Anvisningar för budgetering av läkarutbildningen 2013

Transkript

1 BUDGETANVISNINGAR 2013 Anvisningar för budgetering av läkarutbildningen 2013 Version

2 Om du har problem, frågor eller synpunkter kring budgetarbetet eller budgetverktyget får du gärna kontakta fakultetskansliets ekonom med ansvar för läkarutbildningen: David Ganrot tfn: E-post: Hämtställe: 66 Postadress: Medicinska fakultetens kansli, Lund Besöksadress: BMC, Sölvegatan 19, Lund Hemsida: Frågor som rör Region Skånes del i läkarutbildningen hanteras av enheten för forskning och utveckling: Hannie Lundgren tfn: E-post: hannie.lundgren@skane.se Hemsida: Observera! I dessa anvisningar förekommer ett antal bilder hämtade från budgetverktyget, dessa är avsedda att visa hur budgetverktyget fungerar och visar inte nödvändigt vis information som är avsedd att vara autentisk eller korrekt med hänsyn till de regler som gäller för hur en budget ska vara utformad. 2

3 Innehållsförteckning 1. LÄKARUTBILDNINGENS BUDGET NYHETER BUDGETMODELLEN BUDGETVERKTYGET BEHÖRIGHETER INLOGGNING OCH INDEXSIDAN BUDGETERING, ATT LÄGGA IN BUDGETAR STARTSIDAN OCH NAVIGERING GRUNDUPPGIFTER OCH KOMMENTARER INMATNING OCH ÄNDRING AV UPPGIFTER Allmänt om redigering i budgetverktyget Rutan Lärare Rutan Kostnadsställe Rutan Ämne Att ange en totalkostnad när styckepriset är okänt Observera följande KOSTNADER SOM INTE SKA LÄGGAS IN I BUDGETVERKTYGET Overhead Kompetensutveckling Personalrelaterade kostnader och kringkostnader för kontorsarbete PERSONALKOSTNADER Anställning Arbetstid Personaldatabasen Löner för universitetsanställda Löner för regionanställda ADMINISTRERA EXTERNA LÄRARE ADMINISTRATION OCH LEDNING Personalkostnader Materialkostnader KURSUTVECKLING UNDERVISNING OCH EXAMINATION, PERSONALKOSTNADER Föreläsningar Gruppundervisning Handledning Examination Verksamhetsförlagd utbildning UNDERVISNING OCH EXAMINATION, MATERIAL Direkt materielkostnad Indirekt materielkostnad Service och underhåll UNDERVISNING OCH EXAMINATION, INVENTARIER Inköp av inventarier Avskrivningskostnader LOKALER ADMINISTRATION AV LÄRARTIMMAR RAPPORTER BESTÄLLA RAPPORTER EXCEL-RAPPORTENS INNEHÅLL BILAGA 1 FÖRTECKNING ÖVER LU:S KOSTNADSSTÄLLEN BILAGA 2 FÖRTECKNING ÖVER REGION SKÅNES KLINIKER

4 1. LÄKARUTBILDNINGENS BUDGET Dessa anvisningar riktar sig speciellt till dem som ska arbeta med verktyget för budgetering av läkarutbildningen (för övriga utbildningar finns andra, gemensamma anvisningar, i ett annat dokument). Efter detta inledande kapitel följer två kapitel som riktar sig till de kurs-/terminsansvariga lärare som lägger in budgeterna. Kapitel 4 och 5 behandlar administration av lärartimmar respektive rapporter. Dessa båda kapitel är skrivna för att kunna stå självständiga och ändå ge all nödvändig information för personer som enbart har behörighet för dessa funktioner (med andra ord kan dessa personer hoppa direkt dit). 1.1 Nyheter Rent tekniskt har inget ändrats i budgetverktyget. Inte heller har några ändringar gjorts i anvisningarna med anledning av det nya arbetstidsavtalet för lärare. Först i ett senare skede, när parterna utarbetat råd och anvisningar för tillämpning av avtalet, kan det eventuellt bli aktuellt att ändra anvisningarna i detta dokument. Med anledning av att den första större studentkullen (med c:a 120 studenter) under höstterminen 2013 når termin 9 och nivåtentorna har riktlinjerna för hur mycket examination som ska budgeteras ändrats, se avsnitt (Observera att detta gäller T6 T9.) Av samma anledning har riktlinjerna för VFU uppdaterats, se avsnitt Budgetmodellen Grundtanken med budgetmodellen är fördela resurser i enlighet med utbildningens upplägg. Ersättningen ska täcka institutionernas och klinikernas kostnader för den utbildning som genomförs där. Budgetarna ska därför så långt som möjligt utgå från faktiska kostnader och ej schabloner. Varje föreläsning budgeteras med de timmar den tar, varje laboration med de personal- och materialkostnader som är förknippad med den. Ett undantag från denna princip är dock den kliniska praktiken (även kallad verksamhetsförlagd utbildning, VFU) som fr.o.m budgeteras med ett schablonbelopp per student och vecka. En budget med två finansieringskällor Läkarutbildningen betalas med två pengapåsar, dels universitetets statliga medel och dels ALF 1 - medlen för de ökade kostnader (intrång) som undervisningen medför inom sjukvården 2. Med några få undantag gäller samma principer för budgetering oavsett vilken pengapåse som ska användas. Det är egentligen missvisande att tala om en statlig budget och en ALF-budget som om de vore separata budgetar, det är snarare fråga om en budget med två finansieringskällor. Det som avgör vilken pengapåse som ska användas är hos vilken av huvudmännen Lunds universitet eller Region Skåne kostnaden uppstår. Är det institutionen som står för en kostnad 1 Avtal om Läkarutbildning och Forskning, ett nationellt avtal mellan staten och vissa landsting, samt ett lokalt avtal mellan Lunds universitet och Region Skåne, om samarbete kring grundutbildning av läkare, medicinsk forskning och utveckling av hälso- och sjukvård. 2 I strikt mening är båda anslaget statliga då de kommer från staten, men universitetets anslag förbrukas inom en statlig myndighet medan ALF-anslaget förbrukas inom landstinget och kan på så sätt sägas vara något mer statligt än ALF-anslaget. 4

5 ska den ersättas med statliga medel, är det kliniken som betalar ska den ersättas med ALF-medel. Ersättning för vissa ledningsuppdrag och administration ersätts dock alltid med statliga medel (läs mer om detta i avsnitt 3.5.1). Den som matar in budgetuppgifter behöver i princip alltså inte tänka på om kostnaden ska betalas med statliga eller ALF-medel. Arbetsgång Nämnden för biomedicinsk, medicinsk och folkhälsovetenskaplig utbildning (NBMFU) formulerar anvisningar och övergripande ramar för budgetarbetet och programdirektören leder och samordnar budgetarbetet inom programmet samt utfärdar kompletterande anvisningar. Utifrån dessa riktlinjer och anvisningar upprättar sedan de kurs-/terminsansvariga ett budgetförslag. Under september månad arbetar de kurs-/terminsansvariga i budgetverktyget med att mata in och uppdatera budgeterna. Det är viktigt att det sker en samverkan med berörda lärare, prefekter och verksamhetschefer under processen, så att de kan ta hänsyn till utbildningens resursbehov i sin planering och budgetering. När budgetverktyget stängts för terminsansvariga lärare tar fakultetens ekonom ut rapporter ur systemet och granskar tillsammans med programdirektören att budgetarna är upprättade i enlighet med de beslutade riktlinjerna och att de ekonomiska ramarna hålls. Programdirektören för en dialog med de kurs-/terminsansvariga som vid behov reviderar sina respektive budgetförslag. Under samordningsprocessen har även institutioner och kliniker möjlighet att framföra synpunkter på budgetförslagen. När granskningen är avslutad skickas de sammanställda budgetarna till kliniker och institutioner. I detta skede förväntas budgeten vara förankrad hos institution/klinik, men om man ändå fortfarande har synpunkter måste dessa meddelas fakultetens ekonom snarast, så att utskicka till nämnden kan ske enligt tidplanen. Tidplan 10 september Budgetverktyget tillgängligt för de kurs-/terminsansvariga lärarna. 30 september Preliminära kurs-/terminsbudgetar ska vara klara. Budgetverktyget stänger för kurs-/terminsansvariga, endast programdirektören kommer åt budgetblanketterna. Ekonom och programdirektör påbörjar granskning och kommunicerar med terminsansvariga, institutioner och kliniker angående eventuella förändringar. 6 november Granskningen avslutad, de sammanställda budgetarna skickas till institutionerna för information och till klinikerna för godkännande. 21 november Utskick av budget till nämnden. 28 november Nämnden tillstyrker budgetförslaget. 5

