Qualis Granskningsrapport

Transkript

1 Qualis Granskningsrapport Bredsands fritidsgård Sundsvall Granskning genomförd i oktober 2014 av Malin Grotherus och Jelena Kuzmanovic Q-Steps Kvalitetssäkring AB

2 Sammanfattning Bredsands fritidsgård ligger cirka sju kilometer söder om Sundsvalls centrum. I området bor sammanlagt personer varav drygt 13 procent är i åldern år. I närheten av fritidsgården finns det havsbad samt strövområde. Fritidsgården är på första plan i ett bostadsrättshus och är omringat av likadana hus. Bredsands fritidsgård har som uppdrag att arbeta med öppen fritidsverksamhet med inriktning på årskurs 6 och uppåt. Cirka 40 ungdomar per kväll besöker gården. Fritidsgården har öppet tre dagar i veckan, måndagar och onsdagar mellan och fredagar mellan Fritidsgården har även öppnat upp en dag extra för att erbjuda områdets tjejer en kväll som bara är till för dem, denna ligger på tisdagar. Lokalerna på fritidsgården är attraktiva och ändamålseniga för verksamheten. Genom öppen demokrati har besökarna möjlighet att påverka sin verksamhet genom att aktivt välja vad de vill göra. Det är ungdomarnas engagemang och personalens vilja att hjälpa till som bygger upp fritidsgården och dess aktivitetsutbud. Verksamheten drivs av en föreståndare och den befintliga personalgruppen. Denna består av en heltidsanställd fritidsledare, en 50 procent ingenjörsstuderande samt en fritidsledare som har 15 h/vecka på fritidsgården och resterande arbetstid förlagd till fackliga uppdrag. För verksamheten ansvarar en fritidsgårdschef. Fritidsgården har arbetat med Qualis kvalitetssäkringssystem sedan år Det är första gången som fritidsgården blir externt granskad. Vid denna granskning uppnår Bredsands fritidsgård 62 poäng av 105 möjliga. För att bli certifierad ska verksamheten nå minst steg 3 inom alla tio kvalitetsområden samt minst 48 poäng. Bredsands fritidsgård blir därmed certifierad enligt Qualis kvalitetssäkringssystem. Bredsands fritidsgård är en mötesplats som håller god kvalitet. Personalgruppen är välkomnande, kompetent och engagerad. Lokalerna är genomgående trivsamma och fräscha och görs om då behov finns. Personalen arbetar aktivt för att nå de ungdomar som bor i närområdet och deltar i lokala nätverk. Ett övergripande förbättringsområde för fritidsgården är att utveckla metoder för utvärdering och dokumentation. Bredsands fritidsgård - en kort presentation Bredsands fritidsgård tillhör enheten Kultur & Fritid, ungdomsavdelningen. Fritidsgården besöks dagligen av cirka 40 ungdomar. Verksamhetens öppettider är: Måndagar Tisdagar Onsdagar Fredagar Fritidsgårdens lokaler är ändamålsdugliga och sträcker sig över markplan samt källarplan. De fasta aktiviteterna som erbjuds är fussball, FIFA, dator, biljard, schack, pingis samt myshörnor. Utemiljön är präglad av höghus som innehar bostadsrätter samt en stor parkering. På kvällstid är platserna runt fritidsgården väl upplysta. Fritidsgården öppnades år 1986 och 1

3 bedrivs av en föreståndare som heter Johanna Andersson och en personalgrupp. Föreståndarens chef ansvarar för ungdomsavdelningen i hela Sundsvall. Profileringen och ledorden som genomsyrar verksamheten är integration och expressivitet. Genomförandet av granskningen Fritidsgårdens alla arbetslag och ledningen har före vårt besök genomfört en självvärdering av Qualis kvalitetskriterier inom tio kvalitetsområden. Ledningen har lämnat en skriftlig redovisning av hur arbetet bedrivs inom de tio områdena samt vilka utvärderings- och förbättringsmetoder fritidsgården använder sig av. Ledningen har även kompletterat med planer och rapporter för att belysa verksamhetens kvalitet. Dessutom har kvantitativa tal redovisats inom kvalitetsområdena Organisation, Kompetens och Resursutnyttjande. Bland de utvärderingsmetoder som fritidsgården har använt är Qualisenkäter till ungdomar och personal. Svarsfrekvensen för ungdomarna är omkring 30 procent. Den låga svarsfrekvensen förklaras av att enkäten bara fanns tillgänglig att besvara en dryg vecka. Ytterligare en förklaring är att enkäten varit svårläst för flera besökare då den enbart finns tillgänglig på svenska. Personal har behövt finnas tillgänglig för att översätta och tolka frågor, vilket gjort att besvarandet tagit lång tid. Det låga antalet respondenter gör att vi granskare behöver använda ungdomsenkäten med försiktighet genom rapporten. Av fritidsgårdens fyra personal har samtliga svarat. Vi har vi tagit del av allt material i god tid innan besöket. Granskningen på plats har skett i form av att vi externa granskare har tillbringat en och en halv dag i verksamheten. Vi har besökt fritidsgårdens öppna verksamhet och intervjuat två grupper av ungdomar, personal och ledning. Vid verksamhetsbesöket fanns inga tjejer på plats på fritidsgården vid intervjutillfällena, vi har därför begärt och tagit del av en skriftlig intervju från en tjejkväll i efterhand. Nedan redovisas resultatet av arbetslagens och ledningens självvärdering. Längst till höger i tabellen redovisas den bedömning som vi granskare har gjort. Självvärdering Personal/arbetslag Självvärdering Enhetschef/ledningsgrupp Kvalitetsområde A. Trygghet och trivsel B. Delaktighet och inflytande C. Utveckling av självkänsla och identitet D. En attraktiv mötesplats E. Organisation F. Styrning och ledarskap G. Kommunikation H. Kompetens I. Resursutnyttjande J. Image Extern värdering granskare 2

