Qualis Granskningsrapport

Transkript

1 Qualis Granskningsrapport Glada Henkan Nacka Granskning genomförd i november 2013 av Maud Hallin och Britt-Marie Hallberg Q-Steps Kvalitetssäkring AB

2 Sammanfattning Glada Henkan är en fritidsgård som ligger i bostadsområdet Henriksdal i Nacka kommun. Fritidsgården drivs i kommunal regi. Verksamheten erbjuder öppen verksamhet för ungdomar år men även gruppverksamhet. Dessa grupper kan vara ledda av ungdomar eller personal. I snitt besöker nio ungdomar Glada Henkan på eftermiddagarna och under kvällstid ligger snittet på tolv besök per kväll. Glada Henkan ligger på Henriksdalsberget där närområdet består av flerfamiljshus som nyligen blivit bostadsrätter efter att tidigare ha varit hyreslägenheter med undantag för 29 stycken ungdomslägenheter som fortfarande är hyreslägenheter. I närheten av fritidsgården finns ett mindre centrum och fritidsgården är en ombyggd gymnastikhall som ligger mitt i området. På byggnaden finns en tydlig skylt med Glada Henkan och precis utanför finns en konstgräsplan för spontanfotboll. På Henriksdalsberget finns även en mindre idrottsplan där man kan spela basket. Det finns en låg- och mellanstadieskola i anslutning till området på men inte någon högstadieskola. Ungdomarna som bor i området söker sig till olika skolor i kommunen men också i Stockholm. Verksamheten har stor potential att bedriva ett kvalitativt arbete, dels utifrån de planeringarna och de faktiska möjligheterna som finns i fritidsgårdslokalen, dels utifrån det engagemang och specialkunskap som finns hos den personal som jobbar där. Fritidsgårdarna i Nacka kommun är tillsammans med Helsingborg och Sundsvall först i landet med att certifiera fritidsgårdarna enligt Qualis modell för utveckling, kvalitetssäkring och effektivitet. För verksamheten på Glada Henkan är det däremot första gången man genomför Qualis. Vid denna granskning, i november 2013, uppgår poängen till 62 av 105 möjliga. För att bli certifierad krävs minst 48 poäng och minst steg 3 inom samtliga kvalitetsområden. Glada Henkan blir därmed certifierad. Fritidsgården Glada Henkan en kort presentation Glada Henkan ligger i bostadsområdet Henriksdalsberget i Nacka Kommun. Fritidsgården i Henriksdal Glada Henkan har ett upptagningsområde med ca 303 ungdomar i åldern år. I Nacka kommun finns sex fritidsgårdar som drivs i kommunal regi varav Glada Henkan är en. Upptagningsområdet Henriksdal består även av hyreslägenheter, villor och radhus. Förutom Henriksdalsberget består upptagningsområden även av områden runt om, som t.ex. Finnberget och Kvarnholmen. I Nacka kommun finns en enhetschef för fritidsgårdsverksamheten, Tore Andersson, och sex biträdande fritidsgårdschefer, en för varje fritidsgård. Varje fritidsgård har tre heltidsanställda och en till två timanställda. Det är biträdande fritidsgårdschef, Anna Möller, som har ansvaret för verksamheten på gården och personalansvar för medarbetarna på gården. Det är hon som håller i personalmöten, planeringar och utvärderingar tillsammans med övrig personal på gården. I personalens arbetsuppgifter på gården ingår även städning av lokalerna. Glada Henkan finns i en ombyggd gymnastikhall mitt i bostadsområdet på Henriksdalsberget. Fritidsgården har en altan som kan användas då vädret tillåter. I närheten finns en konstgräsplan för spontanfotboll som används flitigt vår, sommar och höst dit också 1

3 personalen förflyttar sig när ungdomarna är där. I bostadsområdet finns även en mindre idrottsplan där man kan spela basket. Personalen har varit delaktiga i lokalens utformning och den är renoverad enligt deras önskemål. Det syns att man har tänkt på att skapa trygghet och trivsel när man planerat lokaler och möblering. Här finns bland annat ett kombinerat TV- och dansrum, studio, TV-spelrum, soffor att umgås i, café och köksdel, pyssel- och datahörna. Eftersom det har varit en gymnastiksal är takhöjden hög men det har man löst genom olika avskärmningar. Över trappan till den nedre våningen står RESPEKT, TOLERANS, SOLIDARITET som är Glada Henkans tre ord utvalda från deras värdegrundsarbete. Det finns även en hiss vid trappan. Kontoret känns ganska trångt men eftersom samtliga som jobbar heltid har tillgång till varsin bärbar dator så har man möjlighet att utnyttja övrigt utrymme i lokalen att arbeta i när det inte är öppet. I snitt har Glada Henkan tolv besökare per kväll. Glada Henkan jobbar med demokrati och delaktighet. Man använder sig av en metod som man kallar Speakers Corner. Eftersom det inte riktigt har fungerat när man har haft blandad grupp med äldre och yngre ungdomar då behoven och önskemålen ofta skilt sig mycket åt mellan de yngre och de äldre besökarna så har man delat gruppen. På detta forum har en personal haft Speakers Corner med de yngre medan en annan personal samtidigt har haft delaktighetsmöte med de äldre. Utöver den öppna verksamheten jobbar man även med gruppverksamhet där äldre ungdomar leder yngre, t.ex. fotogruppen och studion. Även personal har gruppverksamhet och man anordnar även olika arrangemang både på den egna gården och tillsammans med andra fritidsgårdar och andra aktörer. Öppettider Glada Henkan: Måndag kl Tisdag kl Onsdag kl Torsdag kl Fredag kl Genomförandet av granskningen Fritidsgårdens arbetslag och ledningen har före vårt besök genomfört en självvärdering av Qualis kvalitetskriterier inom tio kvalitetsområden. Ledningen har lämnat en skriftlig redovisning av hur arbetet bedrivs inom de tio områdena samt vilka utvärderings- och förbättringsmetoder fritidsgården använder sig av. Ledningen har även kompletterat med planer och rapporter för att belysa verksamhetens kvalitet. Dessutom har kvantitativa tal redovisats inom kvalitetsområdena Organisation, Kompetens och Resursutnyttjande. Bland de utvärderingsmetoder som fritidsgården har använt är Qualisenkäter till ungdomar och personal. Det är 36 stycken ungdomar som svarat på enkäten varav de svarande utgörs av 57 procent killar och 43 procent tjejer. Av fritidsgårdens tre personal har alla svarat. Vi har vi tagit del av allt material i god tid före besöket och fått ett mycket bra bemötande av ledningen inför och under vårt besök. Granskningen på plats har skett i form av att vi externa granskare har tillbringat en och en halv dag tillsammans med ledning, personal, ungdomar och med en förälder. Den kväll som vi var på plats så intervjuade vi de ungdomar som var på plats. 2

