Direktionen sammanträder fredag den 17 mars 2017

Transkript

1 sid 1 (2) DIREKTIONEN Kallelse/Föredragningslista Sekreterare Filippa Rosendahl, filippa.rosendal@karlstad.se Direktionen sammanträder fredag den 17 mars 2017 Kils brandstation, 08:30 Val av justerare Ärenden 1. Redovisning av delegeringsbeslut Rapport över fattade delegeringsbeslut under perioden from 23 januari tom 6 mars 2. Årsbokslut 3. Redovisning av intern kontroll 4. Revisionsrapport granskning av internkontroll avseende bisysslor 5. Förslag till revidering av delegeringsordning 6. Komplettering av antidrogpolicy 7. Samarbetsavtal med Nerikes brandkår, Bergslagens räddningstjänst och Västra Mälardalens räddningstjänst Malin Hedberg Ordförande Karlstad den 13 mars 2017 Postadress: INfanterigatan 20, Karlstad Besöksadress: Räddningstjänsten Sandbäcken Tel: E-post: raddningstjansten@karlstad.se Org.nr: Bankgiro:

2 Sid 1(7) ÄRENDE I Räddningstjänsten Karlstadsregionen Webbplats raddningkarlstad.se E-post raddningstjansten@karlstad.se Organisationsnr Postadress Räddningscenter Sandbäcken Karlstad Besöksadress Infanterigatan 20 Telefon Fax Säte Karlstad Bankgiro

3 Nämndlista sid 1 (3) Period: Ärenderubrik Objekt/Fastighet Kommun Personal - Nyanställning RIB Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Anställningsavtal Christian Borèn BJ Personal -Nyanställning RIB Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Anställningsavtal Robin Nilsson BJ Egensotning - NORRA HANNÄS 1:58 NORRA HANNÄS 1:58 Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Kil - NORRA HANNÄS 1:58 HB Egensotning - RUNNVÅLEN 1:306 RUNNVÅLEN 1:306 Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Kil - RUNNVÅLEN 1:306 HB Egensotning -Hedegården 1:47, Forshaga HEDEGÅRDEN 1:47 Grums Grums Kil Kil Forshaga Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Forshaga - HEDEGÅRDEN 1:47 HB Egensotning -Skåre 1:116, Karlstad SKÅRE 1:116 Karlstad Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Karlstad - SKÅRE 1:116 HB Egensotning -Hammar 1:122, Hammarö HAMMAR 1:122 Hammarö Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Hammarö - HAMMAR 1:122 HB Egensotning -Kornet 5, Karlstad KORNET 5 Karlstad Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Karlstad - KORNET 5 HB Personal -Nyanställning RIB Hammarö Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Anställningsavtal Fredrik Wall BJ Personal - anställning brandingenjör förebyggande Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Belsut anställa personal Glenn Appel HB Anteckning: Brandingenjör på förebyggande Ansökan tillstånd hantering brandfarlig vara - Hammarlundens Skola F-6 Hammarö Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Beslut tillstånd brandf vara - Eva Österman / Hans Nordmark Delegeringsbeslut - tillsynsplan 2017 HK Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Delegationsbeslut - tillsynsplan 2017 HB Egensotning - VÄSTRA DEJEFORS 22:4 VÄSTRA DEJEFORS 22:4 Forshaga Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Forshaga - VÄSTRA DEJEFORS 22:4 Personal -Nyanställning RIB HB Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Anställningsavtal Ann-Louise Persson BJ Kil

4 Nämndlista Ärenderubrik Objekt/Fastighet sid 2 (3) Kommun Egensotning - VÄSTRA DEJEFORS 11:11 VÄSTRA DEJEFORS 11:11 Forshaga Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Forshaga - VÄSTRA DEJEFORS 11:11 Egensotning - BJÖRKÅSEN 1:1 HB BJÖRKÅSEN 1: HB Karlstad Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Karlstad - BJÖRKÅSEN 1:1 HB Ansökan tillstånd hantering brandfarlig vara - DRUVAN 14 DRUVAN 14 HB Karlstad Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Beslut tillstånd brandf vara - Patrik Frisk HK Anteckning: Ekonomi - Beslut om internbudget 2017 Tillfällig hantering i samband med fasadrenovering Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Beslut om internbudget 2017 ERL Verksamhetsplan 2017 Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Beslut om verksamhetsplan 2017 ERL Egensotning - GAMLA SLOTTSBRON 1:430 GAMLA SLOTTSBRON 1:430 Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Grums - GAMLA SLOTTSBRON 1:430 Egensotning - NORRA MON 13:17 HB NORRA MON 13: NW NW Grums HB Forshaga Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Forshaga - NORRA MON 13:17 HB Egensotning - NOLGÅRD 1:126 NOLGÅRD 1:126 HB Hammarö Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Hammarö - NOLGÅRD 1:126 HB Egensotning - VIKSTAD 3:9 VIKSTAD 3:9 Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Kil - VIKSTAD 3:9 HB Ansökan tillstånd hantering brandfarlig vara -Såifa, Skoghall Såifa Skoghall LUNDEN 1:1 HB Kil HB Hammarö Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Beslut tillstånd brandf vara - Såifa Skoghall ML Egensotning - LERBODA 1:61 LERBODA 1:61 Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Kil - LERBODA 1:61 HB Egensotning - GLÖDEN 3 GLÖDEN 3 HB Kil HB Karlstad Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Karlstad - GLÖDEN 3 HB Personal -Nyanställning RIB HB Forshaga Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Anställningsavtal Tony Zeller BJ Egensotning - STODENE 1:97 STODENE 1:97 Karlstad Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Karlstad - STODENE 1:97 HB Egensotning -Sannerud 1:690, Kil SANNERUD 1:690 Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Kil - SANNERUD 1:690 HB HB Kil HB

5 Nämndlista Ärenderubrik Objekt/Fastighet sid 3 (3) Kommun Egensotning -Sannerud 1:634, Kil SANNERUD 1:634 Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Kil - SANNERUD 1:634 HB Egensotning -V:a Dejefors 23:14, Forshaga VÄSTRA DEJEFORS 23:14 Kil HB Forshaga Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Forshaga - VÄSTRA DEJEFORS 23:14 Egensotning - SÄBYTORP 1:70 HB SÄBYTORP 1: Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Kil - SÄBYTORP 1:70 HB Egensotning -Tröskeln 15, Karlstad TRÖSKELN 15 HB Kil HB Karlstad Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Karlstad - TRÖSKELN 15 HB Egensotning -Lövnäs 1:307, Hammarö LÖVNÄS 1:307 HB Hammarö Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Medgivande Hammarö - LÖVNÄS 1:307 HB Föreläggande Skorstensfejarmästare -Björken 3, Karlstad Beslutsdatum Händelse Handläggare Diarienr Beslut Föreläggande MAL HB Skfjm Antal händelser: 35

6 ÄRENDE II Sid 2(7)

7 sid 1 (1) RÄDDNINGSTJÄNSTEN KARLSTADSREGIONEN Tjänsteskrivelse Erik Ramsell, erik.ramsell@karlstad.se Direktionen Årsredovisning 2016 Räddningstjänsten Karlstadsregionen Förbundsledningens förslag Årsredovisningen för 2016 godkänns. Sammanfattning av ärendet Räddningstjänsten Karlstadsregionen har upprättat årsredovisning för år Årsredovisningen innehåller en presentation av det gångna årets verksamhet och ekonomiska utfall kopplat till de mål direktionen antagit för mandatperioden Beslutsunderlag Förbundsledningens tjänsteskrivelse den 3 mars Årsredovisning 2016 samt bilagor. Nils Weslien Förbundsdirektör/räddningschef Erik Ramsell administrativ chef Beslutet skickas till Medlemskommunerna Revisorerna Postadress: Karlstadsregionens Räddningstjänstförbund, Karlstad Besöksadress: Räddningscenter Sandbäcken Tel: Fax: E-post: raddningstjansten@karlstad.se Org.nr: Bankgiro:

8 Sid 1(36) ÅRSREDOVISNING 2016 RÄDDNINGSTJÄNSTEN KARLSTADSREGIONEN Räddningstjänsten Karlstadsregionen Webbplats raddningkarlstad.se E-post Organisationsnr Postadress Karlstad Besöksadress Räddningscenter Sandbäcken Telefon Fax Säte Karlstad Bankgiro

9 Sid 2(36) Sammanfattning Räddningstjänstförbundet har upprättat årsredovisning för år De av direktionen uppsatta övergripande målen för verksamheten stäms av med hjälp av verksamhetsmål med indikatorer och finansiella mål. Förbundets resultat på tkr (justerat för reavinster) år 2016 gör att de finansiella målen uppfyllts. Det egna kapitalet ökar och den finansiella ställningen stärks därmed. Egna medel för reinvesteringar finns vilket säkerställer att den materiella standarden kan upprätthållas. God ekonomisk hushållning är också att de övergripande målen uppfylls. Måluppfyllnaden anses som god vilket visar att verksamheten går i rätt riktning. Årets resultat visar att verksamheten är i balans då den har förhållandevis små avvikelser i de olika verksamhetsområdena.

10 Sid 3(36) Innehåll 1 Direktionens ordförande har ordet Förbundsdirektörens kommentarer Uppdrag och vision Uppdrag Vision Mål och verksamhet Styrmodell Indikatorer Indikator för målet färre olyckor Indikatorer för målet minskade skador Indikatorer för målet ökad trygghet Indikatorer mål för verksamhetsstöd Viktiga händelser Förebyggande Räddningstjänst Säkerhet Internt Evenemang Uppföljning av verksamhetens fokusområden med tillhörande mål och indikatorer Förebygga olyckor och samhällsstörningar färre olyckor Hantera olyckor och samhällsstörningar minskade skador Arbeta trygghets- och säkerhetsskapande ökad trygghet Måluppfyllelse Indikatorer för måluppfyllelse Antal bostadsbränder och eldstadsrelaterade bränder ska minska Kommunernas förmåga att förebygga och hantera samhällsstörningar ska förbättras Antalet bränder som ökar i omfattning efter räddningstjänstens framkomst ska minska Antalet brand- och säkerhetsutbildade ska öka Aktivt delta i samhällets trygghetsarbete Uppfylla finansiella mål Förbättra medarbetarindex i LMU Tillbud, arbetsskador och sjuk-frånvaro ska minska Tillgängligheten ska öka Reflektion måluppfyllelse Verksamhetsstatistik Statistik från verksamheten i urval Personalstatistik Policydokument Antal anställda Personalomsättning Åldersstruktur... 20

11 Sid 4(36) 8.6 Sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud Ekonomi Ekonomi Resultat Intäkter Personalkostnader Finansnetto Pensionskostnader Finansiellt mål Likviditet och kassaförvaltning Eget kapital Resultatutjämningsreserv Utfall helår 2016, driftredovisning Reflektion över måluppfyllelse finansiella mål Framtid Redovisningsprinciper Grundläggande redovisningsprinciper Bilaga Resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys och noter.... Fel! Bokmärket är inte definierat. Resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys och noter Direktionen Direktionen Ordinarie Ersättare Direktionens arbetsutskott Ordinarie Ersättare Revisorer Karlstad... 36

12 Sid 5(36) 1 Direktionens ordförande har ordet Hur summerar man ett år som 2016? Ett år fullt av hopp och framtidstro men också ett dystert år i vår utryckningsstatisk. Bakom siffrorna döljer sig människor. Människor som har sett delar av eller hela sina hem gå upp i rök. Människor som har omkommit. Människor som är anhöriga och som ska sörja sina nära. Under året har vi haft flera dödsbränder och fler bostadsbränder än vad jag kan minnas från tidigare år. Det ger oss ett fokus på vårt förebyggande arbete och vad som är vårt kärnuppdrag att förhindra och förebygga bränder. Just i det förebyggande arbetet har vi varit aktiva länge, vi har gjort mycket gott med bostadstillsyner, möten med medborgare på mässor m.m. I maj hade vi dessutom den stora förmånen att få vara värdar för BRAND Under just den konferensen skrev vi och flera räddningstjänster på ett upprop för att på ett systematiskt sätt bli ännu bättre på att arbeta med bostadstillsyner och med information till medborgare. Ett annat område vi arbetat länge med som fått uppmärksamhet under året är det mot särskilt riskutsatta personer. Både på BRAND 2016 och under Almedalsveckan lyftes Karlstads kommun fram som ett gott exempel. Det tredje förebyggandebenet under året har varit arbetet med att genomföra inventeringen av radhusvindar. Inventeringen är nu slutförd och kontakter med fastighetsägare fortsätter under det kommande året. Vi har mycket att vara stolta över i vår organisation. Att kunna visa att trägen vinner och att förebyggandefrågorna sakta men säkert tar en större plats i vårt allmänna medvetande är en sådan sak. Under året har vi också genomfört en större omorganisation på den operativa avdelningen, räddningstjänstavdelningen. Anledningarna var många, men slutmålet att bättre vara rustade för och kunna fokusera på vårt kärnuppdrag är nog det viktigaste. Det blir mer och mer viktigt att vi fokuserar på vårt kärnuppdrag, att våga och kunna prioritera så vi kan använda våra resurser på bästa sätt mot våra medborgare. Nästan parallellt med omorganisationen av den operativa avdelningen pågick och slutfördes rekryteringen av förbundsdirektör. En öppen process med många inblandade parter. Så i slutet av året kunde vi hälsa Nils Weslien välkommen och lycka till som förbundsdirektör. Nils har varit tillförordnad förbundsdirektör under ett år och är väl förtrogen med vår organisation och vilka utmaningar vi har runt hörnet. Den stora utmaningen nu är god ekonomisk hushållning, ett begrepp som kommer att fylla vår strategiska vardag. Så - med ödmjukhet och tillförsikt ser jag fram emot Malin Hedberg (L) Direktionsordförande

13 Sid 6(36) 2 Förbundsdirektörens kommentarer I stora drag har 2016 varit ett händelserikt år där vi lagt stor vikt vid att påbörja resan med att utforma en ny organisation till en mer effektiv räddningstjänst för att möta framtida krav. Detta påbörjades med att den största avdelningen, räddningstjänstavdelningen, den 28 augusti fick en helt ny organisation med nya skiftlag, nya rutiner, nya tjänstetitlar och en uppgiftskatalog. Uppgiftskatalogen ska tjäna som underlag för den planerade övningsverksamheten men även vara utgångspunkt för varje brandman på ett individuellt plan. Under 2017 fortsätter arbetet med en översyn av vår administrativa avdelning. Under året har sista delen i vårt lokalförsörjningsprogram avslutats med nytt omklädningsrum för damer samt nya lokaler för hantering av slangtvätt, larmkläder och andningsskydd på stationen i Karlstad, utbyggnad av stationen i Molkom med gym och nya omklädningsrum för damer och herrar samt anordnande av gym och omklädningsrum för damer på stationen i Kil. För att fortsätta vara en attraktiv arbetsgivare är det viktigt att vi ger alla som vill jobba i vår organisation samma praktiska förutsättningar. Under 2016 hanterades 2056 larm i förbundet vilket är något fler än Tyvärr omkom fem personer till följd av brand. Det är viktigt att vi fortsätter det förebyggande arbetet i samverkan med våra kommuner med siktet inställt på nollvision. Antalet larm och bränder säger dock inte allt. Tack vare kunnig och kompetent personal har vi under året kunnat förebygga och utbilda för att hantera både bränder, olyckor och andra samhällskriser. Våra ungdomar för trygghet utgår numera från stationen i Karlstad och möter både skiftlag och dagtidspersonal där, vilket är mycket positivt. Jag vill också tacka all personal och våra politiker för att jag fått förtroendet att leda Räddningstjänsten Karlstadsregionen vidare. Jag tillträdde som förbundsdirektör/räddningschef den 1 november. Vi är en välskött organisation med bra kontroll på vår ekonomi vilket känns tryggt när vi nu påbörjar arbetet med att hantera ökade pensionskostnader de närmaste åren. Nils Weslien Förbundsdirektör/räddningschef

14 Sid 7(36) 3 Uppdrag och vision 3.1 Uppdrag Räddningstjänsten Karlstadsregionen ska aktivt stödja och utveckla arbetet för ett tryggt och säkert Forshaga, Grums, Hammarö, Karlstad, Kil och Munkfors. 3.2 Vision Förbundets vision är liksom tidigare Ett tryggt och säkert samhälle.

