ABCD. Granskning av kommunens överförmyndarverksamhet. Tranås kommuns revisorer. Revisionsrapport. Antal sidor:15

Transkript

1 ABCD Tranås kommuns revisorer kommunens överförmyndarverksamhet Revisionsrapport Antal sidor:15

2 kommunens överförmyndarverksamhet Innehåll 1. Bakgrund 2 2. Syfte 2 3. Avgränsning 3 4. Revisionskriterier 3 5. Metod 3 6. Överförmyndarverksamhet Uppdrag Redovisning 7 7. Organisation och verksamhetsmått 6 8. Styrdokument Verksamhetsreglemente Delegationsordning Dokumenthanteringsplan Verksamhetsberättelse 9 9. Rättssäkerhet och intern styrning och kontroll Vad är intern styrning och kontroll? Kommenttarer Dokumenterade rutiner Utbildning och kompetensutveckling Rekrytering Förvaring Sammanfattande bedömning och rekommendationer 14 1

3 1. Bakgrund Vi har av Tranås kommuns revisorer fått i uppdrag att genomföra en granskning av överförmyndarens verksamhet. Revisorerna har i revisionsplanering för 2016 samt utifrån tidigare genomförd granskning uppmärksammat risker beträffande överförmyndarens verksamhet. Överförmyndaren har en myndighetsutövande roll och ingriper mycket påtagligt i den enskilde individens liv. Härigenom är det av stor vikt med en väl fungerande verksamhet som kan garantera individernas rättssäkerhet. I enlighet med 19 kap. 1-2, Föräldrabalken (1949:381), är överförmyndarverksamhet obligatorisk i kommunerna. I varje kommun ska det finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd med uppgift att utöva tillsyn över förmyndares, förvaltares och gode mäns förvaltning. Överförmyndare/ överförmyndarnämnd utses av kommunfullmäktige, (19 kap. 5 FB), och står under tillsyn av länsstyrelsen, (19 kap. 17 FB). Överförmyndarnämndens/överförmyndarens uppdrag består i huvudsak i att verka för att de individer som själva inte kan ta vara på sin rätt, inte ska drabbas av rättsförluster. Detta sker genom att överförmyndarnämnden/överförmyndaren medverkar till att utse ställföreträdare där det är nödvändigt samt kontrollerar ställföreträdarens lämplighet och kompetens. En ställföreträdare kan vara en förmyndare, god man eller förvaltare. 2. Syfte Rapporten syftar till att granska huruvida är ändamålsenlig. Följande revisionsfrågor avser rapporten belysa samt besvara: Hur är verksamheten organiserad? Finns dokumenterade rutiner i syfte att säkerställa en god kvalité samt att uppdragen genomförs på ett rättssäkert sätt inom överförmyndarverksamheten? Finns det ett formaliserats samt systematiskt internkontrollarbete? Hur säkerställs nämndens samt handläggarnas kompetens? (utbildning, kompetensutveckling) Hur sker rekrytering till uppdragen? Finns det balans mellan efterfrågan och antalet ställföreträdare? 2

4 Hur säkerställs ställföreträdarnas lämplighet? Erhåller ställföreträdarna tillräcklig med utbildning för att klara av sina uppdrag? Finns dokumenterade rutiner för granskning av årsräkningar? (samsyn inom handläggningen) Hur säkerställs verifiering av lämnade uppgifter i årsräkningarna? Genomförs det några stickprovskontroller? Hanteras och förvaras akter på ett tillfredställande sätt? 3. Avgränsning Granskningen omfattar. 4. Revisionskriterier Vi bedömer om rutinerna/verksamheten uppfyller: Föräldrabalken, (1949:381) Förmynderskapsförordningen, (1995:379) Kommunallagen, (1991:900) 5. Metod Studium och genomgång av relevanta styrdokument och beslutsunderlag. Intervjuer och avstämningar har genomförts med kommunens överförmyndare, ersättare till överförmyndaren samt tre överförmyndarhandläggare. Rapporten har sakgranskats av överförmyndarhandläggarna. 6. Överförmyndarverksamhet Den kommunala skyldigheten att driva överförmyndarverksamhet regleras i 19 kap., i Föräldrabalken, där det antingen skall finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd som utses av kommunfullmäktige. 3

