Plats och tid Ragnvald, Messingen, Love Almqvists torg 1 Tisdagen den 23 september 2014, klockan 18:

Transkript

1 Kultur- och fritidsnämnden Plats och tid Ragnvald, Messingen, Love Almqvists torg 1 Tisdagen den 23 september 2014, klockan 18: Beslutande Ledamöter: Kristina Klempt, ordf. (FP) Ann-Christin Jyttner, 2:e v. ordf. (S) Peter Gardos (M) Raouf Ayoub (KD) Lillemor Svensson (C) Gun-Britt Karlsson (S) Annika Andersson (MP) Joanna Masoura (M) tjg. ers. Azizeh Vatandoust (V) tjg. ers. Ersättare: Jeanette Wiksten (M) tjg. ers. 44 Rolf Brommer (FP) Vanja Edwinson (S) Lars-Göran Hillerslätt (MP) Övriga deltagande Björn Eklundh, kommundirektör 44 Maria Röstberg, t.f. chef kultur- och fritid Ali Khosrawi, Yaran kulturförening 44 Hanna Björklund, föreningskonsulent Utses att justera Justeringens plats och tid Peter Gardos (M) Måndag den 29 september, kl , Messingen Underskrifter Sekreterare... Paragrafer Ordförande... Justerande... ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kultur- och fritidsnämnden Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kanslienheten, Stöd & Process Underskrift...

2 Kultur- och fritidsnämnden Informations- och frågestund Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen till protokollet. Information från kommundirektören Björn Eklundh, kommundirektör, informerar om organisationsförändringar inom kundvalskontoret och tillförordnandet av Maria Röstberg som chef för kultur- och fritidsfrågor. Presentation av Yaran kulturförening Ali Khosrawi från kulturföreningen Yaran presenterar deras verksamhet för Kultur- och fritidsnämnden. Föreningen genomför många olika aktiviteter för att stödja och vårda den kurdiska kulturen i Upplands Väsby, som t.ex. språkkurser, musikcirklar och firande av kurdiska högtider. Föreningen har ett brett kontaktnät nationellt och internationellt och har bland annat ordnat en insamling för drabbade av kriget i Kurdistan. Information om Våga Visa musikskola Information från kundvalskontoret om Våga Visa musikskola. Maria Röstberg, tf chef för kultur- och fritidsfrågor, presenterar resultaten från undersökningen Våga Visa musikskola. Den huvudsakliga slutsatsen är att delaktigheten för elever har viss förbättringspotential, men överlag visar undersökningen mycket goda resultat gällande brukarnöjdhet inom musikskolan. Kultur- och fritidsnämnden noterar informationen till protokollet.

3 Kultur- och fritidsnämnden Meddelanden Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av meddelanden. 01. Utdrag ur KF protokoll , 40 Svar på medborgarförslag - fritidsgården i Runby ska ha öppet även dagtid mellan (KS/2013:442) 02. Utdrag ur KS protokoll , 85 Månadsrapport mars 2014 för Upplands Väsby kommun (KS/2014:12) 03. Utdrag ur KS AU protokoll , 28 Slutrapport av Ung i Väsby 2014 (KS/2013:18) Utdrag ur KF protokoll , 58 Policy för styrdokument i Upplands Väsby kommun (KS/2012:440) 04. Policy för styrdokument i Upplands Väsby kommun (KS/2012:440) Utdrag ur KF protokoll , 74 Valärende - avsägelser och fyllnadsval (KS/2013:19) 05. Utdrag ur KS protokoll , 103 Svar på revisionsrapport nr 8/ Grundläggande granskning av styrelser och nämnder 2013 (KS/2014:160) 06. Utdrag ur KS protokoll , 104 Svar på revisionsrapport nr 9/ Granskning av årsbokslut och årsredovisning 2013 (KS/2014:156) 07. Upplands Väsby kommuns delårsrapport (KS/2014:19) 08.

4 Kultur- och fritidsnämnden Utdrag ur KF protokoll , 65, Flerårsplan med budget för Upplands Väsby kommun (KS/2014:11) 09. Flerårsplan med budget för Upplands Väsby kommun (KS/2014:11) 10. Utdrag ur KS protokoll , 106 Förutsättningar för tennisverksamhet i Upplands Väsby kommun (KS/2014:75) 11. Tjänsteutlåtande till KS , Utveckling av förutsättningarna för tennisverksamhet i kommunen (KS/2014:75) (ärendet i sin helhet finns i KFN/2014:63) Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av meddelanden.

