Välkomna! Utbildning i kundreskontran

Transkript

1 1 Välkomna! Utbildning i kundreskontran Kundregistret, fakturering Fika Reversering/kreditering, uppföljning av kundfakt Lunch Uppföljning av kundfakt., EKO fakturering/rekvirering Avslut

2 2 Översikt kundreskontran Kund faktura inbetalning Kundreskontran uppföljning och kontroll/sökning av fakturor Fakturan skapas av en order: Logistik skapar/ändrar order EKO skapar/ändrar order Egen meny testkör fakturan samt skapar fakturan

3 3 KUNDREGISTER Kunder K80 tillfällig svensk kund Upp till kr. Över 888kr krävs person/organisations nr. Tillfälliga utländska kunder - landskod tex. NOxxxxxxx för Norge Kunder i kundregistret läggs upp av Ekonomienheten Fakturor över kr samt alla som ska ha e-faktura

4 4 KUNDREGISTER Fördelar och nackdelar med K80/upplagda kunder K80 - Inget kundupplägg, kan fakturera direkt - Svårt att driva in pengar om de inte betalar - Svårt att följa upp kunden då alla 80 klumpas Upplagda kunder - Enklare att följa upp - Blankett måste fyllas i och skickas in till 4040@gu.se - Kan lämnas vidare till Prioritet Inkasso för indrivning

5 5 KUNDREGISTER Söktips Kundregistret Använd ALLTID stora bokstäver Sök på delar av namnet eller organisationsnumret. Använd * för att söka del av ord Undvik specialtecken, måste matcha exakt Övning 1: Sök och titta i kundregistret

6 6 FAKTURERING Skapa order Logistik Order = Ett underlag för fakturering som man kan ändra i och spärra utan att kunden ser det. Måste fakturera ordern för att det ska bli en faktura Här skapar du och ändrar en order: AGRESSO Logistik Order/fakturering- Försäljningsorder- Registrering/underhåll av försäljningsorder Gå till lathund: Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik

7 7 FAKTURERING Personen som sparar ordern är den som kan fakturera den Efter att ordern är sparad men innan man fakturerat den så kan man ta upp den igen och ändra i den eller spärra den helt. Man kan även testfakturera ordern för att se hur fakturan skulle se ut. Övning 2, skapa order

8 8 FAKTURERING Fråga/ändra Order AGRESSO Logistik Order/fakturering- Försäljningsorder- Registrering/underhåll av försäljningsorder Om du inte vet vilket ordernummer ordern har som du ska ändra, kan du söka fram det via ditt ansvar: - Gå till: Agresso Logiskt Order/fakturering Fråga Fråga försäljningsorder - Ej fakturerad försäljningsorder. - Sök på ditt ansvar och status N. När du fått fram resultatet, skriv ner ordernumret du sökte eller dubbelklicka på ordern så följer den med till registreringsbilden. Övning 3, fråga/ändra order.

9 9 FAKTURERING Fakturera order Gå till lathund: Fakturering av försäljningsorder AGRESSO Logistik - OBS! Om en e-faktura är fel tex inkl moms till statlig kund så kan den stoppas samma dag. Kontakta 4040@gu.se Tas den felaktiga fakturan inte bort så kostar det oss 500 kr. - Även GL07 körs. En alt två om både pappers och e-faktura görs. Viktigt att kontrollera GL07 då det är själva bokföringen! Kontakta 4040@gu.se vid fel. Övning 4, fakturera order.

10 10 KREDITERA Reversera/kreditera Se lathund: Kreditering av kundfaktura AGRESSO Logistik Kreditera om en faktura redan har skickats till kund Reversera om en faktura är felaktig och EJ är skickad till kund Felaktig E-faktura som nått kunden elektroniskt måste alltid krediteras och får EJ reverseras! Om fakturan har en felaktig intäktskontering görs endast en omföring i huvudboken fakturan behöver inte korrigeras. Tänk på att kreditering/reversering av en kundfordran endast ska göras när fordran är felaktig. En obetald faktura avseende en korrekt fordran ska inte krediteras eller reverseras.

11 11 KREDITERA Reversera/kreditera Se lathund: Kreditering av kundfaktura AGRESSO Logistik En kredit kan göra på två olika sätt: 1. Underlag för kreditnota Hela fakturan tas upp som den var, fast i omvänt tecken. Debet fakturanumret kommer med per automatik 2. Skapa kreditnota via registrera försäljningsorder Skapa en ny order men med negativ summa. Viktigt att ange vilken faktura krediten gäller! Övning 5, Kreditera kundfaktura

12 12 REVERSERA Reversering/Makulering Se lathund: Reversering kundreskontra Om en pappersfaktura inte är skickad till kund, kan man reversera den: - Agresso ekonomi Kundreskontra Reversering - Markera poster för reversering Reversera öppen post - Skriv ut Reverseringsförslag - GL34 = förslag - GL35 = bekräftelse, skall skrivas ut och sparas, vernr 810

13 Uppföljning av kundfordringar Se lathund: Fråga på kundfakturor 1. Öppna och historiska poster per kund - Söker fram alla fakturor för ett kundnummer. - Om statusen (S) är C så är den betald. - Viktigt att tänka på att det kan finnas löpnummer på kundnummer t.ex. Uppsala universitet. - Tänk på att K80 är svårare att spåra - Tryck på Betald knappen för att se motbokningen 13 UPPFÖLJNING

