Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna December Burlövs kommun. Granskning av kommunens mottagande av ensamkommande barn

Transkript

1 Revisionsrapport 2016 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2016 Burlövs kommun Granskning av kommunens mottagande av ensamkommande barn

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfrågor Genomförande och avgränsning Revisionskriterier Granskningsresultat Roll- och ansvarsfördelning Styrning och organisation Samverkan Uppföljning och återrapportering Sammanfattande bedömning Bedömning Revisionsfrågor Rekommendationer...11 Källförteckning

3 1. Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i Burlövs kommun har uppdragit åt EY att granska om socialnämndens mottagande av ensamkommande barn är ändamålsenligt. Vår sammanfattande bedömning är att socialnämnden i allt väsentligt bedriver ett ändamålsenligt mottagande av ensamkommande barn. Vi bedömer det som positivt att kommunledningskontoret arbetat fram en strategi för nyanländas integration i kommunen. Vi bedömer dock att det är av stor vikt att socialnämnden tydligare förankrar strategin på verksamhetsnivå. Vidare bedömer vi att socialnämnden kan se över behovet av specifika riktlinjer avseende verksamhetsområdet. Vår bedömning är att socialnämndens samverkan i stort är ändamålsenlig. Vår bedömning är att socialnämnden vid granskningstillfället har en tydlig roll- och ansvarsfördelning. Slutligen bedömer vi att nämndens uppföljning och återrapportering i allt väsentligt är ändamålsenlig. Vi bedömer dock att nämnden kan stärka sin uppföljning av samverkansarbetet kopplat till mottagandet av ensamkommande barn. I samband med granskningen har följande iakttagelser gjorts: Socialnämnden har inte beslutat om några mål eller riktlinjer som specifikt avser kommunens mottagande av ensamkommande barn. Kommunens integrationsstrategi ska fungera som kommunens övergripande styrdokument av mottagandet av samtliga nyanlända flyktingar. Integrationsstrategin uppges inte vara tillräckligt förankrad i verksamheten. Arbetet med ensamkommande barn har under 2016 fokuserat på utredningar, vilket resulterat i mindre tid till uppföljning. Boende för ensamkommande barn tillgodoses i första hand genom placering på HVB eller i familjehem. Socialsekreterare har möjlighet att remittera barnet/ungdomen till Barnoch ungdomspsykiatrin (BUP). Återsökning av statliga ersättningar genomförs av två tjänstemän som är placerade centralt på socialförvaltningen. Samverkan med andra nämnder uppges vara god. Fyra huvudsakliga utmaningar framgår i samband med granskningen: beräkna kapacitet, hantera psykosociala utmaningar, integration av ensamkommande barn samt boende till ensamkommande barn. Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi socialnämnden att: Säkerställa att kommunens integrationsstrategi förankras i berörda verksamheter. Klargöra behovet av riktlinjer för målgruppen. Följa upp samverkan kring ensamkommande barn. 2