4 Kvantitativa tal Antal besökare eftermiddag - Antal besökare kväll Andel tjejer respektive killar Flickor 35 procent och pojkar 65 procent Antal besök per personal eftermiddag - Antal besök per personal kväll 13,3 Antal ungdomar i närområdet Antal öppet timmar för verksamheten Procentuell andel anställda med fritidsledarutbildning eller annan likvärdig pedagogisk utbildning Genomsnittlig sjukfrånvaro per år i procent (Räknat från föregående år). Antal långtids sjukskrivna personer. (Mer än 90 dagar.) - Antal dagar för kompetensutveckling per år och medarbetare Mellan år 309 st 20,5 h 50 procent 2 procent Nettoresultat enligt senaste bokslut Total årsbudget för verksamheten Kostnad per öppen timme exkl. lokaler. - Totalkostnad för personal Totalkostnad för verksamheten (s k verksamhetspengar) Minst 4 + pengar för varje personal Verksamhetens kvalitet inom tio områden Trygghet och trivsel Andel tjejer respektive killar 20/80 Fritidsgården är en mötesplats som byggdes år Så fort vi stiger in på fritidsgården möts vi av närvarande fritidsledare som välkomnar besökarna. På den stora anslagstavlan som är placerad mittemot ingången finns fritidsgårdens regler och förhållningssätt uppskrivna på svenska och arabiska. Dessa accepteras av ungdomarna enligt personalgruppen, det kan även avläsas i ungdomsenkäten där 82 procent instämmer helt i att det finns tydliga regler på fritidsgården. Likaså svarade 73 procent att de instämmer helt i att de följer reglerna på fritidsgården. Ungdomarna har en gång i tiden, då fritidsgården öppnade, varit med och utformat gårdsreglerna. I den egna verksamhetsplanen har personalgruppen satt upp mål för jämn könsfördelning (40/60). Alla Sundsvalls fritidsgårdar har implementerat en så kallad jämställdhetsrond som alla verksamheterna skall följa. Enligt denna skall verksamheterna klara av ett visst antal uppsatta mål för att anses vara jämställd. Detta gör att fritidsgården klarar steg 1. Fritidsgården är trivsam och trygg vilket styrks av ungdomsenkäten samt vid platsintervjuerna med ungdomarna. På frågan om de känner sig trygga på fritidsgården svarade 73 procent instämmer helt och resterande svarade instämmer till stor del. Personalen reagerar och agerar mot kränkande beteende och diskriminering. I ungdomsenkäten finns det ett påstående om ungdomarna ser personalen som goda förebilder och en respondent svarade instämmer till viss del och en svarade ingen åsikt. Resterande svarade de två positiva 3

5 svarsalternativen instämmer helt och instämmer till stor del. Detta gör att verksamheten klarar steg 2. Personalgruppen har utformat olika handlingsplaner mot mobbning, alkohol och narkotika samt en likabehandlingsplan som efterföljs och är väl förankrad i verksamheten (steg 3). Detta besvaras i personalenkäten med det finns dokumenterade handlingsplaner för fritidsgården som jag känner till och följer där 50 procent svarade instämmer helt och 50 procent svarade instämmer till stor del. Värdegrunden på ungdomsavdelningen är baserad på Qualiskriterierna. Rutiner för att hantera lagbrott finns och likaså handlingsplan för likabehandling och jämställdhet som är förankrad och efterföljs. Mål för en jämn könsfördelning har satts och både mäts och följs upp. Detta gör att fritidsgården klarar steg 3 i Qualistrappan. Personalgruppen arbetar mycket med att göra fritidsgården trygg och trivsam. Detta görs genom kontinuerliga uppfräschningar för att skapa en hel, ren och snygg fritisgård som attraherar målgruppen. En annan metod är att möta ungdomen här och nu och fånga upp tankar och idéer som rör fritidsgårdens utformning. De dokumenterade metoderna finns även presenterade i verksamhetsberättelsen (steg 4). Personalen som arbetar på Bredsands fritidsgård anses som goda förebilder vilket kan påvisas av enkätundersökningen där 73 procent av ungdomarna håller med om detta helt och hållet. Även vid intervjutillfället säger ungdomarna att personalen är öppna, positiva och pratvilliga om det behövs. I det dagliga arbetet med jämställdhet och hur medarbetarna skall anses vara trygga förebilder arbetar personalen med att skifta roller i aktiviteter som är stereotypt manliga eller kvinnliga. Den manliga personalen kan lika väl ställa sig och baka som att gå in i hobbyverkstaden och pyssla. Både personalgrupp och ledning har placerat sig på steg 5 i Qualistrappan (Medarbetarnas bemötande och förhållningssätt bygger på tillit och förtroende. Medarbetarna är förebilder i arbetet med jämställdhet. Det finns förankrade dokumenterade och förankrade metoder för att skapa en jämställd fritidsgård). Vi granskare placerar fritidsgården på steg 4 (Det finns dokumenterade och förankrade metoder för att skapa trygghet och trivsel). Vi bedömer att fritidsgården delvis jobbar med steg 5. Alla fritidsgårdar i Sundsvall jobbar idag med en jämställdhetsrond, på Bredsand har dock inte all personal tagit del av denna. Metoder för att jobba med en jämställd fritidsgård är därför inte förankrade i hela personalgruppen. Under intervjun kan personalen berätta om hur de jobbar med jämställdhet. Ett förbättringsområde är att genom dokumentation göra dessa än mer tydliga. För att sedan nå steg 6 bör fritidsgården uppnå sina mål vad gäller könsfördelningen (40/60) samt lägga tid på att diskutera den gemensamma värdegrunden. Det framkommer att personalen arbetar utifrån gemensamma värden, dock saknas samlad medvetenhet om ungdomsavdelningens gemensamma värdegrund och hur den präglar arbetet på den egna fritidsgården. Delaktighet och inflytande Bredsands fritidsgård erbjuder områdets ungdomar en plats att mötas och umgås. De ungdomar vi träffar under platsbesöket berättar för oss att de känner sig fria att vara delaktiga i verksamheten. Flera beskriver exempelvis hur de varit med och arrangerat turneringar och att de blir tillfrågade av personalen när nya spel ska köpas in (steg 1 och 2). 4

