KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA 2017 TID: Lördag 1 april 2017 kl PLATS: Matsalen, Brunns skola

Transkript

1 KALLELSE TILL ÅRSSTÄMMA 2017 TID: Lördag 1 april 2017 kl PLATS: Matsalen, Brunns skola Vid omröstningar gäller en röst per fastighet respektive en röst per bryggplats. Om ni är flera registrerade delägare av en fastighet måste ni skriva fullmakt mellan delägarna för att få delta i röstning på stämman. Därför vill vi påminna om att skriva ut en fullmakt och ta med till stämman. Om någon fastighet inte alls kan närvara på stämman kan ni ge en granne fullmakt att rösta för er. En granne får företräda högst en (1) annan fastighet. En fullmaktsblankett finns bifogad med dessa stämmohandlingar, bara att kopiera om ni behöver flera exemplar. Mötet startar kl 13.00, men kom i god tid, tänk på att avprickningen vid ingången brukar ta lång tid. Ta med stämmomaterialet till stämman. Vårens gemenskapsdag, städning och grillning, är planerad till 29 april och höstens gemenskapsdag till 14 oktober. Midsommarfesten 2017 arrangeras av Björnsjövägen Varmt välkomna! Styrelsen Ingaröstrands Samfällighetsförening c/o Ulrik Lindgren Björnsjövägen INGARÖ Bankgiro Organisationsnummer

2 DAGORDNING ÅRSSTÄMMA 2017 Lördagen 1 april 2016 kl i Matsalen, Brunn skola 1 Årsstämmans öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Val av sekreterare för stämman 4 Val av två justeringsmän, tillika rösträknare för stämman 5 Frågan om stämmans stadgeenliga kallande 6 Fastställande av röstlängd 7 Fastställande av dagordningen 8 Styrelsens och revisorernas berättelser: a) Verksamhetsberättelsen b) Ekonomiska berättelsen c) Revisionsberättelsen 8 Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen 9a Motioner från medlemmarna Motioner: 4 motioner har inkommit från Bo Streiffert Eklövsvägen, Olov Asplund och Stig Malmqvist. 9b Styrelsens utlåtande om förslag om inkomna motioner 10 Framställande från styrelsen a) Postlådeprojektet b) Hamnarbetsgruppen c) Hemsidan d) Gemenskapsdag 11 Förslag på ersättning till styrelsen och revisorer 12 Förslag till styrelsens utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 13 val av styrelse och styrelseordförande 14 Val av revisorer och revisorssuppleant 15 Val av valberedning 16 Övriga frågor 17 Meddelande om plats där stämmoprotokollet görs gällande 18 Stämmans avslutande

3 Stämmomaterial 8 Förvaltningsberättelse a Verksamhetsberättelse Stämma Årsstämma hölls lördagen den 16 april, kl , i matsalen i Brunns skola. Styrelsens sammansättning Ordförande: Ulrik Lindgren, Björnsjövägen 10 Sekreterare: Kajsa Löv, Björnsjövägen 15 Kassör: Maria Johansson, Björnsjövägen 3 Bryggansvarig: Jan Eriksson, Fågelviksvägen 166 Vägansvarig: Christer Persson, Fågelviksvägen 174 Suppleant: Charlotte Christiernin, Hästskoslingan 16 Suppleant: Malin Björn, Hästskoslingan 37 Revisorer: Thomas Ekbäck, Myrängsvägen 5, Olle Asplund, Eklövsvägen 12 Revisorssuppleant: Ann-Christin Wallin, Fågelviksvägen 191 Valberedning: Jill Johansson, sammankallande, Hästskoslingan 7och Catharina Uddh Eriksson, Björnsjövägen 6 Styrelsemöten Styrelsen har under verksamhetsåret 2016 sammanträtt 16 april, 22 maj, 15 juni, 5 juli, 26 augusti, 27 september, 25 oktober, 6 december, samt under 2017, 28 januari, 27 februari, 6 mars. Arvoden Till styrelsen har för 2016 betalats ut: Styrelsearvoden kr och mötesarvoden kr, summa kr Revisorer 800 kr. Arvodeskostnaderna för styrelsen har minskat något från kr 2015, till kr 2016 Förvaltning och försäkring Ekonomisk förvaltare har under 2016 varit Anette Gylder, Ingaröstrands Redovisning. Föreningen är ansvarsförsäkrad i Trygg Hansa. Medlemsinformation Styrelsen har under året lämnat information på föreningens hemsida, samt skickat ut epost med information vid flera tillfällen till de medlemmar som uppgivit sina epost-adresser. Föreningens lån Föreningen har för närvarande inga lån. Vägavtal Under verksamhetsåret har två vägavtal tecknats. Skyldigheten att teckna vägavtal, innan tunga transporter nyttjar våra vägar, är mycket viktig att vårda för att skydda vägarna. Vägarna 2016 I enlighet med beslut på årsstämman 2016, har fasta farthinder anlagts på våra vägar under våren och försommaren.

