Orgelprojekt i församlingen. Kyrkans delegation för orgelärenden

Transkript

1 Orgelprojekt i församlingen Kyrkans delegation för orgelärenden 1

2 Publikationer från Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland 2009: 2 Orgelprojekt i församlingen Kyrkans delegation för orgelärenden Kyrkostyrelsen / Gudstjänstliv och musik Helsingfors

3 Innehåll Inledning 6 Inledandet av ett orgelprojekt 7 Förhandsutredning 7 Reparation eller nedmontering? 7 Reparation av en gammal orgel 9 Ny orgel 11 Verkställare av orgelprojektet 12 Från anbudsbegäran till kontrakt 14 Anbudsbegäran 14 Anbud 15 Kyrkans delegation för orgelärenden Val 15 Kontrakt 16 Fotografier Pekka Suikkanen, ordförande Ulla Tuovinen, sekreterare Sixten Enlund Johanna Torikka Riikka Viljakainen Eero Väätäinen Pekka Suikkanen Orgeln i Hyvinge gamla kyrka Orgeln i Tenala kyrka Övervakning och mottagning av orgeln 16 Byggnadstid 16 Överlåtelse och mottagning av orgeln 17 Information 18 Om orglar i allmänhet 18 Om historiska orglar i Finland 18 Om upphandlingsförfarande 18 ISBN (pdf) ISSN X Layout Minna Paavola Kontaktuppgifter 18 Bilaga Arkivering av orgelhandlingar 19 Kyrkostyrelsen / Gudstjänstliv och musik 4 5

4 Inledning Dessa åtgärdsanvisningar är avsedda att vara till hjälp i församlingarnas och de kyrkliga samfälligheternas orgelprojekt. Målet är att ge anvisningar för anskaffningar och reparationer av instrument. Anvisningarna kan tillämpas då nya orglar införskaffas, då gamla orglar repareras samt i fråga om andra åtgärder som gäller orglar. De har karaktären av en karta, som ger olika aktörer riktlinjer för hur man genomför ett orgelprojekt. De är allmänna till sitt innehåll och strävar inte efter att besvara detaljerade frågor. Varje orgelprojekt är individuellt beträffande de praktiska åtgärderna, eftersom det inte finns två likadana instrument. Av denna anledning bör även dessa åtgärdsanvisningar få en individuell tillämpning för varje projekt. Planeringen av finansieringen av ett orgelprojekt börjar i god tid före det egentliga orgelbyggandet inleds. De allmänna principer som gäller i frågor relaterade till ekonomi och upphandlingsförfarande bygger på lagen och förordningen om offentlig upphandling. I egenskap av offentliga samfund måste församlingarna agera i enlighet med gällande bestämmelser och författningar. I alla skeden av ett orgelprojekt ligger beslutanderätten alltid på den lokala nivån: hos församlingen eller den kyrkliga samfälligheten. Församlingen kan och ska vid behov använda sig av utomstående expertis och externt kunnande i sina lösningar som gäller orglar. Resultatet av ett orgelprojekt ett reparerat gammalt instrument eller en ny orgel utgör alltid en helhet, där instrumentets tekniska lösningar bör grunda sig på dess konstnärliga utgångspunkt. Instrumentet ska vara konstruerat så att det är hållbart både som ett arbetsredskap och som ett konstinstrument även i framtiden. Kyrkans delegation för orgelärenden 6 7

5 Inledandet av ett orgelprojekt Omsorgsfull och grundlig förberedelse och planering är avgörande för att ett orgelprojekt ska lyckas. Talesättet god planering är halva jobbet stämmer även här. Förhandsutredning Den allmänna kartläggningen omfattar församlingens orgelsituation som helhet. Kartläggningen innehåller information om vem som byggt varje instrument, byggnadsår samt orglarnas storlek och orgeltyp. Också orglarnas allmänna skick, tekniska funktion och klangegenskaper bör utredas. Dessutom bör man vara medveten om instrumentens huvudsakliga användningsändamål: används de förutom för gudstjänstlivet också inom församlingens övriga musik- och konsertverksamhet? Aspekter att