14 14 UPPFÖLJNING 2. Öppna historiska poster alla kunder - Tar fram alla obetalda fakturor oberoende av kundnummer. - Bra om man inte är säker på kundnumret eller vill se totalt antalet obetalda fakturor för ett ansvar. - Obetald, dubbelkolla om vi fått in betalningen men inte kunnat matcha den mot rätt faktura (konto 25991/25992/25995). - Tryck på Betald knappen för att se motbokningen. 3. Åldersfördelat saldo: Egen meny/utdata/kund - För att se översikt över ett ansvars öppna fakturor, bland annat syns delvis betalda fakturor lätt. Övning 6, Uppföljning av kundfordringar

15 15 UPPFÖLJNING Kolumnerna T och VT (fälthjälp). T = B Öppen faktura - obetald T = C Historisk faktura -betald (eller kvittad D/K) VT = IN Inbetalningar VT = IO Elektroniska inbetalningar VT = KF Kundfakturor VT = RE Reverseringar VT = AR EKO Äkta rekvisition VT = EF EKO Faktura VT = RF Räntefakturor VT = PF Proformafakturor VT = OH Omföring huvudbok

16 16 UPPFÖLJNING Söka efter pengar Om en kund hör av sig för att de fått en påminnelse och säger sig ha betalt fakturan men den ligger som obetald, begär kvitto från deras bank. Kvittot skall innehålla: - Exakt datum när betalningen var gjord - Exakt summa - Information om vart de skickat pengarna (PG, BG eller SEB) - Vilken referens eller fakturanummer de angivit Sök efter beloppet som kunden ska ha betalat in utan att begränsa ansvaret. Sök på konto eller 25992(ekonomienhetens utredningskonton) utan att begränsa ansvar

17 Exempel på oidentifierad inbetalning 17 UPPFÖLJNING

18 18 UPPFÖLJNING Tips, knep och råd - Använd alltid stora bokstäver när du söker kund - Använd * när du söker del av namn - Hittar du inte dina pengar? Kolla och När en påminnelse skickats till kund har den Nivå 1 och senaste kravdatumet i åldersfördelat saldo - När en faktura har skickats till Prioritet Inkasso har den Nivå I och senaste kravdatumet i åldersfördelat saldo - Med F7 eller söker du - Med F9 aktiverar du fälthjälpen - Med F12 eller sparar du

19 19 ÖVRIGT På Ekonomiwebben kan ni läsa mer om Proformafakturering Fakturering i utländsk valuta Massfakturering Åldersfördelat kundsaldo Momskoder Vidarefakturering - tänk på momsen Reversering av kundfaktura

20 20 EKO EKO - kontraktsdatabas Alla bidrags och uppdragskontrakt registreras här (ej statsanslag) Kontrakt som är över ett basbelopp (44 300kr 2016), under är frivilligt. På kontrakten skapar man rekvisitioner en per inbetalning Rekvisitionen order i Agresso faktura i Agresso Gå till lathund: - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO - Utskrifter av EKO fakturor och/eller rekvisitioner i Agresso

21 21 EKO Ordernummerserier Det finns 5st ordernummerserier: 4000XXXXX Fakturor, vilka skapas för uppdragskontrakt 50000XXXX Äkta rekvisitioner, vilka skapas för bidragskontrakt Äkta rekvisitioner ska godkännas, föras över till Agresso, skrivas ut och skickas till kund, varpå kunden skickar pengar till GU. På rekvisitionsunderlaget i EKO finns det en checkbox där du som administratör markerar om rekvisitionen är av typen äkta XXXX XXXXX Oäkta rekvisitioner, vilka skapas för bidragskontrakt Oäkta rekvisitioner skapas när bidragsgivaren skickar pengar utan att vi skickar dem något underlag. Obs! Institutionen godkänner oäkta rekvisitioner först när betalning inkommit till GU Driftstart, endast för systemadministratören Vid osäkerhet angående äkta/oäkta, kontakta då supporten på 4040@gu.se. Ni kan också få vägledning av det inskannade kontraktet som finns tillgängligt i EKO.

22 22 EKO Oäkta rekvisitioner Order 1000XXXXX Från de fyra forskningsråden (Vetenskapsrådet, Cancerfonden, Forte, Formas) Finansiären önskar ej få en rekvisition sänd till sig, kundreskontran får in bidragen i klump från finansiär och fördelar enligt mall. Dessa ordrar är inte kopplade till Agresso. Kontrollera att pengarna kommit in i Agresso och godkänn sen rekvisitioen XXXX Osäkra inbetalningar avseende tidpunkt och belopp: Tex EU-bidrag. Rekvisitionens datum och belopp fastställs efter information från kundreskontra om att medlen inkommit.

23 Status på rekvisition 23 EKO Preliminär ändra till status Godkänd för överföring av rekvisitions-/fakturaunderlag till ekonomisystemet enligt valt Datum. Godkänd rekvisitionsunderlaget avvaktar rekvisitions-/fakturadatum då underlaget överförs till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura genereras. Överförd rekvisitionsunderlaget har överförts till ekonomisystemet och en rekvisition/faktura har genererats med tillhörande ordernummer. Fyra ordernummerserier fakturor, äkta rekvisitioner och oäkta rekvisitioner samt en serie för driftstart. Låst status. Betald Rekvisitionen/Fakturan har betalats av finansiären och bokförts i Agresso. Inbetalt belopp visas. Låst status. Makulerad Makulerad. Låst status.

