Protokoll nr 5 - verksamhetsår 15/16 Sammanträde i kårstyrelsen 9 januari 2016 på Yard

Transkript

1 Protokoll nr 5 - verksamhetsår 15/16 Sammanträde i kårstyrelsen 9 januari 2016 på Yard Närvarande: Kårordförande Vice kårordförande, kassör Suppleant Monika Lundell Lucas Domeij Magnus Andersson Per Sirenius Alessandra Winterpil Nils Lundkvist Åhörare: I början av mötet: Moltas Stenberg (från Tättingarna) med pappa Anders Hela mötet: Bengt Höglund, Pia Johnsson Söderström, Björn Lindberg, Gunilla Ekdahl Frånvarande: Vice kårordförande Suppleant Karl Peterson Tommy Kjellqvist Stina Lindell Mariela Du Rietz Concha Ferreira Maria Nordin 1. Mötet öppnas 2. Godkännande av dagordningen Ordförande föreslår att lägga till en punkt för att välja mötessekreterare och justeringsperson eftersom ordinarie mötessekreterare (Kalle) är frånvarande idag. Därtill behöver styrelsen välja suppleant att ersätta frånvarande styrelsemedlemmar. Beslut att godkänna dagordningen enligt ordförandes förslag. 3. Val av justeringsperson, mötessekreterare och ersättare Val av Monika till mötessekreterare. Val av Magnus till justeringsperson. Val av Nils att ersätta Mariela som ledamot vid dagens styrelsemöte. 4. Föregående protokoll Beslut att godkänna föregående protokoll. I samband med denna punkt diskuterades också rutiner för att sprida de justerade protokollen bland kårens medlemmar. Beslut om följande rutin: mötessekreteraren skriver protokollet och bollar det med justeringspersonen tills det är klart. Vanligtvis är Kalle mötessekreterare och ordförande Monika är justeringsperson, men styrelsemötet kan besluta om andra personer. Sekreteraren skickar därefter protokollet till Lucas.

2 Uppdrag till Lucas att lägga upp de justerade protokollen på kårens hemsida rns.scout.se samt att informera på kårens olika facebookgrupper om att protokollet finns tillgängligt, i synnerhet facebookgruppen för ledare/utmanare och den publika facebookgruppen. 5. Dagsläget på avdelningarna Inför vårterminen har kåren 99 barn och ungdomar i verksamheten fördelat på 5 avdelningar. Sibban (AL) och Lucas (scout) redogör för läget på Dront. 12 scouter varav 7-8 aktiva. Dront planerar att snart ha en hajk, att bemanna en kontroll på Ösmo 24:an och att arrangera årets kår-lan. Se punkt 9. Nils (AL) och Björn (ledare) redogör för läget på Sleipner. 29 scouter. Terminen är grovplanerad och innehåller ett relativt stort antal hajker. Tredjeåringarna har som projekt att på egen hand planera en avdelningshajk. Sleipner som helhet kommer att arrangera en hajk för spårarna. Ledarsituationen är oroande. Björn har förhinder på måndagar under vårterminen. Erika behöver dra ner på tempot. Kvar är Nils och Sofia samt två föräldrar som kommer ofta men inte alltid: Frank Winterpil och Daniel Greijer. Nils har inte tid att sköta all detaljplanering själv. Sofia studerar, men kommer förhoppningsvis att ta ha mer tid efter sista tentan. Diskussion om möjliga lösningar. Några av idéerna är: 1. fråga scoutbekanta om de kan vara med på något enstaka möte, t.ex. med ett tema som de gillar extra mycket, dvs frångå principen att ledarteamet själva håller i samtliga möten, 2. Sibban kan hålla ett extra öga på Sleipner vissa måndagar eftersom han då planerar att jobba på huset, 3. gemensam facebookgrupp för kårens aktiva ledare där nödrop efter vikarier kan göras, 4. skapa ett system med familjesamverkan även för Sleipner, dvs schemalägga föräldranärvaro så att samtliga möten garanterat har tillräckligt många vuxna för att garantera säkerheten. Det senare är dock bara lämpligt om scouterna själva tycker det känns bra att ha sina föräldrar närvarande på mötena. Beslut att styrelsen i nuläget inte agerar alls i Sleipnerfrågan. Uppdrag till Nils att ha möte med de andra ledarna på Sleipner och återkomma till styrelsen med mer information. Bengt (AL) och Pia (ledare) redogör för läget på Gnagarna. 