Protokoll nr 2 - verksamhetsår 15/16 Sammanträde i kårstyrelsen 12 oktober 2015 på Yard

Transkript

1 Protokoll nr 2 - verksamhetsår 15/16 Sammanträde i kårstyrelsen 12 oktober 2015 på Yard Närvarande: Kårordförande Vice kårordförande Vice kårordförande Ledamot Ledamot Ledamot Ledamot, kassör Frånvarande: Ledamot Ledamot Suppleant Suppleant Monika Lundell Lucas Domeij Karl Peterson Magnus Andersson Mariela Du Rietz Concha Ferreira Tommy Kjellqvist Alessandra Winterpil Per Sirenius Stina Lindell Nils Lundkvist Maria Nordin 1. Mötet öppnas 2. Val av justeringsperson och mötessekreterare Val av Alessandra som justeringsperson. Val av Kalle som mötessekreterare. 3. Godkännande av dagordning Ordförande föreslår att mesta tiden ägnas åt punkt 13 för att komma framåt med brådskande ärenden. Beslut att godkänna dagordningen. 4. Föregående protokoll Bordläggs, behöver diskuteras närmare. 5. Dagsläget på avdelningarna Bordläggs pga tidsbrist. 6. Kårens ekonomi Bordläggs pga tidsbrist. 7. Försäljning Se punkt Stugfrågor Bordläggs pga tidsbrist. 9. Materielfrågor Bordläggs pga tidsbrist. 10. Utbildningar, arrangemang, tävlingar Bordläggs pga tidsbrist.

2 11. Läger Se punkt Inkomna skrivelser Inga inkomna skrivelser. 13. Övriga frågor 13.1 Ordförandes öppningstal Monika håller ett anförande om Styrelsens första steg. Mot en gemensam bild av scouting och RNS. Bilderna finns i bilaga 1. Budskapet är att styrelsen kan få ett roligt och produktivt år om vi tänker på att använda oss av scoutmetoden så mycket som möjligt. Det är ju en beprövad teknik att få saker gjorda på ett effektivt och roligt sätt. Styrelsen kan se sig själv som en patrull och vara aktsam på de fallgropar som beskrivs i Susan Wheelans teori om effektiva team så som den undervisas i Scouternas ledarskapsutbildning. Diskussion av några punkter som är speciellt viktiga i styrelsearbetet: 1. Att kommunikationen mellan styrelsemedlemmarna är öppen och inkluderande. Detta kan uppnås via en gemensam kanal som facebook. Lägg gärna upp meddelanden så att alla kan se dem. 2. Att inte förutsätta att de andra vet vad man pratar om. Alla uppmanas att uttrycka sig extra tydligt eftersom detta i längden sparar mycket tid och kraft. 3. Att ju mer sammansvetsade vi är, desto bättre kommer det att gå. Dock är det svårt att uppnå gruppkänsla när man bara träffas på styrelsemöten. Andra typer av sammankomster behövs också, t.ex. styrelsehajker. 4. Att det är viktigt att löpande ha en gemensam reflektion om gruppens mål, arbetsmetoder, faser, osv. 5. Att det är av godo att människor tycker, tänker och arbetar på olika sätt och i olika konstellationer. I effektiva team är det högt i tak och alla har tolerans för varandras egenheter. Därtill ses det som naturligt att en del medlemmar ibland jobbar närmare ihop för att få saker gjorda - utan att detta uppfattas som exkluderande av de övriga i gruppen. 6. Att det är viktigt att vara nyfiken på vad de andra gör, att våga ta kontakt och ställa frågor, att hålla sig informerad om saker som ligger utanför ens eget ansvarsområde. Ordförande betonar att tid och energi är en bristvara hos alla. Eftersom kårens bemanning är begränsad är det viktigt att rätta munnen efter matsäcken. Kärnverksamheten måste komma i första hand. Alla nya projekt måste vara ordentligt bemannade och budgeterade innan de kan starta. Granska kritiskt allt som planeras och diskuteras. Säg till om något verkar övermäktigt eller mindre meningsfullt. Tänk på att själv vara tydlig och ha väl förberedda argument för de projekt du vill dra igång. Genomgång av verksamhetsplanen 15/16 som antogs av kårstämman, se bilaga 2. Genomgång av uppdragsbeskrivningar från 2008, se bilaga 3. Ordförandes bedömning är att det är för tidigt att fördela fasta roller inom styrelsen. Det är bättre att vi fokuserar på våra många brådskande ärenden och låter rollerna falla på plats efter hand.

