Granskning av kommunens överförmyndarverksamhet

Transkript

1 Revisorerna Granskning av kommunens Revisionsrapport Antal sidor:18

2 Innehåll 1. Bakgrund 2 2. Syfte 2 3. Avgränsning 3 4. Revisionskriterier 3 5. Metod 3 6. Överförmyndarverksamhet Uppdrag Redovisning 5 7. Organisation och verksamhetsmått 6 8. Delegation 8 9. Intern styrning och kontroll, kvalitetssäkring och uppföljning Lagrum Vad är intern styrning och kontroll Kompetensutveckling och utbildning Rekrytering Administrativt system Länsstyrelsens tillsyn Aktgranskning Sammanfattande bedömning och rekommendationer 15 1

3 1. Bakgrund Vi av Tranås kommuns revisorer fått i uppdrag att genomföra en granskning av överförmyndarnämndens verksamhet. Revisorerna har i revisionsplanering för 2012 uppmärksammat risker beträffande överförmyndarens verksamhet. Överförmyndaren har en myndighetsutövande roll och ingriper mycket påtagligt i den enskilde individens liv. Härigenom är det av stor vikt med en väl fungerande verksamhet som kan garantera individernas rättssäkerhet. I enlighet med 19 kap. 1-2, Föräldrabalken (1949:381), är obligatorisk i kommunerna. I varje kommun ska det finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd med uppgift att utöva tillsyn över förmyndares, förvaltares och gode mäns förvaltning. Överförmyndare/ överförmyndarnämnd utses av kommunfullmäktige, (19 kap. 5 FB), och står under tillsyn av länsstyrelsen, (19 kap. 17 FB). Överförmyndarens uppdrag består i huvudsak i att verka för att de individer som själva inte kan ta vara på sin rätt, inte ska drabbas av rättsförluster. Detta sker genom att överförmyndaren medverkar till att utse ställföreträdare där det är nödvändigt samt kontrollerar ställföreträdarens lämplighet och kompetens. En ställföreträdare kan vara en förmyndare, god man eller förvaltare. 2. Syfte Rapporten syftar till att granska huruvida kommunens är ändamålsenlig samt effektiv. Följande revisionsfrågor avser rapporten belysa samt besvara: Hur är verksamheten organiserad? Vilka åtgärder samt insatser har genomförts i syfte att säkerställa en god kvalité samt att uppdragen genomförs på ett rättsäkert sätt inom en? Hur säkerställs överförmyndarens kompetens? Hur sker rekrytering till uppdragen? Finns det balans mellan efterfrågan och antalet ställföreträdare? Hur säkerställs ställföreträdarnas lämplighet och kompetens? Är ärendehandläggningen i form av granskning av årsräkningar effektiv? 2

4 Granskas årsräkningarna på ett tillfredställande sätt? Vad säger länsstyrelsens tillsynsrapport? Hanteras och förvaras akter på ett tillfredställande sätt? Finns det dokumenterade rutiner för klagomålshantering? 3. Avgränsning Granskningen omfattar kommunens. 4. Revisionskriterier Vi bedömer om rutinerna/verksamheten uppfyller: Föräldrabalken, (1949:381) Förmynderskapsförordningen, (1995:379) Dokumenthanteringsplan, (antagen av Kf, ) 5. Metod Studium och genomgång av relevanta styrdokument och beslutsunderlag. Intervjuer och avstämningar med Överförmyndare samt överförmyndarhandläggare har genomförts. Vidare har ett 10-tal slumpmässigt utvalda personakter granskats. 6. Överförmyndarverksamhet Den kommunala skyldigheten att driva regleras i 19 kap., i Föräldrabalken, där det antingen skall finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd som utses av kommunfullmäktige. Sedan 2006 är det också möjligt att två eller fler kommuner har en gemensam överförmyndarnämnd, (FB, 19 kap. 16 ). Överförmyndare eller ledamöter och ersättare väljs för fyra år, vilket innebär att kommunens val av antingen överförmyndare eller överförmyndarnämnd gäller under hela mandatperioden, där organisatoriska förändringar endast får ske i anslutning till en ny mandatperiod. 3