24 Lathund Sök kund 24 För att söka kund i kundregistret i ekonomisystemet Agresso. Sök via denna mall som innehåller fler sökvägar än den vanliga fälthjälpen (F9) och har fler visningskolumner. Gå till AGRESSO Ekonomi -> Kundreskontra -> Kundregister -> Kund (klicka på +-tecknet) -> Dubbelklicka på mallen - Kundreg. med adress. Välj Sök (F7) och nedanstående ruta kommer upp. Sökning av kund kan göras på en eller flera parametrar nedan. Använd gärna * för att slippa ange exakt ord. Ange den parameter du vill söka på.. Ex: 1, Sökning av kundnamn KARO*INST* för Karolinska institutet. Klicka OK. Sökresultatet visar alla kundnummer med status N (normal) vars kundnamn börjar på KARO*INST* Sidan 1 av 2

25 Lathund Sök kund 25 Välj Sök (F7) och nedanstående ruta kommer upp igen. Ange ny parameter du vill söka på. Ex: 2, Sökning av Finländsk kund med ort som börjar på HELS*. Ange FI* i kundnr fältet och HELS* i ortfältet Sökresultatet visar alla aktiva (N) kundnummer i vårt kundregister som börjar på FI* och där orten börjar på HELS*. Ex: 3, Sökning med hjälp av postnumret Sidan 2 av 2

26 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 26 För att registrera en försäljningsorder, välj AGRESSO Logistik- Order/Fakturering-Försäljningsorder-Registrering/underhåll av försäljningsorder. Välj ordernummerserie order/fakturering 9000* Inställning av fönsteralternativ (Behöver bara göras vid första registreringen). I registreringsbilden för försäljningsorder kan man ställa in vilka fält markören ska stanna i. Markören stannar i bockade fält. Nedanstående exempel kan vara en lämplig mall att använda. Välj AGRESSO Logistik-Order/Fakturering-Försäljningsorder- Registrering/underhåll av försäljningsorder. Välj ordernummerserie 9* för Order/fakturering och därefter Arkiv-Fönsteralternativ. Sida 1 av

27 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 27 Flik 1 Order Påbörja registreringen med att ange kundens namn eller kundnummer. Tillfällig kund kan ej användas för e-fakturering. Om ni inte vet kundens fullständiga namn eller kundnummer, ange del av det sökta värdet samt * och tryck tab. Tänk på att sökning på kundens namn ska göras med versaler. En lista med kunder att välja mellan visas. Välj kund genom att dubbelklicka på aktuell rad. Sida 2 av

28 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 28 Vald kundidentitet följer med till orderregistreringen. OBS! Lägg märke till ev. information om kunden som visas i kursiv stil nederst i bild. Fyll i kundens referens i rutan för Beställare. Värdet som registreras i fältet Beställare följer med vid pappersfakturering, medan ev. värden i fälten Beställare respektive Extern ref, båda följer med till en elektronisk faktura. Extern order-id används endast när rutinen Massfakturering används. Det är viktigt att korrekt referens anges. Om referensen saknas eller är felaktig, kan mottagaren inte behandla fakturan hos sig, och betalningen av fakturan riskerar att försenas. Tänk också på att endast ange referensvärdet, inga ledtexter. Skriv inte ex. vis Referens: utan endast Registrera ansvarsställe för fakturaordern, antingen genom att ange värdet eller genom att välja i rullisten. Sida 3 av

29 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 29 Flik 3 Leverans På flik 3 finns möjlighet att välja leveransadress, om sådana finns registrerade på kunden. Leveransadressen skrivs ut på fakturan. Uppgifterna i rutan Villkor behöver finnas upplagda, men har ingen praktisk betydelse. De är ej synliga för kunden. Flik 4 Detaljer Inställning av konteringsfält i flik 4 För flik 4 behöver en särskild mall utformas och sparas första gången man ska göra en registrering. Mallen visar vilka kolumner som ska synas i fliken, och i vilka av dessa kolumner som markören ska stanna. Välj Arkiv och Fönsteralternativ. Markera de kolumner ni vill ska visas (observera att det finns många att välja på). Vi rekommenderar att ni förutom de värden som redan är markerade, lägger till Konto/Ansvar/Verks/Fritt (om ni använder det)/mk och MS. När alla markeringar är gjorda, markera i rutan Använd som förslag. Sida 4 av

30 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 30 Klicka på spara och döp mallen till eget namn och klicka OK. Din registreringsbild i flik 4 kommer nu alltid att öppnas med de fält ni valt i mallen. Om man vill ta bort eller lägga till något fält, ta fram mallen under Arkiv och fönsteralternativ. Gör ändring och kom ihåg att spara ändringen om ni vill att det är den som ska gälla framöver. Registrering I flik 4 ska det man sålt registreras. Man måste alltid ange en artikel. Vid enstaka försäljning ska artikeln ART användas. Alla uppgifter kan då skrivas in manuellt. Använd tab. för förflyttning mellan fälten. Varje rad måste innehålla ett belopp. Beskrivning: På varje rad kan 255 tecken anges. Agresso radbryter med auto på fakturan efter 24 tecken. Ange sedan Enh, antal, enhetspris (eller bara Net.val.bel), samt kontering för intäkten. Obs! Konto 3444 som visas i artikeln är ett generellt dummy- konto som måste ändras till annat lämpligt konto som beskriver det som sålts. Momskoden visar som dummyvärde MK4= 25%. Ändra till den momskod som avser det ni ska fakturera. Sida 5 av

31 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 31 Vid fakturering till statliga kunder ska alltid momskod SE användas. Momskod SE Undantag från skatteplikt - Ingen moms 0% 4 Utgående moms 25% 5 Utgående moms 12% 6 Utgående moms 6% Extra beskrivningstext Extra beskrivningstext på försäljningsordern kan läggas till efter att man konterat den. Den texten hamnar under beskrivningen på artikelraden, se nedan. Dubbelklicka då på beskrivningsraden. I zoombilden väljer man flik 4 Spec Skriv in den extra text du vill ha. Det går att skriva lite på rad 1 och sedan välja rad 2 för ytterligare text. Välj sen Behåll och stäng bilden med x. Sida 6 av