6 Personalen berättar att de arbetar med öppen demokrati i öppen verksamhet för att skapa delaktighet hos ungdomarna. De strävar efter att möta ungdomarna här och nu och tycker att det är viktigt att ge besökarna snabb återkoppling. Deras tankesätt säger att det som är aktuellt idag kan för en ungdom vara ointressant och passé om en vecka, därför är det viktigt att personalen har förmågan att fånga upp det som sägs i den öppna verksamheten. Som komplement till denna metod finns en förslagslåda på fritidsgården, denna används inte särskilt mycket men finns för dem som vill framföra något men som inte vill eller vågar berätta detta muntligt. Även föreståndaren vittnar om att personalens främsta metod för att skapa delaktighet och för att coacha till medvetna val är att möta ungdomarna där de befinner sig, att hörsamma och plocka upp idéer och tankar. För att få ungdomarna medvetna om vad delaktighet och inflytande på fritidsgården innebär involveras ungdomarna i diskussioner om inköp och vad olika utflykter kostar (steg 3). I ungdomsenkäten instämmer 36 procent helt i påståendet jag har möjlighet att påverka vad som händer på fritidsgården, 18 procent instämmer till stor del, 18 procent instämmer till viss del och 27 procent anger vet ej/ingen åsikt. Personalen beskriver att de arbetar för att tjejer och killar ska ta för sig av verksamheten i lika hög grad. De tycker att de tjejer som idag besöker fritidsgården vågar och tar mer plats än de sett i tidigare generationer. I ungdomsenkäten instämmer samtliga respondenter i de positiva svarsalternativen på påståendet jag tycker att tjejer och killar har samma förutsättningar på den här fritidsgården (steg 4). Föreståndaren berättar att det i kommunen finns ett demokratiråd där representanter från alla fritidsgårdar kan delta. Hon berättar att detta dock ej spridit sig till Bredsand, ungdomarna har helt enkelt inte visat intresse. Vid intervjuerna visar det sig att de yngre besökarna vi pratar med är nöjda med hur mycket de får påverka, de äldre uttrycker dock intresse och vilja att få påverka mer. Svaren från ungdomsenkät och intervjuer visar att detta är ett område fritidsgården kan förbättra. Personal och ledning har placerat sig på steg 4 i matrisen. Även vi granskare bedömer att fritidsgården befinner sig på steg 4. (Ungdomarna skapar och driver egna aktiviteter. Tjejer och killar upplever i lika hög grad att de kan vara med och påverka det som händer på fritidsgården). För att nå nästa steg i trappan krävs att fritidsgården provar och utvecklar fler metoder inom demokratiskapande. Dessutom krävs att metoder för att skapa en jämställd fritidsgård förankras. Utveckling av självkänsla och identitet För att arbeta med ungdomarnas självkänsla och identitet krävs det att personalen visar intresse för alla besökare. Ungdomarna ges möjligheten att hitta sig själva genom samtal med personalen. På en fråga i ungdomsenkäten svarade 55 procent att de instämmer helt i påståendet jag blir sedd och bekräftad för den jag är på fritidsgården och 36 procent svarade att de instämmer till stor del (steg 1). Personalgruppen försöker även uppmuntra ungdomarna till att välja någon aktivitet som de vanligtvis inte skulle ha valt. I intervjun med ungdomarna berättades att de besökt Gröna Lund och kört go-kart, vilket de kanske inte hade haft möjlighet att göra utanför fritidsgårdens 5

7 verksamhet. Personalgruppen uppmuntrar ungdomarna till att hitta egna verktyg för att uppnå de individuella mål som ungdomen satt upp. Ungdomarna påvisar själva i intervjun att de känner att det har hänt något med självkänslan under tiden de varit på fritidsgården. Metoderna för att arbeta med ungdomarnas självkänsla och identitet är således närvaron och samtalet (steg 2). Genom att ge ungdomarna ansvaret för att planera, strukturera och genomföra olika aktiviteter stärker personalen deras självkänsla och identitet. Vid en större planerad aktivitet åkte personal och ungdomar till Åre där personalen delade in ungdomarna i grupper. Tjejerna vågade sig på att åka den svarta backen medan killarna åkte den lättare varianten. Detta gjorde att tjejerna växte med utmaningen. Likaså när ungdomarna skall sätta upp tält, hugga ved etc. uppmuntras tjejerna att vara delaktiga och att ta plats. Personalgruppen påvisar att tjejerna som besöker gården tar för sig i verksamheten och i situationerna (steg 3). Sambandet mellan ungdomarnas identitetsutveckling och de erbjudna aktiviteterna blir tydligt i de individuella mötena. Det är vid dessa möten som det framkommer att både personal och ungdomarna lyckas. Under intervjun pratade personalen gärna om de gånger då de ansåg att ungdomarna bröt mot traditionella könsmönster i de erbjudna aktiviteterna. Deras utgångspunkt är att all verksamhet är till för samtliga besökare. 43 procent av respondenterna i ungdomsenkäten svarade att de instämmer helt i att de har lärt sig något nytt på fritidsgården och 27 procent svarade att det instämmer till stor del (steg 4). Att låta ungdomarna själva organisera och leda olika aktiviteter på gården gör att de får känsla av framgång. På Bredsands fritidsgård erbjuds även läxhjälp i matematik och teknik. Vid dessa möten får personalen reda på om en besökare lyckats med sina skoluppgifter eller tentamen. Metoderna för att skapa en jämställd fritidsgård är att få med tjejerna, att uppmuntra dem och att samtala med dem. När aktiviteter erbjuds tänker personalen igenom huruvida det fungerar för båda könen. Fritidsgården har en besöksgrupp som domineras av killar. Majoriteten av besökarna, och de boende ungdomarna i området, har föräldrar med utländsk härkomst eller är själva födda utomlands. Många boende i området är nyanlända till Sverige. Personalen har märkt att flera i området saknar erfarenhet av att gå på fritidsgård för att de inte mött en sådan verksamhet tidigare. Personalen tror att detta påverkar tjejer i området mer än killarna. Därför har de sett behovet av att tidvis öppna upp fritidsgården för enbart tjejer, just nu erbjuder gården därför tjejkvällar på tisdagar. Till hjälp har fritidsgården anställt en ung kvinna som bor i området. Hon har informerat om fritidsgården och söker upp tjejer och visar dem verksamheten. Många av dessa tjejer får inte komma till fritidsgården om där finns killar och detta har accepterats av killarna som besöker gården de andra dagarna. Att anställa en eldsjäl från området har gjort att tjejerna kommer till fritidsgården och känner sig trygga där och då. Förhoppningen är att tjejerna skall besöka de övriga öppningskvällarna också, vilket har gett visst resultat då personalen märker att det är fler tjejer som besöker fritidgården på fredagarna. En fråga i ungdomsenkäten innehåller påståendet jag upplever att jag har fått stärkt självkänsla sedan jag började besöka fritidsgården där 45 procent instämmer helt, 18 procent instämmer till stor del, 9 procent instämmer till viss del och 27 procent har ingen åsikt. Personalgruppen och ledningen har placerat sig på steg 6 (Fritidsgården identifierar ungdomarnas individuella behov för att arbeta med deras självkänsla och identitet. Killar och tjejer kan utveckla sin identitet utan att begränsas av könsmönster). Vi bedömer att 6

