Kraven på affärssystem har förändrats. Rätt infört blir affärssystem en strategisk fördel. 5 steg till en lyckad upphandling av affärsssystem

Transkript

1 ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING 1 rapport från Exido AFFÄRSSYSTEM SÅ MAXIMERAR DU AFFÄRSNYTTAN Affärssystem en strategisk fördel Kraven på affärssystem har förändrats. Rätt infört blir affärssystem en strategisk fördel Marknaden idag Affärssystemmarknaden omsätter 14,5 miljarder Företag ställer nya krav på flexibilitet och mobilitet ATT TÄNKA PÅ 5 steg till en lyckad upphandling av affärsssystem Viktigt att tänka på innan man går in i en långsiktig investering Framtiden inom affärssystem Marknaden påverkas av starka trender Nischade lösningar, IT som funktion och cloud computing förändrar marknaden

2 2 HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING ANNONS Ledare Maximera nyttan med Affärssystem Affärssystem ses i många fall som ryggraden i företagets IT, eftersom de är nära sammankopplade med ekonomin och underlättar för företaget att drivas mer effektivt och med rätt information. I och med att systemen är så pass integrerade i verksamheten är ett väl fungerande affärssystem en fråga för hela företaget, från styrelse och ledningsgrupp, till IT-avdelning och övrig verksamhet. Under 2010 bedöms efterfrågan på affärssystem att öka igen, men idag har både behoven av och kraven på systemen ändrats. I denna bilaga vill vi ta upp de förändringar som har skett inom området affärssystem, men också visa på några av de förändringar som sker och kommer att ske. Vi ser också att förändringarna ställer krav på såväl upphandling som leverantörer, vilket vi belyser i artiklarna om vad man ska tänka på i samband med investering i affärssystem. Behoven är emellertid inte homogena utan det är viktigt att varje företag ser till sin egen verksamhet och organisation för att komma fram till hur ett affärssystem gör bäst nytta. Under 2009 har efterfrågan på nya affärssystem sjunkit till låga nivåer eftersom två av tre planerade investeringar inte genomförts. Främst beror det på den ekonomiska nedgången, men också på en osäkerhet hos företagen som inte vill köpa omfattande och komplicerade system. Leverantörerna har tagit detta till sig och har under det senaste året tagit fram flera lösningar som gör det enklare och mindre riskfyllt att investera i system. Samtidigt tror allt färre företag att ett enda system kan lösa allt. Under 2010 planerar fler företag att investera i nya affärssystem, men kraven på affärssystemen har förändrats. Behovet av snabb tillgång till information blir allt viktigare i och med att tempot i näringslivet och att allt fler beslut fattas ute i verksamheten. Det gör också att man vill ha stöd där man verkar, vilket ställer nya krav på mobilitet. Vi ser att affärssystemsmarknaden står inför en renässans med nya krav och möjligheter. Förhoppningsvis kan denna bilaga vara en guide till de förändringar som sker och även i viss mån bidra till att investeringar ger de effekter som eftersträvas. Detta den fjärde bilagan som Exido gjort tillsammans med IDG Custom Publishing. Vi har tidigare gjort bilagor om trender inom IT som miljöteknik, kompetens och outsourcing, och alla har blivit mycket uppskattade. Tack vare det kommer vi att göra fler bilagor inom olika områden, exempelvis säkerhet och kunddialog. Håll utkik efter dem inom de närmaste månaderna! Till dess hoppas vi på trevlig läsning, Staffan Movin Standardlogotype Denna bilaga medföljer Computer Sweden. Producerad av IDG Custom Publishing AB Logotype utan rastrerad skugga, används i stora storlekar och när tekniken inte tillåter rasterade objekt. Projektledning Dennis Lodin dennis.lodin@idg.se Text Exido International AB Tryck Pressgrannar AB Omslagsbild Istockphoto Logotype utan övertoningar. Används när färgantalet är begräsnat Svart/vit logotype. Pantone 307 EC Process C 100% M 0 % Y 0% K 27% Pantone 308 EC Process C 100% M 0 % Y 0% K 58% Titangrå C 23% M 11 % Y 0% K 20% Klarröd C 0% M 100 % Y 100% K 0% Mellanröd C 0% M 100 % Y 100% K 25% Mörkröd C 25% M 100 % Y 100% K 39%

3 Ett komplett affärssystem - som inte kostar mer än ett par koppar kaffe Ett heltäckande affärssystem för små och medelstora företag finns nu tillgängligt som tjänst till en låg fast månadskostnad per användare. A ffärssystemet SAP Business All-in-One är utvecklat av SAP, världens största leverantör av affärssystem. Datema kan som första partner erbjuda systemet som SaaS (Software as a Service), det vill säga en tjänst till en fast månadskostnad per användare där affärssystemet tillgängliggörs via Internet. Datema levererar implementation, applikations- och serverdrift samt säkerhetslösning. I princip innebär erbjudandet att företag får tillgång till världens största affärssystem för en kostnad som motsvarar ett par koppar kaffe om dagen per användare, säger Erik Larsen, VD på Datema. SAP Business All-in-One är ett heltäckande affärssystem med inbyggda best practice-processer för olika branscher. Kunden får ett affärssystem som är färdigt att köras med minimal anpassning. Detta innebär också att implementationen går snabbt och enkelt att genomföra. När företag köper affärssystem får de normalt plocka ihop det av flera olika delar. Men med denna lösning är det som att köpa en bil. Den är färdigmonterad från början och klar att köras på en gång, säger Katarina Sutrowitz, affärsområdesansvarig på Datema. Att erbjuda ett affärssystem som en tjänst på detta sätt är helt nytt. Det innebär att stora skalbara resurser, såsom processorkraft, lagring och säkerhetsfunktioner, via Internet blir tillgängliga för användare som inte behöver ha kontroll över infrastrukturen. Fördelarna är många, säger Katarina Sutrowitz. Kundföretagen tar en mindre risk både tekniskt och affärsmässigt. De betalar bara för vad de faktiskt använder utan att behöva göra några stora investeringar eller binda upp resurser och kompetens för drift och förvaltning. Kostnaderna för driften av ett affärssystem är ofta svåröverskådliga. Men med SAP Business All-in-One som SaaS-tjänst vet företaget exakt vad det betalar. I stället för att behöva drifta ett helt system får företaget denna tjänst till en fast låg månadskostnad. Lösningen stöder alla de processer som dagligen utförs i företag allt från produktionsplanering och materialstyrning till försäljning, distribution och bokföring. Den innehåller också industrispecifik funktionalitet för ett flertal skilda branscher. Företaget får ett mycket bra stöd för sina affärsprocesser, vilket snabbt genererar affärsvärde, till exempel minskade lagerhållningstider och förbättrat kassaflöde, fortsätter Katarina Sutrowitz. Tjänsten har stor flexibilitet. Den kan enkelt skalas upp i den takt som företaget växer med fler användare, utan att det krävs några nya investeringar. Datema tar helhetsansvaret för säkerheten, såsom backup, säker fysisk miljö, redundans, kommunikation, uppdateringar och övervakning samt förebyggande service och underhåll. Lösningen stöder också grön IT, eftersom den möjliggör en effektivare användning av resurser i form av servrar och elförbrukning. Med SAP som världsledande inom utveckling av affärssystem i kombination med Datemas verksamhetskunskap och lokala styrka är konceptet mycket intressant för mindre och medelstora företag. Mindre företag får med en låg investeringströskel tillgång till det ledande affärssystemet på marknaden och Datemas kompetens, samtidigt som de minskar sin risk och får kontroll över sina IT-kostnader, bekräftar Mattias Bolander, SAP:s Sverigechef. SAP är mest känt för sina lösningar för stora företag, men två tredjedelar av dess installationer har gjorts på mindre och medelstora företag. Mindre företag har i stort sett samma behov och utför samma processer som stora företag, säger han. Det är i princip ingen skillnad på hur ett stort eller mindre företag fakturerar eller lägger order. Med detta tjänstebaserade affärssystem för mindre och medelstora företag har SAP nu gjort en strategisk satsning som många följer med stort intresse. Datema har varit ett känt dataserviceföretag på 60-, 70- och 80-talen. Nu har företaget på sätt och vis hittat tillbaka till sina rötter i och med att det återigen erbjuder tjänstebaserade lösningar. I dag är vi ensamma om att kunna erbjuda en sådan här tjänst. Men inom några år kommer hälften av alla affärssystem på marknaden vara tillgängliga på det här sättet, tror Katarina Sutrowitz. Datema erbjuder anpassade IT-lösningar inom affärssystem och mobilitet, som hjälper företag att nå ökad avkastning, minskad arbetsbörda och stärkt konkurrenskraft. Kontakta oss för mer information på eller besök vår hemsida

