Qualiscertifiering av Saltsjöbadens fritidsgård, Nacka Maj 2009

Transkript

1 Granskningsrapport Qualiscertifiering av Saltsjöbadens fritidsgård, Nacka Maj 2009 Eva Ström Thomas Lindberg Q-Steps i Sverige AB 1

2 Saltsjöbadens fritidsgård -en kort presentation Fritidsgården är belägen centralt nära Saltsjöbadens centrum. I närheten finns Igelbodaskolan som är en låg- och mellanstadieskola. Högstadieskolan, Samskolan, ligger på ca 20 minuters gångavstånd från fritidsgården. Saltsjöbadens bebyggelse består till stor del av villor och bostadsrätter och tillhör de bättre socioekonomiska området i Nacka Kommun, med goda hälsotal. Utemiljön erbjuder både skateramp och bollplan. Målgruppen är mellan 12 och 18 år. I upptagningsområdet bor det ca 910 ungdomar Fritidsgården har även mellanstadieverksamhet på entreprenad från Igelbodaskolan och Neglinge skola, varje dag mellan Detta är en öppen verksamhet tonåringarna är välkomna på samma tider. Fritidgårdens öppettider: Måndag, onsdag och torsdag: Tisdag: , Fredag: Personalen består av 4 heltidsanställda och 2 timanställda. De timanställda arbetar 10 timmar/vecka och arbetar endast under terminerna. All personal arbetar på schemalagd arbetstid, 2-3 kvällar per vecka och alltid en fredag under ett tvåveckors schema. Genomförande av arbetet med självvärdering och certifiering Personalen och enhetschefen har, var för sig, genomfört en självvärdering med hjälp av Qualis-trappan och de tio kvalitetsområdena. Proof-enkäter riktade till ungdomar och personal har besvarats under våren av 102 ungdomar respektive 4 personal. Vi har även tagit del av en ungdomsenkät som gjordes under hösten-09. All personal, som har besvarat enkäten, är heltidsanställda. Enhetschefen har lämnat en skriftlig redovisning om hur arbetet bedrivs inom de tio områdena och vilka utvärderingsmetoder fritidsgården använder sig av. Därtill har de kvantitativa tal som behövdes för granskningen redovisats. Dessa har kompletteras med de planer och rapporter som ledningen funnit relevanta för att belysa kvalitén på fritidsgården. Vi granskare besökte verksamheten och observerade en heldag mellan kl Intervjuer med ledning, personal och en ungdomsgrupp genomfördes. Några påföljande frågor har mailats samt ytterligare material har skickats in till oss för att kunna göra en godkänd granskning. 2

3 Kvantitativa tal Antal besökare eftermiddag 27 Antal besökare kväll 39 Andel flickor samtliga besökare 26st Antal besökare per personal eftermiddag 9 Antal besökare per personal Kväll 17 Antal ungdomar i närområdet % Procentuell andel anställda med fritidsledarutbildning eller annan likvärdig pedagogisk utbildning. Genomsnittlig sjukfrånvaro per år i procent. 27,46% Antal långtids sjukskrivna personer. (Mer en 90 1 dagar.) Antal dagar för kompetensutveckling per år och medarbetare 10 dagar Kostnad per besökstilfälle inkl lokaler 173 Kostnad per öppen timme inkl lokaler

