Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG. 5 Dnr KS/2017:337. Gemensam måltidsorganisation och måltidsbudget

Transkript

1 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) Sida 5 Dnr KS/2017:337 Gemensam måltidsorganisation och måltidsbudget Bakgrund Det råder ingen tvekan om att måltidsfrågorna engagerar alla delar av samhället och har stor betydelse för hur kommunens verksamheter uppfattas. Idag är ansvaret uppdelat på flera aktörer inom och utanför vår organisation. Mjölby kommun tillämpar en beställare- utförarmodell där Utbildningsförvaltningen (UTB) och Omsorg- och socialförvaltningen (OSF) beställer måltider av Service- och teknikförvaltningen (SOT) som agerar utförare. Den nuvarande ordningen innebär att förvaltningarna beställer måltider utifrån olika målsättningar och lagstiftningar och representeras ofta av tjänstemän utan formell kompetens i frågorna. När måltiderna planeras och när krav ställs vid upphandling är det viktigt att personal med utbildning och kompetens inom mat, måltider och nutrition tillsammans med representanter från verksamheterna planerar för och formar kraven på maten och måltiderna. Ett väl fungerade kvalitetsarbete förutsätter också att resultatet av arbetet kontinuerligt följs upp, utvärderas och förbättras. Det upplevs också svårt att få genomslag på politiskt satta mål för måltidsverksamheten då kommunens samlade kompetens i huvudsak återfinns hos utförarorganisationen som i sin tur helt styrs av beställningar från förvaltningarna. Som exempel kan nämnas inköp av råvaror mot mer närodlat eller ekologiska livsmedel. Ett förslag som skulle kunna råda bot på detta är att kommunens måltidsorganisation fullt ut skulle äga ansvaret, inklusive budgetansvaret, för den samlade måltidsverksamheten i Mjölby kommun. En fråga som då måste beaktas är att fyra kök inom kommunen inte drivs av Måltidsservice. Två kök drivs av gymnasieskolan (UTB) och ytterligare två kök drivs av privata entreprenörer (OSF). När det gäller gymnasieskolans två kök bör dessa rimligen kunna ingå i en ny samlad måltidsorganisation och det bör utredas om inte Måltidsservice även ska ha ansvar för upphandlingen av eventuella entreprenader i framtiden. En annan och kanske större fråga är fördelningen av budgetramar och hur de ska justeras mellan berörda förvaltningar. Fördelningen sker idag enligt olika principer för UTB respektive OSF. När det gäller UTB sker fördelningen via resursfördelningsprinciperna med kronor/inskrivet barn på förskolan, kronor/6-15 åringar inom grundskolan och kronor/16-18 åringar inom gymnasiet. På OSF sker fördelningen genom en generell uppräkning avseende demografi för närvarande 6 mnkr/år inklusive LSS. Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) Sida fortsättning 5 Även fortsättningsvis måste en peng per måltid vara gällande för måltidsverksamheten då den är volymberoende. Inte minst utifrån det faktum att kostnaden för måltider på gymnasiet ingår som en del i den interkommunala ersättningen för de olika gymnasieprogrammen. En ytterligare komplikation är att de båda upphandlade köken, Slomarps äldreboende och Vifolkagården, ingår som en del i upphandlingen av hela verksamheten på de båda äldreboendena. Slutligen måste en utredning beakta vilken effekt en ny organisation kommer ha på styrning och ledning av måltidsverksamheten. UTB och OSF som nyttjar Måltidsservice bör få rimligt inflytande över verksamheten men samtidigt inte betrakta det som en fri nyttighet. Dessutom ingår sedan 1 augusti 2017 måltidsservice i en gemensam organisation med lokalvården. Förslaget kommer följaktligen att få konsekvenser för styrning och ledning avseende hela Måltidsservice och Lokalvård Utredningen bör även inkludera lokalvården. Sammanfattning Mot bakgrund av ovanstående problematik, med hur resurser skall fördelas och hur kostnader i ett senare skede skall följas upp och redovisas för respektive verksamheter, samt hur måltidsverksamheterna som idag ligger utanför nuvarande måltidsorganisation inom SOT skall integreras i en samlad organisation krävs ytterligare utredningar innan det genomförs. Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Kommunstyrelsen beslutar att kommunens måltids- och lokalvårdsverksamhet skall samlas i en organisation inom Tekniska nämndens budget med inriktning om ett genomförande till 1 juli Kommunstyrelsen uppdrar vidare till Kommunstyrelsens förvaltning att tillsammans med berörda förvaltningar utreda villkoren för en samlad måltids- och lokalvårdsorganisation inom Mjölby kommun. 3. Uppdraget skall redovisas för KS senast 25 april Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Omsorgs- och socialnämnden Utbildningsnämnden Tekniska nämnden Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott (1) Sida 191 Dnr KS/2017:337 Samlad måltidsverksamhet budget och organisation - information Information Dag Segrell, kommundirektör och Yvonne Stolt, personalchef informerar kort om föreslagen för ändring av måltidsservice. Förslaget ska MBLförhandlas innan omorganisationen är klar. Beslutsunderlag Muntlig information. Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott tackar för informationen som noteras till protokollet. Beslutet skickas till: Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 Missiv 1(3) Kommunstyrelsens förvaltning Datum Diarienummer KS/2017:337 Handläggare Dag Segrell Tfn Kommunstyrelsen Gemensam måltids- och lokalvårdsorganisation Bakgrund Det råder ingen tvekan om att måltidsfrågorna engagerar alla delar av samhället och har stor betydelse för hur kommunens verksamheter uppfattas. Idag är ansvaret uppdelat på flera aktörer inom och utanför vår organisation. Mjölby kommun tillämpar en beställareutförarmodell där Utbildningsförvaltningen (UTB) och Omsorg- och socialförvaltningen (OSF) beställer måltider av Service- och teknikförvaltningen (SOT) som agerar utförare. Den nuvarande ordningen innebär att förvaltningarna beställer måltider utifrån olika målsättningar och lagstiftningar och representeras ofta av tjänstemän utan formell kompetens i frågorna. När måltiderna planeras och när krav ställs vid upphandling är det viktigt att personal med utbildning och kompetens inom mat, måltider och nutrition tillsammans med representanter från verksamheterna planerar för och formar kraven på maten och måltiderna. Ett väl fungerade kvalitetsarbete förutsätter också att resultatet av arbetet kontinuerligt följs upp, utvärderas och förbättras. Det upplevs också svårt att få genomslag på politiskt satta mål för måltidsverksamheten då kommunens samlade kompetens i huvudsak återfinns hos utförarorganisationen som i sin tur helt styrs av beställningar från förvaltningarna. Som exempel kan nämnas inköp av råvaror mot mer närodlat eller ekologiska livsmedel. Ett förslag som skulle kunna råda bot på detta är att kommunens måltidsorganisation fullt ut skulle äga ansvaret, inklusive budgetansvaret, för den samlade måltidsverksamheten i Mjölby kommun. En fråga som då måste beaktas är att fyra kök inom kommunen inte drivs av Måltidsservice. Två kök drivs av gymnasieskolan (UTB) och ytterligare två kök drivs av privata entreprenörer (OSF). När det gäller gymnasieskolans två kök bör dessa rimligen kunna ingå i en ny samlad måltidsorganisation och det bör utredas om inte Måltidsservice även ska ha ansvar för upphandlingen av eventuella entreprenader i framtiden. En annan och kanske större fråga är fördelningen av budgetramar och hur de ska justeras mellan berörda förvaltningar. Fördelningen sker Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY kommunstyrelsen@mjolby.se

