Årlig utredning. Verktygslådan SMART RAPPORT

Transkript

1 Verktygslådan SMART Aktivitet Årlig utredning RAPPORT Datum Årlig utredning Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor. En årlig utredning genomförs i syfte att: 1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet). 2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande. 3. Sammanställa er i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas. Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas). Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet. Så här gör vi Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen. Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc. Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten. Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras. Sannolikhet Beskrivning Värde Bedömningsgrund Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år Konsekvens Beskrivning Värde Bedömningsgrund Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)

2 Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga. Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.

3 1. Riskbedömning Huvudkategori: Säkerhet BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att hot mot personal Risken är ganska hög när man arbetar med demenssjuka personer och personer med annan härkomst då språket blir ett hinder. 2. Hur stor är risken för att fukt-/vattenskador 3. Hur stor är risken för att fukt-/vattenskador 4. Hur stor är risken för att våld mot personal Risken är ganska hög när man arbetar med demenssjuka personer och personer men annan härkomst då språket blir ett hinder 5. Hur stor är risken för att rån 6. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? 7. Hur stor är risken för att stöld av information 8. Hur stor är risken för att skadegörelse Skulle kunna vara om en brukare blir aggressiv eller åverkan utifrån. Svårt att bedöma. 9. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning 10. Hur stor är risken för att brandskador svårt att bedöma risken INTERNA OEGENTLIGHETER 11. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder 12. Hur stor är risken för att givande och tagande av mutor svårt att bedöma då det skulle kunna vara enskilda personer

4 1. Riskbedömning Huvudkategori: Arbetsmiljö ORGANISATORISK & SOCIAL ARBETSMILJÖ Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? försöker fördela arbetet med så jämn arbetsbelastning som möjligt 2. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? finns tillgång till Trygghetsjouren på obekväm arbetstid. 3. Hur stor är risken för att mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling Grupperna har gjort organisatorisk och social arbetsmiljö på APT och där bedömt att risken är liten 4. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? 5. Hur stor är risken för att kraven som ställs på oss är högre än resurserna vi har (t.ex. för lite tid, saknar kompetens, för mycket att göra, dåliga system/verktyg)? Har resurser och de verktyg som behövs 6. Hur stor är risken för att föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra organisatoriska och social problem? Vilka? 7. Hur stor är risken för att det saknas tydlighet gällande arbetsuppgifter, förväntningar, arbetssätt och prioriteringar? Behöver se över hur prioriteringar skall ske på arbetet. Ta fram rutin. 8. Hur stor är risken att det saknas praktisk kunskap om förebyggande arbete, hantering av ohälsosam arbetsbelastning samt kränkande särbehandling hos chefer och arbetsledare? Tagit upp på APT se ovan 9. Hur stor är risken att arbetstidens förläggning påverkar hälsan negativt (t.ex. vid skiftarbete, mycket övertidsarbete, nattarbete)? Tagit upp på APT se ovan 10. Hur stor är risken att målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön inte är kända av alla på arbetsplatsen? Tagit upp på APT och skall tas upp kontinuerligt

5 11. Hur stor är risken att personer som arbetar i särskilt krävande roller inte får det stöd de behöver? (t.ex. där man arbetar med människor som har det svårt eller utsätts för stor press) Nattpersonalen kan vara mer utsatt då arbetsledningen inte finns direkt på plats och då kan få stöd FYSISK ARBETSMILJÖ 12. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft Vid förflyttningar pådragande av strumpor. Har för bråttom eller inte tänker på vilken arbetsställning man ska ha 13. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador Stickskador vid insulin, brännskador vid matberedning 14. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation 15. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning Dålig byggnad just nu. Avvaktar tills vi kommer till Björkmossen 16. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem 17. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? När medarbetare kör in sängar i elkontakterna 18. Hur stor är risken för att arbetsutrustning (maskin, anordning, verktyg, redskap eller installation som används i arbetet) används med bristande underhåll eller utan att vara besiktade? När medarbetare kör in sängar i eluttagen 19. Hur stor är risken för att transporter/bilkörning sker på ett riskfyllt sätt? 20. Hur stor är risken för att transporter/bilkörning sker med tjänstefordon som inte är i trafiksäkert skick? 21. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)? Har inga kemikalier där skyddsutrusning behövs 22. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? Har alltid kollega som kan kontaktas 23. Hur stor är risken för att ställage/lagerställ (ex. pallställ eller hyllställ) används med bristande

6 skyddsanordningar och underhåll eller utan att vara förankrade? 24. Hur stor är risken för att stegar och arbetsbockar används med bristande skyddsanordningar och underhåll?

7 1. Riskbedömning Huvudkategori: Miljö ENERGIANVÄNDNING Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att omotiverad användning av energi förekommer (t.ex att belysning och elektronisk utrustning lämnas påslagen över natt/helger, att dörrar lämnas öppna utan att beakta värmeförlust, eller att ventilation används felaktigt etc.)? RESURSANVÄNDNING 2. Hur stor är risken för att omotiverad användning av resurser förekommer (t.ex. okontrollerad vattenanvändning, stora mängder icke förnyelsebara produkter etc.)? Kan hända att brukare lämnar kranar öppna 3. Hur stor är risken för att brister förekommer i bedömningen av miljöbelastande produkter/tjänster vid inköp (avsaknad av långsiktighet)? KEMISKA ÄMNEN OCH PRODUKTER 4. Hur stor är risken för att det förekommer inköp av kemiska ämnen och produkter som inte har riskbedömts? 5. Hur stor är risken för att det förekommer förvaring och hantering av kemikalier så att miljö- eller hälsorisker uppstår (utsläpp, reaktivitet eller tillgängligt för obehöriga)? Har inga mängder så det skulle kunna påverka miljön 6. Hur stor är risken för att felaktig användning av kemikalier förekommer (dosering, metod, användningsområde etc.)? Eventuell överdosering av tvättmedel kan förekomma 7. Hur stor är risken för att det saknas tillstånd för tillståndspliktig förvaring/hantering av farliga ämnen eller brandfarliga och explosiva varor (t.ex. etanol, bensin etc.)? AVFALL 8. Hur stor är risken för att att ingen eller felaktig sortering av avfall sker?