5 Antalet ledamöter och ersättare i en överförmyndarnämnd får ej understiga tre. 6.1 Uppdrag Överförmyndarens/överförmyndarnämndens uppdrag består i huvudsak i att verka för att de individer som själva inte kan ta vara på sin rätt, inte skall drabbas av rättsförluster. Detta sker genom att överförmyndaren/nämnden medverkar till att utse ställföreträdare där det är nödvändigt samt kontrollerar ställföreträdarens lämplighet och kompetens. Härigenom har en en myndighetsutövande roll. En ställföreträdare kan vara en förmyndare, god man eller förvaltare och som har till uppgift att ta till vara huvudmannens intressen. Förmyndare En ställföreträdare i egenskap av förmyndare företräder barn under 18 år. Barnets föräldrar är i första hand de legala förmyndarna och har ansvaret att förvalta barnets egendom. Överförmyndarverksamheten utövar tillsyn över föräldrar vars barn har tillgångar som överstiger åtta prisbasbelopp, (prisbasbelopp för år 2013: kr), (FB, 13 kap, 2 ). Om ett barn har en förmögenhet som överstiger åtta prisbasbelopp ( kr för 2013), är föräldrarna skyldiga att årligen lämna in en redovisning över barnets egendom till överförmyndaren/överförmyndarnämnden, enligt följande: Föräldrabalken, 13 kap, 3 : Inom en månad efter det att värdet på en omyndigs tillgångar överstigit det belopp som anges i 2 första stycket skall föräldrarna ge in en förteckning över den omyndiges egendom till överförmyndaren. * * * En person som på grund av sjukdom, psykisk störning eller försvagat hälsotillstånd inte kan bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person, kan få hjälp av en god man eller förvaltare. God man Godmanskapet är frivilligt, där huvudmannen behåller sin rättshandlingsförmåga, vilket innebär att ställföreträdaren i egenskap av god man skall inhämta huvudmannens samtycke innan han/hon vidtar en rättshandling. Huvudmannen kan när som helst begära att godmanskapet ska upphöra. Förvaltare 4

6 Omyndigförklaring avskaffades 1989 och ersattes med förvaltarskap. Förvaltarskap är en tvångsåtgärd, där huvudmannen förlorar sin rättshandlingsförmåga över de delar som omfattas av förvaltarförordnandet. Förvaltarskap avser de individer som är ur stånd att vårda sig själva eller sin egendom. Uppdraget kan anpassas till behovet och kan begränsas till att avse viss egendom, så som förvaltningen av en fastighet eller viss del av huvudmannens kapital. För att ett förvaltarskap skall upphöra krävs läkarintyg eller annan utredning som bekräftar att huvudmannen inte är längre i behov av en förvaltare. Förvaltarskapet anses vara ett stort ingrepp i den personliga integriteten och skall årligen omprövas av överförmyndaren/ överförmyndarnämnden. Föräldrabalken 11 kap, 7 : Om någon som befinner sig i en sådan situation som anges i 4, är ur stånd att vårda sig eller sin egendom, får rätten besluta att anordna förvaltarskap för honom eller henne. Förvaltarskap får dock inte anordnas, om det är tillräckligt att godmanskap anordnas eller att den enskilde på något annat, mindre ingripande sätt får hjälp. Förvaltaruppdraget skall anpassas till den enskildes behov i varje särskilt fall och får begränsas till att avse viss egendom eller angelägenhet eller egendom överstigande ett visst värde. Rätten får överlåta åt överförmyndaren att närmare bestämma uppdragets omfattning. Gemensamt för en god man och förvaltare gäller att det är en rättrådig, erfaren samt lämplig man eller kvinna, (FB, 11 kap. 12 ). 6.2 Redovisning Förmyndare, god man och förvaltare är skyldiga att genom en s.k. årsräkning redogöra för sin förvaltning av huvudmannens egendom, (FB, 14 kap. 15 ). Redovisning över räkenskaperna skall täcka föregående kalenderår eller den del som ställföreträdaren har ansvarat för och skall styrkas med verifikationer. Årsräkningen skall innehålla: Uppgifter om huvudmannens tillgångar i form av fastigheter, bostadsrätter, värdepapper och bankkonto/kontanter. Inkomster under redovisad period så som: Pension, lön, bostadstillägg, socialbidrag, handikappersättning, skatteåterbäring, arv, gåvor m.m. 5

