Samlad måltidsorganisation i Eskilstuna kommun

Transkript

1 Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret Demokrati och välfärd KSKF/2016:126 Sara Molander (11) Kommunstyrelsen Samlad måltidsorganisation i Eskilstuna kommun Förslag till beslut Förslag till kommunfullmäktige 1. Genomförandeplan för gemensam måltidsorganisation antas och finansieras inom ramen för modern kommun 2. Kommunstyrelsen får uppdrag att fatta beslut om fortsatt inriktning efter att genomförandeplanens fördjupningsuppdrag är klara och redovisats för kommunstyrelsen. I fördjupningsuppdraget klargörs målsättning, organisation, styrning, personal och ekonomi. Sammanfattning I kompletterande årsplan 2015 finns ett åtagande att utreda förutsättningar och förbereda införandet av en gemensam kostorganisation (KS, VON, BUN, TSN) Utredningen omfattar barn- och utbildningsnämnden, Torshälla stads nämnd och vård- och omsorgsnämnden även om det finns måltidsverksamhet i mindre omfattning inom fler nämnder. Utredningen är genomförd av kommunledningskontoret i samverkan med de berörda förvaltningarna. Kommunstyrelsen beslutade att skicka förslaget till berörda nämnder för yttrande. Eskilstuna kommun har en måltidsverksamhet med hög kvalitet och med stora inslag av ekologisk mat som tillagas nära gästerna. Utredningen föreslår en gemensam måltidsorganisation. Det främsta argumentet är att kommunen står inför stora utmaningar med ett ökat antal elever inom förskolan och skolan och ett ökat antal brukare inom vård och omsorgsverksamheterna. Det ställer krav på att kommunen ska kunna leverera fler måltider och därför behöver organisationen rustas för att möta ett ökat tryck med bibehållen kvalitet utan stora kostnadsökningar. En samlad måltidsorganisation ökar även förutsättningarna för cheferna inom skola att ta det pedagogiska ledarskapet och det ökar fokus på kärnuppdraget inom såväl skola som omsorg. Det finns potential för effektiviseringar med bättre styrning av inköp, optimerad bemanning, planering av leveranser. Med ett samlat ansvar och en planering över verksamhetsgränser kan både ledig kapacitet i befintliga kök synliggöras och utifrån ett samlat behov planera för nybyggnad och ombyggnad i framtiden

2 Eskilstuna kommun (11) Nämndernas remissyttranden lyfter fram att flera viktiga delar av utredningen behöver fördjupas. Förslaget är att anta en genomförandeplan med beslut i två steg. Första beslutet är ett inriktningsbeslut. Det innebär att arbetet för en gemensam måltidsorganisation fortsätter med en projektorganisation som har uppdraget att förtydliga de delar som nämnderna lyfter fram i sina remissvar. Arbetet beräknas ta fyra månader och kräver en projektledare på 100 procent, en projektgrupp samt en styrgrupp. Genomförandeprojektets första del ska leverera ett beslutsunderlag som tydligt beskriver målsättning, organisation, personal, ekonomi och visar hur en gemensam måltidsorganisation ska motverka stora kostnadsökningar. Slutligt beslut om att införa en gemensam måltidsorganisation fattas av kommunstyrelsen i maj juni. Beslutet innehåller målsättning, organisation, styrning, personal och ekonomi. Ärendebeskrivning I kompletterande årsplan 2015 finns ett åtagande att utreda förutsättningar och förbereda införandet av en gemensam kostorganisation (KS, VON, BUN, TSN) Utredningen omfattar barn- och utbildningsnämnden, Torshälla stads nämnd och vård- och omsorgsnämnden även om det finns måltidsverksamhet i mindre omfattning inom fler nämnder. Utredningen är genomförd av kommunledningskontoret och har haft en styrgrupp med förvaltningschefer från berörda förvaltningar och konsult och uppdrag, ekonomidirektören och en ekonom. Under utredningstiden har chefer från berörda organisationer medverkat i diskussioner och fått löpande information. Kommunstyrelsen beslutade att skicka förslaget till berörda nämnder för yttrande. Samtliga nämnder har lämnat yttrande och konsult och uppdrag har deltagit i remissarbetet. Efter synpunkter från nämnderna föreslår kommunledningskontoret att en gemensam måltidsorganisation samlas på konsult och uppdrag och blir en servicefunktion till de nämnder som behöver en måltidsverksamhet. Utredningen kompletteras med genomförandeplan med en period för fördjupning i de delar som nämnderna önskade få förtydligade. Eskilstuna kommun har en måltidsverksamhet med hög kvalitet och med stora inslag av ekologisk mat som tillagas nära gästerna. Verksamheterna utmanas med allt fler äldre som behöver vård och omsorg och fler barn och elever i förskolor och skolor. Genom en gemensam styrning finns det potential att effektivisera kommunens måltidsverksamhet och på så sätt möta ett ökat tryck med bibehållen kvalitet på måltiderna utan att kostnaderna ökar. De stora olikheterna mellan organisationernas måltidsverksamhet gör att det är svårt att beskriva delarna på ett enhetligt sätt och jämföra verksamheterna med varandra. Det finns skillnader i hur de olika verksamheterna redovisar vilka som äter (barn eller vuxna) hur man räknar antalet barn (inskrivna eller närvarande) och storlekar på portioner. Därför måste den redovisning som finns för varje verksamhetsområde ses som en grov uppskattning.

3 Eskilstuna kommun (11) Totalt i kommunen har vi en redovisad kostnad för livsmedel (BI 2015) på kronor. I den summan ingår alla livmedelsinköp i kommunen. Av den summan användes kronor för livsmedel till skola, förskola och vård- och omsorg. Inom kommunens måltidverksamhet arbetar cirka 325 personer (i tid cirka 285 årsarbetare). Utöver det finns det olika stödfunktioner som inte har identifierat i antal och tid vilket är ett fortsatt arbete för att avgränsa den totala resursanvändningen. Lokalkostnader redovisas inte i utredningen. Det krävs ett eget utredningsuppdrag för att identifiera och avgränsa kostnader för lokaler. De kommuner som utredningen tittat på har alla ett stort inslag av tillagningskök i någon del av verksamheten och har under de senaste åren gått från decentraliserad organisation till gemensam styrning. En trend i landet är att bygga tillagningskök nära gäst för att få en hög kvalitet. Ett mottagningskök kräver ändå viss utrustning, transporter och bemanning. Transporter av varm mat är dyrt och det kräver stora resurser under kort tid vid till exempel lunchtid. De största vinsterna är generella för alla verksamheter. Samordningsvinster i en gemensam organisation Optimerad bemanning En ledning med kostkompetens Gemensam styrning mot uppsatta mål En mer likvärdig kvalitet Ökade möjligheter för önskad sysselsättningsgrad Sammanhållen vikarietillsättning Gemensam kompetensutveckling Gemensam syn och effektivare rutiner vid till exempel specialkost Bättre planering av transporter vid behov av levererad mat Lättare att nyttja varandras kapacitet Mindre sårbarhet vid kris Bättre förutsättningar för gemensam planering vid behov av utbyggnad och ombyggnad Större möjlighet att kostnadseffektivt ta tillvara ledig kapacitet i befintliga kök vid volymtillväxt Ger ökat fokus i såväl den samlade måltidsorganisationen som i skolan och äldreomsorgen som får fokusera på kärnverksamheten Måltidsverksamheterna är ett kreativt verksamhetsområde med stor utvecklingspotential. Skola, förskola, vård- och omsorg behöver fokusera på sina utmaningar och sina huvuduppdrag. Genom att separera kostverksamheten från kärnverksamheterna skapas utrymme för båda delar att ha ett större fokus på sitt huvuduppdrag.

4 Eskilstuna kommun (11) Torshälla stads nämnd Torshälla stads nämnd föreslår att en samlad måltidsorganisation i enlighet med utredningens förslag godkänns efter förtydligande kompletteringar enligt nämndens förslag. Ytterligare utredningen krävs då det finns stora olikheter mellan organisationernas måltidsverksamhet som gör att det är svårt att beskriva dem på ett enhetligt sätt och jämföra verksamheterna med varandra. Om det ska ske en minskning av tillagningskök, bör en risk- och konsekvensanalys föregå beslut för varje kök. Ett förtydligande i frågan vore bra i det fortsatta arbetet med en samlad kostorganisation. Enhetliga och relevanta mått bör fastsällas och vara grundval för det fortsatta arbetet med en samlad måltidorganisation såsom antal portioner, gäster och stödfunktioner till kost-och måltidsverksamheten. Även uppgifter om eventuella behov av ytterligare kompetens bör identifieras under omställningsprocessen. Lokalkostnader behöver omfatta både behov av lokalytor och utrustning av köken. Vad är nödvändig och rimlig utrustning i moderna kök utifrån krav på kvalitet och mat lagad från grunden? Är det olika beroende på om det är kost till förskolebarn, skolelever eller äldre? Vad som avses med större möjligheter vid rehabilitering, bör beskrivas. Tidplaner som anges i avsnittet om målbilder för olika år måste ifrågasättas utifrån de erfarenheter som finns. Det finns all anledning att modifiera tidplanerna, för att skapa en väl förankrad förändringsprocess. Omfördelning av makt och förändrade strukturer kräver ett arbete så att förutsättningar skapas för nära samarbete mellan måltidverksamheten och företrädare för kärnverksamheten. Budget för den nya organisationen ska vara beslutad och finansieringsmodell fastställd innan hela den samlade måltidsorganisationen startar. Vård- och omsorgsnämnden Utredningens förslag om ökat samarbete och samordning mellan nämnder ser vård- och omsorgsnämnden som positiva inom nedanstående områden: ökad analys och samordning inför nyproduktion av kök visst samnyttjande av personal samordning vid kriser utveckling av nyckeltal för uppföljning Detta, menar nämnder, bör kunna genomföras utan att all ledning och styrning samlas under en gemensam måltidsorganisation.

5 Eskilstuna kommun (11) Vård- och omsorgsnämnden har sedan 2010 en sammanhållen måltidsorganisation och nämnden ser därför små behov av ytterligare samordning. Måltidsverksamhet är en integrerad hälsofrämjande del av vårdoch omsorgsnämndens kärnverksamhet. Behov av måltider är en biståndsbedömd insats som ingår i omvårdnaden. Närvarande ledning med lokalkännedom och kunskap om målgruppernas skiftande behov bedöms som en förutsättning för god kvalitet. Nämnden menar att fördelar som beskrivs i utredningen av en samlad måltidsorganisation är redan uppfyllda internt i vård- och omsorgsnämndens måltidsverksamhet. Vård- och omsorgsnämnden ställer sig tveksam till att vara med och finansiera andra nämnders behov av samordning och styrning. Att också ingå i en organisation som innebär centralisering med risk för kvalitetsförsämringar och risk för ytterligare effektiviseringar av nämndens måltidsorganisation till förmån för den centraliserade organisationen är inget som nämnden kan ställa sig bakom. Behov av kompletteringar i utredningen: En organisationsskiss som beskriver den nya organisationen i alla dess delar dvs. serviceorganisation, produktion och servering av måltider. Analys av risker och konsekvenser av ett införande för brukare, personal och ekonomi - kundnyttan för brukare och nämnder - hur en centraliserad organisation påverkar arbetsmiljön - eventuell övertalighet till följd av centralisering och hur den ska hanteras - konsekvensanalys av vad rätten till önskad sysselsättningsgrad (RÖS) kommer att kosta för de nämnder som inte redan infört RÖS, samt om det är möjligt att optimera tiden på ett effektivt sätt. Kostnadsberäkning för den nya organisationen som bör omfatta HR, ekonomer, bemanningsenhet och personal för servering av måltider. Organisationens överbyggnad behöver beräknas Gränsdragning mellan olika roller (måltidspersonal och omsorgspersonal vid till exempel servering) Verksamheternas delaktighet och påverkansmöjlighet Nämndens tillgång till specialistresurser, exempelvis dietist och kostkonsulent Torshälla stads nämnds måltidsproduktion bör ses över. Vård- och omsorgsnämnden och Torshälla stads nämnd har redan samlade måltidsorganisationer, en effektivisering som bör prövas är att samordna de båda nämndernas måltidsverksamhet.

