Marino Wallsten (S) Åsa Eriksson (S) Karolina Berglund, ekonomichef Sandra Lindholm, kommunsekreterare. Kommunkansliet den 3 mars 2016

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll (9) Plats och tid Fagerstas kommunhus, klockan Beslutande Marino Wallsten (S) Åsa Eriksson (S) Övriga deltagande Karolina Berglund, ekonomichef Sandra Lindholm, kommunsekreterare Utses att justera Åsa Eriksson (S) Justeringens tid och plats Kommunkansliet den 3 mars 2016 Underskrifter Sekreterare... Sandra Lindholm Paragrafer 1-5 Ordförande Justerande... Marino Wallsten..... Åsa Eriksson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Norra Västmanlands ekonominämnd Datum för anslags uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Datum för anslags nedtagande Kommunkansliet..... Marie Fjellman

2 Innehållsförteckning 1 Firmateckning 2 Internkontrollplan 2016 för Norra Västmanlands ekonominämnd 3 Verksamhetsberättelse Rapporter 5 Anmälan av delegationsbeslut

3 NVE 1 Dnr Firmateckning Ekonomichef Karolina Berglund har lämnat in ett förslag till firmateckning. Ekonomichefen föreslår att förslaget om firmatecknare godkänns samt att det överlämnas till Fagersta kommun, Norbergs kommun, Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund, Norra Västmanlands Utbildningsförbund, Norra Västmanlands Samordningsförbund och Tillväxtgruppen i Norra Västmanland för godkännande. 1. Förslaget om firmatecknare godkänns enligt följande: Firmateckning Följande personer har rätt att teckna firma och underteckna handlingar för Norra Västmanlands ekonominämnd i enlighet med beslut i Norra Västmanlands ekonominämnd: Ordförande Marino Wallsten och ekonomichef Karolina Berglund i förening, eller Vice ordförande Åsa Eriksson och ekonomichef Karolina Berglund i förening Följande personer: Ordförande Marino Wallsten och ekonomichef Karolina Berglund i förening Ordförande Marino Wallsten, ekonomichef Karolina Berglund, ekonom Stefan Granqvist, redovisningskamrer Christina Strandberg två i förening någon av dem med kontrasignation av ekonomisekreterare Sofie Fjellman eller ekonomiassistenterna Marie Jansson, Gunilla Carlberg, Amanda Smeds, Siw Moström och Jennie Olveby. har rätt att för Fagersta kommuns räkning: teckna kommunens plus- och bankgiron och bankkonton, checkräkning, övriga handlingar som rör löpande administration samt administration av kommunens företagskort, såsom ansökan, ändring och avslut.

4 NVE 1, fortsättning. har rätt att för Norbergs kommuns räkning: teckna kommunens plus- och bankgiron och bankkonton, checkräkning, övriga handlingar som rör löpande administration samt administration av kommunens företagskort, såsom ansökan, ändring och avslut. under förutsättning att erforderliga beslut fattas av kommunfullmäktige i Norberg omsätta Norbergs kommuns lån, d.v.s. låna upp motsvarande belopp på de lån som förfaller under ett kalenderår. har rätt att för Norra Västmanlands Kommunalteknikförbunds räkning: teckna förbundets plus- och bankgiron och bankkonton, checkräkning, övriga handlingar som rör löpande administration har rätt att för Norra Västmanlands Utbildningsförbunds räkning: teckna förbundets plus- och bankgiron och bankkonton, checkräkning, övriga handlingar som rör löpande administration samt administration av förbundets företagskort, såsom ansökan, ändring och avslut. har rätt att för Norra Västmanlands Samordningsförbunds räkning: teckna förbundets plus- och bankgiron och bankkonton, checkräkning, övriga handlingar som rör löpande administration har rätt att för Tillväxtgruppen i Norra Västmanland Ekonomisk förenings räkning: teckna föreningens plus- och bankgiron och bankkonton 2. Förslaget om firmatecknare överlämnas till Fagersta kommun, Norbergs kommun, Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund, Norra Västmanlands Utbildningsförbund, Norra Västmanlands Samordningsförbund och Tillväxtgruppen i Norra Västmanland för godkännande. Skickas till: Fagersta kommun Norbergs kommun Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund Norra Västmanlands Utbildningsförbund Norra Västmanlands Samordningsförbund Tillväxtgruppen i Norra Västmanland Akten

