Intressenters engagemang i FSC-certifiering Riktlinjer för intressenter som aktivt vill engagera sig i FSC-certifiering

Transkript

1 Intressenters engagemang i FSC-certifiering Riktlinjer för intressenter som aktivt vill engagera sig i FSC-certifiering 1

2 Ett samprojekt mellan deltagarna i Östersjö-projektet 2006/2007 Kontakt projektledare: FSC Sverige Dragarbrunnsgatan Uppsala Sverige Tlf: Projektdeltagare: Raimonds Bermanis (Lettland), Loa Dalgaard Worm (Danmark), Mikhail Karpachevskiy (Ryssland), Robert Knysak (Polen), Kaupo Kohv, (Estland), Lina Bergström (Sverige), Uwe Sayer (Tyskland), Pasi Miettinen (Finland) Författare: Uwe Sayer (Tyskland) och Elmar Seizinger (Tyskland) i samarbete med övriga projektdeltagare Layout: Loa Riis Dalgaard (Danmark) Återtryck endast efter medgivande från utgivare 1996 Forest Stewardship Council A.C. (FSC-SECR-0024) 2

3 Innehåll Inledning 4 1 Några viktiga begrepp 5 2 Intressentkonsultation vid certifiering och revision av skogsbruk Identifiering av intressenter Dokumentation och rapportering Intressentkonsultation som kontrollerande granskning 7 3 Offentlig sammanfattande rapport om certifiering Innehåll Tillgänglighet för allmänheten 9 4 Korrigerande åtgärder (CARS) 10 relationen mellan skogsbrukare och certifierare 4.1. Certifieringsbeslut med krav på korrigerande åtgärder (CAR) Att åtgärda CARS 11 5 Hur ASI kontrollerar certifieringsorganisationernas arbete Utfärdande av krav på CARS för certifieringsorganisationer 12 6 Den nationella arbetsgruppens roll i konfliktlösningssituationer 14 7 Din roll i FSC-certifiering 15 8 Guide för process kring framförd klagan Inledande kommentarer Olika nivåer på klagan och konflikt inom FSC 16 Ytterligare hjälp 19 Tack till: Denna rapport är ett resultat av ett projekt som finansierats av Naturvårdsverket i Sverige. SIDAs Östersjöenhet, WWF i Sverige och the Grassroot Foundation, Tyskland. Projektdeltagarna tackar finansiärerna som genom sitt engagemang möjliggjort 20 3

4 Inledning Detta dokument ska hjälpa dig som intressent att på lokal nivå att förbättra skogsbruket i FSC-certifierade skogar, genom att förstå och kunna använda FSCs egna tillvägagångssätt och processer. Dokumentet sammanfattar hur intressenter på lokal nivå kan samarbeta med markägare som står i begrepp att starta ett arbete för att FSC-certifiera sitt skogsinnehav, alternativt bemöta certifierade skogsägare som inte följer FSCs principer och kriterier Med sitt balanserade tre-kammarsystem är FSC unikt. Alla intressenter bjuds in att medverka i utveckling och revision av den nationella skogsbruksstandarden. Det är dock inte enbart i det formella arbetet som intressenterna har möjlighet att engagera sig. De kan också direkt kontrollera att skogsbruket utförs på ett ansvarsfullt sätt, dvs följer FSCs principer och kriterier. Det finns inget annat skogscertifieringssystem där intressenterna har så mycket direkt inflytande som i FSC. För att ett specifikt skogsbruk ska kunna FSC-certifieras måste skogsbrukaren kunna visa för en fristående certifieringsorganisation att skogen brukas i enlighet med FSCs regelverk. Certifieraren måste i sin tur ta in eventuella synpunkter på den tänkta certifieringen från berörda intressenter både på lokal och nationell nivå. Alla inkomna synpunkter måste beaktas av certifieraren, detta innebär att de måste uppmärksammas och besvaras på något sätt. Men hur gör man om det inte fungerar? Om ett FSCcertifierat skogsbruk inte utförs i enlighet med FSCs principer och kriterier och den ackrediterade nationella FSC-standarden? Hur kan intressenter påverka gällande certifikat och vilka rättigheter har man i det läget enligt FSC-systemet? Hur kan man kontrollera om skogsägaren och certifieringsorganisationen som utfärdat certifikatet faktiskt följer FSCs regelverk, dvs FSCs principer och kriterier och de olika standarderna som gäller? Och hur kan du, som intressent, gå igenom de många tekniska dokument som finns utan att förlora helheten? Mindre intressenter saknar ofta svar på dessa frågor. Det kan leda till att man inte känner sig involverad i systemet. Med de generella riktlinjer som presenteras här vill vi uppmuntra dig som intressent att aktivt föra fram din åsikt inom FSC-systemet. Detta dokument förklarar vilka regler som styr systemet och hur du kan använda FSCs struktur för att bidra med ditt perspektiv på alla nivåer inom FSC-systemet. Detta dokument sammanfattar de möjligheter som idag finns för intressenters engagemang inom FSC samt redogör för FSCs konfliktlösningsmetod. Trots att flera av dessa processer och metoder i skrivande stund ses över och revideras, har vi försökt att sammanställa all information som känts nödvändig för att kunna ge läsaren en överblick över systemet och hur det fungerar just nu. I och med att FSC är ett dynamiskt system kan detta alltså innebära att vissa detaljer kan vara inaktuella redan när du börjar använda denna handledning. Vi kommer att försöka uppdatera detta dokument så fort som större förändringar görs i FSC-systemet. Dock kommer det alltid vara de bakomliggande och internationellt godkända tekniska dokumenten som i slutänden styr den praktiska verksamheten. I följande text refereras till relevanta tekniska dokument i fotnoter. Alla dessa dokument är tillgängliga för allmänheten ( eller Deltagare i workshop med syfte att förklara klagomålsprocedurerna inom FSC för ideella organisationer, Polen maj