5 Sedan 2006 är det också möjligt att två eller fler kommuner har en gemensam överförmyndarnämnd, (FB, 19 kap. 16 ). Överförmyndare eller ledamöter och ersättare väljs för fyra år, vilket innebär att kommunens val av antingen överförmyndare eller överförmyndarnämnd gäller under hela mandatperioden, där organisatoriska förändringar endast får ske i anslutning till en ny mandatperiod. Antalet ledamöter och ersättare i en överförmyndarnämnd får ej understiga tre. 6.1 Uppdrag Överförmyndarnämndens uppdrag består i huvudsak i att verka för att de individer som själva inte kan ta vara på sin rätt, inte skall drabbas av rättsförluster. Detta sker genom att överförmyndaren/nämnden medverkar till att utse ställföreträdare där det är nödvändigt samt kontrollerar ställföreträdarens lämplighet och kompetens. Härigenom har överförmyndarverksamheten en myndighetsutövande roll. En ställföreträdare kan vara en förmyndare, god man eller förvaltare och som har till uppgift att ta till vara huvudmannens intressen. Förmyndare En ställföreträdare i egenskap av förmyndare företräder barn under 18 år. Barnets föräldrar är i första hand de legala förmyndarna och har ansvaret att förvalta barnets egendom. Överförmyndarverksamheten utövar tillsyn över föräldrar vars barn har tillgångar som överstiger åtta prisbasbelopp, (prisbasbelopp för år 2015: kr), (FB, 13 kap, 2 ). Om ett barn har en förmögenhet som överstiger åtta prisbasbelopp ( kr för 2015), är föräldrarna skyldiga att årligen lämna in en redovisning över barnets egendom till överförmyndaren/överförmyndarnämnden, enligt följande: Föräldrabalken, 13 kap, 3 : Inom en månad efter det att värdet på en omyndigs tillgångar överstigit det belopp som anges i 2 första stycket skall föräldrarna ge in en förteckning över den omyndiges egendom till överförmyndaren. * * * En person som på grund av sjukdom, psykisk störning eller försvagat hälsotillstånd inte kan bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person, kan få hjälp av en god man eller förvaltare. 4

6 God man Godmanskapet är frivilligt, där huvudmannen behåller sin rättshandlingsförmåga, vilket innebär att ställföreträdaren i egenskap av god man skall inhämta huvudmannens samtycke innan han/hon vidtar en rättshandling, (FB, 11 kap, 4 ). Huvudmannen kan när som helst begära att godmanskapet ska upphöra. Förvaltare Omyndigförklaring avskaffades 1989 och ersattes med förvaltarskap. Förvaltarskap är en tvångsåtgärd, där huvudmannen förlorar sin rättshandlingsförmåga över de delar som omfattas av förvaltarförordnandet. Förvaltarskap avser de individer som är ur stånd att vårda sig själva eller sin egendom. Uppdraget kan anpassas till behovet och kan begränsas till att avse viss egendom, så som förvaltningen av en fastighet eller viss del av huvudmannens kapital. För att ett förvaltarskap skall upphöra krävs läkarintyg eller annan utredning som bekräftar att huvudmannen inte är längre i behov av en förvaltare. Förvaltarskapet anses vara ett stort ingrepp i den personliga integriteten och skall årligen omprövas av överförmyndaren/ överförmyndarnämnden. Föräldrabalken 11 kap, 7 : Om någon som befinner sig i en sådan situation som anges i 4, är ur stånd att vårda sig eller sin egendom, får rätten besluta att anordna förvaltarskap för honom eller henne. Förvaltarskap får dock inte anordnas, om det är tillräckligt att godmanskap anordnas eller att den enskilde på något annat, mindre ingripande sätt får hjälp. Förvaltaruppdraget skall anpassas till den enskildes behov i varje särskilt fall och får begränsas till att avse viss egendom eller angelägenhet eller egendom överstigande ett visst värde. Rätten får överlåta åt överförmyndaren att närmare bestämma uppdragets omfattning. * * * Gemensamt för en god man och förvaltare gäller att det är en rättrådig, erfaren samt lämplig man eller kvinna, (FB, 11 kap. 12 ). Härigenom skall överförmyndarnämnden/överförmyndaren genomföra en lämplighetsutredning. Exempel på en sådan utredning kan vara kontroll genom belastningsregistret eller Kronofogdemyndighetens register samt tagande av referenser i syfte att försäkra sig om ställföreträdarens lämplighet. 5

