CERTIFIERINGSBESTÄMMELSER Certifiering av företag. Version:

Transkript

1 CERTIFIERINGSBESTÄMMELSER Certifiering av företag Version:

2 Svensk Brand- och Säkerhetscertifiering AB SBSC dok Införda ändringar Bilaga 1 och 2 Innehållsförteckning 1 Omfattning Referenser Termer och definitioner Sökande Sökandes åtaganden Ansökan Insyning Avgifter Överklagande Innehavare Innehavarens åtaganden Överensstämmelse Skyldighet när intyg om överensstämmelse åberopas Skyldighet när SBSCs överensstämmelsemärke används Giltighetstid Recertifiering och uppgradering Försäkring Avgifter Överklagande SBSC SBSCs åtaganden Ansökan Informera Insyning Utvärdering av överensstämmelse Intyg om överensstämmelse Licens Giltighetstid Övervakning av överensstämmelse Recertifiering och uppgradering Lagring och publicering Avgifter Ändringar i certifieringsbestämmelser Sekretess Överklagande Ansvar för skada Tvist...8 Bil 1 Bestämmelser för användning av SBSC certifieringsmärken...9 Bil 2 Övergångsbestämmelser för SBSC Certifieringsmärken (17)

3 Svensk Brand- och Säkerhetscertifiering AB SBSC dok Omfattning Detta dokument utgör SBSCs bestämmelser för certifiering av företag. De specifika kraven på företaget finns angivna i för certifieringen tillämpat regelgivande dokument. Certifieringsbestämmelserna omfattar SBSCs administrativa krav i samband med certifieringen och upprätthållandet av intyget om överensstämmelse. Av certifieringsbestämmelserna framgår: - vad företaget skall göra för att SBSC ska kunna utvärdera överensstämmelse - vad företaget skall göra för att SBSC ska kunna intyga överensstämmelsen fram till giltighetstiden - vad företaget skall göra i samband med recertifiering och uppgradering - vad SBSC skall göra Certifiering enligt denna certifieringsbestämmelse motsvarar den metod för certifiering som framgår av system 6 i Annex D i Certification and related activities ISO, 1992 ISBN Referenser I detta dokument finns referenser till nedanstående dokument. Titel Beteckning Utgivare Allmänna termer och definitioner avseende standardisering och därmed sammanhängande områden (ISO/IEC Guide 2:1996) SS-EN utgåva 2 SIS, Swedish Standards Institute 3 Termer och definitioner Om inte annat anges är tillämpade termer och definitioner hämtade från SS-EN utgåva 2. I detta dokument gäller dessutom följande termer och definitioner: Ansökan: uppdrag till SBSC att utvärdera överensstämmelse med tillämpade krav för certifiering. Förhandsgranskning: utvärdering av överensstämmelse med vissa av kraven i tillämpat regelgivande dokument. Giltighetstid: datum till och med vilket SBSC beslutat att längst intyga överensstämmelsen Innehavare: den som accepterat förutsättningarna för certifieringen samt är ansvarig för att fullfölja de åtaganden certifieringen innebär. Insyning: före SBSC beslutar om att intyga överensstämmelse utförd på plats hos den sökande av förhållanden som omfattas av för certifieringen tillämpat regelgivande dokument samt det som regleras av dessa certifieringsbestämmelser. Recertifiering: förfarande genom vilket SBSC kan besluta om att ge en senare giltighetstid för tidigare gällande intyg om överensstämmelse. Uppgradering: förfarande genom vilket SBSC kan besluta om att meddela intyg om överensstämmelse enligt ett regelgivande dokument med senare utgåva än som tidigare tillämpats för certifieringen. Sökande: den som hos SBSC gjort ansökan. 3 (17)