5 1 Några viktiga begrepp 1 Som komplement till detta dokument finns en interaktiv hemsida Intressenters engagemang och hantering av klagomål inom FSC-systemet kräver att man tydligt klargör ett antal begrepsid. För begreppen nedan försöker vi formulera förklaringar som är relevanta i FSC-sammanhang snarare än de allmänt vedertagna definitionerna Ackreditering ASI CAR Certifieringsorganisation FSC-certifiering Intressent 1 Definitioner baserade på FSC-dokument. Här: process för att kontrollera (godkänna) att en certifieringsorganisation lever upp till det som krävs för att kontrollera FSCs principer och kriterier i praktiska skogsbruksåtgärder 2 Corrective Action Request/Krav på Korrigerande Åtgärder. CAR är ett resultat av en certifiering, kan liknas vid en typ av varning för certifikatsinnehavaren. CARs är en del av den för allmänheten tillgängliga rapporten i ett FSC-certifikat. Certifierare/revisor som efter ackreditering från ASI givits uppdrag att kontrollera att FSCs principer och kriterier efterlevs i praktiskt skogsbruk. Process där det verifieras att en skogsbruksfastighet sköts i enlighet med FSCs principer och kriterier Individ eller organisation med ett befogat intresse i produkter eller tjänster som skapas genom brukande av skog och/eller ett intresse i miljömässiga eller sociala effekter av skogsbruk. De senare inkluderar individer eller organisationer som utövar lagstadgad kontroll av skogsbruk samt grupper som lokalbefolkning, 2 Det finns andra ackrediteringsprocesser i FSC, t.ex. ackreditering av nationella initiativ och ackreditering av nationella FSC-standarder etc. 3 FSC glossary of terms, FSC-STD (OPEN), 5. Juli 2004, sid. 14 Klagande Klagomål Missnöje NGO NI P&K Accreditation Services International GmbH. Oberoende företag inom FSC som ackrediterar certifieringsorganisationer och nationella initiativ för FSCcertifiering. Rekommendation Skogsbruksenhet Svarande Person eller organisation som framför en anklagelse eller ett klagomål. Uttryck för missnöje från en person eller organisation. Ett klagomål framförs till certifikatsinnehavaren, certifieraren eller ASI. Klagomål görs på ett vedertaget sätt med definierade riktlinjer på tillvägagångssätt och struktur. Här: Oenighet eller missnöje relaterat till en certifierad skogsbruksenhets, certifierares eller ASIs handlande från person eller organisation. En missnöjesyttring anses inte vara lika allvarlig som ett formellt klagomål. Non-Governmental Organisation/ Frivillighetsorganisation, ideell organisation. Nationellt initiativ. En arbetsgrupp (eller kontaktperson) som är ansvarig för att utarbeta och underhålla en nationell FSC-standard. Nationella initiativ ackrediteras av ASI. Principer och kriterier. FSCs grundläggande regelverk, bestående av 10 principer och underliggande kriterier, för ett ansvarsfullt skogsbruk. Alla FSCs nationella standarder och övriga regler är författade i enlighet med dessa övergripande principer och kriterier. Certifieraren kan ge Skogsbrukaren en rekommendation i syfte att förbättra skogsbruket trots att allt är i enlighet med den nationella standarden Skogsinnehav med samma ägare (eller grupp av ägare). Här: som är certifierad eller står i begrepp att bli FSC-certifierad. Person eller organisation som är föremål för ett klagomål 5

6 2 Intressentkonsultation vid certifiering och revision av skogsbruk 2.1 Identifiering av intressenter 2.3 Dokumentation och rapportering För att utvärdera huruvida en specifik skogsbruksenhets aktiviteter överensstämmer med aktuella FSC-dokument är intressentkonsultation ett essentiellt och effektivt kontrollverktyg. 4 Certifieraren ska se till att alla intressenter med relevant information som kan bidra till att avgöra om en skogsbruksenhet möter FSC-standarden eller ej har chans att yttra sig innan det slutliga certifieringsbeslutet tas. Vilken typ av intressenter som ska kontaktas direkt finns specificerade, bland annat omfattar denna specifikation: NGOs som bevakar miljömässiga eller sociala aspekter på skogsbruk på nationell nivå eller på regional nivå i det aktuella områdets direkta närhet. Certifieraren måste informera relevanta intressenter att det kommer att skapas tillfällen att komma till tals under certifieringsarbetet om det befinns nödvändigt, senast en månad innan det huvudsakliga certifieringsbesöket genomförs. I små eller lågintensivt brukade skogsbruksenheter kan certifieraren delegera till den aktuella skogsbrukaren att ta hand om några eller alla diskussionspunkterna, men man måste fortfarande vara säker på att samliga berörda intressenter har tillgång till relevant information. 5 Certifieraren ska dokumentera varje enskild utvärdering under intressentkonsultationen. Dokumentationen ska innehålla intressentens namn och kontaktuppgifter, minnesanteckningar som återger synpunkter som uttryckts muntligen, kopior av nedskrivna synpunkter samt nedtecknade kommentarer om hur synpunkterna diskuterats. Det ska också finnas med en skriftlig redogörelse för hur certifieraren tolkat aktuella synpunkter och hur dessa påverkat beslutet om huruvida skogsbruksenheten brukas i enlighet med aktuell FSCstandard eller ej. Detta är viktigt när certifieringsorganisationens arbete i sin tur ska utvärderas av ASI. Om certifikat kan utfärdas ska berörda intressenter informeras inom sex månader, det ska då framgå hur de synpunkter som framförts har behandlats 7 (som en del i den sammanfattande rapport som görs tillgänglig för allmänheten, se också 3). Vid certifieringsprocessen måste olika intressenter ges möjlighet medverka. Ibland anordnas samrådsmöten av certifierare eller markägare för att öga mot öga med intressenter förklara sina skogsbruksmetoder. 2.2 Intressentkonsultation i praktiken Konsultationer under certifieringsprocessen ska inkludera en tillräcklig variation - i bredd och antal av personer/ organisationer berörda av eller involverade i den aktuella skogsbruksenhetens aktiviteter. 6 7 Hur dessa konsultationer utförs ska anpassas till aktuell kultur och kan genomföras som möten i grupp eller individuellt under utvärderingsprocessen, eller som slumpmässiga/tillfälliga intervjuer under besök i aktuellt område. Om så efterfrågas, kan intressentkonsultationer genomföras konfidentiellt och utan närvaro av representanter från aktuell skogsbruksenhet. Konsultationer kan också genomföras som telefonintervju eller genom kommunikation per post eller e-post. I de senare fallen utgörs konsultationen av skriftliga svar och kommentarer till en uppsättning fasta frågor. Mottagna synpunkter ska, när så är möjligt, kontrolleras i fält av aktuellt certifierare. 6 4 Stakeholder consultation for forest evaluation, FSC-STD , Version 2.1, 30 November 2004, förord 5 Op.cit, paragraf 2 6 Op.cit, paragraf 3,5 7 Op.cit, paragraf 6,7 6