15 Sid 8(36) 4 Mål och verksamhet Direktionen har fastställt uppdrag, vision och övergripande mål som anger inriktningen för verksamheten. Verksamhetsmål och ekonomi följs upp tre gånger per år - i delårsrapporterna per den 30 april och den 31 augusti samt i samband med årsbokslutet. 4.1 Styrmodell Vår styrmodell utgår från arbete inom tre fokusområden: förebygga olyckor och samhällsstörningar, hantera olyckor och samhällsstörningar samt arbeta trygghets- och säkerhetsskapande. Arbete inom de tre fokusområdena ska leda till att vi uppnår målen färre olyckor, minskade skador och ökad trygghet. Vår värdegrund professionalitet, lärande, mod och respekt ska genomsyra vårt agerande. Sammantaget ska allt ovanstående leda till att vi uppnår visionen ett tryggt och säkert samhälle. För att utföra uppdragen behövs verksamhetsstöd. Vi sammanfattar verksamhetsstödet i begreppen kapital, kompetens och kommunikation. Kapital tar sikte på såväl pengar som fordon, fastigheter och utrustning av olika slag. Här ska god ekonomisk hushållning råda i hela verksamheten. För att säkerställa vår försörjning av kompetens ska vi vara en attraktiv arbetsgivare. Inom området kommunikation är målet hög tillgänglighet, vilket innebär att det är lätt att komma i kontakt med oss och att vi uttrycker oss på ett begripligt sätt. Verksamheten styrs av mandatperiodens beslutade handlingsprogram och de avtal som tecknas med medlemskommunerna angående internt skydd, trygghet, försäkring och krisberedskap. För ekonomin finns två finansiella mål: årets resultat ska uppgå till 0,5 % av kommunbidraget och reinvesteringar ska ske med egna medel.

16 Sid 9(36) 4.2 Indikatorer Vi har indikatorer som ska visa om målen uppfylls Indikator för målet färre olyckor Antal bostadsbränder och eldstadsrelaterade bränder ska minska. Mätmetod: Core/IDA Indikatorer för målet minskade skador Kommunernas förmåga att förebygga och hantera samhällsstörningar ska förbättras. Mätmetod: intervjuer. Antalet bränder som ökar i omfattning efter räddningstjänstens framkomst ska minska. Mätmetod: IDA Indikatorer för målet ökad trygghet Antalet brand- och säkerhetsutbildade ska öka. Mätmetod: statistik från utbildningsenheten. Aktivt delta i samhällets trygghetsarbete. Mätmetod: aktiviteter, KBU Indikatorer mål för verksamhetsstöd Uppfylla finansiella mål. Mätmetod: resultaträkningen. Förbättra medarbetarindex i LMU. Mätmetod: LMU (genomförs nästa gång 2018.) Tillbud, arbetsskador och sjukfrånvaro ska minska. Mätmetod: Heroma. Mål för verksamhetsstöd. Tillgängligheten ska öka. Mätmetod: statistik från Kontaktcenter.

17 Sid 10(36) 5 Viktiga händelser 5.1 Förebyggande Vi har producerat en film om cykelsäkerhet samt arrangerat en utbildning i cykelsäkerhet för femteklassare i Karlstads kommun tillsammans med polisen. Vi har medverkat i en film hur man som bilist kan underlätta för utryckningsfordon i trafiken. Vi har inventerat brandskyddet på radhusvindar i hela förbundet. Vi har gjort bostadstillsyn hos studenter i Karlstad. 5.2 Räddningstjänst Vi har haft en större brand i en industrifastighet på Örsholmen i Karlstad. Vi har haft en större skogs- och gräsbrand orsakad av ett tåg på sträckan mellan Blombacka och Deje. Vi har genomfört en räddningsinsats vid en större brand i ett kedjehus i Forshaga. Vi har haft en lägenhetsbrand i Karlstad med fyra omkomna. Räddningstjänstavdelningen har omorganiserats. 5.3 Säkerhet Vi har medverkat vid framtagande av och beslut om medborgarlöften mellan kommun och polis för ökad trygghet i samverkan i alla förbundskommuner. Vi har genomfört en övning med krisledningsnämnden. Vi har gjort fördjupade och kompletterande analyser gällande kommunernas samhällsviktiga verksamhet i mandatperiodens riskoch sårbarhetsanalyser. 5.4 Internt Vi har genomfört en chefsutbildning för samtliga styrkeledare heltid samt stationschefer RiB. Vi har sjösatt en ny organisation på räddningstjänstavdelningen. Vi har invigt omklädningsrum för damer samt nya lokaler för hantering av kontaminerad materiel på stationen i Karlstad. Vi har invigt en tillbyggnad på stationen i Molkom med gym och nya omklädningsrum för kvinnor och män. Omklädningsrum för kvinnor samt gym på stationen i Kil är färdigställda. 5.5 Evenemang Vi har varit värdar för den årliga nationella brandkonferensen. Vi har haft öppet hus med ca 1500 besökare samt tagit fram en jubileumsbok med anledning av att brandkåren i Karlstad fyllde 125 år den 1 november.

18 Sid 11(36) 6 Uppföljning av verksamhetens fokusområden med tillhörande mål och indikatorer 6.1 Förebygga olyckor och samhällsstörningar färre olyckor Tillsynsverksamheten har bedrivits enligt plan med hotell, skolor och samlingslokaler som prioriterade objekt. Inventering av radhusvindar har genomförts i hela förbundet. Inventeringen har omfattat totalt 1131 lägenheter, varav 532 i Karlstad och 599 i övriga kommuner. Lägenheterna finns i de radhus som uppfyller våra kriterier för att ingå i inventeringen: - radhuset ska vara utfört med vindsutrymme - radhuset ska omfatta minst fyra lägenheter - radhuset ska vara utfört med ett vindsbjälklag ej i betong. Vi har deltagit i olika mässor för att informera om bostadsbrandskydd. Vi har medverkat i MSB:s arbete med handbok om räddningstjänstens roll i byggprocessen. Vi har medverkat i MSB:s projekt för uppföljning av bostadsbränder. Våra medlemskommuner har fått stöd och råd i sitt arbete med identifiering av och brandskydd för särskilt riskutsatta. Sexton skolklasser i åk 5 har fått utfört utbildning i cykelsäkerhet på vårt övningsfält i enlighet med det uppdrag om trafiksäkerhet som direktionen beslutat om. Olika typer av boenden (äldreomsorg, HVB-hem med mera) har fått stöd och information om SBA och personsäkerhet utifrån respektive kommuns behov. Den årliga brandkonferensen genomfördes i Karlstad med drygt 400 deltagare från hela landet. Temat för året var Brandsäkerhet i en föränderlig värld. Inrikesminister Anders Ygeman invigde och vi fick goda lovord för en väl genomförd konferens. Vi har besökt flera högstadieskolor och föreläst om skolbränder och vilka konsekvenser sådana kan få för den enskilde. Vi har informerat och utbildat allmänhet, arbetsplatser och förskolor avseende brand och HLR inom ramen för utvecklingsgruppens verksamhet. Bostadstillsyn har genomförts på Campus (studentboenden) i Karlstad.

19 Sid 12(36) 6.2 Hantera olyckor och samhällsstörningar minskade skador Kompletterande och fördjupade risk- och sårbarhetsanalyser har genomförts för medlemskommunernas samhällsviktiga verksamhet och redovisats för samtliga kommuners ledningsgrupper. Vi har deltagit i ett länsövergripande arbete för identifiering av samhällsviktig verksamhet inom kommunernas geografiska områden. En övning med beredningsgruppen och krisledningsnämnden har genomförts. Utvärderingen gav förslag på vissa åtgärder som behöver vidtas för att ytterligare utveckla krisledningsorganisationen. Vi har medverkat i film i samverkan med polisen hur man som bilist agerar när utryckningsfordon kommer. En större skogs- och gräsbrand inträffade då ett tåg antände sträckan mellan Blombacka och Deje. Skogsbranden blev på ca 25 hektar samt ett antal gräsbränder efter sträckan. Samtidigt tänder tåget även på sträckan mellan Arvika och Kil vilket medförde att förbundets samtliga stationer var insatta samtidigt. Även en helikopter fick sättas in i släckningsarbetet. En större brand i ett kedjehus i Forshaga medförde en stor räddningsinsats för att stoppa spridningen då kraftig vind gjorde att branden spred sig till två närliggande hus. Vi deltog i utredningen av en stor brand i Arvika och utredningen av den tragiska branden på Romstad i Karlstad då en hel familj omkom. Vi har medverkat vid säkerhetsplanering vid Sevesoanläggningar (storskalig kemikaliehantering) och drivit arbetet med att få ut lagstadgad information till allmänheten för de bergtäkter som finns i förbundets geografi. Fokus under 2016 har varit på att definiera och renodla förbundets förmåga att genomföra räddningsinsats. Inom ramen för denna inriktning har bland annat följande genomförts: Den 29 augusti sjösattes en ny organisation på räddningstjänstavdelningen. Den innebär bland annat nya tjänstebeteckningar på vissa av tjänsterna, ett förtydligat chefsuppdrag för samtliga stationschefer samt styrkeledarna i Karlstad, nya gruppsammansättningar på stationen i Karlstad samt en ny övningsansvarig för förbundet. En uppgiftskatalog som anger vad en brandman på station Karlstad ska kunna har tagits fram. En översyn av förbundets förmåga avseende kem och tung räddning. En rökdykledarutbildning för personal på station Karlstad. Befattningsbeskrivningar för stationschef och styrkeledare har tagits fram i syfte att öka tydlighet och kvalité. Ett antal huseldningar i syfte att stärka RIB-personalens förmåga till invändig släckning.

20 Sid 13(36) Nya tester har tagits fram i syfte att säkerställa den fysiska förmågan hos personalen. 6.3 Arbeta trygghets- och säkerhetsskapande ökad trygghet Vi har deltagit i kommunernas arbete med att ta fram och besluta medborgarlöften tillsammans med polisen. Ny kommunväktare har upphandlats för Karlstads, Hammarö och Forshaga kommuner. Från februari 2016 har Securitas uppdraget. Kommunväktarkonceptet i Hammarö har utvecklats för att bli en viktig del i kommunens trygghetsskapande arbete. Samma arbetsmetod används också i Forshaga. Till grund för väktarnas rondering har otrygga miljöer i kommunerna identifierats. Upphandling av försäkringsmäklare för Karlstads och Hammarös kommuner har genomförts. Ett antal nya försäkringar har upphandlats, till exempel en ny motorfordonsförsäkring för räddningstjänsten. En handlingsplan för brottsförebyggande verksamhet och mot våldbejakande extremism har tagits fram för Karlstad. Aktiviteter för ökad trygghet och brandsäkerhet för studenter har genomförts i samverkan med flera andra aktörer. Våra utbildningar ger deltagarna kunskap att kunna förebygga och begränsa skadorna till följd av brand, samt möjlighet att agera vid ett hjärtstopp. Denna kunskap ger en ökad trygghet i samhället.

21 Sid 14(36) 7 Måluppfyllelse 7.1 Indikatorer för måluppfyllelse Antal bostadsbränder och eldstadsrelaterade bränder ska minska. Antalet larm om brand i bostad var 75 stycken 2016 jämfört med 63 stycken 2015 och 77 stycken Genomsnittet för åren var 70. Om minskningen 2015 är början på en nedåtgående trend och ökningen 2016 var tillfällig går inte att bedöma förrän vi ser statistiken för ytterligare minst fem år framåt. Antalet eldstadsrelaterade bränder var 15 stycken 2016 jämfört med 11 stycken 2015 och 15 stycken Genomsnittet för åren var 15 stycken. Antalet har minskat för varje år mellan 2012 och 2015 men även här behövs statistik för minst fem kommande år för att kunna se om det är en nedåtgående trend och ökningen från 2015 till 2016 är tillfällig. Prioriterade områden i verksamheten är åtgärder mot bostads- och eldstadsrelaterade bränder. I båda fallen behövs statistik för en längre tidsperiod för att kunna bedöma eventuella trender Kommunernas förmåga att förebygga och hantera samhällsstörningar ska förbättras. Årets arbete med fördjupade och kompletterande risk- och sårbarhetsanalyser i kommunernas samhällsviktiga verksamheter har bidragit till ökad förståelse om brister och sårbarheter i verksamheten. Arbetet har resulterat i ett beslutsunderlag om behov av aktiviteter som hanterats av respektive kommuns ledning. En övning med stabschefer, kommunchefer och krisledningsnämnd har genomförts i syfte att stärka krisledningsorganisationens förmåga att hantera samhällsstörningar. Utvärderingen visade att förmågan är god. Vid dialog och uppföljning med kommunchefer görs bedömningen att krisberedskapsförmågan har stärkts som resultat av arbetet med risk- och sårbarhetsanalyser och utveckling av krisledningsförmågan på både lokal nivå och förbundsnivå. Den sammanvägda bedömningen efter utvärdering av arbetsmöten, ledningsgruppsmöten och enkät till kommunerna är att förmågan att hantera samhällsstörningar har förbättrats. Förmågan att förebygga samhällsstörningar kan inte bedömas eftersom många störningar inte kan förebyggas (till exempel elavbrott och väderrelaterade händelser) Antalet bränder som ökar i omfattning efter räddningstjänstens framkomst ska minska. Jämfört med föregående år är det en mindre ökning. Relaterat till snittet de senaste åren rör det sig dock om en liten minskning Antalet brand- och säkerhetsutbildade ska öka. Antalet brand- och säkerhetsutbildade som räddningstjänsten utbildar har ökat de senaste fyra åren, med undantag för en liten nergång 2015.

