Handlingar. till sammanträde med. Styrelsen för folkhögskolorna

Transkript

1 Handlingar till sammanträde med Styrelsen för folkhögskolorna 24 september 2015

2 Sammanträde med styrelsen för folkhögskolorna den 24 september 2015 Plats: Fristads folkhögskola Tid: Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare (förslag: Leif Håkansson) Beslutsärenden 1. Delårsrapport augusti 2015 Dnr FHSK TU FHSK Återrapportering delegationsbeslut Dnr FHSK TU FHSK Extra styrelsemöte i november Dnr FHSK TU FHSK Informationsärenden A. Fördelning av regionstöd B. Projektet VIA C. IS/IT för folkhögskolor en lägesrapport D. Förvaltningschefen informerar Ordförande Hans-Inge Sältenberg, Tänk på miljön - Res gärna kollektivt ( Folkhögskoleförvaltningen folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se Östergatan Vänersborg

3 ÄRENDE 1

4 1 (10) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer FHSK Västra Götalandsregionen Folkhögskoleförvaltningen Handläggare: Anders Ahlström Telefon: E-post: Till styrelsen för folkhögskolorna Delårsrapport augusti 2015 Förslag till beslut 1. Styrelsen för folkhögskolorna beslutar att anta delårsrapporten för augusti Styrelsen för folkhögskolorna beslutar att punkten justeras omedelbart. Sammanfattning av ärendet Enligt de direktiv som Västra Götalandsregionen fastställt ska folkhögskolestyrelsen göra en delårsrapport per augusti Rapporten föredras styrelsen vid styrelsemötet. Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se

5 Datum Diarienummer FHSK (10) Delårsrapport augusti 2015 Styrelsen för folkhögskolorna 2015 (Uppföljning 2015) 1. Sammanfattning Gemensam styrelse De regionsägda folkhögskolorna har samlats i en gemensam förvaltning med en styrelse. Arbetet med att föra samman sex skolor under en organisation präglar arbetet under O Verksamheten Allmänna och särskilda kurser fortgår på alla skolor som planerat. Förändrat kursutbud på Fristads folkhögskola är beslutad och klar, kurserna är nu i full gång. Arbetet med en ny filmutbildning i Göteborg är klart och deltagare studerar nu på kursen. Skolornas arbete med uppdrag från kulturnämnden beskrivs i den genomförandeplan som lämnats till kulturnämnden den 27 mars. O Personalen Statistiken kring personalens sjuktal visar att administrativ personal har ökad sjukskrivning. Arbete tillsammans med Hälsan & Arbetslivet till stöd för denna grupp pågår. Omorganisation av förvaltningens ekonomihantering pågår. Nytt administrativt system för alla folkhögskolor implementeras under hösten Personalvolymen följer till stora delar budget. Arbetsmiljöarbetet utvecklas genom fortbildning och utveckling av arbetsmiljöorganisationen i hela förvaltningen. O Ekonomi Förvaltningens minskade regionstöd med 800 tkr påverkar prognosen negativt. Ansökan om förstärkt ägarstöd på 450 tkr för uppdrag att skapa av ny filmutbildning har fått avslag. Intäkter från folkbildningsrådet för extra platser på allmän kurs blev 1 mkr lägre än budgeterat Volymstöd från region ökar med 313 tkr enligt ansökningar. Minskade intäkter på grund av förlängd ombyggnadstid i Färgelanda, som gjorde att sommarkursverksamhet inte kunde genomföras som planerat. Investeringar i Grebbestad, Billströmska och Fristad genomförs under året. Utbyggnad av och driftsövertagande av trådlöst nätverk på alla skolor kräver fastighetsinvesteringar där investeringen ännu är okänd.