7 2.4 Intressentkonsultation som kontrollerande granskning Certifieraren ska genomföra intressentkonsultationer vid den årliga revisionen 8. Revisionen ska inkludera tillräckligt antal intervjuer med berörda intressenter för att kunna säkerställa att systemet fungerar i praktiken. 9 I länder där det finns ett Nationellt initiativ kan detta stötta certifieraren med att identifiera lämpliga intressenter för konsultation. Konsultation med samer Photo: Leif Jougda 8 Stakeholder consultation for forest evaluation, FSC-STD , Version 2.1, 30 November 2004, paragraf 8 9 Forest management evaluation, FSC-STD , Version 2.1, 30 November 2004, paragraf

8 3 Offentlig sammanfattande rapport om certifiering All FSC-certifiering rapporteras. För varje enskilt skogsbrukscertifikat sammanställs en summering av resultaten som är tillgänglig för allmänheten i en offentlig certifieringsrapport. Denna summering ska publiceras på certifieringsorganisationens hemsida. 3.1 Innehåll Den offentliga sammanfattande rapporten ska innehålla viss information, bland annat en generell beskrivning av tillfrågade intressenter, samt en generell presentation av de observationer på vilka certifieringsbeslutet baserats. Denna dokumentation ska också inkludera en företeckning över huvudsakliga styrkor och svagheter i det aktuella skogsbruket och tydlig information som tillåter läsaren att utan problem se att bedömningen stämmer överrens med vad som krävs enligt varje enskild FSC-princip. I de fall där intressenter har redogjort för något som inte är i enlighet med standarden, men certifieraren ändå ansett att certifikat ska utfärdas, ska den offentliga rapporten innehålla en motivering till varför certifieraren inte ansett att någon avvikelse förelegat. En motivering ska också finnas med i de fall där man bedömt den föreslagna avvikelsen mot certifiering som ringa i omfattning, eller om denna korrigerats av skogsbrukaren innan utfärdandet av certifikatet. En beskrivning av de klagomål som förekommit samt vilka åtgärder som skogsbrukaren gjort för att rätta till dessa ska inkluderas. 10 FSC / ASI När finns det fog för klagomål? Generellt ska alla certifierade skogsbruksenheter följa FSCs principer och kriterier. Om du anser att en skogsbruksenhet inte följer FSCs principer och kriterier förvissa dig då om att så verkligen är fallet. Försök att säkerställa att det verkligen handlar om ett skogsbruk som inte utförs i enlighet med FSCs regelverk och inte bara om ett skogsbruk som utförs på ett sätt som inte passar dig och dina behov och förväntningar. Om det finns ett Nationellt initiativ i ditt land, fråga dem om det finns en nationell ackrediterad FSC-standard eller om en sådan är under utveckling. Om så är fallet, hänför klagomålen till denna standard. Kontaktpersoner på ditt NI eller en intresseorganisation i regionen där du finns, kan hjälpa dig att identifiera aktiviteter på den aktuella skogsbruksenheten som inte är i enlighet med standarden. Om det inte finns en etablerad nationell standard finns det mer utrymme för tolkning av FSCs principer och kriterier. Detta blir en sak för certifieringsorganisationen, men en certifierad skog måste alltid brukas i enlighet med FSCs principer och kriterier. Var aktiv och modig men var rättvis! Behandla andra på samma sätt som du själv skulle vilja bli behandlad, om du beslutar dig för att framföra klagomål. Intressent Certifierare NI Underlättar för parterna Utvärderar och korrigerar Utvärderar och korrigerar Skogsbrukare Varje offentlig sammanfattning måste innehålla en lista över alla de punkter där avvikelser från FSC-standarden hittats och där skogsbrukaren är tvungen att utföra korrigerande åtgärder för att få behålla sin certifiering. Dessutom ska det anges hur lång tid man har på sig för att utföra aktuell åtgärd. 11 Figur 1: Möjliga interaktioner mellan de olika parterna inblandande i en FSC-certifiering 10 Undantag: Dessa krav på innehåll gäller inte för rapporter som rör skogar som certifieras i kategorin små eller lågintensivt brukade skogar (SLIMF). 11 Forest certification public summary report, FSC-STD , Version 2.1, 30 November 2004, paragraf 6 8

