Granskning av Stora Projekt

Transkript

1 Revisionsrapport Cecilia Högberg, Per Erik Waller Granskning av Stora Projekt Solna stad

2 Sammanfattning Solna stads revisorer har planerat granska Solna stads expansion under en treårsperiod, 2013 med fokus på organisation, styrning och uppföljning, 2014 avseende ekonomisk planering och under 2015 serviceutbud och kvalitet. För att säkerställa en effektiv granskning för att bedöma om stadens styrning, kontroll och samordning av stora investerings-/exploateringsprojekt sker på det sätt gällande regler och anvisningar föreskriver samt med tillfredställande insyn och uppsikt genomfördes en förstudie. Förstudiens resultat visade på brister i de ingående projekten avseende samtliga aspekter av ett tillfredsställande intern kontrollarbete varför beslut om fortsatt granskning fattades Bedömningen av den interna kontrollen har genomförts utifrån den vedertagna COSO modellen. Granskningen syftar till att bedöma i vilken utsträckning staden har ett ändamålsenligt system för att säkerställa en god intern kontroll avseende stora projekt. Granskningen avgränsas till att omfatta organisation och styrsystem avseende större investerings- och exploateringsprojekt, i granskningen benämnda stora projekt. Granskning har genomfört genom omfattande dokumentstudier och intervjuer. Vidare har kontrollmålen applicerats på tre fallstudier. Följande revisionella bedömning görs; Vår bedömning är att kontrollmiljön avseende Stadens styrning av stora projekt inte fungerar tillfredställande. En stor del av besluten kring stora projekt fattas genom informell hantering och kommunikation. Det finns lite eller ingen dokumentation som beskriver vilket mandat som tilldelats tjänstemännen i förhandling om t.ex. exploateringsavtalen. Vidare saknas politiskt beslutade regler för marktilldelning. Samtaget medför det en ökad riskexponering för staden. Den del av kontrollmiljön som till stor del styrs av plan- och bygglagen fungerar mer tillfredsställande. Mål och syfte och därmed inriktning för stadens utveckling uttrycks i översiktsplanen och dess identifierade utvecklingsområden. Dokumenten i kombination med det intresse som finns från markägare i området kan sägas utgöra en uppdragbeskrivning för stadsledningsförvaltingens arbete med stora projekt. Därmed bedömer vi att uppdrag, mål och syfte är förenliga och riskexponeringen i det asveende är minimerad. Däremot finns ingen dokumenterad metod eller modell för risk- och konskevensanalyser (utöver de riskanalyser som tas fram som en följd av plan- och bygglagen). Detta medför att stadens riskexponering ökar och att en systematisk värdering av risker och hinder uteblir. Det saknas policys, metoder och rutiner för stora projekt. Det finns ingen dokumentation som beskriver vid vilka tillfällen ett projekt ska presenteras för beslut, vad beslutsunderlaget ska innehålla eller när återrapportering och uppföljning av projekten ska ske. Vår bedömning är att det finns brister i den formella beslutshanteringen avseende stora projekt. Vår bedömning är vidare att det finns brister i den formella informationen och kommunikation mellan kommunstyrelsen och stadsledningsförvaltningen men att övrig information och kommunikation fungerar tillfredställande. Solna stad 1 av 28

3 Avsaknad av formellt beslutade riktlinjer och anvisningar för stora projekten medför brister i den strategiska styrningen och begränsar stadens möjlighet att styra och följa upp projekt. Till synes saknas en formell beslutshantering som syftar till att dokumentera att styrelsens tagit del av förvaltningens information. Det medför enligt vår bedömning brister i kommunstyrelsens uppsiktsplikt Solna stad 2 av 28

4 Innehållsförteckning Sammanfattning Bakgrund Förstudie Uppdrag Syfte och avgränsning Metod Referenspunkt Revisionsfråga Stadens styrning av Stora projekt Riktlinjer och anvisningar för stora projekt Reglemente och verksamhetplan Översiktsplan Markanvisningspolicy Övriga riktlinjer och anvisningar Iakttagelser Mål och syfte med projekten Ulriksdal Stora Frösunda Ingenting Iakttagelser Organisation med ändamålsenlig kompetens och ansvarfördelning Organisation Projektorganisation Ulriksdal Stora Frösunda Ingenting Iakttagelser Tidsplaner Allmän beskrivning Ulriksdal Stora Frösunda Ingenting Iakttagelser Ekonomiska underlag och lönsamhetskalkyler Allmän beskrivning Ulriksdal Solna stad 3 av 28

5 Stora Frösunda Ingenting Iakttagelser Risk och konskevensanalyser Allmän beskrivning Ulriksdal Stora Frösunda Ingenting Iakttagelser Kommunikation/ samverkan Allmän beskrivning Ulriksdal Stora Frösunda Ingenting Iakttagelser Uppföljning och rapportering Kommunallagen Allmän beskrivning Ulrikdal Stora Frösunda Ingenting Iakttagelser Revisionell bedömning och rekommendationer Kontrollmiljö Riskanalys Kontrollaktiviteter Information och kommunikation Uppsikt/Övervakning/Tillsyn Rekommendationer Källor Solna stad 4 av 28

6 1. Bakgrund Solna stad befinner sig i en mycket expansiv fas med ett flertal stora pågående byggprojekt avseende såväl bostäder som kommersiella fastigheter. Samtidigt byggs kollektivtrafiken ut. Projekten är geografiskt spridda över kommunen vilket kan medföra problem med framkomlighet och andra störningar. Den starka expansionen innebär stora möjligheter för staden men innebär också stora utmaningar. En stark befolkningstillväxt ställer krav på utbyggd service, en fungerande infrastruktur och en samordnad planering mellan den fysiska planeringen och serviceutbyggnad. Projektens storlek innebär också ett stort ekonomiskt åtagande för kommunen då expansionen går före skatteintäkterna, exploateringsverksamhetens ekonomi är av avgörande betydelse för en god ekonomisk hushållning. Expansionen innebär också en stor utmaning för stadens organisation. Styrning och uppföljning av de stora projekten i syfte att säkerställa att dessa drivs i enlighet med gällande regelverk, avtal samt överenskommelser och med tillfredsställande insyn är grundläggande. Solna stads revisorer har planerat granska stadens expansion ur ovanstående perspektiv under en treårsperiod, 2013 med fokus på organisation, styrning och uppföljning, 2014 avseende ekonomisk planering och under 2015 serviceutbud och kvalitet Befolkningsmängd Befolkningsökning Investeringsvolym Solna stad: Befolkningsprognos totalt uppgifter från mars Solna stads verksamhetsplan och budget 2014 med inriktning för , Kommunfullmäktige Solna stad 5 av 28

