Serialisering och produktsäkerhet

Transkript

1 White Paper Serialisering och produktsäkerhet Vad behöver Du veta för att lyckas med en av läkemedelsindustrins största utmaningar just nu? PlantVision AB Kista Science Tower SE Kista Tel: Fax:

2 CONTENTS 1. Bakgrund och implementeringstidslinje Kraven i översikt Serialisering Aggregering Manipulationshinder Tamper evidence Verifiering mot centrala databaser Utmaningar Identifiera kravbild Förankra och involvera Systemleverantör Installera på linjen Skapa lösning för datahantering Anpassa rutiner Sammanfattning Referenser Sida 2

3 1. BAKGRUND OCH IMPLEMENTERINGSTIDSLINJE Läkemedelsförfalskning är ett växande problem på global nivå. Detta är något som påverkar alla läkemedelsföretag och patientsäkerheten är branschens främsta prioritet och den måste skyddas. Förutom de etiska argumenten, finns det förstås också ekonomiska skäl för att bekämpa förfalskade läkemedel, inte minst när det gäller att skydda företagets varumärke inom olika marknader. Av de läkemedel som säljs via illegala hemsidor är över 50 % förfalskade enligt WHO [1]. Bland läkemedel som säljs via traditionella kanaler har också förfalskningar hittats, om än inte i samma omfattning. Förfalskade läkemedel har även hittats i Sverige [2]. För att komma till rätta med det här problemet startade WHO 2006 International Medical Products Anti-Counterfeiting Taskforce (IMPACT). IMPACT arbetar med att bygga samordnade nätverk mellan länder för att stoppa produktion, handel och försäljning av förfalskade läkemedel runt om i världen. Parallellt med detta har övervakningsmyndigheter över hela världen tagit fram egna lagar och regler för att motverka förfalskningar, se tabell 1 för urval. Tabell 1. Regelverk för ett urval av marknader USA Section 505D i Federal Food, Drug, and Cosmetic Act - kravställer standardiserad märkning av läkemedelsförpackningar Guidance for Industry Standards for Securing the Drug Supply Chain - Standardized Numerical Identification for Prescription Drug Packages, Mars 2010 EUROPA Directive 2011/62/EU kravställer ett riskbaserat införande av säkerhetsåtgärder för att tillåta verifikation av äkthet och identitet på förpackningsnivå samt möjlighet att avläsa eventuell påverkan Draft för Delegated Act publiceras augusti 2015, Delegated Regulation supplementing Directive 2001/83/EC, laying down detailed rules for the safety features appearing on the outer KINA Normativt dokument "Good Supply Practice for Pharmaceutical Products" artikel TURKIET Official Journal Number 25904, Regulation on packaging and labeling of medicinal products for human use, BRASILIEN ANVISA Published Resolution RDC 54/2013 Dec 11, 2013 Senaste uppdatering publicerad i "Diário Oficial da União" no 158, Fullständigt regelverk väntas publiceras 2016 INDIEN Public notification no 21 (RE-2010)/ dated , Procedure relating to tracing and tracking of export consignment of pharmaceuticals and drugs Sida 3