22 Sid 15(36) Utbildningsverksamheten Antal utbildade personer Antal utbildningstillfällen Aktivt delta i samhällets trygghetsarbete. Kommunernas arbete med framtagande av medborgarlöften i nära samverkan med medborgare, polis och medarbetare från räddningstjänsten har bidragit till att trygghetsfrågorna har aktualiserats i förbundets kommuner. Vid dialoger med medborgaren är det främst behov av åtgärder riktade mot unga och minskad drog- och alkoholanvändning samt trygga miljöer som lyfts fram som behovsområden. Räddningstjänsten har aktivt deltagit, både som initiativtagare, medarrangörer och deltagare, vid ett flertal arrangemang med syfte att stärka både olycksförebyggande arbete och trygghet bland medborgare. Som exempel kan nämnas klara krisen i Munkfors, äldresäkerhet i Kil, Bo- och fastighetsmässan i Karlstad samt medborgardialogen i varje kommun om medborgarlöften Uppfylla finansiella mål Målet uppfyllt Förbättra medarbetarindex i LMU Nästa LMU genomförs Tillbud, arbetsskador och sjuk-frånvaro ska minska. Tillbud och arbetsskador har ökat något men inget allvarligt tillbud/arbetsskada skett. Sjukfrånvaron har ökat, dock beroende på ej arbetsrelaterade långtidssjukskrivningar Tillgängligheten ska öka Kontaktcenter svarar på telefonsamtal till räddningstjänsten från och med maj 2015 vilket ger längre öppethållande i telefonväxeln och uppföljning på svarsfrekvensen. Jämförelse på helår blir möjligt först år Reflektion måluppfyllelse All verksamhet som bedrivs ska bidra till att våra mål och vår vision uppfylls. Målen för det förebyggande arbetet för att förhindra olyckor och arbetet med att öka tryggheten är svåra att mäta på kort sikt. Exempelvis kan arbetet med olycksfallsutredningar på lång sikt ge kunskap som gör att arbetsmetoder, produkter, byggnadsteknik etcetera blir mer säkra och bättre. Detta i sin tur gör att färre olyckor eller bränder inträffar. På kort sikt är det svårt att se dessa förändringar och förbättringar. Vår ambition är att de utbildningar som vi genomför ska bidra till att förebygga bränder och olyckor i samhället. Deltagarna får ökad kunskap om risker i vardagen och kan på så sätt eliminera dessa i större utsträckning än tidigare. Vi tror även att den kunskap deltagarna tillskansar sig ger dem

23 Sid 16(36) bättre förutsättningar att agera rätt vid olyckshändelser och detta bidrar till att skadorna begränsas. Vi är övertygade om att deltagarna med sin nya kunskap ändrar tanke- och förhållningssätt i vardagen och på så sätt både känner sig tryggare själva och sprider en trygghetskänsla till andra. Förmågan att hantera olyckor förbättras med god organisation, övning och en hög teknisk standard på våra fordon och vår utrustning. För att nå en god måluppfyllelse har räddningstjänstavdelningen omorganiserats under året efter att har utretts i samband med att det nya handlingsprogrammet togs fram. Våra investeringar har också fortgått och vi upplever att förbundet har en mycket hög standard när det gäller vår teknik. Måluppfyllelsen anses som god utifrån det. Målet ökad trygghet kan handla om både faktisk och upplevd trygghet. Att mäta graden av upplevd trygghet är svårt eftersom enskilda händelser kan påverka upplevd trygghet på kort sikt.

24 Sid 17(36) 8 Verksamhetsstatistik 8.1 Statistik från verksamheten i urval Operativ räddningstjänst Larm, totalt antal Forshaga Grums Hammarö Karlstad Kil Munkfors Fördelning på objekt Brand i byggnad Brand ej i byggnad Trafikolycka Automatlarm, ej brand Utsläpp farligt ämne Drunkningstillbud I väntan på ambulans Övrigt Dimensionering, räddningsstyrkan 2016 Karlstad 2+5 Heltidsstyrka Vålberg 1+4 Räddningspersonal i beredskap Molkom 1+4 Räddningspersonal i beredskap Väse 1+4 Räddningspersonal i beredskap Hammarö 1+4 Räddningspersonal i beredskap Kil 1+4 Räddningspersonal i beredskap Grums 1+5 Räddningspersonal i beredskap Forshaga 1+4 Räddningspersonal i beredskap Deje 1+4 Räddningspersonal i beredskap Munkfors 1+4 Räddningspersonal i beredskap Högboda 0+1, 1+2 * Räddningspersonal i beredskap Värmskog 15 man Räddningsvärn Kommentarer: * 0+1 gäller vardagar , 1+2 gäller övrig tid. På stationen i Karlstad finns räddningschef i beredskap och operativt ansvarig (tillgängliga 90 sekunder från larm). Förebyggande Tillsyner, totalt enligt LSO* enligt LBE* bostadstillsyn kvällstillsyn jultillsyn tillsyn hamnar, camping- och badplatser - tillsyn fyrverkeriförsäljning Ärenden, LBE, totalt tillstånd brandfarlig vara tillstånd explosiv vara

25 Sid 18(36) - anmälan föreståndare brandfarlig vara Godkännande föreståndare explosiv vara Ansökningar, egensotning * *Av dessa är 31 stycken nya ansökningar och 79 stycken ansökningar om förnyande av medgivanden som gått ut. Remisser/yttranden, totalt polistillstånd serveringstillstånd alkohol planärenden byggärenden sakkunnigutlåtande övriga remisser Kommentar: Sakkunnigutlåtande brand- och rökspridning begärs av polis eller åklagare vid misstanke om brott i samband med bränder. Förkortningar: LSO= Lagen om skydd mot olyckor LBE= Lagen om brandfarliga och explosiva varor Utbildningsverksamheten Antal utbildade personer * Antal utbildningstillfällen * Kommentar: * Avser utbildningar genomförda av utbildningsenheten. Till detta ska läggas säkerhetsavdelningens och flexstyrkans/utvecklingsgruppens utbildningar som omfattat följande antal utbildade: Personsäkerhetsutbildning 379, förskolor/lågstadiet 35, barnlägret 171, Flammys brandskola 115 samt utbildning i samband med utrymnings- och FOTHövningar 150. Totalt antal utbildade blir därmed Utbildningstillfällen fördelade på kurstyp Grundläggande brand + HOF/ Brandsäkert hem Heta arbeten LABC-HLR Brandskyddsansvarig/SBA Brandskyddsombud/ Brandskyddskontrollant Anläggningsskötare automatlarm Hjälp på väg Brandfarlig vara Praktik Arbetsplatsbesök/rådgivning Övriga Kommentar: I ovanstående ingår inte personsäkerhetsutbildningar, barnlägret samt utbildningar som flexstyrkan/utvecklingsgruppen genomfört i samband med med utrymnings- och FOTH-övningar och besök i skolor/förskolor.

26 Sid 19(36) Förklaring: HOF = Hem och fritid. LABC-HLR = Utbildning i första hjälpen och hjärt-/lungräddning SBA = Systematiskt brandskyddsarbete Praktik = Enbart praktisk utbildning, främst handbrandsläckare och brand i kläder. 8.2 Personalstatistik Personalen utgör den enskilt största och viktigaste resursen i verksamheten. Närmare tre fjärdedelar av förbundets budget används till personal, det vill säga löner och omkostnader. Personalredovisningen är ett viktigt instrument för uppföljning och utveckling av det systematiska arbetsmiljöarbetet och verksamheten i stort Policydokument Inom det arbetsrättsliga området åligger det en arbetsgivare att arbeta fram policydokument inom en rad områden, t.ex. arbetsmiljö och jämställdhet. Det finns också i de centrala kollektivavtalen rekommendationer om ytterligare arbetsgivarfrågor som ska lösas av varje arbetsgivare. Genom avtal använder sig förbundet delvis av Karlstads kommuns policydokument, om inte det finns särskilda skäl att arbeta fram egna dokument för vår specifika verksamhet. Ett sådant arbete pågår ständigt. Under året har en ny antidrogpolicy tagits fram och beslutades av direktionen i december. 8.3 Antal anställda Personalstruktur Kvinnor Män Kvinnor Män Kvinnor Män Kvinnor Män Antal anställda - dagtid timavlönade heltid, utryckning - RiB, utryckning Summa totalt TOTALT, kv. o män - varav kvinnor, % - varav män, % ,8 10,6 11,4 12,2 88,2 89,4 88,6 87,8 Vid mättillfället den 1 november hade förbundet 312 anställda, vilket är 3 personer färre än året innan. Andelen kvinnor är 12,2 % vilket är en högre andel jämfört med föregående år. 8.4 Personalomsättning Personalomsättningen har under året har varit 4,1 % (5,5 % föregående år) för personalen som har heltidsanställning. En person har rekryterats externt under året, två personer har tidigare varit vikarier men har under 2016 övergått till fast anställda varför de i personalstatistiken betraktas som nytillkomna in i förbundet samt att två personer har avgått med pension.

27 antal personer Sid 20(36) Någon hänsyn till interna omflyttningar eller interna rekryteringar tas ej i statistiken. Personalomsättningen för RIB är 9,2% (8,1 % fg. år). 21 har slutat och 18 har börjat. 8.5 Åldersstruktur Åldersfördelning Heltid RiB år Genomsnittlig ålder Totalt Kvinnor Män Heltidsanställda tot. 45,0 42,5 45,4 Brandmän heltid 42,5 35,5 42,8 RIB 42,8 41,4 43,0 8.6 Sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud Sjukfrånvaro, arbetsskador och tillbud Sjukfrånvaro - antal dagar, totalt - dagar/ heltidsanställd TOTALT antal dagar, kvinnor och män Arbetsskador, tillbud - antal rapporterade K M K M K M K M ,4 5,9 17,7 4,3 20,7 3,6 25,3 6,

28 Sid 21(36) Sjukfrånvaron under 2016 har varit högre än föregående år. Orsaken är att det under 2016 förekommit flera längre sjukskrivningar. Snittet per heltidsanställd har ökat från 6,4 till 9,5 dagar. År 2016 rapporterades 11 arbetsskador/tillbud varav 7 avser någon form av personskada medan resten avser brister i utrustning/material. Ingen arbetsskada/tillbud har varit så allvarlig att den rapporterats till arbetsmiljöverket. Det är även detta år halk- och belastningsskador samt skador vid fysisk träning som är mest förekommande. Skadorna följs upp systematiskt i samverkansgruppen där även förebyggande åtgärder diskuteras och beslutas för att minska skaderisken framöver. Säkerhetsföreskrifter finns genom arbetsmiljöverkets föreskrifter om rökoch kemdykning samt i interna reglementen. Fördelningen mellan olika sjukperioder och kön framgår närmare av diagrammet nedan. Antal sjukdagar fördelade efter sjukperiod Totalt Kvinnor Män Kvinnor Män Antalet sjukdagar över 91 dagar gör att sjukfrånvaron ökat totalt jämfört med året innan.

29 Sid 22(36) Antal sjukdagar dagar dagar/anställd Serie2 Serie3 Att erbjuda goda möjligheter till fysisk träning är en viktig del i arbetet med att förebygga såväl sjukdom som arbetsskador. För brandmän med heltidsanställning ingår fysisk träning i den schemalagda arbetstiden. Övrig heltidspersonal har möjlighet att träna en timme i veckan på arbetstid. Träningslokaler med utrustning finns på samtliga stationer i förbundet. Fri träning erbjuds också genom förbundets företagshälsovård. Enligt kommunal redovisningslag ska räkenskapsårets sjukfrånvaro också redovisas i procent av ordinarie arbetstid, totalt samt uppdelat på kön och olika ålderskategorier. Dessutom ska andelen sjukfrånvaro som överstiger 60 dagar särskilt anges. Tillsvidareanställda 2013 (%) 2014 (%) 2015 (%) 2016 (%) Andel sjukfrånvaro av ordinarie 1,82 1,73 1,99 2,41 arbetstid Andel > 60 dagar 35,66 19,18 29,38 41,81 Andel sjukfrånvaro, kvinnor 2,83 5,71 7,41 7,43 Andel sjukfrånvaro, män 1,64 1,22 1,35 1,65 Andel sjukfrånvaro, -29 år 0,35 2,93 4,25 3,50 Andel sjukfrånvaro, år 2,91 2,29 2,11 2,11 Andel sjukfrånvaro, 50- år 1,8 0,58 1,37 2,68

30 Sid 23(36) 9 Ekonomi 9.1 Ekonomi För förbundets resultat gäller följande finansiella mål: Årets resultat ska uppgå till minst 0,5 % av kommunbidraget Resultatmålet bidrar till att inflationsskydda det egna kapitalet, till investeringsutrymmet och skapar en marginal för oförutsedda kostnader eller intäktsbortfall Resultat Tkr Årets resultat Avgår realisationsvinst vid försäljning Justerat resultat Årets resultat, efter justering för reavinster, uppgår till tkr, vilket är tkr bättre än budget. Resultatet motsvarar 4,3 % av kommunbidraget. Förbundets resultatmål har därmed uppfyllts under året. Årets resultat innebär att förbundets egna kapital ökar till tkr Intäkter Andel av totala intäkter % Kommunbidrag 81,3 81,8 83,6 84,4 85,4 Tilläggsuppdrag 9,1 9,0 8,6 8,4 9,2 Utbildning 2,3 1,9 2,3 2,3 2,9 Tillsyn 0,2 0,1 0,1 0,1 0,1 Automatlarm, ej brand 0,8 0,6 0,5 0,6 0,7 Övriga sålda tjänster m.m. 6,3 6,6 4,9 4,2 1,7 När den finansiella kapaciteten för förbundet bedöms är det intressant att analysera vilken möjlighet förbundet har att påverka sina inkomstkällor. Förbundets omsättning år 2016 uppgick till 119,8 mnkr exklusive finansiella intäkter. Den procentuella fördelningen mellan intäktsslagen redovisas i ovanstående tabell. Förbundets huvudintäkt är kommunbidraget som säkerställer att uppdraget räddningstjänst kan utföras. Tilläggsuppdragen (krisberedskap, internt skydd och trygghetsarbete) är kontrakterade intäkter och är stabila över tid vilket bidrar till en stabil finansiell kapacitet. De har ökat över tid och blivit en allt viktigare inkomstkälla. De övriga intäkterna är mer osäkra. De är var för sig marginella men bidrar till måluppfyllelsen vilket gör att de är viktiga och därmed värda att vårda.