7 Skulder och utgifter. Tydlig sammanställning av inkomster och utgifter. Kontobesked för bankmedel och deponerade värdehandlingar samt intyg för andra medel. En årsräkning skall inlämnas till överförmyndaren före den 1 mars varje år, (FB, 14 kap. 15 ). 7. Organisation och verksamhetsmått Tranås kommun har en överförmyndare samt en ersättare. Överförmyndare och dess ersättare väljs för fyra år och utses av kommunfullmäktige. Den nuvarande överförmyndaren har besuttit uppdraget sedan 1999, där tjänstgöringsgraden uppgår till 20 %. En ny ersättare tillträdde under november Det finns en handläggare knuten till verksamheten. Handläggaren tillträdde sin tjänst 1995 och har en tjänstgöringsgrad på 50 %. Resterande 50 % utgörs av arbetsuppgifter inom enheten för individ och familjeomsorgen som lyder under socialnämnden. Expeditionen har öppet tisdagar till torsdagar, kl sam fredagar kl Överförmyndaren finns på plats på torsdagar och kan nås på telefon övriga tider. Nedan redogörs för överförmyndarens verksamhetsmått under tre år i ett komparativt syfte: Figur 7:1 Antal ärenden Godmanskap Godmanskap, ensamkommande flyktingbarn Förvaltarskap Förmynderskap Totalt

8 Iakttagelser Av granskningen framgår att överförmyndarhandläggaren är belastad, där dagens deltidstjänst inte räcker till. Härigenom får handläggaren prioritera de viktigaste arbetsuppgifterna vilket leder till att andra åligganden får stå tillbaka. Under hösten 2012 har ett upplägg à 80 % av heltidstjänst diskuterats. Dock har handläggaren avböjt erbjudandet mot bakgrund av att ovan beskrivna scenario leder till att endast 20 % tillfaller arbetsuppgifterna inom socialförvaltningen, vilket är ej tillräckligt för att kunna fullfölja sina arbetsuppgifter på ett fullgott sätt. Överförmyndaren är i sammanhanget belastad under våren då granskning av ställföreträdarnas ekonomiska redogörelse genomförs, där ambitionen är att granskningarna skall vara avklarade innan sommarperioden. Av intervjuerna framgår att det som framförallt hindrar utökning av handläggarens tjänstgöringsgrad till en heltidstjänst är det fysiska arbetsutrymmet, där det skulle behövas ytterligare ett arbetsrum den veckodag då överförmyndaren är i tjänst. Det framgår vidare att det finns arbetsrum tillgängliga, dock blir tillgången till aktskåpen svårare. Vi bedömer problemet vara av ringa karaktär för att ha avgörande betydelse på huruvida handläggartjänsten skall utökas. I flertalet kommuner är aktskåpen ej placerade i personalens rum utan skåpen är placerade i arkivkrum, vilket innebär att berörd personal hämtar det underlag som de behöver för att vid dagens avslut återlämna akterna i aktskåpen. Efter granskningen har överförmyndaren öppnat upp en diskussion med handläggaren avseende möjligheterna till en heltidstjänst, vilket vi bedömer som positivt. Kommunikation samt informationsflöde är ytterligare aspekter som behöver beaktas, där det idag inte finns några strukturerade samt schemalagda möten mellan överförmyndaren och handläggaren. Kontakt samt informationsöverföring sker framförallt telefonledes. Av intervju med handläggaren framgår ett bristande informationsflöde. Det uttrycks vidare att arbetet känns väldigt ensamt, där det också saknas en bollplank vid uppkomsten av frågor av svårare karaktärer. Vi bedömer kommunikation samt informationsflöde ha stor betydelse för en, där det är av stor vikt att ha kontinuerliga möten i syfte att förbättra effektiviteten samt ändamålsenligheten genom att informationen når fram fullt ut till samtliga berörda. Av intervju med handläggaren framgår önskemål om publicering av vederbörandes uppgifter på hemsidan, där det idag inte framgår att det finns en verksam handläggare vid överförmyndarkansliet. 7

