Granskning av kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet Anna Lycke Börjesson, Certifierad kommunal revisor Erik Sellergren Marks kommun

2 Granskning av upphandling och inköp Innehållsförteckning Sammanfattande bedömning och rekommendationer Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsningar och metod Lagar samt interna styrande dokument och riktlinjer Lagar Interna styrande dokument och riktlinjer Övergripande information om upphandlingar och inköp inom Marks kommun Granskningens resultat Styrning Iakttagelser Bedömning Upphandlings- och inköpsorganisationen Iakttagelser Bedömning Processen för upphandling och inköp Iakttagelser Bedömning Uppföljning och intern kontroll Iakttagelser Bedömning Uppföljning av 2012 års granskning av intern kontroll i inköpsprocessen Appendix 1 - Uppföljning av 2012 års granskning av intern kontroll i inköpsprocessen Appendix 2 Analys av utbetalningar (Inyett) Marks kommun

3 Sammanfattande bedömning och rekommendationer Revisorerna för Mark kommun har gett i uppdrag att genomföra en granskning av kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet. I detta ingår att följa upp om adekvata åtgärder vidtagits utifrån de rekommendationer som lämnades i samband med 2012 års granskning av intern kontroll i inköpsprocessen. Vår sammanfattande bedömning utifrån vår granskning är att kommunstyrelsens Teknik- och servicenämndens samt de kommunala bolagen Marks Bostad AB:s och Marks Kraftvärme AB:s interna kontroll i samband med upphandling i allt väsentligt är tillräcklig samt att kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet i huvudsak är ändamålsenligt organiserad. Vi har dock noterat några avvikelser och redovisar nedan vi våra mest väsentliga rekommendationer. Vi rekommenderar kommunstyrelsen: Att överväga att inrätta ett inköpsråd för att på ett bättre sätt skapa en gemensam helhetssyn för inköp och upphandling i kommunen samt på ett bättre sätt ta till vara på kommunens samlade kompetens och på så sätt skapa bättre förutsättningar att genomföra effektiva, affärsmässiga och lagenliga inköp och upphandlingar. Att inom ramen för kommunstyrelsens uppsiktsplikt påtala för Mark Kraftvärme AB vikten av att ha erforderliga rutiner för att säkerställa att direktupphandlingar överstigande 100 ooo kr dokumenteras på ett ändamålsenligt sätt. Att tydliggöra det praktiska ansvaret för att följa upp såväl inköps- och upphandlingspolicyn som avtal och avtalstrohet. Att säkerställa att nämnder och styrelser har kunskap om vad arbetet med intern kontroll innebär samt tydliggöra det kommungemensamma arbetet i den mån detta behövs. Vår sammanfattande bedömning utifrån vår uppföljning av 2012 års granskning av intern kontroll i inköpsprocessen är att teknik- och servicenämnden i allt väsentligt har åtgärdat de brister vi noterade i tidigare granskning. Det kvarstår dock fortfarande några iakttagelser och rekommendationer och för att förstärka den interna kontrollen ytterligare rekommenderar vi därför Marks kommun att fortsätta arbetet med att åtgärda kvarstående avvikelser. Vår kompletterande granskning och analys av Marks kommuns utbetalningar med hjälp av Inyett har inte föranlett några väsentliga iakttagelser eller rekommendationer. Marks kommun 1 av 16

4 1. Inledning 1.1. Bakgrund All offentlig upphandling regleras i upphandlingslagstiftningen, däribland Lagen om offentlig upphandling (LOU). Det är kommunstyrelsens ansvar att dessa regelverk efterlevs och att upphandling och inköp sker med en ändamålsenlig process och med en god intern kontroll. Konsekvenserna av bristande rutiner och kontroller kan få både ekonomiska och förtroendemässiga följder Syfte och revisionsfråga Revisorerna för Mark kommun har gett i uppdrag att genomföra en granskning av kommunens upphandlings- och inköpsverksamhet. I detta ingår också att följa upp om adekvata åtgärder vidtagits utifrån de rekommendationer som lämnades i samband med 2012 års granskning av intern kontroll i inköpsprocessen. Granskningen ska besvara följande övergripande revisionsfrågor: Är kommunstyrelsens, Teknik- och servicenämndens samt de kommunala bolagen Marks Bostad AB:s och Marks Kraftvärme AB:s interna kontroll i samband med upphandling tillräcklig samt är kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet ändamålsenligt organiserad? Säkerställer kommunstyrelsen och granskade nämnder och bolag att det finns en tillfredställande intern kontroll inom inköpsprocessen? (uppföljning av 2012 års granskning av intern kontroll i inköpsprocessen) 1.3. Revisionskriterier Revisionskriterierna för denna granskning har hämtats ur följande: Kommunallagen Kommunal redovisningslag God redovisningssed (definieras av rekommendationer utgivna av Rådet för kommunal redovisning) LOU Kommunens riktlinjer gällande upphandling och inköp I övrigt dokumenterade manuella och automatiska rutiner för tillräcklig intern kontroll avseende redovisning av inköp Marks kommun 2 av 16

5 1.4. Kontrollmål Kontrollmålen och bedömningen av dessa möjliggör att revisionsfrågan/-orna kan besvaras. Kontrollmålen kan kopplas till något eller några av revisionskriterierna. För att kunna besvara revisionsfrågan i denna granskning har följande kontrollmål utarbetats: Styrning Finns uppdaterade styrdokument (övergripande policy och riktlinjer) för upphandlingsområdet? Hur väl återspeglas KS/KF:s mål avseende upphandling i dessa dokument? Upphandlings- och inköpsorganisationen Hur ser kommunens upphandlingsverksamhet ut? Engageras verksamhetens företrädare på ett lämpligt sätt i upphandlingar? Är upphandlingsverksamhetens ansvar tydliggjort t ex mellan central upphandlings-/inköpsfunktion och verksamheten Upphandlingsprocessen Hur ser upphandlingsprocessen ut? Sker upphandlingarna i enlighet med LOU? I vilken omfattning sker direktupphandling? Sker det någon riskbedömning av upphandlingsverksamheten/upphandlingsprocessen? Stöds upphandlingsprocessen av ändamålsenliga rutiner och tillämpningsanvisningar? I vilken utsträckning används IT-verktyg inom upphandlingsverksamheten? Sker samverkan med andra huvudmän vid större upphandlingar? Hur arbetar kommunen med etiska frågor vid upphandlingar? Finns uppförandekod för inköpare? Finns en samlad lättillgänglig bild av kommunens avtal? Uppföljning och intern kontroll Vilka uppföljningar av avtalstrohet görs? Respekteras ingångna avtal? Följs leverantörer/underleverantörer upp? Hur och utvärderas upphandlingsverksamheten t ex kundundersökningar? Prisjämförelser? Hur ser intern kontrollen ut inom upphandlingsverksamheten/upphandlingsoch inköpsprocessen? Marks kommun 3 av 16