beakta i anslutning till detta är särdragen hos församlingens musikverksamhet och dess särskilda behov samt vilka kopplingar det övriga musiklivet på orten (t.ex. musikläroanstalter) har till församlingens verksamhet. Den instrumentspecifika kartläggningen fokuseras på ett enskilt instruments olika skeden, utförda ändringsarbeten, restaureringshistoria samt på detaljer på alla plan från orgelskåpets ytbehandling till trakturens tekniska lösningar. Beroende på orgel kan detta vara ett mycket krävande och tidsödande projekt. I fråga om äldre orglar rekommenderas det att man gör en dylik utredning även om det inte skulle vara aktuellt med ett orgelprojekt, eftersom orgelns historia är en del av församlingens hela verksamhetshistoria. Reparation eller nedmontering? I det följande ges en noggrannare presentation av den instrumentspecifika kartläggningens delområden som behövs då man avväger om den gamla orgeln ska repareras eller om en ny ska införskaffas. Utredningen av orgelns historia börjar med att man undersöker anskaffningsprocessen bakom instrumentet. Gällande vissa delar kan ett instruments rötter ligga ännu längre tillbaka i tiden än man trott, eftersom man kan ha använt sig av delar eller stämmor från en tidigare orgel. Till orgelns olika skeden hänför sig även ombyggnader och betydande ändringsarbeten. Det är bra om alla de ingrepp som gjorts på or- 8 geln granskas parallellt med den generella utvecklingen inom orgelbyggandet i vårt land samt med beaktande av hur åtgärderna anknyter till församlingens och ortens olika skeden. Då man planerar ett orgelprojekt måste man också reda ut församlingens skyddsförpliktelser gällande kyrkorummet och orgeln. Orgeln och kyrkorummet har alltid även historiska värden, vilka bör beaktas i orgelprojektet (14 kap. 2 och 14 kap. 5 i kyrkolagen). Som grund för beslutsfattandet i ett orgelprojekt måste man utreda vilka reparationer som har gjorts på instrumentet, deras effekter (t.ex. klang, funktionalitet) samt de medel som lagts ner på reparationerna. Vid utvärderingen av orgelsituationen måste man fästa uppmärksamhet vid hur mycket pengar man årligen lägger på underhåll och service och hurdant resultat man får för kostnaderna. Dessutom kan man utreda vilka reparationer som gjorts t.ex. under de senaste 10 åren och de brister man har noterat i användningen. På motsvarande sätt kan man med jämna mellanrum be den orgelbyggare som underhåller orgeln om en uppskattning av framtida kostnader. Kartläggningen av orgelns skick är en objektiv utredning av trakturens funktion, pipornas, konstruktionernas, orgelskåpets och fasadens skick samt de olika delarnas hållbarhet. Kartläggningen innehåller en lista över alla byggnadsmaterial, de olika delarnas slitage och sprickor samt trasiga och svaga punkter. Man utreder även orgelns fungerande och intakta element. Vissa av de delar som ingår i kartläggningen är inte synliga och kräver t.ex. att en luftlåda öppnas eller att pipor avlägsnas. Av denna anledning är det skäl att låta en professionell orgelbyggare utföra arbetet; denna kan också bedöma synliga delar med avseende på deras hållbarhet. 9 Församlingen ska avväga vad som lönar sig reparation eller ny orgel. Priset på en ny orgel och reparationskostnaderna för en gammal orgel är alltid uppskattningar och i vissa fall är det inte ens ändamålsenligt att jämföra dem. Det är klart att man med de medel som investeras i en orgelreparation bör kunna åstadkomma en förbättring av instrumentets svagheter och egenskaper. En orgel är dock ofta en del av lokalsamfundets kulturhistoria och en församlings projekt för att bevara en gammal orgel är kulturellt betydelsefullt. Då det förutom reparation är fråga om restaurering/