9 Det framkommer vidare att det finns fyra olika telefonnummer på hemsidan vilket kan leda till förvirring bland ställföreträdarna. Vi rekommenderar en uppstrukturering av kontaktvägarna bland annat i syfte att förbättra informationsflödet genom att kanalisera den inkommande informationen. Det framgår vidare att kansliets telefon är kopplad till överförmyndarens mobiltelefon efter stängningsdags, vilket innebär att minskat antal telefonnummer inte skulle leda till en försämrad kommunikation. En aspekt som bidrar till ökad arbetsbelastning är icke specificerade telefon och besökstider på hemsidan samt i form av informationsmaterial till ställföreträdarna. Detta leder till svårigheter till att kunna planera sin arbetsdag, få en kontinuitet i arbetsuppgifterna samt avsluta olika ärenden. Härigenom rekommenderar vi en specificering av telefon- och besökstider i syfte att höja effektiviteten i verksamheten. 8. Delegation En delegationsordning har bl.a. till syfte att effektivisera verksamheten samt avlasta överförmyndaren eller nämnden ifråga, där framförallt rutinärenden delegeras till tjänstemän. Delegering av arbetsuppgifter bidrar vidare till minskad sårbarhet inom verksamheten. Iakttagelser Av granskningen framgår att överförmyndarens arbetsbelastning framförallt är hög under våren då ställföreträdarnas redogörelse för den ekonomiska förvaltningen granskas. Härigenom får överförmyndaren arbeta extra under vardagar samt helger. Av granskningen framgår att handläggaren inte har någon delegation. Avsaknaden av delegation i en verksamhet leder till minskad effektivitet och onödiga arbetsbördor. Ytterligare en aspekt är markant ökad sårbarhet vid överförmyndarens frånvaro i form av sjukdomar, oförutsedda händelser samt ledigheter. Efter granskningen har överförmyndaren upprättat ett utkast på delegationsförteckning. Vi har tagit del av utkastet samt lämnat synpunkter, där delegationsordningen behöver anpassas efter verksamheten i Tranås kommun. Delegationsordningen kommer nu att revideras i enlighet med synpunkterna. Dock är ikraftträdandet oklart. Av delegationsordningen skall fastställelsedatum framgå. Genomgång av delegationsordningen bör ske årligen i syfte att à jourhålla dokumentet. Revidering av densamma skall kunna aktualiseras under hela året, vid behov. 8

10 9. Intern styrning och kontroll, kvalitetssäkring och uppföljning 9.1 Lagrum Ansvaret för den interna kontrollen av kommunala verksamheter framgår av kommunallagens sjätte kapitel, sjunde paragrafen, (KL, 6 kap, 7 ),: Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller när vården av en kommunal angelägenhet med stöd av 3 kap. 16 har lämnats över till någon annan. Lag (1999:621). Överförmyndarverksamhet infaller inom ramen för det sista stycket. Vidare fasställer Föräldrabalken att för överförmyndaren gäller i tillämpliga delar vad som är föreskrivet om nämnder i kommunallagen om inte annat sägs i FB, 19 kap Vad är intern styrning och kontroll? Syftet med den interna styrningen och kontrollen är att säkerställa ändamålsenligheten i verksamheten samt se till att verksamhetsuppdragen genomförs på ett rättsäkert samt effektivt sätt. Det råder en vanlig missuppfattning om att intern styrning och kontroll handlar enbart om hanteringen och kontroll av ekonomiska rutiner. Intern kontroll begränsas inte till ekonomiadministration utan omfattar hela verksamheten. Intern styrning och kontroll syftar till att: Säkra en effektiv förvaltning Säkerställa ändamålsenligheten och måluppfyllelsen Säkerställa efterlevnad av lagar, föreskrifter, riktlinjer, policies och andra styrdokument Säkerställa tillförlitliga uppföljningar, utvärderingar och rapporteringar av verksamheten 9

11 Undvika uppkomsten av allvarliga fel, brister, oegentligheter och förtroendeskador. Arbetet med intern styrning och kontroll skall utformas utifrån en helhetssyn på verksamheten med fokus på att uppnå interna mål samt uppfylla externa mål i form av lagkrav. Alla organisationer oavsett form har risker i sina verksamheter. Härigenom är intern kontroll och styrning en nödvändig del i syfte att minska verksamhetens risker. Därmed skall årligen omprövade risk- och väsentlighetsbedömningar ligga till grund för arbetet med den interna kontrollen. Iakttagelser Överförmyndarnämnden har en myndighetsutövande roll och ingriper mycket påtagligt i den enskilde individens liv. Härigenom är det viktigt att det finns en väl fungerande intern kontroll av hela verksamheten i syfte att i första hand garantera individernas rättssäkerhet. Av granskningen framgår avsaknaden av dokumenterat arbete med den interna kontrollen. Härigenom saknas genomförda internkontrollplaner följt av kvalitetssäkrings- samt uppföljningsrutiner. Detta är en brist då intern kontroll i form av internkontrollplaner, uppföljningar, utvärderingar utifrån årliga risk- och väsentlighetsanalyser är viktiga kvalitetssäkringsinstrument för verksamheten. Härigenom bör överförmyndaren upprätta verksamhetsspecifika föreskrifter med anvisningar och rutiner för: Löpande uppföljning av det interna kontrollsystemet Genomförande av risk- och väsentlighetsbedömningar för verksamheten som skall ligga till grund för vilka kontrollmoment som skall granskas. Risk- och väsentlighetsanalyser skall genomföras årligen för framtagande av aktuella kontrollmoment. Upprättande av en särskild internkontrollplan för uppföljning av den interna kontrollen utifrån genomförd risk- och väsentlighetsbedömning. Av internkontrollplanen bör följande framgå: Viket system/område & vilken funktion/rutin kontrollen avser Vilket kontrollmoment inom systemet/området/funktionen/rutinen som skall kontrolleras 10

