Särskild granskning avseende verksamhetsår 2012, Malmö Allmänna Schackklubb

Transkript

1 SIGNERAD Malmö stad Fritidsförvaltningen 1 (5) Datum Vår referens Daniel Olsson Föreningssekreterare Tjänsteskrivelse daniel.x.olsson@malmo.se Särskild granskning avseende verksamhetsår 2012, Malmö Allmänna Schackklubb FRI Sammanfattning Malmö Allmänna Schackklubbs medlemantal fastställs till totalt 57 st. varav 16 st. i åldern 4-25 år. Med färre än 25 medlemmar i åldern 4-25 år föreslås registreringsstatus justeras från nivå 3- barn och ungdom till nivå 2. Granskningen fastställer 42 st. godkända aktiviteter vilket innebär att föreningen ska återbetala 859 kronor (differensen mellan utbetalt aktivitetsbidrag och i granskning fastställt bidragsbelopp). Föreningen föreslås beviljas mötesplatsbidrag på kronor. Förslag till beslut Fritidsnämnden föreslås besluta att Malmö Allmänna Schackklubbs medlemsantal fastställs till totalt 57 st. varav 16 st. i åldern 4-25 år. att Malmö Allmänna Schackklubbs registrering justeras från nivå 3- barn och ungdom till registreringsnivå 2. att Malmö Allmänna Schackklubb ej beviljas grundbidrag att Malmö Allmänna Schackklubbs antal bidragsgrundande aktiviteteter fastställs till 42 st. under verksamhetsåret att Malmö Allmänna Schackklubb återbetalar 859 kronor av utbetalt aktivitetsbidrag till fritidförvaltningen. att Malmö Allmänna Schackklubb beviljas kronor i mötesplatsbidrag för Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse - särskild granskning Malmö Allmänna Schackklubb Beslutsplanering Fritidsnämndens Arbetsutskott Fritidsnämnden Ärendet 1. Inledning En gång per år tar fritidsförvaltningen ut ca 6-12 föreningar för särskild granskning. I enlighet med Allmänna bestämmelser punkt 16 väljs årligen ca 6-12 föreningar registrerade på nivå 3 för en särskild granskning utöver grundkontroll. Främst föreningar som har uppvisat stora föränd-

2 ringar i antalet genomförda aktiviteter och/eller antalet medlemmar blir föremål för en ingående utredning kring föreningens verksamhet och bidragsansökningar. Förening kan även bli slumpmässigt utvald. Som underlag för särskild granskning används utöver föreningsrapport och obligatoriska årshandlingar, även redovisning i det digitala aktivitetsstödet samt medlemsregister. I de fall då redovisning uppvisar brister och/eller att inkomna uppgifter inte är överensstämmande, görs en bedömning utifrån vilken ett medlemsantal och aktivitetsantal fastställs för beräkning av och. En bedömning görs också huruvida felaktiga uppgifter anses vara medvetet inlämnade eller till följd av okunskap/slarv. Vid ringa fel och godtagbar förklaring beviljas ansökt bidragsbeloppet utan avdrag. Missbruk eller lämnande av oriktiga ansökningsuppgifter kan däremot medföra återbetalningsskyldighet, avstängning (Allmänna bestämmelser punkt 11), och polisanmälan (Allmänna bestämmelser punkt 13). 2 (5) 2. Förening Malmö Allmänna Schackklubb (MAS) bedriver schackverksamhet för juniorer och seniorer. Föreningen tävlar i Allskånskan, erbjuder öppen schackverksamhet i sina lokaler, bedriver schack i Folkets park och har arrangerat schack för icke-medlemmar på skolor. Föreningen är registrerad hos fritidsförvaltningen på nivå 3 - Barn och ungdom. 3. Utredning Särskild granskning har för avsikt att kontrollera och fastställa uppgifter som ligger till grund för registreringsnivå och bidragsutbetalning med särskilt fokus på och. Kontrollen är av särskild vikt för dessa två bidrag som inte har någon annan kontroll före utbetalning av bidraget. Under granskningen har förvaltningen haft kontakt med föreningsordförande och föreningens kontaktperson, vilka under utredningen har inkommit med efterfrågade handlingar och svarat på de frågor som föreningsavdelningen har ställt. Föreningen har före granskningen redovisat följande uppgifter: 2012 (för 2011) 2013 (för 2012) Antal medlemmar* enligt Föreningsrapport: Antal aktiviteter på närvarokort**: Totalt 75 medlemmar (varav 0 st. med funktionsnedsättning, 31 st. mellan 4-25 år och 13 st. 65 år eller äldre). Totalt 71 medlemmar (varav 0 st. med funktionsnedsättning, 23 st. mellan 4-25 år och 14 st. 65 år eller äldre). 105 st. 63 st. (plus ytterligare 26 ogiltiga via närvarokort som avser period 2) *Betalande medlem upptagen i föreningens medlemsförteckning, folkbokförd i Malmö och regelbundet deltagande i föreningens verksamhet. ** En aktivitet är då minst 5 deltagare utövar en aktivitet i minst 60 minuter med ledare närvarande. För funktionsnedsatta räknas grupper från och med 3 deltagare. Aktiviteter kan enbart rapporteras i det digitala närvarorapporteringssystemet. Föreningen har i samband med granskningen redovisat följande uppgifter: (för 2012) Antal medlemmar enligt medlemsmatrikel: i åldern 4-25 år. Totalt 57 medlemmar varav 16 st. Antal aktiva medlemmar i 72 personer i åldern 4-25 år åldern 4-25 år enligt närvaro- (varav 16 st. är upptagna i före-

