Qualis Granskningsrapport

Transkript

1 Qualis Granskningsrapport Älta Fritidsgård Nacka Granskning genomförd i november 2012 av Britt-Marie Hallberg och Lars Forslöf Q-Steps Kvalitetssäkring AB

2 Sammanfattning Älta fritidsgård är en öppen verksamhet med uppdrag för ungdomar mellan år och är en av de gårdar som ingår i Nacka kommuns utbud av öppen fritidsverksamhet på fritidsgård. Verksamheten är nygammal. Med det avser vi att själva verksamhetsstället har flyttats sedan något år tillbaka, men personal och verksamhetsinriktningen följer samma linje som tidigare. Kvalitet är i fokus på Älta fritidsgård. Det avspeglar sig främst i arbetet med trygghet och inflytande och delaktighet. Ett arbete som avspeglar sig i mötet med de utbildade fritidsledare som jobbar där, men även i dialogen med besökarna. Lokalerna är små och är därför utformade för att skapa trygghet, överblick och för att ungdomarna ska kunna utveckla sina förmågor och kunna ta ansvar enligt de metoder som gården använder sig av. Där är caféet ett exempel och även utrymmet för dj-verksamheten, som ger möjligheter till att avancera i olika steg. För ett stort flertal besökare finns också möjlighet att aktivt vara delaktiga i gårdens stora arrangemang. Gården värnar även om att verksamheten ska kunna förändras genom dialog med personalen. Öppettider är ett sådant exempel som har kunnat påverkas och ska kunna påverkas, men även att verksamhetsutbudet ska ha den möjligheten. Verksamheten värnar om att utveckla en trygg atmosfär på fritidsgården, men också genom att erbjuda besökarna möjligheter till att växa utifrån den egna personen. De coachar ungdomar som behöver det. Dels genom enskilda samtal och dels genom nätverkande samtal där föräldrarna ses som viktigaste parten. Det här skapar en trygghet hos ungdomarna och i verksamheten då detta är tydligt för alla som besöker verksamheten regelbundet. Verksamheten är även mån om ett gott samarbetesklimat med andra verksamheter och ser det värdefullt att samverka med olika parter i olika sammanhang. Verksamheten ingår i flera nätverk. Dels med Nackas övriga fritidsgårdar, men även med det köpcentrum som ligger invid Älta fritidsgård och dels med andra som har andra uppdrag. Där kan nämnas socialtjänst, skolor och polis. Det här är viktiga arenor att samverka med och i, då de också är bärare av omvärldens syn på verksamheten. Verksamheten håller en relativt hög kvalitet i Qualistrappans fyra huvudprocesser vilka är fokuserade till den verksamhet som berör ungdomarna. Där vill vi särskilt påvisa på en attraktiv mötesplats utifrån tillgänglighet ur både psykisk och fysisk tillgänglighet. Dock med undantag av delaktighet och inflytande som vi ser som ett förbättringsområde som är nåbart utifrån att kunskap och verktyg finns. När det gäller Qualis stödprocesser så ligger gårdens verksamhet högt även här. Det som vi ser som styrkor handlar om en tydlig organisation, kommunikation och resurser. Enligt personalen är en omvärldsanalys gällande ungdomar i upptagningsområdet som inte besöker fritidsgården samt att hitta metoder för föräldraintervjuer steg som är utvecklingsbara för verksamheten. Älta fritidsgård är ett attraktivt val för dem som besöker verksamheten. Ungdomarna uttrycker att det är en trygg verksamhet som man har möjlighet att växa i. Gårdens placering gör det lätt att ta sig dit. Personalen påvisar kunskap om uppdraget och dess mål och kan uppvisa ett metodiskt sätt att arbeta med kvalitetsfrågor och verksamhetsutveckling. Med 76 1

3 poäng och minst steg 3 inom alla kvalitetsområden så uppnår man med god marginal en Qualis certifiering. Fritidsgården Älta - en kort presentation Älta är en tätort belägen i sydvästra delen av Nacka kommun, strax öster om Stockholm. Kommunen har en befolkning på cirka varav stadsdelen Älta har närmare invånare. Älta är ett blandat område bestående av till största delen villor och radhus men även områden med flerfamiljshus finns. Det är nära till stora och orörda naturområden och på gångavstånd från Älta Centrum finns en badstrand. Fritidsgården var tidigare placerad i en högstadieskola, Stavsborgsskolan, men har nyligen flyttat till nya lokaler vilka ligger i direkt anslutning till Älta Centrum. Ett centrum som invigdes 1968 och då var Stockholms första inomhusköpcentrum. Här finns förutom affärer och restauranger även ett bibliotek. Fritidsgårdens lokaler består i dagsläget framförallt av en stor och öppen lokalyta, med olika möbleringar i rummet för olika ändamål. Verksamheten blir därmed lätt överblickbar. Här ryms garderob, café, bordtennisbord, två datorer, hobbyhörna och en mysig sittgruppsdel. Ett eget rum med tv-spelsmöjligheter finns mitt emot caféet med stora fönster för att öka möjligheten till överblickbarhet även här. Lokalen kan enkelt och vid behov omvandlas till diskotek. Älta fritidsgård är en gård som gärna förändras utifrån ungdomarnas behov och önskemål. Verksamheten riktar sig till ungdomar mellan år. Något ur verksamhetssynpunkt användbart utomhusområde i anslutning till fritidsgården finns inte. En smal gräsmatta löper längs framsidan och därefter kommer en större väg där det finns busshållplatser. En fördel med detta är att det är lätt för ungdomar att nå fritidsgården. Gården arbetar framför allt med öppen verksamhet, men har även viktig gruppverksamhet såsom cafégrupp och dj-grupp. I övrigt finns här det som man kan förvänta sig; bordtennisbord, tv-spel, hobby, sällskapsspel, datorer m.m. Fritidsgårdens öppettider är: Måndag Tisdagar Årsklass 6-7 fram till Onsdag (stängt ) Årsklass 6-7 fram till Torsdag Årsklass 6-7 fram till Fredag Årsklass 6 fram till Söndag Ungdomscafé för 9:or och uppåt Under höst-, sport- och påsklov anpassar fritidsgården ofta sina öppettider till ungdomarnas önskemål. Älta fritidsgård bedriver fadderverksamhet tillsammans med Älta Ungdomsfocus. Under de tre första sommarveckorna har man även dagverksamhet på Hellasgården tillsammans med en annan fritidsgård. Regelbundna mätningar av besöksfrekvensen genomförs. Under detta år har man valt att inte använda sig av gårdskort. 2