6 rekonstruktion stiger priset så att det nästan motsvarar priset för en motsvarande, ny orgel. I fråga om ett sådant instrument bevarar man oersättliga musikaliska och kulturhistoriska värden och en prisjämförelse med nya orglar är inte den primära grunden för beslutsfattandet. I förhandsutredningen till orgelprojektet måste man också beakta eventuella önskemål om en omplacering av orgeln i kyrkorummet. Till de aspekter som bör utredas hör även vilka effekter projektet kommer att ha på församlingens verksamhet och användningen av kyrkan för förrättningar och övriga evenemang. Om församlingen utgående från förhandsutredningarna beslutar sig för att anskaffa ett nytt instrument måste den gamla orgeln dokumenteras. Dokumentet ska innehålla handlingar, ritningar och utredningar som gäller orgeln samt tillräckligt med bildmaterial och eventuellt också inspelningar av instrumentets ljud. Om ett gammalt instrument monteras ner men inte säljs är det på församlingens ansvar att förvara instrumentet. Gamla orgelpipor, orgelfasader eller delar därav utgör församlingens kulturarv och bör sparas för kommande generationer (för eventuell framtida uppmontering) antingen i församlingens förrådsutrymmen eller i samarbete med ett lokalt museum eller landskapsmuseet. Reparation av en gammal orgel En reparation kan vara en underhållsreparation, med vilken man eftersträvar att säkerställa att orgeln är i funktionsdugligt skick. Det kan också vara en reparation som ändrar orgelns ursprungliga eller nuvarande skick och där ändringarna syftar till att antingen förbättra instrumentet eller att återställa det i dess ursprungliga form. Utifrån förhandsutredningarna eller på grund av orgelns ålder och/eller historiska värde kan man komma fram till den slutsatsen att den ska repareras eller restaureras. I synnerhet i det senare fallet bör orgelns historia med alla dess skeden samt orgelns beståndsdelar (pipor och övriga delar) från olika tidsperioder noga utredas. Församlingen kan undvika många överraskningar under orgelprojektets gång om man inför restaureringen har uppgjort en detaljerad reparationsplan. En del av reparationsplanen har klarlagts redan i samband med förhandskartläggningarna och detta bör man även eftersträva. Det lönar sig inte att i onödan göra två tekniska genomgångar eller utredningar av orgelns historia. Det är bra att anlita utomstående experter då man gör upp planen. Reparationsplanens innehåll generellt: orgelns nuvarande skick med dess brister och styrkor ändamålet med åtgärderna: vad man vill uppnå med reparationen/förnyelsen en noggrann beskrivning av orgeltypen i fråga och den stil man eftersträvar en allmän beskrivning av slutresultatet: konstruktionen i stort, teknik, luftförsörjning, pipverk vilka delar som behöver bytas ut: grunderna och förebilderna för deras dimensionering och konstruktion vilka delar som behöver iståndsättas i fråga om återskapande ändringar: vilka delar och stämmor som ska rekonstrueras i vilket skick orgelskåpets ytbehandling är och vilka åtgärder den kräver. I vissa fall är det möjligt att tänka sig att dela upp reparationerna i olika skeden och helheter och att sprida ut orgelprojektet över flera år. Detta förutsätter en noggrann helhetsplan som sträcker sig över en längre tid, även ekonomiskt sett. Såväl vid förnyande som återställande reparationer ska man alltid fokusera på att åtgärda det väsentliga: orgelns funktion och klang. Det viktigaste är att de grundläggande aspekterna är i skick. Till restaureringen av historiska orglar ansluter sig även kravet på att förstå det gamla instrumentets egenskaper