Praktikguide - skola

Transkript

1 - skola Användarens behörighet styr vilka funktioner man kommer åt - endast praktikansvarig för utbildningsanordnare har tillgång till samtliga funktioner som beskrivs Eva Axelsson, Skaraborgs kommunalförbund

2 Innehåll Praktikprocess för skola... 3 Funktioner navigering i verktyget via meny... 4 Arbetsuppgifter på startsidan... 5 Kommande perioder på startsidan... 6 Meddelanden på startsidan... 6 Struktur och Behörigheter schematisk översikt... 7 Kontrollera/Redigera utbildningsenheten... 8 Administration -> Utbildningsanordnare -> Utbildningsenhet... 8 Platsbeställning Verktyg -> Platsplanering -> Platsbeställning Lägga in elever Filformat för inläsning Verktyg -> Grupphantering -> Läs in ny elevfil Verktyg -> Grupphantering -> Lägg till ny elev Hantera grupper Verktyg -> Grupphantering -> Grupphantering Redigera grupp Grunduppgifter och Behörigheter Hantera grupp övriga funktioner Flytta/ta bort elever Skapa ny tom grupp Koppla grupper Verktyg -> Grupphantering -> Gruppkoppling Inloggningsuppgifter till elev För utskrift: Verktyg -> Grupphantering -> Grupplistor Skicka via mail: Verktyg -> Grupphantering -> Grupphantering Elevsök och bokningar Verktyg -> Bokningshantering -> Efter grupp Visa som elev se hur elevsöket ser ut Följa hur eleverna söker Tilldelning av platser Godkänna enstaka plats Byta plats mellan elever

3 Avboka tilldelad plats Flytta tilldelning till annan elev Sök annan ledig plats Registrera egen-ordnad-plats direkt på aktuell elev Verktyg -> Egen ordnad plats -> Ny egen ordnad plats Verktyg -> Egen ordnad plats -> Väntar svar/godkända Godkänna alla bokningar Följebrev Redigera följebrev Skicka följebrev manuellt Kontrollera att följebrev gått ut Efterboka Avboka Information om elevens plats Information till elev Besökslista Översikter -> Placeringslista Praktikintyg (endast grundskola) Verktyg -> Bokningshantering -> Efter grupp Dokument Planeringsöversikt Översikter -> Planeringsöversikt Platsöversikt Översikter -> Platsöversikt Meddelanden och uppgifter kopplade till praktikansvarig Meddelanden som skickas ut till företagen Rollbeskrivningar Praktikansvarig Praktikstöd Gruppansvarig Eskaleringsmottagare

4 Praktikprocess för skola Platsbeställning o Uppmaning om att beställa platser kommer terminen innan praktikperioderna Mars respektive september Bevaka platstillgång o Uppmaning om att erbjuda platser går ut till verksamheter/företag i april respektive oktober o Bevakning av platstillgången är nödvändig. Verksamheterna erbjuder inte alltid självmant, utan man får ta manuella kontakter för att få in platser Elevinläsning, grupphantering, gruppkoppling o Dessa moment ska vara klara innan respektive elevsök Elevsök o Sker 6 veckor innan praktikstart Platsbokning o Verktyget gör en preliminär tilldelning efter elevsöket skolan går igenom och godkänner bokningar Besked o Elever och verksamheter får besked om placeringar 3 veckor innan praktikstart Praktikintyg o För grundskolans elever skickar en uppmaning att fylla i ett praktikintyg till verksamheter efter slutförd praktik Platsbeställning Praktikintyg Bevaka platstillgång Besked Elevinläsning Platsbokning Grupphantering Elevsök Gruppkoppling

