REVISION 1-2/07 Internrevisorn som avstängdes [5] Ensamma revisorer [12] Möt Yvonne Palm [14]

Transkript

1 intern REVISION 1-2/07 Internrevisorn som avstängdes [5] Ensamma revisorer [12] Möt Yvonne Palm [14] Internrevisorn en trygghet i företaget

2 TIDSKRIFT OM INTERNREVISION Utgiven av Internrevisorerna MATERIAL FÖR PUBLICERING skickas direkt till tidningens adress eller till Åsa Wallberg, adress se nedan. Redaktionskommittén består av följande personer: PETER STRANDH, REDAKTÖR Ernst & Young AB, Box 7850, Stockholm Tel , fax E-post: YVONNE ALNEBJER KPMG, Box 49, Västerås, Tel , mobil: , fax E-post: INGA ASTORSDOTTER Uppsala universitet, Box 256, Uppsala Tel , mobil: E-post: URBAN EKLUND Ericsson, Torshamnsgatan 23, Stockholm Tel INTERNREVISION 2007 Manusstopp Utgivningsdag Nr 3 15 maj 15 juni Nr 4 17 augusti 14 september Nr 5 5 oktober 25 oktober Nr 6 28 november 17 december Artiklar för publicering skickas till: yvonne@internrevisorerna.se Du kan också kontakta tidningens redaktör Peter Strandh, peter.strandh@se.ey.com GUNILLA LILJEROTH PPM, Box 1605, Stockholm Tel , mobil E-post: gunilla.liljeroth@ppm.nu ÅSA WALLBERG Group Internal Audit, R 552, Nordea, Stockholm Tel , mobil: E-post: asa.wallberg@nordea.com LEIF ZETTERBERG, REDIGERING OCH LAYOUT Tel E-post: leif.z@comhem.se NÄSTA NUMMER: Manusstopp den 15 maj PRENUMERATION: 300 kronor per år för icke medlem. ANSVARIG UTGIVARE: Guidon Berggren ISSN: TRYCK: Westerås Media Produktion, Västerås, 2007 BILDER: Redaktion och medlemmar ANNONSERA I INTERNREVISION Baksida: kronor Helsida: kronor Halvsida: kronor. Annonserar du flera gånger så bjuder vi på 10 procent rabatt. Alla priser exkl moms. Önskar du annonsera i InternreVision eller på föreningens hemsida så kontakta Yvonne Alnebjer eller Görel Hamilton på kansliet på tel Omslagsfoto: Yvonne Alnebjer INNEHÅLL NR Från redaktören 04 Från ordföranden 05 Tommie Sjölin, internrevisorn som avstängdes 06 Från årsmötet 07 Från styrelsen 08 CIA-spalten med efterlysning och kurs-info 09 Truly Global från CSO-mötet i Bryssel 10 SEB Koncentrevision höjer kompetensen 11 Statlig revision i Finland 12 Ensam inte alltid stark? 14 Yvonne Palm en sann revisorssjäl 17 Tips för lyckade presentationer 18 Mätning av motståndskraften mot fraud och korruption 21 När registeranalys är som bäst Rapporter från QAkursen 23 Vad gör marknadskommittén? 24 IRF på Ekonomernas dagar Lästips 25 Nya medlemmar 26 Från kansliet och kaledarium 27 Kontaktpersoner: Styrelse och kommittéer 2 INTERNREVISION 1 2/2007

3 FRÅN REDAKTÖREN DET FÖRSTA NUMRET för året blev som ni ser ett dubbelnummer med anledning av större förändringar i redaktionen NY REDAKTION Jag vill börja med att tacka Yvonne Alnebjer för mycket fina insatser under de år som hon varit redaktionssekreterare för InternreVision. Yvonne kommer dock att fortsätta att hjälpa till med tidningen med utgångspunkt från sin roll på internrevisorernas kansli. Det är därför spännande att kunna presentera en ersättare i form av Leif Zetterberg med ansvar för redigering och layout av tidningen. Leif är en gammal ringräv i branschen och som med oss andra skall se till så att vi fortsätter att utveckla tidningen. Leif har arbetat med redaktionellt och grafiskt arbete sedan mitten av 1970-talet. För närvarande arbetar Leif med två andra tidskrifter med ansvar för grafisk utformning och layout. Leif har gått på journalisthögskolan i Stockholm och även varit redaktionssekreterare på ETC. Vi har fler förändringar i redaktionen där jag även vill hälsa ytterligare två medarbetare välkomna till redaktionen nämligen Urban Eklund från Corporate Audit hos Ericsson och Gunilla Liljeroth, internrevisionschef hos PPM. Alla dessa förändringar har inneburit att vi valt att senarelägga det första numret för 2007 och göra ett dubbelnummer för att vi alla skulle komma på plats och hitta formerna för vårt delvis nya samarbete. Jag hoppas verkligen att ni gillar utseendet på tidningen och de förändringar som gjorts. ESV-UPPHANDLING En stor händelse den senaste tiden i den offentliga sektorn har varit den nyss genomförda upphandlingen av olika typer av internrevisionstjänster som Ekonomistyrningsverket, ESV, genomfört. Det var en mycket ambitiös, genomarbetad och för oss leverantörer krävande upphandling som gjordes av ESV. Nu har resultatet av upphandlingen offentliggjorts och de statliga verksamheter som har behov av externt stöd kan luta sig tillbaka förvissade om att ESV gjort en ramavtalsupphandling med kvalitet avseende val av leverantörer. Detta bör göra livet mycket lättare för den statliga sektorn och även spara pengar för staten vid ett effektivt utnyttjande av ESV:s ramavtal. NYTT ÅR MED FLER INTERNREVISORER? Året är 2007 och det skall bli fortsatt intressant att följa utvecklingen av internrevisionen i Sverige. Framför allt med tanke på hur urvattnad bolagskoden blev i slutändan avseende intern kontroll över den finansiella rapporteringen. Jag skall med spänning läsa årsredovisningarna för att följa om fler bolag nu har inrättat internrevision eller inte. Vart går trenden? UNDERSKATTA INTE RISKANALYSEN Det är inte ovanligt att internrevisionschefen går till styrelsen med ett färdigt förslag till revisionsplan. Styrelsen tar ofta det framlagda förslaget utan större diskussioner. Men har styrelsen verkligen i och med detta även fått en förståelse för vilka risker som revisionsplanen inte täcker? Hur får vi igång en bättre och löpande dialog med styrelsen även kring riskområden som revisionsplanen inte täcker? Ett sätt kan vara att förslaget till revisionsplan täcker betydligt flera granskningar avseende fler risker än vad revisionsfunktionen egentligen har egna resurser att täcka i syfte att för styrelsen visa upp fler riskområden. På detta sätt kan revisionschefen få igång en dialog med styrelsen om vilka områden som bör prioriteras med tillgängliga resurser samt vilka områden som inte kommer att granskas. Styrelsen blir förhoppningsvis mer medveten om vilka områden som internrevisionen inte klarar av att täcka samtidigt som det kan vara ett gyllene tillfälle för internrevisionen att få extra resurser till ytterligare granskning. En öppen och transparent dialog med styrelsen kring riskanalysen kommer, tror jag, att ge ytterligare resurser och utrymme i organisationen för internrevisionen som funktion. SIST MEN INTE MINST ett citat av Norman Vincent Peale, Change your thoughts, and you change your world. Eder ödmjuke Peter Strandh, CIA INTERNREVISION 1 2/2007 3

