Årlig utredning. Verktygslådan SMART RAPPORT

Transkript

1 Verktygslådan SMART Aktivitet Årlig utredning RAPPORT Datum Årlig utredning Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor. En årlig utredning genomförs i syfte att: 1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet). 2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande. 3. Sammanställa er i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas. Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas). Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet. Så här gör vi Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen. Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc. Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten. Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras. Sannolikhet Beskrivning Värde Bedömningsgrund Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år Konsekvens Beskrivning Värde Bedömningsgrund Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)

2 Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga. Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.

3 1. Riskbedömning Huvudkategori: Säkerhet BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att hot mot personal 2. Hur stor är risken för att fukt-/vattenskador 3. Hur stor är risken för att våld mot personal 4. Hur stor är risken för att rån 5. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? 6. Hur stor är risken för att stöld av information 7. Hur stor är risken för att stöld av information 8. Hur stor är risken för att skadegörelse 9. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning 10. Hur stor är risken för att brandskador INTERNA OEGENTLIGHETER 11. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder 12. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av brukares tillgångar 13. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av

4 annans identitet/konto 14. Hur stor är risken för att vi inte följer bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal? dokumentation, genomförande plan etc 15. Hur stor är risken för att mutor och bestickning

5 1. Riskbedömning Huvudkategori: Arbetsmiljö ORGANISATORISK & SOCIAL ARBETSMILJÖ Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att vi saknar rätt kompetens eller tillgång till det stöd vi behöver för att utföra vårt arbete? 2. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? 3. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? 4. Hur stor är risken för att mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling 5. Hur stor är risken för att vi har alltför mycket att göra? (t.ex många "deadlines", övertidsarbete etc.) 6. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? 7. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra psykosociala problem? Om ja, markera "hög risk". Vilka? FYSISK ARBETSMILJÖ 8. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador 9. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador 10. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation Järfälla hus 11. Hur stor är risken för att problem med bländning eller

6 dålig allmän- och platsbelysning 12. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem 13. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? 14. Hur stor är risken för att arbetsutrustning (maskin, anordning, verktyg, redskap eller installation som används i arbetet) används med bristande underhåll eller utan att vara besiktade? 15. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)? starka medel, desinfektionsmedel hos ssk. 16. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? 17. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visar på några andra fysiska risker? Om ja, markera "hög risk". Vilka? 18. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft förlyttningar, ex upprättnålla ÖVRIGT 19. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a. bristande tillgänglighet?

7 1. Riskbedömning Huvudkategori: Miljö ENERGIANVÄNDNING Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att omotiverad användning av energi förekommer (t.ex att belysning och elektronisk utrustning lämnas påslagen över natt/helger, att dörrar lämnas öppna utan att beakta värmeförlust, eller att ventilation används felaktigt etc.)? RESURSANVÄNDNING 2. Hur stor är risken för att omotiverad användning av resurser förekommer (t.ex. okontrollerad vattenanvändning, stora mängder icke förnyelsebara produkter etc.)? 3. Hur stor är risken för att brister förekommer i bedömningen av miljöbelastande produkter/tjänster vid inköp (avsaknad av långsiktighet)? KEMISKA ÄMNEN OCH PRODUKTER 4. Hur stor är risken för att det förekommer inköp av kemiska ämnen och produkter som inte har riskbedömts? ex nagellack 5. Hur stor är risken för att det förekommer förvaring och hantering av kemikalier så att miljö- eller hälsorisker uppstår (utsläpp, reaktivitet eller tillgängligt för obehöriga)? hand sprit, diskmaskin tabletter. 6. Hur stor är risken för att felaktig användning av kemikalier förekommer (dosering, metod, användningsområde etc.)? AVFALL 7. Hur stor är risken för att att ingen eller felaktig sortering av avfall sker? 8. Hur stor är risken för att transport av farligt avfall förekommer utan anmälan/tillstånd?

8 UTSLÄPP TILL LUFT 9. Hur stor är risken för att läckage av köldmedia från kylanläggningar, kylrum etc 10. Hur stor är risken för att omotiverat mycket utsläpp till luft från gods- och/eller persontransporter förekommer inom verksamheten (t.ex. brist på samåkning, planering av transporter, val av färdmedel)? UTSLÄPP TILL VATTEN/MARK 11. Hur stor är risken för att det förekommer spill eller utsläpp av kemiska ämnen och produkter till mark eller avlopp (inom- eller utomhus)? läkemedelsrum ssk BULLER OCH VIBRATIONER 12. Hur stor är risken för att det förekommer ljud och/eller vibrationer från egna verksamheter (t.ex. från bygg- och markarbeten, maskiner, fordon, ventilation etc.)? 13. Hur stor är risken för att det förekommer ljud och/eller vibrationer från tillståndsgivna evenemang/aktiviteter (högtalarljud, stora folkmassor etc.) eller genom exploatering? INDIREKT PÅVERKAN 14. Hur stor är risken för att övrig indirekt påverkan på miljön förekommer genom egen verksamhet (t.ex. beslut och aktiviteter kopplade till tillsyn, infrastruktur, bebyggelse, avverkning etc.)? Ange vad: OLYCKOR 15. Hur stor är risken för att kemikalieolyckor förekommer (utsläpp till luft, mark och vatten)?

