Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ och sammanträdesdatum Stadsbyggnadsnämnden

Transkript

1 1(17) Plats och tid Ekströmska rummet, Värjan Klockan ande Ej tjänstgörande ersättare Sarita Hotti (S), ordförande Ulf Westerberg (M) Maria Chergui (V) Nicklas Karlsson (S) Intisar Mahmood (S) Hassan Eftekhari (S) Anders Nordin (C ) Torbjörn Andersson (M) Paola Drago Monéus (M) Irja Hökås (L) Bo Hellmark (KD), ersätter Nina Hedenfeldt (MP) Carola Sunesson (SD) Bengt Nilsson (SD), ersätter Seppo Vuolteenaho (SD) Sirpa Mäkipää (S) Olof Sollenberg (M) Gunnar Bildt (C ) Utses att justera Ulf Westerberg Justeringens dag och plats Onsdag den 16 januari 2019, Förvaltningskontoret Paragrafer 1-9 Underskrifter... Sekreterare Karin Larsson Ordförande Justerande... Sarita Hotti... Ulf Westerberg Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ och sammanträdesdatum Anslaget sätts upp Anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Förvaltningskontoret Underskrift...

2 2(17) Övriga närvarande Marianne Hagman, förvaltningschef Karin Larsson, nämndsekreterare Rickard Lundin, avdelningschef Johan Örn, tf avdelningschef Anders Enesved, avdelningschef Anna Bergfors, avdelningschef Jorma Seimilä, avdelningschef Mervi Nyqvist, ekonomichef Ingrid Bergh Bertilsson, HR-chef Thomas Bonér, tillträdande avdelningschef

3 3(17) SBN/2019:1 1 Protokollsjustering Ulf Westerberg (M) utses att justera dagens protokoll Utdrag till: Akten

4 4(17) SBN/2019:41 2 Ändring av dagordning på stadsbyggnadsnämndens sammanträde Föredragningslistan ändras på följande sätt: 1. Närvarorätt vid stadsbyggnadsnämndens, SBN/2019:1,1 sammanträde tillkommer Utdrag till: Akten

5 5(17) SBN/2019:11 3 Närvarorätt vid s sammanträde Närvarorätt för nedan angivna personer vid stadsbyggnadsnämndens konstituerande sammanträde den 15 januari 2019 godkänns med redaktionell ändring. Ingrid Bergh Bertilsson, enhetschef Mervi Nyqvist, ekonomichef Johan Örn, tf avdelningschef Rickard Lundin, avdelningschef Anders Enesved, avdelningschef Anna Bergfors, avdelningschef Jorma Seimilä, avdelningschef Samt Tomas Bonér, tillträdande chef trafikavdelningen Utdrag till: Akten

6 6(17) SBN/2019:17 4 Teckningsrätt för avtal i stadsbyggnadsnämndens namn Följande personer utses att teckna nämndens firma avseende avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutats av stadsbyggnadsnämnden. Firma tecknas av förtroendevald i förening med tjänsteman. - s ordförande Sarita Hotti - s 1:e vice ordförande Ulf Westerberg - Förvaltningschef Marianne Hagman - Ekonomichef Mervi Nyqvist - (Denna bestämmelse gäller med automatik en tillförordnad person om någon/några av personerna ovan utser en i sitt ställe enligt gällande delegationsordning). - Teckna avtal i nämndens namn Förvaltningschef äger generell rätt att teckna avtal i nämndens namn och att besluta om att på nämndens vägnar ingå och uppsäga ett avtal Avdelnings- och enhetschefer äger rätt att teckna avtal i nämndens namn och besluta om att på nämndens vägnar ingå eller uppsäga avtal. Denna rätt gäller inte avtal med betalkort/privatkort, långsiktig hyra av lokal, långsiktig anskaffning eller leasing av fordon samt avyttrande av nämndens egendom. o Upp till ett värde om 10 basbelopp, med undantag från avtal angående anläggningsinvesteringar det vill säga när det handlar om verkställande av fullmäktigebeslut/nämndbeslut angående investeringar enligt beslutad investeringsbudget. - a om att avyttra nämndens egendom Förvaltningschef Ekonomichef - Ansökan om externa bidrag (statsbidrag, EU-bidrag mm) Förvaltningschef Ekonomichef Avdelningschef för berörd verksamhet och inom budgetram