5 Funktioner navigering i verktyget via meny Navigering till olika funktioner i verktyget sker via menyerna överst på sidan o Många funktioner kan även nås via genvägar från olika kort Här nedan följer en översikt över de flesta menyvalen: Praktikplats-logotypen tar dig tillbaka till startsidan Administration o Användare sök upp användare, lägg till användare o Utbildningsanordnare se/redigera uppgifter om skolan Verktyg o Platsplanering beställa platser o Grupphantering läsa in elever, hantera befintliga elever/grupper, koppla grupper till perioder samt få ut grupplistor o Egen-ordnad-plats registrera in plats som elev själv ordnat, samt lista dessa o Bokningshantering hantera bokning av platser, följa elevsök, redigera följebrev, skriva ut praktikintyg. Här kan även EOP registreras direkt på berörd elev, samt elevuppgifter redigeras via elevkort. Översikter (kan i många fall exportera data till excel/pdf) o Beställda platser visar periodvis antal beställa platser, kopplade elever och grupper o Handledarlista sammanställning av bokade platser med uppgifter om elever och handledare (placeringslistan är mer användbar, eftersom handledare inte alltid anges på platserna), kan filtreras t ex per grupp eller period o Kontaktlista efter behörighet sök fram användare utifrån behörighet o Placeringslista sammanställning av bokade platser med uppgifter om elever och kontaktpersoner, kan filtreras t ex per grupp eller period o Platsöversikt lista över erbjudna platser per praktikperiod, här kan man också se antal tillgängliga, hur många som sökt samt se tilldelade/bokade o Planeringsöversikt översikt över beställda, tillgängliga och bokade platser o Tidsaxel enkel schematisk översikt över praktikperioder per termin Dokument - Guider, måldokument m fl nedladdningsbara i pdf-format Uppdateringar listar systemuppdateringar och vad de innebär Sökruta sök upp elev via namn eller personnummer öppna elevkort Mitt konto dina kontaktuppgifter kan redigeras, samt lista på uppgifter och meddelanden Vyförklaring på många menyval hittar du vyförklaringar till vad man kan göra just där. Det finns även länkar till guider både med rörliga bilder och som pdf-dokument

6 Arbetsuppgifter på startsidan Dina aktuella uppgifter visas på startsidan o Vid varje uppgift kan man se vad man ska göra och när dead-line är. I vissa fall ser man också hur långt man kommit med uppgiften Genom att klicka på t ex Till bokningshanteringen vid uppgiften Godkänn bokningar så kommer man direkt till rätt ställe utan att gå via menyn Klicka på Läs mer om du vill få ytterligare information om uppgiften När du är klar med uppgiften klicka på Utför så försvinner uppgiften från startsidan o Obs! Det finns inte någon kontroll för att du verkligen gjort uppgiften, så klicka här först när du verkligen är klar o Om du inte markerar som utförd så försvinner uppgiften först när deadline passerats

7 Kommande perioder på startsidan På startsidan visas också en tidsaxel över kommande praktikperioder o Här kan man se var i processen man befinner sig för respektive period Meddelanden på startsidan Till höger på startsidan visas dina meddelanden (dessa får du även via e-post) o Klicka på ett meddelande för att läsa det i läs-läge kan du även radera meddelandet o Om du inte raderar ett meddelande lägger sig detta längst ner i listan som läst o Meddelandelistan kan bli väldigt lång så ta gärna för vana att radera de som du inte längre behöver Du kan alltid hitta alla meddelanden på ditt användarkort även de som du raderat

8 Struktur och Behörigheter schematisk översikt Utbildningsanordnare Utbildningsenhet (fysisk skola) Grupp/klass 8A Enhet A Grundskolan X 8B Enhet B 9A Utbildningsanordnare Enhet (skola) Eskaleringsmottagare Får signaler om uppgifter inte utförs i tid Rektor eller motsvarande Praktikansvarig Ansvarar för praktikprocessen för hela enheten Kontaktperson Praktikstöd Kan hjälpa praktikansvarig har lägre behörighet Titta Kan se information om enheten Grupp (klass) Praktikstöd Kan hjälpa praktikansvarig har lägre behörighet Kommer enbart åt aktuell grupp Gruppansvarig Behörighet lika som praktikstöd Ersätter praktikansvarig som kontaktperson

9 Kontrollera/Redigera utbildningsenheten (Behörig: Praktikansvarig) Administration -> Utbildningsanordnare -> Utbildningsenhet Öppna enhetens kort klicka på den blå symbolen Här kan du kontroller/redigera information på de olika flikarna: o Kontrollera grunduppgifter och adress

10 Behörigheter o Praktikansvarig högsta operativa behörighet på utbildningsenheten. Ansvarar för hela praktikprocessen från platsbeställning till avslutad praktik o Praktikstöd stöd till praktikansvarig. Får inte några mail om t ex uppgifter och kan inte beställa platser, ändra skoluppgifter eller koppla grupper till praktikperioder o Platsbokare/Gruppinläsare lägre behörigheter som inte används o Titta-behörighet kan se uppgifter om hela enheten, men inte redigera något Klicka på [Lägg till] på aktuell behörighet du vill lägga till o Se avsnitt [Hantera grupper] angående hur man söker upp befintlig användare / lägger till ny användare