6 Datum Diarienummer FHSK (10) 4. Verksamheten De regionägda folkhögskolorna har till uppgift att bedriva folkbildningsverksamhet som är baserad på statens syften och mål. Folkbildningsrådet anger regelverket och står för basfinansieringen av verksamheten. I regeringens proposition 2013/14:172 "Allas kunskap - allas bildning" formuleras för första gången ett särskilt mål för folkbildningspolitiken. Det särskilda målet för den statliga folkbildningspolitiken är att "Folkbildningen ska ge alla möjlighet att tillsammans med andra öka sin kunskap och bildning för personlig utveckling och delaktighet i samhället." Statens syften med stödet till folkbildningen är fortsatt att: stödja verksamhet som bidrar till att stärka och utveckla demokratin, bidra till att göra det möjligt för människor att påverka sin livssituation och skapa engagemang att delta i samhällsutvecklingen, bidra till att utjämna utbildningsklyftor och höja bildnings- och utbildningsnivån i samhället och bidra till att bredda intresset för att öka delaktigheten i kulturlivet. Folkhögskolorna har under våren 2015 fortsatt att arbeta utefter detta mål och dessa syften. Kulturnämnden har i sitt uppdrag till folkhögskolestyrelsen satt upp fem mål. Här följer redovisning av dessa för våren och sommaren O Mål 1: Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för att sprida folkbildning i hela Västra Götaland och spegla mångfalden i samhället. Alla folkhögskolor har längre terminskurser O De flesta folkhögskolor har kortare kurser O Alla skolor anordnar olika typer av kulturevenemang O Alla skolor anordnar föreläsningar O De flesta har uppdragsutbildningar inom sin verksamhet O Alla skolor bedriver konferensverksamhet O Alla skolor deltar i utvecklande samarbeten i sitt närområde O O Mål 2: Folkhögskolorna är väl utvecklade resurser för Västra Götalandsregionen och kommuner i arbetet med kompetensförsörjningen. Samtliga folkhögskolor är aktiva i närområdet och attraherar studerande i etableringskommunen och närliggande kranskommuner. O En mer strukturerade och uttalad samverkan sker på ett flertal platser inom Västra Götaland. Vi kan idag räkna till 16 kommuner + 3 stadsdelar i storstadskommunen Göteborg där samverkansprojekt inom utbildningsområdet sker mellan kommun och folkhögskola. Detta har idag berört ca 400 deltagare i olika folkhögskoleutbildningar spridda inom hela Västra Götaland. O Nätverkande och utvecklingsarbete sker kontinuerligt i samverkan med kommunföreträdare och andra utbildningsanordnare. Beroende på politiska beslut både statligt och kommunalt och med hänsyn taget till omvärldsförändringar, anpassar sig folkhögskolorna ständigt mot nya målgrupper och med utvecklade undervisningskoncept, för att nå fler grupper med låg utbildning och/eller långt ifrån arbetsmarknaden. O Flera av de aktiviteter som skolorna samverkar med kommuner har i syfte att nå medborgare långt från arbetsmarknad och eller bildning. Folkhögskolornas miljö bidrar till att möjligheter för dessa

7 Datum Diarienummer FHSK (10) grupper öppnas. Vi ser att behovet av de insatser skolorna gör efterfrågas allt mer. Vi utvecklas gärna i detta avseende med resursbrist hindrar oss från denna utveckling. O För några av kontaktytorna är mångfaldsperspektivet speciellt viktigt då möjligheten för olika individer stärks. I arbetet med validering av kompetenser ser vi behovet av att utveckla metoder som stärker nysvenskars väg in i arbetslivet. Kontakter och nätverk som bidrar till att se lösningar på gemensamma utmaningar ger ökade möjligheter för alla i samhället. O Målet Folkhögskolorna är väl utvecklade resurser för Västra Götalandsregionen och kommuner i arbetet med kompetensförsörjningen. har också det möjligheter och utmaningar inbyggt i sig. Möjligheterna ligger i den resurs som folkhögskolorna är i de kommuner vi befinner oss. Både som utbildningsaktör för medborgare och som kompetensutvecklare för kommun, förening, organisation och företag i det omgivande samhället. Utmaningarna ligger i att samtidigt fokusera på folkhögskolornas statliga uppdrag (genom allmänna, särskilda och kortare kurser) och parallellt arbeta med uppdrag mot andra aktörer. Vidare finns studieförbunden, som syskon i folkbildningsfamiljen, med ett stort engagemang inom kommuner. Där samverkar gärna folkhögskolorna men inte vill ta över studieförbundens väletablerade arbete. O Mål 3: Folkhögskolorna är en väl utvecklad resurs för samverkan med föreningslivet och civilsamhället i hela Västra Götaland. Folkhögskolorna har en lång tradition av att samverka med civilsamhället inom en rad områden. Denna samverkan har skett genom gemensam kursverksamhet, kallat samverkanskurser O medverkan i arbetsgrupper tillsammans med civilsamhällets aktörer O tillsammans med civilsamhällets aktörer drivit och utvecklat konsert-, utställnings- och teaterverksamhet på folkhögskolorna. O Öppna skolornas internat och lokaler för föreningar och organisationer som önskar nyttja lokalerna då skolans ordinarie kursverksamhet inte nyttjar lokalerna. O Folkhögskolorna har under vår och sommar Drivit samverkanskurser Medverkat i arbetsgrupper Anordnat konserter i samverkan Anordnat utställningar i samverkan Anordnat teaterverksamhet i samverkan Öppnat skolans lokaler för civilsamhällets aktörer O Mål 4: Folkhögskolorna ska bibehålla och öka antalet deltagare som läser vidare på högskola och universitet. Folkhögskolorna planerar att fortsätta med det kursutbud som skolorna haft under de senaste åren med några få förändringar. Fristads folkhögskola har behov av att se över kursutbudet. Detta beror främst av att Hässleholmen, skolans filial i Borås, fått möjlighet att bli egen folkhögskola. O Göteborgs folkhögskola startar en filmutbildning på uppdrag av kulturnämnden. O Fortsätta att bevaka antagningar så att deltagarna på kurser som skolorna har speglar samhället i övrigt och samtidigt ger de i störst behov av bildning möjlighet till detta. O