12 Vilka regler/lagrum, styrdokument, reglementen och policies som berörs Frekvens Metod Kontrollansvar, dvs. vem som är ansvarig för utförandet Rapportering till kommunfullmäktige. Här skall tidangivelser för avrapportering anges. Följande kontrollmoment är exempel som kan utifrån en risk- och väsentlighetsanalys granskas: Efterlevnad av aktuell lagstiftning, efterlevnad av lokala riktlinjer, handläggningstider, posthantering, diarieföring, förvaring och arkivering av akter, gallring, journalhantering, sekretesshantering, ställföreträdarnas redovisningsskyldighet samt inlämning av handlingar, verifiering av lämnade uppgifter i årsräkningarna, kontroll av ställföreträdarnas åtaganden, stickprovskontroll av samsyn avseende handläggning och granskning av årsredovisningar, uppdatering av informationsmaterial, omprövning av förvaltarskap, klagomålshantering, arvodesprinciper samt arvodesbeslut etc. Viktigt att notera att ett helhetstäckande internkontrollarbete är nödvändigt för att säkerställa att uppdragen genomförs på ett rättssäkert sätt. Av granskningen framgår att det finns ett dokumenthanteringsplan för en som är fasställt av kommunfullmäktige, ( ). Av planen framgår bland annat gallringsfrister. Dock har det inte genomförts någon gallring mot bakgrund av nödvändig prioritering av andra arbetsuppgifter. Av granskningen framgår vidare avsaknaden av verksamhetsinstruktioner i form av ett reglemente som också utgör en viktig del i en god intern styrning och kontroll. Vi bedömer att reglemente för en bör utarbetas och antagas av kommunfullmäktige som grund för styrning och uppföljning av verksamheten. Reglementet bör utöver verksamhetens uppdrag och omfattning, tydliggöra överförmyndarens ansvar för budget, ekonomifrågor, personalfrågor, administration, ansvar för personuppgifter i enlighet med Personuppgiftslagen, dokumenthantering, arkiv- och registeransvar samt ansvaret för genomförande samt uppföljning av den interna styrningen och kontrollen. Reglementet bör vidare fasställa överförmyndarens ansvar avseende årliga verksamhetsberättelser. I dagsläget inlämnas inte någon verksamhetsberättelse. Då överförmyndaren är en självständig myndighet under kommunfullmäktige bör årliga verksamhetsberättelser inlämnas. 11

13 I helhet kan konstateras att skriftliga rutiner och riktlinjer saknas för verksamheten. Härigenom genomförs uppdraget utifrån överförmyndarens mångåriga erfarenhet av verksamheten. Ett exempel är bland annat rutiner för klagomålshantering, där det idag saknas skriftliga rutiner. Dokumentrat informationsmaterial till ställföreträdarna samt huvudmännen är ytterligare en förutsättning för en god intern styrning och kontroll. Härigenom rekommenderar vi upprättande av ämnesrelaterade informationsblad till uppdragstagarna i syfte att minimera verksamhetsrisker, höja huvudmännens rättsäkerhet samt underlätta för ställföreträdarna. Exempel på väsentlig information är bland annat: informationsblad om olika åtaganden så som bevaka rätt, förvalta egendom och sörja för person, sekretess och tystnadsplikt, försäljning av fastighet, tomträtt eller bostadsrätt, avveckling av huvudmannens bostad, inteckning, pantsättning och upptagande av lån, gåva och testamente, hantering av privata medel, skuldsanering, arvodesrutiner för olika kategorier, åtgärder när huvudmannen avlider, handbok för redovisning etc. Dokumenterade rutiner, riktlinjer och instruktioner är en premiss för arbetet med den interna styrningen och kontrollen, där avsaknaden av skriftliga rutiner för verksamheten leder till bristande intern kontroll samt ökade risker. Det finns även en sårbarhet vid ordinarie överförmyndarens/handläggarens frånvaro eller vid tillsättning av ny överförmyndare/personal. 10. Kompetensutveckling och utbildning Utbildning för verksamma politiker inom är lagstadgat, där länsstyrelsen har till uppgift att se till att utbildningen av överförmyndarna samt ledamöter och ersättare i överförmyndarnämnderna är på en tillfredställande nivå, (FB, 19 kap. 17 ). Likaledes är det av stor vikt att säkerställa ställföreträdarnas kompetens och kunskaper, då de har en avgörande roll i huvudmännens vardag. Iakttagelser Kompetensutbildning samt fortbildning är viktiga instrument i bland annat kvalitetssäkringsarbetet. Av granskningen framgår en fungerande fortbildning samt kompetensutveckling av överförmyndare samt handläggare. 12