6 1.5. Avgränsningar och metod Granskningen avgränsas till Teknik- och servicenämnden vad gäller uppföljning och bedömning av intern kontroll inom inköpsprocessen. Granskningen i övrigt avgränsas till Teknik- och servicenämnden, Marks Bostads AB samt Marks Kraftvärme AB. Fokus i granskningen har varit dels att följa upp iakttagelser från granskningar genomförda 2011 och Därtill har vi även tittat närmare på Teknik- och servicenämndens utbetalningar genom tjänsten Inyett. I granskningen har det också ingått att göra en översiktlig granskning om kommunen har en ändamålsenlig upphandlings- och inköpsverksamhet genomfördes också en granskning av Upphandlingsverksamheten inom Teknik- och servicenämnden. Vi har i denna granskning beaktat de iakttagelser och rekommendationer som gjordes till den del de berör denna granskning. Det har i denna granskning dock inte ingått att följa upp de rekommendationer som lämnades i sin helhet. Granskningen har genomförts genom dels intervjuer med företrädare från Teknikoch servicenämnden dels de två bolagen Marks Bostads AB och Marks Kraftvärme AB. Vidare har genomgång av styrande dokument skett. Följande personer har intervjuats i granskningen: Pia Blixt Upphandlare, Teknik- och serviceförvaltningen. Lena Lindblad Upphandlare, Teknik- och serviceförvaltningen. Rossi Aniés Upphandlare, Teknik- och serviceförvaltningen. Katarina Lindgren Förvaltningsekonom, Kommunledningskontoret. Oskar Kamperin Redovisningschef, Kommunledningskontoret. Monica Johansson Systemförvaltare (redovisning och reskontra), Teknikoch serviceförvaltningen. Lisbeth Jonasson Systemförvaltare, (Inköp och faktura), Teknik- och serviceförvaltningen. Lena Arvidsson Verksamhetschef verksamhetsservice, Teknik- och serviceförvaltningen Lars Jerrestrand Förvaltningschef Teknik- och Serviceförvaltningen. Magnus Hjelmgren VD, Marks Bostads AB. Irene Johnsson Distriktschef, Marks Bostads AB. Pär Brundin Byggledare, Marks Bostads AB Bengt-Allan Frost VD Marks Kraftvärme AB Granskningen har genomförts under januari 2017 av Anna Lycke Börjesson (projektledare) och Erik Sellergren och kvalitetssäkrats av Fredrik Carlsson (uppdragsledare) samtliga från. Rapporten är faktaavstämd med berörda tjänstemän. Marks kommun 4 av 16

7 2. Lagar samt interna styrande dokument och riktlinjer 2.1. Lagar Lagen om offentlig upphandling (LOU) trädde ikraft 1 januari 1994 till följd av EU:s upphandlingsregler och har sedan dess ändrats vid tio tillfällen för att anpassas bättre till EU:s regelverk. LOU omfattar upphandlingar hos kommuner, landsting, staten och offentligt ägda företag. Syftet för lagstiftningen är att följa EU: s fyra friheter; fri rörlighet för varor, personer, tjänster och kapital inom EU: s inre marknad. Således skall lagen främja en fri och rörlig marknad med konkurrensutsättning där ingen upphandling får göras så att någon leverantör särbehandlas. Direktupphandling är en upphandlingsform som har lägre krav än en vanlig upphandling. Detta kan tillämpas om en upphandlings värde inte överstiger kr eller om det finns synnerliga skäl. Dock krävs att en organisation har riktlinjer för direktupphandling samt att krav på dokumentation finns för direktupphandlingar som överstiger kr. Konkurrensverket är tillsynsmyndighet gällande upphandlingslagstiftningen. En upphandlingsskadeavgift kan dömas ut om det skett en otillåten direktupphandling där avtal ingåtts med leverantör utan utannonsering. Avgiften får inte överstiga tio procent av det aktuella avtalets värde och den maximala avgiften som kan åläggas den upphandlande myndigheten är tio miljoner kronor Interna styrande dokument och riktlinjer Ofta sker styrningen av upphandlingsarbetet inom en myndighet genom en intern policy och interna riktlinjer, där policyn kan syfta till att beskriva vilka principer som gäller vid köp, hur man motverkar korruption samt tydliggöra målsättningar för upphandlingsverksamheten. Riktlinjerna kan vara mer detaljerade med regler för konkurrensutsättning, direktupphandlingsregler, den praktiska hanteringen etc. Regler om vem som får upphandla till vilka värden kan regleras i delegationsordning eller i riktlinjer. Sådana dokument bör vara fastställda i kommunfullmäktige för att ge avsedd tyngd samt att det kontinuerligt bör följas upp hur dessa tillämpas ute i verksamheterna Marks kommun 5 av 16

8 3. Övergripande information om upphandlingar och inköp inom Marks kommun Inom Marks kommun görs årligen inköp för ca 855 MSEK. Majoriteten av kommunens alla inköp görs av teknik- och serviceförvaltningen, där inköp för ca 400 MSEK görs årligen. Under ett år genomförs ca upphandlingar för kommunen. Under 2016 har 38 stycken upphandlingar genomförts. Kommunen hanterar årligen ca fakturor till ett värde av ca 958 miljoner SEK. Det förekommer ca 35 % fakturor som inkommer på papper och scannas in och ca 65 % är e-fakturor. Kommunen arbetar med att öka mängden e-fakturor och bland annat finns krav på nya leverantörer att skicka e-fakturor. Marks Bostads AB hanterade under 2016 totalt fakturor till ett värde av kr. Marks Kraftvärme AB hanterade under 2016 totalt fakturor till ett värde av kr. Marks kommun 6 av 16