8 Datum Diarienummer FHSK (10) Arbeta med begreppet interkulturell pedagogik så att det blir känt och förankrat bland alla folkhögskolor. O Målet Folkhögskolorna ska bibehålla och öka antalet deltagare som läser vidare på högskola och universitet. kan i vissa delar stämma väl överens med skolans statliga uppdrag medan i andra delar stämma mindre bra. I folkhögskolornas statliga uppdrag ligger att ge medborgare möjlighet att utmanas vidare inom bildning och utbildning. Det ligger samtidigt i uppdraget från staten att bilda inom demokrati och deltagande i kulturliv. Dessa uppdrag kan bidra till en utveckling mot att bibehålla och öka antalet deltagare som läser vidare på högskola och universitet men behöver inte göra det. Mycket beroende av individens drivkrafter. Just individens drivkrafter och samspelet mellan dessa och folkhögskolans möjligheter är grunden för det folkbildningen stått för under lång tid. O Mål 5: Folkhögskolorna bedriver eftertraktade eftergymnasiala utbildningar med hög kvalitet inom det estetiska området i allmänhet och inom film, hantverk och musik i synnerhet. De särskilda kurserna har sin utgångspunkt inom ett specifikt område där våra folkhögskolor har profilerat sig inom några. Variationen mellan våra folkhögskolors särskilda kurser varierar stort från radiolinje över hantverksutbildningar vidare till fritidsledarutbildningar till musiklinje. De flesta av de särskilda kurserna är ett- eller tvååriga. Den allmänna kursen antar främst de deltagare som saknar behörigheter och har lång väg till att bli behöriga till högskola och universitet. Detta leder till att många deltagare behöver mellan ett och tre år för att klara sina studier. Folkhögskolorna i förvaltningen kommer fortsatt att driva kurser inom kulturområdet på olika nivå. Allt från intressenivå, som inriktningar av allmän kurs, men också som specialutbildningar inom specifika områden. Billströmska folkhögskolan driver allmän kurs med textil-, musik- och bild/akvarellinriktningar. O Billströmska folkhögskolan driver Musiklinje som särskild kurs O Fristads folkhögskola driver vävkurs som särskild kurs O Grebbestads folkhögskola driver allmän kurs med inriktning silver/smycke och grafisk kommunikation O Grebbestads folkhögskola driver trä-möbelhantverkskurs, Grundkurs trä, Keramisk kurs och Textil/vävkurs som särskild kurs O Göteborgs folkhögskola driver allmän kurs med musikinriktning O Flera av folkhögskolorna driver kortare kurser inom kulturområdet O Kartlägga utbildningsplatser och möjliga vidareutbildningar i Sverige inom de områden skolornas utbildningar finns. O Målet Folkhögskolorna bedriver eftertraktade eftergymnasiala utbildningar med hög kvalitet inom det estetiska området i allmänhet och inom film, hantverk och musik i synnerhet. har möjligheter och utmaningar inbyggt i sig. Möjligheterna ligger i att fortsätta utveckla de redan välutvecklade utbildningarna skolorna idag driver inom musik och hantverk och samtidigt arbeta med att vidareutveckla de estetiska inslagen för alla deltagare på de kurser skolorna driver. Utmaningarna ligger i att utveckla en ny filmutbildning som har den kvalité och nivå som medborgare efterfrågar. Vidare ligger det en utmaning i att hitta de prioriteringar som frigör resurser för vidareutveckling och av befintliga kurser inom det estetiska området. Prioriteringar som också möjliggör gästinspel på skolornas musik, film och hantverksutbildningar.

