Handlingar till servicenämndens sammanträde torsdag 27 januari. Före varje ärende finns försättsblad med ärendenummer enligt föredragningslistan

Transkript

1 Handlingar till servicenämndens sammanträde torsdag 27 januari Före varje ärende finns försättsblad med ärendenummer enligt föredragningslistan

2 Ärende 6

3 Sida 1(1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Handläggare Elisabeth Thorberntsson Telefon E-post Servicenämnden Årsredovisning 2010 för Hälsan & Arbetslivet Ärendet Servicenämndens verksamheter ska till regionstyrelsen lämna årsredovisning för Utfallet för år 2010 är +3,7 mnkr. Vid jämförelse mellan 2009 och 2010 är verksamhetens intäkter 1,4 mnkr högre och verksamhetens kostnader 1,1 mnkr högre än föregående år. Volymökningen avser framför allt projekt som uppgår till 1,9 mnkr. Utfallet 2009 uppgick till +3,4 mnkr. Förslag till beslut Hälsan & Arbetslivets årsredovisning 2010, godkänns och översänds till regionstyrelsen. Hälsan & Arbetslivet Marie-Louise Fasth Förvaltningschef Expedieras till Regionkansliet Förvaltningschef Hälsan & Arbetslivet Diariet POSTADRESS: Lilla Bommen Göteborg BESÖKSADRESS: Lilla Bommen 2 TELEFON: HEMSIDA: E-POST:

4 Sida 1(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Årsredovisning 2010 Hälsan & Arbetslivet 2010 (Uppföljning 2010) Rapportstatus: Preliminär 1. SAMMANFATTNING Hälsan & Arbetslivet är Västra Götalandsregionens interna företagshälsovård som riktar sig till förvaltningar och bolag, och ska stödja regionens verksamheter i deras arbete med att uppnå arbetsmiljömålen samt personalpolitiska visioner. I Västra Götalands budget 2010 står det att Alla medarbetare i Västra Götalandsregionen ska ha tillgång till företagshälsovård. Det är ett ansvar för respektive förvaltning att tillgodose behovet av företagshälsovård med det fastställda basutbudet som miniminivå. Basutbudet ska beställas hos Hälsan & Arbetslivet. Hälsan & Arbetslivet har förberett och anpassat sin verksamhet och tjänsteupplägg utifrån att verksamheterna skulle teckna avtal utifrån riktlinjer, basutbud och de politiska beslut som tagits. I förberedelsearbetet har ingått att effektivisera verksamheten och öka tillgängligheten för kunderna. Förutsättningen för att lyckas med detta arbete var enhetliga abonnemangsavtal eller anslag. Abonnemangsavtal om enhetlig bastjänst med tillgänglighet har tecknats av 34 förvaltningar av 40, samt av 3 av Västra Götalandsregionens bolag. Regionstyrelsen tog beslut , 103, avseende avtal mellan förvaltningarna och Hälsan & Arbetslivet om basutbud för företagshälsovård: "Regionstyrelsen fastslår att basutbudet och miniminivån på tjänster är 1100kr/anställd för Regiondirektören får i uppdrag att ge kundrådet ett tydligt uppdrag att följa upp respektive förvaltnings företagshälsovårdsavtal, där möjligheter ska finnas att lyfta in övriga insatser som förvaltningarna erbjuder sina anställda. Regionstyrelsen uppmanar nämnder och styrelser att förbereda 2011 års avtalsomgång om företagshälsovårdstjänster i god tid och därvid komma överens om avtal som både beaktar basutbudets grundläggande krav men också tar hänsyn till bredd som regionens verksamheter har." Medborgarperspektivet (kundperspektivet) Hälsan & Arbetslivets strategiska mål är ha ett samspel med regionens chefer som bygger på tydliga uppdrag och gemensam målformulering, med hänsyn tagen till kvinnors och mäns förutsättningar och villkor. Jämställdhet beaktas även genom att budget, verksamhetsplaner och balanserade styrkort är framtagna med hänsyn till kvinnor och mäns olika förutsättningar och behov. Genomgång och beskrivning av tillgängligheten till våra lokaler är klar och finns på Hälsan & Arbetslivets webbsida. I samband med rekrytering och tillsättande av interna projekt- och

5 Sida 2(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet arbetsgrupper har vi aktivt arbetat med att skapa en bred sammansättning ur ett mångfaldsperspektiv. Verksamhetsperspektivet Hälsan & Arbetslivet har arbetat för att nå regionfullmäktiges mål för 2010 avseende folkhälsa, forskning, miljö och vård- och verksamhetskvalitet inom ramen för företagshälsovårdens uppdrag. Hälsan & Arbetslivets verksamhetsmål har fokus på att ha effektiv verksamhet med ett fortlöpande utvecklingsarbete för att ligga i framkant och öka hälsan i arbetslivet. Vi arbetar för att minska den negativa miljöpåverkan, som vår verksamhet kan orsaka, främst när det gäller transporter. Medarbetarperspektivet Hälsan & Arbetslivet har arbetat med de av regionfullmäktige uppsatta målen för 2010 avseende sänkt sjukfrånvaro, kompetensutveckling, genusperspektiv på löner samt anställningsförhållanden. Hälsan & Arbetslivet mål för medarbetarperspektivet är att ha en arbetsmiljö som bidrar till en god hälsa och ett hållbart arbetsliv för både kvinnor och män. Kompetensutvecklingsinsatser har genomförts för att möta framtiden kopplat till ägarstödet för att möta behovet av personalutveckling, kompetensförsörjning, utbildning och personalomställning under Ekonomiperspektivet Hälsan & Arbetslivet har uppnått målet ekonomi i balans och redovisar ett resultat på + 3,7 mnkr. Det positiva resultatet avser ökade intäkter med 1,9 % samt en låg kostnadsutveckling på 1,5 %. Ökade intäkter avser till största delen statliga bidrag för Företagshälsovård med 3,0 mnkr, ägarstöd med 0.3 mnkr. Den lägre kostnadsutvecklingen avser lägre personalkostnadsökning med minskade sociala avgifter med 0,6 mnkr. Projekt och volymökning som avser företagshälsovårdsverksamheten har mötts upp av ökade intäkter. Avvikelse mot budget avser en lägre verksamhetsvolym gällande projekt samt bemanning för ökad tillgänglighet. Vid jämförelse av budget och utfall har intäkterna har minskat med 22,7 mnkr och kostnader har minskat med 26,7 mnkr. 1.1 Sammanfattning medborgarperspektivet Kunder Vi ska ha ett samspel med regionens chefer som bygger på tydliga uppdrag och gemensam målformulering, med hänsyn tagen till kvinnors och mäns förutsättningar och villkor. OK Jämställdhet Budget, verksamhetsplaner och balanserade styrkort är framtagna med hänsyn till kvinnor och mäns olika förutsättningar och behov.

6 Sida 3(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Kommunikation Hälsan & Arbetslivet har gett ut ArbetsLust, en tidskrift med inriktning på människa, hälsa och arbetsliv i Västra Götalandsregionen, tillsammans med Arbetsmiljödelegationen, Centrum för Verksamhetsutveckling och Institutet för stressmedicin. Vi har under året fortsatt utvecklat våra webbsidor för att kunna erbjuda mer information för regionens chefer och medarbetare. Funktionshinder Genomgång och beskrivning av tillgängligheten till våra lokaler är klar och finns på Hälsan & Arbetslivets webbsida. Mångfald I samband med rekrytering och tillsättande av interna projekt- och arbetsgrupper har vi aktivt arbetat med att skapa en bred sammansättning ur ett mångfaldsperspektiv. 1.2 Sammanfattning verksamhetsperspektivet Hälsan & Arbetslivet har arbetat för att nå målen för 2010 avseende folkhälsa, forskning, miljö och vård- och verksamhetskvalitet inom ramen för företagshälsovårdens uppdrag. Bra Hälsan & Arbetslivet stödjer och påverkar medborgare genom att våra medarbetare möter de anställda som i sin tur möter medborgare, barn och äldre i sina familjer etc. Detta är mest tydligt i folkhälsoarbetet där vi har stora möjligheter att påverka såväl direkt som indirekt. Verksamhetens egna mål har haft fokus på att ha en effektiv verksamhet med ett fortlöpande utvecklingsarbete för att ligga i framkant och öka hälsan i arbetslivet. Några resultat: Under året har två kundprocesser kartlagts (bedömning av arbetsförmåga och hälsoprofilbedömning). För att kunna följa upp vård på lika villkor har systemutveckling genomförts. Pågår enligt plan. Certifieringsrevision av kvalitet, arbetsmiljö och miljö genomfördes i slutet av maj med godkänt resultat. Vi arbetar för att minska den negativa miljöpåverkan, som vår verksamhet kan orsaka, främst när det gäller transporter.

7 Sida 4(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet 1.3 Sammanfattning medarbetarperspektivet Bra Hälsan & Arbetslivet har arbetat för en arbetsmiljö som bidrar till en god hälsa och ett hållbart arbetsliv. Vi ska ha en arbetsmiljö, som är hälsosam och stimulerande för både kvinnor och män. Hälsan & Arbetslivet har arbetat med de av regionfullmäktige uppsatta målen för 2010 avseende sänkt sjukfrånvaro, kompetensutveckling, genusperspektiv på löner samt anställningsförhållanden. Resultat för 2010 Den totala sjukfrånvaron inom Hälsan & Arbetslivet fortsätter att minska. Sjukfrånvaron för perioden ligger på 2,80% jämfört med 3,64 % för samma period Kvinnornas sjukfrånvaro är 3,47 % och männens sjukfrånvaro är 1,22 %. Andelen långtidsfriska är för kvinnor 73 % (69 % 2009) och för män 85 % (88 % 2009). Som långtidsfrisk räknas den som haft max 5 sjukfrånvarodagar vid max 2 tillfällen under året. Individuella kompetensutvecklingsplaner har tagits fram i samband med utvecklingssamtal för 100 % av medarbetarna Kompetensutvecklingsinsatser har genomförts för att möta framtiden kopplat till ägarstödet för att möta behovet av personalutveckling, kompetensförsörjning, utbildning och personalomställning under Sammanfattning ekonomiperspektivet Hälsan & Arbetslivet har uppnått målet ekonomi i balans och redovisar ett resultat på + 3,7 mnkr. Det positiva resultatet avser ökade intäkter med 1,9 % samt en låg kostnadsutveckling på 1,5 %. Ökade intäkter avser till största delen statliga bidrag för företagshälsovård med 3,0 mnkr, ägarstöd med 0.3 Bra mnkr. Projekt och volymökning som avser företagshälsovårdsverksamheten har mötts upp av ökade intäkter. Avvikelse mot budget avser en lägre verksamhetsvolym gällande projekt samt bemanning för ökad tillgänglighet. Ökade intäkter avser till största delen statliga bidrag för företagshälsovård med 3,0 mnkr, ägarstöd med 0.3 mnkr. Den lägre kostnadsutvecklingen avser minskning av personalkostnader delvis pga minskade sociala avgifter med 0,6 mnkr. I budget 2010 finns utrymme för flera projekt, ett stort projekt Åter i arbete pågår men till mycket lägre omfattning än som planerats.

8 Sida 5(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Avvikelse mot budget avser en lägre verksamhetsvolym gällande projekt samt bemanning för ökad tillgänglighet. Intäkterna har minskat med 22,7 mnkr och kostnader har minskat med 26,7 mnkr mot budget. 2. MEDBORGARPERSPEKTIVET Hälsan & Arbetslivets verksamhet vänder sig inte direkt för medborgarna. Uppdraget att leverera företagshälsovård till Västra Götalandsregionens verksamheter innebär att vi främjar hälsa och arbetsmiljö för anställda, som huvudsakligen är medborgare i länet. Hälsan & Arbetslivet arbetar för målen inom medborgarperspektivet inom ramen för företagshälsovårdens uppdrag. God arbetsmiljö och friska medarbetare i Västra Götalandsregionen bidrar till att kvalitet höjs på vård och andra tjänster för alla medborgare. Arbetsmiljödelegationen utökas ett par ggr per år med representanter från Hälsan & Arbetslivet och bildar därmed ett företagshälsovårdsråd med mandat att utarbeta tillägg till riktlinjer avseende företagshälsovård. Tilläggen fastställs av Personalutskottet. Arbetsmiljödelegationen har haft två sådana möten under perioden. Inga nya tillägg har föreslagits. Kundrådet som ska följa upp kvalitet och leverans har haft tre möten under perioden. Vid ett möte diskuterades kundrådets utökade uppdrag. Kundrådet har under hösten tillsatt en arbetsgrupp, som tagit fram underlag för abonnemangsdiskussion utifrån förvaltningarnas behov av företagshälsovård. Vid årets sista möte tillsattes arbetsgrupp för att se över och vidareutveckla uppföljningar och rapporter från företagshälsovården. 2.2 Verksamheternas mål i medborgarperspektivet Hälsan & Arbetslivet ska ha ett samspel med regionens chefer som bygger på tydliga uppdrag och gemensam målformulering, med hänsyn tagen till kvinnors och mäns förutsättningar och villkor. Framgångsfaktor Styrtal Måltal Aktivitet Resultat Långsiktig planering tillsammans med kunderna Säkra att vi och kunden är överens om syfte och mål i uppdrag Andel kunder med klar planering för 2011 under 2010 Andel skriftliga uppdragsbekräftelser med tydligt syfte och mål 30 % 100 % Utveckla former för långsiktig planering med kunderna Tydligt ange syfte och mål i uppdrag tillsammans med beställaren ca 20 %, målet ej fullt uppnått Målet uppnått

9 Sida 6(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Att ha metoder som kan säkra att kunder är nöjda med resultat av utförda insatser Alla anställda inom VGR har möjlighet att besöka våra enheter Svarsfrekvens och resultat enligt enkät Dokumenterad beskrivning av tillgänglighet till enheter inom Hälsan & Arbetslivet Resultat 2010 bättre än % Använda och vidareutveckla enkät för uppföljning av utförda insatser och samarbete med kund Översyn av tillgänglighet, beskrivning hur man tar sig till våra lokaler Målet uppnått Nöjdkund index NKI 2010 utfall utfall 70 Målet uppnått 2.3 Jämställdhetsintegrering Uppföljning av abonnemangsavtalen redovisas på övergripande nivåer med utförda insatser fördelat på kvinnor och män. Av sekretess- och integritetsskäl redovisas inte sådan statistik på lägre organisationsnivåer. Ledningsgruppen har beslutat att fortsättningsvis följa upp insatser för kvinnor och män, t ex medicinska diagnoser och åtgärder för att bättre utveckla och anpassa tjänster utifrån behov. Budget, verksamhetsplaner och balanserade styrkort tas fram med hänsyn till kvinnor och mäns olika förutsättningar och behov. I ledningsgruppens handlingsplan tas för varje punkt särskilt upp om jämställdhetsaspekter ska/har beaktats. 2.4 Kommunikation och bemötande Hälsan & Arbetslivet ger ut ArbetsLust 4 ggr/år tillsammans med Arbetsmiljödelegationen, Centrum för Verksamhetsutveckling och Institutet för stressmedicin. ArbetsLust är en tidskrift med inriktning på människa, hälsa och arbetsliv i Västra Götalandsregionen. Målgrupp för tidskriften är politiker, chefer och medarbetare i Västra Götalandsregionen, samt samarbetspartners. Vi har under året fortsatt utvecklat våra webbsidor för att kunna erbjuda mer information för regionens chefer och medarbetare. En tjänst som erbjuds är att alla arbetsmiljöregler, som gäller Västra Götalansregionens verksamheter, sammanfattats och publicerats på webbsidan med länkar till lagar och föreskrifter i fulltext. Beskrivning av Hälsan & Arbetslivets tjänster har under 2010 tagits fram och publiceras på webben vid årsskiftet 2010/2011.

10 Sida 7(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet 2.5 Funktionshinder Översyn av tillgänglighet och beskrivning av hur man tar sig till Hälsan & Arbetslivets lokaler har genomförts. Beskrivningen finns i tillgänglighetsdatabasen med länk från Hälsan & Arbetslivets webbsidor. Lokaler har setts över och i något fall har förändringar genomförts för ökad tillgänglighet för funktionshindrade. För ett projekt har en projektanställning erbjudits högskoleutbildad funktionshindrad person via arbetsmarknadsnoderna, men den har inte blivit tillsatt pga att ingen med erforderlig kompetens fanns tillgänglig. 2.6 Mångfald I samband med rekrytering har vi aktivt försökt att bredda arbetsgrupper ur ett mångfaldsperspektiv. Eftersom företagshälsovårdens verksamhet kräver specialistkompetenser, så är det få unga och personer med annan etnisk bakgrund som söker. Med tanke på att det i flera kundförvaltningar finns en stor mångfald, vore det önskvärt att Hälsan & Arbetslivet kunde bredda sin mångfald. 2.7 Övrigt 3. VERKSAMHETSPERSPEKTIVET Hälsan & Arbetslivets verksamhetsmål har fokus på att ha effektiv verksamhet med ett fortlöpande utvecklingsarbete för att ligga i framkant och öka hälsan i arbetslivet. Ett internt FoU-råd bildades under hösten inom Hälsan & Arbetslivet för att bättre samordna och styra upp fortsatt arbete med forskning och utveckling. Under 2010 har en vetenskaplig artikel angående rehabilitering publicerats samt ett antal presentationer och posters som presenterats på Läkarstämman, Västsvenska Arbetsmiljödagarna samt konferens med Nordiska ergonomisällskapet i Stavanger. Flera kundprocesser har kartlagts inom ramen för den metodutveckling som ständigt pågår, för att effektivisera och öka kvalitet. En del av metodutvecklingen sker inom ramen för projekt, t ex Riskbruksprojektet, Dialogprojektet och Åter i arbete. Arbete pågår med att ta fram system för att kunna följa upp vård på lika villkor. Omcertifiering har genomförts med godkänt resultat av Hälsan & Arbetslivets ledningssystem för kvalitet, miljö samt arbetsmiljö, hälsa och säkerhet enligt ISO 9001:2008 (kvalitet), 14001:2004 (miljö), OHSAS 18000:2007 (arbetsmiljö, hälsa och säkerhet) samt

11 Sida 8(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet AFS 2001:1 (Arbetsmiljö, systematiskt arbetsmiljöarbete). Hälsan & Arbetslivet medverkar som experter för att beakta arbetsmiljöaspekter i olika regiongemensamma upphandlingsgrupper, 5 personer med totalt ca 500 timmar. Inga anslag eller andra ersättningar utgår för detta regiongemensamma arbete. 3.1 Regionfullmäktiges prioriterade mål i verksamhetsperspektivet Hälsan & Arbetslivet har arbetat för att nå målen för 2010 avseende folkhälsa, forskning, miljö och vård- och verksamhetskvalitet inom ramen för företagshälsovårdens uppdrag. Hälsan & Arbetslivet stödjer och påverkar medborgare genom att våra medarbetare möter de anställda som i sin tur möter medborgare, barn och äldre i sina familjer etc. Detta är mest tydligt i folkhälsoarbetet där vi har stora möjligheter att påverka såväl direkt som indirekt Ungas användning av alkohol, tobak och andra droger ska minska Vi arbetar med förebyggande aktiviteter kring riskbruk, bl.a vid hälsoprofilbedömningar, utbildningar samt tillhandahåller informationsmaterial för anställda inom Västra Götalandsregionen. Ingen status Detta kan indirekt påverka unga genom de kontakter anställda har med ungdomar i sin roll som vårdpersonal, föräldrar etc. Målet är inte mätbart i Hälsan & Arbetslivets verksamhet Förekomsten av sexuellt överförbara sjukdomar bland unga ska minska Denna typ av aktivitet ingår inte primärt i företagshälsovårdens uppdrag, men informationsmaterial finns tillgängligt i väntrummen. Hälsan & Arbetslivet har en beredskap att stödja individer om HIV-smitta upptäcks vid provtagning, främst vid stick- och skärskador. Ingen status Målet är inte mätbart i Hälsan & Arbetslivets verksamhet Antalet självskador och självmordsförsök ska minska Vi arbetar förebyggande med psykosociala insatser för regionens medarbetare och verksamheter. I Hälsan & Arbetslivets verksamhet ingår ofta uppdrag att stödja chefer, medarbetare och arbetsplatser, samt att ge krisstöd. Ingen status Rutin finns framtagen och används för bedömning av självmordbenägenhet vid kontakter med individer där detta kan vara aktuellt. Målet är inte mätbart inom Hälsan & Arbetslivets verksamhet.

