Checklista: Din egen situation som chef

Transkript

1 Cheklista: Din egen situation som hef Att skapa ett hållbart arbetsklimat som hef bygger på att du har rätt förutsättningar själv. Nedanstående heklista är baserad på frågor i AHA-enkäten som tagits fram av Sektionen för personskadeprevention, Karolinska Institutet. Använd den för att ringa in de områden som behöver adresseras för att skapa bättre förutsättningar för ditt arbete med ett hållbart arbetsklimat. Dina egna förutsättningar Finns det verkliga möjligheter att vara ledare oh hef i organisationen? Hur är kulturen på arbetsplatsen? Konkurrensinriktad? Samarbetsvillig? Stämmer dina personliga värderingar med organisationens? Har du förtroende för ledningen? Har du tillräkligt oh tydligt mandat oh stöd från dina överordnade? De mål du ansvarar för är de realistiska oh har du tillräkliga resurser för att kunna uppnå dem? Får du som hef stöd, uppmuntran oh feedbak från dina överordnade oh kollegor? Kan du säga ifrån uppåt? Får du hjälp att lösa problem? Får du tillräklig arbetsro? Eller är kraven på förändringar oh omorganisationer svåra att förena med övriga mål för verksamheten? Finns det möjlighet till personliga utmaningar både för dig som hef oh dina medarbetare? Är arbetet meningsfullt oh utveklande? Kommentar: Din relation till medarbetarna Är det en bra relation mellan dig oh dina medarbetare? Uppmuntrar du dialog oh kommunikation? Kan dina medarbetare säga ifrån? Tar du itu med problem oh konflikter? Uppmuntrar du som hef dina medarbetare att delta i viktiga beslut? Kommentar:

2 Insightguide Series Verktyg Att leda verksamheten Är arbetet rättvist fördelat? Tyker dina medarbetare det? Behandlar du alla på ett likvärdigt sätt? Upplever dina medarbetare att de har kontroll oh inflytande över sitt arbete? Stödjer medarbetarna varandra? Stödjer de dig? Finns det tydliga mål för verksamheten? Har dina medarbetare väldefinierade ansvarsområden, eller finns det en otydlighet som kan leda till stress oh spänning? Vad kan du göra som hef om medarbetarna blir trötta, utmattade, sjuka? Kommentar: Dina drivkrafter Hur viktigt är jobbet för dig som hef? För dina medarbetare? Varför vill du vara hef? Vilka är dina drivkrafter? Kommentar: Din balans mellan arbete oh privatliv Har du en bra balans mellan arbete oh privatliv? Har du stöd utanför jobbet från anhöriga oh vänner? Kommentar: Källa: Sunt Liv, Frågorna bygger på AHA-enkäten som tagits fram av Sektionen för personskadeprevention, Karolinska Institutet. InsightLab

3 Workshop: Ett hållbart arbetsklimat Nedanstående heklista är hämtad från Afas idéskrift Ett bättre arbetsliv med mindre stress. Använd den enskilt eller tillsammans med din grupp för att ringa in de områden du/ ni vill prioritera oh där ni har mest att vinna på att genomföra åtgärder oh förbättringar. Mål, värderingar oh vision Är företagets/organisationens mål oh värderingar tydliga? Känner alla medarbetare till visionen? Har medarbetarna egna mål som ligger i linje med organisationens mål? Gruppens storlek Är arbetsgrupperna lagom stora, så att hefen kan vara synlig oh finnas till hands? Meningsfullhet Har medarbetarna meningsfulla, stimulerande arbetsuppgifter? Får de använda sina kunskaper oh erfarenheter? Inflytande/kontroll Får medarbetarna delta i de beslut oh åtgärder som påverkar deras arbete? Ansvar Får medarbetarna ta eget ansvar? Har de tillräkligt med resurser oh befogenheter? Belöning Får medarbetarna tillräkligt med uppskattning? Får de uppmuntran? Blir de sedda? Arbetsbelastning oh krav Står arbetsuppgifterna i proportion till medarbetarnas förmåga oh resurser? Är kraven lagom höga? Roller oh befattningsbeskrivningar Vet alla vad som förväntas av dem oh vem som ska göra vad? Arbetstid oh övertid Har medarbetarna tillräkligt med tid för att göra sitt jobb på ett tillfredsställande sätt? Finns det balans mellan arbete oh fritid? Var går gränsen för övertid? Går du som hef oftast hem när arbetsdagen är slut?