11 Platsbeställning (Behörig: Praktikansvarig) Verktyg -> Platsplanering -> Platsbeställning Platsbeställningarna är mycket viktiga att de blir så korrekt som möjligt ligger till grund för verksamheternas platserbjudanden Grundskola o Ange antal platser ni har behov av på respektive period o Klicka på [Spara] Gym/vux o Ange antal per nivå och inriktning samt eventuell fritext o Klicka på [Spara platsbeställning]

12 Lägga in elever Filformat för inläsning Rekommenderat filformat är Excel (.xlsx) o Information separerad i kolumner med eller utan rubrikrad Personnummer Förnamn och efternamn separerat, eller i samma fält Adress separerad på gata, postnr, ort E-post Osv Om flera grupper ska läsas in samtidigt måste gruppbeteckning finnas som separat kolumn o Inga rader med annan information får förekomma, ej heller bilder mm (Går även att använda data i textfil (.txt) med data separerad med semikolon) Exempel på hur en godkänd elevfil kan se ut: Verktyg -> Grupphantering -> Läs in ny elevfil Klicka på [Ladda upp]

13 Leta upp filen på din dator markera filen och klicka på [Öppna] Filen laddas upp klicka på [Nästa steg]

14 Välj Skolform Kryssa i rutor beroende på hur filen är utformad o Exempel visas beroende på vad du väljer Ange om du vill läsa in nya grupper eller komplettera information till befintlig grupp Klicka på [Nästa steg] Koppla varje kolumn du vill ha med i inläsningen mot ett motsvarande fält o Om du hade kolumnrubriker i filen som samstämmer med fältnamn så är dessa automatiskt förvalda Kontrollera att allt stämmer Klicka på [Nästa steg]

15 Om rutan för koppling är röd - Klicka på [Koppla utbildningsenhet] o Sök upp skolan i fönstret som öppnas och klicka på [Ändra] (Om skolan fanns med korrekt angiven i filen visas rutan vit och skolan är redan angiven) Klicka på [Nästa steg] Ange nivå på gruppen dvs årskurs Klicka på [Nästa steg] För Grundskola anges enbart årskurs för Gym/vux anges även program och inriktningar

16 Kontrollera att informationen ser korrekt ut och att respektive kolumn innehåller rätt information Klicka på [Nästa] En översikt över vad som kommer att importeras visas Klicka på [Importera] Nu är filen inläst och gruppen/grupperna har skapats/uppdaterats

17 Verktyg -> Grupphantering -> Lägg till ny elev Fyll i elevens uppgifter o Personnummer, förnamn och efternamn är obligatoriska Övriga fält är frivilliga, men är bra att ha som kontaktuppgifter för platserna som eleverna kommer till o OBS! För skyddad elev ange fiktiva uppgifter i den grad som behövs Personnumrets 4 sista siffror ska då börja med TF och sedan 2 siffror (exempel TF30) o Klicka [Nästa steg]

18 Fyll i adress om så önskas ej obligatoriskt Klicka [Nästa steg] Välj ev utbildningsenhet (kommer endast upp om du har behörighet till mer än 1 enhet) Välj rätt grupp Låt bocken vara kvar i rutan för att koppla eleven till framtida perioder för gruppen o Ta endast bort den om eleven INTE ska ut på övriga gruppens planerade perioder Klicka [Spara]

19 Hantera grupper Verktyg -> Grupphantering -> Grupphantering Sök upp den grupp du vill hantera Redigera grupp Grunduppgifter och Behörigheter Öppna gruppkortet Grunduppgifter redigera o Gruppens namn o Nivå ändra årskurs o Gäller t.o.m sätt datum när gruppen ska arkiveras, t ex skolavslutningsdatum