32 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 32 Den extratext man lagt till kommer då på egen rad på försäljningsordern. Konteringsfördelning Det går att fördela konteringen procentuellt på exempelvis verksamhet. Ställ markören på den kontering som ska fördelas. Klicka på Kontering i verktygsraden och välj Konteringsfördelning. Man kommer då till nedanstående bild. Ställ markören på konteringsraden och välj Ändra rad. Konteringsraden flyttas då upp ett steg och kan ändras. Ändra från 100% till 50% om halva konteringen ska gå på ex.vis verksamhet 10. Välj Behåll i verktygsmenyn så raden flyttas ned igen. Sida 7 av

33 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 33 Gör nästa konteringsrad som resterande 50 % ska konteras på och välj sen behåll igen. När beloppen i kolumnen Procent tillsammans är 100%, klicka på Spara. Man kommer då tillbaka till försäljningsordern igen och slutför registreringen av den. OBS! Konteringsfördelningen syns inte på försäljningsordern utan först när bokföringen sker vid fakturering. Institutionsegen artikel Om man har frekvent fakturering av specifika varor/tjänster kan en institutionsegen artikel läggas upp som innehåller alla konteringsuppgifter samt pris och beskrivning. Upplägget görs av ekonomienheten centralt. Maila uppgift om Ansvar, Beskrivning, Konto, Verksamhet, ev.fritt fält och ev. pris till 4040@gu.se. Vid registrering med institutionsegen artikel, fyller man i artikelnummer vid registrering eller söker fram den artikel man vill använda via fälthjälpen. Institutionsegna artiklar innehåller 8 siffror varav det egna ansvarsnumret är de 4 första. Observera att ansvaret som registreras på flik 1 följer med till flik 4, även om ett annat ansvar är registrerat på artikeln i artikelregistret. Det går dock att ändra ansvaret i flik 4 (utan att registrerat värde i flik 1 påverkas). Sida 8 av

34 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 34 Flik 5 Texter Flik 5 ger möjlighet att ange informationstext/er som visas som huvudtext eller bottentext på fakturan. Man kan spara en mall för text som är återkommande. Skriv in namn på mallen i lilla rutan vid Huvudtext och/eller Bottentext. Välj Verktyg Redigera Spara textmall. Signal erhålls om att Lagring av huvud-/bottentextmall är utförd. Flik 7 Noteringar På flik 7 kan noteringar som rör försäljningsordern göras. Noteringarna skrivs inte ut på fakturan. När försäljningsordern sparas, fylls användar-id och datum för uppdatering i med automatik. Efter fullgjord registrering Tryck F12 eller ges: för att spara ordern. Meddelande om erhållet ordernummer Sida 9 av

35 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 35 Klicka OK. Nu är ordern klar att faktureras. Innan fakturering sker, kan ordern ändras/kompletteras. Kopiering av tidigare order Det är möjligt att kopiera en tidigare sparad order. Kopieringen innebär att orderraderna på flik 4 Detaljer kopieras från den valda ordern, men inga övriga värden. Efter att kund har valts i flik 1, välj verktyget Kopiera. Nedanstående ruta visas. Välj Försäljningsorder i rullisten för dokumenttyp, och ange eller välj ordernummer i rullisten för Dokumentnummer. Ange om samtliga rader ska kopieras eller endast vissa. Val kan också göras av om konteringen ska behållas från angiven order, eller ej. Tryck OK. Orderraderna har nu kopierats från den valda ordern till den pågående orderregistreringen. Sida 10 av

36 Lathund - Registrering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 36 Fakturering Se lathund Fakturering försäljningsorder Kreditfaktura. Se lathund Kreditering av kundfaktura Sida 11 av

37 Fakturering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 37 Välj AGRESSO Egen meny/fakturering. Följande val finns: Testkörning fakturering Om man vill se hur fakturan kommer att se ut. Bokförs ej. Proforma fakturering För att skapa proformafaktura (står Proforma på layouten). Bokförs ej. Logistik samlingsfakturering Skapar fakturor, se nedan. Kopia av faktura Kan beställas efter fakturering. Följesedel För de som använder sig av leveransadresser. Logistik samlingsfakturering Rapporten Logistik samlingsfakturering skapar både pappersfaktura och elektronisk faktura, så den som fakturerar behöver inte tänka på det. Inget ordernummer behöver fyllas i om alla försäljningsordrar som registerats ska faktureras. Man kan bara skapa fakturor av de försäljningsordrar man själv sparat. Välj rätt period om två är öppna samtidigt. Spara beställningen med F12 eller. Sidan 1 av

38 Fakturering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 38 OBS! En e-faktura går iväg till mottagaren i princip samtidigt som faktureringsjobbet är klart. En elektronisk faktura måste därför alltid krediteras vid upptäckta fel, så att även kreditfakturan kommer till kunden elektroniskt. Felaktig e-faktura som gått till kund elektronisk får EJ reverseras. Om någon annan person än den som registrerat en försäljningsorder vill fakturera den, måste den personen spara om försäljningsordern så att användaridentiteten ändras på ordern, se lathund Ändra eller spärra försäljningsorder. Sök fram den gjorda beställningen via Underhåll beställda rapporter. Rapporten (GUPEFAKS) skapar två SO13 (1=e-fakt, 2=papper), en DS05 samt en eller två GL07 (om både pappers och e-faktura skapats). Pappersfaktura: SO13 Faktura att skriva ut och skicka till kund. Elektronisk faktura: SO13 - E-faktura skickas med automatik direkt till kunden via en e-fakturaväxel. Vid e- fakturering skapar SO13-rapporten ingen fakturabild. Längst ner på rapporten kan man se vilket filnamn samt fakturanummer fakturan tilldelats. Sidan 2 av