6 2. Budgetverktyget Kurs-/terminsbudgetarna skapas i ett nätbaserat budgetverktyg och sparas i en databas, vilket gör det möjligt att i efterhand gå in och ändra eller lägga till uppgifter i blanketten. De budgetar som lades förra hösten (avseende 2012) har kopierats till årets budgetverktyg och kan användas som en grund att utgå från. Hur mycket av de gamla budgetarna som fortfarande är aktuella varierar mellan de olika kurserna/terminerna, beroende på hur mycket upplägget förändrats, hur många lärare som ska bytas ut etc. Om du vill börja från grunden med en helt blank budget kan du kontakta fakultetens ekonom, så raderar denne alla tidigare uppgifter. 2.1 Behörigheter Budgetverktygets användare kan delas in i fyra kategorier. Samtliga kan ta ut Excel-rapporter för alla budgetar på alla program, förutom det kan de olika behörigheterna även: Kurs-/terminsansvarig kan lägga till, ändra och ta bort kostnader från en eller flera kurseller terminsbudgetar. Varje kurs/termin kan ha upp till tre ansvariga. Kan ta ut Excelrapporter. Programdirektör kan lägga till, ändra och ta bort kostnader på samma sätt som kurs- /terminsansvariga, men får automatiskt behörighet till alla kurser/terminer på programmet. Kommer åt budgetarna även efter att budgetverktyget stängts för de kurs-/terminsansvariga. Administratör av lärartimmar uppdaterar uppgifterna om lärarnas tjänstgöringsgrad och tillgänglighet för GA-verksamhet. Anställd alla anställda vid Medicinska fakulteten kan ta ut budgetrapporter. Alla kombinationer av behörigheter är möjliga. Funktion Budgetera Budgetera efter Administrera Behörighet 30 september lärartimmar Kurs-/terminsansvarig X X Programdirektör X X X Ta ut Excelrapporter Admin av lärartimmar X X Anställd vid medfak X 6

7 2.2 Inloggning och indexsidan Budgetverktyget finns på men kan också hittas via fakultetens hemsida ( På inloggningssidan fyller du i Lucat-identitet och -lösenord och klickar därefter på Logga in. Du kommer då till en indexsida, som beroende på din behörighet innehåller olika länkar. Om en kurs/termin är låst för redigering är den rödmarkerad och går inte att klicka på. En kurs kan vara låst för kurs-/terminsansvarig samtidigt som den är öppen för programdirektören. Bilden nedan visar indexsidan för en person som har alla fyra behörigheterna: 1. Överst visas de kurser/terminer som personen i fråga är ansvarig för. 2. Den inloggade personen i exemplet nedan är programdirektör för sjukgymnastik och alla det programmets kurser/terminer visas därför. 3. Längst ner visas länkarna som hör till behörigheten för administration av lärartimmar. 4. Anställda vid Medicinska fakultetens som inte har någon av de andra behörigheterna ser bara länken för att ta ut rapporter För att budgetera klickar du på någon av länkarna under 1 eller 2. Detta beskrivs i kapitel 3. För att administrera lärartimmar klickar du på Lärartimmar. Detta beskrivs i kapitel 4. Det är bara administratörer av lärartimmar samt övriga anställda som kan ta ut rapporter direkt från indexsidan. Kurs-/terminsansvariga och programdirektörer hittar istället en länk till rapporter på startsidan för varje kurs. Uttag och bearbetning av rapporter beskrivs i kapitel 5. 7

8 3. Budgetering, att lägga in budgetar Kapitlet inleds med avsnitt om navigering i budgetverktyget, hur man ändrar kursens grunduppgifter och skriver kommentarer, ett avsnitt om de tekniska principerna för hur uppgifter matas in samt ett avsnitt om vad som inte ska läggas in i budgetverktyget. Sedan följer ett avsnitt med allmän information om personalkostnader och ett avsnitt om hur man administrerar externa lärare. Slutligen gås de olika blankettsidorna för inmatning av budgetkostnader igenom. 3.1 Startsidan och navigering Budgetblankettens startsida (till höger) består av ett antal rubriker (gröna rutor) och underrubriker (vita rutor). Underrubrikerna är klickbara och tar dig vidare till de olika blankettsidorna. Den första rubriken grunduppgifter leder till en sida som visar information om kursen/terminen, vissa av uppgifterna går även att ändra. Under den andra rubriken administrera externa lärare registreras de externa lärare och kliniska assistenter som sedan ska läggas in under personalkostnader. Under de följande rubrikerna från administration och ledning till och med lokaler registreras de kostnader som kursen/ terminen kommer att medföra. Vid underrubrikerna visas summan av de kostnader som registrerats. Sedan följer två rubriker sammanställning och rapport som används för att sammanställa de registrerade uppgifterna och visa dem på skärmen, som pdf-fil eller i Excel. Detta beskrivs i kapitel 5 Rapporter. Längst ner på startsidan hittar du Åter till index-sidan som tar dig tillbaka till listan med de kurser/terminer du är ansvarig för. Längst ner på varje blankettsida (till vänster) finns en rullgardinsmeny med genvägar till de andra blankettsidorna, samt en knapp som tar dig Åter till startsidan. Vid navigering mellan blankettsidorna är det viktigt att använda någon av dessa alternativ och inte använda webbläsarens bakåt-knapp. 8

9 3.2 Grunduppgifter och kommentarer Varje budgetblankett kan avse en eller flera kurser, eller en hel termin. Programdirektörerna avgör vilka blanketter som ska finnas för respektive program. Grunduppgifterna visar program, termin 3, kurs och Ladok-kod för aktuell budgetblankett. Kurs kan vara det faktiska kursnamnet eller (som till höger) ange vilken termin det gäller. Varje budgetblankett kan ha upp till tre kursansvariga (beteckningen används även om blanketten avser en hel termin). Om du vill ändra någon av dessa uppgifter om de är felaktiga, om en blankett som avser flera kurser ska delas upp i flera blanketter som avser en kurs var, om blanketten ska kopieras, om kursansvariga ska bytas ut ska du kontakta fakultetsekonomen. Uppgifterna om kurslängd och antal studenter används inte i några beräkningar, men finns med som information för termins-/kursansvariga och programdirektör. Du ska uppdatera dem om de inte är korrekta. Kommentarfältet kan användas för minnesanteckningar eller för information till programdirektör och fakultetsekonomen. (Har du frågor du vill ha snabbt svar på är det dock bättre att ringa eller mejla.) När budgetverktyget öppnas finns föregående års kommentarer kvar, eftersom dessa troligtvis inte längre är aktuella bör du ändra dem. Glöm inte att spara när du ändrat uppgifterna eller kommentarerna. 3.3 Inmatning och ändring av uppgifter Allmänt om redigering i budgetverktyget Alla blankettsidor för inmatning av kursutveckling, handledning, lokalkostnader etc. har ett liknande upplägg. Bilden nedan visar inmatningssidan för föreläsningar. Den övre raden innehåller kolumnrubriker och de följande raderna visar de kostnader som lagts in i budget. Varje rad läggs till, ändras eller raderas var för sig. Längst ner efter sista raden (ej på bilden) finns ett belopp i fetstil som visar summan i kronor av kostnaderna på raderna ovanför. 3 Termin betyder här T1, T2, T3 etc, inte i VT eller HT. Vill man ha separata budgetblanketter för VT och HT kan man ange det i kursnamnet. Förutom T1-T11 kan termin även vara Ledning vilket avser programmets centrala budget med ersättning till PD etc, Valfria vilket kan avse en kurs som inte är obligatortisk i utbildningsprogrammet eller Strimman vilket avser läkarutbildningens kurser i professionell utveckling. 9

