Årlig utredning. Verktygslådan SMART RAPPORT

Transkript

1 Verktygslådan SMART Aktivitet Årlig utredning RAPPORT Datum Årlig utredning Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor. En årlig utredning genomförs i syfte att: 1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet). 2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande. 3. Sammanställa er i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas. Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas). Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet. Så här gör vi Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen. Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc. Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten. Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras. Sannolikhet Beskrivning Värde Bedömningsgrund Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år Konsekvens Beskrivning Värde Bedömningsgrund Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)

2 Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga. Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.

3 1. Riskbedömning Huvudkategori: Säkerhet BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att hot mot personal förekommer? okända personer i och med ensamarbete sena kvällar och helger. olåsta dörrar och öppna fönster, parkeringsplats otrygg plats 2. Hur stor är risken för att fukt-/vattenskador förekommer? hög risk, stopp i toaletter, läckage från taket, rören under gamla instrumentförrådet 3. Hur stor är risken för att våld mot personal/elever förekommer? 4. Hur stor är risken för att rån förekommer? 5. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? expeditionen i synnerhet, inredningsdetaljer, instrumenttillbehör, utrustning, i synnerhet vid obevakade lektioner. 6. Hur stor är risken för att stöld av information förekommer? expeditionen och arbetsrum, kopieringsrum med glömda original etc 7. Hur stor är risken för att skadegörelse förekommer? obevakade lektioner, elevgrupper utan vuxentillsyn 8. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning förekommer? 9. Hur stor är risken för att brandskador förekommer? framförallt torekäll INTERNA OEGENTLIGHETER 10. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder förekommer? stölder av framförallt småsaker- även arbetstid? Information, diskussion 11. Hur stor är risken för att givande och tagande av mutor förekommer? gåvor från föräldrar- von Knorr

4 1. Riskbedömning Huvudkategori: Arbetsmiljö ORGANISATORISK & SOCIAL ARBETSMILJÖ Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? administrativt arbete vid datorerna 2. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? i relation till föräldrar-diskussion/utreda 3. Hur stor är risken för att mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling förekommer? egen utredning/handlingsplan 4. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? se psykosocial enkät 5. Hur stor är risken för att kraven som ställs på oss är högre än resurserna vi har (t.ex. för lite tid, saknar kompetens, för mycket att göra, dåliga system/verktyg)? glappet mellan expedition/personal, A-Öanmälan i study along. 6. Hur stor är risken för att föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra organisatoriska och social problem? Vilka? frågan är svårbegriplig 7. Hur stor är risken för att det saknas tydlighet gällande arbetsuppgifter, förväntningar, arbetssätt och prioriteringar? arbetsuppgifter i ständig förändring, olika tolkning. brister i uppföljning, diskussion 8. Hur stor är risken att det saknas praktisk kunskap om förebyggande arbete, hantering av ohälsosam arbetsbelastning samt kränkande särbehandling hos chefer och arbetsledare? kunskap och tolkning av kommunens styrdokument 9. Hur stor är risken att arbetstidens förläggning påverkar hälsan negativt (t.ex. vid skiftarbete, mycket övertidsarbete, nattarbete)? individuell schemaläggning med framförhållning, prioriteringar se över schemaläggningen gruppvis och sprid över året 10. Hur stor är risken att målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön inte är kända av alla på arbetsplatsen? egen utredning/handlingsplan- kopplat till A-Ö, arbetsuppgifter m.m

5 11. Hur stor är risken att personer som arbetar i särskilt krävande roller inte får det stöd de behöver? (t.ex. där man arbetar med människor som har det svårt eller utsätts för stor press) FYSISK ARBETSMILJÖ 12. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft förekommer? vid dator, materiallyft, instrumentflytt mm keramiklera, flytt in och ur buss 13. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador förekommer? vintertid undermålig skottning/sandning/mörkläggningsgardiner framför nödutgång 14. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation förekommer? dålig luft, fel temperatur, solskydd, trasiga fläktar, trasiga ungnsrummet, dragskåp. 15. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning förekommer? belysningsproblem 16. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem förekommer? beroende på beteende hos barn och ungdomar. cafét när vi drar i stolarna mot golvet, ljuddämning i fler rum, översyn 17. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? kolla på keramiken, felaktig placering av uttag? 18. Hur stor är risken för att arbetsutrustning (maskin, anordning, verktyg, redskap eller installation som används i arbetet) används med bristande underhåll eller utan att vara besiktade? 19. Hur stor är risken för att transporter/bilkörning sker på ett riskfyllt sätt? alkolås i bussen, förlängd arm på fönsterskrapa, kunskap om alkoholförbränning 20. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, åtkomligt för elever, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)? okunskap kring sophanteringen 21. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? ensamarbete ute i kommundelarnas skolor, behövs mer kunskap om situationen för berörda lärare 22. Hur stor är risken för att stegar och arbetsbockar används med bristande skyddsanordningar och underhåll? risk, stress, finns det stegar? jag ska bara... ÖVRIGT

6 23. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a. bristande tillgänglighet? risk för utanförskap