8 fritidsgården befinner sig på steg 4 (Det finns en tydlig koppling mellan metoder och ungdomars självkänsla och identitet). Vi anser att detta är ett starkt område på Bredsands fritidsgård. Anledningen till att placeringen stannar på steg 4 är såsom i övriga huvudprocesser att förankrade metoder för att skapa en jämställd fritidsgård behöver arbetas fram för att nå steg 5 (Fritidsgården tillämpar metoder som leder till att ungdomar formulerar sina mål och får känslan av framgång. Det finns förankrade metoder för att skapa en jämställd fritidsgård). Då detta är uppnått ser vi granskare att Bredsand befinner sig på steg 6 inom detta område. En attraktiv mötesplats Bredsands fritidsgård ligger i nedre botten i ett bostadshus. I området finns främst lägenhetshus. Platsen är väl upplyst på kvällstid. I området bor ungdomar och familjer med ursprung från flera olika länder och på fritidsgården möts ungdomar med olika språk, kultur och religion. Områdets karaktär gör att personalen ser det som givet att jobba med integration som ledord. Lokalerna är öppna, trivsamma och fräscha. Utformningen av aktiviteter och lokaler är gjord så att både ungdomar och personal kan ha överblick över vad som sker på gården. I ungdomsenkäten svarar 64 procent att de instämmer helt i att fritidsgårdens lokaler är trivsamma, 27 procent instämmer till stor del och 9 procent till viss del. Fritidsgården erbjuder aktiviteter och verksamheten är anpassad till den definierade målgruppen (steg 1 och 2). Personalen berättar att de skapar ett så brett utbud de kan med hänsyn till lokaler och närområde. De utnyttjar naturen med bland annat bad vid den närliggande stranden. Inne på fritidsgården står allt material framme och upplevelsen är att ungdomarna är måna om att ta hand om fritidsgårdens saker. Vid behov görs lokaler om, vilket vid vårt besök precis skett på nedre plan. Personalen menar att det är viktigt att miljön är fräsch, ren och snygg vilket vi granskare verkligen tycker att gården är (steg 3). Fritidsgården har satt mål för sin besöksfrekvens och når dessa. Personalen berättar att de i dagsläget inte vill höja sina satta mål på grund av lokalernas storlek. I dagsläget har de ett 40- tal besökare på fredagar, på veckodagar är antalet färre, detta antal är enligt personalen max för att garantera trygghet och en god miljö. Öppettider diskuteras kontinuerligt med besökarna. Exempelvis är den extra öppna kvällen för tjejer ett resultat av ungdomarnas önskemål (steg 4). Under ungdomsintervjuerna framkom önskan att gården skulle hålla öppet alla dagar i veckan. Fritidsgården har metoder för att göra mötesplatsen attraktiv, bland dessa finns att hålla lokaler fräscha, att erbjuda ett varierat utbud och kompetent personal. Huruvida placeringen av fritidsgården är optimal eller ej råder det delad mening om mellan personalgrupp och föreståndare. Att gården ligger i ett bostadsområde har skapat visst missnöje från grannar. Föreståndaren menar dock att dessa konflikter nu är lösta och att gårdens läge i området är bra. I sin självvärdering har personalgruppen placerat sig på steg 5, föreståndaren på steg 6. Vi granskare bedömer att fritidsgården befinner sig på steg 4 (Fritidsgården har en hög besöksfrekvens i förhållande till uppsatta mål och förutsättningar. Fritidsgården följer upp öppettiderna i relation till ungdomarnas behov och önskemål). Vi granskare ser att delar av 7