9 4. Granskningens resultat 4.1. Styrning Iakttagelser I kommunen finns följande styrande dokument rörande upphandling. Policy för inköp och upphandling (beslutad av KF ) Policyn har till syfte att ett ge vägledning till hur förtroendevalda och anställda ska agera så att det säkerställs att kommunen och dess helägda bolags inköp och upphandlingar görs i enlighet med gällande lagstiftning på området Riktlinjer för inköp och upphandling (beslutad av KS ) Riktlinjerna konkretiserar policyn och ger vägledning hur policyn ska tolkas. Ekonomihandbok Ekonomihandboken samlar information inom ekonomiområdet på ett ställe och gör det mer lättillgängligt för chefer och anställda. De specifika avsnitten om inköp och upphandling beskriver bland annat hur man ska gå tillväga för att göra inköp, var man hittar avtal för Marks kommun, information om LOU och länkar till lagtext samt information om upphandlingsfunktionen och upphandlingsprocessen. Det övergripande målet med kommunens arbete med upphandling och inköp utgår ifrån det kommungemensamma målet om ett effektivt resursutnyttjande. I inköpspolicyn kan man utläsa följande långsiktiga målsättningar: Företrädare för Marks kommun förutsetts uppträda objektivt och affärsmässigt på marknaden och utnyttja den konkurrens som finns. En gemensam helhetssyn ska gälla för inköp och upphandling i kommunen. Med kommunen avses i denna policy, om inte annat framgår, kommunen och dess helägda bolag. Det är kommunens bästa som har företräde framför enskild verksamhets/ nämnds/ bolags intresse. Kommunens inköp och upphandling ska präglas av en långsiktig hållbar utveckling ur ekologiskt, ekonomiskt och socialt perspektiv. Kommunens samlade kompetens ska tas tillvara för att genomföra effektiva, affärsmässiga och lagenliga inköp och upphandlingar så att de blir så bra som möjligt Uppföljning ska ske av gjorda inköp och upphandlingar. Kontroll ska då även ske av att ställda krav efterlevs Kommunens förtroendevalda och anställda ska känna till och alltid använda de upphandlade avtal som finns Kommunen ska i alla sammanhang ha ett affärsetiskt förhållningssätt. Kommunens förtroendevalda och anställda ska handla på ett sådant sätt att de inte kan misstänkas för att påverkas av ovidkommande hänsyn eller intressen i sitt arbete, t.ex. genom att ta emot otillbörliga gåvor, tjänster eller Marks kommun 7 av 16

10 förmåner från företag eller privatpersoner som de har att göra med i tjänsten Kommunens upphandlingsfunktion, placerad inom Teknik- och servicenämnden, har utifrån kommunens övergripande mål och med utgångpunkt i inköpspolicyn arbetat fram följande verksamhetsmål. Hög avtalstrohet Tillräckligt med avtal på plats utifrån behov Att avtalen är förankrade i verksamheten Ambition är att de avtal som tas fram i största möjliga mån ska användas kommunövergripande. Teknik- och servicenämnden mål är också att i övrigt stödja kommunens övriga förvaltningar att göra bra upphandlingar. Målen följs upp genom indikatorer att andelen avtalsområden med giltiga avtal och avtalstrohet på utvalda områden. Vi noterar att sedan senaste granskningen 2012 har Marks kommun arbetat fram en bättre ekonomihandbok som stödjer förvaltningarna på ett bättre sätt. Kommunen har även arbetat fram ett avsnitt i ekonomihandboken kring vad som kan vara bra att tänka på vid upphandlingar De båda bolagen Marks Bostads AB och Marks Kraftvärme har via kommunens hemsida, intranät samt ekonomihandbok tillgång till Marks kommuns övergripande policy och riktlinjer för inköpsprocessen. I maj 2016 tog bostadsbolaget beslut om att implementera kommunens inköpspolicy. Bolaget har utifrån policyn själva förtydligat i riktlinjer för inköp till de egna anställda. Bolaget använder sig av kommunens inköpspolicy men de har inte på samma sätt implementerat kommunens inköpsmål angående effektivt resursutnyttjande. Bolaget själv uttrycker istället mål utifrån sitt kvalité- och arbetsmiljöarbete. Marks Kraftvärme AB hänvisar inte på samma tydliga sätt till kommunens mål och inköpspolicy Bedömning Marks kommun har sedan granskningen 2012 uppdaterat såväl inköpspolicyn och riktlinjer som på ett tydligare sätt förmedlar kommunens målsättningar med inköps- och upphandlingsverksamhet. Vi noterar dock att kommunens gemensamma mål rörande upphandlingar inte alltid genomsyrar bolagen på samma sätt som för upphandlingsenhet/teknik och serviceförvaltningen. Marks kommun 8 av 16

11 4.2. Upphandlings- och inköpsorganisationen Iakttagelser Kommunens upphandlingsfunktion är placerad inom Teknik- och servicenämnden. Enligt inköpspolicyn har upphandlingsfunktionen till uppgift att genomföra kommunens upphandlingar och att vid direktupphandlingar stödja nämnderna. Vad gäller bolagen kan upphandlingsfunktionen stödja deras upphandlingar om behov finns. Upphandlingsfunktionen ska: leda och genomföra kommunens upphandlingar, vid behov anlitas externa resurser, stödja vid direktupphandlingar, samordna och effektivisera kommunens samlade upphandlingar för att till en så låg kostnad som möjligt uppnå rätt/önskad kvalitet, bevaka kommunens behov av upphandling och verka för att tecknade ramavtal används, utveckla och tillhandahålla en effektiv upphandlingsprocess samt informera och utbilda inom upphandlingsområdet, svara för att aktuell information om ramavtal och annan för upphandlingen viktig information finns lätt tillgänglig för beställare, utföra omvärldsbevakning inom upphandlingsområdet, påtala behov av förändringar i policy och riktlinjer för inköp och upphandling I och med de nya riktlinjerna som har tagits fram för att förtydliga inköpspolicyn upplever Teknik och Servicenämnden att de numra har ett tydligare mandat att ansvara för upphandlingar. Företrädare för Teknik och Serviceförvaltningen anser dock att varje nämnd själv kan ta ett större ansvar att planera och göra behovsanalyser för sina inköp/upphandlingar. Förvaltningen anger också att man inte har den överblick över hela kommunens behov (t.ex. bolagens upphandlingar) för att kunna göra ett helt fullgott jobb. Marks Bostads AB känner sig välintegrerade med kommunens upphandlingsfunktion och upplever att de har kännedom om de centrala upphandlingarna som pågår och att de kan använda sig av kommunens upphandlade avtal där det är tillämpligt. Marks Kraftvärme AB upplevs inte på samma sätt lika integrerad och använder inte heller i lika stor grad utav kommunens gemensamma ramavtal utan i huvudsak använder bolaget bara sig av kommunens ramavtal vid inköp av administrationstjänster. Bolaget känner dock att de har möjlighet att ta del av och blir löpande informerade om kommunens centrala upphandlingar. Ett exempel på administrationstjänster är att Marks Kraftvärme använder sig av kommunens ekonomi-, HR- och övergripande IT-system. Marks kommun 9 av 16