4 Huvudman för verksamheten är Teknik och Fritid som ger fritidsgården dess uppdrag och pengar enligt en beställarmodell. FFS (Förskola, Fritid & Skola) bestämmer däremot om utveckling och organisation. En fritidschef finns för all fritidsgårdsverksamhet i Nacka. Sex biträdande fritidschefer ska finnas enligt FFS delegationsordning, en per gård. Älta fritidsgårds nuvarande personalstatus ser ut så här: en biträdande fritidschef, tre heltidsanställda fritidsledare och två timledare. Biträdande fritidschef har ansvar för verksamhet, personal, genomföra medarbetar- och lönesamtal, arbetsmiljö och brandsäkerhet och tertialbokslut (ekonomi). Genomförande av arbetet med självvärdering och certifiering Fritidsgården har inför granskningen av Älta fritidsgård översänt följande dokument om verksamheten; styrpärm, enkät personal, enkät ungdomar, verksamhetsberättelse 2011, gruppintervju med beställare, måluppfyllelse 2012, kvantitativa tal 2012, besöksmätning höstterminen 2012, skriftlig redovisning (Hur-frågorna), självvärdering chef, självvärdering personal och metodmaterial. Personalenkäten är besvarad av sex personer och ungdomsenkäten är besvarad av 61 personer. Vi granskare besökte gården den 21-22/ Besöket startade med en intervju med två av personalen, sedan följde en intervju med ungdomarna, som vi delade upp i två grupper och därefter intervjuade vi chefen. Under besöket tog vi även del av andra mätmetoder och fick en god uppfattning om hur och var dokumentationen fanns samlad. Vi passade även på att mingla i den öppna verksamheten under kvällen, där pratade vi lite med andra besökare. Vid start dag två hade vi ett frukostmöte med chefen för kompletterande frågor. Självvärderingen redovisas i nedanstående tabell: Kvalitetsområde Självvärdering Personal Självvärdering Enhetschef A B C D E F G H I J Extern värdering granskare 3

5 Kvantitativa tal Antal besökare dag 37 Antal besökare kväll?? 49 Andel flickor samtliga besök 33% Antal besök per personal 16 Antal besök per personal dag 13 Antal ungdomar i närområdet Procentuell andel fast anställda minst halvtid med fritidsledarutbildning eller annan likvärdig pedagogisk utbildning. Genomsnittlig sjukfrånvaro per år i procent (Räknat från föregående år). Antal långtids sjukskrivna personer. (Mer än 90 dagar.) Antal dagar för kompetensutveckling per år och medarbetare Kostnad per besökstilfälle exkl. lokaler Kostnad per öppen timme exkl. lokaler. Resultat enligt senaste bokslut (kr) 7 1/0 4-5 Verksamhetens kvalitet inom tio områden Trygghet och trivsel Älta fritidsgård har i sin nuvarande form och på sin nya centrala plats vid Älta Centrum bara funnits under något år. Denna första tid har i mångt och mycket kommit att präglas av ett systematiskt trygghetsarbete för att skapa trygghet, trivsel, vanor och rutiner. De dokumenterade reglerna är få och hålls levande genom diskussioner på personalmöten. Man gör även en helhetsgenomgång av dessa en gång per år. Detta underlättar skapandet av ett gemensamt förhållningssätt hos hela personalgruppen. Biträdande fritidsgårdschef är ansvarig för att eventuella uppdateringar tas med i styrpärmen (steg 1). Styrpärmen är ett dokument som all personal är skyldig att läsa och underteckna att man tagit del av och förstått dess innehåll. Den innehåller: Övergripande mål, värdegrund, rutiner för möten och information, ekonomirutiner, rutiner vid allvarliga händelser, handlingsplaner mot stöld, hot, narkotika, mobbing, alkohol m.m. Det är ett mycket detaljerat dokument som klart och tydligt beskriver hur man ska handla i olika situationer som kan uppstå. Här finns även en likabehandlingsplan. Varje år sammanställs en ungdomsenkät som besvaras av besökarna gällande verksamheten på gården. Enkäten innefattar alltid frågor gällande Trygghet och trivsel. Personalgruppen samtalar och reflekterar kring verksamhetens värdegrund och hur arbetet drivs gällande värdegrundsfrågor vid återkommande tillfällen under terminen (steg 3). Det första intrycket när man kommer in på fritidsgården är att det är rent, snyggt och mysigt. Den öppna planlösningen gör att man har en bra överblick över gården. Besökarna tar av sig skor och jackor vid entrén. Det finns skåp så att besökarna har möjlighet att låsa in ev. ägodelar. Vi såg att personalen, även när det var upptagna med annat, alltid bejakade och hälsade när nya besökare kom in (steg 1-2). 4