7 7(17) - Detta beslut ersätter tidigare beslut om firmatecknare/teckningsrätt för avtal för stadsbyggnadsnämnden som härmed upphävs. - Utdrag ur stadsbyggnadsnämndens beslutsprotokoll ska gälla som bevis för firmatecknare. Ärendebeskrivning I styrdokumentet Gemensamt reglemente för Eskilstuna kommuns nämnder, beslutad av kommunfullmäktige , anges att ordföranden eller vice ordförande ska underteckna avtal samt andra handlingar och skrivelser som nämnden beslutar om. Dokumentet ska även kontrasigneras av förvaltningschefen eller någon annan anställd som nämnden utser. Nämndens ska även besluta om som firmateckning. Nämndens firmatecknare kan dock alltid utföras av nämndens ordförande eller vice ordförande med kontrasignering av förvaltningschefen. Vidare anges att beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anlednings därav ska undertecknas av den som fattat beslutet, om inte nämnden beslutat om en annan ordning för undertecknandet. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Stadsbyggnadsförvaltningen föreslår att stadsbyggnadsnämndens beslutar om firmatecknare, undertecknare av avtal, beslut om avyttringar, mottagande av delgivningar samt ansökningar om externa bidrag enligt förvaltningens förlag. Utdrag till: Akten

8 8(17) 5 SBN/2019:29, SBN/2019:33 Inrättande av stadsbyggnadsnämndens nämndberedning samt val av ledamöter för år 2019 beslutar 1. att inrätta en nämndberedning för år 2019 bestående av minst tre ledamöter. 2. att nämndberedningen ska bereda ärenden till nämndsammanträden enligt beslutad instruktion. Vidare svarar nämndberedningen för samråd i ärenden samt beslut i de ärenden där nämndens beslutanderätt delegerats till nämndberedningen. 3. att till ledamöter för nämndberedningen för år 2019 utse: Sarita Hotti (S), ordförande Ulf Westerberg (M), 1:e vice ordförande Maria Chergui (V), 2:e vice ordförande Anders Nordin (C ) Ärendebeskrivning Ordförande Sarita Hotti i samråd med företrädare för stadsbyggnadsnämndens presidium ger förslag om att inrätta en nämndberedning enligt styrdokument Gemensamt reglemente för Eskilstuna kommuns nämnder beslutad av kommunfullmäktige Nämndberedningen föreslås bestå av minst tre ledamöter. Nämndberedningen bereder ärenden till stadsbyggnadsnämnden och beslutar i de ärenden där beslutanderätten delegerats av nämnden till nämndberedningen et skickas till: Akten För kännedom: HR-/Kommunikationsenheten, Cathrine Lindberg KLK, Yvonne Karlsson

9 9(17) SBN/2019:33 6 Instruktion för stadsbyggnadsnämndens nämndberedning Godkänna instruktion för stadsbyggnadsnämndens nämndberedning. Ärendebeskrivning Ordförande Sarita Hotti i samråd med företrädare för stadsbyggnadsnämndens presidium har lämnat förslag om att inrätta en nämndberedning enligt styrdokument Gemensamt reglemente för Eskilstuna kommuns nämnder beslutad av kommunfullmäktige Nämndberedningen föreslås bestå av minst tre ledamöter. Nämndberedningen bereder ärenden till stadsbyggnadsnämnden och beslutar i de ärenden där beslutanderätten delegerats av nämnden till nämndberedningen. Instruktion för stadsbyggnadsnämndens nämndberedning gäller från och med den 15 januari et skickas till: Akten