9 steg 5 är uppfyllt, dock behövs liksom i övriga huvudprocesser att metoder för att skapa en jämställd fritidsgård dokumenteras och förankras i hela personalgruppen för att man ska kunna nå vidare. Organisation Genomsnittlig sjukfrånvaro per år i procent (Räknat från föregående år). Antal långtidssjukskrivna personer. (Mer än 90 dagar.) - 2 % Antal besök per personal kväll st Verksamheten arbetar utifrån ett gemensamt, kommunalt uppdrag som finns presenterat i verksamhetsplanen. Samtliga i personalgruppen tar ansvar för den dagliga verksamheten genom en gemensam överenskommelse om vem som gör vad (steg 1). Uppdraget som fritidsgården arbetar utifrån är grunden för de gemensamma, befintliga målen. Dessa diskuteras tillsammans i personalgruppen och på så sätt får samtliga i personalen kännedom om dem. Fritidsgården har dokumenterade rutiner och dessa finns i verksamhetsplanen så att samtliga i personalgruppen och timanställda kan ta del av dem. De gemensamma mötena sker en gång varannan vecka. Enligt personalen är detta fullt tillräckligt med mötestid (steg 2). Organisationens ansvar och befogenheter är tydliga enligt både föreståndaren och personalgruppen. Detta kan även avläsas i personalenkäten, där 75 procent instämmer helt i påståendet att organisationen är tydlig avseende ansvar och befogenheter och 25 procent svarade instämmer till stor del. Verksamhetsansvaret har delats upp i gruppen, dock blir det oftast den som är heltidsanställd som får ta ett större ansvar vid inköp mm. Är det något som skall beslutas lyfter personalgruppen det tillsammans så att alla kan komma till tals. Sedan tas ett gemensamt beslut. Skulle personalgruppen i något fall vara oense om ett beslut så är det föreståndarens yttersta ansvar att ta beslutet. Dock är den befintliga personalgruppen självgående och van vid att ta beslut utan att chef tillfrågas. Detta är ett invant system som anammats från föregående chef (steg 3). Alla medarbetare tar ansvar för att utveckla den dagliga verksamheten och det följs upp genom verksamhetsberättelsen samt vid årsslutet. Vid dessa tillfällen är det lättare att se efter om någon misslyckats med att uppfylla uppdragets mål och/eller beter sig på ett oprofessionellt sätt. För att följa upp det dagliga arbetet i verksamheten, skriver personalen dagbok, för att uppmärksamma vad som sker på fritidsgården men även för att sätta ord på dialogen mellan personal och ungdomar (steg 4). I personalgruppen får alla komma till tals, ta plats, vara lyhörda och föra diskussioner om olika saker och händelser. Detta är en viktig del för att få gruppen att känna teamkänsla. Föreståndaren tycker även att det är viktigt att kolla hur personalen mår samt att ha roliga möten tillsammans så som fikastunder, personalfester etc. I personalenkäten har hälften svarat att de instämmer helt och hälften har svarat instämmer till stor del i påståendet om personalgruppen har ett bra lagarbete. Vid personalintervjun nämndes det att stämningen är 8

10 god i gruppen och att medarbetarna är nöjda, mycket på grund av den öppna kommunikationen som råder i verksamheten (steg 5). Både personalgruppen och ledningen har placerat sig på steg 5 (Samarbetet i personalgruppen fungerar väl. Det finns en teamkänsla). Detta har även vi som granskare valt att göra. Vi kan avläsa i enkäten och genom intervjuer att personalen har kunskap om uppdraget, samsyn kring målfrågor mm. Vid intervjutillfället kunde vi granskare se att de styrdokument som finns framtagna för Sundsvalls fritidsgårdar sällan diskuteras och appliceras på den egna verksamheten. För att nå steg 6 (Alla medarbetare i fritidsgården kan omvandla uppdraget till verksamhetens utveckling) krävs att all personal är medvetna om och inlästa i dokumentationen som rör verksamheten. Styrning och ledarskap Bredsands fritidsgård styrs av ett uppdrag. Mål för verksamheten sätts av Ungdomsavdelningen och bryts ned till lokal nivå av personalgruppen tillsammans med föreståndaren under mötestid, dessa finns specificerade i verksamhetsplanen (steg 2). Föreståndaren är relativt ny på sin post. Hon beskriver personalgruppen som van att arbeta med ett stort eget ansvar och ser att detta har både fördelar och nackdelar. Fördelarna är en stark grupp som känner varandra väl, som är kompetenta och som tar ansvar för varandra och för verksamheten. Dessa sidor vill föreståndaren odla vidare och i sitt ledarskap ger hon gruppen frihet och ansvar. Detta vittnar även personalgruppen om under intervjun (steg 3). En nackdel är att gruppen blivit så pass självständig att de inte alltid tar del av det utvecklingsarbete som sker övergripande för alla fritidsgårdar i Sundsvall. Detta bottnar även i hur fritidsgårdens bemanning ser ut, med enbart en heltidsanställd uttrycker både personal och föreståndare att det svårt att hinna med att implementera styrdokument och nya rutiner som kommer uppifrån. Resultatet av detta är att hela personalgruppen sällan hinner ta del av arbetet med exempelvis jämställdhetsrond, med dokumentation och utvärdering. Föreståndaren berättar att en nyrekrytering av en heltidstjänst till Bredsands fritidsgård är aktuell just nu, bland annat för att frigöra mer tid till att jobba med dessa bitar i verksamheten. Under intervjun med personalen uttrycks att det är svårt att uttala sig om hennes ledarskap för att allt just nu är nytt. Gruppen delar dock en känsla av att föreståndaren har en plan, en struktur och ett tänk framåt som de ser som positivt. De har alla haft medarbetarsamtal det senaste året. Gruppen känner även till kommunhälsan som de vet att de kan vända sig till vid behov av experthjälp (steg 3). I personalenkäten instämmer 75 procent helt och 25 procent instämmer till stor del i att ledarskapet skapar delaktighet och förtroende. 25 procent instämmer helt och 75 procent instämmer till stor del i att fritidsgården har en kontinuerlig utvärdering av målen för fritidsgården. Föreståndaren berättar att hennes metod för att hålla en kontinuerlig uppföljning av verksamhetsmålen är att under årets gång kolla av verksamhetsplanen och markera målen med färgerna grönt, gult eller rött. Detta visar tydligt om något mål glömts bort eller om något behöver revideras. Tillsammans med hela personalgruppen görs en halvårscheck av verksamhetsplanen, samt en större årlig utvärdering (steg 4). Personalgruppen har placerat fritidsgården på steg 4 (Ledarskapet är tydligt och strategiskt. Fritidsgårdens verksamhetsmål följs upp och utvärderas) i Qualistrappan, ledningen på steg 5 9