4 Nedan redovisas resultatet av arbetslagens och ledningens självvärdering. Längst till höger i tabellen redovisas den bedömning som vi granskare har gjort. Självvärdering Personal/arbetslag Självvärdering Enhetschef/ledningsgrupp Kvalitetsområde A. Trygghet och trivsel B. Delaktighet och inflytande C. Utveckling av självkänsla och identitet D. En attraktiv mötesplats E. Organisation F. Styrning och ledarskap G. Kommunikation H. Kompetens I. Resursutnyttjande J. Image Kvantitativa tal Antal besökare eftermiddag 9 Extern värdering granskare Antal besökare kväll 12 Andel tjejer respektive killar 30 procent tjejer 70 procent killar Antal besök per personal eftermiddag 3 Antal besök per personal kväll 4 Antal ungdomar i närområdet 303 Antal öppet timmar för verksamheten Procentuell andel anställda med fritidsledarutbildning eller annan likvärdig pedagogisk utbildning Genomsnittlig sjukfrånvaro per år i procent (Räknat 0 från föregående år). Antal långtids sjukskrivna personer. (Mer än 90 dagar.) 0 Antal dagar för kompetensutveckling per år och medarbetare 35h/v 75 procent (3 av 4) ca 6 Nettoresultat enligt senaste bokslut Total årsbudget för verksamheten kr Kostnad per öppen timme exkl. lokaler. Totalkostnad för personal kr Totalkostnad för verksamheten (s k verksamhetspengar) 3

5 Verksamhetens kvalitet inom tio områden Trygghet och trivsel Glada Henkans fritidsgård är en mötesplats (steg 1), som är belägen mitt inne bland bostadshusen som ligger uppe på höjden i Henriksdal. Den yttre miljön består av grönområden, fotbollsplan med konstgräs och med några andra få byggnader. Brukarna upplever, vid vårt samtal med dem, att det är tryggt och säkert att ta sig till fritidsgården. Detta stärks också av ungdomsenkäten där 89 procent instämmer helt i påståendet att jag känner mig trygg på den här fritidgården. Under höst och vinter är det bra med belysning kring verksamheten. Dock pekar de intervjuade på att andra ungdomar som inte känner till området/verksamheten vid Glada Henkan tycker att det verkar otryggt där. Reglerna som finns på gården bygger på värdegrundsorden för verksamheten och de godkänns av brukarna (steg 1) vid påskriften när de registrerar sina gårdskort. Dock kände flera i personalen inte till att det fanns regler som presenteras vid gårdskortsregistrering. Detta stärktes av svar i personalenkäten där 33 procent av personalen endast instämmer till viss del i påståendet att det finns tydliga regler på den här fritidgården. Detta gör oss granskare lite undrande över kommunikationen när arbetsgruppen är så pass liten. Utifrån de ledord som man har för verksamheten Respekt, Tolerans och Solidaritet - agerar och reagerar personalen mot kränkande beteende och regelbrott (steg 2). Detta tycker vi oss också kunna styrka utifrån svaren i personalenkäten, där personalen till 100 procent instämmer helt eller till stor del. I ungdomsenkäten kring regler svarar brukarna med 78 procent att de instämmer helt/till stor del på att det finns tydliga regler på fritidsgården. Själva känslan när man kommer in på fritidsgården är att den är välkomnande och trygg (steg 2). Ovanför trappan är cafédisken placerad så att besökarna kan mötas av personal. Strax bredvid är ett stort bord placerat för att skapa möjligheter till samtal/pyssel/läxläsning. Lokalen är stor, luftig och översikten är god. I styrpärmen för Nackas fritidsgårdar finns en utmärkt manual för handlingsplaner gällande mobbing, alkohol och narkotika. Dessa är förankrade hos personalen och det är det dokumentet som man följer (steg 3). Tryggheten och trivseln (steg 4) står högt på dagordningen hos personal och ledning. Detta tänkande ser och hör man dels när man kommer in i verksamheten, dels i de samtal vi har med ledning, personal och brukare. De metoder man har för att skapa trygghet och trivsel handlar om belysning, möblering, samtal med föräldrar, förutsättningar för deltagande (både i grupp och i den öppna verksamheten) och i dofter från köket. Personalen på Glada Henkan jobbar mycket med att vara tydliga och trygga förebilder (steg 5). Nu är visserligen halva personalgruppen vikarier och har inte funnits i verksamheten så länge, men det man har gjort och som vi har fått tagit del av, är att man tillsammans jobbat med den värdegrund som finns för verksamheten (steg 6) och under personalmöten hålls frågan om värdegrunden vid liv. Dock stannar ledningens och personalens självvärdering på steg 5, eftersom man inte når en jämn könsfördelning (en könsfördelning bland besökarna om minst 40/60 procent), vilket krävs på steg 6. Vi granskare väljer också att placera Glada Henkan på steg 5. Vi rekommenderar Glada Henkan att fortsätta jobba med trygghet och trivsel i syfte att nå utanför den sfär av brukare man har idag, bl.a. genom att göra det känt att det är en trygg verksamhet som bedrivs på Glada Henkan. 4