4 Insightguide Series Verktyg Återhämtning Får medarbetarna tid för återhämtning efter krävande arbetsinsatser oh projekt? Dialog oh information Får alla rätt information i rätt tid? Har medarbetarna möjlighet att göra sig hörda? Får de gehör för klagomål? Utveklingssamtal Får varje medarbetare möjlighet till minst ett utveklingssamtal varje år? Diskuteras balansen mellan arbete oh fritid vid utveklingssamtalen? Kompetensutvekling Får medarbetarna möjlighet till kompetensutvekling? Trygghet oh rättvisa Har medarbetarna fått klara besked om anställningstrygghet oh karriärutvekling? Soial gemenskap Finns det möjligheter till soialt umgänge, så att arbetskamrater kan umgås, stödja oh hjälpa varandra? Har ni gemensamma fikaraster? Deltar du/hefen? Fysisk arbetsmiljö Finns det brister? Har alla de hjälpmedel man behöver för att kunna uträtta sitt arbete? Hur är det med buller, ventilation? Vilka åtgärder behövs? Källa: Afas idéskrift Ett bättre arbetsliv med mindre stress, Vilka är era prioriterade områden: InsightLab

5 Cheklista: Hur du kan underlätta en balanserad arbetssituation Vara ett positivt exempel för dina anställda. Kanske tror dina anställda att du inte har något liv utanför arbetet? Berätta hur du själv gör för att försöka få balans i tillvaron. Uppmuntra ditt team att öppet diskutera problem som uppstår. Fråga dina anställda vad som händer i deras liv oh vad som betyder mest för dem. Räkna inte med att alla kommer säga att arbetet är viktigast. Ta upp frågan om livsbalans till diskussion. Skapa en kultur som fokuserar på kvalitet i arbetet istället för kvantitet. Utnyttja de möjligheter tekniken ger för distansarbete oh flexibla arbetstider. Aeptera att de anställda ägnar några timmar i vekan av arbetstiden åt personliga göromål. Undersökningar visar att anställda som ges denna möjlighet är klart mer motiverade än dem som inte ägnar någon del respektive större delen av arbetstiden åt privata behov. Uppmuntra dina medarbetare att fullfölja sina åtaganden med familjen. Ingrip aktivt vid tillfällen då du ser att någon arbetar för myket. Boka in löpande individuella samtal med dina medarbetare. Sök aktivt efter teken på stress, för hög belastning oh sjuknärvaro. Tillåt begäran om ledigheter så långt det är möjligt. Coaha aktivt dina medarbetare genom svåra situationer. Källa: Insightlab AB Egna idéer:

6 Cheklista: De fyra stegen i systematiskt arbetsmiljöarbete Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivaren skyldig att se till att det bedrivs ett systematiskt arbetsmiljöarbete på arbetsplatsen. Föreskriften om Systematiskt arbetsmiljöarbete preierar hur detta arbete ska gå till. Fyra grundpelare i det systematiska arbetsmiljöarbetet är: Steg 1. Undersök arbetsförhållandena Om risker i arbetet upptäks tidigt kan åtgärder vidtas för att undvika att de anställda skadas, blir sjuka eller far illa på annat sätt. I det dagliga arbetet kommer det ofta fram hur personalen mår. Stor korttidsfrånvaro, vantrivsel oh relationsproblem är varningssignaler. Skriv ner de riskkällor som identifierats vid undersökningen, till exempel hög arbetsbelastning, ensamarbete oh tunga lyft. Även om det inte finns något bestämt tidsintervall ska undersökningarna göras så ofta att ni har klart för er vilka risker som finns oh vad som behöver göras. Steg 2. Gör en riskbedömning Värdera de riskkällor som identifierats. Fråga dig hur stor sannolikheten är för att arbetstagare ska drabbas av ohälsa på grund av riskkällan. Fundera okså över konsekvenserna av det som kan hända. Ange om risken är allvarlig eller inte. Riskbedömningen är ett viktigt underlag i det fortsatta arbetet. När ni vet vilka riskerna är oh hur allvarliga de är, bestäm då vem eller vilka som ska åtgärda dem oh hur uppföljningen ska ske. På en mindre arbetsplats är det ofta hefen själv som tar hand om arbetsmiljöfrågorna. Det kan okså vara någon annan som får i uppgift att åtgärda oh kontrollera de genomförda åtgärderna. Steg 3. Åtgärda risker som kommit fram Eliminera de allvarligaste riskerna först. Åtgärda redan vid källan om det går. Om risken inte kan undvikas helt måste man hantera den på annat sätt, till exempel genom att arbetstagarna får särskilda instruktioner om stöd, handledning eller använder personlig skyddsutrustning. Steg 4. Gör en handlingsplan för det som inte genomförs omedelbart Skriv ner i en handlingsplan de åtgärder som inte genomförs samma dag eller någon av de närmaste dagarna. Antekna när genomförandet ska ske oh vem som har ansvaret. Företagshälsovården är en oberoende expertresurs som med fördel kan anlitas vid undersökningar oh riskbedömningar i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Den kan okså vara en värdefull tillgång när de planerade åtgärderna ska genomföras. Tips! Arbetsmiljöverkets skrift Systematiskt arbetsmiljöarbete mot stress kan laddas ner som pdf-fil från

7 Cheklista: Systematiskt arbetsmiljöarbete riskfaktorerna I alla arbeten finns ett antal faktorer eller riskkällor som är viktiga att uppmärksamma. Arbetsgivaren ska regelbundet undersöka arbetsförhållandena oh bedöma riskerna. Hur ofta undersökningar ska göras bestäms till exempel av verksamhetens art oh omfattning. Regelbundenheten, formerna för undersökningarna oh riskbedömningarna bör göras i samförstånd med arbetstagarna. Nedan följer antal exempel på riskkällor som Arbetsmiljöverket lyfter fram oh åtgärder mot dessa. Vilka av dessa är risker i er verksamhet? Stor arbetsmängd högt arbetstempo. Om arbete med stor arbetsmängd, högt arbetstempo eller arbete under tidspress kombineras med små möjligheter att påverka den egna arbetssituationen kan det ge konsekvenser i ohälsa oh bidra till sjukdomar. Att under en begränsad tid ha hög arbetsbelastning behöver inte ge konsekvenser i ohälsa. Men att långvarigt arbeta under tidspress är tärande på hälsan, även när arbetet är engagerande. Att fördela om arbetet mellan arbetstagarna är en uppgift för hefen. Likaså kan en åtgärd vara att ge hjälp med att prioritera arbetsuppgifterna. Ensidigt, upprepat oh monotont arbete. Ensidigt, upprepat oh monotont arbete ger små möjligheter till utmaningar oh till personlig oh yrkesmässig utvekling. Detta leder till understimulering som kan bidra till ohälsa. Att utifrån inventering av de arbetsuppgifter som finns utvidga arbetsinnehållet, är ett sätt att göra arbetet mindre monotont. Det kan ofta förenas med kompetensutvekling. Våldsrisker. Att bli utsatt för fysiskt våld oh skada mot den egna kroppen, innebär alltid en traumatisk upplevelse oh kan ge allvarliga psykiska konsekvenser. Lika traumatiskt kan ett hot vara. Det är viktigt att kartlägga riskerna omsorgsfullt oh utifrån kartläggningen vidta nödvändiga åtgärder som till exempel larm, säkerhetsrutiner, dubbelbemanning, information oh utbildning. Det är dok sällan alla risker för hot oh våld kan förebyggas. En beredskap för omhändertagande vid traumatiska händelser behövs för att förebygga framtida skada oh men för dem som drabbas. Skiftarbete oregelbundna arbetstider. Arbete nattetid står i konflikt med vår naturliga dygnsrytm oh innebär därför en påfrestning på kroppen. Dessutom innebär nattarbete en försämrad vakenhet oh därigenom ökade olyksrisker. Man bör undvika alltför långa arbetspass, oh vid treskift är ordningen morgon eftermiddag natt att föredra framför den omvända. För återhämtning mellan två arbetsskift behövs vanligen 11 timmars vila. Efter en period med flera nattskift är det angeläget att lägga in en längre vila. För lite sömn ökar de negativa effekterna av stress oh sömnbrist är i sig en stressfaktor som kan ge ohälsa. Kränkningar trakasserier konflikter. Stress försämrar vår empati oh uppmuntrar beteenden som ryktesspridning oh utlöser försvarsmekanismer som kan leda till att syndabokar söks. Kränkningar oh konflikter som har sin grund i arbetssituationen genom för hög arbetsbelastning, otydliga förväntningar på arbetsinsats, få eller inga reaktioner på utfört arbete med mera, bör betraktas som en konsekvens i organisationen men är samtidigt en riskkälla för anställda i omgivningen. Det är viktigt att synliggöra konflikterna, utreda oh åtgärda orsakerna till dem.