4 Svensk Brand- och Säkerhetscertifiering AB SBSC dok Sökande 4.1 Sökandes åtaganden Sökande skall acceptera de förutsättningar samt fullfölja de åtagande som finns i den vid varje tillfälle gällande certifieringsbestämmelsen. 4.2 Ansökan Sökande skall vara företag registrerat hos PRV eller utländsk motsvarighet. Ansökan skall göras via SBSCs webbplats eller på annat sätt som anvisas av SBSC. Den sökande skall utöver ansökan insända de handlingar som SBSC behöver för att kunna utföra uppdraget. Dessa kompletterande handlingar skall vara skrivna på svenska eller engelska. Om den sökande önskar förhandsgranskning skall begäran om detta insändas i samband med ansökan. 4.3 Insyning Den sökande skall medverka till att insyning kan genomföras. 4.4 Avgifter Den sökande skall betala av SBSC fakturerad certifieringsavgift innan certifikatet utfärdas. 4.5 Överklagande Sökande äger rätt att överklaga SBSCs beslut som avser dennes ansökan. Överklagandet skall göras skriftligen och ställas till SBSC. Av överklagandet skall framgå vilket beslut som överklagas samt anföras skälet till överklagandet samt förslag till rättelse. Skrivelsen skall vara SBSC tillhanda senast fem veckor efter det att SBSC meddelat beslutet. Om det visar sig att den klagande har haft fel i sitt överklagande gäller att den klagande står för hela kostnaden som uppkommit vid hanteringen klagomålet. 5 Innehavare 5.1 Innehavarens åtaganden Innehavare skall acceptera de förutsättningar samt fullfölja de åtaganden som finns i den vid varje tillfälle gällande certifieringsbestämmelsen. 5.2 Överensstämmelse Innehavaren skall: - säkra att kraven som omfattas av certifieringen upprätthålls, - informera SBSC om förändringar som kan ändra förutsättningarna för certifieringen, - dokumentera klagomål som berör dennes verksamhet med anknytning till det certifieringen avser, samt de åtgärder som vidtagits med anledning av klagomålet, - medverka till att SBSC kan övervaka överensstämmelsen. - efter upphörande av giltigheten, på begäran från SBSC, returnera intyg om överensstämmelse. 4 (17)

5 Svensk Brand- och Säkerhetscertifiering AB SBSC dok Skyldighet när intyg om överensstämmelse åberopas Innehavaren skall då intyg om överensstämmelse åberopas säkerställa att missförstånd inte uppstår om dess omfattning och innebörd. Intyg om överensstämmelse får inte åberopas efter giltighetstiden. 5.4 Skyldighet när SBSCs överensstämmelsemärke används Licensinnehavare skall vid användning av SBSCs överensstämmelsemärke tillse att detta återges i enlighet med de tryckoriginal som SBSC tillhandahåller. Märket skall användas på ett sådant sätt att missförstånd om omfattningen och innebörden av det certifieringen avser undviks. I sammanhanget där märket används skall innehavarens namn eller varumärke framgå. Märket får inte användas efter giltighetstiden. 5.5 Giltighetstid Innehavaren kan begära att av SBSCs beslutad giltighetstid tidigareläggs. Begäran skall inkomma till SBSC senast tre månader före begärd ny giltighetstid. 5.6 Recertifiering och uppgradering Innehavare bekräftar recertifiering eller uppgradering genom att till SBSC betala tillhörande avgift. 5.7 Försäkring Innehavaren skall tillse att dennes verksamhet som omfattas av certifieringen täcks av försäkring. 5.8 Avgifter Under tid då certifikatet är giltigt skall innehavaren betala av SBSC fakturerad licensavgift. Vid recertifiering och uppgradering skall innehavaren betala av SBSC fakturerad avgift för recertifiering respektive uppgradering. Utebliven betalning av faktura efter förfallodatum medför omedelbart återkallande av certifikat. 5.9 Överklagande Innehavaren äger rätt att överklaga SBSCs beslut som avser dennes certifiering. Överklagandet skall göras skriftligen och ställas till SBSC. Av överklagandet skall framgå vilket beslut som överklagas samt anföras skälet till överklagandet samt föreslag till rättelse. Skrivelsen skall vara SBSC tillhanda senast fem veckor efter det att SBSC meddelat beslutet. Om det visar sig att den klagande har haft fel i sitt överklagande gäller att den klagande står för hela kostnaden som uppkommit vid hanteringen klagomålet. 6 SBSC 6.1 SBSCs åtaganden SBSC följer de åtaganden som framgår av detta avsnitt i de vid varje tillfälle gällande certifieringsbestämmelserna men kan om särskilda skäl föreligger göra avvikelse från dessa. 5 (17)