12 Sida 9(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Andelen överviktiga och feta barn ska vara lägst i Sverige Hälsan & Arbetslivet arbetar med hälsa, livsstil och kostråd för anställda hos våra kunder, vilket indirekt kan påverka barn. Ingen status Målet är inte mätbart inom Hälsan & Arbetslivets verksamhet Alla verksamheter ska uppnå minst riksgenomsnittet i nationella jämförelser av vårdens kvalitet Nationella jämförelser för företagshälsovård finns ännu inte. OK Under året har Hälsan & Arbetslivet påbörjat ett arbete tillsammans med annan kommun- och landstingsdriven företagshälsovård samt SKL för att ta fram modell för jämförelse inom branschen Förekomsten av vårdskador och vårdrelaterade infektioner ska halveras Förebyggande rutiner finns i Hälsan & Arbetslivets ledningssystem för kvalitet, miljö, hälsa och säkerhet. Bra Inga avvikelser avseende vårdskador och vårdrelaterade infektioner har registrerats Alla patienter ska erbjudas vård inom de fastställda garantitiderna Garantitider för företagshälsovårdens verksamhet finns inte fastställda. Bra Väntetiderna inom Hälsan & Arbetslivet har under 2010 varit i genomsnitt 1-2 veckor Bemötandet av patienter i vården ska förbättras Bemötande har tagits upp och diskuterats vid arbetsplatsträffar. Eventuella avvikelser och förbättringsförslag avseende bemötande har tagits upp och dokumenterats i handlingsplaner för respektive enhet inom Hälsan & Arbetslivet. Bra I årets besöksenkät ligger resultatet för frågor om bemötande på samma höga nivå som tidigare år Fördelningen av resurser ska främja vård på lika villkor Under 2010 har system för uppföljning av vård på lika villkor utvecklats inom ramen för Hälsan & Arbetslivets verksamhetsstödsystem. Planering för att alla anställda inom Västra Götalandsregionen ska få samma

13 Sida 10(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet OK tillgänglighet till företagshälsovårdens tjänster har beaktats i arbetet med abonnemangsavtal enligt riktlinjer för Västra Götalandsregionens företagshälsovård Invånarnas psykiska välbefinnande ska öka Ingen status Det psykiska välbefinnandet ingår som en viktig del i företagshälsovårdens främjande, förebyggande och rehabiliterande arbete för anställda och verksamheter inom Västra Götalandsregionen. Målet är inte mätbart inom Hälsan & Arbetslivets verksamhet Tillgängligheten till lokaler och miljöer där regionen bedriver verksamheter ska öka Översyn av tillgänglighet och beskrivning av hur man kommer till Hälsan & Arbetslivets lokaler har genomförts våren Bra Dokumentation finns i tillgänglighetsdatabasen, som kan nås enkelt från våra webbsidor för respektive enhet Andelen ekologiska livsmedel ska öka och uppgå till mer än 20 procent i Västra Götalandsregionen som helhet Ekologiska livsmedel har alltid valts, när så varit möjligt. Ingen status Målet är inte mätbart inom Hälsan & Arbetslivets verksamhet Energiförbrukningen i regionens verksamheter ska minska Inom Hälsan & Arbetslivet finns en medvetenhet och kunskap om miljömålen. All uppmanas sträva efter energisnåla val och vid inköp har så långt möjligt energisnåla produkter valts. Ingen status Verksamheten hyr lokaler, varför påverkansmöjligheten på uppvärmning är begränsad. Målet är inte mätbart inom Hälsan & Arbetslivets verksamhet Andelen som reser kollektivt istället för att åka bil ska öka Samtliga Hälsan & Arbetslivets lokaler finns geografiskt placerade så att de enkelt ska kunna nås med kollektivtrafik, både av besökande och anställda. Möten mm har planerats för att det så långt det går ska möjliggöra resor med kollektivtrafik. Bra

14 Sida 11(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Uppdrag för förvaltningar och bolag har planerats tillsammans med kunderna så att den totala mängden resor kunnat minimeras för Västra Götalandsregionen som helhet. Resor med egen bil har minskat med 25 % jämfört med 2009 (måltal 5%) Resandet med den regionala kollektivtrafiken ska öka både för kvinnor och män Vi har anpassat arbetstider och mötestider för att möjliggöra kollektivt resande. Ingen status Målet är inte mätbart i Hälsan & Arbetslivets verksamhet Minska användningen av fossil energi i Västra Götalandsregionen Under 2010 har vi strävat efter minskat resande med bil. Så långt möjligt har alla valt miljöbil, även hyrbilar när inte leasingbil funnits att tillgå. Ingen status Målet är inte mätbart inom Hälsan & Arbetslivets verksamhet Antalet resta mil i tjänsten ska minska I företagshälsovårdens verksamhet ingår naturligt att besöka kundförvaltningarnas arbetsplatser. Detta innebär att ett visst resande alltid måste ingå. Resor med bil kan bli nödvändigt om skrymmande utrustning ska medföras eller om inte kollektivtrafik kan nyttjas av olika skäl. Bra Planering av möten har gjorts så att resande med kollektivtrafik förenklats. Uppdrag för förvaltningar och bolag har planerats så att den totala mängden resor kunnat minimeras för Västra Götalandsregionen som helhet. Resor med egen bil har minskat med 25 % jämfört med 2009 (måltal 5%) Användningen av miljö- och hälsofarliga kemikalier i den egna verksamheten ska fasas ut Hälsan & Arbetslivet har ansvar för kemikaliehanteringssystemet Klara för hela VGR. Bra I den egna verksamheten har inventering av kemikalier gjorts. Inga utfasningskemikalier, enligt kemikaliestrategin, finns inom Hälsan & Arbetslivet.

15 Sida 12(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet 3.2 Verksamheternas mål i verksamhetsperspektivet Hälsan & Arbetslivet ska ha en effektiv verksamhet med ett fortlöpande utvecklingsarbete för att ligga i framkant och öka hälsan i arbetslivet. Framgångsfaktor Styrtal Måltal Aktivitet Resultat God logistik och optimerat arbete för kund, med hänsyn tagen till kvinnors och mäns förutsättningar och villkor Tydlighet i beslut, genomförande och uppföljning i vårt interna arbete Nöjda kunder, besökare God och säker vård på lika villkor Antal kartlagda kundprocesser Dokumenterade förbättringsförslag Rutin framtagen och implementerad Avvikelser från rutinen Poäng i kvalitetsuppföljning Uppföljningssystem framtaget processer 3 förslag per enhet Rutin klar Max 3 avvikelser Bibehållen nivå (3,75 av 4 poäng) Klart 2010 Fokusområde 2010: Översyn av logistik, optimering av arbete för kund, från planering till fakturering, utifrån kvinnors och mäns förutsättningar och villkor Utveckla rutin för ökad tydlighet i beslut, genomförande och uppföljning av vårt interna arbete Ta upp bemötande vid APT, diskutera/ hantera avvikelser, förbättringsförslag kring bemötande Skapa system för uppföljning av vård på lika villkor 2 kundprocesser har kartlagts Arbetet försenat, klart våren 2011 Enkät genomförd, resultat 3,8 dvs målet är uppnått Målet uppnått 3.3 Prestationer Prestationer, relevanta för verksamheten Typ av insatser Återskapande 62 % 63 % Förebyggande 30 % 27 % Hälsofrämjande 7 % 10 %

16 Sida 13(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Insatser för olika nivåer i kundorganisationen Individ 71 % 72 % Arbetsplats/grupp 9 % 12 % Organisation 20 % 16 % Individkontakter Antal 2010 Antal 2009 Antal personer som haft individuell kontakt Kvinnor Män Antal individkontakter totalt Individkontakter 2010, kontaktorsaker Förebyggande kontakt 24 % Konflikt, organisation 3 % Livsstilsorsakade problem 2 % Ländrygg, höft, knä, fot 9 % Mag-tarminfektion 3 % Nacke, bröstrygg, axel/arm, hand 12 % Psykiatri 2 % Psykisk belastning 20 % Övre luftvägsinfektion 10 % Övrig somatik 15 % Utfall prestationer jämfört med föregående år Det är inga stora förändringar jämfört med 2009 när det gäller vilken typ av tjänster och insatser som har utförts, inte heller när det gäller vilken nivå i kundorganisationen de är riktade till. Antalet individkontakter för 2010 har ökat jämfört med och tidigare. Däremot är det färre individkontakter än 2009, beroende på att ca personer vaccinerades under pandemin. Detta har inte medfört någon förändring mellan åren när det gäller fördelningen av kontakter för kvinnor (84 %) och män (16 %). När det gäller individkontakter 2010 skiljer sig kontaktorsaken en del från 2009.

17 Sida 14(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Detta beror på att alla medarbetare inom NU-sjukvården och Regionservice har sjukanmält sig till ett system för sjukfrånvarohantering (Sickan) inom ramen för projektet Åter i arbete. Därefter har företagssköterska ringt upp medarbetaren för ett rådgivningssamtal, vilket journalförts. Eftersom mycket av den vanliga sjukfrånvaron orsakas av infektionssjukdomar och i viss mån övriga somatiska sjukdomar har dessa kontaktorsakers andel ökat i statistiken Utfall prestationer jämfört med budget Hälsan & Arbetslivet har under året haft en minskad sjukfrånvaro, som lett till att produktionskapaciteten har ökat. Projektet Åter i arbete byggde på en förstudie och analys av extern konsult. För att kunna genomföra det omfattande uppdraget enligt den volym förstudien angav, gjordes bedömningen att upphandling av underleverantörer krävdes. Det visade sig att den beräknade volymen av arbetsförmågebedömningar kraftigt överskattats i analysen. Behovet av arbetsförmågebedömningar var betydligt lägre. Arbetet har till stor del kunnat genomföras av Hälsan & Arbetslivets egen personal, vilket inneburit att de upphandlade underleverantörerna inte har behövt anlitas i någon större omfattning. 3.5 Jämställdhet Uppföljning av abonnemangsavtalen redovisas på övergripande nivåer med utförda insatser fördelat på kvinnor och män. Av sekretess- och integritetsskäl redovisas inte sådan statistik på lägre organisationsnivåer. Ledningsgruppen har beslutat om att göra uppföljning av t ex medicinska diagnoser och åtgärder för kvinnor och män. Målet är att fortlöpande följa upp insatser för kvinnor och män för att bättre utveckla och anpassa tjänster utifrån behov. Budget, verksamhetsplaner och balanserade styrkort tas fram med hänsyn till kvinnor och mäns olika förutsättningar och behov. I ledningsgruppens handlingsplan tas för varje punkt särskilt upp om jämställdhetsaspekter ska/har beaktats. 3.6 Miljö Hälsan & Arbetslivets mål är att minska den negativa miljöpåverkan, som vår verksamhet kan orsaka. Samtliga Hälsan & Arbetslivets lokaler finns geografiskt placerade så att de enkelt ska kunna

18 Sida 15(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet nås med kollektivtrafik, både av besökande och anställda. Möten mm har planerats för att det så långt det går ska möjliggöra resor med kollektivtrafik. Uppdrag för förvaltningar, bolag m fl har planerats tillsammans med kunderna så att den totala mängden resor kunnat minimeras för Västra Götalandsregionen som helhet. Det kan innebära att våra medarbetare reser till kunden istället för att många personer från kundförvaltningen reser till Hälsan & Arbetslivet. Hälsan & Arbetslivet har ett certifierat ledningssystem för kvalitet, miljö samt arbetsmiljö, hälsa och säkerhet enligt ISO 9001:2008 (kvalitet), 14001:2004 (miljö), OHSAS 18000:2007 (arbetsmiljö, hälsa och säkerhet) samt AFS 2001:1 (Arbetsmiljö, systematiskt arbetsmiljöarbete). Under 2010 har omcertifiering av samtliga delar av ledningssystemet genomförts med godkänt resultat. Hälsan & Arbetslivets mål för miljöperspektivet presenteras under punkten 3.7 Övrigt Miljöledningssystem ska införas i samtliga förvaltningar och bolag Hälsan & Arbetslivet har ett certifierat ledningssystem för kvalitet, miljö samt arbetsmiljö, hälsa och säkerhet enligt ISO 9001:2008 (kvalitet), 14001:2004 (miljö), OHSAS 18000:2007 (arbetsmiljö, hälsa och säkerhet) samt AFS 2001:1 (Arbetsmiljö, systematiskt arbetsmiljöarbete). Utmärkt Under 2010 har omcertifiering av samtliga delar av ledningssystemet genomförts med godkänt resultat Miljöhänsyn ska tas i planering, upphandling och beslut Medarbetare från Hälsan & Arbetslivet har aktivt medverkat i arbetet med planering och upphandling av kemikalieprodukter. Bra Samtliga anställda och förtroendevalda ska få utbildning i miljökunskap Hälsan & Arbetslivet har under året planerat för miljöutbildningar för de medarbetare som inte tidigare har deltagit i sådan. Nuläget är att 98 % av medarbetarna har genomgått miljöutbildning. OK

19 Sida 16(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Den negativa miljöpåverkan från transporter och resor ska minska Bra Samtliga Hälsan & Arbetslivets lokaler finns geografiskt placerade så att de enkelt ska kunna nås med kollektivtrafik, både av besökande och anställda. Möten mm har planerats för att det så långt det går ska möjliggöra resor med kollektivtrafik. Uppdrag för förvaltningar, bolag m fl har planerats tillsammans med kunderna så att den totala mängden resor kunnat minimeras för Västra Götalandsregionen som helhet. Det kan innebära att våra medarbetare reser till kunden istället för att många personer från kundförvaltningen reser till Hälsan & Arbetslivet Den negativa miljöpåverkan från avfall ska minska Allt avfall källsorteras på Hälsan & Arbetslivets arbetsplatser, där så är möjligt. Detta är beroende av fastighetsägaren och kommunal avfallshantering. OK 3.7 Övrigt Miljöperspektivet Hälsan & Arbetslivet arbetar för att minska den negativa miljöpåverkan, som vår verksamhet kan orsaka. Framgångsfaktor Mätetal Måltal Aktivitet Resultat Kunskap hos medarbetare om transporters miljöpåverkan Tjänster med ITstöd för "hjälp till självhjälp" för att minska resande Km med egen bil i tjänsten Antal möten ersatta med ITlösning Framtagna tjänster på vår webbsida Minska 5% jfrt 2009 Klart 2010 Ökat antal besök på webb jfrt 2009 Planering för ökat resande med kollektivtrafik. Välja miljöbilar, när bil används. Uppdrag planeras så att resor minimeras för VGR. Utveckla IT-lösning Utveckla alternativa tjänster med IT-stöd via webb, telefon etc Målet uppnått Resor minskat med 25 % Telefonmöten har ersatt ett flertal möten, framför allt inom två projekt Arbetsmiljöregler beskrivna på webben

20 Sida 17(29) Datum Diarienummer SN Kunskap hos medarbetare om kemikaliers hälsooch miljöpåverkan Andel utbytta kemikalier inom 100 % H&A av de som ska fasas ut Inventering och vid behov utbyte av kemikalier. Fortsatt ansvar för VGR:s kemikaliehanteringssystem Hälsan & Arbetslivet Inventering klar, utbyetsbehov hanterat 4. MEDARBETARPERSPEKTIVET 4.1 Personalförhållanden Personaldata Utfall 1012 Utfall 0912 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Antal anställda Årsarbetare 59,8 24,6 84,4 58,3 24,6 82,9 Sjukfrånvaro % 3,47 % 1,22 % 2,80 % 4,75 % 0,99 % 3,64 % Medellön Personalomsättning 6,35 % 0 % 4,55 % 4,92 % 8 % 5,81 varav ålderspension 4,76 % 0 % 3.41 % 1,64 % 4 % 4 % Bemanningsföretagskostnad 3,4 mnkr 3,3 mnkr 4.2 Regionfullmäktiges prioriterade mål i medarbetarperspektivet Sjukfrånvaron ska fortsätta att minska Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid 2010 är 2,80 %. Det är en minskning från 3,62 % årsskiftet 2009/2010. Bra Kvinnornas sjukfrånvaro ligger på 3,47 % (4,75 % 2009) och männens sjukfrånvaro ligger på 1,22 % (0,99 % 2009). Sjukfrånvaron beror till största delen på långtidssjukfrånvaro.

21 Sida 18(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Hälsan & Arbetslivet arbetar aktivt med såväl individuella som förebyggande åtgärder för att fortsätta sänka sjukfrånvaron. Vidare arbetar Hälsan & Arbetslivet kontinuerligt med arbetsmiljöfrågor för att främja medarbetarnas hälsa Alla anställda ska ha tillgång till kompetensutveckling och en individuell utvecklingsplan Hälsan & Arbetslivet har genomfört kompetensutvecklingsinsatser för att möta framtiden kopplat till ägarstödet för att möta behovet av personalutveckling, kompetensförsörjning, utbildning och personalomställning under Bra I samband med utvecklingssamtalen har individuell kompetensutvecklingsplan gjorts för alla medarbetare Löneskillnaderna mellan män och kvinnor ska fortsätta minska Löneöversynsarbetet vid Hälsan & Arbetslivet för 2010 är klart. Det som återstår är att på förvaltningsnivå följa upp och utvärdera årets löneprocess. OK Även i årets löneöversyn har jämställdhetsaspekter beaktats och 0,2 % av löneöversynsutrymmet avsatts för att åtgärda osakliga löneskillnader. Medellön för kvinnor jämfört med medellön för män är nu 86,57 % (87,1 % 2009) Andelen anställda med ofrivilliga deltidsanställningar ska minska Hälsan & Arbetslivet har som tidigare inga medarbetare med ofrivillig deltidsanställning. Bra Vi ser heltidsanställning som norm, med deltidsanställning som en möjlighet Andelen anställda med tillfälliga anställningar ska minska Tillfälliga anställningar har endast använts i begränsad omfattning (5,38 %), anpassat efter verksamhetens behov. OK

22 Sida 19(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Kostnaderna för bemanningsföretag ska minska OK Enskilda konsulter, företrädesvis läkarkonsulter har använts i begränsad omfattning, anpassat efter verksamhetens behov. Utfall 2010 är 3,4 mnkr jämfört med 2009 som var 3,3 mnkr. 4.3 Verksamheternas mål i medarbetarperspektivet Hälsan & Arbetslivets strategiska mål är att öka hälsan i arbetslivet för ett hållbart arbetsliv. Framgångsfaktor Styrtal Måltal Aktiviteter Resultat Vi ska ha en arbetsmiljö som är hälsosam och stimulerande Kompetens utifrån verksamhetens behov Väl fungerande kommunikation Medarbetare med olika bakgrund och erfarenhet är en tillgång Sjukfrånvaro Långtidsfriska Kompetensutveckling inom och utöver plan Praktisk användning av ny kunskap, intern enkät Implementerad kommunikationsplan Besökssiffror på webben, H&A:s s.k. Insida Resultat av genomförda rekryteringar 4 % Positiv förändring jämfört m % inom plan 80 % har nytta av kunskap inom 1 år Plan klar 2010 Ökning jfr % Fungerande SAM. hälsofrämjande och förebyggande aktiviteter Kompetensutveckling tas upp i utvecklingssamtal. Uppdatera kompetensplan årligen Ta fram kommunikationsplan Fortsatt utveckling av webbsidor Vid rekrytering aktivt verka för ökad mångfald avseende kön, ålder etnisk bakgrund mm Sjukfrv: 2,80 % dec 2010, 3,64 % dec 2009 Långt.friska: kvinnor 73 % (69 % 2009) män 85 % (88 % 2009) Målet i stort sett uppnått m 80 % inom plan Målet gott och väl uppfyllt m 80 % nytta inom ett år Kommunikationsplan ej helt klar Besök på H&A:s Insida har mer än fördubblats jfrt 2009 Har beaktats men få sökande med utländsk bakgrund