23 scouter. Även här är ledarsituationen problematisk. Pia arbetar på Rindö och hinner inte komma till mötets början Förutom Bengt och Pia finns en förälder som kommer ofta men inte alltid: Frank Winterpil. 2-3 vuxna är inte tillräckligt för 4 patruller upptäckarscouter som ska hålla på med knivar, yxor och eld. Monika (AL) redogör för läget på Tättingarna (23 scouter) och Insekterna (12 scouter). Avdelningarna kör gemensamt program som redan är planerat. Tracy är AL på Tättingarna och har till sin hjälp en förälder som kommer varje gång (Lotta Bäckström) och en som kommer varannan gång (Ulrika Leino). Därtill brukar Maria och Felix från Sleipner hjälpa till. Monika kommer också varje vecka eftersom detta är ett effektivt sätt att förbereda Insekternas möte dagen därpå. Tättingarna får därmed anses vara relativt välbemannade. Det ser värre ut på Insekterna som bemannas av Monika, Linnea och Henrik från Dront. Under vårterminen kommer Linnea periodvis att vara frånvarande pga resor. Monika redogör också för projektet familjesamverkan som nu påbörjar sin tredje termin. Det började VT15 då kåren hade 36 spårarscouter i samma avdelning. Eftersom antalet ledare inte räckte till för att upprätthålla säkerheten upprättades ett schema med föräldranärvaro. Alla familjer fick välja ett antal datum så att varje möte kunde bemannas med en förälder per patrull, förutom de ordinarie ledarna. Alla familjer ställde upp och systemet fungerade bra. För en del familjer är det emellertid svårt att vara med på scoutmöten och därför ändrades systemet HT15 till att familjerna fick anmäla vilka insatser de helst sysslar med för att hålla scoutmiljön igång. Alla familjer till yngre scouter 8-11 år är inblandade och svarsfrekvensen är så gott som total. Det finns 54 familjer i nuläget. Under julen har Monika sammanställt anmälningarna och delat in familjerna i tre grupper: 1. Hjälpledare: deltar i scoutmöten enligt schema. Avdelningsledaren är sammankallande. Läget är följande: på Gnagarna kan 10 familjer hjälpa till med möten och 3 med hajker, på Tättingarna finns 5-6 hjälpledare och på Insekterna finns 7 hjälpledare. 2. Hustomtar: håller huset, trädgården och utrustningen i bra skick. Sibban är sammankallande. 13 familjer i nuläget.

3 3. Smått och gott: övriga sysslor, t.ex. att baka och handla till kårgemensamma arrangemang, samordna försäljning av majblommor och julsaker, tvätta handdukar och gardiner, etc. Karin Sandström (mamma till Felix på Tättingarna) är sammankallande. 14 familjer i nuläget. Detta inflöde av hjälpledare gör att läget på de yngre avdelningarna nu ser betydligt ljusare ut. Insekterna har ett bemanningsschema för hela vårterminen som garanterar att det finns 4-5 ledare på varje möte. Liknande scheman planeras för Gnagarna och Tättingarna. Familjerna till äldre scouter (Sleipner och Dront) har inte tillfrågats eftersom behovet inte verkade finnas förra terminen. Detta måste eventuellt revideras för Sleipner, beroende på vad avdelningens ledare och scouter kommer fram till (se diskussionen ovan). Mer om detta på nästa styrelsemöte. Diskussion om spridningen av de olika avdelningarnas terminsprogram. Det är viktigt att varje AL i god tid får kännedom om de andras planer för t.ex. hajker så att det inte blir krock i användningen av utrustningen och huset. Andra personer i kåren kan också behöva komma åt terminsprogrammen. Beslut att lägga terminsprogrammen på kårens hemsida när de är klara. 6. Kårens ekonomi Alessandra presenterar aktuella resultat- och balansrapporter. Inga överraskningar. Budgetåret går från 1 september till 31 augusti. 