7 2. Förstudie För att säkerställa en effektiv granskning för att bedöma om stadens styrning, kontroll och samordning av stora investerings- och exploateringsprojekt sker på det sätt gällande regler och anvisningar föreskriver samt med tillfredställande insyn och uppsikt genomfördes en förstudie. Förstudiens syfte var att kartlägga och bedöma organisationens förmåga att utöva en ändamålsenlig styrning, planering och uppföljning, intern kontroll, inom STORA PROJEKT samt avgränsa vidare granskningsinsatser till väsentliga, riskbemängda områden, processer och rutiner. Hur ser stadens riskexponering ut avseende: Organisation och resurser Styrsystem regler och riktlinjer för stora investerings- och exploateringsprojekt Uppföljning och rapportering (insyn) Samverkan inom koncernen samt med externa parter Exploateringsavtal Kommunstyrelsen uppsiktsplikt över stora investerings- och exploateringsprojekt Förstudien 3 resulterade i ett antal identifierade risker ur revisionell synpunkt: Risk- och kontrollmiljö för att risk och kontrollmiljön skall bedömas som tillräckligt god krävs en hög medvetenhet avseende intern kontroll. Vidare skall ett systematiskt uppbyggt system för riskvärdering och åtgärder för att minimera risker i form av dokumenterade process-, rutin- och ansvarsfördelningar finnas. Rapporteringsvägar och rutiner som garanterar insyn i all skeden av processen samt möjliggör för Kommunstyrelsen att utöva sin uppsiktsplikt ingår som komponenter i intern kontrollsystemet. Förstudiens resultat visade på brister i de ingående projekten avseende samtliga aspekter av ett tillfredsställande intern kontrollarbete. Bedömningen av den interna kontrollen görs utifrån den vedertagna COSO 4 modellen, se omstående sida. 3 Förstudiens resultat biläggs 4 COSO Committe Of the Sponsoring Organizations of the Threadway Commission Solna stad 6 av 28

8 Uppsikt övervakning Information och kommunikation Kontrollaktiviteter Riskanalys Kontrollmiljö Fig. 1 COSO modellen Solna stad 7 av 28

9 3. Uppdrag Mot bakgrund av ovan redovisade förstudie har de förtroendevalda revisorerna i Solna stad uppdragit till att genomföra en fördjupad granskning av stadens styrning och uppföljning av stora projekt Syfte och avgränsning Granskningen syftar till att bedöma i vilken utsträckning staden har ett ändamålsenligt system för att säkerställa en god intern kontroll avseende stora projekt. Granskningen avgränsas till att omfatta organisation och styrsystem avseende större investerings- exploateringsprojekt, i granskningen benämnda stora projekt Metod Granskning har genomfört genom omfattande dokumentstudier och intervjuer. Vidare har kontrollmålen applicerats på tre fallstudier. Exploateringsprojekten Ulriksdal, Ingenting och Stora Frösunda. Dessa har valts ut då de bedöms befinna sig i olika tidmässiga projektfaser/skeden. Vid intervjuerna har förvaltningen givits möjlighet att beskriva hur arbetet med stora projekt bedrivs. Därefter har dokument, styrsystem, regler och rutiner granskats. Beslut och i övrigt överlämnad dokumentation kring fallstudieobjekten har granskats Referenspunkt De kontrollmål som använts som raster för att genomföra den revisionella bedömningen utgår från följande referenspunkt och uppfattning. Rodenstedt K, Winther K. (2004). Projektekonomi i praktiken. Uppsala Publishing House AB. Planeringen är viktig i ett projekt och en bristfällig planering är en stor orsak till att många projekt misslyckas. Planeringens syfte är att bryta ner uppgiften i projektet och förklara hur denna ska lösas. Det resulterar sedan ofta i en projektplan. I projektplanen ingår vanligen följande delar: omfattning, tidplan, kostnadsbudget och ibland likviditetsbudget, organisation och bemanning, hur förändringar ska hanteras, riskhantering, kommunikation mellan projektet och dess intressenter, hur upphandlingen ska gå till och hur projektet ska drivas och styras. Solna stad 8 av 28

10 3.4. Revisionsfråga Har Solna stad en organisation och ett styrsystem som säkerställer en god intern kontroll avseende stora projekt? Kontrollmål/ Granskningsmål Finns dokumenterade riktlinjer och anvisningar för stora projekt och tillämpas dessa? Har mål och syfte med projekten fastställts? Finns en organisation med ändamålsenlig kompetens och ansvarfördelning identifierad för projektens olika skeden? Har en tidsplan för projektens olika delar upprättats? Bygger beslut om projektet på ekonomiska underlag och lönsamhetskalkyler? Upprättas risk och konskevensanalyser i samband med stora projekt? Finns kommunikationsplaner upprättade för projekten? Har former och tidpunkt för rapportering av projektet fastställts? Solna stad 9 av 28

11 4. Stadens styrning av Stora projekt 4.1. Riktlinjer och anvisningar för stora projekt Reglemente och verksamhetplan Kommunstyrelsen och stadsbyggnadsnämndens ansvar och roller regleras i stadens reglemente. Kommunstyrelsen är stadens ledande politiska förvaltningsorgan. Styrelsen har ansvar för hela stadens utveckling och ekonomiska ställning. Av Solna kommunstyrelses reglemente framgår att det i dennes ledningsfunktion ingår att leda och samordna bland annat den översiktliga planeringen av användningen av mark och vatten, mark- och bostadspolitiken och se till att en tillfredsställande markberedskap upprätthålls samt att bostadsförsörjning och samhällsbyggande främjas. I kommunstyrelsens styr- och samordningsfunktion ingår bl.a. att leda arbetet med att samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten i koncernen, göra framställningar i målfrågor som inte i lag är förbehållna annan nämnd. Samt tillse att ärenden av principiell karaktär eller där lagen kräver detta, alltid tas upp i kommunfullmäktige för behandling och beslut. Av kommunens verksamhetsplan framgår följande avseende stadens styrning: Styrningen i Solna stad utgår från ett system för samlad ekonomi- och verksamhetsstyrning samt vid varje tidpunkt gällande lagstiftning, föreskrifter och nationella mål för den kommunala verksamheten. Utgångspunkten för styrsystemet är en sammanhållen målstyrning, där kommunfullmäktige anger prioriterade målområden, inriktningsmål, effektmål, verksamhetsanknutna uppdrag och ekonomiska ramar för styrelse och nämnder. Det sker i Solna stads verksamhetsplan och budget som är stadens främsta styrdokument. Solna stads verksamhetsplan och budget kompletteras av ett antal stadsövergripande styrande dokument som planer, program, policies, riktlinjer med flera, vilka anger principerna för stadens agerande i olika frågor Översiktsplan Ytterst uttrycks stadens utveckling i översiktsplanen. En översiktsplan ska vara vägledande för framtida beslut när det gäller detaljplaner, utvecklingsområden för nybyggnation och fortsatt exploatering. Översiktsplanen ligger även till grund för stadens fortsatta arbete med fördjupade detaljplaner osv. Solna stads stora projekt härrör i huvudsak utifrån politiska mål och ambitioner uttryckta i översiktsplanen. Det noterades att kommunfullmäktige fattade beslut gällande översiktsplanen 29/ Den 16/ gav kommunstyrelsen stadsbyggnadsförvaltningen i uppdrag att upprätta ett förslag till aktualitetsförklaring av stadens översiktsplan. Därefter saknas beslut kring översiktsplanen och dess aktualitet. Översiktsplanens aktualitet skall enligt lagstiftning beslutas inom varje mandatperiod. Enligt uppgift har Solna stad 10 av 28