10 Sortera rader Det är möjligt att sortera om raderna så att de visas i en annan ordning. Om man exempelvis vill att de två momenten som behandlar Parkinson (till höger) ska komma efter varandra i listans ordningsföljd håller man muspekaren över det moment man vill flytta pilen förvandlas då till ett pilkors klickar och håller inne musknappen, drar momentet till önskad plats i listan och släpper sedan musknappen. Lägga till ny rad 1. Klicka på knappen Lägg till nytt moment (eller ny inventarie eller ny lokal). En ny rad läggs då till sist efter de existerande, vita rutor markerar de uppgifter som ska fyllas i (övriga uppgifter fyller systemet själv i automatiskt) och två röda knappar dyker upp till höger om raden (Spara, Avbryt). 2. Genom att trycka på tabb-tangenten eller klicka med musen flyttar du textmarkören till den första vita rutan, fyll i moment (eller motsvarande). 3. Hoppa till nästa ruta med tabb-tangenten eller genom att klicka i rutan och sedan nästa ruta etc. 4. När alla de vita rutorna är ifyllda klickar du på Spara-knappen. Om någon av rutorna är felaktigt ifylld får du en varning om detta, det går inte att spara förrän alla rutor är korrekt ifyllda. Du kan när som helst avbryta inmatningen genom att trycka på Avbryt-knappen. Ändra rad 1. Klicka på den grå pennan till höger om raden du vill ändra. De uppgifter som kan ändras markeras då med vita rutor och tre röda knappar dyker upp till höger om raden (Spara, Avbryt resp. Radera). 2. Genom att trycka på tabb-tangenten eller klicka med musen flyttar du textmarkören till den ruta du vill ändra, ändra uppgifterna. 3. Om du ska ändra ytterligare rutor, flytta textmarkören med hjälp av tabb-tangenten eller genom att klicka i rutan. 4. När du är klar med ändringarna klickar du på Spara-knappen. Om någon av rutorna är felaktigt ifylld får du en varning om detta, det går inte att spara förrän alla rutor är korrekt ifyllda. Du kan när som helst avbryta ändringen genom att trycka på Avbryt-knappen. Radera rad 1. Klicka på den grå pennan till höger om raden du vill radera. 2. Klicka på den röda Radera-knappen till höger om raden. 3. En grå ruta dyker upp där du bekräftar raderingen genom att klicka på OK. (Det går inte att ångra en gjord radering.) Vill du inte radera raden klickar du istället på Avbryt, den grå rutan stängs då och du klickar på den blå Avbryt-knappen till höger om raden. 10

11 3.3.2 Rutan Lärare De rutor där en lärares (eller administratörs) namn ska fyllas i fungerar på ett särskilt sätt. Välja lärare 1. Börja skriv lärarens för- eller efternamn, systemet söker i databasen efter matchande lärare. För varje bokstav du skriver in förfinas sökningen. 2. Förutsatt att det som skrivits in matchar någon av lärarna i databasen visas dessa i en lista. Först visas matchande lärare som redan används på kursen och sedan övriga matchande lärare. Välj lärare från listan genom att klicka på lärarens namn. 3. Om läraren inte finns i databasen visas följande meddelande. Om man var på väg att lägga in en lärare som är anställd inom sjukvården fortsätter man här, fyller i det fullständiga namnet (i formatet Efternamn, Förnamn) samt väljer titel och klinik. Observera att det endast går att välja bland sjukvårdens titlar och kliniker. Om man istället sökte, men inte hittade, en universitetsanställd lärare ska man klicka på Avbryt och sedan lägga till läraren under Administrera externa lärare (se avsnitt 3.6). Att man inte hittar läraren man sökte kan förstås också bero felstavning. I så fall får man klicka på Avbryt och sedan göra ett nytt försök (när sökrutan väl bestämt sig för att den inte hittar någon matchande lärare hjälper det inte att rätta stavningen, man måste alltså avbryta). Söklistan visar alla matchande lärare, sorterade på efternamn, samt vilka kostnadsställen de tillhör. Dessutom visas hur många timmar de är tillgängliga för undervisningsverksamhet på grund- och avancerad nivå (inkl administration och kursutveckling), hur många timmar som redan budgeterats (utnyttjats) på och hur många timmar som fortfarande är tillgängliga för GA-verksamhet. Om en lärare redan budgeterats på fler timmar än vad denne är tillgänglig markeras utnyttjade och kvarvarande timmar med röd färg. Det finns ingen teknisk spärr mot att budgetera en lärare på fler timmar än vad denne är tillgänglig, men det är naturligtvis olämpligt. Om situationen uppstår får berörda kurs-/terminsansvariga och programdirektörer hitta en lösning på för den överutnyttjade lärarens timmar ska fördelas. Mer om budgetering av personal hittar du i avsnitt

12 3.3.3 Rutan Kostnadsställe Vid budgetering av personalkostnader fylls kostnadsställe/klinik i automatiskt beroende på var vald person hör hemma. När man lägger upp externa lärare (se avsnitt 3.6) eller budgeterar verksamhetsförlagd utbildning, material- eller lokalkostnader måste dock kostnadsställe anges. I budgetverktyget finns alla kostnadsställen vid Medicinska fakulteten, mer eller mindre alla kliniker/enheter vid SUS, Helsingborgs lasarett, Labmedicin Skåne och Psykiatri Skåne, samt några kostnadsställen vid andra fakulteter (LTH, N, S, HT) samt ytterligare några sjukhus i systemet. De kompletta listorna hittar du i bilaga 1 och 2. (Vid behov kan ytterligare kostnadsställen läggas till, kontakta i så fall fakultetsekonomen.) De flesta kostnader (t ex fakturor och löner) betalas av institutionerna och klinikerna, som sedan får ersättning från läkarutbildningen. I de fall du vet vilket kostnadsställe/vilken klinik som kommer att betala fakturan eller lärarens lön ska du ange detta kostnadsställe. Om du vet vilken institution, men inte vilket kostnadsställe som kommer att betala kostnaden kan du välja den institutionens huvudkostnadsställe (i bilaga 1 ser du vilka som är huvudkostnadsställen). När undervisningen bedrivs på en vårdcentral anges Vårdcentraler/primärvården oavsett vilken vårdcentral som avses. Avstämning av vilka vårdcentraler som faktiskt kom att utnyttjas sker sedan terminsvis. Vissa kostnader ska betalas av läkarutbildningen centralt, genom att fakturan skickas till utbildningens eget kostnadsställe och attesteras av programdirektören. I dessa fall ska du ange Läkarutbildningen. Detta kostnadsställe väljer du även om du inte vet vem som ska betala kostnaden, men tror att den kommer att betalas av universitetet. Om du istället tror att kostnaden kommer att betalas av Region Skåne, men inte vet av vilken klinik väljer du kliniken som kallas Övrig verksamhet. Pengarna blir då kvar hos utbildningen och betalas ut efter hand som kompletterande uppgifter lämnats in. Välja kostnadsställe/klinik 1. I rutan för kostnadsställe kan du söka på kostnadsställets nummer eller ett ord i kostnadsställets namn. Systemet söker i databasen efter matchande kostnadsställen. För varje siffra/bokstav du skriver in förfinas sökningen. 2. Välj kostnadsställe från listan genom att klicka på det Rutan Ämne För att underlätta informationssökning, jämförelser etc. finns möjlighet att ange till vilket ämne varje budgetrad räknas (t ex ortopedi, urologi etc.) i ett särskilt fält, istället för att ange detta som text i moment-fältet. Det är helt frivilligt att använda funktionen, men ska den vara till någon glädje bör den användas konsekvent. 12

