Mötesprotokoll från årsmötet Protokoll skrivet av Paul Greby och justerat av Magnus Rilbe och Ulrika Olofsson.

Transkript

1 Mötestyp ÅRSMÖTE Plats: Forum: Gothia Tennis Datum TENNISHALLEN, GRIMBOÅSEN 4 Onsdagen 27 maj :00 Mötesprotokoll från årsmötet Protokoll skrivet av Paul Greby och justerat av Magnus Rilbe och Ulrika Olofsson. Föreslagen föredragningslista: 1. Fastställande av Röstlängd & Närvarolista 2. Har årsmötet lysts ut på rätt sätt 3. Fastställande av föredragningslistan 4. Val av mötesordförande och mötessekreterare 5. Val av protokolljusterare och rösträknare 6. Styrelsens verksamhetsberättelse och förvaltningsberättelse 7. Ekonomisk berättelse 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för verksamhetsåret 9. Besluta medlemsavgift för Behandling av inkomna motioner 11. Val av styrelse 12. Övriga frågor

2 1. Fastställande av Röstlängd & Närvarolista Följande personer deltog på mötet: Magnus Rilbe Ulrika Olofsson Anders Olofsson Eric Dader Fredrik Rohlén Dejan Mitrovic Christian Helltén Peter Toremark Björn Löfving Paul Greby 2. Har årsmötet lysts ut på rätt sätt Kallelser har gått ut via mail och meddelats på hemsida. 3. Fastställande av föredragningslistan Mötet godkände föredragningslistan 4. Val av mötesordförande och mötessekreterare Eric valdes till mötesordförande och Paul till mötessekreterare 5. Val av protokolljusterare och rösträknare Magnus och Ulrika valdes. 6. Styrelsens verksamhetsberättelse och förvaltningsberättelse Christian redovisade enligt bilaga då den avgående ordföranden Hamid Rahimi inte var på plats. Som tillägg nämndes att seniorverksamheten avvecklades 2014 (några vuxna spelare som tävlade i Gothia TK s namn). 7. Ekonomisk berättelse Christian redovisade revisionsberättelsen som revisorn Tony Emmeford sammanställt (se bilaga). Fredrik redovisade för den ekonomiska situationen. Tyvärr har Gothia TK några medlemmar som inte fullföljt sina betalningar för 2014-HT och 2015-VT. Årsmötet poängterade vikten av att varje barns förälder/föräldrar betalar dessa snarast.

3 BESLUT-Årsmötet gav Styrelsen i uppdrag att ta fram en plan för att driva in dessa skulder (t.ex. antal påminnelser och vilka åtgärder som skall vidtas om inte fakturor betalas). BESLUT- Avgifter till träningsläger eller andra liknande aktiviteter skall ej hanteras via kontant betalning. I de fall kontanter måste användas skall alla kostnader redovisas via kvitton etc. Rutiner för detta skall snarast etableras. Andra åtgärder som diskuterades (men där beslut ej togs) för att stärka ekonomin: - Avveckla fysträningar då närvaron varit dålig och tränarnas kunskaper bäst tas tillvara på tennisbanan. - Styrelsen medverkar & stöttar vid timplanering (under säsongen har tränarna begärt och fått fler bantimmar vilket har ökat kostnader). Ibland behöver tränarna justera schemat av olika skäl men uppdaterat träningsschemat bör finnas tillgängligt för medlemmarna under hela året. - En översyn av tränarnas admintid och hur den används och stötta tränarna att maximera sin bantid. - Nästa styrelsemöte kommer att huvudsakligen fokusera på frågor kring ekonomin. 8. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen för verksamhetsåret Beviljades 9. Besluta medlemsavgift för 2015 Medlemsavgiften lämnas oförändrad, dvs 250kr. 10. Behandling av inkomna motioner Inga motioner hade inkommit. 11. Val av styrelse Följande personer valdes: Ordförande Eric Dader Kassör Fredrik Rohlén Sekreterare Björn Löfving Ledamot Paul Greby Ledamot Fredrik Andrén Suppleant Christian Helltén Suppleant Magnus Rilbe Suppleant Dejan Mitrovic Suppleant Ulrika Olofsson