4 4 HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING ANNONS Marknaden idag Affärssystem blir mobila & flexibla Investeringarna i affärssystem har stannat upp och företag vill inte lägga pengar på komplexa system. Det är svårt att få överblick över de kostnader som systemen medför och i den nuvarande lågkonjunkturen finns det överlag en ovilja att starta komplexa projekt som innebär omfattande investeringar. Istället fokuserar många på standardlösningar som är billigare och lättare att få grepp om, även om det egentligen inte är exakt det som passar den enskilda affären bäst. För att säkerställa ROI (returnon-investment) för ett affärssystemsprojekt måste det anpassas till organisationen och implementeringen tar ofta tid. En annan anledning till att investeringarna mattats av är också att man inte vill bli beroende av externa konsulter. Det är viktigt att se över hur man köper affärssystem och att se till att de inte blir för dyra. Systemens roll har förändrats i och med konjunkturnedgången och behovet av IT-stöd för verksamhetsprocesser har påverkats både på kort och på lång sikt. Det bör finnas en förståelse för hur det påverkar investeringar och vilka faktorer som överväger. Marknaden förändras och nya krav ställs på affärssystem vad gäller exempelvis mobilitet och flexibilitet. Företag som utnyttjar affärssystem eller rapportering genom mobila lösningar kan öka effektiviteten och spara miljön. Det är därför viktigt att hitta en leverantör som förstår de nya behov som har uppstått. Tillväxten kommer troligtvis att sätta fart igen under nästa år, och den negativa trenden kommer med största sannolikhet att vända. Därför har redan nu många företag börjat utvärdera lösningar. Affärssystemsmarknaden i Sverige beräknas 2009 omsätta cirka 14,5 miljarder kronor. Av detta utgörs ungefär en fjärdedel av licenser. Tillväxten under 2009 kommer troligen att vara negativ med 15 procent eftersom två av tre investeringar har skjutits upp eller skrinlagts. Under 2010 kommer marknaden att vända, men då kommer främst följdinvesteringar att göras. Vad gäller leverantörerna är det främst de stora aktörerna som fokuserar på de största företagen som kommer att förlora i och med konjunkturnedgången. I stället är aktörer som inriktar sig på små och medelstora företag mer intressanta idag än för ett par år sedan. Affärssystemsmarknaden i Sverige beräknas 2009 omsätta cirka 14,5 miljarder kronor. Outsourcing och Software-as-a-Service (SaaS) kommer när marknaden vänder att utmana de traditionella sätten att köpa affärssystem. Redan nu finns flera affärssystemlösningar i molnet, bland annat från Jeeves och Salesforce.com. Under 2010 kommer SAP att Marknaden för Affärssystem Omsättning 2009 Varav licens lansera en sådan lösning. Den lanserades redan 2007 men nu väljer företaget att lansera den på bred front. Det är inte bara molntjänster som kommer pressa priserna på affärssystem, uteblivna order och lägre beläggning kan också komma att pressa ned priserna. 14,5 miljarder SEK 3,5 miljarder SEK Marknadstillväxt % Marknadstillväxt 2010

5 ROI ASAP. Det lönar sig att satsa på ett affärssystem som har lösningar för din bransch, ditt företags unika behov, arbetsprocesserna och dina medarbetares individuella arbetsuppgifter. Det hjälper er att sänka kostnader och samtidigt öka effektiviteten och lönsamheten. Nu lanserar vi nya Microsoft Dynamics NAV som ger ROI ASAP för alla branscher. Exempelvis de här, som är ett urval av de skräddarsydda lösningar som finns: Som du märker tar möjligheten att anpassa Dynamics NAV aldrig slut. Utmana oss gärna. Besök microsoft.se/dynamics/nav för mer information och kontakt.

6 Jeeves är spindeln i Bodycotes produktionsnät Med affärssystemet Jeeves har verkstadskoncernen Bodycote fått den perfekta avvägningen mellan funktionalitet och anpassningsbarhet. N är verkstadsföretaget Bodycote i slutet av 1990-talet skulle skaffa ett nytt affärssystem gjorde man en stor utvärdering av de system som fanns på marknaden och valde till slut att satsa på Jeeves. Tio år senare kör man fortfarande Jeeves och har definitivt inte ångrat sitt beslut. Det har fungerat jättebra med Jeeves som det centrala systemet där alla kommer åt information, så vi är mycket nöjda, säger Klas Andersson it-chef på Bodycote. Bodycote är ett verkstadsföretag med en lite speciell verksamhet. Företaget tillverkar ingenting själva utan tillhandahåller olika materialtekniska tjänster, där härdning av stål är det största verksamhetsområdet. Kunderna är i första hand underleverantörer till bilindustrin. Speciella Behov Bodycote hanterar inte inköp av komponenter och liknande och behöver därför inga funktioner för det, utan har istället behov av ett stöd för sina tjänsteflöden. En ren standardlösning räcker inte utan anpassningar behövs för att möta Bodycotes krav. Kombinationen av standardfunktionalitet och flexibilitet var precis vad Jeeves kunde erbjuda. Vi valde Jeeves för att vi såg hur anpassningsbart och öppet systemet var, vilket gav oss möjlighet att medverka i utvecklingen och själva skräddarsy systemet, säger Klas Andersson. Ett av kraven på systemet när Bodycote gjorde sin upphandling var att all information skulle vara tillgänglig för alla som behövde den. Tidigare Klas Andersson it-chef på Bodycote kunde en lokal chef sitta och göra sina egna kalkyler i Excel som andra då inte kunde komma åt, vilket inte var särskilt effektivt. Den chef som sitter centralt ska kunna få ut samma siffror på samma gång som en chef som sitter lokalt. Med Jeeves jobbar alla direkt i samma system och får tillgång till samma information vilket gör att vi kan arbeta effektivare, säger Klas Andersson. I och med att man kunnat skala bort de funktioner som inte används och bara har exakt det som behövs för den egna verksamheten har man på Bodycote lyckats bygga ett riktigt effektivt system med Jeeves. Ett exempel på det är hur snabbt det går att hantera en kundorder. Vi lägger inte mer än kanske 30 sekunder på varje kundorder idag, säger Klas Andersson. Idag kör Bodycote Jeeves på 13 olika verksamhetsställen och det mesta går genom Jeeves. Kundstöd, orderhantering, reskontra, redovisning, avvikelseuppföljning och kvalitetsredovisning är några av de saker som sköts via Jeeves. affärssystem för alla På Bodycote använder medarbetare inom samtliga funktioner Jeeves, totalt runt 150 av företagets 250 anställda. Det ställer förstås höga krav på att systemet är användarvänligt. Som med alla affärssystem finns det förstås en liten tröskel innan man lär sig hantera det, men idag finns det ingen som skulle vilja byta ut Jeeves mot något annat så användarnöjdheten är hög, säger Klas Andersson. Användarvänligheten märks också på hur enkelt det är att anpassa systemet efter nya behov. Bodycote ingår i en internationell koncern med runt anställda och det kommer ofta krav från huvudkontoret på att det ska skapas nya rapporter. I många andra affärssystem skulle man vara tvungen att anlita en konsult för att utföra åtgärden. Det slipper Bodycote. Vi kan själva lägga till nya fält och skapa ny logik på väldigt kort tid. Det som andra kan behöva separata system för kan vi få in i vårt ordinarie system och det är en väldig styrka hos Jeeves, säger Klas Andersson. På Bodycote är man mycket nöjda med hur Jeeves fungerar, och man är på gång att ta steget att uppgradera till nästa generation av Jeeves, Jeeves Universal 2.0. Bland annat ska man använda rollbaserat användargränssnitt, och införa e-faktura och e-attestering. Det kanske mest intressanta är att det går att dokumentera affärs- och verksamhetsprocesser och till dessa koppla användarhandledningar på ett helt nytt sätt i den nya versionen av Jeeves. Med nästa version av Jeeves kommer vi få en väl strukturerad och lättåtkomlig dokumentation och våra användare kommer att kunna nå processbeskrivningar och veta hur de ska jobba än lättare och på så sätt bli mer effektiva sa, säger Klas Andersson. Med Jeeves har Bodycote ett affärssystem som utvecklas och anpassas i takt med företagets behov även i framtiden.

7 ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING 7 Affärssystem som strategisk fördel Under det senaste decenniet har besluten om IT-investeringar förändrats. Förr fattades besluten av CIO eller IT-chefen och dennes stab, men idag sker besluten i allt större utsträckning i verksamheten eller hos företagsledningen. Fortfarande har IT-avdelningen ansvar för flera områden som till exempel infrastruktur och hårdvara, men i allt större utsträckning tas beslut om tillämpningar och tjänster av dem som använder eller kommer att använda produkterna och tjänsterna. Beslut om affärssystem (ERP) tas i mer än hälften av fallen utanför IT-avdelningen. Det handlar bland annat om att affärssystemen påverkar företagsstyrningen och den ekonomiska rapporteringen. IT-avdelningen får en rådgivande roll, men de slutgiltiga besluten fattas av verksamhetsledningen eller ekonomiledningen. Besluten baseras på nyttan med lösningen och hur väl lösningen passar verksamheten och det arbetssätt som eftersträvas. Dagens IT-köpare är intresserade av vad lösningarna betyder för dem och inte vilka funktioner och finesser lösningen har. Affärssystemen måste kunna möta företagens strategiska intentioner och svara mot de behov som finns, både hos företagsledning och i den övriga verksamheten. Detta har förändrat kraven på IT-leverantörerna, som i högre grad måste förstå kundens verksamhet och kunna diskutera affärsnyttan. Henning Kagermann, SAP:s CEO beskrev i en artikel i Financial Times hur utvecklingen har gått från fokus på funktioner och finesser till att handla om tillvägagångssätt och att skapa långsiktiga relationer. Affären och affärskraven sätter villkor för vilka IT-lösningar som kan vara intressanta. Därmed behöver företag i allt större utsträckning hitta en leverantör som kan bli en strategisk partner och som förstår de utmaningar som företaget står inför och på ett strategiskt sätt kan stödja företaget i dess utveckling. Leverantören bör kunna vara ett stöd vid genomförande av förändringar, hela vägen från idé till uppmätt affärsnytta. Figur: Företagshierarki från funktion till strategi STRATEGI Fokus på tillvägagångssätt, projekt och risker Större och mer betydelsefulla projekt, längre relationer som kan utvecklas till strategiska partnerskap. Förstå företaget från ett industriperspektiv Exempelvis förstå trenderna inom detaljhandeln. Förstå företaget, men genom en funktion Tala om ett ämne, tillexempel kostnadsredovisning. Fokus på funktioner och finesser "Vi kan göra det här, det här och det här." Funktion Källa: Financial Times/Henning Kagermann