4 FRÅN ORDFÖRANDEN MITT FÖRSTA ÅR som ordförande har varit ett fantastiskt år. Det har varit mycket jobbigare än jag kunnat föreställa mig men samtidig oerhört stimulerande och utvecklande. Det är ett privilegium att få arbeta med en styrelse som på frivillig basis ger så mycket av sig själva och har ett så stort engagemang. Även övriga frivilliga funktionärer i kommittéer, nätverk och i utbildningsorganisationen har gjort ett fantastiskt bra jobb under året vilket bådar gott för föreningens och yrkets framtid. UNDER ÅRET HAR VI UPPHÖJTS till remissinstans och skrivit ett flertal remissvar, inte minst till den offentliga sektorn där intern styrning och kontroll är ett begrepp som kommit i fokus. Även inom den finansiella sektorn har vi fått möjlighet att framföra våra synpunkter när regelverket, som börjar likna en bombmatta, behöver skrivas om och anpassas till nya EUkrav. Flera myndigheter och organisationer inom vårt intresseområde har kontaktat oss och önskar vårt deltagande eller samarbete vilket inte har hänt tidigare. Riksrevisionen, FAR- SRS och riskorganisationen Swerma är några av de organisationer som på olika sätt visat intresse för vår organisation. Det känns väldigt bra att vi äntligen är med på banan. Vår utbildningsorganisation tog ett jättekliv framåt genom utbildningskommitténs arbete. Samliga kurser och lärare har fått mycket höga betyg och det är glädjande att kommittén har lyckats med sin målsättning att införa två nya kurser under året. Inför det kommande året utvecklar vi utbildningsorganisationen ytterligare för att den ska bli än mer anpassad till de krav som vi medlemmar ställer på kompetensutveckling. VI HADE RESURSBRIST PÅ KANSLIET där generalsekreterare Klas kämpade med hjälp från Katarina Åsberg för att hålla näsan över vattnet. Mot slutet av året förstärkte vi verksamheten med hjälp av Yvonne Alnebjer. Nu finns ytterligare resurser så att kansliet i fortsättningen ska kunna svara mot alla krav och vara den resurs som efterfrågas. Klas har verkligen lyckats med de internationella samverkansarbetet. Det kontaktnät som han har byggt upp med kollegor runt om i världen ger verkligen vår förening en plats på den globala kartan. Nu har vi möjligheter att synas och att göra vår röst hörd så att vi blir tillfrågade och därigenom kan påverka den internationella utvecklingen av internrevisionsprofessionen. Det är givetvis nödvändigt att vi bibehåller och förbättrar den stabila ekonomi som vi nu har. Det ligger mycket i när vår sekreterare Lotta citerar Georg Bernhard Show: Ekonomi är konsten att få ut det mesta möjliga av livet NU ÄR JAG INNE PÅ MITT ANDRA ÅR som ordförande och jag tackar för det förtroende jag fick på stämman. Mitt engagemang och de frågor som jag kommer att driva starkast under året är en förbättrad medlemsservice genom ett väl fungerande kansli, en väl fungerande hemsida och en väl utbyggd utbildning. Att organisera och driva Internrevisionsdagarna ser jag som ett av de viktigaste projekten vi har under året i syfte att skapa en mötesplats för alla internrevisorer. Tillsammans med generalsekreteraren kommer jag att arbeta för att utöka våra externa kontakter med marknaden och fortsätta att sälja vårt varumärke. Naturligtvis ska jag som ordförande i vår eminenta styrelse arbeta med att få så många medlemmar som möjligt att delta och bli delaktiga i den fortsatta framgången för yrkeskåren. Sen finns det många, många fler frågor och med den tillväxt som vi har i verksamheten behöver vi verkligen alla frivilla krafter vi kan få för att kunna driva yrkesprofessionen vidare. Signerat Guidon 4 INTERNREVISION 1 2/2007

5 JAG GJORDE BARA MITT JOBB Intervju med Tommie Sjölin, internrevisorn som blev avstängd från arbetet Det finns många risker med att som internrevisor göra en whistle blower-granskning, särskilt om det rör en person i ledande ställning. Att vara ensamrevisor och dessutom i en myndighet med styrelse med begränsat ansvar medför också risker. För Tommie Sjölin sammanföll detta i en granskning som fick konsekvenser han aldrig kunnat ana. AV INGA ASTORSDOTTER FRÅN ATT HA VARIT en av många kollegor som arbetar i det tysta har Tommie Sjölin, internrevisor vid Länsstyrelsen i Skåne, blivit den internrevisor i Sverige som fått flest rubriker någonsin. Sedan Tommie låste in sig på kontoret för att skydda sina källor har det skrivits spaltmeter. EN VANLIG GRANSKNING Det började som en helt vanlig granskning, berättar Tommie. Jag gjorde bara mitt jobb. Det var en egeninitierad granskning som gjordes efter tre interna anmälningar. Jag har arbetat med internrevision i tio år och har vid flera tillfällen bedrivit egeninitierade granskningar som rapporterats till länsledningen. Arbetssättet har genom åren fått lovord av såväl landshövding som länsöverdirektör. I det här fallet diskuterade jag ärendet med länsöverdirektören redan i september och hon tyckte det var angeläget att det undersöktes närmare. Som internrevisor rapporterar jag till landshövdingen men det mesta som rör internrevisionen är delegerat till länsöverdirektören. Senare blev även landshövdingen informerad. Granskningen rörde en person i ledningen och gällde så allvarliga saker som misstanke om förtroendeskadlig bisyssla, trolöshet mot huvudman och mobbing av anställda. Jag begärde in vissa uppgifter, förvisso personliga och inte offentliga, som inkomstuppgift från skattemyndigheten och redovisning av enskild firma. Dessutom ville jag ha dokument som styrkte den CV som personen lämnade i samband med ansökan till den anställning som vederbörande har. Rent formellt har internrevisionen inte rätt att ta del av den typen av dokument, eller hur? Precis! Men i det här fallet så tycker jag att det var befogat. Det är allvarliga misstankar och dessutom rör det sig om en person som både sitter i myndighetens ledningsgrupp och i dess ansvarsnämnd. Det är i ansvarsnämnden som länsstyrelsen behandlar frågor om personalen gjort sig skyldig till oegentligheter. Det hade ju varit enkelt att bara visa mig dessa dokument. Jag genomförde en intervju med den berörda personen den 20 februari, jag har alltså bara träffat henne en gång i detta ärende. Den 7 mars blev REVISORERNAS RAPPORT Den 21 mars kom Deloittes rapport som fann att Tommie brutit mot god revisionssed, bland annat har han inte informerat styrelsen, åtminstone landshövdingen, i ett tidigt skede. Rapporten är även kritisk mot bristande dokumentation och mot att Tommie Sjölin lämnat ut konfidentiell information i onödan. Slutsatsen är: De redovisade omständigheterna innebär enligt vår mening att IR:s tillvägagångssät vid utredandet inte är förenligt med de krav som ställs enligt god internrevisions- och internrevisorssed. jag via hennes juridiska ombud anklagad för att förfölja henne. Slutligen ledde så vitt jag förstår detta brev till att landshövdingen beordrade mig att lämna utredningen till en extern revisor. Jag ville inte lämna ifrån mig utredningsmaterialet under pågående utredning eftersom jag ville skydda uppgiftslämnarna. Därför gick jag in på mitt rum och låste dörren. Jag fick inte lämna mitt kontorsrum och byggnaden om jag inte överlämnade det material jag samlat under tysthetslöfte. Jag övervakades av en säkerhetsansvarig. Situationen var hotfull. Till slut lämnade jag i alla fall över materialet. Jag blev formellt avstängd från arbetsplatsen. Jag tvingades lämna ifrån mig nycklarna, id-kortet och passerkortet klipptes sönder innan jag lämnade kontoret. FÖRESLOG SJÄLV EN KVALITETSSÄKRING Just nu pågår den externa granskningen av din utredning, vad säger du om det? Redan den 17 januari föreslog jag själv att granskningen borde kvalitetssäkras när den färdigställts, förslagsvis av någon inom den statliga sektorn, till exempel någon från ESV eller Riksrevisionen. Istället har jag nu blivit fråntagen den pågående utredningen och konsulter går igenom såväl denna som andra utredningar i säkerhetsskåpet i mitt rum. Uppenbarligen vill länsledningen bli med mig! Kan man avsätta en internrevisor hur som helst? Länsstyrelsen är en myndighet med begränsat an- FORTS PÅ NÄSTA SIDA INTERNREVISION 1 2/2007 5

6 Årsmöte med internationellt besök En av IIA:s tre Region Managers Denis Bergevin föreläste på temat "Utvecklingen för internrevision i ett globalt perspektiv och vad IIA gör för att möta behovet av globalisering". Denis Bergevin och hans två kollegor har till uppgift att stötta IIA:s dotterföreningar runt om i världen och ansvarar för cirka en tredjedel var. MITT MÅL FÖR 2007 är att besöka 20 av de 36 föreningar som just jag ansvarar för, berättade Denis Bergevin som åker till Finland nästa vecka. Ordförande Guidon Berggren hälsade de cirka 30 närvarande medlemmarna välkomna och inledde med att peka på den globalisering som skett av revisorsyrket. Kluster av verksamheter bildas alltmer i världen inom sina särskilda områden och så även inom IIA menade Guidon. Generalsekreterare Klas Schöldström pekade på hur allt viktigare en FORTS FRÅN SIDAN 5 svar. Tycker du att det vore bättre med fullt ansvar? Nej, egentligen inte. Det är inget stort intresse för internrevision i styrelser oavsett om det är en styrelse med fullt eller begränsat ansvar. Det vet jag av mina erfarenheter från både extern och intern revision, bland annat inom landstinget. Du är ensamrevisor, hur fungerar det? Det är alls inte bra, det är sårbart, säger Tommie Men å andra sidan kostar det ju att vara fler. Jag har bland annat föreslagit att man ska lägga ner internrevisionen i staten som den ser ut idag. Istället borde revisorerna vara anställda av finansdepartementet, men placerade inom myndigheter. Som det ser ut idag så händer ingenting om ledningen struntar i regelverket, istället internationell organisation som IIA blivit i globaliseringsprocessen och välkomnade därefter Denis Bergevin att berätta mer för oss. Som Region Managers bistår Denis Bergevin och hans kollegor IIA:s 96 dotterföreningar (affiliates). Bergevin vill först och främst lyfta fram värdet i själva professionen och att vara ansluten till en stor organisation som IIA. Men också hur viktigt det är för utvecklingen inom professionen med internationella referenspunkter och jämförelser. Bergevin berättade att inte alla föreningarna har generalsekreterare eller ens ett kontor för sin verksamhet. SOM EXEMPEL på den service IIA erbjuder föreningarna nämnde Bergevin ledarskapsutbildning för generalsekreterare (som också har ett eget nätverk med träffar två gånger om året), forskning och undersökningar som finns att tillgå inom IIA och hjälp med Denis Bergevin, en av IIA:s tre Region Managers, föreläste på årsmötet. att certifiera sig. Bergevin berättade att varje år rättas cirka skrivningar. Nästa år ska det gå att ta examen direkt på datorn med omedelbart svar på om du klarat testen eller inte, något som kommer att spara mycket tid. Vidare fick vi höra om IIA:s samarbetsavtal med organisationer som ACCA (the Association of Chartered Certified Accountants) med medlemmar, the International Federation of Accountants (IFAC) med 2,5 miljoner så ger man sig på internrevisionen. Man utkräver aldrig något ansvar av ledningen. Det är mycket viktigt att föreningen och ESV som har samordningsansvar i för statlig internrevision, ställer upp med stöd i en situation som denna. Hur upplever du media under denna period? Det är det största stödet att media och andra som hör av sig och tycker att det är hemskt att det går till på det här sättet. Folk från hela Europa har hört av sig. PS: STYRELSENS BESLUT Några dagar efter denna intervju, den 23 mars, sammanträdde styrelsen för Länsstyrelsen i Skåne län. Styrelsen konstaterade enigt att den saknar förtroende för Tommie Sjölin som internrevisor. medlemmar och the International Organization of Supreme Audit Institutions (INTO- SAI) som alla förbundit sig att arbeta efter IIA:s standards. (Visste Du att IIA är med i FN som en Non-Governmental Organisation, NGO?) Bergevin avslutade med att hälsa oss alla välkomna till IIA:s Global Council i Amsterdam 8 11 juli. TORBJÖRN WIKLAND tog vid och berättade om sin översättning av COSO/ERM till svenska. Fördelen med pågående globalisering kunde vi alltså höra av Bergevin medan Wikland gav en bild av globaliseringens baksida med i det här fallet svårigheter vid översättning av viktiga dokument. Hur översätts exempelvis Risk Appetit frågade Torbjörn publiken. COSO/ERM är ett sådant exempel och CIA-examen ett annat. För anställda inom offentliga sektorn måste vissa dokument helt enkelt finnas på svenska då trohet mot texten är en förutsättning för att kunna utföra ett bra arbete. COSO har idag blivit en internationell standard men Torbjörn menar att det finns andra modeller som är bättre, till exempel den kanadensiska CoCo som är mer anpassad till styrnings- och förändringsarbete och den engelska Turn Bull. Men säg den sak som varar för evigt: nu är översättningen till svenska klar. I höst kommer en uppdaterad COSO ÅRSMÖTET Till årsmötesordförande valdes Torbjörn Wikland och till mötessekreterare Charlotta Löfstrand Hjelm. Yvonne Palm och 6 INTERNREVISION 1 2/2007