12 stadsledningsförvaltningen fått i uppdrag att i samarbete med stadsbyggnadsförvaltningen revidera översiktsplanen Markanvisningspolicy Efterfrågan på detaljplaner eller utveckling av ett område kan ibland härröra ur ett intresse från exploatörer/ byggherrar. För att säkerställa vad som gäller vid tilldelning av mark till olika intressenter väljer många kommuner att ta fram en politiskt beslutad markanvisningspolicy. En markanvisningspolicy är ett dokument som beskriver vilka fördelningsgrunder och rutiner som tillämpas vid fördelning av kommunens mark till olika intressenter. Det noteras att Solna stad saknar riktlinjer för markanvisning. Av intervju med stadsledningen framkom att detta var något som förvaltningen arbetade med för att åtgärda Övriga riktlinjer och anvisningar I arbetet med stora projekt blir vanligen plan- och bygglagens regler och förskrifter gällande. Dessa reglerar bl.a. detaljplaneprocessen, programskedet, samråd, kungörelse och granskning, antagande och laga kraft. Av intervjuerna framkommer att utöver ovanstående finns inga ytterligare riktlinjer och anvisningar avseende styrning av stadens stora projekt, det inte beslut om en projektstyrningsmodell som ska användas. Enligt uppgift kommer det i kommunstyrelsens verksamhetsplan och budget för 2014 finnas ett uppdrag till stadsledningsförvaltningen att arbeta fram övriga relaterade dokument Iakttagelser Innevarande mandatperiods politiker har inte godkänt översiktsplanen vilket innebär att det finns en risk att verksamheten styrs efter mål och ambitioner som inte längre är giltiga. Avsaknad av formellt beslutade riktlinjer och anvisningar medför att projekten styrs utifrån huvudprojektledarens eget arbetssätt. Bristen i den strategiska styrningen kan medföra att projekt som annars inte skulle prioriteras genomförs. Vidare medför avsaknaden av beslut avseende styrmodell/ projektmodell för stora projekt att stadens möjlighet att styra och följa upp projektet begränsas Mål och syfte med projekten Inför varje projekt bör mål och syfte med projektet fastställas. Fastställandet av mål och syfte medför även att det efter projektets genomförande går att avgöra om projektet genomförts på ett tillfredställande sätt. Det vill säga har målen med projektet uppfyllts och därmed syftet Ulriksdal I juni 2004 antog kommunfullmäktige en fördjupad översiktsplan för Järvafältet och Ulriksdalsfältet. I planen anges syfte och mål med projekten. Där framgår att målet är att de två områdena skall bli attraktiva bostads- och arbetsområden utan konflikter med ianspråktagande av värdefull naturmark. Bostäderna skall planeras Solna stad 11 av 28

13 så att en god boendemiljö kan åstadkommas utan allvarliga störningar i form av trafikbuller och avgaser. Bostadsbebyggelsen skall ges en täthet som motsvarar det centrala läget och tillgängligheten till kollektivtrafiken. Västerjärva-Ulrikdal ska ses som en enhet med pendeltågsstation som en samlad resurs. Vidare anges bl.a. vilken typ av bebyggelse som är tänkt, bostäder och arbetsplatser, områden för grön struktur och rekreation, trafiklösningar samt anläggningar för kommunal service. Den fördjupade översiksplanen har därefter kompletterats och förtydligats i samband med detaljplaner och exploateringsavtal. Av exploateringsavtalet mellan staden och Peab framgår att det är parternas avsikt att exploatören inom området skall uppföra ca m2 BTA kommersiella lokaler ovan mark och ca m2 BTA bostäder ovan mark, samt var därtill kan höra. Det är vidare parternas avsikt att staden utför erforderliga gator och vägar som förläggs till allmän platsmark. Staden skall även uppföra egen bebyggelse på såväl allmän platsmark som kvartersmark Stora Frösunda I planbeskrivnigen (november 2012) upprättad för detaljplanen framgår att projektets syfte är att utveckla området till en levande och modern stadsdel med en blandad stadsbebyggelse innehållande bostäder, arbetsplatser, verksamheter och butiker. Planen medger bebyggelse för bostäder, kontor, bilservice, centrumändamål, skola/förskola och handel. Aktivitetstorget och parken ska tillföras kvaliteter som inbjuder till vistelse och möten samt bidrar till platsens kvalitet som helhet. Planen medger ca 800 bostäder och ca kvadratmeter verksamhetslokaler i åtta kvarter. Till planen hör även mark för allmänt ändamål, gata, gång- och cykelväg, torg, park och område för spårvägstrafik. Av exploateringsavtalet mellan staden och Catena framgår att det är parternas avsikt att exploatören inom området upprättar bebyggelse och anläggningar i enlighet med detaljplanen och att bebyggelsen avses utföras i etapper. Vidare framgår att exploatören förbinder sig att inom området uppföra 75 lägenheter för vilka upplåtelsefromen ska vara hyresrätt. Av dessa ska staden erbjudas 5 lägenheter för LSS- boende. Förskola med totalt sex avdelningar skall färdigställas av exploatören i takt med att bebyggelsen färdigställs. Exploatören skall i första hand tillfråga staden om intresse finns för att hyra förskolelokalerna. Det är vidare parternas avsikt att staden utför erforderlig utbyggnad av markanläggningar Ingenting I planbeskrivnigen (juni 2009) upprättad för detaljplanen framgår att projektets syfte är att möjliggöra en komplettering av bostäder och kontor, med beaktande av det kulturhistoriska värdet för befintlig bebyggelse i SBL-anläggningen. Planförslaget möjliggör ett tillskott av ca 700 bostäder och m² kontor och liknande. Solna stad 12 av 28