6 Vid samtal med ungdomsgruppen framkom att ungdomarna var medvetna om gårdens regler och konsekvenserna om man bryter mot dem. Något som även speglas i ungdomsenkäten där 90 procent instämmer helt/instämmer till stor del i att man anser att det finns tydliga regler på fritidsgården och över 80 procent ansåg att man helt eller till stor del följer dem. Här var personalen mer delad i sina åsikter, enligt personalenkäten framkom att 50 procent instämmer till stor del och 50 procent till viss del. Detta upplever vi speglar ganska väl var fokus i fritidsgårdsarbetet till stor del legat sedan öppnandet av de nya lokalerna. Man har nyligen även haft diskussioner med ungdomsgruppen om hur tryggheten kan ökas på gården och vilka förändringar av möblering och belysning som vore bra. Förslag till förbättringar har framkommit från ungdomarna vad gäller framför allt hur man skulle kunna öka tryggheten i TV-spelsrummet (steg 1, 2 och 4). Fritidsgårdens personal jobbar med andra ord medvetet och metodiskt för att skapa trygghet och trivsel. Ungdomarna ansåg även att det var bra att fritidsledarna ringde hem till ungdomens förälder när något hade inträffat eller när man hade problem med att följa reglerna. Det är bra att föräldrarna vet varför man är på dåligt humör när man kommer hem, som en av ungdomarna uttryckte det. Personalen återkopplade dessutom till föräldrarna när det gick bättre för ungdomen (steg 2 och 4). Fritidsledarna använder mycket tid till samtal med ungdomar och man har även vid behov planerade samtal med en del av dem och då är man alltid två fritidsledare, en som för samtalet och en som antecknar vad som sägs. Efter samtalet ska alla underteckna anteckningarna. Att fritidsledarna är trygga förebilder för ungdomsgrupperna framkom vid våra diskussioner med ungdomarna och syns även tydligt i ungdomsenkäten, där 85 procent anser att personalen är goda förebilder helt eller till stor del (steg 5). Ledningen och personalgruppen har bägge placerat sig på steg 5. Vi gör samma bedömning och placerar Älta fritidsgård på steg 5. Det som behövs för att Älta fritidsgård ska avancera i Qualistrappan är att man följer sin gemensamt dokumenterade värdegrund mer än vad som görs idag. Här behöver vi komma en bit längre ansåg biträdande fritidschef vid vårt samtal med honom. Dessutom bör man uppnå målet att ha en jämn könsfördelning (minst 40/60). Idag hade man vid senaste mätningen 33 procent tjejer. Detta var något som personalgruppen ansåg motivera varför de stannade på steg 5. Delaktighet och inflytande När man kommer in på fritidsgården ser man tydligt vilka möjligheter det finns för självaktivering. Pysselhörnan som ligger längst in i rummet är tydligt markerad och helt öppen precis som resten av den öppna verksamheten. Personalen erbjuder även ett aktivt val till aktivitet en gång under kvällarna. Allt detta, sammantaget, leder till att det är lätt att göra aktiva val (steg 2). Fritidsgården erbjuder ungdomarna att vara med i verksamheter som uppmuntrar till att förstå vad inflytande och delaktighet på fritidsgården innebär (steg 3), detta genom att ha uttänkta metoder i framförallt Utvecklingsstegen för DJ gruppen och Cafégruppens 5

7 kassautbildning. Det här stöds även av intervjun vi gjorde med ungdomarna, där de beskrev stegen. Tittar vi på ungdomsenkäten så är svaren på fråga 14, Vi ungdomar får skapa och driva egna aktiviteter, att 42,2 procent instämmer helt och 37,7 procent instämmer till stor del. Fritidsgården är med och arrangerar två stora arrangemang under året, Ältafestivalen och klubb 138. Där är målet att minst fem ungdomar ska vara med. I verkligheten är fler med, då cirka 80 ungdomar jobbar med liv och lust med dessa arrangemang (steg 3). Fritidsgården arbetar även med att coacha ungdomarna att göra medvetna val (steg 3). Under en kväll i veckan har man avsatt tid för dessa samtal, onsdagar Samtalen kan ske med enbart fritidsledarna eller med andra inbjudna, viktiga personer, främst föräldrar. Samtalen dokumenteras senare och läggs in i gårdens One note system som vi fick ta del av. Under samtalet med ungdomarna fick vi uppfattningen att det var av vikt med de här samtalen, som följer en klar och tydlig mall i deras styrpärm för fritidsgården. Ungdomarna kunde beskriva de olika stegen för samtalen (steg 3). Vi ser att personal och ledning har en hög ambitionsnivå i sina mål för att uppnå delaktighet och inflytande på Älta fritidsgård, dock stannar personalgruppen i sin självvärdering på steg 3. Deras uppfattning är att de inte har kommit igång ordentligt med arbetet i DJ gruppen och Cafégruppen efter flytten och att de haft sjukskrivningar som har gjort att de släpat efter. Däremot lägger sig chefen på steg 6, då han tycker att de har utarbetade metoder på fritidsgården inom detta område och att de har verksamheter med hög delaktighet hos ungdomarna. Vår bedömning är att vi följer personalens linje och placerar därför dem på steg 3. Det gör vi utifrån att arbetet inte riktigt har kommit igång, undantaget de stora arrangemangen. Vi ser delaktighet och inflytande som ett förbättringsområde verksamheten bör ta tag i. De har mål, metoder, tid och verktyg. Det ser vi tydligt i styrpärmen och i de verktyg vi har tagit del av och vi har även hört att viljan finns hos både personal och chef. Vi ser att detta har fått stå tillbaka, till stor del på grund av att trygghetsfrågorna på fritidsgården under flytten stått i fokus, men vi kan också se att de nu börjar få tid till delaktighet och inflytande. Det är tydligt för oss att de har de arbetsredskap de behöver för detta. Tar de sig tiden, så kommer de att nå högre steg. Det handlar om att öka ungdomarnas möjlighet att skapa och driva egna aktiviteter i den dagliga verksamheten samt att fortsätta jobbet med att ta fram olika former av demokratiska instrument för att nå högre steg. Utveckling av självkänsla och identitet Vi ser det som en klar styrka att personalgruppen på Älta fritidsgård erhåller extern handledning av terapeut, både enskilt och i grupp. Att få utveckla sin egen identitet och självkänsla är en bra metod för att stärka fritidsledarnas möjligheter att arbeta med ungdomarnas. Vid våra diskussioner med ledning och personal kunde vi konstatera att arbetsgruppen har en stor medvetenhet om dessa frågor. Vi märkte att personalen såg och bekräftade varje ungdom när de kom in på gården fast de satt i samtal med oss granskare. Detta gjorde ett starkt och mycket positivt intryck på oss. Alla ungdomar som besökte gården 6