12 Bedömning Enligt riktlinjerna ska upphandlingsfunktionen samordna och effektivisera kommunens samlade upphandlingar för att till en så låg kostnad som möjligt uppnå rätt/önskad kvalitet. Vår bedömning är dock att upphandlingsfunktionen idag inte har förutsättningar för att på ett helt optimalt sätt kunna utföra detta då man inte har den översikt krävs. Vi rekommenderar därför kommunstyrelsen att överväga att inrätta ett permanent inköpsråd med representanter från berörda förvaltningar och bolag för att på ett bättre sätt skapa en gemensam helhetssyn på kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet samt på ett bättre sätt ta till vara på kommunens samlade kompetens och på så sätt skapa bättre förutsättningar att genomföra effektiva, affärsmässiga och lagenliga inköp och upphandlingar Processen för upphandling och inköp Iakttagelser Upphandling enligt LOU Marks kommun är liksom alla offentliga myndigheter/bolag skyldiga att handla upp behovet av varor och tjänster enligt LOU. Inköp ska därför alltid ske från de leverantörer där avtal slutits för aktuellt varu- eller tjänsteområde. Upphandlingar initieras på två olika sätt inom kommunen; antingen initieras en upphandling på grund av att tidigare avtal löper ut eller på grund av att ett behov inom verksamheten uppstår. Processen är snarlik oavsett vad som initierar upphandlingen. Verksamheten meddelar förvaltningschefen vilka upphandlingar de ser behov av varefter beslut om vilka upphandlingar som ska genomföras fattas. Var 14:e dag diskuterar förvaltningschefen inkomna förfrågningar med upphandlarna och ledningsgruppen för teknik-och serviceförvaltningen. Inom Teknik- och servicenämnden arbetar tre upphandlare inom upphandlingsfunktionen. Upphandlarna arbetar brett inom kommunen med olika upphandlingsuppdrag. Upphandlarna bevakar de avtal som finns inom kommunen. Om ett ramavtal går ut så måste det upphandlas nytt. Om nytt behov uppstår så måste detta upphandlas eller gå på entreprenad. I början av varje upphandling tillsätts en referensgrupp som har i uppdrag att ta fram en kravspecifikation för det upphandlingen avser. Upphandlarna skapar förfrågningsunderlag med information om upphandlingen, de krav som ställs och grunder för utvärderingen. Förvaltningsövergripande upphandlingar beslutas av kommunstyrelsen. Övriga upphandlingar beslutas av respektive nämnd enligt delegationsordning som ofta är styrt med beloppsgränser till förvaltningschef eller arbetsutskott. Om bolagen vill vara med vid en upphandling av kommunen lämnar de in en fullmakt till kommunen att företräda dem i upphandlingsprocessen. Om bolaget Marks kommun 10 av 16

13 anser att upphandlingen av en ny vara/tjänst inte är aktuellt för dem så står de utanför processen alternativt så genomför bolagen en egen upphandling. Direktupphandling I de fall avtal inte finns på en vara eller tjänst som det finns behov måste upphandling genomföras om värdet på avtalsområdet (varor eller tjänster) överstiger gränsen för direktupphandling under hela avtalsperioden. Om varan eller tjänsten inte är upphandlad och värdet på inköpet understiger direktupphandlingsgränsen kan så kallad direktupphandling göras. Information om direktupphandlingar finns på intranätet samt i riktlinjerna för inköp. Kommunen har tagit fram en blankett som används vid direktupphandling och ska diarieförs hos ansvarig nämnd och bolag vid en direktupphandling. Vi noterar att Marks Kraftvärme AB uppger att de i dagsläget inte har någon rutin på plats för att säkerställa dokumentation av direktupphandlingar över kr. Bolaget risker därmed att inte följa såväl lagstiftningen som kommunens riktlinjer. Bedömning av risker Teknik och servicenämnden och bolagen arbetar med i huvudsak med riskbedömning avseende inköp och upphandling i samband med arbetet med verksamhetsplaneringen och framtagande av internkontrollplaner. Men även vid större investeringsprojekt görs noggranna riskbedömningar kring projektet. Vi noterar att såväl Teknik- och servicenämnden och bolagen är medvetna om och i det dagliga arbetet diskuterar risker men hanteringen av dessa till viss del är informellt. Vår bedömning är därför att arbetet med riskbedömning kan utvecklas och formaliseras något. Se även nedan under avsnittet om uppföljning och intern kontroll. Samverkan Kommunen använder sig av inköpscentraler såsom HBV (ägs av flera bostadsbolag däribland Marks Bostads AB) vilka har olika ramavtal med leverantörer av produkter och tjänster för fastigheter. Kommunen måste anmäla sig till respektive avtalsområde de vill ansluta sig till. Antalet områden kommunen är anslutna till ökar; dock ansluter de sig inte till avtalsområden som de redan har upphandlade avtal inom. Även avtal från SKL Kommentus (kommuners och landstings inköpscentral) och Kammarkollegiet (statens inköpscentral) används. Kommunens inköpspolicy fastställer att där möjlighet finns att använda inköpscentraler så ska dessa användas för att spara tid för upphandlarna. Bolagen använder sig både av samarbetspartners avtal som av Marks kommuns avtal. Marks Bostads AB använder sig främst av upphandlade avtal från HBV. Marks Kraftvärme AB använder sig ofta av kommunens ramavtal vid inköp av administrationstjänster. Vid inköp till driften använder sig Marks Kraftvärme ofta av avtal från Värmek (Värmeverkens ekonomiska förening). Inköp och avrop Marks kommun 11 av 16