8 8 HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING ANNONS Värdeökning med affärssystem Behovet av IT-system beror på vilken roll IT har i företaget. Traditionellt har IT-investeringarna huvudsakligen skett för att effektivisera processer. Nu växer kraven på att IT-lösningarna ska möjliggöra för företag att skilja sig från sina konkurrenter. Genom att hitta affärssystemslösningar som är korrekt anpassade till företagets affärsmodell kan lösningarna bidra till att öka värdet på bolaget. För att ett affärssystem ska kunna påverka affärsnyttan måste det anpassas efter företagets utmaningar. Det kan handla om att minska kostnadspressen och öka kontroll över tillämpningar och samordning, eller om att öka effektiviteten och underlätta för en övergång till mer tjänsteinriktade processer. För ekonomiavdelningen kan affärssystem öka kontrollen, förbättra för controllerfunktionen och underlätta bokföringen. Genom strukturerad rapportering och möjlighet till analys kan risknivån sänkas vid finansiella beslut och strategiska överväganden. Effekten av investeringar i IT-lösningar ökar om de sker i samspel mellan verksamhet och IT-avdelning. Tyvärr negligeras det härsamspelet ofta, eller också sker det utifrån fel förutsättningar, vilket innebär att projekt eller investeringar misslyckas eller inte kan uppnå fullgod effekt. Om företag varken gör några större ITinvesteringar i IT eller förändrar organisationen och produktionsprocesserna, ökar produktiviteten i genomsnitt med 1,8 procent på två år. Det beror främst på att små, kontinuerliga förändringar sker till följd av att produktionsprocessen hela tiden trimmas. För de företag som i stället förlitar sig på att göra betydande investeringar i IT utan att göra större förändringar i vare sig ledning, organisation eller processer, ökar produktiviteten bara med 0,5 procent i förhållande till att varken göra investeringar eller förändringar. Detta visar på svårigheten att köpa framgång när målet är produktivitet. I många fall är det inte ökad produktivitet som IT-investeringen ska leda till. Men skillnaden mellan att inte göra något och att bara fokusera på själva IT-köpet visar ändå på svårigheten att få effekter av investeringen. Allt större del av IT-investeringarna består av standardiserade produkter i stället för egenutvecklade system. Det innebär att en IT-investering utan organisatoriska förändringar sällan leder till varaktigt ökad konkurrenskraft. IT-produkter kan ur detta perspektiv ses som generiska varor och tjänster, vilket försvårar möjligheten för IT-leverantörer att ta betalt för sin kunskap. I stället köper företag och organisationer in leverans- Effekten av investeringar i IT-lösningar ökar om de sker i samspel mellan verksamhet och IT-avdelning. Figur: Produktivitetsökning i samband med olika grader av IT-investeringar och organisationsförändringar Investering i ledning och processer Källa: Exido Omfattande/ genomgripande +5,4 % +7,2% Nej/liten utsträckning + 1,8 % Nej/liten utsträckning och implementeringsförmåga. De företag som genomför övergripande lednings- och organisationsförändringar eller genomgripande förändringar i sina processer men inte gör några större investeringar i IT, ökar produktiviteten med 5,4 procent. Det är således mer effektivt att förändra processer och organisation än att bara investera i IT. Den allra största produktivitetsökningen 7,2 procent uppstår när företag kombinerar IT-investeringar med förändringar i ledning och organisation. Detta visar hur viktigt det är att förankra och se IT-investeringar som en del av förändringsprocesserna. Då ligger fokus på resultatet, och förändringen blir central inte IT-lösningen. Kraven på IT-avdelningen ökar, eftersom det inte räcker med att kunna se och föreslå nya lösningar på befintliga problem. I stället krävs det att företaget i mycket högre utsträckning förstår affärsproblemen och vad organisationen vill uppnå IT-investeringar + 2,3 % Omfattande/ genomgripande med förändringen. Svenska företag och organisationer har ganska god insikt i denna problematik. Den ligger till grund för de förändringar som sker inom företagens IT-avdelningar, budgetfördelningen samt vilka typer av produkter och tjänster som efterfrågas. Samtidigt kan man utifrån ovanstående resonemang konstatera att det krävs en hel del om en organisation ska lyckas med att få IT-investeringarna att stärka företagets varaktiga konkurrenskraft.

9 Vi optimerar din affärssysteminvestering med Microsofts standardprodukter! Fagerhult, Nexans och Lokaldelen har gjort det. Optimerat sina verksamhetssystem med Microsoft Dynamics som grund genom att dra fördel av flera av Microsofts standardprodukter. Vår förmåga att vara helhetsleverantör i kombination med vårt SEAMLESS-koncept, anpassat för dig som valt att investera i Microsoftplattformen, blir din styrka när du samarbetar med oss. Era utmaningar är våra utmaningar. Vi söker ständigt vägar för att ge stöd till komplexa affärsprocesser, korta ledtider och spara kostnader. Med vårt SEAMLESS-koncept blir införandet av den Dynamicslösning du valt än mer kostnadseffektiv och optimerad. SEAMLESS är en erfarenhetsbaserad ansats till tjänsteorienterad arkitektur/soa för att säkerställa att befintliga och nya investeringar i Microsofts produkter och tekniker används på ett effektivt sätt som stödjer dina nuvarande och framtida behov. Sogeti är en av få systemintegratörer som dagligen jobbar med lösningar på hela Microsofts plattform. Med produkter som Dynamics AX, SharePoint, BizTalk, SQL Server och Windows Mobile utvecklar vi optimerade lösningar. Vi är en trygg partner, med högsta partnerstatus inom Microsoft, vilket innebär att du har tillgång till både våra och Microsofts främsta experter. Vill du läsa mer om vad vi kan erbjuda via vårt Sogeti Dynamics Center (SDC) eller fördjupa dig i vad vårt SEAMLESS-koncept kan innebära för din verksamhet, ta en tur till vår webbplats! Sogeti levererar högkvalitativa IT-konsulttjänster på den lokala marknaden. I vår heltäckande tjänsteportfölj ryms IT- styrningstjänster, IT-specialisttjänster, utvecklings- och integrationsprojekt, testning, systemförvaltning samt Rightshore-tjänster. Sogeti har cirka medarbetare i 14 länder. Av dessa arbetar cirka konsulter vid företagets 21 svenska kontor. Mer information finns på