11 (Ledarskapet stimulerar individuell utveckling för varje medarbetare). Vi bedömer att verksamheten befinner sig på steg 4. I dagsläget uttrycker personalgruppen att det är svårt att uttala sig om huruvida ledarskapet stimulerar individuell utveckling för varje medarbetare, detta för att föreståndaren är så pass nytillsatt. Vi delar denna uppfattning. Om ledarskapet fortsätter på denna positiva bana är det dock en tidsfråga innan nästa steg i matrisen nås. Kommunikation Den interna informationen finns tillgänglig för samtliga i personalgruppen och kan hittas på det gemensamma intranätet. Likaså sker en del av kommunikationen via mejl, telefonkontakt samt på möten (steg 1). Information som rör fritidsgården finns via hemsida, Facebook, affischer samt i den dagliga dialogen med ungdomarna. I ungdomsenkäten svarade 36 procent att det får information via Facebook och 64 procent svarade via kompisar. Detta kunde vi även ta del av vid intervjutillfället där ungdomarna berättade att de flesta gångerna får de information från personalen direkt på plats (steg 2). Även föräldrarna kan ta del av informationen som handlar om fritidsgården och denna har de tillgång till på Facebook, den egna hemsidan, den kommunala hemsidan samt affischerna som hängs upp runt i området. Den fysiska kontakten mellan föräldrar och fritidsledarna kan även ske via besök på fritidsgården eller i skolan där fritidsledarna ibland befinner sig. Fritidsgårdens primära informationskanal är sociala medier, dock saknas rutiner för hur denna kanal utnyttjas och föreståndaren uttrycker en önskan att fler i personalgruppen skulle använda sig av sociala medier för att sprida aktuell information (steg 3). För att främja ett gott samtalsklimat både internt och externt tillämpar personalgruppen öppenhet, rakhet, tillit och humor. I personalgruppen peppar och stöttar de varandra samt utvärderar situationer som är av betydelse. I Bredsand finns det en befintlig samverkansgrupp som innefattar polis, kyrka, skola, din bostad och socialtjänst som har ett nära samarbete med fritidsgårdens personal. En gång per månad samlas fritidledarna på ett gemensamt, kommunövergripande möte där olika saker lyfts som rör fritidsgårdsverksamheterna. Bredsands fritidsgårds personalgrupp är även behjälplig med sommarjobb för ungdomarna i området och förmedlar dessa till mataffären, förskolan, campingplatsen etc. (steg 4). Utöver gemensamma möten för fritidsledare i kommunen sker även föreståndarmöten varannan vecka. I båda forumen öppnar man upp portarna för ett samarbete över gränserna, mellan gårdarna. Detta samarbete resulterar ofta i att det på loven arrangeras gemensamma aktiviteter. Möjligheten för föräldrarna att öppna upp en dialog med personalen är möjlig. De finns tillgängliga på hemsidor, sociala medier, i skolan och inte minst på plats i verksamheten. Både personal och ledning har placerat sig på steg 5, (Det interna och externa samtalsklimatet är öppet och förtroendefullt. Fritidsgården erbjuder möjlighet till dialog med föräldrarna) vi följer deras bedömning genom att placera dem på samma steg. Vi anser att informationskanaler finns och fungerar, ett förbättringsområde är dock att finna rutiner och metoder för att kanalerna kan användas mer, av ungdomar och föräldrar men främst av samtliga i personalgruppen. 10

12 Kompetens Procentuell andel anställda med fritidsledarutbildning eller annan likvärdig pedagogisk utbildning Antal dagar för kompetensutveckling per år och medarbetare 50 procent 4 + pengar för varje personal På Bredsands fritidsgård finns en heltidsanställd utbildad fritidsledare, en halvtidsanställd samt en anställd som arbetar fackligt och som har 15 h schemalagd tid på fritidsgården. Föreståndaren delar sin tid mellan Bredsand och ytterligare en fritidsgård. Utöver de fasta tjänsterna finns tre timanställda som arbetar på tjejkvällarna och vid behov. Bland personalen finns både män och kvinnor (steg 1-3). Vid nyanställning erbjuds en medarbetarintroduktionsdag centralt i kommunen. Föreståndaren är ansvarig för att introduktion sker och följs upp på arbetsplatsen samt att relevanta mål och styrdokument gås igenom. Alla som är anställda inom fritidsgårdarna har en enskild summa pengar att använda till fortbildning, här finns ofta utrymme för den anställda att själv önska och välja område att få kunskap inom. Viss fortbildning sker gemensamt för kommunens alla medarbetare inom fritidsgårdarna (steg 3). Under intervjun med föreståndaren får vi veta att alla som är timanställda inom fritidsgårdarna får utbildning där Qualis, fritidsgårdens förhållningssätt mm. presenteras. Föreståndaren berättar att hon tycker att det är viktigt att involvera timledarna i utvecklingsarbetet. Inom verksamheten informeras om personalens utbildningar och nyvunna kunskaper på APT. Personalen berättar att de är medvetna om att de kan vända sig till kommunhälsan vid behov av stöd och hjälp. I personalenkäten instämmer 50 procent helt i att de får den kompetensutveckling som krävs för att målen för verksamheten nås, 50 procent instämmer till stor del. Fritidsgården är i skrivande stund i en rekryteringsprocess, den utlysta tjänsten är en heltidsanställning som skall ersätta den nuvarande halvtidsanställningen. Föreståndarens förhoppning är att denna omställning kan ge verksamheten mer kontinuitet och mer tid för bland annat dokumentation och förbättringsarbete. Både personalgrupp och ledning har placerat fritidsgården på steg 3 i matrisen (Fritidsgården har rutiner för uppföljning och återkoppling för nyanställda. Fritidsgården har en gemensam kompetensutvecklingsplan. Medarbetarna har individuella kompetensutvecklingsplaner som bygger på utvecklingssamtal). Även vi granskare placerar Bredsands fritidsgården på steg 3. Vi anser att fritidsgården arbetar med mycket av det som benämns i de högre stegen. För att nå högre krävs dock att minst 75 procent av personalresursen består av anställda som har fritidsgården som sin huvudsysselsättning. 11