6 Svensk Brand- och Säkerhetscertifiering AB SBSC dok Ansökan SBSC bekräftar till sökande de ansökningar SBSC åtar sig att utföra. 6.3 Informera SBSC informerar den sökande om de handlingar som denne skall komplettera ansökan med. I det fall SBSC bedömer att nödvändiga handlingar inte inkommit senast 12 månader efter det att ansökan inkom till SBSC kan SBSC besluta om att avsluta ansökan utan vidare åtgärd. 6.4 Insyning SBSC genomför insyning och upprättar en insyningsrapport. 6.5 Utvärdering av överensstämmelse SBSC utvärderar överensstämmelse med för certifieringen tillämpat regelgivande dokument. Därvid beaktas endast rapporter och andra underlag så långt tillbaka i tiden som anges av SBSC. Resultat av utvärderingen meddelas den sökande. Då SBSC bedömt att kraven inte är uppfyllda erbjuds sökande möjlighet till korrigerande åtgärder. I det fall tillräckliga korrigerande åtgärder inte inkommit inom 3 månader därefter kan SBSC besluta om att avsluta ansökan utan vidare åtgärd. SBSC kan om andra särskilda skäl föreligger besluta om att avsluta ansökan. 6.6 Intyg om överensstämmelse SBSC beslutar om att intyga överensstämmelse då SBSC konstaterat att sökanden fullgjort sina åtaganden samt bedömt att kraven i för certifieringen tillämpat regelgivande dokument är uppfyllda. Den sökande meddelas intyg om överensstämmelse. SBSC intygar överensstämmelsen så länge innehavaren fullgör sina åtaganden och kraven för certifieringen är uppfyllda, dock längst till angiven giltighetstid. SBSC beslutar om att upphöra med att intyga överensstämmelsen om innehavaren inte fullgör sina åtaganden, inte accepterar de förutsättningar eller fullföljer de åtaganden som anges i certifieringsbestämmelserna eller om kraven för certifieringen inte längre är uppfyllda eller om intygs innehavaren kommit på obestånd, t:ex konkurs eller inlett rekonstruktion. SBSC är ensam ägare av intyg om överensstämmelse. 6.7 Licens SBSC meddelar innehavare licens för att använda intyg om överensstämmelse och SBSCs överensstämmelsemärke. Licensen gäller under tid då SBSC intygar överensstämmelsen. 6.8 Giltighetstid Vid SBSCs beslut om att intyga överensstämmelse beslutas även om giltighetstid. Om SBSC bedömer att särskilda skäl föreligger kan giltighetstiden i efterhand genom nytt beslut förändras till ett tidigare datum. SBSC meddelar innehavaren detta senast 12 månader före den nya giltighetstiden. 6.9 Övervakning av överensstämmelse SBSC genomför utvärdering av överensstämmelse för att bestämma fortlöpande överensstämmelse med för gällande intyg om överensstämmelse tillämpat regelgivande dokument. Tidpunkt och omfattning av övervakning av överensstämmelse bestäms av SBSC. 6 (17)