ur såväl orgelbyggarens som organistens perspektiv. Ny orgel Nya orglar anskaffas företrädesvis till nya kyrkor och kapell men kan också, om församlingen fattat beslut om det, också ersätta en gammal orgel som monteras ner. Innan man ger sig i kast med en gammal orgel måste man naturligtvis göra de ovan nämnda utredningarna. Likaså behövs alltid förhandsutredningar då man anskaffar en ny orgel. Utgående från utredningarna kan olika alternativ vägas mot varandra. Utgångspunkten för planeringen är orgelns plats och det utrymme som reserverats för den. Hur ska orgeln placeras i kyrkorummet och möjliggör rummet t.ex. gemensamt musicerande och kan kören placeras nära orgeln? Man måste också vara medveten om salens akustiska egenskaper samt de arkitektoniska krav som ställs på orgelns yttre gestalt. Då man undersöker hur orgeln ska placeras bör man beakta solljuset och effekterna av ventilationen. Från första början borde placeringen planeras så att den är idealisk och att olika faktorer från akustik 10 11

7 till funktionalitet har beaktats. Då man vet måtten på det utrymme som reserverats för orgeln (höjd, djup och bredd samt konstruktionernas hållbarhet) ger dessa redan i sig riktlinjer för vilken typ av orgel som lämpar sig samt dess allmänna konstruktion. Om målet är att få ett instrument av en viss typ måste man känna till vilka utrymmeskrav detta ställer. Exempelvis kräver orglar i romantisk stil tillräckligt med utrymme, i synnerhet djup. För att orgeln ska fungera pålitligt krävs ofta ändringsarbeten där orgeln ska placeras: t.ex. ändring av belysningen, eldragning, ändring av golvkonstruktionerna samt VVS-arbeten. I nya kyrkor kan dessa ändringsarbeten undvikas med god planering. Man ska redan från början beakta att underhåll bör kunna utföras på orgeln. Särskilt uppmärksam bör man vara då man planerar nya orglar för gamla kyrkor. Att bygga en ny orgel i en gammal kyrka är en sådan väsentlig förändring av kyrkans interiör som kräver att kyrkofullmäktiges majoritetsbeslut ska underställas kyrkostyrelsen för fastställelse (14 kap. 2 i kyrkolagen). Enligt kyrkolagen behövs dessutom Museiverkets utlåtande för att göra väsentliga ändringar i kyrkor uppförda före år 1917, liksom även i yngre kyrkor som skyddats genom separata beslut (14 kap. 5 i kyrkolagen). Vid planeringen av en ny orgel fokuseras byggnadsskyddsintresset på orgelns placering, dess storlek och på att den estetiskt sett passar in i kyrkans arkitektur. Då man planerar fasaden till en ny orgel är det skäl att inkludera en professionell designer i ett tillräckligt tidigt skede för att samarbetet mellan de olika aktörerna ska löpa. Andra faktorer som inverkar på planeringen av den nya orgeln kan vara lokala och regionala behov. Orgelns huvudsakliga funktion är inom församlingens gudstjänstliv, men man bör också beakta vilka andra användningsbehov det finns såväl i församlingens egen verksamhet som på orten i allmänhet. Dessutom kan man beakta huruvida det rör sig om församlingens huvudkyrka, en sidokyrka eller ett kapell. Då man förbereder orgelprojektet kan man också reda ut vilken typ av orglar som finns i närbelägna kyrkor. På så sätt kan man göra den regionala orgelkartan mångsidig genom att anskaffa instrument i olika stilar. 