14 Överförmyndare samt handläggare deltar årligen i återkommande utbildningsdagar anordnade av Föreningen för Sveriges överförmyndare. Utbildningen består av föreläsningar samt workshops och diskussioner. Ytterligare utbildningstillfällen består av studiedagar med temat Överförmyndarnyheter som bland annat behandlar lagändringar, rättspraxis och nyheter inom området, där överförmyndare samt handläggare deltar. Detta bedömer vi som positivt. Vidare finns ett samarbete mellan höglandets kommuner, där ambitionen är att träffas 4 gånger årligen. Ytterligare dialog- och diskussionsform finns i form av länsträffar som genomförs 2 gånger årligen. Vad gäller utbildning av nytillträdda ställföreträdare, sker en genomgång samt information via överförmyndaren. Det finns vidare en lokal Godmansförening som i sin tur anordnar informations- samt utbildningskvällar. 11. Rekrytering Att rekrytera ställföreträdare är vanligtvis ett stort problem för landets kommuner. Uppdragens svårighetsgrad beroende på huvudmannens särskilda och specifika behov är oftast avgörande för hur snabbt ett ställföreträdarskap kan anordnas. Dock framgår av intervjuerna att rekrytering av ställföreträdare är inte ett problem i Tranås kommun, där det råder balans mellan efterfrågan och antalet ställföreträdare. Det finns idag inga dokumenterade riktlinjer/rutiner för rekrytering samt bedömning av ställföreträdarnas lämplighet. Av intervjuerna framgår att överförmyndaren framförallt rekryterar personer utifrån sitt breda kontaktnät lokalt i Tranås kommun, där rekryteringen baseras på personkännedom. Härigenom sker rekryteringen muntligen och likaså inhämtas samtycke till en lämplighetsprövning via Rikspolisstyrelsen, Kronofogdemyndigheten samt Socialnämnden muntligt. Vi bedömer att överförmyndaren bör upprätta samt dokumentera rutiner för rekrytering av ställföreträdare. Vidare rekommenderar vi att rekrytering sker i form av en skriftlig intresseanmälan, där den intresserade skriver några rader om sin bakgrund och erfarenheter samtidigt som samtycke till lämplighetsprövning lämnas på intresseblanketten. Av intervju med handläggaren framgår att skriftliga intresseansökningar har efterfrågats vid ett antal tillfällen, i syfte att bland annat underlätta kontakt med anhöriga, där de kan ha funderingar kring ställföreträdarnas bakgrund och erfarenheter. Handläggaren är idag inte delaktig i rekryteringsprocessen samt saknar dokumentation om ställföreträdarnas bakgrund. Vi anser att det är av betydelse att handläggaren är närvarande vid första informationstillfället i samband med rekryteringen. 13