6 Andel tjejer respektive killar 30 procent tjejer 70 procent killar Delaktighet och inflytande Fritidsgården Glada Henkan erbjuder olika aktiviteter, t.ex. TV-spel, pyssel och datahörna i den öppna verksamheten. Glada Henkan erbjuder aktiviteter utefter sitt värdegrundsarbete. Dessa planeras under planeringsdagar under rubrikerna Trygghet & Trivsel och Delaktighet & Inflytande. Vi granskare har fått ta del av detta protokoll inför vårt besök på Fritidsgården (steg 1). Ungdomarnas delaktighet eftersträvas och det finns ett utbud av aktiviteter som erbjuder aktiva val (steg 2). Detta stöds av brukarnas svar i enkäten, där 64 procent instämmer helt och 14 procent instämmer till stor del i att de är nöjda med utbudet av aktiviteter. Även i intervjun med brukare svarar samtliga (fem flickor och en pojke) att de är nöjda. Vi bedömer att fritidsgårdens medarbetare coachar ungdomar att göra medvetna val och att ungdomarna lär sig vad inflytande och delaktighet på fritidsgården innebär (steg 3). Detta stöds av intervjun med personalen som samtliga betonar att det viktiga är att samtala kring dessa frågor med brukarna och fånga upp olika individernas önskemål och behov. I planering och utvärdering finns också Delaktighet och inflytande som en punkt som det förs diskussioner kring. Även i dokumentet Mål och uppdrag för fritidsgårdsverksamhet betonas detta. Vi granskare har fått ta del av dessa dokument inför granskningen. När det gäller kriteriet på steg 4, Ungdomarna är med och skapar och driver egna aktiviteter ger både personal och brukare olika exempel på att brukare är med och driver och skapar egna aktiviteter. Detta stöds även av enkäten på frågan Vi ungdomar får skapa och driva egna aktiviteter där 67 procent svarar instämmer helt och 17 procent instämmer till stor del. I en intervju med en brukare berättar hon om fotogruppen som hon leder för ett antal yngre brukare och om det stöd hon har fått av personalen för att våga och kunna göra detta. Andra exempel på grupper som är ledda av brukare är verksamheten i studion och matlagning. Under steg 5, Fritidsgården använder och utvecklar olika former av demokrati uppger personalen att på Glada Henkan jobbar man med delaktighetsmöten för de äldre och Speakers Corner för de yngre. För dessa möten finns dokument som beskriver hur de ska hållas och hur det går till när beslut ska tas, vilket vi granskare har tagit del av. Även brukarna kunde redogöra i intervju för hur detta fungerar. Däremot är det ett mindre antal ungdomar som utnyttjar dessa möten och eftersom det inte fungerat så bra att blanda yngre och äldre har en annan personal haft delaktighetsmöte med de äldre brukarna, detta då behov och önskemål ofta är väldigt olika för de olika åldrarna i målgruppen. Vi har valt att placera Glada Henkan på steg 4. För att kunna komma vidare vill vi se fler metoder för att jobba med demokrati. På steg 5 krävs som nämnts att gården arbetar med olika former av demokrati. Den metod vi har sett är Speakers Corner för de yngre brukarna och delaktighetsmöten för de äldre brukarna. Vi upplever att det är samma metod men riktad till olika åldersgrupper. Både personal och ledning har placerat sig på trappsteg 6. 5

7 Personalen och ledningen är eniga om att tillsammans med brukarna aktivt jobba med delaktighet och inflytande i sin verksamhet. För att nå steg 7 krävs att fritidsgården utarbetar mer än en metod för demokratiarbete och att ungdomarna är med och skapar regler och dessutom aktivt deltar i utformningen av verksamhet och ramar. I intervjun med personal kunde vi uppleva inte full samstämmighet i att definiera orden demokrati, delaktighet och inflytande. Utveckling av självkänsla och identitet Glada Henkan har metoder för att arbeta med brukarnas självkänsla och identitet (steg 1) genom att bygga på unga ledare, genom att ungdomarna får klara av att fixa mellis själva och att de får pröva på olika saker och därigenom få vara bra på något. Det är viktigt för personalen att fokusera på det som är bra hos brukarna. På Glada Henkan blir man sedd och bekräftad (steg 2) när man kommer in i verksamheten, dels genom att man fyller i en besökarlista men även genom att det alltid finns en personal i anslutning till entrétrappan. Utifrån de metoder som beskrivits när det gäller att stärka ungdomarnas självkänsla och identitet (steg 3) så handlar det om att ha en återkommande punkt på personalmötena där brukarna diskuteras med syftet att hitta positiv förstärkning kring vars och ens person. Ledningen beskriver hur det här fungerar och vi ser att det finns en koppling till dagboksskrivandet, personalen har lite svårare att uttrycka det här men vår uppfattning är att det görs. På Glada Henkan har besökarna möjlighet att delta i aktiviteter som de själva vill göra. Ibland handlar det om att besökare leder aktiviteter för andra besökare. När det gäller de aktiviteter som besökare driver för andra besökare så tror personal och ledning att det leder till identitetsutveckling och att dessa brukare blir stärkta i sin självkänsla (steg 4). Detta bekräftades under samtal med brukarna under intervjun då flertalet av dessa har uppdrag i de verksamheter som finns. När man tittar på svaren i ungdomsenkäten så uppger en hög andel, totalt 78 procent, att de instämmer helt/till stor del i påståendet att de lärt sig nya saker på fritidsgården. När vi kommer till steg 5 och Fritidsgården tillämpar metoder för att utveckla ungdomarnas ledarskap, så tycker vi som granskare att det krävs fler metoder än den metod som presenteras för oss för att uppnå steg 5. Vi granskare väljer därför att stanna på steg 4. Personalen som jobbade under våren 2013 valde även de att placera sig på steg 4 i självvärderingen som är gjord i juni, den nya personalen och ledningen har valt att placera sig på steg 7 vilket vi inte finner rimligt då vi tycker att ett systematiskt arbete (steg 6) kräver tid och kontinuitet över en längre period än den nya personalsammansättningen har haft möjlighet att arbeta tillsammans. En attraktiv mötesplats Glada Henkan fick nya lokaler under september 2008 och är nu placerad i en ombyggd gymnastiksal där personalen har varit delaktig i lokalernas utformning. Lokalen är rymlig med en över och undervåning. Det är trevligt möblerat och inrett för att erbjuda möjligheter till samtal men även utrymme och rum för fysisk aktivitet och riktad verksamhet. Över entrén hänger en skylt med Glada Henkan. Om man fick önska så skulle fritidsgården även ha varit markerad som verksamhet på områdeskartan som är placerad i Henriksdals centrum. Det har 6