5 NVE 2 Dnr Internkontrollplan 2016 för Norra Västmanlands ekonominämnd Ekonomichef Karolina Berglund har lämnat in ett förslag till internkontrollplan för Norra Västmanlands ekonominämnd Förslaget är att nämnden antar internkontrollplan Kommunfullmäktige i Fagersta har i ett internkontrollreglemente fastställt hur den interna kontrollen ska organiseras och följas upp. Kommunstyrelsen i Fagersta har det övergripande ansvaret för den interna kontrollen i kommunen. I ansvaret ligger att se till att det finns en intern kontrollorganisation samt att den utvecklas utifrån kommunens behov. Varje nämnd är skyldig att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. I ansvaret ingår att se till att det finns en organisation för den interna kontrollen samt att regler och anvisningar tas fram. Nämnden ska som grund för sin styrning genomföra en risk- och väsentlighetsanalys för sin verksamhet. Nämnderna ska varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. En internkontrollplan ska antas inför varje budgetår och innehålla: Vilka rutiner samt vilka kontrollmoment som ska följas upp Omfattningen på uppföljningen (frekvensen) Vem som ansvara för att utföra uppföljningen Till vem uppföljningen ska rapporteras När rapportering ska ske Genomförd risk- och väsentlighetsanalys Norra Västmanlands ekonominämnds behandling Åsa Eriksson (S) yrkar att internkontrollplan 2016 för Norra Västmanlands ekonominämnd antas. Internkontrollplan 2016 för Norra Västmanlands ekonominämnd antas. Skickas till: Revisorerna Fagersta kommun Norbergs kommun Akten

6 NVE 3 Dnr Verksamhetsberättelse 2015 Ekonomichef Karolina Berglund har lämnat in ett förslag till verksamhetsberättelse för Norra Västmanlands ekonominämnd år Bland årets händelser nämns att förvaltningen tillsammans med informatörerna har tagit fram en kortversion av respektive kommuns budget. I början av året skickades kortbudgeten ut till samtliga hushåll i respektive kommun. Avdelningen har haft hög personalomsättning under året: - En förtida pensionsavgång. - Tre föräldraledigheter (varav en vikarie) - Tre uppsägningar (varav en under föräldraledighet) - Utökning med 1,0 controller Fagersta och Norbergs kommuner är fortsatt anslutna till tjänsten Skattekollen. Skattekollen är ett webbverktyg som visar hur kommunalskatten används. Verktyget har integrerats på respektive kommuns hemsida. Projekt för att införa elektroniska kundfakturor i Fagersta och Norbergs kommuner samt NVK startades i november. Norra Västmanlands ekonominämnd redovisar ett överskott på kronor, varav kronor återbetalas till Fagersta kommun och kronor till Norbergs kommun. Överskottet beror i huvudsak på lägre personalkostnader på grund av ej tillsatt vakans vid föräldraledighet samt på lägre kostnader för systemutveckling. Norra Västmanlands ekonominämnds behandling Marino Wallsten (S), med instämmande av Åsa Eriksson (S), yrkar att verksamhetsberättelsen för Norra Västmanlands ekonominämnd år 2015 godkänns. Verksamhetsberättelse för Norra Västmanlands ekonominämnd år 2015 godkänns. Skickas till: Fagersta kommun Norbergs kommun Akten

7 NVE 4 Rapporter Från Ekonomichef Ekonomichef Åsa Eriksson (S) Angående Elektroniska kundfakturor Förfrågan från Sveriges Kommuner och Landsting Ekonomiadministration Norra Västmanlands Utbildningsförbund 1. Rapporterna godkänns och läggs till handlingarna. 2. Det noteras att Norra Västmanlands Utbildningsförbund fått i uppdrag av kommunstyrelseordförandegruppen att ta fram en åtgärdsplan för de aktuella bristerna i ekonomistyrningen.

8 NVE 5 Dnr Anmälan av delegationsbeslut Ekonomichef Karolina Berglund Anställning JO Delegationsbeslutet noteras och läggs till handlingarna.