14 I enlighet med exploateringsavtal träffat 7 september 2009 avseende detaljplan för kv. Laboratoriet och del av Polisen (Ingenting) är det exploatören som utför och bekostar allmänna anläggningar. Vidare framgår att exploatören ska uppföra förskolor för områdets behov Iakttagelser Mål och syfte med projekten framgår i hög utsträckning i de dokument som ligger till grund för beslut om detaljplan. Det framgår var bebyggelse och anläggningar ska lokaliseras, sociala och miljömässiga överväganden. Hur denna bebyggelse utformas utifrån arkitektoniska och tekniska överväganden. Vidare framgår typ av bebyggelse samt hur mycket som ska byggas. Ovanstående innebär att staden vid en uppföljning av projekten kan avgöra om utformningsmässiga mål och syften med projekten uppfyllts Organisation med ändamålsenlig kompetens och ansvarfördelning Organisation Av kommunstyrelsens mål och budget 2013 framgår att stadsledningsförvaltningen leds av stadsdirektören, som ansvarar för hela förvaltningens verksamhet och för stadens förvaltningschefer samt därmed indirekt för stadens organisation. Uppgifterna består i att styra och samordna hela den kommunala verksamheten och biträda kommunstyrelsen i arbetet med styrning och ledning av koncernen. Det innefattar också ett övergripande ansvar för fullgörandet av kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Av dokumentet framgår även att direkt under stadsdirektören ligger ansvaret för övergripande frågor om infrastruktur, exploatering, stora projekt och investeringar samt näringslivs- och besöksnäringsområdet. Stadsutvecklingsfrågor av betydande karaktär initieras av eller lyfts till kommunstyrelsen av stadsledningsförvaltingen. Denne kan då fatta beslut om att exempelvis ett utredningsarbete ska påbörjas avseende ett större exploateringsområde och ge då förvaltningen i uppdrag att utreda frågan vidare. Det kan t.ex. handla om att kommunstyrelsen ger stadsbyggnadsnämnden och förvaltningen i uppdrag att påbörja arbetet med en detaljplan som senare resulterar i genomförande av ett stort projekt. Den 1 september 2013, som en del i en större omorganisation inom stadsledningsförvaltningen, överfördes tidigare stadsbyggnadsförvaltningens stab för Stora projekt och exploatering till stadsledningsförvaltningen stab. Av intervjuerna framkom att det uppfattades vara ett sätt att öka och tydliggöra styrningen inom tjänstemannaorganisation då det politiska ansvaret för frågorna ligger på kommunstyrelsen. Tjänstemannaorganisationen och den politiska organisationen blir mer likformad vilket bedöms underlätta. Till staben hör en förvaltningschef, exploateringschef och två exploateringsingenjörer. Solna stad 13 av 28

15 Av underlaget till beslut framgår; Att målsättningen för den föreslagna organisationen är att skapa en sammanhållen stadsledningsförvaltning som står bättre rustad att klara sitt uppdrag. Förslaget ger stadsledningsförvaltningen nödvändiga förutsättningar för att kunna stärka sin roll att biträda kommunstyrelsen i styrningen och ledningen av staden. Vidare renodlar den föreslagna organisationen uppgifterna, tydliggör ansvaret för respektive avdelning och skapar förutsättningar att undvika dubbelarbete. Målsättningen är att stärka den verksamhetsmässiga och ekonomiska styrningen, utveckla det stadsövergripande och samordnade per perspektivet i staden, förnya och effektivisera de administrativa stödprocesserna samt att driva utvecklingen mot ett tydligare medborgar/brukar/ kundfokus Projektorganisation Tillika de projekt som ingår i granskningen löper ofta stora investerings- och exploateringsprojekt över en lång tid. Över tid förändras även projekten i karaktär. Generellt kan sägas att projektet tar sin början av att det initieras, därefter övergår projektet i en utredningsfas för att sedan övergå i en planeringsfas och slutligen en genonomförandefas. Skilda faser ställer krav på skilda kompetenser. Det innebär att organisationen för ett större investerings- och exploateringsprojekt bör förändras över tid. Vilka kompetenser och vilken organisation som krävs skiljer sig även åt mellan projekten beroende på vad som ska uppnås. Av intervjuerna framkom att det inte finns någon särskild dokumentation som beskriver projektspecifik organisation, kompetenser och ansvar för stora projekt. Vid intervjuerna beskrivs att stadsdirektören och dennes styrledningsgrupp diskuterar aktuella övergripande utbyggnadsfrågor. Styrledningsgruppen träffas varannan vecka. Stadsledningsförvaltningen stab utgör stadens grundorganisation för övergripande utbyggnadsfrågor. Stabens förvaltningschef har även ett nära samarbete med stadsmiljöchefen i frågor som rör stora projekt. På så sätt diskuteras och identifieras vilken kompetens som ska ingå i projektet och när. Projektorganisationen och projektdeltagare sätts samman utifrån varje unikt projekts behov och kompetenserna byts ut i takt med att projektet går från ett skede till ett annat. T.ex. beskrivs att i tidiga skeden ingår planarkitekter från stadbyggnadsförvaltningen in i arbetet, i ett andra skeden kompetens från trafik, miljö etc. Frågan om genomförandeorganisation minimeras genom att staden vanligen upphandlar en helhetslösning för genomförandet inklusive t.ex. projektoch byggledning Ulriksdal Dokumentation som beskriver projektorganisation saknas. Exploateringsavtalen reglerar ansvar/skyldigheter och befogenheter mellan staden och exploatören. Solna stad 14 av 28