10 Kunderna väljer Logica för affärssystem Logica är Sveriges mest populära implementatör av affärssystem 2009, enligt Exidos IT-barometer. Peab Industri, E.ON och ISS är tre av kunderna som anlitar Logica här förklarar de vilka krav de ställer på sin affärssystemleverantör. S AP, Microsoft Dynamics, Oracle Applications, Raindance Logica står för ett brett spektrum av affärssystem. Genom kombinationen lokal kompetens och internationell kapacitet strävar Logica efter att erbjuda optimala lösningar för varje kund, oavsett bransch. Våren 2009 genomförde analysföretaget Exido den så kallade IT-barometern, en webbaserad enkät bland företag med fler än 100 anställda i Sverige. Den visar att Logica hamnar på 1:a plats i listan över Sveriges mest populära implementatörer av affärssystem. Rankingen baseras på fyra parametrar: kundens kriterier för vad som är en idealleverantör, upplevelsen av leverantörens prisnivå, kompetens samt affärssystemets prestanda. Branschanpassad lösning Peab Industri har använt Logica som leverantör av Microsoft Dynamics AX sedan Vi ville inte fastna i egen dyr utveckling av skräddarsydda applikationer, men det var svårt att hitta en bred, branschanpassad lösning utvecklad av en partner. Så det satte vi Logica på, säger Nico van de Vaart, IT-chef, Peab Industri. Det första stora projektet handlade om att hitta en lösning för uthyrningsverksamheten i Peab Industris bolag Lambertsson. Logica hjälpte oss att söka fram en handfull uthyrningslösningar baserade på AX och stöttade oss under hela processen från urval till driftstart. RAgNAR REutERStAd, ISS. thomas BROLIN, E.ON. NIcO van de vaart, PEAB INduStRI. Valet av AX berodde på att flera av Peab Industris verksamheter har behov av ett systemstöd som sällan finns i standardsystem. Men genom Microsofts strategi att jobba med partnerutvecklade branschmoduler har Peab Industri hittat en stark bas som stödjer specifika affärsprocesser. Vi får del av andra aktörers nytänkande och de får del av vårt. Vid systembyten brukar man normalt halka ner en effektivitetsnivå innan man lärt sig allt det nya, men vi effektiviserade användandet från start. Nu har Peab Industri ett bra nav i sin tekniska plattform där de kan införa nya applikationer och parametersätta lösningar. Det positiva med Logica är att de ser samarbetet som långsiktigt och är beredda att investera i vår relation genom att sätta sig in i vår verksamhet. Med facit i hand känns valet av AX, uthyrningsmodulen och Logica som partner som framgångsfaktorer för projektet, avslutar Nico van de Vaart. E.ON valde SAP E.ON har använt Logica som SAPleverantör sedan SAP stödjer E.ON:s grundläggande affärsprocesser kring logistik, ekonomi och HR, men även branschspecifika processer kring avläsning och mätningar. Logica har stor kännedom om den svenska energimarknaden och har ofta en konkurrenskraftig prisbild i förhållande till den höga kompetens de står för, säger Thomas Brolin, IT-strategichef, E.ON Norden. Beslutet att investera i en SAP-lösning tog E.ON i slutet av 1990-talet då de olika E.ON-bolagens affärssystem och applikationer skulle ersättas av en gemensam lösning. Energimarknaden har genomgått stora förändringar de senaste tio åren och våra förutsättningar förändras ständigt. Med de gamla systemen hade vi varit tvungna att göra uppdateringar på många olika ställen, men med SAPlösningen behöver vi bara göra en uppdatering en gång, vilket totalt sett besparat oss stora utvecklingskostnader, säger Thomas Brolin. ISS vill ha proaktiv leverantör ISS är med sina anställda Sveriges största tjänstekoncern inom outsourcing och Facility Management, och erbjuder allt från fastighetsförvaltning och catering till logistik och strålsanering. Bland kunderna finns såväl myndigheter och fastighetsägare som kärnkraftverk och sjukhus valde ISS en Oracle-lösning från Logica. Koncernen behövde ett kraftfullt system och en leverantör som liksom ISS var bäst i klassen, förklarar Ragnar Reuterstad, IT-chef, ISS. En idealleverantör för oss är tillgänglig och kan möta upp med resurser när vi behöver. Den är också ansvarstagande och proaktiv. Logica är en leverantör med stor bredd som lever upp till detta, med god leveransförmåga och lyhördhet för våra krav. Utöver grundläggande affärsprocesser stödjer Oracle-lösningen ISS:s mer operativa processer för exempelvis order- och arbetshantering, kontrakt och tilläggsbeställningar. Genom att bygga in processerna i en flexibel Oracle-lösning uppnår vi direkt affärsnytta, både för oss och våra kunder en lösning som i förlängningen sänker även våra kunders servicekostnader, avslutar Ragnar Reuterstad.

11 ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING 11 Vinsten med affärssystem Sättet att räkna hem affärssystemsinvesteringar har länge varit kostnadsorienterat, det vill säga man har fokuserat investeringskalkylerna på hur kostnaderna för affärssystem kan reduceras. En hel del leverantörer har använt TCO, Total Cost of Ownership, som ett argument för att köpa deras hårdvara framför andras. Det innebär att även om den initiala kostnaden för ett system är högre så sparar man ändå pengar i det långa loppet genom att driftskostnaden blir lägre. Detta betyder alltför ofta att IT betraktas som en kostnadspost snarare än som en möjlighet att generera intäkter. Sedan en tid har det arbetats med att utveckla ROI-modeller för införande av affärssystem. Många affärssystemleverantörer redovisar till exempel detta som en del av införsäljningen. Det är naturligtvis bra, men det vore ännu bättre om leverantörerna även tog ansvar för sina modeller. Ett sätt att göra det är att använda ROI-underlaget som en del av avtalet. Flygplanstillverkare är exempel på leverantörer som ofta tvingas förbinda sig till ett så kallat LCC-åtagande (Life Cycle Cost). Om man ska byta affärssystem måste naturligtvis ROI-modellen vara bredare än den ROI-modell som affärssystemsleverantören eventuellt redovisar. Den måste till exempel ofta kompletteras med hela infrastrukturpaketet och de interna arbetsinsatserna. Dessa varierar ofta från affärssystem till affärssystem, vilket innebär att de bör justeras för varje alternativ. Många företag anser att anpassning till organisationen för att möjliggöra ROI är en av de största riskerna eller utmaningarna vid investering i ett affärssystem. I större koncerner där flera företag ingår kan man även upprätta en kostnads- och intäktsmodell som innebär att affärssystemprojektet tvingas bli självfinansierande över till exempel tre år. Detta har sedan en tid tillämpats inom frivilliga fackhandelskedjor och modellen kommer med största sannolikhet bli allt vanligare. Med detta kommer antagligen också affärssystemleverantörerna att få ta allt större ansvar för att redovisade kostnadsmodeller hålls. Figur: Andel företag i olika branscher som uppger att anpassning till organisationen för att möjliggöra ROI är en av de största riskerna/utmaningarna vid investering i affärssystem Data/IT/Telekom Tillverkande Industri Transport Energi Handel Bank/finans/försäkring Offentlig sektor 5% 7% 0% 10% 12% 19% 20% 24% 25% 20% 30% Anpassningsbehov till organisationen för att möjliggöra ROI Källa: Exido/IT-barometern

12 Räkna med Plus när du räknar med SYSteam Helhet som gör nytta Din IT-investering ska gå med plus. För att den ska göra det krävs en partner som kan och förstår din verksamhet och som genomfört många liknande projekt. En partner som jobbar konkret med alla delar av din verksamhet. SYSteam har bredden och djupet, vi kan vara din strategiska helhetspartner. Rätt affärssystem för dig Framtidens vinnare är de som i dag investerar i rätt verksamhetsstöd. Vi hjälper dig att välja bland marknadens ledande affärssystem, bl.a. Jeeves, M3, Microsoft Dynamics AX, Oracle och JD Edwards. Du får alltid det optimala stödet för din verksamhet. Du kan växa gränslöst, vi tar dig över gränsen. Vi levererar bekymmersfrihet Vi tar ansvar för din IT-investering hela vägen. Du kan fokusera på det du är bra på och utveckla verksamheten för framtiden. Vi ser till så att IT-stödet alltid fi nns som en underliggande kraft med allt ni behöver. Inget krångel, inga bekymmer. Allt ska i slutänden ge ett rejält plus. SaaS hyr via molnet Software as a service eller molntjänster är det lönsamma sättet att hyra färdiga IT-lösningar via Internet. Medan andra talar om framtiden levererar vi redan till ett flertal kunder. Hyr ditt affärssystem och betala per användare. SYSteam arbetar som strategisk helhetsleverantör inom IT och erbjuder tjänster inom management, engineering, affärssystem, systemutveckling/integration samt teknisk infrastruktur och drift. SYSteam har kontor och dotterbolag på drygt 40 orter i Norden, har ca anställda och ägs av norska ErgoGroup. Läs mer om våra gränslösa affärssystem på vår hemsida.

13 ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING 13 Affärssystemen blir mer mobila Under de senaste åren har den mobila marknaden haft en stadig tillväxt, men det är först under den senaste tiden som marknaden tagit fart. Efterfrågan har blivit tydligare, det har kommit nya produkter, nya tillämpningar och det mobila användandet har också ökat. Utvecklingen är bara i början, mobila tjänster och telekomtjänster är de segment inom ITK-sektorn som kommer ha den högsta tillväxten under de kommande åren. I många företag och organisationer finns ett antal personer som inte har något egentligt behov av en fysisk arbetsplats. Det kan till exempel bero på att de är säljare eller konsulter som i huvudsak är ute hos kund eller av andra anledningar inte är på kontoret regelbundet. Ofta kan arbete på fältet generera en betydande del internt arbete i form av registrering av utförda arbeten och att ta del av nya arbetsorder. Dessutom genereras ofta en stor del ytterligare arbete för någon annan inom företaget som till exempel rekvirerar nytt materiel, skriver felanmälningar och kommunicerar med andra avdelningar. Mobilitet är viktigt i professionella sammanhang i många olika yrkesroller. Hemtjänst och sjukvård kan sköta journaler direkt hos patienter, vilket minskar kostnaderna för administration. I byggbranschen finns det behov av att produktionsledningen stöttas på fältet. Det innebär att de inte behöver åka in till kontoret för att göra beställningar, koordinera underentreprenörer eller diskutera förändringar med arkitekter och konstruktörer. Skanska har testat hur de på bästa sätt ska arbeta mobilt. Bland annat gjorde de ett testprojekt i samband med att ett köpcentrum byggdes om. Resultatet visade på behovet av att förstå och kunna de krav den mobila arbetsplatsen ställer på mobila lösningar, eftersom den skiljer sig från en kontorsarbetsplats. Genom att gå igenom hur processerna ser ut och vad som tar tid kan resorna minskas betydligt, liksom tidsåtgången för varje arbetsinsats. Arbetsflödet kan minskas om man går igenom processen med beställning, åtagande, genomförande, tidrapportering och fakturering, samt tar stöd av digitalisering och utnyttjande av dataterminaler eller mobiltelefoner för registrering och kommunikation. Detta uppskattas speciellt av personal som måste redovisa sin tid för olika konton eller uppdragsgivare. Dessutom får företaget bättre översikt och kontroll, både om den egna personalen utför arbetet eller om det utförs av en entreprenör. Det är viktigt att förankra detta hos personalen, eftersom effektivisering påverkar den enskilda personens handlingsfrihet. En teknisk lösning kan lätt uppfattas som ett misstroende. Användningen av mobila affärssystemslösningar kräver emellertid att personalen har rätt utbildning och kunskap i användning av systemen. Genom att utnyttja lösningar för digitala formulär som är kopplade till affärssystemen, exempelvis via handdatorer, kan information spridas snabbare till kunderna och därmed leda till en snabbare fakturering. Dessutom minskar behovet av telefonsamtal eller resor fram och tillbaka mellan kontor och kund. I många företag har personalen ofta redan en mobiltelefon och/eller dator. Genom att utnyttja lösningar för mobila arbetsorder kan företag som har personal ute på fältet skapa ett effektivare arbetssätt som hanteras via befintliga enheter. Ett ären-