4 Kantklippning av dikena längs vägarna har utförts, liksom klippning av fotbollsplaner och "rondellen" vid Eklövsvägens slut. En ny entreprenör för snöröjningen är anlitad inför vintern 2016/2017. Fiberkabel I enlighet med vårt markavtal med Stadsnätsbolaget Sverige AB har fiberoptiska ledningar grävts ner under andra halvåret En positiv bieffekt av grävandet är att ett antal sträckor av våra vägrenar har fått gruspåfyllning. En första besiktning i december visade dock på stora brister i återställandet av diken och fastighetsinfarter på Fågelviksvägen. Arbetet med återställandet måste återupptas under våren i år. Efterbesiktningar görs även om två respektive fem år. Som kompensation för att Stadsnätsbolaget fått nyttja föreningens förskoletomt, har förskoletomten jämnats till och jordats till gräsplan. Hamn och bad Stora badflotten har försetts med nytt trädäck. Den sjösattes den 1 juni. En besiktning av bryggorna gjordes i juli. Besiktningens föreslagna förstärkningar av bryggorna och de tänkta elåtgärderna i hamnområdet har inte kunnat göras, på grund av att offerter ej inkommit. Trots ett flertal förfrågningar. Även under det gångna året drabbades samfälligheten av vandalisering, bl a av bojar och stölder, om än i mindre omfattning än under föregående år. Stort tack även i år till alla, hundägare och övriga, som medverkat till att försöka stävja ofogen. Enhetliga brevlådor För att verkställa vårstämmans beslut 2015 om enhetliga brevlådor har styrelsen, genom en arbetsgrupp bestående av Malin Björn och Charlotte Christiernin, tagit fram ett förslag till årsstämman Viltvård Thomas Ekbäck har styrelsens uppdrag att med start 1 januari 2016, i två år, bedriva viltvård i vårt område. Thomas har därför inkommit med en redogörelse för verksamheten under det gångna året. Se bilaga till verksamhetsberättelsen. Arbetsdagarna Ordinarie arbetsdagar anordnades lördag 7 maj, då 44 fastigheter deltog samt lördag 22 oktober då 24 fastigheter medverkade. Tidigare stämmas vilja att möjliggöra att medlemmar kan göra insatser på annan dag än städdagarna har praktiserats. Stämmobeslut 2016 Årssstämman biföll en motion om skrivelse till SL om utökad busstrafik på Fågelviksvägen. En skrivelse från vår förening gjordes tillsammans med Östra Lagnöströms och Ingarö Fågelviks samfällighetsföreningar, samt Barnviksnäs-Tranarö samfällighetsförening. SL har gett ett avvisande svar. Vilket motiveras med att ca 250 resenärer från östra delen av Ingarö, skulle få en omväg och en merkostnad för mer buss och förare förmodligen skulle uppstå. I svaret från SL aviseras en positiv del; att det finns "vissa planer" på en ny hållplats vid Värmdö marknad som skulle möjliggöra byte till 474 från alla Ingaröbussar. Stämmobeslutet om inköp alternativt hyra av två stycken hjärtstartare upphävdes av Nacka tingsrätt. En båtbryggsarbetsgrupp bildades i enlighet med stämmans beslut