16 Stora Frösunda Dokumentation som beskriver projektorganisation saknas. Exploateringsavtalen reglerar ansvar/skyldigheter och befogenheter mellan staden och exploatören Ingenting Dokumentation som beskriver projektorganisation saknas. Exploateringsavtalen reglerar ansvar/skyldigheter och befogenheter mellan staden och exploatören Iakttagelser Då Solna stad saknar beslut om en särskild projektstyrmodell med tillhörande dokumentation går det inte att avgöra om ändamålsenlig kompetens avsatts till projekten. Vidare saknas dokumentation där ansvaret för olika delar i projektet delgerats och reglerats. Det går inte med säkerhet fastlägga om projektorganisationen och resurserna förändrats genom projektens faser eller mellan projekten. Av intervjuerna framkom dock att en projektorganisation med styrgrupp finns för varje projekt men att formerna för detta inte dokumenteras. Med bakgrund i det gör dock bedömnigen att det är sannolikhet att de granskade projektens projektorganisation förändrats mellan t.ex. utredningsfasen och planeringsfasen då faserna av naturliga skäl kräver olika kompetenser t.ex. planarkitekter i planskedet. Det förefaller dock som detta inte sker enligt en strukturerad och dokumenterad metod Tidsplaner Oavsett projektets storlek är god planering och uppföljning av tidplaner, ekonomi och kvalitet av största vikt. En förutsättning för att kunna följa upp tidsplaner är att de tydligt dokumenterats och att samtliga ingående moment i projektet tidssatt. Förändringar i tidsplan eller osäkra tidsplaner är en vanligt förekommande orsak till att projekt fördyras. Vidare kan oklara tidsplaner leda till praktiska bekymmer för medborgare och andra berörda. Staden styr inte tidsplanerna utan dennes tidsplan behöver ofta anpassas efter exploatörerens tidsplaner Allmän beskrivning har utöver det som beskrivs under respektive projekt inte fått ta del av ytterligare tidsplaner som mer i detalj beskriver vilka moment och när i tiden Solna stad måste agera. Vid intervjuerna framkom att det inte finns ytterligare tidsplaner på stadsledningsnivå utan att dessa möjligtvis finns hos stadsbyggnadsförvaltningen. Av telefonintervju med tidigare byggprojektledare med tillhörighet stadsbyggnadsförvaltningen framkom att ingen specifik tidsplan för stadens åttagande upprättats där heller. Skälet sades vara att stadens byggåtagande upphandlas i sin helhet. Solna stad 15 av 28

17 Ulriksdal Arbetet med detaljplaneprocessen, ingående delar samt tid för samråd, utställning etc. regleras i plan- och bygglagen. Därmed finns en tidsplan för projektets utrednings- planeringsfas. Av exploateringsavtalet framgår att exploatörens utbyggnad av bostäder ska ske i etapper. Stadens utbyggnad av skall genomföras i sådan takt att den säkerställer och möjliggör utbyggnad inom området. Etapperna är även tidsatta efter trolig byggstart. För genomförandet av projektet har parterna gemensamt tagit fram en preliminär projekttidsplan. Tidsplanen visar i stora drag när utbyggnad av infrastruktur ska ske samt när olika delar av bebyggelsen ska genomföras. I avtalet framgår även tidsplan för köpeskillingens erläggande Stora Frösunda Arbetet med detaljplaneprocessen, ingående delar samt tid för samråd, utställning etc. regleras i plan- och bygglagen. utrednings- planeringsfas Av exploateringsavtalet framgår att exploatören ska uppföra bebyggelsen i etapper som preliminärt fastställts i bilaga. I separat bilaga framgår preliminär utbyggnads ordning för stadens åtagande. Tillsammans med gestaltningsprogrammet presenteras såväl exploatörens som stadens etappvisa utbyggnad i en tidsplan som även innehåller en betalningsplan för det exploateringsbidrag som staden skall erhålla Ingenting Arbetet med detaljplaneprocessen, ingående delar samt tid för samråd, utställning etc. regleras i plan- och bygglagen. utrednings- planeringsfas. I den genomförandebeskrivning tagit del av framgår att utbyggnaden av bostäder kan starta när planen vunnit laga kraft dvs sannolikt sent Preliminärt avses lägenheter per år produceras. Utbyggnaden för kommersiell verksamhet kommer antingen att ske etappvis med flera byggnadskroppar alternativt samlat för en eller ett fåtal större hyresgäster. Utbyggnadstakten kommer att påverkas av marknads- och efterfrågesituation. Utbyggnaden av området kommer att ske etappvis under ca fem till 15 års tid. Exploatören skall bygga ut gator inom området. Detta liksom ombyggnaden av Armégatan, gång- och cykelbron över järnvägen, en ny östlig gatuanslutning samt en ny cirkulationsplats vid Ekelundsvägen regleras i exploateringsavtalet. Stadens åtagande är i projektet minimerat genom att exploatören ansvarar för all utbyggnad i området Iakttagelser Vi noterar att grova tidsplaner som reglerar när i tiden exploatören och staden ska genomföra projektet finns. Mer detaljerade tidsplaner för stadens åtagande med samtliga ingående delar saknas. Vår bedömning är att även om staden vanligen Solna stad 16 av 28

18 handlar upp en helhetslösning för sin del av genomförandefasen så bör stadens aktiviteter dokumenteras i en tidsplan. T.ex. när i tid skall upphandling ske, när i tid ska samråd med identifierade interna och externa intressenter ske. Vi bedömer att staden utsätts för en ökad riskexponering som en följd av detta då bristande tidsplanering är en vanlig faktor till att projektbudgetar överskrids. (se Rodenstedt och Winther projekttriangel, 2004). Vår bedömning är att detta även är gällande om inte staden inte fullt ut äger tidsplanen Ekonomiska underlag och lönsamhetskalkyler I samband med att ett projekt utreds bör en lönsamhetskalkyl samt grov uppskattning av projektets investeringsuppgift upprättas. Ingående paramenter är av stor vikt inför beslut om projektets framtid. När projektet befinner sig i planingsfasen bör tidigare lönsamhetskalkyl och projektbudget uppdateras. I samband med framtagande av detaljplanen fastställs en stor del av projektets investeringsutgifter. Projektbudgeten där därefter förfinas ytterligare inför genomförandefasen. Hur väl de ekonomiska förutsättningarna definierats och detaljnivån på budgeten är avgörande för att följa upp projektet och för att kunna dela ut budgetansvar för delprojekt Allmän beskrivning Av intervjuerna framkom att förvaltningen alltid arbetar utifrån målsättningen att alla stora projekt minst ska finansiera det kommunala åtagandet förknippat med exploateringen men beslutade regler och rutiner för detta saknas. Vidare beskrivs att när staden äger marken som ska exploateras upprättas kalkyler för såväl intäkter som kostnader men att i de flesta fall äger inte staden marken. Vidare framkom att den praktiska hanteringen utgår från att kompetens från stadsbyggnadsförvaltningen kopplas in projektets tidiga skede för att prelimärt beräkna kostnaden för stadens åtagande som följer av detaljplanen och det tänkta exploateringsavtalet. När exploateringsavtalet och exploateringsbidraget väl ska fastställas så sker det genom omfattande förhandling med exploatören med utgångspunkt i den bedömda kostnaden. Ansvarig för förhandlingarna är förvaltningschefen inom stadsledningsförvaltnings stab. Av intervjuerna framkom att förvaltningschef inom stadsledningsförvaltningsens stab går igenom exploateringsavtalen med kommunstyrelsen inför att de formellt ska fatta beslut om avtalet Ulriksdal I samband med exploateringsavtalet har en köpeskilling förhandlats fram. Den utgår från en prissättning som bygger på byggnation av kvm bostäder samt kvm kommersiella lokaler. Den överenskomna köpeskillingen uppgår till 816 mnkr och den skall justeras och slutligen fastställas allteftersom detaljplanerna fastställer byggrätterna. Vidare regleras att köpeskillingen skall uppräknas i förhållande till KPI från juni 2005 fram till respektive betalningsdag. Solna stad 17 av 28