3 13.2 Brådskande ärenden som riskerar att blockera verksamheten om de inte diskuteras skyndsamt Ordförande ber styrelsen prioritera följande ärenden. En del av dem hör hemma i andra punkter på dagordningen, men tas för enkelhetens skull upp under övriga frågor den här gången. Julavslutningen Diskussion om vilka punkter som är mest uppskattade på julavslutningen. Luciatåg, märkesutdelning, fackeltåg, fika. Mariela anmäler sig som frivillig att öva luciasånger med spårarscouterna. Uppdrag ges till Mariela att boka bibliotekets hörsal. Den får kosta max 1000 kr. Försäljning av julsaker Uppdrag ges till Alessandra och Mariela att sköta försäljningen av julsaker i år. Det planeras två gemensamma försäljningstillfällen: vid Roslags-Näsby station samt på julavslutningen. Avdelningsledarna ska kontaktas för att se om det finns intresse bland scouterna att även sälja julsaker individuellt. Beställning av julsaker sker när vi har fått grepp om hur stort intresset är för att sälja. Det finns även en del julsaker kvar från förra året. Medlemsanmälan Det tidigare formuläret har ställt till med problem för avdelningsledarna. Föräldrarna missförstår och glömmer att fylla i vissa saker. Klausulerna om begränsad fotografering är svåra att efterleva. Det är viktigt att kåren inte gör utfästelser om saker som vi inte kan hålla. Monika har tagit fram ett nytt formulär, se bilaga 4. Reglerna om fotografering har granskats av Lars Nordin som är professionell fotograf. I praktiken innebär det att alla bilder kan publiceras, t.ex. på facebook, bara de inte är kränkande. Beslut att börja använda denna medlemsanmälan. Kår-LAN 2016 Lucas rapporterar om Dronts diskussioner om nästa kår-lan. Det råder viss osäkerhet om kår-lanet ska arrangeras inom ramen för de ordinarie Drontmötena eller som extra aktivitet utanför dessa. Dessutom råder osäkerhet om arrangemanget ska vara på Yard eller i en större hyrd lokal. Uppdrag ges till Magnus att inhämta mer information från Dront. Det är viktigt att projektet har realistisk bemanning och budget. Sommarlägret 2016 Diskussion om lägret Sjö för alla som Roslagens scoutdistrikt vill arrangera på Åland. De önskar att varje kår tar på sig någon rejäl ansvarspost i lägerledningen. Styrelsen är i nuläget positiv till detta läger, men orolig för att inte hitta tillräckligt med engagerade inom kåren. Uppdrag ges till Monika att kontakta arrangörerna och fråga vilken typ av ansvarsposter det gäller. Kandidater till styrelsen i Roslagens scoutdistrikt Distriktets valberedning har bett de stora kårerna i Täbykretsen att gemensamt föreslå två kandidater till distriktets styrelse. En kår räknas som stor om den har mer än 100 medlemmar. Detta gäller RNS, Viggbyholm och Täby Kyrkby. Om inte valberedningen får ihop en styrelse är det överhängande risk att distriktet måste läggas ner. Uppdrag ges till Monika att ta fram en medlemslista till nästa gång, att kontakta de andra kårerna för att höra hur det går, att kontakta valberedningen för att fråga vad som händer om distriktet läggs ner. Uppdrag ges till Lucas att ta reda på hur AU-verksamheten för utmanarscouter skulle påverkas av ett nedlagt distrikt.