14 14 HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING ANNONS Mobilitet är viktigt i professionella sammanhang i många olika yrkesroller. de registreras av kund, administratör eller fältpersonal och tilldelas därefter den person på fältet som är bäst lämpad. Arbetsordern sedan kan bekräftas, rapporteras och dokumenteras direkt via mobil eller dator på fältet. Ärendet kan direkt följas upp internt och fakturaunderlag skapas. Kontrollen ökar och den administrativa belastningen minskar med hjälp av mobila arbetsorder. Dessutom sparas både tid, pengar och miljö. De lösningar som finns idag är billiga och kräver inte heller mobiltäckning för att de ska fungera och de underlättar möjligheterna att kunna följa när ärendet utförs och dessutom minskar risken att ärenden tappas bort. I Göteborg utnyttjar trafikkontoret mobila arbetsorder bland annat i samband med lampbyten i gatubelysning. Underentreprenörernas bilar är försedda med handdatorer som har access till en central databas med all information för att kunna genomföra byten och reparationer av gatubelysningen. Fältpersonalen får arbetsorder via handdatorn och åker direkt till den felanmälda gatubelysningen. I samband med att de ska genomföra lampbytet eller reparationen skickar de ett sms som bryter strömmen till den aktuella gatubelysningen. När åtgärden är utförd skickas ett nytt sms för att slå på strömförsörjningen igen. Kostnaden för standardiserade ärendehanteringslösningar är så pass billiga att om en timmes arbetstid per månad och medarbetare sparas in, så är investeringen lönsam. Besparingen är dock generellt sett betydligt mer lönsam än så. Ser man bara till utförarens tid när det gäller kontroller och planering av arbetsdagen, att rapportera tid, materialuttag och behov, så kan besparingen bli upp till ungefär 30 procent. Men om man inte får med sig personalen kan besparingen bli mindre eller till och med obefintlig. Utöver detta går det att uppnå betydande besparingar i tid för arbetsledare och administratörer. Dessutom är det positivt för den anställde eftersom de inte alltid behöver åka till kontoret, utan kan börja sin arbetsdag ute på fältet. För att effekten ska bli verklig för administrationen är det viktigt att systemen lätt kan integreras med företagets ekonomisystem. Användningen av mobila affärssystemslösningar kräver emellertid att personalen har rätt utbildning och kunskap i användning av systemen. De flesta system är enkla och snabba att implementera, medan andra kräver utbildning. Sänk totalkostnaderna med rätt affärssystem Billigare installation, enklare uppdateringar och effektivare support är några av fördelarna med affärssystemet MONITOR.»Att installera, konfigurera och underhålla ett traditionellt affärssystem kan ofta bli en dyr historia. En anledning till det är att systemet skräddarsys för varje företag och eftersom det oftast behövs dyra konsulter för att genomföra alla anpassningar skjuter kostnaderna snart i höjden. För företag som är verksamma inom tillverkningsindustrin finns det dessbättre en betydligt mer kostnadseffektiv lösning i form av MONITOR. MONITOR är ett komplett affärssystem uppbyggt i moduler och finessen med det är att nästan alla företag kan köra en ren standardinstallation. Tillverkande företag har nämligen i stort sett samma processer oavsett vad de tillverkar och det gör att de inte behöver några anpassningar egentligen. Vi kan också genomföra anpassningar efter kundernas önskemål, men vi förklarar fördelarna som finns med att köra ett så standardiserat system som möjligt. Och eftersom vi inte använder oss av återförsäljare, vars huvudsakliga inkomstkälla är att sälja timmar, kan vi hålla installationerna korta och effektiva, säger Åke Persson grundare av MONITOR Industriutveckling. Åke Persson, Monitor Uppdateringarna blir av samma anledning också billigare i och med att man vet att det inte finns några anpassningar som måste testas så att de fungerar med den nya uppdateringen. Slutligen går det att göra supporten mycket effektivare och därmed billigare när supportpersonalen omedelbart vet hur användarmiljön ser ut när en kund ringer och vill ha hjälp med något. Ett argument mot standardsystem skulle kunna vara att det blir svårare att använda om det inte anpassas efter varje användares behov. Det kan dock vara minst lika enkelt att använda ett standardsystem om man bara ger användarna rätt stöd och MONITOR sköter det genom att vara ett självlärande system. En användare som vill veta exempelvis hur man lägger upp en artikel i MONITOR behöver inte läsa sig till det i en manual utan hjälpen finns tillgänglig i direkt anslutning till den rutin som personen skall utföra, eller som en länk till en video som visar hur det går till. Så användarna kan direkt se exakt hur det ska göras vilket gör att de snabbt kan lära sig systemet samtidigt som supporten inte behöver ta emot en massa frågor om hur man utför rena rutinåtgärder i systemet, säger Åke Persson. Ett affärssystem är förstås ett affärskritiskt system och därför är det viktigt att veta att leverantören inte bara försvinner en dag. För de som använder MONITOR bör inte det vara något orosmoln eftersom MONITOR Industriutveckling funnits sedan början av 1990-talet och har stadigt ökat både sin omsättning och sin vinst. Att företaget under de närmaste åtta åren kommer att dela ut totalt 540 miljoner av sin vinst till de anställda visar också att det är ett företag med en solid ekonomi. Det som gjort företaget så framgångsrikt är i första hand hur de ser på kundernas behov menar Åke Persson. Vår grundfilosofi har alltid varit att vi vill få ner kundernas totalkostnad och med MONITOR kan vi göra just det utan att behöva ge avkall på kvaliteten på något sätt, säger han. För närvarande byter företagen ut sina omoderna och kostsamma system till Monitor med en takt av ett företag per dag vilket är rekord i Sverige. r MONITOR affärssystem består av olika moduler som täcker de olika aktiviteter som förekommer i tillverkande företag. De moduler som finns är: Tillverkning, Lager, Inköp, Verkstadsinformation, Försäljning, Redovisning, Systemvård och Egna rapporter. Läs mer på