9 Datum Diarienummer FHSK (10) O Folkhögskolorna arbetar 2015 för att ta fram en gemensam plan för kvalitetsarbetet. De regionägda folkhögskolornas kvalitetsarbete fokuserar på att: Göra det möjligt för deltagare och personal att få tillgång till nödvändig digital infrastruktur. Arbetet har förskjutits på grund av de påbörjade leveranserna inte haft nödvändig kvalité O Upphandla, bygga upp och implementera en ny lärplattform för interaktivt lärande. Plattformen är upphandlad O Strukturer för hantering och administration finns O Plattformen har börjat att användas under våren och sommar. O Kartlägga och utveckla arbetet för en god lärandemiljö på alla skolor. Kartläggning är gjord O Arbetet med förbättring av lärande miljön påbörjad med bland annat arbetsmiljöutbildning för all lednings och facklig personal. O Medverka i utformandet av ett nytt nationellt administrativt system för alla folkhögskolor. Kansliet är med i nationell styrgrupp och projektgrupp O Avtal med leverantör är klart O Göteborgs folkhögskola är utsedd till en av pilotskolorna O Samordna och effektivisera administration för att öka kvaliteten. Ekonomiorganisationen för förvaltning klar O Arbetet med kartläggning och utformning av administrativa processer ska påbörjas under hösten. O Kompetensutveckla ledningspersonalen Arbetsmiljöutbildning klar fortsättning för nya ledare är planerad att genomföras nov-dec 2015 O Utbildning i förändringskunskap klar O Första gemensam chefsdag för alla chefer i förvaltningen genomförd planering för återkommande träffar finns O Folkhögskolorna riktar sina insatser mot följande frågor i planering och uppföljning under 2015: O Jämställdhet Genomgång och analys av löneläge klart O Genomgång av fortbildningsinsatser redovisas vid årets slut O Genomgång av föreläsare som bjuds in redovisas vid årets slut O Genomgång av arbetsgrupper som tillsätts redovisas vid årets slut O O Barnets rättigheter

10 Datum Diarienummer FHSK (10) Arbetet med en plan för deltagares möjlighet till inflytande på skolnivå såväl som förvaltningsnivå har påbörjats. O Styrelsen har fattat beslut om deltagarrepresentation på möten och deltagare finns representerade på styrelsens möten. O Planen kommer att innehålla delaktighetsperspektiv, kommunikationsperspektiv och informationsperspektiv. O O Funktionsnedsättning Genomgång och analys av verksamheternas tillgänglighet för personer med psykosociala funktionsnedsättningar och begåvningshandikapp planeras under hösten O 5. Personal O Rekryteringsläget Folkhögskolorna står hela tiden inför utmaningar. Det omkringliggande samhället ställer krav på verksamheterna att stötta individer och grupper på en rad områden. Under de närmaste åren kommer behovet av kompetenser inom dessa områden att öka. Områden som bör nämnas är: Kompetenser inom svenska för invandrare Kompetenser inom olika funktionsnedsättningar Folkhögskolorna har dessutom kommande pensionsavgångar. Under 2015 arbetar folkhögskolorna vidare med att se över de rutiner och arbetssätt som finns för introduktion av nyanställda. O Samverkan I arbetet med skapandet av en gemensam organisation för alla folkhögskolor i regionen har ett samverkansavtal undertecknats. Implementeringen av detta avtal pågår under O Medarbetarenkät I den medarbetarenkät som genomfördes under 2013 fann vi att folkhögskolorna har en god arbetsmiljö på många områden. De områden som vi vill utveckla vidare är: Målkvalité Ledarskap God lärandemiljö Aktiviteter inom de olika områdena har gjorts och kommer under 2015 att fortgå. En ny medarbetarenkät genomförs under hösten. Handlingsplansarbete och målområden kommer att arbetas fram efter enkätens resultat. O Ekonomihantering Under 2015 pågår arbetet med att förändra processer och arbetssätt för att hantera folkhögskolornas ekonomi. En utredning av detta är gjord och beslut är nu tagna i förvaltningen. En förändrad organisation är nu på plats.