8 Vi har inte så att vi i direkt anslutning kan sopsortera sedan behövs utbildning för medarbetare tar till lätt väg för att kasta sopor 9. Hur stor är risken för att transport av farligt avfall förekommer utan anmälan/tillstånd? 10. Hur stor är risken för att felaktigt omhändertagande/mellanlagring av farligt avfall sker? UTSLÄPP TILL LUFT 11. Hur stor är risken för att omotiverat mycket utsläpp till luft från gods- och/eller persontransporter förekommer inom verksamheten (t.ex. brist på samåkning, planering av transporter, val av färdmedel)? UTSLÄPP TILL VATTEN/MARK 12. Hur stor är risken för att läckage av drivmedel och oljor förekommer från fordon på uppställningsplatser? 13. Hur stor är risken för att det förekommer spill eller utsläpp av kemiska ämnen och produkter till mark eller avlopp (inom- eller utomhus)? BULLER OCH VIBRATIONER 14. Hur stor är risken för att det förekommer ljud och/eller vibrationer från egna verksamheter (t.ex. från bygg- och markarbeten, maskiner, fordon, ventilation etc.)? INDIREKT PÅVERKAN 15. Hur stor är risken för att övrig indirekt påverkan på miljön förekommer genom egen verksamhet (t.ex. beslut och aktiviteter kopplade till tillsyn, infrastruktur, bebyggelse, avverkning etc.)? Ange vad: OLYCKOR 16. Hur stor är risken för att kemikalieolyckor förekommer (utsläpp till luft, mark och vatten)? 17. Hur stor är risken för att explosioner förekommer (utsläpp och förstörelse av den ursprungliga miljön)?

9 2. Rutininventering I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort. Säkerhet Brottslighet, brand och vattenskador Åtgärdsplan vid hot, våld eller pågående skadegörelse Åtgärdsplan vid behov av krisstöd Gå hem för dagen - checklista (S) Åtgärdsplan vid obehöriga på arbetsplatsen, inbrott, stöld och egendomsskada (S) 2. SBA-manual Åtgärdsplan vid brand och utrymning (S) Interna oegentligheter Rutin gällande interna oegentligheter (S) Arbetsmiljö Organisatorisk & social arbetsmiljö Rutin för att förebygga organisatorisk och social ohälsa (S) Rutin för ensamarbete (S) Åtgärdsplan vid kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier på arbetsplatsen Rutin gällande sexuella trakasserier (S) Rutin för att förebygga kränkande särbehandling (mobbning och trakasserier) (S) Fysisk arbetsmiljö Rutin för bildskärmsarbete Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker (S) Säkerhet vid arbete på lager och varumottagning (S) Rutin för kemiska ämnen och produkter (S) Rutin för arbetsutrustning och maskiner (S) Miljö Kemiska ämnen och produkter Rutin för brandfarliga och explosiva varor (S) Miljöolycka - instruktion (S)

10 3. Årsplan I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering. Välj risk: -- Alla -- HÖG RISK: SÄKERHET 1. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för hot mot personal. Riskbedömning hot och våld - Del 1: Riskinventering (S) 2. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för våld mot personal. Riskbedömning hot och våld - Del 1: Riskinventering (S) Spara Höga risker Medel risk: Arbetsmiljö 3. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risker i arbetet i form av t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador. Fysisk skyddsrond för vårdinrättningar (S) Skyddsrond storhushåll, restaurang, måltidsverksamhet (S) Skyddsrond varumottagning och lager (S) 4. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att arbetsutrustning används med bristande underhåll eller utan

11 att vara besiktade. Skyddsrond för arbetsutrustning - allmän (S) 5. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för otydlighet gällande arbetsuppgifter, förväntningar, arbetssätt och prioriteringar. Genomför medarbetarsamtal Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö: sammanställning (S) 6. Åtgärd Ansvarig Deadline Säkerställ att målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön är kända av alla på arbetsplatsen. Kommunicera målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön till samtliga medarbetare i verksamheten Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö: sammanställning (S) 7. Åtgärd Ansvarig Deadline Säkerställ att personer som arbetar i särskilt krävande roller får det stöd de behöver. Aktivitet Spara Medel risker Medel risk: Miljö 8. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för felaktig

12 hantering av avfall. Miljöutredning (S) Spara Medel risker RUTINER ATT GÅ IGENOM: SÄKERHET Åtgärdsplan vid hot, våld eller pågående skadegörelse Åtgärdsplan vid behov av krisstöd 2. SBA-manual Spara Rutiner RUTINER ATT GÅ IGENOM: ARBETSMILJÖ Rutin för att förebygga organisatorisk och social ohälsa (S) Åtgärdsplan vid kränkande särbehandling, mobbning och trakasserier på arbetsplatsen Rutin för att förebygga kränkande särbehandling (mobbning och trakasserier) (S) Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker (S) Spara Rutiner