14 Då ett inköp ska göras ska beställaren först följa upp om kommunen har avtal med någon leverantör vad gäller den vara/tjänst som ska köpas in genom att använda sig av en avtalslista på kommunens intranät som innehåller information om vilka leverantörer kommunen har avtal med samt inom vilket varu- eller tjänsteområde avtalen gäller. Beställning sker sedan manuellt eller via webbsida. Manuella beställningarna görs med hjälp av , per telefon eller muntligt. Den anställde som gjort inköpet ska ange en referenskod och begära följesedel. Marks Bostads AB har två byggledare som hanterar upphandlingar för ramavtal. Avrop görs av distriktschefer, biträdande distriktschef och fastighetsskötare vid behov ute i driften. Upphandlingar kan även göras av ekonomichefen rörande till exempel IT. För Marks Kraftvärme AB är det oftast VD som beslutar om avrop från ramavtal. Styrelsen informeras kring inköp utöver det som behövs till den löpande driften. Etiska regler och uppförandekoder Kommunen har i sina riktlinjer för inköpsprocessen med ett avsnitt om affärsmässighet och affärsetik. Etiska riktlinjer skickas alltid med som en bifogat avsnitt i alla upphandlingar som kommunen och dess bolag gör. Det är ett av skallkraven som kommunens leverantörer har att följa. Då kommunen själva har svårt att kontrollera efterlevnaden av de etiska riktlinjerna hos sina leverantörer köper man denna tjänst från SKL (Sveriges kommuner och landsting). SKL har då ett övergripande ansvar att följa upp Marks kommuns åtagande samt att genom stickprov granska om ett antal leverantörer följer sina åtaganden. Avtalsdatabas Förteckning över gällande avtal och rabatter finns samlat i Avtalsdatabasen Visma Tendsign hos kommunen. Avtalsdatabasen innehåller information om priser, rabatter, varu-/tjänsteområde, leverantör, respektive avtals giltighetstid. Avtalsdatabasen uppdateras av upphandlingsfunktionen när förändringar sker. Tanken är att alla som beställer ska gå in i databasen så att giltiga avtal och leverantörer nyttjas. Beställningsfunktionen saknas dock i Visma Tendsign, inköp/avrop kan endast göras genom att kontakta leverantören direkt. Sedan senaste granskningen har kommunens ramavtal flyttats över till Visma Tendsign från en avtalsförteckning i Excel där avtalen tidigare fanns Bedömning Vår bedömning är kommunen i huvudsak har fungerande process på plats för att hantera inköp på ett ändamålsenligt sätt. Vi noterar dock att Marks Kraftvärme AB inte har någon rutin på plats för att dokumentera att upphandlingar på inköp över kr. Detta strider mot såväl lagstiftningen som kommunens egna riktlinjer varför vi rekommenderar kommunstyrseln att inom ramen för sin uppsiktsplikt påtala för Mark Kraftvärme AB vikten av att utarbeta rutiner för att säkerställa att direktupphandlingar överstigande 100 ooo kr dokumenteras på ett ändamålsenligt sätt. Marks kommun 12 av 16

15 4.4. Uppföljning och intern kontroll Iakttagelser Uppföljning av avtalstrohet och efterlevnad av policy Kommunens centrala upphandlingsfunktion har bland annat till uppgift att stödja förvaltningarna och bolagen vid större upphandlingar. Upphandlingsfunktionen har dock inget ansvar att följa upp att gjorda inköp är i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU) och att inköpen är samordnade för att hålla nere kostnader. Det åligger istället respektive nämnd att ansvara för att följa aktuell lagstiftning och aktuella avtal. Ansvaret omfattar även att kommunens policy och riktlinjer för inköp och upphandling följs. Avtalsansvarig nämnd ansvarar också för uppföljning och utvärdering av respektive avtal. För de kommunövergripande avtalen är det oftast kommunstyrelsen som är avtalsansvarig. Det praktiska arbetet med att säkerställa efterlevnad till såväl lagstiftning som de interna riktlinjerna sker i huvudsak inom respektive nämnds/styrelses arbete med intern kontrollplanerna och varierar därmed i omfattning och utformning. Vi har i vår granskning dock noterat att det råder viss oklarhet mellan kommunledningen och teknik- och serviceförvaltningen vem som har det praktiska ansvaret för att följa upp såväl inköps- och upphandlingspolicyn som kommunövergripande avtal. Marks Bostads AB gör med jämna mellanrum en uppföljning av avtalstrohet mot upphandlade avtal. Det dokumenteras dock inte hur detta görs eller sparas någon dokumentation efter sammanställningen. Uppföljning av leverantörer Vid tecknande av ramavtal förbinder sig avtalsleverantörer att löpande ställa upp på avstämningsträffar. På avstämningsträffarna diskuteras hur samarbetet fortlöper och fungerar. Vad gäller projekt har verksamheten löpande byggmöten vilka protokollförs. Intern kontroll I kommungemensamt reglemente för nämnderna i Marks kommun (beslutad av KF ) framgår att det är nämnden som har ansvar för den interna kontrollen inom verksamhetsområdet och har skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet. Nedan följer utdrag från Marks kommuns budget för Intern kontroll Varje nämnd och styrelse ska ha god intern kontroll över den egna verksamheten. Uppföljning och analys av verksamhetens resultat ska rapporteras till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige utifrån risk och väsentlighet. Det innebär att det i första hand är särskilt viktiga resultat, utvecklingsområden och händelser som ska rapporteras. Nämnder och styrelser ska under 2017 kontrollera och återrapportera nedan kommungemensamma risker (Anm. Sker via Stratsys, enligt IK-samordnare KLK, efter enhetlig mall) Marks kommun 13 av 16