4 Vad får presidiet göra mellan styrelsemötena? Presidiet anses bestå av KO, vko och kassör. De får sköta löpande angelägenheter som inte känns för stora. Eftersom det numera är lätt för styrelsen att kommunicera med facebook och mail mellan mötena är risken för praktiska problem relativt liten. Beslut att styrelsen kommunicerar via facebook och mail mellan styrelsemötena och vid behov har omröstningar. Föräldrasamverkan Monika presenterar pilotprojektet Scoutmiljön i RNS. Eftersom det just nu är relativt få vuxna engagerade i kåren har alla familjer till spårar- och upptäckarscouter förvarnats om att de kommer att behöva göra något aktivt för att hålla barnens scoutmiljö igång. Varje familj har ombetts välja vad de helst engagerar sig i. Det fanns 10 områden att välja bland: scoutmöten, hajker, läger, huset, utrustningen, trädgården, kårträffar, försäljning, föreningen, övrigt (se även bilaga 1). Svarsfrekvensen är över 80%. Svaren är relativt jämnt spridda över de 10 områdena. Dock har ingen valt föreningen, dvs styrelsearbete o.dyl. Beslut att Monika kan kontakta familjer för att få olika saker gjorda, efter behov, utan att först konsultera styrelsen. Förmåner för ledare och funktionärer Diskussion om vilka förmåner som det är rimligt att ge vuxna som engagerar sig i kåren. Beslut att kåren bekostar scoutskjorta och halsduk för förälder som, efter att ha blivit tillfrågad, har gått utbildningen Leda scouting (tidigare kallad BAS eller Bamse), blivit medlem i kåren och deltar regelbundet som ledare. Beslut att det ska finnas lånehalsdukar på Yard för föräldrar som deltar mer sporadiskt i möten. Beslut att ledare och funktionärer får nyttja Yard för privata ändamål utan avgift, förutsatt att det inte påverkar den ordinarie verksamheten. Beslut att upphäva tidigare beslut om att det alltid ska finnas kaffe och kakor tillgängligt för ledare på Yard. Det är alltför lätt att dessa konsumeras av andra än ledarna och då blir det i längden dyrt för kåren. Säkerhet Diskussion om säkerheten på Yard och i synnerhet gasoltuberna. Det finns ingen överhängande risk. Vi diskuterar detta mer nästa gång Nycklarna Nils, som är AL på Sleipner, rapporterar att det har skapats en extra patrull för tredjeåringarna. Förutom sin ordinarie patrull ingår dessa nu i Yggdrasil. Nils vill att Yggdrasil får en nyckel till Yard. Beslut att ge en nyckel till Yggdrasil, i den mån det finns lediga nycklar. Lucas, som går på Dront, vill att Dront får ytterligare en nyckel. Beslut att Dront får ha två nycklar mot tidigare en, i den mån det finns lediga nycklar. Diskussion om nyckelsituationen. Yard har ett system med säkerhetsnycklar från Assa som inte går att kopiera utan tillstånd av systemansvarig. Uppdrag ges till Monika att reda ut vem som är systemansvarig Golvet i Drontlyan Lucas påtalar att golvet i Drontlyan är original och väldigt slitet. Dront skulle vilja lägga in nytt golv. De vill att kåren bekostar materialet och att de själva gör arbetet. Uppdrag ges till Lucas att be Dront ta fram ett kostnadsförslag.

5 13.5 Roller i styrelsen Vi avvaktar med att tilldela fasta roller tills styrelsen känner sig varmare i kläderna. Vissa roller börjar dock falla på plats. Tills vidare sköts följande av de angivna personerna: Medlemsregistrator Bidragsansvarig Kårsekreterare Informatör Monika Monika Kalle Mariela 14. Nästa möte 2 november 2015, 18.30, Yard 15. Mötet avslutas Bilaga 1 Bilder från ordförandes anförande om Styrelsens första steg. Mot en gemensam bild av scouting och RNS. Bilaga 2 Verksamhetsplan för 15/16, antagen av kårstämman. Bilaga 3 Uppdragsbeskrivningar från Bilaga 4 Nytt formulär för medlemsanmälan. Vid protokollet: Justeras: Karl Peterson, mötessekreterare Monika Lundell, ordförande Alessandra Winterpil