19 Stadens kostnad för sitt åtagande har i den kalkyl tagit del av beräknats till 249 mnkr Stora Frösunda Av exploateringsavtalet framgår att marköverlåtelse regleras mot en ersättning om 5 mnkr och att exploateringsbidrag om 135 mnkr skall erläggas till staden avseende stadens åtagande. Vidare regleras att exploateringsbidraget skall uppräknas i förhållande till byggkostnadsindex från oktober 2012 fram till respektive betalningsdag. Stadens kostnad för sitt åtagnade har i den kalkyl tagit del av beräknats till 140,5 mnkr Ingenting Exploatören skall bygga ut gator inom området. Detta liksom ombyggnaden av Armégatan, gång- och cykelbron över järnvägen, en ny östlig gatuanslutning samt en ny cirkulationsplats vid Ekelundsvägen regleras i exploateringsavtalet. Då staden inte var markägare och stadens åtagande i det här fallet lagts på exploatören utgår ingen gatukostnadsersättning. Vidare innebär det att eventuella kalkyler och kalkylrisk ligger på exploatören som åtagit sig att uppföra allmänna anläggningar enligt överenskommen kvalitet och utformning. Metoden att låta exploatören utföra kommunens/stadens åtagande har under senare år frångåtts då det har blivit praxis med hänsyn till lagen om offentlig upphandling och regler för gatukostnadsersättning/exploateringsbidrag. Även Solna stad har enligt uppgift frångått förfarandet som beskrivs i projektet Ingenting Iakttagelser Det förfaller som det inför beslut om och tecknande av exploateringsavtal finns kostnadskalkyler som underlag för förhandling. Den målsättning som förvaltningen beskriver att alla projekt minst ska finansiera sig själva borde finnas formellt beslutad. Vidare anser att kommunstyrelsen i sitt beslutsunderlag bör beredas möjligheten att ta del av de kostnadsunderlag som beräknats för stadens åtagande. Detta för att säkerställa att exploateringsbidraget bedömts täcka stadens kostnader i och med projektet. Det är möjligt att så sker i samband med muntlig presentation men att kalkylerna inte ligger med i beslutsunderlaget då det riskerar att driva upp kostnaden i kommande upphandling av projektets genomförande. Vår bedömning är dock att det i styrmodellen för stora projekt borde framgå att kostandskalkyler ska vara del av kommunstyrelsen underlag även om dom av upphandlingsskäl behöver hanteras i särskild ordning Risk och konskevensanalyser Då det är vanligt att stora projekt löper över flera år ökar sannolikheten för att förutsättningar förändras. Det innebär att varje exploateringsprojekt innehåller ett risktagande. Omfattningen på vad förändrade förutsättningar kan innebära för stadens åtagande varierar och detta bör illustreras för beslutfattarna. Solna stad 18 av 28

20 Allmän beskrivning Av intervjuerna framkom att styrledningsgruppen träffas varannan vecka och då rapporteras och diskuteras aktuella/ pågående projekt. I samband med det diskuteras eventuella risker och konsekvenser. I det fall risken bedöms som omfattande tas frågan upp med kommunstyrelsen. Vidare uppges att kommunstyrelsen och kommunfullmäktige fastställer för varje utbyggnadsområde/projekt förutsättningarna i samband med att detaljplanearbete påbörjas och att detaljplan och exploateringsavtal fastställs. Om förutsättningarna ändras under genomförandet av utbyggnadsområdet/projektet och av genomförandet av exploateringsavtalet tas frågan upp för behandling i kommunstyrelsen och eventuellt i kommunfullmäktige. Någon mer dokumenterad rutin anses inte behövas då stadsledningen är av uppfattningen att det här är frågor som diskuteras och hanteras dagligen och att det är den informella hanteringen underlättar att identifierade risker snabbt kan hanteras Ulriksdal Detaljplan och genomförandebeskrivning som presenteras för beslut innehåller risk- och konsekvensanalyser utifrån det som föreskrivs i plan och bygglagen. I övrigt har ingen risk- och konsekvensanalys alternativt känslighetsanalys tagits fram eller presenterats Stora Frösunda Detaljplan och genomförandebeskrivning som presenteras för beslut innehåller risk- och konsekvensanalyser utifrån det som föreskrivs i plan och bygglagen. I övrigt har ingen risk- och konsekvensanalys alternativt känslighetsanalys tagits fram eller presenterats Ingenting Detaljplan och genomförandebeskrivning som presenteras för beslut innehåller risk- och konsekvensanalyser utifrån det som föreskrivs i plan och bygglagen. I övrigt har ingen risk- och konsekvensanalys alternativt känslighetsanalys tagits fram eller presenterats Iakttagelser Såväl som positiva möjligheter uppstår ett ekonomiskt risktagande för staden i samband med de stora projekten. Vi noterar att även om arbete för att minska och hantera risker genomförs så saknas en dokumenterad rutin och process för detta. Vi bedömer att den dokumenterad rutin och process för hantera och identifiera t.ex. ekonomiska risker med projekt skulle minska stadens riskexponering och samtidigt öka kommunstyrelsen kännedom om eventuella risker med projektet. Solna stad 19 av 28

