Årsmöte Medlemmarna i DIS Syd kallas till årsmöte, Söndagen den 31 mars, kl. 13:00 Bellevue Park, Eddagatan 3 i Malmö

Transkript

1 Årsmöte 2019 Medlemmarna i DIS Syd kallas till årsmöte, Söndagen den 31 mars, kl. 13:00 Bellevue Park, Eddagatan 3 i Malmö Föreningen DIS Syd - en regionförening till DIS för Skåne, Blekinge och södra Halland info@dis-syd.se

2 Innehållsförteckning Innehållsförteckning 2 Föredragningslista vid årsmötet 3 Styrelsens verksamhetsberättelse för Styrelse 4 Medlemmar 4 Ekonomi 5 Logotyp 5 Nyhetsbrev 5 Samarbete med SeniorNet Malmö 5 Utbildningsverksamhet 5 Disbyt 6 Årsmöte och höstmöte 6 Representation i DIS 7 Sveriges Släktforskarförbund 7 Deltagande i arrangemang, föreningsmöten 7 DISkutabelt 7 Hemsida och Facebook-sida 7 Styrelsens ekonomiska rapporter för Balansrapport 9 Resultatrapport 10 Revisionsberättelse 11 Styrelsens förslag till disposition av resultatet 12 Styrelsens förslag till verksamhetsplan för Styrelsens förslag till reseersättning Styrelsens förslag till medlemsavgift Styrelsens förslag till budget för Valberedningens förslag 15 2

3 Föredragningslista vid årsmötet 1. Inledning 2. Fastställande av dagordningen 3. Fråga om mötet är behörigen utlyst 4. Val av ordförande, sekreterare och justeringsmän 5. Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomisk rapport 6. Revisionsberättelse 7. Fastställande av balans- och resultaträkning 8. Disposition av resultatet 9. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 10. Förslag till verksamhetsplan och budget för 2019 samt medlemsavgift för Inkomna motioner 12. Fastställande av antalet ledamöter i styrelsen 13. Val av ordförande intill nästa årsmöte 14. Val av ledamöter till styrelsen 15. Val av ombud till Sveriges Släktforskarförbunds stämma Val av revisorer jämte revisorssuppleanter 17. Val av valberedning 18. Övriga frågor 19. Avslutning 3

4 Styrelsens verksamhetsberättelse för 2018 Styrelsen för föreningen DIS Syd lämnar följande redogörelse för verksamhetsåret den 1 januari - 31 december 2018, föreningens tjugosjunde. DIS Syd är en regionförening till Föreningen för datorhjälp i släktforskningen, DIS, för Skåne, Blekinge och södra Halland. Föreningens ändamål är att främja kunskapen om, förståelsen för, samt användningen av datorn som hjälpmedel i släktforskningen. DIS Syd är direktansluten medlem i Sveriges Släktforskarförbund samt stödmedlem till Skånes Släktforskarförbund. Föreningen har sitt kansli hos Landsarkivet i Lund på vid Arkivcentrum syd tillsammans med Skånes släktforskarförbund. Styrelse Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Staffan E:son Knös Lars-Åke Stenemo Marie Munke Anders I Andersson Lena Ringbrant Ekelund Magnus Hellblom Anders Lindberg Bo Lundgren Kerstin Olsson ordförande vice ordförande kassör sekreterare, webmaster ledamot ledamot ledamot, utbildningsansvarig ledamot ledamot Kerstin Olsson har under året varit förhindrad att delta i styrelsearbetet. Styrelsen har haft nio styrelsemöten samt ett flertal kontakter via e-post. Mats J Larsson har varit adjungerad vid styrelsemötena i egenskap av redaktör för DISkutabelt. Kent Hektor har varit adjungerad vid styrelsemöten i sin roll som Disbyt-ombud. Medlemmar Föreningen hade vid årets ingång medlemmar och vid årets utgång medlemmar. Under året tecknades 142 nya medlemskap jämfört med 126 under Anslutningsgraden var i genomsnitt 74 procent av föreningen DIS medlemmar inom DIS Syds upptagningsområde, dvs. Skåne, Blekinge och 4