7 FRÅN STYRELSEN: ÅRETS FÖRSTA MÖTEN Gunilla Liljeroth var justeringsmän. Verksamhetsplanen för 2007 slog fast att marknadsföring av både föreningen och professionen är en förutsättning för fortsatta framgångar. Internrevisionsdagarna är en viktig del av föreningens arbete och ska utvecklas. Antal medlemmar bör under 2007 uppgå till minst 650 och till 2010 bör vi vara 1000 medlemmar. Ny utbildningsorganisation presenterades också. Den är anpassad till de kompetenskrav som ställs på internrevisorn i framtiden. Medlemstidningen InternreVision ska ges ut med sex nummer per år och hemsidan revideras en gång per månad. Kansliresurserna bör uppgå till cirka 2,75 årsarbeten för att ge en bra service till medlemmarna. I de föreslagna kommittéerna utvecklas också verksamheten och kommittéarbete är ett bra sätt att få medlemmarna aktiva. Verksamhetsplanen fastställdes av årsmötet. FÖR FÖRSTA GÅNGEN i föreningens historia presenterades en tryckt årsredovisning vilket uppskattades av deltagarna. De val som förrättades följde de i Årsmöte Special presenterade namnförslagen utom för ägarrepresentanten där Anders Thunholm valdes att representera ägarna vid den påföljande bolagsstämman. Mötet avslutades med utdelning av årsnålar och hyllningar till My Johansson och Lars Agerberg för avklarade CIA-examen. Protokollet i sin helhet finns inom kort på hemsidan. ÅSA WALLBERG GUIDON BERGGREN IÅR HAR VI REDAN HAFT två styrelsemöten samt ett styrelseseminarium. Före denna tidnings pressläggning har vi också haft ett konstituerande möte. Det är mycket som ska göras och tiden är knapp som vanligt. STYRELSESEMINARIET hade vi under två dagar i mitten av januari på Kämpastens kursgård i Sigtuna. Här grundlade vi årets verksamhet som sammanfattas i verksamhetsplanen för Det är två viktiga dagar där styrelsen pratar ihop sig och kommer överens om vad som är viktigt under det kommande året samt vilka prioriteringar som ska göras och hur mötesplanen ska se ut. VID STYRELSEMÖTET den 25 januari gästades styrelsen av Torbjörn Wikland som redogjorde för översättningarna av COSO och ERM. Styrelsen fastställde översättningarna för auktorisation hos COSO och gav Torbjörn i uppdrag att fortsätta arbetet med skrivelsen. För att få ytterligare ordning och reda i verksamheten så fastställde vi en uppdaterad attest- och utanordningsinstruktion så att vi vet vem som får göra vad. Medlemskommittén är internationellt en av de viktigare kommittéerna men hos oss ingår deras uppgifter till stor del i vår marknadskommittés arbetsuppgifter. Guidon, Carina Petersén och Klas Schöldström fick i uppdrag att utreda de yttre formerna och konkretisera målsättningen för en eventuell medlemskommitté hos oss. Inför årsmötet diskuterades statusen på alla de årsmöteshandlingar som ska vara klara i god tid och finnas på vår hemsida, till exempel årsredovisning och bokslut samt verksamhetsplan och budget för Resultatet för 2006 ser mycket bra ut, det blir bättre än vad vi budgeterat. En framtida organisation av utbildningsverksamheten diskuterades. Det uppdrogs till presidiet (ordföranden, vice ordföranden, styrelsens sekreterare och generalsekreteraren) och utbildningskommittén att komma med ett färdigt förslag. De kommande Internrevisionsdagarna har redan kommit upp på agendan. Vi är alltså ute i god tid med förberedelserna. Arbetsgruppen består av Guidon som ordförande, Carina från marknadskommittén, Gunilla Liljeroth från förra årets arbetsgrupp, Yvonne Alnebjer från kansliet som huvudansvarig för administrationen samt Klas som arbetande generalsekreterare. En av de prioriterade frågorna under året kommer att vara kvalitetssäkringen QA. Klas redogjorde för dagsläget och den rutin som är upplagd för att klara genomgångarna. VID STYRELSEMÖTET den 8 februari fastställdes årsredovisning och bokslut för 2006 samt övriga årsmöteshandlingar så att dessa kan läggas ut på hemsidan inför årsmötet. Uppdrogs åt ordföranden att tillsammans med sekreteraren och Yvonne på kansliet göra en speciell inbjudan till årsmötet att sändas ut till medlemmarna i mitten av februari. Diskuterades programinnehållet till årsmötet där Internationella kommittén svarar för programmet. Marknadsplanen presenterades av ordföranden i marknadskommittén, Carina Petersén, som redogjorde för de aktiviteter som planeras och att tryckningen av översättningen av COSO snart är färdig. Lars Agerberg redogjorde för samarbetet med Linköpings universitet. Vi har kommit långt med en överenskommelse om en kurs i internrevision på universitetsnivå. Lars kommer att tillsammans med ytterligare några intresserade medlemmar arbeta vidare med projektet som startade under förra året och nu börjar komma i mål. Klas och Guidon redogjorde för ett möte som de deltagit i på Riksrevisionen för att diskutera frågeställningar kring den offentliga sektorn och att eventuellt arrangera ett seminarium tillsammans med olika intressenter inom detta område. Riksrevisionen har tagit initiativet till fortsatta möten i denna gruppering. Från Internrevisorerna kommer även Ulla-Kari Fällman att ingå i gruppen. NÄSTA STYRELSEMÖTE blir den 25 april och styrelsen önskar att få in synpunkter och idéer från medlemmarna. Maila gärna in frågeställningar eller synpunkter till kansliet för vidarebefordran till styrelsen. GUIDON BERGGREN INTERNREVISION 1 2/2007 7