8 genomförts en ungdomsenkät (21 st. svarade) vårterminen 2013 för brukare på Glada Henkan för att se om fritidsgården är en attraktiv mötesplats. Glada Henkans lokaler är ändamålsenliga för fritidsgårdens uppdrag (steg 1) och anpassade för ungdomsverksamhet (steg 2) utifrån det uppdrag Nacka Kommun satt upp i sitt Mål och uppdrag för fritidsgårdsverksamhet. Glada Henkans personal arbetar aktivt för att skapa möjligheter till ett varierat utbud och vi bedömer att lokalerna erbjuder stora valmöjligheter för brukarna (steg 3) Detta styrks av resultatet på ungdomsenkäten, där 81 procent instämmer helt och 14 procent instämmer till stor del i påståendet Jag tycker att fritidsgårdens lokaler är trivsamma. När det gäller påståendet Jag tycker att fritidsgårdens lokaler passar bra för ungdomsverksamhet svarar 78 procent att de instämmer helt och 11 procent till stor del. Under vår intervju med personalen framhålls också att det är viktigt att lokalerna känns välkomnande. Personalen påpekar att eftersom besökarantalet inte är så stort för tillfället är det viktigt att alla som kommer till Glada Henkan känner att de vill komma tillbaka. De betonar också vikten av att de kan erbjuda aktiviteter som drar nya besökare. Det är viktigt, menar de, att Glada Henkan inte bara lockar dem som bor i själva Henriksdal, eftersom de ungdomar som bor i områden nära Henriksdal räknas in i den tänkta målgruppen. Glada Henkans har en definierad målgrupp som är år enligt Mål och uppdrag för fritisgårdsverksamhet i Nacka kommun som även satt mål för besöksfrekvensen, Målet är satt till 15 procent av målgruppen. Målgruppen utgörs av 303 individer. I sin verksamhetsplan för året 2013 har Glada Henkan även ett eget mål på minst 220 besök/vecka (minst 20 besökare i genomsnitt före kl och minst 20 besökare i genomsnitt efter kl ). Det är uppenbart att fritidsgården inte har en hög besöksfrekvens i förhållande till uppsatta mål, vilket krävs på steg 4. Ledning och personal har valt att placera sig på steg 3 vilket även vi granskare väljer att göra. Eftersom Glada Henkan inte uppnår till de mål som är uppsatta för besöksfrekvensen når de inte upp till steg 4. Både ledning och personal påpekar under intervju det låga besökarantalet och vi upplever en vilja att medvetet arbeta för att hitta möjligheter att öka besökarantalet. Organisation Inför vårt besök på Glada Henkan fick vi ta del av uppdraget för verksamheten (steg 1) och under vårt besök upplever vi att personal och ledning har god kunskap om uppdraget (steg 2). Vidare under steg 2 så har vi tagit del av rutiner för verksamheten och också fått en känsla av att dessa följs och att personalen har kännedom om dem. Personalmöten sker regelbundet och återkoppling till dem som ej varit närvarande sker via dokumentation som görs i protokoll, där var och en har ett eget ansvar att ta del av den. Fritidsgården har en organisation som är tydlig när det gäller ansvar och befogenheter (steg 3). Detta finns utförligt beskrivet i styrpärmen för verksamheten, vilket stärks även i svaren från personalen. I personalenkäten svarar 100 procent instämmer helt/till stor del på frågorna om man känner till handlingsplanerna, om man har kunskap om fritidsgårdens uppdrag och om organisationen är tydlig när det gäller ansvar och befogenheter. Väl fungerande beslutssystem (steg 3) är upptagna i styrpärmen och det gör det lätt för oss granskare liksom 7