23 Sida 20(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet 4.4 Jämställdhet JÄMIX Uppgifter för JÄMIX 2010 erhålls först i april 2011, därför redovisas resultat för års värde för JÄMIX var 137 poäng, vilket ligger över medianvärde (114). Resultatet är bättre än 2008 då det var 130 poäng. Inom flera av yrkesgrupperna i verksamheten är det nästan uteslutande kvinnor. De få långtidssjukskrivna som finns, är kvinnor. Dessa faktorer påverkar resultatet negativt Jämställdhetsintegration Efter Västra Götalandsregionens jämställdhetsutbildning för ledningsgrupper under 2010 har samtliga chefer och personer i stab som ingår i Hälsan & Arbetslivets ledningsgrupp nu deltagit. Samtliga chefer har jämställdhet med som en stående punkt vid arbetsplatsträffar inom sina respektive enheter. Utifrån årets utbildning har ledningsgruppen beslutat om att göra uppföljning av t ex medicinska diagnoser och åtgärder för kvinnor och män. Målet är att fortlöpande ta fram beskrivningar av insatser fördelat på kvinnor och män för jämställdhetsdiskussion och lärande i respektive yrkesgrupp. I ledningsgruppens handlingsplan tas för varje punkt särskilt upp om jämställdhetsaspekter ska/har beaktats. I budget, verksamhetsplaner och balanserade styrkort tas hänsyn till kvinnor och mäns olika förutsättningar och behov. När det gäller föräldraskap har tolv personer tagit ut föräldraledighet under 2010, 8 kvinnor (999 dagar) och 4 män (139 dagar). 4.5 Övrigt 5. EVENTUELLA ÖVRIGA PERSPEKTIV 5.1 Verksamheternas mål i övriga perspektiv

24 Sida 21(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet 6. EKONOMIPERSPEKTIVET 6.1 Regionfullmäktiges prioriterade mål i ekonomiperspektivet Alla verksamheter ska redovisa ekonomisk balans exklusive beviljad användning av eget kapital Hälsan & Arbetslivet har uppnått målet ekonomi i balans och redovisar ett resultat på + 3,7 mnkr. Det positiva resultatet avser ökade intäkter med 1,9 % samt en låg kostnadsutveckling på 1,5 %. Ökade intäkter avser till största delen statliga Bra bidrag för Företagshälsovård med 3,0 mnkr, ägarstöd med 0.3 mnkr. Den lägre kostnadsutvecklingen avser lägre personalkostnadsökning med minskade sociala avgifter med 0,6 mnkr. Projekt och volymökning som avser företagshälsovårdsverksamheten har mötts upp av ökade intäkter. Avvikelse mot budget avser en lägre verksamhetsvolym gällande projekt samt bemanning för ökad tillgänglighet Alla verksamheter ska öka sin produktivitet Produktion har ökat under 2010 med 4,2 % jämfört med Produktionen har i jämförelse med tidigare år varit jämnare under året. Historiskt har verksamheten haft en låg nivå under årets första månader för att under årets sista månader ökat kraftigt. Abonnemangsavtalen har givit en OK jämnare beläggning under året. 6.2 Verksamheternas mål i ekonomiperspektivet Hälsan & Arbetslivet har en ekonomi i balans genom att hushålla med resurser, såväl mänskliga som ekonomiska och leverera prisvärda tjänster. Framgångsfaktor Mätetal Måltal Aktiviteter Resultat Intäkts- och kostnadskontroll Redovisat resultat Kostnadssänkning i handlingsplan för enheterna Nollresultat Kostnadssänkning 1% Överenskommelser m långsiktig finansiering som grund för planering av bemanning kommande år Enheterna tar fram handlingsplaner för sänkta kostnader +3,7 mnkr -1,5%

25 Sida 22(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Långsiktig finansiering genom avtal har delvis uppfyllts genom abonnemangsavtal om enhetlig bastjänst med tillgänglighet, som har tecknats av 34 förvaltningar av 40 för 2010 samt tre av Västra Götalandsregionens bolag. Det statliga bidrag som tilldelas företagshälsovården bidrar till en stabilare ekonomi för Bidraget kommer som det ser ut i dagsläget att fortsätta för Kostnadssänkning 2010 jämfört med 2009 har inte kunnat uppnås pga att beställningar av uppdrag utöver abonnemang varit högre. 6.3 Ekonomiskt resultat Hälsan & Arbetslivet har inför 2010 bemannat för att garantera tillgänglighet för alla anställda i Västra Götalandsregionen. Abonnemangsavtal om enhetlig bastjänst med tillgänglighet har tecknats av 34 förvaltningar av 40 för 2010 samt tre av Västra Götalandsregionens bolag. Utfall 2010 är +3,7 mnkr. Det positiva resultatet avser ökade intäkter med 1,9 % samt en låg ökning av kostnadsutveckling på 1,5 %. Ökade intäkter avser till största delen statliga bidrag för Företagshälsovård med 3,0 mnkr och ägarstöd med 0.3 mnkr. En kostnadsutvecklingen i relation till uppdragen inom den ökade intäktsvolymen avser minskning av personalkostnader bl a pga minskade sociala avgifter med 0,6 mnkr. Jämfört med föregående år är resultatet 0,3 mnkr högre Utfall 2010 är +3,7 mnkr och utfall 2009 var +3,4 mnkr. Intäktsvolymen har ökat med 1.4 mnkr och kostnadsvolymen har ökat med -1,1 mnkr jämfört med Intäktsökning består både av ökade statliga bidrag för företagshälsovård med 3,0 mnkr samt ägarstöd med 0,3, och av minskade intäkter för projekt. Kostnadsökning jämfört med 2009 uppgår till -1,1 mnkr. Ökningen avser främst kostnader för projekt Sickan, ett sjukanmälningssystem som på gått under 2010 samt PC-utbyte. Minskade kostnader har det varit för sociala avgifter med 0,6 mnkr och minskade kostnader för resor med 0,1 mnkr. Lönekostnaden för 2010 är i nivå med Avvikelse mot budget avser en lägre verksamhetsvolym gällande projekt samt bemanning för ökad tillgänglighet. I budget 2010 finns utrymme för flera projekt. Omfattningen för det stora projektet Åter i arbete blev lägre än planerat, pga att behovet av arbetsförmågebedömningar överskattats kraftigt i förstudien. Övriga projekt har genomförts enligt plan.

26 Sida 23(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Intäkterna har minskat med 22,7 mnkr och kostnader har minskat med 26,7 mnkr mot budget. Vid jämförelse av utfall mellan 2010 och 2009 kan vi konstatera att efterfrågan har varit hög. Produktionen har i jämförelse med tidigare år varit jämnare under året. Historiskt har verksamheten haft en låg nivå under årets första månader för att under årets sista månader ökat kraftigt. Abonnemangsavtalen har givit en jämnare beläggning under året. Hälsan & Arbetslivet fortsätter att arbeta med målet att ha en ekonomi i balans genom intäktsplanering och kostnadskontroll. Resultaträkning (mkr) Utfall Budget Utfall AvvikelseFörändring% Budget/ Utfall/ Utfall Utfall Försäljning material, varor och tjänster 68,5 94,8 70,0-26,4-2,2% Övriga intäkter 4,3 0,9 1,4 3,5 214,1% Verksamhetens intäkter 72,8 95,7 71,4-22,9 1,9% Personalkostnader -49,6-74,0-49,6 24,4-0,1% Inhyrd personal, bemanningsföretag -3,4-2,7-3,3-0,7 2,1% Lokalkostnader -6,8-5,8-6,6-1,0 3,2% Material, varor och tjänster -8,4-12,1-7,3 3,8 14,7% Övriga kostnader -2,6-2,6-2,7-0,1-2,4% Avskrivningar -0,4-0,7-0,5 0,3-28,0% Verksamhetens kostnader -71,2-97,9-70,1 26,7 1,5% Regionbidrag 2,1 2,1 2,1 0,0 1,2% Finansiella intäkter/kostnader m.m. 0,0 0,1 0,1 0,0-46,6% Resultat 3,7 0,0 3,4 3,7 8,7% 6.4 Intäktsutveckling Intäktsvolymen har ökat med 1.4 mnkr i jämförelse med Intäkter för ,8 mnkr, intäkter för 2009 var 71,4 mnkr. Intäktsökning i jämförelse med 2009 består till största delen av ökade statliga bidrag för

27 Sida 24(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet företagshälsovård med 3,0 mnkr samt ägarstöd med 0,3. I budget 2010 finns utrymme för flera projekt, ett stort projekt Åter i arbete pågår men till mycket lägre omfattning än som planerats. Avvikelse mot budget avser en lägre verksamhetsvolym gällande projekt samt bemanning för ökad tillgänglighet. Intäkterna har minskat med 22,7 mnkr och kostnader har minskat med 26,7 mnkr mot budget. 6.5 Bruttokostnadsutveckling Bruttokostnadsutvecklingen är låg -1,5 % Personalkostnaden för 2010 är i nivå med 2009 bl a pga att sociala avgifter har minskat med 0,6 mnkr. Kostnader totalt har ökat med -1,1 mnkr, 1,5%. I ökningen ligger kostnader för projekt "Åter i arbete" och PC-utbyte. Övriga kostnader ligger i genomsnitt i nivå med föregående år. Kostnader för resor har minskat med 0,1 mnkr. Kostnader för läkemedel har minskat med 0,2 mnkr. 6.6 Eget kapital Eget kapital Ingående balans, region Lämnade bokslutsdispositioner, regioninternt Årets resultat, bolag och region Fritt eget kapital Summa eget kapital Investeringar Årets investeringar uppgår till 93 tkr och avser reinvesteringar av gammal utrustning. Maskiner och inventarier Ackumulerade anläggningsvärden Nyanskaffningar Utgående ackumulerade anskaffningsvärden Ackumulerade avskrivningar o nedskrivningar Årets avskrivningar och nedskrivningar Utgående ackumulerade anskaffningsvärden Restvärde

28 Sida 25(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet 6.8 Övrigt Nyckeltal Sort Personalkostnader mnkr 49,6 49,6 Övriga driftkostnader mnkr 21,6 20,5 Personalkostnader inkl konsultkostnader mnkr 53,0 52,9 Övriga driftkostnader exkl konsultkostnader mnkr 18,2 17,2 Årets resultat mnkr 3,7 3,4 Resultat exkl användning eget kapital mnkr 3,2 1,5 Utgående eget kapital mnkr 9,8 19,4 Lämnade bokslutsdispositioner 2010 mnkr -13,2 0,0 Intäktsvolym abonnemangsavtal mnkr 20,5 8,3 Intäkter totalt mnkr 72,8 71,4 Lokalkostnad i förhållande till personalkostnad % Personal/konsultkostnad i förhållande till intäkt % Resultaträkning / Kassaflöde / Balansräkning, noter och anläggningsredovisning Bokslutsdokument RR KF BR Hälsan & Arbetslivet Not Utfall Utfall Resultaträkning Verksamhetens intäkter Not Verksamhetens kostnader Not Avskrivningar och nedskrivningar Verksamhetens nettokostnader Finansnetto Erhållna/lämnade bidrag spec. beslut 0 0 Erhållna/lämnade regionbidrag Årets resultat

29 Sida 26(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Not Utfall Utfall Balansräkning Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar 0 0 Materiella anläggningstillgångar - byggnader och mark maskiner och inventarier Not pågående investeringar 0 0 Finansiella anläggningstillgångar 0 0 Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Förråd 0 0 Kortfristiga fordringar Kortfristiga placeringar 0 0 Likvida medel Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital Eget kapital Bokslutsdispositioner Årets resultat Summa eget kapital Not Avsättningar 0 0 Skulder Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Summa skulder Not Summa eget kapital, avsättningar och skulder

30 Sida 27(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Not Utfall Utfall Kassaflödesanalys Löpande verksamhet Årets resultat Investeringsbidrag 0 0 Avskrivningar inklusive nedskrivningar Reavinster/-förluster sålda anläggningstillgångar 0 0 Avsättningar 0 0 Obeskattade reserver (bolagen) 0 0 Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av förråd 0 0 Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar Ökning+/minskning av kortfristiga skulder Kassaflöde från löpande verksamhet Förändring av redovisningsprincip 0 0 Förändring av eget kapital 0 1 Investeringsverksamhet Investeringar Momsjustering vid överlåtelse 0 0 Anläggningstillgångar överfört mellan enheter 0 0 Försäljningar anläggningstillgångar 0 0 Aktier och andelar 0 0 Kassaflöde från investeringsverksamheten Finansieringsverksamhet Ökning-/minskning+ av långfristiga fordringar 0 0 Ökning+/minskning- av långfristiga skulder Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner Justering för årets aktiverade investeringsbidrag 0 0 Förändring aktiekapital 0 0 Kassaflöde från finansieringsverksamheten ÅRETS KASSAFLÖDE Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar Förändring av likvida medel Differens 0 0

31 Sida 28(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Bokslutsdokument Noter Not 1 Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning. Not 2 Verksamhetens intäkter Förändr Regioninterna intäkter 67,9 70,0-2,1 Summa regioninterna intäkter 67,9 70,0 Externa intäkter 4,9 1,4 3,5 Verksamhetens intäkter 72,8 71,4 Erhållna/lämnade regionbidrag 2,1 2,1 Summa intäkter och bidrag 74,9 73,5 1,4 Not 3 Verksamhetens kostnader Förändr Personalkostnader -49,6-49,6 0,0 Övriga kostnader -21,6-20,5 Summa regioninterna kostnader -71,2-70,1-1,1 Not 4 Maskiner och inventarier Ackumulerade anläggningsvärden Nyanskaffningar Utgående ackumulerade anskaffningsvärden Ackumulerade avskrivningar o nedskrivningar Årets avskrivningar och nedskrivningar Utgående ackumulerade anskaffningsvärden Restvärde Not 5 Eget kapital Ingående balans, region Lämnade bokslutsdispositioner, regioninternt Årets resultat, bolag och region Fritt eget kapital Summa eget kapital Not 6 Långfristiga skulder Ingående balans Amortering, året Utgående långristiga skulder 0 161

32 Sida 29(29) Datum Diarienummer SN Hälsan & Arbetslivet Göteborg Hälsan & Arbetslivet Marie-Louise Fasth Förvaltningschef

33 Ärende 8

34 Sida 1(1) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer SN Ledningskansliet Handläggare Bengt Adolfsson Telefon E-post Servicenämnden Årsredovisning 2010 för Regionservice Ärendet Servicenämnden skall varje år godkänna och till regionstyrelsen överlämna årsredovisning för föregående verksamhetsår. Beredning Föreligger upprättad årsredovisning 2010 för Regionservice. Förslag till beslut 1. Årsredovisning 2010 för Regionservice godkänns, och överlämnas till regionstyrelsen. 2. Paragrafen förklaras omedelbart justerad. Regionservice/Ledningskansliet Erik Hallberg Tf servicedirektör Bilaga Årsrapport 2010 Expedieras till Regionkansliet Diariet POSTADRESS: Regionens Hus Vänersborg BESÖKSADRESS: Östergatan 1 TELEFON: HEMSIDA: E-POST: regionservice@vgregion.se

35 Dnr SN Årsredovisning 2010 Regionservice Fastställd av servicenämnden

36 Regionservice Årsredovisning 2010 Rapporten skapad av Bengt Adolfsson, , uppdaterad Rapportstatus: Preliminär 1. SAMMANFATTNING De senaste åren har Regionservice fokuserat på samordning och konsolidering av serviceverksamheterna i Västra Götalandsregionen, i och med utgången av 2010 så går verksamheten ur denna utvecklingsfas. De kommande årens arbete kommer att inriktas på att professionalisera verksamheten genom framförallt standardisering och strukturförändring där även en gemensam servicekultur kommer att byggas upp. Samordnings- och konsolideringsfasen har genomförts med utgångspunkt att leveranserna inte ska påverkas negativt, vilket har fungerat mycket bra. De omfattande överföringar av verksamhet som genomförts de senaste åren, har inneburit att många olika servicekulturer har förts över till Regionservice. För att på ett samlat sätt fortsätta utvecklingen runt servicefrågor och ta vara på de möjligheter som den samlade serviceverksamheten ger har det under 2010 genomförts ett omfattande förvaltningsstrategiskt arbete, där servicenämnden i juni tog beslut om den strategiska inriktningen för perioden Utifrån servicenämndens beslut, genomfördes ett planeringsarbete för att identifiera förvaltningsövergripande aktiviteter som ska leda till att strategin förverkligas. Samtliga aktiviteter syftar i grunden till att professionalisera den samlade serviceverksamheten. När dessa aktiviteter är genomförda kommer de övergripande målen med bildandet av en samlad serviceverksamheten i Västra Götalandsregionen vara på god väg att realiseras. För de identifierade aktiviteterna har detaljerade genomförandeplaner arbetats fram. Detta har gjorts för materialförsörjning, leverans på plats, måltider, partnerrelation, effekthemtagning, organisation och process, styrmodell och kalkyl samt servicekultur. Fokus i kundperspektivet under året har varit att öka förtroendet för Regionservice, som ett led i detta har mycket arbete lagts ner på att förbereda inrättandet av det nya området Partnerrelation. Det har byggts upp en bra grund för fortsatt arbete genom exempelvis betydligt bättre processer kring överenskommelser och kundrapportering. Inom verksamhetsperspektivet har områdena under året arbetat intensivt med konsolidering och effektivisering av verksamheten, parallellt med detta har ett omfattande förvaltningsstrategiskt arbete bedrivits. Samlokalisering av verksamheterna har genomförts enligt plan. Inom medarbetarperspektivet har antalet anställda fortsatt öka även under 2010, främst beroende på utökade uppdrag framförallt inom hjälpmedel och administration, en ökning har även skett via en växling av konsulter till egen personal. Sjukfrånvaron har ökat något men är fortfarande på en låg nivå med hänsyn till den verksamhet som bedrivs. Under året har en stor satsning på en serviceutbildning av samtliga medarbetare förberetts. Årets resultat är -17,7 mnkr. Avvikelsen beror på att resultatet belastas med negativa effekter av regionbidragsväxlingen, motsvarande 37,5 mnkr. Bortsett från effekterna av regionbidragsväxlingen är den verksamhet som Regionservice bedriver i ekonomisk balans och Regionservice har uppnått årets effektiviseringskravet på 2 procent, vilket motsvarar en kostnadssänkning på cirka 50 mnkr. Kontinuerlig effektivisering och utveckling av verksamheten är avgörande för en fortsatt ekonomi i balans. Det är nödvändigt att arbetet med kalkyler och benchmarking utvecklas vidare. Om de stora nyttorna med Regionservice ska realiseras är det en förutsättning att Regionservice äger serviceprocesserna. Ägarstyrningen behöver utvecklas och bli tydligare, det måste också tydliggöras finansieringsformer för fortsatt förändringsarbete. 1

37 1.1 Sammanfattning medborgarperspektivet KUNDPERSPEKTIV OK Servicenämnden beslutade i juni att bilda område Partnerrelation. Beslutet grundade sig på vårens strategiska arbete och det identifierade behov av ett stärkt kundfokus i såväl våra kundprocesser som organisation. Under hösten 2010 genomfördes förberedelser för etableringen parallellt med ordinarie kundarbete, vilket innebär att Regionservice redan i slutet av 2010 blev såväl organisations- som resursmässigt rustade för att vidareutveckla våra partnerrelationer och kundnöjdhet. I resultatet från den kundundersökning som genomfördes i oktober framgår att kunderna generellt sett är fortsatt nöjda med våra faktiska tjänsteleveranser och servicenivåer. Det kan dock konstateras att resultatet avseende VGR IT:s tjänster fortfarande är lågt för vissa kunder samt att vi under året har haft problem att uppfylla kundkraven inom hjälpmedelsverksamheten 1.2 Sammanfattning verksamhetsperspektivet Utvecklingsarbetet i verksamhetsperspektivet har under 2010 i huvudsak bedrivits i två delar: Bra Fortsatt konsolidering, effektivisering och processutveckling inom områdena. Ett samlat förvaltningsstrategiskt arbete. Konsoliderings-/ och effektiviseringsarbetet pågår i alla delar av verksamheten och har varit mycket intensivt under Ett stort antal aktiviteter som innefattar både processutveckling, organisationsutveckling, produktivitetsförbättringar och ständiga förbättringar har bedrivits inom respektive område. Samtliga områden har utvecklat och anpassat sin organisation utifrån den fastlagda strategin. För att på ett samlat sätt fortsätta Regionservice etablering och professionalisering har ett omfattande samlat förvaltningsövergripande strategiskt arbete bedrivits under året, där Servicenämnden under året tog beslut om den strategiska inriktningen för perioden samt genomförandeplaner för de strategiska initiativen: Materialförsörjning Leverans på plats Framtidens Måltider Partnerrelation Effekthemtagning Organisation och Process Styrmodell och Kalkyl Servicekultur Det förvaltningsstrategiska arbetet är grunden för den verksamhetsplan och budget för 2011 som har arbetats fram under året. 1.3 Sammanfattning medarbetarperspektivet OK Antalet anställda uppgick den siste december 2010 till varav tillsvidareanställda, 195 visstidsanställda och 391 intermittent anställda. Omräknat till årsarbetare är det Från december 2009 har antalet anställda ökat med 239. Av dessa har 4 tillkommit genom samordning av verksamhet. Totalt finns en ökning av antalet anställda med 235 personer. Vid en jämförelse med årsarbetare från december 2009 så har vi ökat med 107 åa. Genom samordning av verksamhet så 2