7 6.2 Redovisning Förmyndare, god man och förvaltare är skyldiga att genom en s.k. årsräkning redogöra för sin förvaltning av huvudmannens egendom, (FB, 14 kap. 15 ). Redovisning över räkenskaperna skall täcka föregående kalenderår eller den del som ställföreträdaren har ansvarat för och skall styrkas med verifikationer. Årsräkningen skall innehålla: Uppgifter om huvudmannens tillgångar i form av fastigheter, bostadsrätter, värdepapper och bankkonto/kontanter. Inkomster under redovisad period så som: Pension, lön, bostadstillägg, socialbidrag, handikappersättning, skatteåterbäring, arv, gåvor m.m. Skulder och utgifter. Tydlig sammanställning av inkomster och utgifter. Kontobesked för bankmedel och deponerade värdehandlingar samt intyg för andra medel. En årsräkning skall inlämnas till överförmyndaren före den 1 mars varje år, (FB, 14 kap. 15 ). 7. Organisation och verksamhetsmått Iakttagelser Tranås kommun har en överförmyndare som tillträdde uppdraget den 1 januari Organisationen består även av en ersättare till överförmyndaren. Det finns idag tre handläggare knutna till verksamheten med varierande tjänstgöringsgrad. Utökning av bemanningen har skett under januari 2015 samt januari Totalt bemannas verksamheten med 2,0 tjänster. Av kommunens hemsida framgår expeditionstider, kontaktuppgifter till handläggarna samt namnuppgifter på överförmyndaren och ersättaren. Det finns vidare en del blanketter tillgängliga i digital form. 6

8 Nedan redogörs för överförmyndarnämndens verksamhetsmått under tre år i ett komparativt syfte: Figur 7:1 Antal ärenden Godmanskap Förvaltarskap Förmynderskap Godmanskap, ensamkommande flyktingbarn Totalt Kommentarer Av den tidigare granskningen som genomfördes under 2013 framgick att överförmyndarhandläggaren var belastad, där endast en halvtidstjänst var knuten till verksamheten. Detta innebar att handläggaren prioriterade de allra viktigaste arbetsuppgifterna, där andra åligganden fick stå tillbaka. Bemanningssituationen hade en direkt negativ påverkan på rättssäkerheten. Likaså var dåvarande överförmyndare belastad pga. underbemanning i samband med granskning av ställföreträdarnas ekonomiska redogörelser. Vi bedömde verksamheten som sårbar vid den tidigare granskningen. Idag har bemanningen utökats med 1,5 tjänster vilket bedöms som positivt. Vidare uppmärksammas publicering av handläggarnas uppgifter (enligt egen begäran), där tidigare endast överförmyndarens kontaktuppgifter framgick. Detta ledde till en bristande informationsöverföring till handläggaren som nu är åtgärdat. Ytterligare rekommendationer under 2013 avsåg publicering av informationsmaterial till ställföreträdarna. Digitala blanketter på hemsidan har nu bidragit till minskad administration. 7

9 8. Styrdokument 8.1 Verksamhetsreglemente Ett verksamhetsreglemente utgör ett viktigt styrdokument, där uppgifter och ansvaret för verksamhetens olika delar fastställs och tydliggörs. (ex: budgetansvar, PUL-ansvar, arkivansvar, gallring, uppföljning, säkerställande av intern kontroll etc.) Kommentarer Vid den tidigare granskningen riktade vi anmärkning mot avsaknad av ett reglemente för överförmyndaren. Av denna granskning framgår att ett verksamhetsreglemente har fastställts för överförmyndaren. Reglementet har antagits av kommunfullmäktige, ( , 252). Detta bedöms som positivt. 8.2 Delegationsordning En delegationsordning har bl.a. till syfte att effektivisera verksamheten samt avlasta överförmyndarnämnden/överförmyndaren ifråga, där framförallt rutinärenden delegeras till tjänstemän. Delegering av arbetsuppgifter bidrar vidare till minskad sårbarhet inom verksamheten. Dock kan en alltför omfattande delegation till tjänstemän leda till passivitet inom styrelse och nämnder. Kommentarer Vi har under 2013 riktat anmärkning mot avsaknad av en delegationsordning. Situationen bedömdes som sårbar, där handläggaren inte hade någon form av delegation. Sårbarheten ökade markant vid dåvarande överförmyndarens frånvaro i form av sjukdomar, oförutsedda händelser samt ledigheter. Efter granskningen arbetades fram en delegationsordning. Av intervjuerna framgår att delegationsordningen kommer att uppdateras tillsammans med nytillträdda överförmyndaren. 8.3 Dokumenthanteringsplan Ett dokumenthanteringsplan redogör för hanteringen av en myndighets handlingar, där registrering, placering, förvaring, och gallring av inkomna och upprättade handlingar ska framgå. 8