7 Svensk Brand- och Säkerhetscertifiering AB SBSC dok Recertifiering och uppgradering SBSC informerar innehavare av intyg om överensstämmelse senast 3 månader före giltighetstiden. SBSC avgör och informerar innehavaren om vilka kompletterande underlag som behövs för bedömningen vid recertifiering och uppgradering. Efter ny utvärdering av överensstämmelsen kan SBSC besluta om att giltighetstiden ändras till ett senare datum (recertifiering). Utvärdering av överensstämmelsen kan också göras mot för certifieringen tillämpat regelgivande dokument som uppgraderats (ny utgåva) i förhållande till i gällande intyg om överensstämmelse tillämpat regelgivande dokument (uppgradering) Lagring och publicering SBSC lagrar på datamedia uppgifter som framgår av ansökan samt uppgifter och dokument som därefter tillförs ansökan. SBSCs beslut om att intyga överensstämmelse publiceras med de uppgifter som framgår av intyg om överensstämmelse. SBSC publicerar även uppgifter som framgår av indraget intyg om överensstämmelse om indragningen föranletts av att kraven i för certifieringen tillämpat regelgivande dokument inte är uppfyllda eller om SBSC av annat skäl så bedömer nödvändigt. Vid indragning kan SBSC förutom uppgifter som framgår av intyg om överensstämmelse även besluta om att publicera orsaken till indragningen Avgifter SBSC fastställer och publicerar uppgifter om avgifter i samband med certifieringen. Offert kan lämnas efter förfrågan. SBSC fakturerar den sökande respektive innehavaren de avgifter denne skall betala. Endast om särskilda skäl föreligger kan efter SBSCs bedömning avgifter eller del av dessa återbetalas Ändringar i certifieringsbestämmelser SBSC förbehåller sig rätten att ändra dessa certifieringsbestämmelser. Ändrade certifieringsbestämmelser publiceras av SBSC. I den mån förändringar i certifieringsbestämmelserna berör de förutsättningar och åtagande innehavaren accepterat och förbundit sig att fullfölja skall innehavaren beredas av SBSC beslutad rimlig tid (dock längst 12 månader) att uppfylla ändrade förutsättningar och åtagande. Om innehavaren inte accepterar ändrade förutsättningar eller fullföljer ändrade åtaganden efter denna tid kan intyg om överensstämmelse dras in Sekretess Förutom de uppgifter SBSC publicerar iakttar SBSC sekretess för de uppgifter och handlingar som SBSC tar del av i samband med certifieringen Överklagande I den mån SBSCs omprövning med anledning av ett överklagande inte leder till ändring i beslutet eller till annan överenskommelse mellan sökande/innehavaren och SBSC överlämnar SBSC ärendet till SBSCs överklagandeinstans. 7 (17)

8 Svensk Brand- och Säkerhetscertifiering AB SBSC dok Ansvar för skada SBSC ansvarar endast för försummelse i samband med certifieringen och endast för skada som påtalats inom tre år efter försummelsen. SBSCs skadeståndsskyldighet begränsas vid varje skada till 10 basbelopp. SBSC ikläder sig inte något ansvar för direkt eller indirekt skada, kostnad eller förlust som kan följa av att SBSC beslutar om att upphöra med att intyga överensstämmelse. SBSC garanterar inte, ansvarar inte för och godkänner inte arbeten utförda av innehavaren. 7 Tvist Tvist mellan SBSC och sökande respektive innehavaren skall slutligt avgöras genom skiljedom enligt Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstituts regler för förenklat skiljeförfarande. 8 (17)