38 har vi tagit över 4 åa vilket innebär att vi har ökat våra årsarbetare med 103 från december Ökningen har främst skett inom område Hjälpmedel (51 åa) beroende på konsekvenser av hjälpmedelsupphandlingen, inom område Administrativt Centrum ( 47åa), beroende på till största delen av utökade uppdrag inom ekonomiservice, kundservice och införandet av Heroma resurshantering samt inom område VGR IT (11 åa) beroende på utökade uppdrag, avveckling av konsulter samt vikarier för tjänstlediga. Måltal för att minska ofrivilligt deltidsanställda, minska andelen med tillfälliga anställningar samt minska löneskillnader mellan kvinnor och män har uppfyllts. Däremot så har vi inte nått uppsatta mål för att minska sjukfrånvaron och andelen med individuella utvecklingsplaner. Regionservice deltog i projekt åter i arbete som Hälsan och arbetslivet genomförde. Förutom fokus på de långtidssjukskrivna så infördes ett sjukskrivningsverktyg, Sickan inom hela Regionservice förutom område Hjälpmedel. Inom arbetsmiljöområdet har arbete pågått för att förenkla och standardisera underlag för att få bättre kvalitet. Gemensamma riktlinjer och rutiner har tagits fram för att få en enhetlig struktur på arbetet inom förvaltningen. För att få medarbetare med kundfokus som utvecklar och skapar goda förutsättningar för nöjda kunder har en serviceutbildning tagits fram. Pilottester har genomförts med gott resultat under året. Samtliga befattningar har värderats enligt befattningsvärderingsverktyget BAS. Kalibrering har skett mellan områdena. Löneprioriteringar har utgått från regionens önskvärda lönestruktur. Till största delen genomfördes årets löneöversyn enligt regionens löneöversynsmodell. 1.4 Sammanfattning ekonomiperspektivet Varning Årets resultat är -17,7 mnkr. Avvikelsen beror på att resultatet belastats med negativa effekter av den felaktiga regionbidragsväxlingen, motsvarande 37,5 mnkr. Övriga verksamheter redovisar en ekonomisk balans och Regionservice har uppnått effektiviseringskravet på 2 %, vilket motsvarar en kostnadssänkning på cirka 50 mnkr. Intäkterna har ökat med 9 % jämfört med föregående år och beror till lika delar på växlingen från regionbidrag till intäkt, ökad omfattning av hjälpmedelsverksamheten och ökad volym av transfereringar. Intäkterna från övrig verksamhet är oförändrad jämfört med föregående år. Personalkostnaderna har ökat med 5,3 % jämfört med föregående år. Förutom löneökning så består ökningen av tillkommande verksamhet samt växling av konsulter mot egen personal. Övriga kostnader har ökat med 7,6 % jämfört med föregående år. Ökningen beror på en ökad volym inom hjälpmedelsverksamheten samt ökade volymer av transfereringar av varor och tjänster. Av regionservice kostnad på mnkr utgör mnkr transfereringar. Årets investeringar uppgår totalt till 133,7 mnkr, vilket är lägre än beviljad låneram för utrustning på 146,2 mnkr. De största investeringarna utgörs av hjälpmedel på 48,8 mnkr, textilier på 26,7 mnkr, IT-utrustning 45,5 mnkr och övrig utrustning 12,7 mnkr. Den övriga utrustningen utgörs främst av ersättningsutrustning avseende, städ, kök och arbetsplatser. Investeringsnivån för hjälpmedel är lägre än normalt som en följd 3

39 av att begagnade hjälpmedel har återköpts i samband med det nya avtalet. Det har medfört lägre investeringsbehov. Även nivån på investering i IT-utrustning är lägre än planerat, främst beroende på upphandlingstekniska orsaker och överklaganden. 2. MEDBORGARPERSPEKTIVET MEDBORGARPERSPEKTIVET benämns inom Regionservice för KUNDPERSPEKTIVET 2.2 Verksamheternas mål i medborgarperspektivet Etablering av Partnerrelation Servicenämnden beslutade i juni att bilda område Partnerrelation med uppdraget att ta fullt och tydligt ansvar för relationen med våra kunder. Beslutet grundade sig på vårens strategiska arbete och det identifierade behov av ett stärkt kundfokus i såväl våra kundprocesser som organisation. Etableringen av området ska främst ge följande effekter: Ökat kundfokus Effektivare kundprocesser Att säkerställa att vi dels uppfyller kundernas nuvarande krav och behov av service, dels att vi har en effektiv kundbehovsdriven tjänsteutveckling. Effektiva partnerprocesser, såväl hos Regionservice som hos kund och därmed frigöra resurser till annat eller till lägre kostnader. Ett exempel på detta är etableringen av förvaltningsgemensamma beställningsprocesser. Utvecklad styrning Säkerställa tillgänglighet av korrekt information och beslutsunderlag utifrån kundperspektivet till Regionservice ledning, kundansvariga och kundteam Det övergripande strategiska temat är att öka förtroendet från våra ägare, partners och nyttjare av tjänster. Under hösten 2010 genomfördes förberedelser för etableringen parallellt med ordinarie kundarbete, vilket innebär att Regionservice redan i slutet av 2010 blev såväl organisations- som resursmässigt rätt rustade för att möjliggöra effekthemtagning enligt ovan. Fokusområden 2010 I verksamhetsplanen för 2010 lades fokus på att: Vidareutveckling av vår Kundkommunikation Vidareutveckling av Överenskommelser Vidareutveckling av vår Kundrapportering Utveckling av Gemensam kundservice Målsättningarna har uppfyllts väl avseende vidareutvecklingen av överenskommelser och utvecklingen av Gemensam kundservice. Såväl kundkommunikationen som rapporteringen har också förbättrats väsentligt, men har inte nått den nivå och kvalitet vi planerade för. Orsaken till detta hade främst sin grund i omogna processer, otydliga roller samt bristande resurser vilket tagits höjd för vid bildandet av det nya området Partnerrelation. Kundnöjdhet 2010 Resultatet från novembers kundundersökning ger att Regionservice till stora delar har uppfyllt målsättningen att leverera de tjänster som efterfrågas med rätt kvalitet. Kunderna är mest nöjda med tjänsterna som erbjuds från Logistik och Måltider, men även Vaktmästeriservice, Löneservice och Telefoniservice får goda omdömen från kunderna. De tjänster där förbättringspotentialen är störst återfinns inom VGR IT, men även där finns större variationer mellan olika kunder. 4

40 Hjälpmedel 1 mars 2010 startade ett nytt avtal för hjälpmedelsverksamheten. Det är den största förändringen som skett i Hjälpmedelscentralernas (HMC) historia. Inför driftstart genomfördes ett antal större förändringar som var nödvändiga för att möta de nya kraven i avtalet, som till exempel införande av ett nytt ekonomi- och hyressättningssystem, genomförande av återköp av kundägda hjälpmedel samt förändringar i teamorganisationer. HMC har under året haft svårigheter att uppfylla kundkraven i avtalet, framförallt avseende leverans av hjälpmedel. Till följd av detta har omfattande åtgärder genomförts, som större personalförstärkningar, förstärkning av ledningsfunktioner samt införande av tvåskift på lager samt i rekonditioneringen av hjälpmedel. Åtgärderna har haft god effekt och stora förbättringar har skett under hösten. Under större delen av kvartal fyra är det samlade resultatet i enlighet med avtalad målbild med till exempel en leveranssäkerhet på över 95%. 2.3 Jämställdhetsintegrering Enligt krav i upphandlingen ska redovisning ske av statistik däe man bla kan utläsa kvinnors och mäns hjälpmedelsföreskrivningar. Inom område Hjälpmedel och centrum för läkemedelsnära produkter ( CLP) har under året tre jämtegrerings ambassadörer tillsatts. Deras uppgift är att följa upp och mäta om vi har jämlik vård inom CLP. Mätningarna kommer att ske först under Kommunikation och bemötande Syftet med Regionservice kundkommunikation är att öka förtroende hos partners och kunder för Regionservice som professionell partner och leverantör av servicetjänster. Under året har förvaltningen arbetat för att utveckla både kunddialog och kommunikationskanaler. Årets kundenkät gav underlag till konkreta handlingsplaner för förbättringar inom varje område. Kundkommunikationen har stärkts till exempel genom att utveckla nya kundforum och genom ett ökat deltagande i olika forum. Ett arbete har också pågått för att skapa en gemensam kundwebb för Regionservice kunder. Utöver kunddialog i olika forum har förvaltningen informerat kunder om nyheter gällande Regionservice via Västra Götalandsregionens chefsbrev I-linjen, genom Regionservice eget kundbrev och via förvaltningens kundwebb. Syftet med den interna kommunikationen är att öka kunskap, delaktigheten och engagemang över den egna verksamheten och över Regionservice som helhet. Regionservice interna kommunikation sker främst i linjen. Kommunikationen i förvaltningen har till stora delar skett enligt den kommunikationsplan årligen som tas fram i såväl områdena som på förvaltningsnivå i samband med budget- och verksamhetsplan. Genom chefs- och ledningsdagar i områdena och på förvaltningsnivå tas kunskaper tillvara och dialog sker om verksamhetens olika delar och för helheten. Andra kanaler för information är chefsbrev, medarbetarbrev och förvaltningens intranät. 2.5 Funktionshinder Under året har Regionservice fokuserat på tillgänglighetsfrågor vid upphandling Tillsammans med Avdelningen funktionshinder och delaktighet har projektet Att ställa tillgänglighetskrav vid upphandling slutförts under året. Arbetet har följt uppställd handlingsplan och område Inköp har hittills tillsammans med projektet skaffat sig erfarenheter att ställa tillgänglighetskrav i upphandling av produkter (varu- och kaffeautomater, insulinpumpar) och tjänster (fotvård, VG Primärvård). Under året har innehållet i Gröna listan utökats med att skapa lättillgänglig information om tillgänglighetskrav på möbler och vid inredning av lokaler. Personalen inom område Inköp har genomgått en grundläggande utbildning i ämnet. Område Inköp 5

41 har medverkat och varit delaktiga i en Nordisk konferens kring tillgänglighet för funktionshindrade. Arbetsprocessen för upphandling har utvecklats för att ge tillgänglighetsfrågorna större del i kommande upphandlingar. Uppföljning mot nyckeltal planeras införas under Mångfald Under 2010 beslutades om en Jämställdhets- och mångfaldsplan för åren med tillhörande handlingsplan för Under året har områdena arbetat med åtgärder för att nå målen i handlingsplan 2010 om ökad kunskap om jämställdhets- och mångfaldsfrågor och för att ingen ska bli diskriminerad och att mångfald ska vara en integrerad del i rekryteringsprocessen. Andra åtgärder som genomförts är att annonsformuleringar har setts över så att det framgår att Regionservice värdesätter mångfald. Mall för kravspecifikation ska användas och inte ställa högre eller andra kompetenskrav än vad arbetet kräver, anställande chefer har fått information om regionens material "Tips vid rekrytering ur ett jämställdhetsoch mångfaldsperspektiv". När det gäller kompetensutveckling ska både jämställdhets- som mångfaldsperspektivet beaktas, t ex kultur och språkkännedom ska ses som en merit och tas tillvara i yrkesutövningen där det är möjligt. 2.7 Övrigt Vid årsskiftet etablerades Centrum för Läkemedelsnära produkter genom att slå samman Inkontinenscentrum och Särnär barn och vuxna. Etableringen ska säkerställa att patienterna får information och utbildning samt ett kvalitetssäkrat sortiment utifrån respektive behov. 3. VERKSAMHETSPERSPEKTIVET Regionservice Strategiska mål: Vi har en processorienterad verksamhet med effektiva processer. Den övergripande målsättningen för 2010 har varit att fortsätta effektivisera Regionservice huvud-, stöd- och ledningsprocesser. Utvecklingsarbetet i processperspektivet har under 2010 bedrivits i huvudsak i två delar: Fortsatt konsolidering, effektivisering och processutveckling inom områdena. Ett samlat förvaltningsstrategiskt arbete. Konsoliderings-/ och effektiviseringsarbetet har pågått under 2010 i stora delar av verksamheten. Ett stort antal aktiviteter som innefattar både processutveckling, organisationsutveckling, produktivitetsförbättringar och ständiga förbättringar har bedrivits i respektive område. Som exempel på de viktigaste aktiviteter som har utförts under 2010 kan nämnas: Måltider: En övergripande produktivitetsanalys genomfördes under våren 2010 med syfte att hitta utvecklingsområden inom produktionsprocessen. Under hösten startades arbetet med att ta fram handlingsplaner inom respektive enhet. Huvudprocesserna för Måltider är identifierade och dokumenterade. För vidare detaljering av processerna medför dock förseningen i upphandlingen av ett gemensamt kostdatasystem att planerad utveckling av delprocesserna 2010 inte nås fullt ut eftersom arbetet med ett flertal utvecklingsaktiviteter är beroende av ett gemensamt system. En ekologisk inriktning för området är framtaget enligt regionens prioriterade mål för Närservice: 6

42 Under 2010 har ett gemensamt städplaneringssystem införts. Ett intensivt arbete för att säkerställa och uppdatera ytor och städbehov pågår. Närservice har under året i samverkan med kunderna utvecklat nya arbetssätt och startat nya servicekoncept. Logistikprojektet i Lidköping har inneburit stora besparingar vid de avdelningar som hittills genomfört konceptet fullt ut. Ett standardiseringsarbete har pågått vid Närservice bilpooler, med gemensam taxa och regelverk. Övertagande av långtidsleasade fordon från ett antal PV-kunder och sjukhus har medfört samordningsvinster. I Borås har en kartläggning av städ- och godshanteringsprocesser skett lokalt vid varje objekt. En omfattande organisationsförändring av distrikt Göteborg har gjorts. Administrativt Centrum: Ekonomiservice har under 2010 arbetat vidare med konsolidering och renodling av verksamheten för att nå effektivare processer och arbetssätt. Koncentrationen till en ort för respektive process är påbörjad. Etablerat en gemensam kundservice. Koncentration av Löneservice till färre orter har medfört att filialen i Sjuhärad är under avveckling. Inom Telefoniservice har affärssystemet Teleopti utvecklats och gemensamma arbetssätt med VGR-IT har utarbetats. Logistik: Införande av Gods- och Postterminalerna Skaraborg och Södra Älvsborg. Fortsatt konsoliderings- och utvecklingsarbete inom tryckeriverksamheten. Övertagande av regionens Blankettservice. Uppgraderingar av maskinparken samt översyn av bemanningsplaner. Projekt med implementering av Ständiga förbättringar på Tvätteriet, samt utveckling av programmet för Förebyggande underhåll. Genomfört projekt för ökad omsättningshastighet avseende personalkläder på SU med gott resultat. Omfattande ombyggnad av Sisjödepån. Hjälpmedel: Inköp: Ett stort antal utvecklingsåtgärder har skett med anledning av det nya hjälpmedelsavtalets driftstart som t ex uppgradering av affärssystem, nytt ekonomi- och hyressättningssystem, förändring av teamorganisationen etc. Etablering av Centrum för Läkemedelsnära Produkter genom sammanslagning av enheter. Tillsättande av ny huvudprocessägare samt nystart av kvalitetsarbetet. En förändrad processledningsmodell har arbetats fram. Skapat en struktur för förbättringsgrupper och startat ett antal av dem under hösten. 98 avslutade upphandlingar, med prognostiserad upphandlingseffekten om 359 miljoner kronor. Etablerat ledningssystem IL som möjliggör ett områdesgemensamt arbetssätt för planering, ledning, uppföljning och systematiskt förbättringsarbete. Infört 5-punktsprogrammet, där det till varje upphandling sker en avstämning efter analys, förfrågningsunderlag, tilldelningsbeslut, avtal och effektrapport, som har ökat kvalitetssäkringen i inköpsprocessen. Driftsatt en Business Intelligence-lösning och därigenom slutfört rutinen för uppföljning av regionens inköp och avtalstrohet. 7

43 VGR IT: Tagit fram en tjänstestrategi och övergripande handlingsplan för fortsatt arbete. Arbetat för att få en gemensam förståelse för ITIL som processmodell samt tjänsteutveckling med tillhörande livscykelhantering. Vidareutveckling av agil systemutveckling. Fortsatt arbete med standardisering och konsolidering av regionens infrastruktur. Start av projektet Gemensam IT-plattform. Översyn av områdets organisation. För att på ett samlat sätt fortsätta Regionservice etablering och professionalisering har ett omfattande samlat förvaltningsstrategiskt arbete bedrivits under 2010, där Servicenämnden i juni tog beslut om den strategiska inriktningen för perioden Den strategiska inriktningen innefattar tre strategiska teman som anger de viktigaste förvaltningsgemensamma frågorna att arbeta med för att klara av Regionservice vision och uppdrag: Öka förtroendet från våra ägare, partners och nyttjare av tjänster Säkerställa sänkta kostnader relaterat till service inom VGR Stärka servicekulturen inom Regionservice Till varje strategiskt tema har ett antal strategier formulerats för att ange vilka åtgärder på förvaltningsnivå som behöver vidtas för att nå de strategiska temana. Utifrån Servicenämndens beslut i juni genomfördes ett planeringsarbete för att identifiera förvaltningsövergripande aktiviteter inom respektive strategi. Dessa kallas strategiska initiativ, och för följande strategiska initiativ har detaljerade genomförandeplaner utarbetats: Materialförsörjning Leverans på plats Framtidens Måltider Partnerrelation Effekthemtagning Organisation och Process Styrmodell och Kalkyl Servicekultur Genomförandeplanerna presenterades för Servicenämnden i september, som tog beslut om att fortsätta arbetet enligt föreslagna planer. Arbetet intensifierats därefter under hösten. Utöver dessa strategiska initiativ som Regionservice har initierat, pågår ett antal VGR-övergripande initiativ som regionen har initierat, och som påverkar Regionservice och den fastlagda strategin. Dessa är Inköp, E-handel, Gemensam IT-plattform, Redovisning samt Översyn av IS/IT. Regionservice har under året deltagit aktivt i arbetet kring dessa initiativ. 3.1 Regionfullmäktiges prioriterade mål i verksamhetsperspektivet Förekomsten av vårdskador och vårdrelaterade infektioner ska halveras Regionservice bidrar indirekt till detta mål, bland annat genom att införa metoder för att kvalitetsstyra städningen av vårdlokaler OK 8