5 Kultur- och fritidsnämnden Redovisning av delegationsbeslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av delegationsbeslut. Kultur- och fritidsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän i enlighet med nämndens delegationsordning. Dessa beslut ska redovisas till nämnden. Redovisningen innebär inte att kulturoch fritidsnämnden omprövar eller fastställer delegationsbesluten. Däremot får kultur- och fritidsnämnden återta lämnad delegering eller föregripa ett beslut i enskilt ärende av den som fått beslutanderätten genom att själv ta över ärendet. Följande beslut har anmälts till kultur- och fritidsnämnden: 01. Mottagningsattestanter för Kultur- och fritidsnämnden (KFN/2014:26) Beslutsserie: KFN delegation/2014:9 Beslutsdatum: Mottagningsattestanter för Kultur- och fritidsnämnden (KFN/2014:26) Beslutsserie: KFN delegation/2014:9 Beslutsdatum: Deltagande i MY-mässan (KFN/2014:28) Beslutsserie: KFN delegation/2014:12 Beslutsdatum: Bidrag Popkollo (KFN/2014:26) Beslutsserie: KFN delegation/2014:11 Beslutsdatum: Bidrag Yaran kulturförening (KFN/2014:26) Beslutsserie: KFN delegation/2014:10 Beslutsdatum: Bidrag Tiokampen (KFN/2014:26) Beslutsserie: KFN delegation/2014:13 Beslutsdatum:

6 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner redovisningen av delegationsbeslut.

7 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämndens månadsrapporter maj och juni 2014 (KFN/2014:5) Kultur- och fritidsnämnden godkänner månadrapporterna för maj och juni. Kultur- och fritidsnämnden har per sista juni ett resultat på 2,4mkr. Detta beror på ett överskott på personalkostnader under ledning och administration. För allmänkulturen härleds det till ännu ej utbetald prestationsersättning, ökade intäkter samt diverse övriga tjänster som ej nyttjats. Under idrotts- och fritidsanläggningar har nämnden ett överskott på underhåll av lokaler som ännu ej utförts, förbrukningsmaterial samt övriga tjänster. Nämndens helårsprognos för 2014 ligger på ett överskott om 1,5 mkr. Detta kan dock komma att justeras vid delår 2 utifrån ett mer aktuellt resultat i augusti. Kultur- och fritidsnämnden godkänner månadrapporterna för maj och juni.

8 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämndens Delårsrapport (KFN/2014:61) Kultur- och fritidsnämnden godkänner Delårsrapport och översänder den till kommunstyrelsen. Kultur- och fritidsnämnden har per delår 2 ett resultat på 2,8 mkr. Överskottet är kopplat till en hög ekonomisk medvetenhet utifrån kommunens totala ekonomiska läge, och härrörs bland annat till överskott inom personalkostnader på kundvalskontoret, inre underhåll och köp av verksamhet. Kultur- och fritidsnämnden lägger per delår 2 en prognos på 1,8 mkr för helåret Nämnden räknar med att inte behöva ta bufferten i anspråk och personalkostnaderna förmodas gå med ett överskott på helåret. Vad gäller lokalkostnader, såsom underhållskostnader, hyror och diverse övriga kostnader räknar nämnden med att kunna spara in 1,1 mkr. I prognosen tar nämnden höjd för utbetalningar utifrån de nya kvalitetskryddersättningarna i nämndens unika prestationsersättningssystem. Dessa utbetalningar sker ut i slutet av året, beroende på hur väl utförarna presterat. Dessutom behöver nämnden ta höjd för det planerade inre underhållet i anläggningar som alltid genomförs i slutet av året. Lön för en projektledare alternativt konsult som kommer att hålla i kulturmiljöprogrammet kommer också troligtvis tillkomma mot slutet av året. För att säkerställa att nämnden över året håller budget i balans kommer fortsatt hög ekonomisk medvetenhet prägla varje beslut. Kostnadsdrivande områden att bevaka extra är framförallt underhåll i kommunens idrottsanläggningar och eventuella övriga kostnader som kan tänkas uppkomma under året. Kundvalskontorets nya prestationsersättningssystem med kvalitetskrydda börjar gälla under 2014, och innebär att verksamheter med god kundnöjdhet för högre ersättning. Nämnder ser fram emot att till hösten se resultatet av kvalitetsersättningsmodellen.