16 Avtal: Risk för bristfällig avtalshantering/avtalsskrivning, Inköp sker hos icke avtalsleverantör. Fel pris faktureras. Övriga villkor följs inte. Teknik- och servicenämnden arbetar varje år med sin internkontrollplan (i Stratsys) utifrån identifierade risker och beaktar i denna även de kommungemensamma riskerna. I planen för 2017 anges att inga kontinuerliga kontrollmoment finns kopplade till inköp. Det anges dock att granskning/uppföljning av inköp i förhållande till avtal ska göras. Marks Bostads AB arbetar i enlighet med sitt ledningssystem där de har dokumenterat sitt internkontrollarbete. I sin internkontrollplan har bolaget med översiktligt kring olika typer av kontrollaktiviteter. Dessa följs sedan upp på ledningens genomgång en gång per år. Internkontrollplanen är dock inte ett helhetsplan för internkontrollarbetet utan tar upp vissa delar. Planen är inte beslutad av styrelsen. Vi noterar att bolaget inte heller har beaktat de kommungemensamma punkterna avseende intern kontroll rörande avtal. För Marks Kraftvärme AB finns i internkontrollplanen några kontrollmoment kopplade till inköp och upphandling vilka genomförs av bolagets styrelse t ex stickprovskontroller enligt uppsatta parametrar Bedömning Vi noterar att det råder viss oklarhet gällande ansvarsfördelningen mellan kommunledningen och Teknik- och servicenämnden vad gäller uppföljning av dels efterlevnaden av kommunens inköp och upphandlingspolicy inklusive riktlinjer dels uppföljning och återrapportering av avtalstroheten inom kommunen. Vi rekommenderar kommunstyrelsen att tydliggöra det praktiska ansvaret för att följa upp såväl inköps- och upphandlingspolicyn som avtal och avtalstrohet. Vi vill i detta sammanhang hänvisa till punkten 4.2 Upphandlings- och inköpsorganisationen ovan och våra iakttagelser och rekommendationer rörande inköpsråd och samordning av kommunens inköps- och upphandlingsverksamhet. Enligt de kommungemensamma riktlinjerna ansvarar respektive nämnd för att ha en god intern kontroll över den egna verksamheten. Kommunledningen tar i samband med budgeten fram kommungemensamma risker som respektive nämnd/styrelse ska kontrollera och återrapportera till kommunstyrelsen. Vi kan konstatera att det kommungemsamma arbetet med intern kontroll inte till fullo är helt känt inom bolagen och rekommenderar därför kommunstyrelsen att säkerställa att nämnder och styrelser har kunskap om vad arbetet med intern kontroll innebär samt tydliggöra det kommungemensamma arbetet i den mån detta behövs. Se även iakttagelser gjorda i samband med uppföljningen av 2012 års granskning av intern kontroll inköpsprocessen (appendix 1). Marks kommun 14 av 16

17 5. Uppföljning av 2012 års granskning av intern kontroll i inköpsprocessen Som en del i granskningen har vi även följt upp de tidigare iakttagelserna från granskningen av intern kontroll inköpsprocessen (Teknik- och servicenämnden) från 2011 och Iakttagelser och bedömning kopplat till denna del redovisas i appendix 1. Teknik- och servicenämnden har sedan tidigare en formaliserad rutin i verksamheten avseende kontroll av oriktiga fakturor. Kontrollen har sedan föregående granskning även kompletterats med leverantören Inyett som används för att söka upp eventuella fel eller bluff bland fakturorna. Som en del i uppföljningen har vi därför även tagit del av Marks kommuns kontroll av utbetalningar som skickats via tjänsten Inyett. Marks kommun har med hjälp av Inyett tagit fram en mall med beskrivningar av åtgärder som ska vidtas beroende på vilken indikation en faktura får. Kommunen har påbörjat arbetet med att följa upp bland personalen hur de hanterar och arbetar efter att ha fått indikationer från Inyett. Kommunen genomförde en sådan genomgång under sommaren 2016 men har ännu ej fått in rutinen att kontinuerligt gå igenom detta med personalen. Ytterligare iakttagelser och bedömning kopplat till vår analys av utbetalningar redovisas i appendix 2. Marks kommun 15 av 16

18 Anna Lycke Börjesson Projektledare Fredrik Carlsson Uppdragsledare Marks kommun 16 av 16

19 Appendix 1 - Uppföljning av 2012 års granskning av intern kontroll i inköpsprocessen Referenserna nedan är från rapporten 2012 och iakttagelserna är uppföljda med nulägesstatus som finns i kolumn Status år I kolumnen Prio har vi även listat en siffra avseende bedömd prioritet av iakttagelsen, där exempelvis prioritet 1 bedöms som en allvarlig brist som kan få allvarliga konsekvenser för verksamheten. Prioritet 3 bedöms som ett mindre problem där det finns utrymme för förbättring och 2 ligger mellan dessa två. Kolumn Prio är även färgkodad i gul om bristen anses kvarstå eller grön om bristen anses åtgärdad. Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK och TSF) 3.2 Roller och ansvarsfördelning Roll-/Ansvarsfördelning Ansvars- och rollbeskrivningar bör finnas för väsentliga roller relaterat till leverantörsreskontrahanteringen. Detta för att säkerställa att det finns en ansvarig för väsentliga uppgifter och kontroller och för att minska risken för dubbelarbete. Det saknas roll och ansvarsbeskrivningar för systemförvaltare och inköpare/beställare. Vi rekommenderar att roll- och ansvarsbeskrivningar upprättas för systemförvaltare och inköpare/beställare. Beskrivningen bör förtydliga ansvaret för respektive roll och i de fall det är tillämpligt omfatta samtliga väsentliga uppgifter samt kontrollmoment som respektive befattning ansvarar för. IT- avdelningen är systemägare för kommunens IT-system. Teknik- och servicenämnden kan dock inte svara för bristen då det är Kommunstyrelsen som ansvarar för frågan. Iakttagelsen kvarstår delvis från Marks kommun 1 av 16

20 Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK och TSF) 3.4a Information /riktlinjer/ policies Riktlinjer avseende intern kontroll I kommungemensamt reglemente för nämnderna i Marks Kommun framgår att det är nämnden som har ansvar för den interna kontrollen inom verksamhetsområdet och har skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet. Granskningen har påvisat att nyckelpersoner (såsom systemägare, systemförvaltare, personal inom upphandlingsfunktionen och inköpare/beställare) inte informerats om riktlinjer och instruktioner avseende intern kontroll i leverantörsreskontrahanteringen. Vi rekommenderar att teknikoch servicenämnden kommunicerar riktlinjer avseende intern kontroll kring leverantörsreskontrahanteringen till nyckelpersoner inom berörd hantering. Riktlinjer för att förtydliga policyn finns framtagna. Dessa är kommunicerade inom kommunens nämnder, förvaltningar och bolag. Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad b Information /riktlinjer/ policies Policy för upphandlings- och inköpsverksamheten Policyn har till syfte att fastställa ett övergripande förhållningssätt avseende upphandlingsverksamheten så att anskaffning av varor, tjänster och byggentreprenader med rätt kvalitet till rätt kostnad kan ske. Policyn ska enligt nuvarande version revideras under år 2012 men detta hade vid granskningstillfället ännu inte gjorts. Policyn är skriven utifrån att det finns en person som på kommunlednings-kontoret som arbetar med inköp och upphandling men så är ej längre fallet. Vi rekommenderar att kommunen uppdaterar upphandlingspolicyn så att den avspeglar aktuell situation. Ny policy och riktlinjer antogs av KF respektive KS Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad. 3 Marks kommun 2 av 16