8 CIA-SPALTEN: NYTT ÅR MED NYA CERTIFIERADE OCH NY RÖD BOK Hej alla i certifieringssvängen! God fortsättning på er alla vi har ju inte hörts sedan förra året. RESULTATET FRÅN höstens provomgång har nu kommit och även meddelats dem som tenterade. Även denna gång hade vi tyvärr viss försening i distributionen av resultaten från USA jag kan bara beklaga er som väntat ivrigt men det är inte mycket jag kan göra. Jag har i alla fall nöjet att gratulera nio nya CIA och en ny CCSA. De nya CIA är: Lars Agerberg, Ulrika Bergelv, Erik Bäckman, Marcus Ellman, Linn Fahlström (née Engdahl), My Johansson, Karin Levin, Karolina Lundberg och Dee Eckert Lundqvist. Vår nya CCSA är Julia Strömquist. Alla nybakade certifierade kommer att få diplom, nålar och svansar, men om diplomen hinner komma till vårt årsmöte den 22 mars vågar jag inte lova, eftersom våra vänner i USA har svårt att stava våra namn ni vet alla konstiga bokstäver som inte finns hos dem! Men det kommer fysiska bevis på era prestationer i sinom tid! VAD FINNS DÅ I PIPELINEN förutom CBT, som jag skrev lite om förra gången. Ja, det närmaste är att det pågår en översyn av PPF:en, men sikte på att göra den mer internationellt inriktad. Detta är en mycket positiv nyhet, eftersom en del kritik mot den nuvarande röda boken just har varit att den upplevts som alltför amerikaniserad. Den som är nyfiken och vill veta mer hänvisar jag till IIA:s hemsida, www. theiia.org, där mer information finns att få. Med hänsyn till att remisstiden går ut den 30 april är det väl inte alltför svårt att gissa att dessa förändringar kommer att gälla från och med Även om det innebär att vi får lite nytt material att läsa in och lära sig tycker jag ändå att det är positivt att definitioner och standards ses över med jämna mellanrum så att vår profession håller sig aktuell och uppdaterad hela tiden. NÄR JAG TITTAR PÅ den tavla som står på min bokhylla här på If så ser jag det grekiska ordspråket som har följt mig i jobbet rätt många år nu: Det finns inget beständigt utom förändringen. Så sant och också så roligt tänk att få betalt för att hänga med i utvecklingen! Vilket rekryteringsargument! Vänliga hälsningar Gunilla tel , gunilla.wernercarlsson@if.se EFTERLYSNING: ALLA CIA, CCSA OCH CFSA VÄLKOMMEN TILL FÖRBEREDANDE CIA-KURS GLÖM INTE BORT att ni ska skicka mig er försäkran avseende CPE-poäng senast den 31 maj 2007 för tiden 2005 och KRAV PÅ CPE För CIA: minst 80 CPE under tvåårsperioden före rapporteringsåret För övriga (Speciality exams): minst 40 CPE under två-årsperioden före rapporteringsåret NÄR SKA JAG RAPPORTERA? Medlemsnumrets sista siffra styr rapporterar alla vars medlemsnummer slutar på ojämn siffra och 2008 alla vars medlemsnummer slutar på jämn siffra. NYLIGEN CERTIFIERAD? För certifieringsåret (det år du klarade sista tentan/examen) och året efter tillgodoräknas du full CPE-poäng (80/40). Beroende på ditt medlemsnummers sista siffra kan du sedan få ett udda-år att rapportera innan du kommer i fas. Detta udda-år ska då rapporterars med tillägg på blanketten att det är en udda.årsrapportering och att du rapporterar 40 eller 20 CPE. VEM SKA SKICKA? Alla som tagit sin examen 2004 eller tidigare och som är medlemmar i Internrevisorerna. Ingen rapportering ska ske till IAA på deras hemsida! Du som har 2006 som ditt udda-år på grund av medlemsnumrets sista siffra NÄR? Senast 31 maj, men gör det gärna idag! VART? Till mig, Gunilla Werner Carlsson. Antingen via mail på gunilla.wernercarlsson@if.se eller per post till Gunilla Werner Carlsson, If, Stockholm VILL DU LYCKAS med CIA-provet måste du självklart plugga. Många använder sig av Gleims CIA Review som rekommenderar 40 timmars studietid inför varje delprov. Men även om du satsar dubbelt så många timmar (vilket vore rimligt), kan du misslyckas om tiden inte används effektivt. Du kan också misslyckas genom att luras svara fel på frågor där du egentligen vet rätt svar. Hur kan du då använda studie- och provteknik för att förbereda dig effektivt och undvika slarvfel? Det är vad 35 medlemmar lärde sig när de deltog i CIA-förberedande kursen som hölls för första gången den 29 augusti 2006 och andra gången den 23 januari Målet med kursen är att skapa en grund och en metod för att på bästa sätt, prov för prov, ta dig närmare din CIA-examen. Så här uttryckte sig Helen Tufvesson, Vattenfall, efter kursen i höstas: Din genomgång av tekniken bakom Multiple Choice-frågor var suverän. Det gick upp en del aha-upplevelser. Nästa kurs är planerad för augusti Vill du veta mer eller har frågor så välkommen att höra av dig till Richard Minogue på telefon eller per , se nedan. RICHARD MINOGUE Telefon: Richard.Minogue@hibis.com 8 INTERNREVISION 1 2/2007

9 PÅ VÄG ATT BLI TRULY GLOBAL Klas Schöldström rapporterar från CSO-mötet i Bryssel JAG VAR PÅ MÖTE med mina kollegor inom den europeiska Chief Staff Officer-gruppen i Bryssel den januari. Vi träffas två gånger per år för att utbyta erfarenheter och diskutera hur vi gemensamt på bästa sätt skall skapa medlemsnytta. Det är roligt att kunna konstatera att IIA verkligen anstränger sig för att gå från att vara en USA-dominerad organisation till att bli truly global i dialog med alla affiliates, och att man lyssnar intresserat på oss svenskar, och låter oss vara med och påverka, trots att vi inte har mer än ungefär en halv procent av IIA:s drygt medlemmar. IIA:s president Dave Richards säger att CSO:s roll är att försäkra att hänsyn tas till globala aspekter i IIA:s strategier och initiativ, att globala och nationella mål och aktiviteter stämmer överens och att IIA fungerar som en global organisation med personal över hela världen som arbetar tillsammans. Den globala CSO-organisationen ansvarar för: Att påverka den globala strategin och underlätta implementering av strategin på regional och lokal nivå. Att fatta beslut om genomförande av godkända direktiv och initiativ och agera lokalt, regionalt och globalt i internrevisionens bästa intresse. Att förbättra samarbetet mellan affiliates när det gäller utbyte av erfarenheter avseende existerande och önskade produkter och tjänster som kan hjälpa medlemmarna att bidra med värde till sina organisationer i sin dagliga verksamhet. Att samarbeta för att marknadsföra internrevisionen lokalt, regionalt och globalt gentemot medlemmar och viktiga beslutsfattare. Att samarbeta mer generellt för att förbättra individuell och kollektiv effektivitet. Att initiera aktiviteter som ett resultat av omvärldsförändringar. Att rapportera och hantera relationen mellan IIA Global och lokala styrelser. VÅRA MÖTEN har visat sig vara mycket värdefulla då vi nu känner varandra ganska väl och har en löpande kommunikation mellan möten via telefon och . Gruppen består av Chief Staff Officers i Belgien, Finland, Frankrike, Italien, Nederländerna, Norge, Storbritannien, Spanien, Sverige, Tyskland och Österrike. Sverige befinner sig i ett mellanskikt när det gäller storlek på verksamheten med ett kansli bestående av 2,5 årsarbetare ungefär samma som Belgien och Nederländerna. Finland är minst och Storbritannien och Frankrike störst. Frankrike har över 40 årsarbetare på sitt kansli. Vi börjar på fredag eftermiddag och kväll och har huvudmötet på lördag, samtidigt med ECIIA:s styrelsemöten så att vi kan träffas och koordinera aktiviteter med dem. Som ni kanske vet är Sverige representerat i ECIIA:s styrelse genom Elisabeth Styf, internrevisionschef på Riksgälden. VID JANUARIMÖTET diskuterades bland annat att 120 ideella krafter behövs för konferensen i Amsterdam i juli (se annons på sidan 23) för att ta hand om enklare konferensadministration. De kommer att kunna följa konferensen men slipper betala avgiften. Hotell och resa får de stå för själva. I anslutning till Amsterdamkonferensen kommer man att genomföra en Audit Director Roundtable för de allra största internrevisionsavdelningarna i världen. Vi räknar med att några svenska chefer från våra största internrevisionsavdelningar kommer att kunna beredas plats. Alla europeiska affiliates skall visa exempel på vad de åstadkommit under året. Vi kommer att visa upp vår broschyr, Vägledning för internrevisorer beträffande tillämpningen av Svensk kod för bolagsstyrning, som vi är stolta över. Vi diskuterade även Common Body Of Knowledge, en omfattande enkät som gått ut över hela världen och som besvarats av 69 svenska medlemmar. Vi kommer att få feedback på de svenska resultaten inom en månad, och IIA:s forskare arbetar nu på att sammanställa de globala resultaten som kommer att sammanställas i sex volymer och presenteras vid Amsterdamkonferensen i juli. Computer Based Testing i samarbete med Pearson Vue kommer att introduceras för CIA och andra certifieringar från och med Hur det påverkar avtalen mellan IIA och affiliates är ännu inte klart. NÄR DET GÄLLER kvalitet så har Sverige kommit förhållandevis långt, bland annat med vårt koncept Hjälp till självhjälp. De andra europeiska affiliates har också noterat ett något ljummet intresse, än så länge, för extern kvalitetssäkring av internrevision. IIA kommer emellertid med aktiviteter för att få bättre fart på detta så viktiga område. IIA Frankrike utfärdar ett diplom efter genomförd kvalitetssäkring, något som vi också planerar att introducera. Storbritannien tycker att det är otillfredsställande att IIA inte har bättre styrning på kvalitetsaktiviteterna över världen, men inser att det inte är så lätt då effektiva sanktioner mot icke efterlevnad av standards saknas. IIA Storbritannien har chapters i olika städer FORTS PÅ SIDAN 11 CSO FORTS FRÅN SIDAN 9 INTERNREVISION 1 2/2007 9