11 Datum Diarienummer FHSK (10) O Nytt administrativt system för folkhögskolor Arbetet med att utforma och bygga upp ett nytt administrativt system för alla folkhögskolor i Sverige pågår. Förvaltningen driver denna utveckling. Göteborgs folkhögskola är utsedd till en av pilotskolorna för utprovning av det nya systemet, som ska vara klart 1/ Personalvolym Antal anställningar augusti augusti 2015 saknas istället mars 2015 Antal Andel Antal Andel Rehabilitering och förebyggande 2 0,6% 1 0,3% Utbildning, kultur och fritid ,5% ,0% Teknik, hantverkare 20 6,6% 18 6,0% Kök, städ, tvätt 66 21,8% 55 18,5% Administration 59 19,5% 54 18,2% Totalt ,0% % Analys Eftersom förvaltningen är nybildad är det svårt att ha en historik. Den dominerande gruppen är som väntat inom utbildning. Förvaltningen arbetar med att förändra arbetssätt framförallt inom ekonomi och administration under Detta arbete kommer att fortsätta under Folkhögskolorna har behov av kompetens inom framförallt två områden: Svenska för nya svenskar och specialpedagogik. Skolorna behöver dessutom se över deltagarstödet för deltagare i behov av stöd och utveckla detta. I de ekonomiska ramar som står till folkhögskolornas förfogande finns inte detta utrymme. Förändringarna i statistiken kommer sig av två faktorer. 1. Antalet timanställda i kök o städ har ökat under sommaren 2. Folkhögskoleförvaltningen har tagit emot unga VIA anställningar som ökar antalet anställda.

12 Datum Diarienummer FHSK (10) 5.4 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid per personalgrupp och kön Utbildning, kultur och Kvinnor Män Totalt 5,0% 3,9% 4,6% fritid Teknik, hantverkare 5,1% 5,0% Kök, städ, tvätt 9,3% 0,0% 9,0% Administration 12,1% 1,9% 8,8% Totalt 7,6% 3,6% 6,3% Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid Kvinnor 7,6% Män 3,6% Totalt 6,3% Andel långtidssjukfrånvaro Andel Andel Kvinnor 71,6% Män 53,5% Totalt 68,0% Analys/kommentarer: Förvaltningen är nybildad och har därför ingen historik att luta sig tillbaka på. Vi ser att sjuktalen för administration och teknik/hantverkare är högre än för andra grupper. Vi arbetar med Hälsan & Arbetslivet för att minska administrationens sjuktal. Sjuktalen för hantverkargruppen kan kopplas till individer. 5.5 Bemanningsföretag Vi använder inte bemanningsföretag. 5.9 Personalkostnadsanalys

13 Datum Diarienummer FHSK (10) 6. Ekonomi Text kommer 6.1 Ekonomiskt resultat Text kommer 6.2 Eget kapital De sex folkhögskolor, som från och med 1 januari 2015 är en förvaltning, hade ett eget kapital på 5,2 mnkr per Enligt beslut i regionfullmäktige kommer folkhögskoleförvaltningens egna kapital att minskas med 1,7 mnkr, som en bokslutsdisposition, till 3,5 mnkr. 6.3 Investeringar Förvaltningen planerar för en rad investeringar under Fristads folkhögskola har beviljats 220 tkr för ombyggnad av skolans internat. Grebbestads folkhögskola har beviljats en investering på tkr för att bygga om sin spånsug och ventilationen kopplat till den. Billströmska folkhögskolan har beviljats en investering på tkr för ombyggnad av skolans lastbrygga och miljöstation. Förvaltningen planerar att investera i byggnader kopplat till utbyggnaden av skolornas datanät under Åtgärder vid ekonomisk obalans Text kommer 7. Bokslutsdokument och noter Folkhögskoleförvaltningen Anders Ahlström Tf Förvaltningschef Besluten skickas till Folkhögskoleförvaltningen