15 ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING 15 Affärssystem i mindre bolag Affärssystem kan spela en viktig roll i mindre företag då en effektivare struktur ofta innebär direkt nytta för företaget. På en föränderlig marknadsplats är det viktigt att systemen tillåter flexibilitet och möjlighet att växa och även att byta affär. Detta ställer annorlunda krav på affärssystemet för det mindre företaget. Många system på marknaden är alltför dyra, komplexa och tungrodda för ett mindre företag. Stora företag har dessutom en helt annan möjlighet att skapa helt egna affärssystem. Mindre företag är mer beroende av att hitta standardiserade lösningar som i sin tur kan anpassas. Dessa lösningar kan vara generella eller branschspecifika standardlösningar som sedan kan anpassas till viss grad utifrån det specifika företagets behov. Det finns flera bra standardlösningar på marknaden som möter de flesta av mindre företags behov. Standardlösningar innebär också att företag inte hamnar i ett allt förstort leverantörs- och konsultberoende. Projekten kan leveras på relativt kort tid och med en tydlig uppfattning om vilken kostnad systemet för med sig. Kraven från mindre bolag när det gäller funktionalitet är ganska snarlika de krav som finns i större organisationer. Även om komplexiteten i större organisationer är betydligt större. Mindre företag har behov av hög funktionalitet, projektmoduler och att systemet ska vara flexibelt och inte begränsande för verksamheten. I större organisationer finns det ökat behov av att kunna hantera stora transaktionsmängder, flera dotterbolag, internationell verksamhet, fler regleringar samt andra aspekter som ökar komplexiteten och kraven på affärssystem. SAP och Oracle har än så länge misslyckats med att komma in på småföretagsmarknaden med nedskalade versioner av sina affärssystem. Inom IT-branschen är det traditionellt de småskaliga lösningarna som har ersatt storskalig teknologi och inte tvärtom. Detta beror både på mjukvaran och på företagens partnerstruktur. Partners till de mer komplexa och större affärssystemen har i allmänhet en högre kostnadsstruktur än partners till mindre affärssystem. Det gör att det inte är lönsamt för dessa partners att leverera lösningar till mindre företag. De flesta leverantörer har inte heller investerat för att förstå mindre företags behov, och hur de kan ekonomisk leverera de lösningar de efterfrågar. För de mindre företagen finns ett stort värde i möjligheten att köpa systemen som funktion eller tjänst, det vill säga Software as a Service. Leverantören står för hårdvara, program, service etcetera och kunden är vanligtvis ansluten via internet. Därigenom betalar företagen bara för de funktioner som i praktiken används och inte direkt för exempelvis servrar eller programlicenser. Drivkraften för mindre företag att använda IT som funktion ligger främst i att slippa de omfattande kostnaderna för att installera lösningen. Dessutom innebär det en större flexibilitet. Exempelvis så anpassas kostnaden till antalet användare av lösningen och regleras därmed beroende på hur företaget utvecklas i storlek. Om två år förväntar sig nästan var fjärde företag under 200 personer att man de köper affärssystemet som tjänst. Utvecklingen går fort och hur marknaden utvecklas är fortfarande oklart. På Centrum för Affärssystem vid Handelshögskolan i Göteborg drivs för närvarande projektet Tjänstebaserade affärsmodeller för affärssystem, med ett 25-tal företag som intressenter. Ett exempel är SYSteam och Jeeves som erbjuder en lösning som innebär att kunden inte bara erbjuds en affärssystemlösning utan en lösning som ska svara mot företagens hela dagliga arbete på kontoret. Med andra ord omfattande olika system som mail, office, affärssystem, samarbetsapplikationer. Alla system återfinns i ett enda erbjudande och kunden väljer vad man vill ha. Betalningen sker per användare. Detta upplevs som attraktivt framför allt för mindre företag som köper sitt första affärssystem eller företag som är på väg att byta ut en äldre affärssystemlösning. De fördelar som främst upplevs av tjänsteleverens är att företaget inte behöver bygga upp en egen kompetensbas för att kunna växa. I ställer köper man in de experter man behöver. Andra fördelar är att kostnaderna inte hamnar på en IT-avdelning utan i verksamheten där man nyttar använder systemen och funktionerna. Det finns också tecken på att allt fler funktioner outsourcas till specialistföretag som sköter en tjänsteleveransen för av exempelvis lager, bokföring eller löneadministration. Recall digitaliserar ABBs fakturor ABB hanterar globalt runt fem miljoner leverantörsfakturor varje år och med hjälp av Recall ska den processen nu effektiviseras. A tt skanna in fakturor för att kunna hantera dem digitalt är inget nytt på ABB, men det har inte funnits någon företagsstandard för hur det ska göras. Det har gjort att vissa länder inte haft möjligheten alls medan andra uppfunnit hjulet igen istället för att utnyttja erfarenheter från andra kontor i koncernen. För att effektivisera hanteringen beslutade ABB att införa en standardlösning som skulle gå snabbt att få på plats och som alla skulle kunna använda. Den lösning som ABB valde bygger på en skanningstjänst som levereras av Recall och det fanns flera anledningar till att det var just Recall som fick förtroendet. utan att ABB behöver lägga resurser på det. Vi kan nu fokusera på annat än att korrigera felaktiga fakturadata och vår fakturahanteringsprocess flyter bättre, säger Pether Jonsson. En utmaning som ABB stod inför när de ville ha en global standardiserad lösning var hur olika språk skulle hanteras. Textinläsningen måste kunna hantera andra alfabeten som exempelvis arabiska. Att kunna hantera olika teckenuppsättningar på ett bra sätt ställer höga krav på textinläsningen och det var något som ABB inte ville hantera själva. Att Recall har en lokal närvaro i många av de länder som vi är verksamma i samtidigt som de kan styra leveransen centralt var väldigt intressant för oss. Dessutom har de stort fokus på kvalitet och säkerhet, vilket är mycket viktigt, säger Pether Jonsson Group Manager för Accounts Payable inom ABB koncernen. I praktiken fungerar det så att fakturorna skannas in lokalt för att sedan skickas digitalt till Recalls Global Centre of Excellence i Östersund där de läses in med ett avancerat system för textinläsning (OCR och ICR). Informationen kan sedan föras in i ABBs fakturahanteringssystem, vilket automatiserar mycket av hanteringen. En fördel är att Recall kan hjälpa till med att skicka tillbaka fakturor som inte följer ABBs krav till leverantören Det krävs så komplicerad mjukvara och expertis att det blir för dyrt att göra det själv. Då är det bättre att anlita någon som Recall som kan lägga nödvändiga resurser på att få fram ett tillräckligt bra OCR-system, säger Pether Jonsson. Pether Jonsson är mycket nöjd med hur tjänsten fungerar och pekar speciellt på att Recall har implementerat lösningen snabbt, samt att de hållit hög kvalitet i sina leveranser. Dessutom har Recall gjort mer än ABB egentligen förväntade sig från början. Recall tillhandahåller nu mer än bara en skanningstjänst. De kommer till oss med förslag på hur vi kan förbättra tjänsten så man kan säga att de hjälper oss att förbättra våra affärsprocesser, säger Pether Jonsson. r

16 16 HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING ANNONS Undvik de vanligaste fallgroparna Det är viktigt att behålla flexibiliteten bär realtidsuppkoppling till IT- eller supportsystem och sammankoppling av flera olika Figur: De största riskerna/utmaningarna vid investering i affärssystem i en decentraliserad struktur. Det finns en tradition i Sverige att värna om delaktighet hos de anställda och verka risktagandet. system, och genom att IT-systemen minskar 29% för förståelse för helheten i samband med att Fler än 1000 anställda man fattar beslut. Samtidigt värdesätts mellanchefers möjlighet att fatta beslut för sina 31% 45% delar av verksamheten. Med decentraliserade anpassningar har både affärssystem och anställda 49% Business Intelligence-lösningar inneburit 26% anställda 45% att komplexa beslut kan tas långt ut i organisationen. Den svenska managementtraditionen kan vara en av flera bakomliggande 0% 20% faktorer till att båda dessa områden anses intressanta av svenska företag. En utmaning med de traditionella IT-system som stöder decentraliserat beslutsfattande är att de bara svarar för en del av det underlag som behövs. Dagens beslutsfattare på mellanchefsnivå har i de flesta fall både pc-vana och erfarenhet av att söka och ta till sig information via Internet. De har, om inte annat, lärt sig från det privata användandet och ser dessutom vad som sker i andra före- Kraven att styra IT förändras markant. Allt fler IT-investeringsbeslut sker ute i organisationen. Intresset för alternativ till befintliga licensformer ökar. Kraven på flexibilitet och anpassningsbarhet blir bara större. Säkerhetsriskerna ökar både på grund av ökad fientlig aktivitet och genom att det mobila användandet inom företag ökar. Organisationen förändras genom omorganisation, förvärv eller försäljning av verksamhet, och IT-strukturen måste vara skalbar och anpassningsbar. Till detta kommer krav på högre effektivitet av IT-investeringarna samt nya och ökade krav på att företaget ska ta hänsyn till miljökonsekvenserna av ITdriften och IT-investeringarna. Trots att ITmarknaden förändras snabbt genomför färre än hälften av svenska företag en genomgripande översyn av sina IT-investeringar varje eller vartannat år. Beroende av externa konsulter ett affärssystem. Implementeringstiden är främst en risk för storföretag och support är främst en risk för mindre företag. Mindre och medelstora företag ser främst risk i externa konsulter. Anpassning till organisationen är viktigast för stora och mellanstora företag. 40% 60% Den faktiska kostnaden bjuder så kallade vertikaler, vilket innebär att affärssystemet anpassades och paketeras för en speciell bransch. Vad en branschnischning innebär kan dock variera. För en del leverantörer innebär branschnischning enbart en marknadspaketering, medan det för andra innebär det en anpassad och fär- Att handla upp ett nytt affärssystem innebär att man går in i en investering som man ska leva med lång tid framöver tag. Kraven på användarvänlighet och vad man förväntas kunna göra genom IT-stödet blir därför extra höga. Möjligheten att skapa nya intäkter med hjälp av IT är fortfarande ett ganska outforskat område, vilket bland annat beror på att det är svårare än att bara effektivisera. Det kräver mer av organisationen i form av kundförståelse, relationsbyggande, informationsförsörjning och risktagande. Av IT-systemen krävs ökad flexibilitet, både genom att de ska kunna anpassas till kundernas krav, vilket ofta inne- Att handla upp ett nytt affärssystem innebär att man går in i en investering som man ska leva med lång tid framöver. Det innebär att man som upphandlare bör kvalificera tänkbara leverantörer och gå längre i kvalificeringen än att bara titta på deras senaste årsredovisningar. Det är inte minst viktigt att förstå varifrån de kommer och hur deras lösningar fungerar i dag och kommer att fungera i framtiden. Själva kostnaden upplevs som den i särklass största utmaningen vid investering i Om man som kund väljer ett affärssystem som säljs och implementeras av flera parter blir detta ytterligare en dimension att beakta för dem som köper affärssystem. Trots olika certifieringsförfaranden är kvaliteten oerhört ojämn bland säljarna/konsulterna oberoende av affärssystem. En dålig säljare kan ta udden av vilket affärssystem som helst, och en dålig implementeringsorganisation kan kosta mycket frustration och pengar. De flesta affärssystemsleverantörerna er- digkonfigurerad lösning. Som kund är det således viktigt att försöka se igenom snygga marknadspaketeringar och reda ut vad branschnischningen verkligen innebär. Ett exempel på en vertikal som många affärssystemsleverantörer erbjuder är handel ( retail ). Här finns det många exempel på hur traditionella affärssystemsleverantörer har salufört en färdig vertikal, men som senare har visat sig saknat delar av det mest basala applikatoriska stödet såsom en väl integrerad kassa.