20 Lägga till praktikstöd och/eller gruppansvarig o OBS! Behörighet ges enbart för den aktuella gruppen För att lägga till praktikstöd för hela utbildningsenheten se avsnitt [Kontrollera/redigera utbildningsenhet] o Praktikstöd kan hjälpa praktikansvarig att hantera allt kring gruppen avseende elever och placeringar. Får inte några meddelanden om uppgifter som ska göras och kan ej heller beställa platser och koppla grupper o Gruppansvarig har samma behörighet som praktikstöd men ersätter också praktikansvarig som kontaktperson i följebrev Klicka på [Lägg till] vid aktuell behörighet Skriv in namn eller e-post till den person som ska läggas till o Om personen finns som användare välj och lägg till o Om personen inte finns som användare klicka på [Skapa och lägg till]

21 Fyll i uppgifter på användare o Förnamn, Efternamn och E-post är obligatoriskt o Låt bocken var kvar för att att skicka välkomstmail med inloggningsuppgifter o Klicka på [Spara] behörigheten läggs till Elever visar vilka elever som ingår i gruppen

22 Perioder visar vilka perioder gruppen är kopplad till Hantera grupp övriga funktioner Kopiera grupp gör en kopia med samma grunduppgifter, men utan att ta med eleverna Ta bort grupp tar bort en grupp permanent Skicka inloggningsuppgifter skickar inloggningsuppgifter till de elever i gruppen som har mail-adress registrerad Byt och skicka ut nytt lösenord återställer alla lösenord och skickar inloggningsuppgifter till de elever i gruppen som har mail-adress registrerad

23 Flytta/ta bort elever Markera de elever i gruppen som ska hanteras klicka på [Hantera markerade] o Flytta markerade till ger dig möjlighet att flytta elever till annan befintlig grupp o Flytta markerade till ny grupp ger dig möjlighet att i samma moment skapa en ny grupp och flytta med valda elever o Ta bort markerade ur grupp tar bort valda elever ur den aktuella gruppen men de raderas inte från systemet Skapa ny tom grupp Knappen [Ny grupp] här kan du skapa en ny tom grupp och ange benämning, nivå mm

24 Koppla grupper Verktyg -> Grupphantering -> Gruppkoppling (Behörig: praktikansvarig) Filtrera fram den grupp du vill koppla o Klicka på [Koppla] på den grupp som är aktuell

25 Grundskola o Inga ytterligare åtgärder Kopplad visas som grön markering Gym/vux o Inriktningarna som du satt på gruppen är förvalda. OBS! Om du behöver lägga till ytterligare inriktningar än de som är förvalda så avbryt kopplingen här och gå till grupphanteringen och åtgärda där först (Verktyg->Grupphantering->Grupphantering) o Klicka på [Spara]

26 Inloggningsuppgifter till elev För utskrift: Verktyg -> Grupphantering -> Grupplistor Filtrera fram aktuell grupp exportera till excel för att kunna skriva ut Skicka via mail: Verktyg -> Grupphantering -> Grupphantering Filtrera fram aktuell grupp Hantera grupp o Skicka inloggningsuppgifter o Man kan även välja att byta och skicka nya lösenord till eleverna

27 Elevsök och bokningar Verktyg -> Bokningshantering -> Efter grupp Filtrera fram aktuell grupp Visa som elev se hur elevsöket ser ut Öppna elevkortet för den elev du vill kika på Klicka på [Visa som elev] Platsväljaren visas så som eleven ser den mer information finns i Elevsöksguide

28 Följa hur eleverna söker Under elevsökets gång uppdateras bokningsöversikten och man kan följa hur eleverna söker. För att se detaljer om en elevens sökning klicka på pilen till höger om elevens namn Här ser man vilka platser eleven sökt och i vilken prioritetsordning Uppmana elever som inte sökt att göra det och även de som sökt få platser bör uppmanas att lägga till fler val för att öka chanserna att få en plats vid tilldelningen

29 Tilldelning av platser När elevsöket stänger sker en tilldelning i systemet baserad på hur eleverna sökt Denna är enbart preliminär och det är nu dags för praktikansvarig att gå igenom och godkänna bokningar För att se detaljer och kunna hantera en elevs bokning klicka på pilen till höger Här ser man att eleven blivit tilldelad sitt andra-hands-val

30 Godkänna enstaka plats Öppna menyn vid kugghjulet och klicka på [Godkänn bokning] markeringen Tilldelad ändras till Bokad Istället för att godkänna en och en kan man godkänna alla tilldelade platser på en gång när man gått igenom hela gruppen se längre fram i guiden