12 Den nya orgelns pris kan ibland inverka på orgelns typ och storlek. Då man planerar anskaffning av en orgel måste man reda ut finansieringsbehovet i projektets olika skeden, planeringen av den egna finansieringen och eventuell övrig finansiering. Verkställare av orgelprojektet Alla orgelprojekt i församlingen (anskaffning av en ny orgel eller reparation av en gammal) kräver en stor praktisk insats och mycket planering och organisering. För att sköta dessa uppgifter behövs en orgelkommitté. Den lokala orgelkommittén är tillsatt av ett förtroendeorgan (rådet) och detta ger också kommittén dess uppgift och resurser. Den lokala orgelkommittén har i uppgift att dra i gång orgelprojektet. Till dess uppgifter hör att bereda projektet för de beslutsfattande organen (kyrkorådet/fullmäktige) så att dessa kan fatta behövliga beslut. Kommittén kan från första början fungera som en praktisk aktör inom projektet. Kommittén kan också få avgränsade uppgifter (begränsningarna kan t.ex. gälla tiden eller uppgiften) eller den kan knytas till sin uppgift under hela den tid projektet pågår. Kommittén kan som hjälp också anlita utomstående expertis. Till den lokala orgelkommitténs uppgifter hör att informera om församlingens orgelprojekt och dess effekter, exempelvis på användningen av kyrkan och orgeln. Eftersom det är kantorn som ansvarar för församlingens instrument (6 kap. 39 i kyrkoordningen), har denne en viktig roll för att hela projektet ska lyckas. Eftersom kantorn är den som använder och är bekant med församlingens instrument känner han eller hon till orgelns skick och är ofta den som gör de första framställningarna i orgelfrågor. En lokal orgelkommitté ska tillsättas då det finns tecken på att ett instrument kräver större åtgärder än normalt underhåll. På så sätt har den lokala kommittén tillräckligt med tid att förbereda orgelprojektet. Orgelkommittén borde ha ekonomisk, musikalisk och administrativ sakkunskap. Församlingens kantor är en självskriven medlem av orgelkommittén och det är naturligt att även de beslutsfattande organen finns representerade. Församlingen kan även kalla en utomstående orgelkonsult till orgelkommittén. Den utomstående konsulten ställer sin sakkunskap till församlingens förfogande. Uppgiften är att ge både församlingen och orgelbyggaren ett bredare perspektiv på orgelbyggande i allmänhet. Konsulten fungerar som en länk mellan de olika parterna, eventuellt också som förhandlare. I bästa fall fungerar den utomstående konsulten ända från projektets början som en oavhängig expert. Församlingen kan vid behov begära ett utlåtande om sin orgel av Kyrkans delegation för orgelärenden. Utlåtandet kan behövas i oklara eller svåra situationer och är nödvändigt i de fall då församlingen anhåller om finansiellt bistånd för sitt projekt hos kyrkostyrelsen. Från Kyrkans centralfond kan man ansöka om byggnadsunderstöd för reparation eller restaurering av en orgel eller för anskaffning av en ny orgel. Understöden är i första hand avsedda för mindre bemedlade församlingar. Kyrkans delegation för orgelärenden har i uppgift att i egenskap av kyrkostyrelsens expertorgan stöda församlingarna i deras anskaffning, an- 13

8 vändning och skyddande av orglar och andra instrument. Den bl.a. bereder och gör framställningar till kyrkostyrelsen om allmänna anvisningar för planering av orgelprojekt och underhåll av instrumenten, bereder de utlåtanden i orgelärenden som kyrkostyrelsen har begärt samt ger församlingarna anvisningar och utlåtanden gällande enskilda orgelprojekt och planeringen av dem. Delegationen är ett sakkunnigorgan, i vilket ingår en ordförande utsedd av kyrkostyrelsen samt högst fem medlemmar, varav en representerar den svenskspråkiga delen av befolkningen. För sitt orgelprojekt behöver församlingen utlåtanden. Till en begäran om utlåtande riktad till Kyrkans delegation för orgelärenden ska fogas följande dokument: 1) Uppgifter om kyrkobyggnaden 2) Uppgifter om orgeln 3) Bilder på kyrkans interiör och orgelns fasad 4) Kantorns utlåtande om orgeln 5) Eventuella tidigare