17 Lawson hjälper dig jobba smartare Med Lawsons affärssystem kan användarna få rätt information i rätt tid, presenterad på ett begripligt sätt. m ånga av dagens affärssystem är utvecklade på och 1990-talet och det börjar märkas. Användarvänligheten är det lite si och så med i många system. Användarna blir ofta låsta till vissa arbetsmönster och något utrymme för dem att komma med nya kreativa lösningar som kan öka produktiviteten finns knappast. På leverantören Lawson såg man detta som ett stort problem och beslutade sig för att göra något åt det. Resultatet blev Smart Office som lanserades i maj och existerande Lawson installationer. Precis som i internetsökningar i Google kan användarna nu söka på precis vad de vill i affärssystemet och snabbt få fram den information de behöver, oavsett var den ligger lagrad. Resultaten är anpassade efter det användaren arbetar med för tillfället och presenteras så att användaren direkt kan utnyttja informationen i sitt arbete. för en viss kundgrupp. Lawson M3, som Henrik Billgren ansvarar för, riktar sig till tillverkande och distribuerande företag. Genom att fokusera helt på vissa utvalda branscher kan Lawson skapa mer än bara ett generellt standardsystem. I Smart Office har vi kombinerat det bästa av det bästa för att skapa en användarupplevelse utöver det vanliga, säger Henrik Billgren Vice President of Industry and Product Management på Lawson. Det smarta kontoret I Smart Office sätts kunden i centrum av informationsflödet i affärssystemet. Fokus ligger inte längre på att få in affärsprocesserna i affärssystemet på enklaste sätt utan på hur systemet kan presentera processerna för användarna så att de kan jobba så effektivt som möjligt. I praktiken innebär det bland annat att användarna kan jobba med flera processer i samma gränssnitt. Dessutom har Lawson integrerats med Microsofts Office-applikationer så att användarna kan jobba med den applikation som passar bäst för tillfället. Smart Office utvecklas kontinuerligt och nu senaste har en ny sökfunktion lagts till; Lawson Enterprise Search. Man kan säga att vi har skapat ett Google för Lawson, säger Henrik Billgren. Orsaken till att Lawson utvecklat ett helt nytt söksystem är att det ofta är svårt att snabbt få fram rätt information ur ett affärssystem. Det finns enorma datamängder lagrade i systemen, men om man inte vet exakt var informationen finns eller hur man får fram den kan den inte utnyttjas på bästa sätt. Henrik billgren Lawsons lösning var att skapa en funktion för fritextsökning som kan implementeras i både nya snabba sökningar Ett problem med sökningar i affärssystem är att hela systemet blir långsamt om för många söker samtidigt. I Lawsons lösning är det ingen risk. Hela databasen läggs i en virtuell databas och det är där sökningarna sker. Den virtuella databasen är indexerad så sökresultaten kommer fram blixtsnabbt och sökningarna påverkar inte transaktionsdatabasen alls, säger Henrik Billgren. Nu kan fritextsökningar vara något av ett tveeggat svärd i ett affärssystem. Det finns information som inte alla ska kunna ta del av. Prislistor, löneuppgifter och annat är sådan som bara vissa ska ha tillgång till. Lawson har dock en lösning på det också. Vår vanliga säkerhetsmodell sitter ovanpå sökningen så du få bara se det du har behörighet att se oavsett vad du söker på, säger Henrik Billgren. Att kunna söka helt fritt är något nytt och exakt vad det kan leda till är svårt att säga. Att det kan ge användarna helt nya möjligheter att arbeta och bli än mer produktiva råder det knappast någon tvekan om. Jag tror det här kan revolutionera sättet man jobbar på i affärssystem. Tidigare så fanns det oftast bara ett sätt att arbeta i systemet, men folk vill inte jobba så längre. En funktion som den här sökmotorn hjälper användarna att arbeta mycket mer kreativt och det tror jag kan leda till mycket intressanta lösningar, säger Henrik Billgren. Fokuserat system Nu är det inte bara sökningarna som kan skräddarsys i Lawson. Hela affärssystemet är anpassat Vi som jobbar med Lawson M3 håller inte på med något annat vilket gör att vi kan fokusera helt på våra kunders verksamhet och utveckla lösningar speciellt för dem, säger Henrik Billgren. Det gör att teamet bakom Lawson M3 har de resurser som behövs för att lära sig förstås kundernas verksamhet i grunden. Den som köper ett system från Lawson riskerar därför inte att i efterhand behöva försöka förklara för leverantören vad det egentligen är man vill att systemet ska göra. Vi pratar samma språk som kunderna och vi förstår vad de behöver, säger Henrik Billgren. Nu kan det förstås behövas en del anpassningar av systemet för att det verkligen ska passa företagets verksamhet som hand i handske. Dessbättre finns det mycket hjälp att få för den som behöver en anpassning. Om en kund behöver en speciallösning ska det alltid finnas någon som kan hjälpa dem bygga en sådan och helst ska kunden kunna välja mellan fler olika erbjudanden. Vi jobbar därför hårt med att få in fler och fler partners som kan hjälp oss och våra kunder att skapa så kostnadseffektiva lösningar som möjligt, säger Henrik Billgren. Ska man till slut sammanfatta vad Lawson vill ge sina kunder så kan Henrik Billgren göra det i en mening. Vår mission är helt enkelt att göra våra kunder starkare genom att låta dem jobba smartare, avslutar han.

18 Öka produktiviteten med Microsoft Dynamics NAV 2009 Microsofts affärssystem Dynamics NAV har en modern teknisk arkitektur, nytt innovativt och effektivt användargränssnitt. Detta tillsammans med certifierade branschlöningar gör Microsoft Dynamics NAV till ett kostnadseffektivt affärssystem för stora och små företag. i Microsoft Dynamics NAV 2009 ligger fokus på användarna och kostnadseffektivproduktivitet det vill säga få ut mer för en lägre kostnad. Nyckeln till detta kan beskrivas med orden: vertikala lösningar, effektvisering och integrering. De vertikala lösningar består i att Microsoft har profilerat ett antal färdiga lösningar för olika branscher där all nödvändig funktionalitet redan finns. Företagen behöver inte lägga ut stora summor på att anpassa systemet för den egna verksamheten utan det är klart att köra direktur-lådan vilket leder till bättre ROI. lansering 15 december kl är du är välkommen till Microsofts kontor i Akalla på frukostlansering av senaste versionen av Microsofts Dynamics NAV. Anmälan gör via mail till: v-sarper@microsoft.com De bästa lösningarna Det bygger förstås på att standardlösningen verkligen är tillräckligt bra. För att kunna säkerställa det har Microsoft skapat en certifieringsmodell där lösningar som utvecklats av deras partners runt om i världen, testas och verifieras. Det finns runt branschlösningar utvecklade av våra partners. Ur dessa lösningar har vi på Microsoft i Sverige tillsammans med svenska partners plockat ut 20 certifierade lösningar som passar allra bäst för våra svenska förhållanden, säger Thomas Widen produktchef för Microsoft Dynamics NAV, och menar att fler lösningar är på väg in i Sverige. Rollcenter Användarens centrala arbetsyta som ger översikt och snabb access till de funktioner som är relevant för deras arbete. Lösningarna är oftast utvecklade av företag i Europa där team på kanske personer under flera år fokuserat på att utveckla tilläggslösningar för en specifik bransch. Deras utveckling bygger på feedback från hundratals kunder som alla verkar i samma bransch. Även om det rör sig om en standardlösning som enkelt kan implementeras får man ett system som är skräddarsytt för just en specifik bransch. Konsultinsatserna kan därmed hållas till ett minimum och där finns det stora pengar att spara. effektivare med ny teknik Effektiviseringen består bland annat av att Microsoft Dynamics NAV 2009 har skapat ett helt nytt användargränssnitt och att man nu bygger på en helt ny teknisk arkitektur. thomas WiDen, produktchef microsoft Dynamics nav Det nya rollbaserade användargränssnittet i Dynamics NAV 2009 påminner också mycket om gränssnittet i Microsofts Office, den som arbetat i det kommer direkt att känna sig hemma i Dynamics NAV En annan viktig komponent är att användarna själv enkelt kan påverka sin arbetsyta, vad de ser och vilka funktioner som de kommer åt vilket gör att användaren då hela tiden kan optimera sitt arbetssätt. Under huven på Dynamics NAV 2009 finns en treskiktad lösning med databaslager, servicelager och klientlager. Det gör bland annat att det blir enklare att skapa web services och att integrera affärssystemet med andra applikationer och molntjänster samtidigt som systemets skalbarhet ökar. En del aktiviteter kan göras effektivare i Excel eller Outlook och då är det inga problem att låta användarna arbeta i de applikationerna parallellt med Dynamics NAV ett system för framtiden Den som skaffar Microsoft Dynamics NAV 2009 kan också lita på att det är ett system för framtiden. En anledning till det är att systemet är väldigt skalbart och företag som växer kan göra det utan att behöva bekymra sig över om affärssystemet har de funktioner som behövs för att hantera nya affärsförhållanden. Licensmodellen tillåter också licenser per användare eller per månad vilket gör att företag som vill ha affärssystemet som en molntjänst kan få det. Dessutom arbetar Microsoft kontinuerligt med en utvecklingsplan för hur Dynamics NAV ska utvecklas framåt och planen just nu innehåller detaljer fram till 2017 och framåt. Ska man sammanfatta vad alla dessa nyheter i Microsoft Dynamics NAV 2009 innebär för företagen passar ordet effektivitet in som en bra beskrivning. Färdiga standardsystem, en modern teknisk plattform och bättre kopplingar till exempelvis Office-applikationer gör att företagen kan implementera systemet snabbare och billigare samtidigt som personalen kan jobba mer effektivt. Vår högsta prioritet i arbetet med Dynamics NAV 2009 har varit att se till att de som arbetar i systemet ska bli mer produktiva. Våra studier visar också att den nya versionen ger en genomsnittlig produktivitetshöjning på 33 procent där tycker att jag vi har lyckats riktigt bra, säger Thomas Widen och tillägger att det är viktigt då vi dagligen har 1,4 miljoner användare i mer än 40 länder som kommer att dra nytta av dessa förändringar.