31 Byta plats mellan elever Öppna menyn vid kugghjulet och klicka på [Byt plats] på de två elever du vill ska byta plats med varandra o Klicka på [Byt platser] i rutan till höger på sidan Platserna hamnar i rutan Byt platser till höger på sidan klicka på [Byt platser] Avboka tilldelad plats För att ta bort en tilldelad plats för en elev klicka på [Avboka]

32 Flytta tilldelning till annan elev För att tilldela platsen till annan elev klicka på [Tilldela plats till annan elev] Sök upp och välj elev klicka på [Tilldela]

33 Sök annan ledig plats Om eleven inte sökt någon plats, inte blivit tilldelad någon plats eller av annan anledning bör få en annan plats än de som sökts klicka på [Sök ledig plats] En lista med alla lediga platser öppnas Man kan söka eller filtrera

34 Klicka på platsen för att få mer information och kunna lägga till platsen i ansökan Platsen läggs till i ansökan och tilldelas till eleven

35 Registrera egen-ordnad-plats direkt på aktuell elev OBS! I de fall elev ordnar egen plats ska placeringen vara godkänd av skolan innan den registreras i verktyget. EOP kan registreras både före, under och efter elevsök. Det finns fördelar med att registrera EOP innan elevsöket börjar o Man har koll på vilka som inte ska söka i verktyget o Man har fått besked från administratör om EOP godkänns eller inte Klicka på [Registrera egen ordnad plats] Fyll i företagets organisationsnummer klicka på [Nästa steg] Om verksamheten finns sedan tidigare får man välja detta klicka på [Använd] Om verksamheten inte finns sedan tidigare fyll i uppgifterna klicka på [Nästa steg]

36 Fyll i alla uppgifter om platsen o o Var noga med att allt blir rätt OBS! e-post-adressen är mycket viktig att den är korrekt! Klicka på [Spara] EOP har registrerats och skickats till administratör för kontroll och väntar på godkännande Mail kommer när EOP godkänts eller underkänts godkänt EOP blir direktbokad

37 Verktyg -> Egen ordnad plats -> Ny egen ordnad plats OBS! I de fall elev ordnar egen plats ska placeringen vara godkänd av skolan innan den registreras i verktyget Det finns fördelar med att registrera EOP innan elevsöket börjar o Man har koll på vilka som inte ska söka i verktyget o Man har fått besked från administratör om EOP godkänns eller inte Fyll i företagets organisationsnummer klicka på [Nästa steg] Om verksamheten finns sedan tidigare får man välja detta klicka på [Använd] Om verksamheten inte finns sedan tidigare fyll i uppgifterna klicka på [Nästa steg]

38 Fyll i elevens personnummer klicka på [Nästa steg] o Om flera elever ska till samma plats kan man lägga till fler personnummer Välj vilken praktikperiod eleven/eleverna ska ut klicka på [Nästa steg] o Om eleven inte ska vara på platsen hela perioden kan man ta bort bocken Hela perioden och får då möjlighet att ange start- och slutdatum Fyll i alla uppgifter om platsen, var noga med att allt blir korrekt! klicka på [Spara] EOP har registrerats och skickats till administratör för kontroll och väntar på godkännande

39 Verktyg -> Egen ordnad plats -> Väntar svar/godkända Registrerade EOP kan ses under Väntar svar innan de godkänts och under Godkända efter att de godkänts o EOP som underkänns tas helt bort från systemet Godkänna alla bokningar När hela gruppen gåtts igenom och tilldelningarna är ok så kan man godkänna alla tilldelningar på en gång klicka på [Godkänn bokningar] Alla tilldelade platser för gruppen får då status Bokad

40 Följebrev Redigera följebrev När bokningsdeadline inträder skickas följebrev automatiskt ut till alla bokade platser med kontaktuppgifter för eleven och även till skolan Följebrevet har en standarddel och en del som kan redigeras för varje enskild grupp Klicka på [Redigera följebrev] Redigera texten och ladda upp fil vid behov klicka sedan på [Förhandsvisa] Här ser man hur följebrevet blir i sin helhet klicka på [Spara] o Behöver du ändra något mer klicka på [Redigering] för att gå tillbaka