31 Sid 24(36) Personalkostnader Andel av verksamhetens kostnader % Personalkostnader 72,8 70,0 70,6 70,9 70,0 Lokaler 11,5 11,7 12,3 12,1 11,1 Fordon 2,7 2,9 2,7 2,4 2,7 Material och tjänster 13,0 15,4 14,4 14,6 16,2 Huvuddelen av kostnaderna i verksamheten avser personalkostnader. Under 2016 har inga större förändringar skett när det gäller fördelningen mellan kostnadsslagen Finansnetto Tkr Finansnetto ,9-582,4-459 Jämförelsestörande post Finansnetto exkl. jämförelsestörande post ,9-582,4-459 Finansnettot (skillnaden mellan kostnadsräntor och intäktsräntor) har under 2016 förbättrats något. Ränteintäkterna uppnår inte budgeterad nivå, främst på grund av det allmänt låga ränteläget. Dock matchas en lägre ränteintäkt med en lägre räntekostnad än budgeterat. Den finansiella kostnaden på pensionsskulden består av basbeloppsuppräkning (inflation) och ränteuppräkning (diskonteringsräntan) Pensionskostnader Tkr Pensionskostnad inkl löneskatt Jämförelsestörande post Pensionskostnad exkl. jämförelsestörande post Upptagna pensionskostnader baseras på prognoser från KPA samt faktiska premieinbetalningar till Folksam. I den totala pensionskostnaden ingår kostnader för avgiftsbestämd ålderspension (samtliga anställda), förmånsbestämd ålderspension (anställda som tjänar över 7,5 inkomstbasbelopp per år), särskild avtalspension för utryckningspersonal, pensionsutbetalningar samt löneskatt. Särskild avtalspension för personal inom räddningstjänsten innebär att anställda i utryckningstjänst har möjlighet att gå i pension vid 58 års ålder om de varit anställda i 30 år, varav 25 år i utryckningstjänst. Den särskilda avtalspensionen är förmånsbestämd och gör att räddningstjänsten är särskilt sårbar när det gäller pensionskostnader. Förbundets pensionskostnad för 2016 uppgår till tkr. Ökningen av pensionskostnaden härrör i allt väsentligt från ökad kostnad för särskild

32 Sid 25(36) avtalspension. Det är resultatet av att utryckande personal under året utnyttjat sin rätt att gå i pension vid 58 års ålder. Pensionsmedlen förvaltas sammanhållet med övrig likviditet i förbundets kassa Finansiellt mål 2 Reinvesteringar ska finansieras med egna medel Förbundets investeringsutrymme består av ackumulerade avskrivningar samt de resultat som genererats under åren. Investeringsutrymme som inte nyttjas ett enskilt år kan nyttjas senare, eftersom pengarna då finns kvar i förbundets kassa. En dokumenterad analys över investeringsutrymmet och hur det nyttjats finns från och med förbundsbildningen år Nedan redovisas de senaste fem årens utfall. Mnkr Återstående inv.utrymme från tidigare år Årets resultat Årets avskrivningar Investeringsutrymme Årets investeringar Årets reinvesteringar Differens Tabellen visar att 2016 års reinvesteringar ryms inom investeringsutrymmet, vilket gör att förbundets reinvesteringsmål är uppfyllt. Det finns också ett återstående investeringsutrymme till kommande år Likviditet och kassaförvaltning Tkr Likvida medel Förbundets kassa uppgick per den 31 december till 70,8 mnkr vilket är ca mnkr högre än vid samma tidpunkt föregående år. Ökningen förklaras av flera olika delar, bland annat att det under 2016 inte har investerats lika mycket som tidigare år utan en stor del av de pågående investeringarna föregående år har nu omklassificerats från pågående nyanläggning till avskrivningsbar tillgång, det vill säga pengar utbetalades föregående år och belastar alltså inte innevarande års likviditet. Vidare påverkar resultatet för 2016 de likvida medlen och ökningen speglar en del av resultatet.

33 Sid 26(36) Inga placeringar har gjorts under året. Förbundet har möjlighet att göra fastränteplaceringar med Karlstads kommun som motpart men då räntan under 2016 uppgått till 0,0 % har det inte varit aktuellt att genomföra några placeringar. Likviditeten har varit stabil under Eget kapital Tkr Eget kapital Den långsiktiga ekonomiska styrkan byggs upp av det egna kapitalet. Förbundets grundkapital är tkr. Det egna kapitalet har nu vuxit till tkr. Två nyckeltal som speglar den långsiktiga finansiella styrkan är soliditet och skuldsättningsgrad, vilka kan sägas spegla två sidor av samma mynt. Soliditeten visar hur stor del av tillgångarna som är finansierade med eget kapital. Den del av tillgångarna som har finansierats med främmande kapital (lånade pengar) brukar benämnas skuldsättningsgrad. % Soliditet 27,5 31,4 25,5 27,2 31,8 Soliditeten har haft en god utveckling under de senaste åren då resultaten varit goda. % Total skuldsättningsgrad 72,2 68,4 74,5 72,8 68,2 varav avsättningar 38 42,9 40,4 40,9 40,0 varav kortfristiga skulder 34,2 25,5 45,5 48,9 41,9 Eftersom soliditeten ökar minskar skuldsättningsgraden Resultatutjämningsreserv 2016 Kr Medlemsbidrag % av medlemsbidrag Årets resultat Realisationsvinster -173 Årets resultat efter balanskravsjusteringar Medel till RUR (1 023 tkr minus tkr) Medel från RUR (max 80 %) 0 Årets balanskravsresultat Balanskravsunderskott från tidigare år 0 Summa Balanskravsresultat att reglera 0 Direktionen har antagit policy och riktlinjer för god ekonomisk hushållning samt hantering av resultatutjämningsreserv. I enighet med dessa har i

34 Sid 27(36) bokslutet tkr avsatts till resultatutjämningsreserven. I resultatutjämningsreserven finns sedan tidigare avsatt kronor. Summa RUR tkr tkr Enhet Utfall Utfall Utfall Budget Budget Budget Avvikelse Intäkter kostnader Netto intäkter kostnader netto netto Direktion Revision Förbundsledning Information Administration Förebyggandeavd Utbildningsenheten Räddningstjänstavd Teknik varav reavinst vid försäljning Säkerhetsavd Fastigheter Resultat verksamhet Kommunbidrag Kapitaltjänst Totalt resultat Realisationsvinst Justerat resultat exkl. realisationsvinst Utfall helår 2016, driftredovisning Förklaringen till ökade kostnader för direktionen är kostnader som uppstått i samband med rekrytering av ny förbundsdirektör. Dels kostnader för annonsering och konsulthjälp vid rekryteringen men även ökade kostnader för arvoden då det under året varit utökat arbetsutskott samt flera möten. Administrativa avdelningens kostnader är lägre än budget. En av orsakerna är att kostnader för IT-plattformsbytet inte utgått till fullo under året. En annan orsak är en tjänstledighet i samband med utbildning. Reducerad personalkostnad på grund av sjukskrivning har en motsvarande ökning i köp av externa konsulttjänster för att täcka avsaknaden av arbetskraft. Förebyggandeavdelningens intäkter är något högre då en person till viss del arbetar åt MSB i projektet Räddningstjänstens roll i byggprocessen, vilket har genererat en intäkt som ej fanns med i budget. Kostnaderna är något lägre vilket beror på att en brandingenjör under delar av året varit tf. avdelningschef på räddningstjänstavdelningen och således har del av lönekostnaden hamnat på annan avdelning.

35 Sid 28(36) Utbildningsenheten har ökat sina intäkter med tkr på helåret. Under året har 523 kurser (441 föregående år) avhållits för personer (6 905 föregående år). Med en ökad intäkt ökar även kostnaderna, dels i form av kursmaterial, gasol och livsmedel men även i form av övertidstimmar. På personalsidan har en person varit sjukskriven under 4 månader Detta har bidragit till minskade lönekostnader för perioden då dennes arbetsuppgifter fördelades på befintlig personal. För räddningstjänstavdelningen avviker inte nettot av intäkter och kostnader mot budget. Värt att nämna är dock att personalkostnaderna på heltidssidan ökat något, främst på grund av den omorganisation som gjordes under De ökade kostnaderna är ytterst tillfälliga och målet är att framgent få en effektivare verksamhet. Ökningen på heltidssidan vägs dock upp något av flera långtidssjukskrivningar som varit under På deltidssidan har det under året istället uppstått lägre personalkostnader, främst till följd av att antalet utbildningsplatser för RiB ej nyttjats till fullo. Detta kommer sig av att utbildningsplatserna, Revinge och Sandö, geografiskt sett ligger långt bort från hemorten. Det tar således mycket tid i anspråk från den deltidsanställdes ordinarie arbete och vardag. Vi har framfört en tydlig önskan till MSB om att få arrangera utbildningarna lokalt i Karlstad. Svar inväntas. Teknikavdelningen har intäkter då några fordon har sålts med reavinst. Kostnaderna är lägre vilket främst beror på att man bytt ut samtliga leasingbilar, tidigare VW passat, mot nuvarande VW Golf. Vidare har en leasingbil lämnats tillbaka helt och hållet varpå kostnaden upphört. Det har under året uppstått ett par större oförutsedda utgifter i form av reparationskostnader, dels för övningsfältets lastväxlare som gått sönder men även för maskinstegen som även den behövt repareras. Nettoeffekten för teknikavdelningen är således ökad intäkt och lägre kostnader än budget. Nytt beslut angående ersättning för krisberedskap ökar intäkterna på säkerhetsavdelningen med 140 tkr. P g a långtidssjukskrivning och minskat antal ledamöter i POSOMledningsgrupp understiger lönekostnaderna budget under året för säkerhetsavdelningen. Kostnader för fastigheter är lägre än budgeterat vilket härrör ifrån att sista etappen av lokalförsörjningsprogrammet blev färdig först i slutet av 2016 istället för under första halvåret som det budgeterats kostnader för. Slutförandet kommer att generera ökade lokalkostnader framöver. Lägre finansnetto vilket beror på det allmänna låga ränteläget och lägre avskrivningar. Lägre avskrivningar har sin grund i att flera investeringar har gjorts senare än beräknat samt att några skjutits fram till kommande räkenskapsår. För mer detaljerad information rörande investeringar, se investeringsbudget nedan.

36 Sid 29(36) Förbundets andra finansiella mål är: Reinvesteringar ska finansieras med egna medel Investeringsmålet innebär att vi inte ska låna pengar för att ersätta gamla tillgångar. Objekt (tkr) Investerat Budget Avvikelse utfall/ budget Andningsskydd (från 2014) Släckbil/räddningsbil (från 2015) Transportbil Karlstad (från 2015) Transportbil Kil Fip-bil Grums Tankbil Inventarier, reinvesteringar Båtmotorer Summa Endast en del av de planerade investeringarna har genomförts under räkenskapsåret. Vid tidpunkten för bokslutet ligger 77 tkr som pågående nyanläggningar i form av installationsmaterial för Rakel till Forshagas nya tankbil, inkörsport till tvätthallen samt begagnade crosstrainer. Dessa investeringar hade per balansdagen inte tagits i bruk utan är avskrivningsbara först under Andningsskydd från 2014 har tagits i bruk, dock utan ny rökdykarradio som ännu inte levererats. Återstoden av budgeten kommer användas till inköp av rökdykarradio och således kommer hela budgeten att förbrukas. Investeringen i Fip-bilen till Grums har skjutits upp till 2017 då inköpet skall samordnas med en annan investering till förbundet för att uppnå kostnadseffektivitet i upphandlingen. I väntan på en utredning avseende vårt båtinnehav kommer även investeringen i båtmotorer att förskjutas till nästkommande räkenskapsår. Två transportbilar har köpts in, en till Karlstad och en till Kil. Tankbilen beställdes under 2016 men kommer inte att kunna tas i bruk förrän i början av Övriga investeringar som gjorts under året har främst temat konditionsutrustning. Nya rullband till Karlstad, Vålberg, Kil, Grums och Deje har köpts in samt nya crosstrainers till Karlstad. Som synes ovan har investeringarna som gjorts varit inom ramen för budgeten. 9.2 Reflektion över måluppfyllelse finansiella mål Förbundet har under flera år haft en stabil ekonomi. Förutsägbara intäkter över tid (främst kommunbidragen) har gjort att den ekonomiska planeringen kunnat göras med god precision och med en marginal som gynnat

37 verksamhetens utveckling. De finansiella målen är vid utgången av året uppfyllda. Sid 30(36)

38 Sid 31(36) 10 Framtid Budget för 2017 ligger precis i balans. Vi kommer att ha kontinuerlig kontroll på våra kostnader under året. Liksom övriga räddningstjänster med heltidskårer i landet står vi inför kraftigt ökade pensionskostnader de närmaste åren beroende på arbetstidsförkortning Därför utreder vi nu hur organisationen ska klara det. Olika handlingsalternativ ska belysas och ett förslag kommer att tas fram. Positivt är att vi har genomfört och är klara med omklädningsrum för kvinnor samt träningslokaler på samtliga stationer i förbundet vilket bör ge oss ökad attraktivitet som arbetsgivare i framtiden. Inventeringen av radhusvindar kommer att följas upp med information till berörda fastighetsägare om konstaterade brister och behov av åtgärder. Vi kommer att titta på möjligheten att anordna fler utbildningar i egen regi samt hur vi kan marknadsföra dem. Vi fortsätter att bygga en gemensam grund för förbundets kommunikation, med tydliga styrdokument och material som alla kan använda. Under 2017 är vi ansvariga för Nätverket Jämställd Räddningstjänst, NJR. Inom ramen för det anordnar vi seminariet Gärna förändring bara jag inte måsta ändra på mig tillsammans med MSB. Samtal angående operativt samarbete med andra räddningstjänster i närområdet kommer att inledas. Det för att kunna öka förmågan att utföra större räddningsinsatser under längre tid. Med en allt oroligare omvärld kommer det nya utmaningar i trygghetsarbetet. Allmän värnplikt och civilt försvar återinförs. Kommunernas del i detta kan komma att behöva utredas.

39 Sid 32(36) 11 Redovisningsprinciper Förbundet följer den kommunala redovisningslagen och de rekommendationer som lämnats av Rådet för kommunal redovisning Grundläggande redovisningsprinciper Leverantörsfakturor som inkommit efter den 31 december och som avser perioden januari-december, har skuldbokförts och belastar årets redovisning (belopp över kr). Utställda fakturor efter den 31 december, som kan hänföras till perioden januari-december, har fordringsförts och tillgodogjorts årets redovisning. Övertidsersättning och löner för räddningstjänstpersonal i beredskap periodiseras endast vid årsbokslut. Intjänad och ej uttagen semesterersättning har klassificerats som kortfristig skuld. Förändringen under året redovisas endast vid årsbokslut och då inom verksamhetens kostnader. De sociala avgifterna har bokförts i form av procentuella personalomkostnadspålägg i samband med löneredovisning. Följande påslag har använts: Kommunalt avtalsområde 39,7% RiB 39,7% Övriga 31,4% Inventarier som togs över från förbundsmedlemmarna vid förbundsbildningen är sedan helt avskrivna. Investeringar som gjorts efter förbundsbildandet har upptagits till anskaffningsvärdet, minskat med ackumulerade avskrivningar. Med anläggningstillgångar avses objekt som har en ekonomisk livslängd som är längre än tre år och som uppgår till minst ett basbelopp, exkl. moms. Planenliga avskrivningar har beräknats på objektens anskaffningsvärden. Avskrivningarna sker linjärt, dvs. med belopp som är lika stora under objektets beräknade ekonomiska livslängd. Avskrivningstiderna följer i huvudsak rekommendationer i RKR:s (Rådet för Kommunal redovisning) idéskrift. Avskrivningar påbörjas månaden efter att inventarier tagits i bruk. Pensionsskuldens ökning, dvs. avsättningen för särskild avtalspension och förmånsbaserad ålderspension, har redovisats över verksamhetens kostnader liksom löneskatten. Den avgiftsbaserade ålderspensionen har avsatts med maximalt belopp och återfinns bland verksamhetens kostnader vilket även löneskatten gör. Enligt redovisningsrekommendationer behöver endast leasingavtal med längre löptid än tre år redovisas såsom ansvarsförbindelse. Förbundet har inga avtal där löptiden överstiger tre år.