9 Revision och uppdatering En beskrivning av de åtgärder som vidtagits av skogsbrukaren i syfte att korrigera de avvikelser man fått i en tidigare granskning måste inkluderas i rapporten. Tillsammans med information om certifierarens bedömning om åtgärderna varit tillräckliga för att möta aktuell FSCs standard, om så inte är fallet ska det anges om certifieraren bedömt att den kvarstående anmärkningen är av stor eller ringa omfattning. Alla tillkommande avvikelser ska redogöras för. 12 I de fall där en eller flera intressenter har framfört klagomål men certifieraren beslutat att certifikatet ska kvarstå ska den uppdaterade rapporten redogöra för varför certifieraren beslutat att det inte rört sig om avvikelser i strid mot FSC-standarden, eller varför avvikelsen ansetts vara av mindre omfattning och/eller visa hur klagomålet har kopplats till ett krav på en korrigerande åtgärd. 13, Forest certification public summary report, FSC-STD , Version 2.1, 30 November 2004, paragraf 1,2 13 Forest certification public summary report, FSC-STD , Version 2.1, 30. November 2004, paragraf 7 14 Forest certification public summary report, FSC-STD , Version 2.1, 30. November 2004, paragraf Tillgänglighet för allmänheten Den offentliga certifieringsrapporten ska publiceras på certifieringsorganisationens hemsida inom 30 dagar efter att ett certifikat utfärdats och ska tillhandahållas på förfrågan. Den offentliga sammanfattningen ska finnas på det/de officiella språk som talas i det land där certifieringen är utförd, samt på engelska eller spanska. Årliga uppdateringar ska publiceras på certifieringsorganisationens hemsida inom 60 dagar efter genomförd revision. 14 Hur hittar jag de offentliga certifieringsrapporterna? FSC-koden som finns på varje FSCcertifikat ger dig information om ansvarig certifieringsorganisation. Exempel: Certifieraren ansvarig för certifikatsnummer XYZ-FM-1234 är XYZ. Denna förkortning återfinns i listan med FSCackrediterade certifieringsorganisationer som hittas på ASIs hemsida ( I denna lista hittar du också Internet-länkar till alla certifieringsorganisationer. Gå in på den aktuella certifieringsorganisationens hemsida och leta efter FSCs skogsbruksprogram. Med hjälp av certifikatsnumret kan du där hitta den rapport du är intresserad av. I framtiden: ASI arbetar för att kunna publicera alla rapporter centralt på ASIs hemsida. Detta kommer göra denna process mycket enklare. Från varje certifiering och revision finns det offentliga rapporter. Dessa kan hittas på respektive certifieringsorganisations hemsida. Men ha tålamod: FSC är idag det enda systemet som förser intressenter med information i denna utsträckning. 9

10 4 Korrigerande åtgärder (CARS) relationen mellan skogsbrukare och certifierare 4.1. Certifieringsbeslut med krav på korrigerande åtgärder (CAR) Certifiering handlar om certifierarens bedömning av ett specifikt skogsbruk avseende överrensstämmande med FSCs principer och kriterier. I processen utvärderar en certifierare om en skogsbruksenhets brukas i enlighet med de enskilda indikatorer som specificeras i den aktuella FSC-standarden. Även om det alltid kommer att finnas ett visst utrymme för tolkning i denna bedömning, är det relativt enkelt att bedöma om det finns en godkänd nationell standard. Om så inte är fallet, måste certifieraren utvärdera skogsbruket mot en ackrediterad generisk standard. Generiska standarder är nödvändiga och viktiga verktyg för certifierare i områden där det inte finns nationellt antagna FSC-standarder som utvecklats av en nationell FSC-arbetsgrupp. Arbetet med en nationell standard går, enkelt beskrivet, ut på att fylla FSCs principer och kriterier med substans och göra dem konkreta, satta i nationell eller regional kontext. Så snart det finns en nationell FSC-standard, utvecklad av en nationell FSC-arbetsgrupp, och denna har ackrediterats av ASI, ersätts alla generiska standarder i det aktuella landet automatiskt med denna standard. En FSC-certifierad skog måste skötas i enlighet med gällande FSC-standarder i respektive land. Mindre avvikelse Större avvikelse Tidshorisont Tillfällig/enstaka avvikelse Permanent avvikelse, pågående under lång tid, eller avvikelse som återupprepas Areal Icke-systematisk, liten areal Systematiskt, stor areal Påverkan Resultat Tidsrymd Begränsad i sin omfattning i tid eller rum. Åtgärder har vidtagits för att säkerställa att avvikelsen inte uppstår igen. Resultatet av avvikelsen är inte heller av sådan art att det fundamentalt strider mot det aktuella kriteriet. Om en mindre avvikelse inte åtgärdas inom utsatt tid, övergår den automatiskt till att få statusen större avvikelse. Implementering av CARS vid mindre avvikelse (minor CAR) Åtgärder för att korrigera avvikelse ska vidtas inom 12 månader (eller, om extraordinära omständigheter föreligger, inom 2 år) Resulterar i brister inom skogsbruksenheten som fundamentalt avviker från aktuellt kriterium. Trots att brister påpekats i utvärderingar eller revisioner har dessa inte åtgärdats av skogsbrukaren. Tillåter inte utfärdande av ett FSC-certifikat. Om det handlar om revision av ett sedan tidigare utfärdat FSC-certifikat, ska certifikatet dras in. Implementering av CARS vid större avvikelse (major CAR) Åtgärder för att korrigera avvikelse ska vidtas inom 3 månader(eller, om extraordinära omständigheter föreligger, inom 6 månader, dock måste åtgärder för att förhindra ytterligare avvikelser eller förvärra brister alltid vidtas inom 3 månader) 10