6 Eskilstuna kommun (11) Ta fram kommunens kostnad idag som ett jämförelsetal som visar om kommunen har en hög eller låg kostnad (och relationen till avgifter) i nuläget. Utredningens tidplan behöver revideras Nämnden bedömer att kalkylen för effektivisering av livsmedelskostnader troligen är beräknad för högt. Om beslut fattas om ett införande, motsätter sig vård- och omsorgsnämnden ett etappvis införande för att undvika en anpassning efter redan satta strukturer. Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden tillstyrker förslaget till samlad måltidsorganisation i Eskilstuna kommun. Förslaget till en gemensam kostorganisation innebär så stora förändringar att remissen gått till verksamheterna för att de ska ha möjlighet att komma in med synpunkter. Personal I nuvarande organisation i förskolan ingår ofta städ och kök som kombinationstjänster. Detta behöver utredas vidare och lösas snabbt då det skapar en osäkerhet för berörda personer och enheter. Det är viktigt att den pedagogiska personalen får ägna sig åt sitt kärnuppdrag snarare än kringuppgifter. Att få till en bättre planerad personalbemanning och att ha ett helhetsgrepp över detta som inte finns idag tror vi kommer att bli bättre i den nya organisationen. Organisation Ett yttre ramverk och ett förslag på lämplig organisationsmodell måste presenteras innan beslut kan fattas och innan rekrytering av måltidschef kan ske. Det är av stor vikt för varje förvaltning som är involverad att få till en organisationsmodell som känns relevant och som förvaltningarna ställer sig bakom. Vissa nyckelroller som ska ingå i den nya organisationen bör presenteras. Att enligt förslag rekrytera en måltidschef som ska starta upp den nya organisationen utan färdig organisationsmodell eller ekonomisk modell kan bli ineffektivt. Om det blir en extern rekrytering kommer mycket tid ägnas åt att lära känna organisationen. Tillagningskök Frågan om tillagningskökens vara eller icke vara har upplevts olika av de verksamheter som inkommit med synpunkter på remissen. Det finns en osäkerhet om förslaget medför en minskning av antalet tillagningskök och ökning av antalet mottagningskök. Att öka andelen mottagningskök är dyrt med bemanning för mottagande samt gör att transportkostnaderna ökar väsentligt, kvaliteten upplevs oftast blir sämre och dyra transporter är heller inte bra ur ett miljöperspektiv.

7 Eskilstuna kommun (11) Tillagningskök har över tid varit ett signum för Eskilstuna kommun. Ett förtydligande i frågan vore bra i det fortsatta arbetet med en samlad kostorganisation. Ekonomi Hur en samlad måltidsorganisation ska finansieras och vilka konsekvenser det får för enskilda enheter behöver förtydligas. Idag sker fördelningen av budget från rektor och den fördelningen ser olika ut för varje skolkök. Att få till en likvärdighet när det gäller måltidskvalitet, inköp av livsmedel, ett enhetligt portionsbegrepp och bemanning kan göra måltidsorganisationen mer effektiv utan att för den skull påverka varje köks eller skolas specifika mål. Förslag till gemensam måltidsorganisation Utredningen föreslår en gemensam måltidsorganisation. Det främsta argumentet är att kommunen står inför stora utmaningar med ett ökat antal elever inom förskolan och skolan och ett ökat antal brukare inom vård och omsorgsverksamheterna. Det ställer krav på att kommunen ska kunna leverera fler måltider och därför behöver organisationen rustas för att möta ett ökat tryck med bibehållen kvalitet utan stora kostnadsökningar. Det finns potential för effektiviseringar med bättre styrning av våra inköp, optimerad bemanning, planering av leveranser, samlat ansvar och planering över verksamhetsgränser, gemensamma mål och ett sammanhållet arbete med att såväl synliggöra och utnyttja ledig kapacitet i befintliga kök som utifrån ett samlat behov planera för nybyggnad och ombyggnad i framtiden. Utredningens uppdrag har inte varit att minska på antalet tillagningskök. Nämndernas remissyttranden lyfter fram att flera viktiga delar av utredningen behöver fördjupas. Förslaget är att anta en genomförandeplan med beslut i två steg. Första beslutet är ett inriktningsbeslut. Det innebär att arbetet för en gemensam måltidsorganisation fortsätter med en projektorganisation som har uppdraget att förtydliga de delar som nämnderna lyfter fram i sina remissvar. Arbetet beräknas ta fyra månader och kräver en projektledare på 100 procent, en projektgrupp samt en styrgrupp. Genomförandeprojektets första del ska leverera ett beslutsunderlag som tydligt beskriver målsättning, organisation, personal, ekonomi och visar hur en gemensam måltidsorganisation ska motverka stora kostnadsökningar. Slutligt beslut om att införa en gemensam måltidsorganisation fattas av kommunstyrelsen i maj juni. Beslutet innehåller målsättning, organisation, styrning, personal och ekonomi. Mål och syfte Syftet med att skapa en gemensam måltidsorganisation är att möta ett ökat behov av måltider med bibehållen kvalitet utan större kostnadsökningar. Måltidsverksamheten ska ha hög kundnöjdhet och vara likvärdig i hela kommunen. Utöver det ska gällande mål i forma av transporter, energi och klimatpåverkan följas. Utvecklingsområden för en gemensam matrisorganisation har olika prioriteringsordnings i tid.

8 Eskilstuna kommun (11) I första steget ska förändringsarbetet fokusera på Organisation Forum för politiskt och verksamhetsmässigt styrning och inflytande Bemanning/Optimerad bemanning Samlad vikariehantering Likvärdiga måltider och gemensamt mål Samordnad upphandling Budget (successiv hemtagning) Kapacitet i köken för att med optimal bemanning möta volymökningar Utarbeta styrprinciper och gemensamma nyckeltal arbetas fram för tydlig styrning mot befintliga mål inom brukarnöjdhet, kvalitet, miljö, ekonomi, personal och effektiv organisation Viktigt utvecklingsarbete i nästa steg Samordning OLC och mat-transporter Minskad sjukfrånvaro hos samtliga medarbetargrupper Samordnad kompetensutveckling Utveckla brukar och elevinflytande På sikt Effektivisera och minska livsmedelskostnader Lokalhantering och expandering Ta emot andra måltidsrelaterade verksamheter från kommunen I inledningsfasen får de befintliga lokalerna fortsätta att tillhöra verksamheten men det är angeläget att även kostnaderna för lokaler blir en del av kostnaderna för måltider. Genomförandeplanen December 2016 Kommunfullmäktige beslutar att anta en genomförandeplan samt ge kommunstyrelsen i uppdrag att fatta beslut om fortsatt inriktning efter att genomförandeplanens fördjupningsuppdrag är klara och redovisats för kommunstyrelsen. Tillsätta projektledare med uppdrag enligt genomförandeplan. Projektledaren behöver ha erfarenhet av att leda ett större förändringsarbete med en bredd av frågor. Projektledningen bör finnas på konsult- och uppdrag. En separat och tillfällig organisation för vidare utredning och sammanförande av verksamheterna är nödvändig då måltidsorganisationen som helhet är större än nuvarande konsult och uppdrag och flera delar återstår att utredas. Avgörande för projektets genomförande är tillgång till relevanta kompetenser, en rimlig tidplan och finansiering med tydlig hemtagningsplan.

9 Eskilstuna kommun (11) Tillsätta projektgrupp Projektgruppen med kompetens från verksamheterna (både från måltidsverksamhet och från skola och omsorg), ekonomifrågor och personalfrågor. Gruppen behöver även ha med kommunikationskompetens. Tillsätta en styrgrupp Styrgruppen ska ha mandat att besluta om projektarbetets inriktning inför beslut 2 samt att ta fram samlat underlag och beslutsskrivning inför beslut 2. Fördjupningsuppdrag januari maj 2017 Projektperioden då ett beslutsunderlag ska arbetas fram som tydligt visar - Organisation Ett yttre ramverk och ett förslag på lämplig organisationsmodell ska presenteras. Organisationsmodellen ska kännas relevant och få en acceptans hos berörda förvaltningar. Nyckelroller som ska ingå i den nya organisationen ska beskrivas. - Ekonomi Projektet behöver hitta en finansieringsmodell både på kort och längre sikt och som innehåller 1. Dagens kostnader för måltidsverksamheten, inklusive allt (HR, ekonomer, bemanningsenhet och personal för servering av måltider ett utgångsläge att jämföra mot) 2. Kostnad för införande och omställning (engångskostnad) 3. Första och andra årets kostnader (kan öka mot utgångsläge) 4. Kommande års kostnadsnivå (då effektiviseringar har fått effekt) 5. En prismodell och prissättning som beskriver en möjlig finansiering av måltidsorganisationen. Val av finansieringsmodell kan bidra till mer eller mindre styrning och därmed också utrymmet för nämnderna att fokusera på sina kärnfrågor. Tillämpning av en funktionell prismodell är betydelsefull. - Personal 1. Gränsdragning mellan olika roller (måltidspersonal och omsorgspersonal/pedagogisk personal vid till exempel servering) 2. Hanteringen av kombitjänster 3. Omställning ur ett HR-perspektiv 4. Eventuellt identifiera behov av ytterligare kompetens - Styrning 1. Hur möjligheten att utöva den politiska serviceförvaltningen. 2. Om kostorganisationen ska konkurrensutsättas eller inte 3. Processtillhörighet i styrsystemet (för måltidsverksamhet men även OLC och fordonsverksamheten) - Plan för praktisk och tidsmässig övergång till gemensam

10 Eskilstuna kommun (11) måltidsorganisation - Kommunikation för förankring och hantering av synpunkter från brukare/medborgare och media Barn- och utbildningsnämnden/förvaltningen ska avsätta resurser för att, tillsammans med den centrala projektledningen, ta fram en plan för hur måltidsdelarna ska kunna frikopplas och flyttas till den gemensamma måltidsorganisationen. Konsult och uppdrag behöver utreda vilka förändringar som krävs i organisation och överbyggnad för att ta emot uppdraget. Maj/juni 2017 Slutligt beslut fattas av kommunstyrelsen om att införa en gemensam måltidsorganisation. Beslutet innehåller målsättning, organisation, styrning, personal och ekonomi. Under förutsättning att beslut fattas Rekrytera måltidschef Juni/december Ett gemensamt styrdokument för kommunens måltidverksamhet arbetas fram Omställningsarbete bland personalen inom måltidsorganisationen Nya organisationen kommuniceras Prismodeller och överenskommelser arbetas fram och implementeras Januari 2018 En ny måltidsorganisation är på plats Finansiering Kostnader 2017 En projektledare, heltid, under hela 2017 för införandeprojektets alla delar 100 procent tjänst som måltidschef (max 6 månader). Tillhörande kostnader som rekrytering, arbetsledning, arbetsrum med mera Utöver det kommer resurser krävas av berörda nämnder för att identifiera faktiska kostnader, kartlägga anställningsformer och ta fram ett faktiskt nuläge. Även konsult och uppdrag behöver identifiera sina förändringsbehov inför organisationsförändringen Kostnader för genomförandeprojektet uppskattas sammantaget till under styrningen påverkas och vilket mandat som ligger på nämnder, beställande förvaltning respektive 2017 och finansieras av omställningsmedel i modern kommun. Motsvarande medel bedöms återställs genom hemtagning år två till fyra.