5 södra Halland. Medlemsavgiften har under året varit 70 kronor, för familjemedlem 35 kronor. Medlemskap i DIS Syd förutsätter medlemskap i riksföreningen DIS. Ekonomi Balans- och resultaträkningar för verksamhetsåret finns nedan i avsnittet Styrelsens ekonomiska rapporter. Logotyp Styrelsen beslutade att anpassa föreningens logotype till den som DIS använder. Detta bland annat för att tydligare visa samhörigheten med DIS och övriga regionföreningar. Nyhetsbrev Totalt har 8 nyhetsbrev skickats ut till medlemmarna via e-post med information om kommande aktiviteter, utbildningar och andra aktualiteter. Sedan augusti skickas nyhetsbreven ut i ny form och i föreningens egen regi. Samarbete med SeniorNet Malmö För att öka intresset i Malmöregionen för släktforskning i allmänhet och i synnerhet för DIS Syd och DIS produkter, inledde vi under året ett samarbete med SeniorNet Malmö. Syftet är vidare att öka aktiveringen av intresserade medlemmar för att bli funktionärer och handledare samt att ta tillvara möjligheten till social samvaro och se den som att konkurrensmedel i förhållande till andra föreningar och programtillverkare. Från och med oktober 2018 finns funktionärer från DIS Syd på plats varje tisdag i SeniorNets lokaler på Bellevue Park i Malmö. Aktiviteten hade under de två första månaderna 34 unika besökare, varav 20 var nya släktforskare, inte tidigare medlemmar i DIS. Det är för tidigt att uttala sig om hu stor del av dessa som slutligen blir nya medlemmar i DIS och väljer Disgen. Fyra medlemmar, som inte tidigare varit funktionärer, har under tiden engagerats som handledare. Utbildningsverksamhet DIS-träffar Sammanlagt har föreningen under året anordnat 47 DIS-träffar och sammanlagt deltog över 250 personer i träffarna som hållits på följande orter 5

6 med antalet träffar inom parentes: Eslöv (10), Halmstad (1), Helsingborg (2), Höganäs (3), Klippan (8), Lund (5), Ronneby (9) och Sölvesborg (9). Samverkan med Slægt og Data, DIS Helsingør Årets samarrangemang hölls den 6 oktober i Helsingør. Studiecirklar I Ronneby har vi under året genomfört två studiecirklar. I Klippan har vi genomfört två grundläggande kart- och bildkurser i Disgen. I Kristianstad har vi genomfört tre studiecirklar om Disgen i samverkan med Kristianstadsbygdens Släktforskarförening och Studieförbundet Vuxenskolan med totalt 22 deltagare. Vidare har vi under året genomfört två studiecirklar om Disgen i Karlskrona. Dessa i samarbete med ABF Blekinge. Besök hos släktforskarföreningar DIS kartfadder Lena Ringbrant Ekelund har besökt åtta släktforskarföreningar och berättat om historiska kartor och hur man kan använda kartor i Disgen. I Kristianstad har vi deltagit med information om Disgen vid Kristianstadsbygdens släktforskarförenings forskarträffar vid fyra tillfällen med totalt 20 deltagare. Disbyt Kent Hektor har under året varit föreningens Disbyt-ombud. Under 2018 har Disbyt-ombudet bearbetat 212 (2017: 277) bidrag från medlemmar innehållande cirka personer (2017: cirka ). Totalt har (2017: 6 967) frågor på län och (2017: ) frågor på församling, bearbetats. Många andra frågor relaterade till registrering och Disbyt-utdrag har besvarats. Tillsammans med svaren skickas tips, förslag och instruktioner. Årsmöte och höstmöte Årsmötet hölls den 18 mars på 47:an i Klippan. Mötet inleddes med ett föredrag av Bengt Gärdfors, med rubriken Tysklandsfararna en bortglömd utvandring. Efter föredraget vidtog de ordinarie årsmötesförhandlingarna som avslutades med att Jan Nilsson valdes till hedersordförande i föreningen. Höstmötet hölls den 21 oktober på Senioren i Hässleholm. Föredragshållare var Patrik Hansson som presenterade Disgen Mötet avslutades med information om aktualiteter från föreningen och DIS. 6

7 Representation i DIS Vid Föreningen DIS styrelsemöten har DIS Syd varit representerat vid de flesta tillfällena med adjungerad ledamot. Lena Ringbrant Ekelund, Magnus Hellblom, Bengt Kjöllerström, Anders Lindberg, Anders Larsson, Mats J Larsson, Torgny Larsson, Bo Lundgren, Marie Munke, Benny Olson, Lars-Åke Stenemo och Arne Sörlöv deltog vid DIS funktionärsträff i Linköping den 30 september - 1 oktober. Sveriges Släktforskarförbund Staffan E:son Knös, Mats J Larsson och Lars-Åke Stenemo var föreningens ombud vid Sveriges Släktforskarförbunds stämma den 31 augusti. Deltagande i arrangemang, föreningsmöten Föreningen deltog under året vid följande arrangemang: Skånes Släktforskarförbunds utställning och stämma den 8 april i Eslöv Tjust Släktforskarförenings veckokurs i Gamleby den 31 juli Släktforskardagarna i Växjö den 1 2 september Kullabygdens släktforskarhelg i Åsljunga den oktober Arkivens Dag, Arkivcentrum Syd den 10 november DISkutabelt Föreningens medlemstidning, DISkutabelt, har utkommit med fyra nummer under året, samtliga i färg. Upplagan av exemplar per nummer. Antalet prenumeranter, dvs. medlemmar och andra, uppgick till cirka Överupplagan har använts som marknadsförening vid arrangemang och träffar. Under året har 135 medlemmar valt att få tidningen i elektronisk form. Hemsida och Facebook-sida Föreningens hemsida har löpande uppdaterats under året och det totala antalet sidvisningar uppgick till (2017: 9 911). Föreningens Facebook-sida har 155 följare. 7