10 Kommentarer Vi har tagit del av en dokumenthanteringsplan som fastställdes Dock framgår enbart årtalet av planen. Planen brister i stora delar där flertalet kategorier av handlingar saknas. Av intervjuerna framgår att mot bakgrund av bristande tid sker ingen gallring. Överförmyndaren, ersättaren samt professionen är eniga om att dokumenthanteringsplanen och efterlevnad av densamma är eftersatt. Vi kommer att delge professionen exempel på dokumenthanteringsplaner från överförmyndarverksamheter i andra kommuner i syfte att underlätta framarbetning av en ny dokumenthanteringsplan. 8.4 Verksamhetsberättelse Vid den tidigare granskningen riktades anmärkning mot avsaknaden av årliga verksamhetsberättelser. Vid genomgång av Tranås kommuns årsredovisningar finns inga spår av överförmyndarverksamheten. Vi anser att överförmyndarens funktion är en viktig del av kommunen verksamhet och bör upptas i kommunens årsredovisningar. Av årsredovisningarna bör en sammanfattande beskrivning av det gånga året samt aktuell statistik framgå. 9. Rättssäkerhet och intern styrning och kontroll Överförmyndarnämnden har en myndighetsutövande roll och ingriper mycket påtagligt i den enskilde individens liv. Härigenom är det viktigt att det finns en väl fungerande intern styrning och kontroll av hela verksamheten i syfte att i första hand garantera individernas rättssäkerhet. Ansvaret för den interna kontrollen av kommunala verksamheter framgår av kommunallagen, (KL, 6 kap, 7 ),: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Lag (1999:621). 9

11 9.1 Vad är intern styrning och kontroll? Syftet med den interna styrningen och kontrollen är att säkerställa ändamålsenligheten i verksamheten samt se till att verksamhetsuppdragen genomförs på ett rättsäkert samt effektivt sätt. Intern styrning och kontroll syftar till att: Säkra en effektiv förvaltning Säkerställa ändamålsenligheten och måluppfyllelsen Säkerställa efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer, policies och andra styrdokument Säkerställa tillförlitliga uppföljningar, utvärderingar och rapporteringar av verksamheten Undvika uppkomsten av allvarliga fel, brister, oegentligheter och förtroendeskador. 9.2 Kommentarer Vi har vid den tidigare granskningen riktat anmärkning mot avsaknaden av årliga riskoch väsentlighetsbedömningar följt av internkontrollplaner. Läget är idag detsamma mot bakgrund av bristande tid. årsräkningar är den centrala delen i att bevaka huvudmännens rättssäkerhet. I majoriteten av fallen är det först genom årsräkningen som överförmyndaren kan upptäcka om en ställföreträdare inte sköter sitt uppdrag. årsräkningar utgör en garanti för att huvudmannens tillgångar används på ett sätt som är till fördel för huvudmannen. Härigenom är det av stor vikt med dokumenterade rutiner för hur dessa granskningar skall genomföras och i vilken omfattningen verifikationer skall begäras in. Av granskningen framgår avsaknaden av dokumenterade rutiner för granskning av årsräkningar. Vi bedömer att kansliet bör prioritera framtagande av skriftliga rutiner med sikte på årliga granskningar. Sedan 2016 genomförs stickprovskontroller i samband med granskning av årsräkningar, där tiotal redovisningar djupgranskas, d.v.s. där samtliga verifikationer och underlag begärs in. Detta är exempel på ett kontrollmål som bör upptas i de årliga internkontrollplanerna. Vi bedömer antalet fördjupade granskningar vara för få i förhållande till antalet uppdrag som överförmyndaren har tillsyn över. 10