13 Resursutnyttjande Nettoresultat enligt senaste bokslut kr Total årsbudget för verksamheten kr Kostnad per öppen timme exkl. lokaler. - Totalkostnad för personal kr Totalkostnad för verksamheten (s k kr verksamhetspengar) Som tidigare nämnts är personalgruppen invanda vid att vara självgående och att ha egen kontroll. Detta gäller även förståelsen för verksamhetens resurshantering. Personalen som arbetar planerar efter budgeten och hushållar med budgeten för verksamheten. Det övergripande ansvaret har dock föreståndaren (steg 1). Verksamheten visar ett minusresultat ( kr) i årsbudgeten. Anledningen till detta var bland annat att fjolårets sommarverksamhet kostade mer än planerat samt att vikariekostnader varit höga. Bokslutet blev dock godkänt av föregående föreståndare. Likaså drabbades verksamhetens budget av att dåvarande chef skulle gå i pension. För att anpassa verksamheten utifrån den befintliga budgeten kollar personalen kontinuerligt hur mycket verksamhetspengar de har och gör upp en plan utefter detta. I vissa fall söker fritidsgården extra pengar från fonder för att avlasta budgeten och ibland försöker de hitta samarbetspartners för att dela/minska kostnaderna. Budgeten tas upp på de gemensamma APT-mötena, den kan även följas via ett datasystem för ekonomi som heter BEST (steg 2). Programmet möjliggör att på ett enkelt sätt följa det ekonomiska läget månad för månad eller år för år. Utöver dessa två metoder diskuteras eventuella inköp löpande i det dagliga arbetet (steg 3). På APT-mötena och vid planering av olika aktiviteter har personalgruppen alltid det ekonomiska tänket med sig. De utgår ifrån hur mycket aktiviteten kostar, hur många ungdomar som kan ta del av den etc. och tänker i förväg att ju billigare aktivitet, desto fler kan inkluderas. Både personalgruppen och föreståndaren tycker att fritidsgården erbjuder en bra och kvalitativ fritid i förhållande till hur begränsad budgeten är (steg 4). Resurserna som skulle belastat budgeten för att göra uppfräschningar av lokalerna sparas in då personalen löser detta själva. Samtliga hjälps åt att hålla det rent, snyggt och trivsamt i lokalerna. Saker som går sönder lagas direkt av personalen (steg 5). Både personal och föreståndaren anser att standarden på fritidsgården är hög i förhållande till hur de ekonomiska förutsättningarna ser ut. Bredsand är den fritidsgården som har minst verksamhetspengar i Sundsvalls kommun (steg 6). Vid vårt platsbesök hade personal precis renoverat klart ett rum på nedre plan och därmed åter öppnat upp ytterligare en våning. Duken till biljardbordet byts också ut av personalen, vilket är ännu ett exempel på hur personalen aktivt undviker onödiga utgifter. Vid platsbesöket kunde vi ta del av vilka planer personalen har för verksamheten och på vilket sätt de skulle verkställas. De spar på gamla saker för att kunna förnya och återanvända. De arbetar med en bit i taget, utvecklar område efter område. Och grundtanken är att skapa en bra fritidsgård, god arbetsmiljö med så lite utgifter som möjligt (steg 7). Ledningen har placerat verksamheten på steg 5 (Metoder utvecklas för att skapa hög kvalitet i förhållande till förutsättningar och insatta resurser) och personalgruppen har placerat sig på steg 7 (Ett systematiskt förbättringsarbete bedrivs för att utveckla metoder för effektiv 12

14 resurshantering). Vi har valt att placera fritidsgården på steg 6 (Fritidsgårdens kvalitet är hög i förhållande till förutsättningar och insatta resurser). Resursutnyttjande är ett starkt område för fritidsgården. Personalen arbetar genomgående för att skapa hög kvalitet och för att inte belasta ekonomin med sådana arbetsutgifter som de själva kan utföra. För att nå steg 7 anser vi granskare att arbetsgruppen behöver utveckla ett tydligare systematiskt arbete samt finna tillfällen att tillsammans diskutera potentiella förbättringsområden inom verksamheten. Image Fritidsgården har flera metoder för att informera om sin verksamhet (steg 1). Information och marknadsföring sker främst genom personlig kontakt och samtal, sociala medier, hemsida och genom medverkande i nätverk. Att fritidsgården är ett attraktivt val för målgruppen mäts genom besöksfrekvens och bekräftelse från ungdomarna. Personalgruppen påvisar att fritidsgården har många återkommande besökare vilket de tolkar som att platsen är ett attraktivt fritidsalternativ. Föreståndaren berättar att även kommunens årliga ungdomsundersökning, Luppen, är en källa till att mäta ungdomarnas upplevelse av fritidsgården (steg 2). Att Bredsands fritidsgård ligger i ett område som präglas av mångfald, samt att deras besöksgrupp en tid dominerats av killar, gör att arbetet med mångfald och jämställdhet tillhör vardagen när personalen utformar information och marknadsföring. Personalen berättar att regler och information finns översatt till arabiska, språkkompetens finns även i personalgruppen vilket även möjliggör muntlig information på arabiska. Personalen berättar att de alltid tänker på att utforma information så att alla ska känna sig välkomna. Föreståndaren ger som exempel att de i utformandet av en affisch lyft fram alla länders flaggor för att skapa igenkänning hos så många ungdomar som möjlig. För att locka fler tjejer till verksamheten har fritidsgården valt att ha en riktad satsning där tisdagar är öppna för enbart tjejer. Denna har marknadsförts genom att en timanställd som även är boende i området, och som är arabisktalande, aktivt sökt upp tjejer i området och visat dem fritidsgården (steg 3). Personalen berättar i intervjun att deras främsta metod för marknadsföring och spridning av information är det muntliga samtalet. De säger att de kanaler som används idag fungerar väl. När vi frågar huruvida dessa kanaler utvärderas eller om nya utvecklas svarar gruppen nekande. Föreståndaren anser också att de kanaler som används fungerar väl trots att hon önskar att gruppen kunde använda sig mer kontinuerligt av Facebook. I ungdomsenkäten instämmer 55 procent helt i att fritidsgården är populär bland ungdomar, 9 procent instämmer till stor del, 27 till viss del och 9 instämmer inte alls. 100 av personalen instämmer helt i att de kan rekommendera fritidsgården till ungdomar de möter. I sin självvärdering har personalgrupp och ledning placerat sig på steg 4 i matrisen (Fritidsgården använder relevant kommunikationsteknik för att kommunicera med omvärlden. Fritidsgården utvecklar kontinuerligt metoder för att informera om sin verksamhet samt marknadsföra sig själv). Vi bedömer att fritidsgården befinner sig på steg 3 (Fritidsgården har tydliga informationsstrategier avseende jämställdhet och mångfald). Vi anser att stora delar av steg 4 redan är uppnått, för att nå dit fullt ut krävs dock att de befintliga kanalerna utvärderas och att det syns en utveckling genom att nya provas, det krävs även att personalgruppen anser att detta sker fullt ut. 13