utlåtanden om orgeln 6) En kort utredning över församlingens gudstjänstliv och särdragen i dess musikverksamhet och 7) Eventuella utlåtanden om projektets kulturella och/eller historiska o.d. värden. Från anbudsbegäran till kontrakt Ett orgelprojekt är till sina ekonomiska och administrativa delar likadant som vilket annat som helst av församlingens byggnadsprojekt. I detta sammanhang måste man beakta lagen om offentlig upphandling, det regelverk som EU uppställer (t.ex. tröskelvärde) och vad som måste beaktas vid valet av anbudsgivare. Närmare anvisningar om dessa fås bl.a. i upphandlingsanvisningarna för offentliga samfund, från länsstyrelserna och på EU-kontoren. Anbudsbegäran Brevet med anbudsbegäran skrivs efter att förhandsutredningarna har gjorts och i detta bör man klargöra stilen och storleken på den orgel som ska anskaffas. Om det rör sig om ett reparationsprojekt ska en reparationsplan för projektet bifogas. Anbud inbegärs utgående från de uppgifter och fakta som orgelkommitténs utredningsarbeten därförinnan har kommit fram till. Den som lämnar anbud bör få en klar bild av vad 14 församlingen vill ha, för att kunna göra ett anbud. I anbudsbegäran bör så uttömmande som möjligt framgå på vilka grunder beslutet kommer att fattas. Anbudsbegäran innehåller åtminstone följande tre helheter: En redogörelse över det instrument som ska anskaffas och som anbudet gäller: Planen bör vara sådan att det är möjligt att jämföra anbud som gjorts utgående från den. I anbudsbegäran ska ett eventuellt samarbete med en arkitekt också omnämnas. Förutom de inbegärda anbuden kan orgelbyggaren ges möjlighet att ge ett anbud på en egen, alternativ plan. De utredningar som krävs av byggaren: t.ex. leveranstid, erfarenhet av instrumenttypen i fråga, byggnadssätt, vilka material som används, fasadskiss, konstruktionsbild och orgelns placering. Dessutom ska man uppge vad som förutsätts av orgelbyggeriet samt be om en utredning över eventuella underleverantörer. Av anbudet bör förutom priset även framgå anbudets giltighetstid. De specificerade urvalskriterierna bör finnas tydligt angivna. Urvalskriterierna kan förutom priset hänföra sig till kvalitativa eller konstruktionsmässiga aspekter. Anbud begärs av sådana orgelbyggare som har förutsättningar för att realisera projektet. I anbudsbegäran uppges klart och tydligt vem som begär anbudet, vart anbuden ska skickas och när de senast ska lämnas in, när anbuden öppnas och vem som är kontaktperson i frågor som gäller instrumentet. Anbudsbegäran undertecknas av församlingens ekonomiansvarige. Försenade anbud beaktas ej. Orgelbyggarna måste ges tillräckligt med tid (i allmänhet minst 3 mån.) för att uppgöra sina anbud. Till anbudsbegäran fogas alla dokument och utredningar som hänför sig till projektet (bl.a. kartläggningar, planer, disposition, ritningar, fotografier). Det är också skäl att i det skede då anbud inbegärs uppge eventuella andra reparations- och ändringsarbeten i kyrkan och att schemalägga dem så att de inte stör monteringen och intoneringen av orgeln. Anbud Jämförelsegrunderna för anbuden måste framgå av brevet med anbudsförfrågan. Anbuden öppnas på orgelkommitténs möte och de jämförs utgående från de angivna grunderna. Orgelkommittén kan, om den så önskar, be en utomstående expert ge ett utlåtande om de inkomna anbuden i förhållande till anbudsbegäran. Man måste dock komma ihåg att uppgifterna är konfidentiella ända fram till dess beslutet fattas. Man bör reservera tillräckligt med tid för behandlingen av anbuden, ofta innebär detta att flera möten måste hållas. Den som har gjort anbudsbe- 15