41

42 Skicka följebrev manuellt Följebrev går ut automatiskt vid dead-line, men kan även skickas manuellt vid behov o T ex om man behöver skicka ett specifikt meddelande för del av grupp eller enstaka elev Redigera i så fall följebrevets första version klicka på [Skicka ut följebrev manuellt] Markera platser som ska få följebrev klicka på [Skicka] På översikten visas markering att följebrev gått ut Redigera följebrevet igen för resten av gruppen och invänta dead-line så skickas besked till resterande platser per automatik Kontrollera att följebrev gått ut Kontrollera efter dead-line att alla följebrev gått ut skicka manuellt om det indikerar Följebrev har ej skickats

43 Efterboka Vid boknings-dead-line skickas besked även till de platser som inte blivit bokade där det framgår att de inte fått någon elev, men att det kan komma att ske efterbokningar Efterbokning kan göras ända fram till praktikstart o Tänk på att kontakta praktikplatsen för att säkerställa att de fortfarande kan ta emot elev, speciellt ju närmare praktikstart bokningen görs Klicka på [Sök ledig plats] för elev som saknar bokning Sök upp lämplig plats och lägg till den i ansökan Information om att platsen bokas direkt och följebrev går ut bekräfta med [Ja] o Välj [Avbryt] om du först behöver kontakta platsen och gå sedan in igen och boka Platsen är bokad och visas i översikten

44 Avboka Ibland kan man behöva avboka en plats som redan bekräftats Kontakta först platsen och informera om att eleven inte kommer Öppna elevens bokning och klicka på [Avboka] o Avbokningsbesked skickas då också ut till platsen Om eleven ska ha annan plats så efterboka någon av elevens andra val eller sök annan ledig plats Man kan också välja att ta bort eleven från aktuell praktikperiod

45 Information om elevens plats För att se information om elevens plats klicka på yrkesbenämningen på platsen Platsannonsen visas och längst ner finns även information om kontaktperson

46 Information till elev Eleverna hittar information om sin plats genom att logga in på praktikplatsen.se o Här hittar eleven information om hur och när de kommer i kontakt med sin praktikplats

47 Besökslista Översikter -> Placeringslista En lista med bokade platser och kontaktinformation kan tas ut och lämnas till t ex mentorer som besökslista För att redigera kolumner innan utskrift klicka på [Kolumner] och sedan på [x] vid de kolumner som ska bort För att skriva ut listan klicka på [Exportera] och välj pdf eller excel

48 Praktikintyg (endast grundskola) Efter avslutad praktik uppmanas verksamheterna att fylla i ett praktikintyg. Detta kan skrivas ut och lämnas till eleven Verktyg -> Bokningshantering -> Efter grupp Filtrera fram aktuell grupp Grön symbol för praktikintyg visar att ett intyg fyllts i Orange symbol för praktikintyg visar att verksamheten valt Kan inte fylla i o Orsak kan vara att eleven inte varit närvarande, eller att man valt att bifoga ett eget intyg i filformat Genom att öppna praktikintyget kan man läsa omdöme/se orsak var för man inte fyllt i

49 Praktikintyget kan läsas och skrivas ut på flera sätt o Direkt under elevens bokning o Via elevkortet Här finns även intyg från andra praktikperioder eleven haft

50 o Alla intyg för hela gruppen kan också skrivas ut på en gång Trots uppmaning och påminnelse från verktyget så fylls inte alla praktikintyg i den vägen Rutin för hur man kan göra för att i efterhand efterfråga manuella intyg finns beskrivet i separat guide Praktikintyg utskrift_hantering Du kan även ange på eleven att ett manuellt intyg fyllts i Dokument Under Dokument hittar du bl a guider av olika slag, mallar för Intyg, Utvärdering, EOP mm o Du kan filtrera på dokument per skolform eller söka med fritext

51 Planeringsöversikt Översikt över beställda och erbjudna platser Översikter -> Planeringsöversikt Du kan filtrera fram olika urval Du kan se antal beställda platser, erbjudna platser, kopplade elever, bokade platser Genom att filtrera på inriktning kan du även se platserna per nivå Data kan exporteras till excel Kolumner kan tas bort/läggas till innan export o Klicka på knappen [Kolumner] kryssa bort de kolumner du inte vill ha med i export o Klicka på knappen [Exportera] välj vilket format du vill ha

52 Genom att klicka på de olika talen kan du få mer information om skolornas beställningar, erbjudna platser, kopplade grupper, bokade platser både totalt och per skola/kommun/inriktning o Exempel 1 se lista på skolornas beställningar Här visas t ex inriktning, nivå och antal Listan kan tas fram som total för period eller per skola och inriktning

