PRINCIPER FÖR ANSVARSFULL AFFÄRSVERKSAMHET. Code of conduct

Transkript

1 PRINCIPER FÖR ANSVARSFULL AFFÄRSVERKSAMHET Code of conduct

2 Veritas Pensionsförsäkring är ett av de äldsta verksamma pensionsbolagen i Finland. Vi ansvarar för pensionsskyddet för arbetstagare, företagare och pensionstagare. Vår uppgift är att placera de pensionstillgångar som anförtrotts oss på ett lönsamt och betryggande sätt. Vi ska också se till att våra kunders pensionsskydd är tillräckligt. Vår verksamhet styrs av våra värden och av principerna för etisk affärsverksamhet. Vår verksamhet styrs av våra värderingar - vi har starkt kundfokus, engagerat samarbete och vi söker lösningar och av de principer för ansvarsfull verksamhet,vår Code of Conduct, som lyfts fram i detta dokument. Varje anställd ska följa dessa principer i sitt arbete. Lagstadgad pensionsförsäkring är en noggrant reglerad och övervakad bransch. I sin verksamhet följer Veritas nationella och internationella lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter samt interna anvisningar. Veritas deltar inte i politisk verksamhet. Principerna för ansvarsfull affärsverksamhet har godkänts av Veritas styrelse

3 Vi handlar ansvarsfullt På Veritas vill vi styra och utveckla verksamheten på ett proaktivt sätt, så att vi samtidigt beaktar de krav som regelverk och god förvaltning ställer på oss samt vårt miljö- och samhällsansvar. Genom att sköta vår solvens bär vi vårt ansvar för att pensionstillgångarna och pensionssystemets finansiering ska räcka till. Vi tar också hänsyn till vårt samhälleliga ansvar i vår verksamhet. Vi är med om att utveckla branschen samtidigt som vi kommer ihåg vårt ansvar gentemot kommande generationer. Veritas förutsätter ansvarsfullhet också av sina samarbetspartner. Ansvarsfull affärsverksamhet God försäkringssed Yhtiön ja vakuutuksenottajien välisissä liiketoimissa ja sopimussuhteissa Veritas noudattaa Veritas följer lagen och god försäkringssed i affärstransaktioner och avtalsförhållanden mellan bolaget och försäkringstagare. Affärstransaktionerna mellan Veritas och försäkringstagarna ska vara marknadsbestämda vad gäller pris och övriga villkor. I vårt kundarbete följer vi principerna för ansvarsfull verksamhet och vi behandlar våra kunder jämlikt. Vi fattar våra pensions- och försäkringsbeslut i enlighet med lagstiftningen, rättspraxis och de tillämpningsanvisningar som Pensionsskyddscentralen fastställt. Det är viktigt för oss att våra beslut är jämlika och i enlighet med den etablerade avgörandelinjen. Vi strävar efter att motivera besluten på ett begripligt sätt och svarar gärna på frågor gällande besluten. Vi vill betjäna våra kunder raskt men omsorgsfullt. Vi har enbart identifierade kunder Asiakkaan tunteminen on keskeinen velvoite sekä työeläkelainsäädännössä (TyEL ja YEL) Att känna igen kunden är en central förpliktelse inom både arbetspensions- (ArPL och FöPL) och penningtvättlagstiftningen. Veritas identifierar och känner sina kunder samt omfattningen och kvaliteten av deras verksamhet. Inom arbetspensionsförsäkrandet ska kunden identifieras för att förutsättningarna för försäkrandet ska uppfyllas. Riktlinjer mot mutor Veritas accepterar i ingen form direkta eller indirekta mutor. Gåvor som ges eller mottas får inte äventyra bolagets oberoende. Alltid då man ger eller mottar en gåva, måste man beakta de krav som lagstiftningen och bolagets interna anvisningar ställer. Veritas har interna verksamhetsprinciper mot mutor. Intressekonfliktsituationer Intressekonfliktsituationer ska identifieras och undvikas. Ingen anställd får delta i behandlingen av ett ärende som gäller ett avtal mellan personen själv och Veritas. Beslutsfattandet får inte påverkas av ens personliga intressen. Om de egna arbetsuppgifterna inbegriper ärenden som gäller ens släktingar eller andra bekanta personer, ska dessa ärenden flyttas över till en annan handläggare. En person får inte heller delta i behandlingen av ett ärende som gäller avtal mellan Veritas och till exempel en serviceproducent eller ett kundföretag, om personen är anställd hos eller medlem av ett förvaltningsorgan i sammanslutningen, eller om personen kan förväntas få sådan väsentlig fördel av situationen som står i strid med Veritas intressen. Om en intressekonfliktsituation uppstår ska man omedelbart rapportera om det till sin förman.