5 Stämmans beslut att beredning av förslag till ny valberedning görs för varje år av en vägs föreningsmedlemmar tillämpas inför 2017 av Myrängsvägens medlemmar. Bostäder på förskoletomten? Kommunen har ställt en fråga till föreningen om tillfälliga bostäder kan anläggas på förskoletomten för personer som beviljats permanent uppehållstillstånd. Kommunen har därefter, i slutet av januari, i skrivelse till föreningen meddelat att behovet av vår tomt förnärvarande inte är aktuellt. Midsommarfirandet Vid sidan av samfällighetsföreningens ordinarie verksamhet, och med egen budget, har våra fristående festkommittéer under många år arrangerat vår traditionsrika Midsommarfest på midsommarängen. Ett stort tack till Hästskoslingan som stått för arrangemanget av midsommarfirandet Sommaren 2017 är det Björnsjövägen som står i tur att vara arrangör. Förslag till disposition av föreningens resultat: Till årsstämmans förfogande finns följande medel Balanserat resultat tidigare år kr Årets resultat kr Till stämmans förfogande kr Styrelsen föreslår att vinstmedlen överförs i ny räkning med kr bilaga ISF:s verksamhetsberättelse Hej, här kommer en redogörelse för viltvård inom Ingaröstrand Mvh Thomas Lämnar redogörelse för viltvård inom Ingaröstrand samfällighetsförening för verksamhetsår Föreningsmail gick ut i december för att informera medlemmar om kommande aktivitet. Stödutfodring har skett med spannmål i samband med is och snö, men avslutats när det blivit bart på marken igen. Vid ett par tillfällen har viltspår inventerats och lämpliga pass planerats. Under en decembermorgon var undertecknad samt H.Gylder ute och passade på allmänningarna. Inget fälldes men vi fick en lugn stund i naturen och en gemytlig fika innan vi gick hem. För närvarande är det undertecknad samt H.Gylder som har skottlossningstillstånd. Till kommande år blir fler föreningsmedlemmar aktiva. Thomas Ekbäck

6 8b Ekonomiskberättelse Se separat bilaga 9a Motioner från medlemmarna Motion nr 1, inkom Motion till Ingaröstrandssamfällighetsförenings årsstämma 2017 Stadgeändring/tilläg Att Ingaröstrandssamfällighetsförening har rätt att bedriva och bekosta förstahäjlpen åtgärder. MVH Stig Malmqvist Olle Asplund Styrelsens utlåtande: Om motionärerna avser en ändring av stadgarna i avsikt att möjliggöra inköp alternativt hyra hjärtstartare, är det osäkert om det räcker med en stadgeändring. Mark- och miljödomstolen upphävde i dom , vår samfällighets stämmobeslut att inköpa alternativt hyra två hjärtstartare. Som domskäl anges att "en samfällighetsförening inte får driva verksamhet som är främmande för det ändamål som samfälligheten ska tillgodose". Domstolen konstaterar att ändamålet för vår förening är "att äga och förvalta vägar, grönområden och bryggor mm". Utöver detta räknas i anläggningsbeslutet från , upp ytterligare egendom, som exempelvis postlådorna, som omfattas av anläggningsbeslutet. Domstolen anger att "inköp eller förhyrning av hjärtstartare ligger utanför ändamålet för samfälligheten". Om motionärerna avser förstahjälpeninsatser i övrigt, har styrelsen och stämman att avgöra från fall till fall vad som ska/kan göras, oavsett om förstahjälpen insatser finns med som text i stadgarna eller inte. Styrelsen kan konstatera att föreningen har bekostat förstahjälpen redskap i form av livbojar utan att det specifikt står i stadgarna. Vidare beslöt stämman 2016 att uppdra till Stig Malmqvist att "värva och utbilda förslagsvis två frivilliga medlemmar per väg i handhavandet av hjärtstartarna samt i hjärt- och lungräddning" Styrelsens förslag till stämmobeslut: Att anse motionen besvarad med styrelsens yttrande Motion nr 2, inkom Motion ang trädfällning Styrelsen har i oktober 2016 mottagit en begäran från Olle Asplund om fällning av ett antal överåriga höga granar invid vändfickan Eklövsvägen i samklang med tidigare styrelsebeslut. De aktuella träden märktes ut under städdagen och besiktigaste av SO. Jag yrkar på att - begärd åtgärd genomförs under år att fällt timmer erbjuds till hugade spekulanter till avsalu. BO STREIFFERT Styrelsens yttrande: Under ett antal år har föreningen tagit ner träd, utan stöd av någon skötselplan. Därför har principiellt olika beslut fattats. Styrelsens förslag till beslut: Att anse motionen om trädfällning invid vändfickan vi Eklövsvägen besvarad med hänvisning till förslaget till svar på motion nr 3 om skötselplan för samfälligheten.