14 ÄRENDE 2

15 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer FHSK Västra Götalandsregionen Folkhögskoleförvaltningen Handläggare: Anders Ahlström Telefon: E-post: Till styrelsen för folkhögskolor Återrapportering delegationsbeslut Förslag till beslut 1. Styrelsen för folkhögskolorna beslutar att anta mallen för återrapportering av delegationsbeslut. 2. Styrelsen för folkhögskolorna beslutar att anta mallen för underlag för delegationsbeslut. 3. Styrelsen för folkhögskolorna beslutar att ha en punkt på dagordningen vid varje möte kallad rapport av delegationsbeslut. Sammanfattning av ärendet Styrelsen för folkhögskolorna fattade den 27 januari beslut om en delegationsordning för folkhögskolorna. Delegationsbeslut, som fattas av den som har blivit delegerad rätten att fatta beslut (kallad delegaten), behöver återrapporteras till styrelsen. Formerna för detta behöver finnas. Dokument har skapats som dokumenterar de beslut som fattas av delegaten. Dokument har dessutom skapats som beskriver hur besluten ska rapporteras. För att få en kontinuitet i rapporteringen kring delegationsbeslut kan lämpligen en punkt på dagordningen vara rapport av delegationsbeslut. Bilagor Underlag delegationsbeslut Återrapportering delegationsbeslut Folkhögskoleförvaltningen Anders Ahlström Förvaltningschef Besluten skickas till Folkhögskoleförvaltningen, för genomförande folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se

16 DELEGERINGSORDNING - Folkhögskoleförvaltningen Status Beslutad Diarienummer FHSK Delegeringsbeslut Område Delegat Vid.del. Villkor/avgränsning Anm. Styrande dokument Ärenden som är så brådskande att de inte kan inte kan vänta till nästa sammanträde nämnd/styrelse Ordförande nej Vice ordf. är ersättare KomL 6 Kap 36 Uppdrag till nämndens ledamöter om deltagande i kurser och konferenser, studiebesök nämnd/styrelse Ordförande nej Vice ordf. är ersättare Utse attestanter och utanordnare ekonomi förvaltningschef ja Attest och utanordningsreglemente Sälja eller ge bort lös egendom ekonomi förvaltningschef ja < 1 prisbasbelopp SICAB har uppdraget att för VGR:s räkning samordna det internationella biståndet av utrustning och material, RS 317/2009 Avskrivning/nedskrivning av fordringar ekonomi förvaltningschef ja < 1 prisbasbelopp RSK Riktlinjer vid gåva. Beakta Socialstyrelsens riktlinjer för gåvor till personal inom hälso- och sjukvård Ta emot gåva ekonomi förvaltningschef ja Samråd med juridiska vid tveksamhet och/eller > 3 basbelopp Träffa och säga upp upphandlings- inköpsavtal (exkl ITavtal)när detta inte är en uppgift för servicenämnden ekonomi förvaltningschef ja Inom regler för inköp- och upphandling Träffa och säga upp serviceavtal (exkl IT-avtal) ekonomi förvaltningschef ja Inom regler för inköp- och upphandling Träffa och säga upp tjänsteavtal (exkl IT-avtal) ekonomi förvaltningschef ja Inom regler för inköp- och upphandling. Försäljning av tjänst ekonomi förvaltningschef ja Träffa och säga upp hyresavtal för lokaler fastighet förvaltningschef ja Beslut att inte lämna ut allmän handling kansli förvaltningschef ja med en årshyra på högst 1 mkr eller med en kontraktstid på högst 4 år, annars nämnd/styrelse Samråd ska också ske med Västfastigheter. För administrativa lokaler gäller särskilda regler. Beslut avser exempelvis avslag, förbehåll eller omprövning av beslut Klargör att besluten avser avtal med extern part RS 19 juni 2012, 137 Avvisande av överklagande som kommit in för sent kansli förvaltningschef nej Utse personuppgiftsombud kansli förvaltningschef nej Anmäls till Datainspektionen Personuppgiftslagen (PUL) 3 Beslut med anledning av nämndens personuppgiftsansvar kansli förvaltningschef ja Till exempel biträdesavtal Personuppgiftslagen (PUL) Fastställa arkivorganisation kansli förvaltningschef nej Utse arkivansvarig och arkivredogörare Arkivlag och arkivreglemente Anställning av personal HR/personal förvaltningschef ja För avstängning gäller bestämmelserna i 10, mom. 2-7 AB. Tillfällig avstängning enligt 10 mom. 1 AB är inte betrakta som ett delegationsbeslut utan som ren Avstängning från tjänst, avsked och uppsägning utan egen begäran HR/personal förvaltningschef ja verkställighet inom ramen för varje chefs rätt att leda och fördela arbetet. Disciplinär åtgärd HR/personal förvaltningschef ja 11 AB Fastställa organisation för arbetsmiljöarbetet HR/personal förvaltningschef nej Arbetsmiljölagen (1977:1160) Utse säkerhetsansvarig/säkerhetsfunktion verksamhet förvaltningschef nej Riktlinjer för informationssäkerhet fastställd av regionstyrelsen Disciplinär åtgärd deltagare verksamhet rektor ja OSL 6 Kap 1 / 3