8 under den tid vi var där sågs och bekräftades av personalen. Så här uttryckte sig en i personalgruppen: "Att se det som inte hörs ja det försöker vi aktivt att göra" (steg 1-2). I både ledningens svar på Hur-frågorna och i styrdokumentet finns beskrivet hur man arbetar för att söka utveckla ungdomars självkänsla och identitet: Vi tilldelar ungdom ansvar. Vi har tillit. Metoder att synliggöra varje individ i olika verksamheter och vid samtal tillämpas eller som personalen uttrycker det: Vi försöker att aktivt se de ungdomar som inte syns. I planeringen av verksamheten tänker vi på att fokus ska falla på alla. Vi har varje vecka ett möte, ungdomspunkt, där vi diskuterar kring enskilda ungdomar och vad just de skulle kunna behöva i sin utveckling. Här försöker vi att spegla alla, inte bara ungdomar där det finns ett synligt problem (steg 1-3). I olika gruppverksamheter har ungdomar möjlighet att aktivt delta och utvecklas. Vid planerandet och genomförandet av ett arrangemang ska minst fem ungdomar vara med. Vid det största arrangemanget, Ältafestivalen, så brukar ett 80-tal ungdomar delta. Andra stående gruppverksamheter som fritidsgården har är DJ-grupp och cafégrupp. Vi har även fått ta del av den utvecklingstrappa i 5 steg som finns för DJ-gruppen. En dag i veckan har dessutom ungdomar möjlighet att få läxhjälp på gården. Älta fritidsgård använder sig även av metoden att äldre ungdomar leder yngre (steg 4-5). Ledningen har placerat sig på steg 5 och personalgruppen på steg 6. Vid vår granskning har vi efter att tagit del av styrdokumentet, de båda enkäterna och efter att ha intervjuat ledning, personal och ungdomar stannat vid samma bedömning som ledningen. Vi upplever att fritidsgården tillämpar metoder för att utveckla ungdomars ledarskap i sina kontinuerliga gruppverksamheter med sina utvecklingstrappor genom att ungdomar från fritidsgården aktivt deltar i Ältafestivalen och andra sammanhang och att man strävar efter att låta äldre ungdomar leda yngre. I de här sammanhangen har många ungdomar fått möjligheten att utveckla och testa sin förmåga i att leda andra och vi väljer därför att placera verksamheten på steg 5. Ledningen ansåg att gården ännu inte nått steg 6 att identifiera ungdomars individuella behov för att systematiskt arbeta med deras självkänsla och identitet. För att uppnå detta steg skulle behövas att man arbetar mer systematiskt för att förbättra sina metoder och därigenom verkligen ha en möjlighet att nå alla gårdsbesökare. Som vi granskare uppfattat situationen har arbetet med att skapa Trygghet och trivsel tagit så stor del av tiden att gården ännu inte uppnått steg 6 på området Utveckling av självkänsla och identitet att identifiera ungdomarnas individuella behov för att systematiskt arbeta med deras självkänsla och identitet, även om man är på god väg och har bra metoder. Detta kan sägas även i viss mån speglas i svaren på ungdomsenkätens fråga: Jag har lärt mig nya saker här på fritidsgården: 38 procent instämmer helt, 26 procent instämmer till stor del och 25 instämmer till viss del. Detta styrker vår uppfattning att fritidsgårdens personal är duktiga i att nå och identifiera vissa ungdomars behov och utveckla deras möjligheter men att verksamheten i dagens läge inte når alla ungdomar eller så många som är möjliga att nå. 7

9 En attraktiv mötesplats Det är helt klart för besökare som kommer in på gården att det här är en arena som är anpassad för ungdomsverksamhet (steg 2). Som besökare ser man vad som finns att göra för ungdomarna direkt när man kommer in. Möbleringen inbjuder till samtal och till att göra aktiviteter och man kan tydligt se att det finns en koppling till uppdraget i styrpärmen för Nackas fritidsgårdar. Fritidsgårdens personal arbetar aktivt för att erbjuda ett varierat utbud, som är ett kriterium på steg 3, bekräftas av att man erbjuder ungdomarna att göra saker i den öppna verksamheten. Allt är lättillgängligt och gården erbjuder dessutom styrd programverksamhet en gång per kväll. De låter också ungdomarna ta del av styrd gruppverksamhet (steg 2-3). Vi bedömer att fritidsgården har en definierad målgrupp och har satt mål för sin besöksfrekvens (steg 3). De har även en hög besöksfrekvens i förhållande till uppsatta mål (steg 4). Målet under den gångna perioden var att nå 375 besök och det har man nått, då antalet besök uppnådde 378. Genom de enkäter som ungdomarna fyller i så bekräftas att fritidsgården även är benägen att möta upp till dialog kring öppettiderna i relation till ungdomarnas behov och önskemål (steg 4). På steg 5 krävs att fritidsgården tillämpar metoder för att göra fritidsgården till en attraktiv mötesplats. Metoder som de använder sig av, förutom att stärka gårdens roll i närsamhället, är åldersintegrering (se öppettider), riktade aktiviteter och personlig promotion i skolorna samt ett tydligt arbete gällande trygghet och trivsel (steg 5). Mål att uppnå, som gården har fastställt, är att 90 procent av ungdomarna kan rekommendera andra att gå till den här gården. Här uppnår man enligt mätning i ungdomsenkäten endast 80,3 procent. Ett annat mål att uppnå är att 85 procent upplever att den här fritidsgården är populär bland ungdomar. Detta mål nås inte heller. Här svarar enligt ungdomsenkäten 72,1 procent att de upplever detta. I personalenkäten svarar personalen på frågan Jag rekommenderar gärna den här fritidsgården till ungdomar jag möter. Här instämmer 83,3 procent helt och 16,7 procent instämmer till stor del. Det tolkar vi som att det finns en stolthet över fritidsgården och dess verksamhet hos personalen, vilket också märktes i våra intervjuer med både chef och personal. Personalen bedömer i sin självvärdering att gården ligger på steg 5. Chefen placerar verksamheten på steg 6. Efter vårt samtal med honom kring en optimal placering i det omgivande samhället med hänsyn till tillgänglighet och trygghet för den tänkta målgruppen (steg 6) och våra iakttagelser kring kommunikation och fysisk placering så delar vi hans uppfattning och värderar att fritidsgården uppnår steg 6. Vi ser det som en styrka att verksamheten är placerad i Älta centrum, där gården ligger i köpcentrumets övre del, men med en egen ingång från området. Precis utanför löper en smal gräsmatta längs framsidan och i anslutning därtill ligger busshållsplatsen. Det är upplyst och det finns stora öppna ytor mot baksidan. Den fysiska placeringen gör också att man som 8