4 Verksamhetens kvalitet inom tio områden Trygghet och trivsel Ungdomsenkäten visar att 88,2% instämmer helt eller till stor del att de trivs bra på gården. 90,2% instämmer helt eller till stor del att de känner sig trygga. Fritidsledarna ställer alltid upp för en, det är som ett andra hem, var några synpunkter som kom fram under ungdomsintervjun. Det märks på besökarna vi möter och det är en lugn och trevlig stämning. Ungdomarna säger att vi älskar våra fritidsledare. Det är en öppen planlösning där man har överblick över verksamheten. Fritidsgårdens regler får besökaren reda på när de köper gårdskort. De skriver då under ett kontrakt där reglerna står. Personalen följer även upp och informerar om reglerna muntligt. Ungdomarna upplever att alla ledare är konsekventa och ungdomarna kände till reglerna vid intervjun. Handlingsplaner mot mobbing, ANT, våld och hot finns, och alla i personalen kände till dem. Dessa uppdateras en gång i halvåret. Den viktigaste metoden personalen använder för att skapa trygghet och trivsel (kriterium på steg 4) är att hälsa på alla besökare när de kommer. Vi är bra på att skapa lugn och ro med exempelvis; tända ljus, musik, smycka gården tillsammans med ungdomarna, berättade personalen i intervjun. Ledningen har placerat sig på steg 5 och personalen steg 6. Vi placerar Saltsjöbaden på steg 5 Fritidsledarna är trygga förebilder och arbetet bygger på tillit och förtroende. Det visar alla kommentarer vi fick höra från ungdomarna under besöket (se ovan). Det som behövs för att Saltsjöbaden ska kunna avancera i stegen är att tillsammans hela personalgruppen och ledning skriva ner vilka värderingar som präglar arbetet. (steg 6) (I deras kontrakt finns det vissa värderingar med redan.) Delaktighet och inflytande Under har en ur personalgruppen deltagit i en utbildning; medarbetarakademin samt ett Leonardo Da Vinciprojekt, där syftet var att utveckla medbestämmande och demokrati på fritidsgården. Detta har bidragit till en påtaglig utveckling av demokratin på Saltsjöbadens fritidsgård. På kvällarna sker ofta spontana stormöten där man bl.a. kan diskutera regler vad gäller städning, antal tillsägelser etc. (kriterium på steg 4). I dansgruppen är ungdomarna med och har ansvar för uppvärmning och utvecklar koreografin regelbundet. Tjej- och killmiddagar görs av ungdomarna och många leder turneringar på kvällarna (steg 5). Massage har använts som metod för att få ungdomarna att må bra och därför kunna kommunicera lättare. Ungdomarna är med i flera olika grupper, såsom; Genusrond (en sorts skyddsrond där man kollar av hur jämställda aktiviteterna är) 4

5 Skyddsrond (arbetsmiljö och säkerhet) Ungdomsbrå (en rådgivande grupp till stora Brå) Alla dessa grupper bidrar till stor delaktighet. I ungdomsenkäten upplever 71,6% att de har stora möjligheter att påverka vad som händer på fritidsgården. Ledning och personal har värderat fritidsgården till steg 5. Ungdomarna driver/skapar egna aktiviteter, producenter av verksamhet. Vi bedömer att verksamheten ligger på steg 6 med motiveringen att den information fritidsgården skickar hem till föräldrarna vid gårdskortsinköpet samt inbjudan till pizzakvällar, deltagandet i föräldramöten är tillräckligt etablerade former för samarbete med föräldrar som det står i steg 6 i värderingstrappan. Dessutom visar ungdomsenkäten att 42 % av föräldrarna har haft kontakt med fritidsgården. (I höstens ungdomsenkät var siffran så hög som 70 %.) Personal och ledning tycker inte att de får de gensvar de förväntar sig från föräldrarna och vi tror att de förväntar sig för mycket. Utveckling av självkänsla och identitet Eftersom demokratiprojektet slagit igenom så ökar även självkänslan hos de ungdomar som är med på dessa aktiviteter. I personalintervjun nämns metoder för att öka självkänslan. Exempel på dessa är affirmationskort, att man inte dömer personen utan handlingen, individperspektiv; vad behöver Kalle idag?. 88,2% av ungdomarna känner sig accepterade för den de är enligt enkäten, d v s de har valt svarsalternativen instämmer helt eller instämmer delvis. Ungdomarna leder ofta egna turneringar och personalen har metoder för att lyfta fram vissa individer som behöver lite extra omtanke genom att be dem leda och ta initiativ till verksamhet. Fritidsgården har en medveten strategi kring identitetsskapande och hur aktiviteterna ska utformas för att ge ungdomarna möjlighet till utveckling av självkänsla och identitet. Personalen arbetar utifrån ett främjande perspektiv och försöker bygga på det som ungdomarna är bra på. Att öka ungdomarnas självkänsla finns med som ett utvecklingsmål för verksamheten -09. Ungdomsenkäten visar att 62,8% av ungdomarna känner att man lärt sig nya saker på fritidsgården. Ledning, personal och även vi granskare har varit eniga och placerat verksamheten på steg 6. För att nå steg 7 krävs att fritidsgården arbetar systematiskt med att utveckla självkänsla hos ungdomarna. Vi tror att implementeringen av metoderna från medarbetarakademin och Leonardo Da Vinci-projektet kommer att höja verksamheten till nästa steg. Detta kommer att ge den systematik som eftersträvas. Alla grupper som finns bidrar ju också till ökad självkänsla hos de ungdomar som deltar och dessa sker ju i en systematisk ordning. 5