6 Styrelsens första steg Mot en gemensam bild av scouting och RNS Vad har vi att leva upp till? Saxat från Scouternas hemsidor gick med i Sverige Hur många slutade? Vet ej. +2% till drygt miljoner i hela världen Generalsekreteraren: bristen på ledare är i stort den enda begränsning vi har för att växa ännu mer Vad utlovas? Gemensamt för all verksamhet är: - äventyr och kompisar - att lära sig genom att göra - att lära sig att leda sig själv och andra

7 Leda scouting Varför + Hur = Vad Det som är speciellt med scoutprogrammet är att det inte bara består av vad vi gör (våra aktiviteter), utan också varför vi gör det (våra mål och syften) och hur vi gör det (scoutmetoden, vår pedagogik). Allt vi gör tillsammans med scouterna är program. - laga egen mat på lägret, - vara med på årsmötet... Genom att tänka igenom varför och hur vi genomför en aktivitet... så blir det bra... till exempel: - på vilket sätt patrullerna delas in, - varför en hajk är upplagd på visst sätt, - vilka symboler vi använder

8 Scoutmetoden genomsyrar allt I Scouterna kan man göra nästan vad som helst. En filmkväll, paddling eller ett besök på tivoli är scouting, när vi gör det på vårt sätt med scoutmetoden! Metoden består av sju delar som alla bör ingå i en scoutaktivitet. 1. Scoutlag och scoutlöfte 2. Patrullsystemet 3. Learning by Doing 4. Stödjande och lyssnande ledarskap 5. Lokalt och globalt samhällsengagemang 6. Friluftsliv 7. Symboliskt ramverk Tryggt att ha en så beprövad metod! Komplettera med patrulltänkande och Wheelans teori om effektiva team så kan ingenting gå fel!

9 Typiska faser i en patrull/styrelse/osv Från Scouternas ledarutbildning Orienteringsfasen Kort fas Teamet hittar mål och spelregler Upprepas för varje ny medlem, nytt mål, osv Smekmånadsfasen Lång och trevlig, alla är snälla Alla har någon slags roll, försöker göra ett bra jobb Konflikt behövs för att bli produktivare Konfliktfasen Man är tillräckligt varm i kläderna för att våga påpeka brister Syftet är att förbättra teamets arbete Ju mer sammansvetsat teamet är, desto mer lyckad blir konflikten Produktivitetsfasen Man känner att allt funkar. Man litar på varandra och vet gruppens förmåga. Man känner sig nöjd med det teamet får gjort.

10 Vilka team klarar sina faser bäst? Gemensamma nämnare för effektiva team Överens om målen Man har en gemensam bild av vad teamet ska uppnå, som alla ställer upp på Subgrupper är välkomna Medlemmarna kan bilda subgrupper för att få jobbet gjort. Subgrupperna är accepterade och uppskattade för sitt bidrag till teamet. Bra rollfördelning Varje roll syftar till att uppnå målen. Rätt person på rätt plats. Tolerans Medlemmar som uppträder annorlunda accepteras så länge deras beteende anses gynna utförandet av uppgifterna Lagom många inblandade och ömsesidigt beroende Teamet/subgruppen innehåller minsta möjliga antal medlemmar för att få jobbet gjort. Man jobbar omväxlande alla tillsammans, i subgrupper eller ensam. Alla accepterar att alla medlemmar och beteenden behövs för att tillsammans uppnå målen.