40 12 Bilaga Sid 33(36)

41 Resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys och noter. RUR 16 Sid 34(36)

42 Sid 35(36) 13 Direktionen Direktionen Ordinarie Karlstad Gunnar Ordell (M) Malin Hedberg, ordförande (L) Andreas Pettersson (C) Kjell Larsson (S) Inga-Maj Thyberg (S) Forshaga Maria Norell, vice ordförande (S) Per Hallström (M) Grums Ulrika Nilsson (S) Ulrika Jacobs (M) Hammarö Erik Gustafsson (S) Anja Holmgren (M) Kil Åse-Britt Falch (S) Jan Fallström (M) Munkfors Mathias Lindquist (S) Peter Ingmarsson (C) Ersättare Karlstad Maria Ohlsson (M) Ingvar Klang (M) Catharina Hellgren (KD) Rickard Nilsson (S) Anna-Lena Rudberg (S) Forshaga Gert Björnvall (S) Lars Emilson (C) Grums Elvy Hansson (S) Birgit Sturesson (C) Hammarö Dennis Johansson Hall (C) Marianne Carlsson (KD) Kil Georg Forsberg (C) Agneta Käld (KD) Munkfors Gunilla Sundqvist (S) Urban Karlsson (C) 13.2 Direktionens arbetsutskott Ordinarie Malin Hedberg, ordförande (L) Maria Norell, vice ordförande (S) Gunnar Ordell (M) Jan Fallström (M) Kjell Larsson (S) Ulrika Nilsson (S) Ersättare Per Hallström (M) Peter Ingmarsson (C) Anja Holmgren (M) Mathias Lindquist (S) Erik Gustafsson (S) Åse-Britt Falch (S)

43 Sid 36(36) 13.3 Revisorer Karlstad Kerstin Jönsson (M) Forshaga Monica Swensån (S) Grums Inge Carlsson, ordförande (S) Hammarö Gunnar Törnqvist (S) Kil Anette Gundahl Karlsson (S) Munkfors Pauli Björklund (C)

44 Resultaträkning, redovisning i tkr Budget Not Verksamhetens intäkter , , ,00 Verksamhetens kostnader , , ,00 Avskrivningar 3, , , ,00 Verksamhetens nettokostnader , , ,0 Kommunbidrag , , ,00 Finansiella intäkter 5 22,3 2,5 340 Finansiella kostnader 6-604,7-490,2-463 Årets resultat 4 233, , ,0 Avgår realisationsvinst försäljning -614,3-173,0 0,0 Avstämning mot balanskravet, , , ,0 justerat resultat Vid avstämning av det lagstadgade balanskravet ska resultatet reduceras med de realisationsvinster som uppstått under året. Balansräkning, redovisning i tkr TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Maskiner och inventarier , ,5 Summa anläggningtillgångar , ,5 Omsättningstillgångar Fordringar , ,0 Kassa och bank , ,2 Summa omsättningstillgångar , ,2 Summa tillgångar , ,7 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 11 Eget kapital , ,3 Varav årets resultat 4 233, ,7 Varav avsatt till resultatutjämningsreserv 2 615, ,8 Summa eget kapital , ,3 Avsättningar pension , ,0 Skulder Långfristiga skulder 13 89,2 38,3 Kortfristiga skulder , ,1 Summa skulder , ,4 Summa eget kapital, avsättningar och skulder , ,7

45 Kassaflödesanalys, redovisning i tkr Den löpande verksamheten Resultat efter finansiella poster 4 233, ,7 Avskrivningar som belastat resultatet , ,0 Justeringar för poster som inte ingår i kassaflödet -614,4-173,0 Förändring pensionsskulden ,0-928,0 Kassaflöde före förändringar av rörelsekapital 9 393, ,7 Kassaflöde från förändringar i rörelsekapital: Ökning (-) /Minskning (+) av rörelsefordringar , ,0 Ökning (+) / Minskning (-) av rörelseskulder , , , ,9 Summa kassaflöde från den löpande verksamheten , ,6 Investeringsverksamheten Egna nettoinvesteringar 3, , ,2 Summa kassaflöde från investeringsverksamheten , ,2 Finansieringsverksamheten Ökning/minskning av långfristiga skulder -51,0-51,0 Erhållet inträdeskapital 0,0 0,0 Summa kassaflöde från finansieringsverksamheten -51,0-51,0 Årets kassaflöde 6 678, ,4 Likvida medel vid årets början , ,8 Likvida medel vid årets slut , ,2 Tilläggsupplysningar: Erhållen ränta 22,3 2,5 Erlagd ränta -604,7-490,2

46 Noter Verksamhetens intäkter Tillsyn 160,3 86,1 Utbildning 2 767, ,3 Automatlarm, ej brand 769,8 879,2 Samhällssäkerhet/internt säkerhetsarb , ,0 Skolprojektet 1 000, ,0 Driftbidrag från AMS 634,3 463,8 Övrig försäljning av tjänster 1 068,3 918,9 Hyresintäkter 661,1 608,8 Ers RIB-utbildning 127,7 0,0 Återbet AFA försäkring 753,7 3,2 Realisationsvinst försäljning 614,3 173,3 Summa , ,6 Jämförelsestörande post: Återbet AFA försäkring ,7 0,0 2 Verksamhetens kostnader Personalkostnader , ,0 Särskild avtalspension inkl. löneskatt 1 588,0-117,0 Lokaler , ,7 Fordon 2 602, ,5 Räddningstjänstmaterial 815, ,2 Larmtjänster 2 038, ,3 Övrigt material och tjänster , ,2 Kostnader RiB-utbildning 15,7 0,0 Summa , ,9 3 Avskrivningar Årets avskrivningar 5 257, ,2 Summa 5 257, ,2 4 Kommunbidrag Förbundsmedlem: Karlstad , ,1 Forshaga 9 017, ,3 Kil 8 555, ,1 Grums 6 829, ,6 Hammarö 7 632, ,6 Munkfors 6 108, ,2 Summa , ,9 5 Finansiella intäkter Koncernkonto 22,3 2,5 Summa 22,3 2,5

47 6 Finansiella kostnader Finansiell kostnad pension Övrigt 49,7 48,2 Summa 604,7 490,2 7 Årets resultat Årets resultat 4 233, ,7 Summa 4 233, ,7 Avstämning mot balanskravet Årets resultat 4 233, ,7 Avgår realisationsvinster -614,3-173,0 Justerat resultat 3 618, ,7 8 Maskiner och inventarier Ackumulerade anskaffningsvärden: Vid årets början , ,8 Försäljningar och utrangeringar 0,0-584,2 Omklassificering pågående nyanläggning 0, ,0 Nyanskaffningar 759, , , ,6 Ackumulerade avskrivningar enligt plan: Vid årets början , ,6 Försäljningar och utrangeringar 0,0-533,5 Årets avskrivning enligt plan 5 257, , , ,1 Pågående investeringar, ej i bruk 4 375,0 77,0 Planenligt restvärde vid årets slut , ,5 9 Kortfristiga fordringar Kundfordringar , ,6 Interimsfordringar 8 792, ,9 Moms 1 975, ,5 Bevakningshandläggning 219,1 374,1 Försäkringshandläggning 66,3 0,0 Övrigt 2 759,5 329,9 Summa , ,0

48 10 Kassa och bank Koncernkonto , ,4 Klientmedelskonto Miljöbilscentralen 21,3 51,8 Handkassa 9,8 0,0 Summa , ,2 11 Eget kapital Balanserat resultat , ,7 Årets resultat 4 233, ,7 Varav avsatt till resultatutjämningsreserv 2 615, ,8 Summa , ,4 12 Avsättningar Särskild avtalspension , ,0 Förmånsbestämd ålderspension , ,0 Pension till efterlevande 15,0 232,0 Löneskatt 7 983, ,0 Summa , ,0 Avsättningar (enl RKR 17) Ingående avsättningar , ,0 Nya förpliktelser under året 2 275, ,0 varav - Nyintjänad pension 1 588, ,0 - Ränte och basbeloppsuppräkning 690,0 442,0 - Pension till efterlevande 0,0 359,0 - Övrig post -4, ,0 Årets utbetalningar , ,0 Summa utgående avsättning , ,0 13 Långfristiga skulder Investeringsbidrag radiolänk Munkfors 140,2 89,2 Avskrivningar investeringsbidrag -51,0-51,0 Summa långfristiga skulder 89,2 38,2 14 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 8 856, ,2 Löneskatt 0,0 379,5 Moms 927,4 739,2 Källskatt o. Sociala avgifter 2 991, ,5 Sambands- o ledn.system SOL , ,6 Semesterlöneskuld inkl. soc.avg , ,4 Övriga interimsskulder , ,4 Försäkringshandläggning 0,0 71,8 Bevakningshandläggning 0,0 0,0 Övrigt 582,8 728,5 Summa , ,1

49 ÄRENDE III Sid 3(7)

50 sid 1 (2) RÄDDNINGSTJÄNSTEN KARLSTADSREGIONEN Tjänsteskrivelse Erik Ramsell, erik.ramsell@karlstad.se Direktionen Redovisning av internkontroll 2016 Förbundsledningens förslag 1. Redovisningen av internkontrollen för 2016 godkänns. 2. Förbundsledningens förslag till intern kontrollplan för 2017 godkänns Sammanfattning av ärendet Syftet med den interna kontrollen är att säkerställa att de av direktionen uppställda målen för verksamheten uppfylls. Kontrollen bör inriktas på områden som har stor betydelse för verksamheten eller där riskerna bedöms som stora. Respektive avdelningschef har lämnat förslag på kontrollpunkter till förbundsdirektören. Dessa har sammanställts i förslaget till internkontrollplan för Förslaget läggs fram i samband med att redovisningen av internkontroll görs. Respektive avdelningschef som ansvarar för verksamheten ansvarar för att den interna kontrollen genomförs. Avdelningscheferna rapporterar till räddningschefen, som ansvarar för avrapportering till direktionen. Avdelningscheferna har enligt anvisningar lämnat in resultat av den interna kontrollen till förbundsdirektören. I de flesta fall visar kontrollen att målen har uppfyllts och att rutinerna fungerar väl. I de fall där brister upptäckts har dessa antingen åtgärdats direkt eller också planeras åtgärder under kommande år. Beslutsunderlag Förbundsledningens tjänsteskrivelse den 8 mars Redovisning av internkontroll Plan för internkontroll Nils Weslien Förbundsdirektör/räddningschef Erik Ramsell administrativ chef Postadress: Karlstadsregionens Räddningstjänstförbund, Karlstad Besöksadress: Räddningscenter Sandbäcken Tel: Fax: E-post: raddningstjansten@karlstad.se Org.nr: Bankgiro:

51 Beslutet skickas till Medlemskommunerna Revisorerna sid 2 (2)

52 Sid 1(1) RÄDDNINGSTJÄNSTEN KARLSTADSREGIONEN Karlstad Erik Ramsell, Internkontrollplan för 2017 Direktionen fastställer varje år områden för intern kontroll. Syftet med den interna kontrollen är att säkerställa att de av direktionen uppställda målen för verksamheten uppfylls. Kontrollen bör inriktas på områden som har stor betydelse för verksamheten eller där riskerna bedöms som stora. 7 Följande kontrollområden föreslås för 2017: 1. Uppföljning och kontroll av lönelistor. Hur följer ansvariga chefer upp lönelistorna för att säkerställa att rätt lön betalas ut? 2. Kontroll av samstämmighet mellan HEROMA och CORE gällande tjänstgöring och ledigheter. 3. Hur har införandet av den nya organisationen på räddningsavdelningen fungerat (fortsättning från 2016)? 4. Kontroll att momsavdrag för leasing sker enligt gällande regelverk. 5. Hur har införandet av likvärdiga rutiner gällande IVPA fungerat? Respektive avdelningschef som ansvarar för verksamheten ansvarar också för att den interna kontrollen genomförs. Avdelningscheferna rapporterar till förbundsdirektören, som ansvarar för avrapportering till direktionen. Räddningstjänsten Karlstadsregionen Webbplats raddningkarlstad.se E-post raddningstjansten@karlstad.se Organisationsnr Postadress Karlstad Besöksadress Räddningscenter Sandbäcken Telefon Fax Säte Karlstad Bankgiro

53 RÄDDNINGSTJÄNSTEN KARLSTADSREGIONEN Direktionen Josefin Nyberg, Redovisning intern kontroll 2016 Direktionen fastställer varje år områden för intern kontroll. Syftet med den interna kontrollen är att säkerställa att de av direktionen uppställda målen för verksamheten uppfylls. Kontrollen bör inriktas på områden som har stor betydelse för verksamheten eller där riskerna bedöms som stora. 1. Kvalitén i handläggning av inkomna ansökningar om egensotning - hur säkerställer vi kvalitén i handläggningen av inkomna ansökningar om egensotning? Berörda är administrativa avdelningen, förebyggandeavdelningen, Sotning & Ventilation i Karlstad AB samt Sotning & Ventilation i Hagfors AB. Resultat Den nya rutinen är införd i slutet av året och därmed behövs mer tid för att kunna dra någon slutsats om utfallet. Dock bör nedan vidtagna åtgärder säkerställa kvalitén i handläggningen av egensotningsansökningar oavsett vem som hanterar ärendet. Förebyggande, planerade eller vidtagna åtgärder Det har upprättats en skriftlig rutin för handläggning av ansökningar om egensotning. Det har även tagits fram ett omslag i vilket varje enskild ansökan och övriga handlingar till ärendet förvaras. På framsidan av omslaget kan flödet i ärendehandläggningen lätt följas och man kan därmed se i vilket skede ärendet är. Omslaget kan också användas som en checklista. 2. Översyn av skalskydd Station hur ser skalskyddet ut för Station 1000? En översyn av skalskyddet bör göras då Station 1000 numera är en krisledningslokal. Resultat Efter översyn av skalskyddet på räddningscenter Sandbäcken av säkerhetsavdelningen samt fastighetsansvarig kan konstateras att räddningstjänsten har goda förutsättningar för att vara väl skyddade. Förebyggande, planerade eller vidtagna åtgärder När krisledningsnämnden aktiveras kommer entrédörren att låsas samt receptionen bemannas. Skulle större hot uppstå kommer krisledningsnämnden att flyttas in i räddningstjänstens utbildningslokal inne hos SOS Alarm. Detta är en säkerhetsanläggning som skall stå emot en direkt träff av en 250 kg bomb. Lokalen är också självförsörjande på vatten och el under en lång tid varför skalskyddet betecknas som mycket gott. Postadress: Räddningscenter Sandbäcken, Karlstad Besöksadress: Räddningscenter Sandbäcken Tel: Fax: Epost: raddningstjansten@karlstad.se Org.nr: Säte: Karlstad Bankgiro:

54 sid 2 (4) 3. Ny organisation räddningstjänstavdelningen - hur har införandet av den nya organisationen på räddningsavdelningen fungerat Resultat Den nya organisationen fungerar väl, dock har den i sin helhet endast verkat i två månader vid skrivande stund och resultatet av en del av de genomförda ändringarna kan ännu inte bedömas. Det allmänna intrycket är att den nya organisationen har goda förutsättningar att ge önskade resultat. Främsta och viktigaste förändringen är att styrkeledarna har landat i sin chefsroll. De har ett större ansvar för framförallt personalplanering. Förebyggande, planerade eller vidtagna åtgärder Den nya tjänsten som övningsansvarig kommer att vara i full gång under Ansvaret för övningsverksamheten har växlats över från gamla flexstyrkan och i viss mån även grupperna på räddningstjänstavdelningen. Övningsansvarig skall ansvara för helheten för övningsplanering och utförandet av övningarna. Verksamheten kommer att fortsätta enligt plan och utvärdering kommer att göras längre fram. Punkten kvarstår på agendan för intern kontroll inför Riktlinjer för ledning i förbundet - hur går implementeringen av nya riktlinjer för ledning i förbundet? Resultat De nya riktlinjerna är framtagna och beslutade. Under sista kvartalet 2016 implementeras dessa i hela förbundet. Hittills har riktlinjerna presenterats för tre RIB-stationer. Mottagandet har varit bra. Innan året är slut ska vi ha varit runt till hela förbundet och informerat om allt. Förebyggande, planerade eller vidtagna åtgärder Räddningstjänstförbundet består av flera kommuner som gått in i förbundet vid olika tidpunkter. Tanken med de nya riktlinjerna är att göra ledningen lika för alla parter. Det pratas om tre typer av ledning som skall likställas i samtliga medlemskommuner: Normativ ledning (Räddningschef i beredskap (RCB), t.ex. vad är RCBs roll?) Strategisk ledning (RCB och operativt ansvariga (OA), t.ex. hur mycket tid och energi skall läggas på en viss olycka kontra att ha en rimlig beredskap om annan olycka inträffar samtidigt?) Operativ ledning (hur skall en grupp eller en insats ledas på en skadeplats?) Det har tidigare funnits många varianter på samma sak, t.ex. olika kläder, olika hjälmfärg, olika västar etc.). Här har införandet av att alla ska göra/se ut/vara lika påbörjats. Det skall inte finnas någon skillnad mellan stationerna i förbundet, oavsett heltid eller deltid. Andra frågor som berörs av riktlinjerna är vem som kan larma ut totallarm, hur mycket personal som skall åka i gruppen på insats och hur man ska agera vid förlarm.

55 sid 3 (4) 5. Faktureringsrutiner utbildningsenheten -hur fungerar de nya rutinerna för fakturering på utbildningsenheten? Resultat Som en följd av att minska antalet involverade personer har faktureringen på utbildningsenheten flutit på och några problem eller väsentliga felaktigheter har inte noterats under det gångna året Processen är mer effektiv och i och med att en och samma person sköter all fakturering minimeras risken för att saker hamnar mellan stolarna. Förebyggande, planerade eller vidtagna åtgärder Under 2016 har rutinen rörande utbildningsenhetens fakturering förändrats på så vis att det som tidigare var en kedja av tre personers inblandning, nu reducerats till en person. Det är en och samma person som skriver underlagen för fakturering som sedan skickar själva fakturan. Till fakturan bifogas underlag samt att en kopia på underlaget sätts i pärm för räddningstjänstens kännedom. Fakturering sker ungefär en gång i månaden. I händelse av sjukdom för ansvarig fakturerare finns back-up att tillgå via den administrativa avdelningen. Detta har under 2016 varit en verklighet och fungerat väl utan anmärkning. 6. Nya attestanter och slutattestanter - blir fakturor betalda i rätt tid och konterade på rätt sätt? Resultat Förekomsten av sena betalningar är ovanligt i förbundet och således är kostnaden för dröjsmålsräntor låg i resultaträkningen. Felkonteringar händer, vilket är ett resultat av den mänskliga faktorn, men ofta uppmärksammas dessa felaktigheter och korrigeras vid bokslut och budgetuppföljning. Förebyggande, planerade eller vidtagna åtgärder Det har under hösten 2016 ändrats om i ansvarsområden för att passa bättre in i den nya räddningstjänstorganisationen. Operativt ansvariga, stf operativt ansvariga, styrkeledare och stf styrkeledare har friställts från ansvarsområden som innefattar ekonomiskt ansvar. Arbetsuppgifterna ser annorlunda ut idag jämfört med förr varpå tiden för att ha ett ansvarsområde inte finns för nämnda tjänster. Nya budgetansvariga har utsetts. Under våren 2017 är planen att genomföra utbildningar med all personal som har ansvarsområden för att de ska uppdateras i hur attest, kontering av fakturor etc. skall ske enligt gällande regler. För kännedom granskas samtliga leverantörsfakturor > kr med avseende på kontering och periodisering av ekonom på administrativa avdelningen. Omkontering sker vid upptäckt av felaktigheter.

56 sid 4 (4) 7. Flexstyrkans tillsyner - hur har flexstyrkan hanterat tilldelade tillsyner? Har samtliga tilldelade tillsyner genomförts? Resultat Utvecklingsgruppens uppdrag är något annorlunda jämfört med tidigare flexstyrkans. Just tillsynsuppdraget har kraftigt reducerats då kompetensen saknas inom detta område. Istället kommer samtliga tillsyner att genomföras av förebyggandeavdelningen som har de rätta kvalifikationerna. Förebyggande, planerade eller vidtagna åtgärder Flexstyrkan har ersatts av utvecklingsgruppen och dess uppdrag har delvis ändrats. Exempelvis har tillsynsuppdraget tonats ned kraftigt då utvecklingsgruppen inte har kompetens nog att genomföra tillsyner. Den typen av tillsyner gör förebyggandeavdelningen då de har de rätta kvalifikationerna. Kvarvarande tillsyn hos utvecklingsgruppen är tillsyner av inventerande art, t.ex. jultillsyner. Detta innebär att den som gör tillsynen inventerar och samtalar men skriver inga förelägganden och fattar inga beslut. Eventuella avvikelser och/eller felaktigheter rapporteras sedan till förebyggandeavdelningen som gör uppföljning.

57 ÄRENDE IV Sid 4(7)

58 sid 1 (2) RÄDDNINGSTJÄNSTEN KARLSTADSREGIONEN Tjänsteskrivelse Erik Ramsell, erik.ramsell@karlstad.se Direktionen Granskning av intern kontroll avseende bisysslor Förbundsledningens förslag Direktionen godkänner förbundsledningens förslag på åtgärder Sammanfattning av ärendet På uppdrag av förbundets revisorer har intern kontroll avseende bisysslor inom räddningstjänstförbundet granskats av PWC. De rekommendationer som givits har beaktats. Beslutsunderlag Förbundsledningens tjänsteskrivelse den 2 mars Missiv granskning av intern kontroll avseende bisysslor. Revisionsrapport granskning av intern kontroll avseende bisysslor. Ärende Nedan redovisas de rekommendationer som gavs vid granskning av räddningstjänstförbundets interna kontroll avseende bisysslor samt av räddningstjänsten vidtagna åtgärder. Förbundet bör ta fram egna riktlinjer för bisysslor. Vidtagna åtgärder: I dagsläget följer förbundet koncernen Karlstads kommuns riktlinjer. Egna riktlinjer kommer att tas fram under året och presenteras för direktionen för beslut. Förbundets delegeringsordning bör kompletteras med vem som fattar beslut om bisysslor. Vidtagna åtgärder: Förslag på revidering av delegeringsordning har tagits fram. Postadress: Karlstadsregionens Räddningstjänstförbund, Karlstad Besöksadress: Räddningscenter Sandbäcken Tel: Fax: E-post: raddningstjansten@karlstad.se Org.nr: Bankgiro:

59 sid 2 (2) Direktionen bör göra en fullständig kartläggning och sammanställning av bisysslor. Vidtagna åtgärder: En kartläggning har gjorts där samtliga heltidsanställda har lämnat in en anmälan om bisyssla. Anmälan om bisyssla har sammanställts och förvaras i var och ens personakt samt i en pärm med samtliga anmälan om bisyssla. Nils Weslien Förbundsdirektör/räddningschef Erik Ramsell administrativ chef Beslutet skickas till Medlemskommunerna Revisorerna

60

61 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll avseende bisysslor Peter Aschberg December 2016 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund

62 Intern kontroll, bisysslor Innehåll 1. Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Syfte, revisionsfråga Metod Regelverk kring bisysslor Iakttagelser och bedömningar Finns det ändamålsenliga riktlinjer för hantering av bisysslor? Iakttagelser Bedömning Finns det rutiner för att följa upp anställdas bisysslor? Bedömning Efterlevs befintliga regelverk avseende bisysslor? Iakttagelser Bedömning Är samtliga eventuella bisysslor kända och dokumenterade? Iakttagelser Bedömning Förekommer det några jävsförhållanden i upphandlingar och inköp? Bedömning December av 14 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund PwC

63 Intern kontroll, bisysslor 1. Sammanfattande bedömning Regler om offentliganställdas bisysslor finns i allmänna bestämmelser (AB 16) och Lagen om offentlig anställning (LOA). Riksdagen beslutade år 2001 att även kommunalt anställda skulle omfattas av regelverket. För att direktionen (förbundet) ska kunna säkerställa god intern kontroll inom området är det bl.a. viktigt att det finns ändamålsenliga rutiner för hur anställda ska rapportera bisysslor som följs. Utifrån sin riskanalys har de förtroendevalda revisorerna i Karlstadsregionens räddningstjänstförbund gett PwC i uppdrag att granska anställdas bisysslor med syfte att undersöka om förbundets direktion säkerställer tillräcklig intern kontroll inom området. Den ledande revisionsfrågan i granskningen är: Har direktionen i Karlstadsregionens räddningstjänstförbund säkerställt tillräcklig intern kontroll avseende bisysslor? I granskningen kan vi konstatera att det bland annat finns riktlinjer avseende bisysslor samt inköp och upphandling inom Karlstads kommuns koncern, som förbundet ska följa. Vi bedömer att dessa är kända och att förbundet även utarbetat egna rutiner som är dokumenterade. Utifrån de befintliga riktlinjerna och rutinerna är vår bedömning att de anställda årligen får redogöra för eventuella bisysslor, där i stort sett samtliga av de engagemang vi funnit i våra kontroller, är kända och finns dokumenterade centralt hos förbundsledningen. Utifrån våra kontroller bedömer vi även att förbundet i allt väsentligt säkerställt att det inte föreligger några jävsförhållanden mellan personal och leverantör. Vår sammanfattade bedömning och vårt svar på revisionsfrågan är att direktionen i stort säkerställer tillräcklig intern kontroll avseende bisysslor. Vårt svar på revisionsfrågan konkretiseras i de kontrollmål som berörs i granskningen och som i sammanfattad form presenteras nedan. Kontrollmål 1, Finns det ändamålsenliga riktlinjer för bisysslor? Vår bedömning är att kontrollmålet i stort är uppfyllt. Vi bedömer i stort att de koncerngemensamma riktlinjerna är ändamålsenliga men utifrån förbundets perspektiv ser vi att det finns delar som kan utvecklas för att ytterligare underlätta uppföljning och intern kontroll avseende bisysslor inom förbundet. Förbundet bör därför besluta om egna riktlinjer. Kontrollmål 2, Finns det rutiner för att följa upp anställdas bisysslor? Vår bedömning är att kontrollmålet är uppfyllt. Förbundet genomför egna kontroller av bisysslor bland heltidsanställd personal; genom särskild kontroll och genom att det ingår i manualerna för introduktion och för resultat- och medarbetarsamtal. Utifrån detta gör vi bedömningen att förbundet har rutiner för att följa upp anställdas bisysslor. Kontrollmål 3, Efterlevs befintliga regelverk avseende bisysslor? Vår bedömning är att kontrollmålet är uppfyllt. Vi bedömer att de intervjuade i stort känner till det regelverk som finns och att rutinerna är inarbetade i organisationen. Cheferna frågar December av 14 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund PwC

64 Intern kontroll, bisysslor medarbetarna om bisyssla både vid introduktion och vid resultat- och utvecklingssamtalet, vilket lägger en grund till att bisysslor både identifieras och följs upp. Kontrollmål 4, Är samtliga bisysslor är kända och finns de dokumenterade? Vår bedömning är att kontrollmålet målet i stort är uppfyllt. Registreringar hos Bolagsverket är ett trubbigt verktyg för att följa upp potentiella bisysslor. Det går inte att enkelt avgöra om registrerade engagemang utgör bisysslor, inte heller om de är kända och godkända. I granskningen gör vi därför en bedömning av vilka engagemang som bör vara fall för prövning som bisyssla. Vi har stämt av de engagemang vi identifierat med den redovisning vi fått av förbundet och under intervjuerna och kommit fram till att nästan samtliga engagemang vi identifierat är kända och dokumenterade. Vi bedömer utifrån detta att kontrollmålet i stort är uppfyllt. Förbundet har genomfört särskilda kontroller av bisysslor år 2005 och år För att säkerställa tillräcklig intern kontroll bör förbundet även fortsättningsvis beakta denna typ av kontroll inom ramen för sitt internkontrollarbete. Kontrollmål 5, Förekommer det några jävsförhållanden i upphandlingar och inköp? Vår bedömning är att kontrollmålet i stort är uppfyllt. Som grund till styrning, uppföljning och kontroll bedömer vi att det inom förbundet och med stöd av Karlstad kommuns styrdokument, finns riktlinjer för inköp och upphandling samt motverkande av muta och jäv, som ger vägledande information till de anställda. Vår bedömning är också att förbundet arbetar med att utbilda och vägleda personal inom området, för att säkerställa att riktlinjerna följs. När det gäller vår kontroll av engagemang kopplat till leverantörsreskontra, är vår bedömning att direktionen i allt väsentligt säkerställt att det inte föreligger några jävsförhållanden mellan personal och leverantör. När det gäller vår kontroll av engagemang kopplat till leverantörslistan och de avtal förbundet har med leverantörer, har vi inte funnit några relationer som kan utgöra risk för jävsförhållanden mellan personal och upphandlad leverantör. Det kan självklart finnas t.ex. vänskapsrelationer som kan utgöra risk för jäv eller otillbörlig hantering av förbundets resurser, vilka inte kan kontrolleras genom denna granskning. Då vi i granskningen identifierat några utvecklingsmöjligheter lämnar vi följande rekommendationer För att tydliggöra direktionens syn på bisysslor bedömer vi att direktionen, utifrån Karlstads kommuns cirkulär för bisysslor, bör besluta om egna riktlinjer. Dessa bör berikas med tydliga exempel rörande bisysslor kopplat till förbundets verksamhet och behöver även innehålla information om hur besluten ska sparas för att underlätta uppföljning och intern kontroll. Förbundets delegeringsordning bör kompletteras med information om vem som fattar beslut om bisysslor bland förbundets heltidsanställda personal. För att säkerställa tillräcklig intern kontroll över vilka anställda som har bisysslor, rekommenderar vi direktionen att genomföra en fullständig kartläggning och sammanställning av bisysslor, för att kunna bedöma faktiska risker kopplat till olika former av bisysslor. December av 14 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund PwC