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunerna ansvarar för ensamkommande barns mottagande, omsorg och boende. Ansvaret gäller både under tiden som Migrationsverket prövar barnets ansökan om asyl och tiden efter beslut. Kommunen ska utreda barnets behov och fatta beslut om insatser och placering i lämpligt boende. Kommunen ansvarar även för att utse god man och se till att barnet får skolundervisning. Om barnet får uppehållstillstånd ska kommunen ge fortsatta insatser under uppväxten och arbeta för barnets integration i samhället. Kommunens ansvar för ensamkommande barn kräver god beredskap, samordning och uppföljning. Utredningen av barnets behov ska dokumenteras och insatserna, inklusive boende, ska följas upp och hålla god kvalitet oavsett utförare. Den kraftiga ökningen av antalet asylsökande barn utan vårdnadshavare har ökat trycket på landets socialförvaltningar. Socialstyrelsen konstaterade i en lägesrapport i början av 2016 att de mer ansträngda kommunerna har svårt att följa lagar och föreskrifter i arbetet. Det finns även risk för att barnens behov inte tillgodoses. I många fall har kommunerna, med anledning av de ökade volymerna, tvingats bygga upp nya verksamheter för att möta upp behovet av insatser för målgruppen. En ändamålsenlig verksamhet förutsätter även en väl fungerande samverkan med andra nämnder och externa aktörer. Under hösten 2015 ökade mottagandet av antalet ensamkommande barn stort till Burlövs kommun. Under 2015 kom cirka 90 ensamkommande barn. Som ett resultat av att antalet barn ökat beslutade kommunstyrelsen inför 2016 att i överenskommelsen med Migrationsverket utöka antalet anordnade platser till 85 stycken. I oktober 2016 bodde det 42 ensamkommande barn vid kommunens HVB-hem och ytterligare ca 60 barn i andra placeringar, som exempelvis familjehem och privata HVB-hem. Ungefär 97 % av de ensamkommande barnen i Burlövs kommun är unga pojkar. Mot bakgrund av ovanstående har revisorerna beslutat att genomföra en granskning av socialnämndens mottagande av ensamkommande barn Syfte och revisionsfrågor Granskningens övergripande syfte är att bedöma om socialnämnden bedriver en ändamålsenlig verksamhet avseende ensamkommande barn. I granskningen besvaras följande revisionsfrågor: Finns mål och dokumenterade rutiner/riktlinjer för mottagandet? Är roll- och ansvarsfördelningen tydlig? Vilket stöd erbjuds barnen? Sker samverkan mellan de kommunala förvaltningarna respektive med andra myndigheter och aktörer avseende målgruppen? Genomförs uppföljningar för att säkerställa att de ensamkommande barnens behov tillgodoses? Vilken återrapportering sker till socialnämnden? Vilka mått vidtas för att ha en god beredskap och framförhållning inför den fortsatta utvecklingen på området? 3

5 2.3. Genomförande och avgränsning Granskningen grundas på intervjuer och dokumentstudier (se Källförteckning). Granskningen avser socialnämnden. Samtliga intervjuade har beretts tillfälle att sakgranska rapporten Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. I denna granskning utgörs de huvudsakliga revisionskriterierna av: Lag om mottagande av asylsökande (1994:137) Socialtjänstlagen (2001:453) Skollagen (2010:800) Skolverkets allmänna råd för utbildning av nyanlända elever (2016:2) Socialstyrelsens vägledning för mottagande av ensamkommande barn Socialnämndens reglemente 4

6 3. Granskningsresultat 3.1. Roll- och ansvarsfördelning Iakttagelser Socialnämnden fullgör kommunens uppgifter inom socialtjänsten, vad som i lag sägs om socialnämnd samt de uppgifter som kommunfullmäktige ålagt nämnden. Socialnämnden ska med uppmärksamhet följa utvecklingen inom sina verksamhetsområden och göra framställningar samt vidta åtgärder som omständigheterna kräver. Socialnämnden har, enligt reglementet, ansvar för ärenden enligt förordning (2010:1 122) om statlig ersättning för insatser för vissa utlänningar. Enligt delegationsordningen kan ordförande besluta i ärenden som är så pass brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Socialsekreterare kan enligt delegationsordningen öppna utredning på inkomna ansökningar och enhetschefen har delegation att inleda utredning vid anmälningar. Det sociala utskottet har delegation att besluta om bland annat bistånd i form av plats på HVB-hem och familjehem. Vid akuta situationer har enhetschefer på socialförvaltningen delegation att besluta om detta. De intervjuade upplever roll- och ansvarsfördelningen som tydlig Bedömning Vår bedömning är att socialnämndens roll- och ansvarsfördelning avseende ensamkommande barn är tydlig. Vi noterar att rätten att förlänga utredningstiden är delegerad till enhetschefen och vill i sammanhanget påpeka vikten av att socialnämnden löpande håller sig informerad om utredningstiderna för att kunna vidta erforderliga åtgärder Styrning och organisation Iakttagelser Socialnämnden har inte beslutat om några specifika mål eller riktlinjer som avser kommunens mottagande av ensamkommande barn. Istället arbetar socialförvaltningen utifrån lokala rutinbeskrivningar vid exempelvis varje enskilt boende. Enligt intervjuade integreras arbetet med ensamkommande barn i nämndens ordinarie målstyrningsarbete. Socialnämnden har åtta nämndsmål som bygger på kommunfullmäktiges fem målområden. KFs målområde Nämndsmål Trygghet Brukaren ska vara delaktig i de insatser och den vård som erbjuds Den som kommer i kontakt med socialförvaltningen ska känna sig trygg och uppleva att personalen respekterar hans/hennes värdighet och integritet Brukare/patienter ska inte komma till skada eller utsättas för risk för skada i vårdarbetet Förebyggande arbete ska prioriteras så att behovet av vårdinsatser minskar Medborgarinflytande Medborgare som kommer i kontakt med kommunens socialförvaltning skall ges möjlighet till att påverka 5