11 Gemensamma nämnare för effektiva team Kommunikationen inom teamet är väldigt öppen alla får delta i diskussionen Teamet tänker på sammansvetsningen gör saker tillsammans Reflektion välkomnas Teamet ger sig tid att tänka och diskutera vilket problem ska egentligen lösas hur ska vi lösa det hur ska vi fatta beslut hur ska vi lösa konflikter hur gick det, vad kunde vi ha gjort bättre hur funkar vårt samarbete hur ligger vi till i teamprocessen Teamet fortsätter att tänka felaktiga och inadekvata beslut fångas upp och rättas till Kan lösa sina konflikter teamet har effektiva metoder att lösa sina konflikter (och vet att sådana kommer att uppstå)

12 Hur blir styrelsen ett effektivt team? Kommunikation: ju öppnare desto bättre Facebook är ju fantastiskt! skriv så mycket ni orkar man behöver inte kommentera, bara man läser sparar mycket tid: - alla hinner fundera på saken - man tänker medan man formulerar sig Var gärna övertydlig Tro aldrig att de andra har samma bild som du Du kan dock utgå från att alla har läst allt på FB Be gärna om förtydliganden Flagga gärna vad ditt syfte är Information Förvarning om något som ska diskuteras senare Debatt Beslut KO och vko Håller koll på strömningarna Fångar upp saker till dagordningen På styrelsemötena formaliserar vi diskussionerna

13 Reflektion och sammansvetsning Omöjligt att hinna med på styrelsemötena. Formalia och annat tar tid, vi hinner inte med långa diskussioner Facebook, hajker, fika, workshops... Tolerans av subgrupper, arbetssätt, osv Det är resultatet som räknas. Ha inga förutfattade meningar om vad, hur och av vem saker ska göras. Ömsesidigt beroende Kom ihåg att vi gör detta tillsammans. Kåren har valt just oss för att samarbeta. Sök de andras åsikter. Var nyfiken på vad de andra gör. Våga ta kontakt, våga fråga!

14 Mål RNS stadgar Verksamhetsplan för 15/16 Nya styrelsens egna idéer Roller Uppdragsbeskrivningar från 2008 Ej skrivna i sten Innan vi sätter igång... Tid och energi är en bristvara för alla Därför viktigt att få rätt person på rätt plats. If it ain't fun, it ain't scouting Rätta munnen efter matsäcken Kärnverksamheten först. Alla kul projekt måste bemannas och budgeteras innan de startar. Fokus på det som är meningsfullt Våga ifrågasätta!

15 Verksamhetsplanen 15/16 Avdelningar minst 5 st + gärna Rover fungerande ledarteam PRAO av olika slag Scoutgården Löpande underhåll och städning 2 storstädningar + 1 trädgårdskväll Husgrupp som rapporterar till styrelsen Köksrenovering HT15 via Lions Gemensamma aktiviteter (kårträffar) KårLAN Julavslutning Vinterspel Roslagens dag Sommaravslutning med kårmarknad För ledare/utmanare: 2 hajker + 1 avslutning Läger Ja! Lägergrupp utses i oktober Inkomster Medlemsavgifter och bidrag stat+kommun Projektgrupp för julsaker och majblommor Vidareutveckla majblommeexperimentet från VT15 Kårmarknad till sommaren Uthyrningar

16 Verksamhetsplanen 15/16 Rekrytering Vi vill bli fler i alla åldrar Fundera kring rekryteringsstrategier Fundera kring attraktiv verksamhet Strategi för scout-->ledare/funktionär Knyt föräldrarna närmare kåren (via pilotprojekt scoutmiljön ) Utbildning 1 kurs per år för ledare/assistenter KUL fixar individuell utvecklingsplan Minst 1 ledare till Treklöver Gilwell Kommunikation/information Bra kommunikation med scouter+föräldrar Synas i närområdet Kommunikationsgruppen ska: - hålla hemsida+fb uppdaterad -jobba med kampanjer Hemsidan ska få mer trafik FB-gruppen ska gillas mer Organisation och vision Följ upp strategiresan från HT14 Följ upp arbetsgrupperna från januari 2015 Vad gör vi om 5 år? Gör fler steg i Attraktiv scoutkår Tag fram tydlig arbetsplan Uppmuntra scouternas egna idéer Bjud in projekt/företagsledare att föreläsa