65 Intern kontroll, bisysslor 2. Inledning 2.1. Bakgrund Regler om offentliganställdas bisysslor finns i allmänna bestämmelser (AB 16) och Lagen om offentlig anställning (LOA). Riksdagen beslutade år 2001 att även kommunalt anställda skulle omfattas av regelverket. Det är viktigt att kommunen fastställer egna riktlinjer för hur anställda ska rapportera bisysslor. Av regelverket framgår att kommunens verksamhet måste utövas på ett sådant sätt att allmänhetens förtroende för kommunen och dess anställdas oberoende och integritet inte kan ifrågasättas. Arbetsgivaren kan förbjuda arbetstagaren att utöva bisyssla om denna anses vara ett hinder för arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärenden eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet. Som grundprincip gäller att bisyssla är tillåten. Medarbetare ska på begäran anmäla bisyssla och lämna uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Uppgiftsskyldigheten omfattar alla slags bisysslor. Ett verksamhetsområde som i förarbeten till regelverken särskilt utpekas som riskfyllt när det gäller förtroendeskadliga bisysslor är upphandling av varor och tjänster. Behovet av granskningen har framkommit utifrån revisorernas bedömning av väsentlighet och risk Syfte, revisionsfråga Syftet med granskningen är att undersöka om räddningstjänstförbundets direktion har säkerställt tillräcklig intern kontroll av anställdas bisysslor. Följande revisionsfråga ska besvaras: Har räddningstjänstförbundets direktion säkerställt tillräcklig intern kontroll avseende bisysslor? Revisionskriterier Lag (1994:260) om offentlig anställning och AB 16. Kontrollmål: 1. Finns det ändamålsenliga riktlinjer för bisysslor? 2. Finns det rutiner för att följa upp anställdas bisysslor? 3. Efterlevs befintliga regelverk avseende bisysslor? 4. Är samtliga eventuella bisysslor kända och dokumenterade? 5. Förekommer det några jävsförhållanden i upphandlingar och inköp? 2.3. Metod Granskningen avser samtlig heltidsanställd personal i räddningstjänstförbundet. Projektet avgränsas till att följa upp de anställda som har ett engagemang i företag som är registrerade i bolagsverkets handels- och föreningsregister samt aktiebolagsregister. December av 14 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund PwC

66 Intern kontroll, bisysslor Granskningen avser år 2016 men kontroller avseende leverantörsreskontra berör perioden till Granskningen genomförs genom förfrågan hos Bolagsverket om anställda i förbundet finns registrerade som funktionärer i företag enligt handels- och föreningsregister och aktiebolagsregistret. Uppgifter från Bolagsverkets och SCB:s register kontrolleras mot kommunens leverantörsreskontra 1 och leverantörslista 2. Bedömningen görs mot de regler om bisysslor som finns i Allmänna bestämmelser (AB 16) och Lagen om offentlig anställning (LOA) samt mot kommunens egna riktlinjer om anställdas bisysslor om det finns. Kontrollen av leverantörsreskontra och leverantörslistan enligt ovan ger bara svar på om det finns registrerade engagemang som kan utgöra grund för jäv eller otillbörlig hantering vid inköp. Det kan självklart finnas t.ex. vänskapsrelationer som kan utgöra risk för jäv eller otillbörlig hantering av kommunens resurser, vilka inte kan kontrolleras genom denna granskning. Bedömningen utgår endast från den information vi erhållit i från förbundet och de kontroller vi gjort mot berörda register. Intervjuer har genomförts med; förbundsdirektören, administrative chefen, chefen för förebyggande enheten, chefen för utbildningsenheten samt tillförordnade avdelningschefen för räddningstjänstavdelningen. De intervjuade har getts möjlighet att faktagranska ett utkast av rapporten. 1 En leverantörsreskontra innehåller information om vilka fakturor från leverantörer som har inkommit, vilka som har betalats och övrig information om leverantörerna. 2 Leverantörslistan innehåller de företag förbundet har leverantörsavtal med. December av 14 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund PwC

67 Intern kontroll, bisysslor 3. Regelverk kring bisysslor Granskningen utgår i grunden från de regler som finns om offentlighetsanställdas bisysslor. I regelverken beskrivs vad en bisyssla kan vara och i huvudsak anges tre olika typer av bisysslor som kan innebära negativa konsekvenser i anställningen; förtroendeskadliga-, arbetshindrande- och konkurrerande bisysslor. Med bisyssla menas varje syssla, tillfällig eller stadigvarande som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Det kan också konstateras att ett generellt förbud mot bisysslor inte är arbetsrättsligt hållbart utan varje arbetstagares bisyssla måste prövas för sig. Lagen (1994:260) om offentlig anställning (LOA) och Allmänna bestämmelser (AB 16) Bestämmelserna i LOA angående offentliganställdas bisysslor gäller sedan 2002 från att tidigare endast gällt för statligt anställd personal till att också omfatta anställda inom kommuner och landsting. LOA reglerar framför allt de förtroendeskadliga bisysslorna. Förtroendeskadliga bisysslor LOA 7: En arbetstagare får inte ha någon anställning eller något uppdrag eller utöva någon verksamhet som kan rubba förtroendet för arbetstagarens eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. Arbetsgivaren ska på lämpligt sätt informera arbetstagarna om vilka slags förhållanden som kan göra en bisyssla otillåten enligt 7. En arbetstagare ska på arbetsgivarens begäran lämna de uppgifter som behövs för att arbetsgivaren ska kunna bedöma arbetstagarens bisysslor. En arbetsgivare ska besluta att en arbetstagare som har eller avser att åta sig en bisyssla som inte är förenlig med 7 ska upphöra med eller inte åta sig bisysslan. Beslutet ska vara skriftligt och innehålla en motivering. Av AB 16, som utgör grund för anställningsavtal inom offentlig sektor, framgår att arbetsgivaren också kan förbjuda arbetstagare att inneha bisyssla som inverkar hindrande för arbetet eller som innebär att arbetstagaren konkurrerar med arbetsgivaren. Vidare tydliggörs att förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer inte ska räknas som bisyssla enligt avtalet. December av 14 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund PwC

68 Intern kontroll, bisysslor 4. Iakttagelser och bedömningar 4.1. Finns det ändamålsenliga riktlinjer för hantering av bisysslor? Iakttagelser I granskningen har vi tagit del av dokument som berör bisysslor. I intervjuerna anges att förbundet i stor utsträckning arbetar med de styrdokument som finns i Karlstads kommun, där bisysslor är ett sådant område. Karlstads kommun har ett cirkulär som finns på kommunens intranät Solsidan som räddningstjänstförbundet är del av. Cirkuläret är en övergripande beskrivning av det förhållningssätt koncernen Karlstads kommun har som arbetsgivare när det gäller arbetstagarnas bisysslor. Ett cirkulär utgör, enligt uppgift, en del av de samlade personaldirektiven som ska skapa en grund till likvärdighet och lika behandling inom kommunen. Cirkuläret om bisysslor berör i en sammanfattning följande områden 3 : Definition av bisyssla vad är en bisyssla. Definition av otillåten bisyssla - de tre olika typerna av skadliga bisysslor beskrivs och exempel ges. Kommunens förhållningssätt Karlstads kommun är i grunden positivt till bisysslor men under förutsättningar som anges i LOA och AB 16, blir de otillåtna. Arbetsgivarens information om bisysslor Nämnderna och chefer är ansvariga för att informera arbetstagaren om bisysslor men även att hålla sig informerad om vilka bisysslor de anställda har. Detta kan enligt cirkuläret t.ex. göras genom den förvaltnings- och bolagsseparata introduktionen för nyanställda, genom att frågan diskuteras fortlöpande på arbetsplatsen samt i samband med utvecklingssamtalet kopplat till utvecklingsområden. Arbetstagares skyldighet att lämna information om bisysslor. Skyldighet för vissa arbetstagare att självmant lämna information - En sådan anmälningsplikt finns i kommunen för förvaltningsdirektör, VD samt de funktioner eller personalkategorier i övrigt som det särskilt beslutas för. Arbetsgivarens agerande vid misstanke om otillåten bisyssla. Checklista som stöd för att kunna bedöma en eventuell förtroendeskadlig bisyssla. Cirkuläret berör inte hur beslut ska dokumenteras och sparas för att underlätta en nämnds uppföljning och interna kontroll. 3 Karlstads kommun, Cirkulär Bisysslor i Karlstads kommun, December av 14 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund PwC

69 Intern kontroll, bisysslor I intervjuerna anges att bisysslor förekommer, främst bland förbundets insatspersonal, då de arbetar skift. Cirkuläret berör vad som avses med en arbetshindrande bisyssla. Detta är dock ett område som skulle kunna behöva förtydligas inom ramen för förbundets verksamhet, för att säkerställa tydlig vägledning avseende vad som kan anses vara en rimlig omfattning på en bisyssla och likabehandling. Det finns ett dokument; anmälan av bisyssla, som ska användas vid anmälan och beslut av bisyssla. I dokumentet framgår att det ska lämnas till förbundsdirektören för beslut, vilket även nämns i intervjuerna. Vid eventuella oklarheter kring bedömningar förs diskussion även med administrativ chef eller kommunledningskontorets arbetsgivarenhet. Beslut om bisysslor ska enligt uppgift sedan år 2012 sparas i den anställdes personalakt. Innan dess sparades besluten i en pärm som förvaras hos den administrativa chefen. I förbundets delegeringsordning framgår inte vem som ska besluta om bisysslor. Karlstads kommuns cirkulär grundas i ett kommunstyrelsebeslut år I det rekommenderas nämnder och styrelser att anta riktlinjer för bisysslor. Utöver cirkuläret och underlaget för anmälan av bisyssla har räddningstjänstförbundet inget eget dokument som specifikt reglerar bisysslor. I intervjuerna anges att förbundet följer de direktiv som framgår i cirkuläret. Samtidigt anges att förbundet skulle kunna ta fram egna, utifrån cirkuläret, som är mer specifikt anpassade till räddningstjänstens verksamhet. Samtliga intervjuade hänvisar till informationen på Karlstads kommun intranät. De som läst cirkuläret mer ingående anser att det är tydligt och vägledande inom området. Bisysslor och vad som gäller inom området anges främst ha diskuterats med insatspersonalen under året. Information om bisysslor har bland annat berörts i samband med en mindre omorganisation som skett inom insatsstyrkan Bedömning Kontrollmål 1, Finns det ändamålsenliga riktlinjer för bisysslor? Vår bedömning är att kontrollmålet i stort är uppfyllt. Karlstads kommuns cirkulär avseende bisysslor tydliggör som riktlinje många viktiga delar kring hur koncernens myndigheter ska hantera bisysslor på ett ändamålsenligt sätt. Vi bedömer i stort att cirkuläret är ändamålsenligt men det anger dock inte hur beslut ska sparas för att underlätta uppföljning och intern kontroll. Arbetshindrande bisyssla skulle även kunna förtydligas, för att ge tydligare vägledning och underlätta likabehandling bland annat avseende bisysslans omfattning. För att tydliggöra detta och direktionens syn på bisysslor inom förbundet, bedömer vi att direktionen bör besluta om egna riktlinjer inom området som också innehåller information om hur besluten ska sparas för att underlätta uppföljning och intern kontroll. Genom att, liksom i cirkuläret, ge exempel men som har direkt anknytning till förbundets verksamhet ökar förutsättningarna för tydlighet och likabehandling. Kommunens cirkulär bör självklart vara vägledande för förbundets riktlinjer. Sparande och förvaring av beslut bör främst ske genom diarieföring eller som information i personalsystemet. Ett alternativ är att kopior på samtliga beslut förvaras i en pärm som de gjorts tidigare. 4 Kommunstyrelsens protokoll, , Dnr December av 14 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund PwC

70 Intern kontroll, bisysslor Då det idag inte framgår av förbundets delegeringsordning att det är förbundsdirektören som fattar beslut om bisyssla, bör detta läggas till. Rekommendationer För att tydliggöra direktionens syn på bisysslor bedömer vi att direktionen, utifrån Karlstads kommuns cirkulär för bisysslor, bör besluta om egna riktlinjer. Dessa bör berikas med tydliga exempel rörande bisysslor kopplat till förbundets verksamhet och behöver även innehålla information om hur besluten ska sparas för att underlätta uppföljning och intern kontroll. Förbundets delegeringsordning bör kompletteras med information om vem som fattar beslut om bisysslor bland förbundets heltidsanställda personal Finns det rutiner för att följa upp anställdas bisysslor? Kommunens cirkulär om bisysslor understryker vikten av att chefer är ansvariga för att informera arbetstagaren om bisysslor men även att de ska hålla sig informerade om vilka bisysslor de anställda har. Räddningstjänstförbundet genomförde en intern kontroll inom området år 2012, där samtlig heltidsanställd personal inom räddningstjänstförbundet fick fylla i en blankett och ange om de hade en bisyssla eller inte. 5 En likadan kontroll skedde år I intervjuerna anges att förbundet dels ska kontrollera förekomsten av bisyssla vid nyanställning, dels ska detta följas upp i samband med medarbetarsamtalen. För att säkerställa att detta sker ingår fråga om bisyssla både i förbundets introduktionsprogram för nyanställda samt i förbundets manualer för resultat- och utvecklingssamtal chef/medarbetare Bedömning Kontrollmål 2, Finns det rutiner för att följa upp anställdas bisysslor? Vår bedömning är att kontrollmålet är uppfyllt. För att säkerställa att frågan om medarbetarna har någon bisyssla ställs, måste det finnas rutiner som helst är dokumenterade. Förbundet genomför egna kontroller om bisysslor bland heltidsanställd personal; genom särskild kontroll och genom att det ingår i manualerna för introduktion och för resultat- och utvecklingssamtal. Utifrån detta gör vi bedömningen att förbundet har rutiner för att följa upp anställdas bisysslor Efterlevs befintliga regelverk avseende bisysslor? Iakttagelser Karlstads kommuns cirkulär om bisysslor understryker vikten av att chefer är ansvariga för att informera arbetstagaren om bisysslor men även att de ska hålla sig informerade om vilka bisysslor de anställda har. Vi har ovan konstaterat att förutsättningarna för att detta ska ske genom att det ingår i nämnda manualer. 5 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund, Uppföljning av bisysslor, internt brev, December av 14 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund PwC