7. Försäljning och uthyrning Alessandra rapporterar om försäljningen av julsaker. Det mesta gick åt men det finns stearinljus kvar. Uppdrag till Monika att tipsa familjerna om att man kan köpa ljus av kåren under hela året, t.ex. för att ge bort i present. Alessandra och Monika rapporterar om försäljningen av halsdukspaket. Monika har dubbelkollat att Alessandra har fått meddelande om alla utdelade halsdukspaket. Alessandra konstaterar att det är många som ännu inte har betalat. Uppdrag till Alessandra att skicka påminnelse till de som ännu inte har betalat sitt halsdukspaket. Alessandra rapporterar att kåren har fått rätt mycket pengar i återbäring från scoutshoppen. Det är familjer som har angett RNS som förmånstagare när de har köpt scoutvaror. Uppdrag till Monika att informera alla familjer om att det är viktigt att ange RNS som förmånstagare, om nu någon har missat det. Monika berättar att det har kommit tre förfrågningar om uthyrningar. En uthyrning gäller ett födelsekalas. Den har hanterats enligt gängse praxis, dvs ca 500 kr. En annan uthyrning gäller en fotbollsförening med ca tioåringar som vill övernatta två nätter på Yard. Beslut att det kostar 1500 kronor att hyra Yard för två övernattningar. En annan uthyrning gäller AU:t, dvs ett arrangemang för Stockholmsregionens utmanarscouter. Lucas och Erika är med i AU:t och hela Dront kommer att bli inbjudna till arrangemanget. Beslut att AU:t denna gång får disponera Yard utan kostnad. Beslut att be Kalle vara uthyrningsansvarig, precis som han var förra verksamhetsåret. 8. Stugfrågor Sibban berättar att han håller på med en översyn av elektriciteten på Yard. Han har installerat jordfelsbrytare och bytt ut proppskåpet mot en modernare variant. Översynen fortsätter under vårterminen. Lucas påminner om Dronts planer att byta golv i sin lya. Som tidigare diskuterats väntar styrelsen på ett kostnadsförslag från Dront.

4 Monika berättar att hon under jullovet med gott resultat har testat att använda en ångrengöringsmaskin på golven i spårarrummet och gnagarrummet. Ångrengöring är vanligt i Mellaneuropa men mindre känt i Sverige. Ångan gör att ingrodda smutsfläckar mjuknar och kan torkas bort. Resultatet på Yard's golv blev avsevärt bättre än innan. Dock framträder reporna i golvet mycket tydligare när smutsen försvinner, speciellt i spårarrummet. Det är därför nödvändigt att applicera polish efter rengöringen. Detta görs enklast med en bred pensel. Både att ånga golv och att måla med polish är ett ganska roligt arbete som scouter i alla åldrar kan uppskatta. Om golvet rengörs av olika personer vid olika tillfällen kan det dock hända att golvet får ett varierande utseende pga t.ex. olika tjocklek på polishlagret. Beslut att ångrengöring och polish kan användas på Yard's golv och att detta kan integreras i programmet om avdelningsledarna tycker det är lämpligt. Beslut att det inte spelar någon roll om golvets utseende varierar efter rengöringen. Huvudsaken är att det blir renare. Diskussion om SBA, systematiskt brandskyddsarbete, som vi vill införa på Yard. T.ex. se över brandsläckare, brandfiltar och brandvarnare, göra en utrymningsplan, skaffa utrymningsvästar, sätta upp skyltar, osv. Detta är viktigt av flera anledningar. Bl.a. efterfrågas sådant ibland vid uthyrning av huset. Uppdrag till Sibban att ta fram en plan för arbetet med SBA tillsammans med familjerna i gruppen hustomtarna. Diskussion om gemensam städdag på Yard. Tidigare år har dessa kallats t.ex. Yard's day, Kårkuldag och Fixardag. Det har varit en blandning av plocka i ordning, grovstädning, rensa och kasta, fixa och laga, sköta trädgården, etc. Problemet med allmänna upprop till städdagar är att de ofta resulterar i att majoriteten av deltagarna utgörs av de ordinarie scoutledarna. I kårens nuvarande läge, med en mycket ansträngd ledarsituation, är detta ett hot mot verksamheten. Ingen tjänar på att de ordinarie