13 Ämnen väljs från en lista som är unik för varje termin och baseras på kursplanerna. I nuläget finns dock listor endast för de kliniska terminerna. Om terminsansvariga lärare så önskar kan fakultetsekonomen ändra, lägga till eller ta bort denna funktion Att ange en totalkostnad när styckepriset är okänt På vissa blankettsidor (material- och lokalkostnader) anges antal (eller yta) och styckepris (kr/st eller kr/m²). Normalt sett ska faktiskt antal och styckepris anges, men om antal och styckepris är osäkra kan man istället ange en totalkostnad under kr/st (eller kr/m²) och sedan ange 1 (ett) som antal (eller yta) Observera följande Alla tal som fylls i på blanketten ska vara heltal och siffrorna ska skrivas in i en följd utan tusentalsavgränsning. Alla kostnader som anges ska avse hela budgetåret. Materialkostnader ska anges exklusive moms. Personalkostnader har redan ett påslag för beräknade löneökningar. Övriga kostnader ska budgeteras i 2012 års kostnadsnivå. Detta innebär att troliga prisökningar kommer att justeras i samband med sammanställning av respektive programs budget. 3.4 Kostnader som inte ska läggas in i budgetverktyget Det finns en del kostnader som inte ska läggas in i budgetverktyget, utan hanteras av fakultetens ekonomer i samband med sammanställning av nämndens budget: Overhead Ersättning för gemensamma kostnader så kallad overhead eller OH betalas enligt särskild ordning. Samtliga belopp i budgetverktyget ska därför anges exklusive OH-pålägg Kompetensutveckling Tid för kompetensutveckling ska inte läggas in i budgetverktyget, utan betalas ut enligt en särskild modell med två komponenter, en aktivitetsbaserad och en fast komponent. Den fasta komponenten ger ersättning till universitetsadjunkter samt till universitetslektorer som arbetar endast med utbildning och inte har fakultets- eller externa medel. Ersättningen baseras på lärartidsavtalets riktlinjer om respektive grupps utbildningsaktivitet; universitetsadjunkter som ska undervisa (inkl. förberedelsetid) högst 80 % av arbetstiden får 10 % kompetensutveckling och universitetslektorer som ska undervisa högst 70 % får 20 % kompetensutveckling. Resterande 10 %-enheter ersätts enligt den aktivitetsbaserade modellen. Universitetsadjunkter får ett påslag för kompetensutveckling med 12,5 % av undervisningstiden, vilket ger 10 %-enheter om de undervisar 80 %. Universitetslektorer får ett påslag med 14,3 % av undervisningstiden, vilket ger 10 %-enheter om de undervisar 70 %. Även professorer får ett påslag med 14,3 %. 13

14 Titel Rörlig (påslag på undervisningsaktivitet) Fast (del av tjänst) Professorer 14,3 % - Lektorer med forskningsmedel 14,3 % - Lektorer som endast undervisar 14,3 % 20 % Adjunkter 12,5 % 10 % Övriga - - Ingen kompetensutveckling utgår till personer anställda inom Region Skåne Personalrelaterade kostnader och kringkostnader för kontorsarbete Personalrelaterade kostnader och kringkostnader i samband med kontorsarbete är var för sig ofta av en ganska obetydlig karaktär. För institutionen som helhet kan det dock handla om flera miljoner kronor och utbildningarna ska givetvis betala sin andel av detta. Istället för att lägga in dessa kostnader var för sig på respektive kurs-/terminsbudget, ges en schablonersättning baserat på hur många timmar som budgeterats på respektive institution (såväl för lärare som för administrativ personal). Schablonen 8 kr för varje budgeterad timme ska täcka bland annat följande: Läkemedels- & sjukvårdsersättning Motion & rekreation Personalvårdande åtgärder Intern representation Datorer Kontorsmaterial Telefon, fast och mobil Kopieringskostnad I och med denna schablonersättning ska inga av ovanstående kostnader läggas in i budgetverktyget om de är kopplade till den enskilde lärarens anställning och kontorsarbete i allmänhet. Schablonen gäller endast universitetet, men motsvarande kostnader bör ändå endast budgeteras på klinikerna om de utgör större belopp. Kostnader av mer specifik karaktär, så som för inköp av litteratur till lärare eller tutorer, för kopiering av kompendier till studenter, för datorer till datorsalar eller andra kostnader som har koppling till undervisningen ska dock läggas in i budgetverktyget. Kontakta gärna fakultetens ekonom om du är osäker på vad som gäller i konkret fall. 3.5 Personalkostnader Anställning Ersättning betalas dit personen är anställd Ersättning för personalkostnader betalas dit personen i fråga är anställd, dvs. till den som betalar personens lön. Vart varje budgeterad person hör framgår av att kostnadsstället eller kliniken visas på varje rad, samt den lilla logotyp som visas till 14

15 vänster om namnet. Skulle någon person ha fått felaktiga uppgifter, be fakultetens ekonom att korrigera detta. Ersättning till personer anställda vid Lunds universitet baseras på faktisk lön och betalas till den institution och det kostnadsställe som betalar personens lön. Ersättning till personer anställda inom Region Skåne baseras på löneschabloner för respektive personalkategori och betalas till kliniken. Adjungeringar räknas i detta sammanhang inte som anställningar vid universitetet, i och med att lönen fortfarande betalas av Region Skåne. Att en läkare har forskning vid universitetet (och kanske t o m har ett eget kostnadsställe) räknas inte heller som en anställning vid universitetet, om inte universitetet också betalar (en del) av läkarens lön. Läkare med kombinationstjänst har visserligen anställning vid både institution och klinik, men ersättningen betalas helt och hållet till institutionen. Ersättningen för klinisk handledning betraktas inte som ersättning för någon enskild läkares arbete, utan inkluderar sjukvårdspersonal inom olika kategorier och även materialkostnader etc. Denna ersättning betalas alltid till kliniken, även om en läkare med kombinationstjänst deltar i handledningen. Statliga medel till institution, ALF-medel till klinik Grundregeln är att ersättning till institutionen (eller annan enhet inom universitetet) betalas med statliga medel och att ersättning till kliniken (eller annan enhet inom Region Skåne) betalas med ALF-medel. Det finns dock undantag som alltid betalas med statliga medel, oavsett vem som är betalningsmottagare: Terminsansvar Kurs-/moment-/ämnesansvar Termins-/kursadministration Dessa undantag behöver inte beaktas när budgeten matas in i budgetverktyget, justering sker istället manuellt i efterhand. Följande tabell sammanfattar läget kring anställning och ersättning. Anställning som Anställd vid Utbetalas till Betalas med Inst. Klinik Inst. Klinik Statliga medel ALFmedel Lärare, forskare, doktorander X X X Komb.tjänst, t ex Prof/ÖL X och X X X Sjukvårdspersonal X X X Forskande läkare X X X Adjungerade lekt/prof X X X Terminsansvar X eller X X eller X X Kurs-/moment-/ämnesansvar X eller X X eller X X Administratör, sekreterare m fl X eller X X eller X X 15

