dermed finns en risk att kommunen begår avtalsbrott. Uppfoljningen som återrapporterats till kommunstyrelsen innehåller en analys av respektive kontrollresultat och det framgår tydligt vilken kontrollmetod som anvånts samt foreslagna åtg~rder for att komma tillråtta med påvisade brister. Infor 2013 har risk- och våsentlighetsbedomningar samt bruttorisklista dokumenterats och utifrån denna lista har kommunstyrelsens finterna kontrollplan 2013 utformats. Kontrollmomenten leveransfakturor, opphandling/avta) samt post- och ~rendehantering kvarstår. Enligt oppgift genomfor given forvaltningen kontinuerliga stickprovskontroller av avta) och avtalstroheten med fokus på sådant som har sitt eget kontoslag i budget. Kontroll av korrekt undertecknande av avtal kontrolleres alltså finte i detta fall. Detta ~r en del av forvaltningens kontinuerlige kontroll och alltså finte något som avrapporteras till kommunstyrelsen Attestering av fakturor Enligt kommunens attest- och utanordningsreglemente, beslutat av KF och senest reviderat den 30 maj 1994, ska fofjande kontroller gores vid attestering av fakturor:

9 J ERNST &YOUNG Qualityln Everything We Do kontroll mot beslut och anslag kontroll mot best lining kontroll mot leverans aritmetisk kontroll (granskning kontroll) Vidare kan dessa kontroller kompletteres med ovriga kontroller, som respektive nemnd/forvaltning finner erforderliga for s~rskilda skil. ekonomihandboken, senest reviderad den 17 juni 2013, finns rutinerna for attestering och hantering av fakturor dokumenterade. Av rutinen framgår att det vid betalning av fakturor och utbetalning av medel kr~vs att attesteringen ~r fullstendig och korrekt. Vidare ska alla fakturor innehålla två attester av olika personer som ~r anst~llda i kommunen. Beslutsattesten skall, liksom mottagningsattesten, skrives ut i klartext, det vill siga med fullstendig namnteckning. Signatur godkånns finte for attest. Beslutsattest och mottagningsattest skall alltid finnes med och ~r dermed obligatoriske. Vår bedomning Avtalsdatabasen mojliggor en kontinuerlig bevakning och uppfoljning av tecknade avta/, vilket minskar riskerna att till exempel automatfiska forl~ngningar aktiveres utan provning från kommunen. Vidare bedomer vi att planerad utbildning i W3D3 for samtlige nåmndsekreterare ytterligere kommer styrka bevakningen och hanteringen av pågående av avta/. Avtalstecknande ~r finte reglerat i delegationsordningen och således finns det finte någon rutin for kontinuerlig återrapportering till kommunstyrelsen vid tecknade avta/. Enligt uppgift genomfors finte heller någov annan form av kontinuerlig återrapportering auseende avta/ till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har dock i sin finterna kontrollplan for 2012 och 2013 identifierat avtalshanteringen som ett riskområde och kontroller har genomforts.,oven området attestrutiner har kontrollerats inom ramarna for den finterna kontrollen. Resultatet har återrapporterats skriftligen till kommunstyrelsen. Vi bedomer att kommunstyrelsen behover utveckla en rutin for kontinuerlig återrapportering rorande avta/ av storre ekonomisk art. Rekommendationer Rutiner eller riktlinjer for avtalshantering bor tas fram. 5. Sammenfattende bedomning utifrån stickprovsgranskningen Avtalen som valts ut for granskning ~r slumpm~ssigt valda utifrån lista på kommunstyrelsens pågående avta/, som tagits fram från kommunens ~rendehanteringssystem W3D3. et omfattade åtte avta/. Samtlige stickprov beror avtalstecknande vid kommunstyrelsen. På sju av åtte avta/ framgår avtalets diarienummer. For de avta/ dir indexuppr~kning m.m. var aktuellt var detta åtg~rdat med klausul for indexuppr~kning och loptiden for avtalen låg med undantag for ett avta/ inom ramen for uppdraget. Dock var endast h~lften av avtalen korrekt undertecknade, vilket skulle kunna innebora att avtalen finte ~r giltiga då undertecknandet av avtalet finte gjorts av behorig. Antalet stickprov i granskningen ~r få i forhållande till populationen. Granskningen av stickprov visar dock att kommunens avtalshantering kan bedomas uppfylla krav på diarieforing, ekonomisk såkerst~llande av gjorda åtaganden som ~r gållande vid tidpunkten for granskningen. ~7

10 J ERNST& YovNc Qualityln Everything We Do Åstorp den 4 sept fir, 2013 ~~ Ja~COØ Smith Cert~fierad kommunal revisor Ernst &Young ~~~~ /~ ~~ Sofie Bredberg Verksamhetsrevisor Ernst &Young 10