10 ungdom gör ett aktivt val i att komma till fritidsgården då den inte ligger i närheten av någon skola. Fritidsgårdens interiör följer upp den känsla som man får utifrån, i och med att det är en öppen planlösning där man ska kunna känna sig sedd. Personalen arbetar möjlighetsinriktat och skapar verksamhet utifrån det. Fritidsgården arbetar nu in fritidsgården i närområdet och hos ungdomarna. Över tid kommer det att tillkomma metoder för att göra verksamheten än mer attraktiv som mötesplats och då kommer de att klara steg 7 inom detta område. Organisation Av styrdokumentet framgår att Nacka kommun har en beställarorganisation där Teknik och Fritid ger uppdraget och pengarna medan FFS bestämmer om hur, utveckling och organisation. Man har en fritidschef för fritidsgårdsverksamheten i Nacka och sex stycken biträdande fritidschefer. Alla fritidsgårdar har ett tydligt uppdrag från Nacka kommun. Här regleras budget, antal öppettimmar och nämndens strategiska mål för verksamheten (steg 1). Biträdande fritidschef har ett övergripande ansvar för verksamheten, verksamhetsplanering, personal, underlag för lönesättning, medarbetarsamtal, arbetsmiljö, brandsäkerhet och ekonomi (steg 2). All personal har ansvar för uppdraget och har tillsammans med chefen utarbetat en verksamhetsplanering. Större ekonomiska inköp beslutas på personalmöten. Litet planeringsmöte hålls varje vardag klockan Vid behov kan det förlängas. Större personalmöten för alla fast anställda på gården hålls en gång i veckan då beslut fattas kring frågor som regler, inköp, verksamhet m.m. Dagordning och protokoll finns digitalt och är tillgängliga för all personal. Möten där även alla timledare deltar hålls två till tre gånger per termin och de fungerar även som APT-möten (steg 2). Att uppdraget är väl förankrat framkom tydligt i våra samtal med både ledning och personal. I personalenkäten instämmer 100 procent av personalen till stor del i att Vi har tydliga mål för verksamheten (steg 7). Älta fritidsgårds rutiner för sin verksamhet är mycket väl dokumenterade i styrpärmen. En i personalen är ansvarig för att uppdatering sker vid eventuella ändringar i rutinerna (steg 3). Vår bedömning är, utifrån det material - samtal med personal, ledning, hur-frågorna och styrdokumentet - som vi har tagit del av, att fritidsgården har ett väl fungerande beslutssystem. I personalenkäten instämmer fem av sex att de har ett väl fungerande beslutssystem helt eller till stor del (steg 3). Den fast anställda personalen har tydliga huvudansvarsområden. Idag finns det tre huvudområden: Qualis, verksamheten och externa kontakter/samarbeten. Organisationsformen är ny och innehållet i dessa områden håller man på att utveckla och utarbeta ännu mer konkret. På det lilla personalmötet som hålls varje dag fördelar man ansvaret och uppgifterna inför dagens öppnande och verksamhet (steg 4). Inför varje termin diskuterar man fram vilket av Qualismålen man ska arbeta speciellt med under kommande period. Detta uppfattar vi har en positiv inverkan på hela fritidsgårdens arbete och sammanhållning. 9