9 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner Delårsrapport och översänder den till kommunstyrelsen.

10 Kultur- och fritidsnämnden Inköp av konst från Väsby Folketshusförening u p a (KFN/2014:53) a) Kultur- och fritidsnämnden beslutar att följande konstverk/foto från Väsby Folketshusförening u p a som representerar en del av Väsbys industrihistoria köps in till kommunens konstsamling: Konstnär Titel Teknik Pris JE Martinsson Arbetare Olja Luis Netorg Industrin Litografi 800 Hjalmar Branting Fotografi Stig Claesson Tage Erlander Signerat tryck PA Hansson Masolle Foto på duk kr b) Kultur- och fritidsnämnden ger sakkunnig i konstfrågor i uppdrag att undersöka om Väsbykonstnären Göran Hultén finns representerad i kommunens konstsamling. Väsby Folketshusförening u p a (utan personligt ansvar) är innehavare av en konstsamling. Innehavet består av 33 verk varav 3 fotografier. Föreningen har meddelat kultur- och fritidsnämnden att samlingen nu är till försäljning. Konsten är enligt uppgift från föreningens kontaktperson Anna-Lena Edwinsson marknadsvärderad av Ricardo Donoso, Väsby Konsthall. Det sammanlagda marknadsvärdet av de 33 konstverken/foto är kronor. Det är framförallt fem verk, enligt förslaget till beslut, som kan vara av intresse att komplettera Väsbys kommuns konstsamling med. Verken speglar delar av industrihistorien som också stark påverkade dåtidens Väsby. En tänkbar samlad placering av de industrihistoriska verken är Messingen.

11 Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden beslutar att följande konstverk/foto från Väsby Folketshusförening u p a som representerar en del av Väsbys industrihistoria köps in till kommunens konstsamling: Konstnär Titel Teknik Pris JE Martinsson Arbetare Olja Luis Netorg Industrin Litografi 800 Hjalmar Branting Fotografi Stig Claesson Tage Erlander Signerat tryck PA Hansson Masolle Foto på duk kr Ordförandes förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att följande konstverk/foto från Väsby Folketshusförening u p a som representerar en del av Väsbys industrihistoria köps in till kommunens konstsamling: Konstnär Titel Teknik Pris JE Martinsson Arbetare Olja Luis Netorg Industrin Litografi 800 Hjalmar Branting Fotografi Stig Claesson Tage Erlander Signerat tryck PA Hansson Masolle Foto på duk kr 2. Kultur- och fritidsnämnden ger sakkunnig i konstfrågor i uppdrag att undersöka om Väsbykonstnären Göran Hultén finns representerad i kommunens konstsamling. Beslutsgång Ordförande ställer kundvalskontorets förslag mot sitt eget. Kultur- och fritidsnämnden bifaller ordförandes förslag.

12 Kultur- och fritidsnämnden Revidering av bidragsregler till ideella föreningar (KFN/2014:56) 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner revideringen av bidragsreglerna till idrottsföreningar samt till övriga föreningar. 2. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att de nya reglerna börjar gälla från och med 1 oktober 2014 till och med 31 december Kundvalskontoret föreslår ett par revideringar av bidragsreglerna till idrottsföreningar och övriga föreningar. De ändringar som föreslås är marginella men syftar till att tydliggöra reglerna. Ändringar föreslås i riktlinjerna kring ansökan om aktivitetsbidrag samt ansökan om verksamhetsbidrag. För ansökan om aktivitetsbidrag till idrottsföreningar föreslås en ändring om hur ansökan ska registreras. I nuläget ansöker föreningarna via inloggning i onlinetjänsten för systemet FRI. Föreningarna behöver kontrollräkna alla sammankomster manuellt samt registrera ansökan, vilket ofta medför fel uppgifter i ansökan. Kontrollen i det nuvarande systemet är mycket tidskrävande, både för föreningarna samt kommunens handläggare. Från och med 15 augusti 2015 föreslås byte av ansökningssystem för aktivitetsbidrag till systemet Aktivitetskort på Nätet (ApN). Fram till dess, kan ansökan om aktivitetsbidrag både registreras online i det nuvarande bidragssystemet FRI samt i ApN. Övergången till nytt system är en naturlig del av en teknisk utveckling inom området. Aktivitetskort på Nätet (ApN) är ett IT-system, framtaget av Kompetensspridning i Umeå AB. Systemet är ett verktyg för både ideella föreningar samt kommunens bidragshandläggare i samband med bland annat bidragshandläggning. ApN kan kopplas till externa administrationssystem som exempelvis IdrottOnline, Laget.se, Svenska Lag och Friskis & Svettis. På så sätt kan föreningarna administrera sin förening som vanligt och information om medlemmar samt sammankomster exporteras till ApN. Systemet anpassar data till kommunens bidragsregler och föreningen behöver endast godkänna ansökan. ApN kontrollerar även att

