Korsholms kommun begär anbud för revisionen av kommunens förvaltning och ekonomi

Transkript

1 begär anbud för revisionen av kommunens förvaltning och ekonomi Upphandlingsenhet Revisionsnämnden Kontaktpersoner Frågor som berör upphandlingen av revisionstjänster: Revisionsnämndens ordförande Rolf Sund tfn e-post: rolf.sund(at)netikka.fi Frågor som berör kommunen och kommunkoncernens ekonomi och förvaltning: Ekonomidirektör Rabbe Eklund tfn (06) , e-post: rabbe.eklund(at)korsholm.fi Upphandlingsförfarande Upphandlingen utförs i enlighet med Lag om offentlig upphandling och koncession (1397/2016). Vid upphandlingen används öppet förfarande. Meddelande om upphandlingen har publicerats på har publicerats på adressen Allmän beskrivning av revisionsobjektet har drygt invånare och driftsbudgetens verksamhetskostnader uppgår i budgeten för 2019 till 157 miljoner euro. Kommunkoncernens balansräknings slutsumma per uppgick till 188 miljoner euro. Korsholm är värdkommun för två samarbetsområden. Det ena samarbetsområdet är inom primärhälsovården och omfattar kommunerna Vörå och Korsholm. Det andra samarbetsområdet är inom miljöhälsovården och omfattar utöver de två ovannämnda kommunerna även Närpes, Korsnäs, Malax, Kristinestad och Kaskö. Mer information om kommunen finns på kommunens webbplats,

2 UPPHANDLING AV REVISIONSTJÄNSTER begär anbud för revisionen av kommunens förvaltning och ekonomi enligt kommunallagen för åren Anbudet ska även innefatta en möjlighet till maximalt två optionsår så att revisionen även kan omfatta åren 2023 och 2024 om kommunen önskar det. Till anbudet ska fogas en utredning över de samarbetspartners inom revisionsbranschen som anbudsgivaren samarbetar med. Revisionsuppgifternas omfattning och innehåll 1. Revision enligt kommunallagen Den revision enligt kommunallagen för vilken anbud begärs och som utgör grund för jämförelsen av anbuden omfattar 35 revisionsdagar om året. 2. Sammanställning av utkast till utvärderingsberättelse Uppgörande av utkast till revisionsnämndens utvärderingsberättelse i samråd med nämnden. En uppskattning av tidsåtgången för detta ska uppges och om den kräver tid utöver de revisionsdagar som anges i punkt Revisionsrapporter på finska Utredning över beredskap att avge revisionsrapporter även på finska samt priset för detta. 4. Utredning om möjlighet till och priset för att utnyttja auktoriserade- eller övriga revisorer i revision av aktiebolag och övriga samfund inom kommunkoncernen eller för extra uppdrag utöver den lagstadgade revisionen. Obligatoriska krav som ställs på revisionssammanslutningen och den ansvariga revisorn Revisionssammanslutningen ska ha ekonomiska, tekniska och professionella förutsättningar att genomföra det som krävs i upphandlingen och ska påvisa detta i sitt anbud. Den ansvariga revisorn ska inneha OFGR-kompetens och utöver det ställs följande särskilda krav, som ska redovisas i anbudet, på revisionssammanslutningen och revisorn: - revisionssammanslutningen ska ha ett kvalitetssäkringssystem som är dokumenterat i en kvalitetshandbok, en processbeskrivning eller något annat kvalitetsdokument. - den ansvariga revisorn eller revisionssammanslutningen ska ha erfarenhet av revision och/eller på något annat sätt inhämtad kompetens för revision av EU-projekt eller andra uppdrag som anges i anbudsförfrågan och som kräver särskilt kunnande. - revisionsarbetet ska utföras på svenska. - den ansvariga revisorn ska ha en ersättare. Krav på den valda leverantörens ekonomiska situation Genom att lämna anbud godkänner anbudsgivare att upphandlingsenheten förutsätter att den valda leverantören före avtal kan ingås ska lämna följande utredningar: 1) En utredning om att företaget är antecknat i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret (enligt lagen om förskottsuppbörd 1118/1996) samt i registret över mervärdesskatteskyldiga (enligt mervärdesskattelagen 1501/1993). 2) Utdrag ur handelsregister. 3) Intyg över att skatter och lagstadgade försäkringspremier är betalda. Utdragen och intygen får inte vara äldre än tre månader.