11 Eskilstuna kommun (11) Kommunledningskontorets synpunkter Kommunledningskontoret ser att det som angeläget att gå vidare med att införa en gemensam måltidsorganisation. De frågetecken som finns behöver analyseras och det är nödvändigt att arbetet pågår en tid till. Det är dock viktigt att arbetet håller ett högt tempo då en förändring kan leda till oro och stagnation i en organisation. Stora delar av Eskilstunas måltidsverksamhet ligger i framkant och det är viktigt att den fortsätter att utvecklas kostnadseffektiv med hög och likvärdig kvalitet. Det är lika viktigt att måltidsverksamheten får en organisation som flexibelt och kostnadseffektivt kan hantera behov från ökat antal barn, elever och äldre. Om ett fullskaligt genomförande enligt utredningens förslag inte blir aktuellt bör ändå vissa specifika delar vidare utredas och prövas. Förvaltningarna har kommit olika långt i sin samordning av den egna måltidsveksamheten medan det i det kommunövergripande perspektivet finns flera områden att utveckla och som samtidigt inte inkräktar på det verksamhetspecifika perspektivet. Torshällas framtid är föremål för beslut parallellt med måltidsorganisationen. Torshälla stads nämnd har en väl fungerande måltidsorganisation som det är viktigt att inte bryta isär. Förslaget i den utredningen är att hela Torshällas måltidsorganisation ska föras över i sin helhet till barn- och utbildning. Denna tanke passar väl in i detta förslag om gemensam måltidsorganisation. På så sätt kan den organisationen vara en spjutspets i arbetet med att skapa en likvärdighet även inom barn- och utbildningsnämndens verksamheter. Det är viktigt att redan nu se kommunens kök i en helhet oavsett vilken organisation köket tillhör. Vid alla nybyggnation och ombyggnation ska en analys finnas med på vilka kök som redan finns i närområdet, vilken kapacitet och standard de har och hur befintlig kapacitet kan samnyttjas. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Pär Eriksson Kommundirektör Tommy Malm Ekonomidirektör Beslutet skickas till: Vård- och omsorgsnämnden Barn- och utbildningsnämnden Torshälla Stads nämnd

12 Barn- och utbildningsnämnden Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(2) 45 Yttrande gällande samlad måltidsorganisation i Eskilstuna kommun (BUN/2016:289) Beslut Barn- och utbildningsnämnden tillstyrker förslaget till Samlad måltidsorganisation i Eskilstuna kommun. Deltar inte i beslutet Faisal Hassan (MP) avstår från att delta i beslutet. Reservation Niklas Frykman (L) reserverar sig mot beslutet med följande motivering: Ur nämndens perspektiv är det svårt att se några fördelar med att centralisera måltidsorganisationen till konsult och uppdrag. Tidigare centraliseringar av lönehanteringen och IT har heller inte varit sådana framgångar att det uppmuntrar ytterligare steg i den riktningen. Tvärtom är måltidsorganisationen inom barn- och utbildning både väl fungerande och väl integrerad med det pedagogiska arbetet. Mikael Nygren (SD) reserverar sig mot beslutet. Sammanfattning Kommunledningskontoret har inkommit med en skrivelse i ärendet daterad den 19 februari Av skrivelsen framgår att i kompletterande årsplan 2015 finns ett åtagande att utreda förutsättningar och förbereda införandet av en gemensam kostorganisation Utredningen omfattar barn- och utbildningsnämnden, Torshälla stads nämnd och vård- och omsorgsnämnden även om det finns måltidsverksamhet i mindre omfattning inom fler nämnder. Utredningen är genomförd av kommunledningskontoret i samverkan med de berörda förvaltningarna. Eskilstuna kommun har en måltidsverksamhet med hög kvalitet och med stora inslag av ekologisk mat som tillagas nära gästerna. Verksamheterna utmanas med allt fler äldre som behöver vård och omsorg och fler barn och elever i förskolor och skolor. Genom en gemensam styrning finns det potential att effektivisera kommunens måltidsverksamhet och på så sätt möta ett ökat tryck med bibehållen kvalitet på måltiderna utan att kostnaderna ökar. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

13 Barn- och utbildningsnämnden Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 2(2) Utredningen föreslår att en gemensam måltidsorganisation samlas på konsult och uppdrag och blir en servicefunktion till de nämnder som behöver en måltidsverksamhet. Yrkanden Niklas Frykman (L) yrkar att Barn- och utbildningsnämnden avstyrker förslaget till Samlad måltidsorganisation i Eskilstuna kommun. Mikael Nygren (SD) yrkar bifall till Niklas Frykmans (L) yrkande. Lars G Linder (S) och Lillemor Nordh (C) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Propositionsordning Ordföranden finner att det utöver förvaltningens förslag finns ett förslag om att avstyrka förslaget till samlad måltidsorganisation. Ordföranden föreslår en propositionsordning där de två förslagen ställs emot varandra. Nämnden godkänner propositionsordningen. Vid ställd proposition på förvaltningens förslag mot Niklas Frykmans (L) förslag finner ordföranden att nämnden beslutat att bifalla förvaltningens förslag. Utdrag till: Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

14 Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsförvaltningen Förvaltningsledningen BUN/2016:289 Thomas Åkerblom (3) Barn- och utbildningsnämnden Yttrande över remissförslag Samlad måltidsorganisation i Eskilstuna kommun Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden tillstyrker förslaget till Samlad måltidsorganisation i Eskilstuna kommun. Sammanfattning Kommunledningskontoret har inkommit med en skrivelse i ärendet daterad den 19 februari Av skrivelsen framgår att i kompletterande årsplan 2015 finns ett åtagande att utreda förutsättningar och förbereda införandet av en gemensam kostorganisation Utredningen omfattar barn- och utbildningsnämnden, Torshälla stads nämnd och vård- och omsorgsnämnden även om det finns måltidsverksamhet i mindre omfattning inom fler nämnder. Utredningen är genomförd av kommunledningskontoret i samverkan med de berörda förvaltningarna. Eskilstuna kommun har en måltidsverksamhet med hög kvalitet och med stora inslag av ekologisk mat som tillagas nära gästerna. Verksamheterna utmanas med allt fler äldre som behöver vård och omsorg och fler barn och elever i förskolor och skolor. Genom en gemensam styrning finns det potential att effektivisera kommunens måltidsverksamhet och på så sätt möta ett ökat tryck med bibehållen kvalitet på måltiderna utan att kostnaderna ökar. Utredningen föreslår att en gemensam måltidsorganisation samlas på konsult och uppdrag och blir en servicefunktion till de nämnder som behöver en måltidsverksamhet. Ärendebeskrivning Förslaget till en gemensam kostorganisation innebär så stora förändringar att remissen gått till alla våra verksamheter för att de ska ha möjlighet att komma in med synpunkter. Även om Barn- och utbildningsförvaltningen ställer sig positiv till

15 Eskilstuna kommun / 2 (3) en gemensam kostorganisation vill vi lyfta fram de synpunkter som inkommit så att dessa synpunkter kan beaktas i det fortsatta arbetet. Personal I nuvarande organisation i förskolan ingår ofta städ och kök som kombinationstjänster. Kombinationstjänster förekommer också i några grundskolor. Detta behöver utredas vidare och lösas snabbt då det skapar en osäkerhet för berörda personer och enheter. Det är bra att pedagogernas arbetsuppgifter ses över i de olika skolformerna, att pedagogerna i den nya organisationen inte skall hantera mat och disk. Det är viktigt att den pedagogiska personalen får ägna sig åt sitt kärnuppdrag snarare än kringuppgifter. Att få till en bättre planerad personalbemanning och att ha ett helhetsgrepp över detta som inte finns idag tror vi kommer att bli bättre i den nya organisationen. Organisation Ett yttre ramverk och ett förslag på lämplig organisationsmodell måste presenteras innan beslut kan fattas och innan rekrytering av måltidschef kan ske. Det är av stor vikt för varje förvaltning som är involverad att få till en organisationsmodell som känns relevant och som förvaltningarna ställer sig bakom. Vissa nyckelroller som ska ingå i den nya organisationen bör presenteras. Att enligt förslag rekrytera en måltidschef som ska starta upp den nya organisationen utan färdig organisationsmodell eller ekonomisk modell kan bli ineffektivt. Om det blir en extern rekrytering kommer mycket tid ägnas åt att lära känna organisationen. Tillagningskök Frågan om tillagningskökens vara eller icke vara har upplevts olika av de verksamheter som inkommit med synpunkter på remissen. Det finns en osäkerhet om förslaget medför en minskning av antalet tillagningskök och ökning av antalet mottagningskök. Att öka andelen mottagningskök är dyrt med bemanning för mottagande samt gör att transportkostnaderna ökar väsentligt, kvaliteten upplevs oftast blir sämre och dyra transporter är heller inte bra ur ett miljöperspektiv. Tillagningskök har över tid varit ett signum för Eskilstuna kommun. Ett förtydligande i frågan vore bra i det fortsatta arbetet med en samlad kostorganisation. Ekonomi Målbild 2016 Budget för måltidsverksamheten i barn- och utbildningsnämnden är fastställd för att lyftas ur ram och placeras i gemensam måltidsorganisation. Resursfördelningen till BoU är baserad per inskrivet barn/elev idag. Det innebär att den totala kostnaden för måltider ökar eller minskar beroende på elevökning eller elevminskning. Hur en samlad måltidsorganisation ska finansieras och vilka konsekvenser det får för enskilda enheter behöver förtydligas. Idag sker fördelningen av budget från rektor och den fördelningen ser olika ut för varje skolkök. Att få till en likvärdighet när det gäller måltidskvalitet, inköp av

16 Eskilstuna kommun / 3 (3) livsmedel, ett enhetligt portionsbegrepp och bemanning kan göra måltidsorganisationen mer effektiv utan att för den skull påverka varje köks eller skolas specifika mål. Ansvaret för mat och kök är inte en uppgift som skollagen lagt på rektor och förskolechef eller är något bärande i deras pedagogiska ledarskap. En samlad måltidsorganisation ökar förutsättningarna för våra chefer att ta det pedagogiska ledarskapet och ökar fokus på kärnuppdraget och de utmaningar vi står inför. I dag är det svårt att rekrytera utbildad personal till omsorg och skola. Det är viktigt att den utbildade personalen får ägna sig åt sitt kärnuppdrag snarare än kringuppgifter. Eskilstuna kommun kommer att behöva arbeta med att optimera tjänsterna för bland annat pedagogisk personal framöver eftersom bristen på utbildad personal blir allt större. Måltidsverksamheterna är ett kreativt verksamhetsområde med stor utvecklingspotential. Förskolan och skolan behöver fokusera på sina utmaningar och huvuduppdrag. Genom att separera verksamheterna skapas utrymme för båda delar att ha ett större fokus på sitt huvuduppdrag. BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN Åsa Lundkvist Förvaltningschef Thomas Åkerblom Kvalitetschef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen

17 Vård- och omsorgsnämnden Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(2) 82 Remiss av förslag - Samlad måltidsorganisation i Eskilstuna kommun (VON/2016:69) Beslut Anta förvaltningens förslag till remissyttrande. Deltar ej i beslutet Linnéa Elvesjö (MP) deltar ej i beslutet. Ärendebeskrivning I kompletterande årsplan 2015 finns ett åtagande att utreda förutsättningar och förbereda införande av en gemensam kostorganisation Kommunledningskontoret har genomfört utredningen. Utredningen omfattar i huvudsak barn- och utbildningsnämnden, Torshälla stads nämnd och vård- och omsorgsnämnden. Utredningen föreslår att en gemensam måltidsorganisation samlas på konsult- och uppdrag och blir en servicefunktion till de nämnder som behöver måltidsverksamhet. Genom gemensam styrning finns potential att effektivisera kommunens måltidsverksamhet och på så sätt möta ett ökat behov av måltider med bibehållen kvalitet inom barnomsorg och skola samt äldreomsorg. Det största behovet av samordning finns inom barn- och utbildningsnämnden menar utredaren. Den stora förändringen kräver extra resurser fastslår utredningen. Det finns medel avsatta för initial omställning, för att sedan inom ett par år hämta in pengarna genom effektivisering. Utredningen ser som risk att den nya organisationen skapar en överbyggnad som genererar kostnader. De overheadkostnader som finns i dag hos nämndernas kostorganisation föreslås minska i motsvarande omfattning. Berörda nämnders måltidsverksamheter ska ha övergått till serviceförvaltningen senast Förslaget är ute på remiss och berörda nämnder ges möjlighet att komma med yttrande till kommunstyrelsen senast den 7 september Yrkanden Justerandes sign Utdragsbestyrkande

18 Vård- och omsorgsnämnden Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 2(2) Maria Forsberg (V), Claes-Göran Alm (M), Christina Andersson (C), Anna Olsson (S), Benny Ekström (SD) och Mikael Edlund (S) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

19 Vård- och omsorgsnämnden Vård- och omsorgsförvaltningen VON 2016:69 Mona Bjurling, utvecklare 1 (6) Vård- och omsorgsnämnden Yttrande över remiss Samlad måltidsorganisation i Eskilstuna kommun (KSKF/2016:126) Förslag till beslut Anta förvaltningens förslag till remissyttrande Ärendebeskrivning I kompletterande årsplan 2015 finns ett åtagande att utreda förutsättningar, och förbereda införande av en gemensam kostorganisation Kommunledningskontoret har genomfört utredningen. Utredningen omfattar i huvudsak barn-och utbildningsnämnden, Torshälla Stads nämnd och vårdoch omsorgsnämnden. Utredningen föreslår att en gemensam måltidsorganisation samlas på konsult- och uppdrag och blir en servicefunktion till de nämnder som behöver en måltidsverksamhet. Genom gemensam styrning finns potential att effektivisera kommunens måltidsverksamhet och på så sätt möta ett ökat behov av måltider med bibehållen kvalitet inom barnomsorg och skola, samt äldreomsorg. Det största behovet av samordning finns inom barn-och utbildningsnämnden menar utredaren. Den stora förändringen kräver extra resurser fastslår utredningen. Det finns medel avsatta för initial omställning, för att sedan inom ett par år hämta in pengarna genom effektivisering. Utredningen ser som risk att den nya organisationen skapar en överbyggnad som generarar kostnader. De overheadkostnader som finns idag hos nämndernas kostorganisation föreslås minska i motsvarande omfattning. Berörda nämnders måltidsverksamheter ska ha övergått till serviceförvaltningen senast Förslaget är ute på remiss och berörda nämnder ges möjlighet att komma med yttrande till kommunstyrelsen senast den 7 september 2016.

20 Eskilstuna kommun (6) Yttrande Allmänt Utredningens förslag om ökat samarbete och samordning mellan nämnder ser vård- och omsorgsnämnden som positiva inom nedanstående områden: ökad analys och samordning inför nyproduktion av kök visst samnyttjande av personal samordning vid kriser utveckling av nyckeltal för uppföljning Detta bör emellertid kunna genomföras utan att all ledning och styrning samlas under en gemensam måltidsorganisation. Vård- och omsorgsnämnden har sedan 2010 en sammanhållen måltidsorganisation som finansierats inom nämndens budgetram. Organisationen är i linje med intentionerna i utredningen och nämnden ser därför små behov av ytterligare samordning. Måltidsverksamhet är en integrerad hälsofrämjande del av vård- och omsorgsnämndens kärnverksamhet. Behov av måltider är en biståndsbedömd insats som ingår i omvårdnaden. Närvarande ledning med lokalkännedom och kunskap om målgruppernas skiftande behov bedöms som en förutsättning för god kvalitet. De fördelar som beskrivs i utredningen av en samlad måltidsorganisation är redan uppfyllda internt i vård- och omsorgsnämndens måltidsverksamhet, exempelvis; gemensam styrning för kvalitet, ekonomi och personal med en gemensam chef kontinuerlig uppföljning av kostnader och intäktskrav, effektiviseringskrav som ålagts måltidsorganisationen är genomförda bemanning av sjuk- och semestervikarier sker via förvaltningens bemanningsenhet rätten till önskad sysselsättningsgrad är införd stödfunktioner, dietist och kostkonsulent, finns. Dietisten har legitimation för att bedöma den enskildes nutritionsbehov och utveckla specialkoster. det finns politiskt antagna styrande dokument (kostpolicy och uppdragsbeskrivning) som tydliggör vilka kvalitetskrav som ställs på verksamheten livsmedelsinköp görs samordnat via upphandlingsenheten och leverans av livsmedel går via omlastningscentralen i nationella brukarundersökningar ligger måltidsverksamheten resultat i nivå med riksgenomsnittet, och nämndens verksamhetsuppföljning av kvalitén visar på god följsamhet till kvalitetskraven måltidsverksamheten har god kontroll på portionsantal, råvarukostnader baserad på gästkategori, bemanning och kostnader. verksamheten redovisar svinn varje månad

21 Eskilstuna kommun (6) översyn av produktionsköken görs alltid inför en eventuell utbyggnad, detta för att undersöka om något befintligt kök har överkapacitet och för att kunna utrangera kökslokaler som har låg kvalitet. Kompetens för att utarbeta förfrågningsunderlag för nyproduktion och utvärdering av anbud finns. produktion av måltider till barn- och utbildningsnämnden sker när så är möjligt Risker och alternativa möjligheter Utredningen beskriver i huvudsak nuläget och syftet med förändringen och har litet fokus på verksamhet och kvalitet. Den nya organisationen är vagt beskriven och det saknas organisationsskiss som beskriver den nya organisationen i alla dess delar dvs. serviceorganisation, produktion och servering av måltider. Analys av risker och konsekvenser av ett införande för brukare, personal och ekonomi beskrivs knapphändigt. Detta gäller exempelvis: kundnyttan för brukare och nämnder hur en centraliserad organisation påverkar arbetsmiljön eventuell övertalighet till följd av centralisering och hur den ska hanteras kostnader för den nya organisationen Utredningen ser som risk att den nya organisationen skapar en överbyggnad som generarar kostnader. Detta är också en farhåga som delas av vård- och omsorgsnämnden, samt att den nya organisationen är underdimensionerad och riskerar att bli dyrare än planerat. Verksamheternas delaktighet och påverkansmöjlighet minskar sannolikt också, om beslut flyttas långt från verksamheterna. Det finns även en risk att vård- och omsorgsnämndens specialister, exempelvis dietist och kostkonsulent centraliseras för att användas i andra verksamheter. Därmed minskas nämndens tillgång till specialistresurser. I linje med utredningen av hur samarbete och samorganisering kan utvecklas mellan Torshälla stads förvaltning och övriga förvaltningar, bör även ansvaret för Torshälla stads nämnds måltidsproduktion ses över. Vård- och omsorgsnämnden och Torshälla stads nämnd har redan samlade måltidsorganisationer, en effektivisering som bör prövas är att samordna de båda nämndernas måltidsverksamhet. Detta bör vara enklare att genomföra och medföra färre risker än föreslagen organisation. Barn- och utbildningsnämnden saknar samordnad måltidsorganisation, och har det största behovet av samordning enligt utredningen.

22 Eskilstuna kommun (6) Barn- och utbildningsnämnden bör kunna utveckla en egen samordnad måltidsorganisation på motsvarande sätt som de övriga nämnderna. Vård- och omsorgsnämnden ställer sig tveksam till att vara med och finansiera andra nämnders behov av samordning och styrning. Att också ingå i en organisation som innebär centralisering med risk för kvalitetsförsämringar och risk för ytterligare effektiviseringar av nämndens måltidsorganisation till förmån för den centraliserade organisationen är inget som nämnden kan ställa sig bakom. Beskrivning av nuvarande organisation Beskrivningen av nämndens nuvarande organisation för måltider ger inte en relevant bild av verksamheten. Nedanstående beskrivning saknas helt eller delvis i utredningen. Produktionsköken lagar varm mat till restauranger, vård- och omsorgsboende, korttidsboende, 24 hemtjänstområden, samt ytterligare verksamheter i form av matlag, dagverksamheter, socialpsykiatri, extern vårdgivare, samt skola och barnomsorg. Transporterna är samordnade efter en detaljerad körplan och riktar sig främst till matlag och dagverksamheter. Köken levererar varma måltider alla årets dagar och tillagar måltider för både lunch, middag och heldygns-kost. Köken lagar ca portioner dagligen, varav ca 800 portioner heldygnskost. Produktion och verksamhetsbehov påverkar bemanning och schemaläggning. Kostnadsberäkning och finansiering Det saknas nödvändig kostnadsberäkning för den nya organisationen. En kostnadsberäkning bör även omfatta HR, ekonomer, bemanningsenhet och personal för servering av måltider. Det framgår inte hur mycket nämnderna behöver bidra med ekonomiskt för att finansiera den nya organisationen. Här finns risk att nämnderna får skära i kvalitet för att finansiera den centrala överbyggnaden. Det saknas också en konsekvensanalys av vad rätten till önskad sysselsättningsgrad (RÖS) kommer att kosta för de nämnder som inte redan infört RÖS, samt om det är möjligt att optimera tiden på ett effektivt sätt. Livsmedelskostnaderna beräknas minska med 3 % enligt förslaget. Upphandling görs redan idag gemensamt. Trotts detta har livsmedelskostnaderna ökat de senaste åren, varför kalkylen för effektivisering av livsmedelskostnader troligen är beräknad för högt. Servering av måltider I dag serveras vissa måltider av omvårdnadspersonal och fritids- och skolpersonal. Enligt utredningen ska den nya organisationen skapa utrymme för nämndernas kärnverksamhet. Vilket kan tolkas som att serveringen ska arrangeras på annat sätt än i nuläget. Hur detta praktiskt ska gå till eller vad det kommer att kosta framgår