15 Slutomdöme Bredsands fritidsgård är en mötesplats som håller god kvalitet. Personalgruppen är välkomnade, kompetent och engagerad. Lokalerna är genomgående trivsamma och fräscha och görs om då behov finns. Personalen arbetar aktivt för att nå de ungdomar som bor i närområdet och deltar i lokala nätverk. Personalgruppen visar tillit för varandra och samtalsklimatet dem emellan är gott och präglas av respekt. Gruppen är van vid att arbeta självständigt och vid att ta ansvar. Utifrån verksamhetsbesöket och det material vi granskare tagit del av ser vi att verksamheten håller en mycket hög kvalitet i förhållande till förfogade resurser. Fritidsgårdens bemanning består i dagsläget av en heltidsanställd. Detta har resulterat i att arbete med utvärdering, dokumentation och utveckling inte alltid hinns med och/eller inte når hela verksamheten. Detta är ett övergripande förbättringsområde för verksamheten. Den nytillsatta föreståndaren ser likaså detta som ett förbättringsområde och har som första steg utlyst ytterligare en heltidstjänst som kommer att rekryteras under hösten. För att bli certifierad enligt Qualis kvalitetssäkringssystem krävs att fritidsgården når lägst steg 3 inom samtliga tio kvalitetsområden och minst 48 poäng totalt. Bredsands fritidsgård når 62 poäng och blir därmed certifierad. Styrkor Trygghet och trivsel: I verksamheten finns väl förankrade metoder för att jobba med trygghet och trivsel. Personalen ser själva detta arbete som en fritidsgårds grundpelare. Personalen är trygga förebilder och är måna om att möta ungdomarna här och nu. Utveckling av självkänsla och identitet: Personalens styrka är att finnas till för ungdomarna och att möta dem i vardagen. De jobbar aktivt för att fånga upp ungdomarnas förslag och idéer och stöttar besökarna i att realisera. Attraktiv mötesplats: Personalen arbetar aktivt för att lokalerna ska hålla en hög kvalitet. De håller snyggt, renoverar, gör om och utnyttjar de resurser som finns i närområdet. Detta ger trivsamma lokaler som ungdomarna är måna om att vårda. Resurshantering: Verksamheten visar en hög kvalitet i förhållande till insatta resurser. Personalen delar sin medvetenhet om det ekonomiska läget till besökarna vilket skapar delaktighet och inkludering. Personalen spar genomgående in på onödiga utgifter genom att bland annat återanvända och att göra renoveringar själva. Förbättringsområden Delaktighet och inflytande: Från de intervjuer vi genomförde under verksamhetsbesöket framkom att personal, föreståndare och ungdomar har olika syn på vilka metoder som finns för att skapa delaktighet och inflytande på fritidsgården. Den viktigaste metoden idag är att jobba med att fånga upp det som sägs i vardagen. Då det i intervjuer med ungdomarna uttrycks en vilja att påverka mer är det ett förbättringsområde att se över nya former för att arbeta med delaktighet. 14

16 Image: Fritidsgården har flera fungerande kanaler för att informera om sin verksamhet. Vi granskare ser dock att dessa kanaler kan användas mer aktivt och medvetet. Jämställdhet: Verksamheten når steg 4 inom samtliga huvudprocesser. Detta beror till stor del på att fritidsgården enligt oss granskare saknar förankrade och dokumenterade metoder för att skapa en jämställd fritidsgård. Ett förbättringsområde är därmed att förankra arbetet med den jämställdhetsrond som fritidsgårdarna tagit fram i hela arbetsgruppen samt att formulera och dokumentera de metoder som ageras efter idag. Vi vill tacka Bredsands fritidsgårds personal för ett gott bemötande! Vi önskar er all lycka till med ert fortsatta kvalitetsarbete. Nacka Malmö Malin Grotherus Jelena Kuzmanovic Bilaga: Sammanställning av poäng 15

17 Qualis kvalitetssäkring fritidsgård - poängmatris Fritidsgård Bredsands fritidsgård Kvalitetsområden Faktor Steg Poäng A Trygghet och trivsel 2 x 8 B Delaktighet och inflytande 2 x 8 C Utveckling av självkänsla och identitet 2 x 8 D En attraktiv mötesplats 2 x 8 E Organisation 1 x 5 F Styrning och ledarskap 2 x 8 G Kommunikation 1 x 5 H Kompetens 1 x 3 I Resursutnyttjande 1 x 6 J Image 1 x 3 Poängsammanställning Villkor Bredsands fritidsgård 62 Certifiering - lägst 48 Alla delkriterier steg 3 eller högre Maxpoäng