3 kort eller annat dokumenterat deltagande: Antal medlemmar beräknat utefter medlemsavgift: Antal godkända aktiviteter via digital närvarorapportering: Antal övriga rapporterade aktiviteter: ningens medlemsmatrikel). Enligt föreningsrapport bör föreningen ha medlemsintäkter på kr, men redovisar bara medlemsintäkter på kr. (föreningen har olika prisnivåer för olika åldrar). 42 st. 21 st. med färre än 5 deltagare samt 26 st. via närvarokort kr. (för 2011) Ansökt om kontant bidrag kr. (för 2012) Förvaltningen fastställer summan kr. 3 (5) 4. Medlemsantal I särskild granskning av Malmö Allmänna Schackklubb har det framgått att föreningen uppgett olika medlemsantal i föreningsrapporten (totalt 71 medlemmar varav 23 st. i åldern 4-25 år), via närvarorapportering (72 medlemmar i åldern 4-25 år), och i föreningens medlemsmatrikel (totalt 57 medlemmar varav 16 st. medlemmar i åldern 4-25 år). På frågan varför medlemsantalet i åldern 4-25 år i enlighet med medlemsmatrikeln (16 st.) skiljer sig från antal medlemmar i åldern 4-25 år enligt närvarorapportering (72 st.), svarar föreningen att Malmö Allmänna Schackklubb bedriver prova på verksamheter ute på skolor för ickemedlemmar. Prova-på deltagare är underlag till aktivitetsbidrag enligt bidragsbestämmelser, däremot kan dessa ej räknas som medlemmar då ingen personlig medlemsavgift har betalats. Regelbundet deltagande kan bekräftas i aktivitetsrapporteringen för samtliga medlemmar i åldern 4-25 år som finns med i medlemsmatrikeln. Enligt Malmö Allmänna Schackklubbs resultatrapport har föreningen erhållit kr i medlemsavgifter under verksamhetsåret 2011/2012. Utifrån föreningsrapporten som föreningen lämnat in den 15 april 2013 har förvaltningen räknat ut att föreningen bör ha erhållit kr under verksamhetsåret. På frågan kring skillnaden mellan föreningens medlemsintäkt och medlemsantal utifrån er inrapporterade medlemsavgift på 600 respektive 800 kr per medlem/år svarar föreningen att en del av medlemmarna är livstidsmedlemmar/hedersmedlemmar som ej betalar någon medlemsavgift. Ytterligare några av medlemmarna betalar en lägre avgift då de är huvudregistrerade i annan förening. Föreningen har dessutom kvittat en del medlemsavgifter mot föreningens skulder gentemot enskilda medlemmar. 5. Aktivitetsantal Föreningen har rapporterat in 47 aktiviteter i det digitala aktivitetsstödet för 2012 period 1 ( t.o.m ). Utav dessa uppfyller 28 aktiviteter fritidsnämndens kriterier för godkänd aktivitet med minst 5 deltagare som utövar en ledarledd aktivitet i minst 60 minuter. 19 aktiviteter har färre än 5 godkända deltagare. Återkommande Prova på deltagare (vid tiotal aktivitetstillfällen) som inte är upptagna i medlemsmatrikeln godkänns ej som underlag till aktivitetsbidrag. Föreningen uppger också att ledare inte har varit konsekvent vid närvarorapportering och att detta kan förklara det låga deltagarantalet vid vissa aktivitetstillfällen. I en skrivelse till fritidsförvaltningen förklarar föreningen att endast ett fåtal aktiviteter har rap-