7 Boende och miljö Ökad valfrihet av boendeform Arbete och näringsliv Större andel av befolkningen ska kunna försörja sig själv Service och kvalitet Nämndens verksamhet ska ha god kvalitet och hög rättssäkerhet Kommunens integrationsstrategi som arbetats fram av kommunledningskontoret ska fungera som kommunens övergripande styrdokument av mottagandet av samtliga nyanlända flyktingar, inklusive ensamkommande barn. Av intervjuerna framgår att strategin inte brutits ned till riktlinjer eller rutiner på verksamhetsnivå. Vidare uppges att den inte är förankrad i verksamheterna. En del intervjuade efterfrågar även en tydligare målbild kring mottagandet av ensamkommande barn. Boende för ensamkommande barn tillgodoses i första hand genom placering på HVB eller i familjehem. Socialsekreteraren har möjlighet att remittera barnet/ungdomen till Barn- och ungdomspsykiatrin (BUP). Exempel på andra stödinsatser är: att varje ensamkommande barn har en kontaktperson vid boendet, tillgång till öppenvårdsenheten på Magnolian vid exempelvis missbruksproblem, sommarjobb, tillgång till två utslussningslägenheter, samt fritidsaktiviteter såsom fotboll, karate, målerikurser etc. Enligt intervjuade har det förekommit fall där socialnämnden inte kunnat tillgodose det stöd som efterfrågats som exempelvis vid psykosociala svårigheter. Efter kontakt med BUP och utifrån en samlad bedömning på socialförvaltningen har barnet/ungdomen placerats externt där stödet kunnat tillgodoses. Individ- och familjeomsorgen prognostiserar enligt Uppföljningsrapporten 2 och delårsbokslutet 2016 en positiv budgetavvikelse på +12,8 mnkr. Budgetavvikelsen kan enligt rapporten huvudsakligen hänföras till att kommunens egna kostnader för verksamheten för ensamkommande barn varit lägre än vad som erhållits i ersättning från Migrationsverket. Enligt intervjuade har socialförvaltningen bland annat använt överskottet från de riktade bidragen till att anställa personal. Återsökning av statliga ersättningar genomförs av två tjänstemän som är placerade centralt på socialförvaltningen. Tidigare har ansökningar gjorts av samordnare på boendet, men för att effektivisera arbetet och optimera ersättningen har återsökningen flyttats. Återsökning av utredningskostnader samt ersättning för kostnader för ensamkommande barn som bor i familjehem eller vid HVB-boenden som sköts av privata utförare görs av en ekonomiassistent på förvaltningen. Intervjuade bedömer att rutiner för återsökning av kostnader för ensamkommande fungerar bra. Ekonomiavdelningen har sett över rutinerna för återsökning om ersättning från Migrationsverket. Syftet var att säkerställa att kommunens arbete med återsökning av ersättningar är ändamålsenligt samt att alla möjliga återsökningar görs. De rekommendationer som avser ensamkommande barn var att: formalisera rutinbeskrivningen som omfattar hela processen från placeringsbeslut, bokföring av kostnader till avstämning av ersättning från Migrationsverket. förbereda anslutning till Migrationsverkets e-tjänst i syfte att senare förenkla arbetet med återsökning och ekonomisk uppföljning. E-tjänsten möjliggör även till en bättre överblick över hur många ensamkommande barn som finns i kommunen. införa kontrollmoment för återsökningar som en del av den interna kontrollen för att säkerställa att förvaltningen får del av de ersättningar som kommunen har rätt till. 6