6 En attraktiv mötesplats Vi tycker att miljön är verksamhetsanpassad och miljön runt omkring är välkomnande och säker. Utanför fritidsgården är området attraktivt med skateramp, basketkorg och bollplan. Lummigt och mycket grönska runtomkring. Lokalerna är väldigt funktionella med god överblick överallt. I caféet finns en liten altan. Längst in i ligger gymmet och pingisrummet och längs ena sidan finns hobbyrum med diskbänk, där används även dansmattan flitigt. Ett av rummen ligger avskilt. Här ska det bli avslappning, yoga och mötesrum. 85,3 % av ungdomarna tycker att lokalerna är trivsamma och passar bra för ungdomsverksamhet. 81,4% är nöjda med utbudet av aktiviteter på fritidsgården. (siffror från ungdomsenkäten). Personalen har placerat verksamheten på steg 5; Fritidsgården tillämpar metoder för att göra fritidsgården till en attraktiv mötesplats. I personalgruppen var de inte eniga om var det optimala läget i Saltsjöbaden är (kriterium på steg 6; fritidsgården har en optimal placering i det omgivande samhället med hänsyn till tillgänglighet och trygghet för den tänkta målgruppen ). Några av personalen ville att fritidsgården skulle ligga närmare idrottsplatsen. Ledningen och vi granskare var eniga i placeringen på steg 6 med motiveringen att fritidsgården ligger optimalt i förhållande till centrum och med vacker utemiljö. Idrottsplatsen ligger bara 500 m. från fritidsgården. Organisation Ett tydligt uppdrag finns från Nacka Kommun. Där regleras budget, öppettider och fritidsnämndens strategiska mål för verksamheten. Enhetschefen Barbro Reberg ansvarar för tre fritidsgårdar och har en platsansvarig på Saltsjöbadens fritidsgård ; Peter Danielsson som ansvarar för att det dagliga arbetet flyter. Regelbundna personalmöten och verksamhetsplanering äger rum (kriterium på steg 2). I personalintervjun kommer det fram att personalen äter middag tillsammans och även träffas utanför arbetstid. En god teamkänsla verkar finnas (kriterium på steg 5). Enligt enkäten instämmer 100% av personalen i att målen är tydliga för verksamheten (steg 6). Utveckling av medarbetarnas ansvar sker genom att fritidsledarna är ansvariga för sina egna projekt och på personalmötena diskuteras de olika projektens utveckling. Egen kompetensutvecklingsplan görs av varje medarbetare tillsammans med enhetschefen i medarbetarsamtalen. Det finns 6 dagar för kompetensutveckling samt möjlighet att gå kommunens egna interna utbildningar. Friskvårdstimme finns för all heltidsanställd personal, en timme i veckan, och det finns möjlighet att utnyttja en friskvårdspeng på kronor per år för viss kontinuerlig verksamhet. 6

7 Ledning, personal och granskare har placerat verksamheten på steg 6; Alla har god kunskap om uppdraget och kan omvandla det till verksamhetens utveckling. Vi kan tänka oss att steg 7; fritidsgården har en organisation som stödjer utveckling och som utvecklas med sitt uppdrag, är nära eftersom Nacka håller på att förändra chefskapet över fritidsgårdarna. Platsansvariga kommer att få mer ansvar och förhoppningsvis ytterligare kunna utveckla verksamheten. Styrning och ledarskap Vi upplever Saltsjöbadens Fritidsgård som en väl sammansvetsad enhet. Man har en tydlig struktur i hur arbetet fördelas, och man visar stor tilltro till gruppen och organisationen. Detta visar sig dels i intervju med personalen, dels i personalenkäten. På frågan i personalenkäten om ledarskapet skapar delaktighet och förtroende så anger 50% att de instämmer till stor del, och 50% att man instämmer helt. All personal är med och påverkar vilka mål verksamheten ska ha, förutom de mål som anges i uppdragsbeställningen. Målen utvärderas halvårsvis med hela personalgruppen. Man utarbetar även en gemensam utvecklingsplan och verksamhetsplan för fritidsgården som utvärderas på årsbasis. I personalenkäten anger 100% att man upplever målen för verksamheten som tydliga. Personalmöten genomförs varje vecka. Varannan vecka deltar enhetschefen, och då behandlar man ämnen som rör struktur kring verksamheten och utveckling. Varannan vecka har personalgruppen egna möten där man diskuterar verksamheten i detalj, bl a specifika aktiviteter. Medarbetarsamtal genomförs regelbundet och lönekriterierna är kända av alla, och skickas ut till samtliga i god tid innan lönesamtalen. Personal och ledning lägger i sina självvärderingar verksamheten på steg 6, En gemensam syn på uppdraget och ett pedagogiskt ledarskap hos varje fritidsledare präglar all verksamhet. inom Styrning och ledarskap. Vi som granskare värderar också Saltsjöbaden till steg 6. Kommunikation Saltsjöbadens Fritidsgård arbetar aktivt med att sprida information om fritidsgården och dess verksamhet. Olika metoder som t.ex sms-tjänst, affischering och intern-tv på skolor visar tydligt att man har utvecklat metoder för att nå även de som normalt inte väljer att besöka fritidsgården. Man besöker även närliggande skolor för att sprida information mer informellt. Man har två hemsidor; en som administreras från kommunen på den gemensamma hemsidan för Nacka Kommun och en som man administrerar själv. 7