21 4.9. Kommunikation/ samverkan När ett projekt initieras bör kontakt och samråd med andra förvaltningar och bolag genomföras. Den främsta anledningen till detta är att större investerings- och exploateringsprojekt kan påverka efterfrågan på den kommunala servicen. Samverkan kan även krävas med t.ex. bolag för väg och vatten. Detta bör ske enligt en utarbetat rutin som syftar till att säkerställa att de parter som behöver informeras/ inkluderas i processen kontaktas i rätt tid Allmän beskrivning Av intervjuerna framkom att stadsdirektören tillsatt en utbyggnads- och investeringsgrupp som träffas varannan månad. Gruppen leds av stadsdirektören och i gruppen ingår stadledningsförvaltningens stabs förvaltningschef som har ett särskilt ansvar för att samordna och bevaka utbyggnadsbehov av den kommunala servicen i takt med att staden växer. Vidare ingår förvaltningschefer från respektive kärnverksamhet. Till gruppen kan även andra kalls som är berörda av ett stort projekt. I gruppen fångas och diskuteras kommande och pågående projekt. I planskedet ligger ansvaret för att kommunicera med t.ex. stadens bolag som kan vara berörda en exploatering på plan- och bygglovsavdelningen i samråd med exploateringsverksamheten tillhörande stadsledningsförvaltningens stab. I genomförandefasen ligger ansvaret på stadsbyggnadsförvaltningens stadsmiljöavdelning. Koppling till berörda bolag eller andra tydliggörs även i exploateringsavtelen. I projekten används även kommunikationschefen som organisatoriskt tillhör stadsledningsförvaltningen. Denne har ansvaret för extern kommunikation utifrån ett medborgarperspektiv Ulriksdal Kommunikation och samråd enligt plan- och bygglagen sker i samband med detaljplanearbetet. Av exploateringsavtalen framgår hur samverkan ska ske med mellan exploatören och staden. Vidare framgår hur och när samverkan ska ske med lantmäterimyndigheten, Norrvatten, Solna vatten, stadens tekniska kontor, Vattenfall Sveanät, Telia, stadens stadsträdgårdmästare, m.fl. Projektet presenteras även på där medborgare och andra kan ta del av beslut, utbyggnadsplaner, bilder samt eventuella trafikstörningar på grund av byggnation etc Stora Frösunda Kommunikation och samråd enligt plan- och bygglagen sker i samband med detaljplanearbetet. Av exploateringsavtalen framgår hur samverkan ska ske med mellan exploatören och staden. Vidare framgår hur och när samverkan ska ske med Vattenfall, Solna stad 20 av 28

22 stadmiljöförvaltningen, miljö- och hälsoskyddsförvaltningen, Q-park och Solna Vatten. Projektet presenteras även på där medborgare och andra kan ta del av beslut, utbyggnadsplaner, bilder samt eventuella trafikstörningar på grund av byggnation etc Ingenting Kommunikation och samråd enligt plan- och bygglagen sker i samband med detaljplanearbetet. Av exploateringsavtalen framgår hur samverkan ska ske med mellan exploatören och Staden. Vidare framgår att samverkan ska ske med Terminal Real Estate Sweden AB, vägverket, banverket, Sarabate Nord AB, Sarabate Syd AB och Vally Blå AB, som är helägda dotterbolag till Skanska Fastigheter Sverige AB, samt Fastighets AB Gesimsen, som är ett helägt dotterbolag till Vasakronan AB (publ). Projektet presenteras även på där medborgare och andra kan ta del av beslut, utbyggnadsplaner, bilder samt eventuella trafikstörningar på grund av byggnation etc Iakttagelser Stadsdirektörens utbyggnads- och investeringsgrupp bedöms utgöra grunden för den interna samverkan som måste ske och som inte regleras i exploateringsavtalen. Det tydligt utpekade ansvaret för att hålla samman och bevaka utbyggnadsbehov av den kommunala servicen uppfattas positivt men det förfaller saknas dokumenterade rutiner för hur arbetet ska gå till. Då merparten av övriga samverkansparter berörs i exploateringsavtalen drar vi slutsatsen att det utgör den dokumentation som finns kring det samverkansansvar som ålagts förvaltningschefen inom stadsledningsförvaltningens stab. Den kommunikation som sker med medborgare via stadens hemsida bedöms som omfattande lätt tillgänglig och informativ. Avsaknad av rutiner och riktlinjer för samverkan kan medföra en risk för att samverkan inte genomförs optimalt eller med samtliga berörda parter Uppföljning och rapportering Kommunallagen Enligt kommunallagens beskrivning av uppsiktsplikten skall kommunstyrelsen ha fungerande system och rutiner för att på ett effektivt sätt styra och följa upp verksamheten Allmän beskrivning Ett av stadens effektmål är att befolkningen skall växa till minst invånare år Utbyggnad pågår i sex nya stadsdelar och i verksamhetsplanen för år 2013 står det att läsa om de krav som utbygganden kommer att ställa på staden. Solna stad 21 av 28

23 I intervjuerna beskrivs att mark för nya kommunala serviceenheter avsätts enligt rutin i samband med detaljplanearbetet. I verksamhetsplanen för 2013 framkommer att kommunstyrelsen fått i uppdrag att tillsammans med stadsbyggnadsnämnden utarbeta en strategisk lokalförsörjningsplan för staden. Kommunstyrelsens verksamhetsplan för år 2013 innehåller, i enlighet med Solnas styrmodell, en internkontrollplan. I stadsledningsförvaltningens organisation för ekonomi- och verksamhetsstyrning återfinns processen och rutinen för Stadens styrning med kontrollmomentet och metoden Felaktiga underlag, modeller samt kompetens ger felaktig analys och felaktiga beslut. (Totalkontroll av följsamhet mot stadens drift- och investeringsbudget samt mot verksamhetsmål). Ansvarig för kontrollmomentet är förvaltningschef/ekonomichef. I verksamhetsplanen framgår även i målområdet God ekonomisk hushållning kompletterats med uppföljning av nycketal för prognostiserade expolateringsinvesteringar. Resultatet från internkontrollen och uppföljningen av nyckeltalen sker till kommunstyrelsen. Utöver ovanstående och beslut i samband med detaljplaner och exploateringsavtal saknas regler och rutiner för formell uppföljning och återrapportering av projekten. I granskningen har fått ta del av exempel på den återtrapportering som sker till avseende specifika expolaterings- och investeringsprojekt. Vid intervjuerna beskrevs att i det fall ett stort projekt prognostiseras en kostnadsavvikelse så ska ärendet redovisas för kommunstyrelsen för hantering. Antagande utgår från generella regler för budgetavvikelse Ulrikdal Vi har tagit del av den ekonomiska avstämning/ uppföljning av Ulriksdal som gjordes i samband med bokslutet år Av kalkylunderlaget framgår hur mycket som producerats under perioden samt hur mycket som prognostiseras produceras fram till år Enligt underlaget beräknas intäkterna uppgå till 710,5 mnkr baserat på kvm kommersiell yta och bostadsyta. Det kommunala kostnadsåtagandet beräknas för samma period uppgå till 188 mnkr. Inga närmare kostnadskalkyler över hur mycket som återstår av stadens åtagande i relation till återstående kostnadsbudget redovisas. Kalkylen utgör bilaga till en bokslutsbilaga. Det framgår inte om kalkylunderlaget innebär en redovisad avvikelse avseende preliminärt avtalad köpeskilling om 813 mnkr och kostnader om 249 mnkr. Vid intervjun efterfrågades om stadsledningsförvaltningen följde upp utvecklingen i Ulriksdal och beaktade hur en avvikelse i planerad byggnation kunde påverka stadens ekonomiska förutsättningar då projektet beräknats leverera ett stort positivt resultat för staden. Enligt uppgift är stadens intäkter inte baserade på denna kalkyl då exploateringsintäkten/vinstavräkningen hanteras utanför stadens budget i enlighet med försiktighetsprincipen. Solna stad 22 av 28