23 Eskilstuna kommun (6) inte av utredningen. Måltidsverksamheten inklusive servering är en integrerad hälsofrämjande del av vård- och omsorgsnämndens kärnverksamhet. I alla boenden, matlag och dagverksamheter serveras maten av omvårdnadspersonal med kompetens om målgruppen. Detta är en del i den måltidspedagogik som tillämpas och är nödvändig för att tillgodose nutritionsbehov hos äldre och funktionshindrade. Leding och styrning En centraliserad ledning behöver ha kunskap om verksamheternas lokala förutsättning gällande kökens olika målgrupper. Kunskap om de många verksamheternas geografiska placering bedöms också som viktig för att kunna samordna transporter. Här finns en risk att nämnderna får bistå med verksamhetskunskap, vilket kommer att kräva resurser från nämnderna. Att en måltidschef ska ansvara för hela måltidsorganisationen bedöms som orealistiskt. Sannolikt kommer mera resurser att krävas. Av utredningen går inte att utläsa hur måltidschefen ledning och styrning av produktionsköken ska utformas. Gemensamma nyckeltal Vissa nyckeltal finns redan, men kan säkerligen utvecklas ytterligare. Att alla nyckeltal skulle vara gemensamma blir emellertid svårt, eftersom köken i kommunen producerar olika typer av måltider beroende på målgruppernas behov. Jämförelsetal Utredningen ger ingen bild av kommunens kostnader i jämförelse med livsmedelsverkets genomsnittliga kostnad per portion för olika målgruppen. Det saknas också jämförelser med andra kommuner gällande avgifter för måltider. Därmed ges inget svar på om kommunens kostnader är för höga eller om avgifterna är för låga. Tidplan Den nya organisationen ska sjösättas i etapper. Samtliga berörda nämnders måltidsverksamheter ska ha övergått till serviceförvaltningen senast Det finns skäl att tro att tidplanen för ett införande inte är allt för kort, detta med bakgrund av Sveriges kommuner och landsting (SKL) 1 råd inför utveckling av måltidsorganisationer. Om beslut fattas om ett införande, motsätter sig vård- och omsorgsnämnden ett etappvis införande för att undvika en anpassning efter redan satta strukturer. 1 Mat för alla Goda råd inför utveckling av måltidsorganisationer

24 Eskilstuna kommun (6) Konsekvenser för hållbar utveckling och effektiv organisation Det finns stora risker för att den föreslagna organisationen är underdimensionerad och att den skapar en överbyggnad som generarar ökande kostnader och ger längre beslutsvägar. Det finns också risk att delaktighet och påverkansmöjlighet minskar om beslut flyttas långt från verksamheterna, vilket kan påverka arbetsmiljön. Närvarande ledning med lokalkännedom och kunskap om målgruppernas skiftande behov är en förutsättning för god kvalitet, vilket försvåras med föreslagen organisation. VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Sara Schelin Förvaltningschef Noomi Pettersson Uppdragschef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen

25 Torshälla stads nämnd Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(4) 53 Yttrande över remiss - Samlad måltidsorganisation i Eskilstuna kommun (TSN/2016:101) Beslut Yttrandet antas och skickas till kommunstyrelsen för kompletteringar. Förslag till kommunfullmäktige En samlad måltidsorganisation i enlighet med utredningens förslag godkänns efter förtydligande kompletteringar enligt nämndens förslag. Deltar ej i beslutet Magnus Arreflod (MP) och Solveig Pohjola (V) deltar ej i beslutet. Ärendebeskrivning Torshälla stads förvaltning ger i skrivelse, daterad den 16 augusti 2016, förslag till beslut. Torshälla stads nämnd har mottagit remiss med förslag om en samlad måltidsorganisation för Eskilstuna kommun. Yttrandet ska ha kommit in till kommunstyrelsen senast den 7 september I kompletterande årsplan 2015 finns ett åtagande att utreda förutsättningar och förbereda införandet av en gemensam kostorganisation 2016 (kommunstyrelsen, vård- och omsorgsnämnden, barn- och utbildningsnämnden, Torshälla stads nämnd). Kommunledningskontoret har genomfört utredningen i samverkan med de förvaltningar som i huvudsak berörs, barn- och utbildningsförvaltningen, Torshälla stads förvaltning och vård- och omsorgsförvaltningen även om det finns måltidsverksamhet i mindre omfattning inom fler nämnder. Utredningen konstaterar att Eskilstuna kommun har en måltidsverksamhet med hög kvalitet och med stora inslag av ekologisk mat som tillagas i många kök och nära gästerna. Verksamheterna utmanas av allt fler äldre, som behöver vård och omsorg, samt fler barn och elever i förskolor och skolor. Genom en gemensam styrning bedöms det finnas potential att effektivisera kommunens måltidsverksamhet och på så sätt möta ett ökat tryck med bibehållen kvalitet på måltiderna utan att kostnaderna ökar. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

26 Torshälla stads nämnd Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 2(4) Utredningen föreslår att en gemensam måltidsorganisation samlas på konsult och uppdrag och blir en servicefunktion till de nämnder som behöver en måltidsverksamhet. Yttrande Beslutet om en samlad måltidsorganisation ska ligga till grund för en omfattande förändring. Det är olyckligt att remisstiden är kort och förläggs över sommaren när många, tjänstemän och politiker i nämnderna, är på semester. Ett långsiktigt och viktigt strategiskt beslut bör ges möjlighet till professionell hantering. Beslutet skulle med fördel kunna skjutas fram till senare hösten Torshälla stads nämnd välkomnar utredningen som belyser kommunens olika kostverksamheter och visar på möjligheter till en samlad måltidsorganisation. Beskrivningen av hur en gemensam styrning kan effektivisera kommunens måltidsverksamhet och möta det ökade behovet av att kunna tillgodose måltider i förskolor, skolor samt vård- och omsorg med bibehållen kvalitet och närhet i produktionen, stämmer väl överens med de erfarenheter som uppnåtts i Torshälla stads förvaltning. Processen att skapa en samlad måltidsverksamhet har genomförts under de senaste fem åren i Torshälla stads förvaltning. Utredningen belyser faktorer som inköp, tillagning, optimering av bemanning och möjligheter till effektivisering genom att minska antalet tillagningskök till övriga befintliga kök i närområdet och samordna produktionen inom ett närområde. Även risken för minskad närhet till verksamhet och vinster inom varje verksamhetsområde avseende likställighet, miljö, hälsa, effektivitet och styrning belyses. Här krävs ytterligare utredande arbete då utredningen kunnat konstatera att det finns stora olikheter mellan organisationernas måltidsverksamhet som gör att det är svårt att beskriva dem på ett enhetligt sätt och jämföra verksamheterna med varandra. Tillagningskök har över tid varit ett signum för Eskilstuna kommun. Om det ska ske en minskning av tillagningskök, bör en risk- och konsekvensanalys föregå beslut för varje kök. Ett förtydligande i frågan vore bra i det fortsatta arbetet med en samlad kostorganisation. Enhetliga och relevanta mått bör fastsällas och vara grundval för det fortsatta arbetet med en samlad måltidorganisation såsom antal portioner, gäster och stödfunktioner till kost-och måltidsverksamheten. Även uppgifter om eventuella behov av ytterligare kompetens bör identifieras under omställningsprocessen. Under avsnittet om lokalkostnader så är det viktigt att det omfattar både behov av lokalytor och utrustning av köken. Vad är nödvändig och rimlig utrustning i moderna kök utifrån de krav på kvalitet och mat lagad från grunden? Är det olika beroende på om det är kost till förskolebarn, skolelever eller äldre? Bör Justerandes sign Utdragsbestyrkande

27 Torshälla stads nämnd Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 3(4) produktionen till de olika målgrupperna ske i olika kök? Hur ska ansvar för att ersätta uttjänt utrustning se ut i framtiden? Detta måste klargöras eftersom det har stor påverkan på ekonomiska förutsättningar. Under avsnittet om samordningsvinster finns punkten större möjligheter vid rehabilitering, vad avses med den skrivningen? Det finns en lång erfarenhet av att köken setts, som en möjlig arbetsplats för den som inte längre kan eller orkar med arbete i vården, förskolan eller skolan. Kraven på kompetens inom kostverksamheten har ökat i takt med att kunskapen om måltider och måltidmiljöer utvecklats. Det är ett eget kompetensområde precis som lokalvård är det utifrån att olika material och miljöer kräver särskild kompetens och teknik. Att detta tydliggörs är en viktig framgångsfaktor för organisationen. I missivet till kommunstyrelsen finns en skrivning på sidan 7 andra stycket om de utmaningarna som nämnderna har inom flera olika verksamhetsdelar. Det arbete för en samlad måltidorganisation, som pågått och pågår i Torshälla stads förvaltning har skett inom nämndens ramar. Behov har kunnat konstateras av t ex dietistkompetens men också vikten av samverkan i kommunen för att gemensamt utveckla beställningssystem, receptur och säkra enhetliga avgiftssystem baserade på kostnader. Tidplaner som anges i avsnittet om målbilder för olika år måste ifrågasättas utifrån de erfarenheter som finns. Budget för den nya organisationen ska vara beslutad och finansieringsmodell fastställd innan hela den samlade måltidsorganisationen startar. Det finns all anledning att modifiera tidplanerna, för att skapa en väl förankrad förändringsprocess. Omfördelning av makt och förändrade strukturer kräver ett arbete så att förutsättningar skapas för nära samarbete mellan måltidverksamheten och företrädare för kärnverksamheten. Föredragande: Annette Johansson Yrkanden Lars-Göran Karlsson (S) och Robin Tannarp (M) yrkar bifall till förvaltningens förslag. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

28 Torshälla stads nämnd Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 4(4) Justerandes sign Utdragsbestyrkande

29 Torshälla stads nämnd Torshälla stads förvaltning Ledning/administration TSN/2016:101 Annette Johansson (4) Torshälla stads nämnd Yttrande över remiss - Samlad måltidsorganisation i Eskilstuna kommun (KSKF/2016:126) Förslag till beslut Yttrandet antas och skickas till kommunstyrelsen för kompletteringar. Förslag till kommunfullmäktige En samlad måltidsorganisation i enlighet med utredningens förslag godkänns efter förtydligande kompletteringar enligt nämndens förslag. Ärendebeskrivning Torshälla stads nämnd har mottagit remiss med förslag om en samlad måltidsorganisation för Eskilstuna kommun. Yttrandet ska ha kommit in till kommunstyrelsen senast den 7 september I kompletterande årsplan 2015 finns ett åtagande att utreda förutsättningar och förbereda införandet av en gemensam kostorganisation 2016 (kommunstyrelsen, vård- och omsorgsnämnden, barn- och utbildningsnämnden, Torshälla stads nämnd). Kommunledningskontoret har genomfört utredningen i samverkan med de förvaltningar som i huvudsak berörs, barn- och utbildningsförvaltningen, Torshälla stads förvaltning och vård- och omsorgsförvaltningen även om det finns måltidsverksamhet i mindre omfattning inom fler nämnder. Utredningen konstaterar att Eskilstuna kommun har en måltidsverksamhet med hög kvalitet och med stora inslag av ekologisk mat som tillagas i många kök och nära gästerna. Verksamheterna utmanas av allt fler äldre, som behöver vård och omsorg, samt fler barn och elever i förskolor och skolor. Genom en gemensam styrning bedöms det finnas potential att effektivisera kommunens måltidsverksamhet och på så sätt möta ett ökat tryck med bibehållen kvalitet på måltiderna utan att kostnaderna ökar. Utredningen föreslår att en gemensam måltidsorganisation samlas på konsult och uppdrag och blir en servicefunktion till de nämnder som behöver en måltidsverksamhet.