44 Tillgängligheten till lokaler och miljöer där regionen bedriver verksamheter ska öka OK Under året har Regionservice haft ett uppdrag att öka tillgängligheten för funktionshindrade i Regionens Hus. Uppdraget har inneburit att sammanställa handlingsplaner inklusive kostnadsberäkningar och att ta fram en plan för att åtgärda enkelt avhjälpta hinder så att tillgängligheten förbättras i Västra Götalandsregionens sex Regionens Hus före 2010 års utgång. Större delen av åtgärdskraven, som togs fram av den arkitekt som anlitades i projektets början, har fallit under fastighetsägarnas ansvar och därför utförts av entreprenörer som de själva anlitat. Förbättringar som inte är fastighetsanknutna har handlagts av husens teamledare inom arbetsplatsservice. Fastighetsägarnas kostnader kommer att tas ut i form av hyrestillägg och är beroende av hyreskontraktens längd. Vid de besiktningar som genomförts framgår att merparten av kraven är bemötta och tillgodosedda på ett tillfredsställande sätt. Bedömningen är att 90 procent av arbetet är genomfört under året. Utifrån detta arbete ska även tillgänglighetsdatabasen uppdateras, detta arbete bedöms vara helt färdigt i mars Andelen ekologiska livsmedel ska öka och uppgå till mer än 20 procent i Västra Götalandsregionen som helhet Målet om 20% har tyvärr inte fullständigt uppnåtts (15% 2010), men arbete pågår för att öka andelen ekologiska livsmedel exv. aktiv menyplanering och kravställande i upphandling. Varning En gemensam varukorg med ekologiska produkter har under året tagits fram och implementerats. Det påverkar 2010 års måluppfyllelse då det tidigare har köps ekologiska produkter med en stor spridning. Tidigare har kaffe köps via köken men köps nu via depåerna, vilket påverkar utfallet. Regionservice måltal mäts inom område måltider. Arbetet kommer att fortsätta under 2011 för att nå miljöprogrammets budgeterade mål på 30 % Energiförbrukningen i regionens verksamheter ska minska Tvätteriet i Alingsås har uppnått energiförbrukningsmålet 2.2 kwh/kg tvätt efter genomförda investeringar. Bra Handlingsplan inom VGR-IT för Grön IT finns i syfte att minska energiförbrukningen i datorer och serverhallar. Övriga verksamheter utarbetar lokala energiplaner i samverkan med externa fastighetsägare för att minska energiförbrukningen Minska användningen av fossil energi i Västra Götalandsregionen 9

45 OK Regionservice har under 2010 strävat efter att minska tjänsteresor med bil. Vid resor med bil har i möjligaste mån använts miljöbilar. Förusättningarna för resande med kollektivtrafik och resfria möten genom ökad tillgänglighet till strategiskt placerade möteslokaler har ökat. En strategi för en samlad fordonshantering för Västra Götalandsregionen har tagits fram av Regionservice i samarbete med Trafikverket. Denna strategi kan leda till minskad användning av fossila bränslen och samtidigt ge ekonomiska vinster och ökad trafiksäkerhet. Noder för gods- och posttransporter möjliggör minskade transporter Antalet resta mil i tjänsten ska minska OK Regionservice har arbetat för att minska resandet med bil genom exempelvis ökat användandet av tele- eller web-baserade möten. Planering av möten har gjorts så att resande med kollektivtrafik förenklats exempelvis genom utnyttjande av den nya konferensanläggningen i Gullbergsvass. En fördubbling av antalet videokonferenser på Regionens Hus har skett sedan ny utrustning har installerats Användningen av miljö- och hälsofarliga kemikalier i den egna verksamheten ska fasas ut Bra Regionservice registrerar de kemikalier och kemiska produkter som används av verksamheterna i Klarasystemet. Via Klarasystemet följs kemikaliestrategins krav upp avseende utfasning av definierade kemikalier och handlingsplaner utfärdas. I upphandlingar av kemiska produkter ställs krav i enlighet med kemikaliestrategin. Krav på alkylfenoletoxilatfria (AFE-fria) textilier har följts upp under 2010 och berörda leverantörer har uppfyllt uppställda krav. Regiongemensam städstandard klar, men ej beslutad. 3.2 Verksamheternas mål i verksamhetsperspektivet KVALITET Vi har en robust verksamhet med hög leveranskvalitet Mål 2010: Samtliga områden ska kunna mäta och redovisa leveranskvalitet samt redovisa aktiviteter som innebär en höjd leveranskvalitet. Utfall 2010: Samtliga områden har påbörjat arbetet med att mäta och redovisa leveranskvalitet i form av prestationsmått. EFFEKTIVITET - Vi har en processorienterad verksamhet med effektiva processer Mål 2010: 100 % av Regionservice leveransprocesser ska vara dokumenterade i processkartor samt analyserade avseende förbättringspotential. Utfall 2010: Dokumentation av leveransprocesser pågår i samtliga områden, men 100% av dem är ännu ej dokumenterade. Fokus under året har varit på att definiera de förvaltningsgemensamma processerna vilket också är gjort (Materialförsörjningsprocessen och Partnerrelationsprocessen). Mål 2010: Samtliga områden ska ta fram en plan för arbetet med ständiga förbättringar på enhets- och 10

46 sektionsnivå. Utfall 2010: Samtliga områden arbetar med ständiga förbättringar. Några av områdena har kommit längre än andra när det gäller systematik och struktur för att arbeta med och följa upp ständiga förbättringar. Mål 2010: Regionservice har en gemensam utvecklingshandbok med metoder, verktyg och system. Utfall 2010: Ej klart. Prioritering har varit på att etablera en organisation med roller och ansvar för dessa frågor vilket är klart. FÖRNYELSE Vi driver ett strukturerat förnyelsearbete Mål 2010: Samtliga verksamhetsutvecklingsinitiativ i verksamhetsplanen ska löpande följas upp och rapporteras. Eventuella avvikelser från plan rapporteras särskilt. Utfall 2010: Fokus på strategiska initiativ som följs upp och rapporteras löpande samt i ordinarie uppföljning. Mål 2010: Samtliga perspektivansvariga ska löpande under 2010 redovisa eventuella avvikelser från plan. Utfall 2010: Sker i den ordinarie uppföljningen. 3.3 Prestationer Under året har ett arbete genomförts för att utveckla prestations- och produktivitetsmått för att bättre kunna mäta volymer och produktivitet. Det innebär att i verksamhetsplan 2011 finns en mer genomarbetad prestationsredovisning. Ett projekt för utveckling av servicepoäng (motsvarande sjukvårdens DRG-poäng) ligger i startgroparna inför Tanken är att till varje servicetjänst kan koppla en vikt eller poäng som speglar resursåtgången i kronor. Det skulle göra det möjligt att mäta och följa upp Den totala volymen sammanvägd service, räknat i poäng Förändring av relativ resursförbrukning av serviceinnehållet över tid Ta fram ett pris/kostnadsindex för servicetjänster som inkluderar både kostnadsökningar och effektiviseringar Analyslänkar 6. Prestationsmått /../userfiles/1/documents/1717_1887_D8DB1.xls Utfall prestationer jämfört med föregående år För flera av de verksamheter som under har överförts till Regionservice finns inte relevanta prestationsmått för Jämförelser görs därför med budgetrade volymer Under året har mottagandet av fakturaadministration från andra förvaltningar fortsatt. Inom Patientfakturering har volymen av fakturaunderlag ökat med 5%. Därutöver har fakturering av telefonrecept övertagits från Apoteket vilket har medfört volymökning av antalet fakturaunderlag på 5% och beräknas öka med ytterligare 5% under En total volymökning på 10% för

47 Regionens perukadministration har också tillkommit som ett nytt uppdrag för administrativt centrum Utfall prestationer jämfört med budget Regionservice verksamheter redovisas i form av en mängd helt olika prestationsmått. Totalt finns 68 olika prestationsmått i verksamhetsplanen för Budget och utfall för 2010 redovisas i separat bilaga Produktionen mätt i volymer ökar i alla områden förutom i område måltider, där både antalet patientporttioner och antalet restaurangporttioner minskar. Antalet gästbesök i restauanger och caféer minskade med cirka jämfört med budget. 3.5 Jämställdhet Under 2010 beslutades om en Jämställdhets- och mångfaldsplan med tillhörande handlingsplan för 2010 att gälla för Regionservice. Under året har områdena arbetat aktivt med åtgärder för att nå målen i handlingsplan 2010 avseende: ökad kunskap om jämställdhets- och mångfaldsfrågor ingen ska bli diskriminerad och mångfald ska vara en integrerad del i rekryteringsprocessen ingen osaklig löneskillnad på grund av kön för lika och likvärdigt arbete Under året tog förvaltningen fram en handlingsplan för att förebygga och motverka trakasserier. Område Hjälpmedel arbetar aktivt med redovisning och statistik enligt krav i upphandlingen där bl a män och kvinnors hjälpmedelsförskrivningar kan utläsas och analyseras. 3.6 Miljö Regionservice nyckelroll i Västra Götalandsregionens interna miljöarbete har belysts under året då Regionservice verksamhet har betydande påverkan på andra förvaltningars möjligheter att uppnå sina miljömål. Ett underlag för miljöorganisation för Regionservice som beskriver ansvar och roller inom förvaltningen har tagits fram under året. Under 2010 har miljöutredningar inom områdena genomförts, vilka ligger till grund för områdesspecifika handlingsplaner för att minska miljöpåverkan. En swotanalys av Regionservice miljöarbete har genomförts Miljöledningssystem ska införas i samtliga förvaltningar och bolag Ett integrerat ledningsystem där miljö utgör en del är under uppbyggnad för Regionservice. Dokument, rutiner m.m. gällande miljöledningsdelen har tagits fram. Varning Miljöhänsyn ska tas i planering, upphandling och beslut OK Miljökrav har ställts för samtliga (100%) miljöprioriterade upphandlingar med avtalsstart Miljömervärden, det vill säga bättre miljöegenskaper för produkterna i det nya avtalet jämfört med det tidigare avtalet, har säkerställts för fyra upphandlingsområden som är prioriterade ur miljöhänsyn och som har haft ny avtalsstart under Arbetet med VGRs uppförandekod gentemot leverantörer har vidareutvecklats. Beskrivning av miljömervärden för upphandlingsområden med 12

48 avtalsstart 2010 kopplat till VGRs miljöstrategiska arbete Samtliga anställda och förtroendevalda ska få utbildning i miljökunskap En omfattande kartläggning av anställdas miljöutbildning och miljöutbildningsbehov inom Regionservice har genomförts under året. Varning Den negativa miljöpåverkan från transporter och resor ska minska OK Regionservice arbetar på flera plan för att minska miljöpåverkan från transporter och resor. Hänsyn tas till miljöaspekterna vid upphandling av fordon för godstransporter och transporttjänster. Möten m.m. planeras som resfria möten eller så att möteslokalerna lätt kan nås med allmänna kommunikationer. Måste bil användas väljs i första hand miljöbilar Den negativa miljöpåverkan från avfall ska minska OK Avfall från Regionservice verksamheter källsorteras i den omfattning som är möjlig på respektive arbetsplats. Eftersom Regionservice finns geografiskt utspridd på ett stort antal platser är vi beroende av olika fastighetsägares och kommuners avfallshantering. 3.7 Övrigt En förvaltningsgemensam process för Benchmarking har tagits fram under året. Samtliga områden har under året arbetet med framtagande av Benchmarking material för sina verksamheter. 4. MEDARBETARPERSPEKTIVET 4.1 Personalförhållanden Personaldata Utfall 1012 Utfall 0912 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Antal anställda Årsarbetare Sjukfrånvaro % 6,9 5 6,2 7,1 4,7 6,2 Medellön Personalomsättning 3,1 1,2 4,3 3,2 1,1 4,4 varav ålderspension 1,5 0,4 2 1,4 0,1 1,6 Bemanningsföretagskostnad Antalet anställda uppgick den siste december 2010 till varav tillsvidareanställda, 195 visstidsanställda och 391 intermittent anställda. Omräknat till årsarbetare är det Från december 2009 har antalet anställda ökat med 239. Av dessa har 4 tillkommit genom samordning av 13

49 verksamhet. Totalt finns en ökning av antalet anställda med 235 personer. Vid en jämförelse med årsarbetare från december 2009 så har vi ökat med 107 åa. Genom samordning av verksamhet så har vi tagit över 4 åa vilket innebär att vi har ökat våra årsarbetare med 103 från december Ökningen har främst skett inom område Hjälpmedel (51 åa) beroende på konsekvenser av hjälpmedelsupphandlingen, inom område Administrativt Centrum ( 47åa), beroende på till största delen av utökade uppdrag inom ekonomiservice, kundservice och införandet av Heroma resurshantering samt inom område VGR IT (11 åa) beroende på utökade uppdrag, avveckling av konsulter samt vikarier för tjänstlediga. Andelen tillsvidareanställda är 85 %, visstidsanställda är 5 % och intermittentanställda är 10 %. Är i stort oförändrat från föregående år. Andelen kvinnor är 65 procent och männen är 35 procent. Nästan hälften av alla anställda finns inom område kök/städ/tvätt ( 48%). Därefter kommer arbetsgrupper inom teknik/hantverk och administration som vardera har ca 25 procent av totala antalet anställda. Medelåldern har minskat med ett år från ifjol. Däremot så vet vi att vi under kommande femårsperioden kommer att få stora pensionsavgångar. För att kunna generationsväxla så har en personalförsörjningsplan tagits fram både på områdes- som förvaltningsnivå. Personalomsättningen är som tidigare år. Nästan hälften av de som slutar gör det för att gå i pension. Det innebär att det är endast ett fåtal som slutar av annan orsak än pension. Däremot så kan vi under detta året konstatera att omsättningen av inköpare/upphandlare har ökat markant. Detta innebär svårighet att leva upp till verksamhetsmålen. Inskolning av denna kategori är ganska omfattande och tar resurser från befintlig personals utrymme. Vi ser även att det börjar på nytt bli svårt att kunna rekrytera kvalificerade inköpare. Upplever det som att inköp lär upp kvalificerade inköpare för att sedan lockas med bla högre lön till kommunerna och statliga verk. 4.2 Regionfullmäktiges prioriterade mål i medarbetarperspektivet Sjukfrånvaron ska fortsätta att minska Varning Måltal högst 6,0 procent sjukfrånvaro och utfall för 2010 är 6,2 procent. Trots nedanstående aktiviteter så lyckades vi inte nå måltalet. Andelen långa sjukskrivningar ( över 60 dagar) har ökat med 2,4 procentenheter. Korttidsfrånvaron har ökat med 0,5 procentenheter. Däremot så har sjukskrivningar mellan dagar minskat med 3,1 procentenheter. Områdena ligger inom intervallet 0,5 % till 8,7 %. lägst Inköp och högst Måltider. Kvinnor har fortfarande större andel av långtidssjukfrånvaron än männen medan männen har större andel av korttidssjukfrånvaron än kvinnorna. Männen har däremot ökat på sin andel av långtidssjukfrånvaro med 9 procentandelar från föra året. Framgångsfaktorer i arbetet med rehabilitering är det systematiska arbetet med rehabkedjan och det innebär att vi tvingats agera snabbare vilket är positivt. Arbetsförmågebedömningarna är till oerhörd nytta för att gå vidare i ärendena även om det i vissa fall leder till avslut. Vi använder oss av de tidiga bedömningarna vid 45 dagar och de utredningarna har varit av hög kvalitet. Vidare så är våra chefer mer på alerten och samarbetet mellan områdena när det gäller tex arbetsprövningar, vilket fungerar mycket bättre nu än tidigare. Aktiviteter som pågår förutom projekt Åter i arbete är att utveckla och implementera rehabiliteringsprocessen. Aktiviteter inom området hälsofrämjande pågår genom föreläsningar, stegtävlingar, cykelutmaningar, gemensamma sociala aktiviteter osv. Hälsorådet på Tvätteriet Alingsås bedriver aktiviteter för rökavvänjning, och som uppmuntrar till att äta och dricka bättre samt att sköta om sin kropp på ett bättre sätt. 14

50 Genom de arbetsmiljöinspektioner som arbetsmiljöverket har genomfört så har handlingsplaner tagits fram och aktiviteter påbörjats. Sjukskrivningsverktyget Sickan har implementerats inom samtliga område utom område Hjälpmedel. Genom införandet av ett IT-baserat frånvarosystem kan vi dessutom få en bättre överblick av anställdas frånvaro och därigenom kunna agera snabbare med eventuella åtgärder för tillfrisknande. Ett delmål är också att ytterligare förbättra systematiken i rehabiliteringsarbetet. Område Hjälpmedel har under året haft en stor arbetsbelastning dels för att genomföra förberedelsearbete inför avtalsstart, dels för att genomföra driftstart av Sesam 2 samt uppstart av nya avtalet. För att lösa vissa akuta arbetsuppgifter så har bemanningsföretag anlitats under en begränsad period under våren. Dock har samtliga medarbetare haft ett stort engagemang för att lösa uppgiften. Även andra enheter inom både VGR IT och Närservice har av olika skäl haft en större arbetstyngd än normalt Alla anställda ska ha tillgång till kompetensutveckling och en individuell utvecklingsplan Måltal andelen 100 procent och utfall 2010 är 78,2 procent. Vi når inte upp till uppsatta mål men har ändå ökat andelen med 1,2 procentenheter från ifjol. Varning Här ser det väldigt olika ut mellan områdena. Områdenas intervall ligger mellan 88 % - 98 % förutom område Närservice som har endast 58 % av sina medarbetare med individuell utvecklingsplan. Område Närservice anger som orsak att inom deras grupper så finns inte denna tradition utan man för samtal om kompetensutveckling i utvecklingssamtalet men inte så att det mynnar ut i en individuell utvecklingsplan. Andelen utvecklingssamtal är 88,3 procent vilket innebär en försämring från föregående år. Aktiviteter i form av utbildning för chefer att genomföra utvecklingssamtal har genomförts Löneskillnaderna mellan män och kvinnor ska fortsätta minska Måltal kvinnors meddellön minst 91 procent av männens medellön. Utfall 2010 är 91,7 procent vilket innebär att det är en förbättring av målet. Bra Inför löneöversyn 2010 har i stort sett samtliga befattningar värderats enligt BAS och kalibrerats mellan områdena. Därefter har kalibrering skett mot VGR för att säkra kvalitén på värderingarna. Utifrån detta arbete samt regionens önskvärda lönestruktur har prioritering skett på både förvaltningsnivå såväl som på områdesnivå. En målsättning är att ingen osaklig löneskillnad skall finnas på grund av kön. Däremot så ser vi att det finns en del geografiska skillnader som kommer att behöva analyseras mer och eventuellt åtgärdas. Löneöversyn var klar i oktober. Utfallet för förvaltningen blev 2,2 procent. Regionens löneöversynsmodell har tillämpats på samtliga personalorganisationerna förutom med kommunal som har haft traditionell förhandling. Prioriterade grupper har varit måltidspersonal i BAS B, inköpare och telefonister. Regionservice löneprocess har under 2009 utvecklats för att bli ännu tydligare när det gäller att klargöra roller, arbetsfördelning, förutsättningar etc. vid de olika lönemodellerna. Processen var till stort stöd för både chefer som fackliga representanter. Inför löneöversyn 2010 har utbildning skett tillsammans med Kommunal till chefer och fackliga ombud i löneprocessen. Detta för att ytterligare 15

51 kvalitetssäkra processen Andelen anställda med ofrivilliga deltidsanställningar ska minska OK Måltal högst 10 procent av deltidsanställningar skall bero på ofrivillig deltidsanställning. Utfallet är 12,6 som är deltidsanställda men det är endast 8 procent av de deltidsanställda som är ofrivillig deltidsanställd. Under året definierades måltalet om till att mäta de som verkligen är ofrivillig deltidsanställda i förhållande till tillsvidareanställda. Med denna definition så är utfall för 2010 att vi har 36 personer som är ofrivilligt deltidsanställda, 33 kvinnor och 3 män. Det motsvarar en procent av de tillsvidareanställda. Antalet har minskat med lite drygt hälften på två år. Andelen ofrivilligt deltidsanställda har minskat från årsskiftet med 14 personer genom att arbetet med översyn av schema och arbetsorganisation har startats upp. Vidare har ett antal medarbetare med ofrivilligt deltidsanställning tillfälligt kunnat utöka sin sysselsättningsgrad. Det är främst inom område Närservice och Måltider som har ofrivilligt deltidsanställda. Målet är dock att fler av de ofrivilligt deltidsanställda ska kunna erbjudas mer tid än vad de har idag. Vid varje rekrytering prövas det om möjligheten att utöka sysselsättningsgraden för de som så önskar. Svårighet att utöka sysselsättningsgraden är störst inom ytterområdena där det finns begränsad verksamhet Andelen anställda med tillfälliga anställningar ska minska Måltal att högst 17 procent av alla anställda skall ha en visstids- eller intermittentanställning. Utfall 2010 är 15 procent vilket innebär att vi nått mer än uppsatta mål. Bra Fördelningen mellan kvinnor och män som är visstidsanställda - kvinnor 58 % och män 42 %. Aktiviteter under året har varit att samordna verksamheter så att mindre sårbarhet uppstår, såsom tex arbetsplatsservice. Områdena har sett över grundbemanning och arbetstidsscheman Kostnaderna för bemanningsföretag ska minska Användandet att bemanningsföretag förekommer mycket sparsamt inom Regionservice, vilket innebär att vi inte arbetar aktivt med detta mål. OK Under 2010 har område Hjälpmedel tillfälligt använt sig av bemanningsföretag för att klara av belastningstoppar i samband med uppstarten av det nya hjälpmedelsavtalet. 4.3 Verksamheternas mål i medarbetarperspektivet Under 2010 angavs vissa fokusområden inom personalområdet såsom: Medarbetare som aktivt och engagerat deltar i verksamhetens framtida utveckling. Aktiviteter under året har varit igångsättande av ytterligare förbättringsgrupper/motsvarande för att identifiera möjligheter och genomföra förbättringar. Nämnas kan att inom område Logistik så lämnades 2,3 förbättringsförslag per anställd in under året. Av dessa så genomfördes 2,0 förbättringsförslag per anställd. 16