8 dokumentera och kopiera all återsökning, som ett led i att tydliggöra kommunikationen mellan ansvarig för återsökning och förvaltningens ekonom kring vilka medel som ska ansökas, hur det ska bokföras samt vilka uppbokningar som ska göras. Regelbundna avstämningar bör även ske så att kontrollen underlättas. Det ökade mottagandet av ensamkommande barn har enligt intervjuade inneburit stora utmaningar för verksamheten, som gått från en mycket liten skala till en stordrift under bara två år. De största utmaningarna som nämnden står inför uppges enligt intervjuade vara: svårigheter med att beräkna kapacitet på grund av den rådande osäkerheten kring hur många ensamkommande som får och kommer att stanna i kommunen. att hantera psykosociala utmaningar bland personal och barn/unga, i samband med besked om och vid utvisning. integrationen av ensamkommande barn vid besked om permanent uppehållstillstånd. Några av de intervjuade efterfrågar tydligare riktlinjer för integration. tillgodose behovet av bostäder för ensamkommande barn och ungdomar och säkerställa en ändamålsenlig utslussningsverksamhet. Enligt uppgift har förvaltningsledningen i uppdrag att utreda vilka åtgärder som krävs för att möta dessa utmaningar. Förvaltningen har bl.a. sökt externa medel till ett projekt på tre år, som syftar till att öka kompetensen hos de som jobbar med målgruppen Bedömning Vi bedömer det som positivt att kommunledningskontoret arbetat fram en strategi för nyanländas integration i kommunen. Vi bedömer det även som positivt att mål och indikatorer ska arbetas fram tillsammans med KSAU. Det är dock enligt vår bedömning av stor vikt att socialnämnden tydligare förankrar strategin på verksamhetsnivå. Socialnämnden bör enligt vår bedömning även klargöra behovet av riktlinjer för målgruppen Samverkan Iakttagelser Samverkan mellan förvaltningarna i kommunen uppges fungera väl. Ett nytt samverkansforum har skapats under 2016 med representanter från utbildnings- och kultur, social-, och kultur- och fritidsförvaltningen. Vidare sker samverkansträffar mellan bland annat: verksamhetsansvarig för HVB-hemmen och ansvariga tjänstemän på Komvux, socialsekreterare och klassmentorer samt kuratorer på skolorna, socialförvaltning och BUP (enhetschef för centrala elevhälsan ingår), intern samverkan mellan boendena för praktiska frågor om rutiner. Enligt intervjuade sker även en löpande dialog med externa aktörer som exempelvis Arbetsförmedlingen, räddningstjänst och polis Bedömning Vår bedömning är att socialnämndens samverkan i stort är ändamålsenlig. 7

9 3.4. Uppföljning och återrapportering Iakttagelser Socialnämnden har fått återrapportering av delegeringsbeslut i enlighet med delegationsordningen. Enligt intervjuade har arbetet avseende ensamkommande barn fokuserat på utredningar vilket resulterat i mindre tid till uppföljning. Enligt intervjuade arbetar socialsekreterarna löpande med att komma ikapp även med uppföljningarna. Socialnämnden har under 2015 och hittills under 2016 fått löpande återrapportering avseende ärenden som direkt kan kopplas till ensamkommande barn som exempelvis information om paviljonger för ensamkommande barn, utökning av boendeplats för ensamkommande barn och arbetet kring de ensamkommande barnen. Under granskad period har det inte genomförts någon rapportering till nämnden avseende samverkansarbetet kopplat till mottagandet av ensamkommande barn Bedömning Vår bedömning är att nämndens uppföljning och återrapportering i allt väsentligt är ändamålsenlig. Nämnden bör dock ha särskilt fokus på att följa upp hur arbetet med uppföljning av de placerade barnen fortskrider. Vi bedömer även att nämnden kan tydliggöra uppföljningen av samverkansarbetet kopplat till mottagandet av ensamkommande barn. 8

10 4. Sammanfattande bedömning 4.1. Bedömning De förtroendevalda revisorerna i Burlövs kommun har uppdragit åt EY att granska om socialnämndens mottagande av ensamkommande barn är ändamålsenligt. Vår sammanfattande bedömning är att socialnämnden i allt väsentligt bedriver ett ändamålsenligt mottagande av ensamkommande barn. Vi bedömer det som positivt att kommunledningskontoret arbetat fram en strategi för nyanländas integration i kommunen. Vi bedömer dock att det är av stor vikt att socialnämnden tydligare förankrar strategin på verksamhetsnivå. Vidare bedömer vi att socialnämnden kan se över behovet av specifika riktlinjer avseende verksamhetsområdet. Vår bedömning är att socialnämndens samverkan i stort är ändamålsenlig. Vår bedömning är att socialnämnden vid granskningstillfället har en tydlig roll- och ansvarsfördelning. Slutligen bedömer vi att nämndens uppföljning och återrapportering i allt väsentligt är ändamålsenlig. Vi bedömer dock att nämnden kan stärka sin uppföljning av samverkansarbetet kopplat till mottagandet av ensamkommande barn. 9