53 o Exempel 2 se lista på erbjudna platser Här visas antal erbjudna och antal bokade Listan kan tas fram som total för period eller per inriktning I listan kan man klicka på verksamheten och se platser per enhet

54 Platsöversikt Översikt över alla erbjudna platser på en period Översikter -> Platsöversikt Du kan filtrera fram olika urval Du kan se antal erbjudna, tillgängliga, sökande, bokade mm Du kan läsa platsannons Data kan exporteras till excel eller pdf Kolumner kan tas bort/läggas till innan export o Klicka på knappen [Kolumner] kryssa bort de kolumner du inte vill ha med i export o Klicka på knappen [Exportera] välj vilket format du vill ha

55 För att läsa och skriva ut platsannons klicka på den blå symbolen på aktuell plats

56 Meddelanden och uppgifter kopplade till praktikansvarig Beställa platser 2 ggr per år kommer ett mail om att det är dags att beställa platser för kommande termin. Visas även som en uppgift att utföra på startsidan. Viktigt att beställa platser innan dead-line. Inläsning av elever 2 ggr per år kommer ett mail om att man kan börja läsa in elever för kommande termin. Visas även som en uppgift att utföra på startsidan. Inläsningen ligger öppen hela terminen. Gruppkoppling inför varje praktikperiod som man beställt platser till kommer mail om att det är dags att koppla sina grupper till praktikperioden. Viktigt att koppla innan dead-line som i regel är fredagen innan elevsöket startar Elevsök mail går till både elever (om de har mail i systemet) och praktikansvariga att elevsöket startar. När elevsöket stänger går meddelande till elev Bokning efter elevsök ska bokningarna gås igenom och godkännas Följebrev information som skickas ut till verksamheter boknings-dead-line. Ger information om vilken elev som kommer samt kontaktuppgifter både till elev och skola. Viktigt att redigera följebrevet för varje grupp innan boknings-dead-line. Praktikintyg (Grundskola) praktikintyg som fylls i av företagen kan skrivas ut till eleverna Meddelanden som skickas ut till företagen Erbjuda platser 2 ggr per år skickas ett mail med uppmaning att erbjuda platser för kommande praktikperioder Påminnelse om att erbjuda platser 3 veckor innan elevsök börjar gå påminnelse ut om att erbjuda platser om man inte redan gjort det (för grundskolan går påminnelsen ut inför första praoperiodens elevsök, för gymnasie/vux går påminnelsen ut inför varje APL/Lärlings-period) Följebrev ger information om vilken elev som kommer samt kontaktuppgifter både till elev och skola. Ingen elev kommer om ingen elev blivit bokad på en erbjuden plats skickas det ett meddelande via e-post om det när ordinarie bokningstid stänger. Avbokning om en tidigare bekräftad plats blir avbokad så skickas meddelande om vilken plats/elev det gäller Efterbokning om bokning sker efter boknings-deadline. Då skickas följebrev ut direkt när bokningen görs Bekräftelsebrev om administratör blivit ombedd att erbjuda platser åt en verksamhet skickas en bekräftelse ut där platserbjudandena listas, om man aktivt väljer att göra detta. Praktikintyg (Grundskola) efter avslutad praktik skickas mail till företagen om att praktikintyg för eleven ska fyllas i

57 Rollbeskrivningar Praktikansvarig Praktikansvarig är den högsta operativa behörigheten på en utbildningsenhet. Ansvarar för hela praktikprocessen från att beställa platser till att skriva ut praktintyg efter avslutad praktik. Praktikstöd Kan göra det mesta som praktikansvarig, förutom beställa platser och koppla grupper. Får inga uppgifter, men kan alltså hjälpa till med det mesta. Kan kopplas till utbildningsenhet eller enskild grupp. Gruppansvarig Har samma behörighet som praktikstöd med enda skillnad att den står som skolans kontaktperson för aktuell grupp på följebrevet Eskaleringsmottagare Får meddelande när uppgifter inte slutförs i tid - rektor Hoppas denna Guide var till din hjälp behöver du mer hjälp kontakta supporten i din region. Mailadressen hittar du längst ner på sidan när du loggat in på praktikplatsen.se