52 Medarbetare med kundfokus, utvecklar och skapar goda förutsättningar för nöjda kunder. Regionservice har arbetat fram en serviceutbildning/bas som vänder sig till alla medarbetarna, för att skapa en gemensam kunskapsgrund. Syfte med utbildningen är att öka fokus på värdet av service och bemötande, öka förståelsen och kunskapen kring Regionservice uppdrag, värdegrund samt organisation och de tjänster vi levererar dagligen. Vidare ges kunskap om Västra Götalandsregionen organisation och uppdrag för att nå våra mål. Utbildningen startade i maj med testpiloter. Arbetsplatser med god arbetsmiljö. Aktiviteter under året har bla varit att påbörja arbetet med att säkra uppgiftsfördelningen inom arbetsmiljöområdet, förenkla och standardisera underlag såsom blanketter, mallar etc, arbete pågått för att få till en integrering av kvalitet-, arbetsmiljö-, miljö- och säkerhetsarbetet, uppdatering av ledningshandboken, tagit fram gemensamma riktlinjer och rutiner tex hot och våld, tillbud och arbetsskador mm, riktade utbildningsinsatser tex utbildning i konsekvensbeskrivning av arbetsmiljöeffekter i samband med verksamhetsförändringar. Nöjd medarbetare. Uppföljning har genomförts av förra årets temperaturmätning av nöjd medarbetare. Måltal att andelen mycket bra och bra skulle uppnå till minst 70 procent. Detta målet uppnåddes inte. Resultaten går inte helt att jämföra eftersom vid förra årets resultat så var inte alla områden med. Utifrån årets resultat kan man utläsa att där man mest har minskat är dialog chef och medarbetare. Det gäller både för arbetsplatsträffar som i det individuella samtalet. Arbete har startats upp med att ta fram handlingsplaner med aktiviteter. 4.4 Jämställdhet JÄMIX Resultatet av JÄMIX för 2010 levereras inte förrän i slutet av januari. Analysen kommer att redovisas separat Jämställdhetsintegration Under året har två från ledningsgruppen deltagit i den av regionen anordnad utbildning i Hållbar jämställdhet. Jämställdhets- och mångfaldsplan arbetades fram för samt en handlingplan för Förvaltningen har även tagit fram en handlingsplan för att förebygga och motverka trakasserier. 4.5 Övrigt Förvaltningen har genomfört ett projekt för att ta fram en modell för kompetensförsörjningsplansarbetet. Områdena har påbörjat sitt arbete med att identifiera sin strategiska kompetens för att klara av den verksamhetsutveckling man står inför. Område Närservice i Göteborg är engagerade i ett arbetsmarknadsprojekt som är ett samverkansprojekt mellan företag, Göteborgsregionen och offentlig sektor. Finansiering sker av Europeiska socialfonden EU och stadsdelsförvaltningarna Bergsjön och Kortedala. Projektet beräknas pågå till Närservice del består i att anordna en treveckors SRY-utbildning som projektet bekostar samt ta emot praktikanter. Projektet främjar därmed kommande personalförsörjning. Område Måltider har under detta kvartalet haft fokus på att säkra kompetensen hos sektionscheferna gällande ekonomiska uppföljningar och rapporter med verksamhetskopplingar. Detta för att sedan kunna utveckla medarbetarnas kunskaper i frågan. Område Administrativt Centrum har byggt upp ett kompetensråd som ska ta fram prioriterade aktiviteter för området. Område Närservice har arbetat för öka yrkesstolthet och känsla av tillhörighet. Det pågår en provtest av nya arbetskläder som ska stärka tillhörigheten och gemenskapen. För chefer har genomförts en ledautbildning om sex dagar med syfte att stärka cheferna inför områdets förändringsarbete. Område Logistik har fortsatt sin utbildningsserie i lean. Utbildningen har tagits emot positivt av medarbetarna och ett stort antal 17

53 förbättringsförslag/områden har inkommit. Område VGR IT har med stöd från Hälsan och arbetslivet genomfört en psykosocial arbetsmiljöundersökning för områdets chefer. Analysen visar att många upplever en hög arbetsbelastning. Handlingsplaner är framtagna för planerade aktiviteter. Regionservice har arbetat fram en serviceutbildning/bas som vänder sig till alla medarbetarna, för att skapa en gemensam kunskapsgrund. Syfte med utbildningen är att öka fokus på värdet av service och bemötande, öka förståelsen och kunskapen kring Regionservice uppdrag, värdegrund samt organisation och de tjänster vi levererar dagligen. Vidare ges kunskap om Västra Götalandsregionen organisation och uppdrag för att nå våra mål. Genomförandet kommer att ske huvudsakligen under Fördelningen mellan kvinnliga och manliga chefer är jämställd (kvinnor 57 % och män 43%). Däremot så är andelen manliga verksamhetschefer högre (61 procent ) och andelen kvinnliga chefer är störst bland enhetschefer ( 63%). Genom att nytt flexavtal tecknades så genomfördes en översyn av befintliga schema och en anpassning till verksamheten där så erfordrades. Under hösten utbildades samtliga chefer och heromarapportörer i Heroma-resurshantering som är ett versionbyte av regionens pa- och lönesystem. En stor förändring är att individen får ett större ansvar för sina uppgifter i systemet samt att tjänstgöringsrapporterna kan signeras elektroniskt. 5. EVENTUELLA ÖVRIGA PERSPEKTIV Här redovisas Regionservice säkerhetsarbete. 5.1 Verksamheternas mål i övriga perspektiv Målet för Regionservice säkerhetsarbete har under 2010 varit att skapa plattformen för själva säkerhetsarbetet. Detta genom att tydliggöra roller & ansvar, bygga upp en säkerhetsorganisation, kompetenshöjning inom säkerhetsområdet, ta fram en övergripande krishanteringsplan samt implementera det regionala avvikelsehanteringssystemet. Antal inrapporterade och hanterade allvarliga IT-säkerhetsincidenter under 2010 ökade med cirka 30 procent jämfört med Detta ska inte enbart ses som en negativ trend utan också på att en större mognad och medvetenhet kring vikten att åtgärda denna typ av incidenter samt att rutiner och processer arbetats fram. Process Systematisk styrning av säkerhetsarbetet Säkerhetsfrågor är en ledningsfråga som bedrivs med en ändamålsenlig organisation 1. Informera i ledningsgrupper kring styrande dokument och ansvarsfördelning av säkerhetsarbetet - målet har inte uppnåtts 2. Upprätta en delegationshandling för att tydliggöra linjeansvaret - vi har nått målet 3. Respektive område har tagit beslut om säkerhetsorganisationen och tillsatt nödvändiga resurser - vi är på väg att nå målet 4. En övergripande krishanteringsplan är framtagen, förankrad och beslutad - vi har nått målet 5. Informera om krisplanen i alla områdens ledningsgrupper - vi har nått målet Rollerna har blivit tydliga och säkerhetsstrategen har fått ett övergripande mandat kring Regionservice säkerhetsfrågor. Linjeansvaret för säkerhet och informationssäkerhet har tydliggjorts genom en framtagen och beslutad delegationshandling. En organisation för säkerhetsarbetet är under uppbyggnad. Förutom säkerhetsstrategen som arbetar övergripande har varje område en utsedd säkerhetssamordnare. Till sin hjälp kommer dessa att ha 18

54 säkerhetsombud vilka blir en förlängd arm ner i organisationen. En övergripande krishanteringsplan har arbetats fram och är beslutad av servicenämnden. Planen har en generell tillämpbarhet och ska kunna användas vid såväl mindre som större och mer allvarliga händelser samt tillämpas inom Regionservice alla områden. Planen beskriver krishanteringsorganisationen, larm/eskalering samt kommunikation internt och externt. Nuvarande plan ersätter inte den befintliga regionala IT-incidentorganisationen. Kund Vi levererar servicetjänster med rätt kvalité och i rätt tid Antal incidenter som påverkar kunderna ska minska 1. Utbildning och information för att uppnå systematik i avvikelsehanteringen vi är på väg att nå målet 2. Utbilda personer i risk-, sårbarhets- och händelseanalys vi är på väg att nå målet Efter ett beslut att konsolidera avvikelsehanteringssystemet MedControl i Västra Götalandsregionen beslutade Regionservice att ansluta sig till det nya systemet för att möta den regiongemensamma avvikelsehanteringen. Den 1 oktober driftsattes MedControl PRO som är det nya IT-stödet för att hantera avvikelser i Västra Götalandsregionen. Regionservice är den stora förvaltningen som tillkommit i systemet. Efter scenarioövningen som utfördes hösten 2009 stod det klart att kontinuitetsplaner måste upprättas för att hantera hot mot kritiska servicefunktioner i vår verksamhet. En ansökan om resursstöd hos Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, har gjorts. Syftet är att få stöd i lärandet av den metodik för kontinuitetsplanering som MSB förespråkar. Ansökan beviljades med 300 konsulttimmar och arbete har pågått hela hösten. Medarbetare Säkerhetsmedvetna medarbetare Vi ger våra medarbetare en grundläggande säkerhetsutbildning 1. Säkerhetssamordnare genomför VGRs säkerhetsutbildning(7,5 högskolepoäng) - vi har uppnått målet 2. Arbeta fram en obligatorisk grundutbildning i säkerhet för säkerhetsombud och utbilda 30% vi har uppnått målet 3. Utbilda i personsäkerhet(enligt regional riktlinje) i alla områdens ledningsgrupper - målet är inte uppnått Kompetenshöjande aktiviteter har pågått under året. Ytterligare fyra säkerhetssamordnare har genomfört den högskoleutbildning i säkerhet som regionen anordnar i samarbete med Lunds Universitet. En grundutbildning i säkerhet är också framarbetad inom Regionservice. Utbildningen är obligatorisk för utsedda säkerhetsombud. Analyslänkar 7. Resultat säkerhetsarbetet 2010 VGRMALL../../userfiles/1/documents/1717_2478_59D6E.doc 8. Säkerhetsarbetet 2010 Årsredovisning../../userfiles/1/documents/1717_2478_AA4F8.doc 6. EKONOMIPERSPEKTIVET 6.1 Regionfullmäktiges prioriterade mål i ekonomiperspektivet 19

55 6.1.1 Alla verksamheter ska redovisa ekonomisk balans exklusive beviljad användning av eget kapital Regionservice redovisar inte en ekonomi i balans. Varning Orsaken är konsekvenserna av det arbete som bedrevs under 2009 i syfte att utreda vilka delar av Regionservice verksamhet som lämpar sig för anslags- respektive intäktsfinansiering. Resultatet blev att inköpsverksamheten till 2010 har övergått från intäktsfinansiering till anslagsfinansiering samt att tidigare anslagsfinansierade verksamheter skulle övergå till att vara intäktsfinansierade. Detta berör främst verksamhet inom område Administrativt centrum och Närservice. För det regionbidrag som överfördes till intäktsfinansiering skedde en skugguppföljning under 2009 och 2010 samt en detaljerad kalkylering av kostnaderna för de utförda tjänsterna. Detta gjordes för att visa om en justering av de överförda regionbidragen behövde göras. Resultatet av regionservice kostnadskalkyler visar att de tjänster som tillhandahålls av regionservice har varit subventionerade av regionbidraget, dvs ett lägre pris än den faktiska kostnaden har debiteras eftersom delar av tjänsterna har varit finansierade av regionbidraget. Tillsammans utgör detta 40 mnkr på årsbasis enligt senaste beräkning. Ett antal initiativ har tagits under året för att korrigera felaktigheterna, både riktat mot berörda förvaltningar och mot regionstyrelsen. Trots löften om att felaktigheterna i regionbidragsväxlingen skulle rättas till har detta inte verkställts. Konsekvensen har blivit att Regionservice förlorar intäkter på cirka 40 mnkr jämfört med kostnaden för de levererade tjänsterna, vilket har påverkat resultat negativt i motsvarande grad Alla verksamheter ska öka sin produktivitet Alla verksamheter har tagit fram och redovisat produktivitetsmått för Redovisning av dess finns i prestationsbilagan. Sammantaget har produktiviteten förbättrats inom samtliga områden. OK Under 2010 har Regionservice bland annat satsat på att utveckla produktiviteten och kvalitet i patientfaktureringsprocessen. Det har lett till att kostnaden för hantering av fakturaunderlag har minskat med en fjärdedel. Det har i sin tur inneburit att volymökningen på 10% har klarats av med befintliga resurser. Samtidigt har kvaliteten i processen förbättrats och ny funktionalitet införts. Under året har ett projekt för att ytterligare utveckla produktivitetsmätningarna genomförts. Under 2011 kommer vi att mäta produktivitet ur kostnads- tids och kvalitetsperspektiv inom varje verksamhetsområde. Ett projekt för utveckling av servicepoäng (motsvarande sjukvårdens DRG-poäng) ligger i startgroparna inför Tanken är att till varje servicetjänst kan koppla en vikt eller poäng som speglar resursåtgången i kronor. Det skulle göra det möjligt att mäta och följa upp Den totala volymen sammanvägd service, räknat i poäng Förändring av relativt resursförbrukning av serviceinnehållet över tid Ta fram ett pris/kostnadsindex för servicetjänster som inkluderar både kostnadsökningar och effektiviseringar 6.2 Verksamheternas mål i ekonomiperspektivet Sammanfattning av ekonomiperspektivet per område. 20

56 Inköp: Positivt resultat, främst beroende på att några tjänster har varit vakanta under delar av året. Närservice: Negativt resultat, framför allt beroende på att åtgärdsplanerna inte fick tillräcklig effekt. Omställningen av personal och standardisering av arbetssätt har gått långsammare än planerat. En genomlysning av verksamheten har initierats under hösten. Administrativt centrum: Negativt resultat, beroende på effekter av regionbidragsväxlingen. Hjälpmedel: Positivt resultat, en helt ny avtalssituation och avtalskonstruktion har medfört högre intäkter och kostnader och innehåller ett antal poster av engångskaraktär i samband med avtalsstart. Under hösten har principer för värdering av begagnade hjälpmedel och tillbehör varit föremål för diskussion men bedöms inte ha påverkat resultatet. Logistik: Positivt resultat, har klarat att anpassa kostnaderna till intäkterna. Måltider: Negativt resultat, beror på svårigheter att under året anpassa personalkostnaderna till den minskade intäkter. Intäkterna minskar framför allt i restauranger och caféer. VGR IT: Ekonomi i balans, har lagt mycket arbete på utveckling av ekonomimodell för att förbättra ekonomistyrning och kostnadskontroll. 6.3 Ekonomiskt resultat Årets resultat är -17,7 mnkr. Avvikelsen beror på att resultatet belastats med negativa effekter av den felaktiga regionbidragsväxlingen, motsvarande 37,5 mnkr. Övriga verksamheter redovisar en ekonomisk balans och Regionservice har uppnått effektiviseringskravet på 2%, vilket motsvarar en kostnadssänkning på cirka 50 mnkr. Intäkterna har ökat med 9% jämfört med föregående år och beror till lika delar på växlingen från regionbidrag till intäkt, ökad omfattning av hjälpmedelsverksamheten och ökad volym av transfereringar. Intäkterna från övrig verksamhet är oförändrad jämfört med föregående år. Personal kostnaderna har ökat med 5,3% jämfört med föregående år. Förutom löneökning så består ökning av tillkommande verksamhet samt växling av konsulter mot egen personal. Övriga kostnader har ökat med 7,6% jämfört med föregående år. Ökningen beror på en ökad volym inom hjälpmedelsverksamheten samt ökade volymer av transfereringar av varor och tjänster. Utav regionservice kostnad på mnkr utgör mnkr transfereringar. 6.4 Intäktsutveckling Av regionservice intäkter utgör cirka en tredjedel ersättningar för transfereringar och resterande intäkt för de tjänster som levereras. För verksamheterna inom regionservice gäller att föregående års priser inte fick höjas vilket innebär ett effektiviseringskrav motsvarande ca 2 % eller cirka 52 miljoner kronor. Intäkterna jämfört med föregående år har ökat med 9% eller 310 mnkr. Av detta utgör 105 mnkr ökade intäkter som en följd av det nya hjälpmedelsavtalet. Regionbidragsväxlingen innebär att intäkter motsvarande 102 mnkr erhålls i stället för bidrag. Ökade volymer av transfereringar utgör cirka 116 mnkr. En justerad intäktsutveckling motsvarar då en sänkt intäkt på 0,4%. 6.5 Bruttokostnadsutveckling Av Regionservice kostnader på mnkr utgör transfereringar 1215 mnkr. Kostnadsutvecklingen beror därför både på den egna verksamheten och på beteendet hos våra kunder. Tillsammans med förändringar av finansieringsmodellen så föreligger svårigheter med att analysera 21

57 kostnadsutvecklingen under perioden. Volymen av anskaffningar via depåer och kundservice har ökat som en följd av att allt fler kunder använder beställningsportalen i ökad omfattning. Detta är positivt och en konsekvens av att regionens trohet mot tecknade avtal/leverantörer har förbättrats. Volymökningen är ca 7% jämfört med budget. Bruttokostnadsutvecklingen jämfört med föregående år är 6,8% elelr 244 mnkr. Ökningen beror på verksamhets- och volymförändringar på område hjälpmedel på 99 mnkr och på ökade volymer av varor via depåer och kundservice på 93 mnkr. Bruttokostnadsutvecklingen för den egna verksamhet hamnar efter dessa justeringar på 1,4%. 6.6 Eget kapital Regionservice negativa resultat på 17,7 mnkr minskar det egna kapitalet i motsvarande omfattning. Det finns inget beslut om att använda eget kapital. Resultatet belastas negativt med cirka 40 mnkr som en konsekvens av den genomförda regionbidragsväxlingen. Servicenämnden avser att begära kompensation för detta och att det egna kapitalet återställs. 6.7 Investeringar Årets investeringar uppgår totalt till 133,7 mnkr, vilket är lägre än beviljad låneram för utrustning på 146,2 mnkr. De största investeringarna utgörs av hjälpmedel på 48,8 mnkr, textilier på 26,7 mnkr, IT-utrustning 45,5 mnkr och övrig utrustning 12,7 mnkr. Den övriga utrustningen utgörs främst av ersättningsutrustning avseende, städ, kök och arbetsplatser. Investeringsnivån för hjälpmedel är lägre än normalt som en följd av att begagnade hjälpmedel har återköpts i samband med det nya avtalet. Det har medfört lägre investeringsbehov. Även nivån på investering i IT-utrustning är lägre än planerat, främst beroende på upphandlingstekniska orsaker och överklaganden. It-utrustning för nät och kommunikation utgör ca 32 mnkr. Området kommunikation innefattar såväl VGRnet som de lokala nätverken. Ett mycket omfattande reinvesteringsbehov har börjat göra sig gällande då den tekniska utrustningen närmar sig slutet av sin livslängd, detta gäller såväl nätverkskomponenter som exempelvis kablage. Övrig It-utrustning avser framför allt de projekt som hanterar konsolidering, backup/lagring samt en fortsatt virtualisering av den tekniska driftsmiljön. De områden där vi möter ständigt ökade krav på nyinvesteringar är inom nätverk och lagring. För att möta framtiden inom dessa områden har under året inom regionen initierats strategiska projekt med målet att definiera mål och behovsbilder på såväl kort som lång sikt. Av investeringsutrymmet för fastighet på 8,9 mnkr har 0,6 mnkr använts för underhåll av tvätteribyggnaden. övrigt utrymme har disponerats av Västfastigheter för Regionservice lokaler på Östra sjukhuset, Solhem i Borås samt Kärnsjukhust Skövde i samband ombyggnationer Kompletterande investeringsmodell Regionservice har sedan tidigare år två projekt som har finansierats med hjälp av den kompletterande investeringsmodellen. Prognosen för projekt Tvättrör som beslutades 2008 visar på en avvikelse från nyttokalkylen som 22