8 Malmö den 31 mars 2019 Staffan E:son Knös Lars-Åke Stenemo Marie Munke Anders I Andersson Lena Ringbrant Ekelund Magnus Hellblom Anders Lindberg Bo Lundgren 8

9 Styrelsens ekonomiska rapporter för 2018 Balansrapport DIS SYD Sida: 1(1) Balansrapport Utskrivet: Preliminär 09:01 Räkenskapsår: Senaste vernr: 119 Resultatenhet: Hela företaget Period: Ing balans Period Utg balans TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar 1220 Inventarier , , , Ack avskrivn inventarier , , ,00 S:a Materiella anläggningstillgångar 3 204,00-641, ,00 S:a Anläggningstillgångar 3 204,00-641, ,00 Omsättningstillgångar Fordringar 1510 Kundfordringar , ,00 0,00 S:a Fordringar , ,00 0,00 Kassa och bank 1930 Checkräkningskonto 4 493, , , Placeringskonto , , ,00 S:a Kassa och bank , , ,70 S:a Omsättningstillgångar , , ,70 S:A TILLGÅNGAR , , ,70 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 2019 Redovisat resultat , , , Balanserad vinst , , ,01 S:a Eget kapital , , ,70 Kortfristiga skulder 2440 Leverantörsskulder 0, , , Övr kortfri skulder 0,00 440,00 440, Förutbetalt DIS 0, , , Förutbet int upplupn kostn , ,50 0,00 S:a Kortfristiga skulder , , ,00 S:A EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER , , ,70 BERÄKNAT RESULTAT*** 0,00 0,00 0,00 9

10 Resultatrapport DIS SYD Sida: 1(2) Resultatrapport Utskrivet: Preliminär 09:01 Räkenskapsår: Senaste vernr: 119 Resultatenhet: Hela företaget Period: Perioden Period fg år Årsbudget Rörelsens intäkter mm Nettoomsättning 3010 Medlemsavgifter , , , Medlemsbidrag DIS , , , Försäljning material 2 085, ,00 0,00 S:a Nettoomsättning , , ,00 Övriga rörelseintäkter 3989 Övriga bidrag 6 440,00 659,00 0, Övr ersättn och intäkter 0, ,00 0,00 S:a Övriga rörelseintäkter 6 440, ,00 0,00 S:a Rörelseintäkter mm , , ,00 Rörelsens kostnader Råvaror och förnödenheter mm 4010 Inköp material och varor ,00 0,00 0, Kostnader träffar ,75 0,00 0,00 S:a Råvaror och förnödenheter mm ,75 0,00 0,00 Bruttovinst , , ,00 Övriga externa kostnader 5010 Lokalhyra , , , Förbrukningsinventarier , ,80 0, Programvaror , , , Resor Styrelsen , , , Resersättning Fadder + medlema , , , Diskutabelt , , , Släktforskardagarna SSF , , , Reklamtrycksaker , , , Arrangemang , ,00 0, Representation -317,00-500,00 0, Trycksaker ,00 0,00 0, Tele och Post (gruppkonto) , , , Internet 0, , , Domänavgift , , , Övr kostnader 0,00 0, , DIS Syd medlemsmöten , , , Sveriges Släktforskarförbund , , , Bankkostnader -927,00-930, ,00 S:a Övriga externa kostnader , , ,00 S:a Rörelsens kostnader inkl råvaror mm , , ,00 Rörelseresultat före avskrivningar , ,84 500,00 Avskrivningar 7830 Avskr på maskiner och inv -641,00-801,00-600,00 S:a Avskrivningar -641,00-801,00-600,00 Rörelseresultat efter avskrivningar , ,84-100,00 Rörelseresultat före finansiella intäkter och kostnader , ,84-100,00 Resultat efter finansiella intäkter och kostnader , ,84-100,00 Resultat före bokslutsdispositioner och skatt , ,84-100,00 Resultat före skatt , ,84-100,00 Beräknat resultat , ,84-100,00 10