scoutledarna blir utbrända av att göra annat än just scoutledning. Beslut att i nuläget inte kalla till en allmän städdag. Uppdrag till Sibban att diskutera med den nystartade föräldragruppen hustomtarna om skötseln av Yard och att presentera ett förslag för styrelsen. I förslaget bör även ingå en plan för rensning och inventering av utrustning. Diskussion om avfallshantering på Yard. I verksamhetsplanen finns beslut om att införa källsortering och trädgårdskompost på Yard. Detta till följd av en motion från Sleipner, som också arbetar för att ta Scouternas miljömärke. Monika har under julen undersökt olika produkter för källsortering, dock inte gjort några inköp. Uppdrag till Nils att be Sleipner ta fram ett konkret förslag på avfallshantering, källsortering och kompostering på Yard, att presentera för styrelsen. 9. Materielfrågor Som nämnts i punkt 8 ska Sibban ta fram ett förslag för både skötsel av Yard och inventering av utrustning tillsammans med föräldragruppen Hustomtarna. Läder är dyrt. Tidvis behöver kåren mycket läder till t.ex. flaggor, söljor och eggskydd till yxorna. Uppdrag till Monika att tipsa familjerna om att lämna in uttjänta lädervaror till kåren i stället för att slänga dem. T.ex. läder från soffor, väskor, etc. 10. Utbildningar, arrangemang och tävlingar Kick-off inför VT16 Dagens styrelsemöte ingick i ett arrangemang som var kopplat till familjesamverkan. Inbjudan hade gått ut till facebookgruppen för utmanare/ledare och till samtliga familjer med scouter 8-11 år. Från klockan 16 kunde föräldrarna lära känna Yard och ledarna och göra en egen sölja. Ca 5 familjer deltog, tillsammans med sina scouter. Söljorna blev väldigt fina. Klockan 17 påbörjades gemensam matlagning med middag vid 18- tiden. Klockan 19 hölls styrelsemötet som var öppet för alla. 12 personer deltog i middagen och styrelsemötet som blev extra informativt tack vare åhörarna.

5 Kår-LAN 2016 Lucas redogjorde för Dronts planering av kår-lanet. Diskussion om bästa datum vilket är helgen 9-10 april. Den ursprungliga planen att ha kår-lanet i mars fungerar inte pga att alla helger är upptagna av sportlov, påsklov och avdelningsaktiviteter. Kår-LANet kommer eventuellt att ha ett annat koncept än förra året. Det beror på hur många som aktivt deltar i att planera och utföra arrangemanget. Dront planerar att snart kontakta kårens upptäckar- och äventyrarscouter för att se om några av dem vill hjälpa till med arrangemanget. Dront visade även intresse för att dra in föräldrar med specialkompetens i arrangemanget, t.ex. inom datateknik. Diskussion om olika internetlösningar för Yard. Dessa är tämligen begränsade. Diskussion om att hålla kår- LANet på annan ort än på Yard. Nej, det skulle både förta charmen i arrangemanget och innebära en stor ekonomisk risk. Beslut att kår-lanet ska hållas på Yard, inte i en annan lokal. Uppdrag till Dront, via Lucas, att skyndsamt ta fram en plan och budget för kår-lanet. Styrelsen har ingenting emot att konceptet förändras jämfört med förra året. Det är upp till Dront att fundera på. Uppdrag till Magnus att företräda styrelsen i diskussionerna med Dront om kår-lanet. Vinterspel/Silvertävling respektive Hasalopp RNS brukar ha en gemensam kåraktivitet på vintern. Namn och innehåll har varierat genom åren. Diskussion om att arrangera ett vinterspel/silvertävling, dvs en tävling med ett antal kontroller. Nej, det finns inte resurser att göra detta. Beslut att inte organisera något vinterspel/silvertävling i år. Diskussion om att i stället ha ett Hasalopp. Det innebär att scouterna och familjerna åker en slinga på skidor eller skridskor, t.ex. runt Rönningesjön, följt av gemensam korvgrillning. Detta är lättare att arrangera. Uppdrag till Stina. Monika ska fråga Stina om hon kan arrangera ett Hasalopp som i så fall