58 beror på mixen av tvätt har förändrats jämfört med förutsättningarna när kalkylen gjordes. Numera är andelen av arbetskläder högre vilket medför ett ökat manuellt arbete med bland annat tömning av fickor. Investeringsutgiften har ökat från kalkylens 28,3 mnkr till 30,7 mnkr. Nyttoeffekterna har minskat från 28,0 mnkr till 18,4 mnkr. Det gör att prognostiserat nettoresultat går från 7,6 mnkr till 2,7 mnkr. Prognosen för projekt Hetluft som beslutades 2009 visar på en avvikelse från nyttokalkylen som beror på att investeringskostnaden har ökat. Investeringsutgiften har ökat från kalkylens 12,0 mnkr till 15,8 mnkr. Nyttoeffekterna har minskat från 14,0 mnkr till 12,5 mnkr. Det gör att prognostiserat nettoresultat går från 7,6 mnkr till 2,2 mnkr. Under 2010 har beslut om att genomföra projekt Gemensam IT-plattform (GIT) tagits och projektet startade strax innan sommaren. Under hösten har ett antal kunder migrerats till Västra Götalandsregionens gemensamma IT-plattform, helt enligt plan och med gott resultat. Projekt GIT finansieras med hjälp av regionlån på ett sätt som liknar den kompletterande investeringsmodellen och det finns en nyttokalkyl som visar på lönsamheten i projektet. 6.8 Övrigt Som en del i intern kontrollen genomförs årligen säkerhetsgenomlysningar med hjälp av extern expertis. Under 2010 har granskningar av rutiner och risker i samband med anskaffningar via Kundservice och rutiner och risker med kassarutiner genomförts. I samband med detta har all personal inom Kundservice genomgått utbildning och handlingsplaner har tagits fram för att åtgärda de brister som har påpekats. Den manuella granskningen av fakturor avseende fordonsfakturor har lett till att felaktiga fakturor på 0,7 mnkr ha stoppats från utbetalning. 6.9 Resultaträkning / Kassaflöde / Balansräkning, noter och anläggningsredovisning Analyslänkar 1. Resultaträkning 2010 AR07../../userfiles/1/documents/1717_1887_7C250.xls 2. Balansräkning../../userfiles/1/documents/1717_1887_ACC8B.xls 3. Kassaflöde Bokslutsdokument../../userfiles/1/documents/1717_1887_3066A.xls 4. Noter till Årsredovisning../../userfiles/1/documents/1717_1887_8888A.xls 5. Anläggningsspecifikation../../userfiles/1/documents/1717_1887_98964.xls 7. REGIONFULLMÄKTIGES UPPDRAG 7.10 Andelen ekologiska livsmedel ska öka och uppgå till mer än 20 procent i Västra Götalandsregionen Utfallet är 15% för 2010, vilket är samma nivå som föregående år. Målet om 20% har tyvärr inte fullständigt uppnåtts, men arbete pågår för att öka andelen ekologiska livsmedel exv. aktiv menyplanering och kravställande i upphandling. En gemensam varukorg med ekologiska produkter har under året tagits fram och implementerats. Det påverkar 2010 års måluppfyllelse då det tidigare har köps ekologiska produkter med en stor spridning. 23

59 Tidigare har kaffe köps via köken men köps nu via depåerna, vilket påverkar utfallet av måltalet. Regionservice måltal mäts inom område måltider. Arbetet kommer att fortsätta under 2011 för att nå miljöprogrammets budgeterade mål på 30%. VÄNERSBORG Erik Hallberg Tf Servicedirektör 24

60 Bilaga 1 AR07 RR-rapport Årsredovisning Serviceverksamheter 750 Regionservice :29 Resultaträkning (mkr) Årsvärden Avvikelse Förändring Utfall Budget Utfall budget/ utfall/utfall utfall % Försäljning material, varor och tjänster 3 453, , ,7 168,7 7,7% Övriga intäkter 314,6 207,0 250,8 107,7 25,5% Verksamhetens intäkter 3 767, , ,5 276,4 9,0% Personalkostnader , , ,6-27,6 5,3% Inhyrd personal, bemanningsföretag -1,9 0,0-0,1-1,9 2083,7% Lokalkostnader -227,5-217,5-226,9-10,0 0,3% Material, varor och tjänster , , ,7-220,9 13,1% Övriga kostnader -233,8-190,4-272,0-43,3-14,1% Avskrivningar -147,4-154,6-151,9 7,3-3,0% Verksamhetens kostnader , , ,0-296,5 6,8% Regionbidrag 79,0 79,0 165,8 0,0-52,3% Finansiella intäkter/kostnader m.m. -23,7-26,0-20,3 2,3 16,6% Resultat -17,7 0,0 5,9-17,7-399,1%

61 Bilaga 2 BR Balansräkning UB-UB 750 Regionservice Bengt Adolfsson :27 Utgående Utgående balans Årets balans Balansräkning, tkr 0912 förändring 1012 TILLGÅNGAR Immateriella tillgångar Fastigheter Inventarier Långfristiga fordringar Bidrag till statlig infrastruktur Summa anläggningstillgångar Förråd Kortfristiga fordringar Likvida medel Summa omsättningstillgångar SUMMA TILLGÅNGAR SKULDER OCH EGET KAPITAL Eget kapital, bundet Eget kapital, fritt Eget kapital, VG Primärvård Eget kapital, destinerat Eget kapital, resultatdisposition Eget kapital, förändring av redovisningsprincip Årets resultat Summa eget kapital Minoritetsintressen Avsättningar Långfristiga externa skulder Långfristiga regionlån Kortfristiga skulder Summa skulder SUMMA SKULDER OCH EGET KAPITAL Specifikation av eget kapital Rörelsekapital Anläggningskapital Summa eget kapital

62 Bilaga 3 Bokslutsdokument RR KF BR Regionservice :26 Not Utfall Utfall Not Utfall Utfall Resultaträkning Kassaflödesanalys Verksamhetens intäkter Löpande verksamhet Verksamhetens kostnader Årets resultat Avskrivningar och nedskrivningar Investeringsbidrag 0 0 Verksamhetens nettokostnader Avskrivningar inklusive nedskrivningar Reavinster/-förluster sålda anläggningstillgångar Finansnetto Avsättningar 0 0 Erhållna/lämnade bidrag spec. beslut 0 0 Obeskattade reserver (bolagen) 0 0 Erhållna/lämnade regionbidrag Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring Årets resultat av rörelsekapital Not Utfall Utfall Förändring av rörelsekapital Balansräkning Ökning-/minskning+ av förråd Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar Anläggningstillgångar 4 Ökning+/minskning av kortfristiga skulder Immateriella anläggningstillgångar Kassaflöde från löpande verksamhet Materiella anläggningstillgångar - byggnader och mark Förändring av redovisningsprincip maskiner och inventarier pågående investeringar 0 0 Förändring av eget kapital 2 1 Finansiella anläggningstillgångar 0 0 Summa anläggningstillgångar Investeringsverksamhet Investeringar Omsättningstillgångar Momsjustering vid överlåtelse 0 0 Förråd Anläggningstillgångar överfört mellan enheter Kortfristiga fordringar Försäljningar anläggningstillgångar Kortfristiga placeringar 0 0 Aktier och andelar 0 0 Likvida medel Kassaflöde från investeringsverksamheten Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Finansieringsverksamhet Ökning-/minskning+ av långfristiga fordringar 0 0 Eget kapital 6 Ökning+/minskning- av långfristiga skulder Eget kapital Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner 0 0 Bokslutsdispositioner 0 0 Justering för årets aktiverade investeringsbidrag 0 0 Årets resultat Förändring aktiekapital 0 0 Summa eget kapital Kassaflöde från finansieringsverksamheten Avsättningar 0 0 ÅRETS KASSAFLÖDE Skulder Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar Långfristiga skulder Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar Kortfristiga skulder Förändring av likvida medel Summa skulder Summa eget kapital, avsättningar och s Differens -4 0 Not 1 Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning.

63 NOTFÖRTECKNING ÅRSREDOVISNING 2010 Bilaga 4 Not 2 Utfall Utfall Förändring Verksamhetens intäkter, mnkr utfall/utfall Försäljning material, varor och tjänster 3 453, ,7 246,3 Övriga intäkter 314,6 250,8 63,8 Verksamhetens intäkter 3 767, ,5 310,1 Not 3 Utfall Utfall Förändring Verksamhetens kostnader, mnkr utfall/utfall Personalkostnader , ,6-69,2 Inhyrd personal, bemanningsföretag -1,9-0,1-1,8 Lokalkostnader -227,5-226,9-0,6 Material, varor och tjänster , ,7-214,7 Övriga kostnader -233,8-272,0 38,2 Avskrivningar -147,4-151,9 4,5 Verksamhetens kostnader , ,2-243,6 Not 4 Utg.Balans Förändring Utg.Balans Anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar Ackumulerade anläggningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Sålt/utrangerat Utgående ackumulerade anskaffningsvä Ackumulerade avskrivningar o nedskrivningar Vid årets början Årets avskrivningar och nedskrivningar Sålt/utrangerat Utgående ackumulerade anskaffningsvä Restvärde Byggnader och mark Ackumulerade anläggningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Sålt/utrangerat Omklassificeringar Utgående ackumulerade anskaffningsvä Ackumulerade avskrivningar o nedskrivningar Vid årets början Årets avskrivningar och nedskrivningar Sålt/utrangerat Omklassificeringar 7 7 0

64 NOTFÖRTECKNING ÅRSREDOVISNING 2010 Bilaga 4 Utgående ackumulerade anskaffningsvä Restvärde Maskiner och inventarier Ackumulerade anläggningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Sålt/utrangerat Omklassificeringar Överfört mellan enheter Korrigering anskaffningsvärde Utgående ackumulerade anskaffningsvä Ackumulerade avskrivningar o nedskrivningar Vid årets början Årets avskrivningar och nedskrivningar Sålt/utrangerat Omklassificeringar Överfört mellan enheter Korrigering avskrivningar o nedskrivninga Utgående ackumulerade anskaffningsvä Restvärde Not 5 Utg.Balans Förändring Utg.Balans Kortfristiga fordringar, mnkr Kundfordringar Övriga kortfristiga fordringar Förutbetalda kostnader Upplupna intäkter Summa eget kapital Not 6 Utg.Balans Förändring Utg.Balans Eget kapital, mnkr Eget kapital, fritt Eget kapital, resultatdisposition 0 0 Årets resultat Summa eget kapital Not 7 Utg.Balans Förändring Utg.Balans Långfristiska skulder, mnkr Externa skulder Regionlån Årets upptagna lån Årets amortering

65 NOTFÖRTECKNING ÅRSREDOVISNING 2010 Bilaga 4 Summa eget kapital Not 8 Utg. Balans Förändring Utg. Balans Kortfristiska skulder, mnkr Leverantörsskulder Likvidkonto Övriga kortfristiga skulder Personalskulder* Upplupna kostnader Förutbetalda intäkter Summa eget kapital * inkl sociala avgifter enligt Heroma, genomsnitt 41,21%

66 Bilaga 5 Regionservice :30 Specifikation Immateriella anläggningstillgångar Ackumulerade anläggningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Sålt/utrangerat 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden Ackumulerade avskrivningar o nedskrivningar Vid årets början Årets avskrivningar och nedskrivningar Sålt/utrangerat 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningsvärden Restvärde Specifikation Byggnader och mark Ackumulerade anläggningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Sålt/utrangerat Omklassificeringar Överfört mellan enheter 0 0 Korrigering anskaffningsvärde 0 0 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden Ackumulerade avskrivningar o nedskrivningar Vid årets början Årets avskrivningar och nedskrivningar Sålt/utrangerat Omklassificeringar 7 0 Överfört mellan enheter 0 0 Korrigering avskrivningar o nedskrivningar 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningsvärden Restvärde (2)

67 Bilaga 5 Regionservice Specifikation Maskiner och inventarier Ackumulerade anläggningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Sålt/utrangerat Omklassificeringar Överfört mellan enheter Korrigering anskaffningsvärde Utgående ackumulerade anskaffningsvärden Ackumulerade avskrivningar o nedskrivningar Vid årets början Årets avskrivningar och nedskrivningar Sålt/utrangerat Omklassificeringar -7 0 Överfört mellan enheter Korrigering avskrivningar o nedskrivningar Utgående ackumulerade avskrivningsvärden Restvärde Specifikation Pågående investeringar Ackumulerade anläggningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Sålt/utrangerat 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden 0 0 Ackumulerade avskrivningar o nedskrivningar Vid årets början 0 0 Årets avskrivningar och nedskrivningar 0 0 Sålt/utrangerat 0 0 Omklassificeringar 0 0 Överfört mellan enheter 0 0 Utgående ackumulerade avskrivningsvärden 0 0 Restvärde 0 0 2(2)

68 Utskriftdatum: Prestationsmått 2010 INKÖP TJÄNSTEOMR Sort Budget2009 Budget 2010 Utfall 2010 Prestationer Prognostiserad upphandlingseffekt MSEK Produktivitet Upphandlingseffekt per årsarbetare MSEK 2,5 5,98 Nyckeltal Avtal rapporterade i rätt tid till Jeeves % NÄRSERVICE TJÄNSTEOMR Sort Budget2009 Budget 2010 Utfall 2010 Prestationer Städad yta sjukhus SU - Sahlgrenska m Städad yta sjukhus SU - Östra m Städad yta sjukhus SU - Mölndal m Städad yta sjukhus SkaS - Falköping m Städad yta sjukhus SÄS - Borås m Städad yta sjukhus SÄS - Skene m Utlevererade depåvagnar sjukhus Frölunda st Utlevererade depåvagnar sjukhus Kungälv st Utlevererade depåvagnar sjukhus NU - Lysekil st Utlevererade depåvagnar sjukhus NU - Strömstad st Utlevererade depåvagnar sjukhus NU - Dalsland st Utlevererade depåvagnar sjukhus SU - Mölndal st Utlevererade depåvagnar sjukhus SU - Östra st Utlevererade depåvagnar sjukhus SU - Sahlgrenska st Utlevererade depåvagnar sjukhus NU - NÄL st Utlevererade depåvagnar sjukhus NU - Uddevalla st Utlevererade depåvagnar sjukhus SÄS - Borås st Utlevererade depåvagnar sjukhus SÄS - Skene st Utlevererade depåvagnar sjukhus Alingsås st Utlevererade depåvagnar sjukhus SkaS - Lidköping st Utlevererade depåvagnar sjukhus SkaS - Mariestad st Utlevererade depåvagnar sjukhus SkaS - Falköping st Utlevererade depåvagnar sjukhus SkaS - Skövde st Totalt utlevererade depåvagnar Patienttransporter sjukhus SU - Sahlgrenska st Patienttransporter sjukhus SU - Östra st Patienttransporter sjukhus SU - Mölndal st Patienttransporter sjukhus SÄS - Borås st Totalt antal patienttransporter st Produktivitet Städad yta sjukhus/arbetade tim SU - Sahlgrenska m Städad yta sjukhus/arbetade tim SU - Östra m Städad yta sjukhus/arbetade tim SU - Mölndal m Städad yta sjukhus/arbetade tim SkaS - Falköping m Städad yta sjukhus/arbetade tim SÄS - Borås m Städad yta sjukhus/arbetade tim SÄS - Skene m Nyckeltal Total personalkostnad/arbetad tim Göteborg kr/tim Total personalkostnad/arbetad tim Skaraborg kr/tim Total personalkostnad/arbetad tim S Älvsborg kr/tim

69 Utskriftdatum: Total personalkostnad/arbetad tim Fyrbodal kr/tim ADMINISTRATIVT CENTRUM TJÄNSTEOMR Sort Budget2009 Budget 2010 Utfall 2010 Prestationer Antal diariereg Gem.service St Antal arbetsplatser Gem.service St Antal Bokningar videokonferens Gem.service st Antal tekniska anknytningar Telefoniservice St Antal lönespecifikationer Löneservice St Antal fakturor Ekonomiservice St Antal transaktioner patientfakturor Ekonomiservice St Produktivitet Antal ärenden/arbetade timmar GemServ St 1,74 2,40 1,98 Antal tekniska anknytningar/arbetade ttelefoni St 2,30 2,41 Antal lönespecifikationer/arbetad timmlöne St 2,65 3,00 3,25 Antal fakturor/arbetad timmar Ekonomi St 9,10 10,75 9,00 Antal transaktioner patientfakturor/arbeekonomi St 33,0 40,83 Nyckeltal Personalkostad/Områdets totala intäkt % 20% 22% 21% Beläggning lokaler Gem.service % 90% Direkt hyra/arbetsplats GemServ Kr Svarstider Telefoni sek Andel stoppade scanningfakturor Ekonomi % 20% 15% 50% Andel e-fakturor Ekonomi % 0% 1% 5% Svar/hänvisning direktnummer Telefoni sek Samlingsfakturaeffekt Ekonomi % 30% 20% 18% HJÄLPMEDEL TJÄNSTEOMR Sort Budget2009 Budget 2010 Utfall 2010 Prestationer Orderader/mån Antal utlev orderrader till brukare och buffertförråd HMC st Antal personer som erhållit hjälpmede HMC st Antal arbetsordertimmar (tekn+kons) HMC st Antal telesamtal i kundtjänst HMC st Antal akut avhjälpande underhåll HMC st Antal personer som erhållit inkontinens- /SärNärartiklar Läkemedelsnära st Antal aktiva artiklar Läkemedelsnära st 829 Antal orderrader Läkemedelsnära st Antal utbildade Läkemedelsnära st Produktivitet Antal utlevererade orderrader till brukare och buffertförråd/ antal årsarbetare HMC HMC st 59 Antal arbetordertim (tekn+kons)/ årsarb HMC st 31 Antal telefonsamtal / antal Åa i kundtjähmc st Antal utbildade / årsarb Utbildning Läkemedelsnära st Nyckeltal Nyttjandegrad hjälpmedel HMC % Servicegrad (=Leveranssäkerhet) HMC % Kvalitetsgrad HMC korrekta leveranse HMC % 97,4%

70 Utskriftdatum: Lönsamhet i hyrsystemet (LCC) HMC % Telefontillgänglighet kundtjänst HMC % 97-99% Servicegrad (antal fullev ordrar inom 5CLP Inkontinens % 99,2% CLP SärNär Kvalitetsgrad för korrekta leveranser ( pclp Inkontinens % 99,9% CLP SärNär Kvalitetsgrad för telefontillgänglighet CLP Inkontinens % 87,0% CLP SärNär Andel telsamtal som besvaras inom 30CLP Inkontinens % CLP SärNär LOGISTIK TJÄNSTEOMR Sort Budget2009 Budget 2010 Utfall 2010 Prestationer Körda km, egna fordon km Svart/vitt tryck st Osorterad sändning, Göteborg st Osorterad sändning, Fyrbodal st Orderrader, Depåerna st Mängd fakturerad tvätt kg Produktivitet Mängd fakturerad tvätt per arbetad timme kg/h 23,4 24,7 25,7 Orderrader per plockare Index Nyckeltal Utsläpp CO2 per körd km, egna fordon kg/km 0,36 0,35 0,30 Förbrukning fossila bränslen, egna fordon liter Användning av fossila bränslen, egna fordon % 85% 83% 61% Energiförbrukning per tvättat kg textilier kwh/kg 2,3 2,2 2,3 Vattenförbrukning per tvättat kg textilier liter/kg 12,5 12,5 14,1 Servicegrad (Depåer) % 98,30% 98,30% 98,32% Leveransgrad (Tvätteriet) % 97,00% 98,00% 95,10% Kvalitetsgrad (Depåer) % 99,80% 99,80% 99,87% Omsättningshastighet (Tvätteriet) ggr/år 10,1 12,0 10,6 Omsättningshastighet (Depåer) ggr/år 15 15,0 16,0 MÅLTIDER TJÄNSTEOMR Sort Budget2009 Budget 2010 Utfall 2010 Prestationer Verksamhet hos kund Antal patientportioner SU St Antal patientportioner NU St Antal patientportioner SkaS St Antal patientportioner SÄS St Antal patientportioner Kungälv St Antal patientportioner Frölunda St Antal patientportioner Alingsås St Antal restaurangportioner SU St Antal restaurangportioner NU St Antal restaurangportioner SkaS St Antal restaurangportioner SÄS St Antal restaurangportioner Kungälv St Antal restaurangportioner Frölunda St Antal restaurangportioner Alingsås St Tot antal producerade portioner Produktivitet Verksamhet hos kund Antal producerade portioner/arbetad ti SU St 8,18 8,38 9,07 Antal producerade portioner/arbetad ti NU St 13,97 15,97 14,14