11 Om du tycker dig se att en certifierad skogsbrukare bryter mot FSCs regelverk, ha då i åtanke att det i standarder ofta finns rum för tolkning, något som i sig är en svår balansgång, och att andra kan tolka kriterier på andra sätt. Om det finns en ackrediterad nationell standard kan du alltid rådgöra med det nationella initiativet om vilken innebörd de avsett att lägga i sina formuleringar. Arbetsgruppen kan också hjälpa dig att formulera dina synpunkter på skogsbrukaren och certifieraren. Alla avvikelser som inkommit gällande skog som inte brukas i enlighet med FSCs regelverk ska tas upp i en utvärderingsrapport. Certifieraren är skyldigt att publicera en summering av denna rapport (se punkt 3). Varje föreslagen avvikelse ska utvärderas och därefter ges statusen mindre eller större. Enkelt formulerat är en mindre avvikelse tolererbar över en viss tidsperiod, medan en mer omfattande avvikelse är en allvarlig brist som måste åtgärdas omedelbart med en strikt definierad tidsram. Tabellen på förra sidan är en översikt över definitioner samt skillnader mellan mindre och större avvikelser och hur de kan uppstå: 15 Certifieraren kan upptäcka små problem, eller situationer som på sikt kan utvecklas till avvikelser. Dessa behöver i sig inte utgöra en faktisk avvikelse, men bedöms av certifieraren att vara av sådan art att de i framtiden kan leda till en avvikelse om de inte adresseras. Dessa observationer ska tas upp i rapporten från utvärderingen som rekommendationer eller observationer Att åtgärda CARS I tabellen ovan hittar du tydliga angivelser för den tid man har på sig att korrigera avvikelser. För ett certifikat som har en löptid på fem år ska åtminstone fyra revisioner genomföras innan certifikatet löper ut. 17 Vid en revision ska de åtgärder som gjorts för att rätta till mindre avvikelser utvärderas. Om åtgärderna som vidtagits bedöms vara tillräckliga för att fullt ut korrigera för den tidigare avvikelsen, läggs denna till handlingarna och inga fler åtgärder krävs. Om den korrigerande åtgärden har gällt en större avvikelse och denna tack vare gjorda åtgärder inte längre fundamentalt påverkar uppfyllelsen av det aktuella FSCkriteriet kan avvikelsen omvandlas till en mindre avvikelse. CAR Krav på korrigerande åtgärd (Corrective Action Request) Structure and content of Forest Stewardship Standards, Version 1.0, 5 March 2004, paragraf 8.1 et. seq Picture: NEPCon Under de årliga revisionerna kan certifieraren identifiera avvikelser. 16 Forest management evaluation, FSC-STD , Version 2.1, 30 November 2004, paragraf Forest management evaluation, FSC-STD , Version 2.1, 30 November 2004, paragraf Structure and content of Forest Stewardship Standards, Version 1.0, 5 March 2004, paragraf et. seq. 11

12 5 Hur ASI kontrollerar certifieringsorganisationernas arbete 5.1. Utfärdande av krav på CARS för certifieringsorganisationer Jämförbart med utvärderingssystemet som finns på skogsbrukssnivå, finns det inom FSC ett system som utvärderar certifieringsorganisationerna utifrån FSCs certifieringskrav (FSC-ackreditering). Detta betyder att varje certifieringsorganisation årligen utvärderas för att fastställa att man kvalificerar sig för att utföra FSCkontroller i enlighet med FSCs principer och kriterier. På samma sätt som en certifieringsorganisation kan kräva korrigerande åtgärder av den enskilda skogsbrukaren, kan FSC kräva korrigering av certifieringsorganisationerna om man anser att det behövs. Utvärderingarna av certifieringsorganisationerna genomförs av ASI på uppdrag av FSC. Ett krav på korrigerande åtgärd ska beskriva avvikelsen på ett tydligt och koncist sätt, tillräckligt detaljerat för att ge mottagaren chans att vidta lämpliga åtgärder. Rutinerna för CAR är mer eller mindre de samma oavsett om det ställs på en skogsbruksenhet för att korrigera en skoglig aktivitet som inte är i enlighet med FSCs regelverk eller om det ställs av ASI för en avvikelse hos certifierare. 21 ASI kontrollerar för varje enskilt CAR att vidtagna korrigerande åtgärder fått rätt effekt. Om man låter bli att åtgärda en större avvikelse inom utsatt tid blir resultatet ytterligare revisioner eller en rekommendation till internationella FSCs styrelse om indragning av ackreditering. ASI kontrollerar överensstämmelse med FSCs regelverk genom övervakande kontroller, genomgång av dokument som utfärdats av certifieringsorganisationen samt genom synpunkter från intressenter. Den underliggande orsaken till eventuella avvikelser ska analyseras av ASIs revisor för att bestämma behovet av korrigerande åtgärder. Beroende på betydelse ska denna avvikelse klassas som mindre eller större. 19 En mindre avvikelse resulterar i ett mindre CAR, en större avvikelse resulterar i ett mer omfattande CAR. Nedanstående tabell återger en översikt på skillnaden: Corrective Action Procedures, ASI-PRO , Version 1.0, 15 September 2006, paragraph 3 20 Corrective Action Procedures, ASI-PRO , Version 1.0, 15 Mindre avvikelse från regelverket Om en större avvikelse inte har korrigerats på ett - enligt ASI - tillfredställande sätt inom 6 månader efter avstängning från ackreditering och alla försök från ASIs sida att uppmuntra certifieringsorganet att rätta till avvikelserna har uttömts, ska åtgärder tas för att dra in ackrediteringen eller reducera omfattningen av aktuell ackreditering. 22 September 2006, paragraf 5.2 et. seq. 21 Corrective Action Procedures, ASI-PRO , Version 1.0, 15 September 2006, paragraf Se också Procedure for suspension, withdrawal and termination of FSC accreditation, ASI-PRO-121, version 1.0, 15 september 2006 Större avvikelse från regelverket Typ av avvikelse i fråga för korrigerande åtgärd Isolerat eller sporadiskt förekommande fel i innehåll eller implementering av processer eller dokumentation. Systematiskt fel i väsentlig del av kvalitetssystemet. Avsaknad av sådan väsentlig del eller i implementeringen av den. Ett antal avvikelser som tillsammans resulterar i att systemet inte fungerar tillfredställande Tidsrymd för korrigerande åtgärd (minor CAR) Resultat Ska åtgärdas i sin helhet inom ett år (eller, om extraordinära omständigheter föreligger, inom 2 år) Om ett mindre CAR inte åtgärdas i sin helhet inom given tid omvandlas detta till ett större CAR. Ska åtgärdas i sin helhet inom 3 månader (eller, om extraordinära omständigheter föreligger, inom 6 månader) Om en större CAR inte åtgärdas i sin helhet inom given tid stängs certifieringsorganisationen av och har inte längre behörighet att utfärda certifikat. 12