3 PRISJUSTERINGAR SAMT FAKTURERING OCH BETALNINGSVILLKOR Priserna för lagstadgad revision och andra revisionstjänster bestäms enligt det godkända anbudet. Justering av priser Enhetspriserna för revisionsdagar och revisionstimmar ska vara fasta under det första året. Därefter har leverantören rätt att föreslå en prishöjning efter förhandlingar med beställaren. Leverantören ska ange grunderna för höjningen och redogöra för hur de påverkar det totala priset. Priset kan höjas endast om det skett en väsentlig förändring i kostnadsutvecklingen. Eventuella prishöjningar träder i kraft genom att de godkänns av beställaren. Om väsentliga förändringar sker i kommunens organisation, t.ex. genomförandet av en social- och hälsovårdsreform, kan antalet revisionsdagar ändras. Betalningsvillkor Minst 14 dagar netto. Förseningsränta enligt räntelagen. Fakturering enligt utfört arbete. Fakturan ska motsvara de krav som ställs i mervärdesskattelagen. Faktureringsadress:, Inköp 121,, Kommunen tar emot elektronisk faktura till adress FI , operatör ITELFIHH (Sparbanken). ANBUDETS INNEHÅLL Anbud ska ges om de revisionstjänster som anges under rubriken Upphandling av revisionstjänster och i den omfattning som begärts. Anbudet ska ges på svenska. Priserna ska uppges utan moms. Av anbudet ska framgå följande uppgifter: 1) Den lagstadgade revisionen - det totala priset på revisionen för åren inklusive rese- och övriga kostnader - det totala priset på en revisionsdag som används i faktureringen inklusive rese- och övriga kostnader, vilket det totala priset baserar sig på - priset på en extra revisionsdag inklusive rese- och övriga kostnader - uppgifter om den ansvariga revisorns auktorisation, språkkunskaper och annan kompetens och arbetserfarenhet som är relevant för uppdraget - uppgifter om auktorisationen och språkkunskaperna för biträdande revisorer och revisorer som är underleverantörer samt deras övriga kompetens och arbetserfarenhet som är relevant för uppdraget - utredning över den ansvariga revisorns eller revisionssammanslutningens erfarenhet av revision på svenska - den ansvariga revisorers andel av den arbetstid som faktureras - den ansvariga revisorns andel av den lagstadgade revisionen - utredning om revisionssammanslutningens kvalitetssäkring och dokumenteringen av anvisningar om kvalitetssäkringen - den ansvariga revisorns deltagande i kvalitetssäkring som övervakas av OFR-nämnden - hur stor del av den fakturerade arbetstiden som utförts vid den enhet som granskas