5 Missiv 2(3) Datum Diarienummer KS/2017:337 idag enligt olika principer för UTB respektive OSF. När det gäller UTB sker fördelningen via resursfördelningsprinciperna med kronor/inskrivet barn på förskolan, kronor/6-15 åringar inom grundskolan och kronor/16-18 åringar inom gymnasiet. På OSF sker fördelningen genom en generell uppräkning avseende demografi för närvarande 6 mnkr/år inklusive LSS. Även fortsättningsvis måste en peng per måltid vara gällande för måltidsverksamheten då den är volymberoende. Inte minst utifrån det faktum att kostnaden för måltider på gymnasiet ingår som en del i den interkommunala ersättningen för de olika gymnasieprogrammen. En ytterligare komplikation är att de båda upphandlade köken, Slomarps äldreboende och Vifolkagården, ingår som en del i upphandlingen av hela verksamheten på de båda äldreboendena. Slutligen måste en utredning beakta vilken effekt en ny organisation kommer ha på styrning och ledning av måltidsverksamheten. UTB och OSF som nyttjar Måltidsservice bör få rimligt inflytande över verksamheten men samtidigt inte betrakta det som en fri nyttighet. Dessutom ingår sedan 1 januari 2018 måltidsservice i en gemensam organisation med lokalvården. Förslaget kommer följaktligen att få konsekvenser för styrning och ledning avseende hela Måltidsservice och Lokalvård Utredningen bör även inkludera lokalvården. Sammanfattning Mot bakgrund av ovanstående problematik, med hur resurser skall fördelas och hur kostnader i ett senare skede skall följas upp och redovisas för respektive verksamheter, samt hur måltidsverksamheterna som idag ligger utanför nuvarande måltidsorganisation inom SOT skall integreras i en samlad organisation krävs ytterligare utredningar innan det genomförs. Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att kommunens måltids- och lokalvårdsverksamhet skall samlas i en organisation inom Tekniska nämndens budget med inriktning om ett genomförande till 1 juli Kommunstyrelsen uppdrar vidare till Kommunstyrelsens förvaltning att tillsammans med berörda förvaltningar utreda villkoren för en samlad måltids- och lokalvårdsorganisation inom Mjölby kommun. 3. Uppdraget skall redovisas för KS senast 25 april Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY kommunstyrelsen@mjolby.se