71 Utskriftdatum: Antal producerade portioner/arbetad ti SkaS St 9,52 8,41 8,18 Antal producerade portioner/arbetad ti SÄS St 6,98 7,09 7,63 Antal producerade portioner/arbetad ti Kungälv St 7,78 8,77 7,72 Antal producerade portioner/arbetad ti Frölunda St 7,31 6,27 5,10 Antal producerade portioner/arbetad ti Alingsås St 0,00 7,85 8,05 Antal producerade portioner/arbeta Totalt St 9,06 9,11 9,27 Nyckeltal Verksamhet hos kund Pers.kostn/Intäkt SU % 46,12 42,60 43,55 Pers.kostn/Intäkt NU % 41,30 40,00 39,90 Pers.kostn/Intäkt SkaS % 46,10 44,50 48,00 Pers.kostn/Intäkt SÄS % 43,58 43,24 42,10 Pers.kostn/Intäkt Kungälv % 47,71 40,57 45,95 Pers.kostn/Intäkt Frölunda % 40,77 48,05 Pers.kostn/Intäkt Alingsås % 0,00 40,48 48,00 Tot livsmedelskostn/intäkt SU % 34,40 36,14 33,03 Tot livsmedelskostn/intäkt NU % 33,50 33,40 29,00 Tot livsmedelskostn/intäkt SkaS % 29,70 29,30 27,00 Tot livsmedelskostn/intäkt SÄS % 26,25 28,24 23,90 Tot livsmedelskostn/intäkt Kungälv % 34,08 35,55 34,85 Tot livsmedelskostn/intäkt Frölunda % 26,15 20,49 Tot livsmedelskostn/intäkt Alingsås % 0,00 39,48 28,00 Ekologiska livsm/tot.livsmedelskostn SU % 12,40 20,00 17,39 Ekologiska livsm/tot.livsmedelskostn NU % 7,70 20,00 13,90 Ekologiska livsm/tot.livsmedelskostn SkaS % 3,70 19,00 11,00 Ekologiska livsm/tot.livsmedelskostn SÄS % 13,18 19,31 13,90 Ekologiska livsm/tot.livsmedelskostn Kungälv % 24,89 20,00 24,89 Ekologiska livsm/tot.livsmedelskostn Frölunda % 19,97 18,10 Ekologiska livsm/tot.livsmedelskostn Alingsås % 0,00 20,00 7,10 Lokalkostn/Intäkt SU % 9,65 9,25 10,12 Lokalkostn/Intäkt NU % 12,60 12,40 13,40 Lokalkostn/Intäkt SkaS % 9,60 9,50 11,00 Lokalkostn/Intäkt SÄS % 9,06 11,93 12,60 Lokalkostn/Intäkt Kungälv % 8,17 8,98 8,67 Lokalkostn/Intäkt Frölunda % 17,62 17,54 Lokalkostn/Intäkt Alingsås % 0,00 11,57 11,00 VGR IT Ansvarig Sort Budget2009 Budget 2010 Utfall 2010 Prestationer Antal genomförda förändringar(changediana St Antal inkomna samtal till SD Maria St Antal PC (enl. register) Maria St Produktivitet Antal PC per klienttekniker Maria st Andel besvarade samtal i Service DesMaria Nyckeltal % Andel kunduppdrag med leverans enl Torbjörn % 80 Genomförda förändringar utan efterföl Diana % Andel besvarade uppdragsförfrågningadiana % Andel system med unikt SLA som tjän Torbjörn % 80 Andel intäkter som definierats av tjänstorbjörn Godkända och stängda tidrapporter i vjeanette % %

72 Resultat säkerhetsarbetet 2010 Regionservice VGR MALL Utfärdat av: Anette Norström, Regionservice säkerhetsstrateg REDOVISNING Säkerhetsarbete Dnr Sidan 1/3 Sammanställning av Regionservice säkerhetsarbete 2010 Rött/DÅLIGT: Vi är långt ifrån att uppnå uppsatta mål. Mycket arbete återstår. Orange/VARNING: Vi är inte riktigt nära att nå målen. En hel del arbete återstår Gult/OK: Vi är på gång att nå våra mål. Vi är på rätt väg Ljusgrönt/BRA: Vi bedömer att vi når våra mål. Mörkgrönt/UTMÄRKT: Vi överträffar våra mål. Våra resultat är utmärkta. Markera enligt balanserat styrkortsmetodik 1. (Mål 1) Har din förvaltning en fungerande avvikelsehantering? 2. (Mål 1) Redovisas kostnader för inträffade händelser till förvaltningsledningen? 3. (Mål 1) Är behovet av personer utbildade i riskanalys, säkerhetsanalys eller händelseanalys tillgodosett? 4. (Mål 2) Har förvaltnings-/bolagsledning säkerhetsfrågorna regelbundet på agendan? 5. (Mål 3) Har Västfastigheter fått ett utökat ansvar för fastighetsbundna säkerhetsanläggningar? 6. (Mål 4) Har Regionservice ansvar för tekniska skyddsåtgärder som inte Västfastigheter ansvarar för (inkl IT-säkerheten)? 7. (Mål 5) Har förvaltningen en risk- och krishanteringsorganisation (IT, tele, el vatten etc.)? 8. (Mål 5) Finns en handlingsplan fastställd av nämnden/styrelsen för säkerhetsarbetet? 9. (Mål 6) Genomförs mätningar av säkerhetskulturen? 10. (Mål 7) Är förvaltnings övergripande processer och digitala informationsmängder klassificerade utifrån sekretess, riktighet, tillgänglighet, spårbarhet? 11. (Mål 7) Tillämpas regelverk som beskriver regionala krav på hur IT-stödet ska utvecklas i perspektiven verksamhet, informatik, teknik och säkerhet?

73 Resultat säkerhetsarbetet 2010 Regionservice VGR MALL Utfärdat av: Anette Norström, Regionservice säkerhetsstrateg REDOVISNING Säkerhetsarbete Dnr Sidan 2/3 Punkt 1: Har ändrats från orange till gult. Regionservice har anslutit till det regiongemensamma avvikelsehanteringssystemet vilket ger ökade möjligheter för alla medarbetare att rapportera avvikelser. Det återstår en del arbete att uppnå systematik. Punkt 2: Oförändrad Punkt 3: Har ändrats från rött till orange. Projektkontoret har utbildad fem projektledare, VGR IT har utbildat två medarbetare. På grund av att behovet av riskanalyser, händelseanalyser m.m. ökar återstår fortfarande en hel del arbete. Punkt 4: Har ändrats från orange till gult. Avrapportering till servicenämnden har skett under hösten. Vi har ingen kontinuitet i rapporteringen i våra ledningsgrupper men vi är på väg att nå målet. Säkerhetsfrågorna får allt mer fokus. Punkt 5: Har ändrats från rött till orange. Västfastigheter har börjat implementera målet i egna fastigheter men börjar nu även med de externt förhyrda lokalerna. Regionservice har externa fastighetsägare till flertalet av sina lokaler. Punkt 6: Har ändrats från orange till gult. Det är främst inom IT-området ansvarsfördelningen blivit tydligare. Punkt 7: Har ändrats från orange till gult på grund av att en krishanteringsplan är fastställd och förankrad i verksamheterna. Det återstår en del arbete med att etablera en funktionsanpassad grupp för risk- och krishantering. Punkt 8: Har ändrats från orange till mörk grönt på grund av att en säkerhetsstrategi och handlingsplan är framtagen och fastställd av servicenämnden. En uppföljning av säkerhetsarbetet till servicenämnden har också genomförts. Punkt 9: Har ändrats från rött till orange. Det utförs en medarbetarenkät som till en liten del belyser säkerhet. Punkt 10: Har ändrats från rött till orange. Det finns en liten del information och IT-system som är klassificerade under utförda riskanalyser. Det återstår dock mycket arbete. Punkt 11: Har ändrats från orange till gult. Säkerhetsmedvetenheten har ökat vilket bidragit till att större hänsyn tas till dessa säkerhetsaspekter.

74 Resultat säkerhetsarbetet 2010 Regionservice VGR MALL Utfärdat av: Anette Norström, Regionservice säkerhetsstrateg REDOVISNING Säkerhetsarbete Dnr Sidan 3/3 Aktuellt läge av Regionservice krishanteringsförmåga Resultatet kring krishanteringsförmågan har blivit bättre än föregående år. Planer finns både för krishantering, larm/eskalering samt kommunikation internt och externt. Det som fattas är utbildning/övning. Följsamheten till planerna är inte helt tillfredställande idag. Strategisk Ledning Samverkan med andra aktörer Extern information/ kommunikation Intern information/ kommunikation Operativ ledning Långsiktig planering. Prioritering av resurser. Förtroendefrågor osv. Andra förvaltningar, kommuner, polis, räddningstjänst etc. I förväg planerad och övad kris/katastrofledning Inga tydliga Oklarheter/ Tydliga brister/problem osäkerheter brister/problem * MVA är en processinriktad metod för att analysera verksamheters, förvaltningars och funktioners sårbarhet ur ett brett perspektiv, utvecklad vid Lunds Universitet.

75 Dnr SN Årsredovisning säkerhetsarbetet 2010 Regionservice Fastställd av servicenämnden

76 Årsredovisning säkerhetsarbetet 2010 inom Regionservice Utfärdat av: Anette Norström, Regionservice säkerhetsstrateg RAPPORT Säkerhetsarbete Dnr SN Sidan 2/14 Innehållsförteckning ÅRSREDOVISNING AV REGIONSERVICE SÄKERHETSARBETE REGIONSERVICE SÄKERHETSARBETE Inledning...3 STATUS FÖR SÄKERHETSARBETET INOM REGIONSERVICE Roller&ansvar...3 Säkerhetsorganisation...3 Kompetenshöjning...4 Avvikelsehantering...4 Krishanteringsplan...4 Kontinuitetsplanering...4 Mål 4 i regional säkerhetsstrategi...5 IT-säkerhet...5 SAMMANSTÄLLNING AV REGIONSERVICE SÄKERHETSARBETE GRANSKNINGAR, RISK- OCH SÅRBARHETSANALYSER, OCH SKYDDSÅTGÄRDER...8 Område Administrativt Centrum(AC)...8 Område Hjälpmedel...8 Område Inköp...8 Område Logistik...9 Område Måltider...9 Område Närservice...9 Område VGR IT...9 ÖVERGRIPANDE OCH GEMENSAMMA RISKER...10 AKTUELLT LÄGE AV REGIONSERVICE KRISHANTERINGSFÖRMÅGA...12 INCIDENTER INOM REGIONSERVICE UNDER Område Administrativt Centrum(AC)...13 Område Logistik...13 Område Måltider...13 Område Närservice...13 VGR IT...14

77 Årsredovisning säkerhetsarbetet 2010 inom Regionservice Utfärdat av: Anette Norström, Regionservice säkerhetsstrateg RAPPORT Säkerhetsarbete Dnr SN Sidan 3/14 Årsredovisning av Regionservice säkerhetsarbete 2010 Regionservice säkerhetsarbete 2010 Inledning Västra Götalandsregionen har tagit fram en strategi över hur säkerhetsarbete skall bedrivas inom VGR. För att leva upp till de regionala och legala krav som ställs på säkerhet krävs ett systematiskt arbetssätt inom varje verksamhet. Regionservice har under 2010 tagit fram en säkerhetsstrategi som löper på en treårsperiod. Säkerhetsstrategin med tillhörande handlingsplan fastställdes av servicenämnden 21 april Målet och utgångspunkten med säkerhetsstrategin är att uppnå regionens policy, reglemente, riktlinje och strategi för säkerhetsarbetet men också att skapa en trygg miljö för medarbetare, kunder, besökande, förtroendevalda, studerande och patienter i våra lokaler och verksamheter. Säkerhetsarbetet ska också bidra till att Regionservice uppnår vision, verksamhetsmål samt skydda det som identifierats som skyddsvärt. Utgångspunkten är att säkerhetsarbetet ska bidra till att uppfylla våra intressenters förväntningar på kvalitet, resultat och leveranssäkerhet vilket resulterar till nöjda partners och kunder. Regionservice ska ha långsiktigt hållbara verksamheter och säkerhetsarbetet ska ses som ett verktyg för att uppnå en robust verksamhet med hög kontinuitet. Status för säkerhetsarbetet inom Regionservice 2010 Säkerhetsarbetets mål har under 2010 varit att skapa plattformen för arbetet. Detta genom att tydliggöra roller & ansvar, bygga upp en säkerhetsorganisation, kompetenshöjning, avvikelsehantering samt att ta fram en övergripande krishanteringsplan. Roller&ansvar Roller och ansvar kring säkerhetsarbetet har blivit tydligare. Säkerhetsstrategen har under 2010 fått ett tydligare övergripande mandat kring Regionservice säkerhetsfrågor. En delegationshandling för säkerhet och informationssäkerhet har tagits fram samt en rollbeskrivning för säkerhetsstrateg, säkerhetssamordnare och säkerhetsombud. Dessa båda handlingar är beslutade av servicedirektören. Säkerhetsorganisation En organisation för säkerhetsarbetet är under uppbyggnad. Förutom säkerhetsstrategen som arbetar förvaltningsövergripande har varje område en säkerhetssamordnare. Till sin hjälp kommer samordnarna att ha säkerhetsombud vilka blir en förlängd arm ner i organisationen. Alla områden håller på att utse sina säkerhetsombud.

78 Årsredovisning säkerhetsarbetet 2010 inom Regionservice Utfärdat av: Anette Norström, Regionservice säkerhetsstrateg RAPPORT Säkerhetsarbete Dnr SN Sidan 4/14 Kompetenshöjning En kompetenshöjning inom säkerhetsområdet pågår. Under 2010 genomförde ytterligare fyra säkerhetssamordnare den högskoleutbildning i säkerhet som regionen anordnar i samarbete med Lunds Universitet. Ytterligare en säkerhetssamordnare och ett säkerhetsombud kommer att gå utbildningen under En tvådagars säkerhetsutbildning för säkerhetsombud har arbetats fram. Det är en grundutbildning som är obligatorisk för alla som utses till säkerhetsombud. Under hösten anordnades ett utbildningstillfälle och ytterligare två utbildningstillfällen kommer att erbjudas under Utifrån uppdraget i, av Regionstyrelsen fastställda, riktlinjer för personsäkerhet ska all personal genomgå utbildning kring hot, våld och stalkning minst vart tredje år. Säkerhetsstrateg och säkerhetssamordnare samt Regionservice HR-specialist för arbetsmiljö har genomfört handledarutbildningen i personsäkerhet. Ett förslag på utbildningsplan i personsäkerhet kommer att tas fram och utbildning inom förvaltningen påbörjas Q Avvikelsehantering Efter ett beslut att konsolidera avvikelsehanteringssystemet MedControl i Västra Götalandsregionen beslutade Regionservice att ansluta sig till det nya systemet för att möta den regiongemensamma avvikelsehanteringen. Den 1 oktober driftsattes MedControl PRO som är det nya IT-stödet för att hantera avvikelser i Västra Götalandsregionen. Regionservice är den stora förvaltningen som tillkommit i systemet. Avvikelsehanteringen ska bidra till ökad kvalité, god arbetsmiljö men också för ett effektivt arbete vad gäller kundservice. Krishanteringsplan En övergripande krishanteringsplan har arbetats fram. Planen fastställdes av servicenämnden 29 september 2010 och trädde i kraft 1 oktober. Krishanteringsplanen har en generell tillämpbarhet och ska kunna användas vid såväl mindre som större och mer allvarliga händelser. Krishanteringsplanen ska tillämpas inom Regionservice olika områden. Planen beskriver krishanteringsorganisationen, larm/eskalering samt kommunikation internt och externt. Nuvarande plan ersätter inte den befintliga regionala IT-incidentorganisationen. Kontinuitetsplanering Efter en scenarioövning som utfördes hösten 2009 stod det klart att kontinuitetsplaner måste upprättas för att hantera hot mot kritiska servicefunktioner i vår verksamhet. En ansökan om resursstöd från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, har gjorts i syfte att lära den metodik för kontinuitetsplanering som de förespråkar. Ansökan beviljades med 300 konsulttimmar. Metodiken bygger på befintliga standarder. Slutmålet med kontinuitetsarbetet är att Regionservice ska kunna klara av och överleva incidenter samt vidta rätt åtgärder för att garantera förvaltningens stabilitet.

79 Årsredovisning säkerhetsarbetet 2010 inom Regionservice Utfärdat av: Anette Norström, Regionservice säkerhetsstrateg RAPPORT Säkerhetsarbete Dnr SN Sidan 5/14 Mål 4 i regional säkerhetsstrategi En ansats att genomföra mål 4 togs i samband med det övergripande strategiarbetet. Det råder dock en stor otydlighet inom regionen vad mål 4 egentligen innebär. Målet tolkas på olika sätt vilket skapat en viss turbulens inom regionen. Samtidigt pågår en förstudie kring att etablera larm- och trygghetscentraler(ltc) inom VGR. Uppdraget för LTC innefattar en hel del operativt säkerhetsarbete som kan rymmas under mål 4. Regionservice har därför valt att avvakta och se vilka tjänster LTC är i behov av. Det har inkommit förfrågan om att tillhandahålla KRA-tjänst för bl a Primär- och tandvård, Regionkansliet, 49 kommuner m fl. Tjänsten håller på att etableras och kan ses som en del i mål 4. Förfrågningar har även inkommit om administration av passagesystem. IT-säkerhet Antal inrapporterade och hanterade allvarliga IT-säkerhetsincidenter 1 under 2010 ökade med cirka 30 procent jämfört med Detta ska inte enbart ses som en negativ trend utan också på att en större mognad och medvetenhet kring vikten att åtgärda denna typ av incidenter samt att rutiner och processer arbetats fram. En del av ökningen av antal åtgärdade IT-säkerhetsincidenter ligger i antalet datorer som varit uppkopplade mot kriminella nätverk 2. Hotbilden i den tekniska miljön ökar samtidigt som förväntningar och krav också förändras. Säkerhetskraven hos kunderna har ökat vilket lett till en obalans i de resurser, prioriteringar och möjligheter som VGR IT har för att kunna upprätthålla förmågan till en godtagbar grundnivå av IT-säkerhet. För att bättre kunna möta de olika krav, förväntningar, risker och hot som idag finns mot Västra Götalandsregionens information och IT-miljö, har en första övergripande handlingsplan för IT-säkerhet arbetats fram. Handlingsplanen kan i vissa stycken ses som en nuläges- och problembeskrivning över den situation som Västra Götalandsregionens IT-miljö nu befinner sig i. Ett systematiskt och strukturerat säkerhetsarbete är ekonomiskt fördelaktigt. 1 Se stapeldiagram. Ärenden gällande utredningar och undersökningar, större virus utbrott, dataförluster, störningar i IT miljön, olovliga anslutningar, etc. Här avses t.ex. inte enstaka datavirus eller smittade PC. 2 Här avses BOTnet, det vill säga datorer som kan kontrolleras och styras av andra utan att ägaren känner till att hans/hennes dator är infekterad och manipulerad.