8 Insightguide Series Verktyg Oklara förväntningar på arbetsinsats oklara roller. Denna riskfaktor handlar om att arbetsuppgifter oh ansvarsområden inte är väldefinierade eller att det ställs motstridiga krav på personen oh kraven blir omöjliga att leva upp till. Grunden till dessa förhållanden kan ofta ligga i oklara mål eller oklar arbetsfördelning. En tydlig styrning oh uppgiftsfördelning är av betydelse för att förebygga ohälsa. Lika viktigt är konstruktiv feedbak, information, introduktion med mera. Ständiga förändringar otrygghet i anställningen. Förändringar i arbetslivet är oundvikliga oh innebär oftast en påfrestning. Avgörande från arbetsmiljösynpunkt oh för konsekvenserna för den anställde är ofta hur förändringar genomförs oh i vilken utsträkning den anställde ges information oh möjlighet att vara delaktig i förändringen. Arbete med människor. Detta avser sådana arbeten där det viktigaste redskapet är den egna personen, till exempel sjukvårdspersonal, soialarbetare oh anställda inom omsorgen. Deras arbetsuppgifter är ofta engagerande men kan bli tärande, oh i kombination med högt arbetstempo kan de ge risk för ohälsa i form av stressymtom. Åtgärder som kan mildra är att tillföra kompetens oh öka professionalismen i arbetet, till exempel genom handledning. Ensamarbete. Att utföra arbete ensam kan innebära en stark psykisk påfrestning, särskilt om det är förenat med andra risker, till exempel våld eller trakasserier. Ett annat förhållande som kan vara påfrestande är övervakningsarbete där stora värden mänskliga oh materiella står på spel. Ensamarbete kan även innebära en ökad olyksfallsrisk. Det är viktigt att arbetstagaren kan känna sig trygg genom nödvändiga larmanordningar oh till exempel genom att vid behov kunna konsultera arbetsledningen. För att förebygga ohälsa måste arbetet ibland organiseras så att ensamarbete minimeras. Komplexa arbetsuppgifter. Snabba förändringar oh nya arbetsförhållanden upplevs ibland som påfrestande. Ofta kan sådana arbetssituationer ändå vara stimulerande oh utmanande, särskilt om möjligheterna att själv kunna påverka förhållandena är goda oh arbetsuppgifterna är betydelsefulla. Den tekniska utveklingen i arbetslivet innebär ofta att nya komplexa uppgifter tillkommer. Den kan även få till följd att mängden information ökar oh blir en påfrestning. Att vid förändringar av arbetsformer, till exempel vid införande av teknikstöd, ge kompletterande kunskaper är grundläggande. Det är okså viktigt att få delta i förändringsarbetet oh även, vid behov, få handledning i arbetet. Soiala kontakter. Människorna på arbetsplatsen är okså en del av arbetsmiljön. Det gäller naturligtvis särskilt för arbeten där kontakten med andra människor utgör en väsentlig del av arbetet. Men det gäller okså våra relationer till arbetskamrater oh hefer. Hur vi umgås med oh behandlar varandra på arbetsplatsen har stor betydelse för hur vi mår i vårt arbete. Att synliggöra normer oh skapa ett gott omhändertagande oh en bra introduktion vid nyanställningar är exempel på åtgärder. Risk för olyksfall. Vetskapen om oh oron för att drabbas av en olyka eller utsättas för allvarlig skada innebär en psykisk påfrestning som kan ge konsekvenser i form av anspänning oh stress. Tidspress oh skiftarbete kan vara förhållanden som ökar risken. Tydliga instruktioner oh goda kunskaper är då viktiga. En ordnad tillbudsrapportering förenat med förebyggande åtgärder kan bidra till att olykor undviks. Den fysiska miljön. Den psykosoiala situationen påverkas okså av den fysiska miljöns utformning. Hur lokaler oh inredning ser ut har betydelse för vårt välbefinnande oh kan såväl underlätta som försvåra våra möjligheter till kontakt oh samverkan med arbetskamraterna. En hög ljudnivå försvårar våra möjligheter att kommuniera med varandra oh störande ljud är i sig en stressfaktor. Risker från farliga ämnen oh maskiner kan göra att vi känner en press oh oroar oss för skaderisker. Olika faktorer i den fysiska miljön kan således medverka till att vi upplever belastningar som stressar oss. Källa: Arbetsmiljöverket, InsightLab

