Årlig utredning. Verktygslådan SMART RAPPORT

Transkript

1 Verktygslådan SMART Aktivitet Årlig utredning RAPPORT Datum Årlig utredning Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor. En årlig utredning genomförs i syfte att: 1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet). 2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande. 3. Sammanställa er i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas. Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas). Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet. Så här gör vi Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen. Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc. Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten. Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras. Sannolikhet Beskrivning Värde Bedömningsgrund Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år Konsekvens Beskrivning Värde Bedömningsgrund Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)

2 Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga. Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.

3 1. Riskbedömning Huvudkategori: Säkerhet BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att hot mot personal förekommer? 2. Hur stor är risken för att brandskador förekommer? 3. Hur stor är risken för att fukt-/vattenskador förekommer? 4. Hur stor är risken för att våld mot personal förekommer? 5. Hur stor är risken för att rån förekommer? 6. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? 7. Hur stor är risken för att stöld av information förekommer? 8. Hur stor är risken för att skadegörelse förekommer? 9. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning förekommer? INTERNA OEGENTLIGHETER 10. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder förekommer? 11. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av brukares tillgångar förekommer? 12. Hur stor är risken för att otillåtet utnyttjande av annans identitet/konto förekommer?

4 13. Hur stor är risken för att vi inte följer bestämmelser i lagar, förordningar, föreskrifter eller kollektivavtal? 14. Hur stor är risken för att givande och tagande av mutor förekommer?

5 1. Riskbedömning Huvudkategori: Arbetsmiljö ORGANISATORISK & SOCIAL ARBETSMILJÖ Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? 2. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? 3. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? 4. Hur stor är risken för att kraven som ställs på oss är högre än resurserna vi har (t.ex. för lite tid, saknar kompetens, för mycket att göra, dåliga system/verktyg)? 5. Hur stor är risken för att föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra organisatoriska och social problem? Vilka? 6. Hur stor är risken att kränkande särbehandling förekommer men inte uppmärksammas eller hanteras? (t.ex. mobbning, trakasserier, utfrysning) FYSISK ARBETSMILJÖ 7. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador förekommer? 8. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation förekommer? 9. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning förekommer? 10. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem förekommer?

6 11. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? Blir ej lagade 12. Hur stor är risken för att arbetsutrustning (maskin, anordning, verktyg, redskap eller installation som används i arbetet) används med bristande underhåll eller utan att vara besiktade? 13. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)? Vet ej var dem finns i dag 14. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? 15. Har föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visar på några andra fysiska risker? Om ja, markera "hög risk". Vilka? 16. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft förekommer? ÖVRIGT 17. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a. bristande tillgänglighet?

7 1. Riskbedömning Huvudkategori: Miljö ENERGIANVÄNDNING Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att omotiverad användning av energi förekommer (t.ex att belysning och elektronisk utrustning lämnas påslagen över natt/helger, att dörrar lämnas öppna utan att beakta värmeförlust, eller att ventilation används felaktigt etc.)? RESURSANVÄNDNING 2. Hur stor är risken för att omotiverad användning av resurser förekommer (t.ex. okontrollerad vattenanvändning, stora mängder icke förnyelsebara produkter etc.)? 3. Hur stor är risken för att brister förekommer i bedömningen av miljöbelastande produkter/tjänster vid inköp (avsaknad av långsiktighet)? KEMISKA ÄMNEN OCH PRODUKTER 4. Hur stor är risken för att det förekommer inköp av kemiska ämnen och produkter som inte har riskbedömts? 5. Hur stor är risken för att det förekommer förvaring och hantering av kemikalier så att miljö- eller hälsorisker uppstår (utsläpp, reaktivitet eller tillgängligt för obehöriga)? 6. Hur stor är risken för att felaktig användning av kemikalier förekommer (dosering, metod, användningsområde etc.)? Tvättmedel AVFALL 7. Hur stor är risken för att att ingen eller felaktig sortering av avfall sker? Bättre märkning 8. Hur stor är risken för att transport av farligt avfall förekommer utan anmälan/tillstånd?