4 Närståendekretstransaktioner Beslut om betydande transaktioner som gäller ett arbetspensionsbolag och dess närståendekrets ska fattas av bolagets styrelse och uppgifterna ska offentliggöras. Genom detta vill man säkerställa att transaktionerna mellan arbetspensionsförsäkringsbolaget och dess ledning är förenliga med bolagets intressen. Med närståendekretsåtgärder avses alla rättshandlingar som görs med närståendekretsen, oberoende av deras föremål eller beteckningar, i vilka Veritas står som andra part. Veritas styrelse behandlar alla transaktioner med närståendekretsen i vilka bolagets intresse överstiger euro eller då transaktionen av annan orsak kan anses vara betydande. Transaktionens betydelse avgörs alltid separat för varje fall. Sekretessbestämmelser, tystnadsplikt och dataskydd De uppgifter som behandlas inom arbetspensionssystemet är i regel alltid sekretessbelagda. Dessa uppgifter får överlåtas till övriga aktörer än personen själv endast med personens samtycke eller med stöd av särskild bestämmelse. Vi behandlar alla uppgifter i enlighet med gällande lagar och förordningar samt Veritas interna anvisningar. I alla skeden då personuppgifter behandlas ska de av Veritas godkända principerna för dataskydd och datasäkerhet iakttas. Vi upprätthåller personalens kunskaper i dataskydd och datasäkerhet med hjälp av regelbundna utbildningar och kontinuerligt uppdaterade anvisningar. Insiderregler I Veritas följer vi de av styrelsen godkända insiderreglerna. Anvisningarna är uppgjorda för att främja placeringsverksamhetens offentliga tillförlitlighet och personalens kunskaper om insiderbestämmelserna, så att det inte ska ske oavsiktliga förbrytelser mot dem. Veritas upprätthåller ett insiderregister över permanenta insiders. De offentliga uppgifterna i insiderregistret kan ses i Euroclear Finland Oy:s webbtjänst. Information om dataskyddet i samband med handläggningen av personuppgifter hittas på veritas.fi/dataskydd Samhällsansvar Vi placerar pensionstillgångarna ansvarsfullt Vi vördar vårt ansvar som pensionsplacerare genom att själv agera ansvarsfullt och vi uppmanar också våra placeringsobjekt att agera lika. All verksamhet som vi placerar i ska vara professionellt organiserat och trygga våra förmånstagares intressen. Vi undviker intressekonflikter, beaktar hållbarhetsfrågor i alla våra placeringsbeslut och utvärderar varje objekt skilt för sig. Med vår verksamhet strävar vi efter att förstärka finansmarknadens stabilitet. När vi utvärderar placeringsobjektens hållbarhet följer vi våra placerings- och ägarstyrningsprinciper. Miljöansvar Vi bär ansvar för miljön Som företag utvecklar vi vårt handlingssätt mot ett mer miljövänligt håll. Vi utvecklar våra arbetsprocesser så att miljöledarskapet omfattar all vår verksamhet. Genom fastigheternas energieffektivitet påverkar vi direkt miljön och förebyggandet av klimatförändringen. Vi strävar efter att hitta medel att minska vår energiförbrukning och försöker minska skadlig miljöpåverkan. Likaså vill vi handla proaktivt i miljöfrågor både i vår roll som byggherre och som hyresvärd. Som företag främjar vi miljövänliga sätt att handla. Veritas är en ansvarsfull arbetsgivare I Veritas följer vi rättvis anställningspraxis samt lagar och avtal gällande arbetslivet. Vi bemöter alla arbetstagare jämlikt och satsar på gott och ansvarsfullt ledarskap. Vi sörjer för personalens välmående i arbetet och deras kunnande, och vi främjar utvecklingen av kunnandet så att det ska motsvara de förändringar som sker i verksamhetsmiljön.

5

6 Iakttagande av goda verksamhetsprinciper Verksamhetsprinciperna kompletteras och konkretiseras av Veritas interna anvisningar och övriga linjedragningar, och dessa styr personalen till att handla rätt och på ett ansvarsfullt sätt. Alla nya Veritas-anställda får en introduktion i anvisningarna gällande ansvarsfullhet. Hela personalen avlägger regelbundet en webbkurs i compliance, vilket omfattar en genomgång av verksamhetsprinciper. Varje anställd ansvarar för sin del för att bolaget iakttar lagar, regler och anvisningar i sin verksamhet. En sektoransvarig direktör är skyldig att säkerställa att roller, ansvar och rapporteringsplikter är tydligt definierade i organisationen. Om det kommer fram brister i efterlevnaden av regler och verksamhetsprinciper och om situationen involverar risker, måste man göra en compliance-anmälan till compliance-funktionen. Veritas har också i bruk en kanal för rapportering om missbruk. Via denna kanal kan en anställd anonymt rapportera om misstänkta brott mot lagar eller andra bestämmelser. Hos oss deltar var och en i att skapa en ansvarsfull arbetskultur.

7 ETISKA FÖRHÅLLNINGSREGLER 1 Identifiera Befinner du dig i en situation som är anknuten till en etisk fråga? 2 Analysera Vilka fakta har du till ditt förfogande? Vilka uppgifter saknas? Vem påverkas av beslutet? 3 Regler Följer ditt beslut bestämmelser och anvisningar? Följer ditt beslut bolagets värden och verksamhetsprinciper? 4 Snabbtest Om handlingen skulle bli offentlig, skulle den i en utomståendes ögon verka etiskt och moraliskt tvivelaktig? Nej Du kan framskrida Ja Rekommenderas inte Vet inte Rekommenderas inte

8