30 Eskilstuna kommun / 2 (4) Yttrande Beslutet om en samlad måltidsorganisation ska ligga till grund för en omfattande förändring. Det är olyckligt att remisstiden är kort och förläggs över sommaren när många, tjänstemän och politiker i nämnderna, är på semester. Ett långsiktigt och viktigt strategiskt beslut bör ges möjlighet till professionell hantering. Beslutet skulle med fördel kunna skjutas fram till senare hösten Torshälla stads nämnd välkomnar utredningen som belyser kommunens olika kostverksamheter och visar på möjligheter till en samlad måltidsorganisation. Beskrivningen av hur en gemensam styrning kan effektivisera kommunens måltidsverksamhet och möta det ökade behovet av att kunna tillgodose måltider i förskolor, skolor samt vård- och omsorg med bibehållen kvalitet och närhet i produktionen, stämmer väl överens med de erfarenheter som uppnåtts i Torshälla stads förvaltning. Processen att skapa en samlad måltidsverksamhet har genomförts under de senaste fem åren i Torshälla stads förvaltning. Utredningen belyser faktorer som inköp, tillagning, optimering av bemanning och möjligheter till effektivisering genom att minska antalet tillagningskök till övriga befintliga kök i närområdet och samordna produktionen inom ett närområde. Även risken för minskad närhet till verksamhet och vinster inom varje verksamhetsområde avseende likställighet, miljö, hälsa, effektivitet och styrning belyses. Här krävs ytterligare utredande arbete då utredningen kunnat konstatera att det finns stora olikheter mellan organisationernas måltidsverksamhet som gör att det är svårt att beskriva dem på ett enhetligt sätt och jämföra verksamheterna med varandra. Tillagningskök har över tid varit ett signum för Eskilstuna kommun. Om det ska ske en minskning av tillagningskök, bör en risk- och konsekvensanalys föregå beslut för varje kök. Ett förtydligande i frågan vore bra i det fortsatta arbetet med en samlad kostorganisation. Enhetliga och relevanta mått bör fastsällas och vara grundval för det fortsatta arbetet med en samlad måltidorganisation såsom antal portioner, gäster och stödfunktioner till kost-och måltidsverksamheten. Även uppgifter om eventuella behov av ytterligare kompetens bör identifieras under omställningsprocessen. Under avsnittet om lokalkostnader så är det viktigt att det omfattar både behov av lokalytor och utrustning av köken. Vad är nödvändig och rimlig utrustning i moderna kök utifrån de krav på kvalitet och mat lagad från grunden? Är det olika beroende på om det är kost till förskolebarn, skolelever eller äldre? Bör produktionen till de olika målgrupperna ske i olika kök? Hur ska ansvar för att ersätta uttjänt utrustning se ut i framtiden? Detta måste klargöras eftersom det har stor påverkan på ekonomiska förutsättningar.

31 Eskilstuna kommun / 3 (4) Under avsnittet om samordningsvinster finns punkten större möjligheter vid rehabilitering, vad avses med den skrivningen? Det finns en lång erfarenhet av att köken setts, som en möjlig arbetsplats för den som inte längre kan eller orkar med arbete i vården, förskolan eller skolan. Kraven på kompetens inom kostverksamheten har ökat i takt med att kunskapen om måltider och måltidmiljöer utvecklats. Det är ett eget kompetensområde precis som lokalvård är det utifrån att olika material och miljöer kräver särskild kompetens och teknik. Att detta tydliggörs är en viktig framgångsfaktor för organisationen. I missivet till kommunstyrelsen finns en skrivning på sidan 7 andra stycket om de utmaningarna som nämnderna har inom flera olika verksamhetsdelar. Det arbete för en samlad måltidorganisation, som pågått och pågår i Torshälla stads förvaltning har skett inom nämndens ramar. Behov har kunnat konstateras av t ex dietistkompetens men också vikten av samverkan i kommunen för att gemensamt utveckla beställningssystem, receptur och säkra enhetliga avgiftssystem baserade på kostnader. Tidplaner som anges i avsnittet om målbilder för olika år måste ifrågasättas utifrån de erfarenheter som finns. Budget för den nya organisationen ska vara beslutad och finansieringsmodell fastställd innan hela den samlade måltidsorganisationen startar. Det finns all anledning att modifiera tidplanerna, för att skapa en väl förankrad förändringsprocess. Omfördelning av makt och förändrade strukturer kräver ett arbete så att förutsättningar skapas för nära samarbete mellan måltidverksamheten och företrädare för kärnverksamheten. Finansiering Eftersom utredningen inte ger ett planeringsunderlag för budgetförutsättningar, är det svårt att sia om vilka ekonomiska förutsättningar som kan/ska/behöver flyttas över i en eventuellt samlad måltidsorganisation. Ska olika nämnder bidra med den del som motsvarar deras kostnader idag eller ska det ske utifrån gemensam schablon? Fortsatt planering måste tydliggöra finansiering grundligt samt vilken finansieringsmodell som är bäst. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation Torshälla stads nämnd har god erfarenhet av en samlad måltidsorganisation. Utvecklingsarbetet har lett till effektiviseringar i form av en bättre kostnadskontroll, ökad kvalitet och förbättrad arbetsmiljö. Detta är en process som tar tid och det är därför viktigt att säkra så många förutsättningar som möjligt inför en så omfattande förändring som en samlad måltidsorganisation på kommunnivå skulle innebära. Risken är annars att hindren blir för många och för stora för att syftet ska uppnås, kostnaden riskerar att öka och kvaliteten minska. Ambitionen för en samlad måltidsorganisation borde i ett hållbarhetsperspektiv, generellt sträva mot en ökad kvalitet.

32 Eskilstuna kommun / 4 (4) TORSHÄLLA STADS FÖRVALTNING Ingrid Sköldmo Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen

33 Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret Demokrati och välfärd KSKF/2016:126 Sara Molander (7) Kommunstyrelsen Utredning av gemensam måltidsorganisation i Eskilstuna kommun Förslag till beslut Utredningen med förslag skickas till barn- och utbildningsnämnden, Torshälla stads nämnd och vård och omsorgsnämnden för yttrande. Yttranden ska lämnas till kommunstyrelsen senast Sammanfattning I kompletterande årsplan 2015 finns ett åtagande att utreda förutsättningar och förbereda införandet av en gemensam kostorganisation (KS, VON, BUN, TSN) Utredningen omfattar barn- och utbildningsnämnden, Torshälla stads nämnd och vård- och omsorgsnämnden även om det finns måltidsverksamhet i mindre omfattning inom fler nämnder. Utredningen är genomförd av kommunledningskontoret i samverkan med de berörda förvaltningarna. Eskilstuna kommun har en måltidsverksamhet med hög kvalitet och med stora inslag av ekologisk mat som tillagas nära gästerna. Verksamheterna utmanas med allt fler äldre som behöver vård och omsorg och fler barn och elever i förskolor och skolor. Genom en gemensam styrning finns det potential att effektivisera kommunens måltidsverksamhet och på så sätt möta ett ökat tryck med bibehållen kvalitet på måltiderna utan att kostnaderna ökar. Utredningen föreslår att en gemensam måltidsorganisation samlas på konsult och uppdrag och blir en servicefunktion till de nämnder som behöver en måltidsverksamhet. Ärendebeskrivning I kompletterande årsplan 2015 finns ett åtagande att utreda förutsättningar och förbereda införandet av en gemensam kostorganisation (KS, VON, BUN, TSN. Utredningen skulle innehålla inköp, tillagning och optimering av bemanning och belysa om det går att effektivisera genom att minska antalet tillagningskök till övriga befintliga kök i närområdet. Ett annat uppdrag var att se om vinster kan

34 Eskilstuna kommun (7) göras genom uppackning av mat i verksamhet genom OLC. Uppdraget var att visa vinster med en central kostorganisation för varje verksamhetsområde (skola, förskola, omsorgsverksamhet) utifrån bland annat likställighet, miljö, hälsa, effektivitet och styrning. Utredningen ska också belysa risker med en central kostorganisation. Syftet är att med bibehållen eller ökad kvalitet effektivisera verksamhetet och uppnå ekonomiska besparingar genom ökad tydlighet och gemensam styrning av verksamheten. Benchmarking av liknande verksamheter skulle genomföras med till exempel Västerås, Norrköping och Uppsala. Åtaganden är gemensamt för kommunstyrelsen, vård- och omsorgsnämnden, barnoch utbildningsnämnden samt Torshälla stads nämnd. Kommunstyrelsen har ansvar för att leda arbetet. Utredningen Utredningen är genomförd av kommunledningskontoret och har haft en styrgrupp med förvaltningschefer från berörda förvaltningar och konsult och uppdrag, ekonomidirektören och en ekonom. Under utredningstiden har chefer från berörda organisationer medverkat i diskussioner och fått löpande information. De stora olikheterna mellan organisationernas måltidsverksamhet gör att det är svårt att beskriva dem på ett enhetligt sätt och jämföra verksamheterna med varandra. Det finns skillnader i hur de olika verksamheterna redovisar vilka som äter (barn eller vuxna) hur man räknar antalet barn (inskrivna eller närvarande) och storlekar på portioner. Därför måste den redovisning som finns för varje verksamhetsområde ses som en grov uppskattning och det går egentligen inte att jämföra verksamheterna med varandra. Totalt i kommunen har vi en redovisad kostnad för livsmedel (BI 2015) på kronor. I den summan ingår alla livmedelsinköp i kommunen. Av den summan användes kronor för livsmedel till skola, förskola och vård- och omsorg. Inom kommunens måltidverksamhet arbetar cirka 325 personer (i tid cirka 285 årsarbetare). Utöver det finns det olika stödfunktioner som inte har identifierat i antal och tid vilket är ett fortsatt arbete för att avgränsa den totala resursanvändningen.

35 Eskilstuna kommun (7) Lokalkostnader redovisas inte i utredningen. Det krävs ett eget utredningsuppdrag för att identifiera och avgränsa kostnader för lokaler. Det kommuner som utredningen tittat på har alla ett stort inslag av tillagningskök i någon del av verksamheten och har under de senaste åren gått från decentraliserad organisation till gemensam styrning. En trend i landet är att bygga tillagningskök nära gäst för att få en hög kvalitet. Ett mottagningskök kräver ändå viss utrustning, transporter och bemanning. Det mest ekonomiska är att planera för tillagningskök i ett strategiskt område där flera verksamheter kan använda resursen utan att behöva skapa tillagningskök och hantera transporter. Transporter av varm mat är dyrt och det kräver stora resurser under kort tid vid till exempel lunchtid. Fördelarna för en gemensam organisation skulle beskrivas för varje verksamhetsområde. De största vinsterna är generella för alla verksamheter. Samordningsvinster i en gemensam organisation Optimerad bemanning En ledning med kostkompetens Gemensam styrning mot uppsatta mål En mer likvärdig kvalitet Ökade möjligheter för önskad sysselsättningsgrad Större möjligheter vid rehabilitering Sammanhållen vikarietillsättning Gemensam kompetensutveckling Gemensam syn och effektivare rutiner vid till exempel specialkost Bättre planering av transporter vid behov av levererad mat Lättare att nyttja varandras kapacitet Mindre sårbarhet vid kris Bättre förutsättningar för gemensam planering vid behov av utbyggnad och ombyggnad Måltidsverksamheterna är ett kreativt verksamhetsområde med stor utvecklingspotential. Skola, vård- och omsorg behöver fokusera på sina utmaningar och huvuduppdrag. Genom att separera verksamheterna skapas utrymme för båda delar att ha ett större fokus på sitt huvuduppdrag. Förslag till gemensam måltidsorganisation Utredningen föreslår en gemensam måltidsorganisation. Det främsta argumentet är att kommunen står inför stora utmaningar med ett ökat antal elever inom förskolan och skolan och ett ökat antal brukare inom vård och omsorgsverksamheterna. Det ställer krav på att kommunen ska kunna leverera fler måltider och därför behöver organisationen rustas för att möta ett ökat tryck med bibehållen kvalitet utan att kostnaderna ökar. Det finns potential för effektiviseringar inom de resurser som finns idag med bättre styrning av våra inköp, optimerad bemanning, planering av leveranser, gemensamma mål och ett sammanhållet arbete med att planera för nybyggnad och ombyggnad i framtiden.