10 SEB koncernrevision höjer kompetensnivån Under 2007 kommer SEB koncernrevision att satsa på kompetensutveckling för sina revisorer. Ett utbildningsprogram för varje arbetsområde kommer att bilda grunden för kompetensstrategin. Målet är att programmet skall introduceras under sommaren. SEB Koncernrevisions affärsplans övergripande mål att bli en av de ledande internrevisionsenheterna i Europa godkändes av bankens styrelse Förutsättningen för att vi ska lyckas med detta är att ha motiverade medarbetare och ett strukturerat program för kompetensutveckling, säger Melody Simani, delansvarig för kompetensutvecklingsprojektet inom SEB. Förra året sjösattes ett antal viktiga projekt inom på SEB Melody Simani tillsammans med kollegorna Mikael Limlei och Neil Lockhart. koncernrevision i enlighet med affärsplanen. Koncernrevision genomförde med hjälp av Ernst & Young en särskilt kvalitetsutvärdering enligt IIA Standards vilket bekräftade behovet av kompetensutveckling. ETT ANNAT PROJEKT i fokus är framtagandet av en koncernövergripande revisionsmanual med en effektivisering av rapporteringsprocess. Utveckling av ett kvalitetssäkringsprogram kommer att ske under hösten efter det att manualen är klar. Vår kompetensutveckling har tidigare skett ad hoc men nu måste vi fokusera för att hålla jämna steg med alla krav och förväntningar från såväl inom banken med nya processer och produkter som från omvärlden med till exempel Basel II och MiFID, säger Melody. Med de olika utbildningsinsatserna vill SEB koncernrevision säkerställa att revisorerna FAKTA OM SEB SEB (SKANDINAVISKA ENSKILDA BANKEN) Etablerades 1856 CEO Annika Falkengren Styrelseordförande Marcus Wallenberg Över anställda Lokal närvaro i tio länder + strategiska kontor jorden runt Rörelseresultat 15,6 miljarder 2006 Hemsida: SEB KONCERNREVISION Koncernrevisionschef, Agneta Brevenhag 119 revisorer i 14 länder Genomförde kvalitetssäkring år 2006 i samarbete med Ernst & Young 10 INTERNREVISION 1 2/2007

11 behåller en hög kompetens och att nya medarbetare får en bra introduktion till internrevisionsarbetet. Innehållet i kompetensstrategin inkluderar en kartläggning av medarbetarnas olika roller och kompetensprofiler. Därefter kommer ett matchande utbildningsprogram med både interna och externa kurser och seminarier att erbjudas, liksom självstudier i form av CD-rom eller interaktiv utbildning. MELODY SIMANI har nyligen lagt fram ett förslag för koncernrevisionsledningen om en ny utformning av revisions hemsida på SEB:s intranät. Melody Simani vill använda hemsidan för att informera om bland annat utbildningsprogrammen. Det ska vara en levande hemsida för intern kommunikation för att integrera vår globala enhet, förklarar Melody. Vi kommer även att lägga ut revisionsmanualen och separata granskningsprogram. Melody Simani har sedan 2002 arbetat med internrevision inom en rad olika affärsområden och projekt både i Sverige och utomlands. Innan revision jobbade hon inom bankens Securities Services affärsområde. Hon är uppvuxen i en diplomatfamilj som ursprungligen kommer från Kenya. Melody har bott i Sverige sedan 1995 och bor nu med sin man och deras två barn i Stockholm. Jag trivs som revisor och arbetet med kompetensfrågor i vår internationella miljö passar mig mycket bra, säger Melody. ÅSA WALLBERG FOTO: MELODY SIMANI STATLIG INTERNREVISION I FINLAND En kartläggning av Finlands statliga internrevision visar att flera myndigheter satsat så lite på internrevision att den riskerar bli oprofessionell. Mer samarbete och fler granskningar inom IT-området rekommenderas. FINSKA FINANSDEPARTEMENTET har gjort en utredning av landets statliga internrevision. Större myndigheter satsar mer på internrevision än små, men variationen är mycket stor. Myndigheter som granskar EU:s strukturfonder, som har stora penningflöden och som har geografiskt splittrad verksamhet satsar mest. Flera myndigheter har satsat så lite på internrevision att den riskerar bli oprofessionell. Utredningen rekommenderar därför att myndigheterna säkrar kompetens genom att till exempel samarbeta med andra myndigheter. Utredningen är särskilt kritisk till universitetens knappa revisionsresurser. Trots att universitetens verksamhetsmiljö är väldigt komplicerad jämfört med många myndigheter både när det gäller finansiering, tjänsteförhållanden och resultatstyrning, har universiteten inte satsat mer på internrevision än en genomsnittlig myndighet IT är det område som internrevisorerna för att sprida verksamheten över landet. Vi har än så länge inte haft tillräckligt många medlemmar i till exempel Göteborgs- och Malmöområdena, men kommer nu att undersöka om vi kan hitta en lösning där medlemmar från andra städer skulle kunna följa ett seminarium i Stockholm via telefon och Internet. På så vis kanske vi kunde skapa virtuella chapters utanför Stockholm. IIA har köpt ett system för e-learning, som kan komma att påverka vårt kursutbud använder minst tid till, i snitt under 5 procent. Utredningen visar att hälften av myndigheterna inte alls har någon granskning av IT-system. Man efterlyser därför mer IT-granskningar och föreslår att myndigheterna köper tjänster eller samordnar sig med andra myndigheter om det är svårt att upprätthålla kompetensen. Organisatoriskt är internrevisionen för det mesta separerad från övrig verksamhet. Det förkommer även att myndigheter helt eller delvis köper internrevisionstjänster. Mest tid används för utvärdering av verksamhets- och styrningsprocessernas effektivitet. Missbrukskontroll utgör en tämligen liten del av internrevisorernas arbete. Däremot är EU-inspektioner betydande i de myndigheter där detta ingår i uppdraget. Internrevisionen rapporterar nästan alltid till myndighetens högsta ledning eller det styrande organet. Finland har inte samma förordningskrav som Sverige på internrevision. Myndigheten ska ha internrevision om det finns ett behov av detta. Finns internrevision måste allmänna standarder och rekommendationer följas. Fyra av fem myndigheter säger sig följa någon standard eller referensram. INGA ASTORSDOTTER på så vis att medlemmarna skall kunna studera bakom skärmen vid sitt skrivbord. Än så länge är detta emellertid i första hand för användning i USA. Vi hade bjudit in Denis Bergevin, som är IIA:s representant på plats i Europa, och diskuterade målsättningen med hans arbete med honom. Ett konkret resultat av detta är att Denis kommer till Internrevisorernas årsstämma och pratar om sitt arbete för att göra IIA truly global. KLAS SCHÖLDSTRÖM INTERNREVISION 1 2/

12 ENSAM INTE ALLTID STARK? Ekonomistyrningsverket, ESV, kartlägger nu ensamrevisorernas arbetssituation. Hamdi Ercan på ESV berättar om det arbetet. InternreVision har också frågat några av våra ensamma kollegor vad de behöver för att utvecklas i sitt arbete. HAMDI ERCAN, ESV Som underlag för en regeringsrapport om statlig internrevision har ESV skickat ut en enkät till de 51 statliga myndigheter som enligt ett regeringsbeslut ska ha en internrevisionsfunktion. Hamdi Ercan gissar att det är ett tjugotal revisorer på dessa 51 myndigheter som arbetar ensamma som revisorer. Det är jätteviktigt för oss att belysa ensamrevisorernas arbetssituation, säger Hamdi Ercan. Först gäller det för oss att få en nulägesanalys för att förstå vad problemen är och beroende på problemen se vad vi kan göra åt det. Enkäten och regeringsrapporten kommer att sammanställas under mars. I maj juni-skiftet ESV planerar att ha en konferens för statligt anställda internrevisorer. Innehållet för konferensen är ännu inte klart men lite om om hur ESVs arbete fortskrider och vad regeringsrapporten kom fram till diskuteras. Konferensen är också en möjlighet för ensamarbetande revisorer att träffa kollegor säger Hamdi. Kanske kan ESV vara just ett sådant stöd genom att bidra till att skapa ett nätverk. Hamdi Ercan välkomnar ensamarbetande revisorer att höra av sig, e-post hamdi.ercan@esv.se eller per telefon mellan och Mer information finns också på ÅSA WALLBERG MATS LÖJDAHL, CENTRALA STU- DIESTÖDSNÄMNDEN, CSN Vad anser du är den största utmaningen som ensamrevisor? Jag har varit ensamrevisor en kort tid, sedan september 2006 och upplever det svårt i nästan alla avseenden; svårt att planera, genomföra och göra allt själv. Det mesta är faktiskt lite besvärligt jämfört med att arbeta i en större grupp. Man vill ju oftast ha någon att resonera med och bolla idéer med. Det optimala är ju vara två när man intervjuar och gör större granskningar. Vad behöver du för att utvecklas i din roll som ensamrevisor? Finns mycket att göra; Riksrevisionen hade en rapport för några år sedan där de föreslog arbete över gränserna och utbyte mellan myndigheter, som exempelvis göra gemensamma uppdrag och arbeta i regionala grupperingar. ESV har ju som målsättning att ordna något under 2007 för ensamrevisorer. Jag har stora förhoppningar och förväntningar på ESV:s arbete för oss ensamrevisorer. Ett annat exempel är att ta vara på varandras kunskaper och erfarenheter. I höstas gjorde jag en granskning av intern och extern representation. Då satte jag mig in i de lagar och regler som gäller inom området och då kunde exempelvis ESV ha förmedlat den kontakten för kunskapsöverföring till andra revisorer som behövt den hjälpen i samband med en motsvarande granskning. Vi ensamrevisorer bildar informellt en grupp expertrevisorer som tillsammans är uppdaterad på många lagar och förordningar. ESV skulle kunna ha någon form av samordningsansvar och upprätta en kunskapsbank med oss så att exempelvis granskningprogram, erfarenheter och kunskap kunde spridas oss emellan. Givetvis för granskningsområden som är generella och som inte är myndighetsspecifika. På så sätt skulle man slippa uppfinna hjulet varje gång man ska göra en granskning. Startsträckan inför en ny generell granskning skulle minska om man kunde ta del av andras erfarenheter inom samma område. Nu har jag en speaking partner på min myndighet, CSN, som jag kan tala med om vissa saker före och efter granskning och det tycker jag är bra och ett stöd. Även om man behåller sitt oberoende behöver man ha en person inom Mats Löjdahl. Foto: Marie Bergman myndigheten som man kan ha förtroliga samtal med. I alla fall under en uppbyggnadsfas. FAKTA OM CSN SIFFROR FRÅN ÅR 2005 Ca 1000 anställda på 12 kontor och ett antal kundcenter, med huvudkontoret i Sundsvall. Hade år 2005 cirka 2 miljoner personer studiestöd eller lån hos CSN. Betalade CSN ut 23,1 miljarder kronor till studenter i form av bidrag och lån. Betalade låntagarna in 10,4 miljarder kronor till staten i form av amorteringar och räntor. Var CSN:s totala lånefordran cirka 175 miljarder kronor. Fövaltningskostnader cirka 728 miljoner kr. Dessa täcktes till 339 miljoner kr av administrativa avgifter. Resterande del av förvaltningskostnaderna täcktes av anslag från statsbudgeten. Bildades 1964 genom en sammanslagning av två myndigheter: Studiehjälpsnämnden och Garantilånenämnden. Det första studiestödet i Sverige betalades ut år 1919 med återbetalningstid på tio år. Summan var 1500 kr. Mer information finns på GUNDER JOHANSSON, UMEÅ UNIVERSITET Vad anser du är den största utmaningen som ensamrevisor? Att se till att ledning och styrelse inser att internrevision ger mervärde till myndigheten. Att inte behöva isolera sig utan socialt 12 INTERNREVISION 1 2/2007