24 Stora Frösunda Projektet är fortfarande i ett tidigt skede och stadens åtagande som enligt kalkyl uppgår till 140,5 mnkr har ännu inte upphandlats varför ingen uppföljning ur ett ekonomiskt perspektiv gjorts Ingenting Den ekonomiska beräkningen och risken ligger på exploatören eftersom denne enligt avtalet ska uppföra det som motsvarar stadens åtagande Iakttagelser Enligt gällande rutiner sker löpande avstämning och återrapportering muntligt till samtliga gruppledare samt till kommunstyreslen och kommunfullmäktige. Utöver det förfaller det saknas regler och rutiner för uppföljning och åttrerapportering och därmed en formell beslutshantering som syftar till att dokumentera att styrelsens fullgjort sin uppsiktsplikt. Det noteras att det underlag som vi tagit del av som löpande redovisas i vår mening saknar viktiga ingående delar såsom ekonomi, tidsplan eller risk kopplat till projektens olika delar. Vi noterar att sedan år 2013 följs projekten upp via ett nyckeltal i samband med delårsbokslut och årsbokslut. Solna stad har via detta tillägg påbörjat arbetet med att mer kontinuerligt följa upp och rapportera de ekonomiska aspekterna kopplat till investering- och exploateringsprojekten. Solna stad 23 av 28

25 5. Revisionell bedömning och rekommendationer 5.1. Kontrollmiljö Vår bedömning är att kontrollmiljön avseende stadens styrning av stora projekt inte fungerar tillfredställande. Granskningen har visat att Staden styrsystem innehåller regler för utformning och uppföljning av internkontrollplaner men att det saknas regler och rutiner och därmed kontrollmoment för styrning av stora projekt. Vi rekommenderar att interkontrollplanerna kompletteras med kontrollmoment för att säkerställa Stadens styrning av stora projekt. En stor del av besluten kring stora projekt fattas genom informell hantering och kommunikation. Det finns lite eller ingen dokumentation som beskriver vilket mandat som tilldelats tjänstemännen i förhandling om t.ex. exploateringsavtalen. Vidare saknas politiskt beslutade regler för marktilldelning. Samtaget medför det en ökad riskexponering för staden. Den del av kontrollmiljön som till stor del styrs av plan- och bygglagen fungerar mer tillfredsställande Riskanalys Mål och syfte och därmed inriktning för stadens utveckling uttrycks i översiktsplanen och dess identifierade utvecklingsområden. Dokumenten i kombination med det intresse som finns från markägare i området kan sägas utgöra en uppdragbeskrivning för stadsledningsförvaltingens arbete med stora projekt. Därmed bedömer vi att uppdraget är tydligt, tyvärr saknas aktualitetsbeslut kring översiktsplanen vilket kan innebära att förvaltningen arbetar för mål och viljeinriktning som inte längre är politiskt giltig. Vidare är mål och syfte med de granskade projekten är väl uttryckta i detaljplaner, genomförandebeskrivningar etc. Regler och rutinerna utgår då från plan- och bygglagen som tydligt beskriver vad som ska framgå och genomföras vid framtagande av en detaljplan. Därmed finns formell hantering av beslut kring t.ex. utformning, boendeformer etc. Utöver de riskanalyser som tas fram som en följd av plan- och bygglagen saknas risk- och konsekvensanalyser. Detta medför att stadens riskexponering ökar och att en systematisk värdering av risker och hinder uteblir. Solna stad 24 av 28

26 5.3. Kontrollaktiviteter Det saknas policys, metoder och rutiner för stora projekt. Det finns ingen dokumentation som beskriver vid vilka tillfällen ett projekt ska presenteras för beslut, vad beslutsunderlaget ska innehålla eller när återrapportering och uppföljning av projekten ska ske. Med anledning av detta går det inte att avgöra om arbetet genomförs på det sätt som avsetts. Utifrån ett styrningsperspektiv är det oavsett projekt viktigt att det framgår vem som är beställare, projektägare, styrgrupp samt huvudprojektledare. Av styrsystemet bör det även framgå vad dessas ansvar, mandat och befogenheter innebär. Vår bedömning är att det finns brister i den formella beslutshanteringen avseende stora projekt. Granskningen har visat att varje unikt projekt saknar dokumenterad roll- och ansvarsfördelning vilket medför att stadens riskexponering ökar Information och kommunikation Informationsöverföringen sker enligt beskrivning frekvent, löpande och muntligt. Vi anser att informationen i allt för hög utsträckning saknar ekonomiskrapportering. Vår bedömning är därav att det finns brister i den formella informationen och kommunikation mellan kommunstyrelsen och stadsledningsförvaltningen. Kommunikation med och information till medborgare och andra intressenter bedöms fungera tillfredställande Uppsikt/Övervakning/Tillsyn Avsaknad av formellt beslutade riktlinjer och anvisningar för stora projekten medför brister i den strategiska styrningen och begränsar stadens möjlighet att styra och följa upp projekt. Enligt gällande rutiner sker löpande avstämning och återrapportering muntligt vilket till synes innebär att det saknas en formell beslutshantering som syftar till att dokumentera att styrelsens tagit del av förvaltningens information. Det medför enligt vår bedömning brister i kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Solna stad 25 av 28