9 Cheklista: Så hjälper du dem som är utsatta för mobbning oh trakasserier Mobbning oh trakasserier är en stor källa till stress för den som är utsatt. I själva verket är det något av det mest stressande en människa kan vara med om. Samtidigt som mobbning oh trakasserier orsakar stress så är de ofta även en konsekvens av stress det är i stressfyllda sammanhang dessa destruktiva beteenden ofta uppstår. Nedan följer ett antal punkter att ha i åtanke för dig som hef för att hjälpa den som är drabbad: Skyll inte på offret. Det är en vanlig uppfattning att det är de mobbades avvikande personlighet som är en av de viktigaste faktorerna bakom mobbning. Lyssna på den mobbades problem oh svara med medkänsla oh empati. Lyssna på den som utsätts för svårigheter. Bara att någon lyssnar på vad man har att berätta är oftast till stor hjälp. Ge stöd i olika former. Stöd kan vara praktisk hjälp eller i form av att du tar dig tid med den utsatta personen. Var uppmuntrande. Människor vet oftast vad de bör göra men behöver stöd för att sätta igång. Sök nya lösningar. Mobbning kan sänka en persons självförtroende oh göra att man inte kan tänka klart. Vilka åtgärder som ska vidtas måste den mobbade själv bestämma men förslag, alternativ oh idéer kan underlätta för personen att motivera sig till att agera. Agera som en talesman. Det kan vara viktigt att lyfta fram frågeställningen på den utsatta personens vägnar. Utmana kulturen. En del människor tror att det är tillåtet att mobba därför att de alltid gjort det eller för att de har en position som ger dem befogenheten. Det kan vara ditt ansvar att peka på konsekvenserna oh de påföljder som föreskrivs. Inled samtal med båda parter. Låt båda parterna komma till tals men se till att markera att trakasserier inte aepteras. Detta kan ske genom enskilda samtal eller genom medling. Personalavdelningen oh företagshälsovården kan ge ytterligare stöd vid samtal oh medling. Låt den som mobbas eller trakasseras bestämma vilka åtgärder som ska vidtas. Låt medarbetaren själv bestämma vilket som stöd han/hon vill ha oh vem som ska ge det. Att föreslå psykologstöd kan uppfattas som en ny kränkning. Om trakasserierna fortsätter Om trakasserierna inte upphör ska en formell handläggning inledas vilket kan leda till disiplinära åtgärder, till exempel omplaering eller avskedande, för den som trakasserar. Du bör då kontakta personalavdelningen eller andra instanser inom organisationen för att få stöd i proessen. Även den fakliga organisation som den trakasserande tillhör måste informeras. Källa: Chefens personalguide, Insightlab