13 Om en certifieringsorganisation inte fullt ut åtgärdar ett mindre CAR inom utsatt tid, uppgraderas detta till statusen större såvida inte ASIs revisor undantagsvis beviljar förlängningsfrist. 23 Det är inte möjligt att omvärdera en större avvikelse till en mindre, de kan bara åtgärdas, stängas och läggas till handlingarna. Men - det är förstås möjligt att i anslutning till en sådan stängning av ett ärende angående en större avvikelse, utfärda en mindre avvikelse på samma tema som det just avslutade ärendet. CARS och tillvägagångssätt för att utfärda ett CAR på den här nivån måste dokumenteras i revisionsrapporter. Offentliga sammanfattningar av dessa rapporter finns på ASIs hemsida ( CAR Krav på korrigerande åtgärd CARS är ett resultat av certifiering och är en del av den offentliga sammanfattningen som finns för varje FSC-certifikat. CARS delas ut av certifierare i syfte att korrigera avvikelser inom skogsbruksenheter, samt av ASI för att korrigera certifierares arbete. De kan vara mindre eller större och måste åtgärdas inom en viss utsatt tid. Båda mindre och större CARS måste redogöras för i relevant certifieringseller ackrediteringsdokumentation. 23 Corrective Action Procedures, ASI-PRO , Version 1.0, 15 September 2006, paragraph 5.5 et. seq. Revisor intervjuar skogsarbetare om det skogsbruk som bedrivs på fastigheten Picture: Peter Sprang 13

14 6 Den nationella arbetsgruppens roll i konfliktlösningssituationer Den huvudsakliga uppgiften för nationella initiativ (NI) är att ansvara för framtagandet av nationella FSC-standarder. Dessutom ska ett NI tillhandahålla generell information om FSC och certifieringsprocessen till intressenter och allmänheten. Nationella initiativ är inte aktivt involverade i certifiering och revision av skog och skogsbruk. Detta koncept säkerställer en hög grad av oberoende mellan de som formulerar standarder och de som nyttjar dem för utvärderingsarbetet. Certifieringsorganisationer är skyldiga att informera ett nationellt initiativ när de planerar att genomföra certifieringar eller revisioner inom aktuellt nationellt initiativs region. Det nationella initiativet kan tillhandahålla olika resurser som underlättar en utvärdering, som till exempel information till certifieraren om lokala frågor av betydelse för arbetet. Ett nationellt initiativ kan uttrycka en åsikt om en aktuell skogsbruksenhet, men det slutliga certifieringsbeslutet ligger helt och hållet på certifieraren. I klagomålsprocesser är certifieraren skyldig att konsultera det nationella initiativet. Om det finns ett etablerat nationellt initiativ kan detta tillfrågas som medlare vid konflikter, om alla parter samtycker till detta arrangemang. 24 Internationella FSC jobbar på att stärka de nationella initiativens roll. Om ett klagomål framförs till ASI, kan ASI be det nationella initiativet i landet att förklara procedurerna som beskrivs i detta dokument och därmed underlätta för processen. Nationella initiativ kan också ha en mer formell roll och få i uppgift att genomföra intressentkonsultationer vid övervakningskontroller av certifieringsorganisationer. Certifieringsorganisationen måste ge sitt medgivande för att detta ska kunna ske. Oavsett om ett nationellt initiativ genomför en formell konsultation eller inte, kan det nationella initiativet alltid föra samman ASI, certifierare och/eller skogsbrukare med intressenter engagerade i skogsbruksenhetens certifiering, eller i certifierarens utvärderingsarbete. Ett nationellt initiativ kan också ha en stödjande funktion för inblandade parter i detta sammanhang. Runtom i världen finns många exempel där ett nationellt initiativ jobbar med förekommande konflikter i FSCcertifieringsärenden på ett konstruktivt sätt så att dessa konflikter inte leder till mer formella klagomål. Policys och processer, som syftar till att formalisera och klargöra de nationella initiativen roll, är under arbetande. 24 Procedures for complaints and disputes, ASI-PRO , Version 2.0, 25 January 2007, paragraf intressenter inbjudna av certifieringsorganet och skogsägaren för att delta i konsultation i ett område med stora konflikter mellan NGOs och skogsbrukets företrädare i Tyskland. Photo: Elmar Seizinger 14

15 7 Din roll i FSC-certifiering Syftet med denna handledning är att uppmuntra dig som intressent att aktivt vara med och bidra med dina synpunkter kring FSC-certifiering. Genom att tillhandahålla denna information och därmed skapa en bättre förståelse för FSCs system, vill författarna underlätta arbetet med att hantera konflikter och diskussioner som från och till uppstår kring FSCcertifikat. grunderna i klagomåls-systemet och tar betydligt mer tid och energi i anspråk. Om du är intresserad av detta, vänd dig till det nationella initiativet i ditt land eller till internationella FSC. De kan tala om för dig hur du kan engagera dig och göra nytta i mer specifika delprocesser inom systemet. Att vara medlem i FSC är annars ett bra sätt att få information kring pågående processer och intressentkonsultationer som dessutom förser dig med en kraftfull rösträtt. Om du ser oegentligheter i en FSC-certifierad skog vill vi uppmuntra dig att framföra dina synpunkter på ett ansvarsfullt sätt. Om du använder systemet på det sätt det är avsett, har du stora möjligheter att spela en konstruktiv roll i utvecklingsarbetet för skogsbruket (såväl i det enskilda skogsbruket som på nationell nivå) Med en bättre förståelse för det existerade FSC-systemet, kan du upptäcka att du inte håller med om alla regler. När detta händer har syfte nummer två med detta dokument uppfyllts. Vi vill att DU ska vara aktiv även i utvecklingen av FSCsystemet i sig. Detta är förstås en mycket vidare uppgift än att förstå Om du upptäcker motsättningar i en FSC-certifierad skog, vill vi uppmuntra dig att på ett ansvarsfullt sätt anmäla detta till systemet. 15