12 Det är vidare av stor vikt att fördjupade granskningar genomför inom samtliga kategorier av ställföreträdarskap, (godmanskap, förvaltarskap, förmynderskap, godmanskap ensamkommande barn(ungdomar). Vi bedömer att räkenskapsredovisningar som berör förvaltarskap bör djupgranskas i större omfattning. Detta utifrån att förvaltarskap är en tvångsåtgärd, där huvudmannen har fråntagits sin rättshandlingsförmåga. Härigenom finns ett större behov av att bevaka huruvida huvudmannens egendom förvaltas på ett bra sätt eller ej. Av granskningen framkommer att det finns ett fall där ställföreträdaren bedöms ha misskött huvudmannens ekonomi. Ärendet kommer att hanteras av tingsrätten. Av intervjuerna framgår att övervägande majoritet av årsräkningarna kommer in i tid och är färdiggranskade innan semesterperioden. Enstaka fall förekommer där granskningen genomförs efter semesterperioden pga. att ställföreträdaren har inkommit med handlingar långt efter den lagstadgade inlämningstiden den 1 mars. Det finns inga skriftliga rutiner för antal erinran samt vitesföreläggande vid sent inkomna årsräkningar. Vi bedömer att rutiner för detta förfarande bör fastställas. Av intervjuer med professionen, överförmyndaren samt ersättaren framgår ett intresse och engagemang för införande av nya rutiner och arbetssätt, däribland upprättande av årliga internkontrollplaner, dock behöver de stöd i arbetet. Nedan följer en detaljerad beskrivning av vad en internkontrollplan bör innehålla, i syfte att underlätta och stödja överförmyndaren och professionen i framarbetning av nya rutiner. Av en internkontrollplan bör följande framgå: Viket system/område & vilken funktion/rutin kontrollen avser Vilket kontrollmoment inom systemet/området/funktionen/rutinen som skall kontrolleras Vilka regler/lagrum, styrdokument, reglementen och policies som berörs Frekvens Metod Kontrollansvar, dvs. vem som är ansvarig för utförandet Återrapportering till överförmyndaren 11

13 Nedan följer exempel på kontrollmoment som kan ingå i de årliga internkontrollplanerna: Efterlevnad av aktuell lagstiftning, handläggningstider, posthantering, diarieföring, förvaring och arkivering av akter samt gallring i enlighet med dokumenthanteringsplanen, rutiner för granskning av årsräkningar, journalhantering, sekretesshantering, ställföreträdarnas redovisningsskyldighet samt inlämning av handlingar, verifiering av lämnade uppgifter i årsräkningarna, kontroll av ställföreträdarnas åtaganden, stickprovskontroll av samsyn avseende handläggning och granskning av årsredovisningar, uppdatering av hemsidan och informationsmaterial till ställföreträdarna, checklistor (ex: vid fastighetsförsäljning) blanketters aktualitet, omprövning av förvaltarskap, klagomålshantering, arvodesprinciper, arvodesbeslut m.fl. 10. Dokumenterade rutiner Dokumenterade rutiner och riktlinjer är en del i säkerställandet av huvudmännens rättssäkerhet samt utgör en viktig grund i arbetet med den interna kontrollen. Likaså leder skriftliga rutiner till minskad sårbarhet vid frånvaro, pensionsavgångar och nyanställningar. Kommentarer Av granskningen framgår att dokumenterade rutiner för ärendehandläggning, klagomålshantering, arvoden samt rekrytering saknas. Vi bedömer att professionen i samråd med överförmyndaren bör arbeta fram skriftliga rutiner för ovannämnda delar. Detta i syfte att undvika en godtycklig handläggning samt skapa en samsyn i granskningsarbetet, hantering av inkomna klagomål samt rekrytering. Professionen, överförmyndaren samt ersättaren visar en stor vilja att arbeta fram nödvändiga rutiner. Detta bedöms som positivt. 11. Utbildning och kompetensutveckling Utbildning för verksamma politiker inom överförmyndarverksamhet är lagstadgat, där länsstyrelsen har till uppgift att se till att utbildningen av överförmyndarna samt ledamöter och ersättare i överförmyndarnämnderna är på en tillfredställande nivå, (FB, 19 kap. 17 ). Likaledes är det av stor vikt att säkerställa ställföreträdarnas kompetens och kunskaper, då de har en avgörande roll i huvudmännens vardag. Genom en lagändring som trädde 12