13 Gunder Johansson. Foto: Ann Dolling Gun-Marie Lidén. Foto: Michael Ekstrand Britta Isén Nordbäck. Foto: Ingemar Lönnbo kunna trivas och fungera inom myndigheten samtidigt som hög integritet och oberoende behålls. Det ger då respekt och förståelse även för tuffa granskningar från drabbade enheter och verksamhetsgrenar. Vad behöver du för att utvecklas i din roll som ensamrevisor? Få ett helhjärtat stöd från ledning och styrelse. Dessutom bra kompetensutveckling och ett väl fungerande nätverk med kollegor från myndigheter inom samma verksamhetsområde. Ett bra och väl fungerande verksamhetsnätverk kan delvis kompensera det värdefulla bollplank som en eller flera kollegor utgör. FAKTA OM UMEÅ UNIVERSITET Drygt studenter Knappt anställda (räknat i årsarbeten) kurser och 243 program 14 förvaltningsenheter Årsomsättning (2005) ca 2,9 miljarder kr Lokalyta (2005) m 2 Mer information finns på GUN-MARIE LIDÉN, SKOGSSTYRELSEN Vad anser Du är den största utmaningen som ensamrevisor? Att göra ett bra jobb utan att ha tillgång till bollplank att diskutera med. Som ensamrevisor är det svårt att hitta nya infallsvinklar på olika frågor. Det är även svårt att ta ställning till vad som är en väsentlig brist eller inte. Vad behöver Du för att utvecklas i Din roll som ensamrevisor? Svaret blir då bollplank, fungerande nätverk. Tillgång till allmänna granskningsplaner där så är möjligt skulle underlätta. FAKTA OM SKOGSSTYRELSEN Viktigaste uppgifter är: rådgivning i skogsfrågor, tillsyn av skogsvårdslagen, tjänster inom skoglig verksamhet, stöd inom naturvårdsområdet och inventeringsverksamhet 41 distrikt Balans mellan produktion och miljö Frihet under ansvar Tillhör Jordbruksdepartementet Målgrupp: Skogsägare, skogsbruket, allmänheten Information på BRITTA ISÉN NORDBECK, BOVERKET Vad anser Du är den största utmaningen som ensamrevisor? Den största utmaningen för mig är egentligen uppdelad i två delar. Boverket är en central förvaltningsmyndighet och har visionen att alla människor ska ha hög kvalitet i sitt boende. Verket arbetar för den visionen i flera dimensioner och med många olika typer av expertis (arkitekter, ekonomer, jurister, tekniker, etc.). Den ena delen är därför att bidra till förståelsen ute i organisationen om skillnaden mellan kärnverksamhet och utvecklingsverksamhet och hjälpa till med att hitta styrprocesser som ger en balans mellan dessa arbetsuppgifter. Den andra delen är kopplad till min bakgrund som förvaltningsjurist. För att värna om de demokratiska värdena och processerna i samhället måste vi arbeta med och ha bra förvaltningsrättslig kontroll. Där är utmaningen att hålla de grundläggande förvaltningsrättsliga reglerna aktuella, inklusive syftet med dem, så att personalen inte saknar kunskap eller tappar bort respekten för dem i entusiasmen över sitt eget område. Vad behöver Du för att utvecklas i Din roll som ensamrevisor? Jag har bara jobbat som internrevisor på Boverket och saknar därför erfarenhet från en större revisionsenhet. För mig skulle det vara värdefullt att få se hur en större revisionsgrupp arbetar och vilka verktyg de använder. Ett sätt att få det är att göra så kallad utbytestjänstgöring, alltså att praktisera på en annan myndighet en tid. På så sätt kan jag utvecklas i min roll och min myndighet kan också tillföras värdefulla kunskaper. FAKTA OM BOVERKET Bildades i juli 1988 när Planverket och Bostadsstyrelsen slogs ihop. Ligger i Karlskrona sedan Nationell myndighet för frågor om samhällsplanering, stads- och bebyggelseutveckling, byggande och förvaltning och för bostadsfrågor. Administrerar statliga bostadsstöd i form av bidrag eller stöd till finansiering av bostäder. 170 anställda: arkitekter, civilingenjörer, jurister, planerare, beteendevetare och informatörer. Miljödepartementet är huvudman Mer information på INTERNREVISION 1 2/

14

15 En av de vanligaste missuppfattningarna är att vi ska se om saker är rätt eller fel i efterhand. Då tycker jag att det är för sent! En sann revisorssjäl som gillar att bolla på gräsplan och med siffror Internrevisionens chef på Försäkringskassan, Yvonne Palm, beskriver sig själv som en ovanlig kombination av en sann revisorssjäl och en stor fotbollsfantast. Även när det gäller fotboll är det spännande att analysera varför det går bra, eller dåligt. TEXT: IVAN MARKOWICZ FOTO: PETER NORDAHL DEN NYA ORGANISATIONEN för Försäkringskassans internrevision blev helt klar i augusti Att få ha varit med och bygga upp verksamheten från grunden har varit jättekul, tycker Yvonne Palm. Jag känner mig välkommen och jag tycker om kulturen här man bryr sig om varandra i den här organisationen. Att verksamheten är politikerstyrd har också varit en oväntat positiv upplevelse! Ska man ge en närbild av Försäkringskassans chef för internrevisionen kommer man inte förbi ordet yrkesstolthet: När hon kallar sig för en revisorssjäl får det mig att undra vad som döljer sig bakom epitetet. Min bild är att en revisor ska vara en säljande revisor med helhetssyn. Den gamla sortens analyserande när revisorn granskade siffror och satte bockar i kanten håller inte längre. Nu måste man också ha social kompetens och vara kommunikativ. Siffergranskandet finns givetvis kvar och det väjer Yvonne Palm inte heller för. Innan hon blev headhuntad till tjänsten på Försäkringskassan bollade hon med stora siffror, som avdelningschef på Riksrevisionen. DET STÖRSTA JAG GJORDE på Riksrevisionen var att lämna in en revisionsberättelse för en myndighet som inte kunde styrka att tillgångar för åtskilliga miljarder, som tagits upp i årsredovisningen, verkligen existerade. Liknande brister räknar hon inte med att finna på Försäkringskassan. Här finns i stället möjlighet att koncentrera sig på internrevisionens syfte: att som en oberoende säkrings- och rådgivningsaktivitet tillföra värden och förbättra verksamheten. Det handlar om att granska, men inte som ett självändamål. En av de vanligaste missuppfattningarna om internrevisorer är att vi är någon form av controller och att vi ska se om saker är rätt eller fel i efterhand. Då tycker jag att det är för sent! En vanlig uppfattning är också, fortsätter hon, att internrevisorerna ska hitta fel och sedan bestämma vad organisationen ska göra. Men det bestämmer inte vi. Vi kan inte heller följa en trend, eller definitioner av vad andra vill att vi ska genomföra. Många tror att internrevision inte är en profession. Internrevision är en profession och det finns en certifiering för internrevisorer (CIA). Vi är också medlemmar i internrevisorernas förening och ska arbeta efter globalt giltiga riktlinjer för god internrevisionssed och följa god internrevisorssed. Kvarstår då inte revisionens uppgift att nagelfara verksamheten? Njae Jo! Men om vi hittar ett fel måste vi också titta på varför det blev fel. Vi ska kunna lämna förbättringsförslag och rekommendationer. Vi ska också kunna redogöra för vilka konsekvenserna blir av brister vi hittar. LEDNINGEN MÅSTE SEDAN åtgärda bristerna och internrevisionen rapporterar i vad mån förbättringsförslag och rekommendationer åtgärdats till styrelsen. Internrevisionen kommer på så sätt att kunna tillföra värde. Revisionen kommer nu att börja arbeta efter nya metoder och angreppssätt: På vilket sätt? Yvonne Palm tar fram skissblock och penna och ritar en triangel. I botten finns små trianglar, som representerar de 21 gamla länskassorna. Här, i varje länskassa, fanns internrevisorer, som lämnade sina rapporter till varje länsledning. Sedan fanns också Riksförsäkringsverket i toppen på triangeln, vars internrevision gran- FAKTA INTERNREVISIONEN DEN 1 JANUARI 2005 upphörde den gamla internrevisionsorganisationen på Försäkringskassan. Innan dess fanns en internrevision i varje länskassa, plus internrevisionen på Riksförsäkringsverket. Från att tidigare ha varit utspridda på tio orter finns nu 13 revisorer i Stockholm, två i Malmö och en i Göteborg. Den stora skillnaden nu mot tiden i gamla Försäkringskassan är att granskningen sker utifrån ett koncernperspektiv och arbetet bedrivs på direkt uppdrag av en styrelse. Den granskning som nyligen överlämnades i årsrapporten avser INTERNREVISION 1 2/