16 3.5.2 Arbetstid Enligt de universitetets lokala arbetstidsavtal 4 anses årsarbetstiden för en heltidstjänst vara timmar, respektive timmar (2/3 av 1 700) för kombinationstjänster. (Detta gäller egentligen personer med 35 semesterdagar, men i budgetverktyget används detta som schablon för samtliga anställda.) En halvtidstjänst är därmed 850 respektive 567 timmar, etc. Under ett kalenderår bör det antal arbetstimmar som en enskild lärare arbetar med undervisning inte överstiga för: lektorer c:a arbetstimmar lektorer/överläkare c:a 800 arbetstimmar adjunkter c:a arbetstimmar forskarassistenter c:a 300 arbetstimmar Det antal arbetstimmar som en enskild doktorand under ett kalenderår arbetar med undervisning får inte överstiga ca 340 arbetstimmar. Uppgift om hur många timmar varje lärare är tillgänglig för undervisning finns i budgetverktyget (se avsnitt och kapitel 4), det finns dock ingen teknisk spärr mot att överbudgetera en lärare. Ersättning för kompetensutveckling ska inte tas upp i kurs-/terminsbudget, utan betalas centralt av respektive utbildning (se avsnitt 3.4.2) Personaldatabasen I budgetverktyget finns en personaldatabas med alla som har anställning vid Medicinska fakulteten lärare, doktorander och TA-personal. Dessutom innehåller databasen en del personer som inte är anställda vid fakulteten men som vid flera och återkommande tillfällen har medverkat i fakultetens utbildning, det kan handla om lärare med anställning vid annan fakultet eller kliniska assistenter. För alla dessa personer finns uppgifter om lön samt det kostnadsställe på universitetet som betalar deras lön. I personaldatabasen finns dessutom alla personer som har en Lucat-identiet 5 vid Medicinska fakulteten utan att vara anställda. I budgetverktyget antas att dessa personer istället är anställda inom Region Skåne, dock saknas inledningsvis uppgifter som lön eller kliniktillhörighet. Den som först använder en sådan person måste ange titel och kliniktillhörighet, uppgifter som sparas till nästa gång personen budgeteras. Dessa uppgifter kan endast rättas av fakultetens ekonom. I första hand skall universitetets egna lärare utnyttjas, i andra hand sjukvårdsanställda. Om lärare inte är tillgängliga inom universitetet eller region Skåne eller om de saknar erforderlig kompetens får externa timlärare användas. Företag får inte anlitas i undervisningen utan godkännande av dekanus. Att lägga till nya personer i databasen 4 Lokalt avtal om arbetstid för lärare vid Lunds universitet ( ) och Lokalt avtal om arbetstid för läkare/lärare vid Lunds universitet ( ). 5 Lucat är universitetets personkatalog som förutom anställda även innehåller personer som på annat sätt är knutna till universitetet, t ex forskande läkare vars lön betalas av Region Skåne. Lucat-id används för inloggning till t ex universitetets e-post samt till budgetverktyget. 16

17 Om du saknar någon lärare kan du kontakta fakultetens ekonom, så lägger denne till personen i databasen. Du kan också själv lägga till läraren, men den blir då bara tillgänglig på just den kurs/termin du lägger till den. (Läs mer om detta i avsnitt 3.6.) Risken med att själv lägga till en person på detta sätt är att någon annan också lägger in samma person på en annan kurs/termin, fast med annan lön eller på ett annat kostnadsställe, vilket givetvis skapar förvirring. Såvida du inte är säker på att personen du vill lägga till i databasen endast kommer att figurera på ett fåtal kurser/terminer är det därför bättre att be fakultetens ekonom lägga till personen. Namnlösa lärare Om du inte vet namnet på den person som ska utföra ett visst moment ska du inte budgetera det på någon annan befintlig lärare (som dig själv). Om du vet att momentet kommer utföras av en universitetsanställd lärare kan du istället någon av de namnlösa lärare som finns i databasen. Sök på titeln (exempelvis universitetslektor ) i rutan för lärarens namn så får du upp dessa. Lärare på ALF-sidan behöver inte namnges och du kan själv välja om du vill ange namn eller skapa dina egna namnlösa lärare (t ex Överläkare, Neuro-Lund ). Icke anställd Personer som någon anledning avslutat sin anställning vid fakulteten plockas bort ur databasen. Om de sedan tidigare finns med i någon budget finns de dock fortfarande kvar i personaldatabasen, men har deras lön nollställts, deras titel ändrats till Icke anställd och deras kostnadsställe ändrats till Extern. Om du hittar en sådan lärare på din kurs/ termin bör du undersöka om den inte ska ersättas av någon som fortfarande är aktiv vid fakulteten. Om personen av någon anledning ändå ska fortsätta undervisa på kursen/terminen ska du kontakta ekonomen på fakulteten som då korrigerar lön, titel och kostnadsställe Löner för universitetsanställda Ersättning för personer som är anställda på Lunds universitet baseras på varje persons faktiska lön. Formeln för beräkning av timkostnad ser ut som följer: Timkostnad = (Årslön vid heltid/ Årsarbetstid vid heltid) Lönekostnadsfaktor I och med att årslönen delas med årsarbetstiden (dvs. med avdrag för semester) så ingår semesterersättning i den framräknade timkostnaden. I timkostnaden ingår även sociala avgifter (LKP), semestertillägg samt löneuppräkning, vilket ger en lönekostnadsfaktor på 1, För personer födda före 1947 betalas lägre sociala avgifter och lönekostnadsfaktorn blir därför endast 1,3240 för dessa. (Tidigare ingick även en trivselpeng på 0,1 % i lönekostnadsfaktorn. Trivselpengen ingår numera istället i den schablonersättning för personalrelaterade kostnader etc. på 8 kr som betalas ut per arbetad timme. Denna ersättning syns dock inte i budgetverktyget, utan läggs på i efterhand. Läs mer om schablonersättningen i avsnitt ) Om den faktiska timlönekostnaden för externa lärare och kliniska assistenter inte är känd kan nedanstående schabloner 7 användas. Om du är i behov av ytterligare information om lönekostnader kan du kontakta en ekonom på institution eller fakultetskansliet. 6 Lönekostnadsfaktor: 1,5652 = 1,5004 1,0128 1,03 Sociala avgifter 50,04 % (22,48 % för personer födda före 1947, vilket ger en lönekostnadsfaktor på 1,2777) Semestertillägg 1,28 % Löneuppräkning fr.o.m. okt ,00 % 7 Baseras på de normbelopp som tillämpas från och med

18 Fakultet M N LTH S HT Typ av undervisning Undervisning på professorsnivå Undervisning av särskild kvalificerad art (motsvarande lektorsundervisning) Undervisning av kvalificerad art (motsvarande adjunktsundervisning) Handledning, övningar, laborationer och dylikt (motsvarande doktorandundervisning) Allmänt institutionsarbete, (assistenttimmar) Löner för regionanställda Ersättning för personer anställda inom Region Skåne baseras på befattningskategori. Timkostnad inklusive semesterersättning, sociala avgifter och löneuppräkning framgår av tabellen. Kategori Timkostnad Kategori Timkostnad Arbetsterapeut 286 Psykolog 351 Avdelningsläkare 565 Sjukgymnast 296 Biomedicinsk analytiker 282 Sjukhusfysiker 389 Bitr överläkare 620 Sjuksköterska 290 BMA funktionsutb 296 Sjuksköterska funktionsutb 315 Distriktsläkare 681 Specialistläkare 572 Enhetschef/medicinsk sekr. 407 Underläkare AT 301 Handläggare ekonomi 379 Underläkare leg ST 417 Kurator 305 Undersk m spec funktion 264 Labingenjör 309 Undersköterska 230 Medicinsk sekreterare 233 Verksamhetschef 668 Medicintekn ingenjör 332 Överläkare 668 Medicintekniker Administrera externa lärare Detta avsnitt gäller externa lärare som ska betalas av universitetet. Hur nya personer läggs till på någon av Region Skånes enheter beskrivs i avsnitt Om du vill använda en lärare som inte finns med i personaldatabasen (se avsnitt 3.5.3), men som du vet ska finnas med i budgeten för flera kurser/terminer ska du kontakta fakultetens ekonom så lägger denne till personen i databasen så att den blir tillgänglig för alla kurser/terminer. Om du däremot vill använda en extern lärare eller klinisk assistent som endast används på en eller några kurser/terminer kan du själv läggas in läraren via sidan Administrera externa lärare. Lärarna/ klinassarna blir då tillgängliga bara på den kurs/termin de läggs in och måste alltså läggas in på nytt för varje kurs/termin. När en lärare lagts till i kursens egen personaldatabas kan den väljas i blankettsidorna för personalkostnader (föreläsningar m fl) på samma sätt som övriga (dvs. anställda) lärare. 18