21 Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK och TSF) 3.4c Information /riktlinjer/p olicies Riktlinjer avseende inköp För att säkerställa efterlevnad av LOU bör det finnas upphandlingsriktlinjer eller instruktioner som stöd för berörd personal. Det framgår inte i upphandlingsriktlinjerna och inte heller i befintlig ekonomihandbok hur inköpare ska gå tillväga då ett inköpsbehov uppstår. Vi rekommenderar att kommunen tar fram tydliga riktlinjer/instruktioner för hur inköpare/beställare ska gå tillväga då ett inköpsbehov uppstår. Det bör framgå tydligt och vara kopplat till de olika beloppsgränserna i enlighet med LOU. Arbetet med centrala beställare har ej startats upp då det ej har varit prioriterat av koncernledning. Kommunen har sedan förra granskningen uppdaterat policyn och tagit fram riktlinjer. Det finns dessutom mer stödjande dokumentet i ekonomihandboken. 2 Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad. 3.4d Information /riktlinjer/ policies Förteckning över gällande ram- och rabattavtal Förteckningen innehåller information om varu- /tjänsteområde, leverantör, respektive avtals giltighetstid och Under granskningen framkom att majoriteten av de anställda upplevs ha god kännedom om befintliga avtal. Dock kommuniceras inte alltid information om nya avtal i tillräcklig omfattning. Vi rekommenderar att kommunen säkerställer att samtliga medarbetare löpande erhåller information om nya ramavtal. Kommunens samtliga ramavtal finns noterade i Visma Tendsign. Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad. 2 Marks kommun 3 av 16

22 Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK och TSF) uppdateras av upphandlingsfunktionen när förändringar sker. Tanken är att alla som beställer ska känna till denna förteckning så att giltiga avtal och leverantörer nyttjas. I vissa fall finns en kommentar om att kontakt ska tas med exempelvis upphandlingsfunktionen för att få information om gällande rangordning. Exempelvis framkom det att en verksamhet fortsatt göra inköp från en leverantör med gammalt avtal på grund av att det nya avtalet inte kommunicerats ut tillräckligt tydligt. Vidare framkom att avrop gjorts mot en leverantör som kommunen tidigare haft ramavtal med avseende tekniska konsulttjänster trots att avtalet löpt ut. Detta på grund av att ny upphandling ej ännu genomförts. Vidare rekommenderas kommunen att säkerställa att nya upphandlingar avseende varor/tjänster utförs i tid så att kommunen inte riskerar att stå utan giltig upphandling och att de anställda därav gör inköp på gamla avtal. Kommunen rekommenderas vidare att arbeta vidare med att förbättra möjligheterna till samordnad upphandling. Vid granskningen framkom även att flera anställda upplever att kommunen kan bli bättre på samordnad upphandling. Marks kommun 4 av 16

23 Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK och TSF) 3.4e Information /riktlinjer/ policies Policy avseende affärsetik Policy eller dylikt som hanterar affärsetik etc. med avseende på inköp bör kommuniceras till kommunen anställda. Kommunen saknar idag policy gällande affärsetik. Vi rekommenderar att kommunen utreder behovet av att formulera en affärsetisk policy. Affärsetisk policy finns framtagen. Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad. 3 Vidare bör kommunens anställda utbildas i frågor som rör området. 3.4f Information /riktlinjer/ policies Utbildning av inköpare Inköpare/beställare ska känna till kommunens riktlinjer avseende inköp och praktiskt kunna tillämpa dessa. Inköpare/beställare i förvaltningarna har endast fått en kortfattad allmän informationsgenomgång kring handhavande i IoF. Vi rekommenderar att inköpare/beställare i förvaltningarna får relevant utbildning för att kunna efterleva kommunens riktlinjer avseende inköp och för att kunna göra kostnadseffektiva inköp. Iakttagelsen anses åtgärdad då den tidigare iakttagelsen hörde samman med avrop via pilotprojektet för elektronisk beställning. Beställningar sker nu via direkt kontakt med leverantör och då iakttagelsen kring kännedom om kommunens olika ramavtal (3.4D) är åtgärdad anses även denna vara åtgärdad. 2 Marks kommun 5 av 16

24 Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK och TSF) 4a kontroller Övervakande Uppföljning/kontrollfunktion efterlevnad riktlinjer Kontroll av att kommunen efterlever policies och riktlinjer relaterade till inköp. Enligt upphandlingspolicyn är kommunstyrelsen ansvarig för att regelbundet följa upp beställningar/avrop avseende volymer samt följsamhet till lagar, interna styrdokument och uppsatta mål. Enligt uppgift från Teknik- och servicenämndengörs ingen uppföljning av efterlevnad enligt ovan. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen implementerar rutiner för att säkerställa att efterlevnad av policys och riktlinjer relaterat till inköp. Status oförändrad Se nedan förslag från 2012: Ett förslag från Martin Svenhed och Lena Arvidsson är att kommunstyrelsen tar fram en process och kontrollmoment som alla förvaltningar får i uppdrag att implementera i sin egen internkontrollplan. Martin Svenhed ska ta upp frågan med kommunledningskontoret. 2 Iakttagelsen kvarstår Marks kommun 6 av 16