17 Uppdragsbeskrivningar från 2008 Bra för att inte glömma bort något viktigt Kårordförande Vice kårordförande Kassör Kårsekreterare Informatör Medlemsregistrator IT- och webbansvarig Kårutbildare/KUL Internationellt ombud Gårdsfogde Materialförvaltare Tävlingsledare Försäljningschef Utmanarrepresentant Föräldrarepresentant

18 Den standardiserade dagordningen Bra för att inte glömma bort något viktigt 1. Mötet öppnas 2. Val av justeringsperson 3. Godkännande av dagordningen 4. Föregående protokoll 5. Dagsläget på avdelningarna 6. Kårens ekonomi 7. Försäljning 8. Stugfrågor 9. Materielfrågor 10. Utbildningar, arrangemang, tävlingar 11. Läger 12. Inkomna skrivelser 13. Övriga frågor (blir lätt en låååång punkt) Mötet avslutas

19 Brådskande ärenden (som blockerar verksamheten) Julavslutningen Boka lokal Hur vill vi ha avslutningen? Lägret Ge besked till Sjö för alla Vad vill vi ha för slags läger? Distriktet Nominera till styrelsen Utnämna delegater till stämman Vad tycker vi? Medlemsanmälan, ny version Är den OK att dela ut? Datum för styrelsemöten Föräldrasamverkan Pilotprojekt scoutmiljö Visa styrelsen materialet Hur kan detta användas? Säkerhet Gasoltuber Åtkomst till yxor o.dyl. Arkiv: brand, ålder Presidium: KO, vko, kassör Vad får de göra mellan styrelsemötena? Förmåner: ledare och funktionärer Finns styrelsebeslut? Scoutskjorta och halsduk Nyttjande av Yard utan hyra Kaffe och kakor tillhanda Mer?

20 Scoutmiljön i Roslags-Näsby scoutkår för barn 8-11 år Scoutmöten Huset = Yard Hajker Roslags-Näsby scoutkår september 2015 drygt 100 barn och ungdomar, 8-17 år (detta räknas som en medelstor scoutkår) ca 20 aktiva vuxna helt ideellt engagerade många har barn i kåren Läger Kårträffar Utrustningen 5 avdelningar spårarscouter 8-9 år (2 st) Försäljning upptäckarscouter år äventyrarscouter år Trädgården utmanarscouter år Övrigt Föreningen Tillsammans håller vi igång scoutmiljön för scouterna och deras familjer

21

22 Gällande Uppdragsbeskrivningar för Roslags Näsby scoutkår Kårordförande Uppgifter: Representera kåren. Leda och samordna kårens arbete. Upprätta dagordning för kårstyrelsen i samråd med sekreterare. Leder kårstyrelsemöten. Utformar verksamhetsberättelsen tillsammans med kårsekreteraren. Kallar till kårstart. Vidareutvecklar ledargruppen i samråd med kårutbildaren. Fördela inkommande post till respektive funktionär. Ansvarar för att efterträdaren blir insatt i befattningens arbetsuppgifter Ansvar: Ledarrekrytering Kårens verksamhet Postmottagare Läger ser till att det blir av. Kårstämma Vice kårordförande Uppgifter: Ansvar: Ställföreträder kårordförande. Bevakar kårens olika avtal och försäkringar. Sköta uthyrningen av scoutgården. Koordinering av kårens aktiviteter (terminsprogram) i samråd med ordförande. Ansvarar för att efterträdaren blir insatt i befattningens arbetsuppgifter Försäljning av märken och halsdukar. Kårsekreterare Uppgifter: Ansvar: Upprätta dagordning för kårstyrelsen i samråd med ordförande. Föra protokoll vid kårstyrelsen och kårstämma. Skriva ut och distribuera protokoll. Informera dem som berörs av beslut och som själva inte närvarit vid möten. Utforma verksamhetsberättelsen tillsammans med kårordförande. Ansvarar för att efterträdaren blir insatt i befattningens arbetsuppgifter Arkivering av protokoll, verksamhetsberättelse och avtal. Snabb distribution av protokoll Årsrapportering (verksamhetsberättelse, bokslutstablå, revisionsberättelse och kårstämmoprotokoll) skickas till kommun och distrikt.