9 för ny personal att ta del av detta. Den dagliga verksamheten är strukturerad och det finns tydliga riktlinjer för vad personalen förväntas göra gällande allt från städning till verksamhet. Vi bedömer att alla medarbetare tar ansvar för den dagliga verksamheten (steg 4). En stor anslagstavla i personalrummet gör att det är lätt att ta del av information om saker som är aktuella. Teamkänslan och delaktigheten (steg 5) hos personal och ledning är tydlig och under den korta tid man har arbetat tillsammans så har man haft fokus på att bli en sammansvetsad grupp. Till sin hjälp för att komma framåt i processen så har man använt sig av extern handledning, både i grupp och enskilt för, t.ex. för att tillsammans jobba med verksamhetens värdegrund och värdegrundsfrågor. Andra faktorer som spelar in i att ta ansvar och att vara delaktig är att fritidsgården tillämpar rullande ordförandeskap och sekreterare vid personalmöten. Ledningen och personalen har värderat sig till steg 5. Vi granskare väljer också att placera Glada Henkan på steg 5. Ledningens uppfattning om varför man inte når steg 6 är hur man i praktiken i verksamheten formulerar HUR vi ska jobba för att uppnå mål och jobba i enlighet med vårt uppdrag. Det är även vår uppfattning att det krävs tid och kontinuitet för att nå det steget. Genomsnittlig sjukfrånvaro per år i procent (Räknat från föregående år). Antal långtidssjukskrivna personer. (Mer än 90 dagar.) 0 Antal besök per personal eftermiddag 3 Antal besök per personal kväll 4 0 Styrning och ledarskap Verksamheten på Glada Henkan styrs av rutiner, regler och traditioner (steg 1) I Styrpärm för Nackas Fritidsgårdar finns tydliga regler och rutiner vad som gäller för personalen och för verksamheten. På påståendet Det finns tydliga regler på den här fritidsgården i personalenkäten svarar 67 procent att de instämmer helt och 33 procent att de instämmer till viss del. I personalgruppen finns fasta ansvarsområden som delas upp inom den fasta personalgruppen. Regler om vad som gäller för ungdomarna finns dokumenterat på gårdskontraktet för Glada Henkan och det som gäller förhållningssätt i personalgruppen finns dokumenterat i värdegrundsarbetet. Verksamheten på Glada Henkan styrs av Mål och uppdrag för fritidsgårdar i Nacka kommun, Styrpärm för Nackas Fritidsgårdar och Verksamhetsplan för Glada Henkans fritidsgård resp. Verksamhetsår (steg 2). På påståendet Vi har dokumenterade mål för verksamheten svarar 2 av 3 att de instämmer helt och 1 svarar till stor del. På påståendet i enkäten att Ledarskapet skapar delaktighet och förtroende (steg 3) svarar 1 av 3 att de instämmer helt och 2 svarar till stor del. På bl.a. personalmöten, verksamhetsplaneringar och utvärderingar diskuterar man olika verksamhetsfrågor såsom aktiviteter, verksamhetsbudget, värdegrundsfrågor mm. Personalmöte har man varje måndag. 8

10 Under våra intervjuer kändes det som att det finns en samstämmighet mellan ledning och personal om delaktighet och förtroende. Under steg 4, Ledarskapet är tydligt och strategiskt, berättar en personal om tydlig introduktion och vägledning första veckan som nyanställd på sitt vikariat. Vi granskare har tagit del av målen i Mål och uppdrag för fritidsgårdsverksamhet i Nacka Kommun, Verksamhetsplan för Glada Henkans fritidsgård verksamhetsår 2013, Utvärdering för Glada Henkan vårterminen 2013 och Verksamhetsredovisning av utfört uppdrag till Nacka Kommun för bl.a. tidsperioden januari-april år Dokumenten känns väl förankrade i påståendet under steg 4, Fungerande mål och utvärdering finns dokumenterade. Ledningen tar upp vikten av att ha fokus på uppdraget och verksamhetens utvecklingsmål och kommunicera med medarbetarna om detta. Under vår intervju med personalen såväl som med ledningen återkommer de till värdegrundsarbetets tre ord respekt, tolerans och solidaritet. Vi upplever att man jobbar aktivt med denna värdegrund i sina mål och det finns väl dokumenterat hur man lägger in värdegrunden i sitt arbete. Ledarskapet stimulerar individuell utveckling för varje medarbetare (steg 5) görs genom samtal i personalgruppen på personalmöte och genom enskilda samtal, minst två samtal/termin och medarbetare enligt det svar vi får i intervjun med ledningen. I intervjun med personal upplever vi att ledningen uppmuntrar till att använda den specialkompetens som redan finns i personalgruppen både i den egna verksamheten på Glada Henkan och om den skulle behövas vid andra tillfällen i olika arrangemang eller verksamheter på andra fritidsgårdar i Nacka kommun. Även detta tycker personalen stimulerar för vidare engagemang. Under steg 5 Regelbundna medarbetarsamtal och tydliga lönekriterier finns står det i Styrpärm för Nackas fritidsgårdar, som vi granskare tagit del av. Där anges att biträdande fritidschefs ansvar är att genomföra medarbetarsamtal minst 1 gång/år. Att så sker verifieras under våra intervjuer, både med ledning och personal. Tydliga lönekriterier finns väl dokumenterade. Personalen har valt att placera sig på steg 5 och ledningen på steg 6. Beträffande kriteriet på steg 6 Ledarskapet skapar en gemensam syn på uppdraget instämmer samtliga i personalen under intervjun att så är fallet. Detta stärks även i personalenkäten under påståendet Vi som arbetar på fritidsgården har en samsyn kring målfrågor där en av tre instämmer helt och två instämmer till stor del. Vi granskare har även tagit del av Utvecklingsmål för Glada Henkans fritidsgård verksamhetsåret 2013 och uppdateringar av dokument, där man håller diskussionen levande kring sina värdegrundsord, respekt, tolerans och solidaritet, vilket även styrker samsynen. Utefter detta har vi granskare valt att placera Glada Henkan på steg 6. Kommunikation När man kommer till Glada Henkan så finns det anslaget information om det som ska ske i verksamheten under den närmaste tiden. Verksamheten använder sig dessutom av olika Facebook-grupper för att informera om vad som är på gång, på så sätt kan man säga att verksamheten är händelsestyrd (steg 1). Den interna informationen för verksamheten finns tillgänglig för alla medarbetare (steg 2) och sker via eget ansvar att läsa mötesprotokoll och att ta del av information på personalmöten och via det interna nätverket för Nackas 9