10 10(17) SBN/2019:26 7 Namnberedning 2019 Utse följande ledamöter och ersättare från stadsbyggnadsnämnden till namnberedningen år 2019: Ordinarie ledamöter Sarita Hotti (S), ordförande Paola Drago Monéus (M) Maria Chergui (V) Ersättare Gunnar Bildt (C ) Bengt Nilsson (SD) Ärendebeskrivning är kommunens ortnamnsorgan. För beredning av namnärenden finns en särskild namnberedning under nämnden. Denna beredning ska svara för kommunens kontakter med Lantmäteriet och övriga myndigheter i namnfrågor. Namnberedningen har endast en beredande roll, det är stadsbyggnadsnämnden som fattar beslut om nya eller ändrade namn. I namnberedningen ska ingå nämndens ordförande, två ordinarie nämndledamöter, två representanter från stadsbyggnadsförvaltningen samt en kommunal tjänsteman som har rollen som historiker. Stadsbyggnadsförvaltningen representeras av GISavdelningens avdelningschef samt en tjänstman. s ordförande har rätt att delegera sin plats till annan ledamot. Till namnberedningens ordinarie ledamöter ska ersättare utses. Ersättare deltar endast vid frånvaro av ordinarie ledamot. En ledamot som ej kan delta vid namnberedningens sammanträde ska anmäla förhinder till sin ersättare och beredningens ordförande. utser denna beredningsgrupp för samma mandatperiod som gäller för nämndens ledamöter och ersättare.

11 11(17) Utdrag skickas till: Berörda ledamöter och ersättare GIS/Projektavdelningen För kännedom: Yvonne Karlsson, KLK (ej bilaga) Cathrine Lindberg, HR (ej bilaga)

12 12(17) SBN/2019:27 8 Natur- och vattenvårdsberedningen Inrätta natur- och vattenvårdsberedningen för år utser fem ledamöter, tre från majoriteten och två från oppositionen till beredningen. utser bland dessa en ordförande och en vice ordförande. Naturskyddsföreningen, Ornitologerna, Jägarförbundet, Friluftsfrämjandet, Yrkesfiskarna, Fritidsfiskarna, Lantbrukarnas Riksförbund har rätt att ingå med vardera en plats i beredningen. Hembygdsföreningarna erbjuds att representera med en plats. Val av ledamöter Ledamöter år 2019: Anders Nordin ( C) Nicklas Karlsson (S) Ulf Westerberg (M) Nina Hedenfeldt (MP) Carola Sunesson (SD) Uppdraget som ledamot eller representant i natur- och vattenvårdsberedningen upphör att gälla senast vid mandatperiodens slut. Sammanfattning Frågor som ska behandlas i natur- och vattenvårdsberedningen ska vara av principiell betydelse. Beredningens huvuduppgift är att inför beslut i natur- och vattenvårdsfrågor ge fördjupad insikt genom dialog med sakkunniga ombud från föreningslivet. Beredningens sammansättning föreslås vara fem politiker från stadsbyggnadsnämnden utöver det erbjuds en representant från vardera Naturskyddsföreningen, Ornitologerna, Jägarförbundet, Friluftsfrämjandet, Yrkesfiskarna, Fritidsfiskarna, Lantbrukarnas Riksförbund samt en representant för Hembygdsföreningarna att delta. Uppdraget som ledamot eller representant i natur- och vattenvårdsberedningen upphör att gälla senast vid mandatperiodens slut.

