Sammanträdesdatum

Transkript

1 1(11) Plats och tid Ebelingrummet, östra flygeln, stadshuset, klockan ande Arne Jonsson (C) ordförande Sarita Hotti (S) ersätter Mona Kaanan (S) Mikael Edlund (S) Ann Berglund (M) Jari Puustinen (M) Margareta Westermark (C) ersätter Linus Lakso (MP) Anton Berglund (SD) Övriga närvarande Jörgen Axelsson förvaltningschef Sanna Almqvist kvalitetschef Björn-Åke Bergström områdeschef ekonomi och logistik Eliano Ferrari verksamhetsutvecklare Ulrika Junebark HR-chef Sylvia Karlsson ekonomichef Linda Klinton kommunikationsstrateg Simone Saul måltidschef Helena Swärd områdeschef HR Ann-Sofie Zetterljung områdeschef kommunikation och kvalitet Ann-Kristin Rydberg sekreterare Utses att justera Anton Berglund Justeringens plats och tid Måndagen den 14 januari 2019, stadshuset Paragrafer 1-9 Underskrifter... Sekreterare Ann-Kristin Rydberg Ordförande Justerande... Arne Jonsson... Anton Berglund Organ och sammanträdesdatum Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Anslaget sätts upp Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Serviceförvaltningen, stab och stöd Underskrift...

2 2(11) SEN/2019:4 1 Val till kommunala uppdrag En nämndberedning inrättas, bestående av nämndens presidium; Ordförande, 1:e vice ordförande och 2:e vice ordförande. _

3 3(11) SEN/2019:5 2 s delegationsordning s delegationsordning antas att gälla från och med den 9 januari Serviceförvaltningen ger i skrivelse, daterad den 2 januari 2019, förslag till beslut. Serviceförvaltningen har arbetat fram ett förslag till delegationsordning för servicenämnden. sbefogenheter som tillkommer den nya servicenämnden har sorterats och dokumentet har i övrigt i sin helhet strukturerats upp. _ et skickas till: Områdeschefer inom serviceförvaltningen

4 4(11) SEN/2019:6 3 Firmatecknare för servicenämnden 1. Följande personer utses att teckna kommunens firma avseende avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av servicenämnden. Delegat som fattat beslut med stöd av servicenämndens delegationsordning får ensamt underteckna avtal och andra handlingar som omfattas av delegationsbeslutet oavsett om delegaten namnges här Ordförande Arne Jonsson 1:e vice ordförande Ann Berglund 2:e vice ordförande Linus Lakso Förvaltningschef Jörgen Axelsson Ekonomichef Sylvia Karlsson Områdeschef Björn-Åke Bergström Områdeschef Jan Åkerviken Områdeschef Ann-Sofie Zetterljung Områdeschef Helena Swärd Områdeschef Simone Saul Upphandlingschef Mirja Saarväli 2. Följande personer utses att underteckna checkar och kvittera medel på kommunens bank- och plusgirokonton, värdeförsändelser och liknande. Firma tecknas av två personer i förening Förvaltningschef Jörgen Axelsson Enhetschef Erik Malm Ekonom Mona Björnesjö Redovisningshandläggare Helena Forsberg Redovisningshandläggare Helén Andersson Inkassohandläggare Mikael Hård Inkassohandläggare Jannis Roos Inkassohandläggare Josephine von Celsing Handläggare András Hodik Ekonomiadministratör Monica Holm Ekonomiadministratör Thomas Karlsson Ekonomiadministratör Rathai Thirunavukarasu

5 5(11) 3. Följande personer utses att underteckna delgivning från myndigheter Stadsjurist Anna Forsberg Stadsjurist Göran Heldesten Stadsjurist Birgitta Månsson Stadsjurist Kattlin Sanchez Loarte Stadsjurist Karolina Haeggström Enhetschef Erik Malm 4. Följande personer utses att underteckna moms- och skattedeklarationer Förvaltningschef Jörgen Axelsson Enhetschef Erik Malm Ekonom Mona Björnesjö Ekonom Urban Risberg Ekonom Markus Persbrink Ekonom Sonja Andersson 12. Utdrag ur servicenämndens beslutsprotokoll ska gälla som bevis för firmatecknare. Serviceförvaltningen ger i skrivelse, daterad den 2 januari 2019, förslag till beslut. Av skrivelsen framgår bland annat att namnlistan för firmateckning har upprättats för uppdrag och anställningar. et skickas till: Samtliga firmatecknare

6 6(11) SEN/2019:7 4 s affärsplan Affärsplan för 2019 antas. 2. Investeringsbudget för 2019 avseende inventarier och immateriella tillgångar om totalt kronor antas. Serviceförvaltningen ger i skrivelse, daterad den 17 december 2018, förslag till beslut. Serviceförvaltningen har sammanställt en affärsplan och investeringsbudget för 2019 avseende inventarier och immateriella tillgångar. et skickas till: Kommunledningskontoret, ekonomi