6 Missiv 3(3) Datum Diarienummer KS/2017:337 Beslutet skickas till: OMS UTB SOT Kommunstyrelsens förvaltning Dag Segrell Kommundirektör Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY

7 1(3) Service och teknikförvaltningen Datum Diarienummer Handläggare Marie-Louise Nydahl Tfn ARBETSMATERIAL Gemensam måltidsorganisation Sammanfattning Som en följd av ny förvaltningsbildning för service- och teknikförvaltningen och förändrad organisation i måltidsservice med utökat ansvar för livsmedelsupphandlingarna och övriga kostfrågor totalt i Mjölby kommun framkom ett enklare utredningsuppdrag med frågan om en gemensam måltidsorganisation i kommunen vilket inte är fallet idag. Bakgrund Måltidsservice ansvarar för 32 av kommunens 47 kök. Måltidsservice kök finns i förskolor, grundskolor, vårdboenden samt stadshuscafeterian. Övriga kök i kommunen finns på gymnasieskolorna, fritidsgårdar, Lundbybadets café och Norrgårdens café. Två vårdboendekök drivs av Norlandia Care och Aleris. Måltidsservice nuvarande uppdrag och organisation Måltidsservice har sedan många år tillbaka varit en ren utförarenhet. Vi har enbart arbetat utifrån våra avtal med våra beställare, omsorgsoch socialförvaltningen, utbildningsförvaltningen och ks-förvaltning. I och med att den nya förvaltningsbildningen till service- och teknikförvaltningen år 2015 kom till har måltidsservice fått en nyare och utökad roll gällande måltiderna i Mjölby kommun. I samband med detta fick vi ta över ansvaret för storköksutrustningen och även ta fram en investeringsbudget. Måltidsservice lyder under tekniska nämnden. Inom måltidsservice finns förutom 65 styckern måltidsbiträden och kockar också: En måltids och lokalvårdschef Övergripande ansvar för måltidsservice kök och lokalvården Medverkar i externa nätverk för omvärldsbevakning Kontaktperson gentemot politiker Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Service-och teknikförvaltningen MJÖLBY

8 2(3) Datum Diarienummer Övergripande ekonomiskt ansvar för investerings- och driftbudget inom måltidsservice kök Utveckling av måltidsverksamheten Planering av kök vid nybyggnationer eller ombyggnationer Medverkan i olika uppdrag som rör måltidsfrågor i kommunen, tillexempel kommunens matstrategi Kommunikation och marknadsföring av den offentliga måltidsverksamheten Medverkar i det kommunövergripande kostrådet, föräldramöten, anhörigträffar och andra möten som rör måltidsfrågor Avtalsförhandlingar Två kostekonomer Kostekonomerna ansvarar för fortbildningar inom livsmedelshygien, specialkoster och andra efterfrågade utbildningar internt och externt, tillexempel näringslära för LSS personal, näringslära för äldre till kostombud och på Peppar, peppar-dagen. Framtagande, uppdatering och uppföljning av egenkontrollprogram. Framtagande av förfrågningsunderlag till upphandlingar. Livsmedel, rengöringsmaterial, maskindiskmedel, storköksreparationer, arbetskläder mm Kontakter och möten med föräldrar, anhöriga, kunder angående måltidsfrågor som tillexempel medverka vid kostråd, möten angående specialkostintyg. Kökschef (fyra stycken) Fullständigt budget- och personalansvar inom sitt köksområde Utveckling av driften Kommunikation och samarbete nära gäster och kunder Assistent 25% Intern- och externa debiteringar till kunder Vikariepool för måltidspersonal och lokalvårdare med ca timvikarier. Ledningsgrupp bestående av måltidschef, kökschefer och kostekonomer. Fördelar för kommunen Med en samlad måltidsorganisation finns naturliga nätverk där man kan samverka kring frågor om upphandling, utbildning, ledarskap och vikariepool.

9 3(3) Datum Diarienummer Ekonomisk uppföljning utifrån gemensamma nyckeltal för att få en jämförbar redovisning. Medborgare och måltidsgäster Fördelar för kommunmedborgare och andra kontakter med att det finns en måltidsorganisation när man söker information. Varumärket i kommunen stärks när man går ut med att det är en samlad måltidsorganisation som har samma värderingar och vision. Lättare att följa upp och styra mot kommunmålen med en samlad måltidsorganisation. Sammanfattning Måltidsservice har inga invändningar mot en gemensam måltidsorganisation utan ser bara fördelar där alla måltidsbiträden, kockar, kökschefer och kostekonomer finns samlade för att ge en bra service till alla våra kunder och gäster. Service- och teknikförvaltningen Måltids- och lokalvårdsavdelningen Marie-Louise Nydahl Måltids- och lokalvårdschef

10

11

12