39 Fakturering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 39 DS05 - Skapar och lägger en kopia av den fakturerade e-fakturan i dokumentarkivet. Kan ses om man söker fram fakturan i Kundreskontran/Fråga/Öppna och historiska poster, se nedan. GL07 Avräkningslista som visar konteringar som bokats upp i huvudboken. Det skapas en GL07 för pappersfakturan och en för e-fakturan om försäljningsordrar för båda har fakurerats. : OBS! Om det på rapporten GL07 står Fellista Batch-Input, har ingen bokning i huvudboken skett. Kontakta då 4040@gu.se. Sidan 3 av

40 Fakturering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 40 Se e-faktura i dokumentarkivet: Fakturabilden kan nås från alla frågebilder som ger tillgång till dokumentarkivet, t ex AGRESSO Ekonomi/Kundreskontra/Fråga/Öppna och historiska poster alla kunder. För att fakturabilden ska kunna visas, är det viktigt att raden Ordernr (rad 30) har ett kryss i kolumnen för Visa. Fyll i fakturanummer på avsedd rad 2, och klicka OK. Ställ markören på frågeresultatet och klicka på ikonen för dokumentarkiv. Markera mappen Fakturabild till försäljningsorder (databas) Dubbelklicka sen på den högra delen av bilden, för att se fakturabilden. Sidan 4 av

41 Fakturering av försäljningsorder AGRESSO Logistik 41 Sidan 5 av

42 Kreditering av kundfaktura AGRESSO Logistik 42 En kreditfaktura ska skickas till kund om en debet skickats och kunden behöver en kreditnota för sitt ekonomisystem. Annars kan fakturan reverseras. En e-faktura får aldrig reverseras utan en kredit måste skickas. En kredit i Logistik kan göras på två olika sätt. Registrera som en ny försäljningsorder men med ett negativt belopp (-) (se lathund Registrering av försäljningsorder på ekonomiwebben) Skriva in order/fakturanummer i underlag för kreditnota. Fördelen med den sistnämnda är att man får alla uppgifter ifyllda samt en referens till kunden om vilken faktura krediten avser. Denna lathund kommer att beskriva det sistnämnda sättet. Välj AGRESSO Logistik-Order/Fakturering-Fakturering-Underlag för kreditnota. Via menyvalet görs hel eller delvis kreditering av tidigare upprättad faktura. Observera: - Det går inte att kreditera en order som inte blivit fakturerad. Denna order ska då spärras - Det är inte heller möjligt att kreditera en faktura som redan är helt krediterad via Underlag för kreditnota alternativt via orderregistrering. - Man kan inte använda Underlag för kreditnota på en EKO-faktura

43 Kreditering av kundfaktura AGRESSO Logistik 43 Välj att utgå från ordernummer eller fakturanummer: Fyll i önskat värde och tryck på Ladda. Fakturans uppgifter visas: Viktigt är att notera ordernumret som visas då man behöver detta när man sedan ska beställa kreditfakturan. I fältet Returnerat anges hur många av de fakturerade artiklarna som ska krediteras. Tryck på F12 eller för att spara. Följande signal erhålls, numret behöver inte noteras

44 Kreditering av kundfaktura AGRESSO Logistik 44 Observera att det endast är den som står som Att. Ansvarig på den ursprungliga debetordern som kan fakturera kreditfakturan. Om det är en annan person som ska fakturera får man gå in på ordern och ändra namn i registrering/underhåll av försäljningsorder. För att skriva ut kreditnotan, gå till egen meny/fakturering/logistik samlingsfakturering, och fakturera det ursprungliga ordernumret på nytt. Spara beställningen genom att trycka på F12 eller

45 Kreditering av kundfaktura AGRESSO Logistik 45 Ett tips är att kontrollera bokföringsperioden om man ligger i skarven mellan två månader så krediten blir bokförd på rätt period. Skriv ut kreditfakturan via Underhåll beställda rapporter om det ska skickas till kund i papper, annars skickas e-fakturan via systemet. Kontrollera dock rapporten GL07 så alla värden stämmer. Om ett eller flera värden är fel i en e-faktura ska ekonomienheten kontaktas snarast. Kreditfakturan:

46 Kreditering av kundfaktura AGRESSO Logistik 46 Kvittning av debet- och kreditfaktura Kvittning av debet- och kreditfaktura görs av Ekonomienheten när kunden betalar sin faktura samt utnyttjar sin kredit. En manuell kvittning av en kredit och debetfaktura ute på institution får enbart göras i undantagsfall. Det är enbart när man efter samtal med kunden säkerställt att de inte vill ha kreditfakturan skickad till sig då de kommer att plocka bort debetfakturan ur sitt ekonomisystem som detta får göras. Statliga kunder ska alltid få en kredit. För kvittningsrutiner, se lathunden Kvittning av debet- och kreditfakturor på Ekonomiwebben