4 12. Övriga frågor Nedan är några informations- och diskussionspunkter (ej sorterade). Gothia TK kommer börja använda ett nytt system för att administrera fakturor, dessa kommer att skickas via epost. Inom kort kommer föräldrar i ett epost-utskick uppmanas att komplettera & verifiera sina kontaktuppgifter etc. Detta ger Gothia TK bättre möjlighet att rikta information och att användare nås av denna (några föräldrar besöker inte hemsidan eller Facebook-sidan regelbundet). En kontaktlista innehållande förälders mailadress och telefonnr kommer att skapas och distribueras (via epost) till alla medlemmar. Meddela Eric (eric@gothiatennis.se) om du inte vill att andra medlemmar skall känna till ditt telefonnr & din mailadress. Vill du som förälder vara en mer aktiv del i föreningen så finns många möjligheter, några exempel skulle kunna vara: - Vill du hjälpa till med i fysträningar (du har kanske erfarenheter från andra idrotter, måste inte vara tennisrelaterat!) - Vill du vara med att ordna en rolig sommar/höst/vinter/vår-kväll, kanske under lättsamma former med tennislekar, spel, korvgrillning eller (andra förslag!). Christian berättade att man kan ställa upp med gratis bantid för den här typen av aktiviteter! - Andra idéer som gör att våra barn trivs ännu bättre och förbättrar föreningskänslan? - Vill du i framtiden deltaga i styrelsen eller kanske göra punktinsatser för att förbättra/utveckla verksamheten? Hör av dig till någon i styrelsen om du skulle vilja hjälpa till eller bara har goda idéer! Tävlingsbevakning & coachning (efter matcher) efterfrågades. Tränarna har tidigare fått i uppdrag av styrelsen att komma med förslag på hur matchbevakningen kan förbättras, styrelsen kommer att följa upp detta. Christian informerade lite om de fina förmåner som barnen har: - Som nämnts ovan, bantid vid föräldra/barn-aktiviteter - Barnen spelar gratis tennis på obokade banor. OBS!! Man måste anmäla sig i receptionen! Bäst är förstås att spela med en Gothia TK-kompis men det är även ok att spela med syskon eller förälder. - I racketlandet (padel, pingis, squash) spelar barnen gratis om det finns plats. OBS!! Obligatoriskt att fråga/anmäla sig i receptionen. Man får ej låna utrustning så ta med rack & bollar. Ett klargörande kring träningarna i maj & juni, träningarna bedrivs utomhus och vid dåligt väder flyttas träning inomhus OM det finns

5 plats. Tränarna har fått instruktioner om att man skall ha förberedda alternativa lektioner (fys, teknikträning etc) vid dåligt väder i t.ex. padelburar eller innebandyplan. Föräldrar påpekade att man som ny förälder behöver tips/råd från tränarna kring lämpliga tävlingar utifrån den spelnivå barnet befinner sig på, inte bara några rader på hemsidan. Detta har även efterfrågats på tidigare årsmöten (!). Föräldrar efterfrågade även tydliggörande av möjligheter för extraträningar. Förslag som togs upp var att sätta upp reserver på varje träningspass och att när man inte kunde träna, lämnade återbud till tränare eller reserv. Detta också för att få en bättre fördelning på extra träningspass. Frågan diskuterades inte färdigt pga tidsbrist men det påpekades att Gothia TK saknar en målbild & vision om hur man vill verka och utvecklas som förening, något styrelsen kan ta med sig i det framtida arbetet. GOTHIA TENNIS C/O IS GOTHIA GRIMBOÅSEN GÖTEBIRG KLUBBEN@GOTHIATENNIS.SE