7 Motion nr 3, inkom Förslag om miljöplan Vår förening har i sin ägo omfattande markområden med varierad, mycket vacker och även unik skärgårdsnatur. Föreningen har som en av sina uppgifter att vårda och förvalta dessa områden. En sådan förvaltning kan ske på en rad olika sätt och även med varierad grad av ambition. Jag har en idé om att föreningen bör reglera denna förvaltning genom att anta en miljöplan det kanske ska heta något annat men preliminärt kan vi kalla det miljöplan. Med det avser jag en plan för skötsel av våra gemensamma områden allmänningar, skogsområden, stränder, dikesrenar. Planen bör baseras på en inventering av våra områden och att vi därefter tar ställning till vad som är adekvat skötsel och givetvis också anger vad som är rimligt åtagande för föreningen. I början av 2000-talet gjordes av en dåvarande föreningsmedlem en utförlig inventering av vårt områdes olika naturvärden. I denna inventering gavs även förslag på skötsel av området. Inventeringen och skötselförslagen kom emellertid aldrig att antas av stämman. Även om denna inventering gjordes för mer än 15 år sedan skulle den kunna utgöra ett värdefullt underlag för föreslagna miljöplan. Förslag: att stämman beslutar att föreningen ska ta fram och anta en miljöplan enligt ovan. En arbetsgrupp alt enskild ges uppdraget att ta fram förslag till miljöplan att förelägga stämman Uppdraget bör budgeteras med förslagsvis 5000 kr. Olle Asplund Eklövsvägen 12 Styrelsens yttrande: Som motionären skriver har föreningen i gemensam ägo värdefulla markområden som föreningen har ett förvaltningsansvar för. En miljöplan eller skötselplan vore därför värdefull för styrelsen och föreningen, till stöd för vilka åtgärder som ska göras när det gäller vården av markområdena och exempelvis när det gäller fällning av träd. En arbetsgrupp med intresserade medlemmar, med ekonomisk möjlighet att vid behov anlita en sakkunnig, för en miljöplan/skötselplan, ser styrelsen som en framkomlig väg. Styrelsens förslag till beslut: Att stämman beslutar att bifalla motionen Motion nr 4, inkom Förslag till enkla byggnationer 1) Jag tycker att elplinten som står i hörnan av fotbollsplanen vid Eklövsvägen är väldigt missprydande. Den står placerad på en mycket naturskön plats och har dessutom fått en sådan position att den är synlig vida omkring. Den är fastskruvad i en vacker stenhäll slipad av senaste istiden. Gula ledningar ringlar ner i marken. De borde förstås inte placerats just där. Men nu står den där och må vara besvärlig att flytta men den kanske kan förses med en mera tilltalande överbyggnad av trä så att den får ett diskretare framträdande. Förslag: vi gör något åt elplinten så att den får en mera tilltalande utformning/placering.

8 2) Vid bryggans slut åt bastun till börja trappan upp mot Hästskoslingan. De första trappstegen är av sten. Vintertid blir dessa beroende på väderlek och nederbörd isbelagda och mycket svårforcerade. Förslag: ersätt de första trappstegen av sten med trästeg. Detta har varit på tapeten förut men inte blivit av. Det är dags att vi fixar detta nu. 3) Diket mellan fotbollsplanen/midsommarängen och Eklövsvägen blev i samband med VA-utbyggnaden betydligt djupare/bredare än tidigare. För mången inte längre så lättrörliga personer skulle anslutningen till fotbollsplanen i hög grad underlättas om diket vid planens början kunder överbryggas med en enkel träbrygga av så där en två meters bredd. Förslag: träbrygga byggs över diket vid fotbollsplanens början. 4) Bergsbryggan slutar vid bastustranden på ett högst abrupt sätt. Anslutningen borde förbättras så att det blir något enklare att ta sig fram till bastun och till den andra bryggan. Förslag: gör en bättre anslutning mellan bergsbryggan och bastustranden. Olle Asplund Styrelsens yttrande: Det är välkommet med alla idéer för en försköning och/eller förbättring av funktion av föreningens gemens marker och egendom. Dock anser styrelsen att en prioritering av åtgärderna är nödvändig. Motionärens förslag nr 1 kan med fördel tas med i tillämpliga delar i pågående arbete med att anlita elektriker för åtgärder i hamnområdet. Förslag nr 2 och 4 bör inte prioriteras före övriga åtgärder för bryggorna, dels elåtgärderna och dels förstärkningsinsatserna för bryggorna, är genomförda. Förslag nr 3, kan med fördel göras av frivilliga vid någon av årets gemenskapsdagar eller vid annat tillfälle. Styrelsens förslag till beslut: Att stämman beslutar anse motionen besvarad med styrelsens yttrande