11 fritidsgårdar. När det gäller god och kontinuerlig information kring verksamheten till brukarna (steg 2) så använder sig Glada Henkan av informationsgrupper på Facebook, sms och Instagram. När det gäller ungdomar som inte har kontakt med verksamheten så är informationskanalerna begränsade. När det gäller information som finns tillgänglig för föräldrarna och som är uppdaterade (steg 3), så hänvisar man i första hand till den information som finns uppdaterad på Nacka kommuns hemsida gällande verksamheten. I övrigt pratar ledning och personal om personliga kontakter via spontana möten i närområdet ex. på ICA, vid fotbollsplanen eller när föräldrar kommer förbi verksamheten. När det kommer till metoder för att främja ett gott samtalsklimat (steg 4) så är personal och ledning vid Glada Henkan noga med att vara tydliga kring anmälningsplikt och att ledorden för verksamheten är av vikt för hur man är när man är där. Samtalet sätts i fokus och personalen är tydliga med att det är en av de metoder man använder. Vi ser det som en metod men skulle kanske tycka att det borde vila på en teoretisk grund, typ MI. Men det är uppenbart att fritidsgården strävar efter goda samtal som öppnar upp. Kommunikationen med närsamhället (steg 4) sker i huvudsak via stora nätverk som grundar sig i möten med andra ungdomsaktörer i Nacka (Nackapolarna, Mini Maria och de andra fritidsgårdarna i Nacka). Det finns ett bra nätverk inom fritidsgårdarna i Nacka. Kontakten med skolan försvåras av att många av de besökare man har går i utspridda skolor, viljan finns och man har börjat med att etablera kontakt med en av låg/mellanstadieskolorna, vilket kan bli bra på sikt då man har möjlighet att arbeta upp goda relationer till besökare och föräldrar. Det är uppenbarligen svårt att hitta arenor för kontinuerliga samtal med externa aktörer för att etablera föräldrakontakter med tanke på att språket kan vara ett hinder. Därför kan det externa samtalsklimatet inte bedömas vara öppet och förtroendefullt, vilket krävs på steg 5. Vi väljer därför som granskare att placera Glada Henkan på steg 4. Dock är det interna klimatet gott (steg 5), vilket stärks i personalenkäten där man tycker att man får den information som man behöver (100 procent hamnar på instämmer helt/till viss del). Man har dessutom valt att ha handledning inom den egna verksamheten. Ledningen och personalen vid Glada Henkan har placerat sig på steg 6. Som vi nämnt ovan når fritidsgården inte fullt ut steg 5. Vi bedömer inte heller att man når kriteriet att Fritidsgården erbjuder möjlighet till dialog med föräldrarna (steg 6). Föräldrarna inbjuds visserligen till verksamheten när det inträffar speciella händelser som kräver föräldrakontakt. Ett sådant exempel är Matfesten som är ett återkommande arrangemang och som enligt samtal med ledningen lockar ett 30 tal föräldrar och syskon. Vi blev också i samtal med personalen informerade om att alla föräldrar inte kan ta till sig informationen på grund av brister i det svenska språket. Vi vill som granskare ändå uppmuntra fritidsgården att fundera över hur man kan få ut mer information och en ökad dialog så att man når fler föräldrar. 10

12 Kompetens Procentuell andel anställda med fritidsledarutbildning eller annan likvärdig pedagogisk utbildning Antal dagar för kompetensutveckling per år och medarbetare 75 procent 6 På Glada Henkan har minst en tredjedel av gårdens medarbetare fritidsledareutbildning eller annan likvärdig eftergymnasial utbildning (steg 1) vilket styrks i intervjun med personalen som uppger att 33 procent har den utbildning som krävs i kriteriet. När det gäller den introduktion av nyanställda som krävs på steg 2 berättade personalen under intervjun om en veckas introduktion och om hur man hänvisas bl.a. till Styrpärm för Nackas Fritidsgårdar. Pärmen kvitteras när den nyanställde har läst den. Detta styrks även i intervjun med ledningen. Personalen som jobbar på Glada Henkan har sin huvudanställning där. Då räknas även vikarierande personal in, vilket betyder att man har en fast anställd och två vikarier. På Glada Henkan jobbar även tre timanställda på fast schema. Under steg 3, Fritidsgården har rutiner för uppföljning och återkoppling för nyanställda uppger personalen att detta sker för den som är nyanställd. Personal och ledning identifierar gemensamt under personalmöten och verksamhetsplaneringar hur verksamheten på Glada Henkan behöver utvecklas och försöker relatera utbildningar och kurser till detta underlag som dokumenteras av biträdande fritidsgårdschef som leder personalmöten och verksamhetsplaneringar enligt de svar vi fick med personal och ledning. Fritidsgårdens individuella kompetensutvecklingsplan sker i utvecklingssamtal (steg 3), dvs. i samtal mellan ledning och personal. Detta finns med som ett ansvar för ledningen i Styrpärm för Nackas fritidsgårdar och styrks också av samtal med både personal och ledning. För att nå steg 4 ska minst 50 procent av gårdens tillsvidareanställda medarbetare ha fritidsledarutbildning eller annan likvärdig eftergymnasial utbildning. I dagsläget är det en fast anställd och två vikarierande och med dessa anställda uppnår fritidsgården inte detta kriterium. Enligt vår bedömning får varje medarbetare kontinuerlig kompetensutveckling som verksamheten kräver (steg 4). På personalmöten och utvärderingar görs gemensamt mellan personal och ledning avstämningar av verksamheten för att man ska se vad som behöver tillföras i form av kompetensutveckling. Detta styrks av personalenkäten där samtliga i personalen instämmer till stor del i påståendet Jag får den kompetensutveckling som krävs för att nå målen för verksamheten. Fritidsgården klarar också det tredje kriteriet på steg 4, där det krävs att minst 75 procent av personalresursen består av anställda som har fritidsgården som sin huvudsysselsättning. Glada Henkans personal har till 100 procent sin huvudsysselsättning på fritidsgården. Glada Henkan har handledning regelbundet både i grupp och enskilt (steg 5). I intervjuerna framkommer även att man kan ta in personal med specialkompetens om det behövs i verksamheten. Eftersom man hösten 2013 börjat ett Jämnställdhetsintegreringsuppdrag för Nackas fritidsgårdar som delgetts oss granskare, har man nu också stöd i det gemensamma jämställdhetsarbetet av utbildare i kommunen. Det är också ett led i en kompetensutvecklingsinsats (steg 5). 11