8 Ungdomsenkäten visar att 76% av besökarna på fritidsgården instämmer helt eller till stor del i påståendet att man får bra information om vad som händer på fritidsgården. Den externa kommunikationen fungerar bra. All tillsvidareanställd personal har tillgång till en egen laptop, och inom organisationen finns en regel om att all e-post ska besvaras inom 24 timmar. Man är representerad på den närliggande skolan och i ett flertal olika nätverk, som t.ex. den lokala BRÅ-gruppen och samverkansgrupper. Man samarbetar även med myndigheter och andra aktörer inom ungdoms- och fritidsområdet. Ledningen och personal har i sina värderingar placerat verksamheten på steg 5, Det interna och externa samtalsklimatet är öppet och förtroendefullt. IT för service och kommunikation används systematiskt, vilket vi till fullo instämmer med. För att kunna nå upp till steg 6 krävs enligt kriterierna dels att; Det finns en levande dialog med föräldrarna som ger dem möjlighet att ta del av verksamheten. Detta bedömer vi inte att det finns i dagsläget. Information sprids till föräldrar, men den kommunikationen i hög grad enkelriktad. Detta stöds även av personalen som i intervju anger att man arbetar med att förbättra detta. I sammanhanget bör också nämnas att den hemsida som man administrerar själv bör uppdateras oftare. Dels Lämpliga informationskanaler finns tillgängliga och används av ungdomar och/eller föräldrar, och denna del anser vi vara väl uppfyllt. Kompetens Personalgruppen på Saltsjöbaden har en hög utbildningsnivå, och även en bredd inom specialkompetenser som t.ex friskvård och olika kulturyttringar. Man använder sig av varandras kompetenser och lär även ut och handleder även varandra inom vissa områden. Det görs individuella kompetensutvecklingsplaner i samband med medarbetarsamtalen. Det finns också möjlighet för gemensamma kompetenssatsningar inom olika områden om behov finns. Personalen anger både i enkät och intervju att man är nöjd med den kompetensutveckling som erbjuds. Handlingsplaner inom en mängd olika områden, anpassade efter verksamheten, gås igenom med nyanställda och dessa får även större kommunövergripande introduktion. Nacka kommun erbjuder sina heltidsanställda handledning i form av individuella samtal maximalt 5 ggr/år. Personal och ledning anger i sina värderingar att man bedömt att man ligger på nivå 5, Medarbetarna har tillgång till handledning och experthjälp. Kompetensutvecklingsinsatser genomförs och följs upp regelbundet. Vår bedömning som granskare är att man nått upp till steg 6; Metoder för att utnyttja och sprida medarbetarnas specialkompetenser. Vi tycker att man tar tillvara på varandras kunskaper på ett bra sätt inom personalgruppen för att tillgodose fritidsgårdbesökarnas behov.. 8