4 porterats digitalt till fritidsförvaltningen via digital rapportering för period 2 ( t.o.m ) p.g.a. svårbegripliga tekniska problem med kommunens registreringssida för juniorer. Deltagande barn som har noterats i det digitala systemet har enligt föreningen registrerats som icke närvarande eller inte alls trots noggrann registrering efter närvarokort. 4 (5) 6. Konsekvensbeskrivning Utifrån föreningens inkomna handlingar och svar på förvaltningens frågeställningar fastställer förvaltningen totalt 57 st. medlemmar som uppfyller fritidsnämndens medlemskriterier. Utav dessa konstaterar förvaltningen att 16 medlemmar i ålder 4-25 år finns upptagna i medlemsmatrikeln, föreningsrapporten samt i digital/skriftlig närvarorapportering och uppfyller således förvaltningens krav på godkända medlemmar. Ett grundläggande krav för registrering av förening på nivå 3- barn och ungdom, är att föreningen har minst 25 medlemmar i åldern 4-25 år som uppfyller fritidsnämndens medlemskriterier. Ett fastställt antal medlemmar 57, varav 16 st. i åldern 4-25 år innebär därmed att Malmö Allmänna Schackklubb ej uppfyller fritidsnämndens medlemskriterier för registreringsnivå 3 barn och ungdom (minst 25 st. medlemmar i åldern 4-25 år), med följd att föreningens registrering föreslås att justeras till registreringsnivå 2. Förvaltningens bedömning är således att Malmö Allmänna Schackklubb ej beviljas grundbidrag Föreningens inskickade närvarokort kan ej godkännas då digital rapportering är obligatorisk för beviljande av aktivitetsbidrag för barn och ungdom. Förvaltningen kan därmed fastställa 28 godkända aktivitetstillfällen som rapporterats in digitalt för 2012 (perioden t.o.m ) samt 14 aktivitetstillfällen för 2012 (perioden t.o.m ). Förvaltningen föreslår således att föreningen beviljas aktivitetsbidrag för 28 godkända aktiviteter under perioden t.o.m (62 st. omräknade aktiviteter). Ersättningsnivå C: Fastställt bidragsbelopp betalas ut som aktivitetsbidrag om föreningen slarvat men kan ge en godtagbar förklaring till slarvet samt uppvisa godtagbara planerade förbättringar. Då Malmö Schackklubb redan har beviljats kronor i aktivitetsbidrag under 2012 och att beloppet har betalats ut av fritidsförvaltningen till föreningen, föreslås att föreningen återbetalar 859 kronor (2 277 kr kr.) till fritidförvaltningen. Mötesplatsbidrag Med anledning av att förvaltningen anser att Malmö Allmänna Schackklubb bedriver en betydelsefull verksamhet utifrån ett mötesplatsperspektiv i Malmö Folkets Park samt i sin klubblokal, så föreslår förvaltningen att föreningen beviljas ett mötesplatsbidrag för verksamheten under 2013 som täcker en del av de lokal- och materialkostnader som Malmö Allmänna Schackklubb har i samband med sin öppna mötesplatsverksamhet. Ett mötesplatsbidrag skulle även ge föreningen andrum för att på nytt uppfylla fritidsnämndens medlemskrav för registrering på nivå 3- barn och ungdom, och på så sätt åter kunna beviljas allmänna föreningsbidrag. Förvaltningen föreslår därmed att Malmö Allmänna Schackklubb beviljas ett mötesplatsbidrag på kr. för sin mötesplatsverksamhet under Övrigt Så snart Malmö Allmänna Schackklubb kan uppvisa minst 25 medlemmar i åldern 4-25 år som uppfyller fritidsnämndens medlemskriterier, kan föreningen efter ansökan åter registreras på nivå 3- barn och ungdom.

5 Förvaltningen kan konstatera att det finns brister i föreningens kännedom kring digital aktivitetsrapportering. Föreningen rekommenderas därför att i samband med eventuell ansökan om registrering på nivå 3- barn och ungdom, också anmäla sig till utbildning att söka aktivitetsbidrag digitalt som förvaltningen erbjuder kostnadsfritt. 5 (5) Förvaltningens fastställda uppgifter efter granskning: Antal medlemmar (som uppfyller fritidsnämndens Totalt 57 medlemmar varav 16 i krav enligt punkt 3 i Allmänna bestämmelser): åldern 4-25 år. Antal aktiviteter på närvarokort: 42 st. Antal omräknade aktiviteter 62 st. 0 kr.* kr. *Med sina 16 medlemmar i åldern 4-25 år uppfyller föreningen ej kriterierna för registrering på nivå 3 barn och ungdom, och kan därmed inte beviljas grundbidrag. Ansvariga Charlotte Bernström Avdelningschef Bo Sjöström Direktör