9 10 Framställande från styrelsen -Postlådeprojektet 1. Ingen åtgärd - alla medlemmar ansvarar för att ordna hel postlåda själva 2. Inköp av nya enhetliga postlådor till befintlig stomme - låsbara veckolådor 3. Bygge av postlådebakstycke med skärgårdskänsla (i VTGs regi) a, med enskild postlådelösning b, med inköpt enhetlig postlåda - låsbara veckolådor 4. Nybyggnad av postlådestationer med ny stomme med tak - kräver byggnadslov, markarbete, samråd med både postleverantörer och närliggande grannar. Styrelsen föreslår att stämman, beslutar i enlighet med arbetsgruppens förslag 3a). -Rapport från hamnarbetsgruppen Styrelsen föreslår att stämman beslutar att ge arbetsgruppen ett fortsatt uppdrag att lämna ett slutligt förslag till stämman Hemsidan Styrelsen föreslår att stämman beslutar ge mot en ersättning av 8000 kr ge Kajsa Löv i uppdrag att göra om hemsidan och att föreningen avsätter 2000 kr/år i ersättning till den tar ansvar för underhåll av hemsidan. -Gemenskapsdag Styrelsen föreslår att stämman beslutar att i fortsättningen arrangera gemenskapsdagar i stället för städdagar. 11 Förslag på ersättning till styrelsen och revisorer Styrelsen föreslår oförändrade arvoden för 2017 Ordförande 6000 kr Övriga ledamöter 4000 kr vardera Suppleant 1000 kr vardera Mötesarvoden 300/möte (styrelse möten, externa möten med kommun etc.) Revisorer 400 kr vardera Revisorsuppleant 0 kr Bilersättning Enligt statens norm 2016 f.n. 1,85 kr/km

10 12 Förslag på utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd se separat bilaga 13 val av styrelse och styrelseordförande Valberedningens förslag till Ingaröstrands Samfällighetsförening (ISF) styrelse för Ingaröstrands Samfällighetsförening Ordförande Ulrik Lindgren 2år omval Sekreterare Kajsa Löv 2år Vägansvarig Christer Persson 2år Kassör Maria Johansson 2 år Bryggansvarig Thomas Åsberg* 2år nyval Suppleant Charlotte Christiernin 1år omval Suppleant Malin Björn 1år omval Revisor Thomas Ekbäck 1år omval Revisor Olle Asplund 1år omval Revisor suppl. Ann-Christin Wallin 1år omval *En förutsättning för att Thomas Åsberg går in i styrelsen som bryggansvarig är att han kan dela brygg arbetet med Andre Abrahamsson. Vi föreslår att styrelsen adjungerar Andre Abrahamsson till styrelsen som medansvarig. Ingaröstrand 25 februari 2017 Jill Johansson och Catharina Uddh Eriksson

11 Fullmakt Angående: Deltagande i Ingaröstrands samfälldhets årsstämma 1 april 2017, matsalen Brunnsskola, Ingarö Ombud: Ombudets fastighet/adress: Bemyndigas att föra min/vår talan, såsom mitt/vårt ombud under stämman. Tillägg (ev): Undantag (ev): Fullmaktsgivare: Ort och datum: Underskift: Namnförtydligande: Fastighetsbetäckning: Om fler deltagare finns, måste samtliga bemyndiga en till att föra allas talan. Om deltagare från en fastighet med fler andelsägare saknar fullmakt från övriga delägare, får denne inte delta i beslut eller omröstningar mm på stämman. Om flera deltagare närvarar på stämman får ändå bara en röst avges vid röstning enligt: en fastighet - en röst.