17 Avstängning av deltagare från internat verksamhet rektor ja Avstängning av deltagare från undervisning verksamhet Ordförande ja Uppstart av nya kurser verksamhet rektor nej kortare än 15 dagar 2 / 3

18 KRITERIER för delegeringsbeslut utgående från nämnd/styrelse Vid avvägande om ett beslut ska anses som ett delegeringsbeslut och således ingå i detta delegeringsordning har följande kriterier satts upp; 1. Fattas beslutet på nämndens vägnar? Skulle beslutet annars fattats av nämnden? 2. Finns alternativa lösningar och innebär beslutsfattandet att självständiga bedömningar måste göras innan beslut? 3. Finns ett intresse för allmänheten att överklaga? Kommentarer till delegeringsordning: Avgränsning: denna delegeringsordning avser enbart beslut som delegeras från nämnd och omfattar således inte alla de beslut som tas av nämnd. En sådan får förtecknas i en "beslutsordning" Vidaredelegat har ingen ersättare utan går tillbaka till den som har delegeringsrätten från nämnden oftast förvaltningschef. Rubriker för beslutsområden prinicipen utgår från VGR tjänstemannaorganisation Beslutsområde (ärenden) Ingår bl. a. Nämnd Administration information Ekonomi Personal Arbetsmiljö Verksamhet Miljö Säkerhet Inköp IS/IT Förv.planer Fastighet (lokaler) Lokaler Hyresavtal

19 DELEGERINGSORDNING - Folkhögskoleförvaltningen Status Beslutad Vidaredelegation Delegationen motagen den: Verksamhetsområde: skola Namn på delegaten: Diarienummer: FHSK Underskrift: Delegeringsbeslut Område Delegat Vid.del. Villkor/avgränsning Anm. Styrande dokument Sälja eller ge bort lös egendom ekonomi förvaltningschef rektor Avskrivning/nedskrivning av fordringar ekonomi förvaltningschef rektor Ta emot gåva ekonomi förvaltningschef rektor Träffa och säga upp upphandlings- inköpsavtal (exkl ITavtal)när detta inte är en uppgift för servicenämnden ekonomi förvaltningschef rektor Träffa och säga upp serviceavtal (exkl IT-avtal) ekonomi förvaltningschef rektor Träffa och säga upp tjänsteavtal (exkl IT-avtal) ekonomi förvaltningschef rektor Försäljning av tjänst ekonomi förvaltningschef rektor Träffa och säga upp hyresavtal för lokaler fastighet förvaltningschef rektor Beslut att inte lämna ut allmän handling kansli förvaltningschef rektor Beslut med anledning av nämndens personuppgiftsansvar kansli förvaltningschef rektor Avstängning från tjänst HR/personal förvaltningschef rektor Avstängning av deltagare från undervisning verksamhet Ordförande rektor Anställning av personal HR/personal förvaltningschef rektor < 1 prisbasbelopp, Då den lösa egendomen omfattar skolans verksamhetsområde < 1 prisbasbelopp, Då avskrivning/nedskrivning omfattar skolans verksamhetsområde Samråd med juridiska vid tveksamhet och/eller > 3 basbelopp SICAB har uppdraget att för VGR:s räkning samordna det internationella biståndet av utrustning och material, RS 317/2009 RSK Riktlinjer vid gåva. Beakta Socialstyrelsens riktlinjer för gåvor till personal inom hälso- och sjukvård Klargör att besluten avser avtal med extern part Då avtalet omfattar skolans verksamhetsområde Inom regler för inköp- och upphandling Då avtalet omfattar skolans verksamhetsområde Inom regler för inköp- och upphandling Då avtalet omfattar skolans verksamhetsområde Inom regler för inköp- och upphandling. Då avtalet omfattar skolans verksamhetsområde med en årshyra på högst 1 mkr eller med en kontraktstid på högst 4 år, annars nämnd/styrelse. Samråd ska också ske med RS 19 juni 2012, 137 Då avtalet omfattar skolans Västfastigheter. För administrativa lokaler verksamhetsområde gäller särskilda regler. Då beslutet omfattar skolans Beslut avser exempelvis avslag, förbehåll verksamhetsområde eller omprövning av beslut OSL 6 Kap Då beslutet omfattar skolans verksamhetsområde Till exempel biträdesavtal Personuppgiftslagen (PUL) Då beslutet omfattar skolans verksamhetsområde och då avstängningen är kortare än 3 dagar Då beslutet omfattar skolans verksamhetsområde och då avstängningen är kortare än 10 skoldagar Då anställningen omfattar skolans verksamhetsområde och inom beslutade ekonomiska ramar 1 / 2