7 1. Riskbedömning Huvudkategori: Miljö ENERGIANVÄNDNING Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att omotiverad användning av energi förekommer (t.ex att belysning och elektronisk utrustning lämnas påslagen över natt/helger, att dörrar lämnas öppna utan att beakta värmeförlust, eller att ventilation används felaktigt etc.)? framförallt wendela RESURSANVÄNDNING 2. Hur stor är risken för att omotiverad användning av resurser förekommer (t.ex. okontrollerad vattenanvändning, stora mängder icke förnyelsebara produkter etc.)? kopiering? 3. Hur stor är risken för att brister förekommer i bedömningen av miljöbelastande produkter/tjänster vid inköp (avsaknad av långsiktighet)? KEMISKA ÄMNEN OCH PRODUKTER 4. Hur stor är risken för att det förekommer inköp av kemiska ämnen och produkter som inte har riskbedömts? 5. Hur stor är risken för att felaktig användning av kemikalier förekommer (dosering, metod, användningsområde etc.)? 6. Hur stor är risken för att det saknas tillstånd för tillståndspliktig förvaring/hantering av farliga ämnen eller brandfarliga och explosiva varor (t.ex. etanol, bensin etc.)? 7. Hur stor är risken för att det förekommer förvaring och hantering av kemikalier så att miljö- och hälsorisker uppstår (utsläpp, reaktivitet eller tillgängligt för obehöriga)? AVFALL 8. Hur stor är risken för att att ingen eller felaktig sortering av avfall sker?

8 enstaka slarv av individer 9. Hur stor är risken för att transport av farligt avfall förekommer utan anmälan/tillstånd? 10. Hur stor är risken för att felaktigt omhändertagande/mellanlagring av farligt avfall sker? UTSLÄPP TILL LUFT 11. Hur stor är risken för att läckage av köldmedia från kylanläggningar, kylrum etc förekommer? 12. Hur stor är risken för att omotiverat mycket utsläpp till luft från gods- och/eller persontransporter förekommer inom verksamheten (t.ex. brist på samåkning, planering av transporter, val av färdmedel)? brukare blir skjutsade av föräldrar 13. Hur stor är risken för att omotiverat mycket utsläpp till luft förekomma vid användning av lösningsmedel/gaser vid målning, rengöring eller laborativ verksamhet? UTSLÄPP TILL VATTEN/MARK 14. Hur stor är risken för att läckage av drivmedel och oljor förekommer från fordon på uppställningsplatser? 15. Hur stor är risken för att det förekommer spill eller utsläpp av kemiska ämnen och produkter till mark eller avlopp (inom- eller utomhus)? BULLER OCH VIBRATIONER 16. Hur stor är risken för att det förekommer ljud och/eller vibrationer från egna verksamheter (t.ex. från bygg- och markarbeten, maskiner, fordon, ventilation etc.)? musik? 17. Hur stor är risken för att det förekommer ljud och/eller vibrationer från tillståndsgivna evenemang/aktiviteter (högtalarljud, stora folkmassor etc.) eller genom exploatering? konserter, föreställningar men även vanlig undervisning m., INDIREKT PÅVERKAN 18. Hur stor är risken för att övrig indirekt påverkan på miljön förekommer genom egen verksamhet (t.ex. beslut och aktiviteter kopplade till tillsyn, infrastruktur,

9 bebyggelse, avverkning etc.)? Ange vad: OLYCKOR 19. Hur stor är risken för att kemikalieolyckor förekommer (utsläpp till luft, mark och vatten)? 20. Hur stor är risken för att explosioner förekommer (utsläpp och förstörelse av den ursprungliga miljön)?

10 2. Rutininventering I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort. Säkerhet Brottslighet, brand och vattenskador Åtgärdsplan vid hot, våld eller pågående skadegörelse i skolan Åtgärdsplan vid behov av krisstöd Kontroll av fuktproblem i förskolan/skolan - checklista Gå hem för dagen - checklista (S) 2. SBA-manual Åtgärdsplan vid brand och utrymning (S) Interna oegentligheter Rutin gällande interna oegentligheter (S) Arbetsmiljö Organisatorisk & social arbetsmiljö Rutin för att förebygga organisatorisk och social ohälsa (S) Rutin för ensamarbete (S) Fysisk arbetsmiljö Rutin för arbetsutrustning och maskiner (S) Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker (S) Övrigt Rutin för tillgänglighet (S) Miljö Resursanvändning Inköp och bedömning av leverantör (S) Kemiska ämnen och produkter Rutin för kemiska ämnen och produkter (S) Rutin för kemiska ämnen och produkter (skola) (S) Rutin för brandfarliga och explosiva varor (S) Ansökan om tillstånd för explosiva varor (S) Miljöolycka - instruktion (S) Avfall Rutin för avfallshantering (S) Olyckor Rutin för olyckor och tillbud