11 Revisionsberättelse 11

12 Styrelsens förslag till disposition av resultatet Styrelsen föreslår att resultatet för 2018 överförs i ny räkning. Styrelsens förslag till verksamhetsplan för 2019 Det kommande året förutses få ungefär samma karaktär som det förra. Följande kan nämnas särskilt. Disgen Föreningens ändamål är att ge hjälp och service till medlemmarna när det gäller att använda datorn som hjälpmedel i släktforskningen. I detta avseende prioriteras Disgen. DIS-träffar Våra DIS-träffar är uppskattade och efterfrågade. Under 2019 kommer det att anordnas sådana träffar i Eslöv, Lund, Ronneby och Sölvesborg. Vi kommer under året att undersöka förutsättningarna för att anordna DIS-träffar i nordvästra Skåne. Disbyt En av de nyttigaste funktionerna i DIS bredvid rådgivningen till medlemmarna är Disbyt. Föreningen har ett Disbyt-ombud. Studiecirklar Studiecirklar i samarbete med bildningsförbund planeras, främst i Blekinge. Dessa två cirklar kommer att vara inriktade på grunderna i Disgen och rikta sig till dem som nyligen skaffat programmet och vill komma igång med det. Samarbete med SeniorNet Malmö Verksamheten med prova-på-aktiviteter ska betraktas som en marknads föringsaktivitet. Med omkring 35 planerade tillfällen under 2019 med omkring 10 deltagare per tillfälle öppnas förutsättningar för att nå över 100 nya potentiella medlemmar. Aktiviteterna ställer krav på utbildning, såväl på grundläggande nivå inom släktforskning och Disgen som på mer specifika fördjupningskurser där nytta och nya användningsområden av teknik står mer i fokus än tekniken i sig samt i former där social gemenskap är central. Försök planeras tillsammans med Studieförbundet Vuxenskolan och Malmö universitet med att engagera blivande lärare i historia och andra ämnen som handledare för studiecirklar. Detta är också tänkt som ett försök att nå ungdomsgrupper för släktforskning. 12

13 Höstmöte Föreningens höstmöte planeras till oktober månad. Samverkan med Slægt og Data, DIS Helsingør Tillsammans med Slægt og Data kommer vi att diskutera förutsättningarna för att arrangera en ny träff till hösten. Aktiviteter riktade till släktforskarföreningar Under året kommer vi att presentera DIS och DIS Syds verksamhet med särskild inriktning på släktforskarföreningar i Skåne, Blekinge och södra Halland. DISkutabelt Medlemstidningen, DISkutabelt ska utkomma med fyra nummer. För att balansera föreningens ekonomi kommer ett av dessa nummer endast att ges ut digitalt. Styrelsens strävan är att få fler medlemmar att välja att få tidningen digitalt i stället för i pappersform. Hemsida och Facebook Föreningens hemsida och Facebook-sida ska löpande uppdateras. Styrelsemöten Styrelsen kommer att ha såväl fysiska möten som möten via Skype för att öka mötesfrekvensen utan att kostnaderna samtidigt ökar. Sveriges Släktforskarförbunds stämma 2018 DIS Syd är direktansluten medlem till Sveriges släktforskarförbund och kommer att sända ombud till förbundets stämma i Borås. Styrelsens förslag till reseersättning 2019 Styrelsen föreslår att reseersättning ska utgå enligt statliga normer. Styrelsens förslag till medlemsavgift 2020 Styrelsen föreslår att medlemsavgiften för 2020 fastställs till 70 kronor för enskild medlem och till 35 kronor för familjemedlem samtidigt som två av DISkutabelts fyra nummer under 2020 endast ges ut i digital form. 13

14 Styrelsens förslag till budget för 2019 Konto Benämning Budget Utfall Budget Utfall Budget RÖRELSENS INTÄKTER Medlemsavifter Medlemsbidrag DIS Extra medlemsbidrag från DIS Försäljning material Övriga bidrag Summa nettoomsättning SUMMA RÖRELSENS INTÄKTER RÖRELSENS KOSTNADER Material och varor 4010 Varuinköp Kostnad träffar Summa material och varor BRUTTOVINST Övriga externa kostnader 5010 Lokalhyra Förbrukningsinventarier Programvaror Resor Styrelsen Resor Fadder o medlemmar Diskutabelt Släktforskardagarna SSF Reklamtrycksaker Arrangemang Representation Trycksaker Telefon & Porto Internet Domänavgift Övriga kostnader DIS Syd medlemsmöten Sveriges Släktforskarförbund Bankkostnad Summa övriga externa kostnader Avskrivningar/nedskrivningar 7830 Avskrivn maskiner/inventarier Summa avskrivningar/nedskrivningar SUMMA RÖRELSENS KOSTNADER RÖRELSERESULTAT Resultat från finansiella investeringar 8300 Ränteintäkter från oms tillg Summa resultat från finansiella investeringar RES EFTER FINANSIELLA POSTER ÅRETS RESULTAT

15 Valberedningens förslag Valberedningens förslag kommer att presenteras i särskild ordning. 15

16 Anteckningar 16