9 Resursutnyttjande Budgeten för Saltsjöbadens fritidsgård är anpassad till det uppdrag man har från sin beställare. Utöver detta så har man intäkter från den eftermiddagsverksamhet man bedriver på uppdrag från skolan. Platsansvarig, tillsammans med personalen, har ansvar för en rambudget som ska täcka in löpande kostnadet för verksamheten. Detta gör att hela personalgruppen har en bra insyn i budgeten, vilket också visar sig i personalenkäten där 75% instämmer helt i att man är insatt i fritidsgårdens ekonomi och 25% instämmer till stor del. Större inköp görs i samråd mellan personal, platsansvarig och enhetschef. I intervju med personalen framkommer det att man tycker sig ha en effektiv resurshantering. Många varor är bundna av ramavtal som kommunen har, vilket gör inköpen billigare. Personalen har värderat verksamheten till steg 4, och ledningen till steg 5. Vår bedömning är att verksamheten befinner sig på steg 4; Alla medarbetare har fokus på och tillämpar metoder för god resurshantering. Vi som granskare anser att kvaliteten är god på den verksamhet man bedriver utifrån de resurser som finns, men för att nå upp till steg 5; Metoder utvecklas för att skapa hög kvalitet i förhållande till förutsättningar och insatta resurser så tycker vi att det ska finnas ett tydligare arbete med att utveckla ovan nämnda metoder. I dagsläget har man intäkter från övrig verksamhet som på ett bra sätt tillgodoser verksamhetens behov av medel, vilket gör att man kanske inte anser sig behöva utveckla dessa metoder. Image De ungdomar som besöker fritidsgården anser i hög grad att fritidsgården är en bra plats och ett attraktivt val. Detta visar sig i både intervju med besökare och i enkäten som genomförts bland ungdomarna. Detta bekräftas också av det faktum att många ungdomar tar sig till Saltsjöbadens fritidsgård, trots att man inte bor i området och har andra fritidsgårdar som ligger bättre till rent geografiskt. Fritidsgården arbetar aktivt med att sprida information om sin verksamhet och sina aktiviteter till ungdomar i området. Detta görs bland annat med hjälp av sms, affischer, annonsering och besök på närliggande skolor. Ett populärt inslag i caféet är den TV som visar bildspel från olika verksamheter och som hålls uppdaterad. Saltsjöbadens fritidsgård finns representerad inom en mängd olika områden utanför fritidsgården som direkt, eller indirekt, berör ungdomar. Det gäller lokala BRÅ-gruppen, ett ungdoms-brå, nattvandrare, Nackapolarna, Lions mfl. Schemalagda träffar med representanter från närliggande Samskolan och egna besök minst 2 ggr/vecka på skolan gör att man har gott samarbete med skolan. Personalen och ledningen har värderat verksamheten till steg 4, vilket vi instämmer i. För att nå upp till steg 5; Metoder för att utvärdera omvärldens syn på fritidsgården tillämpas behövs metoder för att undersöka vad olika aktörer anser om fritidsgården. 9

10 Slutomdöme Saltsjöbadens Fritidsgård visar upp en mycket god kvalité i bedömningen. Fritidsgårdens starkaste områden: Den spridning av olika spetskompetenser och på det sätt som det tas tillvara inom den egna verksamheten. (Kompetens) Den öppna planlösningen och personalens metoder att skapa trevlig stämning med hjälp av musik, färger och medbestämmande. (Trygghet och Trivsel) Alla grupper ungdomarna deltar i; brå, genusrond, skyddsrond. (Delaktighet och inflytande) Fritidsgårdens förbättringsområden: Fritidsgårdens kontakt med besökarnas föräldrar kan förbättras. Detta arbetar man med i dagsläget och man försöker hitta nya kontaktvägar för att nå föräldrarna. Vi anser också att arbetet med den egna hemsidan struktureras upp så att den hålls levande. (Kommunikation) Att kunna få utvärdera utomståendes syn på den egna verksamheten är en viktig del i att kunna förbättra sin image. Vi anser att Saltsjöbaden har nått väldigt långt med sitt arbete kring image, och detta vore nästa naturliga steg. (Image) Den samlade bedömningen av självvärderingar respektive granskning redovisas här nedan i tabellform. Kvalitetsområde Självvärdering Personal Självvärdering Enhetschef A B C D E F G H I J Extern värdering granskare 10

11 Vi tackar för det arbete fritidsgården lagt ner inför och under certifieringen. Vi kände oss varmt välkomna av både ledning, personal och ungdomar. Sundsvall Eva Ström Thomas Lindberg Bilaga: Sammanställning av poäng. 11

12 Qualis certifiering - poängmatris Fritidsgård Saltsjöbadens Fritidsgård För varje kriterium markeras med "x" (litet x) på vilket steg fritidsgården befinner sig. OBS! Litet x enda tillåtna tecken!!! Delkriterium Faktor Steg Poäng A Trygghet och trivsel 2 x 10 B Delaktighet och inflytande 2 x 10 C Utveckling av självkänsla och identitet 2 x 12 D En attraktiv mötesplats 2 x 12 E Organisation 1 x 6 F Styrning och ledarskap 2 x 12 G Kommunikation 1 x 5 H Kompetens 1 x 6 I Resursutnyttjande 1 x 4 J Image 1 x 4 Poängsammanställning Villkor Saltsjöbadens Fritidsgård 81 Certifiering - lägst 48 Alla delkriterium steg 3 eller högre ja Maxpoäng