4 2) Övriga tjänster - eventuella tilläggskostnader för uppgörande av förslag till utvärderingsberättelse - pris på extra uppdrag och revision inom kommunkoncernen - eventuella pris på översättningar av revisionsrapporter till finska - pris för att verka som sekreterare i nämnden 3) Underleverantörer Av anbudet ska framgå vilka uppgifter anbudsgivaren har för avsikt att låta utföra genom en underleverantör och namnen på de viktigaste underleverantörerna. Anbudsgivaren ansvarar också för det arbete som har utförts av en underleverantör. Underleverantörens arbete ska uppfylla de krav som ställts på revisionstjänsterna i anbudsförfrågan. Anbud ska ges på hela upphandlingen. Option Anbud begärs för en option om 2 år. URVALSGRUNDER OCH BEDÖMNINGSKRITERIER Det totalekonomiskt mest fördelaktiga alternativet kommer att väljas under förutsättning att anbudet fyller de krav som ställs i anbudsförfrågan. Som jämförelsegrund bedöms priset med 50 % och kvaliteten med 50 %. Vid bedömningen poängsätts anbuden på följande sätt (1 % = 1 poäng): Vid bedömningen av kvaliteten beaktas: 15 % Kvalitetssäkring, genomförande Den ansvarige revisorns deltagande i kvalitetssäkring som övervakas av OFR-nämnden. 25 % Kompetens, tillförlitlighet Den ansvariga revisorns andel av den lagstadgade revisionen 14 % Den ansvariga revisorns och revisionssammanslutningens erfarenhet av revision av kommuner, samt utbildning 11 % 10 % Andel av arbete som utförs vid den enhet som granskas Vid bedömningen av priset beaktas: 35 % Det totala priset för avtalsperioden 5 % Pris per extra revisionsdag 10 % Pris för revision av samfund och bolag inom kommunkoncernen Anbudets giltighetstid Anbudet ska gälla tills valet av revisionssamfund vunnit laga kraft. INLÄMNANDE AV ANBUD Skriftliga anbud inlämnas per post till adressen: Registraturen.

5 Anbud kan även sändas per e-post till adressen: info(at)korsholm.fi Anbuden ska vara märkta med REVISIONSOFFERT. Anbuden ska vara tillhanda senast före kl Försenade anbud beaktas inte. Anbud som inte uppfyller anbudsförfrågan kommer inte att beaktas. Anbuden bör uppgöras i sådan form att de inte innehåller affärshemligheter. Personuppgifter och affärshemligheter ska uppges i separat bilaga med märket Icke offentlig. Förfrågningar Eventuella förfrågningar om precisering till anbudsförfrågan görs per e-post till kommunens registratur, info@korsholm.fi. Frågorna ska ställas senast kl Svaren på frågorna publiceras på kommunens hemsida /Aktuellt Förfrågningar besvaras inte per telefon. Beslutsförfarandet Kommunfullmäktige i Korsholm besluter i ärendet. Upphandlingsbeslutet skickas för kännedom till alla anbudsgivare. Tillkännagivandet innebär inte att det uppstår ett avtal om upphandling, utan det krävs ett särskilt skriftligt kontrakt. Vid offentlig upphandling är priserna offentliga för parterna efter det att beslutet har fattats och för allmänheten efter det att avtal har ingåtts. Öppningstillfället för inkomna anbud är inte offentligt. förbehåller sig rätten att godkänna eller förkasta givna anbud. Kommunen betalar inte ersättning för eventuella kostnader för uppgörande av anbud. Om anbudsgivaren vill att utredningsmaterial/visualisering ska returneras bör detta anges i anbudet. Avtal Avtal uppkommer förts då beslutet har vunnit laga kraft och avtal har undertecknats av bägge parterna. Utan särskild uppsägning gäller avtalet revisionen för åren I avtalet ska det finnas en möjlighet till förlängning (option) så att det maximalt kan omfatta revisionen av åren 2023 och Kommunen ska meddela om förlängningen senast inom mars månad Parterna förbinder sig att meddela övriga avtalsparter om det under avtalsperioden inträffar väsentliga förändringar i verksamheten (t.ex. till följd av stora organisationsförändringar). Meningsskiljaktigheter och tvister om avtalet avgörs i Österbottens tingsrätt. Avtalet kan sägas upp med en ömsesidig uppsägningstid på 6 månader. Vid upphandlingen följs de allmänna villkoren för offentlig upphandling (JYSE 2014 TJÄNSTER)/ andra allmänna branschvisa avtalsvillkor. Vid ingående av avtal tillämpas följande giltighetsföljd: 1) upphandlingsavtal

6 2) anbudsförfrågan med bilagor 3) anbudet med eventuella bilagor 4) de allmänna villkoren för offentlig upphandling (JYSE 2014 TJÄNSTER)