10 Cheklista: De vanligaste stresskällorna i samband med förändring Förändringar oh omorganisationer är en av de största stresskällorna för många anställda idag. I oh med att många verksamheter befinner sig i ett mer eller mindre konstant förändringsläge är risken för stress bland medarbetare oh hefer naturligtvis stor. En undersökning av Insightlab från 2007 om svenska hefers förändringserfarenheter framkom sex vanliga fallgropar vilka var oh en leder till onödig stress i organisationen oh hos den enskilde: Fallgrop 1: Bristande motiv till förändring Bristen på tydliga motiv till att förändringen genomförs är en av de enskilt största orsakerna till problem oh motstånd i förändringsarbetet. Många vet helt enkelt inte varför förändringen genomförs. Detta orsakar ofta stor stress för de anställda. Åtgärd: Det går förmodligen inte att överskatta betydelsen av att vara tydlig oh att tillräkligt många gånger upprepa exakt varför förändringen genomförs. Fallgrop 2: Olika tidshorisont för ledning oh anställda Det pågår oftast långa möten oh diskussioner på hefsnivå innan en omorganisation genomförs. Det är viktigt att tänka på att de övriga anställda inte har samma information eller förståelse oh därmed inte ännu kan se samma mening med förändringen. Det är inte ovanligt att ledningen redan har tagit sig igenom den första bearbetningsfasen oh hunnit in i möjlighetsfasen när de presenterar förändringen för de anställda. Åtgärd: Informera oh involvera dina medarbetare så tidigt som möjligt i proessen. Låt dem okså gå igenom de helt naturliga faserna med förnekelse oh motstånd som heferna förmodligen redan tagit sig igenom. Fallgrop 3: Envägskommunikation Ett vanligt misstag är okså att tro att det räker med envägskommunikation att ledningen får sagt det den vill säga oh att personalen ska förstå ofta i ett enda möte. Åtgärd: För en öppen dialog med de anställda så tidigt som möjligt oh rakt igenom hela proessen. Vilka invändningar finns? Vilka idéer? Vad är det personalen ser som ledningen inte gör? Hur kan arbetet läggas upp för att bli så effektivt som möjligt?

11 Insightguide Series Verktyg Fallgrop 4: Oklara mål oh delmål InsightLabs undersökning visar okså att oklara mål oh delmål är ett myket vanligt skäl till att förändringar stöter på problem. Utan tydliga mål hamnar organisationen lätt i ett läge där var oh en drar åt sitt eget håll. Åtgärd: Det krävs inte bara ett tydligt övergripande mål för att råda bot på detta lika viktigt är en serie delmål som löpande visar att organisationen är på rätt väg. Vissa organisationer har med framgång formulerat tydliga åtgärdslistor som bokas av vartefter. Fallgrop 5: Låg delaktighet oh liten involvering av de anställda Det är viktigt att de anställda blir engagerade i ett tidigt skede för att minska deras rädsla oh osäkerhet inför framtiden. När en person känner sig delaktig i ett beslut leder det till att hon eller han känner sig personligt ansvarig för att projektet ska bli framgångsrikt. Detta skapar i sin tur motivation oh motverkar förändringsmotstånd. Åtgärd: Att lyssna på medarbetarnas synpunkter oh att uppmana till egna initiativ är betydelsefullt för att skapa förändringsvilja. Det ska även finnas möjlighet till reflektion oh kritik. Fallgrop 6: Brist på nödvändig kompetensutvekling I många förändringsproesser brister det i satsning på kompetensutvekling för att lära medarbetare de nya kunskaper oh arbetssätt som krävs. Osäkerhet kring den egna förmågan att hantera nya verktyg oh ansvarsområden hindrar effektivt människor från att bidra till förändringsmålen. Åtgärd: Det är viktigt att den anställde får utveklas i sin egen takt för att lära sig klara av nya arbetsuppgifter oh ansvarsområden. Däremot bör du som hef inte ta på dig hela ansvaret för anställdas kompetensutvekling. Det är viktigt att uppmuntra personer att ta egna initiativ för att stärka deras självförtroende oh motivation. Återkoppling oh oahning kan vara en del i denna proess för att hjälpa medarbetarna bryta gamla rutiner oh skapa nya. Källa: Insightguide Förändring, Insight Lab; Nya yrkesroller oh lärande i organisationer, Barbro Anell, Organizational Behaviour, M Shane, Von Glinow InsightLab