20 KRITERIER för delegeringsbeslut utgående från nämnd/styrelse Vid avvägande om ett beslut ska anses som ett delegeringsbeslut och således ingå i detta delegeringsordning har följande kriterier satts upp; 1. Fattas beslutet på nämndens vägnar? Skulle beslutet annars fattats av nämnden? 2. Finns alternativa lösningar och innebär beslutsfattandet att självständiga bedömningar måste göras innan beslut? 3. Finns ett intresse för allmänheten att överklaga? Kommentarer till delegeringsordning: Avgränsning: denna delegeringsordning avser enbart beslut som delegeras från nämnd och omfattar således inte alla de beslut som tas av nämnd. En sådan får förtecknas i en "beslutsordning" Vidaredelegat har ingen ersättare utan går tillbaka till den som har delegeringsrätten från nämnden oftast förvaltningschef. Rubriker för beslutsområden prinicipen utgår från VGR tjänstemannaorganisation Beslutsområde (ärenden) Ingår bl. a. Nämnd Administration information Ekonomi Personal Arbetsmiljö Verksamhet Miljö Säkerhet Inköp IS/IT Förv.planer Fastighet (lokaler) Lokaler Hyresavtal

21 Delegationsbeslut Folkhögskoleförvaltningen Diarienummer: (alltid FHSK ) Datum: (ÅÅMMDD) Område: (Ekonomi, fastighet, HR, kansli, verksamhet, och vad beslutet gäller) Eventuellt lagrum och paragraf: Beslut: (Beviljas, avslås, skäliga åtgärder vidtas, beskriv åtgärder) Delegat: Enhet: Folkhögskoleförvaltningen folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se Östergatan Vänersborg

22 Återrapportering av delegationsbeslut Folkhögskoleförvaltningen Diarienummer Datum (ÅÅMMDD) Område (verksamhet, personal, ekonomi) Ev. Lagrum, paragraf Beslut (Beviljas, Avslås, Skäliga åtgärder vidtas ) Delegat (rektor, handläggare, förvaltningschef etc.) Enhet (Skola, kansli) Folkhögskoleförvaltningen folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se Östergatan Vänersborg

23 Folkhögskoleförvaltningen Östergatan Vänersborg

24 ÄRENDE 3

25 1 (1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer FHSK Västra Götalandsregionen Folkhögskoleförvaltningen Handläggare: Anders Ahlström Telefon: E-post: Till styrelsen för folkhögskolorna Extra styrelsemöte 2015 Förslag till beslut 1. Styrelsen för folkhögskolorna beslutar att ha ett extra styrelsemöte den 26 november i Vänersborg. Sammanfattning av ärendet Under sommaren 2015 presenterades en förändrad tidplan för budgetarbetet i Västra Götalandsregionen. Folkhögskoleförvaltningen ska ha en budget klar den 30 november. Detta gör att beredningen inför budgetbeslutet har ytterligare en månad till sitt förfogande. Beslut om budget kan därför skjutas till slutet av november. Eftersom inget styrelsemöte är planerat under november finns behov av ytterligare ett möte för att fatta beslut om budget Folkhögskoleförvaltningen Anders Ahlström Tf Förvaltningschef Besluten skickas till Folkhögskoleförvaltningen Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: folkhogskoleforvaltningen@vgregion.se

26 INFORMATIONSÄRENDE A

27 INFORMATIONSÄRENDE B

28 INFORMATIONSÄRENDE C

29 INFORMATIONSÄRENDE D