47 Lathund Reversering kundreskontra 47 Lathunden används när faktura ska tas bort (backas) i AGRESSO och får endast användas när registrerad faktura EJ är skickad till kund. Om faktura är skickad till kund, ska en kreditfaktura registreras och även den skickas till kund. Om debet fakturan är en e-faktura så måste denna krediteras. Men inte om den fastnat i fakturaväxeln. Se lathund kreditering kundfaktura på ekonomienhetens hemsida under Lathundar och manualer/agresso manualer och lathundar/kundreskontra. För att en faktura ska kunna reverseras måste den ha status N (Normal). OBS! Om en faktura som ska reverseras är en vidarefakturerad faktura, bokförd på kto avstämd i huvudboken under avstämning interimskonto, så måste den avstämda posten ändras tillbaka som ej avstämd post, innan reversering kan göras (se lathund Uppföljning och avstämning av interimskonto). Gå in i skärmbilden Markerad poster för reversering. (AGRESSO Ekonomi/Kundreskontra /Reversering.) 1 Välj Reversera öppen post i rullmenyn och tryck tab och sök med eller (F7) Sidan 1 av 6

48 Lathund Reversering kundreskontra 48 2 Skriv in det fakturanummer som ska reverseras, tabba ur och tryck OK. 3 Markera med kryss i kolumnen till vänster och Spara,med eller (F12). 4 Följande meddelande visas: För att bokföra reverseringen måste två rapporter köras, Reverseringsförslag (GL34) och Reverseringsbekräftelse (GL35): Sidan 2 av 6

49 Lathund Reversering kundreskontra 49 5 Öppna upp beställningen för Reverseringsförslag (GL34), (AGRESSO Ekonomi/Kundreskontra/Reversering). Fälten Buntnummer, och Användare fylls i med automatik. Period ger som förslag aktuell period men kan ändras till annan öppen period. Viktigt att rätt period väljs vid månadsskifte och årsskifte eftersom perioden styr vilken månad reverseringen sker i. Man kan även välja om man vill att transaktions/verifikationstexten till den reverserade verifikationen ska hänvisa till den reverserade transaktionen, hämtas från den reverserade transaktionens verifikationstext eller både och. I fältet Starta GL35 väljer man, med x i rutan, om Reverseringsbekräftelsen (GL35) ska starta med automatik efter att Reverseringsförslaget (GL34) gått klart. Om fältet Starta GL35 är ikryssat vid beställning av förslaget, är steg 8-9 nedan ej aktuella. 6 Spara med eller (F12). och ok i rutan nedan. När båda jobben gått klart (GL34 och GL35) så skriv ut rapporten GL35 från Underhåll beställda rapporter Sidan 3 av 6

50 Lathund Reversering kundreskontra 50 7 Rapporten genererar ett nytt verifikationsnummer ( ) för själva reverseringen När man ställer en fråga på fakturanumret mot Kundreskontran t.ex. Öppna och historiska poster alla kunder, kan man se att fakturan har reverserats. Dels genom att verifikationstexten hänvisar till den ursprungliga fakturan, och dels genom att verifikationstypen är RE. Här ser man vilken verifikationstext som reverseringen fått samt verifikationstypen (VT) Man kan även se verifikationstexten om man markerar aktuell rad och väljer kommandot Zoom. eller dubbelklickar på raden Sidan 4 av 6

51 Lathund Reversering kundreskontra 51 Resultat: Om man ställer en fråga på verifikationsnumret för reverseringen mot Huvudboken i t.ex. Fråga verifikation eller Fråga konto, kan man se att verifikationen är en reversering. Dels genom verifikations-texten som hänvisar till den ursprungliga verifikationen, och dels genom att verifikationstypen är RE. Om inte Starta GL35 markerats i reverseringsförslaget kan förslaget underhållas i Underhåll av reverseringsförslag innan bekräftelsen av reverseringen sker. Ska fakturan inte reverseras kan förslaget raderas via Redigeramenyn/Ta bort. Alternativt kan enstaka rader raderas viaerktygsmenyn/radera reverseringsid. Om förslaget ser bra ut så bekräftas detta genom Reverseringsbekräftelse (GL35): Sidan 5 av 6

52 Lathund Reversering kundreskontra 52 Man väljer då samma buntnummer som förslaget hade och klickar Spara med eller (F12). 8 Om Reverseringsbekräftelse GL35 har skapat en fellista (se nedan) måste man ta reda på orsaken till vad som är fel. En fellista bokförs inte i huvudboken. *-markeringarna på listan visar var felen är. Det vanligaste felet är att något begrepp i Agresso är spärrat av någon anledning. I ex. nedan är det kundnumret som är spärrat. Kontakta ekonomienheten för hjälp. Ange vilken rapport det gäller och vilket buntnummer den har. Efter korrigering av fellistan måste ekonomienheten göra en rapportkörning igen, för att bokföringen ska kunna ses i huvudboken Sidan 6 av 6

53 Lathund Fråga på kundfakturor 53 Om man vill se vilka Öppna (obetalda) och Historiska poster (betald, kvittad) som finns på en specifik kund, gå till: Agresso Ekonomi -> Kundreskontra -> Fråga -> Öppna och historiska poster per kund Fyll i önskad kund och tryck tab. Skriv in ansvar på den grå raden och starta sökningen med eller F7. Genom att välja Betald kan man få fram ev. del-inbetalningar på den Öppna posten. Vill man se Historiska poster på kunden, byt ut B till C och starta sökningen med eller F7 Vill man se både öppna och historiska poster ta bort B eller C Sidan 1 av 4