19 Att lägga till, ändra och radera externa lärare och kliniska assistenter fungerar tekniskt precis som beskrevs i avsnitt Det går dock inte att radera en lärare som används på något av kursens moment, ett meddelande visas som talar om på vilka moment läraren används. Radera då först läraren från momenten och sedan från listan med externa lärare. Lärare som läggs in via Administrera externa lärare kan urskiljas från lärare med anställning i rapporterna genom att de har en speciell markering. Läs mer om detta i kapitel 5 Rapporter. De fält som ska fyllas i är: Förnamn Efternamn Titel Om önskad titel saknas i listan kan du välja Titeln saknas (som finns längst ner i listan) och sedan skriva in titel själv. Månadslön Månadslön anges exklusive LKP. Man kan också ange timlön (som automatiskt räknas om till månadslön), även denna ska anges exklusive LKP. När timarvoden betalas ut ska 12 % semesterersättning ingå, därför ska också semesterersättningen ingå om timlön anges här. Uppgifter om faktisk lön lämnas av den institution som ska tillse att lönen utbetalas, alternativt används schablonerna (se avsnitt 3.5.4). Kostnadsställe I och med att databasen för externa lärare är unik för varje kurs/termin händer det inget om en lärare med samma namn, titel och kostnadsställe matas in på flera kurser/terminer. Om samma lärare läggs in på flera kurser/terminer, men med olika ersättning uppstår ju dock förvirring. Det är därför bättre att fakultetens ekonom sköter upplägget av personer som ska budgeteras på flera kurser/terminer. Externa lärare med fast pris Om avtalet med den externa läraren föreskriver ett fast pris kan det bli problem att mata in i budgeten så att kostnaden blir korrekt. Antingen kan du lägga upp läraren som extern lärare och själv räkna ut vilken timlön som motsvarar det överenskomna priset (se avsnitt 3.5.4). En enklare 19

20 (men mindre elegant) lösning är att lägga in läraren under verksamhetsförlagd utbildning, där du kan ange 1 under antalet veckor och sedan skriva det överenskomna fasta priset under kronor/ vecka. Ange tydligt under moment vad det handlar om, så ändrar fakultetsekonomen detta manuellt i efterhand. 3.7 Administration och ledning På dessa blankettsidor ska administrativa kostnader för kursen budgeteras. Dessa delas in i personalkostnader och materielkostnad. Kostnader som tas upp här är t ex den arbetstid som kurssekreteraren lägger ner på kursen, kostnader för utskick av kursinformation till studenter mm. Hur mycket varje termin får budgetera för administration och ledning framgår av tabellen. Termin Term-/kurssekr Ämnes-/kursansv Summa T1-T T4 Lund T4 Malmö T5 Lund T5 Malmö T6-T9 Lund T6-T9 Malmö T6-T9 Helsingborg T11, ISEX, PU Riktlinjer saknas Personalkostnader De fält som ska fyllas i är: Ämne Moment Lärare Timmar Ange faktisk arbetstid, dvs. en timme motsvarar en arbetstimme Materialkostnader 20

21 De fält som ska fyllas i är: Ämne Moment Artikel Vilken typ av materiel eller utrustning som avses. Antal Antingen anges antalet i styck och priset i kr/st, eller så anges den Kr/st totala kostnaden och antal 1 (ett). Kostnadsställe 3.8 Kursutveckling Enligt programdirektörens beslut ska ingen kursutveckling budgeteras i läkarutbildningens terminsbudgetar. Istället avsätts en central pott som fördelas under året efter ett ansökningsförfarande. 3.9 Undervisning och examination, Personalkostnader Vid beräkning av tidsåtgången för den enskilde lärarens medverkan i undervisningen ska hänsyn bland annat tas till undervisningens och examinationens uppläggning och metod, lärarens erfarenhet av undervisning i ämnet, upprepning av undervisningen i parallella grupper, kursens svårhetsgrad och omfattningen av för- och efterarbete. Under den första terminen som en doktorand arbetar med undervisning inom grundutbildningen avsätts mer förberedelsetid för att säkerställa att undervisningen håller hög kvalité. Doktoranderna ska ha en dokumenterad ämneskunskap och handledas av erfarna lärare. Från och med andra terminen anses doktoranden ha erhållit nödvändig erfarenhet och från den tidpunkten används samma förberedelsetid som för övriga lärare Föreläsningar En schemalagd undervisningstimme ersätts med 3 arbetstimmar (dvs. 1 timme föreläsning + 2 timmar förberedelser). För en doktorand som undervisar sin första termin ersätts en schemalagd undervisningstimme med 4 arbetstimmar (dvs. 1 timme föreläsning + 3 timmar förberedelser). Vid upprepade föreläsningar (samma föreläsning genomförs mer än en gång per termin) ersätts, fr.o.m. föreläsning två, en schemalagd föreläsningstimme med 1 arbetstimme. 21

22 De fält som ska fyllas i är: Ämne Moment Lärare Und. Undervisning, faktiskt antal lektionstimmar. Förb. Förberedelse, beräknas enligt ovan angivna riktlinjer. Grp. Antal grupper. Om momentet genomförs i helklass och kursen/terminen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin) Gruppundervisning För gruppundervisningstimme, seminarium, tutorundervisning, laborationer och demonstrationer gäller olika regler beroende på var läraren är anställd. Anställda vid universitetet: En schemalagd timme ersätts med 3 arbetstimmar (dvs. 1 timme undervisning + 2 timmar förberedelser). Doktorander som undervisar sin första termin: En schemalagd gruppundervisningstimme ersätts med 4 arbetstimmar (dvs. 1 timme undervisning + 3 timmar förberedelser). Anställda inom Region Skåne: En schemalagd timme ersätts med 2 arbetstimmar (dvs. 1 timme undervisning + 1 timme förberedelser). Observera att när två lärare tillsammans genomför en gruppundervisning är det endast en av dem som får förberedelsetid. För den andra läraren ersätts en undervisningstimme med en arbetstimme. De fält som ska fyllas i är: Ämne Moment Lärare Und. Undervisning, faktiskt antal lektionstimmar. Förb. Förberedelse, beräknas enligt ovan angivna riktlinjer. Grp. Antal grupper. Om momentet genomförs i helklass och kursen/terminen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin). 22

23 3.9.3 Handledning Handledning kräver ej förberedelsetid varför en undervisningstimme ersätts med en arbetstimme. De fält som ska fyllas i är: Ämne Moment Lärare Timmar Ange faktisk arbetstid, dvs. en timme motsvarar en arbetstimme. Grp. Antal grupper. Om momentet genomförs i helklass och kursen/terminen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin) Examination Vid examination ersätts en timme med en arbetstimme. T6 T9 ska budgetera timmar examination för helår, 500 timmar för Lund respektive Malmö samt 250 timmar för Helsingborg. Till detta kommer timmar för nivåtentamen, som även om den ligger på T9 ska budgeteras på respektive termin. Det rör sig om c:a 100 student VT13 och c:a 120 studenter HT13 och 4 timmar/student (en huvudexaminator à 2 timmar och 2 bisittare à 1 timme), totalt c:a 880 timmar. Varje termin T6 T9 budgeterar alltså c:a 220 timmar var, med ungefär 10 timmar på universitetet och namngivna personer så långt det går, samt 110 timmar som fördelas så rättvist det går mellan klinikerna. De fält som ska fyllas i är: Ämne Moment Lärare Timmar Ange faktisk arbetstid, dvs. en timme motsvarar en arbetstimme. Grp. Antal grupper. Om momentet genomförs i helklass och kursen/ terminen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin). 23