12 Självtest: Ditt nuläge Introduktion oh användning Denna mall hjälper dig att på ett enkelt sätt få överblik över din situation just nu avseende din tid, dina mål oh välbefinnande. Utifrån dina resultat har du lättare att besluta om dina prioriteringar framåt. Gör så här: 1. Ta ställning till vart oh ett av påståendena nedan. Ge dig själv en poäng mellan 1 oh 5 för varje påstående, där 5 innebär att du håller med helt oh hållet oh 1 innebär att du inte håller med alls. 2. Skriv de tre påståenden du gett högst respektive lägst poäng i listan nedtill. De sistnämnda innehåller förmodligen områden som du behöver prioritera upp/se över. Område 1-5 poäng 1. Jag har tydliga oh motiverande mål på jobbet 2. Jag använder min tid på optimalt sätt i mitt arbete 3. Jag ligger i fas med mina kortsiktiga professionella mål 4. Jag ligger i fas med mina långsiktiga professionella mål 5. Jag har energi oh motivation på jobbet 6. Jag utnyttjar min bästa tid (då du har mest energi) till mina viktigaste uppgifter 7. Jag planerar oh genomför mina viktigaste uppgifter varje dag 8. Jag planerar oh genomför mina viktigaste uppgifter varje veka 9. Jag delegerar i tillräklig omfattning 10. Mina IT-verktyg fungerar som jag vill 11. Jag avslutar saker direkt i stor utsträkning 12. Jag är lugn oh fokuserad 13. Jag rensar oh har en ren oh organiserad arbetsplats 14. Jag har tydliga oh inspirerande mål privat 15. Jag ligger i fas med mina privata mål oh drömmar 16. Jag har energi oh motivation på min fritid 17. Jag har den tid jag vill med min familj 18. Jag har den tid jag vill med mina vänner 19. Jag mår bra fysiskt 20. Jag mår bra själsligt Dina 3 starkaste områden (behåll) Dina 3 svagaste områden (att eventuellt prioritera/åtgärda)

13 Övning: Undersök dina attityder oh vanor Introduktion oh användning Dina attityder oh vanor avgör till stor del hur din arbets- oh livssituation kommer att se ut. Denna övning kan hjälpa dig identifiera de områden du bör prioritera för att skapa en vardag i balans. Gör så här: 1. Gå igenom vart oh ett av påståendena oh ange om det är något du gör idag eller om det är något du vill göra/utvekla. Ett uteblivet kryss innebär att området inte är relevant eller viktigt för dig. 2. Välj ut oh skriv ned på nästa sida de fem attityder/vanor som skulle göra störst skillnad för dig om du utveklade, förstärkte eller la dig till med. Första kolumnen = Gör idag, andra kolumnen = Vill/borde göra Inställning Jag lykas för det mesta behålla fokus på mina långsiktiga mål Det gäller att hitta rätt kvalitetsnivå snarare än bästa kvalitet i det jag/vi gör Jag bedömer när en insats är tillräkligt bra, oh överarbetar inte Jag avslutar så myket som möjligt direkt/här oh nu Jag lägger fokus på resultat oh inte på nedlagd tid (för mig själv oh för mina medarbetare) Jag skiljer på olika typer av tid (utförartid, reflektionstid, planeringstid, mötestid, rekreationstid osv) Planering oh prioritering Jag sållar oh beslutar konsekvent i floran av möjliga prioriteringar/förfrågningar oh projekt Jag har en mental att-inte-göra-lista Jag tydliggör mina prioriteringar varje dag Jag formulerar mina viktigaste uppgifter varje veka Jag formulerar mina uppgifter (dag/veka) utifrån mina långsiktiga/viktigaste mål Jag takar endast ja till sådant som ligger i linje med mina viktigaste prioriteringar Självkännedom Jag vet vilka tider som jag presterar som bäst Jag har släppt behovet av att få saker på mitt sätt Jag är realistisk med tidsåtgången för olika projekt/aktiviteter Jag skjuter inte upp viktiga uppgifter till förmån för mindre viktiga Jag fastnar inte under några längre perioder i flykt -aktiviteter (mail, internetsurfing, samtal osv)