7 7(11) SEN/2019:8 5 s plan för intern styrning och kontroll 2019 Plan för intern styrning och kontroll 2019 antas Serviceförvaltningen ger i skrivelse, daterad den 17 december 2108, förslag till beslut. Intern styrning och kontroll är till för att identifiera risker och bygga ett signalsystem som förebygger att riskerna inträffar. Genom plan för intern styrning och kontroll testas signalsystemet. Arbetet består i att alla verksamheter identifierar risker vilka utgör grunden för de kontrollmoment som tas upp i planen. Serviceförvaltningen har identifierat risker i organisationen och har utifrån dessa valt att kontrollera beläggningsgrad i Antura samt rapportering av delegationsbeslut, utöver de kommungemensamma kontrollpunkterna. Finansiering Kontrollmomenten genomförs inom befintliga resurser. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Genom arbetet med intern styrning och kontroll kvalitetssäkras leveranser mot verksamhetens kunder samt att organisationen arbetar på rätt sätt. et skickas till: Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret/ekonomi

8 8(11) SEN/2019:9 6 s sammanträdesplan 2019 sammanträder följande dagar 2019: Onsdag 9 januari Onsdag 20 februari Onsdag 27 mars Måndag 15 april Onsdag 15 maj Tisdag 11 juni Torsdag 22 augusti Torsdag 19 september Torsdag 10 oktober Torsdag 14 november Tisdag 10 december Planen har stämts av emot kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges sammanträdestider och tidplan för planerings- och uppföljningsarbetet. et skickas till: kommunstyrelsen

9 9(11) SEN/2019:10 7 Dataskyddsombud för servicenämnden 1. Charlotte Nilsson och Irina Karlsson utses till nämndens dataskyddsombud från och med den 9 januari Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet anmäls till Datainspektionen. Serviceförvaltningen ger i skrivelse, daterad den 6 november 2018, förslag till beslut. Utifrån dataskyddsförordningens krav har kommunstyrelsen genom sitt beslut utsett till kommunens dataskyddsombud Charlotte Nilsson och Sofia Lövstedt från och med den 25 maj Sofia Lövstedt kommer dock att vara föräldraledig under viss tid. Av denna anledning har det uppstått behov att utse ett nytt dataskyddsombud. I oktober blev Irina Karlsson anställd i Eskilstuna kommun på enheten Konsult och uppdrag och kan bli utsedd till dataskyddsombud för alla kommunala nämnder. Irina Karlsson är jurist till yrket och har arbetat såväl i domstol som i övriga myndigheter innan dess. Efter det att nämnden fattat beslut om utnämning av Charlotte Nilsson och Irina Karlsson till dataskyddsombud ska kontaktuppgifterna till dataskyddsombudet anmälas till Datainspektionen på webbplatsen et skickas till: Dataskyddsinspektionen Charlotte Nilsson och Irina Karlsson

10 10(11) SEN/2019:11 8 Rättegångsfullmakt för juristerna 1. Fullmakt ges till stadsjuristerna Anna Forsberg, Göran Heldesten, Kattlin Sanchez Loarte, Birgitta Månsson och Karolina Haeggström, att i domstolar och hos andra myndigheter eller annorstädes i varje avseende anhängiggöra, utföra och bevaka kommunens talan. I fullmakten ingår även rätt att förkasta eller anta förlikning eller ackord. 2. Fullmakten innebär även rätt för juristerna enligt punkten 1, att förordna annan i sitt ställe. 3. Fullmakten gäller under förutsättning att inte annat ombud utses för särskilt fall. 4. Utdrag ur beslutsprotokollet ska gälla som rättegångsfullmakt. Serviceförvaltningen ger i skrivelse, daterad den 2 januari 2019, förslag till beslut. Ledning och samordning av kommunens juridiska verksamhet handhas av kommunstyrelsen, som till sitt förfogande har chefsjuristen på kommunledningskontoret och stadsjuristerna på serviceförvaltningen. Nyanställning av chefsjurist pågår, så med anledning av det behöver ny rättegångsfullmakt utfärdas framöver. Kommunens nämnder och bolag har egen processbehörighet. Vill nämnder och bolag använda sig av juristerna som ombud behöver varje nämnd och bolag fatta beslut om rättegångsfullmakt. Fullmakten ger behörighet för juristerna att företräda kommunen genom nämnden i domstolar och hos andra myndigheter. Befogenheten att agera i det enskilda ärendet bestäms av nämnden. et skickas till: Berörda jurister

11 11(11) SEN/2019:1 9 Rapporter och frågor Serviceförvaltningens tjänstekatalog Jörgen Axelsson presenterar förvaltningens tjänstekatalog som beskriver de tjänster som förvaltningen erbjuder. s reglemente och Affärsplan 2019 Jörgen Axelsson informerar om nämndens reglemente och uppdrag samt Affärsplan Affärsplan 2019, utdelas s plan för intern styrning och kontroll 2019 Sanna Almqvist informerar om nämndens plan för intern styrning och kontroll. Övriga rapporter: Planering av studiebesök under våren Måltidsorganisationen har en minimässa med kick off den 19 februari på Rekarneskolan