54 Lathund Fråga på kundfakturor 54 Om man vill se vilka Öppna eller Historiska poster som finns på alla kunder gå till: Agresso Ekonomi -> Kundreskontra -> Fråga -> Öppna och historiska poster alla kunder Skriv in ansvar på rad 15 och klicka OK. Alla Öppna poster visas på skärmen, sorterad på kundnummer. För annan sortering, finns två möjligheter. Ställ markören på rubriknamnet och högerklicka för att sortera bara efter rubriken. För sortering av flera kolumner, tryck F7 (kikaren) och sätt 1 i kolumn Sort vid det kolumnnamn du vill sortera på i 1:a hand, 2 i 2:a hand osv Sidan 2 av 4

55 Lathund Fråga på kundfakturor 55 Om man vill fråga på ett specifikt fakturanummer gå till: Agresso Ekonomi -> Kundreskontra -> Fråga -> Öppna och historiska poster alla kunder Skriv in fakturanumret på rad 3. Bocka för B (Öppna poster-obetald) och C (Historiska poster- betald, kvittad) och klicka OK. Öppen eller historisk faktura, se kolumn T (B = öppen, obetald, C historisk, betald el. kvittad). Vid C-markerad faktura, kan man klicka på Betald och inbetalningen/kvittningen syns Sidan 3 av 4

56 Lathund Fråga på kundfakturor 56 För att se betaldag, markera rad 1 och välj Zoom (ALT F6) Sidan 4 av 4

57 57 Kundreskontra info! Håll koll i åldersfördelat kundsaldo vad som händer med era fakturor i kundreskontran. Åtgärda snarast faktura som EJ ska behandlas med nedanstående åtgärder. Påminnelse, 1ggn/veckan En påminnelse går ut till kund, sedan överförs fakturan till Prioritet Inkasso Påminnelse går ut på alla fakturor förfallen sen 7 dagar tillbaka Beloppsgränsen på svenska och utländska fakturor är 100 kr Om kvittning av D/K-faktura, öresdiff, valutadiff och momsdiff görs regelbundet, så minimeras risken att påminnelse går ut till kund av misstag. När påminnelse gått ut till kund syns det i åldersfördelat saldo med Nivå 1 och senaste kravdatum. Inkasso, 1ggn/veckan En påminnelse ska vara skickad Svenska kunder ska minst 1 månad ha förflutit sen förfallodatum Restbelopp svenska kunder minst 100 kr Utländska kunder ska minst 2 månader ha förflutit sen förfallodatum Restbelopp utländska kunder minst 3000 kr Org.nr/ Personnr måste finnas med på fakturor till Svenska tillfälliga icke statliga kunder (knr 80) för att kunna skickas till Prioritet inkasso. Det anges i fältet Momsreg.nr i adressfliken). För kompl. av org.nr /personnr kontakta 4040@gu.se Statliga kunder sänds ej till inkasso Om faktura skickats över till Prioritet inkasso, syns det i åldersfördelat saldo med Nivå I och senaste kravdatum. Dröjsmålsräntefaktura, 1ggn/månaden Genereras på fakturor betalda efter förfallodatum. Debiteras enl gällande räntelag (f.n referensränta + 8%) Svenska kunder faktureras vid räntebelopp om minst 100 kr per kund Utländska kunder faktureras vid räntebelopp om minst 200 kr per kund Kunder som sänds till Prioritet Inkasso räntefaktureras ej av GU. Debetfaktura som med felaktigt ver.datum, kvittats med en kreditfaktura, genererar dröjsmålsränta. Ver.datum vid kvittning måste vara samma som debetfakturans förfallodatum. Dröjsmålsräntefakturor får fakturanr 6xxxxx. Z:\Ekonomi_gemensamt\Ekonomienheten gemensamt\ekonomikompetensutbildningar\kundreskontra\6. Kundreskontra info.doc MHM

58 Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO 58 För att godkänna en rekvisition eller faktura i EKO kan man söka fram aktuell händelse via två menyval: 1. Kontrakt Att göra 2. Kontrakt Sök Rekv/Fakt eller Konteringsrad 1. Kontrakt Att göra Gå in via menyval Kontrakt Välj Att Göra i vänstermenyn Fyll i specifikt datumintervall (Grönmarkerat = Obligatoriskt att fylla i ) Fyll sedan i något eller några av de övriga fälten. För att begränsa sökningen ange t.ex. ansvar och finansiär. ( Lämnas fältet för finansiär tomt kommer allt inom ett ansvarsställe med i sökningen som ska åtgärdas ) Markera statusruta med bock för prelimiär Klicka på Skapa-knappen 1

59 Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO 59 Resultatet presenteras i en lista enligt nedan. Listan visar 3st. preliminära oäkta rekvisitioner tillhörande olika kontrakt från Vetenskapsrådet på ansvar 2440 för perioden En rekvisition eller faktura som har status preliminär ska åtgärdas i EKO genom ett godkännande. Avser underlagen äkta rekvisitioner eller fakturor förs dessa över till Agresso genom att man markerar rutan för äkta rekvisition på underlaget. ( rutmarkering = Gäller enbart rekvisitioner ) När det gäller de fyra stora finansiärerna Vetenskapasrådet, Forte ( tidigare FAS ), Formas och Cancerfonden går det även att direkt godkänna ett underlag via Att åtgärda-rutan. (se ovan), då medel från dessa i regel inbetalas månadsvis samt att rekvisitionsunderlagen innehåller samma kontering och är av typen oäkta. Detta för att underlätta hanteringen. (För att godkänna oäkta rekvisitioner. Se bilaga 2) Man markerar önskvärd åtgärdsruta och klickar på knapp Utförd åtgärd Efter utförd åtgärd återstår det nu 2 st. rekvisitionsunderlag från Vetenskapsrådet att åtgärda för september månad. Upprepa samma procedur för resterande rekvisitioner. OBS! Vid godkännande av rekvisitioner som ej tillhör ovan nämnda finansiärer ska man gå in på respektive underlag och göra godkännadet. Innan man godkänner ska man kontrollera att underlaget är markerat med/som Oäkta/Äkta rekvisition rätt år rätt datum rätt kontraktstyp rätt belopp och rätt kontering. För att komma dit klickar man på datum-/eller diarielänken. 2