36 Eskilstuna kommun (7) Det finns goda argument för att börja förändringen med barn- och utbildningsnämnden verksamheter. Där finns det idag inom måltidsverksamheten ett driv för att göra en förändring och de ser potentialen i att samordna. De nämnder som redan idag har en sammanhållen organisation för måltider arbetar vidare med sin verksamhet men behöver redan nu vara delaktiga för att i steg två kunna bli en del av organisationen på ett smidigt sätt. En förändring behöver ta hänsyn till utreningen om Torshällas framtida ansvar och bejaka eventuella beslut i samband med det. Alla nämnder med stor måltidsverksamhet har idag stora utmaningar i andra delar av sin verksamhet. Krav på ökade kunskapsresultat, många nya elever, personalbrist och lokalbrist är några utmaningar för barn- och utbildningsnämnden. Vård- och omsorgsnämnden har stora utmaningar inom äldreomsorgen och Torshälla stads nämnd har utmaningar i alla delar. Det är därför svårt att se att någon av de berörda nämnderna har möjlighet att fokusera på att driva fram en gemensam måltidsorganisation eftersom nämnderna behöver fokusera på sina kärnverksamheter. Därför föreslår utredningen att en gemensam måltidorganisation skapas i kommunens serviceförvaltning och placeras organisatoriskt nära omlastningscentralen. Omlastningscentralens största arbetsområde är idag livsmedel. Inför arbetet med att skapa en gemensam måltidsorgansation bör ett gemensamt måldokument tas fram. Idag finns mål för miljö i strategisk inriktning och kommunens miljöpolicy samt klimatplanen. Nämnderna har även antagit styrdokument för måltidsverksamheten. Ett gemensamt styrdokument antaget av fullmäktige ska ge ett tydligt uppdrag för den nya organisationen. Ett först steg är att anställa en måltidschef som får uppdraget att skapa en gemensam organisation och att börja med barn- och utbildningsnämndens måltidsverksamhet. Ett tydligt uppdrag är att sedan bemanna organisationen på ett effektivt sätt med de resurser som finns idag. Nämnderna får uppdrag att uppskatta de overheadkostnader som finns idag för att ge den nya organisationen rätt förutsättningar. I inledningsfasen får lokalerna fortsätta att tillhöra verksamheten men det är angeläget att även kostnaderna för lokaler blir en del av kostnaderna för måltider. Därför bör kommunledningskontorets fastighetsenhet få ett uppdrag att ta fram en hyresmodell för kök. Lokalerna är en viktig del i att se vad måltiderna i organisationen kostar. Det är viktigt att redan nu se kommunens kök i en helhet oavsett vilken organisation köket tillhör. Vid alla nybyggnation och ombyggnation ska en analys finnas med på vilka kök som redan finns i närområdet, vilken kapacitet och standard de har och hur området kommer att utvecklas.

37 Eskilstuna kommun (7) Målbild 2016 Politiskt beslut om gemensam måltidsorgansation i kommunfullmäktige med uppdrag till konsult och uppdrag att starta arbetet Måltidschef rekryterad Budget för måltidsverksamheten i barn- och utbildningsnämnden är fastställd för att lyftas ur ram och placeras i gemensam måltidsorganisation Ett gemensamt måldokument för måltidsverksamheten i Eskilstuna kommun finns beslutad. Målet är minskade kostnader men med bibehållen och likvärdig kvalitet Gemensamma nyckeltal arbetas fram för styrning mot befintliga mål inom miljö, ekonomi, personal och effektiv organisation Arbetet med att samla måltidsverksamheten under serviceförvaltning är påbörjad Kostnader procent tjänst som måltidschef (max 6 månader). Tillhörande kostnader som rekrytering, arbetsledning, arbetsrum mm Konsult och uppdrags tjänst som kostsamordnare knyts direkt till måltidschefen Arbetet med att förbereda budget sker på barn- och utbildningsförvaltningen Kostnader för första året finansieras av omställningsmedel i modern kommun Målbild 2017 Samtliga delar av måltidverksamheten på barn- och utbildningsförvaltningen har övergått till serviceförvaltning senast Organisationen har en idé om ledarskap och kompetens i grundbemanning Budget för livsmedel och bemanning är fastställd Verksamheten har likvärdig kvalitet Del av kostnad för ny organisation hämtas hem enligt modell i modern kommun Gemensam planering av transporter, investeringar och underhåll Inköp av livsmedel effektiviseras och kostnader minskas med 3 procent Avtal och produktgrupper har arbetat igenom och ligger på en nivå jämförbar med andra kommuner med krav på hög avtalstrohet Torshälla stads nämnd och vård- och omsorgsnämnden fastställer,tillsammans med kommunledningskontoret, sina resurser för egen del inför en flytt till gemensam måltidsorganisation Målbild 2018 Torshälla stads nämnd och vård- och omsorgsnämnden ingår i en gemensam måltidsverksamhet senast Kostnader för lokaler är avgränsade i en hyresmodell Gemensam vikarietillsättning visar effekter på minskade kostnader för vikarier

38 Eskilstuna kommun (7) Bemanningen är optimerad med önskad sysselsättningsgrad och färre uppehållstjänster Sjukfrånvaron ska minska till snittet för kommunen Det finns en plan för vad som ytterligare går att samordna (catering, caféverksamhet, HVB, sommarkollo) Finansiering Det är en stor förändring att genomföra en gemensam måltidsorganisation och det kräver initialt extra resurser. Det finns medel avsatta för omställning av verksamhet för att göra effektiviseringar. Förslaget är att använda medel från modern kommun för att inom ett par år hämta hem pengarna genom effektivisering. Konsekvenser för hållbar utveckling och en effektiv organisation En måltidsorganisation med gemensam styrning kan på ett tydligare sätt planera inköp. KRAV-produkter finns inte alltid i den mängd som kommunen beställer idag. En bättre framförhållning i beställningarna ger större möjlighet att boka upp varor hos leverantörer och ökar möjligheten att få tillgång till ekologiska produkter. Verksamheterna transporterar idag en del varm mat till mottagningskök och det görs via en upphandlad entreprenör. Det finns potential att se alla kök som en helhet där geografisk placering av ett kök avgör transportsträcka snarare än organisation. Måltiderna i kommunens verksamheter är viktiga för alla ätande gäster. Brukare inom vård och omsorg, barn och elever inom förskola och skola ska ha möjlighet att vara delaktiga i måltidernas innehåll och utformning. Det är viktigt att behålla den närhet som finns till verksamheterna även om styrningen flyttas från nämnden. Det finns potential att utveckla en effektivare måltidsverksamhet i kommunen och samtidigt bibehålla den kvalitet kommunen har idag. Det finns en risk för att en ny organsation skapar en överbyggnad som genererar kostnader. Därför är det viktigt att ta reda vilka overheadkostnader som faktiskt finns redan idag innan verksamheten går över. De delarna bör sedan minska på nämnderna i samma omfattning.

39 Eskilstuna kommun (7) Kommunledningskontorets synpunkter Kommunledningskontoret gör bedömningen att det är rätt att skapa en gemensam måltidsorganisation i kommunen. Det är viktigt att förändringen har ett tydligt uppdrag att arbeta med effektiviteten och värna om den kompetens som finns i köken idag. En gemensam styrning ska riktas mot det som kan bidra till kostnadskontroll och generella förbättringar för organisationen utan att ta bort den arbetsglädje som ligger i att utforma gästernas måltider. Förslaget innebär en stor förändring och yttranden som skapas på nämnderna bör ha ett stort inslag av synpunkter från verksamheterna. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Pär Eriksson kommundirektör Tommy Malm ekonomidirektör Beslutet skickas till: Torshälla stads nämnd Barn- och utbildningsnämnden Vård- och omsorgsnämnden

40 Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret Demokrati och välfärd KSKF/2016:126 Sara Molander (21) Bilaga 1 - Utredning av gemensam måltidsorganisation Uppdrag I kompletterande årsplan 2015 finns ett åtagande att utreda förutsättningar och förbereda införandet av en gemensam kostorganisation (KS, VON, BUN, TSN Utredningen ska innefatta inköp, tillagning och optimering av bemanning. Utredningen ska även belysa om det går att effektivisera genom att minska antalet tillagningskök till övriga befintliga kök i närområdet. Uppdraget ska även se om vinster kan göras genom uppackning av mat i verksamhet genom OLC. Syfte är att med bibehållen eller ökad kvalitet effektivisera verksamhetet och uppnå ekonomiska besparingar genom ökad tydlighet och gemensam styrning av verksamheten. Benchmarking av liknande verksamheter ska genomföras med till exempel Västerås, Norrköping och Uppsala. Åtaganden är gemensamt för kommunstyrelsen, vård- och omsorgsnämnden, barnoch utbildningsnämnden samt Torshälla stads nämnd. Kommunstyrelsen har ansvar för att leda arbetet. Utredningen ska redovisa vinster med en central kostorganisation för varje verksamhetsområde (skola, förskola, omsorgsverksamhet) utifrån bland annat likställighet, miljö, hälsa, effektivitet och styrning. Utredningen ska också belysa risker med en central kostorganisation. Här ska bland annat risken för minskad närhet till verksamhet belysas. Kommunens nuvarande måltidsorganisation Eskilstuna har en måltidsorganisation med ett stort inslag av tillagningskök, eget självbestämmande i nämnderna och en hög kompetens inom området. De senaste åren har ett stort utvecklingsarbete skett med mer gemensam upphandling och gemensamma mål för miljö och hälsa.

41 Eskilstuna kommun (21) Torshälla stads nämnd, barn- och utbildningsnämnden och vård- och omsorgsnämnden har betydande måltidsverksamhet inom skola och vård och omsorg och ingår i utredningen. Även på andra förvaltningar finns inslag av måltidsverksamhet i mindre omfattning men omfattas inte av utredningen. Socialnämnden har en växande måltidverksamhet med ett ökande antal HVB för ensamkommande flyktingbarn. De driver även kommunens kolloverksamhet under sommaren där det finns inslag av tillagningskök. Kommunen har även caféverksamhet i olika former på flera förvaltningar och är dessutom en betydande kund för cateringverksamhet. Om kommunen utvecklar en gemensam organisation för måltider så finns det ett värde att på sikt även ta med de delar av måltidsverksamhet som idag ligger utanför utredningen. De nämnder som idag har en betydande måltidsverksamhet har valt helt olika sätt att organisera sin verksamhet. I barn- och utbildningsförvaltningen ligger ansvaret på rektor och förskolechef, men även inom barn- och utbildningsnämnden finns olika former av organisering. Några skolor har köksansvarig som är underställd rektor. De flesta skolor har någon form av kökschef, ibland med flera skolor och som avlastar rektor genom att ta ansvar för budget och personal. Torshälla stads nämnd har en kostchef som är underställd förvaltningschefen. I Torshälla finns inga kökschefer men två personer har en arbetsledande funktion. Vård och omsorgsnämnden har en kostchef som är underställd en områdeschef. Vård- och omsorgsförvaltningen har också en gemensam kostkonsulent som planerar menyer och arbetar med verksamhetsutveckling och en dietist som stödjer verksamheten i allt som rör kost kopplat till vårdbehov. I organisationen finns även kökschefer med ansvar för personal och budget. De stora olikheterna mellan organisationerna gör att det är svårt att beskriva dem på ett enhetligt sätt och jämföra verksamheterna med varandra. Det är olika redovisat vilka som äter (barn eller vuxna) hur man räknar antalet barn (inskrivna eller närvarande). Därför måste den redovisning som finns för varje verksamhetsområde ses som en grov uppskattning och det går egentligen inte att jämföra verksamheterna med varandra. Totalt i kommunen har vi en redovisad kostnad för livsmedel (BI 2015) på kronor. I den summan ingår alla livmedelsinköp i kommunen. Av den summan användes kronor för livsmedel till skola, förskola och vårdoch omsorg. Inom kommunens måltidverksamhet arbetar cirka 325 personer (i tid cirka 285 årsarbetare). Lokalkostnader redovisas inte i utredningen. Det krävs ett eget utredningsuppdrag för att identifiera och avgränsa kostnader för lokaler. Standard på köksutrustning finns det god kännedom om. Det finns en storköksgrupp som arbetar med årliga investeringar i köksutrustning och gör