4 Tidplanen för implementering skiljer sig mellan olika länder, liksom kraven i de specifika regelverken. Flertalet länder, som exempelvis Kina, Turkiet och Italien, har redan implementerat regelverk i syfte att motverka förfalskning medan regelverken i EU-området som helhet träder i kraft år I USA införs de successivt från 2015 med komplett införande för tillverkare Eftersom det är ett omfattande arbete att förbereda och implementera de regler som presenteras ovan är det rekommenderat att implementeringsarbetet upptas i god tid innan kraven börjar gälla på den marknad där produkterna skall säljas. 2. KRAVEN I ÖVERSIKT Olika länder har implementerat, eller kommer att implementera, olika kravbilder med vissa likheter mellan regelverken. Dessa likheter kommer att presenteras översiktligt i detta kapitel och i större detalj i följande kapitel. Förfalskningsskyddet, även kallat track and trace, bygger på att varje förpackning (minsta säljbara enhet) skall märkas med ett unikt nummer. Det finns olika krav för vad detta nummer skall innehålla beroende på marknad men vanligt förekommande är; batchnummer, utgångsdatum, produktnummer och unikt randomiserat serialiseringsnummer. Märkning av förpackningarna med detta unika nummer är det som kallas serialisering. En del marknader kräver så kallad aggregering som ett nästa steg i förfalskningsskyddet. Detta innebär att man på transportenheten, t.ex. på en låda eller en pall, kan avläsa exakt vilka enheter som ingår genom att läsa av en enda kod. För att komplettera spårbarheten som skapas via serialisering och aggregering skall även ett manipulationshinder appliceras på förpackningen. Detta manipulationshinder skall användas för att kunna visa om förpackningen är intakt eller har brutits, vilket fungerar som en garanti för att innehållet inte bytts ut under exempelvis transporten. För att återförsäljare (som apotek) skall kunna verifiera de produkter som säljs skall serialiseringsnumret laddas upp i en informationsdatabas. Denna databas skall vara tillgänglig för aktörer i transportkedjan så väl som för återförsäljare. Varje utlämnat nummer, det vill säga såld förpackning, skall verifieras mot databasen och markeras därefter som såld förpackning. Genom denna rutin kan serialiseringsnummer inte återanvändas vilket förhindrar att förfalskade läkemedel når konsumenten. Sida 4

5 3. SERIALISERING Märkning av försäljningsförpackningar med unik kod kallas serialisering. Denna unika kod kan appliceras på förpackningen på många olika sätt, det vanligast förekommande är som traditionell streckkod, som 2D-matris kod eller med RFID chip, se bild 1. Bild 1. Streckkoder, 2D-matriskoder samt RFID chip Den kod som skall tryckas på förpackningen är olika för olika länder likaså vilket format som skall användas, se tabell 2 nedan. Koden kan även, på vissa marknader, användas för att ange ytterligare information utöver den kravställda. Det som är gemensamt för alla serialiserade koder är att den innehåller en randomiserad kodsekvens. Denna skall tas fram av respektive tillverkare och tillsammans med t.ex. produktnummer säkerställa att märkningen är unik för just denna förpackning som minst under hela produktens hållbarhet. Tabell 2. Sammanfattning av kraven på ett urval av marknader USA EUROPA KINA TURKIET BRASILIEN INDIEN SNI (Standardized Numerical Identifier) FDAs kravställning för unik märkning NDC (National Drug Code) FDA-utställd kod specifik för produkten Batchnummer och utgångsdatum krävs ej men får användas i koden Märkning genom 2D-kod och RFID-chip tillåts då ingen bärare specificeras Produktnummer- i praktiken GTIN (Global Trade Item Number ) Batchnummer mm Märkning som 2D-kod SFDA genererad kod Batchnummer, utgångsdatum Märkning som streckkod, ej 2D GS1-standard kod Kräver fullständig aggregering Kräver inrapportering av varje led i distributionskedjan 13 siffrig unik kod (unik inom den legala enheten, ej för produkten) utfärdad av tillverkaren ANVISA reg nr, batchnr, utgångsdatum 2D kod Kräver aggregering Kräver registrering genom hela distributionskedjan GS1 standard Batchnummer och utgångsdatum Kräver serialisering, ej aggregering, av transportenheter Sida 5

6 4. AGGREGERING Att aggregera förpackningar innebär att skapa en spårbarhet mellan minsta försäljningsenhet (förpackning), och den transportenhet, t.ex. låda och/eller pall, som enheten finns i. Förenklat uttryckt skall varje pall med produkter märkas med en kod som talar om vilka unika lådor som finns på pallen och varje låda skall ha motsvarande kod som anger vilka unika förpackningar som finns i lådan, se bild 2. Bild 2. Schematisk presentation av aggregering 5. MANIPULATIONSHINDER TAMPER EVIDENCE För att man inte skall kunna fylla äkta unika förpackningar med förfalskat innehåll så skall förpackningarna även ha ett manipulationshinder. Detta manipulationshinder består vanligen av en plastremsa som fästes över öppningsfliken. Denna plastremsa skall sitta så stabilt att det lämnar märken på förpackningen om den öppnas. Sida 6