15 12. Administrativt system Wärna är ett datasystem för överförmyndare, där diarieföring av ärenden, tjänsteanteckningar, korrespondens, uttagstillstånd, arvodesberäkningar och beslut registreras. Överförmyndarverksamheten i Tranås införde programmet Wärna i januari Dock är det endast handläggaren som arbetar i datasystemet, vilket orsakar ett onödigt dubbelarbete, där överförmyndaren skriver för hand och därefter för handläggaren in uppgifterna i programmet Wärna. Detta leder till minskad effektivitet, där tiden kan ägnas åt andra arbetsuppgifter som handläggaren i dagsläget inte hinner med. Överförmyndaren är enig om ovanbeskrivna brist och inser att en förändring bör ske. Vi anser att överförmyndaren bör genomgå en utbildning i datastödsprogrammet Wärna i syfte att öka effektiviteten samt eliminera sårbarheten vid handläggarens frånvaro. Vi bedömer att utbildningen bör prioriteras. 13. Länsstyrelsens tillsyn Som tidigare nämnt har länsstyrelsen tillsynsansvaret över en samtidigt som myndigheten har en stödjande och rådgivande roll. Förmynderskapsordningen, 21 fasställer att Länsstyrelsen ska årligen inspektera överförmyndaren. Länsstyrelsen får avstå från en inspektion ett visst år, dock ska inspektion genomföras följande år. Vi har tagit del av länsstyrelsens inspektionsrapport genomförda år 2008, 2009 och Ingen tillsyn har genomförts under 2012, vilket innebär att verksamheten kommer att inspekteras under hösten De anmärkningar som framgår av länsstyrelsens tillsynsrapporter avser bland annat: - avsaknad av notering om justeringar i årsräkningar i samband med godkännanden. - avsaknad av beslut om uppdragets omfattning. - avsaknad av underskrift i tjänsteanteckning. - bristande diarieföring och registrering. 14

16 14. Aktgranskning I samband med revisionen har tiotal slumpmässigt utvalda akter granskats. Följande anmärkningar noterades: - avsaknad av notering om justeringar i årsräkningar i samband med godkännanden. - avsaknad av samtycke avseende uppdragets omfattning, (godmanskap). - avsaknad av komplett datum i samtyckesblanketten, där endast årtal framgår. - avsaknad av underskrift i samtyckesblanketten. - avsaknad av samtycke samt tjänsteanteckning vid återupptagande av godmanskap, där huvudmannen i en skrivelse inte längre anser sig ha behov av en god man dock fortsatte förordnandet kort därefter utan något nytt samtyckesunderlag. Överförmyndaren informerar om att telefonsamtal fördes med ställföreträdaren som i sin tur pratade med huvudmannen om ett återupptagande av uppdraget. Bör noteras att vid återupptagande av ett uppdrag skall samtycke inhämtas på nytt. Hälften av de granskade akterna var i god ordning. Vad gäller förvaring av personakter samt olika registerutdrag i samband med lämplighetsprövningar, återfinns de i olåsta arkivskåp som inte är brandsäkra. Handläggare och överförmyndare låser arbetsrummet vid sin frånvaro. Enligt arkivlagen skall handlingar förvaras på ett betryggande sätt, vilket innebär krav på fullgott skydd mot vatten, brand, förstörelse, stöld och olaga intrång. Härigenom bör brandsäkra samt låsbara skåp köpas in. Arkivskåpen skall vid personalens frånvaro vara låsta i syfte att höja säkerheten. 15. Sammanfattande bedömning och rekommendationer Sammanfattningsvis kan konstateras att det finns en del brister inom en som bör åtgärdas. Ett förbättringsarbete i syfte att åtgärda delar av befintliga brister, har påbörjats efter granskningen, vilket vi bedömer som positivt. Vi anser att verksamheten är i behov av förbättringsåtgärder i syfte att öka graden av ändamålsenligheten och effektiviteten. Utifrån våra iakttagelser samt vår analys bedömer vi att följande punkter bör ses över, där vi rekommenderar att: Se över möjligheterna till en utökning av handläggarens tjänstgöringsgrad, där dagens deltidstjänst inte räcker till. Handläggaren får idag prioritera de viktigaste arbetsuppgifterna vilket leder till att andra åligganden får stå tillbaka. Överförmyndaren är enig om ovanstående och sonderar möjligheterna till utökning till en heltidstjänst. 15

