Informationsbeteende och förmedling av arkivinformation

Transkript

1 Informationsbeteende och förmedling av arkivinformation Anneli Sundqvist, Mittuniversitetet

2 Arkivinformation lagrad information som uppstår i, för och genom en organisations verksamhet eller som når organisationen utifrån som effekt av dess verksamhet (Kjölstad) handlingsbegreppet

3 Traditionen Historiska arkiv Institutionsperspektiv Användaren = forskare alt. den engagerade medborgaren

4 Nya krav Tillgängliggörande/digitalisering Arkivpedagogik E-förvaltning Sociala medier/interaktion FOI PSI-direktivet - Lag om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen

5 Syfte - att undersöka hur arkivinformation används i en administrativ kontext, och hur användarnas beteende förhåller sig till sökhjälpmedel, representationssystem och mänsklig förmedling.

6 Förväntade resultat Inomvetenskapliga -öka kunskapen om användandet av arkivinformation -ta fram en modell för informationsökning Praktiska -bidra till tillgängligheten till arkivinformation

7 Frågeställningar Hur används handlingar i samtida organisationer? - i vilken kontext och för vilka syften används handlingar? - vilka användarkategorier kan identifieras? Hur medieras återsökningar av handlingar? - vilka hjälpmedel används i sökprocessen? - hur väl motsvarar hjälpmedlen användarnas informationsbehov? - vilken roll spelar den mänskliga förmedlingen i sökprocessen?

8 Design Kvalitativ metod Fallstudier - Örnsköldsviks kommun - Vägverket

9 Metoder för datainsamling Intervjuer, totalt ca 50 Analys av skriftliga förfrågningar Analys av sökhjälpmedel Kompletterande observationer

10 Teoretiskt ramverk Arkivteori Teorier om informationsbeteende Aktivitetsteori

11 Arkivteori - handlingsbegreppet Beståndsdelar Innehåll Form Kontext Egenskaper Information Objekt Bevisvärde

12 Informationsbeteende activities a person may engage in when identifying his or her own needs for information, searching for such information in any way, and using or transferring that information (Wilson, 1999, p. 249)

13 A model of information behaviour (Wilson, 1999)

14 Aktivitetsteori Kontext Mediering Motsägelser

15 Medierande redskap Sökhjälpmedlen fungerar som medierande redskap, som inte nödvändigtvis ger omedelbar tillgång till arkivinformationen. De är resultat av tidigare beslut, idéer och värderingar, liksom tidigare teknologi. De har en styrande inverkan på sökprocessen. Representational systems are both manifestations of a culture as well as the infrastructure to support that culture. (Elizabeth Yakel, 2003)

16 An activity model of the information behaviour of users of records

17

18 Syften med användning Materiella Operationella Ansvarighet Kunskapssökande Användning Faktakontroll Rekonstruktion av händelser och åtgärder Erfarenhets-/kunskapsåtervinning Verifiering Exemplifiering/illustrering

19 Efterfrågade objekt faktainformation specifika handlingar icke-specifika handlingar typer av handlingar

20 Härleds till handlingarnas egenskaper Information Objekt Bevisvärde behovet av autentisk, trovärdig och tillförlitlig information

21 Sökvägar Personlig kunskap - triviala frågor snabbhet, effektivitet - komplexa frågor problemlösning, dialog Andra handlingar Personliga samlingar Fysisk ordning Personliga register Verksamhetssystem Diarier/ärendehanteringssystem Arkivförteckningar

22

23 De interna användarna knyter ofta handlingarna till en administrativ kontext: en handläggningsprocedur eller en arbetsprocess den kontext de är verksamma inom. Externa användare agerar i en egen kontext som ibland interagerar med eller överlappar organisationernas.

24 Kontext är oumbärlig, men också hämmande. Dekontextualisering och rekontextualisering användarna måste kunna relatera till sin egen kontext? Hur hantera förändringar?

25

26 Motsättningar inneboende i sökhjälpmedlen ska uppfylla olika, inte alltid förenliga, syften. Vad är det egentligen som beskrivs, som representeras? mellan användarnas verksamhet och sökhjälpmedlen. mellan användarnas frågor och sökhjälpmedlen. mellan helhet och delar, mellan enskilda handlingar och aggregerade beskrivningar, mellan handlingar och kontext. temporala motsättningar handlingar skapats för vissa ändamål i en viss kontext, används för andra ändamål i en annan kontext. Förändringar av omständigheter, rutiner, språk.

27 Den personliga förmedlingens betydelse arbetsfördelning inom organisationerna specialistkunskap (i varierande grad) -systemkunskap -domänkunskap överbrygga motsättningarna mellan användarna och sökhjälpmedlen rent faktiskt den förmedlande länken mellan användare och söksystem (inte allmänt tillgängliga)

28 Archival intelligence knowledge of archival theory, practice and procedures an ability to reduce uncertainty and ambiguity when solving problems intellective skills - the ability to understand representations and the relationships between representations and what they were representing. (Yakel & Torres 2003)

29 Tillgängliggörande innebär alltid någon form av urval och tillrättaläggande: Vem bestämmer? På vilka grunder? Vad händer med det som inte tillgängliggörs?

30 Push-strategies - tillrättalägger handlingarna för användaren Pull-strategies - låter användarna själva söka information (Morville 2005)

31 Vad är det vi vill förmedla? Vad lyfter vi fram? Vad väljer vi bort? Transparens?

32 Slutsatser Användning och återsökning av arkivinformation är en målinriktad aktivitet. Arkivinformation har olika egenskaper och funktioner och kan användas på olika sätt, vilket påverkar sökprocessen. Arkivinformationen är oftast potentiell. Sökhjälpmedlen specialistsystem. Endast de erfarna användarna använder sökhjälpmedlen effektivt. Personlig förmedling viktig. Preferens för specifika sökbegrepp. Sökprocessen får ofta karaktär av en förhandling mellan användaren och förmedlaren av arkivinformation, där den senare får översätta användarens fråga till en form som motsvarar sökhjälpmedlens och representationssystemens uppbyggnad.

33 Vidare Hur designa sökhjälpmedel som bättre stödjer verksamhetsprocesserna? Kan verksamhetssystemen integreras med sökhjälpmedlen och generella dokumenthanteringssystem? Hur kan de identifikatorer användarna presenterar införlivas i sökhjälpmedlen? Hur kan förändringar fångas i systemen för att möjliggöra sökbarhet på lång sikt? Vilka aspekter av den mänskliga förmedlingen kan formaliseras i systemlösningar?