11 4.2. Revisionsfrågor Revisionsfrågor Finns mål och dokumenterade rutiner/riktlinjer för mottagandet? Är roller och ansvarsfördelning tydlig? Vilket stöd erbjuds barnen? Sker samverkan mellan de kommunala förvaltningarna respektive med andra myndigheter och aktörer avseende målgruppen? Genomförs uppföljningar för att säkerställa att de ensamkommande barnens behov tillgodoses? Vilken återrapportering sker till socialnämnden? Vilka mått vidtas för att ha en god beredskap och framförhållning inför den fortsatta utvecklingen på området? Svar Nej. Socialnämnden har inte beslutat om några mål eller riktlinjer som specifikt avser kommunens mottagande av ensamkommande barn. Kommunens integrationsstrategi ska fungera som kommunens övergripande styrdokument av mottagandet av samtliga nyanlända flyktingar. Ja. Vi bedömer att nämndens roll- och ansvarsfördelning avseende mottagningen av ensamkommande barn är tydlig. Boende för ensamkommande barn tillgodoses i första hand genom placering på HVB eller i familjehem. Socialsekreteraren har möjlighet att remittera barnet/ungdomen till Barn- och ungdomspsykiatrin (BUP). Exempel på andra stödinsatser är tillgång till öppenvårdsenhet och fritidsaktiviteter som exempelvis fotboll, karate och målerikurser. Ja. Samverkan sker delvis på övergripande nivå genom en samverkansgrupp, delvis på verksamhetsnivå mellan exempelvis socialförvaltningen och grundskola, Komvux och kultur- och fritid. En löpande dialog genomförs med externa aktörer som exempelvis Arbetsförmedlingen, räddningstjänst och polis. Förvaltningen har efter 2015 års mottagande av ensamkommande barn fått prioritera utredningar, vilket påverkat att uppföljningarna inte kunnat genomföras enligt planering under Enligt uppgift arbetar socialsekreterarna för att komma ikapp med uppföljningarna. Socialnämnden har under granskad period fått löpande återrapportering avseende ärenden som direkt kan kopplas till ensamkommande barn. Förvaltningen har identifierat detta som en av fyra utmaningar som nämnden står inför. Att beräkna kapaciteten uppges vara svårt på grund av den osäkerhet som fortfarande råder kring hur många ensamkommande barn som får och kommer stanna i kommunen. 10

12 4.3. Rekommendationer Utifrån granskningsresultatet rekommenderar vi socialnämnden att: Säkerställa att kommunens integrationsstrategi förankras i berörda verksamheter. Klargöra behovet av riktlinjer för målgruppen. Följa upp samverkan kring ensamkommande barn. Burlövs kommun den 20 december 2016 Per Arvedson EY Anna Hammarsten EY 11

13 Källförteckning Intervjuade funktioner Socialchef IFO-chef T.f. chef för enheten Stöd till barn och ungdom Enhetschef för ensamkommande Förste socialsekreterare Medverkat vid intervjuerna Gustavo Garcia, förtroendevald revisor Dokument Reglemente och arbetsformer för socialnämnden, KF , 105 Delegationsordning för socialnämnden, SN , 45 Socialnämndens protokoll 2015-oktober 2016 Rutiner för återsökning och hantering av statliga ersättningar från Migrationsverket, ekonomikontoret Burlövs kommuns integrationsstrategi Rutiner för integration Rutiner för återsökning av ersättningar från Migrationsverket Schablonersättning för flyktingar Utredning av schablonersättning för nyanlända flyktingar Uppföljningsrapport inkl. delårsrapport Uppdragsbeskrivning för samrådsgruppen gällande mottagande av nyanlända 12