11 3. Årsplan I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering. Välj risk: -- Alla -- Skapa rapport HÖG RISK: ARBETSMILJÖ 3. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risker i arbetet i form av t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador. Minska risker i arbetet i form av t.ex. fall, x Helena Hellström Skyddsrond fysisk allmän (S) vald rensa hyllor i sal 12, förbättae rutiner vald Ändra Ta bort 4. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för problem med luftkvalitet/ventilation. göra iordning ventilationen primört i undersök kostnad Helena Hellström Kontroll av fuktproblem i förskolan/skolan - checklista Skyddsrond allergi - förskola/skola (S) Skyddsrond fysisk allmän (S) Skyddsrond städning - förskola/skola (S) vald vald vald vald a ventilation keramik vald Ändra Ta bort 5. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för bländning och dålig allmän- och platsbelysning. förbättra belysning slagverk och konst utred Helena Hellström Skyddsrond för datorarbetsplatsen (S) Skyddsrond fysisk allmän (S) vald vald

12 a belysning slagverk och konst vald Ändra Ta bort 6. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för bristande elsäkerhet. a lösa konakter B-hus och keramik 3000 Helena Hellström Skyddsrond fysisk - elsäkerhet (S) Skyddsrond fysisk allmän (S) vald vald a lösa uttag vald Ändra Ta bort 5. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för att transporter/bilkörning sker på ett riskfyllt sätt. sätta in alkolås i bussen utred kostnader Helena Hellström Skyddsrond för trafik - chef (S) vald alkoholutbildning vald Ändra Ta bort undersk möjlighet och kostnad för alkolås i bussen vald Ändra Ta bort 9. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling. Diskussion kring begreppen, hur vi behandlar varandra, xxx Helena Hellström Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö 4+4- metoden vald xxx vald Ändra Ta bort Spara Höga risker HÖG RISK: MILJÖ 14. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline

13 Minska risken för utsläpp till luft från gods- och/eller persontransporter. Kulturskolans placering centralt ingen info Helena Hellström Miljöutredning (S) vald Påverka politiken vald Ändra Ta bort 15. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för ljud och vibrationer från evenemang/aktiviteter samt exploatering. ofarlig ljudnivå under lektioner och uppspel ingen info Helena Hellström Miljöutredning (S) vald gå igenom ljudvolym vid uppspel vald Ändra Ta bort Spara Höga risker Medel risk: Säkerhet 16. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för hot mot personal. Helena Hellström Riskbedömning trygg skolmiljö - Del 1: Riskinventering (S) vald genomföra riskbedömning vald Ändra Ta bort 10. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för stöld av fysisk egendom. Helena Hellström Riskbedömning egendomsskydd (S) vald

14 ta bort allt stöldbegärligt gods vald Ändra Ta bort 18. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för stöld av information. Helena Hellström Riskbedömning egendomsskydd (S) vald skaffa låsbart skåp vald Ändra Ta bort Spara Medel risker Medel risk: Arbetsmiljö 24. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft. Helena Hellström Skyddsrond för datorarbetsplatsen (S) Skyddsrond fysisk allmän (S) Skyddsrond varumottagning och lager (S) vald vald vald titta på hur vi kan förbättra hanteringen kermik och instrument/förstärkare vald Ändra Ta bort 25. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för ljud- och bullerproblem. Helena Hellström Skyddsrond fysisk - ljud/buller (S) Skyddsrond fysisk allmän (S) vald vald xxx vald Ändra Ta bort 27. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för Helena Hellström

15 ensamarbete som kan innebära risk för fysisk skada eller hotfull situation. Riskbedömning vid ensamarbete (S) Riskbedömning vid oplanerat ensamarbete (S) vald vald xxx vald Ändra Ta bort 29. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för avsaknad av rätt resurser för de krav som ställs i arbetet. (tid, kompetens, för mycket att göra, etc.) Helena Hellström Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö 4+4- metoden vald xxx vald Ändra Ta bort 16. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för otydlighet gällande arbetsuppgifter, förväntningar, arbetssätt och prioriteringar. Helena Hellström Genomför medarbetarsamtal vald Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö: sammanställning (S) vald Åtgärd Ansvarig Deadline Säkerställ att samtliga chefer och arbetsledare har tillräcklig kompetens om förebyggande arbete, hantering av ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling. Helena Hellström

16 Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö: sammanställning (S) Utbilda de medarbetare som är chefer eller arbetsledare i organisatorisk och social arbetsmiljö vald vald genomgå kommunens utbildnignar vald Ändra Ta bort 18. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att arbetstidernas förläggning påverkar hälsan negativt hos de anställda. Helena Hellström Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö: sammanställning (S) vald xxx vald Ändra Ta bort 19. Åtgärd Ansvarig Deadline Säkerställ att målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön är kända av alla på arbetsplatsen. Helena Hellström Kommunicera målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön till samtliga medarbetare i verksamheten Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö: sammanställning (S) vald vald xxx vald Ändra Ta bort Spara Medel risker RUTINER ATT GÅ IGENOM: ARBETSMILJÖ Ansvarig Utförare Deadline Rutin för att förebygga Helena Hellström vald

17 organisatorisk och social ohälsa (S) Spara Rutiner RUTINER ATT GÅ IGENOM: MILJÖ Rutin för olyckor och tillbud Ansvarig Utförare Deadline Helena Hellström vald Spara Rutiner