13 Kultur- och fritidsnämnden personnumren som anges för föreningsmedlemmar är riktiga och att samma medlem inte registrera på flera sammankomster på en och samma dag. Kundvalskontoret föreslår även att övriga föreningar ska anmäla föreningen till bidragsdialog online på kommunens hemsida (enligt anvisningar i bilaga 1). Hittills har föreningarna blivit kallade till bidragsmöte genom kommunens bidragshandläggare. Risken med nuvarande system är att föreningar uteblir. Genom att publicera anmälan online kan föreningarna själv anmäla intresse, oavsett om de beviljats bidrag föregående år eller inte. Från och med 1 oktober 2014 kan anmälan till dialogmöte ske via kommunens hemsida. 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner revideringen av bidragsreglerna till idrottsföreningar samt till övriga föreningar. 2. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att de nya reglerna börjar gälla från och med 1 oktober 2014 till och med 31 december Beslutsunderlag 1. Regler för bidrag till ideella övriga föreningar i Upplands Väsby kommun. 2. Regler för bidrag till idrottsföreningar i Upplands Väsby kommun med barnoch ungdomsverksamhet, anslutna till Riksidrottsförbundet

14 Kultur- och fritidsnämnden Återinförande av projektbidrag för bidragsberättigade föreningar (KFN/2014:58) 1. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att återinföra projektbidrag om totalt kr till bidragsberättigade föreningar. Kultur- och fritidsnämnden beslutade för ett par år sedan att dra in projektbidrag till bidragsberättigade föreningar, som en del i en strategi för ekonomi i balans. Då nämndens ekonomi under året 2014 uppvisar stabilitet föreslår kundvalskontoret kultur- och fritidsnämnden att återinföra projektbidrag med total budget om kr med samma kriterier som innan. Projektbidraget ska underlätta för föreningar att genomföra olika projekt som innebär någon form av förnyelse eller utvecklingsarbete. Vidare ska bidraget underlätta för föreningar som vill arrangera större tävlingar (ej jubileum). I vissa fall kan bidraget även användas vid en uppstart av ny verksamhet inom föreningen. Ansökan till projektbidraget kan göras två gånger om året, 15 april samt 15 augusti. 1. Kultur och fritidsnämnden beslutar att återinföra projektbidrag om totalt kr till bidragsberättigade föreningar.

15 Kultur- och fritidsnämnden Ny strategisk lokalförsörjningsplan för KFN (KFN/2014:60) Uppföljningen av den strategiska lokalförsörjningsplanen godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. Den strategiska lokalförsörjningsplanen genomgick en stor revidering år År 2013 gjordes en uppdatering med fokus på eventuella förändringar åren utifrån den nya befolkningsprognosen År 2014 görs en ordinarie lokalförsörjningsplan som omfattar åren , baserad på en ny befolkningsprognos. För kultur- och fritidsnämnden innebär det inga större förändringar. Uppföljningen av den strategiska lokalförsörjningsplanen godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen.