11 Vid samtalet med personal och ledning och i Styrdokumentet framgick att all information är tillgänglig för all personal och att insynen i fritidsgården är öppen och klar för alla som arbetar här. Alla har egna befogenheter och har eget ansvar och den fasta personalen dessutom egna fasta ansvarsområden. På APT-träffar och övriga personalmöten tas de ekonomiska besluten efter de ramar man fått från nämnden och de olika strategierna för verksamheten. Vår bedömning är därför att det finns en teamkänsla i arbetsgruppen och att alla i ledning och personal är delaktiga i fritidsgårdens utveckling även om timledarna inte, av naturliga skäl har möjlighet att delta i samma utsträckning (steg 4-5). I personalenkäten instämmer 67 procent till stor del och 33 procent till viss del att vi har ett bra lagarbete i personalgruppen. Ledningen har placerat sig på steg 5 och personalgruppen på steg 6. Vi har vid vår granskning stannat på steg 5. För att uppnå steg 6 skulle behövas att man förutom att ha god kunskap om sitt egna uppdrag även kan i högre grad omvandla och använda det till utveckling av verksamheten utifrån det gemensamma uppdrag man har. Ledningen uttryckte det så här: Vi håller på att jobba med detta och att söka inse skillnaden mellan vad som är mitt hjärta och vad som är vårt gemensamma uppdrag. Styrning och ledarskap Verksamheten på Älta fritidsgård är uttänkt och styrs av rutiner, regler och traditioner och har ett tydligt styrdokument, Styrpärm för Nacka fritidsgårdar, där fritidsgården har dokumenterade verksamhetsmål. Utifrån detta dokument, som vi finner levande hos både personal och chef, så finner vi att de lever upp till att ledarskapet skapar delaktighet och förtroende (steg 3). Detta styrks även i personalenkäten under fråga Ledningen skapar delaktighet och förtroende, där 33,3 procent instämmer helt och 66,7 procent instämmer till stor del. Det framkommer även i vår ungdomsintervju att de har kännedom om att det finns något som styr fritidsgårdens arbete (steg 1-3). Ledarskapet är tydligt uppspaltat kring vem som har befogenhet att ta beslut, personalansvar osv. Det framkommer även i chefens uppdrag i styrpärmen. När vi tittar på upplägget och samtalar med personal och chef, så får vi ingen annan uppfattning än att ledarskapet är tydligt och strategiskt (steg 4). Vi får även ta del av övergripande mål och verksamhetsmål samt av utvärdering finns dokumenterade för både 2011 och 2012 (steg 4). Under samtal med personal så beskriver de en chef som stimulerar individuell utveckling för varje medarbetare. Detta styrks av fråga 14 i personalenkäten, Jag får den kompetensutveckling som krävs för att jag ska nå verksamhetsmålen. På den frågan svarar 16,7 procent att de instämmer helt och 66,7 procent att de instämmer till stor del. Det finns plats och tid för samtal både enskilt och i grupp för utveckling både som person och grupp, här är både chef och personal överens. Personal uppfattar dock att det saknas tydliga lönekriterier, vilket krävs på steg 5. Personalen skulle annars placera gården på steg 6, som är chefens placering utifrån att de upplever att ledarskapet skapar en gemensam syn på uppdraget och att chefen följer upp detta genom att stärka ledarskapet hos varje enskild medarbetare. Detta finns även tydligt beskrivet i styrpärmen. I styrpärmen upplever även vi att det finns tydliga lönekriterier. (steg 5). Utifrån detta resonemang väljer vi att placera fritidsgården på steg 6. 10

12 Vår bedömning är att styrningen och ledarskapet bäddar för en stark utveckling av verksamhetens mål, men också för ett ansvarsfullt ledarskap med sikte på utveckling av medarbetarnas kompetens och förmågor. Det finns en tilltro till ledning och till personalen. De driver tillsammans frågan om konstant utveckling. Verksamheten, som har störts under föregående år av sjukdom och ledarskapsbyten, ligger nu väldigt nära för att uppnå steg 7, vilket vi ser är fullt uppnåbart. Kommunikation Personalen har ett kort personalmöte varje dag och om man har större frågor att diskutera kan dessa möten förlängas. Under arbetsterminen har man APT-träffar där även timledarna deltar. Vid alla träffar förs anteckningar. Mejl och tillgången till de gemensamma dokumenten gör information tillgänglig för alla medarbetare (steg 1-2). Efter varje öppettillfälle förs digital dagbok över det som hänt under kvällen och som ger information till icke närvarande personal. Fritidsgården har dels en kommunal, dels en egen webbsida. Här finns framför allt stående information om öppettider och hur man lättast kan kontakta gården. Länk till Älta fritidsgårds Facebooksida finns här (steg 2-3). Fritidsgården har valt att använda Facebook som sin viktigaste plattform för att nå ut och för att sprida information om vad som är på gång och för att berätta om olika aktiviteter som varit. Här läggs även bilder från verksamheten och av ungdomar egenproducerade filmer ut (steg 2-3). Ett annat viktigt sätt att sprida information är genom medarbetarnas kontinuerliga besök på högstadieskolor och genom att bedriva fadderverksamhet i skolan. Fritidsgården affischerar också på traditionellt sätt och naturligtvis är samtalet en mycket viktig metod för att sprida information om vad som är på gång, (steg 2-3). I ungdomsenkäten instämmer 85 procent helt eller till stor del i att man får en bra information om vad som händer på fritidsgården. Föräldrar har via Facebook en bra och enkel möjlighet att komma i kontakt med fritidsledarna och få information om det som händer på gården. Personal från fritidsgården deltar på föräldramöten i skolan samt arrangerar egna föräldraträffar på fritidsgården, ofta i samarbete med olika samarbetsgrupper (steg 3). Genom att målmedvetet arbeta för att öka tryggheten och trivseln på fritidsgården främjar man ett gott samtalsklimat. Vid vår observation på Älta fritidsgård kunde vi själva notera att medarbetarna förde personliga och i våra ögon mycket förtroendefulla samtal med flera ungdomar under kvällen (steg 4-5). Älta fritidsgård har ett utvecklat samarbete och kommunikation med närsamhället (steg 4). I nätverket ingår Polarna, Wallenstam, kyrkorna, Ungdomens Fokus, Älta Kulturknut, skolor, föräldrar m.fl. Via olika media sprids information om fritidsgården, speciellt vid större arrangemang som Ältafestivalen, men även vid olika föräldraträffar och ungdomsträffar. Nämnas kan att bara någon dag innan vår granskning hade lokaltidningen varit på gården och intervjuat ungdomar. 11