9 gäran kan, om man så önskar, be om närmare uppgifter och preciseringar av den som lämnat anbudet. De som lämnat anbud ska behandlas likvärdigt och uppgifterna konfidentiellt. Övervakning och mottagning av orgeln Byggnadstid Orgelprojektet ska ha en övervakare. Övervakaren fungerar särskilt som beställarens representant. Övervakaren har i uppgift att följa med att allt sker i enlighet med kontraktet, både på orgelbyggeriet och i kyrkan. Han ser också till att arbetet framskrider enligt tidsplanen. Val Utgående från grundliga utredningar och jämförelser ger orgelkommittén församlingens beslutande organ ett förslag på hur man ska gå vidare med orgelprojektet. Orgelkommittén kan vid behov och om den så önskar låta granska att framställningen och dess beredning är laglig. Alla de orgelbyggare som lämnat ett anbud ska informeras om beslutet. Kontrakt Efter att valet har gjorts inleds kontraktsförhandlingar med den utvalda orgelbyggaren. Under dessa görs bl.a. preciseringar i planerna: t.ex. reder man ut hur ytbehandlings- och elarbeten ska göras samt samarbetet med arkitekten, t.ex. färgsättningen. I kontraktet ska finnas tidtabeller för betalning, arbete och leverans. Av kontraktet bör framgå uppgifter om säkerheter och försäkringar. Gällande säkerheterna kan samma krav av naturliga skäl inte tillämpas på orgelprojekt som på övriga byggnadsprojekt. Under byggnadstiden kan det framgå omständigheter som kan påverka den avtalade tidtabellen. Detta får dock inte inverka på instrumentets slutgiltiga karaktär. Kontraktshandlingarna uppgörs så att bägge parterna kan godkänna dem. Till kontraktet bifogas, i korrekt ordning, de anbudsdokument (anbudsbegäran, anbud, eventuella separata avtal) som man kan hänvisa till i kontraktet. Garantitiden meddelas skriftligen. Till byggnadstiden hör delgranskningar, i det fall att delbetalningar är knutna till färdigställandet av vissa helheter. Dessa förutsätter ofta att man besöker orgelbyggeriet. Granskningarna innebär också interaktion mellan byggare och beställare under byggnadstidens gång. Vid behov har beställaren möjlighet att använda sig av specialexpertis inom olika områden under byggnadstiden. Församlingen ska beakta de begränsningar som gäller för användningen av kyrkan under den tid som orgeln monteras upp. Församlingen ska se till att goda förhållanden råder i kyrkan under uppmonteringen. Det är mest naturligt att byggarens önskemål till församlingen beträffande byggnadsplatsen framförs via en representant för orgelkommittén, församlingens kantor eller vaktmästarpersonal. Det är också viktigt att de som ansvarar för skötseln av fastigheten får tillräckligt med information, t.ex. om tidtabellen för uppmonteringen, hur de olika arbetsskedena framskrider och hur länge de pågår. Överlåtelse och mottagning av orgeln Projektet avslutas med överlåtelse och mottagning. Slutgranskningen kan göras av den som var övervakare under byggnadstiden. Till slutgranskningen ska fogas en skriftlig rapport, där man bedömer resultatet av arbetet i förhållande till utgångspunkten och konstaterar noterade brister. Slutgranskningen innehåller en teknisk och konstnärlig bedömning samt omnämnande av eventuella tilläggsarbeten. Närvarande vid överlåtelsetillfället är representanter för orgelbyggaren och beställaren, orgelkommittén samt projektets övervakare. Orgelprojektet i sin helhet är en skiftesrik och lång process. Övervakaren kan avfatta en skriftlig rapport över sin egen andel. Vid överlåtelsetillfället är det möjligt att fastslå i vilket skede projektet i sin helhet befinner sig och vilka aspekter som ännu bör beaktas. Vid överlåtelsetillfället kommer man överens om garantitiden för orgeln, vad garantin gäller och servicen under garantitiden