14 i kraft januari 2015 ansvarar överförmyndaren/överförmyndarnämnden för att gode män och förvaltare erbjuds den utbildning som behövs, (FB, 19 kap, 18 ). Kommentarer Kompetensutbildning samt fortbildning är viktiga instrument i bland annat kvalitetssäkringsarbetet. Av granskningen framgår att professionen, överförmyndaren och ersättaren har deltagit i riktade utbildningsinsatser. Av intervjuerna framgår att utbildning för ställföreträdarna till ensamkommande barn och ungdomar har anordnats. Mot bakgrund av den dramatiska ökningen av asylsökande barn och ungdomar har utbildningsinsatser till övriga kategorier av godmanskap nedprioriterats. Det finns ambitioner att ordna s.k. informationspärmar till respektive grupp av ställföreträdarskap. Vi bedömer kompetensutvecklingen ligga på en tillfredsställande nivå vad gäller professionen och överförmyndaren. Dock bör utbildningsinsatser anordnas för ställföreträdarna för godman- och förvaltarskap. Det är av stor vikt med riktade utbildningar till ställföreträdarna, där dessa utgör en viktig grund i hur väl ställföreträdarna sköter sina uppdrag. Av intervjuerna framgår att ställföreträdarna har möjlighet att boka en tid vid svårigheter att fylla i en ekonomisk redogörelse. Ytterligare säkerställande av ställföreträdarnas kompetens bör ske via dokumenterade informationsblad som behandlar de områden som kan komma att bli aktuella inom ramen för ett ställföreträdarskap. Materialet bör läggas ut på hemsidan. 12. Rekrytering Att rekrytera ställföreträdare är vanligtvis ett stort problem för landets kommuner. Uppdragens svårighetsgrad beroende på huvudmannens särskilda och specifika behov är oftast avgörande för hur snabbt ett ställföreträdarskap kan anordnas. Kommentarer Vid den tidigare granskningen framkom att det inte fanns några svårigheter med rekrytering av ställföreträdare. Situationen är förändrad idag, där det har blivit allt 13

15 svårare att hitta lämpliga ställföreträdare. Av intervjuerna framgår att det är betydligt lättare att rekrytera till uppdrag som avser ensamkommande barn och ungdomar. Rekrytering sker i form av en skriftlig intresseanmälan. Efter inlämning av en sådan anmälan genomförs en lämplighetskontroll via Rikspolisstyrelsens belastningsregister, Kronofogdemyndigheten samt socialförvaltningens register. Dock framgår inte av intresseblanketten huruvida den sökande samtycker till en lämplighetsprövning. Denna anmärkning kvarstår sedan tidigare granskning. Härigenom bör en samtyckesdel tillföras den skriftliga intresseanmälan. 13. Förvaring Enligt arkivlagen skall handlingar förvaras på ett betryggande sätt, vilket innebär krav på fullgott skydd mot vatten, brand, förstörelse, stöld och olaga intrång. Kommentarer Vid tid för granskningen 2013 saknades det brandsäkra och låsbara aktskåp. Detta är nu åtgärdat. Dock är det av stor vikt att aktskåpen hålls låsta i syfte att hindra att obehöriga får tillgång till sekretessbelagt material. 14. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Sammanfattningsvis kan konstateras att det finns brister inom överförmyndarverksamheten som bör åtgärdas. Bör noteras att vissa anmärkningar sedan den tidigare granskningen har åtgärdats. Vi bedömer professionens, överförmyndarens samt ersättarens intresse och engagemang i att förbättra och utveckla verksamheten som positivt. Utifrån våra iakttagelser bedömer vi att följande punkter bör ses över: Dokumenthanteringsplanen är bristfällig och bör revideras. Fastställelsedatum och beslutsinstans bör framgå av planen. Gallring i enlighet med dokumenthanteringsplanen bör genomföras. Verksamhetsberättelser avseende överförmynderiverksamheten bör upptas i kommunens årsredovisningar. 14

16 Dokumenterade rutiner för ärendehandläggning, granskning av årsräkningar, klagomålshantering, arvoden, vitesförläggande och rekrytering bör arbetas fram. Detta i syfte att öka rättssäkerheten i handläggningen, undvika en godtycklig ärendehantering, skapa samsyn i granskningsarbetet samt minska organisationens sårbarhet. Ett internkontrollarbete bör initieras och genomföras. Årliga internkontrollplaner bör arbetas fram. Kontrollmålen i internkontrollplanerna ska väljas utifrån risk- och väsentlighetsbedömningar som genomförs årligen. Arbetet med att ta fram informationspärmar till ställföreträdarna bör prioriteras. Utbildningsinsatser bör anordnas snarast för godmanskap och förvaltarskap, (utbildningar för ställföreträdare för ensamkommande barn och ungdomar har anordnats). En samstyckesdel bör tillföras den skriftliga intresseanmälan. KPMG Viktoria Bernstam Revisor/Sakkunnig Kristian Gunnarsson Kundansvarig 15