23 Gällande Kassör Uppgift: Ansvar: Betala fakturor samt betala ut ersättningar. Betala kursavgifter och startavgifter. Kontrollera att medlemsavgifter erläggs i samråd med medlemsregistrator. Bidragsansökan, bevakning av tider för ansökan och utformning av ansökan och följa upp att sökta bidrag erhålls. Upprätta budget i samråd med styrelsen. Upprätta bokslut och svara för att revision utförs. Redovisar kårens ekonomiska läge vid kårstyrelsens sammanträden eller eljest vid behov. Ansvarar för att efterträdaren blir insatt i befattningens arbetsuppgifter Bokföring Bidrag Informatör Uppgifter: Utforma och distribuera internt informationsmaterial, kallelser m.m. till avdelningar och kårens medlemmar. Anslå allmänna meddelanden. Regelbundet se över anslagstavlorna och ta bort inaktuella anslag. Informerar utåt om kårens verksamhet. Medlemsrekrytering. Kontaktperson mellan Organellet och styrelsen. Ansvarar för att efterträdaren blir insatt i befattningens arbetsuppgifter Ansvar: Anslagstavlor på kåren. Ansvarig utgivare för Organellet. Skapa tillgång till hemsidan och dess innehåll för resp. styrelseledamot. Kårutbildare Uppgifter: Upprätta utbildningsplan för kåren och uppdatera den årligen. Årligt utbildningsprogram för kårens funktionärer och ledare. Hålla sig informerad om kursaktiviteter inom och utom distriktet. Uppmuntra ledare att gå utbildningar. Ge information och stöd till dem som önskar delta i utbildningen. Informera om hur det är att vara scoutledare på föräldramöte och seniormöten. Ansvarar för att efterträdaren blir insatt i befattningens arbetsuppgifter Meddelar medlemsregistrator när någon har deltagit i en kurs. Ansvar: Grundkurs på kårplan Ledarplanering

24 Gällande Tävlingsledare Uppgifter: Planera kårens interna tävlingar. Representerar kåren i tävlingskommittéer m.m. för externa tävlingar där kåren deltar. Informera inför tävlingar. Hålla sin informerad om externa tävlingar som kårens medlemmar kan delta i. Ansvarar för att efterträdaren blir insatt i befattningens arbetsuppgifter Ansvar: Se till att tävlingarna förbereds och genomförs. Kårens deltagande i externa tävlingar Internationellt ombud Uppgifter: Ta del av och informerar om internationella evenemang som kan beröra kårens medlemmar. Ta initiativ till kårens deltagande i internationella evenemang. Ta initiativ till internationella kontakter. Följa upp internationella kontakter som kommer kåren till del. Hålla sig informerad om förbundet och distriktets internationella engagemang. Ansvarar för att efterträdaren blir insatt i befattningens arbetsuppgifter Ansvar: Mottagning av kårens internationella gäster Informera till avdelningarna om internationella aktiviteter. Materialförvaltare Uppgifter: Lägga grunden för och upprätthålla ordningen och reda i kårens läger- och avdelningsförråd. Föreslå nyanskaffning i samråd med avdelningsledarna. Ansvarar för att efterträdaren blir insatt i befattningens arbetsuppgifter Ansvar: Inventering (med inverteringsförteckning) av samtliga materiel minst en gång per år. Reparationer och underhåll av kårens materiel. Ordning och reda. Packning och uppackning i samband med kårens läger.