17 Schemalagda samt strukturerade möten mellan överförmyndare och handläggare bör inrättas samt fastställas. Kommunikationen samt informationsflödet är i dagsläget bristfällig, där informationsöverföringen sker framförallt telefonledes. Strukturera kontaktvägar och uppgifter på hemsidan. Specificera telefon- och besökstider på hemsidan samt i form av informationsmaterial till ställföreträdarna och huvudmän i syfte att bland annat höja effektiviteten i verksamheten. Icke specificerade tider leder till svårigheter till att kunna planera sin arbetsdag, få en kontinuitet i arbetsuppgifterna samt avsluta olika ärenden. En delegationsordning bör arbetas fram samt fastställas. Av delegationsordningen skall fastställelsedatum framgå. Genomgång av delegationsordningen bör ske årligen i syfte att à jourhålla dokumentet. Revidering av densamma skall kunna aktualiseras under hela året, vid behov. Avsaknaden av rutiner och anvisningar för intern kontroll, kvalitetssäkring, verksamhetsuppföljning är en brist som bör åtgärdas. Intern kontroll och dess instrument har till syfte att säkerställa ändamålsenligheten, tillförlitligheten, kvalitén, samt efterlevnaden av lagar, styrdokument och policies. I en verksamhet där individers rättssäkerhet står i fokus, skall arbetet med den interna kontrollen prioriteras. Vidare saknas årliga risk- och väsentlighetsbedömningar som ska ligga till grund för arbetet med den interna kontrollen. Härigenom bör överförmyndaren upprätta verksamhetsspecifika föreskrifter med anvisningar och rutiner för: Löpande uppföljning av det interna kontrollsystemet Genomförande av risk- och väsentlighetsbedömningar för verksamheten som skall ligga till grund för vilka kontrollmoment som skall granskas. Risk- och väsentlighetsanalyser skall genomföras årligen för framtagande av aktuella kontrollmoment. Upprättande av en särskild internkontrollplan för uppföljning av den interna kontrollen utifrån genomförd risk- och väsentlighetsbedömning. Beakta gallringsfrister. Efterlevnad av dokumenthanteringsplanen är i dagsläget bristfällig, där det inte har genomförts någon gallring mot bakgrund av nödvändig prioritering av andra arbetsuppgifter. Verksamhetsinstruktioner i form av ett reglemente för en bör utarbetas och antagas av kommunfullmäktige. 16

18 Verksamhetsreglemente är ett sätt för kommunfullmäktige att utöva styrning och uppföljning av en. Reglementet bör utöver verksamhetens uppdrag och omfattning, tydliggöra överförmyndarens ansvar för budget, ekonomifrågor, personalfrågor, administration, ansvar för personuppgifter i enlighet med Personuppgiftslagen, dokumenthantering, arkiv- och registeransvar samt ansvaret för genomförande samt uppföljning av den interna styrningen och kontrollen. I dagsläget inlämnas inte någon verksamhetsberättelse. Då överförmyndaren är en självständig myndighet under kommunfullmäktige bör årliga verksamhetsberättelser inlämnas. Dokumenterade rutiner, riktlinjer och instruktioner är en premiss för arbetet med den interna styrningen och kontrollen, där avsaknaden av skriftliga rutiner för verksamheten leder till bristande intern kontroll samt ökade risker. Detta leder också till en sårbarhet vid ordinarie överförmyndarens /handläggarens frånvaro eller vid tillsättning av ny överförmyndare/personal. Ämnesrelaterade informationsblad i syfte att minimera verksamhetsrisker, höja huvudmännens rättsäkerhet samt underlätta för ställföreträdarna, bör upprättas. Dokumenterade riktlinjer/rutiner för rekrytering samt bedömning av ställföreträdarnas lämplighet bör upprättas. Vi rekommenderar att rekrytering sker i form av en skriftlig intresseanmälan, där den intresserade skriver några rader om sin bakgrund och erfarenheter samtidigt som samtycke till lämplighetsprövning lämnas på intresseblanketten. Handläggaren är idag inte delaktig i rekryteringsprocessen samt saknar dokumentation om ställföreträdarnas bakgrund. Det är av betydelse att handläggaren är närvarande vid första informationstillfället i samband med rekrytering av ställföreträdarna. Idag är det enbart handläggaren som arbetar med datasystemet för. Överförmyndaren bör genomgå en utbildning i överförmyndarprogrammet Wärna i syfte att undvika dubbelarbete, minska sårbarheten vid handläggarens frånvaro samt öka effektiviteten. Anmärkningar i samband med aktgranskningar är också en del i avsaknaden av intern styrning och kontroll. Genom en god intern styrning och kontroll kan brister och felaktigheter minimeras. Brandsäkra samt låsbara arkivskåp för förvaring av handlingar bör inköpas. 17

19 Mot bakgrund av ovanstående bör en uppföljning av en genomföras under nästkommande år. KPMG Viktoria Bernstam Konsult/Revisor 18