16 Kultur- och fritidsnämnden Reviderad delegationsordning kultur- och fritidsnämnden (KFN/2014:63) 01. Kultur- och fritidsnämnden godkänner Delegationsförteckning kultur- och fritidsnämnden och följande revideringar: a) Ändring av Kontorschef för kundvalskontoret, tillika förvaltningschef (KC KVK) till Tillförordnad kultur- och fritidschef, tillika förvaltningschef (Tf KFC). b) Ändring av Avdelningschef, kultur- och fritidsavdelningen KVK (AC) till Tillförordnad kultur- och fritidschef, tillika förvaltningschef (Tf KFC). c) Under 1. Anskaffning och inköp av varor och tjänster, tillägg: teckna, säga upp och omförhandla hyreskontrakt; teckna, säga upp och omförhandla avtal med förening eller annan part om begränsat uppdrag; teckna tilläggsavtal inom ramen för Ung & Trygg. d) Under 2. Ekonomi, revidering: Godkännande av månadsrapporter (i tidigare version gällde godkännandet av rapporter för februari och oktober); tillägg och andra medier under beslut om justering av avgifter för boklån och andra medier i biblioteket. e) Under 3. Yttranden, överklagande och utelämnande av handling, tillägg: Uppdatera lokalförsörjningsplan för nämnden. f) Under 4. Föreningsstöd/ungdomsarrangemang, borttag: Beviljande av bidrag Ung Arr; Teckna avtal med förening om tillfälligt uppdrag. 02. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att delegationsförteckningen ska gälla från den 24 september 2014 till den 31 december Kommunstyrelsen beslöt den 1 september bl.a. att uppdra till kommunledningskontoret att genomföra en process i samråd med berörda kontor utifrån den genomförda genomlysningen av kundvalskontoret. Förslaget till förändring är att nuvarande kundvalskontor successivt avvecklas till förmån för nybildade bransch /verksamhetsinriktade nya enheter som ger service till respektive kundvalsnämnd. Som en konsekvens av kommunstyrelsens beslut den 1 september har kommundirektören förordnat avdelningschef Maria Röstberg till tf chef för den

17 Kultur- och fritidsnämnden kommande kultur- och fritidsenheten/-kontoret. Kultur- och fritidsnämndens delegationsförteckning behöver ändras som en konsekvens av kommunstyrelsens beslut och förordnandet som tf chef. Samtidigt med revideringen utifrån förordnandet förlängs delegationsordningen till att gälla till och med 2018, då den nuvarande delegationsförteckningen går ut sista december I samband med detta föreslås också ett antal förtydliganden i delegationsordningen: a) Ändring av Kontorschef för kundvalskontoret, tillika förvaltningschef (KC KVK) till Tillförordnad kultur- och fritidschef, tillika förvaltningschef (Tf KFC). b) Ändring av Avdelningschef, kultur- och fritidsavdelningen KVK (AC) till Tillförordnad kultur- och fritidschef, tillika förvaltningschef (Tf KFC). c) Under 1. Anskaffning och inköp av varor och tjänster, tillägg: teckna, säga upp och omförhandla hyreskontrakt; teckna, säga upp och omförhandla avtal med förening eller annan part om begränsat uppdrag; teckna tilläggsavtal inom ramen för Ung & Trygg. d) Under 2. Ekonomi, revidering: Godkännande av månadsrapporter (i tidigare version gällde godkännandet av rapporter för februari och oktober); tillägg och andra medier under beslut om justering av avgifter för boklån och andra medier i biblioteket. e) Under 3. Yttranden, överklagande och utelämnande av handling, tillägg: Uppdatera lokalförsörjningsplan för nämnden. f) Under 4. Föreningsstöd/ungdomsarrangemang, borttag: Beviljande av bidrag Ung Arr; Teckna avtal med förening om tillfälligt uppdrag. Den nya delegationsordningen föreslås gälla från den 24 september 2014 till den 31 december Kultur- och fritidsnämnden godkänner Delegationsförteckning kultur- och fritidsnämnden och följande revideringar: a) Ändring av Kontorschef för kundvalskontoret, tillika förvaltningschef (KC KVK) till Tillförordnad kultur- och fritidschef, tillika förvaltningschef (Tf KFC). b) Ändring av Avdelningschef, kultur- och fritidsavdelningen KVK (AC) till Tillförordnad kultur- och fritidschef, tillika förvaltningschef (Tf KFC). c) Under 1. Anskaffning och inköp av varor och tjänster, tillägg: teckna, säga upp och omförhandla hyreskontrakt; teckna, säga upp och omförhandla avtal med förening eller annan part om begränsat uppdrag; teckna tilläggsavtal inom ramen för Ung & Trygg.

18 Kultur- och fritidsnämnden d) Under 2. Ekonomi, revidering: Godkännande av månadsrapporter (i tidigare version gällde godkännandet av rapporter för februari och oktober); tillägg och andra medier under beslut om justering av avgifter för boklån och andra medier i biblioteket. e) Under 3. Yttranden, överklagande och utelämnande av handling, tillägg: Uppdatera lokalförsörjningsplan för nämnden. f) Under 4. Föreningsstöd/ungdomsarrangemang, borttag: Beviljande av bidrag Ung Arr; Teckna avtal med förening om tillfälligt uppdrag. 02. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att delegationsförteckningen ska gälla från den 24 september 2014 till den 31 december 2018.