16 8 Guide för process kring framförd klagan* 8.1. Inledande kommentarer Detta kapitel har som syfte att förklara hur interaktionen mellan intressent, skogsbruksenhet, certifieringsorganisationer och FSC/ASI fungerar idag. Det är värt att påpeka att delar av detta kapitel kan komma att revideras som ett resultat av pågående organisatoriska förändringar inom FSC. Hela denna fråga är under omarbetning, vilket förstås gör det svårt att exakt beskriva hur konflikter hanteras. Det är en utmaning för hela FSCs nätverk att anpassa det existerande regelverket till en ny organisationsstruktur och att förbättra det med hänsyn tagen till alla medlemmar och intressenter i nätverket. Basnivå intressent skogsbruksenhet Steg 1. Allt missnöje ska initialt ges direkt till skogsbruksenheten. Intressenter ska förklara vad missnöjet handlar om och lyssna på den svarandes förklaringar. Oaktat FSC-praxis så tillhör detta vanligt sunt förnuft. 26 Syftet med denna broschyr är att ge intressenter en bättre förståelse för konceptet kring konfliktlösning inom FSC och möjligheterna att vara med och påverka. Vi vill uppmuntra intressenter att engagera sig i den pågående översynen av konfliktslösningsmetoder. Som alltid välkomnar FSC konstruktiva kommentarer och vi hoppas att den här broschyren kan uppmuntra till att delta i debatten 8.2. Olika nivåer på klagan och konflikt inom FSC Det finns olika nivåer där man som intressent kan uttrycka sina synpunkter. I detta kapitel förklaras hur man rör sig uppåt i nivå med sitt klagomål om den aktuella konflikten inte kan lösas på underliggande nivå. En högre nivå tas bara i anspråk om det inte går att komma till ett tillfredsställande resultat på befintlig, lägre nivå. 25 vilka frågor kan tas upp ett klagomål eller som konflikt? Generellt sett kan alla avvikelser från FSCs regelverk och standarder tas upp när de identifierats. Det täcker allt från överensstämmelse med nationella lagar till förstörelse av skogar med höga bevarandevärden (HCVF) eller missbrukande av skogsarbetares rättigheter. Det kan också handla om att inte att åtgärda nedslag vid kontroller inom utsatt tid eller att det saknas formella dokument på internet som du har rätt att ha tillgång till. MEN Hög nivå: Intressent - Internationella FSC Mellannivå: Intressent Certifierare Basnivå: Intressent Skogsbrukare 25 The application of ISO/IEC Guide 65:1996 (E) by FSC accredited certification bodies, FSC-STD , version 2-1, 30. November 2004, с. 3, 1.1. Det finns många olika sätt att ta upp ett klagomål på ett vettigt sätt. Ibland är det faktiskt lättare att lösa en konflikt genom att ge sig in i en konstruktiv dialog med en skogsbrukare, än att göra högljudda anklagelser i media. FSC syftar till att lösa konflikter där de uppstår. Därför ska klagomål initialt ges direkt till ansvarig person vilket oftast är skogsägaren. Om intressent och skogsägare misslyckas med att hitta en konstruktiv lösning, kan klagomålet därefter föras upp på nästa nivå i systemet. 16

17 Enligt regelverket krävs det att certifieraren kontrollerar om skogsbrukaren har dokumenterat inkomna klagomål. Om den klagande inte kan identifiera eller komma i kontakt med en lämplig representant för skogsbruksenheten kan man ta kontakt med certifieringsorganisationen som utfärdat det aktuella certifikatet och be om hjälp. Steg 2 Skogsbruksenheten är skyldig att vidta lämplig åtgärd samt dokumentera och rapportera de åtgärder som genomförts till certifieraren. Alla betydande dispyter ska dokumenteras skriftligt 26 / 27. En missnöjesyttring klassas som betydande om frågan Relation intressent skogsbruksenhet Missnöje ska ges direkt till skogsbruksenheten. Företrädare för skogsbruksenheten är skyldig att lyssna på förklaringar samt att vidta lämpliga åtgärder, vilket som minimum innebär att svara intressenten Inget bra svar Tillfredsställande svar Mellannivå: Intressent-certifierare Steg 3 Om intressenten inte får något svar från skogsbruksenhetens företrädare, eller om svaret inte anses tillfredsställande, ska intressenten kontakta certifieraren, beskriva problemet och lyssna till eventuella förklaringar. Om certifieraren delar intressentens farhågor ska detta undersökas vidare, till exempel genom att kontakta berörd skogsbruksenhet och kräva en förklaring. Om det visar sig att det förekommit oegentligheter kan de korrigeras av certifieraren genom att använda de mekanismer som beskrivits i tidigare kapitel. I och med dessa korrigerande steg har problemet identifierats och ska kunna lösas inom en bestämd tidsram. Steg 4 Om intressenten fortfarande anser att en skogsbruksenhet inte brukas i enlighet med FSCs principer och inte heller är nöjd med de förklaringar eller beslut som fattats av certifieraren, måste han fråga efter certifieringsorganisationens formella rutiner för att framföra klagomål eller hantera dispyter. Endast genom att följa dessa rutinen är det enda sätt att kan en formell klagomålsprocess, med en klart definierad tidshorisont, inledas. Nu inkluderar klagomålet även certifierarens beslut, då denne har godkänt skogsbruksenhetens verksamhet och följaktligen inte är av samma åsikt som intressenten. Kontakta certifieraren framförts skriftligt, kräver uppföljning i en påföljande övervakande kontroll, eller om det finns risk att missnöjet kan övergå i ett formellt klagomål ISO 65, General requirements for bodies operating product certification systems, с. 8, Forest management evaluation, FSC-STD , Version 2.1, 30 November 2004, paragraph Procedures for complaints and disputes, ASI-PRO , Version 2, 25 January 2007, paragraf Certifierares rutiner för behandling av klagomål Om dina synpunkter inte kan lösas mellan dig, skogsbruksenheten och certifieraren, har FSC mekanismer för att lösa konflikten. Alla certifieringsorganisationer har egna rutiner som de är förbundna att följa för att gå vidare. Dessa ska finnas översatta till ditt språk och vara tillgänglig för dig åtminstone vid förfrågan. Fråga efter dem! Under den inledande certifieringsprocessen ska 17