8 UTSLÄPP TILL LUFT 9. Hur stor är risken för att läckage av köldmedia från kylanläggningar, kylrum etc förekommer? 10. Hur stor är risken för att omotiverat mycket utsläpp till luft från gods- och/eller persontransporter förekommer inom verksamheten (t.ex. brist på samåkning, planering av transporter, val av färdmedel)? UTSLÄPP TILL VATTEN/MARK 11. Hur stor är risken för att det förekommer spill eller utsläpp av kemiska ämnen och produkter till mark eller avlopp (inom- eller utomhus)? BULLER OCH VIBRATIONER 12. Hur stor är risken för att det förekommer ljud och/eller vibrationer från egna verksamheter (t.ex. från bygg- och markarbeten, maskiner, fordon, ventilation etc.)? 13. Hur stor är risken för att det förekommer ljud och/eller vibrationer från tillståndsgivna evenemang/aktiviteter (högtalarljud, stora folkmassor etc.) eller genom exploatering? INDIREKT PÅVERKAN 14. Hur stor är risken för att övrig indirekt påverkan på miljön förekommer genom egen verksamhet (t.ex. beslut och aktiviteter kopplade till tillsyn, infrastruktur, bebyggelse, avverkning etc.)? Ange vad: OLYCKOR 15. Hur stor är risken för att kemikalieolyckor förekommer (utsläpp till luft, mark och vatten)?

9 1. Riskbedömning Huvudkategori: Kvalitet ANSVAR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att ansvarsfördelningen för kvalitetsarbetet inte är tydlig? KVALITETSSÄKRING 2. Hur stor är risken för att verksamhetens inriktning och metoder saknar anpassning till gällande lagkrav, riktlinjer och forskning? 3. Hur stor är risken för att kunden inte vet vad man kan förvänta sig av insatsen? 4. Hur stor är risken för att arbetsprocesserna inte är tydligt beskrivna för medarbetarna? 5. Hur stor är risken för att någon medarbetare inte har tillräcklig kännedom om de krav som lagstiftningen ställer avseende sekretess? 6. Hur stor är risken för att lagstiftningen gällande läkemedelshantering inte följs? BEMÖTANDE 7. Hur stor är risken för att det finns brister i vårt bemötande av våra kunder? 8. Hur stor är risken för att vi inte bemöter kunder med demenssjukdom enligt Demensriktlinjerna? 9. Hur stor är risken för att kunden inte görs delaktig i de insatser som erbjuds? SAMVERKAN 10. Hur stor är risken för att brister i verksamhetens interna samverkan medför att den enskilde inte får det

10 stöd som motsvarar hennes eller hans behov? 11. Hur stor är risken för att vi inte arbetar med multiprofessionella team kring personer med demenssjukdom (enligt Demensriktlinjerna)? 12. Hur stor är risken för att brister i vår externa samverkan medför att den enskilde inte får det stöd som motsvarar hennes eller hans behov? KOMPETENSFÖRSÖRJNING OCH MEDVERKAN 13. Hur stor är risken för att medarbetarnas kompetens inte svarar mot uppdraget? kommunikation 14. Hur stor är risken för att medarbetarna inte är delaktiga i kvalitetsarbetet? 15. Hur stor är risken för att nyanställd personal inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, verksamhetens mål, roller, ansvar och befogenheter)? 16. Hur stor är risken för att personal som varit ledig under en längre tid inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, ansvar och befogenheter)? UPPFÖLJNING 17. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte görs i tillräcklig omfattning (organisation, arbetsprocesser, resultat och mål)? 18. Hur stor är risken för att uppföljning av kvalitetsresultat inte leder till analys och er som förbättrar verksamheten? TILLGÄNGLIGHET 19. Hur stor är risken att de som är i behov av information från, eller behöver komma i kontakt med, verksamheten inte får detta behov tillgodosett? AVVIKELSER, FEL OCH BRISTER

11 20. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av avvikelser, fel och brister (identifiering, rapportering, enskild och samlad analys, samt uppföljning)? SYNPUNKTER OCH KLAGOMÅL 21. Hur stor är risken för att det finns synpunkter och klagomål som inte når verksamheten? 22. Hur stor är risken för att man i verksamheten inte genomför/fullföljer samtliga steg i hanteringen av synpunkter och klagomål (registrering, enskild och samlad analys, samt uppföljning)? DOKUMENTATION 23. Hur stor är risken för att insatser inte dokumenteras fullständigt? 24. Hur stor är risken för att dokumentationen inte hanteras enligt lagar och föreskrifter? RISKHANTERING 25. Hur stor är risken för att förändringar sker i verksamheten utan att de föregås av en riskbedömning avseende kund? (Exempel på förändring kan vara organisationsförändringar, införande av ny teknik eller nya metoder) 26. Hur stor är risken för att insatser bedrivs utan att en individuell riskbedömning har genomförts kring kunden? 27. Hur stor är risken för att det inträffar händelser som drabbar kunden, trots de riskbedömningar som har genomförts?