25 Gällande Gårdsfogde Uppgifter: Förestå de årliga städdagarna. Föreslå nyanskaffning till gården. Låta reparera ev. skador på gården. Föreslå ombyggnad m.m. Förestå ombyggnadsarbeten. Ansvarar för att efterträdaren blir insatt i befattningens arbetsuppgifter Ansvar: Ombyggnad Skötsel Städning Försäljningschef Uppgifter: Organisera försäljningen av julsaker och majblommor. Hålla sig informerad om olika säljaktiviteter som arrangeras i förbundets regi. Redovisa försäljningsresultat för kårstyrelsen Svara för ev. säljtävlingar eller andra premiesystem i samband med försäljning Skaffa nödvändiga tillstånd för försäljning. Ansvarar för att efterträdaren blir insatt i befattningens arbetsuppgifter Ansvar: Julförsäljning Säljredovisning Tillstånd Seniorrepresentant Uppgifter: Information till och från seniorlaget. Företräda seniorintressen och synpunkter. Ansvarar för att efterträdaren blir insatt i befattningens arbetsuppgifter Föräldrarepresentant Uppgifter: Företräda föräldraintressen och -synpunkter.

26 Gällande Medlemsregistrator Uppgifter: Upprätta och underhålla medlemslistorna för kåren och förbundet. Ha kontakt med kassör och avdelningsledare. För kölistor över dem som söker medlemskap i kåren Inför i registret genomgångna kurser, utnämningar, erhållna förtjänsttecken etc. Bevakar vilka förtjänsttecken som ska delas ut. Bevakar jämna födelsedagar och andra tillfällen då kåren brukar uppvakta Ansvarar för att efterträdaren blir insatt i befattningens arbetsuppgifter Ansvar: Att Melker är huvudregister för kårens medlemmar. Arkivering av medlemsansökningar. IT och webbansvarig Uppgifter: Underhålla hemsidan. Ha den tekniska kontrollen på hemsidan. Ta backup. Sköta e-postlistor och liknande funktioner. Ansvarar för att efterträdaren blir insatt i befattningens arbetsuppgifter

27 Roslags-Näsby scoutkår Medlemsanmälan Scoutens namn:... Personnummer (10 siffror):... Adress (gata, postnr, ort):... Telefon hem:... Scoutens egen mobil:... Scoutens egen e post:... Skola och klass (valfritt):... Nedan anger du sådant som kan vara bra att veta för scoutledaren. T.ex. allergi, mörkrädsla, sjukdom. Om det gäller något känsligt kan du välja att i stället prata personligen med avdelningsledaren. Förälder/målsman/närstående 1 Namn:... Relation till scouten:... Mobil:... E post:... Adress (om inte samma som den som angivits ovan för scouten):... Förälder/målsman/närstående 2 Namn:... Relation till scouten:... Mobil:... E post:... Adress (om inte samma som den som angivits ovan för scouten):... OBS: fortsättning på nästa sida!

28 Roslags-Näsby scoutkår Godkännande av hantering av medlemsuppgifter enligt PUL Medlemmens uppgifter kommer att lagras i datoriserade medlemsregister hos Roslags Näsby scoutkår och riksförbundet Scouterna. Uppgifterna hanteras enligt personuppgiftslagen (PUL). Som medlem, alternativt målsman till medlem, godkänner vi ovanstående. Godkännande av spridning av medlemsuppgifter inom kåren Vissa av medlemmens uppgifter kan komma att spridas inom kåren. Ett typiskt exempel är en adresslista till de andra scouterna på samma avdelning. Personnummer delges bara de inom kåren som har behov av att känna till dem. Som medlem, alternativt målsman till medlem, godkänner vi ovanstående. Information om bildpublicering Bilder av medlemmen kan komma att spridas och publiceras i samband med kårens och Scouternas verksamhet. För detta behöver man som förening inget tillstånd. Se och fragor om lag och ratt Kåren publicerar inga bilder i kommersiellt syfte och naturligtvis är inga bilder kränkande. Medlemmar som inte vill vara med på bild ska säga till den som fotograferar och sin ledare. Om man vill att en redan publicerad bild ska tas bort kontaktar man sin ledare eller styrelsen. Som medlem, alternativt målsman till medlem, har vi tagit del av ovanstående. Medlemsavgift och försäkring Det är viktigt att medlemsavgiften betalas i tid för att scouten ska vara försäkrad under verksamheten. Datum:... Namnteckning:... OBS: målsmans namnteckning om scouten är under 18 år Namnförtydligande:...