9 Bilaga 1 Sida 9 (17) Bestämmelser för användning av SBSC certifieringsmärken 1 Syfte 1.1 Syftet med dessa bestämmelser är att säkerställa att våra certifierade kunder använder SBSC certifikat och certifieringsmärken på ett korrekt sätt. 2 Omfattning 2.1 Detta dokument tillhandahåller reglerna för användningen av SBSC utfärdade certifikat och tillhandahållna certifieringsmärken. 3 Skyldighet och ansvar 3.1 Certifierade kunder är skyldiga att följa dessa bestämmelser. 3.2 SBSC revisorer ansvarar för att, i samband med revision, kontrollera att certifierade kunder använder certifikat och certifieringsmärken i enlighet med dessa bestämmelser. 4 Användning av SBSC certifikat och certifieringsmärken 4.1 Kunder med giltigt certifikat har rätt att använda avsett certifieringsmärke från SBSC. Användningsområde kan vara hemsidor, visitkort, annonser, informationsmaterial etc. 4.2 Certifieringsmärke för företagscertifikat får även användas på skylt eller etikett, tillsammans med det certifierade företagets namn, i anslutning till anläggning som företaget installerat. Exempel på detta kan vara vid installation av inbrottslarm-, CCTV- eller brandlarmanläggningar. 4.3 SBSC tillhandahåller relevanta certifieringsmärken till sina kunder i digital form samt för företags- och systemcertifieringar, även fordonsdekaler. 4.4 På fordon är det endast tillåtet att använda certifieringsmärken avsedda för företags- och systemcertifikat. 4.5 Certifikat och certifieringsmärken får inte ändras eller modifieras. Storleken får dock ändras under förutsättning att proportionerna av hela märket bibehålls och att alla kännetecken/detaljer är klart urskiljbara. Märket får endast återges på en klart kontrasterande bakgrund. 4.6 Certifieringsmärken får utöver vad som framgår av p. 4.5 endast vara utformade i enlighet med SBSC original vilka framgår av dessa bestämmelser eller i svart mot vit bakgrund (i enlighet med exempel under p. 9). 4.7 Kunden får inte använda certifikat eller certifieringsmärken på ett sådant sätt att SBSC eller certifieringssystemet åsamkas skada eller att förtroendet för SBSC påverkas på ett negativt sätt. 4.8 För att undvika missförstånd ska certifieringsmärken inte användas på ett sätt att de utgör vilseledande marknadsföring, t ex så att tredje part kan tro att SBSC är delägare i kundens företag, eller står bakom företaget eller går i god för mer än vad certifikatet omfattar. Kopplingen och begränsningen till certifikatet ska vara tydlig. 4.9 Om certifikatets omfattning inte inkluderar alla produkter eller tjänster som kunden tillhandahåller, eller alla anläggningar som ingår i kundens organisation, får inte certifikat eller certifieringsmärken antyda att samtliga organisationens produkter, tjänster eller anläggningar omfattas av certifikatet Organisationens rätt att använda certifieringsmärket kan inte överlåtas till eller förvärvas av annan person, enhet eller företag (inklusive genom att organisationen fått ny ägare) utan att SBSC i förhand lämnat ett skriftligt medgivande Då omfattning av certifiering reduceras är kunden skyldig att förändra användningen av certifikat och certifieringsmärken för att korrekt återspegla den minskade omfattningen av certifieringen Då certifikat upphör att vara giltigt samt vid indragning eller återkallande av certifikat upphör även rätten till all användning av certifikat eller certifieringsmärken som innehåller hänvisning till certifiering genomförd av SBSC.

10 Bilaga 1 Sida 10 (17) 5 Återförsäljare 5.1 Innehavare av produktcertifikat ansvarar för att återförsäljare av certifierad produkt använder tillhörande certifieringsmärke i enlighet med dessa bestämmelser. 6 Missbruk 6.1 Korrekt användning av certifikat och certifieringsmärken är reglerat genom avtal. Missbruk av certifikat och certifieringsmärken kan resultera i att certifikat återkallas av SBSC, antingen permanent eller för en bestämd tidsperiod. Tidsperioden bestäms av SBSC. Vid missbruk som föranleder SBSC att överväga återkallelse av certifikat kommer SBSC att beakta huruvida: Missbruket är oavsiktligt eller av begränsad omfattning. Om detta inträffar är organisationen eller personen skylig att omedelbart vidta korrigerande åtgärder på uppmaning av SBSC. Vidtas inte korrigerande åtgärder kan SBSC komma att dra in certifikatet till dess att missbruket upphört. Upprepat oavsiktligt missbruk kan komma att ligga till grund för återkallande av certifikat. Missbruket betraktas som bedrägeri. I det fall organisationen eller personen på ett överlagt sätt missbrukar SBSC certifikat eller certifieringsmärken i bedrägligt syfte kan SBSC komma att återkalla certifikat och publicera information om detta i registret över certifierade kunder samt på SBSC hemsida. 7 Samlingscertifikatsmärke 7.1 Det är godkänt att använda samlingscertifikatsmärke under samma användarvillkor som för övriga typer av certifieringsmärken med följande undantag: Samlingscertifikatsmärket avser endast företagscertifikat Samlingscertifikatsmärket får endast användas av företag vilka innehar flera företagscertifikat där minst ett certifikat är utfärdat med stöd av vardera SBF (Brandskyddsföreningen Sverige) respektive SSF (Svenska Stöldskyddsföreningen) företagsnormer. Vid användning av samlingscertifikatsmärke ska märket kompletteras med information där omfattningen av certifieringen framgår (vilka olika typer av gällande företagscertifikat som finns i verksamheten). Kompletterande information ska framgå i direkt anslutning till märket eller i referens, ex vis fotnot. Samlingscertifikatsmärke får inte användas på fordon. 8 Övrigt 8.1 Vid frågor eller osäkerhet om den tilltänkta användningen av certifikat eller certifieringsmärken står i överensstämmelse med dessa bestämmelser vänligen kontakta SBSC för hjälp med granskning.