16 skade verket och samordnade internrevisionen inom socialförsäkringsadministrationen. Hon stryker över RFV och alla små trianglar. Nu finns, förklarar hon, en myndighet och dess ledning inom triangeln. Internrevisionen (IR) ligger i ett litet block utanför, med en koppling från styrelsen. Vi arbetar på styrelsens uppdrag. Nu kommer vi att kunna granska utifrån ett koncernperspektiv där styrelsen har ansvar för helheten. Det är styrelsen som har det yttersta ansvaret och leder verksamheten, eftersom det är en styrelse med fullt ansvar. Granskningen kommer också att vara enhetligare än tidigare och vi kommer att granska processorienterat. Dessutom får internrevisionen, skulle man kunna säga, en mer drivande roll. VI KOMMER ATT UTVÄRDERA att det inom alla verksamheter görs en riskanalys. Vi kommer också att utvärdera att Försäkringskassan har ett eget riskhanteringssystem. Under det nuvarande revisionsåret kommer internrevisionen bland annat att titta på bostadstillägg till pensionärer; på processen, från ansökan till beslut. Vi ställer frågan vad det finns för kontrollaktiviteter i processflödet och hur de olika aktiviteterna sedan följs upp. Revisorerna har tidigare pekat på de stora geografiska skillnaderna när det gäller handläggningstider för olika ärendeslag har ni kommit fram till varför det blir så? Min hypotes är att man antingen hoppar över en del kontroller, eller mäter fel. Bostadstillägget är en förhållandevis enkel process, så där bör skillnaderna inte vara stora. Kvalitén på ärendehandläggningen är ett av de viktiga förbättringsområden, som Yvonne Palm ser på Försäkringskassan. Ett annat område är IT-stödet och Internettjänsterna. NÄR JAG GRANSKADE Riksförsäkringsverket och Försäkringskassorna för drygt 15 år sedan låg myndigheterna ganska långt framme. Nu tycker jag att till exempel Tullverket och Skatteverket kommit mycket längre på betydande områden. Försäkringskassan har halkat efter, menar hon: En orsak kan vara att man har varit introvert. Om det inte sker någon föryngring eller förnyelse finns en risk för stagnation. Eftersom det är så viktigt med föryngring och förnyelse har Yvonne Palm externrekryterat sex nya medarbetare till internrevisionen. Det tror jag är bra. Jag tycker inte att en internrevisor ska ha det som livstidsuppdrag. Jag ser framför mig att även internrevisorer ska kunna byta uppdrag och arbeta i verksamheten och kanske gå in och ut till olika verksamhetsgrenar. Hade den nya internrevisionen kunnat göra något åt de brister med fusk och bedrägerier som uppdagats inom tillfällig föräldrapenning? Eftersom vi ska utvärdera myndighetens processer är det inte helt säkert att vi kunnat bidra med förbättringsförslag inom detta område. En avgörande faktor tror jag inom detta område är att det tidigare inte fanns fusk eftersom det inte fick finnas. Då gick det heller inte att utvärdera processen. PERSONLIGT OM YVONNE PALM Bor: I Rotebro. Familj: Gift med Tomas, barnen Emelie och Fredrik samt Yorkshireterriern Celine. Familjeintresset: Dottern och sonen spelar fotboll. Gillar: Utmaningar. Att vara chef. Fotboll, speciellt Premier Leaguematcher. Familjen var på fotbolls- VM i somras. Det var jättehäftigt! Favoritlag: Rotebro IS och Tottenham Hotspurs. 16 INTERNREVISION 1 2/2007

17 Tips för lyckade presentationer För internrevisorer är kommunikation viktigt, speciellt då vi kommunicerar resultatet av genomförd granskning. Nedan följer lite råd och tips inför din nästa presentation i Powerpoint VAR VÄL FÖRBEREDD OCH FUNDERA KRING DITT BUDSKAP Tänk igenom vad du vill säga och strukturera innehållet. En undersökning visar att åhörarna kommer ihåg 10 procent av ett talat budskap, och 20 procent av ett budskap bestående av bilder och text. Kombinerar man däremot tal, text och bild minns man så mycket som 60 procent. ANVÄND RÄTT FÄRGER FÖR EN KONTRASTRIK PRESENTATION Åtta procent av männen och cirka en procent av kvinnorna i Sverige har ett defekt färgseende, så det är viktigt att ha en bra kontrast mellan text och bakgrund. Var konsekvent med färgerna. SKRIV STORT Presentationen ska kunna läsas på avstånd, vissa åhörare kanske ser dåligt. En tumregel är att rubriken ska vara mellan 36 och 48 punkter stor, och övrig text mellan 24 och 36 punkter. Rekommenderat teckensnitt är Arial. SKRIV RENT Motstå frestelsen att vara för kreativ med textutseendet. Blanda inte kursiv, fet och understrykning för mycket, det blir bara rörigt. Var konsekvent med teckensnitten. Använd inte versaler eftersom de är svårare att läsa. Vill du poängtera något kan du använda fet stil istället. ANVÄND FÅ ORD OCH RADER Skriv bara en huvudtes per bild. Tvinga dig att hitta nyckelord. Nyckelorden är ett stöd för dig och för dina åhörare. LÅT BILDER STÖDJA DITT BUDSKAP Bilden ska inte ta bort uppmärksamheten från ditt budskap utan stödja det. Välj att använda antingen liggande eller stående overheadbilder, inte både och. EN SISTA KOLL AV PRESENTATIONEN av presentationen. Vid stress är det lätt att hoppa över denna del. Risken finns då att åhörarna ägnar för mycket tid åt att fokusera på eventuella stavfel istället för på budskapet i sig. PROVKÖR OCH ÖVA MED DITT MATERIAL med ditt material. Beräkna att varje sida tar cirka två minuter att presentera. Kom ihåg att lägga in tid för frågor också. PRESENTERA Vänd inte din åhörare ryggen utan stå bredvid projektorn vänd mot publiken. I Powerpoint kan du trycka på tangenten [b] för att mörka skärmen, så att åhörarna fokuserar på diskussionen istället för på bilden. Ett annat tips är att inte dra runt musen över bilden för snabbt, utan så långsamt att du själv känner som att det går i ultrarapid. JOHANNA CONRADSSON VILL DU LÄSA MER? Det finns flera bra böcker om hur man gör PowerPointpresentationer. Fördelen med att låna på biblioteket är att man sparar en slant. Om Du söker på den stora bibliotekskatalogen Libris får Du cirka femton förslag på och där ser Du på vilka bibliotek i Sverige boken finns. Här är tre förslag hittade på Libris: Eva Ansell: PowerPoint grunder Eva Ansell: Microsoft PowerPoint Doug Lowe: PowerPoint 2007 for dummies Vill Du hellre köpa boken är Bokus en bokhandel på Internet som har mycket att välja på. På Akademibokhandelns hemsida finns inte mindre än tio sidor med förslag på böcker men även CD-ROM om Du föredrar det. Både Ansells och Lowes böcker finns att köpa. Här är ytterligare några förslag: Giles Fouchard: Brilliant PowerPoint Pocketbook Moira Stephen: Presentations with PowerPoint Learning Made Simple Länkar: ÅSA WALLBERG INTERNREVISION 1 2/