71 Intern kontroll, bisysslor Samtliga intervjuade anger att de använder förbundets manualer för introduktionssamtal och resultat- och utvecklingssamtal. Därmed sker även kontroller och uppföljning av bisyssla i enlighet med fastställda direktiv. Majoriteten av anmälda bisysslor har inkommit i samband med att chef frågat om det men det ges även exempel på att medarbetare kommit och diskuterat eventuella planer på extrajobb och sedan anmält en bisyssla. De intervjuade som mottagit anmälan om en bisyssla, redogör samtliga för att de har använt förbundets blankett för bisyssla och sedan diskuterat ärendet med, i första hand förbundsdirektören, som sedan fattat beslut. De chefer som inte mottagit anmälan om en bisyssla redogör för samma tillvägagångssätt. Tillvägagångssättet bekräftas även av förbundsdirektören. Besluten sparas enligt uppgift i respektive medarbetares personalakt. I intervjuerna framkommer att kommunens cirkulär är känt i lite olika utsträckning bland de intervjuade Bedömning Kontrollmål 3, Efterlevs befintliga regelverk avseende bisysslor? Vår bedömning är att kontrollmålet är uppfyllt. Vi bedömer att de intervjuade i stort känner till det regelverk som finns. Cheferna frågar medarbetarna om bisyssla både vid introduktion och vid resultat- och utvecklingssamtalet, vilket lägger en grund till att bisysslor både identifieras och följs upp. Dokumentationen av bisyssla sker på avsedd blankett och sparas i respektive medarbetares personalakt, vilket är i enlighet med direktiven från ledningen. Hur det ska sparas finns som nämnt inte angivet i regelverket. Som helhet gör vi bedömningen att befintliga regelverk följs Är samtliga eventuella bisysslor kända och dokumenterade? Iakttagelser För att identifiera engagemang i organisationer som kan utgöra en potentiell bisyssla, har vi genomfört kontroller mot olika register hos Bolagsverket och SCB 6. Kontrollen skedde i oktober. Förfrågan gällde om det finns heltidsanställda i förbundets personalregister som är registrerade som funktionärer i företag. Listan från förbundet innehöll 72 personer och bruttoresultatet visade på 47 träffar bland dessa personer. Träfflistan innehåller registrerade engagemang i olika typer av associationsformer; aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag, ekonomisk förening, fysisk person och bostadsrättsförening. Engagemangen i sig består av olika funktioner; bolagsman, innehavare, ledamot, ledamot och VD ledamot och vice VD, suppleant, revisor och kommanditdelägare. Att 47 anställda har ett eller flera engagemang innebär inte att samtliga personer har en eller flera otillåtna bisysslor. Detta är ett bruttotal som innehåller engagemang som kan vara kopplade till organisationer som i dag inte bedriver någon verksamhet, eller är en bostadsrättsförening kopplat till den anställdes boende. En stor andel engagemang kan indikera en risk för att det existerar bisysslor som inte är kända eller bedömda av ansvarig myndighet. Det finns engagemang som i större utsträckning än andra kan falla inom ramen för möjlig bisyssla. Det råder t.ex. viss skillnad i att vara ledamot i en bostadsrättsförening i jämförelse med att vara innehavare av en enskild firma eller bolagsman i ett handelsbolag. Bruttotalet 47 registrerade engagemang ovan innehåller engagemang över 6 SCB Statistiska Central Byrån December av 14 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund PwC

72 Intern kontroll, bisysslor organisationer som kan vara avregistrerade, inaktiva men även bostadsrättsföreningar. För granskningen är de organisationer som är aktiva självklart de som är mest intressanta ur kontrollsynpunkt. 7 Efter att avregistrerade- och inaktiva bolag samt bostadsrättsföreningar har eliminerats finns totalt 28 träffar kvar fördelat på 22 anställda d.v.s. 1,3 aktiva engagemang per anställd med engagemang. Detta innebär alltså att det finns anställda som har mer än ett engagemang. Av de 22 anställda med engagemang tillhör 10 insatsstyrkan, vilka är brandmän på heltid. De underlag vi tillhandahållits från förbundet innehåller en redovisning av godkända och dokumenterade bisysslor. I en första kontroll av dessa mot träfflistan av aktiva engagemang kan vi notera att det finns fem anställda som har engagemang som inte ingår i förbundets redovisning. Vid en avstämning av dessa engagemang i intervjuerna framgår att tre av dessa fem är kända men inte dokumenterade och att två inte är kända. Det ena av engagemangen rör en enskild firma som registrerades i augusti i år. Resultatet behöver inte innebära att de engagemang som inte är rapporterade, direkt är betrakta som en ej rapporterad bisyssla. Vid en förfrågan till de berörda medarbetarna bör förväntningarna dock vara att de kan redogöra för engagemanget som grund till en bedömning om det ska betraktas som bisyssla och om den ska godkännas. Det kan finnas fall där anställda arbetar extra hos en annan arbetsgivare. Dessa engagemang går inte att upptäcka via den typ av registerkontroll som sker i granskningen. I redovisningen vi fått från förbundet framgår att extraarbete av detta slag fångats upp i samtalen mellan chef och medarbetare. Detta understryker också vikten av den löpande kontrollen i samband med introduktion och resultat- och utvecklingssamtal Bedömning Kontrollmål 4, Är samtliga bisysslor är kända och finns de dokumenterade? Vår bedömning är att kontrollmålet målet i stort är uppfyllt. Registreringar hos Bolagsverket är ett trubbigt verktyg för att följa upp potentiella bisysslor. Det går inte att enkelt avgöra om registrerade engagemang utgör bisysslor, inte heller om de är kända och godkända. I granskningen gör vi därför en bedömning av vilka engagemang som bör vara fall för prövning som bisyssla. Vi har stämt av de engagemang vi identifierat med den redovisning vi fått av förbundet och under intervjuerna och kommit fram till att nästan samtliga engagemang vi identifierat är kända och dokumenterade. Vi bedömer utifrån detta att kontrollmålet i allt väsentligt är uppfyllt. Då det förekommer att exempelvis en känd bisyssla inte dokumenterats, kan det trots att vi bedömer att förbundet i stort har ändamålsenliga rutiner, vara bra att med viss regelbundenhet göra den typ av kontroll som förbundet genomfört år 2005 och år 2012 avseende kontroll av bisyssla. Direktionen bör därför beakta denna typ av kontroll inom ramen för sitt internkontrollarbete. Rekommendation För att säkerställa tillräcklig intern kontroll över vilka anställda som har bisysslor, rekommenderar vi direktionen att genomföra en fullständig kartläggning och sam- 7 I resultatet finns tre former av företagsstatus. Aktiv (28) - Verksam juridisk enhet enligt SCB med en eller flera av följande registreringar: moms, arbetsgivare, F-skatt. 2, Inaktiv (11) - Ej längre verksam juridisk enhet enligt SCB. 3, Ej registrerad (8) - Har aldrig varit verksamt enligt SCB. December av 14 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund PwC

73 Intern kontroll, bisysslor manställning av bisysslor, för att kunna bedöma faktiska risker kopplat till olika former av bisysslor Förekommer det några jävsförhållanden i upphandlingar och inköp? Som grund till att minska risken för jäv eller otillbörlig hantering vid upphandling och inköp är det viktigt att förbundet har tydliga riktlinjer och rutiner inom området. I granskningen har vi tagit del av fyra dokument som direkt eller indirekt berör hantering av inköp och upphandling och anställdas och politikers önskvärda beteenden kopplat till detta och sin tjänst inom Karlstad kommuns koncern som helhet. Mutor och jäv Kommunens vägledning till kommunens anställda för att undvika mutor och jäv. Upphandlingspolicy för Karlstads kommun Policyn anger att det övergripande målet inom upphandlingsverksamheten är, att tillgodose parternas behov av varor och tjänster med rätt funktion och kvalitet till lägsta möjliga totalkostnad omfattande hela livslängden och med minsta möjliga miljöpåverkan. Upphandling ska ske genom samverkan och partsnyttan ska beaktas vid varje upphandlingsärende. Riktlinjer för direktupphandling över kronor - riktlinjerna anger när direktupphandling ska genomföras. Den generella regeln anges i intervjuerna vara att upphandlingsenheten ska kontaktas så fort värdet på ett inköp överstiger Detta förutsatt att det inte upphandlas inom befintliga avtal. Uppförandekod för leverantörer Krav som ställs på de företag som kommunen skriver avtal med. I intervjuerna framkommer att riktlinjerna om mutor och jäv är kända. Information om mutor och jäv har bland annat berörts i samband med information om inköp och upphandling. Information inom området har enligt uppgift även berörts på arbetsplatsträffar i samband med att Karlstads kommun skickat ut information. Riktlinjerna har enligt uppgift inte varit något informationsärende på något av direktionens sammanträden. Däremot har det ingått i Karlstads kommuns utbildning för politiker i inför en ny mandatperiod När det gäller inköp och upphandlingsförfaranden nämner de intervjuade att de tycker att detta är välreglerat och tydligt. I förbundets delegeringsordning 9 framgår vilka funktioner som är delegater i ärenden som berör upphandling av varor och tjänster. Beslut som fattas med stöd av delegation ska dokumenteras i förbundets diarium och anmälas i direktionen vid nästkommande sammanträde. I intervjuerna anges att samtliga delegationsbeslut redovisas på direktionens sammanträden. 8 Karlstads kommun information från Karlstads kommun om utbildning för förtroendevalda med uppdrag i koncernen Karlstads kommun Karlstadsregionens räddningstjänstförbund - Delegeringsordning, förteckning över beslutsfattare och firmatecknare. December av 14 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund PwC

74 Intern kontroll, bisysslor I delegeringsordningen framgår att avrop på ramavtal är att se som ren verkställighet och delegeringsordningen innehåller även en förteckning om vilka funktioner som är beslutsfattare i verkställighetsärenden. När det gäller inköp av material m.m. har verksamheten delats in i ett antal olika ansvarområden, där det finns en eller två huvudansvariga. För förbundets deltidsstationer finns en ansvarig attestant som sitter centralt i Karlstad. Inköp sker enligt uppgift av de samarbetspartners förbundet har egna avtal med eller genom avtal som de kan avropa mot t.ex. avtal som Karlstads kommun eller Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har. Kontroll av att detta följs sker bland annat genom attesteringen som är centraliserad och där slutattestanterna är få. För att underlätta arbete med inköp, upphandling och attestering, har ledningen tagit fram en dokumenterad rutin för hur arbetet ska skötas. I Karlstads kommuns upphandlingspolicy 10 framgår att Nämnd/bolag ansvarar för och beslutar om upphandling som berör endast nämndens/bolagets verksamhet eller behov inom nämndens/styrelsens område. Kommunens centrala upphandlingsenhet ska genomföra upphandlingen. I intervjuerna anger samtliga att Karlstads kommun upphandlingsenhet kontaktas i fall då upphandlingen går över den övre gränsen för direktupphandling, som vid tillfället för granskningen är kronor, enligt lagen om offentlig upphandling. I intervjuerna liksom i upphandlingspolicyn anges att en priskontroll om minst tre förfrågningar ska genomföras om något kostar mer än 5000 kronor och ramavtal saknas. Förbundet har tagit fram mallar för direktupphandling och tilldelningsbeslut som underlättar arbetet och dokumentationen. Leverantörsreskontran Utöver att kontrollera registrerade engagemang enligt stycke har vi även kontrollerat Engagemang med affärsrelationer. Detta innebär en kontroll av om någon av de heltidsanställda inom förbundet har ett registrerat engagemang i en organisation som erhållit ekonomiska ersättningar från kommunen. Denna typ av engagemang riskerar naturligtvis att vara extra känsliga ur såväl förtroende- som konkurrenssynpunkt. Kontroller har skett genom att samtliga 47 träffar som registrerats i kontrollen av personalregistret mot bolagsregistren också har kontrollerats mot förbundets leverantörsreskontra för perioden till och med I kontrollen hittade vi tre företag som fått utbetalningar av förbundet under perioden. Vi har kontrollerat angiven attestordning och orsak för dessa fall. Inte i något fall förekommer det att den anställde är slutattestant och till transaktionerna framgår rimliga förklaringar. Leverantörslistan I granskningen har vi även gjort en kontroll av samtliga träffar mot förbundets leverantörslista. På detta sätt kan vi identifiera de eventuella engagemangen hos de anställda som berör organisationer förbundet har avtal med och där det kan finnas risk för jäv i upphandling. Vi har inte kunnat se att något av de funna engagemangen matchar mot räddningstjänstens leverantörsregister. 10 Karlstads kommun Upphandlingspolicy för Karlstads kommun, Beslutad i kommunfullmäktige och uppdaterad December av 14 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund PwC

75 Intern kontroll, bisysslor Bedömning Kontrollmål 5, Förekommer det några jävsförhållanden i upphandlingar och inköp? Vår bedömning är att kontrollmålet i stort är uppfyllt. Som grund till styrning, uppföljning och kontroll bedömer vi att det inom förbundet och med stöd av Karlstad kommuns styrdokument finns riktlinjer för inköp och upphandling samt motverkande av muta och jäv, som ger vägledande information till de anställda. Vår bedömning är också att förbundet arbetar med att utbilda och vägleda personal inom området, för att säkerställa att riktlinjerna följs. I intervjuerna framgår att det finns en tydlig struktur för hur inköp och upphandlingar ska genomföras. Vår bedömning är också att det finns inbyggda kontroller som skapar förutsättningar för tillräcklig intern kontroll inom området. Detta genom centralisering, ansvarsindelningen och attestordning avseende inköp samt att Karlstads kommuns upphandlingsenhet involveras i samband med upphandlingar. När det gäller vår kontroll av engagemang kopplat till leverantörsreskontra, är vår bedömning att direktionen i allt väsentligt säkerställt att det inte föreligger några jävsförhållanden mellan personal och leverantör. När det gäller vår kontroll av engagemang kopplat till leverantörslistan och de avtal förbundet har med leverantörer, har vi inte funnit några relationer som kan utgöra risk för jävsförhållanden mellan personal och upphandlad leverantör. Det kan självklart finnas t.ex. vänskapsrelationer som kan utgöra risk för jäv eller otillbörlig hantering av förbundets resurser, vilka inte kan kontrolleras genom denna granskning Maria Jäger Uppdragsledare Peter Aschberg Projektledare December av 14 Karlstadsregionens räddningstjänstförbund PwC

76 ÄRENDE V Sid 5(7)

77 sid 1 (1) RÄDDNINGSTJÄNSTEN KARLSTADSREGIONEN Tjänsteskrivelse Erik Ramsell, erik.ramsell@karlstad.se Direktionen Revidering av delegeringsordning för Karlstadsregionens räddningstjänstförbund Förbundsledningens förslag Reviderad delegeringsordning fastställs och gäller från och med 17 mars Ärende Gällande delegeringsordning fastställdes av direktionen 2 december Delegeringsordningen revideras med utgångspunkt från granskning av intern kontroll avseende bisysslor. Delegeringsordningen kompletteras med information om vem som fattar beslut om bisysslor bland förbundets heltidsanställda personal. Förbundsdirektören föreslås fatta beslut om bisyssla. Beslutsunderlag Förbundsledningens tjänsteskrivelse 2 mars Förslag till reviderad delegeringsordning, se bilaga. Förslag till ny text är markerad med gult. Nils Weslien Förbundsdirektör/räddningschef Erik Ramsell administrativ chef Beslutet skickas till Medlemskommunerna Revisorerna Postadress: Karlstadsregionens Räddningstjänstförbund, Karlstad Besöksadress: Räddningscenter Sandbäcken Tel: Fax: E-post: raddningstjansten@karlstad.se Org.nr: Bankgiro:

78 sid 1 (10) Förslag reviderad delegeringsordning VEM FATTAR BESLUTET? Delegeringsordning, förteckning över beslutsfattare och firmatecknare Karlstadsregionens räddningstjänstförbund Fastställd av förbundsdirektionen 17 mars 2017