24 3.9.5 Verksamhetsförlagd utbildning Här budgeteras kostnader för den kliniska handledningen (även kallad praktik eller verksamhetsförlagd utbildning, VFU). Kostnaden budgeteras med en schablon, kr per student och vecka, vilket beräknas täcka alla kostnader klinikerna har i samband med den kliniska praktiken; intrång i arbetstid, material, tvätt, städning, omklädningsrum etc. Varje klinisk termin får ett visst antal VFU-veckor (beroende på studentantal och terminens längd) som fördelas mellan klinikerna av de terminsansvariga: Termin Studentveckor 2013 Belopp (1 800 kr/v) T (=120x18+120x18) kr T (=120x18+120x18) kr T (=120x18+120x18) kr T (=100x18+120x18) kr T (=100x9+100x9) kr De fält som ska fyllas i är: Ämne Moment Veckor Det totala antalet studentveckor (dvs. antal studenter antal veckor/student). Kostnadsställe Här anges kliniken (VFU betalas aldrig till institution) Undervisning och examination, Material Direkt materielkostnad På denna blankettsida ska kostnader som är direkt hänförbara till undervisningen anges. Det finns en koppling mellan antalet studenter eller studentgrupper och dessa kostnader, exempel kan vara kompendier och laborationsmaterial. 24

25 De fält som ska fyllas i är: Ämne Moment Artikel Vilken typ av materiel eller utrustning som avses. Grp. Antal grupper (eller antal studenter). Om momentet genomförs i helklass och kursen/terminen ges både VT och HT anges 2 i rutan (dvs. 1 gång per termin). Kr/grp. Kostnaden för en student/studentgrupps förbrukning av artikeln. Kostnadsställe Indirekt materielkostnad På denna blankettsida anges materielkostnader som indirekt har med undervisningen att göra, men som inte är direkt kopplat till ett visst undervisningsmoment. Det kan till exempel vara kostnader för litteratur, kopiering mm. Om städning inte ingår i hyran kan den budgeteras här, förutsatt att det inte handlar om lokaler och städning i samband med klinisk handledning och därmed istället ingår i den schablonen (se avsnitt 0). De fält som ska fyllas i är: Ämne Moment Artikel Vilken typ av materiel eller utrustning som avses. Antal Antingen anges antalet i styck och priset i kr/st, eller så anges den Kr/st totala kostnaden och antal 1 (ett). Kostnadsställe Service och underhåll På denna blankettsida ska kostnader för service och underhåll av utrustning och inventarier tas upp. Exempel på detta är uppgraderingar av studentdatorer, service av undervisningsutrustning mm. Observera att inköp av helt nya datorprogram inte är underhåll och service, utan indirekt material. 25

26 De fält som ska fyllas i är: Ämne Typ av inventarie Typ av utrustning och inventariebeteckning. Åtgärd Vad är det som ska åtgärdas. Antal Hur många utrustningar är det som ska åtgärdas. Kr/st Vad kostar det att åtgärda en utrustning. Nyttj. Nyttjandegrad. Samutnyttjas utrustningen ska kostnaden delas av nyttjarna i förhållande till hur mycket de olika nyttjarna använder den. Detta anges i procent (%-tecken ska inte fyllas i). Om utrustningen endast utnyttjas av aktuell kurs/termin anges 100. Kostnadsställe 3.11 Undervisning och examination, Inventarier Inventarier kan t ex vara mikroskop, videokameror, datorer mm. Fast utrustning i undervisningssalar ingår i hyran och ska inte tas upp här. Observera att gränsen för att något ska klassas som en inventarie går vid ett inköpspris på minst kr (exklusive moms) samt en livslängd på minst 3 år. Flera artiklar som var och en kostar mindre än kr kan tillsammans utgöra en inventarie. En dator som kostar kr är ingen inventarie, men om 20 datorer köps in samtidigt till en datorsal kan de tillsammans räknas som en inventarie. Olika principer gäller för statlig respektive ALF-budget. För inventarier som köps in till universitetet betalas ersättning till institutionerna motsvarande avskrivningskostnad under ett antal år (inköpspriset delat på det antal år inventarien förväntas kunna brukas). Inventarier som köps in till regionen ska direktavskrivas och därför betalas hela ersättningen ut på en gång Inköp av inventarier Här avses utrustning och inventarier som är nödvändiga för undervisningen och som måste köpas in under året. Om inventarien köps in till sjukvården betalas hela detta belopp ut till kliniken under året. Ersättning för inventarier som köpts in till institutionen betalas för det första året när en kopia på fakturan tillsammans med avskrivningsplanen skickas till fakultetens ekonom. Följande år ska inventarien istället tas upp under avskrivningskostnader. Utrustning som samutnyttjas med andra verksamheter ska samfinansieras utifrån nyttjandegrad. De fält som ska fyllas i är: Ämne Typ av inventarie Typ av utrustning och eventuell modellbeteckning. Antal Kr/st 26

27 Nyttj. Nyttjandegrad. Samutnyttjas utrustningen ska kostnaden delas av nyttjarna i förhållande till hur mycket de olika nyttjarna använder den. Detta anges i procent (%-tecken ska inte fyllas i). Om inventarien endast utnyttjas av aktuell kurs/termin anges 100. Kostnadsställe Avskrivningskostnader På denna blankettsida ska avskrivningskostnader och internränta för inventarier som köpts till universitetet under tidigare år, och som ännu inte är avskrivna, tas upp. För utrustning som samutnyttjas ska kostnaderna fördelas efter nyttjandegrad. De fält som ska fyllas i är: Ämne Typ av inventarie Typ av utrustning och inventariebeteckning, samt inköpsår. Avskr.bel. Avskrivningsbelopp, erhålls från institutionsekonomen. Ränt. Internränta i kronor, erhålls från institutionsekonomen. Nyttj. Nyttjandegrad. Samutnyttjas utrustningen ska kostnaden delas av nyttjarna i förhållande till hur mycket de olika nyttjarna använder den. Detta anges i procent (%-tecken ska inte fyllas i). Om inventarien endast utnyttjas av aktuell kurs/termin anges 100. Kostnadsställe 3.12 Lokaler På denna blankettsida anges kostnader för lokaler som utnyttjas för undervisning, samt lokaler inom sjukvården som utnyttjas för administration, lärarrum etc. I den mån städning inte ingår i lokalhyran tas den upp under Indirekt materialkostnad (se avsnitt ). Observera att lokaler som används i samband med klinisk handledning inte ska budgeteras, de ingår istället i schablonen (se avsnitt 0). Universitetets administrativa lokaler betalas på annat sätt och ska inte tas upp här. Det samma gäller lokaler som administreras av Enheten för grundutbildningslokaler, det vill säga undervisningslokalerna i BMC, CRC och HSC. Observera att om flera olika kurser och andra användare utnyttjar lokalen så ska kostnaderna fördelas mellan dessa enligt nyttjandegrad, respektive kurs-/terminsansvariga är skyldiga att kontrollera detta. Om det är flera olika utbildningar som utnyttjar lokalerna ska respektive utbildning betala sin andel av kostnaderna. 27

