CURA INDIVIDUTVECKLING Protokoll DIREKTIONEN

Transkript

1 Protokoll Tid: Onsdagen den 22 februari 2017 Plats: Cura Borg Ungdomsboende, Sölvesborg Sammanträdet inleddes med Sebastian Larsson, verksamhetschef på Cura Borg berättade om verksamheten och svarade på frågor från mötesdeltagarna. Beslutande: Övriga närvarande: Utsedda justera protokollet: Markus Alexandersson (ordförande) Jan-Åke Berg (1:e vice ordförande) Iréne Ahlstrand-Mårlind (2:e vice ordförande) Birgitta Lagerlund Malin Månsson Anita Skarphagen Anders Ovander Gunilla Ekelöf (ersättare för Eva Strömqvist) Britt Kilsäter, ersättare Ann-Sofie Ström, förbundschef Anette Rasmusson, områdes- och verksamhetschef Maria Nyberg, kvalitetschef/utredare Markus Alexandersson (ordförande) Iréne Ahlstrand-Mårlind Ärenden och rapporter: 1-17 Bilagor: 1-8 1

2 1. Sammanträdet öppnades Ordförande Markus Alexandersson hälsade samtliga välkomna och mötet öppnades. 2. Val av justeringsman vid sidan av ordförande Markus Alexandersson, välja Iréne Ahlstrand-Mårlind justera dagens protokoll. 3. Årsredovisning 2016 Sammantaget har Cura Individutveckling uppvisat en god ekonomi under det gångna året. Året har präglats av stora förändringar i verksamheterna då vi startat flera nya boenden för ensamkommande ungdomar. Vi har dessutom haft en generellt stor efterfrågan på våra tjänster och har därför utökat flera verksamheter under året. Det är flera verksamheter som inte bär sina egna kostnader men till detta finns rationella förklaringar. I enlighet med tidigare beslut, har medlemskommunernas avgifter reducerats retroaktivt i samband med bokslut, totalt 7,1 mnkr. Totalt visar förbundet ett ekonomiskt överskott med 2,5 mnkr vilket är en positiv avvikelse mot budget med ca 1,3 mnkr. Det egna kapitalet är därmed 33 mnkr. godkänna föreslagen årsredovisningen för Bilaga Tecknande av post- och bankgiro, bankräkning, avier, värdepost, kassa, skrivelser och övriga handlingar under år 2017 Inför varje nytt verksamhetsår skall direktionen besluta om vem inom förbundet som äger rätt teckna post- och bankgiro, bankräkningar, avier, värdepost, kassa, skrivelser och övriga handlingar. 2

3 två personer i förening äger rätt teckna Cura Individutvecklings post- och bankgiro, bankräkningar, avier, värdepost och kassa. Följande personer avses: Ordförande Vice ordförande Förbundschef Ekonomisekreterare Löne- och personalhandläggare Markus Alexandersson Jan-Åke Berg Ann-Sofie Ström Gunvi Berglund Lilian Svensson samt ekonomisekreterare Gunvi Berglund äger rätt ensam teckna Cura Individutvecklings kundfordringar, överbetalningar och leverantörsskulder. Ersättare är löne- och personalhandläggare Lilian Svensson. 5. Arvoden Ordförande redogjorde muntligen för vad som idag står i förbundsordningen om ledamöternas arvoden. Enligt denna ska Cura följa Karlshamns kommuns riktlinjer. Förbundschef har varit i kontakt med Karlshamns kommuns administrativa chef som meddelat Karlshamns kommun fastställt ett nytt reglemente och tagit beslut om Curas ersättningar till förtroendevalda och då utgått från bolagen och andra kommunalförbund. Direktionens ledamöter anser det är mer rimligt följa de ersättningar som gäller för kommunala nämnder. förbundschef återför ovanstående synpunkter till Karlshamns kommun och avvaktar beslut om arvoden. 6. Internkontrollplan Internkontrollens syfte är strukturera och kontrollera verksamheten utifrån väsentlighet och risk ur ett ekonomiskt perspektiv. Den interna kontrollplanen beskriver de processer och rutiner som ska granskas och med vilken metod och periodicitet. Vilken funktion som har ansvar, vem som ska utföra och rapportera resultatet av granskningen. En oberoende internrevision utför granskningar av hur processerna och därtill rutinerna fungerar och tillämpas. godkänna föreslagen internkontrollplan för 2017 gälla från Bilaga 2. 3