13 Under intervjun med personalen framkommer att man använder den egna personalens specialkompetens (steg 6) såväl i den egna verksamheten och om en speciell kompetens behövs på en annan verksamhet kan man för tillfället byta personal. Den specialkompetens som finns på fritidsgårdarna i Nacka används vid gemensamma arrangemang: Detsamma gäller med de timanställda. Både ledning och personal har valt att placera sig på steg 7. Vi har placerat Glada Henkan på steg 3 utifrån att inte 50 procent av medarbetarna har fritidsledarutbildning eller annan likvärdig eftergymnasial utbildning och därför inte kommer vidare i Qualis-trappan. Däremot kan vi konstatera att om fritidsgården senare kommer att klara detta kriterium så har man goda möjligheter att direkt nå steg 6. Resursutnyttjande Utifrån den dokumentation som vi har fått tagit del av så ser vi att det finns en ekonomisk kontroll avseende intäkter och kostnader (steg 1) och vi kan också se att verksamheten är anpassad efter budgeten och därför är ekonomin i balans (steg 2). Ledningen svarar i Hurfrågorna att det ekonomiska läget gås igenom regelbundet på personalmötena och på APTträffar, vilket också bekräftas av personalen under intervjun med dem (steg 2). Den totala kontrollen över budgeten har ledningen, men när det kommer till den del som handlar om verksamhetsbudgeten så har fritidsgården metoder för att skapa delaktighet bland medarbetarna (steg 3) genom att tydliggöra rutiner gällande inköp samt genom att diskutera större inköp, syftet med inköpet och vad är det man önskar uppnå med det. Ledningen tycker, utifrån sina svar på Hur-frågorna att dessa rutiner gör att man når steg 4, där det krävs att alla medarbetare har fokus på och tillämpar metoder för god resurshantering. Vår bedömning som granskare är att dessa rutiner utgör en grund för steg 3, men inte räcker till för steg 4. Vi väljer därför att placera Glada Henkan på steg 3. Utifrån intervjun med personalen så får vi uppfattningen att de vet det de anser sig behöva veta om ekonomin och att de har stor tilltro till ledningens bedömning gällande ekonomin. De har inte varit i verksamheten tillräckligt länge för att känna att de har behov av att vara mer insatta. När man tittar på personalenkäten så har 67 procent av personalen valt alternativet instämmer till viss del på frågan om hur insatt man är i fritidsgårdens ekonomi. Däremot svarar man i personalenkäten att man är delaktig i fritidsgårdens utvecklings- och kvalitetsarbete, där 100 procent instämmer helt/till stor del. För att uppnå steg 4 anser vi att det behövs en kontinuitet över tid för att medarbetarna ska kunna bli insatta i verksamheten och för att de ska kunna se orsak och verkan kring metoder för god resurshantering (steg4). Först då kan man skapa metoder för hög kvalitet i förhållande till förutsättningar och insatta resurser (steg 5). Personalen har placerat Glada Henkan på steg 6 och ledningen har placerat sig på steg 7. 12

14 Nettoresultat enligt senaste bokslut Total årsbudget för verksamheten kr Kostnad per öppen timme exkl. lokaler. Totalkostnad för personal kr Totalkostnad för verksamheten (s k verksamhetspengar) Image Glada Henkans personal och ledning anser att bilden av verksamheten skapas av andra aktörer än av fritidsgården själv (steg 1) Här nämns ungdomarna, skolan, närområdet, media, samhälle och andra aktörer. Under samtalet med personalen framkommer det att det är svårt med kontakt med skolan, eftersom brukarna går i olika skolor. Den skola man har mest kontakt med är en låg- och mellanstadieskola i bostadsområdet. Man upplever dock kontakten som mest en envägskommunikation där fritidsgården är den som aktivt söker utbyte. Dock har det den här terminen varit lite lättare, eftersom en av personalen tidigare arbetat på skolan och naturligt har kontakter. Man nämner även att man ingår i olika nätverk och samverkar med olika aktörer i kommunen som jobbar med ungdomar typ Polarna Nacka, Mini Maria, skolorna och andra fritidsgårdar. Glada Henkan har en ganska liten besökargrupp som består i huvudsak av ungdomar från Henriksdalsberget. Detta innebär en familjär stämning där alla brukare har möjlighet att bli sedda och bekräftade. Många av brukarna har äldre syskon som varit brukare på gården tidigare. Vi fick möjligheten att träffa en förälder som berättade att alla hennes 4 döttrar har varit brukare på gården och hon känner sig helt trygg när hennes ungdomar varit där. Vi upplever i intervjun med brukarna att de som redan finns på gården ser det som ett attraktivt val, eftersom i stort sett samtliga av dem vi intervjuade är stammisar. Det styrks också i ungdomsenkäten på frågan Jag trivs bra på den här fritidsgården där 93 procent instämmer helt och 7 procent instämmer till stor del. På steg 2 krävs att fritidsgården är ett attraktivt val för målgruppen. Glada Henkan har en definierad målgrupp år. Som anges i Mål och uppdrag för fritisgårdsverksamhet i Nacka kommun har fritidsgården även satt mål för sin besöksfrekvens, 15 procent av målgruppen. Målgruppen utgörs av 303 individer. I sin verksamhetsplan för året 2013 har Glada Henkan även ett eget mål på minst 220 besök/vecka (minst 20 besökare i genomsnitt innan kl och minst 20 besökare i genomsnitt efter kl ). Av de kvantitativa talen framgår att man i genomsnitt har 21 besökare/dag vilket är betydligt mindre än det mål man har satt upp. Vi bedömer att Glada Henkan är ett attraktivt val för den gruppen brukare som besöker verksamheten idag. Glada Henkan använder sig av bl.a. av Facebook, Instagram, sms., affischering, samtal för att informera om sin verksamhet och marknadsföra sig själva (steg 3). Vi granskare har även tagit del av det Nyhetsbrev från fritidsgårdarna i Nacka som når ut till tjänstemän, politiker och andra aktörer i kommunen som jobbar med ungdomar. Under steg 4 Fritidsgården använder relevant kommunikationsteknik för att kommunicera med omvärlden och Fritidsgården utvecklar kontinuerligt metoder för att informera om sin verksamhet samt marknadsföra sig själva (steg 3) upplever vi att Glada Henkan aktivt 13