11 Bilaga 1 - Kållforteckning Intervjuade medarbetare Claes Jarivi, kommunchef Annika Tublen, controller kommunledningskontoret Kurt tronsund, upphandlingsansvarig Eva Bergdahl, kommunsekreterare Bilaga 2 - Resultat av stickprovsgranskning Avtalen som valts ut for granskning ~r slumpmåssigt valda utifrån lista på kommunstyrelsens pågående avtal, som tagits fram från kommunens årendehanteringssystem W3D3. Avtalspart: Åstorps Kommun, samh~llsbyggnadskontoret Avtalspart: Bjornekulla IT AB Avser: Nyttjanderått till mark for fiber samt visst nyttjande av lokal Avtalstid: Från och med undertecknandet och 10 år framåt. Sags finte overenskommelsen upp forlengs dess giftighet med fem år vid varje tillf~lle. Diariefort: Ja, diarienummer AVT Indexuppråkning faststållt i kontraktet: Inte aktuellt for detta avta) Korrekt undertecknat: Avtalet år endast undertecknat av en firmatecknare vilket finte ~r i enlighet med beslutad firmateckningsordning. Avtalspart: Åstorps kommun, Samh~llsbyggnadskontoret Avtalspart: Sydpark AB Avser: Flyttning av fordon enligt Jagen om flyttning av fordon i vissa fall (1982:129) och forordningen (1982:198) Avtalstid: , om avtalet finte sags upp forlångs det med 1 år i taget I~ngst t.o.m Dårefter upphor avtalet att gåfila. Diariefort: Ja, diarienummer AVT Indexuppr~kning fastst~llt i kontraktet: Eventuella prishojningar regleras finte av avtalet. Korrekt undertecknat: Nej, avtalet ~r undertecknat av annan ån utsedd firmatecknare, vilket finte ~r i enlighet med beslutad firmateckningsordning. Avtalspart: Åstorps kommun, upphandlingsenheten Avtalspart: Marsh AB Avser: Fors~kringsformedlare for upphandling och placering av kommunens forsikringar, uppfoljning av fors~kringsavtalet och lopande service samt riskhantering. Med kommunen auses forutom koparen given koparens medfors~krade bolag enligt forteckning i anbudsforfrågan.

12 Avtalstid: till Vid avtaletidens utgång upphor avtalet att galla utan upps~gning. Koparen gyger ritt att forlenga avtalstiden upp till 1år till samma villkor som ursprungligen avtalats. Sådan forlångning ska meddelas skriftligen senast 3 rnånader fore avtalsperiodens ~tgång. Diariefort: Ja, diarienummer AVT Indexuppråkning faststållt i kontraktet: Eventuella prishojningar regleras finte av avtalet. Korrekt undertecknat: Ja Avtalspart: åstorps kommun Avtalspart: Aditro AB Avser: Till~ggsavtal till Personec P Avtalstid: till med mojlighet till forlångning årsvis dårefter. Vid for- I~ngning ska kunden meddels leverantoren om detta senast 6 månader fore den inledande periodens utgång. Avtalet forlengs då i perioder om ett år med samma upps~gningstid. Diariefort: Huvudavtalet har diarienumret AVT Indexuppr~kning faststålit i kontraktet: Ja Korrekt undertecknat: Ja Avtalspart: Åstorps kommun, Avtalspart: Bjornekulla Fastighets AB Avser: Indexklausul for lokal i fastigheten Lejonet 8, Activa Avtalstid: Framgår finte av tillhandahållet avtal Diariefort: Ja, diarienummer AVT Indexuppråkning fastst~llt i kontraktet: Eventuella prishojningar regleras finte av avtalet Korrekt undertecknat: Nej, avtalet ~r undertecknat av en person som finte ~r utsedd firmatecknare enligt då gallande beslutad firmateckningsordning. Avtalspart: Åstorps kommun. Kommunstyrelseforvaltningen Avtalspart: EDP Consult AB Avser: Licens och konsulttj~nster auseende debiteringssystemet EDP Future. Avtalstid: Avtalet gyller for båda parter tom Efter detta kan vardera part siga upp avtalet. Upps~gning ska ske minst 6 månader fore avtalstidens utgång. I annat fall for- I~ngs avtalet automatiskt med 12 månader. Diariefort: Ja, diarienummer AVT Indexuppr~kning fastst~llt i kontraktet: Eventuelia prishojningar regleras finte av avtalet Korrekt undertecknat: Ja

13 Avtalspart: Åstorps kommun. Kommunstyrelseforvaltningen Avtalspart: Posten Meddelande AB via Kommunforbundet Skåne Avser: Intern och extern posthantering Avtalstid: Avtalstiden ~r Avtalet kan forl~ngas med 1 år i taget dock I~ngt t o m med ofor~ndrade villkor om båda parter ~r overens om det. D~refter upphor avtalet att galla. Avisering om onskad forlångning ska ske skriftligen senast 9 månader fore tidens utgång. Diariefort: Ja, diarienummer AVT Indexuppråkning fastst~llt i kontraktet: Ja Korrekt undertecknat: Ja. fullmakt från Åstorps kommun auseende tecknande av avtalet av kommunforbundet Skåne finns och ~r signerad enligt beslutad firmateckningsordning. Avtalspart: Åstorps kommun Avtalspart: Forenade service AB Avser: Fonsterputs Avtalstid: Avser ytterligere en period fram till dess att ny upphandling for området år genomford. Avtalet gyller dock I~ngts till och med samt får ej i belopp overstige kr exklusive merv~rdeskatt från och med och framåt totalt. Diariefort: Det framgår inget diarienummer på avtalet Indexuppr~kning fastst~llt i kontraktet: Eventuelle prishojningar regleras finte av avtalet Korrekt undertecknat: Nej, avtalet ~r undertecknat av annan ~n utsedd firmatecknare, vilket finte ~r i enlighet med beslutad firmateckningsordning.