4 7. Dokumenthanteringsplan Cura arkiverar sina handlingar i pappersformat i Karlshamns kommuns arkiv på Rådhuset i Karlshamn. Samråd kring dokumenthanteringsplan och arkivreglemente har skett med Karlshamns kommuns arkivansvarige samt administrativ chef i Karlshamns kommun. Det finns möjlighet för Cura anta samma dokumenthanteringsplan som Karlshamns kommun och använda de delar som är tillämpliga i Curas verksamheter. Den kompetens kring arkivering och gallring som finns inom Karlshamns kommun är svår för ett litet förbund som Cura hålla sig med och om vi har samma dokumenthanteringsplan ökar möjligheten till samverkan i dessa frågor för Curas del. godkänna föreslagen dokumenthanteringsplan för Revisionsrapport samt svar till revisorerna PwC har på uppdrag av Curas revisorer gjort en uppföljande granskning av styrning och uppföljning inom kommunförbundet. Tidigare har detta granskats 2006 och Aktuell granskning genomfördes i slutet av Rapportens sammanfande bedömning är granskningen visar på mycket goda rutiner inom det granskade området och Curas organisation genomsyras av en strävan efter ständiga förbättringar till tillämpning och ett systematiskt tillvägagångssätt. Till den uppfningen bidrar starkt förbundets kvalitetshandbok. Granskaren anser den vara föredömlig och ett viktigt verktyg i styrprocessen. Revisorerna konstaterar vidare ingenting är så bra det inte kan bli bättre och granskaren pekar på områden med utvecklingspotential. Dessa är; genomförandeplanernas innehåll, det systematiska arbetsmiljöarbetet, periodisera budgeten samt redovisa en ekonomisk rapport per verksamhet för direktionen. Revisorerna instämmer i slutsatserna och ställer sig bakom rekommendationerna från PwC och önskar revisorernas svar senast den 28 februari godkänna föreslaget svarsbrev till revisorerna. Bilaga 3. 4

5 Rapporter: 9. Rapport från verksamheterna Förbundschefen redovisade prognoser per månad avseende Arbete 17. Det framgår fler ungdomar än vi trodde från början bor kvar i Curas boenden och det först efter sommaren 2017 blir aktuellt med neddragningar av personal i verksamheterna. Områdeschef, Anette Rasmusson, redogjorde för Projekt Sjöarp ett arbete som pågår ute på Sjöarp tillsammans med verksamhetschefer och personal. I projektet har 11 delprojekt identifierats där fokus är förbättringar i arbetet med klienterna samt arbetsmiljö för personal. 10. Ekonomisk rapport Förbundschefen redogjorde för varje verksamhets resultat för januari månad. Det sammanlagda resultatet för hela Cura efter årets första månad visar ett överskott om 2,47 mnkr, vilket är en negativ avvikelse mot budget med knappt 400 tkr Bilaga Kvalitetsberättelse I enlighet med Curas ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete, ska det samlade aktiviteter som vidtagits inom ramen för systemet årligen sammanställas i en kvalitetsberättelse. Denna hade skickats ut till ledamöterna inför mötet. Bilaga Aktuella Lex Sarah-utredningar På Cura Brunn har en ungdom uppgivit han blivit slagen av en personal i en konfliktsituation då han ville sova i entrén på boendet. Inget i utredningen talar för så skulle vara fallet. Däremot konstateras i utredningen man inte lyckats få en bra dialog med ungdomen varför det föreslås man ser över hur man använder samtalet som verktyg och då särskilt MI (motiverande samtal). En översyn ska också göras av regler på boendet för se så de inte strider mot Curas värdegrund. Förbundschef tog beslut det inträffade inte var ett missförhållande eller risk för missförhållande. På Cura Park har en ungdom försökt ta sitt liv genom hänga sig. Polis och ambulans kom till platsen i tid. Personal hanterade ärendet korrekt. Det konstaterades i utredningen en bakomliggande orsak var den långa väntan på få ett besked i ärendet på migrationsverket. Förslag till förbättringsåtgärder var ta fram rutiner utifrån nya föreskrifter om hur personalen ska förebygga och agera vid kränkningar, övergrepp, hot, våld och självskadebeteende samt för hur en drogfri miljö ska upprätthållas samt ännu tydligare än idag tala med ungdomarna om asylprocessen och vilka olika alternativ som kan bli resultatet av det beslut som ges. Förbundschef tog beslut om det var en risk för missförhållande och det inte skulle anmälas vidare till IVO. På Sjöarp har en rad olika händelser kring en klient utmynnat i denne till slut fick flytta till 5

6 annat boende. Det konstateras i utredningen klientens flytt mellan boendena på Sjöarp, personalsituationen samt bristande samverkan med sjukvården har varit bidragande orsaker till klienten farit illa. Förbundschef tog beslut om det var ett allvarligt missförhållande och ärendet är anmält till IVO. 13. Aktuella tillsyner IVO Förbundschef redovisade muntligt ett ärende där IVO begärt in synpunkter utifrån ett klagomål från en god man till en ungdom på Cura Vik. IVO har avlutat ärendet och kommer inte vidta ytterligare åtgärder. Bilaga Verksamhetsberättelser Verksamheternas verksamhetsberättelser hade före mötet skickats ut för kännedom till ledamöterna. Bilaga Sammanställning av personalenkäten Sammanställning av personalenkäten hade skickats ut före mötet för kännedom till ledamöterna. Bilaga Delegationsbeslut Aktuella delegationsbeslut fanns tillgängliga i delegationspärmen vid sammanträdet. med godkännande ta rapporterna till protokollet. Sekreterare: Maria Nyberg Kvalitetschef/utredare Justeras: Markus Alexandersson ordförande Iréne Ahlstrand-Mårlind 6