9 2. Rutininventering I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort. Säkerhet Brottslighet, brand och vattenskador Kontroll av fuktproblem - checklista (socialtjänst och vård) (S) Rutin för hantering av kontanta medel och kassor (S) Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd (S) Gå hem för dagen - checklista (S) Interna oegentligheter Rutin om tagande och givande av mutor (S) Rutin gällande interna oegentligheter (S) Arbetsmiljö Organisatorisk & social arbetsmiljö Rutin för att förebygga organisatorisk och social ohälsa (S) Rutin för ensamarbete (S) Rutin gällande sexuella trakasserier (S) Rutin för att förebygga kränkande särbehandling (mobbning och trakasserier) (S) Åtgärdsplan vid kränkande särbehandling på arbetsplatsen (mobbning och trakasserier) (S) Fysisk arbetsmiljö Rutin för stick- och skärskador (S) Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker (S) Rutin för bildskärmsarbete (S) Rutin för arbetsutrustning och maskiner (S) Övrigt Rutin för tillgänglighet (S) Miljö Energianvändning Rutin för energisparrutiner i verksamheten Resursanvändning Inköp och bedömning av leverantör (S) Avfall Rutin för avfallshantering Utsläpp till luft Rutin för verksamhetens kemikaliehantering Buller och vibrationer Rutin för hantering av buller som uppkommer i verksamheten Indirekt påverkan Rutin för miljöanpassning av verksamhetens miljöpåverkan Olyckor Rutin för miljöolycka i verksamheten

10 3. Årsplan I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering. Välj risk: -- Alla -- HÖG RISK: SÄKERHET 1. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för våld mot personal. utbilda berörd personal minska antal arbetsskada som har med våld från boende att göra Utbildare, budget, tid, personal Riskbedömning hot och våld - Del 1: Riskinventering (S) Riskbedömning säkerhet i lokaler (handläggare inom socialtjänst/vård) (S) Medel risk: Säkerhet 2. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för hot mot personal Riskbedömning hot och våld - Del 1: Riskinventering (S) Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för interna bedrägerier och/eller stölder Lägg in kontrollaktiviteter i internkontrollplanen och samråd med controller/säkerhetschef Tillagda aktiviteter Utförare Deadline Hantering av pengar som vi har ansvar för står under mappen för Olovslund och informerats på APT till alla personal.boende och anhöriga tar del av denna info redan vid inflytt

11 5. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för brott mot bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal Lägg in kontrollaktiviteter i internkontrollplanen och samråd med controller/säkerhetschef Tillagda aktiviteter Utförare Deadline dokumentation ansvarig gör stickporv hos olika personal och boende när det gäller socialdokumentation Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för brandskador Riskbedömning brand (socialtjänst och vård) (S) Medel risk: Arbetsmiljö 6. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för problem med luftkvalitet/ventilation Kontroll av fuktproblem - checklista (S) Skyddsrond fysisk allmän (S) Skyddsrond städning (S) Tillagda aktiviteter Utförare Deadline årliga skyddsrond (järfälla kommuns) Med hänsyn till pågående renovering i hela huset så har vi inte gjort skyddsrond under våren och hösten 2016.Tanken är att man gör ett gemensamt när renoveringen är färdig juni Åtgärd Ansvarig Deadline Minska riskfylld hantering av

12 kemikalier. Skyddsrond kemikalier (S) Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft. Fysisk skyddsrond för boenden Skyddsrond för arbetsutrustning - allmän (S) Skyddsrond för datorarbetsplatsen (S) Tillagda aktiviteter Utförare Deadline information blad delat ut om datorarbetsplas till all personal på Olovlsund Medel risk: Miljö 9. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för negativ miljöpåverkan vid inköp av kemiska ämnen och produkter Riskbedömning av kemiska ämnen och produkter (S) Tillagda aktiviteter Utförare Deadline Rutin för hur vi använder kemiska ämnen Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för miljöpåverkan vid förvaring och hantering av kemikalier. Miljöutredning (S) Skyddsrond kemikalier (S) Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för

13 miljöpåverkan vid användning av kemikalier. Miljöutredning (S) Skyddsrond kemikalier (S) Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för utsläpp av kemiska ämnen och produkter till mark eller avlopp. Miljöutredning (S) Skyddsrond kemikalier (S) RUTINER ATT GÅ IGENOM: SÄKERHET Ansvarig Utförare Deadline Gå hem för dagen - checklista (S) RUTINER ATT GÅ IGENOM: MILJÖ Ansvarig Utförare Deadline Rutin för avfallshantering