60 Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO Kontrakt Sök Rekv/Fakt Ett annat sätt att godkänna rekvisitioner eller fakturor är att gå in på menyval: Kontrakt från huvudmenyn och välja Sök Rekv/Fakt i vänstermenyn Fyll i något eller några av de sökbara fälten. För att begränsa sökningen ange t.ex. Ansvar, Finansiär och Rekv/Faktdatum. Status = Preliminär är defaultvärde Klicka sedan på knappen Sök underlag 3

61 Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO 61 Resultat av sökningen presenteras i en lista Listan visar att det finns 2 st. underlag från finansiär Volvo Car Corp att godkänna för år 2013 och år 2014 tillhörande diarienr. EK-b 55/13. De har status preliminär och måste godkännas för att senare få status överförd. Det är först när rekvisitions-/fakturaunderlagen fått status överförd med ett tillhörande ordernummer som de går att skriva ut från ekonomisystemet Agresso och skickas till kund. Klicka på första länken. Alla godkända underlag förs över till Agresso fyra gånger per dag, klockan 9:00, 12:00, 15:00 och 17:00. Efter klockan 10:00, 13:00, 15:00 och 17:00 kan utskrift tas ut ur Agresso. Se vidare Lathund - Utskrift EKO faktura och/eller rekvisition ur Agresso. 4

62 Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO 62 Rekvisitionsunderlaget visar att kontraktet är fördelat på två olika ansvar och verksamheter. Finns det rekvisitions-/fakturaunderlag med olika ansvar och verksamheter ska det ansvar som har huvudansvaret för kontraktet göra godkännandet. I nedan rekvisitionsunderlag har ansvar 2220 huvudansvaret och ska då godkänna även för ansvar Innan man godkänner underlaget måste man kontrollera att rätt värden är ifyllda/fylls i Det gäller fälten: Avser år, Datum, Vår/Er referens, Rekv/fakturatext. Var extra noga med att markeringen av Oäkta/Äkta rekvisition är riktig Notera att valet oäkta alltid ligger som defaultvärde när rekvistioner ska godkännas. ( I detta fall ska en rekvisition skickas till Volvo Car Corp. i sept-2013 och ska då betraktas som äkta rekvisition) Ändra till Äkta. Kontrollera även att konteringsraden/erna är riktiga Är allt rätt ifyllt så klicka på knappen Godkänn. Båda konteringsraderna inkluderas genom godkännandet. OBS! Tänk alltid på att kontrollera så att status oäkta/äkta är rätt markerat efter godkännandet. 5

63 Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO 63 Nedan syns nu att rekvisitionen fått status Godkänd och att den är markerad som äkta rekv. Skulle man upptäcka att något är felaktigt i ett redan godkänt rekvisitions-/fakturaunderlag går det att sätta underlaget åter i status preliminär genom att klicka på knapp Åter preliminär. Önskad ändring kan sedan göras. Av ett godkänt underlag går det även att se ett förtydligande av statusändringen genom att klicka på knappen för Visa kontrakt. Man kommer då till bild Visa kontraktsinformation och därefter scrolla ner i bilden och Klicka på knappen Visa rekvisitionsunderlag 6

64 Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO 64 Förtydligande av statusändring visas Här framgår att statusen är Godkänd. OBS! Om det är en finansiär som skall ha en e-faktura är det viktigt att korrekt referens har angetts i fältet för Extern ref. Om referensen saknas, eller är felaktig kan mottagaren inte behandla fakturan i sitt EFH-system, och betalningen av fakturan riskerar att försenas. Tänk också på att endast ange referensvärdet, inga ledtexter. Skriv alltså inte t ex referens: 123ABC utan endast 123ABC. Hur referensen ska skrivas kan du se i Agresso om du söker på finansiärens kundid i kundregistret och tittar på flik 3. 7

65 65 Lathund Utskrifter av EKO fakturor och/eller rekvisitioner i Agresso För att ta ut EKO fakturor och rekvisitioner ur Agresso gå via menyval: Egen meny - EKO Utskrifter av EKO fakturor och - rekvisitioner. Klicka på Utskrifter av EKO fakturor och - rekvisitioner. Fyll i ansvar, tabba ur och tryck på sök (F7). (Det går även att fylla i dagens eller det aktuella datumet för att slippa se tidigare överföringar.) Obs! Alla utskrifter från EKO skapas med automatik av användarid EKORAPP, så användarid måste alltid vara tomt för att Agresso ska kunna hitta rätt fil. En lista på de senaste utskrifterna via EKO presenteras Dubbelklicka sedan på raden med senaste datum. FI07 betyder att det är en rekvisition och FI01 att det är en faktura. 1

66 66 Lathund Utskrifter av EKO fakturor och/eller rekvisitioner i Agresso Så här ser en rekvisition ut. Skriv ut rekvisition och skicka iväg till kund. Skriv ut ensidigt då det kan finnas fler rekvisitioner i samma fil. Det ser du om du skrollar ner i bilden. 2

67 67 Lathund Utskrifter av EKO fakturor och/eller rekvisitioner i Agresso Har du även godkänt fakturor på samma datum så får du ytterligare en rad. Fortsätt med nästa rad och gör samma procedur med fakturorna som du gjorde med rekvisitionerna. 3