13 13(17) Ärendebeskrivning Vid kommunstyrelsens sammanträde den 27 november beslutades att föreslå kommunfullmäktige att natur- och vattenvårdsberedningen överförs till stadsbyggnadsnämnden från och med den 1 januari Vid kommunfullmäktiges sammanträde den 13 december beslutades detsamma. Natur- och vattenvårdsberedningen ska: - Vara en kontaktyta mellan kommunen och representanter för föreningarna som på olika sätt verkar i skog, odlingsmark, vattenmiljö samt med flora och fauna i kommunen. - Bevaka att de lokala vatten och naturvårdsanknutna planerna genomförs. - Ges möjlighet att lämna synpunkter i ärenden som berör natur- och vattenvårdsområdet inom kommunens ansvarsområde. - Utgöra referens- och rådgivande organ till stadsbyggnadsnämnden och på begäran bistå kommunstyrelsen, nämnder och bolag med synpunkter och förslag inom natur- och vattenvårdsområdet. - Vara en arena för diskussioner av nya idéer och framtidsvisioner som verkar för en hållbar utveckling och tillvaratagande av Eskilstuna kommuns naturvärden. Natur- och vattenvårdsberedningens administration och tjänstemannastöd behöver vara dimensionerat på ett sådant sätt att stadsbyggnadsförvaltningen effektivt och med rätt funktioner kan möta behovet utifrån den roll och det uppdrag beredningen har. Frågor som ska behandlas i natur- och vattenvårdsberedningen ska vara av principiell betydelse. Beredningens huvuduppgift är att inför beslut i natur- och vattenvårdsfrågor ge fördjupad insikt genom dialog med sakkunniga ombud från föreningslivet. Beredningens sammansättning föreslås vara fem politiker från stadsbyggnadsnämnden. Utöver det erbjuds Naturskyddsföreningen, Ornitologerna, Jägarförbundet, Friluftsfrämjandet, Yrkesfiskarna, Fritidsfiskarna, Lantbrukarnas Riksförbund samt en representant för Hembygdsföreningarna att delta med en representant var. Finansiering Medel med kronor har överförts från kommunstyrelsen till stadsbyggnadsnämnden för arvoden och andra omkostnader för natur- och vattenvårdsberedningen. Övriga kostnader för administration hanteras inom stadsbyggnadsnämndens ordinarie ram.

14 14(17) Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Natur- och vattenvårdsberedningens arbete ska bidra till en hållbar utveckling av natur- och vattenområden. Natur- och vattenvårdsberedningens administration och tjänstemannastöd behöver vara dimensionerat på ett sådant sätt att stadsbyggnadsförvaltningen effektivt och med rätt funktioner kan möta behovet utifrån den roll och det uppdrag beredningen har Utdrag skickas till: Berörda ledamöter Representanter utsedda av föreningarna Park- och naturavdelningen För kännedom: KLK, Yvonne Karlsson HR, Cathrine Lindberg Akten

15 15(17) SBN/2019:39 9 om utnämning av nytt dataskyddsombud och entledigande av nuvarande dataskyddsombud 1. Dataskyddsombudet Sofia Lövstedt entledigas från uppdraget som dataskyddsombud från och med den. 2. Irina Karlsson utses till nämndens dataskyddsombud från och med den. 3. Dataskyddsombudets kontaktuppgifter anmäls till Datainspektionen. Sammanfattning Sofia Lövstedts föräldraledighet innebär att nytt Dataskyddsombud behöver utses för under den tid hon är frånvarande. I hennes ställe föreslås Irina Karlsson, Serviceförvaltningen Upphandling att bli s nya Dataskyddsombud. Ärendebeskrivning Utifrån dataskyddsförordningens krav har kommunstyrelsen genom sitt beslut utsett till kommunens dataskyddsombud Charlotte Nilsson och Sofia Lövstedt från och med den 25 maj Sofia Lövstedt kommer dock att vara föräldraledig under viss tid. Av denna anledning har det uppstått behov att utse ett nytt dataskyddsombud. I oktober blev Irina Karlsson anställd i Eskilstuna kommun på enheten Konsult och uppdrag och kan bli utsedd till dataskyddsombud för alla kommunala nämnder. Irina Karlsson är jurist till yrket och har arbetat såväl i domstol som i övriga myndigheter innan dess. Efter det att nämnden fattat beslut om utnämning av Irina Karlsson till dataskyddsombudet ska kontaktuppgifterna till dataskyddsombudet anmälas till Datainspektionen på webbplatsen Finansiering Finansiering sker genom årsöverenskommelse.

16 16(17) Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation N/A Utdrag skickas till: Sofia Lövstedt, SEF Upphandling Irina Karlsson, SEF Upphandling Datainspektionen

17 17(17) Övrigt har under dagen genomgått utbildning i kommunkunskap och sammanträdesteknik.