Tjänsteskrivelse. Begäran om utlämning av databaskopia Procapita IFO

Transkript

1 Malmö stad Stadsområdesförvaltning Söder 1 (3) Datum Vår referens Pontus Gleisner Utvecklingssekreterare pontus.gleisner@malmo.se Tjänsteskrivelse Begäran om utlämning av databaskopia Procapita IFO SOFS Sammanfattning Tieto ska under det kommande året leverera programvara och utföra tjänster i Malmö stads databas för Procapita IFO. För att kunna genomföra detta behöver IT-leverantören Tieto Healthcare & Welfare Sweden AB tillgång till databaskopia av samtliga IFO-domäner, AM domäner, FBT samt KIR. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Söder föreslås besluta att utlämna databaskopia till nedan namngivna personer inom Tieto Healthcare & Welfare Sweden AB under perioden Beslutsunderlag Begäran om utlämning av databaskopia avseende Procapita IFO 2015 Tjänsteskrivelse SoN Begäran om databaskopia Procapita IFO Begäran om utlämning av databaskopia - från stadskontoret 2015 Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Söders arbetsutskott Stadsområdesnämnd Söder Ärendet Tieto ska under det kommande året leverera programvara och utföra tjänster i Malmö stads databas för Procapita IFO. De planerade leveranserna avser ny version och servicepack av Procapita IFO. Tieto gör leveranser flera gånger per år och vid varje tillfälle behöver de göra omfattande tester för att säkerställa att inga felaktigheter eller problem uppstår. Detta då Malmö stads databas är unik i sin uppsättning och innehåller flera olika instanser med respektive förvaltnings data. För att säkerställa att dessa leveranser och tjänster utförs på bästa sätt och att inga felaktigheter och problem uppstår i Malmö stads produktionsdatabas behöver Tieto göra omfattande tester. För att kunna genomföra testerna behöver IT-leverantören Tieto Healthcare & Welfare Sweden SIGNERAD

2 AB tillgång till databaskopia av samtliga IFO-domäner, AM domäner, FBT samt KIR. Då databaskopian behövs inför varje leverans behåller Tieto kopian och förstör den vid årsskiftet (3) Personer som kommer att ha tillgång till databaskopian i samband med detta är: Kenneth Blomqvist, Tommi Aronsson, Leif Danielsson, Håkan Engkvist, Olof Lindfors, Stellan Lundgren, Olov Sigurdson, Robert Sigurdson samt Maria Östlund. Samtliga personer är anställda hos Tieto Sweden Healthcare & Welfare AB. Procapita IFO är namnet på det IT-verksamhetssystem som används inom individ- och familjeomsorgen där all dokumentation som ska tillföras individens journaler finns dokumenterade, det är således Malmö stads socialregister. IT-systemet Procapita IFO används även som journalsystem vid Jobb Malmö. Systemet Procapita IFO består av en databas som är uppdelad i olika delar (domäner) utifrån regler om sekretess och tekniska funktioner. Databasen består av följande uppdelningar: Nedanstående sju domäner är de som är benämnda IFO-domäner i ärendet. Norr (här sparas all dokumentation gjord för SoF Norr) Oster (här sparas all dokumentation gjord för SoF Öster) Soder (här sparas all dokumentation gjord för SoF Söder) Vaster (här sparas all dokumentation gjord för SoF Väster) Inner (här sparas all dokumentation gjord för SoF Innerstaden) In (här sparas dokumentation gjord av Invandrarservice såsom hantering av återsökning av statsbidrag) Ut (utbildningsmiljö med enbart fiktiva ärenden) Nedanstående två domäner är de som är benämnda AM-domäner i ärendet (AM står för arbetsmarknad) AC (här sparas all dokumentation gjord vid Jobb Malmö) AM (historisk dokumentation gjord vid Jobb Malmö) FB (här finns all information från KIR, kommuninvånarregister. FB står för folkbokföring) FTB: (här sparas information om hur utbetalningar sker i Malmö stad, modulen behövs för att kunna hantera regelverket som styr var utbetalningar konteras osv). Märk att förkortningen är felskriven i det ärende som skickats ut från stadskontoret. En databaskopia är en fullständig kopia av all data och information som finns i databasen vid tillfället då den laddas över till Tietos driftsmiljö från Malmö stads driftsmiljö. Det innebär att Tieto får tillgång till hela databasen såväl den tekniska strukturen som den sekretessbelagda informationen. Handhavandet regleras av ett sekretessavtal som är godkänt av stadsjurist Maria Engleson. Tieto förstör kopian senast vilket de skriftligen kommer bekräfta. Det arbete Tieto utför i databaskopian är främst olika tester inför de funktionsändringar som utvecklas och ska installeras i Malmö stads produktionsmiljö under nästa år. Tieto har egna testmiljöer där de gör generella tester inför versionsuppdateringar, men då Malmö stads driftsmiljö är unik i sitt slag, bl.a. med flera stadsområdesdomäner, så anser Tieto de behöver en kopia för att kunna utföra fullgoda test. Tieto efterfrågar alltså inte databaskopia från alla kommuner

3 där de sköter driftsupport, men utifrån Malmös stads komplexitet anser Tieto detta nödvändigt. Om Tieto inte får tillgång till databaskopia riskerar Malmö stad att det uppstår oförutsägbara tekniska problem vid funktion- och versionsuppdateringar. Detta kan orsaka oplanerade driftstopp av systemet vilket innebär att systemet då inte är tillgängligt att arbeta i. 3 (3) Databaskopian behövs för att i förväg rätta till eventuella tekniska problem som kan uppstå vid systemutveckling. Tieto är främst i behov av att testa vad som förändras i databasens tabeller och vyer, men i förlängningen innebär detta att de även får tillgång till den information som finns inlagd i databasen. Om Tieto inte får tillgång till databaskopia riskerar Malmö stad att det uppstår oförutsägbara tekniska problem vid funktion- och versionsuppdateringar. Detta kan leda till oplanerade driftstopp av systemet vilket innebär att användarna inom individ- och familjeomsorgen inte kan använda verksamhetssystemet Ansvariga Eva Stener Avdelningschef, individ- och familjeomsorg

4

5 Från: Till: Ärende: Datum: Monica Nimgård Petra Olsson; Sofie Thelander; Pontus Gleisner; Alexandra Lirakis; Patrik Nyström Ärende till nämnden. den 18 november :14:30 Hej För ett år sedan tog era nämnder beslut om att godkänna att Tieto (som levererar Procapita) får lov att ta en databaskopia. Det beslutet sträckte sig ett år och nu är det dags för beslut för Jag har skrivit ett underlag som ni kan använda er av. Återkom om ni har några frågor eller synpunkter på ärende. Återkom även med besked om vilket datum ärendet kommer att tas upp. Hälsningar Monica Nimgård Utvecklingssekreterare MALMÖ STAD Stadskontoret Välfärdsavdelningen August Palms plats Malmö Tel monica.nimgard@malmo.se