7 6. VERIFIERING MOT CENTRALA DATABASER För att återförsäljare och konsumenter skall veta att just deras unika förpackning är äkta ska information om vilka serialiseringsnummer som använts laddas upp i databaser som är tillgängliga för återförsäljare och/eller konsumenter, eller för myndigheter som sköter tillgängligheten. För att få dessa databaser på plats har det bildats flera olika intresseorganisationer. Exempelvis så finns det i Europa en central hub dit varje land kan ansluta sig. Denna administreras av European Stakeholder Model (ESM). I Europa skall sedan serialiseringskoderna checkas ut ur systemet när förpackningen används (säljs till konsument eller administreras via vårdgivare). Det säkerställer att varje nummer endast kan lämnas ut till en patient en gång, se bild 3. Bild 3. Blue-print över den Europeiska dataöverföringslösningen Tillverkare: Uppladdning av data och frivillig verifiering Uppdateringar över olika regioner Grossist: Frivillig verifiering Apotek: Obligatorisk verifiering Sida 7

8 7. UTMANINGAR Implementeringen av ett track and trace system är ett komplext projekt. Det gäller att hitta rätt nivå på samtliga delar i implementeringen för att uppfylla kraven på alla de marknader där produkterna skall säljas men utan att för den sakens skull överarbeta eller förlora flexibiliteten i tillverkningen Identifiera kravbild Det första steget är att identifiera vilka produkter som behöver förses med förfalskningsskydd och på vilka marknader. Förfalskningsskyddet behöver därefter utformas för att överensstämma med kraven som gäller på de marknader Ni önskar nå. Detta kartläggningsarbete kräver god produktkännedom liksom goda kunskaper gällande rådande krav, det senare är ofta något som behöver sökas externt Förankra och involvera När behovet är identifierat startar en förändringsresa som behöver förankras genom hela organisationen. Implementeringen av denna typ av system kommer beröra allt från marknadsavdelningen, via de som ansvarar för artwork och registreringar till produktionslinjerna. Naturligtvis är kvalitetsavdelningen en central del i detta arbete. För att uppnå en lyckad implementering är det viktigt att redan tidigt identifiera vad/ vilka processer som kommer påverkas och säkerställa goda samarbeten mellan dessa funktioner. Ett exempel är att förpackningens design kan komma att påverkas vilket kan leda till att tillverkningslinjen/produktionslinjen måste anpassas (t.ex. skrivare och/eller vision system som läser/skriver på nya ställen på förpackningen). Det kan då vara en fördel att ha en oberoende part som driver denna förändring inom företaget då denne kan se helhetsbilden på en övergripande nivå och hitta de bästa lösningarna för hela företaget Systemleverantör Det första som görs rent praktiskt är valet av systemleverantör. Här gäller det att vara noggrann då många leverantörer redan är fullbokade och därmed har svårt att ge fullgod support. Frågor att ta ställning till är t.ex. Är systemet helt standardiserat eller måste vi göra anpassningar för just oss? Vad händer om implementeringen blir försenad? Finns fortfarande resurser från leverantören kvar? Hur mycket dokumentation finns för systemet och när får vi den? En tydlig kravspecifikation för utrustningen är en förutsättning för att projektet ska fungera smidigt genom hela förändringsfasen. Sida 8