28 De fält som ska fyllas i är: Ämne Typ av lokal Till exempel grupparbetsrum. Byggnad, lokal Den byggnads- och lokalbeteckning som byggnadsenheten använder för fastigheten. Kr/m² Antingen anges lokalens storlek i kvadratmeter (inklusive svällnings- Bruttoyta faktorer) och hyreskostnaden per kvadratmeter och år, eller så anges den totala hyreskostnaden samt ytan 1 (ett). Nyttjandegrad Nyttjandegrad. Samutnyttjas lokalen ska kostnaden delas av nyttjarna i förhållande till hur mycket de olika nyttjarna använder den. Detta anges i procent (%-tecken ska inte fyllas i). Om lokalen endast utnyttjas av aktuell kurs/termin anges 100. Kostnadsställe 28

29 4. Administration av lärartimmar Detta kapitel är avsett kunna stå självständigt och ändå ge all nödvändig information för personer som enbart har behörigheten Administration av lärartimmar. Av denna anledning innehåller det en del upprepningar av information som finns i tidigare kapitel. Kurs- och terminsansvariga som inte fått till uppgift att administrera lärartimmar kan bortse från detta kapitel. Innehållet i detta kapitel är bara tillämpbart på personer anställda vid Lunds universitet. Budgetverktygets personaldatabas innehåller uppgifter om namn, titel, kostnadsställe och lön. Dessa uppgifter kan endast ändras av ekonomen på fakultetskansliet. I databasen finns även uppgifter om tjänstgöringsgrad och hur stor del av tjänsten som är tillgänglig för undervisningsverksamhet på grund- och avancerad nivå (inkl administration och kursutveckling). Uppgiften om tjänstgöringsgrad är viktig för beräkning av kompetensutveckling och uppgiften om GA-timmar är viktig för tjänsteplanering och för att undvika att lärare budgeteras på fler timmar än vad de är tillgängliga (det finns dock ingen spärr mot att överbudgetera lärare). Behörigheten Administratör av lärartimmar ger möjlighet att ändra dessa uppgifter. Behörigheten är helt oberoende av behörighet som kurs-/terminsansvarig respektive programdirektör och ges lämpligen till personaladministratör, GA-prefekt eller liknande. Inloggning Inloggning sker på samma adress som till resten av budgetverktyget ( fyll i Lucat-identitet och -lösenord och klickar därefter på Logga in. Du kommer då till nedanstående sida. Klicka på Lärartimmar för att komma till sidan där dessa uppgifter ändras. Den andra länken är till för uttag av Excel-rapporter för samtliga utbildningar och terminer som finns i budgetverktyget. Dessa rapporter används för att se hur många timmar som budgeterats på respektive lärare. Läs mer om detta i kapitel 5. (Om du förutom behörighet som administratör av lärartimmar även är kurs-/termins- eller programansvarig får du även upp en lista med de kurser/terminer du har behörighet till.) Personallistan Listan visar all personal som är anställd vid den institution som respektive administratör själv tillhör. Listan innehåller även externa lärare och kliniska assistenter vars lön betalas av institutionen. 29

30 Externa lärare och kliniska assistenter kan läggas in i databasen på två olika sätt: Lärare/klinassar som endast används på en eller några kurser/terminer kan läggas in av den enskilde kurs-/terminsansvarige. Lärarna/klinassarna blir då tillgängliga bara på den kurs/termin de läggs in och måste alltså läggas in på nytt för varje kurs/termin. Pesoner som lagts in i databasen på detta sätt markeras i listan genom att raden är röd och att det står Extern i kolumnen med samma namn. Externa lärare/klinassar som används på flera olika kurser/terminer kan läggas in i databasen så att de blir tillgängliga på alla kurser/terminer. Detta sköts av ekonomen på fakultetskansliet efter klartecken från institutionen på att personen ska anställas. Dessa lärare/klinassar markeras inte särskilt i listan. Uppgifterna om namn och titel kan administratören inte själv ändra, om de blivit fel måste fakultetens ekonom kontaktas. Likaså om listan innehåller någon person som hör till annan institution eller om någon saknas i listan. Kolumnen Anst visar personens tjänstgöringsgrad i timmar. En heltidstjänst anses vara timmar/år, eller timmar/år för kombinationstjänster (dvs. 67 % av 1 700). En halvtidstjänst är därmed 850 eller 570 timmar, etc. Kolumnen GA-timmar visar de timmar som personen är tillgänglig för undervisningsverksamhet på grund- och avancerad nivå (inkl administration och kursutveckling). En lärare som arbetar heltid, undervisar på halva tiden och forskar på halva har med andra ord 850 GA-timmar. Under ett kalenderår bör det antal arbetstimmar som en enskild lärare arbetar med undervisning inte överstiga för: lektorer c:a arbetstimmar lektorer/överläkare c:a 800 arbetstimmar adjunkter c:a arbetstimmar forskarassistenter c:a 300 arbetstimmar Det antal arbetstimmar som en enskild doktorand under ett kalenderår arbetar med undervisning får inte överstiga ca 340 arbetstimmar. Tyvärr är alla personer i databasen inledningsvis registrerade med timmar (resp för kombinationstjänster) både som tjänstgöringsgrad och tillgänglighet för GA-undervisning. 30

31 Ändra uppgifterna 1. Klicka på den grå pennan till höger om raden du vill ändra. Uppgifterna för anställningsoch GA-timmar får då gröna rutor och två blå knappar dyker upp till höger om raden (Spara resp. Avbryt). 2. Klicka i den ruta du vill ändra och ändra uppgifterna. Ange endast heltal och utan tusentalsavgränsare. 3. Du kan flytta textmarkören till nästa ruta med hjälp av tabb-tangenten eller genom att klicka i rutan. 4. När du är klar med ändringarna klickar du på den blå Spara-knappen. Du kan när som helst avbryta ändringen genom att trycka på den blå Avbryt-knappen. 31

32 5. Rapporter Alla anställda vid Medicinska fakulteten kan ta ut Excel-rapporter ur budgetverktyget som visar information för samtliga kurser/terminer på alla program. Rapporten är en tabell där varje rad motsvarar en inmatningsrad i budgetverktyget. Tabellen innehåller 28 kolumner med detaljerad information och är flera tusen rader lång, i sin obearbetade form är den minst sagt svåröverblickad. För att man ska ha någon verklig glädje av dessa rapporter krävs att man har åtminstone grundläggande Excel-kunskaper, men då kan man å andra sidan få väldigt mycket information ur dem. Kontakta gärna fakultetens ekonomer om du är du intresserad av någon särskild information men inte behärskar Excel. 5.1 Beställa rapporter Personer som har behörighet som kurs- /terminsansvarig eller som programdirektör tar ut rapporter genom att gå in på en kurs/termin (vilken som helst) och klicka på Rapport på kursens/terminens startsida. Med denna behörighet kan man även få en Sammanställning av kursen, som visas på skärmen, i pdf- eller Excel-format. Pdf-sammanställningen kan användas för arkivering etc, men fyller annars ingen funktion (den ska inte skrivas under eller liknande). Excel-sammanställningen har samma upplägg som övriga Excel-rapporter (som förklaras nedan), men avser bara den kurs/termin man för tillfället är inloggad på. Övriga behörigheter (dvs. de som inte är kurs-/terminsansvariga eller programdirektörer) klickar på Rapport för statliga gu-medel på indexsidan. Rapporter kan beställas för en eller flera terminer och ett eller flera program. När du gjort ditt urval klickar du på Skapa rapport. 32

33 Medan rapporten sammanställs visar tre blå staplar hur budgetverktyget arbetar. En rapport med alla kurser/ terminer för ett program tar ett tiotal sekunder att beräkna, medan en rapport med alla kurser/terminer för alla program tar ett par minuter. När rapporten är klar klickar du på länken Din rapport i xlsxformat finns här, och kan sedan spara eller öppna filen. 33