10 Information Om orglar i allmänhet Kirkkomusiikin käsikirja. Red. Erkkilä, Tuovinen, Tuppurainen. Kirjapaja, Helsinki Kirkkomusiikki. Red. Haapasalo, Lauerma, Nissinen, Suikkanen. Edita, Helsinki (Den virtuella katedralen, Sibelius- Akademin) (Lärdomsprov, Sibelius-Akademins bibliotek) Arkivering av orgelhandlingar Bilaga - gäller fr.o.m. år 2000 Det är bra att skapa en akt av de handlingar som hänför sig till en orgel, dvs. att alla handlingar som gäller samma instrument utgör en helhet. Detta kan göras per orgel (orgelakt) eller också kan handlingarna fogas som en del av fastighetsakten för den fastighet där orgeln finns. I akten kan också placeras sådana handlingar som har uppkommit före år Alternativt kan de gamla handlingarna förvaras arkiverade i enlighet med de tidigare arkivstadgarna. Förvaringsanvisningarna för församlingens orgelkommittés dokument framgår ur en separat arkiveringsanvisning som gäller en direktions handlingar. Orgelkommitténs handlingar inplaceras i arkivbildningsplanen under delen för fastighetsförvaltning. Om historiska orglar i Finland Ohjeet historiallisten arvokkaiden urkujen suojelusta. Kirkon jumalanpalvelus- ja musiikkitoiminnan keskus. Kirkon urkutoimikunta, Helsinki. (Den virtuella katedralen, Sibelius- Akademin) Om upphandlingsförfarande Kyrkostyrelsens cirkulär Nr 6/ Nr 10/ Nr 32/ Nr 9/ Nr 30/ Rådgivningsenheten för offentlig upphandling, tfn (09) 7711 Handels- och industriministeriet/offentlig upphandling Kontaktuppgifter Kyrkans delegation för orgelärenden PB Helsingfors Museiverket tfn (09)

11 Arkivering av orgelhandlingar Förhandsutredning Orgelsituationen i sin helhet u Orgelakt/ fv Förklaringar till förkortningarna Instrumentspecifik utredning u fastighetsakt fv a anlänt Kartläggning av orgelns skick a/u fv u upprättad Dokumentering av gammal orgel u fv fv förvaras varaktigt Rapporter om reparationer av orgeln a fv gt giltighetstid ep efter prövning (förutsätter att det finns en utsedd ansvarsperson, enligt vars prövning man agerar) Reparationsplan Plan gällande gammal orgel a/u Orgelakt/ fv Utlåtanden a fastighetsakt fv Expertutlåtanden från bl.a. kyrkostyrelsens delegation för orgelärenden, museiverket m.fl. Projekt Anbudsförfrågningar a Orgelakt/ 2 år Anbudsbegäran och anbud förvaras varaktigt om de innehåller Godkända anbud a fastighetsakt 10 år väsentlig information som inte framgår av de handlingar som ska Förkastade anbud a 3 år förvaras varaktigt. Protokoll över öppnandet av anbud u fv Kontrakt u Orgelakt/ gt + Förvaras varaktigt, om det innehåller väsentlig information fastighetsakt 10 år/fv om reparation eller anskaffning av orgel och informationen inte framgår av någon annan handling. Ansökan om byggnadsunderstöd Ansökan om understöd u Orgelakt/ 10 år Redovisning av understödet u fastighetsakt 10 år Kyrkostyrelsens beslut om understöd a 10 år Gransknings- och överlåtelseprotokoll/ mottagningsprotokoll a Orgelakt/ fv fastighetsakt Fotografier, program och broschyrer i anslutning till ibruktagningsceremonier för orglar förvaras varaktigt enligt prövning.handlingarna kan beroende på församlingens praxis arkiveras i orgel-/fastighetsakten eller i samband med övriga informationshandlingar. Eventuella kompositioner för en ny/reparerad orgel arkiveras enligt arkivbildningsplanens andel för musikarbetet. Handlingar i anslutning till u Orgelakt/ fv/ ep ibruktagningsceremonier för fastighetsakt nya/reparerade orglar

12 SUOMEN EVANKELIS-LUTERILAINEN KIRKKO EVANGELISK-LUTHERSKA KYRKAN I FINLAND KIRKKOHALLITUS KYRKOSTYRELSEN Publikationer från Evangelisk-lutherska kyrkan i Finland 2009: 2 ISBN (pdf) ISSN X 22