14 Insightguide Series Verktyg Närvaro oh fokus Jag är lugn oh fokuserad Jag har fokus på oh ägnar mig mestadels åt det som ger mest resultat/utväxling på min tid oh energi Jag har fokus på det allra viktigast just nu Jag har fokus här oh nu gör en sak i taget Jag har fokus här oh nu stressas ej över morgondagen Helhet, hälsa oh balans Jag sätter gränser för mitt arbete oh har tid över till mig själv oh mitt privatliv Jag är klar över mina prioriteringar oh omförhandlar dem löpande Jag låter inte arbetstoppar bli ett permanent tillstånd Jag tar regelbundet pauser för reflektion oh vila Jag tar hand om min hälsa Jag sover tillräkligt myket Jag äter näringsriktig oh lagom mängder mat Jag har tillräklig energi oh motivation för mina åtaganden Teknikanvändning Jag använder ny teknik på ett medvetet sätt den spar tid istället för att stjäla tid Ny teknik oh teknikprylar är inget självändamål för mig jag använder endast dessa om de förenklar eller förbättrar mitt liv Jag stänger av mobiltelefonen när jag inte vill bli störd (möten, lunh, kväller, helger, ledigheter osv) Jag undviker att kolla mailen mer än nödvändigt (under dagen, kvällar, helger, ledigheter) Jag tar bak-up regelbundet för att förhindra att arbete försvinner Min arbetsmiljö/arbetsplats Jag har den utrustning jag behöver på kontoret Jag har den utrustning jag behöver hemma Jag rensar oh har en organiserad arbetsplats där jag lätt hittar det jag behöver Jag har rent oh snyggt omkring mig, bra belysning mm Jag har en lämplig ljudnivå omkring oh kan jobba ostört när jag så vill oh behöver De 5 områden/vanor/attityder jag vill förbättra/utvekla: InsightLab

15 Verktyg: Tre enkla tekniker att ta till i pressade situationer Dan Hasson, författare oh forskare vid Karolinska Institutet oh Stressforskningsinstitutet, tipsar om några enkla övningar som du kan prova nästa gång du blir upprörd, nervös eller stressad. Övningarna upptar större delen av din uppmärksamhet oh gör det därför fysiskt omöjligt att samtidigt uppleva negativa känslor: Teknik 1: Ögonrörelser för avslappning Titta så långt upp du kan utan att röra på huvudet. Andas djupt några gånger. Andas ut på samma sätt som luften går ur en ballong, sakta oh kontrollerat. Teknik 2: Ordshwish för att hantera negativa/elaka kommentarer Låt inte förolämpningar få känslomässigt fäste. Se orden framför dig: Visualisera bokstäverna i ordet, en efter en. Genom att se ordet framför dig rent grafiskt försvinner den känslomässiga kopplingen. Teknik 3: Luftballongen för att bli av med negativa känslor Blunda oh visualisera ett fält oh en luftballong som strax ska lyfta. Fyll luftballongen med alla dina negativa känslor oh all din oro, i tur oh ordning. Se till att allt kommer med. Skika sedan iväg ballongen. Stå kvar en stund oh se dina problem sväva iväg. Källa: Öka livet!, Om humor, stress oh konsten att njuta av livet i praktiken, Dan Hasson oh Måns Möller, Osarsteatern 23 november 2011, Insightlab AB