9 7.4. Installera på linjen I de flesta fall skall befintliga tillverkningslinjer modifieras för att klara av att hantera delarna i förfalskningsskyddet och därför är även själva installationen på tillverkningslinjen en stor utmaning, se nivå 1 och 2 i bild 4. Här kommer frågor som integration mellan olika systemtyper och åldrar på system, utrymmesfrågor och tekniska lösningar in i bilden. För att få en så smidig integration som möjligt av den nya utrustningen är det viktigt att involvera automationsexperter tidigt i processen och säkra dessa resurser för hela projekttiden Skapa lösning för datahantering Parallellt med installationen på linjen skall även informationshanteringen på högre nivå etableras, se nivå 3 och 4 i bild 4. Det handlar om relativt stora mängder data som skall hanteras och skickas vidare till centrala databaser. Denna nya hantering skall naturligtvis ske i validerade system och med framtagna instruktioner och förvaltningsrutiner, en utmaning som inte får underskattas. Då systemen ofta är en blandning av automationssystem på linjenivå och IT-system krävs ofta unik kompetens för installation och förvaltning. Bild 4. Systemnivåerna för en produktionsanläggning 7.6. Anpassa rutiner När installationen är klar skall det nya systemet fungera i den dagliga verksamheten, även detta är en viktig del i förändringsresan. För att uppnå en väl fungerande implementering är det viktigt att berörd personal varit delaktiga och identifierat de förändringar i rutiner som implementeringen ger upphov till. Ett tydligt exempel på hur track and trace system påverkar det dagliga arbetet är hur kassationer och produktåterföring hanteras. Sida 9

10 8. SAMMANFATTNING Förfalskningsskyddet är av intresse för alla läkemedelsbolag både ur en etisk och ur en ekonomisk aspekt. Men, det innebär att nya krav måste hanteras och genomföras under en tidsangiven, i vissa fall, relativ kort period. Utmaningen kan ibland bli komplicerad då olika länder har sina specifika krav och tidsramar. I stort omfattar förfalskningsskyddet fyra områden: serialisering (varje förpackning skall märkas med ett unikt nummer dels produktrelaterad information och dels ett unikt randomiserat serialiseringsnummer); aggregering (man skall kunna avläsa med en enda kod exakt vilka enheter är inkluderade på en transportenhet); manipulationshinder (för att visa om förpackningen är intakt); och verifiering (serialiseringsnumret skall laddas upp i en informationsdatabas för att säkerställa att varje nummer endast kan lämnas ut till en patient en gång). För att ett läkemedelsföretag ska kunna uppfylla regelverken behövs ett omfattande förändringsprogram som inkluderar de viktiga stegen: identifiera kravbild; förankra förändringsprojektet internt och involvera alla intressenter; välja rätt systemleverantör och systemlösning; installera lösningen på produktionslinjen; skapa en lösning för datahantering; och anpassa organisationens rutiner så att det nya systemet fungerar i den dagliga verksamheten. Det är en komplex förändring som påverkar många funktioner och nivåer i en organisation. För att lyckas krävs en helhetssyn och en integrerad strategi som använder sig av nödvändiga specialistkompetenser; exempelvis kunskap gällande rådande myndighetskrav, förändringsledning, installation, validering och förvaltning av båda automations- och IT-system. För att klara av denna utmaning på bästa möjliga sätt bör man välja rätt partner samt driva denna förändringsprocess utifrån ett riskhanteringsperspektiv. På så sätt behåller man flexibiliteten I sin tillverkning samtidigt som man uppfyller kraven med en optimal resursanvändning. 9. Referenser [1] WHO Fact Sheet no 275, May [2] FASS, Förfalskade läkemedel, , jsessionid=weqxdmpilznkutqbcnhpz3jnnhb1fvxq7ov72ztynspjix9o5j1k! ? docid=139423&usertype=0 Sida 10

11 Om PlantVision PlantVision AB är Skandinaviens ledande konsultföretag inom operativ verksamhetsförbättring. Våra konsulter har lång branscherfarenhet och kan hjälpa er i alla stadier av ett projekt - från strategi, planering och införandestöd till långsiktig support. Samtidigt erbjuder vi Skandinaviens bredaste sortiment av beprövade tekniska lösningar på området. Vårt fokus är alltid detsamma - att leverera de bästa lösningarna och åstadkomma bästa möjliga resultat för just er verksamhet. Kontakt För att diskutera Er organisations behov angående serialisering och produktsäkerhet, kontakta Anna-Lena Mann Affärsområdeschef, Quality Management, PlantVision AB anna-lena.mann@plantvision.se Tel. +46 (0) PlantVision AB Telefon: E-post: info@plantvision.se Läs mer Sida 11