15 försöker utveckla metoder för att nå sina brukare. Detta stärks även i ungdomsenkäten, där 61 procent av brukarna instämmer helt i påståendet Jag får bra information om vad som händer på fritidsgården och 17 procent instämmer till stor del. Ett sätt att locka nya brukare och framförallt tjejer är att man på Facebook gjort grupper för tjejer rep. killar där man kan skriva olika förslag på verksamhet och aktiviteter efter behov och intresse. Det var även något som brukarna tog upp och redogjorde för under intervjun. Ledningen har valt att placera Glada Henkan på steg 4 och personalen har valt att placera sig på steg 5. Vi granskare har valt att placera dem på steg 3. Vi anser att Glada Henkan inte fullt ut når steg 2 på grund av den låga besöksfrekvensen men fullt ut når steg 3 och steg 4, varför vi gör en samlad bedömning och placerar dem på steg 3. Slutomdöme För att bli certifierad enligt Qualis kvalitetssäkringssystem krävs att fritidsgården når lägst steg 3 inom samtliga tio kvalitetsområden och minst 48 poäng totalt. Fritidsgården Glada Henkan når 62 poäng och blir därmed certifierad. Styrkor Trygghet och trivsel: Glada Henkan jobbar aktivt med värdegrundsorden Respekt, Tolerans, Solidaritet, det här kommer fram i både intervjuerna med besökare, ledning och personal. Dessutom gör sig orden påminda genom att de är uppmålade stort på en av väggarna i lokalen och blir då väldigt tydliga. Lokalerna som är mycket öppna och flexibla ger många möjligheter för att både ha aktiviteter i eller för att bara hänga i. Alla som kommer till Glada Henkan blir sedda och bekräftade, det råder en familjär stämning som vi tror förstärks av det låga besökarantalet i verksamheten. Delaktighet och inflytande: På Glada Henkan finns en vilja hos personal och ledning i att aktivt jobba med frågor som demokrati och inflytande. De prioriterar samtal för att göra brukarna aktiva i sitt val av deltagande i verksamheten. Det som vi ser att personal och ledning har att jobba vidare med under det här kriteriet är att tydliggöra för sig vad de lägger in för analyser av orden delaktighet och inflytande så att de mer metodiskt kan jobba med kriteriet. Den metod som man använder sig av är Speakers Corner där det finns tydligt dokumenterat hur dessa delaktighetsmöten går till, dessutom kunde de brukare som vi mötte i intervjun redogöra för hur mötes- och beslutsordning såg ut. Styrning och ledarskap: Det är väldigt tydligt för oss att se förtroendet mellan personal och ledning. Personalen uttrycker ett stort förtroende för ledningen och påpekar hur inbjudande ledningen är i att bjuda in till delaktighet och diskussioner kring verksamheten. Ledningen å andra sidan betonar vikten av ett gott samtalsklimat mellan sig och personalen, det är samtalet som för framåt. På frågan om hur man gör om man inte är ense i någon fråga på personalmötet så hävdar personalen att man inte har hamnat där utan hänvisar till att man löser frågor i 14

16 samförstånd, men att ledningen har det slutliga ordet. Dock har två av personalen vikariat och har bara varit i verksamheten från höstterminen och därför känns det som om man fortfarande är i en smekmånadsfas. Ett stort plus för Nacka som kommun är den Styrpärm som finns för verksamheten. Den är bra, tydlig och lätt att hitta i och något som personalen hänvisar till och uttrycker som en ryggrad att kunna hänvisa till. Förbättringsområden En attraktiv mötesplats: Glada Henkan ligger på Henriksdalsberget som tyvärr har ett oförtjänt dåligt rykte sedan gammalt. Brukarna vi pratade med upplever verksamheten som trygg och bra men säger samtidigt att det finns en bild av Glada Henkan som en otrygg plats. För att bryta detta mönster samverkar fritidgårdarna i Nacka för att synas i olika sammanhang. Kommunikation: Utifrån att Glada Henkan är placerad i ett område som är mångkulturellt så hör vi att arbetslaget tycker att det är av vikt att fundera över hur de skulle kunna sprida sin information till de boende i området. Vi ser att matfesterna är något som ligger, både föräldrar och personal, varmt om hjärtat. Det är ett återkommande inslag i verksamheten och som drar ett 30 tal besökare, både vuxna och barn. Vi ser även att det finns flera ingångar till ett gott samtalsklimat in i skolan och ser att ni försöker hitta en systematik i detta arbete. Kompetens: Här har det varit svårt för oss granskare att ta oss över steg 3 på Qualistrappan då den personal som jobbar i verksamheten är vikarier och inte erhåller tillsvidareanställningar. Vi tackar för givande dagar och för att ha blivit väl bemötta. Vi önskar er och er verksamhet stort lycka till i ert fortsatta kvalitetsarbete! Norrköping Linköping Britt-Marie Hallberg Maud Hallin Bilaga: Sammanställning av poäng 15

17 Qualis kvalitetssäkring fritidsgård - poängmatris Fritidsgård Glada Henkan Kvalitetsområden Faktor Steg Poäng A Trygghet och trivsel 2 x 10 B Delaktighet och inflytande 2 x 8 C Utveckling av självkänsla och identitet 2 x 8 D En attraktiv mötesplats 2 x 6 E Organisation 1 x 5 F Styrning och ledarskap 2 x 12 G Kommunikation 1 x 4 H Kompetens 1 x 3 I Resursutnyttjande 1 x 3 J Image 1 x 3 Poängsammanställning Villkor Glada Henkan 62 Certifiering - lägst 48 Alla delkriterier steg 3 eller högre Maxpoäng