18 intressenter informeras om certifieringsorganisationens metoder för att hantera klagomål och dispyter. 29 På certifieringsorganisationen hemsida ska sammanfattande information om system och metoder för att hantera klagomål och dispyter finnas tillgängligt samt tillhandahållas vid efterfrågan. Denna information ska finnas på samma språk som den offentliga certifieringssammanfattningen. 30 Relation intressent FSC/ASI Certifieringsorganisationen kallar in en oberoende tredje part som arbetar med klagomålet, oberoende av certifieringsprocessen Varje certifieringsorganisation har sina egna rutiner för hantering av klagomål, men det finns några generella krav på denna process. En viktig del i dessa rutiner är kravet att kalla in en oberoende tredje part (det kan handla om en grupp, en person eller en kommitté) med uppgift att Relation intressent certifierare Framför synpunkten till berörd certifierare Certifieraren begär en förklaring av skogsbrukaren Den oberoende parten kan inte tillgodose intressentens synpunkter. Intressenten skickar ärendet till Internationella FSC/ASI Den oberoende parten lyckas bringa klarhet i intressentens synpunkter hitta en lösning. Certifieraren anser inte att intressentens missnöje är adekvat Fråga efter certifieringsorganisationens interna klagomålsrutiner Certifieringsorganisationen informerar skogsbruksenheten om möjliga konsekvenser Konsekvenser tillämpas på ett konstruktivt sätt Certifieraren ska ge en första respons, inkluderande en översikt av vilka åtgärder man kan tänka sig för uppföljning av aktuellt klagomål, inom fyra veckor från det att klagomålet inkommit. Certifieraren ska hålla den klagande informerad om hur processen med att utvärdera klagomålet fortskrider och ska ha undersökt anklagelserna samt specificerat samtliga åtgärder för att möta klagomålet inom sex månader efter det att man tagit emot klagomålet. Vid extraordinära omständigheter kan denna tidsperiod sträckas till tolv månader. I bästa fall är den oberoende tredje parten betrodd av båda intressenten och skogsbrukaren. Om den oberoende parten inte kan lösa problemet på ett sätt som bringar tillräcklig klarhet i intressentens synpunkter bör ärendet lämnas över till ASI. 29 Stakeholder consultation for forest evaluation, FSC-STD , Version 2.1, 30 November 2004, paragraf e application of ISO/IEC Guide 65:1996 (E) by FSC accredited certification bodies, FSC-STD ,Version 2-1, 30-November 2004, с. 10, e application of ISO/IEC Guide 65:1996 (E) by FSC accredited certification bodies, FSC-STD ,Version 2-1, 30-November 2004, с. 10, Certifieringsorganisationen kan även utarbeta egna rutiner, till exempel att anonyma klagomål inte är tillåtna. Den oberoende skiljedomaren föreslås av certifieraren och den förfördelade parten måste ha lämnat sitt samtycke Appeals, complaints and disputes, GFA Consulting

19 Hög nivå Intressent Internationella FSC Du har nått den högsta nivån i FSCs modell för klagomålshantering. Det verkar som att du har en helt annan tolkning av FSCs principer och kriterier i en viss skogsbruksfråga än vad både skogsbrukaren och certifieraren har. Detta är en allvarlig situation! Konflikten har kostat mycket tid och energi från alla parter, men förblir olöst. Formellt handlar ditt klagomål på den här nivån nu om certifierarens beslut. Det finns ett regelverk inom FSC som berör denna situation. Dessa regler bygger på den organisatoriska struktur som FSC hade för ett par år sedan. I och med att FSC just nu befinner sig i en omstruktureringsprocess, kommer justeringar att behöva göras även på denna nivå. Trots att ingen konflikt hittills har nått denna nivå håller FSC på att utarbeta och strukturera upp mekanismer för att hantera den här typen av klagomål. Viktiga delar i en sådan process kommer till exempel att bli tydliga ansvarsområden och bundna tidsfrister, beslutsfattande och kostnader. Ytterligare hjälp Att bidra till certifieringsprocessen med åsikter och klagomål mot en certifierad skogsbruksenhet, en certifieringsorganisation eller till och med FSC självt är oftast en mycket seriös och formell process. Ett klagomål ska framföras skriftligen. Det hjälper alla inblandade parter om ett klagomål är kort, koncist och tydligt formulerad samt innehåller relevanta data som underlättar för tredje part att göra en rättvis bedömning i det specifika fallet. På vår hemsida ( hittar du förslag och mallar som kan hjälpa dig att formulera dina synpunkter skriftligen i ditt specifika fall, med den information som behövs för att kunna lösa problemet snabbt och rättvist. Resultatet av den pågående översynen kan också komma att påverka delar av innehållet i detta dokument. De generella principerna kommer dock att kvarstå. photo: Martin Schwenninger 19

20 Tack till: Denna rapport är ett resultat av ett projekt som finansierats av Naturvårdsverket i Sverige. SIDAs Östersjöenhet, WWF i Sverige och the Grassroot Foundation, Tyskland. Projektdeltagarna tackar finansiärerna som genom sitt engagemang möjliggjort projektet, denna rapport och hemsidan. FSC - för skog och människor FSC märker produkter som innehåller trä från ansvarsfullt brukade skogar enligt FSCs regler. 20