12 2. Rutininventering I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort. Säkerhet Arbetsmiljö Miljö Kvalitet Brottslighet, brand och vattenskador Rutin för systematiskt brandskyddsarbete (SBA) (S) Åtgärdsplan vid brand och utrymning (S) Rutin för hantering av kontanta medel och kassor (S) Åtgärdsplan vid hot, våld och pågående skadegörelse samt krisstöd (S) Gå hem för dagen - checklista (S) Interna oegentligheter Rutin om tagande och givande av mutor (S) Rutin gällande interna oegentligheter (S) Organisatorisk & social arbetsmiljö Rutin för att förebygga organisatorisk och social ohälsa (S) Rutin för ensamarbete (S) Åtgärdsplan vid kränkande särbehandling på arbetsplatsen (mobbning och trakasserier) (S) Policy - Organisatorisk och social arbetsmiljö (S) Rutin gällande sexuella trakasserier (S) Rutin för att förebygga kränkande särbehandling (mobbning och trakasserier) (S) Fysisk arbetsmiljö Rutin för stick- och skärskador (S) Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker (S) Rutin för bildskärmsarbete (S) Rutin för arbetsutrustning och maskiner (S) Övrigt Rutin för tillgänglighet (S) Resursanvändning Inköp och bedömning av leverantör (S) Kemiska ämnen och produkter Rutin för verksamhetens kemikaliehantering Avfall Rutin för avfallshantering Utsläpp till luft Miljöbilar och miljöklasser (S) Miljöklassade bränslen och alkylatbensin (S) Riktlinje för fordon (S) Rutin för handhavande av tjänstebil (S) Rutin för transporter i verksamheten Utsläpp till vatten/mark Rutin för miljöolycka i verksamheten Buller och vibrationer Rutin för hantering av buller som uppkommer i verksamheten Indirekt påverkan Rutin för miljöanpassning av verksamhetens miljöpåverkan Ansvar Huvudprocess - Järfälla Vård och Omsorg Samverkan Demensriktlinjer Kompetensförsörjning och medverkan Stödprocess - HR/Personal Tillgänglighet Åtagande - Tillgänglighet och bemötande (UR)

13 3. Årsplan I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering. Välj risk: -- Alla -- HÖG RISK: SÄKERHET 1. Mål Mätbart mål Resurser Ansvarig Deadline Minska risken för hot mot personal. Utbildning för alla medarbetare Ekonomiska resurser Riskbedömning hot och våld - Del 1: Riskinventering (S) Medel risk: Säkerhet 2. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för fukt- /vattenskador Skyddsrond fuktskador (S) Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för våld mot personal Riskbedömning hot och våld - Del 1: Riskinventering (S) Riskbedömning säkerhet i lokaler (handläggare inom socialtjänst/vård) (S) Medel risk: Arbetsmiljö 4. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för problem med luftkvalitet/ventilation Kontroll av fuktproblem - checklista (S) Skyddsrond fysisk allmän (S) Skyddsrond städning (S)

14 5. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för bristande elsäkerhet Skyddsrond fysisk - elsäkerhet (S) Skyddsrond fysisk allmän (S) Åtgärd Ansvarig Deadline Minska riskfylld hantering av kemikalier Skyddsrond kemikalier (S) Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft Fysisk skyddsrond för boenden Skyddsrond för arbetsutrustning - allmän (S) Skyddsrond för datorarbetsplatsen (S) Medel risk: Miljö 8. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för felaktig hantering av avfall Miljöutredning (S) Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för miljöpåverkan vid förvaring och hantering av kemikalier Miljöutredning (S) Skyddsrond kemikalier (S)

15 10. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för miljöpåverkan vid användning av kemikalier Miljöutredning (S) Skyddsrond kemikalier (S) Medel risk :Kvalitet 11. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att kunden inte vet vad man kan förvänta sig av insatsen Riskbedömning av kvalitetssäkring. Del 2: Förväntningar på insatsen Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att någon medarbetare inte har tillräcklig kännedom om de krav som lagstiftningen ställer avseende sekretess Riskbedömning av kvalitetssäkring. Del 4: Sekretess Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att vi inte bemöter kunder med demenssjukdom enligt Demensriktlinjerna Riskbedömning av bemötande, Del 2: Kunder med demens Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att

16 medarbetarnas kompetens inte svarar mot uppdraget. Riskbedömning av kompetensförsörjning, Del 4: Personalens kompetens (S) Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att nyanställd personal inte får relevant och individanpassad introduktion (kännedom om rutiner, krav, verksamhetens mål, roller, ansvar och befogenheter) Riskbedömning av kompetensförsörjning, Del 1: introduktion av nyanställd personal Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att insatser inte dokumenteras fullständigt Riskbedömning gällande dokumentation, Del 1: Dokumentation av insatser RUTINER ATT GÅ IGENOM: SÄKERHET Ansvarig Utförare Deadline Åtgärdsplan vid brand och utrymning (S) RUTINER ATT GÅ IGENOM: KVALITET Ansvarig Utförare Deadline Demensriktlinjer