19 ANNONS HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING 19 Kundernas val de bästa leverantörerna Att välja affärssystem innebär inte bara en utvärdering kring vad företaget behöver och kan tillgodogöra sig från olika lösningar. Det gäller också att hitta leverantörer som passar det egna företaget och de förutsättningar man står inför. Vilken leverantör som är bäst för det enskilda företaget går det inte ge generella råd om, men hur andra företag uppfattar olika leverantörer kan ge en indikation på vem man bör kontakta. Men samtidigt är det viktigaste att utgå från de egna behoven. Det finns många leverantörer som inte återfinns på nedanstående listor, men som kanske kan passa bättre för ett enskilt företag eller bransch. Exido har sedan 2003 följt hur kundföretag ser på olika leverantörer utifrån fyra olika parametrar: idealleverantör (vem kunden kan tänka sig köpa system av), pris (hur kunden upplever prisvärdheten), prestanda (hur kunden upplever systemets prestanda) och kompetens (hur kunden upplever leverantörens kompetens). I nedanstående lista vägs dessa parametrar ihop från de kunder som har erfarenhet från respektive leverantör. De som bedömer har antingen en kundrelation till leverantören eller känner väl till leverantören. De fyra främsta aktörerna har en mycket stark position bland medelstora företag. De har bra lösningar som snabbt hjälper företagen att skapa struktur och därmed ge stöd till affärsprocessen. Jeeves är det företag som under det senaste året mest ökat i attraktivitet, vilket främst beror på att en ökad andel företag har fått upp ögonen för dem som leverantör, samt att de bedöms som prisvärda. Visma och Hogia har en stor andel av företag som anser dem mycket prisvärda, många av dessa företag är små eller medelstora. Microsofts styrka är varumärket och att många ser dem som en tillförlitlig leverantör. Företag i varierande storlek attraheras av Microsoft, även om de främsta lockar företag med upp till anställda. Under det senaste året har Microsoft tappat sin position något eftersom företagets upplevda prisvärdhet sjunkit. Bland de större företagen hamnar företag som IBS, Lawson, Agresso och SAP högt. Antalet företag som ser IBS som en alternativ leverantör är färre än de andra aktörerna men de upplevs vara en stark leverantör främst med avseende på prestanda och kompetens. Trots att Agresso har en stark position och får bra omdömen från den offentliga sektorn har man svårt att slå igenom hos privata företag. Lawson är starka i flera segment och branscher. Under det senaste året har företaget flyttat fram sina positioner, trots att flera kunder upplever att prestandan är låg i relation till andra leverantörer. SAP är referensföretag för många kunder. Deras position har sjunkit tillbaka under det senaste året, vilket främst beror på prisuppfattningen och att många kunder inte vill hamna i en osäker situation avseende vad affärssystemet kommer att kosta. Uppfattningarna kring SAP har troligen påverkats av att flera av de affärssystemprojekt som blivit kommit till allmänhetens kännedom för att kostnaderna eskalerat utanför kundens kontroll har varit SAP-projekt. När företag ska välja affärssystem väljer de flesta mjukvaran först. Därefter ser man vilken implementatör som kan integrera respektive lösning. Den leverantör som kundföretagen anser är bäst på att leverera affärssystemlösningar är Logica. En del av förklaringen är Logicas nationella täckning och att de tilltalar både mindre och större företag. SYSteams styrka ligger också i deras geografiska bredd samt att de attraherar många medelstora företag. Sveriges mest populära affärssystem 2009 Placering 2009 Placering 2008 Leverantör 1 (3) Jeeves 2 (2) Visma 3 (1) Microsoft 4 (n/a) Hogia 5 (6) IBS 6 (4) Agresso 7 (8) Lawson 8 (5) SAP 9 (7) Oracle 10 (9) IFS Källa: Rankingen baseras på Exido IT-barometern 2009 (2008) och omfattar webbenkäter under våren 2009 till svenska företag med fler än 100 anställda. De fyra främsta aktörerna har en mycket stark position bland medelstora företag. De är bra lösningar som snabbt hjälper företag att skapa struktur. Sveriges mest populära implementatörer av affärssystem 2009 Placering 2009 Placering 2008 Leverantör 1 (2) Logica 2 (3) SYSteam 3 (1) Acando 4 (5) Volvo IT 5 (6) Sogeti 6 (10) IBM 7 (7) Tieto 8 (4) Sigma 9 (8) Capgemini 10 (9) Accenture Källa: Rankingen baseras på Exido IT-barometern 2009 (2008) och omfattar webbenkäter under våren 2009 till svenska företag med fler än 100 anställda.

20 20 HELA DENNA BILAGA ÄR EN ANNONS FRÅN IDG CUSTOM PUBLISHING ANNONS 5till lyckad upphandling av affärssystem steg Tabell: Lyckad upphandling av affärssystem Att välja affärssystem för en viss verksamhet påverkar såväl arbetssätt som processer, men även personalen. För att lyckas är det därför viktigt att redan i upphandlingen veta vad som är målet och hur man vill nå dit. Ett vanligt fel är att för tidigt titta på den ekonomiska sidan av upphandlingen istället för att fokusera på verksamheten och utreda vilket stöd den behöver. Utifrån detta går det att hitta ett antal kandidater som kan erbjuda det stöd som eftersöks. Sedan gäller det att jämföra pris och andra ekonomiska aspekter. En arbetsmetodik för att undvika de vanligaste fällorna presenteras nedan. I nedanstående figur beskrivs de olika stegen till en lyckas upphandling. Förberedelser 1 Många verksamheter försöker hitta det som är unikt för dem. Vissa håller mycket låga priser, andra satsar på kvalitet och så vidare. Att vara unik i något hänseende premieras ofta och ingen verksamhet är den andra lik. Detta bör vara utgångspunkten då man ska upphandla ett affärssystem och det är oerhört viktigt att noggrant syna den egna verksamheten och utreda vad den kräver av ett framtida affärssystem. I detta steg är det lätt att fokusera alltför mycket på exempelvis att ta fram förfrågningsunderlag, hitta leverantörer och fun- dera på hur man ska analysera svar. Det måste visserligen också göras, men det är viktigt att urskilja verksamhetens behov och att gå vidare med öviga aktiviteter först när man är nöjd med detta. Efter en ordentlig genomlysning av den egna verksamheten kan förfrågningsunderlag och analysmodeller skapas. Det är också viktigt att bestämma hur projektet ska bedrivas och säkerställa att det finns personer som är med genom hela processen för att inte tappa kunskap och erfarenheter i de senare faserna. Förberedelser Gallring Utvärdering Avtalsskrivning * Kompetens inom verksamheten/affären, IT och förändringsledning ** Inklusive funktion, processflöden, integration och teknisk infrastruktur *** Inklusive processkartläggning, nyttovärdering, kravspecifikation Fokus Egna verksamheten och nytta Leverantörer och lösning Lösning Pris och vilkor Projektdefinition trespråkig projektgrupp* Genomgång av verksamhetsprocesser Mål och nyttovärdering Utse ansvarig för nyttohemtagning Specificera krav** Specificera modell för utvärdering Urval leverantörer Utskick till leverantörer Stöd till leverantörer Gallring av leverantörer Aktiviteter Leverabler Demonstrationer Samtal med leverantörer Identifiera anpassningar Rekommendation på två leverantörer Specificera avtalsmodell Projektdefinition Sammanstäld utvärdering Uppdaterad utvärdering Avtalsmodell Avtalsförhandling Avtalsskrivning Avtal Modell och process för uppföljning av avtal TID Källa: Exido Gallring 2 Det finns ingen given regel för hur många leverantörer man skall skicka förfrågansunderlaget till, men man bör inte ta med fler leverantörer än vad man har tid att hantera. Räkna med att det under denna fas kommer att vara en hel del frågande och diskuterande runt underlaget. Samtidigt är det viktigt att inte för tidigt låsa sig vid för få leverantörer, då man trots allt kan få en mängd bra idéer även från de leverantörer som inte kommer med i nästa omgång. När förfrågningsunderlagen har kommit in är det dags att göra en gallring. Gallringen bör fokusera på leverantör och lösning. När leverantörerna ska väljas ut för nästa steg är det viktigt att man i botten har en kvantitativ utvärderingsmodell. Det är inte bara viktigt för det egna beslutet, utan kan även användas som förklaring till de leverantörer som gallras ut. Då får de leverantörer som blir