11 Sida 11 (17) 9 Förteckning över SBSC certifieringsmärken 9.1 Allmänt Märken för BRAND, SÄKERHET samt SYSTEM Märkena publiceras digitalt/trycks alltid i färg (cmyk/rgb) Pms-färger: Svart, vit, röd 193, blå 298 Märkena kan placeras på alla typer av färgad bakgrund/bilder. Den vita ytterramen ska ALLTID finnas med. Tillgängliga filformat: jpg, eps. Om det finns behov av andra filformat/storlekar kontakta SBSC. 9.2 Företagscertifiering

12 9.3 Samlingscertifikatmärke företagscertifiering Sida 12 (17)

13 9.4 Personcertifiering Sida 13 (17)

14 Sida 14 (17) 9.5 Produktcertifiering Får ej användas i svart/vitt Får ej användas i svart/vitt

15 Sida 15 (17) Får ej användas i svart/vitt Får ej användas i svart/vitt Får ej användas i svart/vitt Får ej användas i svart/vitt

16 Sida 16 (17) 9.6 Systemcertifiering Information om bestämmelser för användning av certifieringsmärke FR2000 finns på Användning i svart/vitt När inte färgtryck är möjligt ska den svartvita varianten användas. Märket trycks då i 100% svart mot vit bakgrund. Exempel på användning av certifieringsmärken i svart/vitt.

17 Sida 17 (17) Övergångsbestämmelser för SBSC Certifieringsmärken 1 Syfte 1.1 Syftet med dessa bestämmelser är att reglera hur äldre certifieringsmärken får användas under en övergångsperiod med anledning av ny grafisk profil för SBSC. 2 Omfattning 2.1 Detta dokument tillhandahåller reglerna för användningen av äldre certifieringsmärken. Exempel på tidigare utformning av certifieringsmärken framgår av p Av ordinarie certifieringsbestämmelser framgår hur SBSC certifikat och certifieringsbestämmelser får användas. Dessa bestämmelser utgör därför ett komplement till SBSC ordinarie certifieringsbestämmelser. 3 Övergångsperiod 3.1 Övergångsperioden omfattar tiden mellan t o m Skyldighet och ansvar 4.1 Certifierade kunder är skyldiga att följa dessa bestämmelser. 4.2 SBSC revisorer ansvarar för att, i samband med revision, kontrollera att certifierade kunder använder certifikat och certifieringsmärken i enlighet med dessa bestämmelser. 5 Användning av certifieringsmärken under övergångsperioden 5.1 Kunder med certifikat utfärdat före har rätt att under övergångsperioden, under förutsättning att certifikat fortfarande är giltigt, använda sig av det certifieringsmärke som gällde vid tidpunkten för certifikatets utfärdande. 5.2 Kunder med certifikat utfärdat före har rätt att, under förutsättning att certifikat fortfarande är giltigt, fr.o.m använda sig av nytt certifieringsmärke. 5.3 Nya kunder (ej tidigare certifierade av SBSC för den norm vilket ansökan avser) vilka erhåller certifikat fr.o.m får endast använda sig av nytt certifieringsmärke i enlighet med vad som framgår av ordinarie certifieringsbestämmelser. 5.4 Äldre samlingscertifikatmärken för certifikat utfärdade före får användas under övergångsperioden, under förutsättning att certifikaten för vilka samlingscertifikatmärket avser fortfarande är giltiga, i enlighet med p. 6.1 i ordinarie certifieringsbestämmelser för certifikat och certifieringsmärken. 6 Övrigt 6.1 Vid frågor eller osäkerhet om den tilltänkta användningen av certifikat eller certifieringsmärken står i överensstämmelse med dessa bestämmelser vänligen kontakta SBSC för hjälp med granskning.