18 Mätning av motståndskraften mot fraud och korruption Nigel Iyer och Richard Minogue föreslår här en metod för företagsledningar att identifiera, analysera och hantera eventuella mutor och korruption inom företag. Inte minst viktigt är budskapet från företagsledningen kallat The Tone of the Top. FRAUD AND CORRUPTION Resistance Profile, FCRP, är en metod för att mäta motståndskraften, effekten och inverkan (på lönsamheten, långsiktigt värde, rykte och intern kultur) mot fraud eller korruption. Systemet som beskrivs nedan är baserat på följande definitioner: Fraud: En medveten handling av en eller flera individer inom ledningen, de som ansvarar för kontrollerna, anställda, eller tredje part, som genom vilseledande erhåller en felaktig eller olaglig fördel. (International Standards on Auditing ISA 240) Korruption: Missbruk av allmänna eller statliga medel för egen vinning. (OECD/World Bank) DEFINITIONERNA UTTRYCKER de vikigaste principerna från FN:s Global Compact Principle on Anti-corruption, OECD:s Business Approaches to Combating Corrupt Practices, och Transparency Internationals Business Principles for Countering Bribery. Mycket kan också kännas igen från COSO:s Interna Kontroll Nätverk. Värderingssystemet för motståndskraft mot fraud och korruption kan baseras på en cyklisk strategi. Företagsledningen och styrelsen bör förmedla ett klart budskap, ofta kallat Tone at the top, vara medvetna om riskerna och sprida medvetenhet inom organisationen. Specifika risker skall identifieras, prioriteras och hanteras. Regelbundna Hälsocheckar skall göras i syfte att upptäcka varningssignaler på ett tidigt stadium. Ett system för utredandet och hanteringen av incidenter ska vara på plats. Kvalitetstänkande skall användas, där samlade erfarenheter leder till förbättringar av motståndskraften. För att mäta motståndskraften, jämförs organisationens implementerade strategi för fraudhantering mot en standard, se figur 1 till höger. TONE AT THE TOP (1) utvärderar effektiviteten av styrelsens och ledningens arbete gällande förebyggandet av fraud och korruption. Den inställning ledningen i en organisation har gällande fraud och korruption avspeglar sig i hela organisa- FIGUR 1: MOTSTÅNDSKRAFT MOT FRAUD OCH KORRUPTION INTERNREVISION 1 2/2007

19 tionen. Styrelsen bör sända signaler att fraud och korruption inte accepteras. Detta ställningstagande bör vara trovärdigt, synligt för alla anställda, som en del av organisationens kultur och också uppenbart för externa parter. En analys av risken för fraud och korruption (2) inom organisationen är nödvändig för effektivt förebyggande. Bedömningen skall innefatta en systematisk identifikation och rankning av de fraud och korruptionsrisker som kan påverka organisationens alla nivåer. Bedömningen av risken för fraud och korruption innefattar också analyser av hur motståndskraftiga organisationens kontroller är mot specifika metoder av fraud och korruption. NÄR RISKANALYSEN är genomförd kan planen för hantering (3) fastställas av ledningen. När planen är fastställd skall kontrollmetoder implementeras (4). För ett effektivt kontrollsystem krävs aktiv deltagande, detta säkerställs genom medvetenhetsutbildning (5). Hantering och upptäckande av röda flaggor är en av de mest komplicerande processerna att implementera, denna process är fördelad i fyra element: Hur uppföljning av identifierade fraud-risker kontinuerligt genomförs (6) och uppdateras med hänsyn tagen till förändringar inom verksamheten och personalen En effektiv internrevision (7) med ett mandat som inkluderar fraud-risker Utvärdering av styrelsen (8) och ledning, samt graden av deras effektivitet och oberoende Omfattningen och kvaliteten av övervakande och upptäckande (9) inom organisationen UTREDNINGAR ÄR OFTA kostsamma och obehagliga, och när incidenter uppstår kan det vara frestande att komma fram till en förlikning, såsom frivilligt tillbakaträdande eller förtidspension, utan vidare att undersökning genomförs. Det är trots allt genom fungerande hantering av incidenter (10) av misstänkt fraud och korruption som ledningen vinner trovärdighet. Slutligen, innebär alla incidenter en möjlighet till att få ny kunskap. Det om man väljer att lära sig av incidenter (11) och hur ledningen är förmögen att mäta resultat och analysera sitt handlande (12) efter incidenten som tillhandahåller möjligheten till ökad kunskap. Amöban i mitten är en specifik profil för motståndskraften mot fraud och korruption i den organisation som granskas, tomrummen representerar de områden där förbättringar kan göras. I VÄRDERINGSMODELLEN som visas ovan är varje element indelat i ett antal FIGUR 2: ETT EXEMPEL PÅ FRCP INTERNREVISION 1 2/

20 underelement och ett detaljerat protokoll bestående av hundratals nyckelfrågor har utvecklats. Målet är att försäkra resultat och undvika oklarhet. Figur 2 (föregående sida) visar hur det första elementet, Tone at the Top är definierad och indelad i åtta underelement, 46 nyckelfrågor med en vikt på 12.5 procent av totalvärderingen. En FCRP-mätning skulle vanligtvis efterfrågas av antingen en oberoende styrelseledamot eller revisionskommitté, men det kunde lika väl initieras av organisationens internrevision förutsatt ett tillräckligt oberoende. Medan specifika frågor och värderingar kan skilja något med hänsyn till den typ av organisation som utvärderas, bör en FCRP som den som beskrivs ovan bli likvärdigt applicerbar på privata företag, finansiella institutioner och offentliga enheter, i själva verket alla organisationer. Att uppnå en hög motståndskraft mot fraud och korruption är inte på något sätt enkelt. Några element som beskrivs ovan innebär tuffa utmaningar. Till exempel: Tone at the Top kommuniceras bland annat i en uppförandekod, något som i praktiken blivit ett krav i de flesta organisationer. Men koden kan lätt bli bara tomma ord som samlar Internet damm på en bortglömd webbsida. För att uppnå önskad effekt behöver ledningen fånga de anställdas interesse, skapa en intern medvetenhet och kunskap kring uppförandekodens praktiska betydelse. Först och främst ska ledningen själva förstår att de fina ord de har författat inte är någon självklar beskrivning av nuläget utan ett svåruppnått mål att sträva efter. Identifikationen av fraud-risker kan lätt falla mellan stolarna. Riskansvariga, säkerhetsansvariga, internrevisorer, linjechefer och andra delar på ansvaret men vem bär huvudansvaret? Det krävs att någon tar initiativ, eller att ledningen pekar ut en ansvarig Att upptäcka och identifiera intern fraud och korruption har historiskt sett varit ett misslyckat karriärsdrag Behovet att lära från händelser är uppenbart men i praktiken innebär det att incidenter av fraud och korruption vilka upptäcks behöver diskuteras öppet och inte sopas under mattan. Inställningen måste också ändras då upptäckten av fraud och korruption inte är ett tecken på ledningens misslyckande utan snarare ett framgångsrikt resultat av stark ledningskontroll. MÄTNINGAR AV motståndskraft mot fraud och korruption handlar inte bara fullföljandet av legala och andra fordringar på pappret, utan om att mäta hur bra en organisation gör saker i verkligheten. När organisationer börjar applicera tekniker för hantering av fraud och korruption med målsättningen att trycka de dolda kostnaderna ut ur verksamheten, kan effekten bli så lönsam att deras konkurrenter måste följa efter. Konceptet som beskrivs ovan är en intern mätning mot en standardmåttstock. Extern mätning som till exempel de välkända kreditupplysningar vilka skulle kunna inkludera fraud och korruption när de bedömer företagets kreditvärdighet. Historiskt sett har det, trots att flera företagskollapser har uppstått till När organisationer börjar applicera tekniker för hantering av fraud och korruption kan effekten bli så lönsam att deras konkurrenter måste följa efter. följd av fraud och korruption, gjorts lite för att mäta motståndet mot fraud och korruption. I framtiden kan externa kreditupplysningar också komma att inkludera en organisations motståndskraft mot fraud och korruption som ett sätt att hjälpa aktiva och potentiella investerare, liksom andra aktieägare (som försäkringstagare, chefer och anställda) att fatta väl genomtänkta beslut. DET ÄR OSANNOLIKT att någon organisation någonsin kommer vara totalt fri från fraud och korruption. Att vara aktiv i en verksamhet innebär en inneboende risk för fraud och korruption och människor har en talang för att identifiera och utnyttja nya möjligheter. Men det går att applicerar teorin i praktiken och bygga en organisation med hög motståndskraft mot fraud och korruption. Ökat tryck från aktieägare, förbättrad lagstiftning och större medvetenhet generellt sett gör att styrelser och ledningar är mer benägna att ta upp frågor om fraud och korruption. De ledamöter som fortsätter att avvisa fraud och korruption som en hypotetisk fråga som de inte behöver hanteras, eller ännu värre, de som själva är inblandade, kommer förhoppningsvis snart finna att det inte har någon plats kvar runt styrelsebordet. NIGEL IYER, ASA, Hibis Scandinavia AS RICHARD MINOGUE, CPA, CIA, Hibis Scandinavia AB Not: Reproducerad och översatt från engelska med tillstånd av Det Norske Veritas, DNV. PS. Läs mer om fraud och korruption i Lästips på sidan INTERNREVISION 1 2/2007