skulle äga rum söndag den 7 februari. Beslut att om inte Stina kan hålla i arrangemanget så blir det inget vinterarrangemang i år. Hajk för styrelse, utmanarscouter och ledare, inklusive hjälpledare Ja, en sådan vill vi ha, t.ex. vid Domarudden i Påta scoutstuga. Uppdrag till Magnus att arrangera hajken. Monika är behjälplig. Utbildningar diskuterades grundligt. Vid förra mötet utsågs Monika till KUL, dvs kårutbildare. Monika redogör för vilka kurser som just nu finns tillgängliga. Beslut att styrelsen anser att utbildning är viktigt. Tidigare styrelser har fattat beslut om att kåren ska ha välutbildade ledare. Detta gäller fortfarande. Uppdrag till Monika att arbeta aktivt för att kårens medlemmar och föräldrar ska gå kurser och utnyttja hela den budgetpost som finns för utbildning. Vid behov kan styrelsen överväga att gå över budget. Beslut att Pia Johnsson Söderström får gå kursen Värdebaserat ledarskap. Kostnad 5000 kr. Kåren ersätter även rimliga reskostnader inom Sverige. Beslut att Bengt Höglund får gå kursen Treklöver Gilwell. Kostnad ca 3500 kr. Kåren ersätter även rimliga reskostnader inom Sverige. Bengt väljer själv vilket kurstillfälle han vill gå. I nuläget finns inget lämpligt kurstillfälle så kostnaden kommer att uppstå i ett framtida budgetår. Beslut att satsa på kursen Leda avdelning. Denna kurs är lämplig inte bara för avdelningsledare utan även för andra ledare som har passerat introduktionsfasen. Det kan vara lämpligt att hela ledarteam går kursen, t.ex. på Sleipner. Nils Lundkvist och Björn Lindberg erbjuds att gå kursen när de själva så önskar. På grund av andra studier blir detta förmodligen inte under innevarande budgetår. Okänd kursavgift men denna kurs brukar inte vara dyr. Beslut, som även har fattats tidigare, att alla hjälpledare ska erbjudas att gå kursen Leda scouting. Detta är en introduktionskurs till scoutledning som motsvarar den tidigare Bamsekursen. Både nybörjare och erfarna scouter kan gå kursen. Kostnad 400 kr per person. Under HT15 gick tre föräldrar kursen. Beslut, som även har fattats tidigare, att alla som har signifikant kontakt med scouterna ska gå kursen Trygga möten. Detta inkluderar hjälpledarna.

6 Beslut att uppmuntra till deltagande i äventyrskursen. Den handlar om hur man kan väva in dramatiserade äventyr i verksamheten. Kursen ges inte så ofta men det finns ett kurstillfälle i februari. Kostnad 1500 kr. Kanske kan Tracy Gauffin vara intresserad. Beslut att uppmuntra till deltagande i läderkursen. Det vore bra att ge scouterna möjlighet att hålla på mer med hantverk. Kåren skulle t.ex. kunna ha en person som är specialiserad på läderhantverk och som kan delta som expert vid hantverksmöten. Kostnad ca 500 kr plus material för ca 400 kr. 11. Läger Tommy var inte närvarande idag, men styrelsen finner ingen anledning att oroa sig för lägret. Sannolikt har distriktets lägerkommitté haft jullov. På julavslutningen 8/12 presenterades lägret och ett första lägerbrev delades ut. Flera familjer har visat intresse och ställt följdfrågor. Uppdrag till Monika att kolla med Tommy om det första lägerbrevet har skickats med till samtliga familjer. Det är bäst att både skicka det med och lägga upp det på hemsidan. 12. Inkomna skrivelser Distriktet har skickat mail om aktuella utbildningar. Se punkt Övriga frågor Det fanns inga övriga frågor eftersom alla dessa hade avhandlats under mötets gång i samband med de andra punkterna. 14. Nästa möte Förmodligen söndag om 3-4 veckor. Det är endast fredag, lördag och söndag som är möjliga mötesdagar pga styrelsemedlemmarnas andra åtaganden inom kåren. Uppdrag till Monika att föreslå datum för nästa möte i styrelsens facebookgrupp. 15. Mötet avslutas Vid protokollet: Justeras: Monika Lundell kårordförande och mötesekreterare Magnus Andersson, ledamot