25 Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK och TSF) 4b Övervakande kontroller Uppföljning av avtalstrohet Uppföljning av att inköp sker från leverantörer som kommunen har inköp med bör ske. Vad gäller Teknik- och servicenämnden ingår i nämndens intern kontrollplan ingår ett kontrollmoment att följa upp att inköp sker från ramavtalsleverantörer. Det görs idag ingen samordnad uppföljning av avtalstrohet utan detta uppges vara respektive nämnds ansvar. Det är dock oklart om denna typ av uppföljning utförs. Vad gäller Teknik- och servicenämnden hade vid granskningstillfället uppföljning av detta kontrollmoment i intern kontrollplanen ej skett. Vi rekommenderar kommunen att införa rutin för uppföljning av avtalstrohet inom kommunen. Se även 4a. Vad gäller Teknik- och servicenämnden som har detta som ett kontrollmoment i nämndens intern kontrollplan rekommenderar vi att nämnden säkerställer att uppföljning sker åtminstone årligen. Punkten finns med på kommunens internkontrollplan för Nämndernas ansvar har förtydligats i policy och riktlinjer men det finns inget gemensamt grepp inom kommunen hur nämnderna ska följa upp kring avtalstrohet. Iakttagelsen kvarstår c kontroller Övervakande Uppföljning/kontrollfunktion riktighet fakturor Övervakande kontroll för att identifiera orimliga/oriktiga fakturor. Det görs manuella avstämningskontroller av riktigheten av fakturainformation i samband med scanning och också i samband med attester i systemet. Beaktat den stora fakturavolymen finns det dock en risk att felaktigheter uppstår i samband med fakturatolkning. Vi rekommenderar att kommunen utvärderar möjligheten att införa en kvartalsvis/halvårsvis eller årsvis kontroll där samtliga fakturor analyseras och att sökning görs specifikt efter exempelvis fakturor med momsbelopp = 0. En rutin för kontroll av oriktiga fakturor har tagits fram och implementerats. Dokumentationen har förbättrats så att det framgår vilken typ av avvikelse som inträffat och vilken åtgärd som vidtagits. Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad. 3 Marks kommun 7 av 16

26 Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK och TSF) Uppdaterad rekommendation 2012 Sökning avseende oriktiga fakturor sker en gång per månad och dokumenteras i en logg. Dock dokumenteras endast om avvikelser hittats eller ej, inte vilken typ av avvikelse eller vilken åtgärd som vidtagits varför vi rekommenderar kommunen att vidareutveckla dokumentationen av utförd kontroll. 5 Behörigheter Behörighetsstruktur Behörighetsroller bör vara anpassade till personens ansvarsområden och säkerställa att inte oförenliga arbetsuppgifter tillåts. Det finns ingen tydlig beskrivning av vad de olika behörighetsrollerna ska innehålla och det finns ingen formaliserad utvärdering av oförenliga arbetsuppgifter. Vi rekommenderar att kommunen formaliserar en utvärdering av oförenliga arbetsuppgifter. Detta kan sen användas som underlag för behörighetsstrukturen. Kommunen har tagit fram ett Excel dokument där de går igenom vilka roller som ej bör kombineras. Det har dock ej gjorts någon formaliserad utvärdering av oförenliga arbetsuppgifter. Det finns fortsatt inte heller någon beskrivning vad de olika behörighetsrollerna 2 Marks kommun 8 av 16

27 Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK och TSF) ska innehålla kopplat till respektive tjänst. Iakttagelsen kvarstår a Behörigheter Beloppsgränser för attest Attestgränser i IoF läggs upp utifrån information på behörighetsblanketten. Attestgränser i IoF bör stämma överens med fastställd attestordning enligt nämndernas delegation. Det finns ingen kontroll som säkerställer att attestgränser i IoF stämmer överens med fastställd attestordning enligt nämndernas delegation. Vi rekommenderar att kommunen utvärderar möjligheten att införa en årlig uppföljning där respektive förvaltning får återkoppling om attestgränser enligt IoF och att detta underlag används för att säkerställa efterlevnad av delegationsordningen. En rutin för att uppföljning av attester och behörigheter har upprättats. Systemadministratören gör denna uppföljning av behörigheter en gång per år. Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad. 2 Uppdaterad rekommendation 2012 Vi rekommenderar att kommunen fastställer hur den uppföljning av attester och behörigheter som implementerats 2012 ska dokumenteras. Marks kommun 9 av 16

28 Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK och TSF) 5.1b Behörigheter Beloppsgränser för beställning Beställningsattester i IoF läggs upp utifrån information på behörighetsblanketten. (Idag endast applicerbart för beställare av städmaterial inom teknik- och serviceförvaltningen.) För beställare finns det en rad i behörighetsblanketten som ska fyllas i för hur mycket personen har behörighet att beställa för dock finns ingen tydlig separering mellan beställningsattest och beslutsattest och vilka belopp som gäller för vilken typ av attest. Vi rekommenderar att kommunen tydliggör skillnaden för belopp avseende beställningsattest och beslutsattest i beställningsblankett. Vi rekommenderar vidare att kommunen utvärderar möjligheten att inkludera uppföljning av attesträtter för beställning i den rutin för uppföljning av attestgränser i IoF som implementerats. Se vidare 5.1a. Nya behörighetsblanketter har tagits fram. Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad c Behörigheter Uppföljning av behörigheter Befintliga behörigheter ska stämma överens med aktuellt ansvar och aktuella anställningar. Det finns ingen formaliserad rutin för att kontinuerligt gå igenom behörigheterna för att säkerställa att tilldelade behörigheter överensstämmer med aktuellt ansvar och aktuella anställningar. Vi rekommenderar att man inför en årlig genomgång av behörigheter för att säkerställa att de överensstämmer med befintliga anställningar och ansvar. Se 5.1a Iakttagelsen bedöms vara åtgärdad. 2 Marks kommun 10 av 16

29 Marks kommun - Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen Ref. Område Kontroll Identifierad brist Rekommendation Status år 2016 Prio Kommunens kommentarer (tjänstemän på KLK och TSF) Uppdaterad rekommendation 2012 Vi rekommenderar att kommunen fastställer hur den uppföljning av attester och behörigheter som implementerats 2012 ska dokumenteras. Vi rekommenderar vidare att kommunen utvärderar om något system utöver IoF bör inkluderas i kontrollen. 6a Förändringar i leverantörsregistret Registrering av ny leverantör/ändring av befintlig leverantör sker baserat på godkända underlag Upplägg av ny leverantör och ändring av befintlig leverantör bör ske baserat på godkända underlag. Upplägg av ny leverantör sker i samband med att faktura erhålls. Om möjligt är det att föredra att upplägg av leverantör sker innan inköp sker och att upplägget är godkänt av behörig person innan upplägg sker. Vi rekommenderar att kommunen formaliserar rutinen för upplägg och ändring av leverantör. Upplägg/ändring bör utföras baserat på av behörig person godkänt underlag. Iakttagelsen kvarstår Marks kommun 11 av 16