13 Fritidsgården visar sig ofta utåt genom sina olika arrangemang och inte bara då vid Ältafestivalen utan även vid DJ-arrangemang (steg 4-5). Älta fritidsgård erbjuder föräldrar många möjligheter till dialog med fritidsgården (steg 6) genom att delta på föräldramöten, anordna egna föräldraträffar och Öppet Hus dagar. När något inträffar med någon ungdom på fritidsgården så söker man telefonkontakt med föräldrarna till ungdomen. Oftast kan det röra sig om något problem men man är mån om att även kontakta samma föräldrar när problemet är över, något som öppnar för ytterligare dialog. I ungdomsenkäten instämmer 33 procent helt, 12,5 procent delvis och 18 procent till viss del att föräldrarna har kontakt med fritidsgården. Vår tolkning av enkäten är att detta är en relativt hög siffra. Att lämpliga kommunikationskanaler finns tillgängliga och även används av både ungdomar och föräldrar är härmed något vi kunnat påvisa (steg 4-6). Fritidsgården arbetar systematiskt med att förbättra sina kommunikationskanaler och att kommunikationen även stödjer fritidsgårdens organisation och dess utveckling anser vi oss kunna belägga via våra samtal med personal och ledning. Fritidsgården har ett aktivt samarbete med många olika parter och detta påverkar och stödjer hur fritidsgården organiserar sig och utvecklas samt inverkar på vilka aktiviteter man väljer att arbeta med. Ett konkret exempel på detta är att kontakterna och kommunikationen med lokalsamhället kom att direkt påverka de öppetttillfällen man valde under förra jullovet (steg 4, 6 och 7). En i personalgruppen har ett direkt ansvar för detta område och är därmed ansvarig för att skapa nya kontakter och samarbetspartners i närsamhället (steg 4 och 7). Ledningen har i självvärderingen placerat sig på steg 7 och personalgruppen på steg 6. Vi har vid vår granskning funnit att detta är ett klart styrkeområde för Älta fritidsgård och valt att placera oss på samma steg som ledningen, steg 7. Kompetens Fritidsledarna på Älta fritidsgård har utbildning som ligger i linje med Qualis kriterier för utbildning, minst en tredjedel av fritidsgårdens personal har fritidsledarutbildning eller annan likvärdig pedagogisk utbildning (steg 1). I styrpärmen finns en plan för introduktion av nya medarbetare. I den finner man även en plan för återkoppling för nyanställda. Av de anställda har majoriteten, fyra av sex, fritidsgården som sin huvudsysselsättning (steg 2). Kompetensutvecklingsplanen sätts tillsammans med chef utifrån verksamhetens mål under återkommande utvecklingssamtal som följer planen i Styrpärmen, personalen instämmer i detta, utifrån sina svar i personalenkäten på fråga 14 Jag får den kompetensutveckling som krävs för att jag ska nå verksamhetsmålen, där 66,7 procent svarar att de instämmer till stor del och 16,7 procent att de instämmer helt, vilket innebär att vi anser att de uppnår kriteriet på steg 4 att varje medarbetare får kontinuerlig kompetensutveckling. Vi ser även att minst 50 procent av den tillsvidareanställda personalen har utbildning och att minst 75 procent av personalresursen består av anställda som har fritidsgården som sin huvudsysselsättning (steg 1-4). Personalen och chefen har skattat sig på steg 5, utifrån att de har tillgång till handledning och experthjälp, vilket krävs på steg 5. Detta blev tydligt för oss i de samtal som vi hade, både 12

14 med chef och personal och det styrktes också av att det fanns mindmaps uppsatta på kontoret utifrån dessa träffar med handledare (steg 5). Vi bedömer att verksamheten uppnår steg 5. Resursutnyttjande Vi upplever att Älta har bra personalresurser och nya fräscha lokaler. Man har ett eget digitalt budgetprogram för att kunna se och följa hur man ligger till ekonomiskt så att man härigenom lättare kan fatta bra ekonomiska beslut. Verksamhetsmedlens storlek är idag kronor per år. Fritidsgårdens övergripande budget följs upp i tertialrapporter (steg 1-2). Alla större ekonomiska beslut tas gemensamt på personalmöten. Vad som kan anses vara ett större ekonomiskt beslut är lite beroende på hur fritidsgården ligger till budgetmässigt. En gång i månaden har ledningen en genomgång av sitt ekonomiska läge med hela personalgruppen. Tidigare erhöll Älta fritidsgård en ekonomisk ersättning från Stavsborgsskolan för den rastverksamhet som man bedrev där fem dagar i veckan. På grund av besparingar i skolan har de gått miste om detta ekonomiska tillskott, något som medfört att de har blivit än mer medvetna om sin ekonomiska situation och vilka medel de har till sitt förfogande. De har tvingats till att hantera sina verksamhetsmedel mer noggrant och verkligen diskutera igenom var pengarna gör mest nytta (steg 3-4). Personalgruppen kan även självständigt besluta om hur den pott fritidsgården har för timledare ska användas. Här ges ett val för personalen. Hur mycket ska vi använda medlen till att anställa timledare vid exempelvis ordinarie personals frånvaro eller kan vi klara oss i kväll med ett par färre händer för att i stället använda medlen till verksamhet eller för att ta in fler timledare när vi har något större arrangemang på gång eller kvällar då vi förväntar oss fler besökare? (Steg 3-5). Härigenom får man fundera över verksamhetens kvalitet i förhållande till förutsättningar och insatta resurser (steg 5-6). Älta fritidsgård bedriver även gruppverksamheter och dessa har en egen budget att förfoga över, något som stärker både personalen och ungdomarnas ekonomiska medvetenhet (steg 3-5). Vid samtalen med personalgrupp och ledning framgick tydligt att alla ansåg sig vara insatta i fritidsgårdens ekonomi. Något som även speglas i personalenkäten där 100 procent instämmer i att de är helt eller till stor del insatta i ekonomin. Personalen påpekade även att de vårdar och tar hand om sina saker här på gården. Något vi inte kan annat än instämma i efter vår observation vid besöket. Allt tycktes vara helt och rent och på rätt ställe. En god ordning rådde (steg 4-5). Personalen har i självvärderingen placerat Älta fritidsgård på steg 3 och ledningen har placerat gården på steg 5. Att personalen placerat sig på steg 3 kan förmodligen förklaras av en händelse i närtid där man var tveksam till om man vid det tillfället verkligen hade fokus på och tillämpade metoder för god resurshantering. Vi, som granskare, kan inte se annat, efter att ha tagit del av dokumenten, personalenkäten och samtalen, än att Älta fritidsgårds medarbetare och ledning har starkt fokus på och tillämpar metoder för att uppnå en god resurshantering (steg 4). De håller även på att utveckla metoder för att skapa hög kvalitet i förhållande till de förutsättningar man arbetar under och de resurser man förfogar över (steg 5). Vi placerar därför Älta fritidsgård på steg 5. 13