42 Eskilstuna kommun (21) prioriteringar utifrån den ram som finns för året. För 2016 är den 6,5 miljoner kronor I bilaga till utredningen redovisas hur några jämförbara kommuner med gemensam måltidsorganisation arbetar (bilaga 2). Det kommuner som utredningen tittat på har alla ett stort inslag av tillagningskök i någon del av verksamheten och har under de senaste åren gått från decentraliserad organisation till gemensam styrning Barn och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden har en centralt placerad kostkonsulent som arbetar konsultativt mot köken inom förskola och skola. Rektorer och förskolechefer har verksamhetsansvar och ekonomiansvar. Kostkonsulenten ingår i förvaltningens ledningskontor/utvecklingsenhet. Det serveras omkring luncher i skolan och 4000 luncher i förskolan varje dag. Barn- och utbildningsnämnden har ett styrdokument för måltider, Riktlinjer för mat och måltider i förskola och skola, antagna av barn- och utbildningsnämnden och av Torshälla stads nämnd. Organisation Utöver tillagningskök finns även fyra mottagningskök inom grundskolan och nio mottagningskök inom förskolan. Totalt är 208 (183 årsarbetare) personer är anställda inom måltidsverksamheten (enligt BI i september 2015). Det är svårt att få en samlad bild av kostnaden för personal inom måltidsverksamheten. Dels beror det på att kökschefer på flera ställen har en tjänst som inte redovisas som kökstjänst och är delad på flera skolor. En annan faktor är kombinationstjänster.

43 Eskilstuna kommun (21) Inom barn- och utbildningsnämnden finns det exempel på kombinationstjänster, främst inom förskola där en anställning inom kök kombineras med städ för att få till en rimlig tjänstgöringsgrad. Nämnden har också ett antal medarbetare som har uppehållstjänst vilket betyder att de har lönen fördelad under året och är lediga under den tiden då eleverna har sommarlov. Inom förskolan och grundskolan finns även exempel där pedagoger gör en del av arbetet som måltidpersonal gör på andra håll. Det kan handla om att sköta servering och disk eller att göra i ordning frukost och mellanmål. Total kostnad för livsmedel inom barn- och utbildning var kronor Gymnasieskolan I gymnasieskolan finns tre tillagningskök där varje rektor har en ansvarig kökschef som har personal och ekonomiansvar. Gymnasieskolans kök är stora produktionsenheter som serverar måltiderna på plats. Det förekommer viss transport till verksamheter som ligger utanför skolans område. Redovisningen bygger på verksamheternas egna siffror och är redovisade under hösten Personal Volymer Ekonomi Skola/enhet Antal anställda Antal omräknat till heltid Hur stor kapacitet har köket, antal portioner per dag Uppskattad kostnad livsmedel 2015 Uppskattad kostnad övrig drift 2015 St Eskils gymnasium 7 5, Rinmans gymnasium 10 9, Rekarnegymnasiet 11 9, UtförligaD De redovisade portionerna stämmer inte med antalet ätande elever. I de flesta fall är det färre elever än portioner men utifrån erfarenhet så lagas det antal portioner som går åt. En stor begränsning ligger i antalet ätande elever på samma gång. Matsalarna rymmer ett visst antal elever åt gången och det blir fullt under en kort hektisk tid under lunchtid. Grundskola

44 Eskilstuna kommun (21) Inom grundskolan finns det 18 tillagningskök och fyra mottagningskök. Barn- och utbildningsnämnden har även några enheter som säljer måltider till fristående skolor och någon enhet som köper måltider av fristående skolor. Några skolor köper måltider från vård- och omsorgsnämnden, främst på landsbygden. Alla luncher tillagas och serveras varma, även vid transport. Siffrorna baseras på skolornas egen redovisning och det kan förekomma skillnader i hur frågan är uppfattad. Redovisningen bygger på verksamheternas egna siffror och är redovisade under hösten Personal Volymer Ekonomi Antal omräknat till heltid Hur stor kapacitet har köket, antal portioner per dag Uppskattad kostnad livsmedel 2015 Uppskattad kostnad övrig drift 2015 Antal Antal Skola/enhet anställda kombitjänster Slottsskolan 6 5, Kjula skola/kök 4 3, Skiftingehus 6 4, Skogsängsskolan 4 3, Gillberga skola 3 2, Ärstaskolan Vallby skola Djurgårdsskolan 8 7, Tegelviken Lagersberg Mesta 2 1, Hällby 4 3, Fröslundaskolan 12 11, Lundbyskolan kök 3 2, Skogstorp 5 4, Årbyskolan 6 5, Slagstaskola 6 5, Björktorp 9 8, Stålfors 1000 Även i grundskolan skiljer sig antalet portioner från faktiskt elevantal vilket beror på att portionsstorlek inte är samma sak som en mätt elev. Till exempel så lagar

45 Eskilstuna kommun (21) Skiftingehus betydligt fler portioner än elevantalet för att maten ska räcka till alla. En annan begränsning är matsalarna som även inom grundskolan har begränsningar i antalet gäster. Förskola Inom barn- och utbildningsnämndens förskolor finns tre kökschefer (under förändring och för tillfället finns endast två chefer som ansvarar för alla kök) som delar på ansvaret för 35 tillagningskök och nio mottagningskök. Det sammanhållna ledarskapet i förskolans måltidverksamhet gör att det är lättare att få en bild av verksamheten än i grundskolan. Redovisningen bygger på verksamheternas egna siffror och är redovisade under hösten Skola/enhet Kompassen Antal anställda Antal omräknat till heltid Antal kombitjänster Hur stor kapacitet har köket, antal portioner per dag Uppskattad kostnad livsmedel 2015 Uppskattad kostnad övrig drift 2015 Kjula Tegelviken Barnstigen Gillberga Hammargärdet Hällberga Hållsta Vreta 2 1, Ärla 2 1, ??? Centrum Tallåsens (inkl vintergatan) 3 2,

46 Eskilstuna kommun (21) Krongatan Källgatan Nyforsgatan Rademachergatan 1 0, Tunavallen 2 1, Strigeln Norr Salvägen 3 2, Skiftingehus Prästängen 2 1, Sundbyvägen 2 1, Årbygatan 2 1, Nålmakaren Väster Blåklocksvägen 2 1, Ekenhillsvägen 2 1, Gustavsborgsvägen 2 1, Edlingevägen 2 1, Flöjtvägen 2 1, Norrvallavägen 2 1, Snickarvägen Öster Balsta Djurgården Hattmakaren Kälkbacksvägen Odlarens förskola Stensborgsgatan 2 1, Syrenen 1 0, Söder Fröslundavägen Berga Fogdegatan 1 0,

47 Eskilstuna kommun (21) Lagrådsgatan 2 1, Mesta 2 1, Stenby 3 2, Strigeln Pedagogisk omsorg Inom förskolan finns det 9 mottagningskök som tar emot mat från närliggande verksamhet med tillagningskök. Förskolan i Tegelviken, Kjula, Gillberga, Hattmakaren vid Skogsängsskolan och Skiftingehus förskola får mat från intilliggande grundskola. Fogdegatans förskola får mat från Stenby förskola. Några förskolor får mat från en närliggande verksamhet inom vård och omsorgsförvaltningen. Det handlar om Hällberga som idag får mat från Ärlagården, Hammargärdet som får mat från Skogsgläntan och Strigelns förskola som får mat från Strigelns restaurang. För att täcka råvaror och annan drift (disk, kem) i köket finns en beräknad budget på per avdelning som beräknas bestå av cirka 20 barn (2750 kronor/barn och år). I det ingår en dagsportion med frukost och mellanmål för vissa barn och lunch för alla. I förskolan finns en beräkning för bemanning 2 avdelningar utan disk: 50 procent (då krävs det att den pedagogiska personalen gör frukost och mellanmål) Med disk: 75 procent 4 avdelningar utan disk: 100 procent Med disk: 125 procent (oftast är det 150 procent på de förskolorna) 6 avdelningar utan disk: 150 procent Med disk: 175 procent 8 avdelningar med disk: 200 procent (här ingår ofta men inte alltid matsal och diskinlämning) Förskolans kök är ofta planerade utan diskinlämning vilket är ganska ineffektivt för kökets del. Grovt räknat för de mindre enheterna motsvarar diskhanteringen 25 procent Torshälla stads nämnd Torshälla stads nämnd har en måltidsorganisation som består av en kostchef med ansvar för alla kök och måltider inom nämndens ansvarsområde. Totalt finns det nio tillagningskök. Spångagårdens kök har tidigare använts till äldreomsorg men idag lagar de mat till främst till förskolan.

48 Eskilstuna kommun (21) Kostnaderna för måltidverksamheten redovisas för totalen och ej på varje enskilt kök: Personal Lokaler* Livsmedel Material Tjänster (tex transporter) *Bara del av lokalkostnad, andra delar i verksamhet

49 Eskilstuna kommun (21) Produktionskök Antal anställda Antal omräknat till heltid Snäckberget 7 6,75+(0,25) Spångagården 2 1,5 115 Göksten 7 6, antal portioner per dag Lunch 85 Middag 65 Lunch lådor Middag lådor Glömsta Karamellen 2 1,75 Skeppet 1 0,75 35 Gökvinge 1 0,75 32 Staren 1 1,0 55 Chokladfabriken 2 1, I siffrorna från Torshälla stads förvaltning är det antalet ätande som redovisas. De gör skillnad på om den som äter är vuxen eller barn och räknar vuxna som 1,25 och små barn som 0,75. Torshälla stads förvaltning har ett sätt att beräkna bemanning som påminner om förskolan inom barn- och utbildning. Här redovisas hela personalkostnaden med vikarier, sjukskrivningar och semesterlöneskuld. Måltidsorganisationen i Torshällas stads nämnd är intressant för ett vidare arbete med en gemensam organisation. Det har en hög måluppfyllelse vad gäller ekologiskt och de producerar måltider till alla typer av kommunal verksamhet. De har arbetat systematiskt med förbättringar och effektiviseringar och har idag en genomarbetad verksamhet med hög kvalitet. Vård och omsorgsnämnden Vård- och omsorgsnämnden har en kostchef, en kostkonsulent samt en dietist. Kostchefen är underställd en områdeschef och ansvarar för 11 tillagningskök med en kökschef kopplad till så gott som varje kök. Totalt finns idag 10 kökschefer. Fem av produktionsköken är restauranger öppna för allmänheten. Förvaltningen lagar omkring matportioner varje dag.

50 Eskilstuna kommun (21) Fyra av elva tillagningskök producerar även mat till skolor och förskolor. Kostenheten ingår i förvaltningens utförarverksamhet. En kostpolicy för måltidverksamheten är antagen av vård- och omsorgsverksamheten. Totalt finns 94 anställda (81 årsarbetare) i verksamheten. Totalt omsätter kostverksamheten i vård- och omsorgsnämnden kronor. I omsorgsverksamhet finns även intäkter och nettokostnaden för hela verksamheten är därför