15 Vi kunde däremot inte se att Älta fritidsgård uppnår steg 6 där verksamhetens kvalitet är hög i förhållande till förutsättningar och insatta resurser. Vår bedömning här är att det behövs ett än större fokus på förhållandet mellan insatta medel och mål. Image Älta fritidsgård bärs fram av de ungdomar som besökt dem genom åren, inte minst i samband med de årliga arrangemang som man under många år jobbat med t.ex. Ältafestivalen. Men självklart så stärks bilden också i samverkan med andra aktörer. I ungdomsenkätens fråga 20 Den här fritidsgården upplevs som populär bland ungdomarna instämmer 45,9 procent helt, medan 26,2 procent instämmer till stor del. Bilden stärks även under vår intervju med ungdomarna, där de berättar att de aktivt pratar med andra ungdomar om att fritidsgården är ett attraktivt val (steg 2). Något som styrks av ungdomsenkäten och i vårt samtal med ungdomsgruppen är även hur man upplever kontakten med föräldrar. I ungdomsenkätens fråga Mina föräldrar har kontakt med fritidsgården instämmer 32,8 procent helt och 11,5 procent till stor del. Vi upplever att föräldrakontakten är viktig för fritidsgården och att man har flera metoder för att stärka sådana kontakter. Det styrks även i styrpärmen och under våra samtal. Vi ser detta som en del i att ha flera metoder för att informera om sin verksamhet samt marknadsföra sig själva steg 3). Utöver föräldrakontakter har man även utarbetat och delegerat ansvaret för samverkan i lokalsamhället på olika personer i arbetslaget. Detta finns även tydligt i styrpärmen. När vi tittar på kriterierna använder relevant kommunikationsteknik för att kommunicera med omvärlden (steg 4) och utvecklar kontinuerligt metoder för att informera om sin verksamhet samt marknadsföra sig själv (steg 3), så ligger fritidsgårdens arbete i linje med sina mål och metoder i styrpärmen. Det här stöds i fråga 18 i ungdomsenkäten Jag får bra information om vad som händer på fritidsgården där 60,7 procent instämmer helt och 24,6 procent instämmer till stor del (steg 2-4). Personalen och ledningen skattar sig själva på steg 4 och vi instämmer i det och placerar dem på steg 4. Det förbättringsområde som både personal, chef och vi har kunnat konstatera handlar om att utarbeta någon form av föräldrautvärdering, men framförallt ett sätt att mäta fritidsgårdens värde hos de ungdomar som inte deltar i gårdens verksamhet. Därför uppnår inte verksamheten steg 5 och kunde man hitta en form för detta, då skulle Älta fritidsgård säkerligen uppnå steg 6 utifrån att de är nyetablerade i sina nya lokaler, men ändå har metodik för att förbättra sin image över tid (steg 6). 14

16 Slutomdöme Älta fritidsgård visar upp en god kvalitet vid vår bedömning. Fritidsgårdens starkaste områden: Älta fritidsgård arbetar systematiskt på att förbättra sina kommunikationskanaler och kommunikationen stödjer både fritidsgårdens organisation och utveckling. Detta område är ett av fritidsgårdens starkaste. Placeringen av fritidsgården gör det lätt att nå den, platsen är öppen utanför och gör att det är lätt att se att den finns, belysningen utanför och bussens hållplats gör att tryggheten nås. Personalen håller på att arbeta in sig i det nya bostadsområdet, med de nya samverkanspartnerna och bygger därmed in ett förtroende för verksamheten. Ungdomarna har redan ett stort förtroende för personalen och gårdens verksamhet. Allt detta bäddar för att gården blir en attraktiv mötesplats. Verksamheten har en tydlig styrning utifrån styrpärmen för Nacka fritidsgårdar. Detta gör det enkelt för alla att se hur ledarskapet är tänkt och hur verksamhetens mål ser ut. Det råder ett öppet klimat mellan chef och personal och det finns en tydlighet i dialogen mellan dem. Medarbetarna uttrycker att de får stöttning och utvecklas i det egna ledarskapet. Utvecklingsfrågorna ligger i linje med verksamhetens mål och följer även kvalitetskriterierna i Qualistrappan. Fritidsgårdens förbättringsområden: Personal och ledning har en god kunskap om uppdraget men ett förbättringsområde är att i än högre grad kunna omvandla denna kunskap till utveckling av verksamheten. Att söka inse skillnaden mellan vad som är mitt hjärta och vad som är mitt uppdrag. Verktyg, kunskap och vilja finns för att utveckla delaktighet och inflytande, ungdomarna visar även på att de känner till vägar för detta. Men det behöver utvecklas och förankras ytterligare och tid behöver anslås för detta. För att uppnå högre kriterier på skalan så behövs det någon form av metodik, intervjuer, enkäter för att skaffa sig en omvärldsbild där föräldrar och där även de ungdomar som inte besöker verksamheten kommer till tals. Vi ser ändå att Älta har en metodik för att arbeta med imagefrågor över tid, men de behöver fundera över hur de ska nå de grupper som inte nås i dag , Norrköping och Sundsvall Britt-Marie Hallberg Lars Forslöf Bilaga: Sammanställning av poäng 15

17 Qualis kvalitetssäkring fritidsgård poängmatris Fritidsgård Älta Fritidsgård Kvalitetsområden Faktor Steg Poäng Poängsammanställning Älta Fritidsgård A Trygghet och trivsel 2 x 10 B Delaktighet och inflytande 2 x 6 Utveckling av självkänsla och C identitet 2 x 10 D En attraktiv mötesplats 2 x 12 E Organisation 1 x 5 F Styrning och ledarskap 2 x 12 G Kommunikation 1 x 7 H Kompetens 1 x 5 I Resursutnyttjande 1 x 5 J Image 1 x 4 Villkor Certifiering - lägst 48 Alla delkriterium steg 3 eller högre Maxpoäng